Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Kompleksowa organizacja i obsługa 8. Forum Rozwoju Mazowsza Spis treści I. Informacje podstawowe na temat 8. Forum Rozwoju Mazowsza Przedmiot zamówienia O wydarzeniu Ramowy zakres prac Wykonawcy Przewidywana liczba uczestników Miejsce wydarzenia (opis powierzchni) Charakterystyka wynajętej przestrzeni Planowany sposób zagospodarowania powierzchni na 8FRM Czas trwania wydarzenia Termin realizacji... 3 II. Aranżacja przestrzeni Opis podziału przestrzeni Opis dwa studia debat Charakterystyka sceny / strefy networkingu Opis sali do transmisji debat Opis mebli na poszczególne strefy i przestrzeni III. Podział wizualny, elementy oznakowania przestrzeni IV. Elementy wyposażenia technicznego V. Personel (osoby i wymagania) VI. Produkcja materiałów promocyjnych VII. Inne obowiązki Wykonawcy Strona 1 z 48

2 I. Informacje podstawowe na temat 8. Forum Rozwoju Mazowsza 1. Przedmiot zamówienia Usługa polegająca na kompleksowym zorganizowaniu i obsłudze wydarzenia pn. 8. Forum Rozwoju Mazowsza (dalej: 8FRM lub Forum lub wydarzenie). 2. O wydarzeniu Forum Rozwoju Mazowsza to dwudniowe wydarzenie dedykowane beneficjentom i potencjalnym wnioskodawcom w zakresie unijnych dotacji. Wydarzenie stanowi platformę wymiany informacji pomiędzy beneficjentami, instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , a także potencjalnymi odbiorcami funduszy europejskich. Dzięki RPO WM możliwe jest uzyskanie dofinansowania tzw. projektów twardych wspieranych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz tzw. projektów miękkich, przeznaczonych na inwestycje w zasoby ludzkie, wspieranych z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS). Celem Forum jest pokazanie regionu rozwijającego się w sposób zrównoważony, regionu który stawia na współprace samorządowców z przedsiębiorcami, naukowcami i trzecim sektorem. Forum ma inspirować do współpracy także przy realizacji projektów unijnych, prezentować obszary i zakres wspieranych inicjatyw, a także różnych grup odbiorców unijnych dotacji. Wstęp na imprezę jest bezpłatny. Forum jest współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego. Strona wydarzenia: 3. Ramowy zakres prac Wykonawcy 1. Przygotowanie, wdrożenie projektu aranżacji przestrzeni przewidzianej na organizację wydarzenia w tym montaż. 2. Zapewnienie wyposażenia i zabudowy we wszystkich przewidzianych do tego przestrzeniach budowa scen, zabudowa eventowa, meble dostosowane do charakteru wydarzenia wraz z zapewnieniem elementów służących do oznakowania ciągów komunikacyjnych, dróg ewakuacyjnych itp. zgodnie ze wstępnym projektem i wymogami Zamawiającego. 3. Zapewnienie wszystkich wymaganych elementów technicznych (zabudowa i wyposażenie multimedialne scen oświetlenie, nagłośnienie, monitory/ekrany LED, projektory, przedłużacze, kratownice i inne instalacje do zawieszenia reflektorów, rzutników itd.) wraz z obsługą techniczną. 4. Zapewnienie transmisji na żywo (streaming), w tym niezbędny sprzęt i obsługa osobowa. 5. Zapewnienie systemu rejestracji na wydarzenie. 6. Zapewnienie obsługi osobowej wymaganej do realizacji wydarzenia, w tym m.in. event manager, zastępca event managera, moderatorzy konferencji, tłumacze symultaniczni języka angielskiego, obsługa techniczna, obsługa rejestracji, obsługa szatni, stewardzi/hostessy, serwis sprzątający, ratownik medyczny, ochrona zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. 7. Zaprojektowanie i produkcja materiałów promocyjnych i reklamowych: smycze, słodycze promocyjne, naklejki na podłogę, broszura 8FRM w formie gazety (dziennika), torba papierowa, długopisy banery, ścianki tekstylne do gotowych stelaży itp. 8. Zapewnienie oprawy dźwiękowej wydarzenia. 9. Zapewnienie stałego kontaktu z Zamawiającym (drogą mailową i/lub telefoniczną) w zakresie działań realizowanych przez Wykonawcę w sposób zapewniający stały nadzór Zamawiającego nad realizacją zamówienia. 10. Przestrzeganie zapisów Regulaminu obiektu przekazanego przez Zamawiającego. 11. Kontaktowanie się z Zarządcą obiektu, w celu realizacji zadań przewidzianych w SOPZ oraz w celu uzyskania wymaganych pozwoleń (jeżeli jest taka konieczność) umożliwiających należyte wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z zapisami SOPZ. 12. Po zakończeniu realizacji usunięcie wszystkich przedmiotów należących do Wykonawcy, które były użyte do wykonania usługi, odebranie pozostałych elementów należących do wyposażenia wnętrza, posprzątanie wykorzystywanej do świadczenia usługi powierzchni, wywóz dużych śmieci (kartonów używanych do pakowania elementów wyposażenia i ekspozycji i innych tzw. gabarytów) oraz wydanie jej Zamawiającemu do godziny 23:59 w dniu 26 października 2017 r. 13. Zapewnienie ubezpieczenia wydarzenia. 4. Przewidywana liczba uczestników Jednorazowo podczas wydarzenie przewidywana liczba uczestników wynosi 950 osób. Strona 2 z 48

3 Maksymalna liczba uczestników podczas dwóch dni wydarzenia to osób. 5. Miejsce wydarzenia (opis powierzchni) Usługa realizowana będzie na przestrzeni targowo-wystawienniczej w Warszawie, Stadion Miejski Legii Warszawa, Łazienkowska 3, Warszawa. Osobą do kontaktu w sprawach użytkowania obiektu jest Pani Natalia Sosnowska, tel , natalia.sosnowska@legia.pl UWAGA: Wykonawca nie ponosi kosztów związanych z wynajmem powierzchni. W tym celu Zamawiający zawarł umowę z Zarządcą obiektu i poniesie odrębnie od tego zamówienia koszty tej usługi. 6. Charakterystyka wynajętej przestrzeni Powierzchnie w wynajmowanym obiekcie zagospodarowywane na potrzeby 8FRM: 1. Główna przestrzeń eventowa: a. Biznes Club (piętro 2.). 2. Pozostałe przestrzenie: a. hol (parter) 177 m 2 ; b. recepcja + szatnia (parter) 205 m 2 (część szatni zlokalizowana również na 1. piętrze); c. zaplecze sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych (piętro 1. WC z dużą liczbą kabin, dedykowane wszystkim uczestnikom wydarzenia; piętro 3. WC z małą liczbą kabin, dedykowanie uczestnikom korzystającym z cateringu na 3. piętrze); d. hol oraz szatnia (piętro 1.); e. Loża Centralna 85 m 2 (piętro 3.) przeznaczona na przestrzeń cateringowa zamknięty catering dla części uczestników 8FRM (organizatorzy, partnerzy, prelegenci itp.); f. dwie sale/ studia (piętro 1.) przeznaczone do prowadzenia debat z udziałem publiczności, które będą transmitowane w czasie rzeczywistym na główną przestrzeń eventową oraz streamingowane na stronach internetowych Zamawiającego; g. 800 miejsc parkingowych na terenie obiektu. UWAGA: Wykonawca nie ponosi kosztów związanych ze świadczeniem usług cateringowych. Catering będzie świadczony na podstawie odrębnej umowy, a koszty tej usługi poniesie Zamawiający. 7. Planowany sposób zagospodarowania powierzchni na 8FRM Przestrzeń zapewniona przez Zamawiającego będzie zaaranżowana przez Wykonawcę zgodnie z wytycznymi SOPZ oraz ofertą Wykonawcy. Aranżacja przestrzeni musi być spójna i zgodna z tematem oraz charakterem wydarzenia. W ramach realizacji zabudowy przestrzeni Wykonawca musi zaaranżować lub/i wyposażyć następujące przestrzenie: 1. 2 studia, gdzie będą odbywały się debaty z ograniczoną liczbą publiczności, które będą transmitowane w czasie rzeczywistym na główną przestrzeń eventową oraz na strony internetowe Zamawiającego; 2. 1 scena, gdzie odbędzie się uroczyste otwarcie oraz zamknięcie 8FRM; 3. 1 strefa networkingu- to przestrzeń przed sceną, która po uroczystym otwarciu musi zostać przearanżowania- tj. muszą zostać zabrane/ przesunięte siedzenia dla widowni oraz należy ustawić na tej przestrzeni 5 okrągłych, 12- osobowych stołów wraz z krzesłami i tablicami typu flipchart, natomiast przed uroczystym zamknięciem należy zabrać stoły i ustawić siedzenia dla widowni; 4. 1 strefa Organizatora/Gospodarza- Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych - ok. 240 m strefy Platinum, każda po ok m strefy Gold, każda po ok m stref Silver, każda po ok m 2 8. Czas trwania wydarzenia 2 dni (25-26 października 2017 r.) 9. Termin realizacji 1. montaż elementów zabudowy i wyposażenia w dniu 24 października 2017 r. (wtorek) w godz. 00:01 23:59; Strona 3 z 48

4 2. montaż elementów zabudowy i wyposażenia w dniu 25 października 2017 r. (środa) w godz :59; 3. impreza w dniu 25 października 2017 r. (środa) w godz. 07:00 16:00; 4. impreza w dniu 26 października 2017 r. (czwartek) w godz. 07:00 17:00; 5. demontaż w dniu 26 października 2017 r. (czwartek) w godz. 17:01 00:00. UWAGA: Obiekt jest wynajęty przez Zamawiającego na 3 doby (dwa dni imprezy + 1 doba montażowa/ demontażowa). II. Aranżacja przestrzeni 1. Opis podziału przestrzeni Wykonawca zobowiązany jest do podziału oraz aranżacji i zagospodarowania przestrzeni na następujące strefy i przestrzenie: 1. 1 strefa Organizatora/Gospodarza Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych - ok. 240 m 2 ; 2. 3 strefy Platinum, każda po ok m 2 ; 3. 3 strefy Gold, każda po ok m 2 ; 4. 5 stref Silver, każda po ok m 2 ; 5. 2 studia, w których prowadzone będą debaty z udziałem ograniczonej liczby publiczności (po ok osób wcześniej zapisanych na daną debatę). Jednocześnie będzie prowadzona transmisja z każdej debaty (w czasie rzeczywistym) na ekrany zamontowane w głównej przestrzeni eventowej oraz na strony internetowe Zamawiającego; 6. 1 sceny, przy Strefie MJWPU, gdzie zorganizowane będzie uroczyste otwarcie i zamknięcie 8FRM, a następnie będzie to strefa networkingu; 7. 2 strefy transmisji, gdzie transmitowane będą debaty z 2 studiów; 8. rejestracja uczestników; 9. 2 szatnie; 10. strefa cateringu (dla osób upoważnionych do korzystania z wyżywienia); 11. parking; 12. ciągi komunikacyjne (w tym windy, schody i schody ruchome), toalety, przestrzeń przed budynkiem. 2. Opis dwa studia debat W studiach będą prowadzone debaty zgodnie z programem przygotowanym przez Zamawiającego. Zamawiający zapewni uczestników oraz moderatorów poszczególnych debat. Debaty będą prowadzone w 2 studiach. Z każdego studia będzie prowadzona transmisja na sale transmisji (znajdującą się na głównej przestrzeni eventowej) oraz na strony internetowe wskazane przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni zabudowę i aranżację przestrzeni zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, sprawnie działający sprzęt techniczny, profesjonalną obsługę oraz reżyserię każdego studia na dwa dni wydarzenia. Realizacja nagrań studyjnych musi być w pełni profesjonalna, zapewniająca dobrą jakość obrazu i dźwięku. I STUDIO Studio I to pomieszczenie znajdujące się na 1. piętrze zapewnionego przez Zamawiającego obiektu. Jest to pokój o powierzchni ok. 147,5 m 2 (wymiary: 15,26 m x 9,67 m). W studiu należy zbudować okrągłą scenę o średnicy (+/- 50 cm) 6 m. Scena będzie stała na środku pomieszczenia (w jego centralnym punkcie) i musi pomieścić maksymalnie 5 foteli oraz 2 stoliki kawowe dla osób uczestniczących w debacie. Rzut górny studia I (jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru): Strona 4 z 48

