SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA. Nr sprawy BG-II/211/11/2015. PRZETARG NIEOGRANICZONY (art. 39 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych)

Transkrypt

1 Warszawa, 25 maja 2015 r. ZATWIERDZAM ZASTĘPUJĄCY DYREKTORA GENERALNEGO Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej mgr inż. Iwona Grodnicka-Lech /-/ SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr sprawy BG-II/211/11/2015 Tryb postępowania: Przedmiot: Zamawiający: PRZETARG NIEOGRANICZONY (art. 39 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych) Usługi hotelowo-noclegowe w Krakowie URZĄD PATENTOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ Warszawa, al. Niepodległości 188/192 ROZWOJU REGIONALNEGO

2 WPROWADZENIE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie ustawy z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zmian,), zwanej dalej ustawą. 2. Wykonawca powinien przesłać ofertę zgodnie z postanowieniami niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Warszawa, al. Niepodległości 188/192 II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy i nast. odnoszących się do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowo-noclegowych w Krakowie dla pracowników Urzędu Patentowego RP i prelegentów w związku z odbywającym się w dniach 3 4 września 2015 r. Międzynarodowym Sympozjum w Krakowie z cyklu Własność przemysłowa w innowacyjnej gospodarce, organizowanym przez Urząd Patentowy RP. Zamówienie jest częściowo finansowane z projektu systemowego Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zamówienie realizowane będzie w terminie 1 6 września 2015 r. CZĘŚĆ I Świadczenie usług hotelowo-noclegowych w hotelu o standardzie 5* w pokojach 1-osobowych lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania dla 3 osób w terminie 1-2 września 2015 r. oraz w pokojach 1-osobowych dla 28 osób w terminie 2 6 września 2015 r., CZĘŚĆ II Świadczenie usług hotelowo-noclegowych w hotelu o standardzie 3* w pokojach 1-osobowych dla 18 osób w terminie 3 6 września 2015 r. oraz 3 pokoje jednoosobowe w terminie 2-3 września 2015 r. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 2

3 CZĘŚĆ III Świadczenie usług hotelowo-noclegowych w obiekcie noclegowym lub hotelu 22 pokoje 1-osobowe dla 22 osób, w terminie 2 5 września 2015 r. oraz 8 pokoi 1-osobowych dla 8 osób w terminie 5-6 września 2015 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. Nazwy i kody Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi hotelarskie Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Hotelarskie usługi noclegowe IV. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: na część I i/lub II i/lub III zamówienia. V. INFORMACJA O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH UZUPEŁNIAJĄCYCH Zamawiający przewiduje realizację zamówień uzupełniających. Zamówienie uzupełniające zostanie udzielone na podstawie odrębnej umowy lub umów zawartych z Wykonawcą w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Zamówienie uzupełniające może zostać udzielone w terminie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego. Wartość zamówienia uzupełniającego nie będzie przekraczać zł. VI. OPIS SPOSOBU PRZEDSTAWIANIA OFERT WARIANTOWYCH ORAZ MINIMALNE WARUNKI, JAKIM MUSZĄ ODPOWIADAĆ OFERTY WARIANTOWE, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA ICH SKŁADANIE Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. VII. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie zostanie zrealizowane od 1 do 6 września 2015 r. VIII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy dotyczące: 1) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności (jeżeli Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 3

4 przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania). 2) Posiadania wiedzy i doświadczenia wymaganego do realizacji zamówienia. 3) Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4) Znajdują się w odpowiedniej sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia; oraz: nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu metodą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach wymaganych przez Zamawiającego w SIWZ. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Jeżeli Wykonawca nie dołączy do oferty wymaganych oświadczeń i dokumentów lub z ich treści nie będzie wynikać, że zostały spełnione warunki udziału w postępowaniu z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 ustawy, Zamawiający wykluczy Wykonawcę na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy. 3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. IX. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, W CELU WYKAZANIA BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA, O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 UST. 1 i 2 USTAWY, ORAZ W CELU POTWIERDZENIA, ŻE OFEROWANE DOSTAWY I USŁUGI ODPOWIADAJĄ WYMAGANIOM OKREŚLONYM PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, a których opis sposobu oceny spełniania został dokonany w ogłoszeniu o zamówieniu oraz niniejszej SIWZ. W tym celu Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów: Oświadczenia, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu wymagane na podstawie art. 44 ustawy w związku z art. 22 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SIWZ. 2. Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert brak podstaw do wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy. W tym celu Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 4

