OGŁOSZENIE/ZAPYTANIE OFERTOWE Nr OKE/Reg/05/2017

Transkrypt

1 1 OGŁOSZENIE/ZAPYTANIE OFERTOWE Nr OKE/Reg/05/2017 Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych z późniejszymi zmianami. 1. Przedmiot zamówienia / nazwa W związku z prowadzonym postepowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości Euro, Dyrektor Okręgowej komisja Egzaminacyjnej zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na: świadczenie usług transportu materiałów egzaminacyjnych na terenie dwóch województw woj. pomorskiego i woj. kujawsko-pomorskiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja, polegających na dostawach materiałów i ich odbiorze w okresie od 26 kwietnia do 31 sierpnia 2017 roku. Podstawa niniejsze postępowanie w sprawie zamówienia o szacunkowej wartości niŝszej od kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych jest prowadzone zgodnie z wytycznymi Prawa Zamówień Publicznych oraz wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego zarządzeniem Kierownika Zamawiającego. Niniejsze zapytanie ofertowe jest skierowane do zainteresowanych zamówieniem wykonawców lub opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego ( stanowiąc jednocześnie zaproszenie do składania ofert przez wszystkich potencjalnych Wykonawców zainteresowanych niniejszym zapytaniem. 2. Zamawiający:,,, Adres strony internetowej : 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług transportu materiałów egzaminacyjnych na terenie dwóch województw woj. pomorskiego i woj. kujawsko-pomorskiego, których obszar obejmuje swoją działalnością, polegających na dostawach materiałów i ich odbiorze w okresie od 26 kwietnia do 31 sierpnia 2017 roku. Materiały egzaminacyjne będące przedmiotem usługi stanowią przesyłkę specjalnego znaczenia. Wykonawca zapewni ochronę przed nieuprawnionym dostępem oraz zabezpieczy w czasie transportu materiały w taki sposób, aby nie doszło do ich zaginięcia, uszkodzenia, pogięcia czy zamoknięcia. Materiały egzaminacyjne będą pakowane w kartony z przykrywką o wymiarach 490x290x360 mm z tektury pięciowarstwowej kaŝdy o wadze od 20 do 25 kg. 4. Zasady dokonania przewozów materiałów egzaminacyjnych. 1. Wykonawca dysponuje odpowiednim taborem i liczbą pracowników gwarantujących odbiór i dostarczenie przesyłek z materiałami egzaminacyjnymi z siedziby OKE do wyznaczonych ośrodków sprawdzania oraz z ośrodków sprawdzania do siedziby OKE oraz wniesienie ich do wyznaczonych pomieszczeń w budynkach do wysokości czwartego piętra. 2. Data i godzina do adresatów (z OKE) oraz odbioru od adresatów określona zostanie w umowie. Data wykonania usługi nie podlega negocjacji. Wykonawca w celu sprawnej realizacji zamówienia zobowiązany jest realizować zamówienie w takiej liczbie odrębnych tras przewozowych w kaŝdym terminie przewozu przesyłek, aby zapewnić odbiór i dostarczenie przesyłek w określonych godzinach. Zamawiający dopuszcza ewentualne negocjowanie godziny z siedziby OKE i dostarczenia do siedziby OKE. 3. Dokładne dane adresowe oraz dane osobowe adresatów podlegają ochronie i zostaną ujawnione wykonawcy po podpisaniu umowy. 4. Zamawiający wymaga, aby transport przesyłek z materiałami egzaminacyjnymi był kaŝdorazowy wykonywany przez zespół co najmniej dwuosobowy, zapewniający stały i nieprzerwany nadzór nad przesyłkami od momentu ich odbioru do momentu przekazana adresatom.

