PSE Operator S.A. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA DLA

Transkrypt

1 PSE Operator S.A. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA DLA BUDOWY POŁĄCZENIA 2x400 kv OD STACJI ELEKTROENERGETYCZNEJ 400/110 kv CZARNA DO STACJI ELEKTROENERGETYCZNEJ 220/110 kv POLKOWICE TOM I CZĘŚĆ II PROGRAM FUNKCJONALNO - UŻYTKOWY wrzesień 2012 Str.1

2 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego Budowa linii 2 x 400 kv od stacji 400/110 kv Czarna do stacji 220/110 kv Polkowice wraz z rozbudową stacji 2. Adres obiektu budowlanego, którego dotyczy program funkcjonalno-użytkowy Stacje elektroenergetyczne, pomiędzy którymi zostanie wybudowana linia zlokalizowane są na obszarze gmin: Lubin i Polkowice. Stacja elektroenergetyczna 400/110 Czarna Czerniec, Niemostów Stacja elektroenergetyczna 220/110 kv Polkowice ul. Energetyków 1, Polkowice 3. W zależności od zakresu robót budowlanych objętych przedmiotem zamówienia - nazwy i kody 1 : grup robót, , , , , , , klas robót, , , , , , , , , , , , , kategorii robót; , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Nazwa Zamawiającego oraz jego adres PSE Operator S.A. ul. Warszawska Konstancin Jeziorna 5. Spis zawartości programu funkcjonalno-użytkowego 1 grupy, klasy, kategorie robót - należy przez to rozumieć grupy, klasy, kategorie określone w rozporządzeniu nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (Dz. Urz. WE L 340 z , z późn. zm.), zwanym dalej "Wspólnym Słownikiem Zamówień": Słownik główny opiera się na strukturze drzewa obejmującej kody składające się maksymalnie z dziewięciu cyfr, powiązane ze sformułowaniami, które stanowią opis dostaw, robót budowlanych lub usług tworzących przedmiot zamówienia. Kod numeryczny składa się z 8 cyfr, podzielonych w następujący sposób: - pierwsze dwie cyfry określają działy (XX Y); - pierwsze trzy cyfry określają grupy (XXX00000-Y); - pierwsze cztery cyfry określają klasy (XXXX0000-Y); - pierwsze pięć cyfr określa kategorie (XXXXX000-Y). Każda z ostatnich trzech cyfr zapewnia większy stopień precyzji w ramach każdej kategorii. Str.2

3 SPIS TREŚCI CZĘŚCI II: 1. INFORMACJE PODSTAWOWE WYMAGANIA PODSTAWOWE GWARANCJA TERMIN WYKONANIA WYMAGANE CZASY WYŁĄCZEŃ KONSULTACJE SPOŁECZNE WYTYCZNE DLA WYKONAWCÓW W SPRAWIE PROWADZENIA ROKOWAŃ Z WŁAŚCICIELAMI NIERUCHOMOŚCI NT UZYSKANIA DOSTĘPU DO TERENU WYTYCZNE DLA WYKONAWCÓW W SPRAWIE PRZYGOTOWANIA I DOKUMENTOWANIA WNIOSKÓW ADMINISTRACYJNYCH W ZAKRESIE OGRANICZENIA SPOSOBU KORZYSTANIA Z NIERUCHOMOŚCI CZĘŚĆ II.A CZĘŚĆ II.B CZĘŚĆ II.C PROGRAM FUNKCJONALNO UŻYTKOWY: Budowa linii 2x 400 kv Czarna - Polkowice PROGRAM FUNKCJONALNO UŻYTKOWY: Rozbudowa stacji 400/110 kv Czarna PROGRAM FUNKCJONALNO UŻYTKOWY: Rozbudowa stacji 220/110 kv Polkowice o rozdzielnię 400 kv Str. 26 Str. 65 Str. 226 Str.3

4 1. INFORMACJE PODSTAWOWE Na potrzeby niniejszej dokumentacji przyjmuje się, że użyte określenia oznaczają: Inwestycja (Przedsięwzięcie) budowa dwutorowej linii elektroenergetycznej 400 kv pomiędzy stacją elektroenergetyczną Czarna oraz stacją elektroenergetyczną Polkowice wraz z rozbudową stacji elektroenergetycznej Czarna oraz stacji elektroenergetycznej Polkowice. Projektowana linia przebieg linii wraz z rozwiązaniami technicznymi zgodny z projektem budowlanym, na podstawie którego zostanie wydana ostateczna decyzja pozwolenia na budowę. Dla projektowanej linii uzyskana zostanie pozytywna decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach. Wybudowanie metodą kompleksową sposób realizacji inwestycji, w którym po podpisaniu umowy z PSE Operator S.A., Wykonawca odpowiedzialny jest za zrealizowanie wszystkich prac projektowych, formalno-prawnych, dostawy materiałów i urządzeń, realizacji prac budowlanomontażowych oraz uzyskania pozwolenia na użytkowanie/zgłoszenia do użytkowania. Pas technologiczny obszar pod linią o szerokości 70 m (po 35 m od osi linii licząc w obie strony) dla linii 400 kv,. MPZP Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego SUiKZP Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego KSE Krajowy System Elektroenergetyczny 1.1. Na całkowitą realizację zamówienia składa się wybudowanie metoda kompleksową połączenia 2 x 400 kv od stacji elektroenergetycznej 400/110 kv Czarna do stacji elektroenergetycznej 220/110 kv Polkowice z podziałem prac między innymi na następujące etapy: Etap dotyczący linii 2 x 400 kv Czarna Polkowice 1. Prowadzenie działań z zakresu komunikacji społecznej przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia, 2. Uzyskanie na rzecz Zamawiającego prawa do dysponowania nieruchomościami na cele budowlane, 3. Załatwienie wszelkich spraw formalnych i prawnych niezbędnych do realizacji inwestycji, w tym uzyskanie wszystkich pozwoleń i decyzji wymaganych prawem, 4. Pozyskanie na rzecz Zamawiającego służebności przesyłu, 5. Opracowanie dokumentacji projektowej wykonawczej i uzyskanie opinii Zamawiającego, 6. Przebudowa obiektów kolidujących z projektowaną linią, 7. Zakup, magazynowanie i transport na plac budowy niezbędnych materiałów do budowy linii, 8. Budowa Linii wraz z traktami światłowodowymi zawierającymi po 24 włókna światłowodowe, 9. Powiązanie Linii z KSE, Powiązanie projektowanej linii 2 x 400 kv Czarna - Polkowice z Krajowym Systemem Elektroenergetycznym obejmuje: a) Budowę napowietrznej elektroenergetycznej linii 2 x 400 kv Czarna Polkowice b) Wprowadzenie dwóch torów 400 kv linii Czarna - Polkowice do rozdzielni 400 kv w stacji 400/110 kv Czarna. Zakres rozbudowy stacji 400/110 kv Czarna opisany został w części II.B niniejszego Programu funkcjonalno-użytkowego. Str.4

