ZARZĄDZENIE Nr 60/2016 WÓJTA GMINY Jabłonna z dnia 20 maja 20 16r.

Transkrypt

1 WÓJT GMINY JABLONNA Jabłolllla ul_ Modllńska 1112 W ZARZĄDZENIE Nr 60/2016 WÓJTA GMINY Jabłonna z dnia 20 maja 20 16r. w sprawie: wprowadzenia Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Na podstawie art. 33 ust.! i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o sa morządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 ze zm.) w związku z wejściem w życie z dniem l marca 2015r. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz ze zm.), zarządzam, co na stę puje: I Wprowadzam w Urzę dzie Gminy Jabłonna,Jnstrukcję gospodarowania drukami śc is łego zarachowania z zakresu rejestracji sianu cywilnego" w brzmieniu s tanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję pracowników Urzędu Gminy Jabłonna do zapoznania się z tre śc ią niniejszego zarządzenia. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. ~ -br4 WÓJT arosłrl1jj Ch

2 Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Gminy Jabłonna Załącznik Do Zarządzenia nr 60/2016 Wójta Gminy Jabłonna z dnia r Zasady pobierania druków ścisłego zarachowania I. Druki ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywi lnego stanowią: a) blankiety zaświadczeń usc. 1 b) blankiety odpisów aktów stanu cywilnego. 2. Druki ścisłego zarachowani a pobierane są przez upoważnionego pracownika Gminy Jabłonna zgodnie z obowiązującą instrukcją ustaloną przez Mazowiecki Urząd Wojewódzki. 3. Formularz zapotrzebowania na druki śc i słego zarachowania stanowi za ł ącz nik nr l. 4. Za zabezpieczenie druków przed kradzieżą i zniszczeniem, ich zaewidencjonowanie, a także bieżące prowadzenie rozchodu tych druków ponosi odpow ied z ialn ość pracownik, o którym mowa w I ust. 5 niniejszej instrukcji. 5. Gospodarkę drukami, w tym przechowywanie druków, powierzam pracownikowi ds. bezpieczeństwa i obronności. 6. Druki ścisłego zarachowania przechowuje się w przeznaczonej do tego celu zamykanej szafie, w której umieszczone są wyłącznie druki będące w obiegu (przeznaczone do użytk owan ia) i zaewidencjonowane w k sięgac h druków śc isł ego zarachowania. Miejsce przechowywania nale ży za be zpieczyć przed kradzieżą i zniszczeniem. Pracownicy zobowiązani są do szczególnej pieczy nad drukami zarówno przed, jak i po wystawieniu dokumentu a przed odbiorem przez stronę. 7. W przypadku zag ini ęcia, uszkodzenia lub kradzieży druków śc i słego zarachowania należ y niezwłocznie powiadomić o tym fakcie przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego postępowan i a oraz spo rządzić protokół, którego wzór stanowi za łącznik nr 2. Ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania l. Druki ścisłego zarachowania są ewidencjonowane w księdze druków śc isłego zarachowania, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Gminie Jabłonn a Każdy rodzaj druków ścisłego zarachowania należy ewidencjonować oddzielne w księgach oznaczonych stosownymi symbolami i hasłami z jednolitego rzeczowego wykazu akt (jrwa), zgodnie z roz porząd zen iem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 20 II r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz 2

3 instrukcji w sprawie organizacji i zakresu d ziałan i a arc hiwów za kładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z r. ze zm.): a) 16J2 - Ewidencja druków ścis łego zarachowania (kat. arch. BIO), teczka macierzysta b) Druki odpisów aktów stanu cywilnego (podteczka), c) Druki zaświadczeń usc (podteczka). d) Szc zegó łowa ewidencja wykorzystan ia druków odpisów aktów stanu cywilnego (podteczka) e) Szczegó łowa ewidencja wykorzystania druków zaświadczeń usc (podteczka) 3. Ks i ęga powinna zawierać co najmn Iej n astęp uj ące dane: li cz bę p orządkową, dat ę dokonania wpisu, dane dotyczące osoby, której wydano druki, ilo ść prz yję tych lub wydanych druków z okreś leniem ich numerów, pokwitowanie odbioru. Wzór księgi druków ścis łego zarachowania stanowi załącznik nr Klauzula, o której mowa w ust. 6, powinna zos tać podpisana przez kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważn ion ego pracownika. 5. Podstawą zapisów dotyczących rozchodu druków śc i słego zarachowania jest pokwitowanie osoby up oważn i o n ej do odbioru druków. 6. Zapisy w ks iędze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie - długopisem. 7. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub zamazywani e korektorem błędny ch zapisów. 8. W przypadku pomyłki błędny zapis powinien być przekreś l ony w taki sposób, aby m ożna go było odczyta ć. Osoba dok onująca poprawki obok błędnego zapisu umieszcza poprawny zapis, swój podpis oraz bieżącą datę. Szczegółowe ewidencjonowanie wykorzystanych druków śc isłego zarachowania 3 I. Pracownicy wykorzystujący w bieżącej pracy druki śc i słego zarachowania wmnl prowad z i ć szczegó łowe ewidencjonowanie ich wykorzystania. 2. Na stanowiskach pracy wykorzyst uj ącyc h druki śc i słego zarachowania n ależy prowad z ić ich ewidencjonowanie w sposób um oż liwiający w każdej chwi li sprawdzenie z godno ści pobranych i wykorzystanych druków ś ci słe go zarachowania. Wykorzystanie druków śc i słe go zarachowania należy ew id e ncjonow ać w ks i ędze s zczegó łowego rozchodu druków śc i sł ego zarachowania, zarejestrowanej pod poni żej wskazanymi symbolam i i ha s łami jrwa. 3. Księga szcz egółowego rozchodu druków ści s łe go zarachowania, powinna za wierać co najmniej następujące dane: li czbę porządkową, datę wystawienia dokumentu, nr druku śc i s łego zarachowania, sposób wykorzystania (np. nr sprawy, anulowano, wada techniczna), podpis osoby wystawiającej dokument. Wzór księgi szczegółowego rozchodu druków śc i s łego zarachowania stanowi zał ącznik nr Błędni e wystawione dokumenty, a także uszkodzone podczas tej czyn n ości druki śc i s łe go zarachowania, ni e nad aj ące się do u żyt ku, pracownik ma obow iązek ni ezwłoc zni e anulować przez umieszczenie stempli o treści "anulowano". 3