5 Wyposażenie I Studia: 1. Scena Okrągła scena o średnicy (+/- 50 cm) 6 m dla maksymalnie 5 uczestników debaty. Wysokość (+/- 5 cm): 20 cm Wierzch i boki (fronty) sceny zabudowane hipsem w kolorze białym lub materiałem równoważnym. Brzeg sceny przy podłodze podświetlany dookoła diodami led w wybranych przez Zamawiającego kolorach. Zdjęcia referencyjne (nie stanowią obligatoryjnego wzoru): 2. Fotele na scenę Fotele, których siedzisko osadzone jest na stabilnej, obrotowej podstawie talerzowej o regulowanej wysokości. Kształt siedziska okrągły, fotel w nowoczesnym stylu. Ilość: minimum 5 szt. Materiał: siedzisko - skóra ekologiczna, podstawa Wymiary (+/- 5 cm): wysokość: cm x szerokość: 65 cm x głębokość: 60 cm; siedzisko: 50/45/45 cm Kolor: biały z elementami chromowanymi 3. Stolik kawowy na scenę Chromowana, krzyżakowa podstawa stolika, blat szklany biały lub transparentny. Ilość: 2 szt. Materiał: podstawa - stal chromowana, blat szklany Wymiary (+/- 3 cm): 50/50/45 (szer./głęb./wys.) Kolor: blat biały lub transparentny oraz chromowane nogi (podstawa stołu) Strona 5 z 48

6 Kształt blatu: prostokąt lub kwadrat 4. Trybuny dla publiczności 3 trybuny 2 lub 3 poziomowe zbudowane np. z podestów scenicznych w pełni zabudowane. Na każdej z 3 trybun miejsca siedzące (krzesła opisane poniżej) dla 20 osób (łącznie dla publiczności ma być 80 miejsc. Każda z 3 trybun będzie ustawiona jako odrębny element zabudowy (nie będą one ze sobą połączone). Szerokość i głębokość trybun dostosowana do ilości osób z miejscem na wejście i zejście z górnej trybuny. Na każdej z 3 trybun należy zamocować stabilne i estetyczne barierki (materiał: stal/aluminium lub równoważny) lub inne elementy ograniczające 3 brzegi (2 boki i tył, z przodu bez barierek), które zapewnią bezpieczeństwo osobom z widowni. Całość wykonana estetycznie w sposób zapewniający komfort i bezpieczeństwo użytkowania. 5. Krzesła na widownie (na trybuny) Proste, estetyczne, dobrej jakości i trwałe krzesła o prostej budowie. Ilość: minimalnie 80 szt. Materiał: tworzywo sztuczne Kolor: czarny (matowy) 6. Baner przyczepiany na magnes Baner przyczepiany na magnes. Baner będzie na jednej ze ścian studia i będzie tworzył tło. Wykonawca jest zobowiązany przygotować minimum 3 projekty baneru zgodnie z wytycznymi i oczekiwaniami Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia uwag i zmian w zaproponowanych projektach do czasu uzyskania projektu spełniającego oczekiwania Zamawiającego. Wymiary: 607 cm x 139 cm (+/- 10 cm) Zamawiający dopuszcza przygotowanie baneru w maksymalnie 3 częściach, które po złączeniu i przyczepieniu w miejscu jemu dedykowanym będą tworzyły równą spójną całość, bez przesunąć w treściach nadruku, czy różnic w tonacji kolorystycznej poszczególnych części. Wykonawca jest odpowiedzialny za montaż i demontaż tego elementu w miejscu do tego przeznaczonym i wskazanym przez Zamawiającego. 7. Kotara/ zasłona Wykonawca zapewni i zamontuje czarną estetyczną tkaninę na ściany tego pomieszczenia z pominięciem ściany z banerem na magnes. Tkanina musi zasłaniać całe ściany (od sufitu do podłogi), musi być powieszona na gładko, bez marszczeń. Tkanina ma zasłaniać ściany i tworzyć tło do dla zapewnionej zabudowy i aranżacji przestrzeni. Musi być czysta, wyprasowana, bez zabrudzeń i zagnieceń. W miejscu drzwi wejściowych ma być rozcięcie umożliwiające komunikację. Strona 6 z 48

7 Wysokość pomieszczenia: od 2,42 m do 2,73 m (Zamawiający dopuszcza tkaninę o długości 3 m, którą po zamontowaniu Wykonawca ułoży w estetyczny sposób na podłodze). Długość ścian do osłonięcia kotarą: 44 m (+/- 2 m) Tkanina musi być estetyczna i nie odbijać światła. 8. Dekoracje podświetlane Lampy w postaci owalnych słupków podświetlanych LED RGB (minimum 16 kolorów, zasilanie akumulatorowe bez kabli, pilot sterujący). Ilość: 12 szt. wysokość 170 cm (+/- 5 cm), 6 szt. wysokość 130 cm (+/- 5 cm), 9 szt. wysokość 40 cm (+/- 5 cm) Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary: średnica od 30 do 50 cm, wysokość: 170 cm (+/- 5 cm), 130 cm (+/- 5 cm), 40 cm (+/- 5 cm). Wyposażenie techniczne I Studia: 1. reżyserka; 2. nagłośnienie, mikrofony i mikroporty; 3. oświetlenie; 4. obsługa techniczna- osobowa (dźwiękowiec/realizator dźwięku, gaffer / mistrz oświetlenia / realizator oświetlenia, operatorzy, reżyser, obsługa techniczna- pion realizujący potrzeby techniczne poszczególnych pionów, asystenci). UWAGA: Każdy pion powinien być wyposażony w sprzęt niezbędny do realizacji technicznej o jakości nie gorszej niż przedstawione w filmach referencyjnych. Wszystkie zapewnione elementy wyposażenia technicznego oraz doświadczenie osób do obsługi technicznej muszą gwarantować nagranie w jakości nie gorszej niż na niżej przedstawionym zdjęciu oraz w filmach referencyjnych: Strona 7 z 48

8 II STUDIO Studio II to pomieszczenie znajdujące się na 1. piętrze zapewnionego przez Zamawiającego obiektu. Jest to pokój o powierzchni ok. 171 m 2 (wymiary: 16,38 x 10,46 m). W studiu należy zbudować prostokątną scenę o powierzchni minimalnej 24 m 2 a maksymalnej 30 m 2. Szerokość/ głębokość sceny minimum 2m, a maksymalnie 3 m. Tłem sceny ma być kurtyna LED, na której będą wyświetlane grafiki i animacje przygotowane przez Wykonawcę. Rzut górny studia II (jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru): Wyposażenie II Studia: 1. Scena Scena o powierzchni podłogi minimalnej 24 m 2, a maksymalnej 30 m 2 w kształcie prostokąta, którego dłuższy bok przylega do ściany. Wysokość (+/- 3 cm): 20 cm Wierzch i boki (fronty) sceny zabudowane hipsem w kolorze białym lub materiałem równoważnym. Brzeg sceny przy podłodze podświetlany dookoła diodami led w wybranych przez Zamawiającego kolorach. Tło sceny ekran diodowy LED/ kurtyna LED o minimalnej wielkości 22 m 2 a maksymalnej 30 m 2 (wielkość dostosowana do wymiarów sceny). Technologia SMD, rozmiar pixela 3-4 mm. Ekran mocowany na kratownicy lub z wykorzystaniem innego systemu mocowań. 2. Fotele Wymiary (+/- 5 cm): 55 x 55 x 85 cm Wysokość siedziska (+/- 5 cm): 45 cm Materiał: chromowane nogi, siedzisko z tworzywa sztucznego, Kolor transparenty: szary, zielony, żółty, fioletowy, czerwony, przezroczysty (kolory do wyboru na etapie projektowania aranżacji) Ilość: minimum 12 szt. (liczba foteli na scenie podczas poszczególnych debat będzie zależała od liczby osób biorących udział w debacie, nie będzie to jednak więcej niż 12 szt.). 3. Stoliki kawowe (wszystkie w tym samym wzorze i kolorze): Wymiary (+/- 5 cm): 70 x 70 x 50 cm Materiał: MDF lakierowany, nogi chromowane Kolor: biały, czarny, niebieski (kolory do wyboru na etapie projektowania aranżacji) Strona 8 z 48

9 Ilość: minimum 4 szt. (liczba stolików na scenie podczas poszczególnych debat będzie zależała od liczby osób biorących udział w debacie, nie będzie to jednak więcej niż 4 szt.). 4. Krzesło Wykonane z poliwęglanu nowej generacji (wytrzymałego na obciążenia- do 160 kg i odpornego na zarysowania) z podparciem pod łokcie Wymiary (+/- 5 cm): 55 x 55 x 90 cm Wysokość siedziska (+/- 2 cm): 47 cm Kolor: transparentny Ilość: 100 szt. 5. Dekoracje podświetlane Lampy w postaci owalnych słupków podświetlanych LED RGB (minimum 16 kolorów, zasilanie akumulatorowe - bez kabli, pilot sterujący). Ilość: 8 szt. o wysokości 170 cm (+/- 5 cm) 4 szt. o wysokości 130 cm (+/- 5 cm) 12 szt. o wysokości 80 cm (+/- 5 cm) Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary: średnica od 30 do 50 cm, wysokość: 170 cm (+/- 5 cm), 130 cm (+/- 5 cm) oraz 80 cm (+/- 5 cm). 6. Podświetlenia LED Wykonawca zapewni listwy LED do podświetlenia od dołu ścian studia II. Kolory podświetleń do wyboru Zamawiającego. Wyposażenie techniczne II Studia: 1. reżyserka; 2. nagłośnienie, mikrofony i mikroporty; 3. oświetlenie; 4. obsługa techniczna - osobowa (dźwiękowiec/realizator dźwięku, gaffer / mistrz oświetlenia / realizator oświetlenia, operatorzy, reżyser, obsługa techniczna- pion realizujący potrzeby techniczne poszczególnych pionów, asystenci). Strona 9 z 48

10 UWAGA: Każdy pion powinien być wyposażony w sprzęt niezbędny do realizacji technicznej o jakości nie gorszej niż przedstawione w filmach referencyjnych. Wszystkie zapewnione elementy wyposażenia technicznego oraz doświadczenie osób do obsługi technicznej muszą gwarantować nagranie w jakości nie gorszej niż na niżej przedstawionych filmach referencyjnych: Dodatkowa zabudowa i wyposażenie techniczne do studiów debat: Kabina dla tłumacza wraz z wyposażeniem technicznym niezbędnym do prowadzenia tłumaczeń: przeznaczona do montowania i demontowania w salach konferencyjnych nie mających stałych systemów do tłumaczeń symultanicznych. Ilość: 2 szt., Wymiary zewnętrzne (+/- 50 mm): wysokość 2000 mm, szerokość 1600 mm, głębokość 1600 mm. Wymiary wewnętrzne (+/- 50 mm): wysokość 1960 mm, szerokość 1560 mm, głębokość 1560 mm. Pulpit roboczy (+/- 50 mm): szerokość 1560 mm, głębokość 560 mm. Waga: całkowita 75 kg (+/- 5 kg), panel - max. 8 kg (+/- 2 kg). Ilość paneli + pulpit 10+1, profil: aluminium, wypełnienie paneli kolor: biały, pulpit: czarny. UWAGA: kabiny będą stały poza studiami debat w związku z tym muszą posiadać ekran z podglądem i odsłuchem (w czasie rzeczywistym) do tego co dzieje się w studiach w sposób umożliwiający prowadzenie tłumaczenia symultanicznego. 3. Charakterystyka sceny / strefy networkingu Scena będzie zbudowana przy strefie MJWPU. Na scenie nastąpi uroczyste otwarcie i zamknięcie 8FRM, a w trakcie przestrzeń ta posłuży również jako strefa networkingu. Wykonawca po uroczystym otwarciu 8FRM będzie musiał zabrać/ usunąć/ zsunąć w jedno miejsce wszystkie siedziska dla publiczności, a następnie ustawić na tej przestrzeni 5 okrągłych, 12-osobowych stołów do netwokingu wraz z krzesłami i flipchartami. A 2 dnia forum po zrealizowaniu ostatniej sesji networkingowej zabierze wszystkie elementy zabudowy dedykowane do networkingu i przywróci siedzenia dla widowni celem zorganizowania w tym miejscu uroczystego zamknięcia wydarzenia. Przearanżowanie przestrzeni każdorazowo musi się odbyć w sposób niezakłócający realizacji pozostałych elementów 8FRM. Stoły muszą być przygotowane w pobliżu sceny, tak aby przearanżowanie było zrealizowane szybko i sprawnie. Jednocześnie magazynowane stoły nie mogą zakłócać estetyki sceny i widowni podczas otwarcia i zamknięcia wydarzenia. 1. Opis sceny: a. scena o powierzchni podłogi minimum 10 m 2, a maksymalnie 14 m 2, w kształcie prostokąta; b. wysokość podestu sceny minimum 20 cm, maksimum 30 cm, wzdłuż całej sceny/ lub po bokach sceny schodek; podest zbudowany ze standardowych podestów scenicznych; wierzch, schodek i boki (fronty) sceny zabudowane hipsem w kolorze białym lub materiałem równoważnym. 2. Wyposażenie techniczne sceny: a. horyzont/tło sceny dopasowane po łuku wymiarem do szerokości sceny ok. 10 m szerokości (+/- 1m) i wysokości pomieszczenia wynoszącego maksymalnie 3,2 m (zabudowa do sufitu, z uwzględnieniem wymogów Zarządcy obiektu); tło sceny ekran diodowy LED o minimalnych wymiarach 24 m 2 (technologia SMD, rozmiar pixela 3-4 mm), mocowany na kratownicy lub z wykorzystaniem innego systemu mocowań, Strona 10 z 48