5 c) Wprowadzenie dwóch torów 400 kv linii Czarna- Polkowice do projektowanej rozdzielni 400 kv w stacji 220/110 kv Polkowice. Zakres rozbudowy stacji 220/110 kv Polkowice opisany został w części II.C niniejszego Programu funkcjonalno-użytkowego. 10. Wprowadzenie traktu światłowodowego do pomieszczeń urządzeń telekomunikacyjnych stacji Czarna oraz stacji Polkowice, zgodnie z częściami II.B i II.C PF-U 11. Przeprowadzenie prób i badań odbiorczych, 12. Opracowanie dokumentacji powykonawczej, 13. Zgłoszenie zakończenia prac i uzyskanie wszystkich wymaganych uzgodnień i pozwoleń. Etap dotyczący stacji Czarna Prace przygotowawcze oraz projektowe związane z rozbudową stacji 400/110kV Czarna, obejmujące między innymi: 1. Uzyskanie prawomocnej i ostatecznej decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji dla rozbudowy stacji, w tym opracowanie raportu oddziaływania na środowisko. 2. Opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym oraz uzyskanie uzgodnień wymaganych przepisami prawa projektu budowlanego dla rozbudowy stacji Czarna 3. Uzyskanie prawomocnej i ostatecznej decyzji zatwierdzającej projekt budowlany rozbudowy stacji Czarna i udzielającej pozwolenia na budowę. 4. Opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym projektu wykonawczego rozbudowy stacji Czarna. Realizacja rozbudowy stacji 400/110kV Czarna, obejmująca między innymi: 1. Opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym wymaganych szczegółowych harmonogramów wyłączeń elementów stacji. 2. Realizacja prac budowlanych zgodnie z wymaganiami opisanymi w części II.B. 3. Odbiór i przekazanie pól do eksploatacji po pozytywnym wyniku testów i prób. Zakończenie rozbudowy stacji 400/110kV Czarna, w tym: 1. Uporządkowanie terenu budowy, wykonanie makroniwelacji oraz mikroniwelacji terenu rozdzielni. 2. Wykonanie pomiarów i badań odbiorczych, przeprowadzenie testów i prób potwierdzających zgodność wykonania z przyjętymi standardami. 3. Wykonanie dokumentacji powykonawczej oraz aktualizacja instrukcji eksploatacji stacji. 4. Dokonanie zgłoszenia instalacji na podstawie Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 2 lipca 2010 r. w sprawie zgłoszenia instalacji wytwarzających pola elektromagnetyczne i przygotowanie związanej z tym odpowiedniej dokumentacji (co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem eksploatacji) Str.5

6 5. Przesłanie informacji zawartych w zgłoszeniu, o których mowa powyżej państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu 6. Poinformowanie Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska na 30 dni przez terminem oddania do użytkowania o planowanym terminie oddania obiektu do użytkowania i zakończenia rozruchu instalacji 7. Uzyskanie prawomocnego i ostatecznego pozwolenia na użytkowanie. 8. Odbiór końcowy stacji z przekazaniem do eksploatacji w KSP. Etap dotyczący stacji Polkowice Prace przygotowawcze oraz projektowe związane z rozbudową stacji 220/110kV Polkowice, obejmujące między innymi: 1. Zakup terenu pod planowaną rozbudowę stacji Polkowice. 2. Uzyskanie decyzji administracyjnych umożliwiających rozbudowę stacji w tym wprowadzenie rozbudowy stacji do MPZP lub uzyskanie decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz decyzji o wyłączeniu gruntów z produkcji rolnej, o ile zajdzie taka potrzeba. 3. Uzyskanie prawomocnej i ostatecznej decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji dla rozbudowy stacji, w tym opracowanie raportu oddziaływania na środowisko. 4. Opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym oraz uzyskanie uzgodnień wymaganych przepisami prawa projektu budowlanego dla rozbudowy stacji Polkowice 5. Uzyskanie prawomocnej i ostatecznej decyzji zatwierdzającej projekt budowlany rozbudowy stacji Polkowice i udzielającej pozwolenia na budowę. 6. Opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym projektu wykonawczego rozbudowy stacji Polkowice. Realizacja rozbudowy stacji 220/110kV Polkowice, obejmująca między innymi: 1. Opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym wymaganych szczegółowych harmonogramów wyłączeń elementów stacji. 2. Realizacja prac budowlanych zgodnie z wymaganiami opisanymi w części II.C. 3. Odbiór i przekazanie pól do eksploatacji po pozytywnym wyniku testów i prób. Zakończenie rozbudowy stacji 220/110kV Polkowice, w tym: 1. Uporządkowanie terenu budowy, wykonanie makroniwelacji oraz mikroniwelacji terenu rozdzielni. 2. Wykonanie pomiarów i badań odbiorczych, przeprowadzenie testów i prób potwierdzających zgodność wykonania z przyjętymi standardami. 3. Wykonanie dokumentacji powykonawczej oraz aktualizacja instrukcji eksploatacji stacji. Str.6

7 4. Dokonanie zgłoszenia instalacji na podstawie Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 2 lipca 2010 r. w sprawie zgłoszenia instalacji wytwarzających pola elektromagnetyczne i przygotowanie związanej z tym odpowiedniej dokumentacji (co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem eksploatacji) 5. Przesłanie informacji zawartych w zgłoszeniu, o których mowa powyżej państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu 6. Poinformowanie Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska na 30 dni przez terminem oddania do użytkowania o planowanym terminie oddania obiektu do użytkowania i zakończenia rozruchu instalacji 7. Uzyskanie prawomocnego i ostatecznego pozwolenia na użytkowanie. 8. Odbiór końcowy stacji z przekazaniem do eksploatacji w KSP. 2. WYMAGANIA PODSTAWOWE 2.1. Wykonawca jest odpowiedzialny za pełną realizację przedmiotu zamówienia. W przypadku w którym na etapie postępowania o udzielenie Zamówienia Wykonawca otrzymał od Zamawiającego jakiekolwiek dokumentacje czy Decyzje dotyczące przedmiotu zamówienia, obowiązkiem Wykonawcy jest ich weryfikacja i w przypadku stwierdzonych wad naniesienie poprawek lub uzupełnień, tak aby zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku unieważnienia/zaskarżenia tych decyzji, obowiązkiem Wykonawcy jest obrona/odnowienie/uzyskanie tych decyzji. Za dokumentację taką Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność a jakiekolwiek uchybienia w niej nie mogą być podstawą dla Wykonawcy do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego Wymaga się, aby oferta uwzględniała wszystkie uwarunkowania dla projektowanego przebiegu trasy linii 2x400kV Czarna - Polkowice wynikające z oględzin trasy linii w terenie oraz oględzin w terenie stacji Czarna i Polkowice Zamawiający umożliwi zainteresowanym Wykonawcom dokonanie oględzin stacji Czarna i Polkowice. Oględzin projektowanej trasy linii 2x400kV Czarna - Polkowice w terenie potencjalni Wykonawcy dokonają we własnym zakresie na podstawie map topograficznych, załączonych w niniejszej SIWZ Wymagania określone w Części II (Program funkcjonalno-użytkowy) SIWZ są nadrzędne w stosunku do całego przedmiotu zamówienia, niezależnie od zapisów, które mogą znajdować się w szczegółowych Specyfikacjach Technicznych niniejszej SIWZ Wykonawca zobowiązany jest przez cały okres realizacji zadania do składania Zamawiającemu co miesiąc do końca każdego miesiąca raportów z postępu prac z wykazywaniem odchyleń od harmonogramu rzeczowo-finansowego z programem nadrobienia ewentualnych opóźnień. Wzór raportu uzgodniony będzie z Zamawiającym po podpisaniu umowy. Str.7

