Regulamin Klastra e-zdrowie powiązania kooperacyjnego na rzecz realizacji projektu pn. Rozwój Ogólnopolskiego Klastra e-zdrowie" Postanowienia Ogólne

Transkrypt

1 Regulamin Klastra e-zdrowie powiązania kooperacyjnego na rzecz realizacji projektu pn. Rozwój Ogólnopolskiego Klastra e-zdrowie" Koordynator powiązania: 1 Postanowienia Ogólne 1. Niniejszy Regulamin reguluje sposób współpracy stron, tj. zarówno podmiotów, które zawarły w dniu 12 października 2012 r. Umowę powiązania kooperacyjnego na rzecz realizacji projektu pn. Rozwój Ogólnopolskiego Klastra e-zdrowie" oraz tych podmiotów, które do tej umowy przystąpią, zwanych dalej Uczestnikami Klastra. 2. Niniejszy Regulamin jest uszczegółowieniem praw i obowiązków Uczestników Klastra oraz stanowi określenie zasad funkcjonowania powiązania kooperacyjnego na rzecz realizacji projektu pn. Rozwój Ogólnopolskiego Klastra e-zdrowie, zwanego dalej Klastrem. 3. Codzienne funkcjonowanie Klastra opiera się w szczególności na działalności Rady Klastra oraz powołanych Grup Zadaniowych, współpracujących z Koordynatorem Powiązania zwanym dalej Koordynatorem Klastra. 4. Działania Klastra - jego uczestników oraz jego organów oraz Grup Zadaniowych są uzewnętrzniane poprzez odpowiednie wpisy na stronie internetowej Klastra. 5. Wszyscy Uczestnicy Klastra zobowiązują się przestrzegać postanowień niniejszego Regulaminu, jak również Regulaminu Rady Klastra oraz Regulaminu Zgromadzenia Członków. 2 Biuro Klastra 1. Obsługę organizacyjną i administracyjną Klastra wykonuje Koordynator Klastra. 2. W ramach obsługi administracyjnej Koordynator prowadzi Biuro Klastra, pod adresem oraz z danymi kontaktowymi podanymi na stronie internetowej Klastra. 3. Biuro Klastra czynne jest od poniedziałku do piątku w godzinach i w miejscu wskazanym na stronie internetowej Klastra. 4. Nawiązanie współpracy z Uczestnikami Klastra możliwe jest również za pośrednictwem każdego z członków Rady Klastra, których dane umieszczone są na stronie internetowej Klastra. 3 Zasady etyki działalności Uczestników Klastra Każdy z Uczestników Klastra zobowiązuje się postępować: a) profesjonalnie, zgodnie z etyką zawodową w dziedzinie gospodarki, w której prowadzi działalność, przestrzegając dobrych zasad kupieckich; b) uczciwie wobec pozostałych Uczestników Klastra; c) przestrzegać zasad i przepisów ochrony własności intelektualnej i przemysłowej oraz ochrony know-how wypracowywanego w ramach działań Klastra; 4 Przeznaczenie wypracowanego zysku Wypracowany, przez powiązanie zysk zostanie przeznaczony na dalszy rozwój infrastruktury powiązania kooperacyjnego co służyć będzie wytwarzaniu innowacyjnych usług w ramach projektu pn. Rozwój Ogólnopolskiego Klastra e-zdrowie. 5 Dostęp do wspólnej infrastruktury i świadczonych usług przez Koordynatora powiązania i członków Powiązania W zakresie dostępu do wspólnej infrastruktury i świadczonych usług przez Koordynatora powiązania i członków Powiązania, Koordynator powiązania prowadził będzie platformę internetową, za pośrednictwem której Uczestnicy Klastra będą zgłaszali zapotrzebowanie na dostęp do wspólnej infrastruktury i świadczonych usług przez Koordynatora powiązania i członków Powiązania. Koordynator w miarę dostępności umożliwi skorzystanie z wspólnej infrastruktury i świadczonych usług przez Koordynatora powiązania i członków Powiązania, za opłatą obejmującą co najmniej koszty operacyjne związane z wspólną infrastrukturą i świadczonymi usługami przez Koordynatora powiązania i członków Powiązania. 6 Finansowanie kosztów operacyjnych powiązania po zakończeniu realizacji projektu Koszty operacyjne powiązania po zakończeniu realizacji projektu finansowane będą z: a) składek członkowskich, b) opłat za koszty operacyjne związane z wspólną infrastrukturą i świadczonymi usługami przez Koordynatora powiązania i członków Powiązania, o których mowa w 5. c) innych możliwych do pozyskania środków na finansowanie kosztów operacyjnych. Załącznik nr 1 - Regulamin Rady Klastra 1 Postanowienia Ogólne 1. Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich członków Rady. 2. Członkowie Rady Klastra zobowiązani są ponadto przestrzegać Umowy powiązania kooperacyjnego na rzecz realizacji projektu pn. Rozwój Ogólnopolskiego Klastra e -Zdrowie z dnia 12 października 2012 roku r., a także wszelkich uchwał podjętych przez Radę Klastra oraz Zgromadzenie Członków.

