SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA. Nr sprawy BG-II/211/24/2013. PRZETARG NIEOGRANICZONY (art. 39 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych)

Transkrypt

1 Warszawa, 10 maja 2013 r. ZATWIERDZAM Dyrektor Generalny Urzędu Patentowego RP /-/ Cezary Pyl SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr sprawy BG-II/211/24/2013 Tryb postępowania: Przedmiot: Zamawiający: PRZETARG NIEOGRANICZONY (art. 39 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych) Usługa hotelowo-noclegowa w Krakowie na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Urząd Patentowy RP URZĄD PATENTOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ Warszawa, al. Niepodległości 188/192

2 WPROWADZENIE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zmian,), zwanej dalej ustawą. 2. Wykonawca powinien przesłać ofertę zgodnie z postanowieniami niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Warszawa, al. Niepodległości 188/ II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy i nast. odnoszących się do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowo-noclegowych na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej na terenie Krakowa podzielonych na pięć części, dotyczących imprez: 1. Małopolskie Targi Innowacji, Kraków 4-5 czerwca 2013 r. 2. Międzynarodowe sympozjum Własność przemysłowa w innowacyjnej gospodarce, Kraków 4-8 września 2013 r. CZĘŚĆ I: Świadczenie usług hotelowych w hotelu o standardzie 5*: 30 pokoi 1-osobowych dla 30 osób w terminie 4-8 września 2013 r. CZĘŚĆ II: Świadczenie usług hotelowych w hotelu o standardzie 3* lub 4*: 3 pokoje 1 lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania dla 3 osób w terminie 5 8 września 2013 r.; CZĘŚĆ III Świadczenie usług hotelowych w hotelu o standardzie 2* lub 3*: 22 pokoje 1 lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania dla 22 osób w terminie 5 8 września 2013 r. CZĘŚĆ IV Świadczenie usług hotelowych w obiekcie noclegowym lub hotelu 19 pokoi jednoosobowych dla 19 osób w terminie 4 8 września 2013 r.; CZĘŚĆ V Świadczenie usług hotelowych w obiekcie noclegowym lub hotelu 3 pokoje jednoosobowe dla 3 osób w terminie 4 5 czerwca 2013 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 2

3 Usługa jest częściowo realizowana w ramach projektu systemowego Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Nazwy i kody Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi hotelarskie Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Hotelarskie usługi noclegowe IV. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: na część I, II, III, IV i V zamówienia. V. INFORMACJA O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH UZUPEŁNIAJĄCYCH Zamawiający przewiduje realizację zamówień uzupełniających. Zamówienie uzupełniające zostanie udzielone na podstawie odrębnej umowy lub umów zawartych z Wykonawcą w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Zamówienie uzupełniające może zostać udzielone w terminie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego. Wartość zamówienia uzupełniającego nie będzie przekraczać 50% wartości zamówienia podstawowego. VI. OPIS SPOSOBU PRZEDSTAWIANIA OFERT WARIANTOWYCH ORAZ MINIMALNE WARUNKI, JAKIM MUSZĄ ODPOWIADAĆ OFERTY WARIANTOWE, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA ICH SKŁADANIE Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. VII. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie zostanie zrealizowane dla części I, II, III, IV do dnia 8 września 2013 r., dla części V do dnia 5 czerwca 2013 r. VIII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy dotyczące: 1) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności (jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania); 2) Posiadania wiedzy i doświadczenia wymaganego do realizacji zamówienia. 3) Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4) Znajdują się w odpowiedniej sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia; oraz: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 3

4 nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu metodą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach wymaganych przez Zamawiającego w SIWZ. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Jeżeli Wykonawca nie dołączy do oferty wymaganych oświadczeń i dokumentów lub z ich treści nie będzie wynikać, że zostały spełnione warunki udziału w postępowaniu z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 ustawy, Zamawiający wykluczy Wykonawcę na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy. 3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. IX. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, W CELU WYKAZANIA BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA, O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 UST. 1 i 2 USTAWY, ORAZ W CELU POTWIERDZENIA, ŻE OFEROWANE DOSTAWY I USŁUGI ODPOWIADAJĄ WYMAGANIOM OKRESLONYM PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, a których opis sposobu oceny spełniania został dokonany w ogłoszeniu o zamówieniu oraz niniejszej SIWZ. W tym celu Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów: Oświadczenia, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu wymagane na podstawie art. 44 ustawy w związku z art. 22 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SIWZ; 2. Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert brak podstaw do wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy. W tym celu Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów: 1) Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ; 2) Aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 3. Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunku określonego w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy. W tym celu Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 4

