Regulamin udzielania zamówień sektorowych na dostawy, usługi i roboty budowlane w MPWiK Sp. z o.o we Włocławku

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień sektorowych na dostawy, usługi i roboty budowlane w MPWiK Sp. z o.o we Włocławku Styczeń 2013 r. 1

2 Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1 Słowniczek Regulaminu: 1. zamawiający - Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Włocławku; 2. wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; 3. Zarząd - Zarząd Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Włocławku; 4. NZ Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych u Zamawiającego; 5. GK Dyrektor ds. Finansowo-Administracyjnych; 6. TE Dział Eksploatacji Sieci; 7. TT Dział Techniczno-Inwestycyjny; 8. NA - Dział Planowania i Analiz, właściwy w sprawach planowania i budżetowania kosztów; 9. komisja ds. zamówień komisja powołana przez Zarząd MPWiK do przeprowadzenia postępowania w sprawie wyłonienia Wykonawcy w postępowaniu przetargowym, negocjacjach, zapytaniu o cenę lub zamówieniu z wolnej ręki; 10. zamówienie dostawa, usługa lub roboty budowlane poprzedzone postępowaniem w sprawie wyłonienia dostawcy lub wykonawcy i ustalenia ceny, prowadzonym w oparciu o Regulamin; 11. cena - wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar, usługę lub robotę budowlaną; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym; 12. dostawa - rzeczy, prawa oraz inne dobra, nabywane w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 13. roboty budowlane - wykonane albo zaprojektowane i wykonane roboty budowlane w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. Z 2010r. Nr 243, poz. 1623, z późn. zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego; 14. usługi - wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy; 15. specyfikacja warunków zamówienia informacja przygotowana przez zamawiającego, niezbędna do przygotowania i złożenia oferty przez wykonawcę; 16. najkorzystniejsza oferta - oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo ofertę z najniższą ceną; 17. oferta częściowa - oferta przewidująca, zgodnie z treścią warunków udzielenia zamówienia, wykonanie części zamówienia; 18. oferta wariantowa oferta przewidująca, zgodnie z warunkami określonymi w warunkach udzielenia zamówienia, odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia; 19. szacunkowa wartość zamówienia - jest to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przed wszczęciem postępowania w sprawie udzielenia zamówienia; 20. Ustawa pzp - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami), 21. Regulamin niniejszy regulamin udzielania zamówień sektorowych na dostawy, usługi i roboty budowlane w MPWiK Sp. z o.o. we Włocławku. 2

3 2 1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień stanowiących zamówienia sektorowe w myśl art. 132 i 133 Ustawy Pzp o wartości zamówienia netto (bez podatku VAT) przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy pzp rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. Regulamin podlega publikacji na stronie internetowej zamawiającego. 2. Do zamówień o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów stosuje się przepisy Ustawy pzp. 3. Jeżeli zamówienie finansowane jest z udziałem środków, których przyznanie jest uzależnione od zastosowania procedury udzielania zamówienia określonej w w/w ustawie - stosuje się przepisy tej ustawy bez względu na wartość zamówienia. 4. W przypadku zamówień o wartości netto nie wyższej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty euro, pracownik odpowiedzialny za zamówienie zobowiązany jest przy jego prowadzeniu do zachowania zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz efektywności ekonomicznej. Zamówienia te nadzorowane są przez bezpośredniego przełożonego pracownika prowadzącego sprawę zamówienia, a ich realizacja wymaga pisemnej akceptacji Zarządu. Rozdział 2 Ogólne zasady udzielania zamówień 1. Wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia wymaga zgody Zarządu Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia przygotowuje i przeprowadza działająca w imieniu zamawiającego komisja ds. zamówień powołana przez Zarząd. 3. Ogłoszenia w spawie udzielenia zamówienia oraz inne informacje podlegające upublicznieniu, jak również pisma kierowane do wykonawców wymagają akceptacji Zarządu. 4. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 5. Terminy w prowadzonym postępowaniu, w tym termin składania ofert, wyznaczane są przez zamawiającego w sposób gwarantujący prawidłowe wykonanie wymaganych czynności, w szczególności opracowanie oferty z należytą starannością, jak również udzielenie i wykonanie zamówienia w zaplanowanym przez zamawiającego terminie. 6. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 7. Przedmiot zamówienia, zamawiający opisuje w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, w szczególności na cenę ofertową. 8. Oferty otwierane są komisyjnie w miejscu i terminie wyznaczonym przez zamawiającego. 9. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę, wybranemu zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu. 3

