Regulamin. przeprowadzania kontroli zarządczej. w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej. w Lubaniu

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 31 /2015 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu z dnia 1 czerwiec 2015r Regulamin przeprowadzania kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lubaniu

2 I. Zasady ogólne 1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zadań wykonywania kontroli zarządczej jako instrumentu zarządzania MOPS w Lubaniu. 2. Użyte w regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie: 1) MOPS, jednostka- oznacza Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubaniu, 2) kontrola - jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym w przepisach prawa, w normach technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania oraz sformułowania wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie pracy jednostki, 3) kontrola zarządcza - stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, 4) informacja zarządcza - to taka informacja słowna lub pisemna, która ma wpływ na proces podejmowania decyzji. Można tą decyzją powodować, wymuszać lub modyfikować. Nie dotyczy tylko spraw finansowych, ale swym zakresem obejmuje całokształt pracy jednostki, 5) procedura - oznacza wprowadzenie przez Dyrektora MOPS w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych dla pracowników takich wytycznych postępowania, aby było zgodne nie tylko z obowiązującymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli. Procedury obowiązujące w jednostce nazywa się procedurami kontroli i należy je rozumieć dwojako, że: a) jest to wprowadzony przez Dyrektora MOPS w obowiązujących zarządzeniach, instrukcjach, procedurach lub regulaminach sposób realizacji określonych zadań, stanowiących dla pracowników wytyczne postępowania, a dla osób kontrolujących, procedurę kontroli. Należą do nich w szczególności: zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, instrukcja magazynowa, instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę finansową obejmujące instrukcję obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych oraz zasady ( polityki) rachunkowości w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lubaniu, zarządzenie w sprawie wyodrębnienia oraz ustalenia planu kont na realizację Programu Rewitalizacji Społecznej pn Program Rewitalizacja Społeczna- Śródmieścia miasta Lubań Działanie 1.2 wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej Piorytet I zatrudnienie i integracja społeczna Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego, Zarządzenie w sprawie wyodrębnienia ewidencji księgowej oraz ustalenia planu kont dla projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego

3 Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki o nazwie Mam szansę być aktywnym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, instrukcja postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, instrukcja kasowa. regulamin organizacyjny, regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin naboru na wolne stanowiska, regulamin okresowej oceny pracowników, szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej, zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej euro, ewidencji i sporządzania sprawozdań w sprawie wydatków strukturalnych, polityka bezpieczeństwa oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym. b) jest to wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego w zakresie celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania - sprawdzenie pod względem merytorycznym, poprzez przyjęcie mienia na stan jednostki, sprawdzenie dowodu pod względem formalno - rachunkowym, dokonanie kontroli przez księgowego do zatwierdzenia wypłaty przez Dyrektora MOPS lub osobę przez nią upoważnioną, 6) procedury finansowe - są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń, 7) ryzyko - jest to prawdopodobieństwo, że wystąpi określone zdarzenie, działanie lub brak działania i może niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie założonego celu (zadania). Jego skutkiem, oprócz zagrożenia realizacji założonego celu, może być również szkoda w majątku lub wizerunku jednostki albo utrata szansy tzn. osiągnięcia mniej niż to było możliwe, 8) analiza ryzyka - jest to proces, w którym identyfikuje się ryzyko i dokonuje jego oceny pod kątem możliwości wystąpienia, 9) zarządzanie ryzykiem - są to metody i działania zmierzające do obniżenia ryzyka do akceptowalnego poziomu, obejmuje identyfikację i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie), 10) obszar ryzyka - każdy obszar działania jednostki (zadanie, proces, zagadnienie, problem itp.), w którym może zaistnieć ryzyko. 3. Kontrola zarządcza w MOPS jest ogółem działań podejmowanych dla realizacji wyznaczonych celów i zadań jednostki wynikających z jej statutu, przyjętego w każdym roku budżetowym planu wydatków, z wieloletniego planu finansowego w sposób zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi, w tym uchwałami Rady Miasta Lubań, zarządzeniami Burmistrza Miasta Lubań i zarządzeniami Dyrektora MOPS oraz w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. 4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań,

