WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 22 kwietnia 2016 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 22 kwietnia 2016 r. NK-KE KL Pan Henryk Kuriata Wójt Gminy Jordanów Śląski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 7-8 marca 2016 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2, a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 16 lutego 2016 r. nr: NK-KE KL oraz NK-KE KL zespół kontrolny, w skład którego wchodzą nw. pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego), Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki, przeprowadził w Urzędzie Gminy Jordanów Śląski z siedzibą przy ul. Wrocławskiej 55, Jordanów Śląski, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej, tj.: - rejestracji stanu cywilnego, wykonywanych na podstawie ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego 3 - zwanej dalej p.a.s.c. - zmiany imion i nazwisk, wykonywanych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska 4 zwanej dalej z.i.i.n. Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym w dniu 23 grudnia 2015 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na I półrocze 2016 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: 1. Ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, tj.: 1 Dz.U. Nr 185 poz Dz.U r. poz. 525 z późn. zm. 3 Dz.U. poz z późn. zm. 4 t.j. Dz.U r. poz. 10

2 - sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznych, na podstawie art. 87 i art. 92 p.a.s.c.; - rejestracja zdarzeń stanu cywilnego w trybach szczególnych; - migracja aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. 2. Ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, tj.: - prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz informowanie o zaistniałych zmianach. Okres objęty kontrolą: od dnia 2 września 2015 r. do dnia kontroli. W kontrolowanym okresie funkcję kierownika Urzędu sprawował Pan Henryk Kuriata Wójt Gminy Jordanów Śląski, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Jordanowie Śląskim. Natomiast stanowisko Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Jordanowie Śląskim z dniem 1 marca 2015 r. zostało powierzone Pani Elżbiecie Zagórskiej. Realizację zadań z zakresu administracji rządowej oceniono: - negatywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego; - pozytywnie w zakresie zmiany imion i nazwisk. Pismem nr NK-KE KL z dnia 5 kwietnia 2016 r. przekazano Wójtowi Gminy Jordanów Śląski projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego w ustawowym terminie nie wniósł zastrzeżeń. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. USTALENIA KONTROLI REJESTRACJA STANU CYWILNEGO Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznych, na podstawie art. 87 i art. 92 p.a.s.c. W kontrolowanym okresie sporządzono 14 aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznej, w tym 5 aktów małżeństwa oraz 9 aktów zgonu. Kontroli poddano wszystkie ww. akty. Na tej podstawie ustalono, co następuje. Cztery akty dotyczyły małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 2 i 3 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy, zwany dalej k.r.o. 5 (dot /00/AM/2016/574041, /00/AM/2015/389376, /00/AM/2015/793138, /00/AM/2015/478352). Akty te prawidłowo sporządzono na podstawie: zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego, tj. zgodnie z art. 87 ust. 3 p.a.s.c. Przedmiotowe dokumenty duchowni dostarczyli w terminie określonym w art. 8 3 k.r.o. 5 t.j. Dz.U poz,

3 W toku kontroli ustalono, iż akt /00/AM/2016/ sporządzono nieterminowo. Małżeństwo zawarte zostało w dniu 9 stycznia 2016 r. Akt sporządzono w dniu 29 stycznia 2016 r. Na dokumentach dostarczonych przez duchownego brak daty wpływu do urzędu. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, że: Duchowny dostarczył dokumenty w terminie wg mojej pamięci odbyło się to r. Opóźnienie sporządzenia AM było spowodowane natłokiem obowiązków, jakie przyszło mi pełnić w styczniu 2016 r.: przez 2 tygodnie pełniłam zastępstwo w sekretariacie UG (urlop wypoczynkowy oraz zwolnienie lekarskie osoby w sekretariacie). Styczeń był również miesiącem przyjmowania oświadczeń o ilości sprzedanego alkoholu w 2015 r. jako osoba zajmująca się wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych musiałam podołać dodatkowym obowiązkom.. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż ustawodawca w art. 86 ust. 3 p.a.s.c. wskazał termin obligujący kierownika urzędu stanu cywilnego do sporządzenia aktu małżeństwa, tj. najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego. Zaistniała w przedmiotowej sprawie zwłoka, choć ma charakter incydentalny (jedna sprawa na czternaście analizowanych), istotna jest z uwagi na jej przyczynę. Jak w toku kontroli wskazał pracownik, była ona spowodowana obowiązkiem zastępstwa nieobecnego pracownika sekretariatu, co wynika z zakresu obowiązków Zastępcy Kierownika USC w Jordanowie Śląskim. W tym miejscu zauważyć należy, iż z uwagi na usytuowanie pomieszczenia sekretariatu (I piętro budynku urzędu) oraz pomieszczenia służącego do obsługi obywateli w zakresie rejestracji stanu cywilnego (parter), a także specyfikę obu stanowisk pracy, wątpliwą zdaje się być możliwość prawidłowej realizacji zadań na obu stanowiskach, jednocześnie przez jednego pracownika. Funkcja kierownika usc, a tym samym również jego zastępcy, wiąże się z obowiązkiem realizacji zadań ze szczególną starannością, bowiem realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest związana ze stosowaniem nierzadko skomplikowanych procedur prawnych, których rezultatem winno być sporządzenie dokumentów będących źródłowymi dla dokumentów, którymi obywatele posługują się w życiu codziennym, np. dowodu osobistego czy paszportu. W tym miejscu zauważyć należy, iż zgodnie z art. 1 2 k.r.o. małżeństwo zostaje również zawarte, gdy mężczyzna i kobieta zawierający związek małżeński podlegający prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego w obecności duchownego oświadczą wolę jednoczesnego zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu i kierownik urzędu stanu cywilnego następnie sporządzi akt małżeństwa. Gdy zostaną spełnione powyższe przesłanki, małżeństwo uważa się za zawarte w chwili złożenia oświadczenia woli w obecności duchownego. Ponadto zgodnie z art. 1 3 k.r.o. przepis paragrafu poprzedzającego stosuje się, jeżeli ratyfikowana umowa międzynarodowa lub ustawa regulująca stosunki między państwem a kościołem albo innym związkiem wyznaniowym przewiduje możliwość wywołania przez związek małżeński podlegający prawu wewnętrznemu tego kościoła albo innego związku wyznaniowego takich skutków, jakie pociąga za sobą zawarcie małżeństwa przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego. 3

4 Ustawodawca w przytoczonym powyżej przepisie art. 1 2 k.r.o. użył spójnika i, który w logice stanowi koniunkcję. Oznacza to, iż oba warunki muszą zostać spełnione, aby zaistniała przesłanka wynikająca z określonego przepisu. W omawianej sytuacji należy przyjąć, iż małżeństwo zostaje zawarte, gdy osoby o odmiennej płci w obecności duchownego oświadczą wolę jednoczesnego zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu (warunek 1) i kierownik urzędu stanu cywilnego następnie sporządzi akt małżeństwa (warunek 2). Dopóki nie zostaną spełnione wszystkie przesłanki określone w art. 1 2 k.r.o., dopóty oświadczenia woli nupturientów nie wywołują skutków prawnych. Sporządzenie aktu małżeństwa jest bowiem kolejną i niezbędną przesłanką zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej, podlegającego prawu polskiemu, zwłaszcza że jego sporządzenie następuje na podstawie zaświadczenia kierownika urzędu stanu cywilnego o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz przekazanego w określonym terminie przez duchownego zaświadczenia o zawarciu małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilnymi. 6 Wobec powyższego bezzasadna zwłoka w terminie sporządzenia aktu małżeństwa jest niedopuszczalna i stanowi naruszenie art. 86 ust. 3 p.a.s.c. Należy zatem dołożyć wszelkich starań, aby w przyszłości nie dopuścić do analogicznych sytuacji. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż akty zgonu sporządzono terminowo. Zgłoszenia zgonu dokonały uprawnione podmioty. Akty zgonu sporządzono na podstawie karty zgonu oraz protokołu zgłoszenia zgonu, zgodnie z art. 92 ust. 2 p.a.s.c. Protokoły zgłoszenia zgonów zawierają podpisy zgłaszającego zgon oraz Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Jordanowie Śląskim. Natomiast w aktach zbiorowych brak oryginałów kart zgonu są jedynie kopie. W tej kwestii Zastępca Kierownika USC w Jordanowie Śląskim wyjaśnił, że: Oryginały kart zgonu przez niedopatrzenie zostały przesłane do Urzędu Statystycznego w Olsztynie. W aktach zbiorowych zostały zachowane kserokopie kart. W najbliższym czasie USC w Jordanowie Śląskim zwróci się do Urzędu Statystycznego w Olsztynie o zwrot oryginałów. Wobec powyższego wskazać należy, iż zgodnie z art. 93 ust. 1 zd. 1 p.a.s.c. zgłoszenie zgonu następuje przez złożenie kierownikowi urzędu stanu cywilnego karty zgonu w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia. Natomiast przepis art. 26 ust. 1 p.a.s.c. stanowi, iż dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. Ponadto w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi 7. W analizowanych sprawach brak oryginałów dokumentów stanowiących obligatoryjny element sporządzenia aktu stanu cywilnego stanowi naruszenie art. 26 ust. 1 i 2 p.a.s.c. W wyniku kontroli ustalono, iż w przypadku aktów małżeństw w aktach zbiorowych znajdują się pisemne zapewnienia nupturientów dotyczące braku wiedzy o istnieniu 6 wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 marca 2004 r. sygn. akt III CK 346/02 7 Art. 26 ust. 2 zd. 1 p.a.s.c. 4