8 2.6. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania przez biegłych rzeczoznawców operatów szacunkowych dotyczących wyceny zmniejszenia wartości nieruchomości i odszkodowań dla właścicieli wszystkich nieruchomości związanych z budową inwestycji elektroenergetycznej. Operaty szacunkowe winny być zlecone osobom posiadającym licencję Rzeczoznawcy Majątkowego Wykonawca zobowiązany jest do pełnienia nadzoru autorskiego nad opracowaną dokumentacją budowlaną i wykonawczą 2.8. Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia bezwzględnego i natychmiastowego dostępu PSE Operator S.A. do wszystkich danych zawartych w sporządzonych operatach szacunkowych, protokołach z negocjacji z właścicielami nieruchomości, uzgodnieniach, decyzjach administracyjnych oraz aktach notarialnych Wykonawca zobowiązany jest do cyklicznego sprawozdania do PSE Operator S.A. w zakresie rzeczywiście poniesionych kosztów dotyczących pozyskiwania prawa do dysponowania nieruchomościami na cele budowlane (ustalonych w protokołach z negocjacji, decyzjach administracyjnych, aktach notarialnych itp.) w odniesieniu do kosztów szacowanych w operatach W sytuacjach uzyskiwania służebności na drodze sądowej Wykonawca winien przedkładać operat szacunkowy dotyczący przedmiotowej nieruchomości do weryfikacji Inżyniera Kontraktu W ramach działań komunikacji społecznej (public relations) Wykonawca zobowiązany jest do zaznajomienia się i wprowadzenia w życie działań opisanych w materiale: Konsultacje społeczne wraz załącznikiem nr 1A zawartym w niniejszym tomie. (pkt. 6) W ramach działań w sprawie prowadzenia rokowań z właścicielami nieruchomości nt. uzyskania dostępu do terenu Wykonawca zobowiązany jest do zaznajomienia się i wprowadzenia w życie działań opisanych w materiale: Wytyczne dla Wykonawców w sprawie prowadzenia rokowań w właścicielami nieruchomości nt. uzyskania dostępu do terenu zawartym z niniejszym tomie. (pkt. 7) W ramach działań w sprawie przygotowania i dokumentowania wniosków administracyjnych w zakresie ograniczenia sposobu korzystania z nieruchomości Wykonawca zobowiązany jest do zaznajomienia się i wprowadzenia w życie działań opisanych w punkcie: Wytyczne dla Wykonawców w sprawie przygotowania i dokumentowania wniosków administracyjnych w zakresie ograniczenia sposobu korzystania z nieruchomości zawartym z niniejszym tomie.( pkt. 8) Wykonawca stanie się wytwórcą odpadów na mocy art. 3 punkt 22 Ustawy o odpadach, spełni wymagania nałożone na wytwórcę odpadów zawartych w ww. Ustawie w nałożonych przez nią terminach, przedłoży stosowne dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych wymagań oraz dokumenty potwierdzające przekazanie, zagospodarowanie lub utylizację powstałych odpadów zgodnie z obowiązującym w tym zakresie prawem. Str.8

9 3. GWARANCJA 1. Wymagany przez Zamawiającego okres gwarancji na przedmiot zamówienia wynosi 7 lat od daty podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego jednak nie wcześniej niż od daty pozyskania przez Wykonawcę prawomocnej i ostatecznej decyzji udzielającej Zamawiającemu pozwolenia na użytkowanie. 2. Szczegółowe zapisy dotyczące terminów usuwania wad przedmiotu zamówienia oraz procedury ich usuwania zostaną zawarte w dokumencie potwierdzonym przez Wykonawcę i dostarczonym przed odbiorem końcowym w postaci karty gwarancyjnej. Karta ta powinna zawierać wszelkie warunki i ograniczenia wynikające z instrukcji eksploatacji stacji 400/220/110 kv Czarna i Polkowice oraz linii 2x 400 kv Czarna - Polkowice. 3. W ramach gwarancji Wykonawca jest zobowiązany do usuwania wad przedmiotu zamówienia zgodnie z zapisami zawartymi w Części IV, 16 Wzoru Umowy. Str.9

10 4. TERMIN WYKONANIA Prace związane z Budową połączenia 2 x 400 kv od stacji elektroenergetycznej 400/110 kv Czarna do stacji elektroenergetycznej 220/110 kv Polkowice obejmujące zakres niniejszego SIWZ powinny być zakończone w grudniu 2017 roku. 5. WYMAGANE CZASY WYŁĄCZEŃ Realizacja inwestycji będzie wiązać się z koniecznością wprowadzenia wyłączeń na czas realizacji niektórych prac. W tabeli poniżej zamieszczono wymagane czasy wyłączeń na poszczególne prace związane z inwestycją. Lp. Zakres prac Liczba dni SE CZARNA 1 Wymiana aparatury w polu liniowym 400 kv Mikułowa, 7 dni montaż nowych obwodów wtórnych 2 Wyłączenie pola sprzęgła (dla BHP) związane z budową pola nr 3 linii 400 kv Pasikurowice 3 dni wyłączeń codziennych z gotowością 2h 3 Budowa nowego słupa nr 1 linii 400 kv Pasikurowice i 3 dni wprowadzenie linii do pola nr 3 R400 kv 4 Wymiana aparatury w polach transformatorowych 400 i 110 kv, montaż nowych obwodów wtórnych, instalacja modułów monitoringu 5 Wymiana aparatury w polach 4-5 sprzęgła 400 kv, montaż 60 dni nowych obwodów wtórnych SE POLKOWICE 6 Montaż nowych obwodów wtórnych w polach liniowych 30 dni na pole 7 Wymiana aparatury w istniejących polach 220 i 110 kv transformatorów AT1 i AT2, montaż nowych obwodów wtórnych, instalacja modułów monitoringu 8 Montaż nowych obwodów wtórnych w polu sprzęgła 50 dni 9 Wyłączenia pól liniowych 110 kv nr 22 i 26 (dla BHP) dla budowy pola autotransformatora 110 k nr 24 AT4 40 dni na każdy (auto)transformator 40 dni na każdy AT 3 dni wyłączeń codziennych z gotowością 2h Str.10