4 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 5. Kontrola zarządcza powinna być: 1) adekwatna - czyli zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej. Zasady kontroli powinny być tak skonstruowane, aby ich prawidłowe stosowanie zabezpieczyło jednostkę przed danym ryzykiem, 2) skuteczna - to znaczy, że postępowanie kontrolne zakończyć się powinno wydaniem zaleceń, bądź wniosków pokontrolnych, 3) efektywna - to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiągnięcie przez jednostkę założonych celów. Kontrola zarządcza powinna ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów. 6. Podstawowe funkcje kontroli zarządczej: 1) sprawdzanie, czy wydatki publiczne są dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, 2) porównanie stopnia realizacji podjętych celów i zadań z przyjętymi założeniami, 3) ocena prawidłowości pracy. 7. Podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej określają standardy kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych, które stanowią uporządkowany zbiór wskazówek do jej tworzenia, oceny i doskonalenia. 8. Standardy zawarte zostały w poszczególnych elementach kontroli zarządczej: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitorowanie i ocena.

5 II. Standardy kontroli zarządczej A. Środowisko wewnętrzne. 1. Przestrzeganie wartości etycznych Pracowników zatrudnionych w MOPS obowiązuje zbiór zasad moralnych, obyczajowych i zawodowych zawartych w Kodeksie Etyki pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu określony w Zarządzeniu Dyrektora MOPS. 2. Kompetencje zawodowe 1) proces zatrudniania w MOPS zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko określa Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora MOPS. ; 2) w celu posiadania przez pracowników zatrudnionych w jednostce odpowiedniej wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalającego skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania zapewnia się rozwój kompetencji zawodowych przez udział w szkoleniach i seminariach tematycznych oraz możliwość podnoszenia kwalifikacji oraz nabywania wiedzy w wyższych szkołach; 3) pracownicy MOPS, zgodnie z Regulaminem przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym podlegają okresowej ocenie. 3. Struktura organizacyjna. 1) struktura organizacyjna MOPS jest adekwatna do wielkości jednostki i charakteru jej działalności, 2) struktura organizacyjna i schemat organizacyjny MOPS przyjęty Zarządzeniem Burmistrza Miasta Lubań są dostosowane do aktualnych celów i zadań jednostki, 3) Dyrektor MOPS ocenia okresowo strukturę organizacyjną i podejmuje działania w celu dostosowania jej do zmieniających się warunków, 4) każdy pracownik zatrudniony w MOPS posiada, w aktach osobowych, aktualny, w formie pisemnej, zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. 4. Delegowanie uprawnień. 1) w jednostce istnieje możliwość delegowania uprawnień poszczególnym pracownikom, 2) zakres uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego, 3) delegowane mogą być uprawnienia o bieżącym charakterze, 4) przyjęcie przez pracownika delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone jego podpisem i wpięte do akt osobowych.

6 B. Cele i zarządzanie ryzykiem. 1. Misja Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu została określona w Zarządzeniu Dyrektora w następującym brzmieniu: Systemowe podejście do rozwiązania problemów społecznych w celu przeciwdziałania marginalizacji i wykluczeniu społecznemu oraz zapewnienia bezpieczeństwa socjalnego i pełnego uczestnictwa w życiu społecznym. 2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji. Cele i zadania MOPS zostały określone w Statucie nadanym Uchwałą nr LII/303/2010 Rady Miasta Lubań z dnia 29 czerwca 2010 r. MOPS prowadzi działania z zakresu pomocy społecznej na rzecz wspólnoty samorządowej Gminy Miejskiej Lubań mających na celu umożliwienie rodzinom i osobom przezwyciężanie trudnych sytuacji życiowych, których nie są w stanie pokonać, wykorzystując własne środki, możliwości i uprawnienia, wspieranie osób i rodzin w wysiłkach zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb oraz umożliwienie im życia w warunkach odpowiadających godności człowieka, a także zapobieganie tym sytuacjom przez podejmowanie działań zmierzających do życiowego usamodzielnienia osób i rodzin oraz ich integracji ze środowiskiem. Do zakresu działania MOPS należy: 1) wykonywanie zadań własnych i zadań zleconych z zakresu administracji rządowej realizowanych przez Gminę Miejską Lubań wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, 2) przyznawanie i wypłacanie świadczeń rodzinnych na podstawie ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, 3) wydawanie decyzji i wypłacanie dodatków energetycznych na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne 4) wypłacanie zasiłków oraz należności mieszkaniowych rodzinom żołnierzy uznanych za jedynych żywicieli na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, 5) przyznawanie i wypłacanie pomocy pieniężnej kombatantom z Państwowego Funduszu Kombatantów na podstawie ustawy z dnia 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego, 6) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych do spraw związanych z umorzeniami wierzytelności Gminy Miejskiej Lubań, 7) prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji w zakresie objętym ustawą z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, 8) ustawa o postepowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej z dnia 22 kwietnia 2005r.

