ZAPYTANIE OFERTOWE SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę szkoleniową. Zamówienie obejmuje przygotowanie, przeprowadzenie i obsługę szkolenia zamkniętego pn. Czynności organu administracji w postępowaniu administracyjnym. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8 ustawy. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia. Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa szkolenia zamkniętego pn. Czynności organu administracji w postępowaniu administracyjnym. 2. Termin i miejsce. Termin realizacji planowany jest w I kwartale 2016 r., a szczegółowo zostanie uzgodniony z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty. Miejsce szkolenia: sala szkoleniowa w Warszawie, zagwarantowana przez Wykonawcę. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: - dotarcie do miejsca szkolenia środkami komunikacji publicznej nie może trwać dłużej niż 20 min (zgodnie z rozkładem w godz. 7:00-9:00 oraz 16:00-18:00), biorąc pod uwagę fakt, iż punktem odniesienia jest Dworzec Centralny w Warszawie lub przystanek/stacja Centrum. odpowiedni standard sali tzn. przestronne, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, - spełnia warunki bhp i ppoż, - sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego), - zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu. 3. Uczestnicy i forma sesji szkoleniowych. W ramach niniejszego szkolenia zorganizowane zostaną 4 dwudniowe sesje szkoleniowe (maksymalnie 4 grupy liczące każda ok osób) dla maksymalnie 90 pracowników Ministerstwa. Liczba sesji warsztatowych Czas trwania 1 sesji szkoleniowej 4 dwudniowe sesje szkoleniowe * 1 sesja szkoleniowa 2 dni po 6 godzin szkoleniowych dziennie nie wliczając przerw (godz. szkoleniowa = 60 min.). Szkolenia nie mogą odbywać się w tym samym dniu jednocześnie. Szkolenia będą odbywać się wyłącznie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Szkolenia będą realizowane w godzinach nie wcześniej niż 8:15 i nie później niż 17:00, w tym co najmniej dwie przerwy kawowe po 15-minut oraz przerwa obiadowa trwająca 45 minut. Strona 1 z 6

2 Liczba uczestników Maksymalnie 90 pracowników tj. 4 grupy liczące każda ok osób Termin szkolenia I kwartał 2016 r. Miejsce szkolenia Uczestnicy szkolenia Miejsce zapewnia Wykonawca Pracownicy Ministerstwa, którzy są zaangażowaniu w proces wydawania decyzji administracyjnych; grupy niejednorodne pod kątem doświadczenia, realizowanych zadań i zajmowanego stanowiska. *Liczba sesji szkoleniowych zostanie ostatecznie ustalona po wyborze najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że liczba sesji lub uczestników może ulec zmniejszeniu do minimalnie 3 sesji (zmniejszeniu może ulec liczebność osób w grupie lub liczba sesji szkoleniowych). 4. Cel i program szkolenia. Celem szkolenia jest doskonalenie umiejętności w zakresie prawidłowego prowadzenia postępowań administracyjnych. Program szkolenia opracowany przez Wykonawcę powinien zawierać następujące elementy: Terminy - rodzaje, zasady obliczania, możliwość przywrócenia utraconego terminu, terminy załatwiania spraw administracyjnych, doręczenie - pojęcie, skutki prawne oraz formy, wezwania i inne pisma procesowe kierowane do strony, decyzja administracyjna uzasadnienie: treść uzasadnienia: uzasadnienie faktyczne i uzasadnienie prawne, szczególne uwarunkowania uzasadnianie różnych decyzji administracyjnych, metoda redagowania uzasadnień decyzji, wadliwość uzasadnienia decyzji administracyjne, wygaśnięcie decyzji, zasady udostępniania akt sprawy, pojęcie bezczynności i przewlekłości w postępowaniu administracyjnym, tryby nadzwyczajne - zawieszenie i umorzenie postępowania administracyjnego, postępowanie odwoławcze w postępowaniu administracyjnym: - pojęcie odwołania, wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, zażalenia, - niedopuszczalność odwołania i uchybienie terminu do wniesienia odwołania, - cechy szczególne postępowania odwoławczego, - podstawa prawna, rozstrzygnięcie, uzasadnienie i pouczenie decyzji wydawanej w drugiej instancji, - specyfika wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Ramowy program szkolenia może zostać rozszerzony o elementy zaproponowane przez Wykonawcę, a także zmodyfikowany po konsultacjach z Zamawiającym, jeżeli wprowadzone modyfikacje zwiększą wartość praktyczną szkolenia. 5. Zobowiązania Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia. W ramach wynagrodzenia za świadczenie usług szkoleniowych Wykonawca zobowiązany jest do: 1) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, w tym w szczególności: - opracowania i realizacji programu sesji szkoleniowej dostosowanego do potrzeb szkoleniowych uczestników, - przeprowadzenia szkolenia w określonej formie przez trenera spełniającego wymagania Zamawiającego, - przeprowadzenia pre-testu sprawdzającego poziom wiedzy przed szkoleniem i post-testu - sprawdzającego poziom wiedzy po szkoleniu, Strona 2 z 6