5 okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, potwierdzenia uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 84 zł, a w przypadku małżeństw zawartych w sposób, o którym mowa w art. 1 2 i 3 k.r.o. również zaświadczenia, o których mowa w art. 4 1 k.r.o. oraz zaświadczenia stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego. Akt nr /00/AM/2016/ dotyczy małżeństwa zawartego w sposób, o którym mowa w art. 1 1 k.r.o. (w formie cywilnej) pomiędzy obywatelką Polski oraz obywatelem Republiki Macedonii. W aktach zbiorowych znajduje się m. in.: - wniosek o wydanie zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego przed upływem miesiąca od dnia złożenia zapewnień o braku wiedzy o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; - zawiadomienie na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 3 p.a.s.c. o odmowie wydania zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 k.r.o.; - zawiadomienie na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 p.a.s.c. w związku z art. 5 k.r.o. o odmowie przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Analizując akta sprawy stwierdzono, iż Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Jordanowie Śląskim prawidłowo zawiadomił nupturientów o odmowie wydania zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem ustawowego terminu, a także o odmowie przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Przedstawione bowiem dokumenty nie spełniały wymogów, o których mowa w art. 79 ust. 1 pkt 2 oraz art. 31 p.a.s.c. Zasadnym zatem była odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Nupturienci zostali prawidłowo pouczeni o prawie przysługującym na podstawie art. 89 ust. 2 p.a.s.c. Wskutek powyższego nupturienci uzupełnili brakujące dokumenty oraz ponownie wnieśli o wydanie zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego przed upływem ustawowego terminu, o którym mowa w art. 4 k.r.o. W konsekwencji organ administracji publicznej przychylił się do prośby i udzielił stosowanego zezwolenia w prawidłowej formie (zgodnie z art. 76 ust. 10 p.a.s.c. 8 ). Na marginesie zauważyć należy, iż w podstawie prawnej zawiadomienia o udzielonym zezwoleniu na zawarcie małżeństwa przed upływem ustawowego terminu wskazano art. 77 ust. 10 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, przy czym podstawę do wydania przedmiotowego zezwolenia faktycznie stanowi art. 76 ust. 10 p.a.s.c. Natomiast przepis art. 77 nie zawiera innych jednostek redakcyjnych (np. ustępów). W sprawie dot. aktu /00/AM/2015/ zapewnienia o braku wiedzy o okolicznościach wyłączających zawarcie małżeństwa zostały złożone Zastępcy Kierownika USC w Jordanowie Śląskim, który następnie wydał zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 1 k.r.o. Akty urodzenia nupturientów (sporządzone w USC Wrocław) nie zostały przeniesione do rejestru stanu cywilnego. W toku kontroli ustalono, iż przyczyną zaistniałej sytuacji był brak dokonania przez Zastępcę Kierownika USC w Jordanowie Śląskim zlecenia przeniesienia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż osoba zamierzająca zawrzeć małżeństwo przedstawia kierownikowi urzędu stanu cywilnego, który ma wydać zaświadczenie, o którym 8 Art. 76 ist. 10 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U poz z późn. zm.): Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, kierownik urzędu stanu cywilnego albo konsul udziela na piśmie. 5

6 mowa w art. 4 1 k.r.o., pisemne zapewnienie, że nie wie o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 76 ust. ust. 1 pkt 1 p.a.s.c.). Dokument ten jest aktem wiedzy nupturientów. Przyjmując takie założenie, przyszli małżonkowie podczas wypełniania zapewnienia winni wskazać informacje, które są im znane. Za potwierdzenie wskazanych przez nich danych w zapewnieniu służą ich akty stanu cywilnego. Od daty złożenia zapewnień do daty przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński jest dostatecznie dużo czasu na weryfikację przez kierownika usc informacji, który ostatecznie powinien opierać się na zapisach figurujących w aktach stanu cywilnego nupturientów 9. Mając na uwadze fakt, iż od dnia 1 marca 2015 r. rejestracja stanu cywilnego