Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik nr 2 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia KOMPLEKSOWA OBSŁUGA I ORGANIZACJA 9. FORUM ROZWOJU MAZOWSZA Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Strona 0 z 65

2 SPIS TREŚCI INFORMACJE PODSTAWOWE NA TEMAT 9. FORUM ROZWOJU MAZOWSZA... 2 Przedmiot zamówienia... 2 O wydarzeniu... 2 Ramowy zakres prac Wykonawcy... 2 Przewidywana liczba uczestników:... 3 Miejsce wydarzenia (opis powierzchni)... 3 Charakterystyka wynajętej przestrzeni... 3 Planowany sposób zagospodarowania powierzchni na 9FRM:... 3 Czas trwania wydarzenia... 4 Termin realizacji... 4 CHARAKTERYSTYKA I WYPOSAŻENIE POSZCZEGÓLNYCH PRZESTRZENI... 4 STREFA TURYSTYKA I KULTURA... 4 Klimat strefy... 4 Wyposażenie strefy... 5 STREFA REGION PRZYSZŁOŚCI Klimat strefy Charakterystyka elementów wyposażenia i zabudowy STREFA CZŁOWIEK I MEDYCYNA Klimat strefy Charakterystyka elementów wyposażenia i zabudowy STREFA EKO REGION Klimat strefy Charakterystyka elementów wyposażenia i zabudowy STREFY I PRZESTRZENIE INNE, W TYM OGÓLNODOSTĘPNE Foyer/ powierzchnie wspólne i komunikacyjne Rejestracja uczestników Szatnia Punkt ratownika medycznego PODZIAŁ WIZUALNY, ELEMENTY OZNAKOWANIA PRZESTRZENI WYPOSAŻENIE TECHNICZNE PERSONEL ZORGANIZOWANIE I PRZEPROWADZENIE DEBATY MATERIAŁY PROMOCYJNE ELEMENTY GRY PLANSZOWEJ INNE OBOWIĄZKI WYKONAWCY Strona 1 z 65

3 INFORMACJE PODSTAWOWE NA TEMAT 9. FORUM ROZWOJU MAZOWSZA PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Usługa polegająca na kompleksowym zorganizowaniu i obsłudze wydarzenia pn. 9. Forum Rozwoju Mazowsza (dalej: 9FRM lub Forum lub wydarzenie). O WYDARZENIU Forum Rozwoju Mazowsza to dwudniowe wydarzenie dedykowane beneficjentom i potencjalnym wnioskodawcom w zakresie unijnych dotacji. Wydarzenie stanowi platformę wymiany informacji pomiędzy beneficjentami, instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , a także potencjalnymi odbiorcami funduszy europejskich. Dzięki RPO WM możliwe jest uzyskanie dofinansowania tzw. projektów twardych wspieranych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz tzw. projektów miękkich, przeznaczonych na inwestycje w zasoby ludzkie, wspieranych z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS). Celem Forum jest pokazanie regionu rozwijającego się w sposób zrównoważony, regionu który stawia na współprace samorządowców z przedsiębiorcami, naukowcami i trzecim sektorem. Forum ma inspirować do współpracy także przy realizacji projektów unijnych, prezentować obszary i zakres wspieranych inicjatyw, a także różnych grup odbiorców unijnych dotacji. Wstęp na imprezę jest bezpłatny. Forum jest współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego. Strona wydarzenia: RAMOWY ZAKRES PRAC WYKONAWCY 1. Przygotowanie, wdrożenie projektu aranżacji przestrzeni przewidzianej na organizację wydarzenia w tym montaż. 2. Zapewnienie wyposażenia i zabudowy we wszystkich przewidzianych do tego przestrzeniach budowa scen, zabudowa eventowa, meble dostosowane do charakteru wydarzenia wraz z zapewnieniem elementów służących do oznakowania ciągów komunikacyjnych, dróg ewakuacyjnych itp. zgodnie ze wstępnym projektem i wymogami Zamawiającego. 3. Zapewnienie wszystkich wymaganych elementów technicznych (zabudowa i wyposażenie multimedialne scen oświetlenie, nagłośnienie, monitory/ekrany LED, projektory, przedłużacze, kratownice i inne instalacje do zawieszenia reflektorów, rzutników itd.) wraz z obsługą techniczną. 4. Zapewnienie transmisji na żywo (streaming), w tym niezbędny sprzęt i obsługa osobowa. 5. Zapewnienie obsługi osobowej wymaganej do realizacji wydarzenia, w tym m.in. event manager, zastępca event managera, moderatorzy konferencji, tłumacze symultaniczni języka angielskiego, obsługa techniczna, obsługa rejestracji, obsługa szatni, stewardzi/hostessy, serwis sprzątający, ratownik medyczny, ochrona zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. 6. Zorganizowanie i przeprowadzenie debaty, która zostanie włączona do programu Wydarzenia, wraz z zapewnieniem prelegentów i moderatora debaty. 7. Zaprojektowanie i produkcja materiałów promocyjnych i reklamowych: smycze, słodycze promocyjne, naklejki na podłogę, agenda wydarzenia, torba papierowa, długopisy, banery, ścianki tekstylne do gotowych stelaży itp. 8. Zapewnienie oprawy dźwiękowej wydarzenia. 9. Zapewnienie stałego kontaktu z Zamawiającym (drogą mailową i/lub telefoniczną) w zakresie działań realizowanych przez Wykonawcę w sposób zapewniający stały nadzór Zamawiającego nad realizacją zamówienia. 10. Przestrzeganie zapisów Regulaminu obiektu przekazanego przez Zamawiającego. 11. Kontaktowanie się z Zarządcą obiektu, w celu realizacji zadań przewidzianych w SOPZ oraz w celu uzyskania wymaganych pozwoleń (jeżeli jest taka konieczność) umożliwiających należyte wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z zapisami SOPZ. 12. Po zakończeniu realizacji usunięcie wszystkich przedmiotów należących do Wykonawcy, które były użyte do wykonania usługi, odebranie pozostałych elementów należących do wyposażenia wnętrza, Strona 2 z 65

4 wywóz dużych śmieci (kartonów używanych do pakowania elementów wyposażenia i ekspozycji i innych tzw. gabarytów), posprzątanie wykorzystywanej do świadczenia usługi powierzchni, oraz wydanie jej Zamawiającemu do godziny 23:59 w dniu 18 października 2018 r. 13. Zapewnienie ubezpieczenia wydarzenia. PRZEWIDYWANA LICZBA UCZESTNIKÓW: Minimum 2000, a maksymalnie 3500 osób, przy czym w jednym czasie w wydarzeniu będzie uczestniczyło maksymalnie 950 osób. MIEJSCE WYDARZENIA (OPIS POWIERZCHNI) Usługa realizowana będzie na przestrzeni targowo-wystawienniczej w Warszawie, Centrum Konferencyjne Legii Warszawa, Stadion Miejski Legii Warszawa, Łazienkowska 3, Warszawa. Osobą do kontaktu w sprawach użytkowania obiektu jest Pani Natalia Sosnowska, tel , natalia.sosnowska@legia.pl UWAGA: Wykonawca nie ponosi kosztów związanych z wynajmem powierzchni. W tym celu Zamawiający zawarł umowę z Zarządcą obiektu i poniesie odrębnie od tego zamówienia koszty tej usługi. CHARAKTERYSTYKA WYNAJĘTEJ PRZESTRZENI Powierzchnie w wynajmowanym obiekcie zagospodarowywane na potrzeby 9FRM: 1. Główna przestrzeń eventowa: a. Biznes Club (piętro 2.), b. hol (piętro 1.). 2. Pozostałe przestrzenie: a. hol (parter) 177 m 2, b. recepcja + szatnia (parter) 205 m 2 (część szatni zlokalizowana również na 1. piętrze), c. zaplecze sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych (piętro 1. WC z dużą liczbą kabin, dedykowane wszystkim uczestnikom wydarzenia; piętro 3. WC z małą liczbą kabin, dedykowanie uczestnikom korzystającym z cateringu na 3. piętrze), d. Loża Centralna 85 m 2 (piętro 3.) przeznaczona na przestrzeń cateringowa zamknięty catering dla części uczestników 9FRM (organizatorzy, partnerzy, prelegenci itp.), e. 800 miejsc parkingowych na terenie obiektu. UWAGA: Wykonawca nie ponosi kosztów związanych ze świadczeniem usług cateringowych. Catering będzie świadczony na podstawie odrębnej umowy, a koszty tej usługi poniesie Zamawiający. PLANOWANY SPOSÓB ZAGOSPODAROWANIA POWIERZCHNI NA 9FRM: 1. parter, hol przestrzeń, na której znajdują się schody ruchome i windy oraz przejście do sali z recepcją i szatnią. Na tej przestrzeni Wykonawca będzie zobowiązany do: a. zorganizowania i poprowadzenia recepcji, b. zorganizowania i poprowadzenia szatni: 2. piętro 1. - powierzchnia, na której będzie znajdowała się strefa tematyczna TURYSTYKA I KULTURA, którą tworzy przestrzeń wystawiennicza, na której mają się znajdować: a. stoiska/instalacje/strefy (siedziska, stoliki, stoły warsztatowe, elementy do obrandowania stoisk, itp.), b. lady targowe do prezentacji instytucji i firm partnerów wydarzenia (z wykorzystaniem istniejącej zabudowy). c. ekspozycje graficzne 3. piętro 2. powierzchnia, na której będą znajdowały się trzy strefy tematyczne: REGION PRZYSZŁOŚCI, EKO REGION oraz CZŁOWIEK i MEDYCYNA. a. Strefa REGION PRZYSZŁOŚCI ma składać się z: i. sceny z miejscami siedzącymi dla widowni liczącej 150 osób, która po oficjalnym otwarciu wydarzenia zostanie pomniejszona do 50 miejsc siedzących; Strona 3 z 65

5 ii. przestrzeni wystawienniczej, na której maja znajdować się: stoiska/instalacje/strefy (siedziska, stoliki, elementy do obrandowania stoisk i itp.) oraz lady targowe do prezentacji instytucji i firm partnerów wydarzenia (z wykorzystaniem istniejącej zabudowy), b. Strefa EKO REGION ma składać się z i. sceny z miejscami siedzącymi dla widowni liczącej 50 osób; ii. przestrzeni wystawienniczej, na której mają znajdować się stoiska/instalacje/stref (siedziska, stoliki, elementy do obrandowania stoisk i itp.), oraz lady targowe do prezentacji instytucji i firm partnerów wydarzenia (z wykorzystaniem istniejącej zabudowy). c. Strefa CZŁOWIEK i MEDYCYNA ma składać się z przestrzeni wystawienniczej, na której mają znajdować się stoiska/instalacjie/strefy (siedziska, stoliki, elementy do obrandowania stoisk i itp.) oraz lady targowe do prezentacji instytucji i firm partnerów wydarzenia (z wykorzystaniem istniejącej zabudowy). 4. piętro 3. przestrzeń cateringowa usługa cateringowa będzie realizowana na podstawie odrębnej umowy, dlatego też przestrzeń ta jest w całości wyłączona z obsługi Wykonawcy; 5. piętro 4. pomieszczenia służące jako zaplecze organizacyjne Zamawiającego, z możliwością udostępnienia części pomieszczeń na potrzeby Wykonawcy. UWAGA: Plany zagospodarowania poszczególnych przestrzeni mogą podlegać modyfikacjom, np. odwrócenie o 90/180 kierunku ustawienia sceny wraz z widownią i/lub zmniejszenia/zwiększenia liczby podstref w danej strefie. Powyższe zmiany są dopuszczalne w sytuacji, gdyby zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązania: 1. miały mieć wpływ np. na lepszą akustykę, lepszą widoczność wyświetlanych multimediów (jako tło scen lub na ekranach w salach warsztatowych/wykładowych itp., 2. w większym stopniu będą odpowiadały wymogom bezpieczeństwa i innym, narzuconym przez Zarządcę obiektu, 3. będą bardziej kompatybilne z rozkładem dostępnych w obiekcie, a niezbędnych do wykorzystania w ramach realizacji zamówienia instalacji, np. z umiejscowieniem gniazd elektrycznych. CZAS TRWANIA WYDARZENIA października 2018 r. - 2 dni TERMIN REALIZACJI 1) montaż elementów zabudowy i wyposażenia w dniu 16 października 2018 r. (wtorek) w godz. 00:01 23:59, 2) montaż elementów zabudowy i wyposażenia w dniu 17 października 2018 r. (środa) w godz :59, 3) impreza w dniu 17 października 2018 r. (środa) w godz. 07:00 17:00, 4) impreza w dniu 18 października 2018 r. (czwartek) w godz. 07:00 15:10, 5) demontaż w dniu 18 października 2018 r. (czwartek) w godz. 15:30 00:00. UWAGA: Obiekt jest wynajęty przez Zamawiającego na 3 doby (dwa dni imprezy + 1 doba montażowa/ demontażowa). CHARAKTERYSTYKA I WYPOSAŻENIE POSZCZEGÓLNYCH PRZESTRZENI STREFA TURYSTYKA I KULTURA KLIMAT STREFY Strefa będzie składała się z: 1. podestu z mini widownią z sof modułowych; 2. przestrzeni wystawienniczej dla Partnerów - miękki podział na powierzchnie przyznane konkretnym Partnerom. Brak stałej zabudowy. Oddzielenie powierzchni z wykorzystaniem elementów dekoracji określonych w SOPZ; Strona 4 z 65

6 3. przestrzeni warsztatowej ze stołami i krzesłami; 4. mini-przestrzeni networkingu (pojedyncze stoliki + 2 krzesła); 5. wyodrębnionych elementów dekoracyjnych planszy w wydrukami (na piance) zawieszonych przy suficie. Kolory wyróżniające strefę: zieleń WYPOSAŻENIE STREFY 1. Podest o powierzchni podłogi minimum 8 m 2 w kształcie prostokąta; przybliżone wymiary dł. 4 x gł. 2 m (+/- 0,5 m [gł.]/ 1 m [dł.]) a. wysokość podestu minimum 20 cm, maksimum 30 cm b. podest zabudowany ze standardowych podestów scenicznych; c. wierzch i boki podestu obłożone wykładziną sceniczną (kolor: szary). 2. Horyzont/tło ścianka video zbudowana z ekranów bezszwowych w układzie 2 szt. x 2 szt., monitory z matrycą DID o wielkości min Urządzenia umożliwiające emisję obrazu na tle sceny, tj. mikser video, komputer realizacyjne (2 szt.); 4. Nagłośnienie: 2 mikrofony bezprzewodowe, kolumny/głośniki punktowe w ilości i o parametrach dopasowanych do wymagań akustycznych przestrzeni. 5. Sofy modułowe a. sofy/narożniki modułowe Wymiary pojedynczego elementu: (+/- 10 cm): 70 cm x 130 cm x 70 cm x 70 cm x 80H cm Kolor: jasny szary Materiał: welur Liczba: elementy niezbędne do wykonania czterech sof każda dla min. 3, a max. 4 osób. 6. Fotele I Wymiary: (+/- 10 cm): 60 cm x 50 cm x 80H cm, siedzisko na wysokości 45 cm Kolor: szary Materiał: stelaż metal, siedzisko - filc Liczba: min. 2 szt. Strona 5 z 65

7 7. Pufy Wymiary: (+/- 10 cm): 70 cm x 130 cm x 70 cm x 70 cm x 40H cm Kolor: jasny szary Materiał: welur Liczba: min. 8 szt. Wymiary: (+/- 5 cm): 40 cm x 40 cm x 40H cm Kolor: zielony, pomarańczowy, niebieski (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni). Materiał: miękki materiał obiciowy Liczba: min. 20 szt. 8. Siedziska - worki Liczba: 25 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: zielony, pomarańczowy, niebieski (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni). 9. Krzesła Wymiary: (+/- 5 cm): 80H cm x 50 cm x 45 cm, siedzisko na wysokości 45 cm, wymiary siedziska: 40 cm x 40 cm Strona 6 z 65

8 Kolor: niebieski, zielony, pomarańczowy (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni). Materiał: tworzywo sztuczne Liczba: min. 30 szt. 10. Fotel II Liczba: min. 10 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 70 x 60 x 80 cm (siedzisko 45 cm) Materiał: tworzywo sztuczne Kolor: zielony, biały, pomarańczowy (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni). 11. Ławka Ławka 2-osobowa z tworzywa sztucznego. Liczba: 6 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 140 x 60 x 80 cm (siedzisko 45 cm) Materiał: tworzywo sztuczne Kolor: zielony, biały, pomarańczowy (wybór koloru nastąpi na etapie projektowania przestrzeni). 12. Stoły Drewniany blat na białych kozłach. Wymiary: (+/- 5 cm): 200 cm x 75 cm x 75H cm Kolor: koziołki białe, blat naturalne drewno lakierowane Materiał: drewno Liczba: min. 6 szt. Strona 7 z 65

9 13. Stoliki Wymiary: (+/- 5 cm): 60 cm x 30 cm x 60H cm Materiał: stelaż - metal, blat drewno Kolor: stelaż biały, blat surowe drewno Liczba: min. 4 szt. 14. Elementy dekoracyjne a. poduszki Liczba: min. 15 szt. Materiał: welur Kolor: zielony, pomarańczowy, jasny szary, niebieski Wymiary (+/- 10 cm): 35 cm x 35 cm b. donice Donice podświetlane na biało. Wymiary: (+/- 5 cm): 90 cm x 110 cm (wys./szer.) Materiał: polietylen Kolor: biały Liczba: min. 5 szt. Strona 8 z 65

10 c. sztaluga Wymiary: (+/- 5 cm): 65 cm x 65 cm x 190H cm Materiał: drewno Kolor: surowe drewno Liczba: min. 16 szt. 15. Rośliny a. Paprocie- żywe kwiaty Paprocie o wysokości (powyżej doniczki) min. 25 cm. Kwiaty muszą być bez ubytków i uschniętych gałązek. Liczba: zapewniająca efektowne wypełnienie 5 szt. opisanych powyżej donic. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję, tj. doniczki, w których są posadzone paprocie muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiat ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. UWAGA: Kwiaty po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż podczas ekspozycji na 9 FRM. b. Fikusy benjamina, amstel king Kwiaty w dużych donicach o wysokości co najmniej 160 cm (donica + roślina). Liczba: minimum 6 szt. Strona 9 z 65

11 c. Drzewa w dużych donicach Drzewa naturalne - brzoza, jarząb pospolity lub inne gatunki drzew liściastych występujących na terenie województwa mazowieckiego. Wysokość z donicą: minimum 180 cm Liczba: min 6 szt. STREFA REGION PRZYSZŁOŚCI KLIMAT STREFY Strefa będzie składała się z: 1. Sceny z widownią: podczas otwarcia (oraz zakończenia) Wydarzenia - otwarta (scenę widać od razu gdy wchodzimy w przestrzeń strefy); podczas debat zamknięta zgodnie z opisem poniżej (stworzenie wyizolowanego akustycznie studia nagraniowego ze sceną i widownią). 2. Liczebność widowni: podczas otwarcia (17.10) i zakończenia (18.10) Wydarzenia: 150 miejsc podczas debat w trakcie Wydarzenia (17 i 18.10): 50 miejsc 3. Założenia dotyczące przygotowania studia nagraniowego: po oficjalnym otwarciu Wydarzenia przestrzeń ze sceną i widownią zostaje oddzielona od pozostałej przestrzeni kotarami, za którymi odbywa się jej przearanżowanie. Kotary powinny być wcześniej zamontowane (przy suficie), tak aby można było szybko je opuścić i przeprowadzić za nimi prace aranżacyjne. Strona 10 z 65

12 przestrzeń sceny i widowni na 50 osób zostaje wydzielona (zamknięta) ściankami akustycznymi stworzenie studia nagraniowego. Konieczne jest dobranie ścianek umożlwiających szybki montaż i demontaż (np. mobilnych), a jednocześnie doskonałą izolację akustyczną. Należy dodatkowo tak zaplanować wydzieloną przestrzeń aby pozwalała zarówno na ustawienie krzeseł w sposób dobrze prezentujący się kadrze a jednocześnie pozwalała na swobodne przemieszczanie się kamer i ich operatorów (by istniała możliwość realizacji nagrań z różnych planów objecie całej sceny oraz zbliżenia na poszczególnych mówców). Konieczne jest także zaplanowanie 2 wejść do strefy dla publiczności. ścianki akustyczne od zew. strony (od strony zajmowanej przez Partnerów) powinny zostać oklejone grafiką przygotowaną na potrzeby Wydarzenia (powiązane z klimatem Strefy). w drugim dniu Wydarzenia (18.10) przed jego oficjalnym zakończeniem konieczne jest ponowne przearanżowanie studia w otwartą przestrzeń ze sceną i widownią na 150 miejsc (przearanżowanie także za zasłoną kurtyn). 4. Przestrzeń MJWPU zlokalizowania w bezpośrednim sąsiedztwie sceny wyposażenie zgodnie z opisem 5. Biuro prasowe zlokalizowane na tarasach przy strefie MJWPU wyposażone w stanowiska komputerowe itp. 6. Przestrzeń wystawiennicza dla Partnerów - miękki podział na powierzchnie przyznane konkretnym Partnerom. Brak stałej zabudowy. Oddzielenie powierzchni z wykorzystaniem kratownic oraz materiałów dekoracyjnych opisanych w SOPZ 7. W strefie przewidziana jest część na showcooking i degustację. Aranżacja strefy powinna być utrzymane w klimacie futurystycznym z wykorzystanie elementów metalowych, szklanych oraz gry światła. Kolory wyróżniające strefę: granat, srebrny CHARAKTERYSTYKA ELEMENTÓW WYPOSAŻENIA I ZABUDOWY SCENA REGION PRZYSZŁOŚCI: 1. Scena o powierzchni podłogi minimum 30 m 2 w kształcie półelipsy; przybliżone wymiary dł. 10 x gł. 3 m (+/- 1 m [gł.]/ 2 m [dł.]) a. wysokość podestu sceny minimum 20 cm, maksimum 30 cm, wzdłuż całej sceny/ lub po bokach sceny schodek; podest zabudowany ze standardowych podestów scenicznych; wierzch, schodek i boki sceny zabudowane hipsem (czarny lub szary, połysk), b. zabudowa sceny uatrakcyjniona elementami metalowymi lub materiałem imitującym metal Strona 11 z 65

13 2. Horyzont/tło sceny dopasowane po łuku wymiarem do szerokości sceny ok. 10 m szerokości (+/- 1m) i wysokości pomieszczenia wynoszącego maksymalnie 3,2 m (zabudowa do sufitu, z uwzględnieniem wymogów Zarządcy obiektu); z obu stron horyzontu telewizory zamykające boki sceny, tworzące przestrzeń umożliwiającą przejście prelegentów zza kulis na scenę (telewizory o przekątnej minimum 75 cali, tj. o szerokości ok. 203 cm); tło sceny ekran diodowy LED o minimalnych wymiarach 30 m 2 (technologia SMD, rozmiar pixela 3-4 mm), mocowany na kratownicy lub z wykorzystaniem innego systemu mocowań. 3. Nagłośnienie sceny: 4 mikrofony bezprzewodowe, mikser, kolumny/głośniki punktowe w liczbie i o parametrach dopasowanych do wymagań akustycznych przestrzeni (dźwięki z poszczególnych scen na piętrze nie mogą się na siebie nakładać, należy też wyeliminować możliwość powstawania sprzężeń i innych zakłóceń dźwięku). 4. Oświetlenie: minimum 6 reflektorów teatralnych, dimmery, sterowniki; oświetlenie klimatyczne, w zależności od projektu sceny: ledbary, listwy/moduły LED ciepłe białe światło, płynne mieszanie kolorów. 5. Podświetlenia LED Wykonawca zapewni listwy LED do podświetlenia od dołu ekranów wygłuszających oraz materiału zaciemniającego. Kolory podświetleń do wyboru Zamawiającego. 6. Elementy dodatkowe: a. ekran o przekątnej minimum 42 cali (1 szt.) zamontowany przed sceną na statywie podłogowym jako podgląd dla prelegentów oraz ekran o przekątnej minimum 42 cali (1 szt.) zamontowany w wyznaczonym miejscu, na którym dla osób niesłyszących lub słabo słyszących ma być widoczna transmisja tłumaczenia prowadzącego przez tłumacza języka migowego; b. urządzenia umożliwiające emisję obrazu na tle sceny, tj. mikser video, komputer realizacyjne (2 szt.); c. ekrany wygłuszające - ekrany akustyczne pozwalające w łatwy sposób oddzielić źródło dźwięku pochodzące ze strefy wystawców, partnerów od strefy widowni; d. materiał, który w pełni pozwoli zaciemnić strefę sceny wraz z widownią. Przykład graficzny ekranów wygłuszających (nie stanowi obligatoryjnego wzoru): 7. Meble na scenę: a. Fotele Fotel obrotowy o stylowej formie. Liczba: minimum 10 szt. (liczba foteli na scenie podczas poszczególnych debat będzie zależała od liczby osób biorących udział w debacie, nie będzie to jednak więcej niż 10 szt.). Wymiary (+/- 10 cm): 70 x 60 x 60 cm Wysokość siedziska (+/- 5 cm): 45 cm Materiał: chromowane nogi, siedzisko - ekoskóra, Kolor: noga chromowana, obudowa siedziska kolor czarny błyszczący, siedzisko białe Strona 12 z 65

14 b. Stoliki Stolik na trzech nogach z okrągłym szklanym blatem. Liczba: min. 3 szt. Wymiary: wysokość 55 cm, średnica blatu 50 cm (+/- 5 cm) Materiał: blat szkło hartowane, nóżki stalowe chromowane 8. Krzesła na widownię: Wykonane z poliwęglanu nowej generacji (wytrzymałego na obciążenia- do 160 kg i odpornego na zarysowania) z podparciem pod łokcie, bezbarwne, Wymiary (+/- 5 cm): 55 x 55 x 90 cm Wysokość siedziska (+/- 2 cm): 47 cm Liczba: min. 150 szt. 9. Dekoracje podświetlane a. Lampy Lampy w kształcie odwróconych kropli podświetlanych LED (minimum 16 kolorów, zasilanie akumulatorowe - bez kabli, pilot sterujący). Liczba: 2 szt. o wysokości 160 cm (+/- 5 cm) 2 szt. o wysokości 140 cm (+/- 5 cm) 2 szt. o wysokości 120 cm (+/- 5 cm) Strona 13 z 65

15 Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary: wysokość: 160 cm (+/- 5 cm), 140 cm (+/- 5 cm) oraz 120 cm (+/- 5 cm). b. Kule Lampy w kształcie kul podświetlanych LED (minimum 16 kolorów, zasilanie akumulatorowe bez kabli, pilot sterujący). Liczba: 2 szt. o wysokości 60 cm (+/- 5 cm) 2 szt. o wysokości 40 cm (+/- 5 cm) 3 szt. o wysokości 30 cm (+/- 5 cm) 3 szt. o wysokości 20 cm (+/- 5 cm) Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary: średnica: 20 cm (+/- 5 cm), 30 cm (+/- 5 cm), 40 cm (+/- 5 cm) oraz 60 cm (+/- 5 cm). 10. Stanowisko charakteryzatorskie Liczba: 1 szt. Wymiary (+/- 10 cm): 150 cm x 80 cm (wys./szer.), lustro 70 cm x 70 cm Wyposażenie stanowiska: kosmetyki i narzędzia niezbędne do wykonania makijażu/ demakijażu, mobilny kufer umożliwiający dokonywanie drobnych korekt poza stanowiskiem, artykuły nagłej potrzeby, tj.: rajstopy: min. 15DEN, rozmiar 2 min. 2 szt., 3 min 2 szt., 4 min 2 szt., kolor: naturalny beż; pończochy samonośne: min. 15DEN, rozmiar 1-2 min. 2 szt., 3-4 min 3 szt., kolor: naturalny beż. Strona 14 z 65

