Załącznik do Zarządzenia nr 28/PU/2014 z r.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 28/PU/2014 z r. PROCEDURA ZASADY ZAWIERANIA I OBSŁUGI PROGRAMU UBEZPIECZENIOWEGO I. INFORMACJE OGÓLNE... 2 II. ZAWIERANIE UMOWY... 5 III. DOKUMENTACJA UBEZPIECZENIOWA ZASADY SPORZĄDZANIA IV. OBSŁUGA UMOWY V. ZAŁĄCZNIKI VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Strona: 1 z 18

2 I. Informacje ogólne Postanowienia ogólne Niniejsza Procedura Zasady zawierania i obsługi Programu Ubezpieczeniowego WARTA DLA CIEBIE I RODZINY (Procedura) określa zasady zawierania i obsługi Programu Ubezpieczeniowego. 2. Niniejsza procedura skierowana jest do: 1) pośredników, 2) pracowników jednostek terenowych, 3) pracowników centrali ubezpieczyciela. Słownik skrótów i pojęć Użyte w treści niniejszej Procedury pojęcia oznaczają: 1) ubezpieczyciel TUnŻ WARTA S.A., 2) WARTA TUnŻ WARTA S.A., 3) ubezpieczający TUiR WARTA S.A., 4) ubezpieczony osoba fizyczna, której życie jest przedmiotem ubezpieczenia, nie objętą w dniu zawarcia na jej rzecz umowy ubezpieczenia, ochroną z tytułu ubezpieczenia oraz nie posiadającą orzeczenia o niezdolności do pracy lub uprawnienia do otrzymywania świadczeń rehabilitacyjnych lub orzeczenia o niepełnosprawności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, 5) współubezpieczony 6) uprawniony osoba będąca małżonkiem, rodzicem, rodzicem małżonka, dzieckiem ubezpieczonego, wskazana w poszczególnych Szczególnych Warunkach Dodatkowych Ubezpieczeń, której przedmiotem ubezpieczenia jest zdrowie lub życie, osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadającą osobowości prawnej, której w przypadku zajścia zdarzenia przewidzianego w umowie ubezpieczenia ubezpieczyciel wypłaca świadczenie, 7) WDCIR Program Ubezpieczeniowy, 8) SWU Szczególne Warunki Ubezpieczenia, 9) SWDU Szczególne Warunki Dodatkowego Ubezpieczenia, 10) kod SWU/SWDU numer nadany Szczególnym Warunkom Ubezpieczenia oraz poszczególnym Szczególnym Warunkom Dodatkowego Ubezpieczenia, umieszczony na certyfikacie uczestnictwa, 11) centrala centrala TUnŻ WARTA S.A. jednostka organizacyjna powołana do inicjowania, organizowania, koordynowania i nadzorowania wykonywania zadań Spółki, 12) jednostka terenowa zdefiniowana w Regulaminie organizacyjnym terenowa jednostka organizacyjna, Centrum Produktowe, Makroregion, Region, Przedstawicielstwo, 13) MR Makroregion TUnŻ WARTA S.A., Strona: 2 z 18

3 14) DMSUG Dyrektor Kierujący Makroregionem Ubezpieczenia Grupowe na Życie, 15) pośrednik Agent, Multiagent lub Broker Ubezpieczeniowy, 16) MS Regionalny Menadżer Sprzedaży sieć majątkowa, 17) RMS Life Regionalny Menadżer Sprzedaży sieć życiowa, 18) osoba obsługująca w MR pracownik Makroregionu, 19) Umowa ubezpieczenia umowa zawierana na podstawie SWU na mocy której ubezpieczyciel zobowiązuje się spełnić określone świadczenie na rzecz ubezpieczonego/uprawnionego w razie zajścia zdarzenia przewidzianego w umowie ubezpieczenia, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę (w przypadku Programu Ubezpieczeniowego WDCIR zobowiązanym opłacić składkę jest ubezpieczony), 20) polisa dokument ubezpieczenia, w rozumieniu art. 809 kodeksu cywilnego, stanowiący dowód zawarcia umowy ubezpieczenia i objęcia ochroną ubezpieczeniową na zasadach określonych w SWU, 21) deklaracja uczestnictwa dokument potwierdzający zgodę danej osoby na przystąpienie do programu ubezpieczeniowego, zawierający szczegółowe dane osobowe ubezpieczonego oraz dane osób uprawnionych do wypłaty świadczenia w przypadku zgonu ubezpieczonego. 22) certyfikat uczestnictwa Dokument ten drukowany jest z aplikacji AUW po uzupełnieniu danych ubezpieczonego, a następnie przekazywany jest ubezpieczonemu w celu podpisania, dokument ubezpieczenia stanowiący dowód przystąpienia ubezpieczonego do umowy ubezpieczenia i objęcia go ochroną ubezpieczeniową na zasadach określonych w SWU. Dokument ten drukowany jest z aplikacji AUW po podpisaniu deklaracji uczestnictwa przez ubezpieczonego, a następnie przekazywany ubezpieczonemu jako dowód przystąpienia do Programu Ubezpieczeniowego WDCIR, 23) kwota bazowa kwota stanowiąca podstawę do ustalania wysokości świadczenia wypłacanego z tytułu danej dodatkowej umowy ubezpieczenia. Kwota bazowa odnosi się do ryzyka leczenia specjalistycznego i ryzyka operacji ubezpieczonego, 24) składka łączna składka wynikająca z umowy ubezpieczenia i dodatkowych umów ubezpieczenia, 25) AUW aplikacja: Agencja Ubezpieczeniowa Warty, 26) SWV aplikacja System Warta Vita, 27) świadczenie kwota, którą ubezpieczyciel wypłaca na rzecz uprawnionego w razie zajścia zdarzenia przewidzianego w umowie ubezpieczenia. 2. Użyte w treści niniejszej Procedury skróty jednostek organizacyjnych oznaczają: 1) DRPiA Departament Rozwoju Produktów i Aktuariatu, 2) DUnŻ Departament Ubezpieczeń na Życie, 3) BOFP Biuro Obsługi Finansowej Polis w DUnŻ, Strona: 3 z 18