2 2 Postanowienia Ogólne 1. Rada Klastra składa się z członków w liczbie od 5 do 11, wybieranych przez Zgromadzenie Członków spośród zgłoszonych przedstawicieli Uczestników Klastra, obecnych na danym posiedzeniu Zgromadzenia, przy czym Uczestnik Klastra może w każdej chwili odwołać członka Rady Klastra, będącego jego przedstawicielem w Radzie, informując niezwłocznie Radę Klastra oraz pozostałych Uczestników Klastra. 2. Członkowie Rady wybierani są na okres dwóch (2) lat, licząc od dnia dokonania wyboru pierwszego składu Rady, na kadencję wspólną - tj. w każdym czasie członek Rady może być odwołany i/lub zastąpiony nowym członkiem, jednak nowy członek pozostaje w Radzie jedynie do upływu danej kadencji. 3. Rada powołuje i odwołuje spośród swoich członków Prezydium Rady, składające się z: a) Przewodniczącego, który koordynuje pracami Rady i odpowiada za sprawne działanie Rady; podejmuje wszystkie działania zmierzające do zwołania posiedzenia Zgromadzenia Członków oraz otwiera to posiedzenie i przewodniczy mu do czasu przekazania tej funkcji wybranemu na posiedzeniu Przewodniczącemu Zgromadzenia Członków; b) Vice-Przewodniczącego, który pomaga Przewodniczącemu w koordynowaniu pracami Rady, a w razie nieobecności Przewodniczącego zastępuje go przejmując na ten czas kompetencje Przewodniczącego Rady; c) Sekretarza, który zajmuje się sprawami administracyjnymi i sprawozdawczymi; 4. Przewodniczący Rady przyjmuje w imieniu Klastra oświadczenia woli o przystąpieniu nowego Uczestnika do Klastra (poprzez Akt Przystąpienia). 5. Ustępujący członkowie Rady - z własnej woli lub w związku z ukończeniem kadencji Rady - mogą być wybrani ponownie. 6. W przypadku odwołania przez Zgromadzenie Członków lub uprawnionego Uczestnika Klastra, śmierci lub ustąpienia członka Rady przed upływem kadencji, Zgromadzenie Członków według swego wyboru pozostawia miejsce członka Rady nieobsadzone lub dokonuje wyboru nowego członka Rady celem uzupełnienia składu Rady, przy czym członek wybrany do Rady w miejsce członka ustępującego sprawuje swą funkcję aż do upływu kadencji Rady. 3 Zadania Rady Klastra 1. Rada Klastra reprezentuje interesy Klastra, bez prawa do nabywania praw i zaciągania zobowiązań majątkowych. 2. Rada Klastra wykonuje w szczególności następujące zadania: a) nadzoruje realizację bieżących zadań określonych w Planach Działania Klastra, a także w uchwałach Zgromadzenia Członków, w tym w uchwalonej Strategii; b) realizuje projekty i zadania zlecone jej uchwałą Zgromadzenia Członków lub nadzoruje wykonanie zadań zleconych Koordynatorowi; c) podejmuje inicjatywy określone w Strategii Klastra lub Planie Działań przyjętych uchwałą Zgromadzenia Członków oraz nadzoruje ich wykonywanie przez Koordynatora; d) opiniuje zgodność podejmowanych w interesie Klastra działań ze Strategią Klastra i przedkłada raport z tej opinii Zgromadzeniu Członków; e) zgłasza Uczestnikom Klastra ewentualny sprzeciw wobec podejmowania współpracy w ramach konkretnych działań Uczestników Klastra oraz wykorzystywania nazwy i logo Klastra do działań podejmowanych przez pojedynczych Uczestników Klastra, co do których Rada zgłosiła sprzeciw; f) proponuje główne kierunki rozwoju Klastra, treść lub zmianę Strategii Klastra oraz poszczególnych okresowych Planów Działań; g) proponuje nowe inicjatywy i projekty dotyczące Klastra (jego rozwoju i ochrony dotychczasowych inicjatyw); h) proponuje Zgromadzeniu Członków Plany Działań Klastra oraz projekty merytoryczne do realizacji w ramach Klastra; i) inicjuje i nadzoruje przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektów w ramach funduszy WE oraz innych, ze źródeł zewnętrznych na rzecz Uczestników Klastra, zgodnie z uchwałą Zgromadzenia Członków; j) zwołuje posiedzenia Zgromadzenia Członków, co najmniej raz w roku, nie rzadziej niż co 12 miesięcy, a także w razie potrzeby z własnej inicjatywy, lub na wniosek co najmniej 1/3 aktualnej liczby Uczestników Klastra, przez wysłanie każdemu z Uczestników Klastra ostatecznego zaproszenia, które powinno być dokonane co najmniej na 3 tygodnie przed wyznaczonym (już skonsultowanym i ostatecznie ustalonym) terminem posiedzenia; k) sporządza roczne sprawozdania z działalności Klastra i przedkłada je do zatwierdzenia Zgromadzeniu Członków najpóźniej do dnia 30 listopada danego roku, za poprzedni rok rozliczeniowy, przy czym przez rok rozliczeniowy