16 11. Kwiaty doniczkowe - storczyk Storczyki pełnokwiatowe, kwitnące, doniczkowe, o wysokości (powyżej doniczki) min. 35 cm. Kolor: biały, ciemny różowy, niebieski. Kwiaty muszą posiadać pełen kwitnący kwiatostan, bez ubytków i uschniętych gałązek. Liczba: zapewniająca efektowne wypełnienie 6 szt. poniżej opisanych donic led oraz do dekoracji sceny głównej. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję kwiatostanów, tj. doniczki, w których są posadzone storczyki muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiatostan ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. UWAGA: Wykonawca zadba o podlewanie kwiatów, tj. jest zobowiązany podlać je w dniu montażu oraz jeżeli będzie taka potrzeba po zakończeniu pierwszego dnia wydarzenia. UWAGA: Kwiaty po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż podczas ekspozycji na 9 FRM. 12. Donice/stojaki Podświetlana donica/ kubik z wgłębieniem ustawiona na metalowej konstrukcji. Liczba: 4 szt. o wysokości 120 cm (+/- 5 cm) 4 szt. o wysokości 80 cm (+/- 5 cm) 4 szt. o wysokości 60 cm (+/- 5 cm) Materiał: polietylen Kolor: biały STREFA MAZOWIECKIEJ JEDNOSTKI WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH (STREFA MJWPU) 1. Powierzchnia: 180 m2 (+/- 20 m 2 ) w bezpośrednim sąsiedztwie sceny Region Przyszłości. Strefa MJWPU będzie odgrodzona od sceny i widowni opisanymi powyżej ekranami wygłuszającymi. Strona 15 z 65

17 2. Wyposażenie Strefy MJWPU: a. sofy/narożniki modułowe Nowoczesny styl, z możliwością podświetlenie LED w min. 3 kolorach. Obudowa w formie kanciastych rantów tworzących geometryczną bryłę. Dowolna konfiguracja poszczególnych modułów umożliwiająca ustawienie dowolnej długości sofy. Wykończenie: biały polietylen, siedzisko biała skóra lub ekoskóra Wymiary pojedynczego elementu: (+ +/- 10 cm): 60 x 80 x 70H cm Kolor: biały Liczba: elementy niezbędne do wykonania: - jednego narożnika dla min. 6, a max. 8 osób, - dwóch sof każda dla min. 3, a max. 4 osób. b. pufy Liczba: min. 5 szt. Wymiary (+/- 10 cm): 60 cm x 60 cm x 40H cm Wykończenie: biały polietylen, siedzisko biała skóra lub ekoskóra Kolor: biały c. fotel Nowoczesny fotel z możliwością podświetlenie LED w min. 3 kolorach. Liczba: min. 3 szt. Wymiary (+/- 10 cm): 100 cm x 80 cm x 70H cm Wykończenie: biały polietylen, siedzisko biała skóra lub ekoskóra Kolor: biały Strona 16 z 65

18 d. stoliki kawowe Liczba: minimum 4 szt. Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 60 cm x 60 cm x 30H cm e. stoliki koktajlowe Liczba: minimalnie 8 szt. Materiał: stelaż - stal nierdzewna, blat laminat Kolor: blat biały lub czarny Kształt: prostokąt Wymiary (+/- 5 cm): 110 cm x 50 cm x 110 cm (szer./głęb./wys.) f. hokery I Liczba: 16 szt. Materiał: podstawa - stal polerowana, siedzisko - ekoskóra Kolor: podstawa srebrna, siedzisko białe Wymiary (+/- 5 cm): 40 cm x 50 cm (szer./głęb.), wysokość regulowana cm Strona 17 z 65

19 g. hokery II Liczba: 16 szt. Materiał: podstawa - stal nierdzewna, siedzisko - ekoskóra Kolor: siedzisko białe Wymiary (+/- 5 cm): 30 cm x 30 cm x 80 cm (szer./głęb./wys.) h. ekspozytory i. regał LED Regał z możliwością podświetlenie LED w min. 3 kolorach. Liczba: min. 4 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 80 cm x 45 cm x 200H cm Materiał: polietylen Kolor: biały ii. kubiki LED Kubiki z możliwością podświetlenie LED w min. 3 kolorach. Liczba: min. 20 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 40 cm x 40 cm x 40 cm Materiał: polietylen Strona 18 z 65

20 Kolor: biały Liczba: min. 12 szt. Materiał: welur Kolor: różowy, niebieski i. elementy dekoracyjne i. poduszki Wymiary (+/- 10 cm): 35 cm x 35 cm Liczba: 16 szt. Materiał: polietylen Kolor: biały ii. donice Wymiary (+/- 5 cm): 60 (szerokość) x 120 cm (wysokość) Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 10 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 8 godzin. iii. kwiaty doniczkowe hortensja Hortensje pełnokwiatowe, kwitnące, doniczkowe lub kompozycje z ciętej, o wysokości (powyżej doniczki) min. 25 cm. Kolor: ciemny różowy, niebieski. Kwiaty muszą posiadać pełen kwitnący kwiatostan, bez ubytków i uschniętych gałązek. Liczba: zapewniająca efektowne wypełnienie 8 szt. opisanych powyżej donic. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję kwiatostanów, tj. doniczki, w których są posadzone kwiaty muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiatostan ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. Strona 19 z 65

21 UWAGA: Kwiaty po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż podczas ekspozycji na 9 FRM. iv. kwiaty doniczkowe storczyk Storczyki pełnokwiatowe, kwitnące, doniczkowe, o wysokości (powyżej doniczki) min. 35 cm. Kolor: biały, ciemny różowy, niebieski. Kwiaty muszą posiadać pełen kwitnący kwiatostan, bez ubytków i uschniętych gałązek. Liczba: zapewniająca efektowne wypełnienie 8 szt. opisanych powyżej donic. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję kwiatostanów, tj. doniczki, w których są posadzone storczyki muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiatostan ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. UWAGA: Kwiaty po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż podczas ekspozycji na 9 FRM. v. sztuczne rośliny trawa w doniczce Liczba: minimum 5 szt. Wymiary (+/- 5 cm): wysokość min. 100 cm Doniczka biała. Strona 20 z 65

22 WYPOSAŻENIE STREFY PARTNERÓW/WYSTAWCÓW 1. Sofy Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 5 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 6 godzin. Liczba: minimum 3 szt. Materiał: polietylen, miękka poduszka na siedzisku Kolor: biały Wymiary (+/- 10 cm): 170 cm x 80 cm x 70 cm (szer./głęb./wys.) Podświetlenie LED w min. 3 kolorach. Liczba: min. 4 szt. Wymiary (+/- 10 cm): 165 cm x 80 cm x 75 cm (szer/głęb./wys.) Materiał: biały polietylen, siedzisko biała i/lub czarna tkanina 2. Fotele Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 5 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 6 godzin. Liczba: minimum 6 szt. Materiał: polietylen, miękka poduszka na siedzisku Kolor: biały Wymiary (+/- 10 cm): 100 cm x 80 cm x 70 cm (szer./głęb./wys.) Strona 21 z 65

23 3. Stoliki kawowe Podświetlany stolik ze szklanym blatem, o nowoczesnym i niepowtarzalnym designie. Podświetlanie: minimum 5 kolorów, zasilanie akumulatorowe - bez kabli, pilot sterujący Liczba: minimum 3 szt. Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary: wysokość: 35 cm (+/- 5 cm), średnica 100 cm (+/- 5 cm) Liczba: minimum 6 szt. Materiał: blat laminat, stelaż stal nierdzewna Kolor: blat biały (3 szt.), czarny (3 szt.) Wymiary (+/- 5 cm): 60 cm x 60 cm x 40 cm (szer./głęb./wys.) 4. Stoliki koktajlowe Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 5 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 6 godzin. Liczba: minimum 6 szt. Materiał: blat szkło, stelaż stal nierdzewna Wymiary (+/- 5 cm): 120 cm x 50 cm x 50 cm (wys./dł./szer.) 5. Hokery Strona 22 z 65

24 Liczba: minimum 12 szt. Materiał: polietylen Kolor: przezroczyste Wymiary (+/- 5 cm): wysokość z oparciem 110 cm, wysokość siedzenia 70 cm, gł. 50 cm x szer. 50 cm 6. Siedziska Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 5 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 6 godzin. Liczba: minimum 3 szt. Materiał: polietylen, siedzisko miękkie tapicerowane Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 145 cm x 50 cm (średn./wys.), grubość siedziska 10 cm 7. Stoły Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 5 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 6 godzin. Liczba: minimum 12 szt. Materiał: biały polietylen, szkło Wymiary (+/- 5 cm): blat cm x 150 cm, podstawa 70 cm x 70 cm x 70H cm Strona 23 z 65

25 Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 5 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 6 godzin. Liczba: minimum 6 szt. Materiał: biały polietylen, biały blat HPL Wymiary (+/- 5 cm): blat cm x 100 cm, wysokość 70 cm 8. Krzesła Wymiary (+/- 5 cm): wysokość z oparciem 70 cm, wysokość siedzenia 45 cm, gł. 55 cm x szer. 60 cm Materiał: poliwęglan, bezbarwny, Liczba: minimum 24 szt. 9. Pufy Liczba: minimum 30 szt. Materiał: polietylen Kolor: biały i/lub szary Wymiary (+/- 5 cm): 45 cm x 45 cm x 50 cm x 50 cm (wys./szer./głęb./śred.) Liczba: minimum 20 szt. Materiał: ekoskóra Strona 24 z 65

26 Kolor: biały i/lub czarny Wymiary (+/- 5 cm): 45 cm x 45 cm (wys. / średn.) 10. Elementy dekoracyjne a. kostki LED Podświetlenie LED (sterowane pilotem), minimum 5 kolorów podświetlenia, wbudowany akumulator umożliwiający używanie bez kabli zasilających i świecenie do 6 godzin. Liczba: minimum 6 szt. Materiał: żywica chemoutwardzana Wymiary (+/- 5 cm): 70 cm x 70 cm x 70 cm b. ścianka/parawan Liczba: min. 6 szt. Wymiary (+/- 10 cm): 150 cm x 200 cm Materiał: polietylen Kolor: biały, podstawa czarna STREFA CZŁOWIEK I MEDYCYNA KLIMAT STREFY Strefa będzie składała się z: 1. przestrzeni wystawienniczej dla Partnerów miękki podział na powierzchnie przyznane konkretnym Partnerom. Brak stałej zabudowy. Oddzielenie powierzchni z wykorzystaniem elementów zabudowy i dekoracji określonych w SOPZ. Powierzchnia przy windach i schodach Strona 25 z 65

27 2. Przestrzeń wystawiennicza dla Partnerów miękki podział na powierzchnie przyznane konkretnym Partnerom. Brak stałej zabudowy. 3. Dodatkowe elementy aranżacji przestrzeni zaproponowane przez Wykonawcę (np. budki/boxy akustyczne, ekrany wizyjne itp.) Kolor wyróżniający: biały, czarny CHARAKTERYSTYKA ELEMENTÓW WYPOSAŻENIA I ZABUDOWY WYPOSAŻENIE STREF PARTNERÓW/WYSTAWCÓW 1. Sofy Klasyczna sofa 2 osobowa. Liczba: minimum 4 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 150 cm x 80 cm x 80 (dł./szer./wys.) 2. Fotel szezlong Liczba: minimum 2 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 170 cm x 60 cm x 80 (dł./szer./wys.) 3. Stoliki kawowe Liczba: minimum 6 szt. Materiał: podstawa stal nierdzewna, blat szkło Strona 26 z 65

28 Wymiary (+/- 5 cm): 50 cm x 50 cm x 45 (dł./szer./wys.) Niski stolik prostokątny ze szklanym blatem. Liczba: minimum 3 szt. Materiał: podstawa stal nierdzewna, blat szkło hartowane Kolor: blat przezroczysty, podstawa srebrna Wymiary (+/- 5 cm): 90 cm x 60 cm x 40 (dł./szer./wys.) 4. Stoliki koktajlowe Liczba: minimum 8 szt. Materiał: podstawa stal nierdzewna, blat laminat Kolor: blat biały i/lub czarny, podstawa srebrna Wymiary (+/- 5 cm): 50 cm x 50 cm x 80 (głęb./szer./wys.) 5. Hokery Liczba: minimum 8 szt. Materiał: podstawa stal, siedzisko ekoskóra Kolor: podstawa chromowana, siedzisko biały i/lub czarny, Wymiary (+/- 5 cm): 40 cm x 40 cm x 75 (głęb./szer./wys.) Strona 27 z 65

29 6. Siedzisko Siedzisko w kształcie łuku z możliwością dołączania kolejnych elementów. Wymiary (+/- 5 cm): wysokość łuku 200 cm, rozmiar siedziska 45 cm x 45 cm x 45 cm Materiał: ekoskóra Kolor: czarny i/lub biały Liczba elementów pozwalająca zbudować minimum 2 szt. spirali 7. Pufy Liczba: minimum 12 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały i/lub czarny Wymiary (+/- 5 cm): 45 cm x 45 cm x 130 (wys./szer./dł.) Liczba: minimum 12 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały i/lub czarny Wymiary (+/- 5 cm): 45 cm x 45 cm x 130 (wys./szer./dł.) Strona 28 z 65

30 Liczba: minimum 6 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały i/lub czarny Wymiary (+/- 5 cm): 80 cm x 80 cm x 45 (dł./szer./wys.) Liczba: minimum 20 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały i/lub czarny Wymiary (+/- 5 cm): 45 cm x 45 cm x 45 (dł./szer./wys.) 8. Ekspozytory Liczba: 5 szt. 35 cm x 35 cm x 20 cm (dł./szer./gł.)(+/- 5 cm) 5 szt. 45 cm x 45 cm x 20 cm (dł./szer./gł.)(+/- 5 cm) 5 szt. 50 cm x 50 cm x 20 cm (dł./szer./gł.)(+/- 5 cm) Materiał: drewno Kolor: biały i/lub czarny, wysoki połysk Wymiary (+/- 5 cm): 45 cm x 45 cm x 45 (dł./szer./wys.) Strona 29 z 65

31 9. Elementy dekoracyjne a. lampa Liczba: min. 4 szt. Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary (+/- 10 cm): 190 cm x 80 cm (wys./szer.) b. poduszki Liczba: min. 15 szt. Materiał: welur Kolor: różowy, niebieski Wymiary (+/- 10 cm): 35 cm x 35 cm c. donice Liczba: min. 12 szt. Materiał: stal proszkowana Kolor: biały Wymiary: 40 cm x 40 cm 6 szt. o wysokości 100 cm (+/- 5 cm) 6 szt. o wysokości 70 cm (+/- 5 cm) Strona 30 z 65