prowadzona jest w formie elektronicznej, a akty stanu cywilnego sporządzone dotychczas w wersji papierowej przenoszone są do systemu stopniowo, nieprawidłowym jest wydanie zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 4 1 k.r.o.) przed przeniesieniem do rejestru stanu cywilnego wcześniejszych aktów stanu cywilnego nupturientów, na podstawie art. 125 ust. 2 p.a.s.c. W okresie przejściowym (od 1 marca 2015 r. do dnia 31 sierpnia 2015 r.) dopuszczalnym było sporządzenie zaświadczenia, o którym mowa w art. 4 1 k.r.o., m. in. na podstawie odpisów skróconych aktów stanu cywilnego przedstawionych przez nupturientów 10. Dotyczyło to jednak sytuacji, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego decydował się zastosować art. 145 ust. 6 p.a.s.c. Jednak to nie nupturienci zobligowani byli do dostarczenia odpisów aktów stanu cywilnego, lecz kierownik usc, który dany akt sporządził (przechowywał). Natomiast po upływie ustawowego okresu przejściowego nieprawidłowym jest wydanie zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa bez uprzedniego przeniesienia aktów stanu cywilnego nupturientów do rejestru stanu cywilnego. Zgodnie z art. 125 ust. 2 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego, który przechowuje księgę stanu cywilnego prowadzoną na podstawie przepisów dotychczasowych, dokonuje przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego w przypadku złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub o wydanie zaświadczeń, o których mowa w ustawie p.a.s.c. albo w przypadku dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, dla której akt stanu cywilnego jest niezbędny. Kierownik urzędu stanu cywilnego zleca właściwemu kierownikowi urzędu stanu cywilnego przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego w przypadkach, o których mowa w art. 125 ust. 2 ustawy ( 34 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego 11 - zwane dalej r.r.s.c.). W przypadku dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, do której jest niezbędny akt stanu cywilnego, przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego dokonuje się niezwłocznie 12. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż w analizowanej sprawie zaniechanie dokonania zlecenia migracji aktu stanu cywilnego właściwemu kierownikowi usc stanowi naruszenie 34 ww. rozporządzenia. 9 pismo Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych nr DSO-ZP /2015 z dnia 18 marca 2015 r. (pkt. 2) 10 pismo Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych nr DSO-ZP /2015 z dnia 17 marca 2015 r. (pkt. 8) 11 Dz.U. poz. 225 z późn. zm. 12 art. 125 ust. 5 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. 6

7 We wszystkich aktach stanu cywilnego poddanych kontroli (małżeństwa i zgonu) uzupełnione zostały przypiski, zgodnie z art. 25 ust. 1 p.a.s.c. Natomiast nie we wszystkich przypadkach dołączona została informacja o sporządzonym akcie (małżeństwa lub zgonu) dot /00/AZ/2015/634726, /00/AZ/2015/500196, /00/AZ/2015/ , /00/AZ/2015/627884, /00/AM/2015/ Zgodnie z art. 25 ust. 2 p.a.s.c. sporządzając akt stanu cywilnego lub dołączając do niego wzmiankę dodatkową, niezwłocznie zamieszcza się przypiski przy innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby. Zamieszczenie przypisku przy akcie stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego odbywa się przez wybranie w rejestrze stanu cywilnego odpowiedniej treści przypisku 13. Zaniechanie ww. obowiązku stanowi naruszenie przytoczonych przepisów. Sporządzone akty stanu cywilnego zawierają przewidziane przepisami prawa dane. Wpisy w rejestrze stanu cywilnego dokonane zostały w alfabecie łacińskim rozszerzonym, wielkimi literami, zgodnie z 2 ust. 1 r.r.s.c. Po wprowadzeniu danych do rejestru stanu cywilnego dokumenty uwierzytelnione zostały przez Zastępcę Kierownika USC w Jordanowie Śląskim. [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznych, t. j. na podstawie art. 87 i art. 92 p.a.s.c. oceniono negatywnie. Rejestracja zdarzeń stanu cywilnego w trybach szczególnych W kontrolowanym okresie Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Jordanowie Śląskim dokonał 5 rejestracji zdarzeń stanu cywilnego w trybie szczególnym, tj. czynności na podstawie art. 104 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (dot. aktów nr: /00/AU/2016/437445, /00/AU/2016/413901, /00/AU/2016/055774, /00/AU/2015/458929, /00/AU/2015/782516). Na tej podstawie stwierdzono, co następuje. Wnioski zostały złożone przez uprawnione podmioty, tj. osoby, których dotyczyło zdarzenie, a w przypadku osób małoletnich rodziców. W sprawie nr /00/AU/2015/ wniosek został złożony przez pełnomocnika w aktach sprawy znajduje się stosowane upoważnienie. Do wniosków załączono wymagane dokumenty, tj. zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 50 zł za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji i 39 zł za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku uzupełnienia na wniosek, zgodnie z częścią II ust. 1 pkt 6 i pkt 10 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej ust. 1 r.r.s.c. 7