11 6. KONSULTACJE SPOŁECZNE Program komunikacji społecznej 1) W ciągu 60 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi uzgodniony z Zamawiającym i Inżynierem Kontraktu Program Komunikacji Społecznej (zwany dalej PKS), który będzie realizowany w trakcie przygotowania i realizacji inwestycji. 2) Wykonawca jest odpowiedzialny za realizację uzgodnionego PKS. 3) Wykonawca w trakcie realizacji PKS może dokonywać w nim zmian po ich uzgodnieniu z Inżynierem Kontraktu i Zamawiającym. 4) Zakres PKS powinien być dostosowany do zakresu inwestycji, jej specyfiki, regionu, na którym będzie realizowana i wszystkich innych uwarunkowań, jakie powinny być brane pod uwagę. 5) PKS powinien zawierać aktualną analizę otoczenia inwestycji i identyfikację szans i zagrożeń jej realizacji. Wytyczne do opracowania PKS zawarto w Załączniku 1 (Zawartość Programu Komunikacji Społecznej). 6) Wykonawca ma obowiązek prowadzić działania informacyjne i promocyjne skierowane do opinii publicznej w trakcie realizacji projektu, do czasu jego zakończenia. 7) W trakcie realizacji PKS Wykonawca stosuje narzędzia komunikacji społecznej, w sposób zgodny z Załącznikiem 2 Narzędzia oraz formy działań w obszarze komunikacji i konsultacji społecznych. 8) Wykonawca może stosować również inne narzędzia komunikacji społecznej niż wymienione w ww. Załączniku pod warunkiem, że zostały one przedstawione i opisane w uzgodnionym PKS. 9) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawiania, raz w miesiącu, raportu z działań komunikacji społecznej prowadzonych w ramach PKS. 10) Wykonawca jest zobowiązany do sporządzania raz w miesiącu raportu z monitoringu prasy i publikacji poświęconych inwestycji, który stanowi załącznik do raportu z działań komunikacji społecznej. 11) W przypadku wystąpienia protestów (konfliktów społecznych) Wykonawca stosuje się do zapisów p. 12 Załącznika 2. 12) W ciągu 30 dni po zakończeniu realizacji inwestycji, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia raportu końcowego z komunikacji społecznej, w którym m.in. określa stopień realizacji celów komunikacji, co zrobiono, a czego nie udało się osiągnąć, jakie podjęto kroki, aby uniknąć lub rozwiązać konflikty społeczne oraz rekomendacje w zakresie komunikacji dla kolejnych inwestycji. 13) Do realizacji działań w zakresie komunikacji społecznej Wykonawca zatrudni zespół specjalistów/firmę gwarantujący przeprowadzenie skutecznych działań w tym zakresie w ramach prowadzonej inwestycji. 14) Za dobór specjalistów i realizowane przez nich zadania w zakresie komunikacji społecznej odpowiada Wykonawca. 15) PKS powinien być opracowany w podziale na etapy realizacji inwestycji wraz z podaniem kosztów poszczególnych działań w tym zakresie (Tab. Nr 30). 16) Zamawiający powoła do dokonywania czynności odbiorowych Komisję Odbioru Komunikacji Społecznej (KOKS). 17) Wytyczne do odbioru prac komunikacji społecznej zostaną przekazane Wykonawcy w terminie 20 dni od dnia przekazania Zamawiającemu uzgodnionego PKS. Str.11

12 Załącznik 1. Zawartość Programu Komunikacji Społecznej (PKS) Poniższy zakres jest propozycją, którą na potrzeby przygotowania PKS można modyfikować w zależności od uwarunkowań prowadzenia komunikacji społecznej. 1) Określenie celu komunikacji społecznej oraz działań informacyjno edukacyjno promocyjnych. 2) Wyznaczenie oraz analiza otoczenia inwestycji, grup i jednostek docelowych w zakresie: środowiska wewnętrznego, otoczenia zewnętrznego, otoczenia społecznego, instytucji, organizacji, jednostek oraz innych podmiotów o znaczeniu priorytetowym. 3) Określenie grup zainteresowanych realizacją inwestycji w podziale na: beneficjentów projektu, interwenientów (osoby/grupy/instytucje, którzy wezmą udział w konsultacjach) 4) Określenie, dla poszczególnych grup, narzędzi prowadzenia komunikacji społecznej 5) Przedstawienie harmonogramu działań (zgodnie z załączonym wzorem) wobec beneficjentów, poszkodowanych i interwenientów zidentyfikowanych w otoczeniu inwestycji, 6) Przedstawienie zasad monitoringu i badania skuteczności PKS: monitoring informacji o inwestycji, monitoring otoczenia społecznego inwestycji, metody oceny skuteczności PKS. Tabela Nr 30 Przykładowy harmonogram realizacji programu komunikacji społecznej Harmonogram Realizacji Programu Komunikacji Społecznej rok. działanie odbiorca (podmiot, grupa) narzędzia komunikacji społecznej miesiąc koszt Str.12

13 Załącznik 2 Narzędzia oraz formy działań w obszarze komunikacji społecznej Zestawienie narzędzi oraz form działań jest propozycją, którą należy modyfikować w zależności od uwarunkowań prowadzenia konsultacji. Wykonawca wykorzystując materiały PSE Operator S.A. (mapy, zdjęcia itp.) do przygotowania narzędzi, w odpowiedni sposób je oznaczy i przedstawi do akceptacji zamawiającego. Materiały wskazane w pkt 1.1 nie podlegają kalkulacji ceny w ofercie i zostaną udostępnione nieodpłatnie przez Zamawiającego po uprzednim zgłoszeniu zapotrzebowania w Programie Komunikacji Społecznej lub w terminie co najmniej 2 m cy przed planowanym terminem ich wykorzystania. 1. Foldery i Informatory 1.1 Folder i Informator ogólny PSE Operator S.A Folder i Informator ogólny PSE Operator S.A. należy stosować w celu przybliżenia specyfiki oddziaływania pól elektromagnetycznych na środowisko. Materiał będzie służył jako źródło wiedzy dla uczestników spotkań, konferencji, briefingów etc Za aktualizację kolejnych edycji Informatora oraz Folderu: Linie i stacje elektroenergetyczne w środowisku człowieka odpowiada inwestor. 1.2 Folder i Informator znajdują się na stronie internetowej Inwestora operator.pl oraz powinny być zamieszczone na stronie internetowej realizowanej inwestycji. Zawartość materiałów informacyjnych zależna jest od celu, jakiemu służy ich publikacja. Plakaty i ulotki informacyjne są skutecznym sposobem na zwrócenie uwagi na konkretną sprawę dotyczącą inwestycji. Przykładem może być wydawany okresowo biuletyn, który zawierał będzie informacje o bieżących wydarzeniach w procesie inwestycyjnym czy foldery informacyjne, które są najczęściej stosowanym materiałem informacyjnym Foldery dedykowane przygotowaniu i realizacji inwestycji powinny zawierać m.in. następujące informacje: a) wprowadzenie, b) informacje o znaczeniu planowanej inwestycji w ujęciu lokalnym, regionalnym i krajowym (systemowym), c) informacje w formie pisemnej i graficznej o planowanej trasie linii/umiejscowieniu stacji oraz trasach alternatywnych, wraz z uzasadnieniem ich wyboru, d) informacje o przewidywanych do zastosowania technologiach (ze szczególnym uwzględnieniem elementów zwiększających bezpieczeństwo), e) informacje o wpływie projektowanej linii/stacji na środowisko (pole magnetyczne, elektryczne, hałas) w ujęciu obowiązujących norm krajowych oraz na tle UE, f) zdjęcia podobnych linii/stacji (jeśli takie występują), g) informacje o procedurze lokalizacyjnej i roli społeczeństwa na poszczególnych jej etapach, h) odpowiedzi na pytania pojawiające się najczęściej przy realizacji inwestycji liniowych/stacyjnych, i) informacje na temat strony internetowej inwestycji. j) informacje na temat współfinansowania inwestycji ze środków Unii Europejskiej POIiŚ Str.13