7 9) wydawanie decyzji potwierdzających prawo do świadczeń opieki zdrowotnej na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych 10) obsługa organizacyjno - techniczna zespołu interdyscyplinarnego 11) pokrywanie kosztów transportu sanitarnego pacjenta małoletniego lub osoby niezdolnej do samodzielnej egzystencji do miejsca pobytu na podstawie ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej 12) wydawanie decyzji i wypłacanie dodatków mieszkaniowych na podstawie ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych 13) realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887) za wyjątkiem prowadzenia ośrodka wsparcia dziennego. 3. Identyfikacja ryzyka z wpisem do rejestru (tabela I). 1) Obsługa kadrowa. 2) Administracja. 3) Obsługa finansowo-księgowa. 4) Obsługa prawna. 5) Bezpieczeństwo. 6) Realizacja zadań statutowych jednostki. 7) Usługi zewnętrzne i ich jakość. 8) Bezpieczeństwo systemów informatycznych. 9) Ochrona mienia. 10) Zdarzenia losowe- pożar, zalanie, awarie. 4. Analiza ryzyka. 1) wyniki analizy ryzyka są dokumentowane zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego regulaminu w sprawie trybu postępowania w procesie zarządzania ryzykiem, 2) zidentyfikowane ryzyka odbywa się dwukrotnie w ciągu roku kalendarzowego tj. do 15 stycznia i do15 listopada i podlegają dokładnej analizie przez Kierowników Działu i Dyrektora, 3) analiza ma na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka (tabela nr II) i możliwych jego skutków (tabela nr III) w tym finansowych, 4) dane ryzyko podlega ocenie jego poziomu na mapie ryzyka (tabela nr IV). 5. Reakcja na ryzyko. 1) w stosunku do każdego zidentyfikowanego, zanalizowanego i ocenionego ryzyka należy określić sposób reakcji, 2) działania powinny określać takie czynności, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. C. Mechanizmy kontroli 1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. Dokumentacje systemu kontroli zarządczej stanowią w MOPS weryfikowane na bieżąco

8 procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne zawarte w obowiązujących zarządzeniach i regulaminach oraz zakresach czynności i upoważnieniach pracowników. 2. Nadzór. Nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji sprawuje każdy pracownik zgodnie z powierzonym zakresem czynności oraz Kierownicy Działów i Dyrektor w ramach hierarchii służbowej. 3. Ochrona zasobów. Dostęp do zasobów MOPS mają wyłącznie osoby upoważnione, które ponoszą odpowiedzialność za zachowanie ich ochrony i właściwe wykorzystanie zgodnie z wprowadzoną Zarządzeniem Dyrektora MOPS Polityką bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w MOPS w Lubaniu. 4. Szczegółowe mechanizmy dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych pozwalające na rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, ich zatwierdzanie oraz ich weryfikację przed i po realizacji zawiera zawarte zostały w następujących dokumentach: a) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. b) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie wprowadzenia wypożyczalni sprzętu rehabilitacyjnego w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lubaniu. c) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lubaniu, d) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społeczne w Lubaniu w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu, które obejmuje: - Instrukcję obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych, - Zasady ( polityki) rachunkowości w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lubaniu, e) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie wyodrębnienia ewidencji księgowej oraz ustalenia planu kont dla projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki o nazwie Mam szansę być aktywnym. f) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie wyodrębnienia oraz ustalenia planu kont na realizację Programu Rewitalizacji Społecznej pn Program Rewitalizacja Społeczna- Śródmieścia miasta Lubań Działanie 1.2 wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej Piorytet I zatrudnienie i integracja