4 5. Księga szczegółowego rozchodu druków śc isłego zarachowania powinna uwzg lędniać informacje o wszystkich wykorzystanych drukach ścis łego zarachowania, ~. wydrukowanych dokumentach, drukach anulowanych z powodu nieprawidłowo ści przy ich wypełnianiu, jak również drukach wadliwych technicznie. Postanowienia końcowe 4 1. Druki ścisłego zarachowania anulowane, nieaktualne podlegają okresowej likwidacji zgodnie z wytycznymi dysponenta tych dokumentów i po uprzednim uzyskaniu jego zgody. 2. Procedura likwidacji druków śc isłego zarachowania przeprowadzana jest przez powołaną do tego komisję do spraw brakowania druków ścisłego zarachowania. 3. Procedura likwidacji druków ścisłego zarachowania określona będzie oddzielnym dokumentem przez dysponenta druków śc i s łego zarachowania. 4. Zo bowiązuję pracownika Urzędu Stanu Cywilnego do przygotowywania na rzecz Wydziału Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: aj kwartalnego sprawozdania, do 5. dnia kolejnego kwartału, w sprawie wybrakowanych i utraconych druków odpisów oraz zaświadczeń stanu cywilnego bl miesięcznego sprawozdania, do 5. dnia kolejnego mie S Iąca, o liczbie wykorzystanych druków dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego, tj. odpisów i zaświadczeń 4

5 Za łącznik nr l dnia r. (m iejscowoś ć) (pieczęć organu pobierającego druki ścisłego zarachowama) Wydział Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie (nazwa organu pobierającego druki ścisłego zarachowania) składa zapotrzebowanie na:... sz!. druków odpisów aktów stanu cywilnego. oraz. sz!. druków zaświadczeń. Do odbioru upoważnia się ( imię i nazwisko osoby upoważ.nion ej) legitymującej się dokumentem tożsamości wydanym przez dnia... r. (podpis i pieczęć imienna kierownika jednostki pobierającej druki)... dnia r. (m iejscowosć) (p ieczęć WSO) Wydano:... sz!. słownie : druków odpisów aktów stanu cywilnego. seria.... od nr... do nr oraz...sz!. słownie : druków zaświadczeń seria... od nr..... do nr Wydał : (imię I nazwisko pracowmka WSQ) (podpis wydającego) Otrzymał : (im ię i nazwisko osoby upowa żnion ej) (podpis odbierającego) 5

6 Załącznik nr 2 Pieczęć jednostki Protokół zaginięcia / uszkodzenia/ kradzieży ' druków ścisłego zarachowania s porządzony w w dniu... W wyniku zliczen ia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania stwierdza s ię zaginięcie/uszkodzenia/kradzież' na stępu j ących druków: L.p. Rodzaj druku ścisłego zarachowania Seria i nr Liczba druków Uwagi: {Imię; nazwisko i pieczątka pracownika] (Po dpis i pieczęć kierownika jednostki organizacyjnej) *Nieporrzebne skreślić 6

7 Załącznik nr 3 Księga druków ścisłego zarachowania Nazwa druku Ilość Adnotacje dotyczące zwrotu druków Data i numer Treść dowody wpłaty (od kogo Seria i numery Kolejny nr LP. Data lub Ewentualna otrzymano lub druków przychodu, potwierdzenie i Data i podpis il ość pod którym komu wydano) Przychód Rozchód Stan data odbioru zwracającego nieużytych za pisano druków S nieużyte druki 7

8 Załącznik nr 4 Księga szczegółowego rozchodu druków ścisłego zarachowania Nazwa druku.... L.P. Data wystawienia dokumentu Sposób wykorzystania druków ścisłego zarachowania Seria i numery (np. nr sprawy, anu ł owan o, wada techniczna) druków Podpis osoby wypeł niaj ącej dokument 1 2 3, 8 8