4 10. Zamawiający zobowiązany jest przekazać Wykonawcy informację w brzmieniu:,,postępowanie jest prowadzone zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień sektorowych na dostawy, usługi i roboty budowlane w MPWiK Spółka z o.o. we Włocławku,, w prowadzonym postępowaniu nie obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami). Tryb przekazania informacji określa Regulamin Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, 2. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. 3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, z wyłączeniem ofert zamawiający i wykonawcy mogą przekazywać, zgodnie z dyspozycją zamawiającego, faksem lub drogą elektroniczną. 4. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują dokumenty lub informacje, o których mowa w ust. 3, faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 5. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu wskazanego przez zamawiającego. Rozdział 3 Wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego 5 1. Postępowania o udzielenie zamówienia wszczyna się na podstawie zatwierdzonego przez Zarząd wniosku w sprawie udzielenia zamówienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 2. Wniosek o udzielenie zamówienia zgłasza w formie pisemnej kierownik działu lub pracownik na stanowisku samodzielnym, odpowiadający za ten obszar działalności MPWiK, do wykonywania którego niezbędne jest udzielenie zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane. Wniosek zawiera w szczególności: wskazanie przedmiotu zamówienia, wskazanie terminu wykonania zamówienia, propozycję trybu udzielenia zamówienia, uzasadnienie wyboru trybu udzielenia zamówienia, szacunek wartości zamówienia, dokonany przez wnioskującego z należytą starannością, propozycję kryteriów wyboru oferty. 3. Wartość zamówienia szacuje się: a. na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego albo kalkulacji własnej sporządzonej w oparciu o dotychczas ponoszone rzeczywiste koszty inwestycji i informacje uzyskane z rynku, b. na dostawy i usługi - przy pomocy dostępnych (publikowanych) cenników, oszacowania, badania rynku itp., 4

5 c. na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo - na podstawie łącznej wartości zamówień tego samego rodzaju, których zamierza się udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. 4. Szacunek wartości zamówienia wymaga precyzyjnego wskazania we wniosku metodologii wyliczenia lub przyjęcia wartości, a w przypadku gdy są to opracowania, np. kosztorys inwestorski należy wskazać autora i datę opracowania, jak również datę, autora i zakres ewentualnych korekt. Wycena robót budowlanych winna być dokonana nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o udzielenie zamówienia. 5. Wniosek o udzielenie zamówienia podlega: uzupełnieniu przez NA o informację odnośnie stopnia wykonania budżetu stanowiącego źródło finansowania kosztów związanych z realizacją zamówienia lub informację odnośnie stopnia wykonania planu nakładów inwestycyjnych, stanowiących podstawę finansowania zamówienia, uzupełnieniu przez GK o informację o zdolności do terminowego uregulowania należności wykonawcy wg szacunkowej wartości zamówienia, weryfikacji przez NZ w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami i Regulaminem, uzupełnieniu przez NZ o propozycję składu komisji. 6. Wniosek sporządzany jest w jednym egzemplarzu. Po uzyskaniu akceptacji Zarządu przekazywany jest celem nadania biegu sprawie do NZ, który informuje pracowników o powołaniu do składu Komisji i zwołuje pierwsze posiedzenie Komisji ds. zamówień. Rozdział 4 Tryby udzielania zamówień, zasady i przesłanki ich stosowania 6 1. Postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadza się w jednym z niżej wymienionych trybów: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, zapytanie o cenę, zamówienie z wolnej ręki. 2. Zamówienie na roboty budowlane udzielane jest z zastrzeżeniem ust. 3 i 14, w trybie przetargu nieograniczonego, lub w trybie przetargu ograniczonego. 3. W przypadku, gdy nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych robót budowlanych, usług lub dostaw w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego zastosowanie mają negocjacje z ogłoszeniem lub negocjacje bez ogłoszenia. 4. Przetarg nieograniczony to tryb udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane nie wymagający uzasadnienia wyboru trybu we wniosku o udzielenie zamówienia, o którym mowa w 5 ust. 2. Pozostałe tryby wymagają uzasadnienia w oparciu o przesłanki wskazane w Regulaminie. 5. W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia przy pomocy dokumentacji technicznej, w szczególności dokumentacji 5