5 Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów: 1) Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ 2) Aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunku określonego w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy. W tym celu Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy, albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SIWZ. 4. Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów wymienionych: 1) w pkt. 2 ppkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 5. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 4, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. 6. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. w formie konsorcjum, spółki cywilnej): 1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składane jest przez wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub przez pełnomocnika upoważnionego do reprezentowania ich w postępowaniu lub reprezentowania w postępowaniu i podpisania umowy; 2) dokumenty wymienione w pkt. 2 i 3 składa każdy z wykonawców oddzielnie; 3) do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 7. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 5

6 wymaga od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt Dokumenty określone w pkt. 1 oraz pkt. 3 należy złożyć w formie oryginału. Pozostałe dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby podpisujące ofertę. 9. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, na zasobach których Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2 ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 10. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. X. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCĄ ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCĄ 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 2. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub mailem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. Domniemywa się, że pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu podany przez wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się wykonawcy z treścią pisma, chyba, że wykonawca wezwany przez Zamawiającego do potwierdzenia otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji w sposób określony w punkcie 2 oświadczy, że ww. wiadomości nie otrzymał. 4. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres: Urząd Patentowy RP, al. Niepodległości 188/192, Warszawa, fax Zamawiającego , wzp1115@uprp.pl. 5. Do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach związanych z postępowaniem upoważnieni są: - p. Izabela Dyka tel w sprawach merytorycznych - p. Beata Sokołowska-Odeh tel w sprawach proceduralnych. XI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie żąda wadium. XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 6

7 XIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Oferta powinna zawierać: 1) Formularz ofertowy (wzór formularza stanowi załącznik nr 2). 2) Dokumenty wymienione w pkt. IX SIWZ. 3) Pełnomocnictwo (jeżeli upoważnienie do reprezentacji podmiotu nie wynika z dokumentów rejestrowych). 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy). 3. Formularz ofertowy oraz oświadczenia, powinny być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym umocowanie (pełnomocnictwo) musi być załączone do oferty. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem notarialnie. 4. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Stosowne pełnomocnictwo powinno być dołączone do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem notarialnie. 5. Zamawiający żąda wskazania w ofercie, jaką część zamówienia wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom. 6. Każda kartka oferty winna być ponumerowana kolejnymi numerami i parafowana, a w Formularzu ofertowym winna być umieszczona informacja z ilu kolejno ponumerowanych kartek składa się oferta wraz z załącznikami. 7. Kartki oferty powinny być trwale ze sobą połączone (np. zbindowane, zszyte), z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt Informacje składane w trakcie postępowania, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone klauzulą: Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153 poz z późn. zm.) Informacje te winny być umieszczone w innej osobnej wewnętrznej kopercie, odrębnie od pozostałych informacji zawartych w ofercie. Kartki należy ponumerować w taki sposób, aby umożliwić ich dopasowanie do pozostałej części oferty (należy zachować ciągłość numeracji kartek oferty). W szczególności, zgodnie z art. 86 ust. 4 ustawy, nie można zastrzec informacji ogłoszonych w trakcie otwarcia ofert. 9. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie. Kopertę należy zaadresować i opisać według poniższego wzoru: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 7

8 Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Warszawa, al Niepodległości 188/192 Usługi hotelowo-noclegowe w Krakowie OFERTA NA CZĘŚĆ. Kopertę należy również opatrzyć dokładną nazwą i adresem Wykonawcy. 10. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XIV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY ORAZ MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT Ofertę należy złożyć do 9 czerwca 2015 r. do godz w Kancelarii Ogólnej UPRP w Warszawie, pokój nr 11, al. Niepodległości 188/192. Otwarcie ofert nastąpi 9 czerwca 2015 r. do godz w siedzibie Zamawiającego w sali nr 557. XV. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca poda cenę za wykonanie danej części zamówienia, na którą składa ofertę w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. 2. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty zamawianej usługi z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także od towarów i usług). Cena musi być podana w złotych polskich, cyfrowo do dwóch miejsc po przecinku. 3. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres obowiązywania umowy i nie będą podlegały zmianom. 4. Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty za daną część zamówienia. XVI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYĆ PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A WYKONAWCĄ Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich. XVII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJACY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 8

