SPIS TREŚCI: DEFINICJE WSTĘP Cele Mechanizmów Finansowych Cele i komponenty Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...

Transkrypt

1

2 SPIS TREŚCI: DEFINICJE WSTĘP Cele Mechanizmów Finansowych Cele i komponenty Funduszu dla Organizacji Pozarządowych DLA KOGO PRZEZNACZONE SĄ ŚRODKI NA DOFINANSOWANIE PROJEKTÓW? Wnioskodawcy Partnerzy Podwykonawcy ZASADY PRZYGOTOWANIA I SKŁADANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE Obszary tematyczne, w ramach których projekty mogą otrzymać dofinansowanie Działania w ramach projektu, które nie mogą być przedmiotem dofinansowania Typy projektów Budżet projektu Koszty kwalifikowalne Wkład własny SPOSÓB UBIEGANIA SIĘ O DOFINANSOWANIE Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Załączniki do wniosków o dofinansowanie Składanie wniosków o dofinansowanie PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE Ocena formalna Ocena merytoryczna REALIZACJA PROJEKTÓW Zawarcie umowy z Beneficjentem Okres kwalifikowalności wydatków Sposób dokonywania płatności Zasady rozliczania dofinansowania Raportowanie i wnioski o płatność INFORMACJE DODATKOWE Pomoc publiczna w projektach Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych INFORMACJE O KONTAKCIE Z OPERATOREM WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW: A. Formularz wniosku o dofinansowanie dla projektów mikro B. Formularz wniosku o dofinansowanie dla projektów małych, średnich i dużych 1

3 DEFINICJE Beneficjent organizacja, która otrzymała dofinansowanie i realizuje projekt/projekty w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Biuro Mechanizmów Finansowych (BMF) odpowiada za zarządzanie Mechanizmami na poziomie operacyjnym, w tym za kontakty z Krajowym Punktem Kontaktowym. DFOP Dział Funduszu dla Organizacji Pozarządowych komórka organizacyjna w strukturze Fundacji Fundusz Współpracy, odpowiedzialna za wdrażanie Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie. FFW Fundacja Fundusz Współpracy Operator Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie. FOP Fundusz dla Organizacji Pozarządowych. Koordynator osoba wyznaczona w organizacji beneficjenta do przekazywania informacji i utrzymywania kontaktów z Operatorem. Krajowy Punkt Kontaktowy (KPK) funkcję tą pełni Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, które ponosi ogólną odpowiedzialność za wdrażanie Mechanizmów Finansowych w Polsce. NGOs (ang. Non-Governmental Organisations) Organizacje Pozarządowe. Partner instytucja lub organizacja, publiczna, prywatna lub mieszana, która jest wymieniona we wniosku zgłoszeniowym i zobowiązała się na piśmie do współpracy z Wnioskodawcą przy realizacji projektu, zgodnie z ustalonymi warunkami. Operator instytucja odpowiedzialna za wdrażanie Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach danego komponentu (Fundacja Fundusz Współpracy i ECORYS Polska). Wnioskodawca podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 2

4 1. WSTĘP 1.1. Cele Mechanizmów Finansowych Norweski Mechanizm Finansowy oraz Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) to źródła bezzwrotnej pomocy zagranicznej dla niektórych państw członkowskich Unii Europejskiej, w tym Polski. Darczyńcami pomocy są trzy kraje Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu i EOG: Norwegia, Islandia, Liechtenstein. Oba Mechanizmy, zarządzane przez Biuro Mechanizmów Finansowych w Brukseli, mają na celu zmniejszenie dysproporcji społecznych i ekonomicznych w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Realizacja przedsięwzięć w Polsce ma ponadto służyć zacieśnianiu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a państwami-darczyńcami. Środki finansowe w ramach Mechanizmów są dostępne na realizację projektów w następujących obszarach priorytetowych: Ochrona środowiska, w tym środowiska ludzkiego, poprzez m.in. redukcję zanieczyszczeń i promowanie odnawialnych źródeł energii; Promowanie zrównoważonego rozwoju poprzez lepsze wykorzystanie i zarządzanie zasobami; Ochrona kulturowego dziedzictwa europejskiego, w tym transport publiczny i odnowa miast; Rozwój zasobów ludzkich poprzez m.in. promowanie wykształcenia i szkoleń, wzmacnianie w samorządzie i jego instytucjach potencjału z zakresu administracji lub służby publicznej, a także wzmacnianie wspierających go procesów demokratycznych; Opieka zdrowotna i opieka nad dzieckiem; Badania naukowe; Wdrażanie przepisów z Schengen, wspieranie Narodowych Planów Działania z Schengen, jak również wzmacnianie sądownictwa; Ochrona środowiska, ze szczególnym uwzględnieniem wzmocnienia zdolności administracyjnych do wprowadzania w życie odpowiednich przepisów istotnych dla realizacji projektów inwestycyjnych; Polityka regionalna i działania transgraniczne; Pomoc techniczna przy wdrażaniu acquis communautaire. Ponadto, środki z obu Mechanizmów Finansowych są przeznaczone na tzw. granty blokowe w formie: Funduszu Kapitału Początkowego; Funduszu dla Organizacji Pozarządowych; Polsko-Norweskiego Funduszu Badań Naukowych; Funduszu Stypendialnego i Szkoleniowego; Funduszu Pomocy Technicznej. 3