9 społeczna Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. g) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie wprowadzenia instrukcji postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. h) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej. i) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro, j) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych WS-a w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubaniu, k) Regulamin organizacyjny jednostki oraz zakresy czynności poszczególnych pracowników, l) Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu w sprawie terminów przekazywania pobranych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań własnych gminy na rachunek budżetu Gminy Miejskiej Lubań, m) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie: procedury postępowania w przypadku zapotrzebowania na środki finansowe, n) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu, o) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie ustalenia wysokości ekwiwalentu za okulary korygujące wzrok pracownikom Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, p) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie świadczeń realizowanych w ramach pomocy społecznej i wypłaty świadczeń w bonach, q) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej dla pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu r) Zarządzenie Dyrektora MOPS w sprawie procedury przyznawania dodatków mieszkaniowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lubaniu

10 5. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych zawiera wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora MOPS Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w MOPS Lubań. D. Informacja i komunikacja. 1. Kierownicy Działów są zobowiązani do zapewnienia swoim pracownikom stałego dostępu do rzetelnych, dokładnych, nie zniekształconych informacji niezbędnych do realizacji zadań MOPS oraz informacji organizacyjnych i technicznych, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań. 2. Pracownicy są zobowiązani do przekazywania informacji swoim przełożonym o realizacji zadań lub problemach w ich realizacji. 3. Kierownicy Działów są zobowiązani do zapewnienia swobodnego przepływu informacji między poszczególnymi pracownikami oraz między pracownikami a kierownikiem i pomiędzy działami i dyrektorem. 4. Kierownicy Działów zobowiązani są do niezwłocznego informowania podległych pracowników o wszelkich zarządzeniach, wytycznych i procedurach określonych przez Burmistrza Miasta Lubań i Dyrektora MOPS oraz wszelkich zmianach przepisów prawnych dotyczących czynności zawodowych pracowników. E. Monitorowanie i ocena ( odbywa się zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego Regulaminu Przeprowadzania Kontroli Zarządczej) System kontroli zarządczej polega na: 1) bieżącym monitorowaniu i ocenie, 2) samoocenie na podstawie arkusza samooceny (tabela nr V) z terminem przeprowadzenia do 20 stycznia.

11 Załącznik Nr 1 do Regulaminu Przeprowadzania Kontroli Zarządczej Procedura postępowania w procesie zarządzania ryzykiem Przyjmuje się w MOPS w Lubaniu następujący procedurę postępowania w procesie zarządzania ryzykiem: 1) Zidentyfikowanie, zdefiniowanie i opis ryzyk w ramach wyznaczonych obszarów działania dokonują Kierownicy Działów na podstawie rozmów z podległymi pracownikami dwa razy w roku kalendarzowym t. do 15 stycznia i do15 listopada, z jednoczesnym wpisaniem do rejestru (Tabela nr I, która stanowi załącznik do niniejszej procedury). Rejestry te przekazywane są do Dyrektora, który na ich podstawie opracowuje rejestr ryzyk dla MOPS na dany rok. Zidentyfikowanie obszarów ryzyk w ramach wyznaczonych obszarów działania. Identyfikowanie ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego realizacji poszczególnych celów i zadań MOPS. Każdy pracownik MOPS ma prawo i obowiązek zgłaszania swojemu bezpośredniemu przełożonemu ryzyk zidentyfikowanych podczas wykonywania przydzielonych zadań oraz wskazania sposobu przeciwdziałania ryzykom. Zidentyfikowanie obszarów ryzyk w kontekście obszarów działania jednostki polega na określeniu ryzyk w oparciu o podział na ryzyka zewnętrzne (ryzyko determinowane przez czynniki zewnętrzne) i ryzyka wewnętrzne ( działania wewnętrzne jednostki). Zdefiniowanie i opis ryzyk. Proces identyfikacji znanych powszechnie oraz nowo zidentyfikowanych ryzyk. Analiza ma na celu opisanie ryzyka tak dobrze, aby możliwa była jego ocena i wybór właściwych działań. Ryzyka można klasyfikować pod kątem obiektów (zdarzeń, deklaracji itp.) lub podmiotów (grup osób). Do czynników ryzyka mających wpływ na wynik analizy zaliczyć można np.: - sytuację finansową jednostki, - liczbę pracowników MOPS i ich kwalifikacje, kwestie etyki zachowań pracowników, - naciski na jednostkę z zewnątrz (np. medialne, kryminogenne,), - jakość przepisów prawnych, - zmiany systemów informatycznych, - wyniki i upływ czasu od wcześniej przeprowadzonej kontroli jednostki, - warunki pracy w MOPS. Aby identyfikacja ryzyka była obiektywna i w perspektywie długiego okresu czasu cechowała się systematycznością i logiką w zakresie podejmowanych działań, należy przestrzegać następujących zasad: - identyfikacji ryzyka muszą dokonywać wszyscy pracownicy, - metoda identyfikacji i analizy musi być jednakowa dla całej jednostki,