6 projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, a postawą wyliczenia przez wykonawcę ceny ofertowej jest tzw.,,ślepy kosztorys udostępniony wykonawcy przez zamawiającego. 6. W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalnoużytkowego. 7. Dopuszcza się opis robót budowlanych w sposób inny niż wskazany w ust. 5 i 6, jednakże pod warunkiem, że roboty te będą określone w sposób precyzyjny i jednoznaczny, gwarantujący porównywalność cen ofertowych lub tożsamość zakresu przedmiotu zamówienia w rozumieniu zamawiającego i wykonawcy w trybie z wolnej ręki Ogłoszenie o postępowaniu, wymagane w trybie przetargu nieograniczonego i w trybie negocjacji z ogłoszeniem, umieszcza się na stronie internetowej Spółki. 2. W przypadku, gdy ze względu na charakter zamówienia, w celu zapewnienia właściwej konkurencyjności postępowania wskazana jest dywersyfikacja informacji, ogłoszenie o wszczęciu postępowania w sprawie zamówienia dodatkowo umieszcza się w prasie lokalnej lub w prasie o dostępie ogólnokrajowym Przetarg nieograniczony to tryb udzielenia zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. 2. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zawiera w szczególności: a. nazwę i adres zamawiającego, b. określenie przedmiotu zamówienia, c. określenie trybu zamówienia, d. określenie czasu i miejsca składania i otwarcia ofert, e. informację, o której mowa w 3 ust. 10, f. adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja warunków zamówienia, g. opis warunków udziału w postępowaniu lub sposobu udostępnienia tych warunków. 3. Specyfikacja warunków zamówienia zamieszczana jest na stronie internetowej zamawiającego w dniu publikacji ogłoszenia o przetargu. 4. Specyfikacja warunków zamówienia zawiera co najmniej: a. nazwę i adres zamawiającego, b. określenie trybu zamówienia, c. opis przedmiotu zamówienia, d. informację o możliwości składania ofert częściowych, e. warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków, f. wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, g. informację o sposobie porozumiewania się wykonawcy z zamawiającym, h. wskazanie osób uprawnionych do kontaktów z wykonawcami, i. wymagania dotyczące wadium oraz należytego zabezpieczenia umowy, o ile zamawiający żąda ich wniesienia, j. termin związania z ofertą, 6

7 k. miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert, jak również sposób opisania koperty z ofertą zapewniający jej nienaruszalność do czasu komisyjnego otwarcia, opis kryteriów oceny ofert, l. istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy lub wzór umowy, m. informację, o której mowa w 3 ust Przyjmuje się jako zasadę, że jedyną formą udostępnienia specyfikacji warunków zamówienia jest strona internetowa zamawiającego. 6. Dopuszcza się przypadki udostępniania wykonawcom dokumentacji technicznej, w szczególności projektów budowlanych, w siedzibie zamawiającego. 7. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia. Zamawiający niezwłocznie udziela wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie treści warunków wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 5 dni przed terminem składania ofert. 8. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający publikuje na stronie internetowej. 9. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść ogłoszenia i specyfikacji warunków zamówienia, o ile w treści ogłoszenia i specyfikacji warunków zamówienia została umieszczona informacja o możliwości dokonania zmian W przetargu nieograniczonym wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 3. Zapisy Regulaminu dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców występujących wspólnie. 4. Jeżeli oferta wykonawców, o których mowa w ust. 1, została wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia, umowy regulującej współpracę tych wykonawców. 5. W przypadku gdy cena oferty najkorzystniejszej jest wyższa od kwoty na którą oszacowano wartość zamówienia, dopuszcza się możliwość przeprowadzenia negocjacji cenowych z Wykonawcą, którego ofertę wskazano jako najkorzystniejszą. Dotyczy to również postępowań prowadzonych w trybie przetargu ograniczonego Przetarg ograniczony, to tryb udzielenia zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane, w którym oferty składają zaproszeni przez zamawiającego wykonawcy, w liczbie nie mniejszej niż trzech. Przetarg ograniczony przeprowadza się w przypadku, gdy zamawiający wykazuje się dobrym rozeznaniem rynku i wg wiedzy zamawiającego, występujący na rynku wykonawcy zaproszeni do udziału w postępowaniu, zapewniają rzetelne wykonanie przedmiotu zamówienia. 2. W zaproszeniu do składania ofert w przetargu ograniczonym przedstawia się specyfikację warunków zamówienia, zawierającą elementy wskazane w 8 ust. 4, z zastrzeżeniem ust. 3 i Dopuszcza się odstąpienie od wymogu stawiania warunków udziału w postępowaniu w przypadku, gdy zaproszenie wysyła się do wykonawców sprawdzonych w dotychczasowej współpracy z zamawiającym, tj. takich, którzy wykonywali na rzecz zamawiającego dostawy, usługi lub roboty budowlane w sposób należyty, nie budzący żadnych zastrzeżeń. 7

