ZATWIERDZAM Sekretarz Miasta Poznania Poznań, dnia 15 grudnia 2015r. Stanisław Tamm Sekretarz Miasta Poznania

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM Sekretarz Miasta Poznania Poznań, dnia 15 grudnia 2015r. Stanisław Tamm Sekretarz Miasta Poznania Akceptuję Zastępca Prezydenta Miasta Poznania Arkadiusz Stasica załącznik do zarządzenia Nr 1/2015 DYREKTORA WYDZIAŁU GOSPODARKI KOMUNALNEJ z dnia 12 listopada 2015r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY WYDZIAŁU GOSPODARKI KOMUNALNEJ I. STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1 Pracą Wydziału kieruje dyrektor przy pomocy: a) zastępcy dyrektora ds. infrastruktury technicznej, b) zastępcy dyrektora ds. współpracy z mieszkańcami i inwestorami zewnętrznymi, 2 Wydział dzieli się na następujące oddziały i stanowiska pracy: 1) Oddział Infrastruktury Technicznej, w skład którego wchodzi: a) kierownik Oddziału, b) stanowisko ds. wodociągów i kanalizacji, c) stanowisko ds. ciepła, energii elektrycznej i paliw gazowych, d) stanowisko ds. gospodarki energetycznej, e) stanowisko ds. planowania i sprawozdawczości, f) stanowisko ds. infrastruktury telekomunikacyjnej; 2) Oddział Realizacji Inwestycji z Udziałem Mieszkańców i Inwestorów Zewnętrznych: a) kierownik Oddziału, b) stanowisko ds. realizacji inwestycji, c) stanowisko ds. umów i sprawozdawczości z udziałem mieszkańców, 1

2 d) stanowisko ds. przygotowywania umów i monitorowania realizacji umów z inwestorami zewnętrznymi, 3) Oddział Koordynacji Utrzymania Czystości i Porządku w Mieście, w skład którego wchodzi: a) kierownik Oddziału, b) stanowisko ds. czystości Miasta, c) stanowisko ds. gospodarki odpadami, d) stanowisko ds. monitoringu realizacji zadań; 4) Oddział Usług Komunalnych, w skład którego wchodzi: a) kierownik Oddziału, b) stanowisko ds. zezwoleń i kontroli, c) stanowisko ds. kontroli i sprawozdawczości, d) stanowisko ds. gospodarowania nieczystościami ciekłymi, e) stanowisko ds. analiz przestrzennych; 5) Oddział Organizacji i Budżetu, w skład którego wchodzi: a) kierownik Oddziału, b) stanowisko ds. planowania, c) stanowisko ds. analiz i budżetu, d) stanowisko ds. organizacyjnych, e) stanowisko ds. rozliczeń i sprawozdawczości; 6) stanowisko ds. obsługi sekretariatu; 7) Jednostka Realizująca Projekt System Gospodarki Odpadami dla Miasta Poznania. 3 Dyrektor kieruje pracą Wydziału. 1. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad Oddziałem Organizacji i Budżetu, Oddziałem Koordynacji Utrzymania Czystości i Porządku w Mieście oraz kieruje pracą stanowiska ds. obsługi sekretariatu. 2. Dyrektor pełni funkcję Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu System Gospodarki Odpadami dla Miasta Poznania MAO. 3. Dyrektor jest pełnomocnikiem Prezydenta Miasta do reprezentowania Jednostki Samorządu Terytorialnego w Stowarzyszeniu Gmin, Powiatów i Województw Droga S11. 2