5 Działania podejmowane w ramach Mechanizmów powinny ponadto obejmować różne aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym zwiększają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej. Do głównych aspektów horyzontalnych zalicza się: zrównoważony rozwój, integrujący wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny; równość szans kobiet i mężczyzn; dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji, podejmowanie decyzji zgodnie z prawem oraz przejrzystymi zasadami; współpracę wielostronną. W Polsce wykorzystanie środków Mechanizmów Finansowych będzie pełniło funkcje uzupełniające w stosunku do działań wspieranych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Unii Europejskiej. Więcej informacji o Mechanizmach Finansowych można znaleźć na stronach: oraz Cele i komponenty Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Fundusz dla Organizacji Pozarządowych (FOP) został ustanowiony w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Jest on przeznaczony na realizację przedsięwzięć o charakterze niedochodowym, które zmniejszają różnice ekonomiczne i społeczne w obrębie EOG oraz zwiększają rolę społeczeństwa obywatelskiego w Polsce i współpracę między Polską a państwami-darczyńcami. Budżet FOP wynosi 37,8 mln euro. Pieniądze te zostaną rozdysponowane pomiędzy zwycięzców otwartych konkursów projektów organizowanych w latach Środki będą udostępniane beneficjentom za pośrednictwem Operatorów Funduszu. W ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będą dofinansowane projekty należące do następujących trzech komponentów: I. Demokracja i społeczeństwo obywatelskie (Operator Fundacja Fundusz Współpracy ) II. Ochrona środowiska i zrównoważony rozwój (Operator firma ECORYS Polska Sp. z o.o.) III. Równe szanse i integracja społeczna (Operator firma ECORYS Polska Sp. z o.o.) ma na celu propagowanie rządów prawa, rozwój postaw obywatelskich oraz upowszechnianie wiedzy na temat praw i obowiązków obywateli, a także równouprawnienia płci. W ramach komponentu będą wspierane działania promujące włączanie się organizacji pozarządowych i obywateli w życie publiczne, w tym ich zaangażowanie w społeczną 4

6 kontrolę instytucji publicznych szczebla lokalnego i centralnego. Preferowane będą działania mające na celu wzmacnianie organizacji pozarządowych, które mają zasadniczy wpływ na jakość demokracji i przestrzegania praw człowieka. Budżet komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie wynosi 12,6 mln euro. Pieniądze te zostaną rozdysponowane pomiędzy zwycięzców pięciu otwartych konkursów projektów organizowanych w latach Obszary tematyczne w ramach których mogą być realizowane projekty komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie zostały opisane w pkt 3.1. niniejszych Wytycznych dla Wnioskodawców. Więcej informacji na temat pozostałych komponentów FOP można znaleźć na stronie 5