11 b. nagłośnienie sceny: 4 mikrofony bezprzewodowe, mikser, kolumny/głośniki punktowe w ilości i o parametrach dopasowanych do wymagań akustycznych przestrzeni (dźwięki z poszczególnych scen na piętrze nie mogą się na siebie nakładać, należy też wyeliminować możliwość powstawania sprzężeń i innych zakłóceń dźwięku); c. oświetlenie: minimum 6 reflektorów teatralnych, dimmery, sterowniki; oświetlenie klimatyczne, w zależności od projektu sceny: ledbary, listwy/moduły LED ciepłe białe światło, płynne mieszanie kolorów, d. dodatkowo: ekran o przekątnej minimum 42 cali (1 szt.) zamontowany przed sceną na statywie podłogowym jako podgląd dla prelegentów oraz ekran o przekątnej minimum 42 cali (1 szt.) zamontowany w wyznaczonym miejscu, na którym dla osób niesłyszących lub słabo słyszących ma być widoczna transmisja tłumaczenia prowadzącego przez tłumacza języka migowego. 3. Wyposażenie sceny: a. mównica Ilość: 2 szt. Estetyczna mównica z pleksi, wyposażona w dwa gniazda mikrofonowe, kolor i wzór mównicy dopasowany do aranżacji przestrzeni i pozostałych mebli oraz wyposażenia UWAGA: Po zakończeniu realizacji 8FRM Wykonawca w ciągu 2 dni roboczych dostarczy mównice do siedziby Zamawiającego i przekaże je na własność Zamawiającego. b. pufy łukowe na widownie 3-osobowe pufy eventowe - łukowe (w kształcie wycinka okręgu) Ilość: minimum 40 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 140 cm Wysokość siedziska (+/- 2 cm): 45 cm Kolor: biały c. stoły okrągłe Okrągły stół z lakierowanym, jednolitym blatem MDF (bez łączeń), noga przestrzenna z metalowych elementów, trwale ze sobą połączonych w sposób imitujący pajęczynę. Ilość: 5 szt. Wysokość (+/- 2 cm): 75 cm Średnica blatu: minimum 230 cm, maksymalnie 250 cm Kolor: biały Strona 11 z 48

12 Wykonawca jest zobowiązany podświetlić każdy stół listwami led (każdy w innym kolorze) - np. od spodu blatu. Kolory do ustalenia z Zamawiającym. d. krzesła Wykonane z poliwęglanu nowej generacji (wytrzymałego na obciążenia do 160 kg i odpornego na zarysowania) z podparciem pod łokcie. Ilość: minimum 60 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 55 x 55 x 90 cm Wysokość siedziska (+/- 2 cm): 45 cm Kolor: transparentny e. tablice na kółkach typu flipchart Flipcharty podwójne, z jednej strony będące tablicą magnetyczną z możliwością umieszczenia papieru, z drugiej strony powierzchnia materiałowa typu metaplan, do której można przypinać pinezki lub szpilki. Wykonawca zapewni papier do flipchartów, mazaki (do każdej tablicy 4 kolory) oraz pinezki. Wykonawca jest zobowiązany do uzupełniania papieru, mazaków i pinezek w miarę potrzeb. Ilość: 5 szt. Wymiary: 120 cm x 80 cm (+/- 5 cm) f. stoły koktajlowe Stoły w formie pojemników przemysłowych z podświetleniem sterowanym pilotem, obudowane metalową kratownicą. Ilość: 12 szt. Wymiary (+/- 7 cm): 100 x 120 x 115 cm Materiał: biały polietylen Podświetlenie: minimum 10 kolorów podświetlenia, minimum 3 stopnie intensywności światła, minimum 5 programów zmian kolorów, 8-10 h na jednym naładowaniu Strona 12 z 48

13 g. podświetlane donice prostokątne Ilość: 12 szt. Materiał: polietylen PE Kolor: konstrukcja: biały, podświetlenie: minimum 10 kolorów Wymiary (+/- 5 cm): podstawa: 25 x 25 cm, góra: 40 x 40 cm, wysokość całkowita 75 cm Podświetlenie: LED (sterowane pilotem), minimum 10 kolorów podświetlenia, Wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 8 godzin, wysoka odporność na wodę. h. kwiaty doniczkowe - wrzosy Wrzosy pełnokwiatowe, kwitnące, doniczkowe, o wysokości kwiatostanu (powyżej doniczki) min. 20 cm, a max. 35 cm. Kolor: intensywny różowy. Wrzosy muszą posiadać pełen kwitnący kwiatostan, bez ubytków i uschniętych gałązek. Ilość sadzonek: zapewniająca szczelne wypełnienie doniczkami z wrzosami 11 szt. w/w donic led oraz do dekoracji sceny głównej. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję kwiatostanów, tj. doniczki, w których są posadzone wrzosy muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiatostan ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. Wykonawca zadba również o podlewanie wrzosów, tj. jest zobowiązany podlać je w dniu montażu oraz jeżeli będzie taka potrzeba po zakończeniu pierwszego dnia wydarzenia. UWAGA: Wrzosy po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż będą one na 8 FRM. 4. Opis sali do transmisji debat Przestrzeń, na której będzie realizowana transmisja znajduje się na balkonach/ tarasach przylegających do głównej powierzchni eventowej zapewnionej przez Zamawiającego. 1. Wyposażenie sali do transmisji debat: a. siedziska - worki typu sako Ilość: 40 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: czerwony Strona 13 z 48

14 b. krzesła Ilość: 40 szt. Materiał: nylon technopolymerowy (lub równoważy) Wymiary: (+/-5 cm): 40/50/80 cm (szer./głęb./wys.), siedzisko: 40/40cm, wysokość siedziska: 45 cm Obciążenie do 160 kg Kolory: biały, czarny i czerwony (kolory do wyboru na etapie projektowania aranżacji) c. hokery Ilość: 40 szt. Materiał: stal chromowana, ekoskóra Wymiary (+/- 2 cm): 35 cm x 35 cm x 80 cm Kolor: biały, czarny i czerwony (kolory do wyboru na etapie projektowania aranżacji) d. wazony Wazony przezroczyste ze szkła lub tworzywa sztucznego. Ilość: 9 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 70 cm (wysokość) x 30 cm (średnica). e. bukiety z ciętych, czerwonych goździków Strona 14 z 48

15 Bukiety do opisanych powyżej wazonów oraz do okrągłych, czarnych stołów na przestrzeniach Platinum (opis stołów poniżej). Kwiaty muszą być ułożone w równe bukiety (wszystkie kwiaty na jednym poziomie), szczelnie wypełniać całą średnice wazonu, a kwiaty muszą ściśle do siebie przylegać. Dopuszczane odmiany goździków: Americano, Francesco, Ormea, Rodolfo, Don Pedro, Walker. W każdym bukiecie długość wszystkich kwiatów jednakowa, dostosowana do wysokości wazonu. W każdym wazonie woda z odżywką zapewniającą długą żywotność bukietów. W razie potrzeby Wykonawca jest zobowiązany do uzupełnienia wody w wazonach uzupełnienie takie powinno nastąpić w pierwszym dniu wydarzenia, po zakończeniu aktywności z udziałem odwiedzających i wystawców lub w innym czasie (zależnie od potrzeb) przy zastrzeżeniu, że uzupełnienie wody nie zakłóci innych aktywności 8FRM. Ilość bukietów: 9 2. Wyposażenie trechniczne sali do transmisji debat a. telewizory na statywach o przekątnej minimum 80 cali z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG lub więcej, ilość: 6 szt. b. bezprzewodowe zestawy do tłumaczeń symultanicznych w podczerwieni. system do tłumaczenia symultanicznego; promienniki światła podczerwonego (2 szt. transmisja z 2 studiów); odbiorniki na podczerwień (min. 120 szt.) z jednorazowymi, podwójnymi słuchawkami (min. 500 szt.). 5. Opis mebli na poszczególne strefy i przestrzeni 1. Opis aranżacji przestrzeni stanowi wstępną koncepcję Zamawiającego i może ona ulec zmianie, tj. poszczególne elementy wymaganego wyposażenia mogą zostać użyte w innych miejscach/ przestrzeniach niż te opisane poniżej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w wykorzystaniu poszczególnych elementów wyposażenia w miejscach innych niż wskazane poniżej. Zmiany w tym zakresie mogą następować zarówno na etapie projektowania aranżacji przestrzeni oraz podczas montażu). Z inicjatywy Zamawiającego zamianie nie ulegnie rodzaj i ilość poszczególnych elementów wyposażenia. 2. Wszystkie elementy aranżacji przestrzeni muszą posiadać aktualne atesty klasyfikujące ich odporność ogniową w stopniu minimalnie trudno zapalnym. Atesty muszą być wystawione przez instytuty badawcze mieszczące się w Polsce bądź w Unii Europejskiej. Dodatkowo dopuszcza się użycie materiałów, które zostały poddane zabezpieczeniu przeciwogniowemu, na co Wykonawca posiada właściwe dokumenty potwierdzające. Strefa Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (Strefa MJWPU) 1. Powierzchnia: 240 m2 (+/- 20 m 2 ) w bezpośrednim sąsiedztwie sceny/ strefy networkingu. Strefa MJWPU będzie odgrodzona od sceny i widowni opisanymi powyżej (w dziale I Scena, Dekoracje sceny i jej okolic oraz inne elementy Strona 15 z 48

16 aranżacji) stołami koktajlowymi w formie pojemników przemysłowych oraz donicami z podświetleniem led z wrzosami. 2. Wyposażenie Strefy MJWPU: a. sofy/narożniki modułowe: Designerska sofa modułowa. Nowoczesny styl, obudowa w formie kanciastych rantów tworzących geometryczną bryłę. Dowolna konfiguracja poszczególnych modułów umożliwiająca ustawienie dowolnej długości sofy i narożnika. Konstrukcja: polietylen Wykończenie: eko-skóra Przybliżone wymiary pojedynczego elementu: (+/- 10 cm): 120 cm x 100 cm x 70 cm Kolor: biały lub/ i czarny (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni) Ilość: elementy niezbędne do wykonania: dwóch sztuk narożników dla min. 6, a max. 8 osób każdy, dwóch sof każda dla min. 3, a max. 4 osób. b. stoliki kawowe: Stoliki odpowiadające stylem powyższym sofom modułowym. Nowoczesny, designerski styl. Stolik w kształcie kanciastym, tworzący geometryczną bryłę. W blacie otwór/ zagłębienie, w którym będą wrzosy. Materiał: polietylen Wymiary (+/- 10 cm): 110 cm x 70 cm x 30 cm Kolor: biały lub/ i czarny (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni) Ilość: 4 szt. Strona 16 z 48

17 c. stolik koktajlowy Ilość: minimalnie 8 szt. Materiał: wysokogatunkowe aluminium Kolor: biały Kształt: prostokąt Wymiary (+/- 5 cm): 230 cm x 45 cm x 110 cm (szer./głęb./wys.) d. hokery Hokery z obszernym siedziskiem z oparciem oraz regulacją wysokości. Ilość: minimum 32 szt. Materiał: podstawa - stal chromowana, siedzisko ekoskóra Kolor: podstawa srebrna, siedzisko białe Wymiary (+/- 5 cm): 40cm x 55cm x cm, wys. siedziska: cm (regulacja wysokości) e. siedziska półokrągłe Siedziska półokrągłe dla minimum 4 a maksymalnie 5 osób. Ilość: 6 szt. Wymiary (+/- 10 cm): 240 cm x 40 cm x 40 cm Wykończenie: ekoskóra Kolor: biały i czarny (ilość w poszczególnych kolorach zostanie ustalona na etapie projektowania aranżacji przestrzeni) Strona 17 z 48

18 f. stół Okrągły stół z lakierowanym, jednolitym (bez łączeń) blatem MDF. Noga przestrzenna z metalowych elementów, trwale ze sobą połączonych w sposób imitujący pajęczynę. Na środku stołu (wewnątrz przestrzennej nogi stołu) otwór o średnicy min. 30 cm, w kórym zostaną umieszczone doniczki z wrzosami. Ilość: 1 szt. Kolor: biały Wysokość (+/- 2 cm): 75 cm Średnica blatu: min. 230 cm, max. 250 cm g. fotele Ilość: minimum 12 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 55 x 60 x 85 cm Wysokość siedziska (+/- 5 cm): 45 cm Materiał: chromowane nogi, siedzisko z tworzywa sztucznego, Kolor transparenty: szary, zielony, żółty, fioletowy, czerwony, przezroczysty (kolory do wyboru na etapie projektowania aranżacji) h. sztaluga Ilość: 2 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 85 x 90 x 190 cm Strona 18 z 48