8 4. W prowadzonym postępowaniu zastosowanie mają zapisy Regulaminu zawarte w 8 ust. 6-9, z takim zastrzeżeniem, że zapytania i wyjaśnienia dotyczące specyfikacji warunków zamówienia oraz informacja o modyfikacji specyfikacji nie są publikowane na stronie internetowej zamawiającego, lecz są przesyłane biorącym udział w postępowaniu wykonawcom. 5. W przypadku postępowań o szacunkowej wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości 14 tyś dopuszcza się możliwość składania ofert w wersji elektronicznej ( ). Decyzja w tej sprawie podejmowana jest przez Zarząd i wymaga udokumentowania na wniosku, o którym mowa w 5 ust Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych nie zawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert. 2. Ogłoszenie o negocjacjach z ogłoszeniem zawiera co najmniej: a. nazwę i adres zamawiającego, b. określenie przedmiotu zamówienia, c. określenie trybu zamówienia, d. określenie czasu i miejsca składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, e. informację, o której mowa w 3 ust. 10, f. adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja warunków zamówienia, g. opis warunków udziału w postępowaniu lub sposobu udostępnienia tych warunków. 3. Zapisy Regulaminu 8 ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio, przy czym opis przedmiotu zamówienia podlega doprecyzowaniu w trakcie prowadzonych na późniejszym etapie postępowania negocjacji. Dodatkowo w specyfikacji, umieszcza się zastrzeżenie, że informacje wskazane w punkcie j, k), l) i m) mogą ulec zmianie. Ponadto zamiast terminu składania i otwarcia ofert wskazuje się w specyfikacji termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 4. Na podstawie złożonych wniosków, w trakcie prowadzonego postępowania weryfikacyjnego, zamawiający dopuszcza do negocjacji wybranych wykonawców w liczbie nie mniejszej niż trzech. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadniania wyboru wykonawcom. 5. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji z jednym wykonawcą w przypadku braku zainteresowania udziałem w postępowaniu ze strony wykonawców. 6. Po przeprowadzonych negocjacjach zamawiający zaprasza wykonawców do złożenia oferty ostatecznej. 7. Zaproszenie do złożenia ostatecznej oferty zawiera w szczególności: a. odwołanie do prowadzonego postępowania, b. wskazanie ostateczności oferty, c. doprecyzowanie przedmiotu zamówienia w stopniu warunkującym porównywalność ofert, d. wymagania dotyczące wadium oraz należytego zabezpieczenia umowy, o ile zamawiający żąda ich wniesienia, e. miejsce i termin złożenia ostatecznej oferty, jak również sposób opisu oferty gwarantujący jej nienaruszalność do czasu komisyjnego otwarcia, f. termin związania z ofertą, g. opis kryteriów oceny ofert, h. istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy lub wzór umowy, 8

9 12 1. Negocjacje bez ogłoszenia przeprowadza się w przypadku, gdy zachodzą przesłanki właściwe dla przetargu ograniczonego, wskazane w 10 ust. 1 oraz zachodzi okoliczność wskazana w 6 ust. 3. W trybie negocjacje bez ogłoszenia zamawiający zaprasza do udziału w postępowaniu minimum 3 wykonawców i negocjuje z nimi warunki umowy, jak również w wyniku prowadzonych rozmów doprecyzowuje przedmiot zamówienia. 2. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji z mniej niż trzema wykonawcami w przypadku braku zainteresowania udziałem w postępowaniu ze strony zaproszonych wykonawców lub w przypadku gdy ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia na rynku występuje jedynie dwóch wykonawców mogących je wykonać. 3. Zapisy 11 Regulaminu stosuje się odpowiednio Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie minimum trzech wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. 2. W postępowaniu w trybie zapytanie o cenę zastosowanie mają uregulowania właściwe dla przetargu ograniczonego, z takim zastrzeżeniem, że jedynym kryterium wyboru oferty jest cena. 14 Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: a. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w szczególności z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z innych przepisów, b. ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, c. w prowadzonych kolejno dwóch postępowaniach przetargowych o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego, nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w sposób istotny zmienione, d. w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: 9

10 z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego, przy czym udzielenie tych zamówień powinno odpowiadać postanowieniom 40 Regulaminu, e. w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego, f. w przypadku udzielania na okres nie dłuższy niż jeden rok kolejnego zamówienia dotychczasowemu wykonawcy wyłonionemu w trybie przetargowym, następującego nie później niż w ciągu roku od udzielenia zamówienia uprzedniego, jeżeli dostawy lub usługi obejmują ten sam rodzaj zamówienia, a zaproponowane przez Wykonawcę warunki, w tym ceny, nie są gorsze od dotychczasowych, g. w związku z trwającymi przez bardzo krótki okres szczególnie korzystnymi okolicznościami możliwe jest udzielenie zamówienia po cenie znacząco niższej od cen rynkowych, h. inna, wyżej nie wymieniona, o ile zamówienie z wolnej ręki jest trybem zapewniającym największą korzyść zamawiającemu, a wnioskujący o udzielenie zamówienia, o którym mowa w 5 ust. 2, wykaże to we wniosku. Rozdział 5 Wymagania stawiane wykonawcom 15 Do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16,poz. 93 ze zmianami). 16 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: a. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, c. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, d. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie niniejszego regulaminu Zamawiający może żądać od wykonawcy dokumentów potwierdzających: 10