2 5. Przekazanie odbiór przesyłek na kaŝdym etapie usługi odbywa się protokolarnie. Sposób protokołowania ustalają strony w umowie. 6. Przesyłki przekazywane są z ręki do ręki. Wykonawca i adresat maja prawo do wylegitymowania drugiej strony w momencie przekazywania przesyłek. 7. Wykonawca zapewnia zachowanie w tajemnicy informacji dotyczących przewoŝonych materiałów egzaminacyjnych, danych dotyczących adresatów, danych osobowych, terminów tras przewozu przesyłek oraz wszelkich innych informacji, w których posiadanie wszedł w związku z wykonywaniem usług objętych niniejszym zamówieniem, a które nie zostały wcześniej ujawnione do wiadomości publicznej. Za naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy uznaje się w szczególności: 1) otwieranie zamkniętych przesyłek lub zapoznanie się z ich treścią; 2) ujawnianie lub przetwarzanie informacji, danych objętych tajemnicą; 3) umoŝliwianie osobom nieuprawnionym działań mających na celu uzyskanie dostępu do powierzonych przesyłek i uzyskanie zawartych tam informacji. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. 5. Termin wykonania zamówienia 26 kwietnia - 31 sierpnia 2017 roku 2 Uwaga: zawarte w tabelach daty mają charakter orientacyjny, a ilości i wagi przesyłek są wielkościami szacunkowymi. Uwaga: w większych miejscowościach jak Bydgoszcz, Toruń, Gdańsk, Bydgoszcz mogą być dwa róŝne adresy odbiorców materiałów egzaminacyjnych. dn r. Lp. Egzamin gimnazjalny 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Grudziądz :00 15: Włocławek :00 15: Inowrocław :00 15: Świecie :00 15: Gdańsk :00 15: Gdynia :00 15: Słupsk :00 15: Razem Lp. data godzina l. kartonów waga w kg 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Grudziądz :00 13: Włocławek :00 13: Inowrocław :00 13: Świecie :00 13: Gdańsk :00 13: Gdynia :00 13: Słupsk :00 13: Razem dn r.

3 3 Łącznie egzamin gimnazjalny: szacunkowa liczba kartonów 430 szt., szacunkowa waga: kg Egzamin maturalny - I przedmiot dn r. Lp. 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Grudziądz :00 15: Włocławek :00 15: Inowrocław :00 15: Gdańsk :00 15: Gdynia :00 15: Słupsk :00 15: Starogard Gdański :00 15: Kartuzy :00 15: Chojnice :00 15: Lębork :00 15: Razem Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Grudziądz :00 13: Włocławek :00 13: Inowrocław :00 13: Gdańsk :00 13: Gdynia :00 13: Słupsk :00 13: Starogard Gdański :00 13: Kartuzy :00 13: Chojnice :00 13: Lębork :00 13: Razem dn r.

4 4 Egzamin maturalny - II przedmiot dn r. ok. godz.7:00 Lp. 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Grudziądz :00 15: Włocławek :00 15: Inowrocław :00 15: Gdańsk :00 15: Gdynia :00 15: Słupsk :00 15: Starogard Gdański :00 15: Kartuzy :00 15: Lębork :00 15: Razem Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Grudziądz :00 13: Włocławek :00 13: Inowrocław :00 13: Gdańsk :00 13: Gdynia :00 13: Słupsk :00 13: Starogard Gdański :00 13: Kartuzy :00 13: Lębork :00 13: Razem dn r.

5 5 Egzamin maturalny - III przedmiot dn r. Lp. 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Grudziądz :00 15: Włocławek :00 15: Inowrocław :00 15: Gdańsk :00 15: Gdynia :00 15: Słupsk :00 15: Starogard Gdański :00 15: Kartuzy :00 15: Chojnice :00 15: Razem Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Grudziądz :00 13: Włocławek :00 13: Inowrocław :00 13: Gdańsk :00 13: Gdynia :00 13: Słupsk :00 13: Starogard Gdański :00 13: Kartuzy :00 13: Chojnice :00 13: Razem dn r. Lp. Egzamin maturalny - IV przedmiot 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Gdańsk :00 15: Grudziądz :00 15: dn r. Razem