7 2. DLA KOGO PRZEZNACZONE SĄ ŚRODKI NA DOFINANSOWANIE PROJEKTÓW? 2.1. Wnioskodawcy O dofinansowanie w ramach FOP mogą ubiegać się następujące podmioty: fundacje i stowarzyszenia; organizacje założone przez kościoły i/lub związki wyznaniowe; inne organizacje pozarządowe charakteryzujące się odrębnym statusem prawnym działające dla pożytku publicznego; partnerzy społeczni. Podmioty te muszą spełniać łącznie następujące warunki: posiadać osobowość prawną; być zarejestrowane co najmniej 12 miesięcy przed złożeniem wniosku, z wyjątkiem projektów mikro (realizowanych wyłącznie w ramach komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie ); być zarejestrowane na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej; działać na zasadzie non-profit lub non for profit, tj. działać nie dla osiągnięcia zysku lub wygenerowany zysk przeznaczać na cele statutowe. Jeżeli organizacja nie posiada osobowości prawnej nie może być Wnioskodawcą w ramach FOP. Może jednak uczestniczyć w projekcie jako Partner projektu we współpracy z organizacją pozarządową spełniającą kryteria Wnioskodawcy. O dofinansowanie nie mogą ubiegać się partie polityczne oraz organizacje założone lub wspierające programową działalność partii politycznych. Projekty mogą być realizowane przez pojedyncze instytucje lub grupy instytucji działające w partnerstwie Partnerzy Fundusz dla Organizacji Pozarządowych sprzyja wymianie doświadczeń i promowaniu najlepszych praktyk, które umożliwiają współpracę transgraniczną między Polską a innymi państwami EOG przez co realizuje jeden z celów Mechanizmów Finansowych, jakim jest m.in. wzmocnienie dwu- i wielostronnych stosunków między Polską a państwami EOG. 6

8 Mając na uwadze optymalne wykorzystanie możliwości jakie stwarza FOP, szczególne znaczenie dla dofinansowywanych projektów ma tworzenie partnerstw i współpraca między organizacjami pozarządowymi w obrębie różnych sektorów tematycznych i regionów w Polsce. Ma to na celu zwiększenie zaangażowania społecznego, promowanie najlepszych praktyk oraz transfer wiedzy pomiędzy regionami. Równie istotną kwestią jest współpraca polskich organizacji pozarządowych z organizacjami z państw EOG posiadającymi wiedzę i doświadczenie w danym obszarze (wymiana najlepszych praktyk, rozwój kontaktów między organizacjami pozarządowymi, wizyty studyjne, wspólne konferencje, spotkania). Aby zostać partnerem projektu, należy spełnić następujące warunki: być organizacją/instytucją posiadającą lub nie posiadającą osobowości prawnej (osoby fizyczne nie mogą pełnić roli partnera); pochodzić z krajów EOG/EFTA: Islandii, Liechtensteinu, Norwegii lub z państw Unii Europejskiej: Austrii, Belgii, Bułgarii, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Polski, Portugalii, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Węgier, Wielkiej Brytanii, Włoch; mieć uzasadniony udział w projekcie w kontekście realizacji celów projektu; udział partnera w projekcie musi mieć charakter non-profit, to znaczy partner projektu nie może czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie. Projekty z udziałem partnera/ów mogą być składane bez względu na wielkość dofinansowania, jednakże partnerstwo jest obowiązkowe w projektach dużych o kwocie dofinansowania większej niż euro. W przypadku zawiązania partnerstwa międzynarodowego Wnioskodawcą pomocy może być wyłącznie polska organizacja pozarządowa. Do wniosku o dofinansowanie należy załączyć list intencyjny deklarujący udział partnera w projekcie, niezależnie od kraju pochodzenia partnera. List intencyjny powinien zawierać następujące elementy: miejscowość i datę; oznaczenie stron porozumienia z podaniem danych teleadresowych; wskazanie przedmiotu partnerstwa (tytuł projektu); określenie zasad współpracy wraz z podaniem roli i zakresu działań partnera w projekcie; informację o zamiarze zawarcia umowy o partnerstwie w razie otrzymania dofinansowania; podpisy osób uprawnionych do reprezentowania partnerów. Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie z Operatorem, wymagane będzie załączenie umowy partnerskiej definiującej szczegółowo zakres prac i odpowiedzialności partnera w projekcie. 7