4 4) BWKK Biuro Wsparcia Klienta Korporacyjnego w DUnŻ, 5) DSUG Departament Sprzedaży Ubezpieczeń Grupowych, 6) ZSiRS Zespół Strategii i Rozwoju Sprzedaży w DSUG, 7) COŚ Centrum Obsługi Świadczeń, 8) DO Departament Operacji, 9) CRzP Centrum Rozliczeń z Pośrednikami w DO, 10) DWD Departament Wsparcia Dystrybucji. Strona: 4 z 18

5 II. Zawieranie umowy Ogólne zasady zawierania umowy Umowa jest zawierana na podstawie SWU i SWDU. 2. Umowa ubezpieczenia jest zawarta w dniu oznaczonym w polisie jako początek okresu ubezpieczeniowego. 3. Do umowy ubezpieczenia może przystąpić osoba fizyczna, która: 1) w dniu zawarcia umowy na jej rachunek ukończyła 18 rok życia i nie ukończyła 67 roku życia, przy czym maksymalny wiek osoby ubezpieczonej to najbliższa rocznica polisy po dniu ukończenia przez ubezpieczonego 67 roku życia, 2) nie jest objęta w dniu zawarcia na jej rzecz umowy ubezpieczenia, ochroną z tytułu ubezpieczenia, 3) nie posiada orzeczenia o niezdolności do pracy lub uprawnienia do otrzymywania świadczeń rehabilitacyjnych, lub orzeczenia o niepełnosprawności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, 4) w dacie podpisania deklaracji uczestnictwa nie przebywa oraz w ciągu ostatniego roku licząc od daty podpisania deklaracji uczestnictwa nie przebywała na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 kolejnych dni, 5) nie przebywa w hospicjum lub zakładzie opiekuńczo-leczniczym lub w innej podobnej placówce. 4. Podstawowym warunkiem przystąpienia do umowy ubezpieczenia jest podpisanie przez Ubezpieczonego przygotowanej przez pośrednika w aplikacji AUW deklaracji uczestnictwa o której mowa 13 niniejszej procedury, na podstawie której pośrednik wystawia w AUW certyfikat uczestnictwa o którym mowa w Każdy ubezpieczony po przystąpieniu do umowy ubezpieczenia otrzymuje certyfikat uczestnictwa z wpisanym indywidualnym numerem rachunku bankowego na który zobowiązany jest wpłacać składki w wysokości odpowiadającej wybranemu wariantowi ubezpieczenia. 6. W Programie Ubezpieczeniowym nie funkcjonuje tryb podejmowania decyzji w sprawie odstępstw niestandardowych Przystąpienie do umowy ubezpieczenia następuje na podstawie poprawnie wypełnionej w AUW, wydrukowanej i podpisanej deklaracji uczestnictwa, na podstawie której generowany jest certyfikat uczestnictwa. 2. W przypadku błędnie wypełnionej przez pośrednika deklaracji uczestnictwa w AUW przed wydrukowaniem certyfikatu uczestnictwa pośrednik może jeszcze zmienić dane w AUW. Po wydrukowaniu certyfikatu uczestnictwa zmiana danych klienta nie jest możliwa. 3. Za poprawność dokumentacji ubezpieczeniowej odpowiada pośrednik ubezpieczeniowy, który pośredniczy w przekazywaniu deklaracji uczestnictwa do MR. Strona: 5 z 18

6 Terminy płatności składek i ochrona ubezpieczeniowa Ubezpieczony jest objęty ochroną ubezpieczeniową od 1 dnia następnego miesiąca po złożeniu deklaracji uczestnictwa do ubezpieczyciela i otrzymaniu certyfikatu uczestnictwa pod warunkiem: 1) prawidłowo wypełnionej i podpisanej przez osobę przystępującą deklaracji uczestnictwa, 2) opłacenia pierwszej składki w pełnej wysokości do 14 dnia pierwszego miesiąca obowiązywania umowy ubezpieczenia, czyli do 14 dnia miesiąca następującego po miesiącu podpisania deklaracji uczestnictwa i otrzymania certyfikatu uczestnictwa (poprzez opłacenie składki rozumiemy zaksięgowanie jej na rachunku TUnŻ WARTA S.A.). 2. Okres ochrony ubezpieczeniowej wskazany w ust. 1 zostanie przesunięty o jeden miesiąc, czyli ubezpieczony zostanie objęty ochroną ubezpieczeniową od 1 dnia drugiego miesiąca obowiązywania umowy ubezpieczenia, jeżeli ubezpieczony opłaci pierwszą składkę w pełnej wysokości po 15 dniu pierwszego miesiąca obowiązywania umowy ubezpieczenia, a przed 25 dniem pierwszego miesiąca obowiązywania umowy ubezpieczenia. 3. Jeżeli ubezpieczony nie opłaci pierwszej składki do 25 dnia pierwszego miesiąca obowiązywania umowy ubezpieczenia, to wówczas umowa ubezpieczenia zostaje anulowana w systemie SWV z datą przystąpienia ubezpieczonego do ubezpieczenia bez udzielania ochrony ubezpieczeniowej deklaracja uczestnictwa ubezpieczonego traci ważność. 4. W Tabeli 1 podane zostały przykłady do terminów opisanych w ust.1-3. Tabela 1. Termin płatności pierwszej składki a ochrona ubezpieczeniowa. Przykład 1 Przykład 2 Przykład 3 Podpisanie deklaracji uczestnictwa i wygenerowanie certyfikatu: kwiecień kwiecień kwiecień Umowa ubezpieczenia: od 1 maja od 1 maja od 1 maja Termin płatności pierwszej składki (kiedy składka powinna zostać opłacona): 14 maja 14 maja 14 maja Składa zapłacona: 12 maja 16 maja brak wpłaty do 25 maja Ochrona ubezpieczeniowa: od 01 maja od 1 czerwca brak Umowa anulowana/ kiedy: nie nie tak / 26 maja anulowanie zawartej umowy z datą 1 maja. 5. Każdą kolejną składkę ubezpieczony zobowiązany jest zapłacić w terminie do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc udzielenia ochrony ubezpieczeniowej przez ubezpieczyciela. 6. Jeżeli ubezpieczony nie opłaci kolejnej składki w terminie wskazanym w ust. 4 oraz dodatkowo na koncie TUnŻ WARTA S.A. nie zostanie odnotowana wpłata do 25 dnia miesiąca w którym udzielana jest ochrona ubezpieczeniowa wówczas skutkuje to wystąpieniem ubezpieczonego z umowy ubezpieczenia z ostatnim dniem miesiąca poprzedzającym miesiąc udzielania ochrony ubezpieczeniowej. 7. W Tabeli 2 podane zostały przykłady do terminów opisanych w ust. 5 i 6. Strona: 6 z 18