5 5 ustawy, albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SIWZ. 4. Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów wymienionych: 1) w pkt. 2 ppkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 5. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 4, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. 6. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. w formie konsorcjum, spółki cywilnej): 1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składane jest przez wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub przez pełnomocnika upoważnionego do reprezentowania ich w postępowaniu lub reprezentowania w postępowaniu i podpisania umowy; 2) dokumenty wymienione w pkt. 2 i 3 składa każdy z wykonawców oddzielnie; 3) do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 7. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający wymaga od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt Dokumenty określone w pkt. 1 oraz pkt. 3 należy złożyć w formie oryginału. Pozostałe dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby podpisujące ofertę. 9. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, na zasobach których Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2 ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 10. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. X. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCĄ ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCĄ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 5

6 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 2. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub mailem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. Domniemywa się, że pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu podany przez wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się wykonawcy z treścią pisma, chyba, że wykonawca wezwany przez Zamawiającego do potwierdzenia otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji w sposób określony w punkcie 2 oświadczy, że ww. wiadomości nie otrzymał. 4. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres: Urząd Patentowy RP, al. Niepodległości 188/192, Warszawa, fax Zamawiającego , wzp2413@uprp.pl 5. Do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach związanych z postępowaniem upoważnieni są: - p. Paulina Jaworska tel w sprawach merytorycznych; - p. Jolanta Klimaschka tel w sprawach proceduralnych. XI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie żąda wadium. XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. XIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Oferta powinna zawierać: 1) Formularz ofertowy (wzór formularza stanowi załącznik nr 2); 2) Dokumenty wymienione w pkt. IX SIWZ; 3) Pełnomocnictwo (jeżeli upoważnienie do reprezentacji podmiotu nie wynika z dokumentów rejestrowych). 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy). 3. Formularz ofertowy oraz oświadczenia, powinny być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym umocowanie (pełnomocnictwo) musi być załączone do oferty. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem notarialnie. 4. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Stosowne pełnomocnictwo powinno być dołączone do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem notarialnie. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 6

7 5. Zamawiający żąda wskazania w ofercie, jaką część zamówienia wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom. 6. Każda kartka oferty winna być ponumerowana kolejnymi numerami i parafowana, a w Formularzu ofertowym winna być umieszczona informacja z ilu kolejno ponumerowanych kartek składa się oferta wraz z załącznikami. 7. Kartki oferty powinny być trwale ze sobą połączone (np. zbindowane, zszyte), z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt Informacje składane w trakcie postępowania, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone klauzulą: Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153 poz z późn. zm.) Informacje te winny być umieszczone w innej osobnej wewnętrznej kopercie, odrębnie od pozostałych informacji zawartych w ofercie. Kartki należy ponumerować w taki sposób, aby umożliwić ich dopasowanie do pozostałej części oferty (należy zachować ciągłość numeracji kartek oferty). W szczególności, zgodnie z art. 86 ust. 4 ustawy, nie można zastrzec informacji ogłoszonych w trakcie otwarcia ofert. 9. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie. Kopertę należy zaadresować i opisać według poniższego wzoru: Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Warszawa, al Niepodległości 188/192 Usługa hotelowo-noclegowa w Krakowie na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Urząd Patentowy RP OFERTA NA CZĘŚĆ. Kopertę należy również opatrzyć dokładną nazwą i adresem Wykonawcy. 10. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XIV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY ORAZ MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT Ofertę należy złożyć do dnia 20 maja 2013 r. do godz w Kancelarii Ogólnej UP RP w Warszawie, pokój nr 11, al. Niepodległości 188/192. Otwarcie ofert nastąpi 20 maja 2013 r. do godz w siedzibie Zamawiającego w sali nr 524. XV. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca poda cenę za wykonanie danej części zamówienia, na którą składa ofertę w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. 2. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty zamawianej usługi z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także od towarów i usług). Cena musi być podana w złotych polskich, cyfrowo do dwóch miejsc po przecinku. 3. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres obowiązywania umowy i nie będą podlegały zmianom. 4. Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty za daną część zamówienia. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 7