12 - priorytetem powinny być kluczowe kryteria (np. osiągnięcie najważniejszych celów jednostki), - identyfikacja ryzyk powinna być dokonywana w ścisłym odniesieniu do obszarów ryzyka. Należy również brać pod uwagę czynniki sprzyjające powstawaniu danych ryzyk, np.: - niepowodzenia w osiągnięciu celów w przyszłości: niezrealizowanie zadania lub celu, przekroczenie planowanych wydatków, nie wykonanie planu dochodów, - nieprawidłowości w przeszłości: nieprawidłowe wydatki, naruszenie procedur, naruszenie prawa lub regulacji wewnętrznych, zalecenia pokontrolne itp., - czynniki ryzyka wewnętrznego: charakter działalności, wielkość jednostki, liczba pracowników, wielkość majątku trwałego, liczba transakcji, specyfika terenu działania itp. 2) Oszacowanie istotności danego ryzyka (Tabele nr II, III i IV, które stanowią załączniki do niniejszej procedury). Analizując istotność danego ryzyka należy mieć na uwadze fakt, iż proces ten ma charakter subiektywnej oceny dokonywanej przez pracowników. Określenie danego ryzyka powinno się odbywać w oparciu o następującą skalę: 1) Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka (Tabela nr II). 2) Skutek wystąpienia ryzyka (Tabela nr III). 3) Ocena poziomu ryzyka (Tabela nr IV). 3) Odpowiedź na ryzyko - działania zapobiegawcze i prewencyjne, zarówno te już podjęte, jak i niezbędne w przyszłości (planowane). Opisując już podjęte, jak i planowane działania zaradcze, należy oprzeć się na dokumentach i opracowaniach wewnętrznych MOPS takich jak: plan finansowy, zadania powierzone, wytyczne, zarządzenia, regulaminy itp. Jeżeli przeprowadzona analiza wykaże, iż dotychczas podejmowane środki są niewystarczające do zminimalizowania danego ryzyka, to należy wówczas rozważyć i opracować nowe procedury i rozwiązania spychające dane ryzyko na niższy poziom prawdopodobieństwa. Dla każdego istotnego zidentyfikowanego ryzyka wskazuje się optymalna reakcję, spośród następujących reakcji: Przeniesienie - przekazanie ryzyka innemu podmiotowi, np. polisa ubezpieczeniowa. Wycofanie się - rezygnacja z określonego zadania. Tolerowanie - ograniczone możliwości działania, tj. ograniczenie działania do niezbędnego minimum wymaganego zakresem obowiązków lub aktem prawnym zlecającym realizację pewnych celów: wysokie koszty ewentualnych skutków wystąpienia danego ryzyka (bezwzględny nadzór i monitoring). Działanie - cel: osłabienie ryzyka do akceptowanego poziomu, działania podejmowane w jednostce objęte kontrolą. Przypisanie konkretnych zadań związanych z przeciwdziałaniem danemu rodzajowi ryzyka konkretnemu pracownikowi wg dokumentu (Tabela nr I) zawierającego następujące dane:

13 I. IDENTYFIKACJA RYZYKA: 1. Obszary działania. 2. Ryzyko. 3. Opis ryzyka. II. ANALIZA RYZYKA: 1. Istotność ryzyka. 2. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. 3. Skutki. III. ODPOWIEDŹ NA RYZYKO: 1. Działania podjęte. 2. Działania planowane. 3. Pracownik odpowiedzialny za realizację. 4) Monitorowanie i ocena (Tabela nr I). System kontroli zarządczej polega na: 1) bieżącym monitorowaniu i ocenie celem: a) ustalenia, czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków, realizacji wydatków i gospodarowania mieniem, b) wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, c) podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości, d) doprowadzenie do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami; 2) samoocenie na podstawie arkusza samooceny, który stanowi załącznik do niniejszego trybu w formie Tabeli nr V z terminem przeprowadzenia do 20 stycznia. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. a) źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej będą wyniki monitorowania i kontroli, b) potwierdzeniem zapewnienia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok są składane do 15 stycznia przez Kierowników Działów oświadczenia stanowiące podstawę do złożenia przez Dyrektora oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w MOPS( wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszej procedury).