11 a. spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w 16, b. spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. 2. Na żądanie zamawiającego wykonawca składa wraz z ofertą (lub z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dodatkowo dokumentów potwierdzających ich spełnianie, również te dokumenty. 3. Wykaz dokumentów wymaganych od wykonawcy określa komisja ds. zamówień. 4. Zamawiający może żądać od wykonawcy wszelkich oświadczeń i dokumentów, które pozwolą na dokonanie oceny wiarygodności złożonej oferty oraz ocenę wiarygodności finansowej wykonawcy. 5. Wszelkie koszty związane z uzyskaniem dokumentów wymaganych przez zamawiającego ponosi wykonawca. 6. Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 7. Zamawiający wzywa także wykonawców, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów, o których mowa w ust Zamawiający może żądać od wykonawcy wniesienia wadium. Wysokość wadium, warunki jego wniesienia i zwrotu określa dokumentacja postępowania w sprawie udzielenia zamówienia (specyfikacja warunków zamówienia, zaproszenie do składania ofert), z uwzględnieniem postanowień Zamawiający może żądać od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wysokość kwoty zabezpieczenia, warunki jego wniesienia i zwrotu określa dokumentacja postępowania w sprawie udzielenia zamówienia (specyfikacja warunków zamówienia, zaproszenie do składania ofert), z uwzględnieniem postanowień 20 i Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. 2. Zamawiający określa kwotę wadium w granicach od 0,5 % do 3 % wartości zamówienia. 3. Jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, określa kwotę wadium dla każdej z części. Postanowienia ust. 2 stosuje się odpowiednio. 4. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: a. pieniądzu, b. poręczeniach bankowych, c. gwarancjach bankowych, d. gwarancjach ubezpieczeniowych. 5. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. 6. Wadium wniesione w pieniądzu zamawiający przechowuje na rachunku bankowym. 11

12 7. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli: a. upłynął termin związania ofertą, b. zawarto umowę w sprawie zamówienia i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy, c. zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia. 8. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy: a. który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert, b. który został wykluczony z postępowania, c. którego oferta została odrzucona. 9. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. 10. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: a. odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie, b. nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, c. zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy Zamawiający może żądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zwanego dalej "zabezpieczeniem", jeżeli zastrzegł to w dokumentacji, o której mowa w 8 ust Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Jeżeli wykonawca jest jednocześnie gwarantem, zabezpieczenie służy także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości. 3. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach: a. pieniądzu, b. poręczeniach bankowych, c. gwarancjach bankowych, d. gwarancjach ubezpieczeniowych. 4. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. 5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia. 6. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy. 7. W trakcie realizacji umowy wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w ust Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości. 12

13 21 1. Wysokość zabezpieczenia ustala się w stosunku procentowym do ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe. 2. Zabezpieczenie ustala się w wysokości od 2 % do 10 % ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy. 3. Jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, zabezpieczenie, za zgodą zamawiającego, może być tworzone przez potrącenia z należności za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w dniu zawarcia umowy wykonawca jest obowiązany wnieść co najmniej 30 % kwoty zabezpieczenia. 5. Zamawiający wpłaca kwoty potrącane na rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktury. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później niż do połowy okresu, na który została zawarta umowa. 7. Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. 8. Kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji jakości nie może przekraczać 30 % wysokości zabezpieczenia. 9. Kwota, o której mowa w ust. 8, jest zwracana nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji jakości Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: a. wykonawców, z którymi zamawiający rozwiązał umowę lub którym wypowiedział umowę w sprawie zamówienia albo odstąpił od umowy w sprawie zamówienia, której stroną był ten wykonawca, z powodu okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie umowy lub wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, a wartość niezrealizowanego zamówienia wyniosła co najmniej 5% wartości umowy, b. wykonawców, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania, c. wykonawców, którzy nie złożyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, w przypadku gdy zamawiający żądał ich złożenia, d. wykonawców, którzy nie wnieśli wymaganego przez zamawiającego wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą, lub nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą. 2. Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawcę o wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 13

