OCENA PRACY WARSZTATÓW TERAPII ZAJĘCIOWEJ W RAKONIEWICACH ZA 2015 ROK.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Uchwały nr 204/2016 Zarządu Powiatu Grodziskiego z dnia 17 maja 2016 r. OCENA PRACY WARSZTATÓW TERAPII ZAJĘCIOWEJ W RAKONIEWICACH ZA 2015 ROK. Warsztaty Terapii Zajęciowej zostały utworzone 1 marca 2000 roku przez Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom Serce w Rakoniewicach. Finansowane są ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ze środków Powiatu Grodziskiego zgodnie z art. 68 c ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warsztat jest placówką pobytu dziennego. W roku 2015 swoje zadania realizował w zakresie rehabilitacji społecznej i zawodowej dla 50 uczestników. Wszyscy uczestnicy Warsztatu posiadają aktualne orzeczenia o niepełnosprawności ze wskazaniem do uczestnictwa w terapii zajęciowej. Zostało to potwierdzone podczas kontroli przeprowadzonej w listopadzie 2015 r. przez pracowników Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Grodzisku Wlkp. Zajęcia terapeutyczne realizowane są zgodnie z planem i programami poszczególnych pracowni i dokumentowane w dziennikach zajęć. Każdy uczestnik posiada indywidualny program rehabilitacji, zeszyt obserwacji i Książkę Pracy, w której notowane są czynności, jakie uczestnik wykonywał w danej pracowni, jaki rodzaj wytworu był celem jego pracy oraz sposób wykorzystania wytworu. Zgodnie z pkt 4 umowy z dnia 15 stycznia 2010 roku oraz aneksu nr 11/WTZ/R/A/2012 z dnia r. i pozostałych aneksów w sprawie dofinansowania kosztów działalności warsztatu terapii zajęciowej, warsztat był zobowiązany do prowadzenia dokumentacji zawierającej informacje dotyczące: - podstawy do zakwalifikowania osoby niepełnosprawnej do uczestnictwa w Warsztacie, - miejsca zamieszkania, stanu rodzinnego uczestnika, jego warunków mieszkaniowych i bytowych, - współpracy z rodzicami lub opiekunami uczestnika, w tym: a) daty i czas trwania kontaktów, formy kontaktów i oceny współpracy, - przyczyny zaprzestania uczestnictwa w Warsztacie, - działalności rehabilitacyjnej Warsztatu, w tym w zakresie realizacji indywidualnych programów, 1

2 - książki pracy uczestnika Warsztatu, - innej, wynikającej z odrębnych przepisów. Warsztaty prowadzą wyżej wymieniona dokumentacje. UCZESTNICY WARSZTATÓW TERAPII ZAJĘCIOWEJ W RAKONIEWICACH W ROKU 2015 Liczba uczestników warsztatu: 50 Liczba uczestników w przedziale wiekowym: Przedział wiekowy Ilość osób Do lat lat lat 22 Powyżej 35 roku 16 Suma 50 Stopień niepełnosprawności Liczba osób Znaczny 37 Umiarkowany 13 Lekki 0 Liczba kobiet 26 Liczba mężczyzn 24 W roku 2015 warsztaty opuściło 9 osób. Przyczyny opuszczenia warsztatu: - z powodu rezygnacji uczestnika (zatrudnienie w spółdzielni socjalnej), - z powodu rezygnacji uczestnika (powody osobiste), - z powodu rezygnacji uczestnika (nieobecności na zajęciach), - z powodu braku ważności orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Liczba osób oczekujących na przyjęcie do warsztatów wynosi: 3 osoby. Procentowy udział poszczególnych wydatków związanych z działalnością warsztatów w wykorzystaniu środków finansowych w 2015 roku kształtuje się następująco: 2