3 rozumie się 12 kolejnych miesięcy począwszy od dnia zawarcia Umowy Klastra W celu podejmowania i realizowania wspólnych inicjatyw zgodnych ze Strategią Klastra lub Planem Działań, Rada Klastra może podjąć uchwałę o utworzeniu Grupy Zadaniowej określając jej cel oraz powołując członków danej Grupy Zadaniowej. 2. Rada posiada kompetencję do odwołania poszczególnych członków z Grupy Zadaniowej, a także do zakończenia jej działania Rada może delegować swoich członków do samodzielnego wykonywania określonych czynności lub czynności określonego rodzaju. Zakres obowiązków i czynności delegowanych członków Rady, określa Rada w uchwale o ich delegowaniu. 2. Członek Rady delegowany do samodzielnego wykonywania czynności przedkłada Radzie sprawozdanie z wykonanych czynności zgodnie z przyjętym uprzednio harmonogramem. 3. Rada oraz poszczególni jej członkowie, delegowani do wykonywania czynności, mogą przy wykonywaniu swoich zadań korzystać z pomocy doradców prawnych, ekonomicznych, biegłych rewidentów lub innych ekspertów zewnętrznych, po skonsultowaniu skorzystania z takiej pomocy (jej zakresu oraz kwoty płatności konkretnego doradztwa) z Uczestnikami Klastra, zgodnie z podjętą w tej kwestii uchwałą Zgromadzenia Członków. Posiedzenia Rady 6 1. Rada Klastra jest organem kolegialnym, działa w sposób ciągły, a w szczególności zbierając się na posiedzeniach oraz podejmując decyzje w formie uchwał. 2. Rada zbiera się na posiedzeniach w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na trzy miesiące. 3. Posiedzenia Rady odbywają się w siedzibie Koordynatora lub w dowolnym innym miejscu, o ile większość aktualnej liczby członków Rady wyrazi na to zgodę. 4. Członkowie Rady zobowiązani są uczestniczyć w posiedzeniach oraz wykonywać swoje prawa i obowiązki osobiście. 5. W przypadku rażącego zaniedbywania obowiązków przez członka Rady Klastra, Przewodniczący Rady Klastra zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Uczestników Klastra oraz wnieść sprawę do porządku obrad najbliższego Zgromadzenia Członków w formie proponowanej zmiany na stanowisku tegoż członka Posiedzenia Rady zwołuje jej Przewodniczący: 1) z własnej inicjatywy, 2) na pisemny (także ) wniosek Koordynatora, 3) na pisemny (także ) wniosek co najmniej dwóch członków Rady, 4) Przewodniczący Rady Klastra może upoważnić do zwołania posiedzenia w jego zastępstwie innego członka Rady Klastra. 2. Wnioski dotyczące sytuacji z ust. 1 pkt 2 i 3 powinny zawierać również proponowany porządek obrad oraz niezbędne materiały (dokumenty). Posiedzenie Rady, powinno zostać zwołane w terminie nie dłuższym niż 7 (siedem) dni od dnia otrzymania wniosku. 3. W przypadku, gdy Przewodniczący Rady nie zwoła jej posiedzenia zgodnie z ust. 2, osoby, które złożyły wniosek, mogą zwołać posiedzenie określając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. 4. Zwołanie posiedzenia Rady następuje przez doręczenie wszystkim członkom Rady zaproszeń, zawierających w szczególności: 1) miejsce, datę i godzinę posiedzenia, 2) porządek obrad. 5. Zaproszenia winny być wysłane za pośrednictwem poczty, kuriera lub pocztą elektroniczną na adres wskazany przez członków Rady (adres uprzednio podany Sekretarzowi Rady na piśmie przez członków Rady) nie później niż na 10 (dziesięć) dni przed terminem posiedzenia. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Rady może skrócić termin, o którym mowa w ust. 5, nie bardziej jednak niż do 3 (trzech) dni, jak również dokonać zaproszenia telefonicznie. 7. Nie później niż na 2 (dwa) dni przed posiedzeniem Rady członkowie Rady winni otrzymać dokumenty i informacje, dotyczące spraw, stawianych w porządku obrad; za koordynowanie dostarczenia tych dokumentów odpowiada Przewodniczący Rady. 8. Posiedzenie Rady może odbyć się bez formalnego zwołania, o ile wszyscy członkowie aktualnego składu Rady wyrazili zgodę na odbycie posiedzenia i umieszczenie poszczególnych spraw w porządku obrad oraz są obecni na posiedzeniu osobiście lub uczestniczą w nim za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość Posiedzenia Rady otwiera i prowadzi Przewodniczący Rady, a w przypadku jego nieobecności Wiceprzewodniczący Rady lub inny Członek Rady, upoważniony przez Przewodniczącego. 6. W posiedzeniach, oprócz członków Rady i protokolanta, mogą uczestniczyć wyłącznie osoby, zaproszone przez Przewodniczącego Rady

4 (w tym osoby polecone do zaproszenia przez poszczególnych członków Rady), a w szczególności: 1) przedstawiciele Koordynatora, 2) członkowie Grup Zadaniowych, 3) zewnętrzni eksperci, o których mowa w 5 ust Z posiedzenia Rady sporządza się protokół, obejmujący w szczególności: 1) miejsce i datę posiedzenia 2) stwierdzenie prawidłowości zwołania posiedzenia i zdolności do podjęcia uchwał, 3) porządek obrad, 4) treść podjętych uchwał, 5) wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami, 6) wzmiankę o oddaniu głosów w trybie pisemnym lub przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, 7) inne wnioski i oświadczenia, składane na posiedzeniu członków Rady, o ile zażądano ich zaprotokołowania. 