3 - opracowania, powielenia i dostarczenia każdemu uczestnikowi szkolenia materiałów szkoleniowych odzwierciedlających program sesji szkoleniowej (w tym notatnik + długopis), - wydania zaświadczenia każdemu uczestnikowi, który wziął udział w szkoleniu, - przeprowadzenia badania efektywności szkolenia za pomocą ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia, - sporządzenia na podstawie wypełnionych ankiet raportu ewaluacyjnego podsumowującego postawione cele, wyniki testów, wykaz stosowanych narzędzi oraz metod pracy, liczbę zrealizowanych godzin oraz ewentualne określenie dalszych obszarów do rozwoju, - zapewnienia konsultacji merytorycznych z trenerem szkolenia po zakończeniu każdej sesji szkoleniowej przez okres jednego miesiąca. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych dokumentów, tj.: programu szkolenia, materiałów szkoleniowych, ankiet, certyfikatów i raportu ewaluacyjnego. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania drogą elektroniczną uwag i propozycji dotyczących ww. dokumentów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia w miarę możliwości uwag Zamawiającego; 2) zapewnienia sali szkoleniowej w dniach szkolenia w terminach ustalonych z Zamawiającym, spełniającej wymagania określone w zapytaniu ofertowym; 3) zapewnienia wyżywienia dla uczestników szkolenia w tym: serwis kawowy ciągły w formie bufetu samoobsługowego tj. woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa czarna bez ograniczeń, herbata w saszetkach (czarna, zielona, owocowa) bez ograniczeń parzona wrzątkiem, świeże ciastka i owoce, cukier biały i brązowy, śmietanka lub mleko do kawy; lunch w formie bufetu samoobsługowego z dwóch dań w tym: zupa (2 rodzaje), drugie danie mięsne (2 rodzaje), surówki oraz napoje, Sposób podania: w formie bufetu samoobsługowego z zapewnieniem miejsca na posiłki w tym samym budynku oraz umożliwiające ich spożywanie na siedząco. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania (lub wydzielone w tym celu miejsce). 6. Warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu tj.: 1) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej, (tj. w ramach usługi odpowiadali za następujące elementy: organizacja szkolenia, zapewnienie sali, wyżywienia oraz obsługę logistyczną szkolenia i jego uczestników); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 2) posiadają odpowiadający potrzebom organizatora szkolenia program szkolenia lub zapewniają jego opracowanie i realizację, do oferty należy załączyć program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. dyskusje, studia przypadków, ćwiczenia, praca zespołowa); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: załączonego programu i harmonogramu szkolenia oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 3) dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, tj. do realizacji zamówienia wyznaczą trenera, spełniającego łącznie następujące warunki: - posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy trenerskiej/szkoleniowej w zakresie przeprowadzenia szkoleń, Strona 3 z 6

4 - przeprowadził co najmniej 5 szkoleń z kodeksu postępowania administracyjnego, w wymiarze 16 godz. każde dla innego odbiorcy, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert, (Załącznik Nr 2). Wskazanie usługi nieprecyzyjnie, w sposób uniemożliwiający dokonanie weryfikacji jej/ich zakresu lub wykazanie usług niezwiązanych z przedmiotem zamówienia skutkuje odrzuceniem danej usługi z wykazu. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: CV zaproponowanego trenera oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oraz informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę Wykazie osób (Załącznik Nr 2), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 4) zapewniają bazę materialną odpowiednią dla szkolenia, w szczególności warunki lokalowe oraz wyposażenie w pomoce dydaktyczne i sprzęt, niezbędne do realizacji programu szkolenia. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 5) zapewniają możliwość dalszego transferu uzyskanej w ramach szkoleń wiedzy i lepszego jej wykorzystania poprzez: udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane, lub zapewnienie możliwości nieograniczonego czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzania przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet). Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). Na oświadczeniu należy wybrać 1 spośród wyżej wymienionych metod możliwości dalszego transferu uzyskanej w ramach szkoleń wiedzy. 7. Kalkulacja cenowa oferty W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę (netto i brutto) realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu dla poszczególnych elementów, na które składać się będą: - koszty przeprowadzenia szkolenia, tj. koszt jednej dwudniowej sesji szkoleniowej oraz koszt całkowity w tym: wynagrodzenie trenera, przekazania uczestnikom materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, jak również koszt ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia oraz sporządzenia raportu ewaluacyjnego, - koszt jednostkowy wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę oraz koszt całkowity wyżywienia (razem koszty lunchu oraz przerw kawowych), - koszt wynajęcia sali szkoleniowej (w tym koszty wymaganego sprzętu). Cenę oferty należy przedstawić wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe. Usługa szkoleniowa będzie miała charakter usługi kształcenia zawodowego i będzie finansowana w całości ze środków publicznych, a zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz z późn. zm.) podlega zwolnieniu od podatku od towarów i usług. Strona 4 z 6