8 XVI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYĆ PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A WYKONAWCĄ Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich. XVII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJACY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Kryterium Waga w % Cena oferty brutto W kryterium Cena najwyższą liczbę punktów spośród ofert złożonych na daną część (100) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: Najniższa cena oferty brutto Wx = x 100 = liczba punktów Cena oferty brutto w ofercie ocenianej gdzie: Wx ilość punktów przyznana ocenianej ofercie za cenę; Cmin najniższa cena brutto zaoferowana w ofertach; Cx cena brutto oferty ocenianej. 3. Ocena zostanie dokonana z dokładnością co do dwóch miejsc po przecinku. 4. Zamawiający udzieli zamówienia na daną część Wykonawcy, którego oferta uzyskała największą liczbę punktów wśród ofert złożonych na tę część. XVIII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Wykonawca przed zawarciem umowy poda Zamawiającemu zastosowaną w ofercie stawkę podatku od towarów i usług (VAT). 2. Przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić umowę regulującą współpracę podmiotów występujących wspólnie oraz aktualizację danych w KRS (o ile występują). XIX. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 8

9 Zamawiający nie wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XX. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH UMOWA nr WZÓR NA CZĘŚĆ I, II, III, IV zawarta w dniu 2013 r. pomiędzy: 1/ Skarbem Państwa Urzędem Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 188/192, NIP , REGON , zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: Pana Cezarego Pyla Dyrektora Generalnego, a 2/ z siedzibą w,, NIP:..,, nr konta bankowego:.. zwanym dalej Wykonawcą reprezentowanym przez:., Wypis z.. stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 1 Podstawa zawarcia umowy Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę w terminach: od do września 2013 r. oraz od...do.. września 2013 r. usług hotelowo-noclegowych, zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszej umowie. 2. Przedmiot umowy jest częściowo finansowany w ramach projektu systemowego POIG /10 pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 3. Szczegółowy zakres i wymagania dotyczące wykonania przedmiotu niniejszego zamówienia określa załącznik nr 2 do umowy (tj. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia SIWZ) oraz Oferta Wykonawcy, stanowiąca załącznik nr Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi według cen jednostkowych określonych w Ofercie Wykonawcy. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 9 3

10 Sposób wykonania umowy 1. W ramach realizacji niniejszej umowy Wykonawca dokona rezerwacji nie więcej niż pokoi hotelowych dla Zamawiającego w terminie od..do września 2013 r. oraz nie więcej niż pokoi w terminie od do. września 2013 roku. 2. Cena za pokój jednoosobowy wynosi zgodnie z ofertą Wykonawcy. brutto za dobę, stawka powyższa zawiera 8% podatku VAT. 3. W cenie za pokój za dobę, uwzględnione jest śniadanie w jednej z restauracji hotelowych. 4. Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do dnia r. 5. Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 14.00, w dniu planowanego przyjazdu. W przypadku przyjazdów przed godziną udostępnienie zarezerwowanych pokoi hotelowych uzależnione będzie od obłożenia Hotelu. 6. Wymeldowanie gości z Hotelu następuje w dniu wyjazdu do godz Wszystkie dodatkowe usługi związane z zakwaterowaniem lub pobytem gości takie jak: mini bary, pralnia, telefony, itp. płatne będą indywidualnie przez gości, w dniu wyjazdu,w recepcji hotelu. 4 Warunki Anulacji Zarezerwowanych Pokoi Hotelowych 1. Zamawiający może anulować rezerwację pokoi hotelowych na piśmie, (włączając w to pocztę elektroniczną), zawiadamiając Hotel o anulacji w następujących terminach: a) do dnia 20 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 25 %( pokoje), bez poniesienia jakichkolwiek kosztów; b) ponadto do dnia 30 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 15 %( pokoje) bez poniesienia jakichkolwiek kosztów. 2. Wykonawca gwarantuje zakwaterowanie w przypadku późnych przyjazdów ( po godz ). 3. W przypadku nie wykorzystania rezerwacji, Zamawiający poniesie koszty pierwszej doby wynajmu zarezerwowanych pokoi hotelowych. 5 Odpowiedzialność Finansowa 1. Zamawiający jest odpowiedzialny za uregulowanie płatności za zakwaterowanie na. doby w terminie od. do. września 2013 r., w nie więcej niż.. pokojach, oraz jedną dobę w nie więcej niż..pokojach w terminie od do.września 2013 roku gości wskazanych na liście przekazanej przez Zamawiającego Wykonawcy. 2. Zamawiający nie odpowiada za indywidualne wydatki gości takie jak np: pralnia, telefon, płatna telewizja, mini bar lub przedłużenie pobytu. Za wymienione wydatki goście zamawiającego płacą indywidualnie przy wymeldowaniu z Hotelu gotówką lub kartą kredytową. 6 Wynagrodzenie 1. Za należyte wykonanie przedmiotu niniejszej umowy, Zamawiający zapłaci Hotelowi Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 10