32 d. kwiaty doniczkowe storczyk Storczyki pełnokwiatowe, kwitnące, doniczkowe, o wysokości (powyżej doniczki) min. 35 cm. Kolor: biały, ciemny różowy, niebieski. Kwiaty muszą posiadać pełen kwitnący kwiatostan, bez ubytków i uschniętych gałązek. Liczba: zapewniająca efektowne wypełnienie 12 szt. opisanych powyżej donic. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję kwiatostanów, tj. doniczki, w których są posadzone storczyki muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiatostan ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. UWAGA: Kwiaty po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż podczas ekspozycji na 9 FRM. e. sztuczne rośliny trawa w doniczce Liczba: minimum 10 szt. Wymiary (+/- 5 cm): wysokość min. 100 cm Doniczka biała. STREFA EKO REGION Strona 31 z 65

33 KLIMAT STREFY Strefa będzie składała się ze: 1. sceny z widownią na 50 miejsc przestrzeń w układzie prostokąta (o krótszym boku przy tarasach). Przestrzeń sceny i widowni zostaje wydzielona (zamknięta) ściankami akustycznymi stworzenie studia nagraniowego. Konieczne jest dobranie ścianek umożlwiających szybki montaż i demontaż (np. mobilnych), a jednocześnie doskonałą izolację akustyczną. Należy dodatkowo tak zaplanować wydzieloną przestrzeń aby pozwalała zarówno na ustawienie krzeseł w sposób dobrze prezentujący się kadrze a jednocześnie pozwalała na swobodne przemieszczanie się kamer i ich operatorów (by istniała możliwość realizacji nagrań z różnych planów objecie całej sceny oraz zbliżenia na poszczególnych mówców). Konieczne jest także zaplanowanie 2 wejść do strefy dla publiczności. 2. ścianki akustyczne od zew. strony (od strony zajmowanej przez Partnerów) powinny zostać oklejone grafiką przygotowaną na potrzeby Wydarzenia (powiązane z klimatem Strefy). 3. przed sceną (za ściankami akustycznymi) - przestrzeń wystawiennicza dla Partnerów - miękki podział na powierzchnie przyznane konkretnym Partnerom. Brak stałej zabudowy. Oddzielenie powierzchni z wykorzystaniem elementów opisanych w SOPZ. 4. w strefie przewidziana jest część na showcooking i degustacje. Aranżacja strefy z dominacją elementów nawiązujących do ekologii wyposażenia i meble wyraźnie kojarzące się z myśleniem ekologicznym (np. żywe rośliny, drzewa w donicach ogrody wertykalne, itp. jako element scenografii). Kolor wyróżniający strefę: drewno naturalne, zielony. CHARAKTERYSTYKA ELEMENTÓW WYPOSAŻENIA I ZABUDOWY SCENA EKO REGION 1. Scena o powierzchni podłogi minimum 30 m 2 w kształcie prostokąta; przybliżone wymiary dł. 10 x gł. 3 m (+/- 1 m [gł.]/ 2 m [dł.]) a. wysokość podestu sceny minimum 20 cm, maksimum 30 cm, wzdłuż całej sceny/ lub po bokach sceny schodek; podest zabudowany ze standardowych podestów scenicznych; wierzch, schodek i boki sceny zabudowane hipsem (biały, połysk), b. zabudowa oraz najbliższe otoczenie sceny bogato uatrakcyjnione w rośliny zielone. ściany wertykalne, ogród wertykalny, o wymiarach: wysokość równa wysokości tła sceny, szerokość minimum 150 cm. Strona 32 z 65

34 2. Horyzont/tło sceny dopasowane wymiarem do szerokości sceny ok. 10 m szerokości (+/- 1m) i wysokości pomieszczenia wynoszącego maksymalnie 3,2 m (zabudowa do sufitu, z uwzględnieniem wymogów Zarządcy obiektu); tło sceny ekran diodowy LED o minimalnych wymiarach 30 m 2 (technologia SMD, rozmiar pixela 3-4 mm). 3. Nagłośnienie sceny: 4 mikrofony bezprzewodowe, mikser, kolumny/głośniki punktowe w liczbie i o parametrach dopasowanych do wymagań akustycznych przestrzeni (dźwięki z poszczególnych scen na piętrze nie mogą się na siebie nakładać, należy też wyeliminować możliwość powstawania sprzężeń i innych zakłóceń dźwięku), 4. Oświetlenie: minimum 6 reflektorów teatralnych, dimmery, sterowniki; oświetlenie klimatyczne, w zależności od projektu sceny: ledbary, listwy/moduły LED ciepłe białe światło, płynne mieszanie kolorów. 5. Podświetlenia LED Wykonawca zapewni listwy LED do podświetlenia od dołu ekranów wygłuszających opisanych poniżej. Kolory podświetleń do wyboru Zamawiającego. 6. Elementy dodatkowe: a. ekran o przekątnej minimum 42 cali (1 szt.) zamontowany przed sceną na statywie podłogowym jako podgląd dla prelegentów oraz ekran o przekątnej minimum 42 cali (1 szt.) zamontowany w wyznaczonym miejscu, na którym dla osób niesłyszących lub słabo słyszących ma być widoczna transmisja tłumaczenia prowadzącego przez tłumacza języka migowego. b. urządzenia umożliwiające emisję obrazu na tle sceny, tj. mikser video, komputer realizacyjne (2 szt.); c. ekrany wygłuszające - ekrany akustyczne pozwalające w łatwy sposób oddzielić źródło dźwięku pochodzące ze strefy wystawców, partnerów od strefy widowni. Przykład graficzny ekranów wygłuszających (nie stanowi obligatoryjnego wzoru): 7. Meble na scenę: a. Fotele Fotel obrotowy o stylowej formie. Liczba: minimum 10 szt. (liczba foteli na scenie podczas poszczególnych debat będzie zależała od liczby osób biorących udział w debacie.) Wymiary (+/- 10 cm): 70 cm x 50 cm x 90 cm Wysokość siedziska (+/- 5 cm): 45 cm Materiał: chromowane noga, siedzisko - tkanina Kolor: noga chromowana, siedzisko żółte Strona 33 z 65

35 b. Stoliki Stolik na trzech nogach z okrągłym szklanym blatem. Liczba: min. 3 szt. Wymiary: wysokość 40 cm, średnica blatu 60 cm (+/- 5 cm) Materiał: blat lite drewno, nóżki stalowe, lakierowane 8. Fotele na widownię: Wymiary (+/- 5 cm): 85 x 50 x 72 cm Materiał: nóżki metal, siedzisko tkanina Kolor: nóżki chromowane, siedzisko jasny szary, pomarańczowy Liczba: min. 30 szt. 9. Sofy na widownię Wymiary pojedynczego elementu: (+/- 10 cm): 80 cm x 80 cm x 70H cm Liczba: 20 elementów pozwalających zbudować 10 sof 2-osobowych Kolor: szary Materiał: poszycie z tkaniny, stalowe, lakierowane nóżki 10. Stanowisko charakteryzatorskie Strona 34 z 65

36 Liczba: 1 szt. Wymiary (+/- 10 cm): 150 cm x 80 cm (wys./szer.), lustro 70 cm x 70 cm Wyposażenie stanowiska: kosmetyki i narzędzia niezbędne do wykonania makijażu/ demakijażu, mobilny kufer umożliwiający dokonywanie drobnych korekt poza stanowiskiem, artykuły nagłej potrzeby, tj.: rajstopy: min. 15DEN, rozmiar 2 min. 2 szt., 3 min 2 szt., 4 min 2 szt., kolor: naturalny beż pończochy samonośne: min. 15DEN, rozmiar 1-2 min. 2 szt., 3-4 min 3 szt., kolor: naturalny beż WYPOSAŻENIE STREFY PARTNERÓW/WYSTAWCÓW 1. Sofy Liczba: minimum 4 szt. Materiał: impregnowane drewno, pianka, poliester Kolor: stelaż brązowe drewno, siedzisko biały Wymiary (+/- 5 cm): 170 cm x 70 cm x 70 (szer./gł./wys.) 2. Fotele Liczba: minimum 6 szt. Materiał: impregnowane drewno, pianka, poliester Kolor: stelaż brązowe drewno, siedzisko biały Wymiary (+/- 5 cm): 70 cm x 70 cm x 70 (szer./gł./wys.) Strona 35 z 65

37 Liczba: minimum 10 szt. Materiał: polipropylen, drewno, stal Kolor: siedzisko biały + szara poduszka Wymiary (+/- 5 cm): 60 cm x 75 cm x Stoliki kawowe Liczba: 5 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 80 cm x 60 cm x 40H cm materiał: MDF materiał wypełnienie : trawa, kamienie, kora dekoracyjna kolor: lakierowany biały 4. Stoliki koktajlowe Liczba: 10 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 60 cm x 60 cm x 100H cm materiał: metal, drewno Strona 36 z 65

38 5. Stoły Liczba: 5 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 120 cm x 80 cm x 80H cm Materiał: koziołki drewniane, blat szkło hartowane Kolor: koziołki białe Liczba: 4 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 200 cm x 75 cm x 75H cm Materiał: drewno Kolor: koziołki białe, blat naturalne drewno lakierowane Liczba: 4 szt. Wymiary (+/- 5 cm): Ø 70 cm x 100H cm Materiał: płyta MDF, stal chromowana, drewno Kolor: blat biały 6. Krzesła Strona 37 z 65

39 Liczba: min. 35 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 40 cm x 40 cm x 80H cm Materiał: siedzisko tworzywo sztuczne, nóżki drewno Kolor: biały 7. Hokery Liczba: 30 szt. Materiał: tworzywo sztuczne Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 75 cm x 40 cm (wys./szer.) 8. Pufy Liczba: min. 20 szt. Materiał: tapicerowane miękkim welurem Kolor: zielony, żółty, pomarańczowy Wymiary (+/- 5 cm): 40 cm x 40 cm x 40 cm (wys./szer./gł.) 9. Ekspozytory Liczba: 3 szt. Materiał: drewno Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 200 cm x 50 cm x 200H cm Strona 38 z 65

40 10. Elementy dekoracyjne a. Donice Donice podświetlane na biało. Wymiary: (+/- 5 cm): 90 cm x 110 cm (wys./szer.) Materiał: polietylen Kolor: biały Liczba: min. 5 szt. b. Parawan Liczba: 5 szt. Materiał: drewno, tkanina Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 130 cm x 200H cm c. Paprocie Paprocie o wysokości (powyżej doniczki) min. 25 cm. Kwiaty muszą być bez ubytków i uschniętych gałązek. Liczba: zapewniająca efektowne wypełnienie 5 szt. opisanych powyżej donic. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję, tj. doniczki, w których są posadzone paprocie muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiat ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. Strona 39 z 65

41 UWAGA: Kwiaty po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż podczas ekspozycji na 9 FRM. d. Fikusy benjamina, amstel king Kwiaty w dużych donicach o wysokości co najmniej 160 cm (donica + roślina). Liczba: minimum 6 szt. e. Drzewa w dużych donicach Drzewa naturalne - brzoza, jarząb pospolity lub inne gatunki drzew liściastych występujących na terenie województwa mazowieckiego. Wysokość z donicą: minimum 180 cm Liczba: min 6 szt. STREFY I PRZESTRZENIE INNE, W TYM OGÓLNODOSTĘPNE FOYER/ POWIERZCHNIE WSPÓLNE I KOMUNIKACYJNE Jest to miejsce do rozmów w kuluarach, kameralnych spotkań. Musi zapewniać miejsca do siedzenia, stoliki, gniazda do ładowania telefonu, czy podłączenia laptopa. Strona 40 z 65

42 WYPOSAŻENIE FOYER 1. Sofa Ażurowa sofa, z możliwością podświetlenie LED, minimum 5 kolorów podświetlenia. Liczba: minimum 5 szt. Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary (+/- 10 cm): 70 cm x 160 cm x 90 cm (wys./szer./głęb.) Klasyczna sofa 2 osobowa. Liczba: minimum 3 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 155 cm x 70 cm x 70 (dł./szer./wys.) 2. Fotel Fotel ażurowy, z możliwością podświetlenie LED, minimum 5 kolorów podświetlenia. Liczba: minimum 8 szt. Materiał: polietylen Kolor: biały Wymiary (+/- 10 cm): 70 cm x 160 cm x 90 cm (wys./szer./głęb.) Strona 41 z 65

43 Liczba: minimum 6 szt. Materiał: ekoskóra Kolor: biały Wymiary (+/- 5 cm): 65 cm x 65 cm x 77 (dł./gł./wys.) 3. Stoliki Liczba: 4 szt. Wymiary (+/- 5 cm): 80 cm x 60 cm x 40H cm materiał: MDF materiał wypełnienie : trawa, kamienie, kora dekoracyjna kolor: lakierowany biały 4. Elementy dekoracyjne a. Donice Donice podświetlane na biało. Wymiary: (+/- 5 cm): 90 cm x 110 cm (wys./szer.) Materiał: polietylen Kolor: biały Liczba: min. 4 szt. Strona 42 z 65

44 b. Paprocie- nephrolepis sp. lub nephrolepis exaltata Paprocie o wysokości (powyżej doniczki) min. 25 cm. Kwiaty muszą być bez ubytków i uschniętych gałązek. Liczba: zapewniająca efektowne wypełnienie 4 szt. opisanych powyżej donic. Dodatkowo Wykonawca musi wstawić kwiaty do donic ledowych w sposób zapewniający pełną ekspozycję, tj. doniczki, w których są posadzone paprocie muszą być w pełni schowane w donice ledowe, a cały kwiat ładnie wyeksponowany ponad brzegiem donicy. UWAGA: Kwiaty po zakończeniu realizacji wydarzenia (w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych) zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego w stanie nie gorszym niż podczas ekspozycji na 9 FRM. REJESTRACJA UCZESTNIKÓW Rejestracja uczestników będzie zorganizowana na parterze, w pomieszczeniu na wprost wejścia do budynku dedykowanego uczestnikom wydarzenia. Rejestracja uczestników i szatnia będzie zaaranżowania w tym samym pomieszczeniu. WYPOSAŻENIE REJESTRACJI UCZESTNIKÓW 1. Lada recepcyjna Podświetlana LED lada recepcyjna o gładkich ścianach z półką dla osób obsługujących recepcję oraz z szerokim blatem wydawniczym. Liczba: minimalnie 6 szt. (ilość umożliwiająca ustawienie minimalnie 10 stanowisk rejestracyjnych) Materiał: poliwęglan Wymiary (+/- 10 cm): 140 cm x 75 cm x 110 cm Kolor: biały Strona 43 z 65