19 Materiał: stal szlifowana Kolor: stalowy i. tablica magnetyczna Szklana tablica o cechach magnetycznych oraz suchościeralnych. Tablica do zamontowania na ww. sztaludze. Wraz z każdą tablicą Wykonawca dostarczy odpowiednie mazaki, gąbkę / ściereczkę do wycierania oraz minimum 40 jednakowych magnesów. Ilość: 2 szt. Wymiary (+/- 3 cm): 90x45x1,5 cm Materiał: bezpieczne szkło hartowane z wysokim połyskiem Kolor: szary lub grafitowy j. regały ekspozycyjne Podświetlane regały ekspozycyjne Ilość: 2 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 80 x 45 x 205 cm Materiał: polietylen Kolor: biały k. kwiaty doniczkowe wrzosy Wrzosy pełnokwiatowe, kwitnące, doniczkowe, o wysokości kwiatostanu (powyżej doniczki) min. 20 cm, a max. 35 cm. Kolor: intensywny różowy. Wrzosy muszą posiadać pełen kwitnący kwiatostan, bez ubytków i uschniętych gałązek. Ilość sadzonek: zapewniająca szczelne wypełnienie doniczkami z wrzosami otworów w blatach opisanych powyżej stolików kawowych oraz okrągłego białego stołu. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do otworów w tych stolikach kawowych i stole w sposób zapewniający pełną ekspozycję kwiatostanów, tj. doniczki, w których są posadzone wrzosy muszą być w pełni schowane w otwór w blacie, a cały kwiatostan ładnie wyeksponowany. Wykonawca zadba również o podlewanie wrzosów, tj. jest Strona 19 z 48

20 zobowiązany podlać je w dniu montażu oraz jeżeli będzie taka potrzeba po zakończeniu pierwszego dnia wydarzenia. UWAGA: Wrzosy po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż będą one na 8FRM. l. konstrukcja / makieta z infografiką obrazującą kroki beneficjenta w realizacji projektów w ramach RPO WM Makieta ma mieć formę przestrzennej konstrukcji, która będzie tworzyła tło dla 8 stolików (opisanych powyżej), przy których eksperci MJWPU będą udzielali informacji w zakresie aplikowania i realizacji projektów. Makieta może być zamocowana/podwieszona na kratownicach, ustawiona na stelażu itp. Materiał/ materiały, z których będzie wykonana konstrukcja i poszczególne elementy musi zapewniać estetyczny wygląd, a sama makieta musi być spójna z całością koncepcji aranżacji przestrzeni. Każdy krok beneficjenta musi być zaakcentowany jakąś przestrzenną grafiką lub obrazkiem wyświetlonym na tablecie lub w inny ciekawy sposób wyeksponowana. Treści (tj. poszczególne kroki beneficjenta) w wersji tekstowej lub/i graficznej (nie będzie to jednak grafika obowiązująca do realizacji) będą przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego niezwłocznie po podpisaniu umowy. Wielkość makiety musi zapewniać jej czytelność oraz to, że będzie ona elementem przyciągającym uwagę uczestników 8FRM, wymiary- takie, które dopuszcza specyfika przestrzeni eventowej oraz aranżacji przestrzeni, które jednocześnie zapewnią tło dla 8 stolików eksperckich, a optymalne wymiary musi zaproponować Wykonawca na etapie projektowania i będą one podlegały akceptacji lub wnoszenia modyfikacji przez Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza podzielenie makiety na kilka elementów i ustawienie ich w 2-3 miejscach na Strefie MJWPU. Makieta będzie wykonana przez Wykonawcę zgodnie z jego projektem. Zamawiający zastrzega sobie prawo wnoszenia uwag i wnioskowania o zmiany w zaproponowanym projekcie makiety, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego. UWAGA: Po zakończeniu realizacji 8FRM Wykonawca w ciągu 2 dni roboczych dostarczy do siedziby Zamawiającego, ustawi/ zamontuje/ zainstaluje makietę w miejscu w skazanym przez Zamawiającego i przekaże ją na własność Zamawiającego. m. eko-ładowarka Eko-ładowarka do telefonów i laptopów. Biurko wyposażone w pedały. Wysiłek fizyczny zamieniamy na energię zasilającą urządzenie. Im szybciej się pedałuje, tym szybciej sprzęt się ładuje. Wykonawca zapewni stanowisko wyposażone w minimum dwa, a maksymalnie trzy miejsca siedzące. Strefy Platinum 3 (trzy) strefy Platinum 1. Powierzchnia: Każda Strefa Platinum będzie miała powierzchnię po 110m 2 (+/- 20 m 2 ). Strona 20 z 48

21 Ustalenie lokalizacji tych stref nastąpi na etapie projektowania przestrzeni. Gospodarzami tych stref będą strategiczni partnerzy 8FRM, dlatego usytuowanie tych przestrzeni musi być w miejscu gwarantującym możliwość wyeksponowania tych przestrzeni. 2. Wyposażenie Stref Platinum: a. sofy/narożniki modułowe Designerska sofa modułowa. Nowoczesny styl, obudowa boczków odstająca od obudowy siedziska. Możliwość konfiguracji poszczególnych modułów umożliwiająca ustawienie dowolnej długości sofy i narożnika. Ilość: elementy niezbędne do wykonania: 3 sztuki narożników dla min. 6, a max. 8 osób każdy, 3 sztuki sof każda dla min. 3, a max. 4 osób. Konstrukcja: polietylen Wykończenie : eko skóra Przybliżone wymiary pojedynczego elementu: (+/- 5 cm): 115 cm x 105 cm x 75 cm Kolor: biały lub/ i czarny (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni) b. stoliki kawowe Stoliki odpowiadające stylem powyższym sofom modułowym. Nowoczesny, designerski styl. Stolik w kształcie prostokątnym, tworzący wrażenie pochylenia. Ilość: 6 szt. Konstrukcja: Polietylen Wymiary (+/- 5 cm): 105 cm x 55 cm x 30 cm Kolor: biały lub/ i czarny (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni) c. stoły okrągłe Strona 21 z 48

22 Okrągły stół z lakierowanym, jednolitym blatem MDF (bez łączeń). Noga przestrzenna z metalowych elementów, trwale ze sobą połączonych w sposób imitujący pajęczynę. Na środku stołu (wewnątrz przestrzennej nogi stołu) otwór o średnicy min. 30 cm na flakon / wazon na bukiet z goździków. Ilość: 3 szt. Kolor: czarny Wysokość (+/- 2 cm): 75 cm Średnica blatu: min. 230 cm, max. 250 cm d. krzesła Designerskie krzesła eventowe, składane kopertowo. Ilość: 48 szt., w tym: 36 szt. w kolorze czarnym, 12 szt. w kolorze białym Materiał: polipropylen Kolory: czarny i biały Wymiary (+/-5 cm): 65x85 cm (szer./wys.) e. pufy Pufy z wysoko wytrzymałego materiału Ilość: minimalnie 50 szt. Wymiar (+/- 5 cm): 45 x 45 x 45 cm, Kolory: biały lub/i czarny (ilość w poszczególnych kolorach zostanie ustalona na etapie projektowania aranżacji przestrzeni) f. kolumny Led Strona 22 z 48

23 Ilość: 30 szt., w tym: 100 cm (+/- 5 cm) - 15 szt., 120 cm (+/- 5 cm) - 15 szt. Materiał: Plexi Kolor: konstrukcja: biały, podśw. LED: minimum 10 kolorów Wymiary (+/- 5 cm): podstawa: 40x40 cm, wysokość: 100 cm i 120 cm g. stoliki Stolik w kształcie łuku, mostka z aluminiowej blachy ryflowanej. Zamawiający dopuszcza wykorzystanie nowych, nieużywanych błotników ryflowanych z blachy aluminiowej do wywrotek/ samochodów ciężarowych. Ilość: 3 szt. Wymiary (+/- 5 cm): wysokość 70 cm, szerokość 65 cm, długość powierzchni płaskiej blatu 145 cm. h. sztaluga Ilość: 3 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 85 x 90 x 190 cm Materiał: stal szlifowana Kolor: stalowy i. tablica magnetyczna Szklana tablica o cechach magnetycznych oraz suchościeralnych. Tablica do zamontowania na ww. sztaludze. Wraz z każdą tablicą Wykonawcaa dostarczy odpowiednie mazaki, gąbkę / ściereczkę do wycierania oraz minimum 40 jednakowych magnesów. Ilość: 3 szt. Wymiary (+/- 3 cm): 90 x 45 x 1,5 cm Materiał: bezpieczne szkło hartowane z wysokim połyskiem Kolor: szary lub grafitowy Strona 23 z 48

24 Strefy Gold 3 (trzy) strefy Gold: 1. Powierzchnia: Każda Strefa Gold będzie miała powierzchnię po ok. 70 m 2 (+/- 20 m 2 ) Ustalenie lokalizacji tych stref nastąpi na etapie projektowania przestrzeni. 2. Wyposażenie Stref Gold: a. sofy Wygodne i komfortowe sofy eventowe. Ilość: 6 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały Wymiary (+/- 10 cm): 180 x 90 x 70 cm b. stoliki kawowe Stoliki kawowe o konstrukcji wykorzystującej formę sześcianu. Ilość: 6 szt. Materiał: konstrukcja stalowa, blat HPL Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 60 x 60 x 40 cm c. pufy duże Puf o prostej i eleganckiej formie. Ilość: 6 szt. Wymiary (+/- 5cm): 90 x 90 x 40 cm Strona 24 z 48

25 Materiał: ekoskóra Kolor: czarny d. pufy małe Pufy z wysoko wytrzymałego materiału Ilość: minimalnie 30 szt. Wymiar (+/- 5 cm): 45 x 45 x 45 cm, Kolory: biały lub/i czarny (ilość w poszczególnych kolorach zostanie ustalona na etapie projektowania aranżacji przestrzeni) e. stolik koktajlowy Stoli koktajlowy o ażurowej budowie. Ilość: 18 szt., w tym: o wysokości 100 cm (+/- 5 cm)- 12 szt., o wysokości (+/- 5 cm) 120 cm- 6 szt. Materiał: metal Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm ): 40 x 40 x 100, 40 x 40 x 120 f. hokery Metalowe hokery bez oparcia, o prosty kształcie. Ilość: 12 szt. Materiał: metal Kolor: czarny i biały (do ustalenia na etapie projektowania aranżacji) Wymiary (+/- 5 cm): 40 x 40 x 75 cm Strona 25 z 48

26 g. stolik kawowy z trawą Ilość: 3 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 100 x 100 x 40 cm Materiał obudowy: MDF Materiał góra : sztuczna trawa Kolor: lakierowany biały h. sztuczne rośliny trawa w doniczce Ilość: minimum 15 szt. Materiał: roślina: tworzywo PET (politereftalan etylenowy), doniczka: tworzywo polietylenowe Wymiary (+/- 5 cm): długość: 30 cm, szerokość: 10 cm, wysokość: 40 cm Doniczka biała. Strefy Silver 5 (pięć) stref Silver: 1. Powierzchnia: Każda Strefa Silver będzie miała powierzchnię po 45 m 2 (+/- 10m 2 ). Ustalenie lokalizacji tych stref nastąpi na etapie projektowania przestrzeni. 2. Wyposażenie Stref Silver: a. sofy - moduły narożne Ilość: minimum 20 szt. (w tym minimalnie 10 szt. prawych i 10 szt. lewych) Podstawa wykonana z palety drewnianej pomalowanej na biało, miękkie siedzisko pokryte ekoskórą w kolorze białym. Wymiary (+/- 5 cm): 80x60x60 cm / siedzisko 39 cm Strona 26 z 48

27 b. pufy z palet z miękkim siedziskiem Podstawa wykonana z palety drewnianej pomalowanej na biało, miękkie siedzisko pokryte ekoskórą w kolorze białym. Ilość: minimum 10 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 80x60x40 cm / siedzisko 39 cm c. stoliki kawowe Podstawa wykonana z palety pomalowanej na biało, na górze blat - bezpieczne szkło hartowane. Ilość: minimum 15 szt. Wymiar (+/- 5 cm): 80x60x30 cm d. półki do ekspozycji Wykonana ze skrzynek drewnianych pomalowanych na biało Ilość: minimum 10 szt. Wymiar (+/- 5 cm): 85x85x30 cm e. beczki metalowe Wymiary: pojemność 200 l, wysokość (+/- 5 cm) 90 cm, szerokość (+/- 5 cm) 60 cm. Strona 27 z 48