3 Kwota środków przyznawanych na działalność WTZ w roku 2015 według tzw. algorytmu PFRON ,34 zł (90%), przekazanych przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Grodzisku Wlkp. oraz zł (10%) przekazanych przez Powiat Grodziski. Środki te były przekazywane kwartalnie. Po zakończeniu rozliczanego kwartału składana była informacja z ich wydatkowania do PCPR w Grodzisku Wlkp. oraz do Starostwa Powiatowego w Grodzisku Wlkp. Łącznie wykorzystano: ,10 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 15,90 zł przekazano na konto Starostwa Powiatowego w Grodzisku Wlkp. (4,40 zł) oraz Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Grodzisku Wlkp. (11,50 zł). Powyższe środki zwrócone zostały do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Procentowy udział poszczególnych wydatków związanych z działalnością WTZ w wykorzystaniu środków finansowych w 2015 roku kształtował się następująco. wynagrodzenie pracowników - 57,92 %, fundusz nagród 4,59 %, narzuty (składki ZUS) - 11,82 %, odpisy na ZFŚS 1,97 %, materiały i wyposażenie 1,69 %, energia, woda, gaz 3,65 %, materiały do terapii 2,55 %, usługi materialne i niematerialne 3,07 %, wycieczki 0,05 %, trening ekonomiczny 2,76 %, eksploatacja samochodu i dowóz 10,75%, szkolenia 0,00%, ubezpieczenie uczestników 0,18 %. Graficzne wykorzystanie przyznanych środków: 3

4 Warsztaty terapii zajęciowej wypracowały dochód w roku 2015 ze sprzedaży produktów wykonanych przez uczestników warsztatów w ramach realizowanego programu terapii. Stan w banku na dzień wynosił ,75 zł (podano stan na koncie oraz stan gotówki w poszczególnych pracowniach). Uzyskany w roku 2015 dochód, zgodnie z przepisami prawa, przeznaczony został na pokrycie wydatków związanych z integracją społeczną uczestników tej placówki. Kadra warsztatów w roku 2015, to 13 osób zatrudnionych na umowę o pracę, w tym 2 osoby zatrudnione były na umowę na czas zastępstwa. Liczba etatów wynosiła 12,75. Warsztaty to placówka pobytu dziennego, w której uczestnicy podlegają rehabilitacji społecznej i zawodowej. Terapia zajęciowa w wyżej wymienionej rehabilitacji odbywa się w grupach 5 osobowych w następujących pracowniach terapeutycznych: 1. komputerowa 6. artystyczna 2. plastyczna 7. pamiątkarska 3. krawiecka 8. gospodarstwa domowego 4. rehabilitacyjna 9. ogrodnicza 5. techniczna 10. papieru czerpanego Rehabilitacja odbywała się zgodnie z planem działalności warsztatu i planami pracy poszczególnych pracowni. Każdy z uczestników realizował Indywidualny Program Rehabilitacji (IPR), który był stworzony i weryfikowany na podstawie zgromadzonych 4

5 dokumentów, obserwacji kadry merytorycznej placówki, działań i zachowań uczestnika w Warsztacie oraz opisowej oceny przygotowywanej przez Radę Programową warsztatów. Program był realizowany w pracowni wiodącej i innych pracowniach według indywidualnych potrzeb danego uczestnika. W planie pracy Warsztatu przewidziane było także prowadzenie zajęć poza godzinami pracy i siedzibą Warsztatu (szkolenia, wyjazdy, spotkania). Realizowane w warsztatach indywidualne programy rehabilitacji zostały były podzielone na następujące działy: umiejętności do samodzielnego wykonywania czynności życia codziennego oraz zaradności osobistej, umiejętności interpersonalne oraz funkcjonowanie w środowisku społecznym, umiejętności niezbędne do aktywizacji zawodowej, rehabilitacja ruchowa, zajęcia z psychologiem, formy współpracy z rodziną/opiekunami. W każdym w/w dziale było kilka podrozdziałów, które umożliwiały uszczegółowienie, skonkretyzowanie i zindywidualizowanie programów dla poszczególnych uczestników. Programy są okresowo oceniane, modyfikowane i zmienione zgodnie z potrzebami terapii uczestników warsztatów. Rada Programowa Warsztatu dokonuje oceny postępów rehabilitacji każdego uczestnika co pół roku oraz dokonuje corocznej oceny realizacji Indywidualnego Programu