45 2. Lada recepcyjna narożna Podświetlana LED lada recepcyjna narożna o gładkich ścianach z półką dla osób obsługujących recepcję oraz z szerokim blatem wydawniczym. Lada ma tworzyć spójną zabudowę z w/w ladami. Liczba: 4 szt. Materiał: poliwęglan Wymiary (+/- 10 cm): 90 cm x 70 cm x 110 cm, szer. frontu cm (po łuku) Kolor: biały WYPOSAŻENIE TECHNICZNE 1. System komunikacyjny/obsługa technologiczna Zapewnienie sytemu umożliwiającego a. rejestrację na wydarzenie: potwierdzenie zapisania się na wydarzenie jako uczestnik (wraz z profilowaniem); potwierdzenie zapisania się na wydarzenia jako prelegent akredytacja prasowa możliwość zapisania się na konsultacje (konsultacje prowadzone przez kilka podmiotów) b. komunikację z uczestnikami przed wydarzeniem informacje o zmianach w agendzie, o partnerach wydarzenia (zgodnie z profilowaniem); c. komunikacja z uczestnikami (wszystkie kategorie) w trakcie wydarzenia - informacja o zbliżających się punktach programu, na który zgłosił się uczestnik, wynikach konkursów, quizów, itp.; d. komunikacja z uczestnikami po wydarzeniu. 2. Punkt rejestracji: a. Zapewnienie narzędzi umożliwiających wydruk i przekazanie uczestnikom spersonalizowanych kart NFC lub RFID (identyfikatora wydarzenia) dla każdej kategorii uczestników; b. Zapewnienie terminali do zameldowania się na wydarzeniu min 10 szt. c. 2 laptopy do samodzielnej rejestracji umożliwiający rejestrację uczestników, którzy nie dokonali tego wcześniej i robią to w chwili pojawienia się na wydarzeniu Strona 44 z 65

46 Przy pobraniu identyfikatorów goście wirtualnie poprzez terminal lub inne urządzenie obsługiwane przez Hostessy odznaczają się jako uczestnik wydarzenia. Otrzymują powitalny SMS lub mail (w zależności jaka opcja kontaktu była zaznaczona przy rejestracji) z linkiem do strony www wydarzenia. 3. Wykonawca dodatkowo zapewni: a. terminale do wymiany materiałów informacyjnych (18 szt.); b. terminale do wymiany wizytówek (6 szt.). 4. Dodatkowe funkcje systemu rejestracji: a. elektroniczna lista gości; b. informacja o frekwencji; SZATNIA Szatnia będzie zorganizowana na parterze, w pomieszczeniu na wprost wejścia do budynku dedykowanego uczestnikom wydarzenia. Szatnia i rejestracja uczestników będzie zaaranżowania w tym samym pomieszczeniu. UWAGA: Poza opisaną szatnią do obsługi będzie w pełni wyposażona szatnia, która jest szatnią stanowiącą integralną część wynajętej przez Zamawiającego powierzchni. Wykonawca zapewnia obsługę osobową w obu szatniach. WYPOSAŻENIE SZATNI 1. Lada recepcyjna Podświetlana LED lada recepcyjna o gładkich ścianach z półką dla osób obsługujących recepcję oraz z szerokim blatem wydawniczym. Liczba: minimalnie 5 szt. Materiał: poliwęglan Wymiary (+/- 10 cm): 140 cm x 75 cm x 110 cm Kolor: biały PUNKT RATOWNIKA MEDYCZNEGO Wykonawca na zapewnionej przez Zamawiającego przestrzeni, w miejscu ogólnodostępnym wygospodaruje, wyposaży oraz oznaczy miejsce dla ratownika medycznego. Musi to być miejsce ogólnodostępne, czytelnie oznakowane (np. baner), zapewniające komfort osobom korzystającym z pomocy medycznej (przesłonięte, odgrodzone). Za propozycję ulokowania punktu medycznego oraz sposób jego wyposażenia, aranżacji i oznakowania odpowiada Wykonawca. Strona 45 z 65

47 PODZIAŁ WIZUALNY, ELEMENTY OZNAKOWANIA PRZESTRZENI Pomimo dość spójnej zabudowy i użycia podobnych mebli należy przewidzieć możliwość takiego zaaranżowania przestrzeni przeznaczonych dla poszczególnych Partnerów/ grup Partnerów, aby były łatwe do odróżnienia jako wyróżniki mogą służyć akcenty kolorystyczne, oświetlenie, różne wzory wybranych elementów zabudowy i wyposażenia itp. 1. Kratownice aluminiowe a. poszczególne przestrzenie powinny być oddzielone elementami zabudowy dwustronnej z wykorzystaniem systemu kratownic aluminiowych z wypełnieniem z przezroczystych paneli plexi wysokość zabudowy 2,5 m (+/- 20 cm); b. minimum 10 instalacji, każda o długości minimum 2 m (podzielona kolumnami rozłożonymi co około 2 m); c. minimum 2 instalacje, każda o długości minimum 5 m (podzielona kolumnami rozłożonymi co około 2,5 m); d. każde 2-2,5 -metrowe okienko wypełnione planelem/panelami z plexi o wysokości minimum 2 m; e. łączna długość konstrukcji: kratownice + panele ma wynosić ok. 100 m; f. panele z plexi muszą być wyklejone jednostronnie naklejkami z folii przezroczystej i nieprzezroczystej (projekty muszą zostać wykonane przez Wykonawcę i przekazane do akceptacji lub zgłoszenia wymaganych modyfikacji przez Zamawiającego), a od spodu i/lub od góry podświetlone listwami ledowymi (według projektu aranżacji przestrzeni złożonego w ramach oferty). Wykonawca w ramach zamówienia zapewni odpowiednie listwy ledowe emitujące światło o różnej kolorystyce. Listwy ledowe muszą być zapewnione w liczbie zabezpieczającej podświetlenie wszystkich płyt plexi na konstrukcjach z kratownic. 2. Ścianki/ wymienne nośniki reklamowe do posiadanych przez Zamawiającego elementów wystawienniczych Wykonawca w ramach zamówienia jest zobowiązany do zaprojektowania, produkcji i dostawy drukowanych tkanin z grafikami do elementów wystawienniczych posiadanych przez Zamawiającego. Zamawiający posiada: a) 4 szt. wolno-stojących dwustronnych kasetonów podświetlanych diodami LED, o wymiarach 600 x 200 cm, materiał: aluminium (stelaż), tkanina poliestrowa. b) 4 szt. wolno-stojących dwustronnych kasetonów podświetlanych diodami LED, o wymiarach 100 x 200 cm, materiał: aluminium (stelaż), tkanina poliestrowa. Przedmiotem zamówienia jest 4 szt. nośników reklamowych o wymiarach 600 x 200 cm oraz 8 szt. o wymiarach 100 x 200 cm, na wyżej wymienione kasetony zadrukowane w procesie sublimacji na tkaninie poliestrowej, kalandrowanej obszyte gumką, która po wciśnięciu w dopasowaną szczelinę w ramie kasetonu powoduje, że tkanina dobrze opina ramę i czytelnie oraz estetycznie prezentuje treść reklamową. UWAGA: Każdy z Wykonawców zainteresowany realizacją zamówienia, ma możliwość oględzin oraz dokonania pomiarów posiadanych przez Zamawiającego stelaży celem rzetelnego przygotowania oferty. Stelaże są dostępne do wglądu w siedzibie Zamawiającego, a dokonanie oględzin możliwe jest po wcześniejszym umówieniu terminu i godziny z zastrzeżeniem, że siedziba Zamawiającego czynna jest w dni powszednie (poniedziałek-piątek) z wyłączeniem świąt i dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 8:00-16:00. Osobą odpowiedzialną za udostępnienie do wglądu stelaży jest Pan Michał Strzelczyk, m.strzelczyk@mazowia.eu. Strona 46 z 65

48 Liczba: Wykonawca wykona 4 szt. nośników o wymiarach 600 x 200 cm oraz 8 szt. o wymiarach 100 x 200 cm Projekt: W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania 12 różnych projektów graficznych zgodnie z wymaganiami i sugestiami Zamawiającego. Produkcja może się rozpocząć po uzyskaniu przez Wykonawcę ostatecznej akceptacji projektów. Grafika: zadruk sublimacyjny 4+0 (CMYK) pozwalający na wykonanie nadruków wielokolorowych, nadrukowanie zdjęć i grafik z przejściami tonalnymi. Tkanina: poliester kalandrowany obszyty gumką. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Instrukcję dotyczącą montażu, warunków przechowywania oraz czyszczenia/ pielęgnacji. Każdy nośnik reklamowy pakowany oddzielnie w woreczek z tkaniny zapinany na suwak. 3. Stojaki (potykacze) do zamontowania tabliczek informacyjnych w formacie A4 minimum 20 szt., wysokość minimum 120 cm, maksimum 140 cm. Przykłady graficzne (nie stanowią obligatoryjnego wzoru): 4. Kordony eventowe stojaki wraz z taśmami/sznurami w liczbie pozwalającej na stworzenie kordonu o łącznej długości około 50 m (do rozstawienia w 2-3 miejscach), wysokość około 95 cm (+/- 5 cm), rozstaw słupków co około 150 cm (+/- 10 cm). Przykłady graficzne (nie stanowią obligatoryjnego wzoru): 5. Naklejki do naklejenia na podłodze, inne materiały Projekt i produkcja: kolorowe, okrągłe naklejki (naklejki z nadrukiem wg projektu Wykonawcy) do oznaczenia szklaków komunikacyjnych, wind, itp. Wielkość naklejek średnica minimum 15 cm, a maksimum 20 cm, Liczba: minimum 550 szt. Zadruk: full kolor Uwagi: Naklejka po odklejeniu nie może zostawiać śladu na podłodze. Projekt naklejki do przygotowania przez Wykonawcę zgodnie z zaleceniami i uwagami Zamawiającego. Wykonawca będzie odpowiedzialny za naklejenie naklejek (podczas montażu) w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym, a po zakończeniu do ich odklejenia. 6. Baner wewnętrzny 3 szt. (winyl) branding 9FRM wewnątrz obiektu: zaprojektowanie, produkcja i wywieszenie banneru znajdującego się na ścianie znajdującej się na wprost wejścia do sali recepcyjnej, o wymiarach minimum 6 x 2-2,5 m (sposób zamocowania w porozumieniu z Zarządcą obiektu). 7. Baner zewnętrzny 1 szt. (winyl) branding 9FRM na zewnątrz obiektu: zaprojektowanie, produkcja i montaż w przeddzień imprezy (montaż wiąże się z pracami alpinistycznymi do ustalenia z Zarządem obiektu), banneru wejściowego o rozmiarach dostosowanych do obiektu (w porozumieniu z Zarządcą Strona 47 z 65

49 obiektu). Po zakończeniu imprezy demontaż banera. WYPOSAŻENIE TECHNICZNE UWAGA: Poniższe opisy zawierają wymagane wyposażenie techniczne na przestrzenie inne niż sceny i rejestracja uczestników opisane powyżej. Wyposażenie techniczne scen i rejestracji uczestników oraz stref jest opisana w rozdziałach Scena Region Przyszłości (Scena główna), Scena Eko Region oraz Rejestracja uczestników oraz przy poszczególnych strefach. Opisane tu pozycje należy traktować jako dodatkowe w stosunku do opisanych powyżej. W CELU REALIZACJI CAŁOŚCI USŁUGI WYKONAWCA ZAPEWNI DODATKOWO WYPOSAŻENIE TECHNICZNE W POSTACI: 1. Sprzętu oraz obsługi osobowej niezbędnej do realizacji streamingu, tj. do zadań wykonawcy należało będzie: a. zawieszenie na stronach oraz tzw. odtwarzacza oraz przeprowadzenia na żywo transmisji minimalnie 12 godzin transmisji (streamingu), maksymalnie 20 godzin transmisji (streaming) z otwarcia wydarzenia, debat, prezentacji oraz zamknięcia wydarzenia - odbywających się na scenach b. zapewnienie infrastruktury niezbędnej do realizacji zadania, dostępu do łącza internetowego o odpowiednich parametrach oraz mikrofonów, serwera, czyli wszystkich elementów niezbędnych do przeprowadzenia transmisji na żywo w jakości HD; c. emisja materiałów o charakterze informacyjnym, wywiadów itp. podczas przerw wynikających z programu każdego dnia wydarzenia; d. emisja podpisów edytowanych podczas transmisji on-line, wyświetlanych bezpośrednio na pasku podczas transmisji (np. imię i nazwisko, funkcja mówcy, temat prelekcji, nazwa wydarzenia, logotyp, itd.); e. zapewnienie niezbędnej infrastruktury, oprogramowania, nagłośnienia i obsługi do przeprowadzenia transmisji (z możliwością odtwarzania nagrań audio i video); f. zapewnienie łącznie minimum 4 kamer: scena Region Przyszłości minimum 2 kamery (1 stacjonarna, 1 mobilna); scena Eko Region minimum 2 kamery (1 stacjonarna, 1 mobilna); g. dostęp do bieżącego podglądu rejestrów pokazujących liczbę osób korzystających z internetowej formy uczestnictwa w wydarzeniu oraz średniego czasu każdego logowania na stronach wydarzenia (liczba IP, wraz ze średnimi np. max ilość wejść); h. opracowanie i przekazania raportu ze zgromadzonymi danymi statystycznymi z każdego dnia wydarzenia; i. dostarczenie zapisów materiałów z każdego dnia wydarzenia w jakości HD w celu ich dalszej publikacji w Internecie (na nośniku np. CD, pendrive). j. wydelegowanie niezbędnej liczby wykwalifikowanych osób do obsługi transmisji i zapewnienie bieżącej obsługi oraz stanowisk reżyserskich (np. operatorzy kamer, informatyk, dźwiękowiec); k. zapewnienie nieprzerwanej i bezawaryjnej pracy urządzeń przez cały czas trwania wydarzenia (w pierwszym i drugim dniu). l. dostarczenie Zamawiającemu kopii wszystkich materiałów i raportów wykonanych w ramach danego wydarzenia; UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do zarządzenia prowadzenia transmisji z kilkuminutowym opóźnieniem, jeżeli będzie leżało to w interesie zamawiającego. Wykonawca nie może sam podjąć decyzji o opóźnieniu transmisji bez zgody lub wniosku Zamawiającego. Strona 48 z 65

