JAK UNIKNĄĆ KŁOPOTÓW PODCZAS KONTROLI

Transkrypt

1 Sprawdź nasze publikacje na: FabrykaWiedzy.com UOM 97 Cena 29,90 zł brutto UOM97 jak uniknąć kontroli.indd 1 JAK UNIKNĄĆ KŁOPOTÓW PODCZAS KONTROLI podatkowej i skarbowej ZUS PIP i inspekcji sanitarnej BIBLIOTEKA FINANSOWO-KSIĘGOWA :17:11

2 Izabela Rakowska-Boroń specjalista w zakresie prawa pracy Bogdan Świąder doradca podatkowy Jak uniknąć kłopotów podczas kontroli podatkowej i skarbowej ZUS PIP i inspekcji sanitarnej

3 Autorzy: Izabela Rakowska-Boroń Bogdan Świąder Korekta: Zespół Wydawca: Renata Grochowska-Siudaj Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa Skład i łamanie: Ireneusz Gawliński Projekt okładki: Leszek Ogrodowczyk Zdjęcie na okładce: Can Stock Photo Inc. / AndreyPopov Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2016 Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, przedrukowywanie i rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej pracy bez zgody wydawcy zabronione. ISBN Dystrybucja: tel.: faks: cok@wip.pl

4 SPIS TREŚCI URZĘDNICY MAJĄ DUŻO UPRAWNIEŃ KONTROLNYCH WERYFIKACJI PODATKÓW DOKONUJE KILKA INSTYTUCJI... 7 Obowiązek zawiadomienia... 7 Doręczenie urzędowych dokumentów... 9 Obecność kontrolowanego Osoba wyznaczona do reprezentowania Treść upoważnienia Kontrola na legitymację Miejsce kontroli Uprawnienia urzędników Zakończenie kontroli Kontrola krzyżowa po zamknięciu firmy Ponaglenie to sposób na opóźnienie Sąd rozpatrzy skargę na dłuższy zwrot VAT Odtwarzanie zebranych dowodów Korekta deklaracji po kontroli KOMPETENCJE URZĘDU KONTROLI SKARBOWEJ Kontrola podatkowa wykonywana przez inspektorów Szeroki zakres uprawnień Wyjątki od stosowania przepisów Omijanie terminów kontroli INSPEKTORZY ZUS MUSZĄ SIĘ ZAPOWIEDZIEĆ Kontrola w małych i dużych firmach Uprawnienia inspektora Gromadzenie dokumentów Konieczne przesłuchanie Końcowe ustalenia Prawo do zastrzeżeń FIRMĘ SPRAWDZI INSPEKCJA PRACY Zakres kontroli Wniesienie sprzeciwu

5 Spis treści Czas na rozpatrzenie skargi Sankcje za brak reakcji Wiążące nakazy Usunięcie błędów Obowiązki pracodawcy WIZYTACJA INSPEKCJI SANITARNEJ Zakres kontroli Decyzje inspektora sanitarnego ODPOW IEDZI NA P Y TANIA Przy e-kontrolach najistotniejsza jest konfiguracja systemów księgowych Upoważnienie może być doręczone prokurentowi Kontrola nie powinna być zawieszana Spółka musi informować o zmianie adresu siedziby Czynności urzędu nie powinny trwać po zakończeniu kontroli Kontrolowany ma 7 dni na złożenie korekty deklaracji w zakresie objętym postępowaniem Podatnik ma prawo porządkować dokumenty w trakcie kontroli Inspektor pracy nie zmusi pracodawcy do działania Zleceniobiorca nie musi być przeszkolony z bhp Nie sumuje się czasu trwania kontroli różnych organów

6 URZĘDNICY MAJĄ DUŻO UPRAWNIEŃ KONTROLNYCH Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają do wypełnienia wiele obowiązków związanych z czynnościami kontrolnymi, które nakładają na nich regulacje zawarte w kilkunastu ustawach. Najważniejsze dotyczą spraw związanych z przestrzeganiem przepisów podatkowych, sanitarnych, prawa pracy i bhp. Zatrudnianie pracowników oraz prowadzenie na własny rachunek działalności gospodarczej wiąże z dodatkowymi obowiązkami, których przestrzeganie sprawdzają w szczególności: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Pracy, inspekcja sanitarna oraz organy podatkowe. Instytucje te mogą rozliczyć pracodawcę z wywiązywania się z jego zadań wobec załogi oraz obowiązków fiskalnych i ukarać za uchybienia. Obowiązki nakładane na przedsiębiorców przez poszczególne ustawy są tak rozległe, że o pomyłkę nie trudno. Kontrole przedsiębiorców może przeprowadzać ok. 40 instytucji. Wyróżnić można instytucje ustanowione konstytucyjnie lub o szczególnym znaczeniu, posiadające uprawnienia do przeprowadzania kontroli o szerokim zakresie przedmiotowym, np. Najwyższa Izba Kontroli, prokuratura, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Policja, Państwowa Straż Pożarna, Służba Celna. Do inspekcji specjalistycznych można zaliczyć np. Państwową Inspekcję Pracy, Państwową Inspekcję Sanitarną, Inspekcję Weterynaryjną, Inspekcję Handlową, urzędy skarbowe i urzędy kontroli skarbowej, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Agencję Rynku Rolnego, Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Każdy przedsiębiorca, nawet ten, który sumiennie podchodzi do obowiązków wobec zatrudnionych, może spodziewać się, że któregoś dnia zawita do niego kontrola. Znając jednak swoje obowiązki, można się do niej odpowiednio przygotować. 5