28 Ilość: 10 szt. Kolor: zielone i czarne Beczki nowe, nieużywane, pomalowane na gładko, bez napisów, niepoobijane (niedopuszczalne beczki używane) f. deski heblowane Deski gładkie oszlifowane sosnowe, wykonane z najwyższej jakości suchego drewna sosnowego. Na konstrukcji z beczek zostaną położone deski, które utworzą lady do prezentacji produktów). Ilość: 10 szt. Wymiary: długość (+/- 5 cm) 200 cm, szerokość (+/- 3 cm) 30 cm, grubość drewna (+/- 1 cm) 3 cm g. hoker- typu rower Hoker na białej, metalowej ramie, z kołem i pedałami rowerowymi. Ilość: minimum 12 szt. Wysokość (+/- 5 cm): 90 cm h. hokery Ilość: 25 szt. Materiał: metal Kolor: czarny i biały (do ustalenia na etapie projektowania aranżacji) Wymiary (+/- 5 cm): 40 x 40 x 75 cm i. stolik kawowy z trawą Ilość: 5 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 100 x 100 x 40 cm materiał: MDF Strona 28 z 48

29 materiał góra : sztuczna trawa kolor: lakierowany biały j. podświetlane bary z palet Ilość: minimum 10 szt. Wymiary(+/- 5 cm):120 x 80 x 90 cm Podświetlenie: minimum 10 kolorów, minimum 3 stopnie intensywności światła, sterowanie pilotem materiał: drewno (palety) k. sztuczne rośliny trawa w doniczce Ilość: minimum 15 szt. Materiał: roślina: tworzywo PET (politereftalan etylenowy), doniczka: tworzywo polietylenowe Wymiary (+/- 5 cm) : długość: 28 cm, szerokość: 7 cm, wysokość: 43 cm Kolor donicy: biały. Strefy i przestrzenie inne, w tym ogólnodostępne: Foyer/ powierzchnie wspólne i komunikacyjne 1. Powierzchnia: Powierzchnia to 120 m 2 (+/- 30m 2 ) Jest to miejsce do rozmów w kuluarach, kameralnych spotkań. Musi posiadać miejsca do siedzenia, stoliki, gniazda do ładowania telefonu, czy podłączenia laptopa. 2. Wyposażenie Foyer a. siedziska 3 osobowe 3 osobowe designerskie siedzisko w nowoczesnym stylu. Ilość: 8 szt. Materiał: konstrukcja wysokiej jakości pianka, obicie tkanina. Strona 29 z 48

30 Wymiary (+/- 5 cm): 130 cm x 115 cm x 40 cm Kolor: biały i czarny (ilość w poszczególnych kolorach zostanie ustalona na etapie projektowania aranżacji przestrzeni) b. stolik koktajlowy Stolik z ażurową nogą w niesymetryczne dziury. Ilość: 5 szt. Kolor: czarno-biały Wymiary (+/- 5 cm): 105 cm x 90 cm c. hoker (do kompletu z opisanym powyżej stolikiem) Ażurowy zwór w niesymetryczne dziury. Ilość: 20 szt. Kolor: biało-czarny i biało-czerwony i biało-zielone (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni). Wymiary (+/- 5 cm): 70 cm x 40 cm d. ławka Ławka 2-osobowa z tworzywa sztucznego. Ilość: 10 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 140 x 60 x 80 cm (siedzisko 45 cm) kolory: biały, czarny, czerwony i zielony (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni). Strona 30 z 48

31 e. donice/ kubiki podświetlane Ilość: 25 szt. Materiał: polietylen PE Kolor: konstrukcja biały Wymiary (+/- 5 cm): 90cm (szerokość) x 35 cm (głębokość) x 60 cm (wysokość) Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 10 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 8 godzin, wysoka odporność na wodę. Planowane przeznaczenie: jako pojemniki na butelki z wodą o poj. 0,5 l dla uczestników 8FRM. Rejestracja uczestników: Rejestracja uczestników będzie zorganizowana na parterze, w pomieszczeniu na wprost wejścia do budynku dedykowanego uczestnikom wydarzenia. Rejestracja uczestników i szatnia będzie zaaranżowania w tym samym pomieszczeniu. 1. Wyposażenie rejestracji uczestników: a. lada recepcyjna podświetlana Podświetlana ledowo lada recepcyjna o gładkich ścianach z półką dla osób obsługujących recepcję oraz z szerokim blatem wydawniczym. Ilość: minimalnie 6 szt. (ilość umożliwiająca ustawienie minimalnie 10 stanowisk rejestracyjnych) Materiał: poliwęglan Wymiary (+/- 10 cm): 140 cm x 75 cm x 110 cm Kolor: biały b. lada recepcyjna podświetlana narożna Podświetlana ledowo lada recepcyjna narożna o gładkich ścianach z półką dla osób obsługujących recepcję oraz z szerokim blatem wydawniczym. Lada ma tworzyć spójną zabudowę z w/w ladami. Ilość: 4 szt. Materiał: poliwęglan Wymiary (+/- 10 cm): 90 cm x 70 cm x 110 cm, szer. frontu cm (po łuku) Strona 31 z 48

32 Kolor: biały 2. Wyposażenie techniczne: System komunikacyjny/obsługa technologiczna a. rejestracja na wydarzenie: potwierdzenie zapisania się na wydarzenie jako prelegent/uczestnik; b. komunikacja przed wydarzeniem informacje o zmianach w agendzie, o partnerach wydarzenia; c. rejestracja na debaty/networking: potwierdzenie zapisania się na debatę jako prelegent/ słuchacz; d. przypomnienie SMS lub/i o godzinie zbliżającej się debaty, na którą uczestnik wydarzenia się zarejestrował; e. komunikacja w trakcie wydarzenia - informacja o losowaniu nagród z ciasteczek, itp.; f. komunikacja po wydarzeniu. Punkt rejestracji: a. odbiór spersonalizowanej karty NFC (identyfikatora wydarzenia); b. terminale do zameldowania się na wydarzeniu. Przy pobraniu identyfikatorów goście wirtualnie poprzez terminal lub inne urządzenie obsługiwane przez Hostessy odznaczają się jako uczestnik wydarzenia. Otrzymują powitalny SMS lub mail (w zależności jaka opcja kontaktu była zaznaczona przy rejestracji) z linkiem do strony www wydarzenia. Wykonawca dodatkowo zapewni: a. terminale do wymiany materiałów informacyjnych (18 szt.); b. terminale do wymiany wizytówek (18 szt.). Dodatkowe funkcje systemu rejestracji: 1. elektroniczna lista gości; 2. informacja o frekwencji; Szatnia: Szatnia będzie zorganizowana na parterze, w pomieszczeniu na wprost wejścia do budynku dedykowanego uczestnikom wydarzenia. Szatnia i rejestracja uczestników będzie zaaranżowania w tym samym pomieszczeniu. UWAGA: Poza opisaną szatnią do obsługi będzie w pełni wyposażona szatnia, która jest szatnią stanowiącą integralną część wynajętej przez Zamawiającego powierzchni. Wykonawca zapewnia obsługę osobową na obie szatnie. 1. Wyposażenie szatni konieczne do zapewnienia przez Wykonawcę: a. lada recepcyjna podświetlana Podświetlana ledowo lada recepcyjna o gładkich ścianach z półką dla osób obsługujących recepcję oraz z szerokim blatem wydawniczym. Strona 32 z 48

33 Ilość: minimum 6 szt. Materiał: poliwęglan Wymiary (+/- 10 cm): 140 cm x 70 cm x 110 cm Kolor: biały b. lada recepcyjna podświetlana- narożna Podświetlana ledowo lada recepcyjna narożna o gładkich ścianach z półką dla osób obsługujących recepcję oraz z szerokim blatem wydawniczym. Lada ma tworzyć spójną zabudowę z w/w ladami. Ilość: minimalnie 4 szt. Materiał: poliwęglan Wymiary (+/- 10 cm): 90 cm x 70 cm x 110 cm, szer. frontu cm (po łuku) Kolor: biały Punkt ratownika medycznego Wykonawca na zapewnionej przez Zamawiającego przestrzeni, w miejscu ogólnodostępnym wygospodaruje, wyposaży oraz oznaczy miejsce dla ratownika medycznego. Musi to być miejsce ogólnodostępne, dobrze oraz czytelnie oznakowane (np. baner), zapewniające komfort osobom korzystającym z pomocy medycznej (przesłonięte, odgrodzone). Za propozycję ulokowania punktu medycznego oraz sposób jego wyposażenia, aranżacji i oznakowania odpowiada Wykonawca. III. Podział wizualny, elementy oznakowania przestrzeni Pomimo dość spójnej zabudowy i użycia podobnych mebli każdej z podstref należy przewidzieć możliwość takiego zaaranżowania poszczególnych podstref, aby były łatwe do odróżnienia jako wyróżniki mogą służyć akcenty kolorystyczne, oświetlenie, różne wzory wybranych elementów zabudowy i wyposażenia itp. 1. Kratownice aluminiowe a. poszczególne podstrefy powinny być oddzielone elementami zabudowy dwustronnej z wykorzystaniem systemu kratownic aluminiowych z wypełnieniem z przezroczystych paneli plexi wysokość zabudowy 2,5 m (+/- 20 cm); Strona 33 z 48

34 b. minimum 10 instalacji, każda o długości minimum 2 m (podzielona kolumnami rozłożonymi co około 2 m); c. minimum 2 instalacje, każda o długości minimum 5 m (podzielona kolumnami rozłożonymi co około 2,5 m); d. każde 2-2,5 -metrowe okienko wypełnione planelem/panelami z plexi o wysokości minimum 2 m; e. łączna długość konstrukcji: kratownice + panele ma wynosić ok. 30 m; f. panele z plexi muszą być wyklejone jednostronnie naklejkami z folii przezroczystej i nieprzezroczystej (projekty muszą zostać wykonane przez Wykonawcę i przekazane do akceptacji lub zgłoszenia wymaganych modyfikacji przez Zamawiającego), a od spodu i/lub od góry podświetlone listwami ledowymi (według projektu aranżacji przestrzeni złożonego w ramach oferty). Wykonawca w ramach zamówienia zapewni odpowiednie listwy ledowe emitujące światło o różnej kolorystyce. Listwy ledowe muszą być zapewnione w ilości zabezpieczającej podświetlenie wszystkich płyt plexi na konstrukcjach z kratownic Roll- upy Wykonawca zaprojektuje i dostarczy 4 szt. roll- upów dwustronnych, każdy o wymiarach (+/- 5 cm) szerokość: 150 cm x wysokość: 200 cm. Z zabezpieczeniem wydruku laminatem płynnym (satyna). Roll-up składa się z kasety z systemem rolującym, listwy zaciskowej, masztu oraz wydruku. Rozkładany maszt trójdzielny zapewnia odpowiednie napięcie wydruku. Dzięki systemowi rolującemu, urządzenie po złożeniu nie zajmuje dużo miejsca, a schowany wydruk nie jest narażony na zniszczenia. Każdy roll-up musi być zapakowany w oddzielny, specjalnie dla niego zaprojektowany pokrowiec, wykonany z mocnego, nie drącego się materiału. Pokrowiec wyposażony w uchwyty - dzięki którym można wygodnie przenosić spakowane urządzenie. Dodatkowo jedna ze stron pokrowca posiada małą, przezroczystą kieszonkę, gdzie można umieścić wydrukowany mini projekt, logo lub po prostu nazwę zawartości. Pisemna gwarancja na minimum 24 miesiące. Przykłady graficzne (nie stanowią obligatoryjnego wzoru): 3. Ścianki/ wymienne nośniki reklamowe do posiadanych przez Zamawiającego elementów wystawienniczych Wykonawca w ramach zamówienia jest zobowiązany do zaprojektowania, produkcji i dostawy drukowanych tkanin z grafikami do elementów wystawienniczych posiadanych przez Zamawiającego. Zamawiający posiada: 8 szt. wolno-stojących dwustronnych kasetonów podświetlanych diodami LED, o wymiarach 600 x 200 cm, materiał: aluminium (stelaż), tkanina poliestrowa. Strona 34 z 48