50 2. 5 telewizorów o przekątnej minimum 75 cali z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG lub więcej, do wykorzystania na Strefie Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych oraz w Strefach: Region Przyszłości, Eko Region oraz Człowiek i Medycyna, Turystyka i Kultura telewizory o przekątnej minimum 60 cali z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG lub więcej, do wykorzystania w Strefach: Region Przyszłości, Eko Region oraz Człowiek i Medycyna, Turystyka i Kultura telewizorów o przekątnej minimum 50 cali z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG lub więcej, do wykorzystania w Strefach Region Przyszłości, Eko Region oraz Człowiek i Medycyna, Turystyka i Kultura telewizory lub monitory o przekątnej minimum 32 cale maksymalnie 42 cale z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wbudowany odtwarzacz multimedialny, odtwarzane formaty: AVI MKV WMV MP4 M4v FLV VOB MP3 AAC FLAC WAV JPEG, do wykorzystania na scenach szt. interaktywny flipchart wraz z przenośnym stojakiem na kółkach, o przekątnej 55, rodzaj panelu: Edge LED, z podłączeniem do Internetu (Wi-Fi), wejście HDMI, min. 2 wejścia USB, akcesoria dodatkowe: 2 x pióro. 12. Laptopy do wykorzystania na potrzeby Zamawiającego: a. liczba minimalna: 16 szt. b. wymagania minimalne: procesor wielordzeniowy osiągający w teście wydajności PassMark wynik nie gorszy niż 3388 punktów, według wyników ze strony RAM min. 2gb DDR3, Ekran min. 15, klawiatura QWERTY PL, pojemność baterii min. 4800mAh, min 2x port USB 2.0 lub wyższy, w zestawie z ładowarką i myszką optyczną, system operacyjny umożliwiający uruchomienie pakietu aplikacji biurowych, w tym minimalnie programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych i do tworzenia oraz obróbki tekstów, programów do wyświetlania prezentacji multimedialnych wyświetlanych w formie slajdów, oraz plików PDF, JPG tabletów o przekątnej 9,7, minimum 2048 x 1536 pikseli z dostępnemu do Internetu (Wykonawca zapewnia i gwarantuje niezawodność łącza Wi-Fi). Tablety będą wykorzystywane przez konsultantów/ekspertów na strefie MJWPU. 14. Drukarki laserowe do wykorzystania na potrzeby Zamawiającego: a. liczba minimalna: 1 szt. b. format druku A4, podajnik papieru na min. 150 arkuszy, szybkość druku w czerni min. 20 str./min. 15. Kabina dla tłumacza wraz z wyposażeniem technicznym niezbędnym do prowadzenia tłumaczeń: przeznaczona do montowania i demontowania w salach konferencyjnych nie mających stałych systemów do tłumaczeń symultanicznych. Liczba: 2 szt., Wymiary zewnętrzne (+/- 50 mm): wysokość 2000 mm, szerokość 1600 mm, głębokość 1600 mm. Wymiary wewnętrzne (+/- 50 mm): wysokość 1960 mm, szerokość 1560 mm, głębokość 1560 mm. Pulpit roboczy (+/- 50 mm): szerokość 1560 mm, głębokość 560 mm. Waga: całkowita 75 kg (+/- 5 kg), panel - max. 8 kg (+/- 2 kg). Ilość paneli + pulpit 10+1, profil: aluminium, wypełnienie paneli kolor: biały, pulpit: czarny. UWAGA: kabiny będą stały poza strefami scen, w związku z tym muszą posiadać ekran z podglądem i odsłuchem (w czasie rzeczywistym) do tego co dzieje się w studiach w sposób umożliwiający prowadzenie tłumaczenia symultanicznego. 16. Infokiosk (liczba minimum 4 szt.) z aplikacja posiadającą narzędzie nawigacyjne: Strona 49 z 65

51 a. komputer PC/laptop; b. ekran dotykowy minimum 46 c. Aplikacja: system zoptymalizowany dla dużych ekranów dotykowych o rozdzielczości od 1920x1080; automatyczne wyznaczanie trasy do wybranego punktu; wyszukiwarka (po nazwie, logotypie); wyświetlanie informacji o Organizatorze oraz Partnerach wydarzenia. UWAGA: Zamawiający dopuszcza zastosowanie monitorów dotykowych zamocowanych na statywach jako infokioski. UWAGA: Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na miejscu wydarzenia zapasowych materiałów eksploatacyjnych (w szczególności tonerów, pojemników na zużyty toner), umożliwających sprawne funkcjonowanie urządzeń, nieprzerwanie przez cały czas trwania wydarzenia. Wykonawca zapewni osobę odpowiedzialną za wymianę materiałów eksploatacyjnych. Zakładana maksymalna liczba wydruków w czasie całego wydarzenia maksymalnie 1000 szt. UWAGA: Wykonawca jest zobligowany do zapewnienia wszystkich innych elementów technicznych, które zostały wymienione w opisach poszczególnych stref i przestrzeni. UWAGA: Opisane powyżej elementy wyposażenia technicznego mogą być wykorzystane w innych miejscach, czy na innych przestrzeniach w ramach realizacji 9FRM. Opisane powyżej lokalizacje poszczególnych elementów są jedynie sugerowane. PERSONEL 1. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia personelu: a. Event manager osoba odpowiedzialna za realizację umowy, zarówno na etapie przygotowania, jak i realizacji 9FRM. Do jej zadań będzie należał stały kontakt z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie kompleksowej organizacji i realizacji umowy, koordynowanie prac i działań leżących po stronie Wykonawcy oraz raportowanie ich Zamawiającemu. Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu w ofercie osobę do pełnienia funkcji Event managera. Zamawiający wpisze tę osobę do umowy, jako osobę do kontaktów wyznaczoną ze strony Wykonawcy. Wskazana osoba musi wykazać się praktycznym doświadczeniem w koordynowaniu imprez o charakterze zgodnym z przedmiotem zamówienia, tj. o charakterze konferencyjno-wystawienniczym, przy czym: każda wskazana osoba, w ciągu ostatnich 12 miesięcy koordynowała nie mniej niż 2 wydarzenia, o ww. charakterze; wartość każdego koordynowanego przez nią wydarzenia wynosiła nie mniej niż ,00 zł brutto; w każdym z koordynowanych wydarzeń uczestniczyło nie mniej niż 1000 osób. b. Zastępca Event managera osoba odpowiedzialna za realizację umowy, zarówno na etapie przygotowania, jak i realizacji 9FRM. Do jej zadań będzie należał stały kontakt z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie kompleksowej organizacji i realizacji umowy, koordynowanie prac i działań leżących po stronie Wykonawcy oraz raportowanie ich Zamawiającemu. Strona 50 z 65

52 Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu w ofercie osobę do pełnienia funkcji zastępcy Event managera. Zamawiający wpisze tę osobę do umowy, jako osobę do kontaktów wyznaczoną ze strony Wykonawcy. Wskazana osoba musi wykazać się praktycznym doświadczeniem w koordynowaniu imprez o charakterze zgodnym z przedmiotem zamówienia, tj. o charakterze konferencyjno-wystawienniczym, przy czym: każda wskazana osoba w ciągu ostatnich 12 miesięcy koordynowała nie mniej niż 1 wydarzenie, o ww. charakterze; wartość każdego koordynowanego przez nią wydarzenia wynosiła nie mniej niż ,00 zł brutto; w każdym z koordynowanych wydarzeń uczestniczyło nie mniej niż 900 osób. c. Moderatorzy konferencji 2 osoby, które poprowadzą wydarzenie zgodnie ze scenariuszem (obie osoby będą moderować działania przez 2 dni 9FRM). Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu co najmniej sześć kandydatur prowadzących, spośród których Zamawiający wybierze 2 osoby do realizacji zadania. Każda z zaproponowanych osób musi mieć udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu minimum 2 imprez, z których każda dedykowana była dla nie mniej niż 1000 osób. Wymagania wobec moderatora: osoba z doświadczeniem w pracy dziennikarskiej lub estradowej; potrafiąca się wykazać wiedzą i doświadczeniem w prowadzeniu konferencji, kongresów, gal itp. dla szerokiej publiczności, tj. dla min uczestników; bardzo dobrze komunikująca się w języku angielskim; cechująca się rozszerzoną wiedzą z zakresu biznesu, gospodarki; cechująca się rozpoznawalnością udział w roli prowadzącego, gospodarza w popularnych formatach telewizyjnych (formaty telewizyjne o wysokiej oglądalności, na antenie telewizji o zasięgu ogólnopolskim). w przypadku dziennikarza- gospodarz programu telewizyjnego o wysokiej oglądalności, telewizji śniadaniowej, prowadzący popularne programy, typu talent show, emitowane nie później niż w ciągu ostatnich dwóch lat (cztery ostatnie ramówki); potrafiący wykazać się doświadczeniem we współpracy z osobami publicznymi, członkami zarządów, dyrektorów i kluczowych menedżerów firm i instytucji. Obowiązki moderatora: przygotowanie scenariusza imprezy (współpraca z Zamawiającym w zakresie merytorycznego przygotowania scenariusza, w oparciu o program dostarczony przez Zamawiającego). Skontaktowanie się z prelegentami biorącymi udział w debatach, przed wyznaczonym terminem 9FRM oraz zaplanowanie wraz z nimi przebiegu całości debaty. pełnienie funkcji moderatora podczas dwudniowego wydarzenia w godzinach dbanie o utrzymanie dynamiki dyskusji i dyscypliny czasowej wśród prelegentów występujących w debatach. przygotowanie treści i formy do części otwierającej, rozpoczynającej 9FRM, prowadzenie i czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia, puentowanie wypowiedzi zaproszonych prelegentów, podsumowanie i przedstawienie wniosków końcowych. d. Tłumacz migowy: minimum 4 osoby, które będą odpowiedzialne za symultaniczne tłumaczenie migowe rozpoczęcia wydarzenia, uroczystego zakończenia oraz wszystkich debat odbywających się na dwóch scenach równolegle. Tłumacze będą również zamieszczeni w filmach steamingowych. e. Tłumacz symultaniczny języka angielskiego: 2 osoby z wykształceniem dokumentującym znajomość języka angielskiego na poziomie C2 (zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego lub certyfikat równoważny, tj. certyfikat potwierdzający, że wskazana osoba posługuje się biegle językiem angielskim w mowie i w piśmie, wydany przez podmiot uprawniony do wydawania certyfikatów potwierdzających zdolności językowe), umiejętność operowania adekwatną terminologią Strona 51 z 65

53 specjalistyczną i umiejętność konstruowania adekwatnych tekstów specjalistycznych, umiejętność artykulacyjnej prezentacji tworzonego tekstu, umiejętność tłumaczenia pisanego tekstu na ustny tekst docelowy, podzielność uwagi zadaniowej (wielozadaniowość) oraz kreatywnego rozwijania tekstów z pojęć kompleksowych i transformacji wyrażeń językowych- parafrazowanie. Konieczna umiejętność pracy w kabinie do tłumaczeń: wiedza o technicznym funkcjonowaniu sprzętu technicznego (kabina tłumaczy w otoczeniu multimedialnym zewnętrzny rzutnik multimedialny), sprawne i skuteczne posługiwanie się sprzętem technicznym (mikrofony, słuchawki, pulpit sterowniczy). Wymagane doświadczenie minimalne: prowadzenie tłumaczeń symultanicznych podczas wydarzeń o charakterze konferencyjnym, szkoleniowym, seminaryjnym podczas minimum 5 imprez (w tym minimum 2 o tematyce funduszy europejskich), z których każde dedykowane było dla minimum 300 osób. Czas pracy tłumacza podczas każdego z dwóch dni 9FRM przewidziany jest od godz. 9:00 do 16:00, czyli w ciągu jednego dnia wyniesie 7 godzin. f. Obsługa techniczna: min. 6 osób/ technicy do obsługi technicznej wydarzenia. Do ich zadań będzie należało m.in. wyświetlanie prezentacji/ grafik/ filmów zgodnie z kolejnością wystąpień, scenariuszem i harmonogramem wydarzenia, obsługa reżyserki dźwięk, wizja, oświetlenie itd.; skonfigurowanie wszystkich połączeń, dbanie o ciągłość działania i sprawność wszystkich elementów wyposażenia technicznego w tym usuwanie ewentualnych awarii oraz, czuwanie nad prawidłowym działaniem sprzętu, niezwłoczne usuwanie wszelkich awarii i usterek itp. Osoby muszą doskonale znać sprzęt za którego sprawne działanie będą odpowiadać. g. Obsługa rejestracji i szatni: min. 12 osób (w tym jednej wyznaczonej przez Wykonawcę jako koordynator recepcji) do obsługi recepcji podczas wydarzenia oraz min. 8 osób do obsługi szatni. Osoby odpowiedzialne za rejestrację uczestników (i obsługę szatni) muszą cechować się wysoką kulturą osobistą, chęcią niesienia pomocy i zaangażowaniem w realizację powierzonych im zadań. Muszą być ubrane w schludne, jednolite, stroje w stonowanych kolorach (szczegóły do ustalenia z Zamawiającym). Muszą być obecne na stanowisku pracy min. 60 minut przed ustaloną godziną rozpoczęcia rejestracji uczestników. Do ich zadań będzie należała rejestracja uczestników, wydawanie identyfikatorów lub/i pakietów konferencyjnych itp. oraz kierowanie uczestników do dalszej części obiektu, tj. wskazywanie drogi do szatni, czy przestrzeni w której będzie odbywało się wydarzenie. h. Koordynatorzy stref min. 4 osoby odpowiedzialne za koordynowanie prac wszystkich osób przewidzianych do realizacji działań h w ramach danej strefy i/lub przestrzeni. Osoby odpowiedzialne za koordynowanie strefami powinny cechować się wysoką kulturą osobistą, bardzo dobrą organizacją pracy, kreatywnością, zaangażowaniem w powierzone im zadania, umiejętnością pracy w zespole oraz pod presją czasu. i. Koordynatorzy scen min. 2 osoby- każda odpowiedzialna za jedną scenę. Osoby odpowiedzialne za koordynowanie aktywności na scenach, grupujące uczestników poszczególnych debat oraz słuchaczy/ publiczność w okolicach scen, dbający o zapewnienia punktualnej realizacji debat, czuwający nad możliwymi, nagłymi zmianami w programie debat i wystąpień, utrzymujący stały kontakt z przedstawicielem Zamawiającego w zakresie wszelkich aktywności w strefie sceny studia.. j. Stewardzi/hostessy min. 10 osób odpowiedzialnych za kierowanie ruchem uczestników w obiekcie, przy wejściu/ wjeździe na teren obiektu oraz na parkingu. Osoby te muszą cechować się chęcią pomocy i zaangażowaniem w powierzone im zadania. Muszą być ubrane w schludne, jednolite, stroje w stonowanych kolorach (szczegóły do uzgodnienia z Zamawiającym). Muszą być obecne na stanowisku pracy minimum 60 minut przed ustaloną godziną rozpoczęcia rejestracji uczestników i pozostawać na nim do zakończenia wydarzenia. k. Serwis sprzątający min. 2 osoby odpowiedzialne za stały nadzór nad porządkiem i czystością oraz za sprzątanie całości powierzchni, na której będą realizowane działania związane z 9FRM (korytarzach, przestrzeniach w poszczególnych strefach, salach VIP). W Wykonawca zapewni osobom sprzątającym niezbędne narzędzia, środki czystości, worki na śmieci itp. Toalety oraz ciągi komunikacyjne będą Strona 52 z 65