6 6 Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Gdańsk :00 13: Grudziądz :00 13: Razem dn r. Lp. Egzamin maturalny - V przedmiot 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Gdańsk :00 15: dn Gdynia :00 15: Razem Lp. odbioru przesyłek 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Gdańsk :00 13: Gdynia :00 13: Razem dn r. Egzamin maturalny - VI przedmiot OKE dn Lp. 1. Toruń :00 15: Razem 2 50 Lp. 1. Toruń :00 13: Razem 2 50 OKE dn godz. 9:00-17:00

7 7 Egzamin maturalny - VII przedmiot dn r. Lp. 1. Bydgoszcz :00 15: Grudziądz :00 15: Toruń :00 15: Gdańsk :00 15: Gdynia :00 15: Razem Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Grudziądz :00 13: Toruń :00 13: Gdańsk :00 13: Gdynia :00 13: Razem dn r. Egzamin maturalny - VIII przedmiot dn r Lp. 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Gdańsk :00 15: Gdynia :00 15: Słupsk :00 15: Razem Lp. odbioru przesyłek 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Gdańsk :00 13: Gdynia :00 13: Słupsk :00 13: Razem dn r.

8 8 Egzamin maturalny - IX przedmiot dn r Lp. 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Grudziądz :00 15: Gdańsk :00 15: Słupsk :00 15: Razem Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Grudziądz :00 13: Gdańsk :00 13: Słupsk :00 13: Razem dn r. Egzamin maturalny - X przedmiot OKE dn r Lp. 1. Toruń :00 15: Razem 3 75 Lp. 1. Toruń r 8:00 13: Razem 3 75 OKE dn r Egzamin maturalny - XI przedmiot dn r Lp. 1. Bydgoszcz :00 15: Toruń :00 15: Gdańsk :00 15: Razem

9 9 Lp. odbioru przesyłek 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Gdańsk :00 13: Razem dn r Egzamin maturalny - XII przedmiot dn r godz. 7:30 Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Gdańsk :00 13: Razem Lp. 1. Bydgoszcz :00 12: Toruń :00 12: Gdańsk :00 12: Razem dn godz. 8:00-16:00 Łącznie egzamin maturalny: szacunkowa liczba kartonów szt., szacunkowa waga: kg. OKE dn ok. godz. 7:30 Egzamin maturalny poprawkowy Lp. 1. Bydgoszcz :00 13: Toruń :00 13: Razem Lp. 1. Bydgoszcz :00 12: Toruń :00 12: Razem OKE dn godz. 10:00-15:00 Łącznie egzamin maturalny poprawkowy: szacunkowa liczba kartonów 24 szt., szacunkowa waga: 600 kg

