REGULAMIN PRACY KOMISJI OCENY PROJEKTÓW

Transkrypt

1 REGULAMIN PRACY KOMISJI OCENY PROJEKTÓW Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko na lata Warszawa, 26. stycznia 2016 roku

2 1 Postanowienia ogólne 1. Komisja Oceny Projektów dla POIiŚ, zwana dalej KOP, powoływana jest do przeprowadzenia oceny wniosków o dofinansowanie projektów wybieranych w trybie konkursowym pod kątem spełnienia kryteriów wyboru projektów. 2. Członkowie KOP są powoływani i odwoływani przez Dyrektora CUPT lub osobę upoważnioną przez Dyrektora CUPT, na okres od momentu rozpoczęcia procesu oceny projektów do czasu rozstrzygnięcia wszystkich protestów w konkursie. 2 Skład KOP 1. W skład KOP wchodzą pracownicy CUPT. W pracach KOP mogą również uczestniczyć eksperci, o których mowa w art. 49 ustawy wdrożeniowej w szczególności w sytuacjach, gdy niezbędna jest specjalistyczna wiedza w danej dziedzinie lub gdy liczba projektów zagraża terminowemu dokonaniu oceny wyłącznie przez pracowników CUPT. Eksperci nie wchodzą w skład KOP. Ponadto, w przypadkach określonych przez właściwą instytucję, w razie zaistnienia takiej potrzeby, w pracach KOP mogą w charakterze obserwatorów uczestniczyć również przedstawiciele Instytucji Zarządzającej PO IiŚ Nie mogą oni jednak dokonywać oceny projektów. 2. Po rozstrzygnięciu konkursu na stronie internetowej CUPT zostanie zamieszczona informacja o składzie członkowskim KOP, zgodnie z art. 44 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. 3. Kompetencje członków KOP muszą zapewnić dokonanie przez KOP kompleksowej, profesjonalnej, bezstronnej i rzetelnej oceny wniosku o dofinansowanie w następujących obszarach: a) poprawności analizy finansowej i ekonomicznej, b) oceny oddziaływania na środowisko, c) wykonalności instytucjonalnej i technicznej, d) innych elementów wniosku, w zależności od rodzaju i specyfiki projektu. 4. Zakres wymaganych kwalifikacji członków KOP określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 5. Członkowie KOP, będący pracownikami CUPT, oraz obserwatorzy pracują w KOP w ramach pełnienia obowiązków służbowych, bez dodatkowego wynagrodzenia. 6. Eksperci, o których mowa w ust. 1 zd. 2 i 3: a. zostaną wybrani z wykazu kandydatów na ekspertów, prowadzonego zgodnie z art. 49 ust. 10 i 11 ustawy wdrożeniowej (ekspertów wyznacza CUPT w oparciu o ocenę doświadczenia kandydata na eksperta z danej dziedziny); 2

3 b. mogą zostać zaangażowani we wszystkie czynności związane z wyborem projektów na każdym etapie oceny od momentu jego zgłoszenia do dofinansowania do czasu jego wyboru do dofinansowania lub przyznania negatywnej oceny (w tym także na etapie procedury odwoławczej); c. rola eksperta ma charakter opiniodawczo-doradczy, co oznacza że nie ma charakteru wiążącego dla KOP. 7. Zasady wynagradzania ekspertów, o których mowa w ust. 2, określi umowa zawarta przez CUPT z ekspertem. Wynagrodzenie ekspertów jest wypłacane ze środków pomocy technicznej. 3 Przewodniczący KOP oraz Sekretarz KOP 1. Dyrektor CUPT lub osoba przez niego upoważniona powołuje osoby pełniące funkcje Przewodniczącego KOP oraz Sekretarza KOP spośród pracowników CUPT. 2. Przewodniczący KOP jest odpowiedzialny w szczególności za: a) zgodność pracy KOP z regulaminem konkursu i regulaminem KOP; b) sprawne funkcjonowanie KOP; c) zatwierdzenie protokołu z prac KOP; d) przeciwdziałanie próbom ingerowania z zewnątrz w dokonywaną ocenę przez osoby i podmioty niebiorące w niej udziału. 3. Sekretarz KOP jest odpowiedzialny w szczególności za: a) sporządzenie protokołu z prac KOP, zawierającego informacje o przebiegu i wynikach oceny projektów; b) sporządzenie listy, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożeniowej, tj. listy ocenionych projektów, zawierającej przyznane oceny, ze wskazaniem projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy wdrożeniowej; c) sporządzenie listy projektów wybranych do dofinansowania (tzn. projektów, które spełniły kryteria wyboru projektów i uzyskały wymaganą liczbę punktów albo uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na objęcie dofinansowaniem wszystkich projektów, które uzyskały wymaganą liczbę punktów), zgodnie z art. 46 ust. 4 ustawy wdrożeniowej, d) sporządzenie listy projektów wybranych do dofinansowania w wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej, zgodnie z art. 56 ust. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej; e) obsługę organizacyjno-techniczną KOP; f) dostarczenie niezbędnych materiałów członkom KOP; 3