14 1.2.2 Wszystkie informacje w materiałach informacyjnych, zdjęcia, elementy graficzne muszą być przedstawione w sposób bardzo rzetelny, jednoznaczny (np. wysokość słupów musi być podana w skali umożliwiającej ich jednoznaczną identyfikację, co do wymiarów i zajmowanego terenu) Język stosowany w tekście Folderu powinien być zrozumiały przez odbiorców. Folder powinien umożliwić zrozumienie jego treści przez osoby z wykształceniem podstawowym Zawartość oraz treść Folderu podlega zaopiniowaniu przez Inżyniera Kontraktu i Inwestora. Folder należy realizować wg standardu PSE Operator S.A. w zunifikowanym kształcie i szacie graficznej Wykonawca zaproponuje przewidywany nakład w odniesieniu i z podaniem grup docelowych jak społeczność lokalna, pracownicy jednostki samorządu terytroialnego Za opracowanie i wydanie Folderu odpowiedzialny jest Wykonawca. 2. Strona internetowa inwestycji Strona internetowa jest źródłem rzetelnej i wiarygodnej informacji. Prezentuje kształt przedsięwzięcia inwestycyjnego, uciążliwości i zastosowane środki zaradcze. Jest to stałe dostępne miejsce, w którym umieszczane są bieżące dokumenty i inne materiały użyteczne również dla prasy (zdjęcia, wypowiedzi ekspertów, opracowania specjalistyczne lub inne materiały edukacyjne). Dziennikarze mogą kierować tu swoje pytania i szybko uzyskiwać informacje. 2.1 Strona internetowa inwestycji musi podlegać bieżącej aktualizacji. 2.2 Strona internetowa inwestycji powinna zawierać m. in.: a) podstawowe informacje o obecnym kształcie i stanie pracy Krajowego Systemu Przesyłowego, opis bezpieczeństwa energetycznego kraju i regionu w przypadku zaniechania realizacji inwestycji, jak i w przypadku jej zrealizowania, b) podstawowe informacje o inwestycji, jej znaczeniu, przewidywanych do zastosowania technologiach, aspektach społecznych i środowiskowych, stanie prawnym oraz wymogach unijnych itp., c) mapy z przebiegiem planowanej trasy linii/umiejscowieniem stacji oraz trasy alternatywne, wraz z uzasadnieniem ich wyboru, d) bieżące informacje o spotkaniach informacyjnych i związanych z wprowadzeniem inwestycji do dokumentów planistycznych, oraz obszaru prawa podatkowego związanego z działaniami dotyczącymi pozyskania prawa do terenu na cele budowlane, e) informacje o działaniach medialnych takich jak, np. konferencje prasowe, wystawy, pokazy związane z inwestycją organizowane przed RPKS/Inwestora, oraz uczestnictwie RPKS/Inwestora w życiu społeczności (święta, programy, akcje społeczne gminne/regionalne itp.), f) bieżące informacje na temat prac związanych z realizacją zadania inwestycyjnego (np. naniesione w formie graficznej informacje ukazujące zaawansowanie prac budowlanych, tj. aktualna długość wybudowanego odcinka linii, pozostała długość linii do wybudowania itd.), g) prezentacja rozwiązań przyjętych dla inwestycji, w celu ochrony środowiska dla inwestycji, h) artykuły, opinie ekspertów, wywiady z władzami (np. burmistrzem, wojewodą itp.), Str.14

15 i) aktualności, harmonogram przedsięwzięcia, galerie zdjęć itd., j) ankietę umożliwiającą bieżące badanie opinii publicznej na temat planowanej do realizacji, a później realizowanej, elektroenergetycznej inwestycji liniowej/stacyjnej, k) formularz kontaktowy dla internautów, służący do zadawania pytań RPKS/Inwestorowi, l) najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami, m) repozytorium dokumentów do pobrania (np. Folder dedykowany konkretnej inwestycji, aktualna wersja Folderu i Informatora Ogólnego PSE Operator S.A.: Linie i stacje elektroenergetyczne w środowisku człowieka, raport OOŚ), n) listy intencyjne. o) Informacje na temat współfinansowania inwestycji ze środków unijnych, zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ. 2.3 Za przygotowanie materiałów do zamieszczenia na stronie odpowiedzialny jest Wykonawca. Materiały są konsultowane z Inwestorem Stronę internetową należy realizować wg standardu PSE Operator S.A. w zunifikowanym kształcie i szacie graficznej. 3. Publiczne pokazy/wystawy związane z planowaną do realizacji inwestycją Celem tych działań jest: a) zwiększenie wiedzy na temat planowanej inwestycji w jej otoczeniu, b) ukształtowanie przekonania o potrzebie jej realizacji, c) budowanie pozytywnego nastawienia do inwestycji, d) zapewnienie przejrzystości procesu inwestycyjnego w oczach społeczeństwa i zainteresowanej społeczności, e) budowanie wśród zainteresowanych poczucia bycia poinformowanym oraz pozytywnego wizerunku Inwestora. 3.1 Działania te prowadzone są w konwencji drzwi otwartych inwestycji, należy stosować je na etapie planowania i przygotowania inwestycji. Wyjątkiem może być tu pokaz (zorganizowany na życzenie społeczności lokalnej) pomiarów natężenia pola elektrycznego i magnetycznego oraz hałasu w sąsiedztwie pracującej linii napowietrznej zorganizowany w celu unaocznienia typowych wartości wspomnianych wielkości, jakie spotyka się w otoczeniu tego rodzaju obiektów. 3.2 Za działania te odpowiedzialny jest Wykonawca. 3.3 Każdy pokaz/wystawę należy poprzedzić przygotowaniem materiałów w formie elektronicznej i przekazanych odpowiednio wcześniej (najpóźniej na 10 dni roboczych przed pokazem/wystawą) Inżynierowi Kontraktu i Inwestorowi. 3.4 Materiał powinien zawierać następujące elementy: 1) agenda pokazu/wystawy, 2) cel pokazu/wystawy, 3) ogólny opis pokazu/wystawy: data i miejsce, czas trwania pokazu/wystawy, odbiorcy pokazu/wystawy, jak zostaną poinformowani odbiorcy, Str.15

16 narzędzia pokazu/wystawy (np. plakaty, makiety projektu, prezentacja multimedialna itd.), opis ewentualnych konkursów z nagrodami dotyczących planowanej inwestycji dla dzieci i młodzieży, opis ewentualnych konkursów z nagrodami dla dorosłych, osoba odpowiedzialna za organizację pokazu/wystawy. 4) treść pokazu/wystawy: powód zorganizowania pokazu/wystawy, podstawowe informacje o inwestycji, jej znaczeniu, przewidywanych do zastosowania technologiach, aspektach społecznych i środowiskowych, stanie prawnym oraz wymogach unijnych itp., warianty trasy linii/umiejscowienia stacji, analiza porównawcza wszystkich wariantów trasy linii/umiejscowienia stacji, informacje dla społeczeństwa jak mogą aktywnie uczestniczyć w kolejnych etapach procedury administracyjnej. 3.5 Na każdym pokazie/wystawie należy udostępnić materiały informacyjne, tj.: Folder dedykowany inwestycji oraz Informator i Folder ogólny PSE Operator S.A.: Linie i stacje elektroenergetyczne w środowisku człowieka. 3.6 Zawiadomienie uczestników, w tym departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji, o pokazie/wystawie następuje najpóźniej na 15 dni roboczych przed datą pokazu/wystawy. 3.7 Po każdym pokazie/wystawie należy sporządzić notatkę i przesłać ją do Inwestora. 4. Punkty informacyjne na terenie gminy 4.1 Ustanowiony przez Wykonawcę punkt konsultacyjno informacyjny w gminie powinien działać według następujących zasad: a) odwiedzający mogą zapoznać się z inwestycją na podstawie folderów, zdjęć, prezentacji multimedialnych, b) rozdawane byłyby materiały w formie drukowanej, jak również informacja o stronie internetowej inwestycji, c) odwiedzający będą mogli przeprowadzić nieskrępowane rozmowy, wypełnić ankietę i prosić o wyjaśnienie wątpliwości dotyczących inwestycji, d) odwiedzający będą mogli wpisać się na listę umożliwiającą otrzymywania regularnie informacji o postępie w realizacji inwestycji. 5. Spotkania i debaty publiczne Spotkania konsultacyjne i debaty publiczne powinny być organizowane na każdym etapie realizacji inwestycji, ale najbardziej skuteczne są w ich największa skuteczność jest w początkowej fazie inwestycji. Prowadząc działania informacyjno konsultacyjne, można również zorganizować debaty w szerszym lub węższym kręgu, z udziałem przedstawicieli samorządu, organizacji pozarządowych (zwłaszcza ekologicznych), mieszkańców i oczywiście mediów. Spotkania mają trzy zasadnicze cele: a) przedstawienie planowanej inwestycji oraz przekazanie informacji o uwarunkowaniach technicznych, ekonomicznych i środowiskowych proponowanych przebiegów tras, Str.16