9 Kryterium Waga w % Cena oferty brutto 90 Odległość od Rynku Głównego Zamawiający udzieli zamówienia na daną część Wykonawcy, którego oferta uzyskała największą łączną liczbę punktów w ocenie powyższych kryteriów wśród ofert złożonych na daną część. 2. W kryterium Cena najwyższą liczbę punktów spośród ofert złożonych na daną część (100) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: Najniższa cena oferty brutto Wx = x 90 = liczba punktów Cena oferty brutto w ofercie ocenianej gdzie: Wx ilość punktów przyznana ocenianej ofercie za cenę; Ocena zostanie dokonana z dokładnością co do dwóch miejsc po przecinku. 3. W kryterium Odległość od Rynku Głównego 25 punkty będą przydzielone w oparciu o następujące zasady: Hotel musi być położony w Krakowie, w obrębie ścisłego centrum - w granicach Plant 1) Na podstawie Google maps odległość do przejścia pieszego z hotelu do Rynku Głównego 25 wynosi do 300 m 10 pkt. 2) Na podstawie Google maps odległość do przejścia pieszego z hotelu do Rynku Głównego 25 wynosi do 700 m 5 pkt. 3) Na podstawie Google maps odległość do przejścia pieszego z hotelu do Rynku Głównego 25 wynosi powyżej 700 m 0 pkt. XVIII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Wykonawca przed zawarciem umowy poda Zamawiającemu zastosowaną w ofercie stawkę podatku od towarów i usług (VAT). 2. Przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić umowę regulującą współpracę podmiotów występujących wspólnie oraz aktualizację danych w KRS (o ile występują). Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 9

10 XIX. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XX. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 10

11 UMOWA nr.. /2015 WZÓR NA CZĘŚĆ I zawarta 2015 r. pomiędzy: 1/ Skarbem Państwa Urzędem Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 188/192, NIP , REGON , zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: Panią Iwonę Grodnicką Lech Zastępującego Dyrektora Generalnego, a 2/ z siedzibą w,, NIP:..,, zwanym dalej Wykonawcą reprezentowanym przez:., Wypis z właściwego rejestru Wykonawców stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 1 Podstawa zawarcia umowy Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 2 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług hotelowo-noclegowych w hotelu o standardzie 5* w Krakowie dla prelegentów oraz gości Zamawiającego, w związku z odbywającym się w dniach 3 4 września 2015 r. w Krakowie Międzynarodowym Sympozjum z cyklu Własność przemysłowa w innowacyjnej gospodarce, organizowanym przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej. 2. Szczegółowy opis przedmiotu umowy i warunki jej realizacji zawarte są w: 1) opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ załącznik nr 2 do umowy. 2) formularzu ofertowym Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ załącznik nr 3 do umowy. 3. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi według cen jednostkowych określonych w formularzu ofertowym Wykonawcy. 4. Przedmiot umowy jest częściowo finansowany w ramach zadania 1.1 i 5.1. projektu systemowego POIG /10 pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 11

12 3 Sposób wykonania umowy 1. W ramach realizacji niniejszej umowy Wykonawca dokona rezerwacji nie więcej niż: 3 pokoi 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania dla Zamawiającego w terminie od 1 do 2 września 2015 r., oraz 28 pokoi 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania dla Zamawiającego w terminie od 2 do 6 września 2015 r. 2. Cena za pokój 1- osobowy lub 2- osobowy do pojedynczego wykorzystania wynosi, zgodnie z ofertą Wykonawcy, zł brutto (słownie złotych, 00/100) za dobę, stawka powyższa zawiera 8% podatku VAT. 3. W cenie za pokój za dobę, uwzględnione jest śniadanie w restauracji, znajdującej się w budynku hotelu. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym przeznaczonym do pojedynczego wykorzystania, przy czym cena takiego noclegu dla Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju jednoosobowym. 5. Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do 2 dni przed planowanym noclegiem. 6. Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 14.00, w dniu planowanego przyjazdu. W przypadku przyjazdów przed godziną udostępnienie zarezerwowanych pokoi hotelowych uzależnione będzie od obłożenia hotelu. 7. Wykonawca gwarantuje zakwaterowanie w przypadku późnych przyjazdów (po godzinie 18.00). 8. Wymeldowanie gości z hotelu następuje w dniu wyjazdu do godz Odpowiedzialność finansowa 1. Zamawiający jest odpowiedzialny za uregulowanie płatności za zakwaterowanie: 1) na jedną dobę w terminie od 1 do 2 września 2015 r., w nie więcej niż 3 pokojach 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania (płatność ze środków UP RP) 2) na trzy doby w terminie od 2 do 5 września 2015 r., w nie więcej niż 28 pokojach 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania (płatność ze środków projektu systemowego POIG) oraz 3) na jedną dobę w terminie od 5 do 6 września 2015 r., w nie więcej niż 28 pokojach 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania (płatność ze środków UP RP) gości wskazanych na liście przekazanej przez Zamawiającego Wykonawcy. 2. Zamawiający nie odpowiada za indywidualne wydatki gości, takie jak np. pralnia, telefon, płatna telewizja, mini bar lub przedłużenie pobytu. Za wymienione wydatki goście zamawiającego płacą indywidualnie przy wymeldowaniu z hotelu gotówką lub kartą kredytową. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 12

