Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Część III.

Transkrypt

1 Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Część III. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na kolejną turę pytań, jakie wpłynęły do Urzędu Zamówień Publicznych już po zamieszczeniu w dniu 4 lutego br. części II pytań i odpowiedzi odnośnie zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, przekazywanego przez zamawiających Prezesowi Urzędu na podstawie przepisu art. 98 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907., z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp. I. Umowa użyczenia lokalu. Umowa o dostarczanie mediów. W jaki sposób w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy wykazać zawartą przez zamawiającego umowę użyczenia jemu nieruchomości lokalowej oraz odrębne umowy o dostarczanie mediów do tej nieruchomości o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp? Zawarcie umowy użyczenia lokalu, w przypadku gdy biorącym w użyczenie jest zamawiający, podlega wyłączeniu w zakresie stosowania ustawy Pzp w związku z art. 4 pkt 3 lit. i tejże ustawy. Jeżeli umowa użyczenia lokalu jest nieodpłatna, zamawiający nie wykazuje jej w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Przy czym, należy zauważyć, iż ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów (arg. z art. 139 ust. 1 ustawy Pzp). Zgodnie z poglądami doktryny prawa cywilnego przyjmuje się, iż przez umowę odpłatną należy rozumieć takie zobowiązanie, na mocy którego każda ze stron otrzymuje korzyść majątkową. Z powyższego wynika, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej. Tym samym, uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny. Mając na uwadze, iż dla celów sprawozdawczych zamawiający uwzględniają, w części odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówienia, informacje w zakresie m. in. zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w związku z zastosowaniem wyłączenia z art. 4 pkt 3 lit. i ustawy Pzp, przyjąć należy, iż zamówienie o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy należałoby wykazać w treści wiersza 1 tabeli II wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Nie dotyczy to jednak umowy użyczenia, gdyż zasadniczo nie mając odpłatnego charakteru, nie stanowi w świetle definicji legalnej z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp zamówienia publicznego. Wydatki ponoszone na pokrycie opłat za dostawy tzw. mediów (tj. za energię, gaz, wodę itp.) dostarczanych do lokalu na podstawie odrębnych, indywidualnych umów, jeżeli nie przekraczają one wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro, są dokonywane z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. W tym przypadku, zamawiający podaje informacje w zakresie takich zamówień w wierszu 1 tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

2 II. Wydatkowanie środków z funduszu socjalnego. Czy wydatkowanie środków z funduszu socjalnego (np. udzielanie pożyczek remontowych, wycieczki i imprezy integracyjne dla pracowników, dodatkowe wypłaty świąteczne) podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach? Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp). Stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym. Wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Charakteru zamówienia publicznego nie posiada natomiast przekazywanie środków przez zamawiającego w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych, przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, gdyż zamawiający nie nabywa z tego tytułu żadnych świadczeń, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym. III. Zamówienia finansowane z dotacji ze środków publicznych. Przyznawanie dotacji ze środków publicznych na podstawie ustaw. Czy zamówienie udzielone przez beneficjenta spółkę gminną w ramach projektu dofinansowanego ze środków UE, w sytuacji gdy zostało ono częściowo sfinansowane przez Gminę na podstawie porozumienia, podlega wykazaniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przez Gminę czy spółkę gminną? Obowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu, pozostaje wyłącznie zamawiający, który takiego zamówienia udzielił. Jeżeli zamówienie udzielone było przez spółkę gminną, nawet w przypadku dofinansowania udzielonego przez Gminę, w tym zakresie spółka ta, jeżeli odpowiada definicji zamawiającego, ma obowiązek przekazać samodzielnie informację o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Natomiast, wysokość środków dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przekazywane na podstawie ustaw (por. art. 4 pkt 7 ustawy Pzp), podlega zamieszczeniu w wierszu 17 tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. W jaki sposób należy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przyznanie dotacji w ramach programów operacyjnych, w przypadku gdy dotacje te są przekazywane na różne cele? Czy obowiązkowi sprawozdawczemu podlega przekazanie dotacji na bieżącą, statutową działalność danego podmiotu? Przyznawanie dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przyznawane na podstawie