3 4. W razie nieobecności dyrektora jego zadania i kompetencje w zakresie kierowania Wydziałem wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Wydziału i zarządzeń Prezydenta wykonują zastępcy w następującej kolejności: 1) zastępca dyrektora ds. infrastruktury technicznej 2) zastępca dyrektora ds. współpracy z mieszkańcami i inwestorami zewnętrznymi, 4 1. Zastępcy dyrektora podlegają dyrektorowi Wydziału. 2. Zastępca dyrektora ds. infrastruktury technicznej koordynuje działania w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków, zaopatrzenia w energię elektryczną (w tym grupowego zakupu energii elektrycznej i gazu), ciepło i paliwa gazowe, a także infrastruktury telekomunikacyjnej na terenie Miasta oraz wywozu nieczystości ciekłych i organizuje wykonywanie zadań i sprawuje nadzór nad: a) Oddziałem Infrastruktury Technicznej, b) Oddziałem Usług Komunalnych. 3. Zastępca dyrektora ds. współpracy z mieszkańcami i inwestorami zewnętrznymi koordynuje działania związane z budową infrastruktury z udziałem mieszkańców i przez inwestorów zewnętrznych realizujących swoje inwestycje komercyjne oraz organizuje wykonywanie zadań i sprawuje nadzór nad Oddziałem Realizacji Inwestycji z Udziałem Mieszkańców i Inwestorów Zewnętrznych. Ponadto Zastępca dyrektora ds. infrastruktury z udziałem mieszkańców i inwestorów zewnętrznych pełni funkcję kierownika Jednostki Realizującej Projekt System Gospodarki Odpadami dla Miasta Poznania, Zastępcy Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu MAO. 5 Schemat struktury organizacyjnej Wydziału i zasady podporządkowania oddziałów, stanowisk pracy przedstawia załącznik nr 1 do Regulaminu. II. ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU 6 Do Wydziału należy prowadzenie spraw dotyczących infrastruktury Miasta w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków i infrastruktury telekomunikacyjnej, monitorowanie realizacji zadań w zakresie poprawy efektywności 3

4 energetycznej, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, kontrolą właścicieli nieruchomości jak i przedsiębiorców posiadających zezwolenie na wywóz nieczystości ciekłych, utrzymania czystości i porządku, utrzymania urządzeń sanitarnych, cmentarzy komunalnych, a także opiniowanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego pod kątem cmentarnictwa w Mieście, unieszkodliwiania odpadów komunalnych, zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe (w tym grupowego zakupu energii elektrycznej i paliwa gazowego), innych usług komunalnych oraz inwestycji lokalnych realizowanych przy współudziale mieszkańców i podmiotów zewnętrznych realizujących swe inwestycje komercyjne. Do Wydziału należy także prowadzenie spraw dotyczących współdziałania z osiedlami w realizacji zadań im powierzonych oraz współpraca w ramach porozumień międzygminnych i związków komunalnych, których Miasto Poznań jest członkiem. Wydział pełni funkcję koordynatora Programu Strategicznego Ekologiczny Poznań oraz współuczestniczy w Programie Strategicznym Cyfrowy Poznań. 2. Przy wykonywaniu zadań Wydział stosuje zatwierdzone procesy zgodne z normą PN-EN ISO 9001:2009: a) GKo/PS 01 Koordynacja działań w zakresie infrastruktury technicznej, b) GKo/PS - 02 Koordynacja działań w zakresie realizacji inwestycji, c) GKo/PS 03 Koordynacja działań w zakresie usług komunalnych, oraz normą PN-EN ISO 14001: Wydział wydaje decyzje administracyjne dotyczące: a) zezwolenia na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i/lub zbiorowego odprowadzania ścieków, b) niewykonania obowiązków przez właścicieli bądź zarządców nieruchomości wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach z dnia 13 września 1996 r., c) czasowego odebrania właścicielowi lub opiekunowi zwierzęcia, d) zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, e) ochrony przed bezdomnymi zwierzętami oraz prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części, f) odmowy udzielenia informacji publicznej. 4