Rehabilitacji. Natomiast co 3 lata opracowywana jest i zatwierdzana przez Radę Programową ocena kompleksowa realizacji Indywidualnego Programu Rehabilitacji każdego uczestnika. Arkusze z wyżej wymienionych ocen sporządzane są na podstawie kilkuletniej dokumentacji oraz są modyfikowane pod względem indywidualnych potrzeb uczestników oraz dynamiki ich postępów. Arkusze ocen stanowią podstawę do konstruowania i doskonalenia indywidualnych programów rehabilitacji. W roku sprawozdawczym półroczna ocena przeprowadzona była w czerwcu, a roczna w grudniu 2015 r. Wyciąg z protokołu z posiedzenia rady programowej poświęcony ocenie oddziaływań rehabilitacyjnych w 2015 r. i opracowaniu wytycznych do dalszej pracy terapeutycznej w Warsztacie znajdują się w siedzibie warsztatów. Na podstawie zarządzenia Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Grodzisku Wielkopolskim w dniach 5-6 listopada oraz 26 listopada 2015 roku w siedzibie 5

6 stowarzyszenia, przy ulicy Krystyny 30 w Rakoniewicach dokonano kontroli w zakresie określonym w 22 ust. 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 marca 2004 r. w sprawie warsztatów terapii zajęciowej. W protokole pokontrolnym zalecono: - nadzór nad pracownikami Warsztatów Terapii Zajęciowej w Rakoniewicach aby pracownicy opisywali i podpisywali faktury pod względem merytorycznym, zgodnie ze swoim zakresem czynności i odpowiedzialności oraz powierzonych czynności, - uzupełnienie ważności badań sanitarno-epidemiologicznych u dwóch pracowników, - dostosowanie regulaminu organizacyjnego do obowiązujących przepisów prawa, - informowanie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Grodzisku o zmianach w terminach przebywania na warsztatach osób spoza terenu Powiatu Grodziskiego, co umożliwi prawidłowe rozliczanie środków finansowych za osoby niebędące mieszkańcami Powiatu w/w. Jest to konsekwencja zawartego porozumienia pomiędzy Powiatem Grodziski a Powiatem Wolsztyńskim, - zaktualizowanie w dokumentacji uczestników warsztatów dokumentów nieprawidłowo potwierdzonych za zgodność z oryginałem lub też dokumentów, które w ogóle nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem, - aktualizowanie zgody na przetwarzanie danych osobowych w sytuacji rezygnacji uczestnika warsztatów, a następnie jego powrotu na warsztaty, - uzupełnienie informacji o sytuacji zdrowotnej kilku uczestników w sytuacji, kiedy rodzice odmówili przekazania informacji o sytuacji zdrowotnej. Zdaniem kontrolujących uczestnicy nie są osobami ubezwłasnowolnionymi dlatego też sami mogą zdecydować o tym, czy przekażą informacje o swoim stanie zdrowia instruktorom terapii zajęciowej. Zdaniem kontrolujących informacje te są ważne dla prawidłowej diagnozy psychofizycznej uczestnika a następnie dla przygotowania i realizacji indywidualnego programu rehabilitacji, - aktualizację informacji o sytuacji rodzinnej, dochodowej, mieszkaniowej uczestników warsztatów. Podczas kontroli zauważono, że ostatnie wywiady w kilku przypadkach był przeprowadzane w 2009 roku. W związku z tym, zdaniem kontrolujących, w/w przypadku kadra WTZ nie posiada pełnej oraz aktualnej wiedzy i informacji wymaganych rozporządzeniem ( 11 pkt 1b), 6