13 5 Wynagrodzenie 1. Za należyte wykonanie przedmiotu niniejszej umowy, Zamawiający zapłaci hotelowi należność za faktycznie wykorzystane pokoje kwotę brutto nie przekraczającą. zł (słownie: złotych, 00/100), zawierającą należny podatek VAT w wysokości 8%. 2. Należność, o której mowa w ustępie poprzedzającym, stanowi iloczyn maksymalnej liczby zamówionych pokoi hotelowych, ceny jednostkowej jednego pokoju hotelowego oraz maksymalnej liczby dni (dób) zakwaterowania osób umieszczonych na liście, o której mowa w 3 ust. 5, za które Zamawiający zobowiązał się uiścić należność. 3. Podstawą do wystawienia faktur będą stosowne protokoły podpisane przez przedstawicieli stron umowy, potwierdzające liczbę wykorzystanych pokoi w ramach niniejszej umowy. 4. Strony zgodnie ustalają, iż rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur, przelewem na numer konta podany na fakturach, w terminie do 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 5. Strony zgodnie ustalają, iż za prawidłowe wykonanie całego przedmiotu umowy wystawione zostaną dwie faktury: 1) płatna w ramach zadania 1.1 i 5.1 projektu systemowego POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktycznie wykorzystane noclegi w dniach 2-5 września 2015 r. 2) płatna ze środków Urzędu Patentowego RP za faktycznie wykorzystane noclegi w dniach 1-2 września 2015 r. oraz 5-6 września 2015 r. 6. Za datę zapłaty należności Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. Faktury należy wystawić dla Zamawiającego z uwzględnieniem następujących danych: Nazwa: Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Adres: al. Niepodległości 188/192 kod pocztowy: Warszawa NIP: Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę na wykonanie przedmiotu umowy, do dnia odstąpienia od umowy. 2. Zamawiający może żądać od Wykonawcy, w przypadku wypowiedzenia umowy, jej rozwiązania lub odstąpienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy kary umownej Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 13

14 w wysokości 10% wartości przedmiotu umowy określonego w 5 ust. 1 niniejszej umowy. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia. 4. Zapłata kary umownej nie wyłącza ani nie ogranicza po stronie uprawnionej możliwości dochodzenia zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody. 7 Warunki anulacji zarezerwowanych pokoi hotelowych 1. Zamawiający może anulować rezerwację pokoi hotelowych na piśmie (włączając w to pocztę elektroniczną), zawiadamiając hotel o anulacji w następujących terminach: 1) do 20 sierpnia 2015 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 25% (7 pokoi), bez poniesienia jakichkolwiek kosztów 2) dodatkowo do 30 sierpnia 2015 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 15% (4 pokoje), bez poniesienia jakichkolwiek kosztów. 2. W przypadku nie wykorzystania rezerwacji, Zamawiający poniesie koszty pierwszej doby wynajmu zarezerwowanych pokoi hotelowych. 8 Osoby do kontaktu 1. Do kontaktów w sprawie niniejszej umowy upoważnione są następujące osoby: ze strony Wykonawcy:. tel.. adres do korespondencji:.. Ze strony Zamawiającego:. ..@uprp.pl, tel Adres do korespondencji: Urząd Patentowy RP, al. Niepodległości 188/192, Warszawa. 2. Wszelkie zawiadomienia i informacje w toku realizacji niniejszej umowy przekazywane będą przez strony w formie pisemnej, włączając w to pocztę elektroniczną, na adresy wskazane powyżej. 9 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany, niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Wymienione w treści umowy załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 14