5 4. Do zakresu działania Wydziału należy w szczególności: 1) w zakresie infrastruktury technicznej: a) prowadzenie spraw związanych ze zbiorowym zaopatrzeniem w wodę i zbiorowym odprowadzaniem ścieków realizowanych przez przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne, b) koordynacja działań dotyczących zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe (w tym grupowego zakupu energii elektrycznej i paliwa gazowego), c) monitorowanie zadań w zakresie poprawy efektywności energetycznej, d) współpraca w ramach porozumień międzygminnych, w których Miasto jest stroną, e) koordynacja projektów telekomunikacyjnych i teleinformatycznych, f) współpraca w ramach Programu Strategicznego Cyfrowy Poznań. 2) w zakresie usług komunalnych: a) prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków, b) współpraca z podmiotami wywożącymi nieczystości ciekłe i spółką AQUANET SA w zakresie opróżniania zbiorników, transportu nieczystości ciekłych i przekazywania ich do stacji zlewnych, c) realizacja postanowień uchwał Rady Miasta Poznania i zarządzeń Prezydenta Miasta Poznania dotyczących prowadzenia spraw związanych z nieczystościami ciekłymi, d) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach o wydanie decyzji nakazującej właścicielowi nieruchomości przyłączenie się do sieci kanalizacji sanitarnej oraz decyzji na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych a także prowadzenie kontroli właścicieli nieruchomości i przedsiębiorców, e) współpraca w realizacji programu strategicznego Ekologiczny Poznań w ramach Strategii Rozwoju Miasta Poznania do roku ) w zakresie realizacji inwestycji z udziałem mieszkańców i inwestorów zewnętrznych: a) przygotowywanie dokumentacji ofertowej dla komisji powołanej przez Prezydenta Miasta, b) koordynowanie i monitorowanie czynności związanych z realizacją zadań z udziałem mieszkańców Miasta oraz ich współfinansowanie i rozliczanie, c) współpraca w zakresie realizacji Programu Przyjazne Podwórko ; d) przygotowanie i monitorowanie realizacji umów z inwestorami zewnętrznymi 5

6 e) pozyskanie pozabudżetowych środków na finansowanie budowy inwestycji oraz przyjmowanie i koordynowanie wniosków inwestorów zewnętrznych w związku z realizacją inwestycji niedrogowej. 4) w zakresie utrzymania porządku i czystości w Mieście: a) podejmowanie działań na rzecz zapewnienia czystości i porządku na terenie miasta, b) realizacja postanowień uchwał Rady Miasta Poznania i zarządzeń Prezydenta Miasta Poznania dotyczących zasad utrzymania czystości i porządku na terenie miasta, c) współpraca z Zakładem Zagospodarowania Odpadów w Poznaniu sp. z o.o. w zakresie problematyki gospodarowania odpadami komunalnymi oraz monitoring zadań merytorycznych realizowanych przez tę Spółkę; d) współpraca w ramach porozumień międzygminnych i związków komunalnych, których Miasto Poznań jest członkiem, 5) współdziałanie z jednostkami pomocniczymi Miasta osiedlami w ramach realizowanych zadań; 6) koordynowanie działań związanych z zapewnieniem funkcjonowania kontroli zarządczej w Wydziale i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, 7) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem cmentarzy komunalnych i opiniowanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego pod kątem cmentarnictwa w Mieście, 8) koordynacja i współudział w realizacji programu Ekologiczny Poznań w ramach Strategii Rozwoju Miasta Poznania do roku 2030, 9) wykonywanie zadań z zakresu nadzoru nad jednostkami budżetowymi: Ogród Zoologiczny, Palmiarnia Poznańska i Usługi Komunalne. III. ZAKRES ZADAŃ ODDZIAŁÓW I STANOWISK PRACY 7 1. Do zadań Oddziału Infrastruktury Technicznej należy: 1) współpraca z przedsiębiorstwami wodno-kanalizacyjnymi w zakresie programowania i planowania zadań dotyczących wodociągów i kanalizacji; 2) opiniowanie propozycji taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, w tym wód opadowych i roztopowych odprowadzanych kanalizacją ogólnospławną; 6

