Kryteria rozliczania działalności członków IFMSA-Poland. Przyjęte dnia 11 kwietnia 2015 w Lublinie

Transkrypt

1 Kryteria rozliczania działalności członków IFMSA-Poland Przyjęte dnia 11 kwietnia 015 w Lublinie

2 Spis treści 1. Cel punktowania działalności członków IFMSA-Poland Rozliczenie akcji przeprowadzonych w ramach IFMSA-Poland Akcje przeprowadzane w ramach IFMSA-Poland Marketing Filmy Partnerzy Zniżki Taryfikator Regulacje ogólne Punktacja za czynności Punktacja za funkcje... 1

3 1. Cel punktowania działalności członków IFMSA-Poland 1.1. Punkty przyznawane za działalność w IFMSA-Poland są formą wynagrodzenia aktywności członka Stowarzyszenia i wykorzystywane przez Komisję Kwalifikacyjną do tworzenia list rankingowych w procesie kwalifikacji na Praktyki Wakacyjne SCOPE oraz Wymianę Naukową SCORE.. Rozliczenie akcji przeprowadzonych w ramach IFMSA-Poland.1. Koordynatorzy Lokalni Projektów są zobowiązani do poprawnego napisania raportów w ciągu tygodni od przeprowadzenia akcji. Nadzór nad wpisywaniem akcji do systemu sprawuje odpowiedni Koordynator Lokalny Programu Stałego... Tylko poprawnie wprowadzona i opublikowana w systemie intranet akcja może zostać rozliczona przez LEO, a następnie sprawdzona i zatwierdzona przez NEO..3. Po rozliczeniu akcji nie mogą być do niej wprowadzane żadne zmiany, tj. dodane zadania lub osoby. Koordynator ma za zadanie dopilnować, aby w raporcie znalazła się każda osoba biorąca udział w akcji..4. Raporty oraz punktację za funkcje lokalne wprowadza i publikuje w systemie intranet Prezydent Oddziału. Punkty za funkcję członka Zarządu Oddziału przyznawane są przy uwzględnieniu opinii właściwego Koordynatora Narodowego lub członka Zarządu Głównego sprawującego bezpośredni nadzór nad daną funkcją lokalną na temat wywiązywania się z obowiązków. Punkty za inną funkcję powołaną przez Zarząd Oddziału przyznawane są przy uwzględnieniu opinii wszystkich członków Zarządu Oddziału..5. Raporty oraz punktację za funkcje ogólnopolskie (KOP, Asystent Koordynatora Narodowego, Asystent Członka Zarządu Głównego, Członkowie Zespołu Ogólnopolskiego Programu Stałego) wprowadzane są do systemu intranet w oparciu o raporty przesyłane do Koordynatora Narodowego ds. Praktyk Wakacyjnych NEO-Out przez nadrzędnych Koordynatorów Narodowych i Członków Zarządu Głównego... Raporty oraz punktację za funkcję Członka Zarządu Głównego oraz Komisji Rewizyjnej wprowadzane są do systemu intranet w oparciu o raporty przesyłane do Koordynatora Narodowego ds. Praktyk Wakacyjnych NEO-Out przez Prezydenta IFMSA-Poland przy uwzględnieniu opinii podległych im Koordynatorów Lokalnych i Członków Zarządów Oddziałów..7. Raporty oraz punktację za inne funkcje powołane przez Zarząd Główny wprowadzane są do systemu intranet w oparciu o raporty przesyłane do Koordynatora Narodowego ds. Praktyk Wakacyjnych ENO-Out przez Prezydenta IFMSA-Poland prze uwzględnieniu opinii wszystkich Członków Zarządu Głównego oraz Koordynatorów Narodowych. 3. Akcje przeprowadzane w ramach IFMSA-Poland 3.1. Akcje organizowane w ramach działalności IFMSA-Poland dzielimy na pojedyncze i cykliczne według następujących zasad: Za akcję pojedynczą uznaje się akcję, która odbyła się w ramach danego projektu pierwszy raz w ciągu roku rozliczenia punktów Za akcję cykliczną uznaje się każdą akcję, która odbyła się w ramach danego projektu po akcji pojedynczej w ciągu roku rozliczenia punktów Za koordynację akcji cyklicznej każdorazowo przyznawane jest 0% punktów należnych za koordynację akcji pojedynczej. 3

4 3.. Akcje organizowane w ramach działalności IFMSA-Poland dzielimy na małe, średnie i duże według poniższych kryteriów Akcję uznaje się za małą, jeżeli spełniła od 0 do 4 kryteriów wymienionych w punkcie Akcję uznaje się za średnią, jeżeli spełniła od 5 do 7 kryteriów wymienionych w punkcie Akcję uznaje się za dużą, jeżeli spełniła od do 1 kryteriów wymienionych w punkcie Kryteria służące do klasyfikacji akcji: a) długotrwałe bądź intensywne przygotowania akcji, b) przyznany patronat (pozauczelniany), c) zdobyci sponsorzy (materialne i/lub finansowe wsparcie), d) zdobyci partnerzy (pomagający w promocji, nie przyznający dofinansowania!), e) akcja w plenerze (akcja poza uczelnią), f) szerokie/różnorodne grono odbiorców, g) media IFMSA-Poland przygotowuje materiały promocyjne: i. informacja w prasie, ii. informacja w Internecie (nie dotyczy portali społecznościowych, stron internetowych oddziału oraz grup dyskusyjnych oddziałów), iii. informacja w telewizji/radio, iv. promocja (stworzenie ulotek, gadżetów, plakatów, filmów promocyjnych, prezentacje multimedialne), h) zasoby ludzkie (oddział lub osoby z innych organizacji), i) goście specjalni/prelegenci, j) czas trwania akcji (powyżej 1 dnia), k) odpowiedzialność materialna Osoba koordynująca akcję, będąca bezpośrednio odpowiedzialna za jej przeprowadzenie, może otrzymać punkty za jej koordynację według taryfikatora (punkt 5) Osoba koordynująca nie otrzymuje dodatkowych punktów za czynności, które wynikają ze specyfiki akcji i są konieczne do jej przeprowadzenia (dalej nazwane obowiązkami koordynatora akcji ) Przykładowe obowiązki koordynatora akcji: a) zapewnienie miejsca, w którym ma być przeprowadzona akcja, b) przygotowanie stoiska na akcję, c) przygotowanie i dostarczanie dokumentów, d) przygotowanie materiałów niezbędnych do przeprowadzenia akcji, e) przeprowadzenie spotkania organizacyjnego dla uczestników akcji, f) obsługa techniczna akcji Jeżeli akcja jest koordynowana przez więcej niż jedną osobę, punkty za koordynację ulegają odpowiedniemu podziałowi Koordynator może otrzymać dodatkowe punkty za dodatkowe czynności niebędące koniecznymi do odbycia się akcji, ale zwiększające jej atrakcyjność lub rangę Przykładowe czynności nienależące do obowiązków koordynatora akcji, za które może otrzymać dodatkowe punkty: a) promocja akcji (plakaty, ulotki, gadżety, filmy, artykuły, wywiady, sponsorzy, patroni), b) przygotowanie NOWEJ prezentacji, c) transport materiałów na akcję, 4

5 d) organizacja zbiórki PIENIĘŻNEJ, e) foto/video relacja z akcji. 4. Marketing 4.1. Filmy Film uznaje się za prezentację multimedialną, jeżeli otrzyma od 0-4 punktów wymienionych w podpunkcie Film uznaje się za amatorski, jeżeli otrzyma 5- punktów wymienionych w podpunkcie Film uznaje się za profesjonalny, jeżeli otrzyma -3 punktów wymienionych w podpunkcie Punkty za e-g oraz j-l nie sumują się O kategorii filmu decyduje VPE LC na podstawie przedstawienia pisemnego potwierdzenia spełnienia punktów a-m zawartych w podpunkcie Kryteria służące do klasyfikacji akcji: a) długotrwałe bądź intensywne przygotowania projektu filmu (opracowany scenariusz) 1 punkt, b) partnerzy (materialni i/lub finansowe wsparcie) punkty za każdego sponsora (maksymalnie punktów), c) zdobyci partnerzy (pomagający w promocji filmu, nieprzyznający dofinansowania) 0,5 punktu za każdego partnera (maksymalnie 1 punkt), d) nagrywanie materiału filmowego w plenerze (akcja poza uczelnią) 0,5 punktu za każdą godzinę (maksymalnie 4 punkty), e) publikacja filmu w mediach uczelnianych 1 punkt, f) publikacja filmu w mediach pozauczelnianych internetowych innych niż YouTube lub Vimeo punkty, g) publikacja filmu w mediach pozauczelnianych nieinternetowych 4 punkty, h) goście specjalni (np. profesorowie, eksperci, celebryci) 1 punkt, i) czas nagrywania materiału video powyżej 1 dnia 1 punkt, j) montaż przy pomocy internetowych programów do montażu slajdowisk (np. Animoto) 0 punktów, k) montaż przy pomocy amatorskich programów do montażu video (np. Windows Movie Maker, imovie) 1 punkt, l) montaż przy pomocy profesjonalnych programów do montażu video (np. Sony Vegas, Adobe After Effects) 3 punkty, m) nagranie lub zamówienie ścieżki dźwiękowej (w tym nabycie do niej praw autorskich) punkty. 4.. Partnerzy Partner przekazujący środki finansowe: a) musi podpisać umowę z IFMSA-Poland, w której określi kwotę, jaką przekaże dla IFMSA-Poland, b) musi wpłacić środki finansowe na konto Oddziału IFMSA-Poland lub konto IFMSA- Poland, c) może być grantodawcą, d) nie może być uczelnią macierzystą Oddziału (nie dotyczy organizacji zjazdów, konferencji i warsztatów o zasięgu minimum krajowym, np. Zgromadzenia Delegatów, Warsztatów Programów Stałych) 5

6 e) może zawierać dodatkowe aneksy do umowy, które jednak nie podlegają przyznaniu dodatkowych punktów za "Pozyskanie partnera" f) w przypadku partnera przekazującego zarówno środki finansowe oraz barter, należy zsumować kwotę środków finansowych oraz barteru wg schematu (środki finansowe + 1/ wartości barter = suma), a następnie sklasyfikować partnera do odpowiedniej kategorii Partner przekazujący barter: a) musi podpisać umowę z IFMSA-Poland, w której określi, jakie towary przekaże dla IFMSA-Poland lub wysłać oficjalnego maila z potwierdzeniem towarów, jakie przekazuje IFMSA-Poland, b) może być grantodawcą, c) może być uczelnią macierzystą Oddziału, o ile towary przekazane przez nią nie są zawarte w budżecie lub preliminarzu Oddziału przyznawanego przez uczelnię na wydatki Oddziału na dany rok akademicki, d) towar przekazywany przez partnera będący materiałami informacyjnymi, np. ulotkami, broszurami, nie jest klasyfikowany na podstawie wartości, lecz przyznawane są za niego jednorazowo punkty zgodnie z taryfikatorem, e) w przypadku partnera przekazującego zarówno towary jak i materiały informacyjne w barterze punkty przyznawane za takiego partnera nie sumują się Zniżki a) muszą być potwierdzone umową z IFMSA-Poland, pismem lub oficjalnym mailem, w których określone są warunki uzyskania zniżki przez IFMSA-Poland, b) muszą obowiązywać na czas nie krótszy niż miesięcy, c) różne zniżki oferowane przez tego samego partnera nie sumują się, d) w przypadku partnera przekazującego zarówno towary lub środki finansowe jak i zniżki punkty przyznawane za takiego partnera nie sumują się. 5. Taryfikator 5.1. Regulacje ogólne Punktacja zawarta w taryfikatorze nie jest punktacją obligatoryjną, a maksymalną za wykonanie zadania Punty przyznawane są indywidualnie w oparciu o ocenę zaangażowania i uwag zamieszczonych przez autora akcji w raporcie Jeżeli w wykonaniu zadania brała udział więcej niż jedna osoba, punkty są dzielone na równe części lub według stopnia zaangażowania na podstawie uwag autora akcji Każdy Członek Zespołu Ogólnopolskiego Programu Stałego za aktywną pracę może otrzymać równowartość punktów asystenta Koordynatora Narodowego danego Programu Stałego. 5.. Punktacja za czynności Kategoria Podkategoria Przedmiot oceny Punkty Marketing Partnerzy Środki finansowe Do 500 zł zł zł zł 30

7 Powyżej tys. zł (po konsultacji z VPE) Równowartość do 500 zł 4 Równowartość zł 7 50 Barter Zniżki Materiały informacyjne od partnerów Równowartość zł Równowartość zł 15 Powyżej tys. zł (po konsultacji z VPE) Usługi gastronomiczne/rozrywki 3 Sklepy medyczne/księgarnie 5 Ulotki lub broszury do 50 szt. Ulotki lub broszury powyżej 50 szt. 4 Filmy lub prezentacje 5 Grafika Projekt plakatu Projekt ulotki Projekt logo 4 Projekt broszury dla LC (do stron) Projekt broszury dla LC (min. 9 stron) Projekt broszury dla NMO (do stron) Projekt broszury dla NMO (min. 9 stron) 1 Projekt gadżetu 4 Materiały promocyjne lub informacyjne Projekt graficzny na fanpage 4 Zamówienie plakatów lub ulotek 1 Rozwieszenie plakatów do sztuk powyżej sztuk 4 Filmy Dystrybucja ulotek Przygotowanie filmu promocyjnego profesjonalny do 30 sztuk 1 powyżej 30 sztuk Przygotowanie filmu promocyjnego amatorski Nadzór nad produkcją filmu przez firmę zewnętrzną (po konsultacji z VPE) Fanpage Stworzenie fanpage a 1 7

8 Prezentacje multimedialne Prowadzenie fanpage a (min. postów/m-c, w tym tworzenie wydarzeń oraz konkursów) Przygotowanie prezentacji multimedialnej (wliczając w to edytory filmów typu prezentacja zdjęć np. Picasa) 5/m-c Strony www Stworzenie strony internetowej 0 Administracja strony innej niż oddziałowa (za miesiąc administracji) Prezentacja projektu a) Warsztatów 5 b) Zgromadzenia Delegatów 5 c) GA (w ramach konkursu, Project Prezentacja 15 Fair, Project Presentation) podczas: d) innych spotkań ogólnopolskich e) innych spotkań międzynarodowych 15 Patronaty Pozyskanie patronatu merytorycznego lub honorowego lokalnie Pozyskanie patronatu merytorycznego lub honorowego ogólnopolsko Pozyskanie patronatu medialnego telewizji lokalnie Pozyskanie patronatu medialnego telewizji ogólnopolsko Pozyskanie patronatu medialnego radiostacji lub gazety lokalnie 4 Pozyskanie patronatu medialnego radiostacji lub gazety ogólnopolsko Wystąpienia publiczne (inne niż prezentacja projektu) Pozyskanie patronatu medialnego portalu internetowego a) Prowadzenie spotkań/wystąpienia na spotkaniach na uczelni (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA) 4 5 b) Prowadzenie spotkań/wystąpienia na spotkaniach poza uczelnią (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA) c) Prowadzenie spotkań międzynarodowych/wystąpienia na spotkaniach (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA, nie punktuje się udziału w warsztatach, ZD, GA, SRT, itp.) d) Wystąpienia w audycjach radiowych (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA) e) Udzielenie komentarza w audycjach radiowych etc.

9 f) Wystąpienia w programach telewizyjnych (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA) g) Wystąpienia w programach telewizji internetowej (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA) h) Udzielenie wywiadu do gazety (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA) Inne (związane z promocją IFMSA-Poland, IFMSA) Opieka nad incomings Pakiet podstawowy Odebranie z lotniska/dworca 4 Organizacja programu socjalnego Odprowadzenie na lotnisko/dworzec 4 Zaprowadzenie do właściwego szpitala/na właściwy oddział 4 Przekazanie Pocket Money Zaprowadzenie na stołówkę Zorganizowanie wycieczki 1-dniowej Zorganizowanie wycieczki weekendowej (nie dotyczy NICE Project) 15 Opieka popołudniowa (jedno wyjście popołudniowe, zwiedzanie miasta, itp.) 4 Peer Education Wyjazd jako opieka na wycieczkę 1-dniową 5 Wyjazd jako opieka na wycieczkę weekendową (nie dotyczy NICE Project) Organizacja imprezy dużej typu National Food and Drink Party 15 Inne 3 NICE Project Organizacja NICE przez LC 4 Pośrednictwo między Incomings a LC organizującym NICE Contact Person za bycie CP dla jednej osoby 1 za bycie CP dla jednej osoby, jeżeli student w danym sezonie nie wyjeżdża na praktyki SCOPE lub Wymianę SCORE 5 Koordynator miesiąca Za cały miesiąc koordynowania opieki + bycie osobą kontaktową dla Incomings oraz organizacji zewnętrznych Opiekun tygodnia Za każdy pełny tydzień opieki Koordynowanie Projektu Peer Education 30 w Oddziale Udział w Peer Education Prowadzenie zajęć - jedna godzina lekcyjna 5 Organizacja nowej placówki dydaktycznej

10 Akcje Transport materiałów na akcję Transport materiałów promocyjnych, gadżetów, inne Artykuły, tłumaczenia Obsługa techniczna akcji Udział w akcjach: a) 1-h 4 b) 3-4h c) 5-h d) >h Zbiórki Organizacja zbiórki na uczelni 4 Organizacja zbiórki poza uczelnią Udział w zbiórce = udział w akcji 0 Własnoręczne przygotowanie gadżetów na akcję Przygotowanie fotorelacji/wideorelacji z akcji Organizacja akcji pojedynczej Organizacja akcji cyklicznej Przygotowanie gadżetów na akcję (np. skrzynki na listy, sprzętu medycznego na TBH) w ramach jednej akcji Tylko jeśli zostanie opublikowana (np. na stronie internetowej lub fanpage'u Oddziału) Koordynowanie pojedynczej akcji małej 4 Koordynowanie pojedynczej akcji średniej 30 Koordynowanie pojedynczej akcji dużej 3 Koordynowanie cyklicznej akcji małej Koordynowanie cyklicznej akcji średniej Koordynowanie cyklicznej akcji dużej Przygotowanie artykułu do gazety uczelnianej/lokalnej/ogólnopolskiej 4+5 za każdą kolejną akcję 30+ za każdą kolejną akcję 3+7 za każdą kolejną akcję Przygotowanie artykułu do gazety międzynarodowej (w tym do broszur stworzonych 14 przez Federację) Tłumaczenia (z dowolnego języka 1 strona A4, Times New Roman, odstęp 1,15) 4 za stronę Przygotowanie artykułu na stronę (inną niż strona internetowa IFMSA-Poland) Inne Warsztaty Catering Zorganizowanie cateringu ze źródła zewnętrznego Upominki Certyfikaty Samodzielne przygotowanie cateringu Zorganizowanie kwiatów/upominków/innych dla gości specjalnych, prelegentów Przygotowanie certyfikatów/dyplomów/podziękowań/zaproszeń dla prelegentów/uczestników 3

11 Obsługa techniczna Zorganizowanie/obsługa sprzętu audiowizualnego Zorganizowanie/obsługa sprzętu nagłaśniającego Obsługa recepcji Materiały konferencyjne Zorganizowanie zakwaterowania dla uczestników Rozdawanie materiałów konferencyjnych, udzielanie informacji uczestnikom konferencji, inne a) 1-h b) 3-4h 4 c) 5-h d) >h Przygotowanie materiałów powitalnych dla uczestników konferencji: a) 1-50 sztuk b) 50-0 sztuk c) sztuk 1 d) >500 sztuk 14 Transport a) organizacja transportu dla uczestników (np. zorganizowanie autobusów) 5 Szkolenia Dokumenty Rezerwacja sali konferencyjnej Organizacja Social Programu Przygotowanie oferty współpracy Przygotowanie dokumentów Pisma oficjalne b) transport uczestników a) oddziałowe b) na arenie ogólnopolskiej 1 c) TNT lub TOT 15 d) zagraniczne 0 Certyfikaty/dyplomy 3 Zaproszenia 3 Podziękowania 3 Kartki okolicznościowe 3 Inne Przygotowanie pism do władz uczelni, szpitali, akademików, organizacji, innych Dostarczenie/odebranie pism w ramach jednej akcji 11

12 5.3. Punktacja za funkcje Kategoria Stanowisko Punkty w skali roku/miesiąca FUNKCJE Międzynarodowe a) Czlonek Executive Board 00 / 50 b) Członek Team of Officials 40 / 40 c) Asystenci Team of Officials 30 / 30 d) Inne funkcje międzynarodowe / 15 Ogólnopolskie Prezydent IFMSA-Poland 30 / 30 Asystent Prezydenta IFMSA-Poland / 15 VPI 30 / 30 VPI Asst. / 15 VPE 30 / 30 VPE Asst. / 15 Sekretarz Generalny IFMSA-Poland 30 / 30 Asystent Sekretarza Generalnego IFMSA-Poland / 15 Skarbnik Generalny IFMSA-Poland 30 / 30 Asystent Skarbnika Generalnego IFMSA-Poland / 15 NEO / 4 NORA 5 / 1 NPO 5 / 1 NORE / 4 NORP 5 / 1 NOME 5 / 1 Koordynator Narodowy ds. Treningów (TSDD) 5 / 1 Koordynator Narodowy ds. Publikacji (PSDD) 5 / 1 Koordynator Narodowy ds. Alumni (ASD) 5 / 1 Koordynator Narodowy ds. Projektów (PrSDD) 5 / 1 NEO Asst. 144 / 1 NORA Asst. / NPO Asst. / NORE Asst. 144 / 1 NORP Asst. / NOME Asst. / TSDD Asst. / PSDD Asst. / PrSDD Asst. / ASD Asst. / Komisja Rewizyjna 5 / 1 Asystent KR 7 / KOP / 15 KOP Asst. 4 / 7 Pełnomocnik IFMSA-Poland / 15 Inna funkcja powołana przez ZG / 1

13 Lokalne Prezydent Oddziału 1 / 1 Asystent Prezydenta Oddziału / 9 Sekretarz Oddziału / 15 Asystent Sekretarza Oddziału 4 / 7 Skarbnik Oddziału / 15 Asystent Skarbnika Oddziału 4 / 7 VPE LC /15 VPE LC Asst. 4/7 LEO / 15 LORA 144 / 1 LPO 144 / 1 LORE 144 / 1 LORP 144 / 1 LOME 144 / 1 LEO Asst. 7 / LORA Asst. 7 / LPO Asst. 7 / LORE Asst. 7 / LORP Asst. 7 / LOME Asst. 7 / KRO / 9 Asystent KRO 4 / 4 Inna funkcja powołana przez ZO 7 / 13