10 6. Wymagania stawiane wykonawcy: 1) Wykonawca odpowiedzialny będzie za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia w okresie wykonywania umowy. 2) Wykonawca odpowiedzialny jest za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi określonymi dla przedmiotu zamówienia do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. 3) Wymagana jest naleŝyta staranność przy realizacji usługi. 4) Wykonawca wykaŝe, Ŝe pracownicy zatrudnieni są na umowę o pracę. PoniewaŜ materiały egzaminacyjne będące przedmiotem transportu stanowią przesyłkę specjalnego znaczenia i są materiałami chronionymi przed nieuprawnionym ujawnieniem Zamawiający wymaga aby pracownicy biorący udział w realizacji zamówienia posiadali umowę o pracę. 5) Ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia uzgadniane będą wyłącznie przez ustanowionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy Wytyczne dla wykonawców dot. przygotowania treści oferty 1) Oferta powinna zostać złoŝona zgodnie z formularzem ofertowym (załącznik nr 1). 2) Do formularza oferty naleŝy dołączyć następujące dokumenty: a) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem składania ofert, b) podpisane oświadczenie Wykonawcy (załącznik nr 2), c) status prawny Wykonawcy (załącznik nr 3), d) wykaz potwierdzający posiadanie przez Wykonawcę doświadczenia w realizacji usługi zbliŝonej do niniejszego zamówienia (załącznik nr 4), e) oświadczenie Wykonawcy o procencie zatrudnionych na umowę o pracę w stosunku do ogółu zatrudnionych - Zamawiający zakłada min. 93%. (Zamawiający moŝe wezwać Wykonawcę do przedstawienia dowodu poświadczającego o procentowym udziale zatrudnionych na umowę o pracę w stosunku do ogółu zatrudnionych). 8. Zasady współpracy, które będą zawarte umowie Zamówienie realizowane będzie na podstawie umowy pisemnej, opisującej wymogi zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zamówienia bezpośrednio przez osobę/y wymienioną/e w ofercie. Zmiany w tym zakresie wymagają pisemnej zgody Zamawiającego. 9. Zawarcie umowy 1) Wykonawcy biorący udział w postępowaniu zostaną powiadomieni o jego wynikach. 2) Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty, informacja o wyborze zostanie umieszczona na stronie internetowej Zamawiającego i w BIP. 3) Miejsce i termin podpisania umowy zostaną uzgodnione z wyłonionym Wykonawcą. 4) W przypadku, gdy okaŝe się, Ŝe Wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający moŝe wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny. 10. Proces i kryteria wyboru Wykonawcy 1) Oferty będą najpierw poddane ocenie formalnej ze względu na: kompletność oferty oraz potwierdzenie posiadania wiedzy i doświadczenia, dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobowym oraz zdolnością finansową do wykonania zamówienia. W tym zakresie Zamawiający rezerwuje sobie prawo do sprawdzenia podanych informacji. 2) W niniejszym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje kryterium Cena waga 100%. 3) Zamawiający dokona oceny złoŝonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami: Oferta Wykonawcy z najniŝszą ceną brutto otrzyma maksymalną ilość punktów 100. Pozostałe oferty zostaną przeliczone według wzoru: C min (najniŝsza zaproponowana cena brutto) x 100 pkt. C bad (cena brutto badanej oferty) 4) Za ofertę najkorzystniejszą zastanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów.

11 5) Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta jest najkorzystniejsza i spełnia w pełni wymogi formalne. 11. Termin i miejsce złoŝenia oferty na realizację ww. zamówienia Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę oraz wskazywać osobę do kontaktu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. 11 Oferty prosimy przesyłać do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej do dnia 21 marca 2017 r. godz na adres: Gdańsk,. Oferta moŝe być przesłana listem, faksem lub em wraz z zeskanowanymi załącznikami i otrzymanie jej w kaŝdej z tych form będzie liczone jako spełnienie warunku dotrzymania terminu złoŝenia oferty. Wykonawca wybrany w tym postępowaniu musi załączyć do dokumentacji przed podpisaniem umowy pisemną wersję oferty wraz z załącznikami, jeśli nie dostarczył jej wcześniej. 12. Termin związania z ofertą Termin związania z ofertą - 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu oznaczonego na składanie ofert. Oferta wybranego Wykonawcy, która była przesłana faksem lub w formie elektronicznej, musi zostać załączona do umowy w oryginale. 13. Dane Zamawiającego do nadesłania ofert:. Faks: komisja@ oke.gda.pl lub zkuras@oke.gda.pl Dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udziela: Zofia Kuraś, tel , zkuras@oke.gda.pl. 14. Załączniki do Zapytania ofertowego: 1) Załącznik nr 1. Wzór formularza ofertowego 2) Załącznik nr 2. Wzór oświadczenia Wykonawcy. 3) Załącznik nr 3. Status prawny Wykonawcy. 4) Załącznik nr 4. Wykaz wykonanych usług. Z powaŝaniem Dyrektor Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej Irena Łaguna