7 3) przygotowywanie projektów zezwoleń na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków i prowadzenie ewidencji zezwoleń na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków; 4) prowadzenie spraw związanych z koordynowaniem i sprawozdawczością z realizacji Krajowego Programu Oczyszczania Ścieków Komunalnych; 5) monitorowanie poziomu świadczenia usług w zakresie dostarczania wody i odprowadzania ścieków; 6) współpraca z przedsiębiorstwami sektora energetycznego, w opracowywaniu planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla obszaru Miasta; 7) zgłaszanie wniosków i uwag do procedowanych miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie właściwości Oddziału; 8) monitorowanie zadań efektywnego wykorzystywania energii elektrycznej w Urzędzie Miasta, miejskich jednostkach organizacyjnych oraz w spółkach z udziałem Miasta (stron Porozumienia tzw. grupy zakupowej energii elektrycznej i paliwa gazowego); 9) koordynacja projektów telekomunikacyjnych i teleinformatycznych opartych na miejskiej infrastrukturze telekomunikacyjnej, realizowanych przez jednostki miejskie: uzgadnianie planów budowy i rozbudowy infrastruktury telekomunikacyjnej jednostek Miasta Poznania prowadzonych w ramach indywidualnych przedsięwzięć realizowanych przez te jednostki (ZDM, ZTM, ZKiB i inne), pod kątem zgodności z dokumentami strategicznymi oraz synergii z innymi przedsięwzięciami; 9) reprezentowanie Miasta Poznania w kontaktach z Urzędem Komunikacji Elektronicznej, monitorowanie wykonania obligatoryjnej sprawozdawczości przez jednostki miasta będące gestorami infrastruktury telekomunikacyjnej; 10) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem i cofaniem zezwoleń w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i/lub zbiorowego odprowadzania ścieków. 2. Do zadań Oddziału Usług Komunalnych należy: 1) prowadzenie kontroli właścicieli nieruchomości w zakresie wypełniania obowiązków określonych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3a ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, 2) nadzorowanie spraw i prowadzenie kontroli wynikających z realizacji zapisów art. 6 ust. 1, ust. 2, ust. 6 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, 7

8 3) prowadzenie prac analitycznych w obszarze organizacji systemu przejęcia przez Miasto obowiązku właścicieli nieruchomości z zakresu pozbywania się nieczystości ciekłych przewidzianych w art. 6a ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, 4) wydawanie zezwoleń w formie decyzji administracyjnych na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych oraz prowadzanie ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń w przedmiotowym zakresie; 5) wydawanie decyzji nakazujących właścicielom nieruchomości wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, 6) wydawanie decyzji ustalającej obowiązek uiszczenia opłaty za opróżnianie zbiorników bezodpływowych, w przypadku jeśli właściciel nieruchomości nie zawarł umowy na opróżnianie zbiorników i transport nieczystości ciekłych, 7) przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych w granicach określonych przepisami prawa oraz zapewnienie ich ochrony zgodnie z wytycznymi Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, 8) prowadzenie i aktualizowanie bazy zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie Miasta Poznania, 9) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta Poznania i zarządzeń Prezydenta Miasta Poznania z zakresu wywozu nieczystości ciekłych do stacji zlewnych, 10) prowadzenie na stronie internetowej Miasta Poznania zakładki Nieczystości Ciekłe, 11) lokalizowanie zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków w Systemie Informacji Przestrzennej Miasta Poznania, 12) sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań z zakresu gospodarowania nieczystościami ciekłymi; 3. Do zadań Oddziału Realizacji Inwestycji z Udziałem Mieszkańców i Inwestorów Zewnętrznych należy: 1) zbieranie i opracowywanie ofert inwestorów lokalnych i ich przedstawianie komisji opiniującej wnioski o przyznanie środków finansowych na realizację inwestycji lokalnych z udziałem ludności, działającej przy Prezydencie; 2) koordynowanie i monitorowanie czynności związanych z realizacją zadań z udziałem mieszkańców Miasta, 3) finansowanie i rozliczanie zrealizowanych zadań infrastrukturalnych z udziałem ludności 8

9 4) pozyskanie pozabudżetowych środków na finansowanie budowy infrastruktury oraz przyjmowanie i koordynowanie wniosków inwestorów zewnętrznych w związku z realizacją inwestycji niedrogowej; 5) przygotowanie projektów listów intencyjnych, porozumień oraz umów partycypacyjnych z podmiotami zewnętrznymi oraz monitorowanie ich realizacji a także inicjowanie, przygotowanie i realizacja zadań związanych z realizacją inwestycji komunalnych w formule PPP oraz w trybie ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi. 4. Do zadań Oddziału Koordynacji Utrzymania Czystości i Porządku w Mieście należy: 1) podejmowanie działań na rzecz zapewnienia czystości i porządku na terenie miasta, między innymi poprzez prowadzenie kontroli właścicieli i zarządców nieruchomości w tym przestrzeni publicznej oraz opracowywanie projektów aktów prawa miejscowego z tego zakresu; 2) koordynacja i współudział w realizacji programu Ekologiczny Poznań wynikającego ze Strategii Rozwoju Miasta Poznania do roku 2030; 3) współpraca ze Związkiem Międzygminnym Gospodarka Odpadami Aglomeracji Poznańskiej, 4) współpraca z Zakładem Zagospodarowania Odpadów w Poznaniu sp. z o.o. w zakresie problematyki gospodarowania odpadami komunalnymi oraz monitorowanie sposobu realizacji zadań merytorycznych przez tę Spółkę w szczególności pod kątem funkcjonowania Punktów Selektywnego Zbierania Odpadów Komunalnych oraz posiadanych przez ZZO Sp. z o.o. instalacji do przetwarzania odpadów; 5) współpraca m.in. ze Strażą Miejską Miasta Poznania, Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym, Wojewódzkim Inspektoratem Ochrony Środowiska i Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego, miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz jednostkami samorządu pomocniczego w zakresie realizacji spraw sanitarno-porządkowych; 6) koordynacja realizacji programu miejskiego Kejter też Poznaniak ; 7) realizacja działań informacyjnych i edukacyjnych w zakresie utrzymania czystości i porządku na terenie miasta oraz w zakresie prawidłowego postępowania z odpadami, w tym organizacja corocznych akcji proekologicznych Sprzątanie Świata, Wiosenne Porządki ; 8) inicjowanie i koordynacja corocznej akcji deratyzacyjnej na terenie miasta; 9) coroczna organizacja tymczasowego punktu składowania śniegu z terenu miasta Poznania; 9

10 10) prowadzenie postępowań w sprawach o wydanie decyzji dla właścicieli bądź zarządców nieruchomości w związku z ustaleniem niewykonania obowiązków wynikających z art. 5 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 2-4 ustawy z dnia 13 września 1996r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach; 11) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości określonych pomników i tablic pamiątkowych wraz z ich otoczeniem, a także wykonywanie drobnych ich napraw; 12) wykonywanie zadań z zakresu nadzoru nad jednostkami budżetowymi: Ogród Zoologiczny, Palmiarnia Poznańska i Usługi Komunalne. 13) prowadzenie postępowań w sprawach o wydanie decyzji w sprawie czasowego odebrania właścicielowi lub opiekunowi zwierzęcia w przypadku stwierdzenia faktu znęcania się oraz prowadzenie rejestru wniosków i decyzji w przedmiotowym zakresie; 13) wydawanie zezwoleń w formie decyzji administracyjnych na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami oraz prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części oraz prowadzanie ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń w przedmiotowym zakresie; 14) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem cmentarzy komunalnych i opiniowanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego pod kątem cmentarnictwa w Mieście; 17) organizowanie przewozu osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na wniosek właściwego organu do zakładu medycyny sądowej; 18) bieżące utrzymanie przejścia podziemnego prowadzącego na cmentarz komunalny na Miłostowie oraz organizacja tymczasowego przejścia przez tory PKP w okresie obchodów Dnia Wszystkich Świętych; 19) przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych w granicach określonych przepisami prawa oraz zapewnienie ich ochrony, zgodnie z wytycznymi Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. 5. Do zadań Oddziału Organizacji i Budżetu należy: 1) przygotowywanie materiałów do projektu budżetu Wydziału; 2) opracowywanie projektu planu wydatków budżetowych Wydziału; 3) opracowywanie sprawozdań z wydatków majątkowych i wydatków budżetowych Wydziału; 4) przygotowywanie wniosków o zmiany w budżecie miasta oraz w Wieloletniej Prognozie Finansowej; 10