17 b) przedstawienie i wyjaśnienie ograniczeń i problemów związanych z przedsięwzięciem a także korzyści wynikających z jego realizacją, c) poznanie opinii i propozycji, możliwość przedyskutowania proponowanych rozwiązań. 5.1 Spotkania z władzami (administracja państwowa, samorząd, urzędy) Spotkania mają na celu uzyskanie przychylności wobec planowanej inwestycji. Polegają na bieżącym i rzetelnym informowaniu o inwestycji. Powodują włączenie władz gminy w proces komunikacji społecznej. Z punktu widzenia Inwestora służą również dopilnowaniu, aby procedura prowadzona przez urząd/samorząd przebiegała poprawnie i zakończyła się wydaniem prawidłowo sporządzonej decyzji Wykonawca informuje Inwestora o planowanym spotkaniu na 7 dni przed planowanym terminem. Wykonawca sporządza notatkę ze spotkania i przesyła do departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji Rutynowe spotkania robocze poświęcone bieżącym tematom (w tym tzw. załatwianie spraw w urzędzie) nie wymagają informowania i tworzenia notatki. 5.2 Spotkanie z mieszkańcami, organizacjami społecznymi (ekologicznymi) Spotkania mają na celu informowanie mieszkańców o planowanej inwestycji, wysłuchanie uwag, propozycji i udzielenie wyjaśnień, włączenie społeczności lokalnej w proces planowania inwestycji. Pozwalają również na nawiązanie bezpośrednich kontaktów z przedstawicielami zainteresowanych inwestycją organizacji. Jednorazowo w spotkaniu powinno uczestniczyć do 100 osób. Spotkanie powinien prowadzić specjalnie przeszkolony, doświadczony moderator, który nie będzie reprezentował żadnej ze stron i będzie wstanie zapobiec sytuacjom konfliktowym. Miejsce na spotkanie powinno być neutralne i ogólnie dostępne np. szkoła, hotel lub inne miejsce spotkań społeczności lokalnej. Każde spotkanie powinno być odpowiednio przygotowane technicznie należy zapewnić rzutnik, ekran, nagłośnienie jeśli jest to duże spotkanie, identyfikatory, dyktafon. Niezbędne jest również przygotowanie odpowiednich materiałów informacyjnych w zależności od potrzeb (zależy od etapu inwestycji, na którym odbywa się spotkanie) Uczestnikami spotkania są moderator, przedstawiciele Inwestora, przedstawiciele wykonawcy, zaproszeni eksperci zewnętrzni Wykonawca informuje Inwestora o planowanym spotkaniu na 7 dni przed planowanym terminem. Wykonawca sporządza notatkę ze spotkania i przesyła do Inwestora. 5.3 Na każdym spotkaniu/debacie powinny być dostępne materiały informacyjne, tj.: Folder dedykowany inwestycji oraz Informator i Folder ogólny PSE Operator S.A. 5.4 Za organizację wszystkich typów spotkań/debat odpowiedzialny jest Wykonawca. 6. Kontakty ze stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi (w tym ekologicznymi) Kontakty te powinny odbywać się na początku procesu inwestycyjnego. Wówczas mogą przynieść bardzo cenne informacje i propozycje dotyczące samej inwestycji, jak i procesu komunikacji społecznej. Ważne jest tu nawiązanie, budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji ze stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi. Str.17

18 6.1 Wykonawca jest odpowiedzialny za: a) zidentyfikowanie zaangażowanych organizacji (w tym przeciwników inwestycji) na obszarze gminy, powiatowym, wojewódzkim, b) nawiązanie i utrzymywanie kontaktu ze wspomnianymi organizacjami. 7. Współpraca z mediami Dla powodzenia inwestycji ważne jest budowanie przyjaznych relacji z mediami, zapewnienie im właściwej i rzetelnej informacji o inwestycji oraz budowanie pozytywnego wizerunku Inwestora, w kontekście realizowanego projektu. Za współpracę z mediami w zakresie inwestycji odpowiedzialny jest Wykonawca. Inwestor reprezentowany jest wobec mediów przez Rzecznika Prasowego, który do współpracy angażuje przedstawicieli właściwych departamentów (w tym przede wszystkim departament odpowiedzialny za realizację inwestycji). 7.1 Konferencje prasowe, briefingi, wywiady dla prasy, audycje telewizyjne Konferencje prasowe organizowane są wówczas, gdy do zakomunikowania są nowe i ważne informacje dotyczące inwestycji. Z zasady, konferencje organizowane są bezpośrednio dla mediów o zasięgu ogólnokrajowym. Nie organizuje się ich w przypadku mniejszych inwestycji, wówczas gdy współpracuje się z mediami lokalnymi lub regionalnymi Konferencję prasową organizuje Wykonawca wspólnie z Rzecznikiem Prasowym Inwestora Wykonawca w terminie 10 dni przed planowanym terminem konferencji przedstawia rzecznikowi prasowemu do akceptacji plan konferencji, zaproszone media i materiały informacyjne do dystrybucji. 7,1,4 Rzecznik Prasowy Inwestora akceptuje (lub odsyła do poprawy) przekazane materiały Po zaakceptowaniu końcowej wersji materiałów Wykonawca realizuje przygotowania do konferencji i ją przeprowadza 7.2 Briefingi. Briefingi to krótkie spotkania eksperckie Inwestora, Wykonawcy i ekspertów z grupą 2 4 dziennikarzy, służą przekazaniu wiedzy dotyczącej inwestycji, w odniesieniu do konkretnej sytuacji, nowych informacji. Briefing jest okazja do rozmowy z dziennikarzami i wręczenia im nowych materiałów Briefing organizuje Wykonawca, który zaprasza do udziału ekspertów, projektantów Zakres i plan briefingu Wykonawca przekuje Rzecznikowi Prasowemu Inwestora na 10 dni przed terminem briefingu Rzecznik Prasowy Inwestora, w porozumieniu z departamentem odpowiedzialnym za realizację inwestycji, akceptuje (lub odsyła do poprawy) przekazane materiały Po zaakceptowaniu końcowej wersji materiałów Wykonawca realizuje przygotowania do briefingu. 7.3 Wywiady dla prasy i audycje telewizyjne Za wywiady dla prasy i audycje telewizyjne w mediach o zasięgu ogólnokrajowym odpowiada Rzecznik Prasowy Inwestora, który realizuje je wspólnie z Wykonawcą, natomiast Str.18