8 W sprawach nr /00/AU/2016/ oraz /00/AU/2016/ w aktach zbiorowych brak oryginałów dokumentów będących dowodem zdarzenia stanu cywilnego i jego rejestracji. Znajdują się natomiast kopie bez potwierdzenia za zgodność z oryginałem. Wobec powyższego zauważyć należy, iż zgodnie z art. 26 p.a.s.c. dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. W aktach zbiorowych gromadzi się zatem oryginały dokumentów, które nie podlegają zwrotowi 14. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu. W przedmiotowych sprawach wnioskodawcy złożyli wnioski o zwrot oryginałów ( )w związku z niemożnością uzyskania kolejnego odpisu na Ukrainie (w sprawie /00/AU/2016/437445) oraz z uwagi na fakt, iż ( ) Wydobycie kolejnego aktu stanu cywilnego jest dla mnie niewykonalne ze względu na to, że nie jeżdżę na Ukrainę i staram się obecnie o obywatelstwo polskie (w sprawie nr /00/AU/2016/055774). Możliwość zwrotu dokumentu złożonego do akt zbiorowych stanowi wyjątek od ogólnej zasady gromadzenia oryginałów dokumentów. Zwrot powinien nastąpić jedynie w sytuacji, gdy nie jest możliwym uzyskanie tego dokumentu, co w analizowanych sprawach nie miało miejsca. Wnioskodawcy nie wskazali okoliczności uprawdopodabniających, że nie jest możliwe uzyskanie przez nich kolejnego dokumentu. Zauważyć w tym miejscu należy, iż taka możliwość istnieje za pośrednictwem Konsula Generalnego Ukrainy, który ma siedzibę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Powyższe stanowi naruszenie art. 26 ust. 1 i 2 p.a.s.c. W sprawach dot. aktów nr /00/AU/2016/ oraz /00/AU/2015/ pisownia danych zawartych w zagranicznym dokumencie została dostosowana w formie czynności materialno technicznej, na wniosek złożony jednocześnie z wnioskiem o dokonanie transkrypcji, do reguł pisowni polskiej. W adnotacjach prawidłowo wskazano art. 104 ust. 7 p.a.s.c. stanowiący podstawę prawną ww. działania. W sprawach nr /00/AU/2016/ oraz /00/AU/2016/ transkrypcji dokonano niezgodnie z przedstawionym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego, jednak zgodnie z zapisem danych figurujących w dokumencie paszportowym wnioskodawcy. W tym miejscu zauważyć należy, iż Kierownik USC (a także jego zastępca) nie jest podmiotem uprawnionym do ingerencji w zapisy danych figurujących w zagranicznym dokumencie. Mając na uwadze zapis art. 31 ust. 1 pkt 1 p.a.s.c. 15 stwierdzić należy, iż podstawę transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego stanowi tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, który dokonując tłumaczenia imion i nazwisk z języków nieposługujących się alfabetem łacińskim lub posługujących się innym systemem pisma, dokonuje transliteracji lub transkrypcji tych imion i nazwisk na podstawie dokumentów 14 A. Czajkowska, I. Basior, D. Sorbian, Prawo o aktach stanu cywilnego z komentarzem. Przepisy wykonawcze i związkowe oraz wzory dokumentów wyd. Wolters Kluwer, Warszawa 2015, str Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. 8

9 podróży lub ich kopii, a w przypadku braku tych dokumentów dokonuje tłumaczenia zgodnie z regułami pisowni obowiązującymi w kraju, w którym został sporządzony tłumaczony dokument 16. W przypadku rozbieżności danych w przedstawionych dokumentach należało podjąć czynności wyjaśniające. Czynność przeniesienia treści zagranicznych dokumentów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego została dokonana w formie czynności materialno-technicznej, a w adnotacjach zamieszczono stosowną informacje o transkrypcji, zgodnie z 105 ust. 1 p.a.s.c. Wobec braku zaistnienia przesłanek, o których mowa w art. 105 ust. 3 p.a.s.c., w żadnej ze spraw nie było obowiązku zawiadomienia męża matki o dokonanej transkrypcji. Ponadto, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego dokonał uzupełnienia danych na wniosek uprawnionego podmiotu w formie czynności materialno technicznej, prawidłowo czyniąc wzmiankę dodatkową do aktu urodzenia. [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące rejestracji zdarzeń stanu cywilnego w trybach szczególnych oceniono negatywnie. Migracja aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego Kontroli poddano 30 aktów stanu cywilnego przeniesionych do rejestru stanu cywilnego, tj. po 10 aktów