2. Poczynając od pierwszego posiedzenia Rady: 1) protokoły z posiedzeń numeruje się w okresach rocznych, numerem kolejnym łamanym przez rok; 2) uchwały numeruje się w okresach rocznych, w sposób ciągły, numerem kolejnym łamanym przez rok. 3. Do protokołu należy dołączyć listę obecności, chyba że protokół podpisują wszyscy obecni członkowie Rady. 4. Protokół z posiedzenia Rady sporządza, w toku posiedzenia, jeden z jej członków lub protokolant przybrany przez Przewodniczącego Rady spoza grona członków Rady, zobowiązany do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących przebiegu posiedzenia oraz dokumentów na nim ujawnionych. 5. Protokół powinien być odczytany obecnym lub udostępniony im do odczytania i podpisany przynajmniej przez Przewodniczącego Rady. 6. Dopuszcza się przyjęcie i podpisanie protokołu obrad na następnym posiedzeniu Rady. W takim przypadku protokół powinien być sporządzony i przesłany członkom Rady w terminie 10 dni roboczych od daty posiedzenia. 7. Protokoły z posiedzeń Rady oraz sporządzone odpisy uchwał dołączane są do Księgi Protokołów Posiedzeń Rady Klastra i przechowywane są w wyznaczonym miejscu w siedzibie Koordynatora i dostępne są dla Koordynatora, Rady Klastra oraz Uczestników Klastra w każdym czasie; za przechowywanie protokołów posiedzeń Rady odpowiada Koordynator. Podejmowanie uchwał Rady Klastra Uchwały Rady zapadają zwykłą większością głosów oddanych (więcej głosów za" niż przeciw"), przy czym każdy członek Rady ma jeden głos; w przypadku równości głosów przeważa głos Koordynatora, a wobec braku przedstawiciela Koordynatora na posiedzeniu - głos Przewodniczącego Rady. 2. Uchwały mogą być podejmowane, jeżeli na posiedzeniu uczestniczy przynajmniej połowa aktualnej liczby wybranych członków Rady lub w tej liczbie złożono głosy w głosowaniu za pośrednictwem bezpośredniego środka komunikowania się. 3. Odpisy uchwał podjętych przez Radę, mogą być sporządzane w formie wyciągu z protokołu posiedzenia Rady. Odpisy uchwał potwierdza za zgodność Przewodniczący Rady. 4. W przedmiocie nie objętym porządkiem posiedzenia, podjęcie uchwał jest dopuszczalne wyłącznie, jeżeli przynajmniej połowa aktualnej liczby wybranych członków Rady wyrazi na to zgodę. 5. Członek Rady, nieobecny na posiedzeniu, może oddać swój głos na piśmie, za pośrednictwem innego członka Rady, w odniesieniu do wszystkich lub tylko niektórych spraw, objętych porządkiem obrad. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady. Głos na piśmie powinien obejmować treść uchwały lub jej istotne elementy, określenie treści głosu członka Rady (za, przeciw, czy wstrzymujący się) oraz podpis Rada może podejmować uchwały w trybie pisemnym (w tym również przy-użyeiu faxu lub poczty elektronicznej), podjęcie uchwały w trybie pisemnym następuje: 1) obiegowo, tj. treść uchwały jest przesyłana w jednym dokumencie kolejno poszczególnym członkom Rady, którzy zaznaczają na niej treść swojego głosu oraz składają podpis lub 2) równolegle, tj. treść uchwały jest przesyłana jednocześnie każdemu z członków Rady, który zaznacza na niej treść swojego głosu oraz składa podpis i odsyła do Przewodniczącego Rady. 2. Z podjęcia uchwały w trybie pisemnym sporządza się notatkę, którą podpisuje Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący i która zawiera m.in. stwierdzenie czy uchwała została podjęta. 3. Do notatki powinny być dołączone dokumenty, obejmujące treść uchwały z podpisami członków Rady. 4. Uchwałę w trybie pisemnym uważa się za podjętą z chwilą wpływu do Przewodniczącego Rady dokumentów, obejmujących treść uchwały z podpisami członków Rady, z których wynika ilość głosów za" niezbędna do podjęcia uchwały Rada może podejmować uchwały w trybie pisemnym (w tym również przy użyciu faxu lub poczty elektronicznej), podjęcie uchwały w trybie pisemnym następuje:

5 1) obiegowo, tj. treść uchwały jest przesyłana w jednym dokumencie kolejno poszczególnym członkom Rady, którzy zaznaczają na niej treść swojego głosu oraz składają podpis lub 2) równolegle, tj. treść uchwały jest przesyłana jednocześnie każdemu z członków Rady, który zaznacza na niej treść swojego głosu oraz składa podpis i odsyła do Przewodniczącego Rady. 2. Z podjęcia uchwały w trybie pisemnym sporządza się notatkę, którą podpisuje Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący i która zawiera m.in. stwierdzenie czy uchwała została podjęta. 3. Do notatki powinny być dołączone dokumenty, obejmujące treść uchwały z podpisami członków Rady. 4. Uchwałę w trybie pisemnym uważa się za podjętą z chwilą wpływu do Przewodniczącego Rady dokumentów, obejmujących treść uchwały z podpisami członków Rady, z których wynika ilość głosów za" niezbędna do podjęcia uchwały Rada może podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 2. Użyte środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość z członkiem Rady powinny zapewniać możliwość jednoczesnego zapoznawania się przez wszystkie osoby, uczestniczące w posiedzeniu, z treścią wypowiedzi członka Rady, a temu członkowi Rady możliwość bezpośredniego zapoznawania się z treścią wypowiedzi innych uczestników posiedzenia. 