7 - stworzenie dokumentu wewnętrznego dla warsztatu przez jednostkę prowadzącą warsztaty, określającego minimalne wykształcenie dla kadry pracującej z osobami niepełnosprawnymi będącymi uczestnikami warsztatu, - z uwagi na wysokie koszty roczne zakupu paliwa i eksploatacji samochodu, wskazano na konieczność stosowania procedur w stosunku do zakupu paliwa do busów lub też korzystania z usługi dowozów świadczonych przez innego usługodawcę. Warunkiem zachowania zasady konkurencyjności jest skierowanie zapytania do 3 potencjalnych wykonawców. Ponadto kontrolujący zaleca również prowadzenie rejestru zamówień publicznych, - niektórzy uczestnicy warsztatów posiadali opinie psychologiczne w postaci samodzielnych dokumentów. W innych przypadkach taka opinia była częścią oceny półrocznej lub rocznej. Niestety stwierdzono brak w kilku przypadkach pod taką oceną podpisu psychologa. Biorąc pod uwagę powyższe, zalecono większą kontrolę nad terapeutami oraz psychologiem i w konsekwencji rzetelniejszego prowadzenia dokumentacji uczestników. Zalecono aby Kierownik warsztatów bardziej zdyscyplinował instruktorów do skrupulatniejszej i rzetelniejszej weryfikacji dokumentacji uczestników, - regulamin organizacji placówki zawiera informację o tym, że tygodniowy wymiar czasu pracownika wynosi 40 godzin. Sugerowano, biorąc pod uwagę kwestię dowożenia i odwożenia uczestników, aby w regulaminie wprowadzono zapis o konkretach godzinach funkcjonowania placówki. Pismem z dnia 14 stycznia 2016 roku, Kierownik WTZ w Rakoniewicach poinformowała naszą jednostkę o dostosowaniu się do zaleceń pokontrolnych. 29 stycznia odbyło się krótkie spotkanie robocze ze Skarbnikiem Powiatu Grodziskiego i pracownikami Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, pod kątem omówienia rozliczania środków finansowych Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i przekazywanych przez Powiat Grodziski oraz omówienia i przyjęcia katalogu kosztów, które mogą być uznawane za koszty rodzajowe warsztatów terapii zajęciowej. W spotkaniu uczestniczył Kierownik warsztatów w Rakoniewicach oraz księgowa placówki. W dniu 24 marca 2016 w siedzibie warsztatów odbyła się kontrola problemowa pod kątem realizacji zaleceń zawartych w protokole pokontrolnym. Wszystkie zalecenia zostały zrealizowane. Podczas kontroli problemowej przedyskutowano również kwestie związane z upoważnieniami oraz pełnomocnictwami jak również kwestie formalno-prawne związane ze zmianami personalnymi jakie zaistniały w ostatnim kwartale obecnego roku, tj. rezygnacją 7

8 z funkcji Prezesa Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom SERCE, p. Mirosławy Sworowskiej oraz wyborem na to stanowisko kierownika warsztatów - Katarzyny Krysmann (Uchwała nr 6 z dnia r. Walnego Zebrania Sprawozdawczo-Wyborczego Członków Stowarzyszenia). Zdaniem kontrolujących konieczne jest zatem zwołanie Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia w celu poddania pod głosowanie uchwał mających na celu: wyeliminowanie z obrotu prawnego uchwały nr 6 Walnego Zebrania Sprawozdawczo Wyborczego Członków Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom Serce w Rakoniewicach z dnia r. Uchwała ta wprowadziła inny, niż to określa 12 pkt 12.7 Statutu omawianego Stowarzyszenia, sposób reprezentacji organizacji pozarządowej. Zostało to jednak uczynione z pominięciem procedury zmiany Statutu, a zatem z naruszeniem jego postanowień, jak również z naruszeniem art. 10 pkt 6 ustawy z dnia 7 kwietnia 2989 r, Prawo o stowarzyszeniach. Powołana Uchwała nr 6 nie może zatem odnieść skutku prawnego i jako taka, powinna zostać wyeliminowana z obrotu prawnego. Właściwą procedurą dla ustalenia sposobu reprezentacji jest zmiana Statutu oraz następujący po niej wpis w rejestrze stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego (art. 10 pkt 6 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach). Z