7 Jak uniknąć kłopotów podczas kontroli Warto opracować strategię obrony, którą przewidują przepisy. Należy korzystać przede wszystkim z ustawowych uprawnień do odroczenia lub wstrzymania czynności np. sprzeciw od czynności kontrolnych. Można składać dodatkowe dowody na poparcie stanowiska oraz argumenty natury prawnej. Przedstawienie swojego stanowiska w odniesieniu do wątpliwości oraz obszarów potencjalnych zaległości podatkowych zgłaszanych lub sygnalizowanych przez kontrolujących spowoduje ich rozpatrzenie już na tym etapie. Istnieje też możliwość uniknięcia kar, jeżeli kontrolowany sam zawiadomi urząd o popełnionym przewinieniu. 6

8 1. WERYFIKACJI PODATKÓW DOKONUJE KILKA INSTYTUCJI Organy podatkowe mają uprawnienia do weryfikacji zobowiązań należnych Skarbowi Państwa i wydawania decyzji z prawidłową wysokością należności publicznoprawnych. Organy podatkowe pierwszej instancji (np. naczelnik urzędu skarbowego, w którego imieniu działają pracownicy) przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych. Celem tej kontroli jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przedsiębiorcy oraz inne podmioty są kontrolowani w zakresie obowiązków rozliczeniowych przez pracowników urzędów skarbowych lub urzędów kontroli skarbowej (tzw. policja skarbowa). Kontrolę podatkową mogą też prowadzić funkcjonariusze oraz pracownicy urzędu celnego, urzędnicy gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego oraz pracownicy Ministerstwa Finansów. Do kontroli działalności gospodarczej podatnika będącego przedsiębiorcą stosuje się przepisy rozdziału 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. WAŻNE Kontrolę, której celem jest sprawdzenie stosowania uznanej metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanym przeprowadza minister finansów. Obowiązek zawiadomienia Organ podatkowy powinien zawiadomić o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni (wszczęcie przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody kontrolowanego) i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli nie 7

9 Jak uniknąć kłopotów podczas kontroli zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera: 1) oznaczenie organu; 2) datę i miejsce wystawienia; 3) oznaczenie kontrolowanego; 4) wskazanie zakresu kontroli; 5) podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia. Od obowiązku zawiadomienia istnieje kilka wyjątków, które zostały wyszczególnione w przepisach Ordynacji podatkowej. Po rozpoczęciu kontroli informuje się o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Urzędnicy nie muszą uprzedzać o wizycie, jeżeli kontrola podatkowa: a) dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu ustawy o VAT, b) ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, c) dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych, d) dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, e) ma być podjęta na podstawie informacji uzyskanych zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, f) zostaje wszczęta tylko po okazaniu legitymacji służbowej (w nagłych wypadkach), g) ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury, h) dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin. Przykład Zakres przeprowadzanej kontroli Pracownik urzędu skarbowego przedstawił przedsiębiorcy upoważnienie do kontroli, w którym określono, że zakres wykonywanych czynności obejmuje rozliczenie VAT za grudzień 2014 roku. Oznacza to, że kontrolujący może żądać od podatnika wyłącznie dokumentów (np. faktur, deklaracji, ewidencji), które dotyczą podatku od towarów i usług za ten okres. Nie może domagać się natomiast dokumentacji podatkowej dotyczącej sprzedaży np. za czerwiec 2015 roku. Aby było to możliwe, powinien doręczyć kolejne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli za następny okres. Nie trzeba też informować podatnika w razie konieczności rozszerzenia zakresu kontroli na inne okresy rozliczeniowe, z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności kontrolnych. 8

10 Weryfi kacji podatków dokonuje kilka instytucji Nie zostanie też poinformowany o kontroli podmiot, który: został prawomocnie skazany w Polsce za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli (ten warunek odnosi się do każdego: członka zarządu lub osoby zarządzającej osoby prawnej oraz wspólnika spółki osobowej), jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji, nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione. Uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli umieszcza się w książce kontroli i protokole kontroli. Na podstawie bowiem ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów. Książka kontroli, która może być prowadzona także w formie elektronicznej, służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Doręczenie urzędowych dokumentów Warunkiem rozpoczęcia kontroli jest okazanie dokumentów podpisanych przez szefa urzędu. W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli. Ten obowiązek wynika z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Przykład Przedawnienie zobowiązania w PIT Przedsiębiorca, który rozlicza PIT, złożył 30 kwietnia 2015 r. zeznanie podatkowe za 2014 rok. Musi przechowywać dokumenty związane z zeznaniem dotyczącym 2014 roku do czasu nastąpienia przedawnienia zobowiązania podatkowego. W tym przypadku firma może być skontrolowana w tym zakresie przed upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli do końca 2020 roku. Przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli. 9