15 3. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o zmianie siedziby. W razie wątpliwości, oświadczenie uważa się za złożone prawidłowo, jeżeli zostało wysłane listem poleconym na ostatni znany nadawcy adres. 4. Wszelkie spory mogące powstać na tle niniejszej umowy Strony poddają rozstrzygnięciu właściwemu rzeczowo sądowi powszechnemu dla miasta Warszawy. 5. W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i ustawy prawo zamówień publicznych. 6. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, podpisana, a każda strona umowy oraz załączniki zostały parafowane. Załączniki: Załącznik nr 1 Wypis z. Załącznik nr 2 Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 3 Formularz ofertowy Wykonawcy ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 15

16 UMOWA nr.. /2015 WZÓR NA CZĘŚĆ II zawarta 2015 r. pomiędzy: 1/ Skarbem Państwa Urzędem Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 188/192, NIP , REGON , zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: Panią Iwonę Grodnicką-Lech Zastępującego Dyrektora Generalnego, a 2/ z siedzibą w,, NIP:..,, zwanym dalej Wykonawcą reprezentowanym przez:., Wypis z właściwego rejestru Wykonawców stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 1 Podstawa zawarcia umowy Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 2 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług hotelowo-noclegowych w hotelu o standardzie 3* w Krakowie dla pracowników Zamawiającego, w związku z odbywającym się w dniach 3 4 września 2015 r. w Krakowie Międzynarodowym Sympozjum z cyklu Własność przemysłowa w innowacyjnej gospodarce Od pomysłu do zysku: innowacje i ich ochrona w działalności biznesowej, organizowanym przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej. 2. Szczegółowy opis przedmiotu umowy i warunki jej realizacji zawarte są w: 3) opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ - załącznik nr 2 do umowy. 4) formularzu ofertowym Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ załącznik nr 3 do umowy. 3. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi według cen jednostkowych określonych w formularzu ofertowym Wykonawcy. 4. Przedmiot umowy jest częściowo finansowany w ramach zadania 1.1. projektu systemowego POIG /10 pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 16

17 3 Sposób wykonania umowy 1. W ramach realizacji niniejszej umowy Wykonawca dokona rezerwacji nie więcej niż : 18 pokoi hotelowych 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania dla Zamawiającego w terminie od 3 do 6 września 2015 r. oraz 3 pokoje 1- lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania w terminie 2-3 września 2015 r. 2. Cena za pokój 1-osobowy lub 2- osobowy do pojedynczego wykorzystania wynosi, zgodnie z ofertą Wykonawcy,... zł brutto (słownie... złotych, 00/100) za dobę, stawka powyższa zawiera 8% podatku VAT. 3. W cenie za pokój za dobę, uwzględnione jest śniadanie w restauracji, znajdującej się w budynku hotelu lub nie dalej niż 100 m od hotelu. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym przeznaczonym do pojedynczego wykorzystania, przy czym cena takiego noclegu dla Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju jednoosobowym. 5. Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do 2 dni przed planowanym noclegiem. 6. Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 14.00, w dniu planowanego przyjazdu. W przypadku przyjazdów przed godziną udostępnienie zarezerwowanych pokoi hotelowych uzależnione będzie od obłożenia hotelu. 7. Wykonawca gwarantuje zakwaterowanie w przypadku późnych przyjazdów (po godzinie 18.00). 8. Wymeldowanie gości z hotelu następuje w dniu wyjazdu do godz Odpowiedzialność finansowa 1. Zamawiający jest odpowiedzialny za uregulowanie płatności za zakwaterowanie na: 1) dwie doby w terminie od 3 do 5 września 2015 r., w nie więcej niż 18 pokojach 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania (płatność ze środków projektu systemowego POIG) 2) na jedną dobę w terminie od 2 do 3 września 2015 r., w nie więcej niż 3 pokojach 1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania (płatność ze środków projektu systemowego POIG) 3) na jedną dobę w nie więcej niż 18 pokojach1- lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania w terminie od 5 do 6 września 2015 r. (płatność ze środków UP RP) gości wskazanych na liście przekazanej przez Zamawiającego Wykonawcy. 3. Zamawiający nie odpowiada za indywidualne wydatki gości, takie jak np. pralnia, telefon, płatna telewizja, mini bar lub przedłużenie pobytu. Za wymienione wydatki goście zamawiającego płacą indywidualnie przy wymeldowaniu z hotelu gotówką lub kartą kredytową. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 17