14 Rozdział 6 Komisja ds. zamówień, prawa i obowiązki jej członków Komisja ds. zamówień, zwana w dalszej części rozdziału komisją, jest zespołem pomocniczym Zarządu, powołanym do: - przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia, w tym opracowania specyfikacji warunków zamówienia, - oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, - badania i oceny ofert. 2. Komisja zobowiązana jest również do weryfikacji kryteriów oceny ofert, zaproponowanych we wniosku w sprawie udzielenia zamówienia, o których mowa w 5 ust. 2 pod kątem zapewnienia przez te kryteria takiego wyboru, który w przyszłości, t.j. po zrealizowaniu zamówienia, da najkorzystniejszy bilans ceny, innych kosztów oraz czynników istotnych w okresie eksploatowania przedmiotu zamówienia. 3. Skład komisji określa Zarząd. 4. Komisja składa się z co najmniej 3 osób, w tym: przewodniczącego, kierownika działu (bądź wskazanego przez niego pracownika) lub pracownika na samodzielnym stanowisku, wnioskującego, zgodnie z 5 ust.2, o udzielenie zamówienia, sekretarza. 5. Przewodniczącym komisji jest NZ, w przypadku jego nieobecności uniemożliwiającej terminowe przeprowadzenie postępowania, Zarząd na wniosek sekretarza wyznacza innego przewodniczącego i w miarę potrzeby uzupełnia skład komisji. 6. W przypadku, gdy w negocjacjach, właściwych dla trybów: negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, wolna ręka, oprócz komisji udział bierze również Zarząd lub członek Zarządu, negocjacjom przewodniczy odpowiednio Prezes Zarządu lub członek Zarządu. 7. Komisja rozpoczyna działalność z dniem jej powołania, a kończy po podpisaniu umowy w sprawie udzielenia zamówienia, bądź unieważnieniu postępowania. 8. Do podjęcia skutecznych decyzji przez komisję ds. zamówień wymagana jest obecność większości powołanych jej członków, w tym przewodniczącego. 9. Do udzielania wyjaśnień i informowania o pracach komisji przetargowej uprawniony jest jedynie przewodniczący komisji ds. zamówień. 10. Członkowie komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 1. W przypadku, gdy po otwarciu ofert okaże się, że w stosunku do członka komisji zachodzi jedna z następujących przesłanek: 24 a. członek komisji ubiega się o udzielenie tego zamówienia; b. członek komisji pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z 14

15 wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; c. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia członek komisji pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub był członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawcy ubiegającego się o udzielenie zamówienia; d. członek komisji pozostaje z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tej osoby; e. członek komisji został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, członek komisji zobowiązany jest poinformować o tym przewodniczącego komisji i złożyć stosowne oświadczenie. 2. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Zarząd na wniosek przewodniczącego lub sekretarza. 3. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez członka komisji podlegającego wyłączeniu po powzięciu przez niego wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 1, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 4. Wyłączenie członka komisji może nastąpić również z przyczyn losowych, z zachowaniem trybu wyłączenia określonego w ust. 2 i Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiedzy specjalistycznej, wykraczającej poza kompetencje komisji, na wniosek przewodniczącego za zgodą Zarządu powoływani są biegli Członkowie komisji mają prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach komisji. 2. Członkowie komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych. 3. Członkowie komisji nie mogą, bez zgody przewodniczącego komisji, ujawniać żadnych informacji związanych z pracami komisji, w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert. 4. Członkowie komisji mają prawo zgłoszenia w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń dotyczących prac komisji, do przewodniczącego komisji lub do Zarządu. 1. Pracami komisji kieruje jej przewodniczący Do zadań przewodniczącego należy w szczególności: a. wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, 15

16 b. przygotowywanie we współpracy z członkami komisji i przedkładanie do podpisu Zarządowi dokumentacji związanej z prowadzonym postępowaniem, w szczególności ogłoszeń, specyfikacji warunków zamówienia, zaproszeń do udziału w postępowaniu, zaproszeń do składania ofert, zaproszeń do negocjacji, wezwań do uzupełnienia dokumentacji ofertowej, powiadomień o wynikach postępowania, c. zebranie oświadczeń od członków komisji w zakresie określonym 24 ust.1 niniejszego Regulaminu i włączenie ich do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, d. dokonywanie podziału między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym z określeniem indywidualnej odpowiedzialności poszczególnych członków komisji, e. informowanie Zarządu o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia, f. prowadzenie negocjacji w trybie negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia i wolna ręka, g. dokonywanie oceny ofert oraz przedstawianie wyników oceny dokonanej przez komisję Zarządowi, h. wnioskowanie do Zarządu o powołanie biegłych (rzeczoznawców), jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiedzy specjalistycznej, i. gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, z wyłączeniem dokumentacji technicznej. 27 Do obowiązków członka komisji będącego kierownikiem działu (bądź wskazanym przez niego pracownikiem) lub pracownikiem na samodzielnym stanowisku, którzy złożyli wniosek o udzielenie zamówienia w trybie 5 ust.2, należy w szczególności: a. zgromadzenie lub przygotowanie dokumentów stanowiących jednoznaczny, precyzyjny i wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia, który umożliwi porównywalność składanych ofert; b. w zakresie zleconym przez przewodniczącego, opracowywanie projektów innych dokumentów przygotowywanych przez komisję; c. ocena ofert; d. udział w negocjacjach właściwych dla trybu negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia i wolna ręka, w tym uzyskiwanie od wykonawców informacji wymaganych do doprecyzowania opisu przedmiotu zamówienia; e. przechowywanie i archiwizowanie, po zakończeniu postępowania, dokumentacji technicznej stanowiącej opis przedmiotu zamówienia w odniesieniu do robót budowlanych. 28 Do obowiązków sekretarza komisji należy w szczególności: a. w zakresie zleconym przez przewodniczącego dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję, w tym protokołowanie negocjacji z wykonawcami, b. w zakresie zleconym przez przewodniczącego, opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję, c. ocena ofert, d. udział w negocjacjach. 16

17 Rozdział 7 Wybór najkorzystniejszej oferty Miejsce oraz nieprzekraczalny termin składania ofert określa dokumentacja postępowania w sprawie udzielenia zamówienia. 2. Oferty, przygotowane i opisane w sposób określony w specyfikacji warunków zamówienia, w terminie, o którym mowa w ust. 1,wpływają do siedziby Spółki, gdzie są rejestrowane na zasadach określonych w Instrukcji w sprawie zasad i trybu przyjmowania, rejestrowania i wydawania ofert w postępowaniach o zamówienie publiczne. 3. Niezwłocznie po upływie terminu składania ofert - sekretarz komisji ds. zamówień lub inny członek komisji wskazany przez przewodniczącego komisji, pobiera z Biura Spółki oferty złożone na dane postępowanie, sprawdzając nienaruszalność ich opakowania. 4. Od momentu pobrania ofert, o którym mowa w ust. 3, pełna odpowiedzialność za ich nienaruszalność przechodzi na komisję. 5. W sprawach nie uregulowanych w niniejszym stosuje się Instrukcję o której mowa w ust Otwarcie ofert komisja ds. zamówień przeprowadza w miejscu i terminie określonym w specyfikacji warunków zamówienia. 2. Wszystkie czynności otwarcia ofert muszą być zrealizowane w trakcie jednego, nieprzerwanego posiedzenia komisji Rozpoczynając otwarcie ofert, przewodniczący komisji: a. przedstawia obecnym na otwarciu ofert członków komisji, b. składa krótką informację o postępowaniu, w szczególności o przedmiocie zamówienia, kwocie, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, trybie postępowania oraz miejscu i dacie publikacji ogłoszenia lub wystosowania zaproszenia do składania oferty, c. informuje o liczbie złożonych ofert i ilości ofert złożonych po terminie wyznaczonym na składanie ofert. 2. Przed otwarciem każdej z ofert przewodniczący komisji okazuje zebranym nienaruszone opakowanie (kopertę) zawierające ofertę. 3. Po otwarciu każdej oferty wg kolejności wpływu przewodniczący komisji odczytuje, a sekretarz komisji dokonuje wpisu w druku zbiorczego zestawienia ofert: a. nazwy (firmy) i adresu (siedziby) wykonawców, b. ceny, oraz innych kryteriów podlegających ocenie, jeżeli zostały określone w Specyfikacji warunków zamówienia.. 4. Przed zamknięciem jawnej części publicznego otwarcia ofert przewodniczący może poinformować zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i opublikowania ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty w siedzibie zamawiającego. 17

18 32 1. Członkowie komisji oceniają poprzez weryfikację wszystkich ofert, z zastrzeżeniem 34, czy wszyscy wykonawcy, którzy złożyli oferty w wyznaczonym terminie, spełniają wymagane warunki podmiotowe, określone odpowiednio w dokumentacji przetargowej. 2. Oceny, o której mowa w ust.1, komisja przetargowa dokonuje na podstawie treści złożonych oświadczeń oraz dokumentów potwierdzających ich prawdziwość. 3. Zamawiający może żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie, uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Nieuzupełnienie dokumentów we wskazanym terminie skutkuje wykluczeniem wykonawcy z postępowania. 4. Zamawiający poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę. 5. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców tylko w przypadkach określonych w dokumentacji przetargowej. 6. Ofertę wykonawcy, który został wykluczony z postępowania, uznaje się za odrzuconą. 7. W celu niezwłocznego zawiadomienia wykonawcy o wykluczeniu z postępowania, komisja przetargowa opracowuje i przedkłada do podpisu Zarządowi stosowne pismo, zawierające uzasadnienie faktyczne Oferty złożone w terminie przez wykonawców nie podlegających wykluczeniu z postępowania podlegają ocenie pod kątem spełniania warunków odnoszących się do przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę w przypadkach określonych w dokumentacji przetargowej. 3. W celu niezwłocznego zawiadomienia wykonawcy o odrzuceniu oferty komisja przetargowa opracowuje i przedkłada do podpisu Zarządowi stosowne pismo, zawierające uzasadnienie faktyczne Przewodniczący komisji przedstawia Zarządowi propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia. 2. Przy zastosowaniu kryteriów wyboru oferty opisanych wzorami sporządza się zbiorcze zestawienie oceny ofert. 3. W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki przewodniczący komisji przedstawia Zarządowi wynik prowadzonych negocjacji, przedstawiając protokół z negocjacji. 4. Zarząd dokonuje wyboru wykonawcy lub poprzez zatwierdzenie przedstawionej dokumentacji (indywidualnej oceny ofert, zestawienia zbiorczego, protokołu z negocjacji) Komisja niezwłocznie przygotowuje i przedkłada do podpisu Zarządowi informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, przeznaczoną dla wszystkich wykonawców biorących udział 18