4 g) gromadzenie i przekazanie do miejsca przechowywania dokumentacji związanej z pracami KOP. KOP jest odpowiedzialna za: 4 Zadania KOP 1. przeprowadzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów zgodnie z właściwymi kryteriami wyboru projektów zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący stanowiącymi załącznik nr 1 do Szczegółowego opisu priorytetów POIiŚ; 2. wezwanie Wnioskodawcy do ewentualnego uzupełnienia lub poprawienia dokumentacji lub złożenia wyjaśnień odnoszących się do wniosku o dofinansowanie projektu oraz jego załączników; 3. rekomendację przyjęcia lub odrzucenia wniosku o dofinansowanie projektu wraz z uzasadnieniem. 5 Zasada bezstronności i poufności 1. Przed przystąpieniem do oceny członkowie KOP podpisują deklarację bezstronności i poufności, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Z kolei eksperci podpisują oświadczenie o braku okoliczności powodujących ich wyłączenie z udziału w wyborze projektów, ustalonych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U poz. 267 z późn. zm.) zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Ponadto eksperci oraz obserwatorzy przed udziałem w posiedzeniu KOP podpisują deklarację poufności, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 2. Niepodpisanie deklaracji i oświadczeń, o których mowa wyżej, automatycznie pozbawia osobę zaangażowaną w prace KOP możliwości oceny, wydawania opinii lub uczestnictwa w pracach KOP. W takim przypadku w odniesieniu do członków KOP Dyrektor CUPT lub osoba przez niego upoważniona powołuje nowego członka KOP. 6 Ocena wniosków o dofinansowanie projektów 1. Ocena wniosku o dofinansowanie projektu odbywa się zgodnie z obowiązującymi na dzień ogłoszenia konkursu kryteriami wyboru projektów zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący. 2. W pierwszej kolejności członkowie KOP wyznaczeni do oceny projektu weryfikują, czy we wniosku o dofinansowanie nie występują braki formalne lub oczywiste omyłki (zgodnie z 5 ust. 2 Regulaminem konkursu). W przypadku stwierdzenia braków formalnych lub oczywistych omyłek, CUPT wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku lub poprawienia oczywistej omyłki w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 7 dni) pod rygorem 4

5 pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia, a także bez możliwości wniesienia środka odwoławczego (zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy wdrożeniowej). 3. KOP ocenia wniosek pod względem formalnym, merytorycznym I i II stopnia. 4. Ocena spełnienia każdego z kryteriów jest przeprowadzana przez co najmniej 2 członków KOP. Prowadzenie oceny spełnienia kryteriów może w szczególności przyjąć formę przeprowadzenia niezależnej oceny danego projektu przez co najmniej dwóch członków KOP lub wspólną ocenę danego projektu. 5. Eksperci mogą zostać zaangażowani w wydawanie opinii na każdym etapie oceny danego projektu. Zakres ich pracy może dotyczyć zaopiniowania w zakresie pojedynczego kryterium lub grupy kryteriów oceny pod względem formalnym oraz merytorycznym I i II stopnia. W uzasadnionych przypadkach możliwa jest także ocena danego kryterium przez pracownika CUPT i eksperta łącznie. 6. Oceny formalnej oraz merytorycznej II stopnia wniosków dokonuje się w oparciu o system 0-1 pod kątem spełnienia lub niespełnienia danego kryterium. 7. Metodologia oceny merytorycznej I stopnia polega na przyznaniu punktów za dane kryterium oraz przemnożeniu przyznanej liczby punktów przez odpowiednią dla danego kryterium wagę. 8. W przypadku stwierdzenia błędu lub braku we wniosku o dofinansowanie projektu lub w jego załączniku, wzywa Wnioskodawcę do poprawienia błędu lub uzupełnienia braku. W przypadku braku uzupełnienia lub braku poprawy wniosku w wyznaczonym terminie przez Wnioskodawcę lub dokonania uzupełnienia lub poprawy niezgodnie z zaleceniami KOP, wniosek nie będzie podlegał dalszemu rozpatrzeniu. 9. Przeprowadzone czynności sprawdzające członkowie KOP odnotowują na listach sprawdzających, stanowiących załącznik nr 5 do Regulaminu konkursu. Wypełnienie list sprawdzających członkowie KOP potwierdzają własnoręcznym podpisem. 10. Po zakończeniu oceny danego projektu KOP przekazuje wnioskodawcy pisemną informację, która zawiera co najmniej wyniki oceny jego projektu wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem punktacji otrzymanej przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów. 11. Ocena końcowa wniosku o dofinansowanie projektu stanowi wynik uzgodnienia wspólnego stanowiska wszystkich członków KOP po przeprowadzonej ocenie formalnej, merytorycznej I stopnia oraz merytorycznej II stopnia. 12. W przypadku znacznej rozbieżności w ocenie danego projektu (>10% przyznanej większej liczby punktów w przypadku oceny merytorycznej I stopnia lub wyrażenie zdania odrębnego na pozostałych etapach oceny), decyzja jest podejmowana w drodze konsensusu lub głosowania w trakcie spotkania przynajmniej połowy wszystkich członków KOP. Jeżeli uzgodnienie lub przegłosowanie ostatecznej decyzji nie byłoby możliwe, decydujący jest głos Przewodniczącego KOP. W tej sytuacji Przewodniczący KOP ma prawo powołać eksperta, który wyda dodatkową opinię na temat rozbieżnej kwestii. 5

6 13. Przez zakończenie oceny projektu należy rozumieć sytuację, w której: a) projekt został oceniony pozytywnie, tzn. uzyskał wymaganą liczbę punktów i spełnił kryteria wyboru projektów, oraz został wybrany do dofinansowania; b) projekt został oceniony negatywnie, tzn. nie uzyskał wymaganej liczby punktów lub nie spełnił kryteriów wyboru projektów albo uzyskał wymaganą liczbę punktów i spełnił kryteria wyboru projektów, lecz kwota przeznaczona na dofinansowanie w konkursie nie wystarcza na wybranie go do dofinansowania. 14. Jeżeli projekt został oceniony negatywnie, w pisemnej informacji do Wnioskodawcy, stosownie do art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej KOP poucza Wnioskodawcę o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 tej ustawy. W przypadku, gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na wybranie projektu do dofinansowania, okoliczność ta nie może stanowić wyłącznej przesłanki wniesienia protestu. 15. Pouczenie określa co najmniej: a) termin do wniesienia protestu; b) instytucję, do której należy wnieść protest; c) wymogi formalne protestu, o których mowa w art. 54 ust. 2 ustawy. 16. W wyniku przeprowadzonej oceny KOP tworzy listę ocenionych projektów, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożeniowej, na której projekty zostają uszeregowane zgodnie z uzyskaną liczbą punktów w ocenie merytorycznej I stopnia. Zgodnie z Regulaminem konkursu ( 4 ust. 2) lista ta podlega zatwierdzeniu przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. 7 Protokół 1. Z przeprowadzonych czynności, o których mowa w 6, sporządza się protokół oceny, który zawiera w szczególności: a) informacje o regulaminie konkursu i jego zmianach, zawierające co najmniej datę zatwierdzenia regulaminu oraz jego zmian (o ile dotyczy); b) skrótowy opis działań przeprowadzonych przez KOP z wyszczególnieniem terminów i formy podejmowanych działań, podjętych decyzji oraz ewentualnych zdarzeń niestandardowych, w tym w szczególności nieprawidłowości przebiegu prac KOP lub ujawnienia wątpliwości co do bezstronności ekspertów; c) listę ocenionych projektów z przyznanymi ocenami, opracowaną przez sekretarza KOP, d) wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji związanej z oceną projektów (listy sprawdzające, oświadczenia dotyczące bezstronności itp.). e) regulamin pracy KOP. 6