11 należność za faktycznie wykorzystane pokoje kwoty brutto nie przekraczającej zł (słownie:.. złotych.groszy), zawierającej należny podatek VAT w wysokości 8%. 2. Należność, o której mowa w ustępie poprzedzającym, stanowi iloczyn maksymalnej liczby zamówionych pokoi hotelowych, ceny jednostkowej jednego pokoju hotelowego oraz maksymalnej liczby dni (dób) zakwaterowania osób umieszczonych na liście, o której mowa w 3 ust. 4, za które Zamawiający zobowiązał się uiścić należność. 3. Podstawą do wystawienia faktur będą stosowne protokoły podpisane przez przedstawicieli stron umowy potwierdzające liczbę wykorzystanych pokoi w ramach niniejszej umowy. 4. Strony zgodnie ustalają, iż rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie poprawnie wystawionych faktur, przelewem w terminie 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 5. Strony zgodnie ustalają, iż za prawidłowe wykonanie całego przedmiotu umowy wystawione zostaną dwie faktury: 1) płatna w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktyczne wykorzystane noclegi w dniach..; 2) płatna ze środków Urzędu Patentowego RP za faktyczne wykorzystane noclegi w dniu 6. Umowa jest częściowo finansowana jest w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 7. Za datę zapłaty należności Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 8. Fakturę należy wystawić dla Zamawiającego z uwzględnieniem następujących danych: Nazwa: Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Adres: al. Niepodległości 188/192 kod pocztowy: Warszawa NIP: Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy. 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę na wykonanie przedmiotu umowy, do dnia odstąpienia od umowy. 2. Zamawiający może żądać od Wykonawcy, w przypadku wypowiedzenia umowy, jej rozwiązania lub odstąpienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wartości przedmiotu umowy określonego w 6 ust. 1 niniejszej umowy. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia. 4. Zapłata kary umownej nie wyłącza ani nie ogranicza po stronie uprawnionej możliwości dochodzenia zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 11

12 szkody. 8 Osoby do kontaktu 1. Do kontaktów w sprawie niniejszej umowy upoważnione są następujące osoby: ze strony Wykonawcy:. tel.. adres do korespondencji:.. Ze strony Zamawiającego:. ..@uprp.pl, tel Adres do korespondencji: Urząd Patentowy RP, al. Niepodległości 188/192, Warszawa. 2. Wszelkie zawiadomienia i informacje w toku realizacji niniejszej umowy przekazywane będą przez strony w formie pisemnej, włączając w to pocztę elektroniczną, na adresy wskazane powyżej. 9 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany, niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Wymienione w treści umowy załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. 3. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o zmianie siedziby. W razie wątpliwości, oświadczenie uważa się za złożone prawidłowo, jeżeli zostało wysłane listem poleconym na ostatni znany nadawcy adres. 4. Wszelkie spory mogące powstać na tle niniejszej umowy Strony poddają rozstrzygnięciu właściwemu rzeczowo sądowi powszechnemu dla miasta Warszawy. 5. W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i ustawy prawo zamówień publicznych. 6. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, podpisana, a każda strona umowy oraz załączniki zostały parafowane. Załączniki: Załącznik nr 1 Wypis z. Załącznik nr 2 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) Załącznik nr 3 Oferta Wykonawcy ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA UMOWA nr WZÓR NA CZĘŚĆ V zawarta w dniu 2013 r. pomiędzy: 1/ Skarbem Państwa Urzędem Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej z siedzibą Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 12

13 w Warszawie przy al. Niepodległości 188/192, NIP , REGON , zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: Pana Cezarego Pyla Dyrektora Generalnego, a 2/ z siedzibą w,, NIP:..,, nr konta bankowego:.. zwanym dalej Wykonawcą reprezentowanym przez:., Wypis z.. stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 1 Podstawa zawarcia umowy Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę w terminie: od 4 czerwca do 5 czerwca 2013 r. usług hotelowo-noclegowych, zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszej umowie. 2. Przedmiot umowy jest finansowany w ramach projektu systemowego POIG /10 pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 3. Szczegółowy zakres i wymagania dotyczące wykonania przedmiotu niniejszego zamówienia określa załącznik nr 2 do umowy (tj. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia SIWZ) oraz Oferta Wykonawcy, stanowiąca załącznik nr Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi według cen jednostkowych określonych w Ofercie Wykonawcy. 3 Sposób wykonania umowy 1. W ramach realizacji niniejszej umowy Wykonawca dokona rezerwacji nie więcej niż 3 pokoi hotelowych dla Zamawiającego w terminie od 4 czerwca do 5 czerwca 2013 roku. 2. Cena za pokój jednoosobowy wynosi zgodnie z ofertą Wykonawcy. brutto za dobę, stawka powyższa zawiera 8% podatku VAT. 3. W cenie za pokój za dobę, uwzględnione jest śniadanie w jednej z restauracji hotelowych. 4. Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do dnia 3 czerwca 2013 r. 5. Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 14.00, w dniu planowanego przyjazdu. W przypadku przyjazdów przed godziną udostępnienie zarezerwowanych pokoi hotelowych uzależnione będzie od obłożenia Hotelu. 6. Wymeldowanie gości z Hotelu następuje w dniu wyjazdu do godz Wszystkie dodatkowe usługi związane z zakwaterowaniem lub pobytem gości takie jak: mini bary, pralnia, telefony, itp. płatne będą indywidualnie przez gości, w dniu wyjazdu,w Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 13

14 recepcji hotelu. 4 Odpowiedzialność Finansowa 1. Zamawiający jest odpowiedzialny za uregulowanie płatności za zakwaterowanie na jedną dobę w terminie od 4 do 5 czerwca 2013 r., w nie więcej niż 3 pokojach, gości wskazanych na liście przekazanej przez Zamawiającego Wykonawcy. 2. W przypadku nie wykorzystania rezerwacji, Zamawiający poniesie koszty wynajmu zarezerwowanych pokoi hotelowych. 3. Zamawiający nie odpowiada za indywidualne wydatki gości takie jak np: pralnia, telefon, płatna telewizja, mini bar lub przedłużenie pobytu. Za wymienione wydatki goście zamawiającego płacą indywidualnie przy wymeldowaniu z Hotelu gotówką lub kartą kredytową. 5 Wynagrodzenie 1. Za należyte wykonanie przedmiotu niniejszej umowy, Zamawiający zapłaci Hotelowi należność za faktycznie wykorzystane pokoje kwoty brutto nie przekraczającej zł (słownie:.. złotych.groszy), zawierającej należny podatek VAT w wysokości 8%. 2. Należność, o której mowa w ustępie poprzedzającym, stanowi iloczyn maksymalnej liczby zamówionych pokoi hotelowych, ceny jednostkowej jednego pokoju hotelowego oraz maksymalnej liczby dni (dób) zakwaterowania osób umieszczonych na liście, o której mowa w 3 ust. 4, za które Zamawiający zobowiązał się uiścić należność. 3. Podstawą do wystawienia faktur będą stosowne protokoły podpisane przez przedstawicieli stron umowy potwierdzające liczbę wykorzystanych pokoi w ramach niniejszej umowy. 4. Strony zgodnie ustalają, iż rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie poprawnie wystawionych faktur, przelewem w terminie 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 5. Strony zgodnie ustalają, iż za prawidłowe wykonanie całego przedmiotu umowy wystawiona zostanie jedna faktura: płatna w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktyczne wykorzystane noclegi. 6. Umowa jest finansowana jest w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 7. Za datę zapłaty należności Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 8. Fakturę należy wystawić dla Zamawiającego z uwzględnieniem następujących danych: Nazwa: Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Adres: al. Niepodległości 188/192 kod pocztowy: Warszawa NIP: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 14

15 6 Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy. 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę na wykonanie przedmiotu umowy, do dnia odstąpienia od umowy. 2. Zamawiający może żądać od Wykonawcy, w przypadku wypowiedzenia umowy, jej rozwiązania lub odstąpienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wartości przedmiotu umowy określonego w 5 ust. 1 niniejszej umowy. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia. 4. Zapłata kary umownej nie wyłącza ani nie ogranicza po stronie uprawnionej możliwości dochodzenia zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody. 7 Osoby do kontaktu 1. Do kontaktów w sprawie niniejszej umowy upoważnione są następujące osoby: ze strony Wykonawcy:. tel.. adres do korespondencji:.. Ze strony Zamawiającego:. ..@uprp.pl, tel Adres do korespondencji: Urząd Patentowy RP, al. Niepodległości 188/192, Warszawa. 2. Wszelkie zawiadomienia i informacje w toku realizacji niniejszej umowy przekazywane będą przez strony w formie pisemnej, włączając w to pocztę elektroniczną, na adresy wskazane powyżej. 8 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany, niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Wymienione w treści umowy załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. 3. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o zmianie siedziby. W razie wątpliwości, oświadczenie uważa się za złożone prawidłowo, jeżeli zostało wysłane listem poleconym na ostatni znany nadawcy adres. 4. Wszelkie spory mogące powstać na tle niniejszej umowy Strony poddają rozstrzygnięciu właściwemu rzeczowo sądowi powszechnemu dla miasta Warszawy. 5. W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i ustawy prawo zamówień publicznych. 6. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, podpisana, a każda strona umowy oraz załączniki zostały parafowane. Załączniki: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 15

16 Załącznik nr 1 Wypis z. Załącznik nr 2 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) Załącznik nr 3 Oferta Wykonawcy ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA XXI. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Wykonawcy, którego interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy. XXII. ADRES POCZTY ELEKTRONICZNEJ LUB STRONY INTERNETOWEJ ZAMAWIAJĄCEGO, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA POROZUMIEWANIE SIĘ DROGĄ ELEKTRONICZNĄ Strona internetowa: Adres poczty elektronicznej: wzp2413@uprp.pl XXIII. WYSOKOŚĆ ZWROTU KOSZTÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY PRZEWIDUJE ICH ZWROT Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. XXIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE W sprawach nieuregulowanych w niniejszej specyfikacji mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie oraz przepisy kodeksu cywilnego. XXV ZAŁĄCZNIKI DO SIWZ 1. Opis przedmiotu zamówienia. 2. Formularz ofertowy. 3. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 4. Wzór oświadczenia o braku podstawy do wykluczenia z postępowania. 5. Oświadczenie dotyczące grupy kapitałowej. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 16

17 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowo-noclegowych na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej na terenie Krakowa. Usługa jest częściowo finansowana z projektu systemowego Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 1. Zamówienie dotyczy świadczenia usług hotelowo-noclegowych na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej na terenie Krakowa Zamawiający przewiduje 5 części zamówienia: CZĘŚĆ I Świadczenie usług hotelowo- noclegowych w hotelu o standardzie 5*: 30 pokoi 1-osobowych dla 30 osób w terminie 4-8 września 2013 r., zgodnie z poniższą specyfikacją: 1) Hotel o standardzie 5* 2) Położenie w Krakowie w obrębie ścisłego centrum (w granicach Plant) 3) Cena za nocleg obejmuje koszt śniadania 4) Wszystkie pokoje hotelowe w jednym budynku 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu rezerwacji w tym liczby osób, ilości dób i ilości pokoi 6) Zamawiający może dokonać anulacji zarezerwowanych pokoi hotelowych na piśmie za potwierdzeniem odbioru, zawiadamiając o tym Hotel w ramach poniższych terminów: a) Do dnia 20 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 25 % (7 pokoi), bez poniesienia żadnych kosztów; b) Ponadto do dnia 30 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 15 % (4 pokoje) bez poniesienia żadnych kosztów. 7) Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do dnia 2 września 2013 r. 8) Noclegi w dniach r. zostaną sfinansowane w ramach projektu systemowego pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 9) Noclegi w dniach r. będą opłacane ze środków Urzędu Patentowego RP. 10) Rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 17