z każdego rodzaju zdarzenia (urodzenia, małżeństwa i zgonu). Treść wszystkich przenoszonych aktów stanu cywilnego, sporządzonych na podstawie przepisów dotychczasowych, została zamieszczona w rejestrze stanu cywilnego w alfabecie łacińskim rozszerzonym i wielkimi literami. Daty i godziny widniejące w przenoszonych aktach stanu cywilnego zostały wpisane i są przechowywane w sposób określony dla danego rejestru, co jest zgodne z 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego 17, zwane dalej p.r.s.c. Wszystkie skontrolowane akty stanu cywilnego zostały przeniesione prawidłowo. Dane zawarte w aktach stanu cywilnego przeniesiono do odpowiednich rubryk. Wyjątkiem był akt zgonu nr /00/AZ/2015/777282, w którym podczas migracji błędnie wypełniono rubrykę stan cywilny i zamiast żonaty wpisano kawaler. Powyższy błąd został naprawiony podczas kontroli. Zastępca Kierownika USC do ww. aktu zgonu dołączył wzmiankę prostującą błędny zapis w rubryce stan cywilny. Analogiczna sytuacja miała miejsce podczas przenoszenia aktu zgonu nr /00/AZ/1973/ Ponadto w wymienionym akcie wpisano błędną datę sporządzenia aktu zgonu, tj. 5 kwietnia 1973 r. zamiast 6 kwietnia 1973 r. W związku z powyższym Pani Elżbieta Zagórska - Zastępca Kierownika USC wyjaśniła: Błąd dot. stanu cywilnego powstał poprzez niedopatrzenie podczas migracji aktu do SRP. W dniu r. dołączono wzmiankę prostującą stan cywilny z panna na zamężna. Błędna data sporządzenia aktu powstała 16 art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (t.j. Dz.U r. poz. 487 z późn. zm.) 17 Dz.U. 2015, poz

10 na skutek niewłaściwego odczytania- pomylono cyfrę 6 z 5 i błędnie wpisano datę 6 kwietnia 1973r. W razie niemożności sprostowania aktu wzmianką, USC w Jordanowie Śląskim zmigruje ponownie akt i zwróci się z wnioskiem do Wojewody Dolnośląskiego o unieważnienie aktu nr /00/AZ/ ( ). Podczas kontroli stwierdzono, iż w przeniesionym akcie urodzenia nr /00/AU/1961/ sporządzonym w USC w Jordanowie Śląskim, jako imię matki wpisano Amalia. Natomiast w akcie sporządzonym na podstawie przepisów dotychczasowych widnieje imię Emalia. Zapytana o wyjaśnienie powyższej sytuacji Pani Elżbieta Zagórska wyjaśniła: Prawidłowe imię Amalia wpisano do zmigrowanego aktu na podstawie aktu małżeństwa nr 14/1942 wydanego przez USC Ochotnica Dolna dane nupturientów: Karol Szlaga, Amalia Kunicka, ślub w dniu r. odpis skrócony przechowywany jest w kopercie dowodowej tut. biura dowodów osobistych. Dodatkowo r. w USC w Jordanowie Śląskim sporządzono akt zgonu Szlaga Amali ( /00/AZ/2015/572301) matki Mieczysława Franciszka Szlagi. Przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego jest czynnością materialno-techniczną. Oznacza to, że przeniesienie nie jest poprzedzone wykonaniem jakichkolwiek dodatkowych formalności związanych z zamieszczeniem treści aktu w rejestrze. Tym samym zapis imienia matki Emalia należało przenieść do aktu stanu cywilnego w brzmieniu wynikającym z aktu urodzenia, a następnie w trybie art. 35 p.a.s.c. sprostować zmigrowany dokument poprzez wpisanie prawidłowego imienia matki, czyniąc o tym stosowną wzmiankę. Skoro zatem przy migracji skorzystano z aktu małżeństwa znajdującego się w kopercie dowodowej, tym samym dokument ten powinien się znaleźć w aktach zbiorowych prowadzonych dla ww. aktu. W wyniku analizy dokumentów ustalono, iż we wszystkich aktach stanu cywilnego przeniesionych do rejestru na podstawie art. 124 p.a.s.c. informacja o przeniesieniu aktu została wpisana w rubryce wzmianki wraz z oznaczeniem aktu i datą przeniesienia, która nie podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Podczas kontroli ustalono, iż w aktach stanu cywilnego, gdzie było wpisane imię i nazwisko osoby, która sporządziła przenoszony dokument, w aktach stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego w odpowiednich polach zamieszczone było imię i nazwisko kierownika USC. Natomiast w sytuacji, gdy rubryki te były wypełnione nieczytelnie lub nie można było ustalić ich pełnego brzmienia, w przeniesionym akcie zamieszczono informację dane nieustalone, co jest zgodne z 12 rozporządzenia p.r.s.c. (dot. np /00/AM/1948/025691, /00/AU/1951/176475, /00/AU/1951/023450, /00/AU/1958/429893). We wszystkich skontrolowanych aktach przeniesionych do rejestru stanu cywilnego odnotowano numer historycznego aktu. Natomiast dokonanie przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego było każdorazowo uwierzytelnione przez Kierownika USC, poprzez złożenie podpisu elektronicznego przy użyciu karty mikroprocesorowej zabezpieczonej kodem PIN. Powyższe ustalono na podstawie umiejscowienia przeniesionego aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. Przeniesiony dokument z księgi stanu 10

11 cywilnego, który nie został uwierzytelniony w sposób opisany powyżej przechowywany jest jako projekt aktu stanu cywilnego. Natomiast dokumenty elektroniczne uwierzytelnione we właściwy sposób automatycznie przenoszone są do folderu o nazwie akt stanu cywilnego. Stwierdzono, iż treść wzmianek dodatkowych wpisanych do przenoszonych aktów stanu cywilnego była dołączana do aktów w rejestrze stanu cywilnego w brzmieniu wynikającym z przenoszonych aktów. Natomiast w sytuacji, gdy było to wymagane, w rejestrze pod treścią przenoszonych aktów zamieszczane były przypiski ( 10 p.r.s.c.). Wyjątek stanowił akt urodzenia nr /00/AU/1958/368005, w którym w przypiskach podczas migrowania błędnie wpisano dane dotyczące aktu zgonu osoby, której akt dotyczył. Mianowicie wprowadzono zapis, iż urodzona zmarła r. w Ostrołęce. Akt zgonu sporządzono w USC w Ostrołęce nr 120/87. Natomiast w akcie urodzenia w księdze widnieją przypiski następującej treści: 1. Urodzona zawarła małżeństwo z Bartnik Antonim dnia r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Dąbrowie Zielonej Nr 50/ Małżeństwo wymienione w pkt 1 ustało przez śmierć małżonka zarejestrowaną w Urzędzie Stanu Cywilnego w Częstochowie ( ), zostało rozwiązane przez rozwód wyrokiem Sądu Wojewódzkiego w Częstochowie z dnia r. Nr R VI C 1240/ Urodzona zmarła dnia r. w Ostrołęka Urząd Stanu Cywilnego w Ostrołęka Nr 690/ Urodzona zawarła małżeństwo z ob. Wojciechowskim Janem dnia w USC Ostrołęka Nr 120/87. W opisanej sprawie błąd wynika z mylnego odczytania przypisków. Podczas czynności kontrolnych Z-ca Kierownika USC usunął błędny przypisek i wprowadził prawidłowy zapis. Ustalono, iż we wszystkich przeniesionych aktach małżeństwa rubryka nazwisko małżonków po zawarciu małżeństwa oraz rubryka nazwisko dzieci zrodzonych z tego małżeństwa została wypełniona. W tym miejscu zauważyć należy, iż w analizowanych sprawach podczas przenoszenia aktu małżeństwa z księgi papierowej do rejestru stanu cywilnego prawidłowo zamieszczono w tym rejestrze brakujące dane w zakresie nazwisk małżonków, jak i dzieci zrodzonych z tego małżeństwa na podstawie przepisów prawa obowiązujących w dacie zawierania małżeństwa. Działanie takie zgodne jest z wytycznymi Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych zawartymi w piśmie nr DSO-WSC /2015 z dnia 6 marca 2015 r. (pkt 5). Jest również o tyle uzasadnione, gdyż pozwoli na wydanie odpisu aktu małżeństwa zawierającego dane niezbędne do prawidłowej identyfikacji obywatela i umożliwi mu posługiwanie się takim dokumentem bez składania dodatkowych wyjaśnień w kwestii nazwisk. W takiej sytuacji zasadnym jest zamieścić w aktach zbiorowych wyciąg z przepisów (np. kopię publikatora aktu prawnego) lub notatkę służbową odwołującą się do tego aktu tak, aby nie było wątpliwości na jakiej podstawie ustalono nazwisko małżonków noszone po zawarciu małżeństwa. Kierownik USC w Jordanowie Śląskim sporządzał przedmiotowe notatki i umieszczał je w aktach zbiorowych każdego aktu stanu cywilnego przy przenoszeniu dokumentu do rejestru stanu cywilnego. Taki sposób postępowania świadczy o każdorazowym weryfikowaniu przez kierownika usc stanu prawnego obowiązującego w dacie zawarcia konkretnego związku małżeńskiego. 11

12 W skontrolowanych aktach małżeństwa sporządzonych na podstawie dotychczasowych przepisów, gdzie w rubryce uwagi widniał zapis: stwierdzam, że osoby wymienione w rubryce I złożyły w dniu dzisiejszym przede mną zgodne oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński, informacja ta została odpowiednio przeniesiona do aktu małżeństwa w rejestrze stanu cywilnego - w polu oświadczenia osób, które zawarły małżeństwo. Powyższe jest zgodne z 8 p.r.s.c. (dot. np. AM 7/1958, AM 2/2010, AM 10/2012, 12/2006, AM 13/1989). [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące migracji aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny realizację zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. poz z późn. zm.) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oceniono negatywnie. ZMIANA IMION I NAZWISK Postępowania administracyjne prowadzone na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz informowanie o zaistniałych zmianach W kontrolowanym okresie wydana została jedna decyzja administracyjna na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska 18, zwana dalej ustawą z.i.i.n. Dotyczyła zmiany imienia wnioskodawcy poprzez dodanie drugiego imienia. Wniosek został złożony przez Aleksandra Bagińskiego i zawierał wszystkie elementy, o których mowa w art. 11 ustawy z.i.i.n. Do wniosku załączona została kopia: paszportu, prawa jazdy i dowodu osobistego. W wyniku analizy stwierdzono, iż organ egzekwował obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej - do wniosku dołączone zostało potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej w wysokości 37 zł za wydanie decyzji administracyjnej w sprawie zmiany imienia. Ustalono, że organ badał przesłanki do wydania decyzji pozytywnej, o których mowa w art. 2, 3, 4, 5 i 6 z.i.i.n. Rozstrzygniecie sprawy nastąpiło we właściwej formie decyzji administracyjnej (art. 12 ust. 1 ustawy o z.i.i.n.), które zgodnie z art. 107 k.p.a., zawierało: datę wydania, oznaczenie organu i strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, podpis oraz pieczęć uprawnionej osoby. W podstawie prawnej prawidłowo wskazano również art. 12 ust. 2 ustawy o z.i.i.n. stanowiący, iż decyzja o zmianie imienia lub nazwiska podlega natychmiastowemu wykonaniu. Wskutek informatyzacji rejestrów państwowych kierownik urzędu stanu cywilnego albo jego zastępca, który wydał decyzję o zmianie imienia lub nazwiska przesyła ją, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony rejestr stanu cywilnego, do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa wnioskodawcy 18 Dz. U j.t. 12

13 (art. 13 ust. 1 z.i.i.n.). W analizowanej sprawie akt urodzenia oraz małżeństwa wnioskodawcy został sporządzony w USC w Jordanowie Śląskim. Zmiana wynikająca z wydanego rozstrzygnięcia została wprowadzona do aktów stanu cywilnego w dniu odbioru decyzji przez stronę. Ponadto zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 u.e.l. zastępca kierownika usc dokonał rejestracji danych w rejestrze PESEL w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1 i 2 u.e.l. Odnosząc się do terminowości załatwienia sprawy stwierdzić należy, iż sprawa została załatwiona w ustawowym terminie. Wniosek wpłynął do urzędu w dniu 1 października 2015 r., decyzja została wydana w dniu 5 października 2015 r., a następnie prawidłowo doręczona, bowiem wnioskodawca pokwitował na decyzji odbiór w dniu 7 października 2015 r. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz informowania o zaistniałych zmianach oceniono pozytywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (tekst jedn. Dz.U r. poz. 10) w zakresie zmiany imion i nazwisk oceniono pozytywnie. W związku z powyższym, na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej, w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości należy: 1. Bezwzględnie przestrzegać terminu, o którym mowa w art. 86 ust. 3 p.a.s.c. 2. W aktach zbiorowych do aktów zgonu gromadzić oryginały dokumentów. 3. W przypadku wydawania zaświadczenia, o którym mowa w art. 4 1 k.r.o. zlecać właściwemu kierownikowi USC przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego ( 34 p.r.s.c.). 4. Sporządzając akt stanu cywilnego niezwłocznie zamieszczać przypiski przy innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby, zgodnie z art. 25 ust. 2 p.a.s.c. Jednocześnie uzupełnić przedmiotowe informacje w sprawach, o których mowa na str. 6 projektu wystąpienia pokontrolnego nr NK-KE KL z dnia 5 kwietnia 2016 r., wers 32 i W aktach zbiorowych do aktu stanu cywilnego sporządzonego na podstawie art. 104 p.a.s.c. gromadzić oryginały dokumentów. Natomiast przepis art. 26 ust. 2 zd. drugie stosować tylko w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach, przy czym bezwzględnie pozostawiać w aktach zbiorowych kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. 6. Transkrypcji aktu stanu cywilnego dokonywać zgodnie z art. 104 ust. 2 p.a.s.c. W przypadku rozbieżności danych w przedstawionych dokumentach podejmować czynności wyjaśniające, mając na uwadze art. 31 ust. 1 pkt 1 p.a.s.c. oraz art. 14 ust. 2 ustawy z dnia25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 487 z późn. zm.). 13

14 7. Dokonując migracji aktów przenosić ich treść w brzmieniu wynikającym z przenoszonych aktów stanu cywilnego. 8. W sytuacji, gdy treść przenoszonego aktu zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych lub z innymi aktami stanu cywilnego, prostować akt zgodnie z art. 35 p.a.s.c. 9. Jeżeli podczas migracji zachodzi konieczność uzupełnienia przenoszonego aktu, czynności tej dokonywać na podstawie art. 124 ust. 4 p.a.s.c., pamiętając jednocześnie o konieczności uzupełnienia akt zbiorowych o dokument, który był podstawą uzupełnienia. Na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej proszę o przekazanie w terminie do dnia 23 maja 2016 r. informacji o wykonaniu zaleceń i wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości. WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI /-/ Paweł Hreniak 14