3. W razie skorzystania z trybu podejmowania uchwał przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość co najmniej dwóch członków Rady powinno znajdować się w siedzibie Koordynatora lub innym miejscu wybranym zgodnie z 6 ust. 3 niniejszego Regulaminu. 4. W sytuacjach niecierpiących zwłoki wyjątkowo dopuszczalne jest podjęcie uchwały w ten sposób, że Przewodniczący Rady lub upoważniona przez niego osoba, przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość łączy się kolejno z każdym z członków Rady i uzyskuje informację o treści jego głosu - warunkiem skorzystania z takiego trybu jest uprzednie przesłanie każdemu z członków Rady treści uchwały. 5. Z podjęcia uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość sporządza się protokół, w którym oprócz informacji, należy w szczególności opisać sposób podjęcia uchwał i wykorzystane środki porozumiewania się na odległość. 6. Podejmowanie uchwał w trybie określonym w niniejszym paragrafie nie może dotyczyć wyborów Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady, powołania członka oraz odwołania członka Grupy Zadaniowej ani też spraw, w których zarządzono głosowanie tajne Głosowanie jest jawne i następuje przez podniesienie ręki, a w przypadkach, określonych w 11 i 12, również przez oddanie głosu na piśmie lub określenie przez członka Rady sposobu głosowania przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 2. Liczenia głosów dokonuje Przewodniczący Rady, a w razie jego nieobecności Vice-Przewodniczący. 3. Przewodniczący Rady na wniosek co najmniej jednego spośród jej członków, uczestniczących w posiedzeniu, może zarządzić podjęcie uchwały w głosowaniu tajnym. 4. Głosowanie tajne przeprowadza się przy użyciu kart do głosowania, zapewniających anonimowość głosowania. Liczenie głosów jest jawne. 14 Wszystkie uchwały podejmowane przez Radę muszą być zgodne z przepisami prawa oraz Umową Klastra. Współpraca ze Zgromadzeniem Członków Rada informuje o podjętych uchwałach umieszczając na stronie internetowej Klastra wyciąg z protokołu posiedzenia obejmujący wszystkie podjęte uchwały, niezwłocznie po podpisaniu protokołu z danego posiedzenia. 2. Bieżące informowanie Uczestników Klastra o działaniach podejmowanych przez Radę i Koordynatora odbywa się poprzez udostępnianie Uczestnikom Klastra protokołów z posiedzeń Rady, a w miarę potrzeby także poprzez dyskusje na forum za pośrednictwem strony internetowej Klastra (udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie skierowane przez Uczestnika na forum). 3. Członkowie Rady zamieszczają swoje dane kontaktowe na stronie internetowej Klastra 4. Rada Klastra informuje Uczestników Klastra o przystąpieniu lub wystąpieniu danego Uczestnika Klastra, niezwłocznie po zaistnieniu danego zdarzenia poprzez umieszczenie takiej informacji na stronie internetowej Klastra oraz w następnym newsletterze. 5. Rada Klastra realizuje obowiązki informowania Uczestników Klastra m.in. poprzez wysyłanie Uczestnikom newsletterów, z ustaloną częstotliwością. Współpraca z Koordynatorem Rada Klastra na bieżąco współpracuje z Koordynatorem Klastra i nadzoruje jego działania; 2. Rada Klastra odpowiada za bieżący kontakt z przedstawicielami Koordynatora oraz prawidłowy przepływ informacji pomiędzy Koordynatorem a Uczestnikami Klastra, a także egzekwowanie wykonywania obowiązków Koordynatora wobec Klastra, 3. Rada Klastra zobowiązana jest informować Uczestników Klastra (na forum Zgromadzenia ółpracy z Koordynatorem lub w sprawach wymagających zmiany w ramach dotychczasowej współpracy.

6 Uczestników lub pomiędzy posiedzeniami) o wszelkich kwestiach problemowych w ramach współpracy z Koordynatorem lub w sprawach wymagających zmiany w ramach dotychczasowej współpracy. Postanowienia różne Obsługę administracyjno-techniczną Rady zapewnia Koordynator. 2. Koordynator zapewnia członkom Rady dostęp do systemu informatycznego mającego dostęp do strony internetowej Klastra, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji zadań i ograniczenia przesyłania dokumentów w formie papierowej. Regulamin Zgromadzenia członków (Załącznik nr 2) Postanowienia Ogólne 1 1. Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Klastra, począwszy od chwili przystąpienia do Klastra. 2. Prawidłowo podjęte uchwały Zgromadzenia Członków są obowiązujące dla wszystkich Uczestników Klastra. Zadania Zgromadzenia 2 1. Zgromadzenie Członków jest najwyższym organem Klastra, nadrzędnym wobec Rady Klastra. 