5 8. Ocena ofert i kryteria oceny ofert Wstępna ocena formalna w ramach której zostanie sprawdzona kompletność oferty oraz poprawność dokumentów stanowiących składowe oferty. Ocena formalna będzie dokonywana metodą: spełnia/nie spełnia. Oferty zostaną sprawdzone pod kątem spełniania wymagań stawianych w ramach postępowania, zgodnie z 8 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. 2015, poz. 960) zgodnie z Oświadczeniem Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1) oraz Wykazem osób (Załącznik Nr 2). Oferty, które nie przejdą pomyślnie oceny formalnej, zostaną odrzucone. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L p. Kryteria oceny 1. Całkowita cena brutto zamówienia Punkty za kryterium cena zostaną przyznane według wzoru: najniższa cena brutto Przyznane punkty = x 60 cena ocenianej oferty brutto 2. Doświadczenie trenera w zakresie liczby przeprowadzonych szkoleń z kodeksu postępowania administracyjnego w wymiarze 16 godz. każde, ponad minimum wymagane w warunku, o którym mowa w ppkt Szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert Punkty za kryterium zostaną przyznane, na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w Wykazie osób (Załącznik Nr 2),w skali punktowej od 0 do 30 pkt., w tym: 10 pkt. za przeprowadzenie przez trenera od 6 do 15 szkoleń, 20 pkt. za przeprowadzenie przez trenera więcej niż 15 szkoleń. 3. Ocena Samplingu próbki szkolenia Sampling zostanie przeprowadzony w siedzibie Zamawiającego przez wybranych wykonawców, których oferty nie będą podlegały odrzuceniu. Punkty za kryterium zostaną przyznane przez członków Komisji na podstawie następujących kryteriów: 1) zastosowanie różnorodnych form nauczania (sposób przekazania treści) 2) komunikatywność i kontakt z grupą, w tym sposoby radzenia sobie z trudnymi uczestnikami 3) wiedza z zakresu przeprowadzanego modułu, w tym rzeczowe udzielanie odpowiedzi na pytania uczestników samplingu 4) efektywne wykorzystanie czasu przeznaczonego na prezentację samplingu 5) adekwatność prezentowanego materiału w odniesieniu do rzeczywistości zawodowej, w której funkcjonuje uczestnik (administracja publiczna). Komisja oceni, czy trener spełnia poszczególne kryteria w następujący sposób: TAK= 1, NIE = 0. W oparciu o ocenę kryteriów, Komisja przyzna punkty w skali punktowej od 0 do 20 pkt., w tym: 5 pkt. za spełnienie od 1 do 2 kryteriów, 10 pkt. za spełnienie od 3 do 4 kryteriów, 20 pkt. za spełnienie 5 kryteriów. Waga Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt. Maksy malna liczba pkt. 60 % 60 pkt. 20 % 20 pkt. 20 % 20 pkt. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z samplingu, jeśli wskazany trener przeprowadzał już szkolenie dla Zamawiającego. Ocen ofert odbywa się w systemie punktowym - punkty przyznane za każde kryterium oceny zostaną zsumowane i stanowić będą ocenę końcową dla poszczególnych ofert. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Strona 5 z 6

6 9. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które należy złożyć w ramach oferty. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) skan podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wzór stanowi Załącznik nr 1; 2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wzór stanowi Załącznik nr 2 wraz z CV zaproponowanych trenerów; 3) program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. dyskusje, studia przypadków, ćwiczenia, praca zespołowa) oraz ich wymiar godzinowy; 4) informację o sali szkoleniowej, wyposażenie, dojazd do obiektu; 5) informację TAK/NIE czy Wykonawca zatrudnia odpowiednią liczbę niepełnosprawnych określoną w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 j.t.) celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON; 6) kalkulację cenową oferty wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr Informacje dodatkowe. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę, tj. osobę/osoby reprezentującą/reprezentujące wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. rozpoznanie rynku szkoleniowego i uzyskanie wiedzy nt. kosztów zorganizowania i przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. W takim przypadku zamówienie będzie udzielone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późń. zm.). Zamawiający poinformuje każdego Wykonawcę o wyniku oceny formalnej, czy oferta spełnia/nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym oraz o wyniku postępowania. Oferty należy przesyłać drogą mailową na adres: Agata.Labeda@nauka.gov.pl w terminie do dnia 7 grudnia 2015 r. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. W ofercie należy podać nazwę Wykonawcy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne). W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Agatą Łabędą, tel , Agata.Labeda@nauka.gov.pl Załączniki: 1. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, 2. Wzór wykazu osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, 3. Kalkulacja cenowa oferty Strona 6 z 6