14

15 Tabela nr II Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka (tabela punktowa) Opis prawdopodobieństwa wystąpienia Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka Wartość punktowa prawdopodobieństwa Ryzyko nie występuje lub może wystąpić w zupełnie wyjątkowych sytuacjach. Obszar działania / proces nie dotyczy zadań strategicznych, nie należy do priorytetowych czynności generujących ryzyko. Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru / procesu współpracuje się z jednym bądź dwoma komórkami organizacyjnymi. Dany obszar działania / proces funkcjonuje powyżej roku od wprowadzenia zmian technologicznych, organizacyjnych i kadrowych. Oceniany obszar / proces uregulowany jest wyłącznie regulacjami wewnętrznymi. Ryzyko prawdopodobnie nie wystąpi. Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru / procesu współpracuje się z małą (ograniczoną) liczbą komórek organizacyjnych. W ostatnim okresie (np. 1 rok) obszar / proces nie podlegał zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym, bądź podlegał zmianom w minimalnym stopniu i uznaje się je za wdrożone. Obszar / proces w małym zakresie objęty regulacjami o charakterze zewnętrznym. Nie podlegały one zmianom. Niepożądane zakłócenia mogą powodować utrudnienia w realizacji zadań. Potencjalne zakłócenia Bardzo małe 1 małe 2

16 wykonywania zadań nie mają wpływu na realizację celów. Ryzyko prawdopodobnie wystąpi w najbliższym okresie (od roku do pięciu lat). Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru / procesu współpracuje się z innymi komórkami, bądź z podmiotami zewnętrznymi. W ciągu ostatniego roku obszar / proces podlegał ograniczonym zmianom organizacyjnym, technologicznym i kadrowym. Obszar / proces objęty w małym stopniu regulacjami zewnętrznymi, które mogły podlegać w ostatnim okresie zmianom. Może dotyczyć zadań o istotnym znaczeniu dla celów działalności. Istnieje duże prawdopodobieństwo na wystąpienie ryzyka w ciągu najbliższego okresu od roku do trzech lat. Obszar / proces wymaga współpracy z innymi komórkami bądź z podmiotami zewnętrznymi. W ciągu ostatniego roku obszar / proces podlegał zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym, z których część może wymagać poprawek i działań dostosowawczych. Obszar / proces objęty dużą liczbą regulacji prawnych (zewnętrznych i wewnętrznych). Zagrożenia mogą wywierać istotny wpływ na obszary działalności / procesy, mogą odnosić się do realizacji celów operacyjnych i strategicznych. Ryzyko z pewnością wystąpi w ciągu najbliższego roku. Obszar / proces związany jest z działalnością większej liczby komórek organizacyjnych, wymaga współpracy z podmiotami zewnętrznymi. średnie 3 duże 4 bardzo duże 5

17 W ciągu ostatniego roku obszar / proces podlegał istotnym zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym / obszar podlega częstym zmianom tego typu / obszar jest w trakcie zmian. Obszar działania / proces uregulowany jest dużą liczbą regulacji prawnych (wewnętrznych i zewnętrznych). Zagrożenia dotyczą zadań w ramach celów strategicznych i należących do priorytetowych czynności / obszarów generujących ryzyko.

18 Tabela nr III Skutki wystąpienia ryzyka (tabela punktowa) Opis oddziaływania (skutków) Skutek wystąpienia ryzyka Wartość punktowa skutków Organizacyjne: Niska niezgodność z procedurami / przepisami prawa. Nie występuje zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Ewentualne zakłócenia bez wpływu na realizację zadań i osiąganie celów. Ewentualne skutki ograniczane (neutralizowane) przez istniejące mechanizmy kontrolne. Finansowe: Nie przewiduje się wystąpienia straty finansowej, dodatkowych kosztów - bądź nieznaczne do zł. nieznaczne 1 Organizacyjne: Średnia niezgodność z procedurami lub niska niezgodność z postanowieniami umów. Małe zakłócenia pracy, ewentualne utrudnienia w realizacji zadań, nie mające wpływu na osiąganie celów. Istniejące mechanizmy kontrolne powinny ograniczyć skutki ewentualnych zakłóceń. Małe zagrożenie utraty dobrego wizerunku. małe 2