9 W przypadku tej samej liczby punktów przyznanych przez Komisję Oceniającą, w pierwszej kolejności dofinansowanie będzie przyznawane na realizację projektów, w skład których jako partner wchodzić będzie instytucja pochodząca z jednego z trzech państw-darczyńców, tj. Islandii, Liechtensteinu lub Norwegii Podwykonawcy Jeżeli konieczne jest zaangażowanie podwykonawcy w celu właściwego zrealizowania działań projektowych, należy w jasny, nie budzący wątpliwości sposób uzasadnić tę potrzebę oraz wyjaśnić, dlaczego Wnioskodawca nie jest w stanie wykonać tych działań we własnym zakresie. Zlecanie na zewnątrz prac, które wchodzą w statutową działalność Wnioskodawcy, będzie wpływało na otrzymanie mniejszej ilości punktów w ocenie merytorycznej projektu. W przypadku wszystkich umów o podwykonawstwo, podwykonawcy są obowiązani dostarczyć organom audytu i kontroli wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działań w ramach podwykonawstwa. 8

10 3. ZASADY PRZYGOTOWANIA I SKŁADANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE 3.1. Obszary tematyczne, w ramach których projekty mogą otrzymać dofinansowanie Podstawowym zadaniem FOP jest wspieranie rozwoju instytucjonalnego i wzmocnienie wydajności, zasięgu oraz umiejętności polskich organizacji pozarządowych, tak aby organizacje te realizowały działania pożytku publicznego, uzupełniające i rozbudowujące działania administracji państwowej. Dlatego też projekty składane do FOP powinny być przede wszystkim ukierunkowane na realizację tych właśnie zadań. Z tego powodu przedmiotem dofinansowania będą głównie projekty miękkie tj. skierowane na zwiększanie różnorodności zadań podejmowanych przez organizację, propagowanie dobrych praktyk oraz podnoszenie jakości i skuteczności prowadzonych przez nich działań. Dofinansowanie komponentów twardych tj. inwestycyjnych jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne i uzasadnione dla właściwego przeprowadzenia podstawowego projektu miękkiego. Zgodność projektu z założeniami komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie będzie szczegółowo weryfikowana przez Komisję Oceniającą na etapie oceny merytorycznej. Celem realizowanych projektów może być wypracowanie nowych lub udoskonalenie istniejących rozwiązań, które wspierają procesy demokratyczne i rozwój społeczeństwa obywatelskiego. Każdy projekt może uwzględniać wykorzystanie dobrych praktyk zagranicznych i krajowych z obszaru UE i EOG/EFTA (tzw. transfer wiedzy). Możliwe obszary działania w ramach komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie (mają charakter przykładowy): A. Poszanowanie zasad demokracji: ochrona praw człowieka; zwiększenie równouprawnienia i praw obu płci (zarówno na polu zawodowym jak i prywatnym); dopuszczanie kobiet do stanowisk kierowniczych; zapobieganie handlowi kobietami i dziećmi; walka z rasizmem, ksenofobią i wszelkimi formami dyskryminacji (w szczególności w stosunku do mniejszości i grup zepchniętych na margines społeczny, w tym uchodźców i imigrantów); poprawa sytuacji grup dyskryminowanych i rzecznictwo praw tych osób pod kątem ich uczestnictwa w życiu społecznym, zwiększenia ich dostępu do informacji, pomocy prawnej i wymiaru sprawiedliwości. 9

11 B. Podniesienie stanu wiedzy na temat społeczeństwa obywatelskiego i procesów demokratycznych: zapewnienie powszechnego dostępu obywateli do informacji, pomocy prawnej i wymiaru sprawiedliwości; rozwój poradnictwa obywatelskiego; zapobieganie korupcji; społeczna kontrola mająca na celu zwiększenie przejrzystości w publicznym procesie decyzyjnym; monitoring procesu legislacyjnego; współpraca między organizacjami pozarządowymi a innymi sektorami, np. jednostkami akademickimi, samorządowymi, przedsiębiorstwami w obszarze społecznych i gospodarczych innowacji i demokracji uczestniczącej; diagnozowanie problemów lokalnych; rozwój mechanizmu konsultacji społecznych; zwiększenie zainteresowania i zaangażowania obywateli w życie publiczne; monitorowanie działań władz publicznych; budowanie koalicji zdolnych do opowiadania się za systematycznymi zmianami w interesie publicznym; poprawa strategicznej współpracy pomiędzy organizacjami pozarządowymi a administracją publiczną; promowanie mechanizmów samoregulacji sektora pozarządowego; rzecznictwo interesów organizacji pozarządowych. C. Rozbudowywanie instytucjonalnych zdolności organizacji pozarządowych i rozwój sektora pozarządowego: inwestowanie w zasoby ludzkie: szkolenia, doradztwo i konsultacje dla organizacji pozarządowych; inwestowanie w infrastrukturę i aktywa organizacji pozarządowych; poprawa jakości usług księgowych, audytorskich, ewaluacji oraz efektywnego zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi; rozwój długookresowych strategii działania Działania w ramach projektu, które nie mogą być przedmiotem dofinansowania Dofinansowaniu w ramach FOP nie mogą podlegać: działania polegające na doraźnej pomocy (w tym działania polegające na bezpośredniej pomocy socjalno-bytowej np. przyznawanie stypendiów); projekty już trwające lub zakończone (refundacja poniesionych kosztów); działania o charakterze komercyjnym (realizowane dla osiągnięcia zysku); 10

12 działania o charakterze politycznym (związane z działalnością partii politycznych i organizacji wspierających partie); działania o charakterze religijnym (działania związane z praktykami religijnymi oraz/lub ze sprawowaniem posługi kapłańskiej); działania związane z przygotowaniem i finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu Typy projektów W zależności od wysokości dofinansowania oraz czasu realizacji wyróżnia się następujące typy projektów: I. Projekty mikro: Kwota dofinansowania: od euro do euro. Okres realizacji: do 12 miesięcy. Projekty mikro przeznaczone są wyłącznie dla organizacji, które rozpoczynają swoją działalność, tj. które zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego lub do innego właściwego rejestru nie wcześniej niż 12 miesięcy przed terminem ogłoszenia naboru wniosków w danej edycji konkursu w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Dofinansowanie może być wykorzystane na rozwój instytucji, w tym na podnoszenie kwalifikacji pracowników, rozwój merytoryczny organizacji oraz na inwestycje w infrastrukturę Wnioskodawcy (np. zakup środków trwałych, modernizację biura, usługi remontowo-adaptacyjne) Nie jest wymagana realizacja działań merytorycznych opisanych w rozdziale 3.1. UWAGA: Wnioskodawca może złożyć tylko 1 projekt mikro podczas wdrażania Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w Polsce. II. Projekty małe: Kwota dofinansowania: od euro do euro. Okres realizacji: do 12 miesięcy. Wydatki związane z inwestycjami w zasoby ludzkie i/lub infrastrukturę Wnioskodawcy muszą być ściśle powiązane z działaniami merytorycznymi realizowanymi w ramach jednego z obszarów tematycznych komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie. III. Projekty średnie: Kwota dofinansowania: od euro do euro Okres realizacji: do 18 miesięcy. 11

13 Wydatki związane z inwestycjami w zasoby ludzkie i/lub infrastrukturę Wnioskodawcy muszą być ściśle powiązane z działaniami merytorycznymi realizowanymi w ramach obszarów tematycznych komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie. IV. Projekty duże: Kwota dofinansowania: od euro do euro Okres realizacji: do 24 miesięcy. Projekty duże mogą być składane wyłącznie z udziałem partnera/ów, jednakże stroną wnioskującą o dofinansowanie projektu może być wyłącznie organizacja pozarządowa zarejestrowana na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Wydatki związane z inwestycjami w zasoby ludzkie i/lub infrastrukturę Wnioskodawcy muszą być ściśle powiązane z działaniami merytorycznymi realizowanymi w ramach obszarów tematycznych komponentu Demokracja i społeczeństwo obywatelskie. UWAGA: W przypadku projektów małych, średnich oraz dużych Wnioskodawca może złożyć maksymalnie jeden projekt w każdej edycji konkursu Budżet projektu Podstawowe informacje na temat budżetu projektu: minimalna wartość dofinansowania, o jaką może ubiegać się Wnioskodawca, stanowi równowartość w złotych polskich euro; maksymalna wartość dofinansowania, o jaką może ubiegać się Wnioskodawca, stanowi równowartość w złotych polskich euro; maksymalna wartość dofinansowania stanowi 90% kosztów całkowitych projektu; wymagany wkład własny wynosi minimum 10% kosztów całkowitych projektu. Kwota dofinansowania ze środków FOP nie może przekroczyć maksymalnych progów podanych w euro, przewidzianych dla poszczególnych typów projektów. Do przeliczenia kwot podanych w euro należy stosować kurs kupna Narodowego Banku Polskiego obowiązujący w dniu ogłoszenia konkursu. Kurs ten będzie podany na stronie internetowej Budżet projektu, raportowanie wydatków poniesionych w trakcie jego realizacji oraz rozliczenie projektu odbywać się będzie w złotych polskich. Kwoty prezentowane w budżecie powinny być prezentowane w liczbach całkowitych. Wzór budżetu stanowi załącznik do formularza Wniosku zgłoszeniowego. 12