2. Zgromadzenie Członków jest organem stanowiącym i uchwala najistotniejsze dla Klastra strategie, plany i zasady działania. 3. W skład Zgromadzenia Członków wchodzą podmioty, które są aktualnymi Uczestnikami Klastra; 4. W szczególności Zgromadzenie Członków podejmuje uchwały w następujących kwestiach: 1) powoływanie i odwoływanie członków Rady Klastra; 2) zatwierdzanie sprawozdania Rady Klastra oraz Koordynatora; 3) określanie i uchwalanie Regulaminu Klastra (na bazie projektu przygotowanego przez Radę Klastra), w tym Regulaminu Rady i Zgromadzenia Członków oraz ; 4) określanie wysokości i zasad uiszczania składek na bieżące wydatki Klastra oraz innych wydatków Klastra; 5) zatwierdzanie głównych kierunków rozwoju Klastra, uchwalanie Strategii Klastra oraz poszczególnych okresowych Planów Działania; 6) podejmowanie decyzji we wszelkich sprawach niezastrzeżonych dla Rady Klastra i Koordynatora, lub w przypadkach - w szczególności na wniosek odpowiednio Przewodniczącego Rady lub Koordynatora - gdy sprawy im zastrzeżone nie są załatwiane lub nie mogą zostać załatwione z uwagi na brak decyzji; 7) inne kwestie nie zastrzeżone dla innych organów Klastra Zwołanie posiedzenia Zgromadzenia Członków 3 1. Posiedzenia Zgromadzenia Członków zwołuje Rada Klastra z własnej inicjatywy w razie potrzeby, co najmniej raz w roku, nie rzadziej niż co 12 miesięcy, a także na wniosek co najmniej 1/3 liczby Uczestników Klastra. 2. W przypadku nie podjęcia przez Radę Klastra czynności zmierzających do zwołania posiedzenia Zgromadzenia Członków w terminie 10 dni od dnia zgłoszenia wniosku, o którym mowa w ust. 1, Uczestnicy którzy zgłosili taką inicjatywę mają prawo dokonać zwołania posiedzenia, stosując odpowiednio postanowienia niniejszego Regulaminu. 3. Posiedzenia Zgromadzenia Członków odbywają się co do zasady w siedzibie Koordynatora lub w innym ustalonym miejscu. 4. Zwołanie posiedzenia Zgromadzenia Członków następuje przez doręczenie wszystkim Uczestnikom Klastra pisemnych zaproszeń, zawierających w szczególności: 1) miejsce, datę i godzinę posiedzenia, 2) porządek obrad wraz z projektami uchwał; 3) wskazanie osób zaproszonych do udziału w posiedzeniu; 5. Proponowany porządek obrad powinien obejmować punkty, w których podejmowana będzie uchwała, punkty dotyczące spraw, w których podejmowana będzie jedynie dyskusja, oraz punkt dyskusyjny tzw. Wolne wnioski, w zakresie których nie podejmuje się uchwał. 6. Zwołując posiedzenie Zgromadzenia Członków Rada w pierwszej kolejności wysyła każdemu z Uczestników Klastra projekt zaproszenia, w którym proponuje porządek obrad (bez projektów uchwał) oraz miejsce i datę odbycia posiedzenia, przesyłając do wiadomości jednocześnie wszystkim Uczestnikom Klastra; 7. W terminie 5 dni od dnia otrzymania informacji o zwoływanym posiedzeniu każdy z Uczestników Klastra może zgłosić Radzie wniosek o zaproszenie do udziału w planowanym posiedzeniu konkretnej osoby (gościa) oraz wniosek o dokonanie zmiany w proponowanym zaproszeniu, tj.: 1) w porządku obrad (wykreślenia, poszerzenia lub zmianę spraw w porządku obrad -proponując treść uchwały w tej sprawie) 2) w terminie posiedzenia (propozycja innego, konkretnie wskazanego dnia odbycia posiedzenia)

7 3) w proponowanym miejscu odbycia posiedzenia (zgłosić inne odpowiednie miejsce odbycia posiedzenia, które Uczestnik jednocześnie zobowiązuje się udostępnić); 8. Rada zobowiązana jest rozpatrzyć ww. wnioski i w miarę możliwości je uwzględnić sugerując się większością głosów Uczestników Klastra lub interesem Klastra, 9. W przypadku gdy z wnioskiem o zmianę terminu posiedzenia zwróci się co najmniej 1/3 Uczestników Klastra, Rada Klastra zobowiązana jest rozpatrzyć wniosek pozytywnie i zaproponować inny termin - odpowiadający większości Uczestników i wskazać go w ostatecznym zaproszeniu. 10. W przedmiocie ostatecznego brzmienia zaproszenia na posiedzenie Zgromadzenia Członków (zawierającego porządek obrad wraz z projektami uchwał) Rada Klastra podejmuje uchwałę. 11. Nieuwzględniony wniosek dotyczący zmiany porządku obrad Rada powinna zamieścić w ostatecznym zaproszeniu w punkcie Wolne wnioski z podaniem Uczestnika go zgłaszającego; 12. Ostateczną treść zaproszenia na Zgromadzenie Członków Rada Klastra wysyła w terminie co najmniej 21 dni przed ustaloną datą odbycia Zgromadzenia wszystkim Uczestnikom Klastra: 1) listem poleconym - na adres korespondencyjny Uczestnika; albo 2) pocztą elektroniczną - na adres Uczestnika - w przypadku wyrażenia pisemnej zgody na przesyłanie korespondencji w formie elektronicznej; a osobom zaproszonym do udziału w posiedzeniu - na adres wskazany przez daną osobę. Przebieg posiedzenia Zgromadzenia Członków 4 1. Uczestnicy Klastra biorą udział w posiedzeniach Zgromadzenia Członków poprzez swoich przedstawicieli - bezpośrednio (poprzez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby działające jako organy osób prawnych) lub na podstawie listy osób zgłoszonej przez Uczestnika Klastra Przewodniczącemu otwierającemu Zgromadzenie Członków (osoby uczestniczące w Zgromadzeniu Członków mają bierne prawo wyborcze) 2. Uczestnik Klastra może uczestniczyć w obradach Zgromadzenia Członków poprzez swoich przedstawicieli w liczbie od 1 do 10, zgłoszonych zgodnie z ust. 1, przy czym zobowiązany jest wskazać jedną osobę umocowaną do głosowania w jego imieniu, w drodze pisemnego pełnomocnictwa okazanego Przewodniczącemu Rady na początku posiedzenia Zgromadzenia Członków; 3. W posiedzeniach Zgromadzenia Członków powinni uczestniczyć wszyscy członkowie Rady Klastra oraz mogą brać udział członkowie Grup Zadaniowych, których Rada Klastra każdorazowo informuje o zwoływanym posiedzeniu (terminie, miejscu i porządku obrad); 4. Posiedzenie otwiera Przewodniczący Rady Klastra i przewodniczy posiedzeniu do czasu dokonania wyboru przewodniczącego Zgromadzenia spośród osób zgromadzonych, po czym przekazuje prowadzenie Zgromadzenia Członków wybranemu Przewodniczącemu. 5. Przewodniczący posiedzenia weryfikuje prawidłowość zwołania Zgromadzenia Członków (weryfikuje dostarczenie zaproszeń na posiedzenie) oraz ustala listę Uczestników, umocowanych do oddawania głosów (ocena ewentualnych pełnomocnictw) oraz stwierdza zdolność Zgromadzenia Członków do podejmowania uchwał; w dalszej części zarządza dyskusją i głosowaniem w sprawach zgłoszonych w ramach porządku obrad i Wolnych wniosków. Protokół z posiedzenia Zgromadzenia Członków 5 1. Przebieg posiedzenia jest protokołowany na bieżąco, a protokół, obejmuje w szczególności: 1) miejsce i datę posiedzenia 2) stwierdzenie prawidłowości zwołania posiedzenia i zdolności do podjęcia uchwał, 3) porządek obrad, 4) najistotniejsze kwestie prowadzonej dyskusji, 5) treść podjętych uchwał, 6) wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami, 7) inne wnioski i oświadczenia, składane na posiedzeniu przez Uczestników Klastra lub zaproszonych gości 8) dokument pełnomocnictwa, jeżeli Uczestnik Klastra uczestniczył (głosował) w posiedzeniu za pomocą pełnomocnika oraz listy zaproszonych osób uczestniczących w Zgromadzeniu w imieniu danego Uczestnika. 2. Poczynając od pierwszego posiedzenia Zgromadzenia Członków.: 1) protokoły z posiedzeń Zgromadzenia Członków numeruje się w okresach rocznych, numerem kolejnym łamanym przez rok; 2) uchwały numeruje się w okresach rocznych, w sposób ciągły, numerem kolejnym łamanym przez rok. 3) do protokołu należy dołączyć listę obecności. 3. Protokół z posiedzenia Zgromadzenia Członków sporządza w toku posiedzenia Sekretarz Rady, a w razie jego nieobecności inny członek Rady Klastra. 4. Po sporządzeniu protokół powinien być udostępniony przez osobę protokołującą do wglądu wszystkim Uczestnikom obecnym na posiedzeniu Zgromadzenia (np. na stronie internetowej Klastra), przy czym każdy z tych Uczestników ma prawo zgłaszać poprawki w celu sprostowania brzmienia protokołu w terminie kolejnych 5 dni, poczynając od dnia następnego od dnia udostępnienia. Po zweryfikowaniu przez osobę protokołującą zgłoszonych poprawek, protokół podpisuje protokołujący i Przewodniczący danego Zgromadzenia Członków.

8 3. Protokoły z posiedzeń Zgromadzenia Członków dołączane są do Księgi Protokołów Posiedzeń Zgromadzenia Członków i przechowywane są w wyznaczonym miejscu w siedzibie Koordynatora i dostępne są dla Koordynatora, Rady Klastra oraz Uczestników Klastra w każdym czasie; za przechowywanie protokołów posiedzeń Zgromadzenia Członków odpowiada Koordynator. "" * 4. Ostateczną treść protokołu z posiedzenia Zgromadzenia Członków podpisuje Sekretarz Rady Klastra lub inny członek Rady Klastra pełniący funkcję protokolanta na Zgromadzeniu oraz Przewodniczącego Zgromadzenia); Podejmowanie uchwał Zgromadzenia 1. Uchwały muszą być zgodne z przepisami prawa Głosowanie Zgromadzenia Członków jest jawne, chyba że Zgromadzenie uchwali tajność głosowania w przedmiocie określonej kwestii, uchwałą podjętą zwykłą większością głosów na wniosek co najmniej 5 (pięciu) Uczestników Klastra obecnych na posiedzeniu. 3. Głosowanie odbywa się za pomocą kart do głosowania lub elektronicznego systemu do głosowania - zależnie od decyzji Przewodniczącego Zgromadzenia oraz warunków technicznych na danym posiedzeniu. 4. Przewodniczący poddaje pod głosowanie jedynie kwestie ujęte w porządku obrad w sprawach oznaczonych poprzez zwrot podjęcie uchwały, bądź w sprawach technicznych związanych z prowadzeniem posiedzenia, w żadnym razie w sprawach poruszanych w ramach tzw. wolnych wniosków; 5. Zgromadzenie Członków podejmuje uchwały, w obecności co najmniej połowy aktualnej liczby Uczestników Klastra, zwykłą większością głosów oddanych (więcej głosów za" niż przeciw"). W przypadku równości głosów przeważa głos Koordynatora. 6. Przy podejmowaniu uchwał, każdy z Uczestników Klastra ma jeden głos Zgromadzenie Członków może podejmować uchwały także w trybie pisemnym( indywidualne" zbieranie głosów) lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przy czym o wykorzystaniu danego sposobu podejmowania uchwał decyduje Przewodniczący Zgromadzenia Członków. 2. W przypadku podejmowania uchwały w trybie pisemnym: 1) treść uchwały na piśmie jest przesyłana poszczególnym Uczestnikom Klastra, wraz ze wskazaniem terminu na oddanie głosu, Uczestnicy zaznaczają na niej treść swojego głosu oraz składają podpis pod uchwałą a następnie doręczają podpisany dokument do Biura Klastra, do końca ustalonego terminu; dopuszcza się przesyłanie uchwały za pomocą poczty elektronicznej, przy czym treść uchwały wraz z oddanym głosem winna być kopią dokumentu pisemnego (skan uchwały), którego oryginał winien być doręczony Przewodniczącemu Rady w późniejszym terminie. 2) Przewodniczący Rady Klastra, w terminie 14 dni od upływu terminu na oddanie głosu, sporządza protokół z podjęcia uchwały w tym trybie, w którym stwierdza ilość głosów oddanych, głosów za", przeciw" oraz wstrzymujących się" oraz czy uchwała została podjęta, zgodnie z obowiązującymi w Klastrze uregulowaniami; do protokołu dołączone -są-dokumenty, obejmujące treść uchwały z podpisami Uczestników* 1. W przypadku podejmowania uchwały w trybie przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość z Uczestnikiem podczas posiedzenia Zgromadzenia Członków: 1) należy zapewniać możliwość zapoznawania się przez wszystkie osoby, uczestniczące w posiedzeniu, z treścią wypowiedzi nieobecnego Uczestnika, a temu Uczestnikowi możliwość zapoznawania się z treścią wypowiedzi innych uczestników w trakcie posiedzenia; 2) co najmniej pięciu Uczestników oraz Przewodniczący Zgromadzenia Członków powinno znajdować się w wybranym na posiedzenie Zgromadzenia Członków miejscu; 3) Przewodniczący Zgromadzenia Członków lub upoważniona przez niego osoba, przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość a) łączy się kolejno z każdym z Uczestników i uzyskuje informację o treści jego głosu - warunkiem skorzystania z takiego trybu jest uprzednie przedłożenie (przesłanie, odczytanie) każdemu z Uczestników treści uchwały będącej poddaną pod głosowanie, lub b) zapewnia jednoczesne połączenie Uczestników (konferencyjne), którzy oddają swój głos wobec danej uchwały - warunkiem skorzystania z takiego trybu jest uprzednie przedłożenie (przesłanie, odczytanie) każdemu z Uczestników treści uchwały będącej poddaną pod głosowanie 4) sposób podejmowania uchwał w tym trybie winien być opisany w protokole z posiedzenia Zgromadzenia Członków, z zaznaczeniem wykorzystanego środka porozumiewania się na odległość 4, Podejmowanie uchwał w trybie określonym w niniejszym paragrafie nie może dotyczyć spraw, w których zarządzono głosowanie tajne - chyba że użyte

9 środki do głosowania zapewniają ochronę tajności. Koordynator powiązania: Sposób kontaktowania się z innymi ciałami Klastra 7 1. Każdy z Uczestników Klastra może kontaktować się z członkami Rady Klastra oraz Koordynatorem, w szczególności poprzez zadawanie pytań na forum strony internetowej Klastra; 2. Każdy z Uczestników Klastra może również kontaktować się - w sposób określony w ust. 1 - z członkami działających Grup Zadaniowych. 3. Bez względu na sposób kontaktu określony w ust. 1 i 2 powyżej, każdy Uczestnik Klastra może wziąć udział w posiedzeniu Rady Klastra, Grupy Zadaniowej za uprzednim zgłoszeniem swojego żądania odpowiedniemu Przewodniczącemu Rady lub Grupy Zadaniowej. 4. Każdy Uczestnik Klastra ma prawo zadawać pytania i żądać wyjaśnień w kwestiach dotyczących funkcjonowania Klastra Koordynatorowi, pośrednio poprzez Radę Klastra lub bezpośrednio przedstawicielowi Koordynatora - za pomocą danych kontaktowych Koordynatora zamieszczonych na strome internetowej Klastra. Postanowienia Różne 8 1. Obsługę administracyjno-techniczną Zgromadzenia Członków zapewnia Koordynator; za wyjątkiem przypadku, gdy posiedzenie Zgromadzenia Członków odbywa się w innym miejscu ustalonym w Zaproszeniu i udostępnionym przez danego Uczestnika Klastra -wówczas obsługę tegoż posiedzenia zapewnia Uczestnik Klastra udostępniający miejsce posiedzenia. 2. Każdemu Uczestnikowi należy zapewnić dostęp do systemu informatycznego mającego dostęp do strony internetowej Klastra, w szczególności w zakresie niezbędnym dla uzyskania dostępu do protokołów z posiedzeń Rady Klastra oraz Zgromadzeń Członków. Podpis osoby reprezentującej podmiot przystępujący