19 za kontakty z mediami regionalnymi Wykonawca w porozumieniu z Inwestorem (Biurem Komunikacji Korporacyjnej). 7.3 Ogłoszenia w prasie Treść ogłoszenia przygotowuje Wykonawca i przekazuje na minimum 10 dni przed jego publikacją Rzecznikowi Prasowemu Inwestora Rzecznik Prasowy Inwestora, w porozumieniu z departamentem odpowiedzialnym za realizację inwestycji, akceptuje (lun odsyła do poprawy) przekazane materiały Po zaakceptowaniu końcowej wersji ogłoszenia Wykonawca realizuje przygotowania do jego publikacji. 8. Monitoring mediów 8.1 Za prowadzenie stałego monitoringu mediów odpowiada Wykonawca. Monitoring dotyczy wszelkich publikacji medialnych poświęconych inwestycji i jest prowadzony na bieżąco. 8.2 Wykonawca, raz na miesiąc, przedstawia raport, zawierający informacje z prowadzonego monitoringu. 9. Film informacyjno edukacyjny Nakręcenie filmu z prac przy realizacji inwestycji, szczególnie o budowie będzie stanowić materiał, którego celem będzie zapoznanie grup zainteresowanych z technologią robót przy tego typu inwestycjach. ( film do 10 min, z przekazaniem praw autorskich, z akceptacją scenariusza, treści i wizualizacji, w formacie z możliwością odtwarzania w Internecie.) 10. Święta, programy, akcje społeczne gminne/regionalne (zwane dalej akcjami gminnymi/regionalnymi) Wykonawca powinien rozpoznać kiedy, gdzie i jakie święta, programy i akcje gminne/regionalne organizowane są na terenie gmin, powiatów, województw, na których planowana jest do realizacji inwestycja. Forma uczestnictwa i zaangażowania się w: programach i akcjach społecznych, w które zaangażowana jest gmina (np. przyjazny urząd, itd.), ważniejszych świętach gminnych, które odbywają się regularnie (np. dożynki, zawody sportowe, itd.), jest dowolna i może odbywać się jako, np.: pomoc przy organizacji, aktywne uczestnictwo poprzez organizację konkursów z nagrodami, pikników, prezentację inwestycji makiety, pokazy multimedialne, warsztaty edukacyjne) Każde uczestnictwo we wspomnianych akcjach należy poprzedzić przygotowaniem materiałów (najpóźniej na 10 dni roboczych przed datą akcji gminnej/regionalnej) 10.2 Na każdej akcji powinny być dostępne materiały informacyjne, tj.: Folder dedykowany inwestycji oraz Informator i Folder ogólny PSE Operator S.A Wykonawca informuje Inwestora o planowanym wydarzeniu na 7 dni przed planowanym terminem. Wykonawca sporządza notatkę z przeprowadzonych działań i przesyła do Str.19

20 departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji. Po każdej akcji Wykonawca powinien sporządzić notatkę 10.4 Informacje o zorganizowanych działaniach w ramach akcji gminnej/regionalnej Wykonawca umieszcza w prasie lokalnej/regionalnej. 11. Konsultacje społeczne Podczas realizacji inwestycji niezbędne jest prowadzenie konsultacji społecznych, adekwatnie do jej zakresu. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia w PKS szczegółowego planu działań. Wykonawca będzie zobowiązany do stosowania ujednoliconego szablonu zaproszeń mieszkańców i prezentacji na spotkania z mieszkańcami i i innymi zainteresowanymi stronami procesu. Akceptacja powyższych materiałów będzie realizowana zgodnie z uzgodnionym planem działań w PKS. 12. Działania kryzysowe W celu przeciwdziałania powstaniu konfliktu należy na bieżąco dostosowywać sposób prowadzenia komunikacji do występujących sytuacji oraz zmieniać narzędzia, dopasowując je do dynamiki zmian w stanowiskach uczestników procesu inwestycyjnego Z wystąpieniem konfliktu mamy do czynienia wówczas, gdy pomimo realizacji Programu Konsultacji Społecznych występuje sytuacja, która stwarza zagrożenie realizacji inwestycji, może powodować jej zatrzymanie lub wręcz uniemożliwienie budowy. 1.1 W przypadku wystąpienia konfliktu Wykonawca: a) identyfikuje faktyczne źródło i przyczyny konfliktu, b) przygotowuje proponowane sposoby działania w warunkach konfliktu i przesyła do zaopiniowania do Inwestora niezwłocznie, lecz nie później niż 5 dni po ujawnieniu się protestów, opracowanie na temat sposobów działania w warunkach konfliktu, c) Inwestor zgłasza uwagi do opracowania. d) Wykonawca powołuje zespół kryzysowy, w skład którego wchodzą obligatoryjnie przedstawiciele Inwestora. e) Wykonawca modyfikuje Program Konsultacji Społecznych uwzględniając ujawniony konflikt i sposób jego rozwiązania, jak również proponując działania, które pozwolą uniknąć takich sytuacji w przyszłości. Program powinien zawierać zrewidowany sposób prowadzenia działań informacyjnych i stosowania narzędzi komunikowania. f) Program przesyłany jest do zatwierdzenia do Inwestora, w terminie 15 dni od dnia ujawnienia się konfliktu, do zatwierdzenia. Str.20

21 7. WYTYCZNE DLA WYKONAWCÓW W SPRAWIE PROWADZENIA ROKOWAŃ Z WŁAŚCICIELAMI NIERUCHOMOŚCI NT UZYSKANIA DOSTĘPU DO TERENU 7.1. Zasady ogólne prowadzenia rokowań Prowadzenie rokowań bezwzględnie po przeprowadzeniu kampanii informacyjnej oraz rozpoczęciu i zaawansowaniu programu konsultacji społecznych na danym terenie. a) Zaproszenia + informacje (foldery) wystosować do właścicieli, których nieruchomości sana trasie inwestycji. b) Przygotowanie kilku wariantów trasy na etapie uzyskiwania decyzji środowiskowej, uwzględnienie propozycji mieszkańców, o ile to możliwe -przeanalizowanie propozycji i udzielenie odpowiedzi przed rozpoczęciem rokowań Prowadzenie rokowań z danym właścicielem przez ten sam zespół osób (wyjątkowo, jeśli różne osoby, to znające temat i przygotowane w celu kontynuacji poprzedniego spotkania) W każdym przypadku osoby uczestniczące w negocjacjach powinny legitymować się pełnomocnictwem udzielonym przez Inwestora do prowadzenia rokowań. Pełnomocnictwo to powinno być udzielone osobom fizycznym prowadzącym rokowania. Właścicielowi/właścicielom należy okazać oryginał pełnomocnictwa. Podobnie, w przypadku kierowania pism do właścicieli nieruchomości rekomendujemy dołączenie odpisu pełnomocnictwa do działania w imieniu Inwestora oraz kopii odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego, że osoby podpisujące pełnomocnictwo były uprawnione do działania w imieniu Inwestora Określenie minimalnej liczby udokumentowanych spotkań z właścicielem (lub prób przeprowadzenia spotkań poprzez udokumentowanie korespondencją) zanim podjęta zostanie decyzja o skierowaniu wniosku do Starostwa Opracowanie i uzgodnienie przez Wykonawcę standardów dokumentów: a) Protokołów z rozmów z właścicielami nieruchomości, b) Umów przedwstępnych dotyczących pozyskania nieruchomości na cele budowlane, c) Protokołów z negocjacji, d) Protokołów rozbieżności Opracowanie przez Wykonawcę szczegółowych instrukcji postępowania w procesie pozyskiwania nieruchomości na rzecz Inwestora w zakresie: a) Nawiązywania kontaktów, b) Prowadzenia rokowań (wyszczególnienie kolejnych kroków poczynając od poinformowania o wszczęciu rokowań, przesłania dokumentacji, poprzez ustalanie terminów spotkań, etc), c) Sporządzania dokumentacji z prowadzonych działań, 7.2. Etap przygotowania rokowań Przygotowanie jasnej i krótkiej informacji, która przedstawi cel, zakres, czas rokowań Przygotowanie listy kolejności prowadzonych rokowań pod kątem odniesienia potencjalnego sukcesu Wykorzystanie informacji z raportu oddziaływania na środowisko, folderu - przekazanie go właścicielom nieruchomości Przygotowanie listy podstawowych pytań i odpowiedzi. Str.21