18 na podstawie poprawnie wystawionych faktur, przelewem w terminie 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 11) Za prawidłowe wykonanie części I zamówienia wystawione zostaną dwie faktury: a) płatna w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktyczne wykorzystane noclegi w dniach r. b) płatna ze środków Urzędu Patentowego RP za faktyczne wykorzystane noclegi w dniu r. CZĘŚĆ II Świadczenie usług hotelowo- noclegowych w hotelu o standardzie 3* lub 4*: 3 pokoje 1 lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania dla 3 osób w terminie 5 8 września 2013 r., zgodnie z poniższą specyfikacją: 1) Hotel o standardzie 3* lub 4* 2) Położenie w Krakowie w obrębie ścisłego centrum (w granicach Plant) 3) Cena za nocleg obejmuje koszt śniadania 4) Wszystkie pokoje hotelowe w jednym budynku 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu rezerwacji w tym liczby osób, ilości dób i ilości pokoi. 6) Do dnia 30 sierpnia 2012 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych dób noclegowych nie więcej niż o 1 dobę w odniesieniu do wszystkich zarezerwowanych pokoi hotelowych, bez poniesienia żadnych kosztów. 7) Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do dnia 2 września 2013 r. 8) Noclegi w dniach r. zostaną sfinansowane w ramach projektu systemowego pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 9) Noclegi w dniach r. będą opłacane ze środków Urzędu Patentowego RP. 10) Rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie poprawnie wystawionych faktur, przelewem w terminie 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 11) Za prawidłowe wykonanie całego przedmiotu umowy wystawione zostaną dwie faktury: a) płatna w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktyczne wykorzystane noclegi w dniach r. b) płatna ze środków Urzędu Patentowego RP za faktyczne wykorzystane noclegi w dniu r. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 18

19 CZĘŚĆ III Świadczenie usług hotelowo- noclegowych w hotelu o standardzie 2* lub 3*: 22 pokoje 1 lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania dla 22 osób w terminie 5 8 września 2013 r., zgodnie z poniższą specyfikacją: 1) Hotel o standardzie 2* lub 3* 2) Położenie w Krakowie w obrębie ścisłego centrum (w granicach Plant lub w bliskiej ich odległości na podstawie Google maps najkrótsza odległość do przejścia pieszego z Hotelu do Rynku Głównego 27 nie przekroczy 1 km) 3) Cena za nocleg obejmuje koszt śniadania 4) Wszystkie pokoje hotelowe w jednym budynku 5) Zamawiający może dokonać anulacji zarezerwowanych pokoi hotelowych na piśmie za potwierdzeniem odbioru, zawiadamiając o tym Hotel w ramach poniższych terminów: a) Do dnia 20 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 25 % (5 pokoi), bez poniesienia żadnych kosztów; b) Ponadto do dnia 30 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 15 % (3 pokoje) bez poniesienia żadnych kosztów. 6) Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do dnia 2 września 2013 r. 7) Noclegi w dniach r. zostaną sfinansowane w ramach projektu systemowego pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 8) Noclegi w dniach r. będą opłacane ze środków Urzędu Patentowego RP. 9) Rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie poprawnie wystawionych faktur, przelewem w terminie 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 10) Za prawidłowe wykonanie całego przedmiotu umowy wystawione zostaną dwie faktury: a) płatna w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktyczne wykorzystane noclegi w dniach r. b) płatna ze środków Urzędu Patentowego RP za faktyczne wykorzystane noclegi w dniu r. CZĘŚĆ IV Świadczenie usług hotelowo- noclegowych w obiekcie noclegowym lub hotelu 19 pokoi jednoosobowych dla 19 osób w terminie 4 8 września 2013 r., zgodnie z poniższą specyfikacją: 1) Obiekt noclegowy lub hotel posiadający : łazienki w pokojach nieograniczony bezpłatny dostęp do Internetu winda w obiekcie Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 19