35 Przedmiotem zamówienia jest 8 szt. nośników reklamowych na wyżej wymienione kasetony zadrukowane w procesie sublimacji na tkaninie poliestrowej, kalandrowanej obszyte gumką, która po wciśnięciu w dopasowaną szczelinę w ramie kasetonu powoduje, że tkanina dobrze opina ramę i czytelnie oraz estetycznie prezentuje treść reklamową. UWAGA: Każdy z Wykonawców zainteresowany realizacją zamówienia, ma możliwość oględzin oraz dokonania pomiarów posiadanych przez Zamawiającego stelaży celem rzetelnego przygotowania oferty. Stelaże są dostępne do wglądu w siedzibie Zamawiającego, a dokonanie oględzin możliwe jest po wcześniejszym umówieniu terminu i godziny z zastrzeżeniem, że siedziba Zamawiającego czynna jest w dni powszednie (poniedziałek-piątek) z wyłączeniem świat i dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 8:00-16:00. Ilość: Wykonawca wykona 8 szt. nośników. Projekt: W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania 8 różnych projektów graficznych zgodnie z wymaganiami i sugestiami Zamawiającego. Produkcja może się rozpocząć po uzyskaniu przez Wykonawcę ostatecznej akceptacji projektów. Grafika: zadruk sublimacyjny 4+4 (CMYK) pozwalający na wykonanie nadruków wielokolorowych, nadrukowanie zdjęć i grafik z przejściami tonalnymi. Tkanina: poliester kalandrowany obszyty gumką. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Instrukcję dotyczącą montażu, warunków przechowywania oraz czyszczenia/ pielęgnacji, pisemną gwarancję na minimum 24 miesiące. Każdy nośnik reklamowy pakowany oddzielnie w woreczek z tkaniny zapinany na suwak. 4. Ścianki wystawiennicze Wykonawca w ramach zamówienia jest zobowiązany do zaprojektowania, produkcji oraz dostawy 2 ścianek wystawienniczych o wymiarach (+/- 20 cm) szerokość 500 cm, wysokość (+-/ 10 cm) 210 cm. Ścianka posiadająca system umożliwiający dowolną konfigurację o różnych kształtach i wymiarach. Ścianka składająca się z 4 paneli głównych i 3 paneli łączeniowych. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Instrukcję dotyczącą montażu, warunków przechowywania oraz czyszczenia/ pielęgnacji, pisemną gwarancję na minimum 24 miesiące. Przykłady graficzne (nie stanowią obligatoryjnego wzoru): UWAGA: Po zakończeniu realizacji 8FRM Wykonawca w ciągu 2 dni roboczych dostarczy ścienki do siedziby Zamawiającego i przekaże je na własność Zamawiającego. 5. Stojaki (potykacze) do zamontowania tabliczek informacyjnych w formacie A4 minimum 20 szt., wysokość minimum 120, maksimum 140 cm. Strona 35 z 48

36 Przykłady graficzne (nie stanowią obligatoryjnego wzoru): 6. Kordony eventowe stojaki wraz z taśmami/sznurami w ilości pozwalającej na stworzenie kordonu o łącznej długości około 50 m (do rozstawienia w 2-3 miejscach), wysokość około 95 cm (+/- 5 cm), rozstaw słupków co około 150 cm (+/- 10 cm). Przykłady graficzne (nie stanowią obligatoryjnego wzoru): 7. Naklejki do naklejenia na podłodze, inne materiały Projekt i produkcja: kolorowe, okrągłe naklejki (naklejki z nadrukiem wg projektu Wykonawcy) do oznaczenia szklaków komunikacyjnych. Wielkość naklejek średnica minimum 15 cm, a maksimum 20 cm, ilość: minimum 550 szt., full kolor. Naklejka po odklejeniu nie może zostawiać śladu na podłodze. Projekt naklejki do przygotowania przez Wykonawcę zgodnie z zaleceniami i uwagami Zamawiającego. Wykonawca będzie odpowiedzialny za naklejenie naklejek (podczas montażu) w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym, a po zakończeniu do ich odklejenia. 8. Baner wewnętrzny 3 szt. (winyl) branding 8FRM wewnątrz obiektu: zaprojektowanie, produkcja i wywieszenie banneru znajdującego się na ścianie znajdującej się na wprost wejścia do sali recepcyjnej, o wymiarach minimum 6 x 2-2,5 m (sposób zamocowania w porozumieniu z Zarządcą obiektu). 9. Baner zewnętrzny 1 szt. (winyl) branding 8FRM na zewnątrz obiektu: zaprojektowanie, produkcja i wywieszenie w przeddzień imprezy (wywieszenie wiąże się z pracami alpinistycznymi do ustalenia z Zarządem obiektu), banneru wejściowego o rozmiarach dostosowanych do obiektu (w porozumieniu z Zarządcą obiektu). IV. Elementy wyposażenia technicznego UWAGA: Poniższe opisy zawierają wymagane wyposażenie techniczne na przestrzenie inne niż sceny i rejestracja uczestników opisane powyżej. Wyposażenie techniczne scen i rejestracji uczestników oraz stref jest opisana w rozdziałach I Scena (Scena główna), II Scena oraz Rejestracja uczestników oraz przy poszczególnych strefach. W celu realizacji całości usługi wykonawca zapewni dodatkowo wyposażenie techniczne w postaci: Strona 36 z 48

37 1. Sprzętu oraz obsługi osobowej niezbędnej do realizacji streamingu, tj. do zadań wykonawcy należało będzie: a. zawieszenie na stronach oraz tzw. odtwarzacza oraz przeprowadzenia na żywo transmisji minimalnie 12 godzin transmisji (streamingu), maksymalnie 20 godzin transmisji (streaming) z debat odbywających się w Studio I oraz Studio II oraz transmisja z otwarcia oraz zamknięcia wydarzenia, które będą realizowane na scenie; b. przeprowadzenie transmisji na żywo wszystkich wystąpień na ekrany w sali transmisji; c. zapewnienie infrastruktury niezbędnej do realizacji zadania, dostępu do łącza Internetowego o odpowiednich parametrach oraz mikrofonów, serwera, czyli wszystkich elementów niezbędnych do przeprowadzenia transmisji na żywo w jakości HD; d. emisja materiałów o charakterze informacyjnym podczas przerw wynikających z programu każdego wydarzenia; e. emisja podpisów edytowanych podczas transmisji on-line, wyświetlanych bezpośrednio na pasku podczas transmisji (np. nazwisko, funkcja mówcy, temat prelekcji, nazwa wydarzenia, logotyp, itd.); f. zapewnienie niezbędnej infrastruktury, oprogramowania, nagłośnienia i obsługi do przeprowadzenia transmisji (z możliwością odtwarzania nagrań audio i video); g. zapewnienie łącznie minimum 8 kamer, z czego w Studiu I minimum 4 kamery (3 stacjonarne, 1 mobilna), w Studiu II minimum 2 kamery (1 stacjonarna i 1 mobilna), przy scenie minimum 2 kamery (1 stacjonarna i 1 mobilna); h. dostęp w bieżący podgląd do rejestrów określających liczbę korzystających z internetowej formy uczestnictwa w wydarzeniu oraz średniej czasu każdego logowania na stronach wydarzenia (liczba IP, wraz ze średnimi np. max ilość wejść); i. opracowanie i przekazania raportu ze zgromadzonymi danymi statystycznymi z każdego dnia wydarzenia; j. dostarczenie zapisów materiałów z każdego dnia wydarzenia w jakości HD w celu ich dalszej publikacji w Internecie (na nośniku np. CD, pendrive). k. wydelegowanie niezbędnej liczby wykwalifikowanych osób do obsługi transmisji i zapewnienie bieżącej obsługi oraz stanowisk reżyserskich (np. operatorzy kamer, informatyk, dźwiękowiec); l. zapewnienie nieprzerwanej i bezawaryjnej pracy urządzeń podczas każdego dnia wydarzenia. m. dostarczenie Zamawiającemu kopii wszystkich materiałów i raportów wykonanych w ramach danego wydarzenia; UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do zarządzenia prowadzenia transmisji z kilkuminutowym opóźnieniem, jeżeli będzie leżało to w interesie zamawiającego. Wykonawca nie może sam podjąć decyzji o opóźnieniu transmisji bez zgody lub wniosku zamawiającego telewizory o przekątnej minimum 80 cali z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG lub więcej, do wykorzystania na Strefie Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych oraz na trzech Strefach Platinum telewizory o przekątnej minimum 60 cali z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG lub więcej, do wykorzystania w trzech Strefach Gold 4. 5 telewizorów o przekątnej minimum 50 cali z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG lub więcej, do wykorzystania w pięciu Strefach Silver telewizory lub monitory o przekątnej minimum 32 cale maksymalnie 42 calez podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG, do wykorzystania na scenie w Studiach debat. 6. Laptopy do wykorzystania na potrzeby Zamawiającego: a. ilość minimalna: 4 szt. b. wymagania minimalne: procesor wielordzeniowy osiągający w teście wydajności PassMark wynik nie gorszy niż 3388 punktów, według wyników ze strony RAM min. 2gb DDR3, Ekran min. 15, klawiatura QWERTY PL, pojemność baterii min. 4800mAh, min 2x port USB 2.0 Strona 37 z 48

38 lub wyższy, w zestawie z ładowarką i myszką optyczną, system operacyjny umożliwiający uruchomienie pakietu aplikacji biurowych, w tym minimalnie program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych i do tworzenia oraz obróbki tekstów, program do wyświetlania prezentacji multimedialnych wyświetlanych w formie slajdów, oraz plików PDF tabletów o przekątnej 9,7, minimum 2048 x 1536 pikseli z dostępnemu do Internetu (Wykonawca zapewnia i gwarantuje niezawodność łącza Wi-Fi ). Tablety będą wykorzystywane do stolików eksperckich na strefie MJWPU. 8. Drukarki laserowe do wykorzystania na potrzeby Zamawiającego: a. ilość minimalna: 1 szt. b. format druku A4, podajnik papieru na min. 150 arkuszy, szybkość druku w czerni min. 20 str./min. 9. Infokiosk (ilość minimum 4 szt.) z aplikacja posiadającą narzędzie nawigacyjne: a. komputer PC/laptop; b. ekran dotykowy minimum 46 c. Aplikacja: system zoptymalizowany dla dużych ekranów dotykowych o rozdzielczości od 1920x1080; automatyczne wyznaczanie trasy do wybranego punktu; wyszukiwarka (po nazwie, logotypie); wyświetlanie informacji o Organizatorze oraz Partnerach wydarzenia. UWAGA: Wykonawca będzie w posiadaniu zapasowych materiałów eksploatacyjnych (w szczególności tonery, pojemniki na zużyty toner), których to zużycie uniemożliwi sprawną pracę urządzenia, oraz osobę odpowiedzialną za wymianę powyższych materiałów eksploatacyjnych. Zakładana maksymalna liczba wydruków w czasie całego wydarzenia 1000 szt. UWAGA: Wykonawca jest również zobligowany do zapewnienia wszystkich innych elementów technicznych, które zostały wymienione w opisach poszczególnych stref i przestrzeni, a nie zostały wymienione w powyższym zestawieniu. UWAGA: Opisane powyżej elementy wyposażenia technicznego mogą być wykorzystane w innych miejscach, czy na innych przestrzeniach w ramach realizacji 8FRM. Opisane powyżej lokalizacje poszczególnych elementów są jedynie sugerowane. V. Personel (osoby i wymagania) 1. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia personelu: a. Event manager osoba odpowiedzialna za realizację umowy, zarówno na etapie przygotowania, jak i realizacji 8FRM. Do jej zadań będzie należał stały kontakt z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie kompleksowej organizacji i realizacji umowy, koordynowanie prac i działań leżących po stronie Wykonawcy oraz raportowanie ich Zamawiającemu. Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu w ofercie osobę do pełnienia funkcji Event managera. Zamawiający wpisze tę osobę do umowy, jako osobę do kontaktów wyznaczoną ze strony Wykonawcy. Wskazana osoba posiada doświadczenie w koordynowaniu o charakterze zgodnym z przedmiotem zamówienia, tj. o charakterze konferencyjno-wystawienniczym, przy czym: każda wskazana osoba koordynowała co najmniej 2 wydarzenia, o ww. charakterze; wartość każdego wydarzenia wynosiła co najmniej ,00 zł brutto; w każdym z wydarzeń uczestniczyło co najmniej 1200 osób. Strona 38 z 48