7 Przykład 1 Przykład 2 Przykład 3 Podpisanie deklaracji uczestnictwa: kwiecień kwiecień kwiecień Umowa ubezpieczenia: od 1 maja od 1 maja od 1 maja Termin płatności pierwszej składki (kiedy składka powinna zostać opłacona): 14 maja 14 maja 14 maja Składa zapłacona: 12 maja 12 maja 12 maja Ochrona ubezpieczeniowa: od 01 maja od 01 maja od 01 maja Termin płatności kolejnej składki 31 maja 31 maja 31 maja Składka zapłacona 29 maja 15 czerwca brak wpłaty do 25 czerwca Ochrona ubezpieczeniowa: do 30 czerwca do 30 czerwca brak ochrony od 01 czerwca Wystąpienie/kiedy nie nie tak/26 czerwca wystąpienie ubezpieczonego z umowy ubezpieczenia z datą 31 maja. Zakres i wysokość świadczeń W ramach Programu Ubezpieczeniowego ubezpieczony może wybrać jeden z dziesięciu wariantów ubezpieczenia: 1) Twoje Życie, 2) Twoje Życie PLUS, 3) Twoje Życie i Zdrowie, 4) Twoje Życie i Zdrowie PLUS, 5) Życie Rodziny, 6) Życie Rodziny PLUS, 7) Życie Rodziny PREMIUM, 8) Życie i Zdrowie Rodziny, 9) Życie i Zdrowie Rodziny PLUS, 10) Życie i Zdrowie Rodziny PREMIUM. 2. Minimalna składka miesięczna za osobę 33,00 PLN 3. Maksymalna składka miesięczna za osobę 115,00 PLN. 4. Szczegółowy zakres, wysokość świadczeń oraz składek w poszczególnych wariantach znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszej Procedury. Strona: 7 z 18

8 Odpowiedzialność ubezpieczyciela Odpowiedzialność ubezpieczyciela, w przypadku wszystkich zdarzeń wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszej Procedury, kończy się w najbliższą rocznicę polisy przypadającą po dniu ukończenia przez ubezpieczonego 67 lat. 2. Odpowiedzialność ubezpieczyciela z tytułu umowy podstawowej ubezpieczenia jest wyłączona w przypadku zdarzeń powstałych w związku z: 1) samookaleczeniem lub okaleczeniem na własną prośbę, popełnieniem lub usiłowaniem popełnienia samobójstwa przez ubezpieczonego w ciągu 2 lat od daty zawarcia umowy ubezpieczenia; 2) działaniami wojennymi, stanem wojennym; 3) czynnym udziałem ubezpieczonego w zamieszkach, rozruchach, aktach terroru; 4) skażeniem jądrowym, chemicznym, biologicznym (w tym spowodowanym działaniem broni nuklearnej, chemicznej, biologicznej) bądź napromieniowaniem. 3. Odpowiedzialność ubezpieczyciela z tytułu umów dodatkowych ubezpieczenia, w zależności zdarzenia, jest wyłączona w przypadku zdarzeń powstałych w związku z: 1) samookaleczeniem lub okaleczeniem na własną prośbę, popełnieniem lub usiłowaniem popełnienia samobójstwa przez ubezpieczonego; 2) działaniami wojennymi, stanem wojennym; 3) czynnym udziałem w zamieszkach, rozruchach, aktach terroru; 4) prowadzeniem przez Ubezpieczonego pojazdu lądowego, wodnego, powietrznego bez wymaganych dokumentów; 5) wyczynowym lub rekreacyjnym uprawianiem niebezpiecznych sportów: nurkowaniem, alpinizmem, wspinaczką skałkową, speleologią, baloniarstwem, lotniarstwem, szybownictwem, lotnictwem (pilotażem sportowym, wojskowym, zawodowym, amatorskim, samolotów, helikopterów), paralotniarstwem, motoparalotniarstwem, skokami spadochronowymi, wyścigami samochodowym lub motocyklowymi, jazdą gokartami, jazdą quadami, sportami motorowodnymi, sportami walki, skokami na gumowej linie; 6) przewozem lotniczym innym niż w charakterze pasażera licencjonowanych linii lotniczych; 7) zatruciem/działaniem pod wpływem alkoholu, narkotyków lub substancji toksycznych oraz w wyniku schorzeń spowodowanych tymi substancjami, wyłączając przypadki zażycia tych środków zgodnie z zaleceniem lekarza; 8) popełnieniem lub usiłowaniem popełnienia przestępstwa z winy umyślnej przez ubezpieczonego, uprawnionego lub inną osobę przy ich współudziale lub za ich namową; 9) wszelkimi chorobami związanymi z infekcją wirusem HIV; 10) pełnieniem przez ubezpieczonego służby wojskowej w jakimkolwiek kraju; 11) poddania się przez ubezpieczonego eksperymentowi medycznemu; 12) wystąpieniem u ubezpieczonego chorób lub zaburzeń psychicznych, zaburzeń zachowania, zaburzeń nerwicowych oraz leczeniem uzależnień; 13) operacjami plastyczno-kosmetycznymi, z wyjątkiem operacji oszpeceń i okaleczeń powstałych wskutek wypadku, operacji w związku z chorobami nowotworowymi; 14) operacjami stomatologicznymi, z wyjątkiem operacji rekonstrukcyjnych następstw wypadków; Strona: 8 z 18

9 15) ciążą, porodem, połogiem, poronieniem samoistnym lub sztucznym- z wyłączeniem przypadków ciąży wysokiego ryzyka, powikłaniami ciąży oraz komplikacjami połogu; 16) wadami wrodzonymi i schorzeniami będącymi ich skutkiem; 17) chorobami, uszkodzeniami ciała istniejącymi przed datą zawarcia umowy dodatkowej; 18) operacjami przeprowadzanymi w celach diagnostycznych (np.: biopsja, punkcja, pobranie wycinków, zabiegi endoskopowe i inne), jak również drobnymi zabiegami chirurgicznymi nie wymagającymi hospitalizacji (np.: szycie ran powierzchniowych, usunięcie ciał obcych i inne); 19) pozostawaniem ubezpieczonego w sanatorium, szpitalu uzdrowiskowym, na oddziale rehabilitacyjnym, oddziale dziennym, hospicjum, zakładzie opiekuńczo-leczniczym; 20) chorobami zawodowymi i wszelkimi innymi chorobami lub stanami chorobowymi, nawet takimi, które występują nagle oraz wszelkimi zawałami, wylewami i udarami; 21) wykonywaniem rutynowych badań lekarskich, laboratoryjnych i innych badań, o ile przyczyna ich wykonania nie jest choroba lub obrażenia ciała dziecka; 22) skażeniem jądrowym, chemicznym, biologicznym (w tym spowodowanym działaniem broni nuklearnej, chemicznej, biologicznej) bądź napromieniowaniem; 23) wykonywaniem jednego z poniżej wymienionych zawodów lub czynności: górnik, konwojent przedmiotów wartościowych i pieniędzy, ochroniarz z pozwoleniem na broń, elektryk pracujący przy napięciu powyżej 230V, kaskader, pirotechnik, korespondent wojenny, żołnierz zawodowy, strażak, policjant, marynarz, ratownik, funkcjonariusz Biura Ochrony Rządu, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralnego Biura Śledczego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, treser zwierząt niebezpiecznych, opiekun zwierząt w zoo lub cyrku, akrobata, artysta cyrkowy, sportowiec zawodowy, osoba wykonująca pracę: na platformie wiertniczej, w rafinerii, w tartaku, pod ziemią, pod wodą, przy zrywce albo wyrębie drzew i zwózce drewna, na wysokościach powyżej 10 metrów, pracownik używający materiałów wybuchowych i łatwopalnych, pracownik rybołówstwa dalekomorskiego, personel samolotów. 1. Okresy karencji: Karencja 1) urodzenie się dziecka oraz urodzenie się dziecka z wadą wrodzoną 10 miesięcy, 8. 2) zgon ubezpieczonego, zgon małżonka, zgon dziecka, zgon rodzica oraz rodzica małżonka, osierocenie dziecka, zgon noworodka, zgon ubezpieczonego na skutek zawału serca lub udaru mózgu, zgon małżonka na skutek zawału serca lub udaru mózgu, leczenie specjalistyczne, operacja ubezpieczonego, powstanie niezdolności do samodzielnej egzystencji 6 miesięcy, 3) wystąpienie u ubezpieczonego poważnego zachorowania, wystąpienia u małżonka poważnego zachorowania, wystąpienia u dziecka poważnego zachorowania 180 dni, 4) dzienne świadczenie szpitalne ubezpieczonego (pobyt w wyniku choroby), dzienne świadczenie szpitalne małżonka (pobyt w wyniku choroby), dzienne świadczenie szpitalne dziecka (pobyt w wyniku choroby), oraz dzienne świadczenie szpitalne ubezpieczonego PLUS (pobyt w wyniku choroby) i dzienne świadczenie szpitalne małżonka PLUS (pobyt w wyniku choroby) 90 dni. 2. Karencje nie dotyczą świadczenia z tytułu nieszczęśliwych wypadków (NW). 3. Do okresu karencji zalicza się okres opłacania składek z tytułu umowy grupowego ubezpieczenia na życie zawartej z TUnŻ WARTA S.A. Strona: 9 z 18