3 ustaw, podlega uwzględnieniu w tabeli II pkt 17 rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Należy zauważyć, iż w tym przypadku nie ma znaczenia cel, na jaki kwota stanowiąca dotację została przyznana (tj. np. na zakup sprzętu komputerowego czy na bieżącą, statutową działalność danego podmiotu), jak i jej ostateczne przeznaczenie. W świetle przepisu art. 4 pkt 7 ustawy Pzp istotne znaczenie ma to, aby przyznanie dotacji miało miejsce na podstawie przepisu ustawy. W tabeli II pkt 17 należy zatem wskazać łączną kwotę oraz liczbę przyznanych w danych roku kalendarzowym dotacji ze środków publicznych na podstawie przepisów ustawowych. Powyższe nie dotyczy zamówień publicznych udzielanych przez beneficjenta posiadającego status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, w przypadku gdy źródłem finansowania tych zamówień jest przyznana temu beneficjentowi dotacja. Do udzielenia takich zamówień będą mieć zastosowanie procedury określone w ustawie Pzp, o ile nie zostanie spełniona żadna z przesłanek wyłączenia stosowania tejże ustawy. Jednocześnie należy wskazać, iż przy kwalifikacji danej czynności jako zamówienia publicznego, a w konsekwencji przy określeniu zakresu obowiązku sprawozdawczego danego zamawiającego, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. W związku z tym, uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach podlegać będą wszystkie zamówienia publiczne udzielone w danym roku kalendarzowym na podstawie przepisów ustawy Pzp, oraz te zamówienia publiczne, które zostały udzielone w danym roku kalendarzowym bez stosowania procedur określonych w ustawie Pzp na podstawie wyłączeń wymienionych w art. 98 ust. 4 tejże ustawy. IV. Zamówienia na dostawy lub usługi w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość nie przekraczała kwoty, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Czy zamówienia na dostawy lub usługi w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość nie przekraczała kwoty, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach? Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp odnosi się wyłącznie do zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń stosowania przepisów ustawy Pzp wymienionych w art. 98 ust. 4 tejże ustawy. Chodzi zatem jedynie o przypadki udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania procedur określonych ustawą Pzp na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i oraz art tejże ustawy. W ww. katalogu nie znalazło się wyłączenie stosowania ustawy Pzp, o którym mowa w art. 131b tejże ustawy. W związku z powyższym, zamówienia na dostawy lub usługi udzielone w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość zamówienia nie przekraczała kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, nie podlegają uwzględnieniu w składanym przez zamawiającego rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. V. Odszkodowanie z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych (Dz. U. z 2010 r., Nr 143, poz. 963, z późn.

4 zm.) Czy w tabeli II wiersz 12 (zamówienia, których przedmiotem jest nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu) rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach należy wykazać odszkodowanie z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych? Zgodnie z definicją określoną w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 9 pkt 5 lit. a ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości uzgodnionej między inwestorem, a dotychczasowym właścicielem, użytkownikiem wieczystym lub osobą, której przysługuje ograniczone prawo rzeczowe do nieruchomości, od odpowiednio Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego. Uzgodnienia dokonuje się w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zasady przeprowadzania uzgodnień co do wysokości odszkodowania za nieruchomość nie odpowiadają określonym w ustawie Pzp zasadom nabycia świadczeń przez zamawiającego za cenę oferowaną przez wykonawcę. Wysokość odszkodowań ustalana w drodze uzgodnień jest w szczególności uzależniona od szeregu uregulowań ustawowych i nie podlega dowolnemu (rynkowemu) kształtowaniu. W związku z powyższym należy wskazać, że sam fakt uzgodnienia między inwestorem a dotychczasowym właścicielem wysokości odszkodowania za nieruchomość nie oznacza zawarcia umowy, o której mowa w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Tym samym nie ma obowiązku wykazywania w rocznym sprawozdaniu informacji o zawartych uzgodnieniach dotyczących wysokości odszkodowania za nieruchomość. VI. Umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Czy umowę w sprawie zamówienia publicznego zawartą na okres dłuższy niż 12 miesięcy należy uwzględnić jedynie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za rok, w którym umowa została zawarta, czy także w rocznych sprawozdaniach przekazywanych za lata następne? W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem udzielenie zamówienia należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

5 W związku z powyższym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy. * Uwaga! W przypadku tabeli VI obowiązują szczegółowe zasady jej wypełniania, opisane w opinii prawnej Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. VII. Kody CPV a przekazanie informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro. Czy na potrzeby sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania procedur określonych przepisami ustawy Pzp o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro należy grupować według kodów CPV? W przypadku zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp, tj. 14 tys. euro, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach podaje się jedynie łączną wartość udzielonych przez danego zamawiającego zamówień, bez podatku od towarów i usług. W związku z tym należy stwierdzić, iż w celu przekazania w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro, zamawiający nie posługują się kodami CPV. Źródło: