Instrukcja aplikowania

Transkrypt

1 Instrukcja aplikowania dla Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

2 O Funduszu Współpracy Dwustronnej część a Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego jako Operator Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego udostępnia w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część a środki w wysokości EUR (tj PLN, liczone według kursu o 1 EUR = 4,3686 PLN). Dostępne środki mają na celu pokrycie kosztów organizacji spotkań pomiędzy polskimi podmiotami sektora kultury z instytucjami pochodzącymi z Państw-Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu i Norwegii). Celem spotkań powinno być nawiązanie lub podtrzymanie współpracy dwustronnej w obszarze kultury. Nawiązanie partnerstwa może zaowocować realizacją projektów dofinansowanych z funduszy norweskich i EOG lub z innych europejskich źródeł. Nabór wniosków będzie ciągły i otwarty do momentu wyczerpania dostępnych środków, jednak nie później niż do 30 marca 2017 r. WARUNKI DOFINANSOWANIA: a) Rodzaje działań: Dofinansowanie przyznawane jest na jedno z dwóch kwalifikujących się rodzajów działań w ramach FWD część a, tj.: 1. wizyta przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie; 2. przyjęcie przedstawicieli instytucji z Norwegii, Islandii, Liechtensteinu w Polsce. Jeden wniosek może zostać złożony wyłącznie na jedno działanie na terenie Polski, Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu. W przypadku jeśli wnioskodawca chciałby ubiegać się o dofinansowanie kilku działań (tj. różnych wizyt), wówczas jest zobowiązany do złożenia niezależnych wniosków dotyczących każdego działania osobno. W ramach naboru istnieje możliwość złożenia maksymalnie 3 wniosków przez jednego wnioskodawcę. b) Kwalifikowani wnioskodawcy: O dofinansowanie w ramach FWD część a mogą ubiegać się wyłącznie polskie podmioty - zarówno dotychczasowi Beneficjenci Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego jak i nowi - o następującej osobowości prawnej: państwowe i samorządowe instytucje kultury; publiczne szkoły artystyczne i uczelnie artystyczne; uczelnie publiczne (w przypadku działań realizowanych przez ich wydziały artystyczne oraz wydziały związane z: kulturoznawstwem, historią, dziedzictwem kulturowym, zarządzaniem kulturą); archiwa państwowe; jednostki samorządu terytorialnego i ich związki; 2

3 organizacje pozarządowe ze sfery kultury. c) Kwalifikowane instytucje z Państw-darczyńców do udziału z działaniu: Podmioty z Państw-Darczyńców, tj. Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu kwalifikujące się do udziału w działaniach dofinasowanych w ramach FWD część a : instytucje kultury; artystyczne szkoły i uczelnie, w tym specjalistyczne uniwersytety i uniwersyteckie colleges; samodzielne wydziały artystyczne na uczelniach o profilu ogólnym, w tym: wydziały związane z: kulturoznawstwem, historią, dziedzictwem kulturowym, zarządzaniem kulturą na uczelniach publicznych oraz wydziały artystyczne i wydziały związane z kulturoznawstwem, historią, dziedzictwem kulturowym, zarządzaniem kulturą na uniwersyteckich colleges i uniwersytetach specjalistycznych; archiwa; jednostki samorządowe; organizacje pozarządowe ze sfery kultury; podmioty gospodarcze działające non-profit w sektorze kultury. OGRANICZENIA: Ograniczenia dotyczą obu rodzajów kwalifikowanych działań, tj.: 1. wizyta przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie możliwość wnioskowania wyłącznie o pokrycie kosztów udziału w spotkaniu dla maksymalnie 3 osób z polskiej instytucji delegującej; maksymalny czas trwania wyjazdu: 5 następujących po sobie dni kalendarzowych pobytu + 2 dni związane z podróżą bez możliwości pokrycia kosztów utrzymania; długość wizyty jest uzależniona od liczby dni, w których zaplanowano spotkania merytoryczne z jedną lub kilkoma instytucjami na terenie Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu. W przypadku spotkania wyłącznie z jedną instytucją maksymalny czas trwania wyjazdu: 3 następujące po sobie dni kalendarzowe pobytu + 2 dni związane z podróżą bez możliwości pokrycia kosztów utrzymania; wyjazd każdej z delegowanych osób może mieć miejsce nie wcześniej niż w dniu poprzedzającym dzień pierwszego spotkania ujętego we wniosku; powrót każdej z delegowanych osób musi mieć miejsce nie później niż dnia następnego po dniu ostatniego spotkania ujętego we wniosku; maksymalna kwota dofinansowania dla działania wynosi EUR. 2. przyjęcie przedstawicieli instytucji z Norwegii, Islandii, Liechtensteinu w Polsce możliwość przyjęcia przedstawicieli jednej bądź kilku instytucji z Państw-darczyńców w Polsce, jednak w przypadku spotkania wielostronnego program spotkania musi być wspólny dla wszystkich instytucji (*nie przewiduje się odrębnych spotkań w ramach jednej wizyty); 3

4 możliwość wnioskowania o pokrycie kosztów udziału w spotkaniu na terenie Polski dla maksymalnie 3 osób z każdej instytucji delegującej z Norwegii, Islandii i Liechtensteinu, jednak maksymalnie dla 6 osób łącznie; maksymalny czas trwania wizyty: 3 następujące po sobie dni kalendarzowe pobytu dla przedstawicieli instytucji z Państw-darczyńców w Polsce + 2 dni związane z podróżą bez możliwości pokrycia kosztów utrzymania; wyjazd każdej z delegowanych osób może mieć miejsce nie wcześniej niż w dniu poprzedzającym dzień spotkania ujętego we wniosku; powrót każdej z delegowanych osób musi mieć miejsce nie później niż dnia następnego po dniu spotkania ujętego we wniosku; w przypadku tego działania dofinansowanie jest przyznawane na rzecz wnioskodawcy i to on jest zobowiązany w trakcie trwania wizyty do pokrycia kosztów podróży i utrzymania w Polsce delegowanych osób z instytucji z Państw-darczyńców; w ramach tego działania nie przewiduje się możliwości wnioskowania o koszty utrzymania i transportu dla przedstawicieli polskiego wnioskodawcy; maksymalna kwota dofinansowania dla działania wynosi EUR. UWAGA: Koszt podróży zostanie uznany za nieuprawniony i wnioskodawca nie otrzyma na niego dofinansowania jeśli wyjazd zostanie zaplanowany na dwa lub więcej dni przed pierwszym dniem spotkania w ramach wizyty oraz jeśli powrót zostanie zaplanowany na dwa lub więcej dni po ostatnim dniu spotkania zaplanowanym w ramach wizyty. DOFINANSOWANIE: Poziom dofinansowania w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej - część a dla wszystkich kwalifikowanych działań wynosi 100%. Wnioskodawca nie wnosi wkładu własnego do finansowania działania. Dotacja będzie wyliczana na zasadzie ryczałtu według następujących stawek: 1. wizyta przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie dzienny koszt utrzymania, w tym zakwaterowanie i wyżywienie na jedną osobę: 250 EUR, tj PLN (maksymalnie: 5 dni i 3 osoby z instytucji delegującej); koszty podróży, w tym transport lokalny i ubezpieczenie na jedną osobę: 500 EUR, tj PLN. 2. przyjęcie przedstawicieli instytucji z Norwegii, Islandii, Liechtensteinu w Polsce dzienny koszt utrzymania, w tym zakwaterowanie i wyżywienie na jedną osobę: 250 EUR, tj PLN (maksymalnie: 3 dni i 3 osoby z każdej instytucji delegującej, ale łącznie maksymalnie do 6 osób); 4

5 koszty podróży, w tym transport lokalny i ubezpieczenie na jedną osobę: 500 EUR, tj PLN. Dotacja udzielona zostanie w PLN wg. kursu PLN/EUR z dnia ogłoszenia o naborze. Ostateczna kwota wnioskowanej dotacji jest obliczana we wniosku aplikacyjnym na podstawie: (i) liczby podróżujących osób, (ii) długości wizyty/liczby dni. UWAGA: Przyznana na działanie wysokość dofinansowania nie może ulec zwiększeniu. Z kolei w przypadku faktycznego udziału w wizycie mniejszej liczby osób lub skróceniu wizyty, dotacja należna beneficjentowi będzie niższa, niż ta wyliczona w oparciu o Przykłady: pierwotne założenia. DZIAŁANIE 1 - wizyta przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo 5

6 DZIAŁANIE 1 Wizyta przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie Przykład nr 1: Wizyta 3 przedstawicieli polskiej instytucji kultury w Liechtensteinie, obejmująca spotkanie z 1 tamtejszą instytucją. Czas trwania wizyty: 1 dzień (piątek) Podróż: 2 dni (wylot: czwartek, powrót: sobota) Liczba przedstawicieli polskiej instytucji: 3 Koszty utrzymania: 250 EUR x 1 dzień x 3 osoby = 750 EUR Koszty podróży: 500 EUR x 3 osoby = EUR Łączny koszt działania: EUR (równowartość w PLN) Przykład nr 2: Wizyta 2 przedstawicieli polskiej instytucji kultury na Islandii, obejmująca spotkanie z 1 instytucją. Czas trwania wizyty: 2 dni (spotkanie dwudniowe: wtorek-środa) Podróż: 2 dni (wylot poniedziałek, powrót: czwartek) Liczba przedstawicieli polskiej instytucji: 2 Koszty utrzymania: 250 EUR x 2 dni x 2 osoby = EUR Koszty podróży: 500 EUR x 2 osoby = EUR Łączny koszt działania: EUR (równowartość w PLN) Przykład nr 3: Wizyta 3 przedstawicieli polskiej instytucji kultury w Norwegii, obejmująca spotkania z 4 tamtejszymi instytucjami. Czas trwania wizyty: 3 dni (spotkania: poniedziałek z 1. instytucją, wtorek z 2. instytucją i 3. instytucją, środa z 4. instytucją) Podróż: 2 dni (wylot: niedziela, powrót: środa wieczorem ) Liczba przedstawicieli polskiej instytucji: 3 Koszty utrzymania: 250 EUR x 3 dni x 3 osoby = EUR Koszty podróży: 500 EUR x 3 osoby = EUR Łączny koszt działania: EUR (równowartość w PLN) 6

7 DZIAŁANIE 2 Przyjęcie przedstawicieli instytucji z Norwegii, Islandii, Liechtensteinu w Polsce Przykład 1: Przyjęcie delegacji z 1 instytucji z Islandii (2 przedstawicieli) w Polsce Czas trwania wizyty: 1 dzień (środa) Podróż: 2 dni (wylot: wtorek, powrót: czwartek) Liczba przedstawicieli islandzkiej instytucji: 2 Koszty utrzymania: 250 EUR x 1 dzień x 2 osoby = 500 EUR Koszty podróży: 500 EUR x 2 osoby = EUR Łączny koszt działania: EUR (równowartość w PLN) Przykład 2: Przyjęcie delegacji z 1 instytucji z Islandii (1 przedstawiciel) i z 1 instytucji z Norwegii (2 przedstawicieli) w Polsce Czas trwania wizyty: 2 dni (wtorek, środa) Podróż: 2 dni (wylot: poniedziałek, powrót: czwartek) Liczba przedstawicieli islandzkiej instytucji: 1 Liczba przedstawicieli norweskiej instytucji: 2 Koszty utrzymania: 250 EUR x 2 dni x 3 osoby = EUR Koszty podróży: 500 EUR x 3 osoby = EUR Łączny koszt działania: EUR (równowartość w PLN) Przykład 3: Przyjęcie delegacji z 1 instytucji z Islandii (2 przedstawicieli), z 1 instytucji z Liechtensteinu (1 przedstawiciel) oraz z 2 instytucji z Norwegii (2 przedstawicieli z jednej instytucji oraz 1 przedstawiciel z drugiej) w Polsce Czas trwania wizyty: 3 dni (środa - popołudnie, czwartek, piątek) Podróż: 2 dni (wylot: część uczestników spotkania wylatuje we wtorek, a część w środę rano, powrót: wszyscy uczestnicy wracają w sobotę) Liczba przedstawicieli islandzkiej instytucji: 2 Liczba przedstawicieli instytucji z Liechtensteinu: 1 Liczba przedstawicieli norweskiej instytucji: 3 Koszty utrzymania: 250 EUR x 3 dni x 6 osób = EUR Koszty podróży: 500 EUR x 6 osób = EUR Łączny koszt działania: EUR (równowartość w PLN) 7

8 OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI DZIAŁANIA: Okres kwalifikowalności działania (przedział, w którym wizyta musi zostać zrealizowana) będzie określony w umowie finansowej zgodnie z następującymi założeniami: Początek okresu kwalifikowalności działania data wyjazdu, określona w zaakceptowanym do dofinansowania wniosku aplikacyjnym, jednak nie wcześniej niż z dniem decyzji MKiDN o przyznaniu dofinansowania* (w przypadku jeśli uczestnicy podróżują w dwóch różnych terminach [tzn. w dniu poprzedzającym pierwsze spotkanie i w dniu pierwszego spotkania] początek okresu kwalifikowalności liczy się od daty wyjazdu pierwszej osoby z delegacji). Koniec okresu kwalifikowalności działania data powrotu ostatniej delegowanej osoby, określona w zaakceptowanym do dofinansowania wniosku aplikacyjnym, jednak nie później niż 30 kwietnia 2017 r. SKŁADANIE WNIOSKU: Nabór wniosków jest naborem otwartym i ciągłym. Wniosek musi zostać złożony do Operatora Programu w terminie nie późniejszym niż 30 dni kalendarzowych przed datą wyjazdu pierwszego uczestnika. Wnioskodawca składa do Operatora, tj. do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego 1 komplet dokumentów (wniosek i załączniki) w wersji papierowej, tj.: 1 oryginalnie podpisany i parafowany na każdej stronie egzemplarz wniosku Wnioskodawca wypełnia wniosek w języku polskim w formacie WORD zgodnie z Instrukcją, a następnie go drukuje. Oryginalny wniosek powinien zostać podpisany, parafowany na każdej stronie i opieczętowany pieczęciami imiennymi na ostatniej stronie przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania wnioskodawcy. Dodatkowo na pierwszej i ostatniej stronie wniosku wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia pieczęci instytucji. 1 komplet załączników (komplet może stanowić kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do takiego potwierdzania), tj.: List/y intencyjny/e z instytucji z Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu potwierdzające: a) zaangażowanie w działanie 1, tj. wyrażenie chęci podjęcia przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie lub b) zaangażowanie w działanie 2, tj. deklarację udziału w wizycie organizowanej przez wnioskodawcę na terenie Polski. Z Listu/ów intencyjnego/ych wynikać musi, że termin, miejsce i cel wizyty opisane we wniosku zostały uzgodnione przez wszystkie zaangażowane w działanie strony. 8

9 Wnioskodawca może skorzystać z wzorów Listów Intencyjnych przygotowanych przez Operatora. Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy). Wniosek aplikacyjny wraz z załącznikami należy przesłać/dostarczyć na adres: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego Departament Funduszy Europejskich ul. Krakowskie Przedmieście 15/ Warszawa Koperta lub paczka zawierająca kompletny wniosek musi być opatrzona następującymi sformułowaniami: wniosek o dofinansowanie z Funduszu Współpracy Dwustronnej część a w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego ; pełna nazwa Wnioskodawcy; adres Wnioskodawcy. ZASADY OCENY I TRYB WYBORU WNIOSKÓW: Po wpłynięciu 1 do Operatora Programu wniosku do Funduszu Współpracy Dwustronnej część a wniosek zostanie poddany weryfikacji formalnej przez Operatora Programu zgodnie z kryteriami administracyjnymi i kryteriami kwalifikacji zawartymi w karcie sprawdzającej FWD część a. Weryfikacja formalna będzie trwała do 15 dni roboczych. W przypadku nieścisłości lub wątpliwości dotyczących złożonej dokumentacji lub uchybień podlegających możliwości uzupełnienia, wnioskodawca zostanie poproszony przez Operatora Programu o dokonanie koniecznych uzupełnień lub wyjaśnień w ciągu 3 dni roboczych (czas na uzupełnienia i wyjaśnienia wstrzymuje czas weryfikacji wniosku). Kryteria administracyjne niepodlegające uzupełnieniom: 1. Brak oryginalnej wersji wniosku w formie papierowej; 2. Brak podpisu pod wnioskiem przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania wnioskodawcy; 3. Wpłynięcie wniosku do Operatora Programu w terminie krótszym niż 30 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem działania; 4. Przygotowanie wniosku na nieodpowiednim formularzu lub niezgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku; 1 Za datę wpływu przyjmuje się datę rejestracji wniosku w kancelarii MKiDN. 9

10 5. Wypełnienie wniosku w innym języku niż język polski; 6. Złożenie więcej niż 3 wnioski przez jednego wnioskodawcę. Kryteria administracyjne podlegające uzupełnieniom: 1. Brak pieczęci i paraf osób uprawnionych pod wnioskiem i załącznikami; 2. Brak wymaganych załączników, w tym Listu/ów Intencyjnego/ych; 3. Niespójność informacji w złożonych dokumentach; 4. Brak poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii wymaganych dokumentów; 5. Niekompletność formularza wniosku. Kryteria kwalifikacji niepodlegające uzupełnieniom: 1. Niekwalifikowany wnioskodawca; 2. Niekwalifikowane instytucje zagraniczne biorące udział w działaniu; 3. Niezgodność działania z celami Funduszu Współpracy Dwustronnej dla Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego ; 4. Zakończenie działania po 30 kwietnia 2017 r.; 5. Kwota dofinansowania niezgodna z wytycznymi Funduszu Współpracy Dwustronnej część a ; 6. Zbyt długi czas trwania działania lub zbyt duża liczba osób oddelegowanych do udziału w działaniu. Kryteria kwalifikacji podlegające uzupełnieniom: 1. Błędy rachunkowe w przedstawionym budżecie działania; 2. Niepoprawny harmonogram działań; 3. Niepoprawnie wypełniona tabela wskaźników; W przypadku stwierdzenia błędów niepodlegających uzupełnieniom wnioskodawca zostanie poinformowany pisemnie o odrzuceniu wniosku przez Operatora. W przypadku, gdy wnioskodawca zostanie wezwany do złożenia wyjaśnień w trybie uzupełnień, jednakże nie poprawi wniosku lub nie przedstawi wyjaśnień w wyznaczonym przez Operatora terminie, wniosek także zostanie odrzucony z przyczyn formalnych, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany przez Operatora. W przypadku pozytywnego zweryfikowania wniosku, decyzję o przyznaniu dofinansowania w ramach FWD część a podejmie Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany przez Operatora. UWAGA: Wnioski będą rozpatrywane w kolejności zgodnej z datą wpływu do Operatora, 10 a dofinansowane udzielane będzie do czasu wykorzystania dostępnej w ramach naboru alokacji.

11 PODPISANIE UMOWY FINANSOWEJ: W przypadku wniosku zakwalifikowanego do dofinansowania podpisana zostanie umowa finansowa pomiędzy wnioskodawcą i Operatorem. Umowa ta zostanie podpisana w terminie do 2 miesięcy od daty decyzji Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o przyznaniu dofinansowania. WYPŁATA ŚRODKÓW: Środki w ramach FWD część a wypłacane będą w dwóch transzach. Pierwsza w formie zaliczki w wysokości 50% kwoty przyznanego dofinansowania. Wypłata pierwszej transzy nastąpi w terminie nie dłuższym niż 20 dni roboczych od daty zawarcia umowy finansowej i złożenia przez wnioskodawcę gwarancji jej prawidłowego wykonania. Druga transza zostanie wypłacona w formie refundacji terminie 20 dni roboczych od dnia zaakceptowania przez Operatora raportu końcowego z realizacji działania. UWAGA: W przypadku faktycznego udziału w wizycie mniejszej liczby osób lub skróceniu wizyty, druga transza zostanie pomniejszona o różnicę pomiędzy dotacją przyznaną na działanie, a dotacją faktycznie należną beneficjentowi. Jeśli rożnica podlegająca korekcie będzie wyższa niż wartość drugiej transzy, beneficjent jest zobowiązany zwrócić Operatorowi nienależnie pobrana kwotę. ROZLICZENIE ŚRODKÓW: W celu rozliczenia wypłaconych środków beneficjent zobowiązany będzie do złożenia, w terminie 15 dni roboczych od daty zakończenia działania (tj. daty powrotu ostatniego uczestnika wizyty), raportu końcowego z realizacji działania. Raport końcowy należy złożyć na specjalnym formularzu, opracowanym przez Operatora. Wraz z raportem końcowym, beneficjent zobowiązany jest przedłożyć Oświadczenie wszystkich zaangażowanych instytucji zagranicznych o zrealizowaniu zaplanowanego zakresu działania. Operator będzie miał 40 dni roboczych na rozpatrzenie raportu końcowego. W przypadku złożenia przez beneficjenta dokumentacji wymagającej uzupełnienia/korekty termin akceptacji rozliczenia przez Operatora ulegnie wydłużeniu. W razie wystąpienia błędów w raporcie końcowym lub załączonej do raportu dokumentacji, Operator zwróci się do beneficjenta o dostarczenie poprawionej dokumentacji w ciągu 10 dni roboczych. UWAGA: W przypadku niezrealizowania zaplanowanego zakresu działania, nieprzedłożeniu Operatorowi raportu końcowego z realizacji działania lub niezałączenia oświadczeń wszystkich zaangażowanych w działanie instytucji zagranicznych o odbyciu spotkań, beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu pobranych środków wraz z odsetkami jak 11dla zaległości podatkowych.