19 w postępowaniu o zamówienie, wskazując imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres(siedzibę) tego wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz cenę. 2. Ogłoszenie zawierające informacje, o których mowa w ust. 1, przewodniczący komisji wysyła do uczestników postępowania oraz w przypadku przetargu nieograniczonego podejmuje działania mające na celu zamieszczenie informacji na stronie internetowej zamawiającego. 3. Informacja przesłana do wykonawcy, którego ofertę wybrano, zawiera poza danymi, o których mowa w ust. 1, określenie miejsca i terminu zawarcia umowy. 36 Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera tę spośród pozostałych ofert, która była najkorzystniejsza, chyba że upłynął termin związania ofertą, a wykonawca nie wyraził zgody na jego przedłużenie Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: a. nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu, b. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć, d. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia. 2. W celu zawiadomienia o unieważnieniu postępowania bez wyboru oferty Komisja przetargowa opracowuje i przedkłada do podpisu zarządowi stosowne pismo kierowane do wykonawców, podając uzasadnienie faktyczne. Rozdział 8 Dokumentowanie postępowań Podczas prowadzenia postępowania o udzielenia zamówienia w komisji ds. zamówień sporządzany jest protokół postępowania, który zawiera co najmniej: a. opis przedmiotu zamówienia, b. informację o trybie udzielenia zamówienia, c. dla trybów: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia - indywidualną ocenę ofert lub zestawienie zbiorcze, o których mowa w 34, d. dla trybu zamówienie z wolnej ręki - protokół z negocjacji, e. decyzję Zarządu w sprawie wyboru wykonawcy. 2. Oferty, protokoły z negocjacji prowadzonych w trybie innym niż wolna ręka, opinie biegłych (rzeczoznawców), wszelkie oświadczenia, zawiadomienia, wnioski oraz inne dokumenty 19

20 i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia stanowią załączniki do protokołu. 3. Protokół wraz z załącznikami - z zastrzeżeniem ust. 4 - jest jawny, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a wykonawca, składając ofertę, zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą być one udostępnione innym uczestnikom postępowania. 4. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowania po upływie terminu ich składania. 5. Na pisemny wniosek wykonawcy biorącego udział w postępowaniu komisja udostępnia dokumenty, o których mowa w ust Udostępnienia dokumentów, o którym mowa w ust. 5, dokonuje się wyłącznie: a. w siedzibie Spółki w dniach i godzinach pracy zamawiającego, b. w obecności przewodniczącego komisji lub członka komisji wyznaczonego przez przewodniczącego. 7. Z udostępnienia dokumentów, o którym mowa w ust. 6, osoba udostępniająca sporządza notatkę i włącza ją do dokumentacji postępowania. 8. Dokumentację przetargową oraz protokół postępowania wraz z załącznikami w sposób gwarantujący ich nienaruszalność przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia przechowuje NZ. Rozdział 9 Umowy w sprawie zamówień Do umów w sprawach zamówień stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zmianami). 2. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszczalna jest zmiana sposobu spełnienia świadczenia przed zawarciem umowy na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili wyboru najkorzystniejszej oferty lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego, a wykonawca wyrazi na nią zgodę. Zmiany sposobu spełnienia świadczenia nie mogą dotyczyć zobowiązań wykonawcy zawartych w ofercie, które były oceniane w toku postępowania. 4. Zakazuje się wprowadzania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której wyłoniono wykonawcę, chyba że: konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zmiany te są korzystne dla zamawiającego, zamawiający przewidział możliwość dokonania takich zmian w ogłoszeniu w specyfikacji warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. 5. Projekty umów i aneksów do umów są parafowane przez kierownika działu właściwego dla realizowanego zamówienia i radcę prawnego. 20