14 3.5. Koszty kwalifikowalne Koszty będą uznane za kwalifikowalne tylko wtedy, gdy: są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i niezbędne dla jego realizacji; są uwzględnione w budżecie projektu; są racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe; odzwierciedlają koszty faktycznie poniesione oraz są skalkulowane proporcjonalnie dla przedsięwzięcia objętego dofinansowaniem (np. kosztem kwalifikowalnym może być jedynie część wynagrodzenia księgowego, jeżeli wykonuje on w ramach godzin pracy również inne zadania, niezwiązane z obsługą projektu); zostały poniesione przez Beneficjenta i Partnera/ów w okresie kwalifikowalnym zgodnym z umową o dofinansowanie; są poparte właściwymi dowodami księgowymi oraz prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej beneficjenta (wszystkie wydatki, łącznie z wydatkami partnerów krajowych i/lub zagranicznych muszą być możliwe do weryfikacji i zaewidencjonowane w systemie księgowym Beneficjenta). Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z ustawą o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. UWAGA: Wydatki związane z VAT i innymi podatkami lub opłatami jakiejkolwiek natury, które nie podlegają w świetle prawa zwrotowi, są kwalifikowalne. W ramach FOP mogą być finansowane następujące kategorie kosztów: 1. Koszty osobowe personelu zajmującego się realizacją projektu: wynagrodzenia wraz ze wszystkimi składnikami (tj. podatki dochodowe od osób fizycznych, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) z wyłączeniem premii, premii motywacyjnych lub nagród (o ile ich przyznanie nie wynika z zakładowego regulaminu wynagradzania obowiązującego w instytucji Beneficjenta lub Partnera przez okres co najmniej 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia wniosku o dofinansowanie); koszty wyjazdów służbowych (podróż, zakwaterowanie i przysługujące diety) pracowników realizujących projekt (obowiązują stawki określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz z późn. zm.); 13

15 koszty podróży samochodem prywatnym na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z obowiązującymi stawkami wskazanymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr. 27 z poz. 2 z późn.zm.); koszty podróży i pobytu na podstawie zapisów zawartych w umowach cywilnoprawnych osób nie będących pracownikami Wnioskodawcy lub partnera, które zostaną udokumentowane np. biletami kolejowymi II klasy, biletami autobusowymi, biletami lotniczymi (klasa ekonomiczna). 2. Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu, w tym m.in.: koszty wynagrodzeń wykładowców/ekspertów; usługi hotelowe i cateringowe; wynajem sal szkoleniowych; tłumaczenia; przygotowanie materiałów szkoleniowych, w tym druk i/lub koszty kopiowania; koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia osób prowadzących oraz uczestników szkoleń/konferencji/debat (w przypadku ekspertów zagranicznych zwroty kosztów noclegów nie powinny być wyższe od wysokości limitów przyjętych przez Komisję Europejską 1 ); koszt poręczeń finansowych; opłaty bankowe za założenie i prowadzenie rachunku oraz dokonywanie przelewów bankowych; opłaty za doradztwo prawne; opłaty notarialne; ekspertyzy prawne i finansowe; koszty usług księgowych i audytu. 3. Koszty sprzętu/wyposażenia oraz oprogramowania i licencji niezbędnych do realizacji projektu, do wysokości 25% kosztów całkowitych projektu (w przypadku projektów mikro do 40% kosztów całkowitych projektu) w tym m.in.: koszt zakupu/wynajmu/dzierżawy sprzętu i wyposażenia; koszt zakupu oprogramowania i licencji; koszt zakupu praw autorskich i innych wartości niematerialnych i prawnych; koszt zakupu platform e-learningowych oraz koszty administracji nimi. 1 Aktualne stawki są umieszczane na stronie internetowej Unii Europejskiej: 14