19 Finansowe: >1 000 do zł Organizacyjne: Niska niezgodność z przepisami prawa lub średnia niezgodność z postanowieniami umów lub poważna niezgodność z procedurami. Średnie zakłócenia pracy. Potencjalne zagrożenia mogą doprowadzić do niewykonywania podstawowych zadań w określonym zakresie. Istniejące mechanizmy kontrolne tylko w pewnym stopniu mogą ograniczyć skutki ewentualnych zakłóceń. Średnie zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Finansowe: > do zł Organizacyjne: Średnia niezgodność z przepisami prawa lub poważna niezgodność z postanowieniami umów. Brak szczegółowych procedur dla prowadzonych procesów. Poważne zakłócenia pracy. Mogą doprowadzić do nie wykonania celów cyklicznie (stałe zagrożenie). Niska skuteczność istniejących mechanizmów kontrolnych. Wysokie zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Finansowe: > do zł. Organizacyjne: Poważna niezgodność z średnie 3 poważne 4 katastrofalne 5

20 przepisami prawa. Brak procedur dla danego procesu. Olbrzymie zakłócenia pracy. Zagrożenia spowodują brak zachowania ciągłości procesów działania, utrzymania funkcjonalności systemów niezbędnych do wykonywania podstawowych celów. Brak osiągnięcia kluczowych celów. Brak odpowiednich mechanizmów kontrolnych bądź istniejące mechanizmy okazują się nieskuteczne. Bardzo wysokie zagrożenie utratą dobrego wizerunku. Zagrożenie bezpieczeństwa ludzi. Finansowe: > zł, utrata znacznego majątku.

21 nieznaczny mały SKUTEK średni poważny katastrofalny Tabela IV MAPA RYZYKA b. małe 0-20% małe 21-40% średnie 41-60% duże 61-80% b. duże % PRAWDOPODOBIEŃSTWO (Ocena istotności ryzyka)

22 Tabela nr V ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Pracowników MOPS Dział za.rok Lp. Pytanie Tak i ocena w skali 1-5 Nie Trudno to ocenić a) Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo b) uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w jednostce za nieetyczne? 2 Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w jednostce? 3 Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 4 Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 5 Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku? 6 Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? 7 Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? 8 Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres

23 obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? 9 Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? 10 Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 11 Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia jednostki? 12 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 13 Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 12 brzmi TAK 14 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? 15 Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej? 16 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? 17 Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w jednostce (np. poprzez intranet)? 18 Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? 19 Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)?

24 20 Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? 21 Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii? 22 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy? 23 Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? 24 Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań? 25 Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych w Pani/Pana komórce organizacyjnej zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej? 26 Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? 27 Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 28 Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w jednostce? 29 Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników jednostki z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie? 20 Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 31 Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w jednostce zasad, procedur, instrukcji itp.? Data sporządzenia: Wyjaśnienie: * Ankieta do samooceny kontroli zarządczej dla pracowników jednostki jest anonimowa

25 Załącznik nr 1 do Procedury postępowania w procesie zarządzania ryzykiem Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Lubań Ja niżej podpisany(a) (imię i nazwisko Kierownika Działu lub Dyrektora MOPS ) jako Kierownik Działu/Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaniu* oświadczam, iż: - zasoby przydzielone do realizacji zadań Jednostki w roku... zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego; gwarantując ich efektywne, skuteczne i adekwatne w stosunku do zdefiniowanych w planie działalności na rok... założeń, w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lubaniu został ustanowiony system kontroli zarządczej gwarantujący realizacją operacji gospodarczych zgodnie z prawem oraz regulacjami wewnętrznymi, jak również zasadami etycznego postępowania. Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z: samooceny systemu kontroli zarządczej, monitoringu procesów kontroli zarządczej, wyników kontroli i audytów zewnętrznych. Ponadto potwierdzam, że nie jest mi wiadomo o jakimkolwiek nieujawnionym fakcie, który mógłby szkodzić interesowi finansowemu Jednostki. Przedmiotowe oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest składane bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami* (podpis i pieczęć) *niepotrzebne skreślić