20 2) Położenie w Krakowie w obrębie ścisłego centrum (w granicach Plant na podstawie Google maps najkrótsza odległość do przejścia pieszego z obiektu noclegowego do Rynku Głównego 27 nie przekroczy 500 m ) 3) Cena za nocleg obejmuje koszt śniadania 4) Wszystkie pokoje znajdują się w jednym budynku 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu rezerwacji w tym liczby osób, ilości dób i ilości pokoi. 6) Zamawiający może dokonać anulacji zarezerwowanych pokoi hotelowych na piśmie za potwierdzeniem odbioru, zawiadamiając o tym Hotel w ramach poniższych terminów: a) Do dnia 20 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 25 %( 4 pokoi), bez poniesienia żadnych kosztów; b) Ponadto do dnia 30 sierpnia 2013 r. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę zarezerwowanych miejsc noclegowych nie więcej niż o 15 %( 2 pokoje) bez poniesienia żadnych kosztów. 7) Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do dnia 2 września 2013 r. 8) Noclegi w dniach r. zostaną sfinansowane w ramach projektu systemowego pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 9) Noclegi w dniach r. będą opłacane ze środków Urzędu Patentowego RP. 10) Rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie poprawnie wystawionych faktur, przelewem w terminie 30 dni od dnia ich wpływu do siedziby Zamawiającego. 11) Za prawidłowe wykonanie całego przedmiotu umowy wystawione zostaną dwie faktury: a) płatna w ramach Projektu POIG /10 Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego za faktyczne wykorzystane noclegi w dniach r. b) płatna ze środków Urzędu Patentowego RP za faktyczne wykorzystane noclegi w dniu r. CZĘŚĆ V Świadczenie usług hotelowo- noclegowych w obiekcie noclegowym lub hotelu 3 pokoje jednoosobowe dla 3 osób w terminie 4 5 czerwca 2013 r., zgodnie z poniższą specyfikacją: 1) Obiekt noclegowy lub hotel posiadający : łazienki w pokojach nieograniczony bezpłatny dostęp do Internetu winda w obiekcie 2) Położenie w Krakowie w obrębie ścisłego centrum (w granicach Plant na podstawie Google maps najkrótsza odległość do przejścia pieszego z obiektu noclegowego do Rynku Głównego 27 nie przekroczy 500 m ) 3) Cena za nocleg obejmuje koszt śniadania Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 20

21 4) Wszystkie pokoje znajdują się w jednym budynku 5) Imienne rezerwacje pokoi zostaną dokonane na podstawie listy gości dostarczonej przez Zamawiającego nie później niż do dnia 31 maja 2013 r. 6) Noclegi w dniach r. zostaną sfinansowane w ramach projektu systemowego pt. Wsparcie efektywnego wykorzystania własności przemysłowej w innowacyjnej gospodarce, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 5.2, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 7) Rozliczenie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy dokonane będzie na podstawie poprawnie wystawionej faktury, przelewem w terminie 30 dni od dnia wpływu faktury do siedziby Zamawiającego. 2. Wymagania wspólne dla wszystkich części zamówienia W ramach realizacji zamówienia dla poszczególnych wydarzeń Wykonawca będzie zobowiązany do: 1) zameldowania gości o godzinie 14.00, w dniu planowanego przyjazdu. W przypadku przyjazdów przed godziną udostępni zarezerwowane pokoje hotelowe w miarę możliwości i obłożenia Hotelu; 2) gwarantowania zakwaterowania w przypadku późnych przyjazdów (po godz ); 3) wymeldowania gości z Hotelu w dniu wyjazdu do godziny 12.00; 4) Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym przeznaczonym do pojedynczego wykorzystania, przy czym cena takiego noclegu dla Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju jednoosobowym; 5) Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe były przystosowane do pracy biznesowej tzn. aby była możliwość korzystania z Internetu w pokoju hotelowym lub na terenie hotelu; 6) Zamawiający nie odpowiada za indywidualne wydatki gości takie jak np: pralnia, telefon, płatna telewizja, mini bar lub przedłużenie pobytu. Za wymienione wydatki goście zamawiającego płacą indywidualnie przy wymeldowaniu z Hotelu gotówką lub kartą kredytową. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 21

22 Załącznik nr 2 do SIWZ Pieczęć Wykonawcy FORMULARZ OFERTOWY NA CZĘŚĆ/CZĘŚCI. * Nazwa i adres Wykonawcy: Do: nazwa i siedziba Zamawiającego: Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (nr BG-II/211/24/2013) na Usługę hotelowo-noclegową w Krakowie na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Urząd Patentowy RP, w imieniu reprezentowanego przeze mnie/przez nas Wykonawcy: oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia na część/części, w zakresie objętym SIWZ oraz z uwzględnieniem wszystkich elementów wymaganych w opisie przedmiotu zamówienia, zgodnie z poniższymi cenami (proszę wypełnić tę część/części tabeli, na które składana jest oferta): CZĘŚĆ I Świadczenie usługi noclegowej w Krakowie (standard hotelu/pokoje/termin rezerwacji) Hotel o standardzie 5 * 30 pokoi 1 osobowych w terminie 4-8 września 2013 r. Cena brutto za jeden pokój wraz ze śniadaniem Liczba pokoi 30 Cena brutto za wszystkie pokoje = cena oferty Nazwa i adres hotelu dla części I: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia BG-II/211/24/2013 Strona 22