39 b. Zastępca Event managera odpowiedzialny za realizację umowy, zarówno na etapie przygotowania, jak i realizacji 8FRM. Do jego zadań będzie należał stały kontakt z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie kompleksowej organizacji i realizacji umowy, koordynowanie prac i działań leżących po stronie Wykonawcy oraz raportowanie ich Zamawiającemu. Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu w ofercie osobę do pełnienia funkcji zastępcy Event managera. Zamawiający wpisze tę osobę do umowy, jako osobę do kontaktów wyznaczoną ze strony Wykonawcy. Wskazana osoba posiada doświadczenie w koordynowaniu o charakterze zgodnym z przedmiotem zamówienia, tj. o charakterze konferencyjno-wystawienniczym, przy czym: każda wskazana osoba koordynowała co najmniej 1 wydarzenie, o ww. charakterze; wartość każdego wydarzenia wynosiła co najmniej 50000,00 zł brutto; w każdym z wydarzeń uczestniczyło co najmniej 1000 osób. c. Moderatorzy konferencji 2 osoby, które poprowadzą wydarzenie zgodnie ze scenariuszem (obie osoby będą moderować działania przez oba dni 8FRM). Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu co najmniej cztery kandydatury prowadzących n, spośród których Zamawiający wybierze 2 osoby do realizacji zadania. Każda z zaproponowanych osób musi posiadać udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu minimum 2 imprez, z których każda dedykowana była dla min osób. Wymagania, które powinien spełniać moderator: osoba z doświadczeniem w pracy dziennikarskiej lub estradowej; posiadanie wiedzy i doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/seminariów/konferencji/spotkań zgodnych z przedmiotem zamówienia Specjalista w prowadzeniu konferencji, kongresów, gali dla szerokiej publiczności, dla min uczestników; bardzo dobra znajomość języka angielskiego (konferencja będzie prowadzona w częściach także po angielsku); doświadczenie biznesowe rozszerzona wiedza z zakresu biznesu, gospodarki; rozpoznawalność udział w roli prowadzącego, gospodarza w popularnych formatach telewizyjnych i radiowych. Formaty telewizyjne o wysokiej oglądalności, na antenie telewizji o zasięgu ogólnopolskim. dziennikarze- gospodarze telewizji śniadaniowej, lub/i prowadzący popularne programy, typu talent show, emitowane nie później niż w ciągu ostatnich dwóch lat (czterech ramówek); posiadane doświadczenie we współpracy z osobami publicznymi, członkami zarządów, dyrektorów i kluczowych menedżerów firm i instytucji. Obowiązki moderatora: przygotowanie scenariusza imprezy (współpraca z Zamawiającym w zakresie merytorycznego przygotowania scenariusza wydarzenia, w oparciu o program dostarczony przez Zamawiającego). Skontaktowanie się z prelegentami biorącymi udział w panelach, przed wyznaczonym terminem 8FRM oraz zaplanowanie wraz z nimi przebiegu całości panelu. pełnienie funkcji moderatora podczas dwudniowego wydarzenia w godzinach dbanie o utrzymanie dynamiki dyskusji i dyscypliny czasowej wśród prelegentów występujących w panelu. przygotowanie treści i formy do części otwierającej, rozpoczynającej 8FRM, prowadzenie i czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia, puentowanie wypowiedzi zaproszonych prelegentów, podsumowanie i przedstawienie wniosków końcowych. d. Eksperci Zamawiający planuje przeprowadzenie w ciągu dwóch dni 8FRM minimum 6, a maksymalnie 9 debat w dziedzinie ekonomii lub/i gospodarki lub/i funduszy unijnych. Wykonawca zapewni 4 ekspertów do wybranych debat. Ekspertem może być osoba opiniotwórcza, lider opinii, niezależny publicysta, a w przypadku przedsiębiorstw prywatnych osoby z najwyższej kadry zarządzającej. Wykonawca zaproponuje osoby, które w przeciągu ostatnich 12 miesięcy publicznie zabierały głos w dyskusjach jako ekspert. Zadaniem eksperta będzie przygotowanie artykułu w temacie wybranej debaty (minimum maksymalnie znaków ze spacjami), który zostanie wykorzystany na stronie www wydarzenia oraz w komunikacji z potencjalnymi uczestnikami przed wydarzeniem. Debaty będą dotyczyły zagadnień związanych z obszarem współpracy w ramach partnerstwa publiczno- prywatnego, współpracy różnych instytucji, partnerstwa i inicjatyw hybrydowych, Strona 39 z 48

40 wdrażania projektów i programów unijnych, rozwoju w odniesieniu do B+R, w zakresie tematyki bieżących trendów i innowacji w sektorze publicznym i prywatnym, transferu technologii itp. Tematy debat dostępne są na stronie www wydarzenia, Artykuły dot. wybranych debat zostaną przekazane Wykonawcy do 10 dni roboczych po podpisaniu umowy e. Tłumacz migowy: minimum 2 osoby (chyba że Wykonawca uzna za konieczne zapewnienie większej ilości osób), które będą odpowiedzialne za symultaniczne tłumaczenie migowe rozpoczęcia wydarzenia, uroczystego zakończenia oraz wszystkich debat odbywających się w dwóch studiach. Tłumacze będą również zamieszczeni w filmach steamingowych. f. Tłumacz symultaniczny języka angielskiego: 2 osoby z wykształceniem dokumentującym znajomość języka angielskiego na poziomie C2 (zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego lub certyfikat równoważny, tj. certyfikat potwierdzający, że wskazana osoba posługuje się biegle językiem angielskim w mowie i w piśmie, wydany przez podmiot uprawniony do wydawania certyfikatów potwierdzających zdolności językowe), umiejętność operowania adekwatną terminologią specjalistyczną i umiejętność konstruowania adekwatnych tekstów specjalistycznych, umiejętność artykulacyjnej prezentacji tworzonego tekstu, umiejętność tłumaczenia pisanego tekstu na ustny tekst docelowy, podzielność uwagi zadaniowej (wielozadaniowość) oraz kreatywnego rozwijania tekstów z pojęć kompleksowych i transformacji wyrażeń językowych- parafrazowanie. Konieczna umiejętność pracy w kabinie do tłumaczeń: wiedza o technicznym funkcjonowaniu sprzętu technicznego (kabina tłumaczy w otoczeniu multimedialnym zewnętrzny rzutnik multimedialny), sprawne i skuteczne posługiwanie się sprzętem technicznym (mikrofony, słuchawki, pulpit sterowniczy). Wymagane doświadczenie minimalne: prowadzenie tłumaczeń symultanicznych podczas wydarzeń o charakterze konferencyjnym, szkoleniowym, seminaryjnym podczas minimum 5 imprez (w tym minimum 2 o tematyce funduszy europejskich), z których każde dedykowane było dla minimum 300 osób. Czas pracy tłumacza podczas każdego z dwóch dni 8FRM przewidziany jest od godz. 9:00 do 16:00, czyli w ciągu jednego dnia wyniesie 7 godzin. g. Obsługa techniczna: Wykonawca ma obowiązek zapewnić minimalnie 6 osób/ techników do obsługi technicznej. Do zadań tych osób będzie należało przede wszystkim wyświetlanie prezentacji/ grafik/ filmów zgodnie z kolejnością wystąpień, scenariuszem i harmonogramem wydarzenia, reżyserka dźwięk, wizja, oświetlenie itd.; skonfigurowanie wszystkich połączeń, dbanie o ciągłość działania i sprawność wszystkich elementów wyposażenia technicznego w tym usuwanie ewentualnych awarii oraz, czuwanie nad prawidłowym działaniem sprzętu, niezwłoczne usuwanie wszelkich awarii i usterek itp. h. Obsługa rejestracji: minimum 12 osób (w tym jedna wyznaczona przez Wykonawcę jako koordynator recepcji) i szatni: minimum 8 osób. Osoby odpowiedzialne za rejestrację uczestników (i obsługę szatni) muszą cechować się wysoką kulturą osobistą, chęcią pomocy i zaangażowaniem w powierzone zadania. Muszą być ubrane w schludne, jednolite, stroje w stonowanych kolorach. Muszą być obecne na stanowisku pracy min. 60 minut przed ustaloną godziną rozpoczęcia rejestracji uczestników. Do ich zadań będzie należała rejestracja uczestników, wydawanie identyfikatorów lub/ i pakietów konferencyjnych itp. oraz kierowanie do dalszej części obiektu, tj. wskazywanie drogi do szatni, na przestrzeń w której będzie odbywało się wydarzenie. i. Koordynatorzy stref minimum 3 osoby. Osoby odpowiedzialne za koordynowanie prac wszystkich osób przewidzianych do realizowanych w ramach danej strefy. Osoby odpowiedzialne za koordynowanie strefami powinny cechować się wysoką kulturą osobistą, bardzo dobrą organizacją pracy, kreatywnością, zaangażowaniem w powierzone mu zadania, umiejętnością pracy w zespole oraz pod presją czasu. j. Koordynatorzy studiów debat minimum 2 osoby- każda odpowiedzialna za jedną scenę. Osoby odpowiedzialne za koordynowanie aktywności w studiach, grupujące uczestników poszczególnych debat oraz słuchaczy/ publiczności w okolicy sceny celem zapewnienia punktualnej realizacji debat, czuwanie nad zmianami w programie debat i wystąpień, stały kontakt z przedstawicielem Zamawiającego w zakresie wszelkich aktywności w studiach. Strona 40 z 48

41 k. Koordynator sceny i Strefy netwokringu minimum 1 osoba odpowiedzialna za koordynowanie aktywności na scenie oraz na Strefie networkingu w tym przearanżowania przestrzeni po uroczystym otwarciu i przez oficjalnym zamknięciem 8FRM, a także do czuwania nad punktualną realizacją poszczególnych paneli networkingowych. l. Animatorzy minimum 3 osoby do prowadzenia quizu, rozdawania gadżetów wylosowanych w ciasteczkach z wróżbą oraz prowadzenia interaktywnej gry. Osoby te muszą być zaangażowane w prowadzone działania, otwarte na szybkie nawiązywanie kontaktu i relacji z uczestnikami 8FRM, śmiało angażować uczestników w swoje działania przedstawiając korzyści z udziału w zabawie, zachęcać do korzystania z innych gier i atrakcji zapewnionych przez MJWPU (znać pozostałe atrakcje, pulę nagród i zasady). Muszą to być doświadczeni animatorzy, z których każdy prowadził/ animował atrakcje/ wydarzenia dla osób dorosłych na minimum 2 imprezach, z których każda była dedykowana dla minimum 500 osób. m. Stewardzi/hostessy minimum 10 osób. Osoby odpowiedzialne za kierowanie ruchem uczestników w obiekcie, na wjeździe do obiektu oraz na parkingu. Osoby te muszą cechować się chęcią pomocy i zaangażowaniem w powierzone zadania. Muszą być ubrane w schludne, jednolite, stroje w stonowanych kolorach. Muszą być obecne na stanowisku pracy minimum 60 minut przed ustaloną godziną rozpoczęcia rejestracji uczestników. Wymagane niezwłoczne przedstawienie co najmniej 4 osób, spośród których Zamawiający wybierze dwie do pełnienia tej funkcji. n. Serwis sprzątający minimum 2 osoby. Te osoby będą odpowiedzialne za stały nadzór nad porządkiem i czystością oraz za sprzątanie całości powierzchni, na której będą realizowane działania związane z konferencją, a przede wszystkim korytarzach, przestrzeniach w poszczególnych stref oraz salach VIP. Toalety oraz ciągi komunikacyjne będą sprzątane przez osoby zapewnione przez zarządcę obiektu i będą realizowane niezależnie od tej umowy. W ramach tego zadania Wykonawca musi zaopatrzyć osoby sprzątające w niezbędne narzędzia, środki czystości i worki na śmieci. o. Ratownik medyczny z uprawnieniami do pełnienia wyznaczonej funkcji, który/a musi posiadać co najmniej 2 letnie doświadczenie w zakresie ratownictwa medycznego i/lub opiece medycznej nad ludźmi. Wymagane jest, aby obsługa medyczna stale była obecna w wyznaczonym i oznakowanym punkcie tzw. punkcie medycznym oraz posiadała zestaw do udzielania pierwszej pomocy (torba medyczna z wyposażeniem), tak aby w razie potrzeby możliwe było szybkie udzielenie koniecznej pomocy. p. Ochrona minimum 4 osoby. Zapewnienie obsługi profesjonalnej firmy, tj. posiadającej wszelkie niezbędne zezwolenia na prowadzenie takiej działalności. Osoby zapewnione przez firmę zadbają o bezpieczeństwo i skutecznie ograniczą dostęp do powierzchni przeznaczonej na realizację wydarzenia osobom nie związanym z jej realizacją (charakter imprezy zamkniętej), a w przypadku pojawienia się takiej konieczności osoby te będą również zaangażowane do pomocy w innych wskazanych przez Zamawiającego czynnościach/ zadaniach. Osoby pełniące zadania ochroniarskie musza być jednolicie ubrane, posiadać plakietki/ oznaczenia ochrona i posiadać sprzęt umożliwiający łączność. Ilość osób musi być dostosowana do wielkości i charakteru wydarzenia oraz do powierzchni, na której realizowana będzie usługa- liczba osób świadczących usługę ochrony podlega akceptacji Zamawiającego. UWAGA: każda z osób dedykowana do realizacji wydarzenia może pełnić tylko jedną funkcję spośród wyżej wymienionych. UWAGA: Osoby obsługujące rejestrację i szatnię po zakończeniu pracy na swoich stanowiskach będą skierowane do innych zadań, tj. np. do animacji wybranych wydarzeń na przestrzeniach stref, do rozdania ulotek, udzielania informacji itp. Zakres tych prac zostanie omówiony na etapie realizacji umowy i będzie zależał od potrzeb Zamawiającego. Na rejestracji i w szatni na cały czas trwania wydarzenia zostanie po jednej osobie (dyżur). Na koniec wydarzenia (tj. o godzinie wskazanej przez Zamawiającego osoby obsługujące szatnie wrócą na swoje stanowiska). Strona 41 z 48