18 5 Wynagrodzenie 1. Za należyte wykonanie przedmiotu niniejszej umowy, Zamawiający zapłaci hotelowi należność za faktycznie wykorzystane pokoje kwotę brutto nie przekraczającą. zł (słownie:.. złotych, 00/100), zawierającą należny podatek VAT w wysokości 8%. 2. Należność, o której mowa w ustępie poprzedzającym, stanowi iloczyn maksymalnej liczby zamówionych pokoi hotelowych, ceny jednostkowej jednego pokoju hotelowego oraz maksymalnej liczby dni (dób) zakwaterowania osób umieszczonych na liście, o której mowa w 3 ust. 5, za które Zamawiający zobowiązał się uiścić należność. 3. Podstawą do wystawienia faktur będą stosowne protokoły podpisane przez przedstawicieli stron umowy, potwierdzające liczbę wykorzystanych pokoi w ramach niniejszej umowy. 4. Strony zgodnie ustalają, iż rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur, przelewem na numer konta podany na fakturach,w terminie do 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 5. Strony zgodnie ustalają, iż za prawidłowe wykonanie całego przedmiotu umowy wystawione zostaną dwie faktury: 3) płatna w ramach zadania 1.1 projektu systemowego POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktycznie wykorzystane noclegi w dniach 2-5 września 2015 r. 4) płatna ze środków Urzędu Patentowego RP za faktycznie wykorzystane noclegi w dniach 5 6 września 2015 r. 6. Za datę zapłaty należności Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. Faktury należy wystawić dla Zamawiającego z uwzględnieniem następujących danych: Nazwa: Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Adres: al. Niepodległości 188/192 kod pocztowy: Warszawa NIP: Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę na wykonanie przedmiotu umowy, do dnia odstąpienia od umowy. 2. Zamawiający może żądać od Wykonawcy, w przypadku wypowiedzenia umowy, jej rozwiązania lub odstąpienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy kary umownej Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 18

19 w wysokości 10% wartości przedmiotu umowy określonego w 5 ust. 1 niniejszej umowy. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia. 4. Zapłata kary umownej nie wyłącza ani nie ogranicza po stronie uprawnionej możliwości dochodzenia zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody. 7 Warunki anulacji zarezerwowanych pokoi hotelowych 1. Zamawiający może anulować rezerwację pokoi hotelowych na piśmie (włączając w to pocztę elektroniczną), zawiadamiając hotel o anulacji w następujących terminach: 3) do 20 sierpnia 2015 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 25% (4 pokoje), bez poniesienia jakichkolwiek kosztów 4) dodatkowo do 30 sierpnia 2015 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 15% (2 pokoje), bez poniesienia jakichkolwiek kosztów. 2. W przypadku nie wykorzystania rezerwacji, Zamawiający poniesie koszty pierwszej doby wynajmu zarezerwowanych pokoi hotelowych. 8 Osoby do kontaktu 1. Do kontaktów w sprawie niniejszej umowy upoważnione są następujące osoby: ze strony Wykonawcy:. tel.. adres do korespondencji:.. Ze strony Zamawiającego:. ..@uprp.pl, tel Adres do korespondencji: Urząd Patentowy RP, al. Niepodległości 188/192, Warszawa. 2. Wszelkie zawiadomienia i informacje w toku realizacji niniejszej umowy przekazywane będą przez strony w formie pisemnej, włączając w to pocztę elektroniczną, na adresy wskazane powyżej. 9 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany, niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Wymienione w treści umowy załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 19

20 3. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o zmianie siedziby. W razie wątpliwości, oświadczenie uważa się za złożone prawidłowo, jeżeli zostało wysłane listem poleconym na ostatni znany nadawcy adres. 4. Wszelkie spory mogące powstać na tle niniejszej umowy Strony poddają rozstrzygnięciu właściwemu rzeczowo sądowi powszechnemu dla miasta Warszawy. 5. W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i ustawy prawo zamówień publicznych. 6. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, podpisana, a każda strona umowy oraz załączniki zostały parafowane. Załączniki: Załącznik nr 1 Wypis z. Załącznik nr 2 Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 3 Formularz ofertowy Wykonawcy ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/20/2014 Strona 20