7 2. Protokół z oceny przechowuje CUPT wraz z: a) listami sprawdzającymi oraz deklaracjami bezstronności i poufności złożonymi przez członków KOP, którzy przeprowadzali ocenę wniosków; b) upoważnieniem Zastępcy Przewodniczącego w formie załącznika do protokołu, w przypadku gdy Przewodniczący wyznaczył Zastępcę; c) deklaracjami poufności złożonymi przez ekspertów i obserwatorów uczestniczących w pracach KOP. Spis załączników: Załącznik nr 1 Zakres wymaganych kwalifikacji członków KOP Załącznik nr 2 Deklaracja bezstronności i poufności, składana przez członka KOP Załącznik nr 3 Oświadczenie eksperta Załącznik nr 4 Deklaracja poufności eksperta / obserwatora 7

8 Załącznik nr 1 Zakres wymaganych kwalifikacji członków Komisji oceny projektów w trybie konkursowym wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Wymagania obowiązkowe: 1. wykształcenie wyższe; 2. minimum roczne doświadczenie w zakresie opracowywania, opiniowania realizacji projektów inwestycyjnych lub innych projektów dofinansowanych z UE lub/i 3. minimum roczne doświadczenie w zakresie przygotowania lub oceny dokumentacji przetargowej projektów inwestycyjnych lub/i 4. minimum roczne doświadczenie w zakresie rozliczania funduszy UE. Wymagania pożądane: 1. znajomość zagadnień związanych z wymogami odnośnie przygotowania dokumentacji technicznej lub środowiskowej projektów inwestycyjnych lub/i 2. wiedza z zakresu oceny dokumentacji przetargowej lub/i 3. wiedza z zakresu poprawności analizy finansowej i ekonomicznej projektu. 8

9 Załącznik nr 2 Deklaracja bezstronności i poufności, składana przez członka KOP (wzór) Ja, niżej podpisany / podpisana niniejszym deklaruję, że zgadzam się brać udział w procedurze oceny i rekomendacji projektów ubiegających się o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Poprzez złożenie niniejszej deklaracji potwierdzam, że zapoznałem / zapoznałam się z dostępnymi do dnia dzisiejszego informacjami dotyczącymi oceny i wyboru projektów. Deklaruję, że będę bezstronnie i uczciwie wykonywać swoje obowiązki. Jeżeli okaże się, że w trakcie trwania procesu oceny/wyboru projektów zaistnieją okoliczności mogące budzić wątpliwości, co do bezstronnej oceny wybranych projektów z mojej strony ze względu na mój stopień pokrewieństwa lub służbowy związek z podmiotem zgłaszającym projekt, bezzwłocznie wstrzymam się z wyrażaniem opinii i dokonywaniem oceny tego projektu. Fakt taki również bezzwłocznie zgłoszę Przewodniczącemu Komisji oceny projektów. Zobowiązuję się zachować w tajemnicy wszelkie informacje i dokumenty, które zostały mi ujawnione i wytworzone przeze mnie w trakcie procedury oceny wniosków lub wynikające z procesu oceny. Zgadzam się również, aby nabyte przeze mnie informacje i wytworzone dokumenty były używane w procesie oceny projektów zgłoszonych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz kontroli upoważnionych instytucji realizowanych w ramach POIiŚ. Ponadto oświadczam również, że nie zachodzi wobec mnie żadna z okoliczności powodujących wyłączenie mnie z udziału w wyborze projektów, ustalonych zgodnie art i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.. imię i nazwisko / podpis / data 9

10 Załącznik nr 3 Oświadczenie eksperta (wzór) Ja, niżej podpisany / podpisana, oświadczam, że nie zachodzi wobec mnie żadna z okoliczności powodujących wyłączenie mnie z udziału w wyborze projektów, ustalonych zgodnie art i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Ponadto oświadczam, że składam to oświadczenie będąc świadomym/świadomą, że jest ono składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, zgodnie z art. 49 ust. 8 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. poz. 1146) w zw. z art ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.) o czym zostałem pouczony/zostałam pouczona przed złożeniem oświadczenia.. imię i nazwisko / podpis / data 10

11 Załącznik nr 4 Deklaracja poufności eksperta / obserwatora (wzór) Ja niżej podpisany / podpisana, niniejszym deklaruję, że zobowiązuję się utrzymać w tajemnicy i poufności wszelkie informacje i dokumenty, które zostały mi ujawnione, przygotowane przeze mnie w trakcie procedury oceny wniosków lub wynikające z procesu oceny i rekomendacji projektów ubiegających się o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Zgadzam się również, aby nabyte przeze mnie informacje i sporządzane dokumenty były używane wyłącznie w procesie oceny projektów zgłoszonych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz kontroli upoważnionych instytucji realizowanych w ramach POIiŚ.. imię i nazwisko / podpis / data 11