16 Koszty zakupu sprzętu używanego są kwalifikowalne po spełnieniu łącznie poniższych trzech warunków: 1. Sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie podające pochodzenie sprzętu i potwierdzi, że w żadnym razie nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej lub środków Mechanizmu Finansowego EOG i/lub Norweskiego Mechanizmu Finansowego; 2. Cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, a biorąc pod uwagę jego zużycie, jest niższa od ceny nowego sprzętu o zbliżonych parametrach technicznych; 3. Sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji projektu i spełnia obowiązujące normy oraz standardy. 4. Koszty rozbudowy, remontu, modernizacji pomieszczeń biurowych i innych pomieszczeń, przeznaczonych na potrzeby projektu oraz adaptacji terenu i pomieszczeń do wysokości dopuszczalnego limitu 25% kosztów całkowitych projektu (w przypadku projektów mikro do 40% kosztów całkowitych projektu) w tym m.in.: prace ziemne; prace budowlano-montażowe; prace instalacyjne, prace wykończeniowe; koszt realizacji rozbudowy (koszt siły roboczej, materiałów, użycia sprzętu w trakcie budowy); koszt nadzoru sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji. UWAGA: Warunkiem kwalifikowalności jest posiadanie przez Wnioskodawcę aktu własności obiektu lub innego dokumentu potwierdzającego prawo do dysponowania nieruchomością W przypadku poniesienia kosztów dotyczących obiektów będących własnością Wnioskodawcy zabronione jest przenoszenie własności na inne podmioty przez okres co najmniej 5 lat od chwili zrealizowania projektu. 5. Upowszechnianie i promocja, w tym m.in.: materiały informacyjne i promocyjne np. ulotki, broszury, plakaty; ogłoszenia w prasie/tv/radio; konferencje upowszechniające; tablice informacyjne, oznakowania, loga. 6. Koszty biurowe maksymalna kwota kosztów biurowych to 1000 PLN miesięcznie dla projektów małych, średnich i dużych oraz 500 PLN miesięcznie dla projektów mikro: koszt wymiany informacji (koszty usług teleinformatycznych, koszty przesyłek pocztowych); koszt kopiowania dokumentów (ksero); 15

17 koszt zakupu materiałów biurowych; koszt zakupu lub napełniania tonerów do sprzętu biurowego; wynajem i eksploatacja pomieszczeń wykorzystywanych bezpośrednio dla potrzeb realizowanego projektu, (koszt wynajmu lokalu, opłaty eksploatacyjne prąd, ogrzewanie, energia elektryczna liczone w oparciu o kalkulację rzeczywistych kosztów). W przypadku wydatków ponoszonych na opłaty związane z użytkowaniem lokalu, w którym instytucja prowadzi również inne działania bądź projekty, możliwe jest rozliczenie w ramach projektu takiej części wydatków, która przypada proporcjonalnie do skali działalności na realizację projektu. Proporcjonalność tych wydatków można wykazać poprzez odniesienie ich do liczby pracowników ogółem w danej instytucji lub do ilości pomieszczeń/metrażu wykorzystywanej powierzchni. Niezależnie od sposobu wyliczenia kosztów, rozliczenie musi zostać przeprowadzone zgodnie z kosztami faktycznie poniesionymi przez Beneficjenta i w całości udokumentowanymi dowodami zapłaty. UWAGA: Podczas realizacji projektu dozwolone będą przesunięcia środków pomiędzy kategoriami kosztów. Zwiększenie kwoty w danej kategorii przekraczające o 15% kwotę przewidzianą na tę kategorię w budżecie projektu wymaga pisemnej zgody Operatora. Nie jest możliwe przekraczanie obowiązujących limitów wskazanych w kategoriach kosztów nr 3, 4 i 6. Kosztami kwalifikowalnymi nie są: podatek od towarów i usług oraz inne podatki i opłaty, które w świetle przepisów prawnych mogą być odzyskiwane; grzywny, mandaty, kary finansowe i koszty postępowań sądowych; opłaty z tytułu oprocentowania debetu z transakcji finansowych, prowizje związane z wymianą walut i straty z tytułu różnic kursowych; koszty nabycia i instalacji komputerowych systemów zarządzania organizacją; spłaty kredytów, odsetek, strat; koszty rozliczania strat; wydatki już sfinansowane z innych źródeł; nagrody, premie lub inne formy gratyfikacji rzeczowej lub finansowej dla osób zajmujących się realizacją projektu (o ile ich przyznanie nie wynika z zakładowego regulaminu wynagradzania obowiązującego w instytucji Beneficjenta lub Partnera przez okres co najmniej 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia wniosku o dofinansowanie); indywidualne stypendia socjalne, naukowe i szkoleniowe (pieniądze wypłacane okresowo lub jednorazowo uczniom, studentom, pracownikom nauki itd. na pokrycie kosztów nauki, badań naukowych itp. poza miejscem zamieszkania); wydatki poniesione na przygotowanie wniosku; wydatki nieudokumentowane; mandaty i opłaty karne. 16