54 sprzątane przez osoby zapewnione przez zarządcę obiektu i będą realizowane niezależnie od tej umowy. l. Fotograf 1 osoba, Wykonawca zapewni profesjonalną obsługę fotograficzną Wydarzenia, do zadań której należało będzie wykonanie co najmniej 500 zdjęć z dwóch dni 9FRM, o rozdzielczości co najmniej 300 DPI, w tym również zdjęcia portretowe. m. Wizażysta/makijażysta 2 osoby (po 1 os. przy każdej ze scen), których zadaniem będzie przygotowanie uczestników debat (zrobienie make-upu dostosowany do warunków oświetleniowych i wymagań rejestracji przez kamery oraz bieżące czuwanie nad wizerunkiem tych osób np. poprawianie make-upu występujących osób, czuwanie aby nie było widać w kamerze zmarszczonego czoła, świecącej się twarzy, włosów spadających na twarz, itp.). n. Ratownik medyczny 1 osoba z uprawnieniami do pełnienia wyznaczonej funkcji, który/a musi wykazać się co najmniej 2 letnim doświadczeniem w zakresie ratownictwa medycznego. Wymagane jest, aby obsługa medyczna była stale była obecna w wyznaczonym i oznakowanym punkcie tzw. punkcie medycznym oraz dysponowała zestawem do udzielania pierwszej pomocy (torba medyczna z wyposażeniem), tak aby w razie potrzeby mogła szybko udzielić koniecznej pomocy. o. Ochrona min. 8 osób. Zapewnienie obsługi profesjonalnej firmy, tj. posiadającej wszelkie niezbędne zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia. Osoby zapewnione przez firmę zadbają o bezpieczeństwo i skutecznie ograniczą dostęp do powierzchni przeznaczonej na realizację wydarzenia osobom nie związanym z jej realizacją (charakter imprezy zamkniętej), a w przypadku pojawienia się takiej konieczności będą również zaangażowane do pomocy w innych wskazanych przez Zamawiającego czynnościach/ zadaniach. Osoby pełniące zadania ochroniarskie musza być jednolicie ubrane, posiadać plakietki/ oznaczenia ochrona i posiadać sprzęt umożliwiający łączność. Liczba osób musi być dostosowana do wielkości i charakteru wydarzenia oraz do powierzchni, na której realizowana będzie usługa - liczba osób świadczących usługę ochrony podlega akceptacji Zamawiającego. UWAGA: każda z osób wyznaczona do obsługi wydarzenia może pełnić tylko jedną funkcję spośród wyżej wymienionych. UWAGA: Osoby obsługujące rejestrację i szatnię po zakończeniu pracy na swoich stanowiskach będą skierowane do innych zadań, tj. np. do animacji wybranych wydarzeń na przestrzeniach stref, do rozdawania materiałów informacyjnych i promocyjnych,, udzielania informacji itp. Zakres tych prac zostanie omówiony na etapie realizacji umowy i będzie zależał od potrzeb Zamawiającego. Na stanowisku rejestracji oraz w szatni przez cały czas trwania wydarzenia zostanie po jednej osobie (dyżur). Na zakończenie wydarzenia (tj. w dniu 18.10, o godzinie wskazanej przez Zamawiającego, osoby obsługujące szatnie wrócą na swoje stanowiska). 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia i zostały wskazane w ofercie Wykonawcy(na podstawie której dokonano jego wyboru). Warunkiem dokonania takiej zmiany jest wystąpienie okoliczności lub zdarzenia losowego uniemożliwiającego danej osobie wykonywanie czynności wynikających z zawartej umowy lub utrata uprawnień do wykonywania określonych czynności (jeżeli dotyczy), a okoliczności takich nie można było przewidzieć wcześniej. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest zaproponować inną osobę, zdolną do wykonywania czynności będących przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, czyli posiadającego wymagane kwalifikacje i doświadczenie. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego o konieczności zmiany osoby nie później niż na 2 dni robocze przed imprezą lub niezwłocznie (tzn. w tym samym dniu) po otrzymaniu takiej informacji, w formie pisemnej ( co najmniej mailowej z uzyskaniem potwierdzenia odbioru). Informacja taka powinna zawierać co najmniej: imię i nazwisko, funkcję przypisaną do pełnienia podczas wydarzenia oraz przyczynę braku możliwości realizacji zadań przez daną osobę. Wraz przesłaniem informacji Wykonawca zobowiązany jest zaproponować minimum jedną osobę, która będzie realizowała zadania w zastępstwie oraz informację o jej kwalifikacjach i doświadczeniu. W przypadku, gdy zastępowana osoba była zatrudniona na umowę o pracę (co Strona 53 z 65

55 Wykonawca wykazał w treści złożonej oferty), osoba zastępująca również musi zostać zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Zamawiający najpóźniej na 1 dzień roboczy przed 9FRM udzieli odpowiedzi dotyczącej akceptacji lub braku akceptacji zaproponowanej osoby. W sytuacji, gdy Zamawiący nie zaakceptuje zaproponowanego zastępstwa, Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego (w tym samym dniu) przedstawienia kolejnych kandydatur, tak aby zadanie było realizowane przez osoby spełniające wszystkie wymagania Zamawiającego oraz w wymaganej przez niego liczbie osób obsługujących wydarzenie. Dokonana przez Wykonawcę zmiana osób nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, ani wpłynąć na termin, czy jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej w formie aneksu do umowy pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie rozszerzenia liczby osób, które będą uczestniczyć w realizacji przedmiotu zamówienia, zarówno wskazanych przez Wykonawcę w ofercie, jak również nie wskazanych w ofercie (wyszczególnionych w SOPZ). Warunkiem dokonania takiej zmiany jest konieczność zwiększenia liczby osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia w celu zapewnienia jego terminowej realizacji. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego o konieczności dodania dodatkowej osoby lub osób nie później niż na 2 dni robocze przed wydarzeniem, lub niezwłocznie (tzn. w tym samym dniu) po zaistnieniu takiej konieczności. Powiadomienie o konieczności dodania dodatkowych osób do obsługi wydarzenia musi zachować formę pisemną (co najmniej mailową z uzyskaniem potwierdzenia odbioru) i zawierać co najmniej: imię i nazwisko osoby, przewidzianą do pełnienia funkcję, przyczynę dodania osoby oraz o informację o jej kwalifikacjach i doświadczeniu. Zamawiający najpóźniej na 1 dzień roboczy przed 9FRM udzieli odpowiedzi dotyczącej akceptacji lub braku akceptacji zaproponowanej osoby. Dokonane przez Wykonawcę rozszerzenie składu osobowego osób obsługujących wydarzenie nie może wpłynąć na zwiększenie ceny za realizację przedmiotu zamówienia, termin, czy jakość realizowanych usług. Zwiększenie liczby osób musi być dokonane w formie pisemnej w formie aneksu do umowy pod rygorem nieważności.. ZORGANIZOWANIE I PRZEPROWADZENIE DEBATY Zgodnie z wymaganiem Zamawiającego, jednym z zdań Wykonawcy jest przygotowanie i organizacja debaty, o której mowa w niniejszym dokumencie. Celem weryfikacji, czy Wykonawca posiada stosowną wiedzę i umiejętności w tym zakresie, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca na etapie składania oferty przedstawił 1 propozycję koncepcji merytorycznej debaty, która będzie mogła być włączona do scenariusza wydarzenia. Wykonawca przedstawi pomysł debaty dopasowany do grup docelowych, które wpisują się w III oś priorytetową RPO WM: Rozwój potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości. Debata powinna mieć jeden temat wiodący, a zagadnienia nad którymi będą dyskutować eksperci powinny prowadzić do znalezienia odpowiedzi na postawione na wstępie pytanie lub odnalezienia możliwości najlepszych rozwiązań dla omawianego problemu. Wykonawca zaprezentuje koncepcję w postaci ramowego programu debaty, tj. wykazu głównych zagadnień, wokół których będzie toczyła się dyskusja. Koncepcja debaty musi zostać opisana w dokumencie wskazanym w pkt ) SIWZ, tj. Dokumencie zawierającym informacje stanowiące podstawę do oceny oferty w zakresie zgodności z wymaganiami Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia dotyczącymi organizacji debaty, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 9 do SIWZ. Wykonawca zapewni do debaty ekspertów: liderów, managerów, przedstawicieli kadry zarządzającej najwyższego szczebla polskich przedsiębiorstw lub właścicieli firm, będących członkami klubów biznesu lub organizacji skupiających ekspertów. Każdy z zaproponowanych ekspertów uczestniczył w ciągu ostatnich 3 lat w co najmniej 10 debatach publicznych i/lub dyskusjach merytorycznych, podczas międzynarodowych i/lub krajowych: konferencji, sympozjów itp. transmitowanych w mediach ogólnopolskich i/lub występował w charakterze eksperta w programach gospodarczych, opiniotwórczych i/lub społecznych nadawanych Strona 54 z 65

56 w telewizji ogólnopolskiej i/lub zagranicznej. Wykonawca zapewni co najmniej 7 ekspertów spełniających powyższe wymagania. Wykonawca zaproponuje moderatorów do prowadzenia debaty. Osoby, które prowadzą obecnie lub prowadziły w okresie ostatnich 3 lat opiniotwórczy program telewizyjny z zakresu ekonomii, gospodarki, czy zmian społecznych w telewizji ogólnopolskiej lub rekrutują się z aktualnych członków zarządu organizacji lub ośrodka debat skupiającego przedstawicieli biznesu (organizacja/ośrodek reprezentowany przez zgłoszonego moderatora powinien wydawać drukiem własne, cykliczne publikacje poświęcone efektywnemu zarządzaniu lub przywództwu, przygotowywać i publikować raporty które formułują rekomendacje dotyczące efektywnego zarządzania w organizacjach i państwie, opracowywać analizy dotyczące zagadnień zarządczych lub polityki publicznej). Moderatorzy powinni wykazywać się aktualną wiedzą z zakresu ekonomii, gospodarki, funduszy europejskich oraz aktualnych trendów w tych obszarach. Wykonawca zapewni co najmniej 2 moderatorów spełniających powyższe wymagania. Zamawiający na etapie składania ofert nie wymaga podawania nazwisk ekspertów i moderatorów, których zapewni Wykonawca. Wszystkie kwestie związane z weryfikacją konkretnych osób wskazanych przez Wykonawcę oraz ich akceptacją przez Zamawiającego dotyczyć będą wyłącznie Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa. MATERIAŁY PROMOCYJNE 1. Torba papierowa z uchwytami ze sznurka Nakład: 2000 szt. Wymiary po złożeniu (+/- 2 cm): szerokość 40 cm x wysokość 36 cm x zakładka dolna 12 cm; Papier: kreda minimum 200 g/m2; Inne: tekturki wzmacniająca górne krawędzie oraz spód/ dno torby; Uchwyt: bawełniany lub polipropylenowy, krótki 2 x minimum 41 cm, kolorystycznie dopasowany do projektu torby, z zabezpieczonymi końcówkami; Nadruk: Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z możliwości technologicznych oraz dostosowana do pola zadruku; Uwaga: nadrukowane treści muszą być czytelne, wyraźne i trwałe; Planowana treść nadruku: logo/nazwa Forum, logo RPO WM, informacja o współfinansowaniu, strona www; Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku oraz materiał powinny być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały. Kolor i technologia nadruku: nadruk: 4+0, CMYK; uszlachetnienia: folia matowa jednostronnie, lakier UV punktowy jednostronnie; Pakowanie: Pakowanie w kartony zbiorcze, na każdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz liczbą przedmiotów w opakowaniu zbiorczym; Projekt: Wykonawca opracuje min. 3 projekty graficzne, zgodnie z sugestiami Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnioskowania o dokonanie zmian i przeróbek w projektach Wykonawcy, do momentu kiedy projekt spełni wszystkie oczekiwania Zamawiającego. Transport: Do siedziby Zamawiającego w Warszawie lub w miejsce realizacji 9FRM decyzję o miejscu docelowym podejmie Zamawiający na etapie realizacji umowy. 2. Smycz z nadrukiem sublimacyjnym Smycz sublimacyjna zawierająca zakończenie w postaci metalowego karabińczyka oraz etui na identyfikator przymocowany do karabińczyka. Nakład: 2000 szt. Wymiary taśmy smyczy minimum po przeszyciu: 1,5 cm 45 cm; Materiał: poliester, przeszycie materiału przy karabińczyku pozwalające na utrzymanie go w jednej pozycji Strona 55 z 65