11 5) współudział w przeprowadzanych kontrolach planowych i doraźnych w miejskich jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez wydział; 6) zbieranie danych o realizacji uchwał Rady Miasta Poznania, zarządzeń Prezydenta Miasta Poznania oraz ustaleń ze spotkań Prezydenta z zastępcami Prezydenta i sporządzanie sprawozdań; 7) opracowywanie planów pracy Wydziału, planów kontroli i planów promocji oraz sporządzanie zbiorczych sprawozdań z ich realizacji; 8) czuwanie nad wykonaniem wniosków i zaleceń wynikających z ustaleń kontroli wewnętrznej i zewnętrznej; 9) opiniowanie projektów regulaminów organizacyjnych przygotowywanych przez miejskie jednostki organizacyjne, w stosunku do których Wydział wykonuje czynności nadzorcze, wydawanie opinii na temat tych projektów; 10) udział w opracowywaniu projektów uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta; 11) współpraca z funduszami ochrony środowiska i gospodarki wodnej w zakresie pozyskania środków na dofinansowanie zadań realizowanych przez Wydział oraz miejskie jednostki organizacyjne, w stosunku do których Wydział wykonuje czynności nadzorcze; 12) prowadzenie spraw dotyczących zaopatrzenia w materiały biurowe i wyposażenia poszczególnych stanowisk pracy; 13) bieżące monitorowanie i rozliczanie realizacji zadań w ramach środków ujętych w rocznych planach finansowo-rzeczowych nadzorowanych jednostek oraz Wydziału a także obsługa dokumentacji księgowo-finansowej; 14) współpraca z nadzorowanymi jednostkami i Wydziałami Urzędu; 15) koordynowanie prac związanych ze sporządzaniem i prowadzeniem rejestru ryzyka wraz z jego aktualizacją; 16) prowadzenie rejestru decyzji odmawiających udostępnienia informacji publicznej oraz rejestru skarg i wniosków, 17) przygotowanie upoważnień oraz prowadzenie i uaktualnianie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zbiorach administrowanych przez Wydział, 18) współpraca przy opracowywaniu Wieloletniej Prognozy Finansowej. 6. Do zadań stanowiska ds. obsługi sekretariatu należy: 1) prowadzenie kalendarium zajęć dyrektora Wydziału; 2) organizowanie obsługi spotkań; 3) przyjmowanie, ewidencjonowanie i przedkładanie dyrektorowi wpływającej korespondencji, zapewnienie doręczenia tej korespondencji na stanowiska pracy; 11

12 4) prowadzenie spraw zaopatrzenia w materiały biurowe stanowisk pracy w Wydziale; 5) prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora; 6) prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualności zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych dla pracy stanowisk w Wydziale; 7) prowadzenie ewidencji księgozbioru wydziałowego i czuwanie nad jego kompletnością; 8) bieżące sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na oficjalną skrzynkę internetową wydziału, przekazywanie jej do właściwych adresatów oraz monitorowanie udzielania odpowiedzi w tym zakresie. 7. Zadania Jednostki Realizującej Projekt System Gospodarki Odpadami dla Miasta Poznania zostały określone w odrębnym zarządzeniu Prezydenta Miasta Poznania. 8 Liczbę etatów Wydziału określa załącznik nr 2 do Regulaminu. 9 Wydział prowadzi rejestry spraw, które wymienione są w załączniku nr 3 do Regulaminu. IV. PODPISYWANIE PISM Dyrektor Wydziału uprawniony jest do aprobaty i podpisywania pism, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Poznania. 2. Zastępcy dyrektora są upoważnieni do aprobaty i podpisywania pism należących do zakresu działań nadzorowanych oddziałów i stanowiska, zgodnie z zakresem określonym w ich kartach stanowisk pracy. V. PRZEPISY KOŃCOWE Dla zapewnienia jednolitego oznakowania akt Wydziału stosuje się symbol GKo. 12

13 2. Dla rozróżnienia pism przygotowywanych przez poszczególne oddziały i stanowiska pracy, w Wydziale stosuje się następujące symbole: GKo-I - Oddział Infrastruktury Technicznej; GKo-II - Jednostka Realizująca Projekt System Gospodarki Odpadami dla Miasta Poznania ; GKo-III - Oddział Realizacji Inwestycji z Udziałem Mieszkańców i Inwestorów Zewnętrznych; GKo-IV - Oddział Koordynacji Utrzymania Czystości i Porządku w Mieście; GKo-V - Oddział Organizacji i Budżetu; GKo-VI - Oddział Usług Komunalnych; GKo-VII - stanowisko ds. obsługi sekretariatu; 3. Adres poczty gk@um.poznan.p 13

14 14