42 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany w zakresie zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia i były wskazane w ofercie Wykonawcy, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. Warunkiem takiej zmiany jest wystąpienie okoliczności lub zdarzenia losowego uniemożliwiającego danej osobie wykonywanie czynności wynikających z zawartej umowy lub utrata uprawnień do wykonywania takich czynności (jeżeli dotyczy), czego nie można było przewidzieć wcześniej. W powyższym przypadku Wykonawca zobowiązany jest zaproponować inną osobę, zdolną do wykonywania czynności będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, czyli posiadającego minimalne wymagane kwalifikacje i doświadczenie. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego o konieczności zmiany osoby nie później niż na 2 dni robocze przed imprezą, w której miała uczestniczyć zmieniana osoba lub niezwłocznie (w tym samym dniu) po otrzymaniu takiej informacji. Powiadomienie o konieczności zmiany osoby musi zachować formę pisemną (minimalnie mailową) zawierającą minimalnie: imię i nazwisko, pełnioną funkcję oraz przyczynę braku możliwości realizacji zadań przez daną osobę. Wraz z powyższą informacją Wykonawca zobowiązany jest zaproponować minimum jedną osobę, która będzie realizowała zadania w zastępstwie oraz o posiadanych kwalifikacjach i doświadczeniu. W przypadku, gdy zastępowana osoba była zatrudniona na umowę o pracę, co Wykonawca wykazał w treści złożonej oferty, osoba zastępująca również musi zostać zatrudniona na umowę o pracę. Zamawiający najpóźniej na 1 dzień roboczy przed 8FRM udzieli odpowiedzi dotyczącej akceptacji lub braku akceptacji zaproponowanej osoby. W przypadku braku akceptacji Wykonawca jest zobowiązany do natychmiastowego (w tym samym dniu) przedstawienia kolejnych kandydatur, tak aby zadanie było realizowane przez osoby spełniające wszystkie wymagania Zamawiającego oraz w wymaganej liczbie. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu. 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie rozszerzenia liczby osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, zarówno wskazanych przez Wykonawcę w ofercie, jak również osób nie wskazanych w ofercie (wyszczególnionych w pkt V SOPZ). Warunkiem takiej zmiany jest konieczność zwiększenia ilościowego osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia w celu zapewnienia jego terminowej realizacji przy jednoczesnej obsłudze zamówienia przez osoby wskazane przez Wykonawcę w ofercie. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego o konieczności dodania osoby lub osób nie później niż na 2 dni robocze przed imprezą, w której miałyby uczestniczyć dodawane osoby lub niezwłocznie (w tym samym dniu) po zaistnieniu takiej konieczności. Powiadomienie o konieczności dodania osób musi zachować formę pisemną (minimalnie mailową) zawierającą minimalnie: imię i nazwisko, pełnioną funkcję, przyczynę dodania osoby oraz o informację o posiadanych kwalifikacjach i doświadczeniu. Zamawiający najpóźniej na 1 dzień roboczy przed 8FRM udzieli odpowiedzi dotyczącej akceptacji lub braku akceptacji zaproponowanej osoby. Powyższe działanie nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zwiększenie liczby osób musi być dokonane w formie pisemnej. Do dokonania zmiany nie jest wymagane zawarcie aneksu. VI. Produkcja materiałów promocyjnych Charakterystyka materiałów promocyjnych 1. Torba papierowa z uchwytami ze sznurka Nakład: 2000 szt. Wymiary po złożeniu (+/- 2 cm): szerokość 40 cm x wysokość 36 cm x zakładka dolna 12 cm; Papier: kreda minimum 200 g/m2; Inne: tekturki wzmacniająca górne krawędzie oraz spód/ dno torby; Uchwyt: bawełniany lub polipropylenowy, krótki 2 x minimum 41 cm, kolorystycznie dopasowany do projektu torby, z zabezpieczonymi końcówkami; Nadruk: Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z możliwości technologicznych oraz dostosowana do pola zadruku; Strona 42 z 48

43 Uwaga: nadrukowane treści muszą być czytelne, wyraźne i trwałe; Planowana treść nadruku: logo/nazwa Forum, logo RPO WM, formułka, strona www; Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku oraz przedmiot powinny być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały. Kolor i technologia nadruku: nadruk: 4+0, CMYK; uszlachetnienia: folia matowa jednostronnie, lakier UV punktowy jednostronnie; Pakowanie: Pakowanie w kartony zbiorcze, na każdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz ilością; Projekt: Wykonawca opracuje min. 3 projekty graficzne, zgodnie z sugestiami Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnioskowania o dokonanie zmian i przeróbek w projektach Wykonawcy, do momentu uzyskania projektu spełniającego oczekiwania Zamawiającego. 2. Smycz z nadrukiem sublimacyjnym Smycz sublimacyjna zawierająca zakończenie w postaci metalowego karabińczyka oraz etui na identyfikator przymocowany do karabińczyka. Nakład: 2000 szt. Wymiary taśmy smyczy minimum po przeszyciu: 1,5 cm 45 cm; Materiał: poliester, przeszycie materiału przy karabińczyku pozwalające na utrzymanie go w jednej pozycji Powierzchnia nadruku: Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z możliwości technologicznych oraz dostosowana do pola zadruku; Planowana treść nadruku: logo/nazwa Forum, logo RPO WM, formułka, strona www; Kolor nadruku: 4+4; Technologia nadruku: Smycz: sublimacja technologia pozwalająca na wykonanie nadruków wielokolorowych, nadrukowanie zdjęć i grafik z przejściami tonalnymi nadruk dwustronny, projekt każdej ze stron inny; Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku oraz przedmioty muszą być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały; Pakowanie: Pakowanie smyczy w torebki maksymalnie po 50 szt. dodatkowo pakowanie w kartony zbiorcze, na każdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz ilością; Transport: Do siedziby Zamawiającego w Warszawie lub w miejsce realizacji 8FRM- decyzję o miejscu transportu podejmie Zamawiający na etapie realizacji umowy; Projekt smyczy oraz wkładek: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru ew. modyfikacji i akceptacji Zamawiającego. Etui/zawieszka na identyfikator: wymiary etui minimum: 115 mm x 150 mm (wymiar wewnętrzny na kartkę z zadrukiem); materiał: przezroczysta folia; otwór/zawieszka umożliwiający dopięcie etui do karabińczyka smyczy; górna ścianka otwarta, pozwalająca na wsunięcie identyfikatora bez zdejmowania etui z karabińczyka. Wkładki do identyfikatorów: wkładki zawierające personalizację: imię i nazwisko oraz nadrukowaną datą, nazwą wydarzenia i logotypami (awers) oraz programem konferencji (rewers); nadruk na wkładkach do identyfikatorów: 4+4 (CMYK), przy czym wkładki będą się różniły między sobą kolorem teł (minimum 4 mutacje kolorystyczne); wymiary: ściśle dostosowane do formatu etui, ale pozwalające na swobodne wsunięcie wkładek; materiał: papier offset min. 90 g/m2. 3. Broszura 8FRM w formie gazety (dziennika) Nakład: szt. Format/ maksymalne pole zadruku: min. 528 x 381 mm (po łamaniu), a max. 550 x 400 mm (w formie rozłożonej); Strona 43 z 48

44 Ilość stron: 8 stron (w tym dwie okładki), tj. 2 arkusze złożone na pół (łamane); Papier: gramatura 50 g/m² w klasie VIII lub X, o powierzchni maszynowo gładkiej. Masa celulozowa i ścier są niebielone; Kolor: 1+1 (czarno- biały z obu stron); Druk zawiera: Treści lub/i zdjęcia przekazane będą przez Zamawiającego; Planowana treść nadruku: logo/nazwa Forum, logo RPO WM, formułka, strona www oraz treści w postaci tekstów i/ lub zdjęć przekazane przez Zamawiającego; Oprawa: Wykonawca zapewnia łamanie oraz szycie- minimalne 2, a maksymalnie 4 zszywki na każdy egzemplarz; Projekt: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru ew. modyfikacji i akceptacji Zamawiającego. Projekt do akceptacji Zamawiającego; Transport: W miejsce realizacji 8FRM. Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wydarzenia (tj. nie później niż 60 minut przed rozpoczęciem rejestracji uczestników); Pakowanie: Pakowanie po 100 egz.; Uwaga: Przygotowanie do druku, druk 2 tys. egz. na materiałach własnych Wykonawcy. 4. Długopis Aluminiowy, przekręcany długopis z chromowanym, błyszczącym klipem. Wyposażony w końcówkę do ekranów dotykowych. Niebieski wkład. Ilość: 1000 szt. Waga: (+/- 0,02 kg) : 0,010 kg; Wymiary: Ø 0,7 cm (+/- 0,1 cm) x 13,5 cm (+/- 0,5 cm); Materiał: aluminium; Kolor obudowy: biały z elementami chromowanymi; Projekt: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru ew. modyfikacji i akceptacji Zamawiającego; Planowana treść nadruku: logo/nazwa Forum, logo RPO WM (lub logo skrócone); Transport: W miejsce realizacji 8FRM. Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wydarzenia (tj. nie później niż 60 minut przed rozpoczęciem rejestracji uczestników); Pakowanie: Pakowanie po 100 egz.; Kolor i technologia nadruku: Tampodruk technika druku płaskiego przy użyciu farby; Powierzchnia nadruku: maksymalna możliwa wynikająca z możliwości technicznych i zapewniająca trwałość oraz czytelność nadruku. Przykład graficzny(nie stanowi obligatoryjnego wzoru): 5. Pendrive Obrotowy pendrive typu twister. Ilość: 300 szt.; Materiały: plastik i metal; Kolor: Możliwość wyboru dowolnej kombinacji kolorystycznej (inny kolor części plastikowej i inny elementu metalowego); Strona 44 z 48

45 Technologia nadruku: Znakowanie domingiem jedno- lub dwustronne (do decyzji Zamawiającego na etapie projektowania); Projekt: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru ew. modyfikacji i akceptacji Zamawiającego; Pojemność: 16GB; Parametry techniczne (inne): prędkość zapisu 4-5 mb/s, prędkość odczytu 10 mb/s; Wymiary (+/- 0,5 cm): 5,7 x 1,9 x 1,1 cm; Przykład graficzny(nie stanowi obligatoryjnego wzoru): 6. Słodycze promocyjne - Cukierki Krówki z firmowym nadrukiem Krówki wykonane wg receptury typu milanowskiej, aromatyczne, mleczne, lekko ciągnące; Ilość: 200 kg; Kolor nadruku /technologia kolorystyka: CMYK, 4+0; Uwaga: proof z papierka w standardzie UGRA FOGRA do akceptacji Zamawiającego; Projekt: Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych papierka do akceptacji Zamawiającego; Transport: do siedziby MJWPU w Warszawie; Pakowanie: Każda krówka zapakowana w oddzielny papierek z nadrukiem oraz tzw. pergamin, dodatkowo pakowane w kartony zbiorcze z etykietą zawierającą opis tj. miesiąc, rok produkcji, datę przydatności do spożycia oraz ilość w kartonie; Przydatność do spożycia: minimum 4 miesiące od daty dostarczenia towaru do siedziby MJWPU; Nadruk: Maksymalna powierzchnia zadruku wynikająca z możliwości technologicznych; Planowana treści nadruku: logotyp, informacja o współfinansowaniu, egz. bezp. 7. Słodycze promocyjne ciastka z wróżbą Wewnątrz każdego ciasteczka papierowy pasek o wymiarach 60x12,5mm z indywidualną wiadomością. Minimum 10 wersji wiadomości- treści przekaże Zamawiający. Każda wiadomość o długości do 125 znaków. Ilość: 5000 szt. Kolor nadruku /technologia kolorystyka: CMYK, 4+0; Uwaga: proof z papierka w standardzie UGRA FOGRA do akceptacji Zamawiającego; Nadruk: Maksymalna powierzchnia zadruku wynikająca z możliwości technologicznych; Projekt: Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych papierka do akceptacji Zamawiającego; Transport: do siedziby MJWPU w Warszawie; Pakowanie: Ciasteczka pakowane indywidualnie w saszetki z folii metalizowanej. Opakowanie zbiorcze w karton po 300 szt. Każdy karton z etykietą zawierającą opis tj. miesiąc, rok produkcji, datę przydatności do spożycia oraz ilość w kartonie; Waga netto/brutto: 6/7 g; Wymiary saszetki: 100 x 66 mm; Okres przydatności: min. 10 miesięcy od terminu przekazania dostawy do MJWPU; Planowana treści nadruku: logotyp, informacja o współfinansowaniu, egz. bezp. 8. Tort waflowy: typu Torcik Wedlowski lub równoważny, przekładany kremem orzechowym, w polewie z gęstej ciemnej czekolady oraz ręcznie dekorowany, tj. z indywidualnym napisem i dekoracją z czekolady ciemnej i jasnej. Strona 45 z 48