57 Powierzchnia nadruku: Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z możliwości technologicznych oraz dostosowana do pola zadruku; Planowana treść nadruku: logo/nazwa Forum, logo RPO WM, informacja o współfinansowaniu, strona www; Kolor nadruku: 4+4; Technologia nadruku: Smycz: sublimacja technologia pozwalająca na wykonanie nadruków wielokolorowych, nadrukowanie zdjęć i grafik z przejściami tonalnymi nadruk dwustronny, projekt inny dla każdej ze stron; Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku oraz materiał muszą być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały; Pakowanie: Pakowanie smyczy w torebki maksymalnie po 50 szt. dodatkowo pakowanie w kartony zbiorcze, na każdym kartonie naklejona etykieta z nazwą przedmiotu, rokiem produkcji oraz liczbą przedmiotów w opakowaniu zbiorczym; Transport: Do siedziby Zamawiającego w Warszawie lub w miejsce realizacji 9FRM decyzję o miejscu docelowym podejmie Zamawiający na etapie realizacji umowy. Projekt smyczy oraz wkładek: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru, ewentualnej modyfikacji i akceptacji Zamawiającego. Identyfikatory karty plastikowe NFC lub RFID: wykonane z twardego tworzywa odpornego na uszkodzenia mechaniczne, w tym wygięcia, czy złamania wyposażone w otwór umożliwiający montaż zaczepu; zawierające personalizację: imię i nazwisko, firma/instytucja wraz z nadrukowaną datą, nazwą wydarzenia oraz logotypy; nadruk: 4+4 (CMYK), przy czym będą min. 4 wzory nadruków w zależności od liczby kategorii uczestników; nakład: min szt. 3. Program wydarzenia Nakład: szt. Format: DL x 3 (A4 do DL / 297 x 210 mm) Zadruk: dwustronnie (4+4 CMYK) Falcowanie: w "C" lub w "Z" Papier: kreda błysk lub mat min. 250g Uszlachetnianie: lakier dyspersyjny (kreda błysk) Projekt: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru ewentualnej modyfikacji i akceptacji Zamawiającego. Transport: W miejsce realizacji 9FRM. Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wydarzenia (tj. nie później niż 60 minut przed rozpoczęciem rejestracji uczestników); Pakowanie: Pakowanie po 100 egz.; Uwaga: Przygotowanie do druku, druk 1 tys. egz. na materiałach własnych Wykonawcy. 4. Długopis Długopis metalowy z chromowanym, błyszczącym klipem, mechanizm przekręcany. Niebieski wkład. Strona 56 z 65

58 Nakład: 1000 szt. Waga: (+/- 0,02 kg) : 0,010 kg; Wymiary: Ø 0,7 cm (+/- 0,2 cm) x 13,5 cm (+/- 1 cm); Materiał: metal; Kolor obudowy: granatowy, matowy z elementami chromowanymi; Projekt: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru, ewentualnej modyfikacji i akceptacji Zamawiającego; Planowana treść nadruku: logo/nazwa Forum, logo RPO WM (lub logo skrócone); Transport: Do siedziby Zamawiającego w Warszawie lub w miejsce realizacji 9FRM decyzję o miejscu docelowym podejmie Zamawiający na etapie realizacji umowy. Pakowanie: Pakowanie po 100 szt.; Kolor i technologia nadruku: Tampodruk, technika druku płaskiego przy użyciu farby; Powierzchnia nadruku: maksymalna możliwa wynikająca z możliwości technicznych i zapewniająca trwałość oraz czytelność nadruku. Przykład graficzny(nie stanowi obligatoryjnego wzoru): 5. Pendrive Pendrive o klasycznym kształcie wyposażony w diodę podświetlającą logo po włożeniu pamięci do portu USB. Nakład: 500 szt. Materiały: stal, szkło akrylowe Kolor diody LED: niebieski Technologia znakowania: grawerowanie laserowe jedno lub dwustronne (do decyzji Zamawiającego na etapie projektowania) Projekt: do opracowania przez Wykonawcę. Wykonawca opracuje minimum 3 projekty (spójne z layoutem głównym) do wyboru, ewentualnej modyfikacji i akceptacji Zamawiającego Pojemność: min. 16 GB Interfejs: USB min. 2.0 Wymiary (+/- 0,5 cm): 6 cm x 2 cm x 1,5 cm Transport: Do siedziby Zamawiającego w Warszawie lub w miejsce realizacji 9FRM decyzję o miejscu docelowym podejmie Zamawiający na etapie realizacji umowy. Przykład graficzny(nie stanowi obligatoryjnego wzoru): 6. Słodycze promocyjne - cukierki Krówki z firmowym nadrukiem Krówki wykonane wg receptury typu milanowskiej, aromatyczne, mleczne, lekko ciągnące Strona 57 z 65

59 Ilość: 200 kg Kolor nadruku papierka/technologia kolorystyka: CMYK, 4+0 Uwaga: proof z papierka w standardzie UGRA FOGRA do akceptacji Zamawiającego Projekt: Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych papierka do akceptacji Zamawiającego Transport: do siedziby MJWPU w Warszawie do Pakowanie: Każda krówka zapakowana w oddzielny papierek z nadrukiem oraz tzw. pergamin, dodatkowo pakowane w kartony zbiorcze z etykietą zawierającą opis tj. miesiąc, rok produkcji, datę przydatności do spożycia oraz gramaturę produktów w kartonie Przydatność do spożycia: minimum 4 miesiące od daty dostarczenia towaru do siedziby MJWPU Nadruk: Maksymalna powierzchnia zadruku wynikająca z możliwości technologicznych Planowana treści nadruku: logotyp, informacja o współfinansowaniu, informacja egzemplarz bezpłatny 7. Słodycze promocyjne ciastko korzenne z logo Ciasteczko korzenne z naniesionym bezpośrednio na ciasteczku napisem/znakiem firmowym. Nakład: szt. Nadruk: Maksymalna powierzchnia zadruku wynikająca z możliwości technologicznych Projekt: Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych ciasteczka do akceptacji Zamawiającego Pakowanie: Ciasteczka pakowane indywidualnie w saszetki z folii metalizowanej. Pakowane w karton po 300 szt. Każdy karton z etykietą zawierającą opis tj. miesiąc, rok produkcji, datę przydatności do spożycia oraz ilość w kartonie Waga netto/brutto (+/-1 g): 5,5 g Wymiary saszetki (+/-10 mm): 90 x 60 mm Okres przydatności: min. 10 miesięcy od terminu przekazania dostawy do MJWPU Planowana treści nadruku na opakowaniu: informacja o współfinansowaniu, informacja egzemplarz bezpłatny. Transport: do siedziby MJWPU w Warszawie do dnia Czekolada gorzka Opis: ziarna kakao z Ekwadoru Liczba: 150 szt. Waga jednostkowa (+/- 10 g): 50 g Zawartość kakao: min. 70% Treść napisu: minimalnie logo wydarzenia, informacja o współfinansowaniu, logo RPO WM Opakowanie: zgodne z pakowaniem producenta Na opakowaniu minimalnie informacja o składzie produktu, wadze, terminie przydatności do spożycia, bez informacji o cenie. Minimalny termin przydatności do spożycia: 6 miesięcy od daty wydarzenia. Transport: do siedziby MJWPU w Warszawie do dnia Kawa ziarnista Liczba: 150 opakowań Waga jednostkowa netto (+/- 10 g): 250 g Skład gatunkowy: 100% Arabica Projekt: Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych etykiety do akceptacji Zamawiającego Treść napisu: minimalnie logo wydarzenia, informacja o współfinansowaniu, logo RPO WM Opakowanie: zgodne z pakowaniem producenta Na opakowaniu minimalnie informacja o składzie produktu, wadze, terminie przydatności do spożycia, bez informacji o cenie. Minimalny termin przydatności do spożycia: 6 miesięcy od wydarzenia Strona 58 z 65

60 Transport: do siedziby MJWPU w Warszawie do dnia Uwaga: Projekty wszystkich materiałów muszą uwzględniać wymagania z zakresu informacji i promocji dotyczące projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Zasadami promowania projektu dostępnymi na gdzie również znajdują się logotypy w wersji edytowalnej. Do oznaczania powyższych materiałów promocyjnych należy używać wersji EFSI. Ilekroć w powyższych opisach mowa o informacji o współfinansowaniu należy wpisać: Materiał współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego. ELEMENTY GRY PLANSZOWEJ 1. Plansze folia klejona na piance Nakład: 6 szt. Kształt: hexagon, przekątna 100 cm (+/-20%) Zadruk: 4+ 0 CMYK Laminowanie: mat Grubość pianki: 5 mm (+/- 10%) UWAGA: Plansza składana na 3 lub 4 części. 1. Opis roli Nakład: 60 szt. ( 5 wariantów) Format: A4 (składany na pół) Papier: minimalnie 300 g/m 2, kreda powlekana matowa Zadruk: 4+4 CMYK 2. Koperty Nakład: 60 szt. Format: C5 Zadruk: 4+0 CMYK 3. Karty zdarzeń Nakład: 104 szt. ( 2 x 52 warianty) Format: wielkość wizytówki biznesowej Papier: minimalnie 300 g/m 2, kreda powlekana matowa Zadruk: 4+4 CMYK 4. Legendy Nakład: 8 szt. Format: A4 lub A3 Papier: minimalnie 300 g/m 2, kreda powlekana matowa Zadruk: 4+4 CMYK 5. Tablice zakupu Nakład: 8 szt. Format: A4 lub A3 Papier: minimalnie 300 g/m 2, kreda powlekana matowa Strona 59 z 65

61 Zadruk: 4+4 CMYK 6. Formularz dla roli Nakład: 2 szt. Format: A4 Papier: minimalnie 300 g/m 2, kreda powlekana matowa Zadruk: 4+4 CMYK 7. Pionki Liczba: 600 szt. Kolor: różowy (300 szt.) i niebieski (300 szt.) Materiał: plastik lub drewno Wymiary: wysokość 25mm (+/- 5 mm), średnica podstawy 10 mm (+/- 3 mm) 8. Żetony Liczba: 2000 szt. (5 kształtów x 400 szt.) Materiał: plastik lub drewno 9. Formularz księgowy Nakład: 72 szt. Format: A6 Papier: minimalnie 100 g/m 2 Zadruk: 4+0 CMYK 10. Formularz zapytania Nakład: 100 szt. Format: A6 Papier: minimalnie 100 g/m 2 Zadruk: 4+0 CMYK 11. Zmiany standardów dobrobytu Nakład: 4 szt. Format: A4 lub A3 Papier: minimalnie 100 g/m 2 Zadruk: 4+0 CMYK 12. Feedback grid Nakład: 60 szt. Format: A4 Papier: minimalnie 100 g/m 2 Zadruk: 4+0 CMYK 13. Notesy Nakład: 120 szt. (min. 30 kartek w każdym notesie) Format: A5 Papier: minimalnie 80 g/m 2 Zadruk na każdej stronie: 4+0 CMYK Strona 60 z 65

62 14. Książeczka uczestnika Nakład: 60 szt. (10 kartek w każdym notesie) Format: A5 Papier: minimalnie 80 g/m 2 Zadruk na każdej stronie: 4+4 CMYK 17. Sztywna podkładka z klipem Liczba: 60 szt. Format: A4 Zadruk: 4+4 CMYK Uszlachetnienie: folia błysk lub mat obustronnie 18. Sztywne karteczki kolorowe Liczba: 6 kolorów x 60 szt. Rozmiar: 10 cm x 20 cm (+/ 2 cm) 19. Klocki drewniane Gra zręcznościowa składająca się w 51 szt. drewnianych klocków. Ilość: 2 zestawy x 51 klocki Wymiary 1 szt. klocka (+/- 20%): 7,50 cm x 1,50cm x 2,50cm Strona 61 z 65

63 20. Dzwonek Klasyczny dzwonek ręczny. Liczba: 2 szt. Wymiary (+/- 10%): wys. 10 cm, średnica czaszy 5 cm 21. Mobilny mikrofon Miękki mikrofon w kształcie sześcianu, który jest przeznaczony do rzucania od jednego do drugiego uczestnika, dla grupy maksymalnie 100 osób. Zasięg mikrofonu do 30 m. Dodatkowa funkcja automatycznego wyciszania wewnątrz urządzenia, która wykrywa ruch urządzenia i tymczasowo wyłącza dźwięk po przechwyceniu, rzuceniu lub upuszczeniu, aby uniknąć niepożądanych dźwięków. Możliwość obrandowania pianki zgodnie z wizualizacją 9FRM. INNE OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Wykonawca zapewni szkolenie dla wszystkich osób przeznaczonych do obsługi recepcji, z zakresu funkcjonowania i obsługi rejestracji uczestników, na 1 dzień przed wydarzeniem. Odprawa wszystkich osób zaangażowanych w obsługę wydarzenia zostanie zorganizowana w każdym dniu wydarzenia, w miejscu jego realizacji, przed rozpoczęciem rejestracji uczestników. Godzina rozpoczęcia odprawy zostanie ustalona przez Zamawiającego i przekazana Wykonawcy po podpisaniu umowy. 2. Wykonawca uzyska wszystkie niezbędne pozwolenia umożliwiające zorganizowanie imprezy, obsługę logistyczno-techniczną 9FRM. 3. Wykonawca, instalując wszelkie zabudowy, systemy wystawiennicze i inne elementy wymagane przez Zamawiającego musi stosować takie metody montażu, które pozwolą na zainstalowanie elementów w sposób niewymagający wiercenia, wbijania czy innej inwazyjnej metody wymagającej przerwanie ciągłości struktury ścian, sufitów, podłóg itp.w przypadku wystąpienia szkód wynikających z zastosowanego sposobu montażu lub nieumiejętnego montażu odpowiedzialność przed zarządcą obiektu ponosi Wykonawca. 4. Podczas 9FRM będzie prowadzony bufet cateringowy obsługiwany przez odrębną firmę wynajętą przez Zamawiającego, a jego koszty nie wchodzą w zakres tego zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia firmie realizującej catering realizację usługi zgodnie z zaleceniami Zamawiającego oraz do ścisłej współpracy z tą firmą w zakresie organizacji całości wydarzenia w sposób zapewniający właściwą i efektywną realizację wszystkich elementów. 5. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym w zakresie projektowania, produkcji, dostawy, montażu i demontażu wszystkich niezbędnych do realizacji zamówienia elementów, a także Strona 62 z 65