10 Proces zawarcia umowy ubezpieczenia 1. Pośrednik przedstawia ubezpieczonemu Program Ubezpieczeniowy WDCIR W sytuacji, gdy ubezpieczony zainteresuje się ofertą i będzie chciał przystąpić do Programu Ubezpieczeniowego WDCIR to pośrednik: 1) dokonuje identyfikacji i weryfikacji tożsamości ubezpieczonego na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość (dowód osobisty lub paszport), 2) w aplikacji AUW: a) wybiera WDCIR, b) wybiera ubezpieczonego z listy swoich klientów lub wpisuje dane ubezpieczonego (jeżeli jest to nowy klient): - imię i nazwisko ubezpieczonego, UWAGA: W aplikacji AUW w polu: imię należy wpisać tylko i wyłącznie pierwsze imię ubezpieczonego. - adres zamieszkania, UWAGA: W aplikacji AUW w przypadku małych wsi, w których nie ma żadnych nazw ulic, a adres określany jest jako nazwa miejscowości plus numer, należy dodawać adres ręcznie, a nie za pomocą wbudowanego w AUW słownika. W tym wypadku w polu adres w AUW należy powtórzyć nazwę miejscowości i po spacji wpisać numer domu. - obywatelstwo, - PESEL (pole obowiązkowe, gdy obywatelstwo polskie), - numer dokumentu tożsamości (pole obowiązkowe, gdy brak numeru PESEL, dla obywatelstwa innego niż polskie), - data urodzenia ubezpieczonego, - , numer telefonu kontaktowego (pola obecnie nie są obowiązkowe, ale w razie konieczności ułatwią kontakt z ubezpieczonym np. przy przypominaniu mu o terminach płatności poszczególnych składek), - zaznacza zgodę/ brak zgody ubezpieczonego na marketing własny TUnŻ WARTA S.A., c) weryfikuje dostępność WDCIR dla wybranego ubezpieczonego (zweryfikowany zostanie wiek ubezpieczonego oraz to, czy nie posiada już ubezpieczenia WDCIR), UWAGA: Jedna osoba może mieć tylko jedno ubezpieczenie w ramach Programu Ubezpieczeniowego. d) przedstawia ubezpieczonemu warianty ubezpieczenia możliwe do wyboru, e) po wybraniu wariantu przez klienta wybiera wariant ubezpieczenia na odpowiedniej zakładce w AUW, f) wybiera zawód ubezpieczonego z listy zawodów. W przypadku osób bezrobotnych lub niepracujących należy wpisać zawód wyuczony lub ostatnio wykonywany, a w przypadku uczniów/ studentów profil szkoły/ uczelni. g) zaznacza odpowiedź ubezpieczonego na pytania czy: ubezpieczony posiada orzeczenie o niezdolności do pracy lub uprawnienia do otrzymywania świadczeń rehabilitacyjnych lub orzeczenie o niepełnosprawności? Strona: 10 z 18

11 ubezpieczony przebywa na zwolnieniu lekarskim oraz w ciągu ostatniego roku licząc od daty podpisania deklaracji uczestnictwa nie przebywał na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 kolejnych dni? przebywa w hospicjum lub w zakładzie opiekuńczo-leczniczym lub w innej podobnej placówce? h) zaznacza odpowiedź na pytanie o przetwarzaniu danych osobowych, i) wpisuje uprawnionych do otrzymania świadczenia (łączny procentowy udział uprawnionych w świadczeniu musi wynosić 100%), j) generuje i drukuje deklarację uczestnictwa, 3) przekazuje deklarację uczestnictwa oraz SWU ubezpieczonemu, UWAGA: Pośrednik musi mieć dostęp do Internetu w celu weryfikacji ubezpieczonego. 3. Ubezpieczony zapoznaje się z SWU, sprawdza deklarację uczestnictwa i ją podpisuje. 4. W sytuacji, gdy ubezpieczony: 1) podpisał deklarację uczestnictwa to pośrednik generuje w AUW certyfikat uczestnictwa dla danego ubezpieczonego, UWAGA: Pośrednik musi mieć dostęp do Internetu w celu wygenerowania certyfikatu uczestnictwa dla ubezpieczonego. Po wygenerowaniu certyfikatu uczestnictwa dane ubezpieczonego z AUW są przenoszone do SWV. W SWV zostaje nadany numer certyfikatu oraz indywidualny numer rachunku bankowego dla ubezpieczonego, który zostanie wydrukowany na certyfikacie. Certyfikat uczestnictwa nie będzie mógł już zostać zmieniony. 2) nie podpisał deklaracji uczestnictwa: 5. Pośrednik: a) ze względu na błędne dane wówczas pośrednik przygotowuje nową deklarację uczestnictwa w AUW zgodnie z ust. 2 pkt 2 i daje do sprawdzenia i podpisu ubezpieczonemu, b) gdyż zrezygnował z ubezpieczenia wówczas pośrednik usuwa deklarację uczestnictwa z listy przygotowanych przez siebie deklaracji w AUW. 1) przekazuje ubezpieczonemu certyfikat uczestnictwa oraz wyciąg z SWU, 2) zgodnie z postanowieniami 5, informuje ubezpieczonego o terminach płatności kolejnych składek i o konsekwencjach braku wpłat w terminie, 3) przekazuje niezwłocznie wypełnioną i podpisaną deklarację uczestnictwa przez ubezpieczonego do RMSLife lub bezpośrednio do Pracownika MR deklaracje uczestnictwa powinny zostać dostarczone do MR minimum raz w tygodniu. UWAGA: Zarejestrowanie informacji o dostarczeniu deklaracji uczestnictwa do MR jest warunkiem podpięcia pod polisą pośrednika, RMSLife i MS wraz ze stawkami prowizyjnymi. 6. RMSLife przekazuje deklarację uczestnictwa do MR. 7. Osoba obsługująca w MR po otrzymaniu deklaracji uczestnictwa: 1) sprawdza deklarację uczestnictwa z danymi w SWV, 2) przygotowuje listę deklaracji w formacie zgodnym z Załącznikiem nr 2 Wzór tabeli_lista danych z deklaracji, 3) przesyła maila na adres wdcir@warta.pl załączając listę danych z deklaracji minimum raz w tygodniu, Strona: 11 z 18