22 Bardzo dobre i jednoznaczne przygotowanie dokumentacji dla indywidualnych potrzeb każdego rokowania: Przekazanie właścicielowi nieruchomości kompletu dokumentów, tj.: a) Projektu umowy. b) Mapy. c) Zdjąć. d) Listy pytań i odpowiedzi. e) Proponowanej kwoty odszkodowania według operatu szacunkowego. f) Harmonogramu budowy. g) Harmonogramu prowadzenia spotkań z właścicielami Ścisłe określenie zakresu ograniczenia prawa korzystania z nieruchomości po ukończeniu inwestycji w projekcie umowy - jeżeli to możliwe na tym etapie Pełne wyjaśnienie właścicielom przywołanych paragrafów ustaw Dokładna mapa z precyzyjnym przebiegiem inwestycji w obrąbie działki (wrysowany sposób rozmieszczenia słupów, linii, pas technologiczny, zakres zającia terenu w czasie budowy, etc.) - jeżeli to możliwe na tym etapie Przygotowanie zdjąć (np. z SIP lub Soogle) z wizualizacją inwestycji na zdjąciu Określenie wszystkich urządzeń, także tzw. towarzyszących - jeżeli to możliwe na tym etapie Określenie granic czasowych ograniczenia korzystania z nieruchomości: a) W trakcie realizacji inwestycji, b) Po jej zrealizowaniu zamieszczenie określenia, że zakres czasowy ograniczeń związanych z istnieniem linii jest nieograniczony w czasie Precyzyjne i jednoznaczne wskazanie zakresu przewidzianych prac na nieruchomości w projekcie umowy Operat szacunkowy (z podaniem sposobu zlecania opracowania, w celu uzyskania opracowania dobrej jakości z rzetelną wycena), który będzie podstawą do rokowań kwoty odszkodowania przygotowany przez osobą z uprawnieniami, np. z licencją Rzeczoznawcy Majątkowego Weryfikacja operatu szacunkowego przez Inżyniera Kontraktu w sytuacji problemowej (np. droga sądowa) Etap prowadzenia rokowań Określenie sposobu dokumentowania prowadzenia rokowań: 1) Obligatoryjne przesyłanie wszystkim właścicielom nieruchomości powiadomień, dokumentacji pocztą poleconą za zwrotnym poświadczeniem odbioru" lub potwierdzone pisemne doręczenie dokumentów. 2) Umówienie terminu spotkania i udokumentowanie (np. w postaci notatki). W przypadku, gdy właścicielem nieruchomości jest więcej niż jedna osoba, należy umówić spotkanie w terminie, w którym wszyscy współwłaściciele będą mogli uczestniczyć. 3) Zaproszenie do rokowań winno zawierać termin, w jakim Inwestor będzie oczekiwać na odpowiedź właścicieli oraz propozycją spotkania w zaproponowanym terminie. 4) W przypadku braku reakcji na zaproszenie do rokowań przesłanego w formie pisemnej, rekomendujemy wysłanie pisma nawiązującego do złożonego Str.22

23 zaproszenia do rokowań i ponawiającego propozycją spotkania z przedstawicielami Inwestora. 5) Dokumentowanie uzgodnień poprzez podpisywanie notatek i protokołów. 6) Każdorazowo rekomendujemy sporządzanie szczegółowej notatki z przeprowadzonych rokowań, w tym szczegółowe omówienie zakresu prac koniecznych do wykonania na każdej nieruchomości, czasu prowadzenia prac oraz dokładnego omówienia zakresu ograniczenia prawa własności po ukończeniu prac, omówienie przedstawionego projektu umowy i ewentualnych wątpliwości, wyjaśnienie, że negocjacje dotyczą ustanowienia służebności nieograniczonej w czasie itp. 7) W notatce należy również: a) Zawrzeć stwierdzenie, że właścicielowi/ właścicielom nieruchomości udzielone zostały wyjaśnienia we wszystkich kwestiach, o przedstawienie których przedstawiciel Inwestora został poproszony. b) Wskazać, że właściciel samodzielnie zapoznał się z treścią umowy (należy nakłonić właściciela nieruchomości, aby przeczytał uważnie projekt umowy). c) Do notatki należy załączyć projekt umowy, który był dyskutowany. d) Zapisanie w notatce wszystkich pytań i wątpliwości właściciela, które nie uzyskały odpowiedzi, określenie terminu odpowiedzi i wywiązania się z zapisanych działań w terminie. e) W przypadku odmowy podpisania notatki, osoby reprezentujące Inwestora podczas rokowań powinny wskazać, dlaczego strona odmówiła jej podpisania. f) Jeżeli będzie to możliwe, należy w notatce wskazać termin następnego spotkania, który został ustalony z właścicielem nieruchomości. 8) W przypadku odmowy podpisania notatki przez właściciela przesłać właścicielowi dokument za zwrotnym poświadczeniem odbioru" lub potwierdzić pisemnie doręczenie dokumentów. 9) Nie rekomendujemy podpisywania umowy podczas pierwszego spotkania z właścicielem nieruchomości. Istnieje ryzyko ewentualnego kwestionowania umowy przez właściciela nieruchomości, który będzie powoływał się m.in. na to, że nie miał dostatecznie dużo czasu, aby dokładnie się zapoznać z projektem oraz przemyśleć obowiązki wynikające z umowy Elastyczność, co do kwoty odszkodowania: a) Zasadą powinna być możliwość zwiększenia kwoty w stosunku do operatu szacunkowego. b) Określenie zakresu (swobody) rokowań z właścicielami (m.in. określenie % max. pułapu wartości nieruchomości w stosunku do operatu). c) Możliwość wypłaty odszkodowania w zwiększonej wysokości (np. o x%) w przypadku szybkiego podpisania umowy o udostępnieniu nieruchomości (np. 30 dni licząc od daty otrzymania pełnej dokumentacji - operat z wyceną sposób zagospodarowania działki, etc). d) W przypadku kwestionowania przez właściciela kwoty podanej w operacie szacunkowym możliwość drugiej wyceny przez eksperta (z uprawnieniami, np. z licencją Rzeczoznawcy Majątkowego) wskazanego przez właściciela. Str.23