udzielonych przez Katarzynę Krysmann wyjaśnień wynika, że powyższa uchwała podjęta została w sytuacji, w której ona, jako pracownik Stowarzyszenia i kierownik WTZ, została Prezesem Zarządu. Ustawa Prawo o stowarzyszeniach nie zabrania zatrudniania członków zarządu stowarzyszenia. Jest to decyzja dotycząca polityki stowarzyszenia i wymaga jedynie szczególnej dbałości o oddzielenie obowiązków członka zarządu od obowiązków pracownika (np. poprzez wyraźne zapisanie tego w zakresie obowiązków). Uprawnienia do reprezentowania Stowarzyszenia ma zarząd i do niego należy zatrudnianie pracowników oraz wykonywania wszystkich czynności związanych z zatrudnieniem. Jednakże, aby rozwiać wątpliwości związane z przejrzystym działaniem organizacji, zarząd może wyznaczyć pełnomocnika do wykonywania czynności związanych z zatrudnieniem Pani Katarzyny Krysmann - Kierownika warsztatu należy również podjąć jednolitą uchwałę o upoważnieniu do działania w imieniu stowarzyszenia przez Prezesa Zarządu. W związku ze zmianami personalnymi zarekomendowano również zmianę na stanowisku Administratora Bezpieczeństwa Informacji i powołanie na to stanowisko nowej osoby oraz zgłoszenie tej okoliczności do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. 8

9 Pismem z dnia 25 kwietnia br. jednostka poinformowała o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, informując, iż Zarząd Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom Serce w Rakoniewicach zwołał Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków w/w stowarzyszenia w dniu r. Podczas zebrania podjęto Uchwałę nr 1 w sprawie wyeliminowania Uchwały nr 6 z Walnego Zebrania Sprawozdawczo Wyborczego z dn r. Jednocześnie poinformowano naszą jednostkę, iż dokonano zmian w zapisach Regulaminu Organizacyjnego Warsztatów Terapii Zajęciowej w Rakoniewicach. Zmiany wprowadzono na podstawie podjętej Uchwały nr 2 Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom Serce w Rakoniewicach w dn r. Biorąc pod uwagę funkcję jaką pełni warsztat, a więc działania za zakresu rehabilitacji społecznej oraz zawodowej, bardzo pozytywnie należy ocenić rehabilitację zawodową prowadzona przez oceniana placówkę, gdyż warsztaty stały się zapleczem kadrowym do powstałej 1,5 roku temu spółdzielni socjalnej SERCE. Jednocześnie dogłębna analiza ocen kompleksowych uczestników warsztatów, ich niejednokrotnie długi pobyt w placówce, daje podstawy do tego, aby podjąć, wspólnie z jednostkami samorządu terytorialnego, działania nad powstaniem Środowiskowego Domu Samopomocy tak, aby część uczestników warsztatów, niejako w sposób naturalny mogli być skierowani do takiej placówki. Warsztaty terapii zajęciowej w Rakoniewicach w roku 2015 realizowały zadania na rzecz uczestników zgodnie z założeniami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 ze zmianami) oraz rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie warsztatów terapii zajęciowej z dnia 25 marca 2004r ( Dz. U. Nr 63, poz. 587). Warsztaty w Rakoniewicach zrealizowały zalecanie pokontrolne przedstawione przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Grodzisku Wlkp. zatem istnienie podstawa do dokonania pozytywnej oceny jego działalności za 2015 rok. Ocenę dokonano na podstawie: - sprawozdania z działalności rehabilitacyjnej i wykorzystania środków warsztatu za 2015 rok, - protokołu z kontroli warsztatu w roku 2015 oraz protokołu kontroli problemowej. - Całorocznej dokumentacji związanej z prowadzeniem warsztatu. Sporządził: Piotr Bartkowiak 9