12 tytuł maila: lista danych z deklaracji_makroregion_stan na dd.mm.rrrr załącznik: lista danych z deklaracji_makroregion_dd.mm.rrrr UWAGA: Lista danych z deklaracji powinna zawierać wszystkie deklaracje, które zostały dostarczone do makroregionu (narastająco) z podziałem na dni, w których zostały przesłane do BWKK. 4) archiwizuje lokalnie deklarację uczestnictwa. Deklaracja uczestnictwa w każdej chwili powinna być dostępna dla COŚ, co oznacza, że na prośbę pracownika COŚ pracownik MR powinien bezzwłocznie przesłać mu skan deklaracji uczestnictwa. 8. Pracownik BWKK po otrzymaniu listy danych z deklaracji: 1) wyszukuje daną umowę w SWV, 2) zaznacza w SWV, że Agent dostarczył deklarację uczestnictwa, UWAGA: Pracownik BWKK sprawdza poprawność danych w liście z danymi w SWV i dopiero po upewnieniu się, że to właściwa umowa, zaznacza w aplikacji SWV, że otrzymał deklarację. Zaznaczenie otrzymania deklaracji uczestnictwa powoduje, że Agent i jego zwierzchnicy zostają automatycznie podpięci pod polisą wraz ze stawkami prowizyjnymi. Odznaczenie tego parametru przez pracownika BWKK nie jest możliwe (patrz 11). 9. Pracownik BWKK sprawdza, czy wszystkie dane przychodzące z aplikacji AUW zostały zaczytane prawidłowo. W tym celu każdego roboczego dnia rano: 1) sprawdza logi `w SWV, 2) sprawdza nieprzetworzone zestawienia w SWV_WWW. W przypadku, gdy: a) są błędy w danych ubezpieczonego ubezpieczony istnieje już w SWV, ale jego dane różnią się od tych, które zostały przesłane przez AUW to: - jeżeli są to drobne błędy tzw. literowe w imieniu lub nazwisku ubezpieczonego lub np. wpisane są dwa imiona zamiast jednego, to w zależności od błędu poprawia je w przesłanych danych z AUW albo w danych w SWV i przetwarza zestawienie, - jeżeli przesłane przez AUW dane znacząco się różnią się od danych w SWV to kontaktuje się z RMSem lub bezpośrednio z pośrednikiem w celu wyjaśnienia niezgodności i ustala, które dane są poprawne. Po ustaleniu właściwych danych poprawia dane ubezpieczonego w przesłanych danych z AUW lub w SWV i przetwarza zestawienie, b) pośrednik lub jego przełożony nie mają podpiętych uprawnień do sprzedaży WDCIR to przesyła informację z prośbą o wyjaśnienie do DWD, a po wyjaśnieniu przetwarza zestawienie w SWV, 3) co miesiąc w aplikacji SWV generuje: a) listę osób przystępujących dla każdego wariantu osobno (10 list), b) listę osób występujących dla każdego wariantu osobno (10 list), uwzględniając czy BOFP uruchomiło procesy anulowania/ wystąpienia w związku z niezapłaceniem składki zgodnie z ust Osoba upoważniona po stronie ubezpieczyciela podpisuje wygenerowane i wydrukowane listy osób przystępujących i występujących. 11. BOFP: 1) pomiędzy 26 a 28 dniem każdego miesiąca (po upewnieniu się czy wszystkie wyciągi do 25 dnia danego miesiąca zostały zaczytane przez księgowość) uruchamia proces automatyczny, który: Strona: 12 z 18

13 a) przesuwa termin ochrony ubezpieczeniowej wszystkich umów dla których nie odnotowano wpłaty pierwszej składki do 14 dnia danego miesiąca. Ochrona ubezpieczeniowa przesuwana jest o jeden miesiąc do przodu zgodnie z terminami opisanymi w 5, b) anuluje umowy dla których na dzień 25 danego miesiąca nie odnotowano wpłaty pierwszej składki, Umowy ubezpieczenia zostają anulowane zgodnie z terminami opisanymi w 5. Informacja o anulowaniu umowy wystąpieniu klienta z Programu Ubezpieczeniowego WDCiR, po wybraniu opcji saldo, jest widoczna w systemie AUW w zakładce Grupy TUnŻ/ certyfikaty. c) występuje klientów z umowy ubezpieczenia jeżeli nie odnotowano do 25 dnia danego miesiąca należnej wpłaty za dany miesiąc. Umowy ubezpieczenia zostają zakończone zgodnie z terminami opisanymi w 5. Informacja o wystąpieniu klienta z Programu Ubezpieczeniowego WDCiR, po wybraniu opcji saldo, jest widoczna w systemie AUW w zakładce Grupy TUnŻ/ certyfikaty. 1. DSUG: Proces zgłaszania nowych pośredników 10. 1) przygotowuje listę pośredników, którzy mają mieć możliwość sprzedaży w ramach Programu Ubezpieczeniowego WDCIR, 2) przesyła do DWD przynajmniej 7 dni przed planowaną datą nadania pośrednikom uprawnień listę pośredników w formie tabeli Excel (wzór tabeli załącznik nr 3 do niniejszej Procedury) z prośbą o przygotowanie dla nich aneksów/ nowych umów. 2. DWD: 1) przygotowuje aneksy, dla pośredników mających umowy agencyjne w TUnŻ WARTA S.A., które umieszcza na e-platformie zgodnie z ust. 3, 2) przygotowuje dla pośredników, którzy nie mają umów agencyjnych w TUnŻ WARTA S.A,. nowe umowy zgodnie z Procedurą zawierania umów agencyjnych oraz składania wniosków o wpis do Rejestru Agentów Ubezpieczeniowych KNF. 3. Jeżeli w ciągu 7 dni od umieszczenia aneksu na e-platformie pośrednik nie zgłosi żadnych uwag wówczas DWD: 1) wprowadza informacje o podpisaniu aneksu w systemie SWV zgodnie z Instrukcją rozliczania prowizji sprzedażowej oraz prowizji ryczałtowych agentów, RMSów Life i MS w ramach produktu, 2) nadaje uprawnienia pośrednikom w SWV do sprzedaży WDCIR, 3) podpina do pośredników przełożonych: RMSLife i MS, 4) przygotowuje raport z SWV ze wszystkimi pośrednikami mającymi uprawnienia na dany dzień i przesyła go na adres grupy pocztowej: auw@warta.pl (ostatni dzień roboczy tygodnia). 4. DWD: 1) wprowadza informacje o podpisaniu umowy systemie SWV zgodnie z Instrukcją rozliczania prowizji sprzedażowej oraz prowizji ryczałtowych agentów, RMSów Life i MSów w ramach produktu, 2) nadaje uprawnienia pośrednikom w SWV do sprzedaży Programu Ubezpieczeniowego WDCIR, 3) podpina do pośredników przełożonych: RMSLife i MS, 4) przygotowuje raport z SWV ze wszystkimi pośrednikami mającymi uprawnienia na dany dzień i przesyła go na adres grupy pocztowej: auw@warta.pl (ostatni dzień roboczy tygodnia), Strona: 13 z 18

14 5) pracownik DWD mający dostęp do skrzynki pocztowej odbiera raport, a następnie po jego przetworzeniu przesyła go w formie elektronicznej na adres wskazany przez właściciela AUW (w każdy pierwszy roboczy dzień następnego tygodnia po otrzymaniu raportu z DWD), który nadaje uprawnienia do sprzedaży w ramach Programu Ubezpieczeniowego WDCIR w AUW (drugi dzień roboczy tygodnia). Proces odznaczenia parametru dostarczenie deklaracji uczestnictwa Pracownik BWKK, po otrzymaniu uczestnictwa listy danych z deklaracji z makroregionu, zmienia w aplikacji SWV atrybut dostarczenia deklaracji uczestnictwa: CZY DEKLARACJA z wartości N na T. W momencie zmiany tego atrybutu automatycznie zostaje podpięty pośrednik, który pośredniczył w podpisaniu umowy z ubezpieczonym oraz jego zwierzchnicy wraz ze stawkami prowizyjnymi. Zmiana tego zaznaczenia samodzielnie nie jest możliwa przez Pracownika BWKK. 2. W przypadku, gdy pracownik BWKK popełni błąd i zaznaczy, że otrzymał deklarację, a faktycznie jej nie ma wówczas zobowiązany jest: 1) przesłać na adres: rozliczeniatunz@warta.pl maila z informacją o zaistniałej sytuacji: tytuł maila: deklaracja_numer umowy_nazwisko i imię klienta, treść maila: Dla deklaracji numer [seria numer polisy] został błędnie zmieniony znacznik dostarczenia deklaracji. Proszę o odpięcie stawek prowizyjnych pośrednikowi, 2) po otrzymaniu maila zwrotnego z CRzP (z potwierdzeniem anulowania stawek prowizyjnych w polisie) zmienić wartość atrybut dostarczenia deklaracji na N. Strona: 14 z 18

15 III. Dokumentacja ubezpieczeniowa zasady sporządzania Ogólne zasady Dokumenty w Programie Ubezpieczeniowym WDCIR drukowane są z aplikacji AUW. 2. Po wydrukowaniu dokumentów pośrednik zobowiązany jest do sprawdzenia, czy wszystkie dane znajdujące się na deklaracji uczestnictwa i certyfikacie uczestnictwa są prawidłowe. 3. W wypadku błędnych informacji na certyfikacie uczestnictwa pośrednik powinien zgłosić problem do COA z zastrzeżeniem ust W dokumentach nie można zamazywać lub poprawiać tekstu i liczb z zastrzeżeniem ust W przypadku błędnych informacji na deklaracji uczestnictwa pośrednik powinien wydrukować nowy dokument z aplikacji AUW. 6. Prawdziwość informacji zawartych w deklaracji uczestnictwa musi potwierdzić własnoręcznym podpisem ubezpieczony. 7. W przypadku braku numery certyfikatu na wydrukowanym dokumencie certyfikatu uczestnictwa pośrednik powinien: 1) zgłosić problem do COA, 2) dopisać numer certyfikatu uczestnictwa ręcznie (zgodnie z numerem widocznym w AUW z zakładce Grupy TUnŻ/ Certyfikaty) i przystawić swoją pieczątkę imienną + podpis. Deklaracja uczestnictwa 1. Deklaracja uczestnictwa jest to dokument, który generuje się w aplikacji AUW na podstawie niezbędnych danych wpisanych przez pośrednika w poszczególnych zakładkach aplikacji AUW zgodnie z procesem opisanym w 9 ust. 2 pkt Deklaracja uczestnictwa po wydrukowaniu powinna zostać sprawdzona przez pośrednika oraz przez klienta. 3. Sprawdzeniu powinny podlegać wszystkie dane ubezpieczonego, dane uprawnionych do otrzymania świadczenia (jeżeli zostały podane przez ubezpieczonego), wariant ubezpieczenia oraz poprawność zaznaczenia na deklaracji uczestnictwa zgód ubezpieczonego na marketing własny oraz na przetwarzanie danych osobowych Deklarację uczestnictwa, po jej sprawdzeniu, musi podpisać ubezpieczony. 5. Deklaracja uczestnictwa, po podpisaniu przez ubezpieczonego, powinna zostać dostarczona do MR, gdzie zostanie zarchiwizowana lokalnie przez pracowników MR. Certyfikat uczestnictwa Certyfikat uczestnictwa jest to dokument, który generuje się w aplikacji AUW. 2. Certyfikat uczestnictwa jest to dokument dla ubezpieczonego. 3. Pośrednik generuje Certyfikat uczestnictwa po otrzymaniu podpisanej przez ubezpieczonego deklaracji uczestnictwa. 4. Certyfikat uczestnictwa powinien zostać wydrukowany na specjalnym papierze do wydruku certyfikatów. UWAGA: Pośrednik powinien się upewnić, że w drukarce znajduje się odpowiedni papier. Strona: 15 z 18

16 Jeżeli pośrednik z jakiegoś powodu nie ma kolorowego papieru do wydruku certyfikatów uczestnictwa powinien najpierw wydrukować papier certyfikatowy z portalu dla Agentów, a następnie na tym dokumencie powinien wydrukować certyfikat uczestnictwa z AUW. 5. Certyfikat uczestnictwa zawiera informacje: 1) numer certyfikatu uczestnictwa (niezbędny do zgłoszenia roszczenia), 2) imię i nazwisko ubezpieczonego, 3) datę początku okresu ubezpieczenia z zastrzeżeniem, że ta data obowiązuje pod warunkiem opłacenia pierwszej składki do 14 dnia pierwszego miesiąca obowiązywania umowy ubezpieczenia. Jeżeli ubezpieczony opłaci składkę po 14 dniu pierwszego miesiąca a przed 25 dniem pierwszego miesiąca wówczas ochrona ubezpieczeniowa zostaje przesunięta o jeden miesiąc, 4) wybrany wariant ubezpieczenia 5) tabelę z zakresem zdarzeń, kwotą świadczeń oraz kodem SWU i SWDU, 6) wysokość składki płatnej miesięcznie, 7) indywidualny numer rachunku bankowego na który należy dokonywać wpłat składek, 8) termin płatności pierwszej składki, 9) datę wystawienia certyfikatu uczestnictwa. Strona: 16 z 18

17 IV. Obsługa umowy 1. W przypadku zmiany: 1) danych ubezpieczonego, Zmiana danych 15. 2) adresu korespondencyjnego ubezpieczonego, 3) danych osób uprawnionych do otrzymania świadczenia z tytułu zgonu ubezpieczonego powinna zostać wypełniona przez ubezpieczonego, w odpowiednim zakresie Deklaracja zmiany danych, stanowiąca załącznik nr 4 do niniejszej Procedury. 2. Deklaracja zmiany danych, która znajduje się na portalu dla Agentów, powinna zostać przesłana przez Pośrednika do Makroregionu. 3. Pracownik MR stempluje deklarację datownikiem i następnie: 1) w przypadku zmiany danych ubezpieczonego lub adresu ubezpieczonego poprawia dane w SWV. Jeżeli zmianie uległy dane ubezpieczonego znajdujące się na certyfikacie Pracownik MR przygotowuje nowy wzór certyfikatu, który w formacie pdf przesyła do Agenta lub drukuje certyfikat na papierze certyfikatowym i wysyła do Klienta. 2) w przypadku zmiany danych uprawnionych, przesyła skan deklaracji do Centrali TUnŻ WARTA S.A. na adres wdcir@warta.pl. 4. Deklarację zmiany danych należy dołączyć do deklaracji pierwotnej wydrukowanej z AUW i razem z nią powinna zostać zarchiwizowana lokalnie przez pracowników MR. Wystąpienie osób z ubezpieczenia Za osobę występującą z umowy ubezpieczenia uważa się osobę, która: 1) nie dokonała wpłaty kolejnej składki, w odpowiednim terminie, na wskazany w certyfikacie uczestnictwa numer rachunku bankowego, 2) ukończyła 67 rok życia (za datę wystąpienia uznaje się najbliższą rocznicę polisy przypadającą po dniu ukończenia przez ubezpieczonego 67 roku życia), 2. Odpowiedzialność ubezpieczyciela względem danego ubezpieczonego, kończy się w momencie wystąpienia ubezpieczonego z umowy ubezpieczenia zgodnie z postanowieniami ust. 1 a także z dniem rozwiązania umowy ubezpieczenia między TUiR WARTA S.A. a TUnŻ WARTA S.A. oraz z dniem zgonu ubezpieczonego (szczegółowe zapisy znajdują się w SWU). 3. Osoba, o której mowa w ust. 1, jeżeli nie dokona wpłaty kolejnej składki zostanie umieszczona na liście osób występujących przez ubezpieczającego. Indywidualna kontynuacja (IK) Ochrona ubezpieczeniowa, która wygasa w związku z wystąpieniem ubezpieczonego z Programu ubezpieczeniowego WDCIR jak również ochrona ubezpieczeniowa, która wygasa z dniem rocznicy przypadającej po ukończeniu przez ubezpieczonego 67 roku życia może być kontynuowana na zasadach przewidzianych w ogólnych warunkach umowy indywidualnego kontynuowania ubezpieczenia na życie. 2. Ubezpieczony który wystąpił z Programu Ubezpieczeniowego WDCIR, ma prawo do zawarcia umowy indywidualnego kontynuowania ubezpieczenia na życie, pod warunkiem, że wniosek o zawarcie ww. umowy zostanie doręczony do ubezpieczyciela w terminie wskazanym w ogólnych warunkach umowy indywidualnego kontynuowania ubezpieczenia na życie. Strona: 17 z 18

18 V. Załączniki 1. Załącznik nr 1. Zakres i wysokość świadczeń w ramach Programu Ubezpieczeniowego WARTA DLA CIEBIE i RODZINY Załącznik nr 2. Wzór tabeli_lista danych z deklaracji, 3. Załącznik nr 3. Wzór tabeli zgłaszanie uprawnień, 4. Załącznik nr 4. Deklaracja zmiany danych. VI. Postanowienia końcowe Procedura opisująca Zasady zawierania i obsługi Programu Ubezpieczeniowego WARTA DLA CIEBIE I RODZINY powiązana jest z dokumentami: 1) SWU, 19. 2) Instrukcją rozliczania prowizji sprzedażowej oraz prowizji ryczałtowych agentów, RMSów Life i MSów w ramach produktu, 3) Procedurą zawierania umów agencyjnych oraz składania wniosków o wpis do Rejestru Agentów Ubezpieczeniowych KNF. Strona: 18 z 18