18 UWAGA: Wydatki niekwalifikowane (dodatkowe) nie mogą być traktowane jako część lub całość wymaganego wkładu własnego Beneficjenta w realizację projektu. UWAGA: Działania projektowe nie mogą generować zysku w trakcie realizacji projektu zaś odsetki bankowe netto narosłe od kwoty przekazanego dofinansowania muszą być zwrócone do Operatora. Ponadto zabronione jest pobieranie wpłat i opłat od adresatów projektu (np.: jeżeli w ramach projektu przeprowadzane są szkolenia uczestnicy tych szkoleń nie mogą ponosić opłat za uczestnictwo w szkoleniu) Wkład własny Beneficjent ma obowiązek wniesienia wkładu własnego w wysokości co najmniej 10% całkowitych kosztów projektu. Wkład własny może zostać wniesiony w całości w formie pieniężnej lub też może składać się z części finansowej i rzeczowej. W takim przypadku wkład finansowy musi stanowić minimum 2% całkowitych kosztów projektu. Pozostałe 8% można zapewnić w postaci wkładu rzeczowego. Wkład własny (finansowy i rzeczowy) może pochodzić z zasobów własnych Beneficjenta, partnerów lub może być zapewniony przez sponsorów. Wkład finansowy Przeznaczenie środków pieniężnych na realizację projektu w ramach wkładu własnego musi stanowić minimum 2% całkowitych kosztów projektu (przedstawionych we wniosku o dofinansowanie). W celu udokumentowania zapewnienia wkładu finansowego Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć do wniosku o dofinansowanie następujące dokumenty: informację z banku, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niż 2% kosztów projektu, wystawioną nie później niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku lub oświadczenie partnera projektu o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości 2% kosztów projektu wraz z informacją z banku, w którym partner posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową partnera w wysokości nie mniejszej niż 2% kosztów projektu wystawioną nie później niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku. 17

19 UWAGA: Obowiązek dokumentowania dotyczy wyłącznie projektów dużych. Podczas rozliczania projektu Wnioskodawca będzie zobowiązany do formalnego udokumentowania wydatkowania wkładu finansowego. Wkład rzeczowy Za wkład rzeczowy uważa się wniesienie do projektu określonych składników majątku, nie powodujące powstania faktycznego wydatku pieniężnego. Kwoty deklarowane jako wartość wkładu rzeczowego muszą być ustalane w oparciu o ceny obowiązujące aktualnie na rynku. Wkład rzeczowy może obejmować: lokal (np. powierzchnię biurową, sale konferencyjne) o ile jest on udostępniony na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszt lokalu jest liczony jako część kosztów ponoszona w związku z jego użytkowaniem proporcjonalnie do wielkości powierzchni przeznaczonej na potrzeby projektu lub liczby osób pracujących na rzecz projektu. sprzęt i wyposażenie o ile stanowi własność Beneficjenta lub partnera, bądź też zostało przekazane Wnioskodawcy lub partnerom w formie darowizny i będzie udostępnione na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszty związane ze sprzętem i wyposażeniem należy obliczać według stawki wyrażającej proporcjonalnie stopień i czas wykorzystania danego urządzenia na potrzeby projektu. Koszty amortyzacji mogą być uznane za wydatek kwalifikowany tylko wtedy, gdy dotyczą sprzętu niezbędnego do realizacji projektu, są obliczane zgodnie z zasadami rachunkowości i odnoszą się wyłącznie do okresu kwalifikowalności wydatków. oraz pracę ludzi pracę wykonywaną przez wolontariuszy (nieodpłatnie), pod warunkiem że jej wymiar jest udokumentowany, a jej wartość jest obliczana zgodnie z ogólnie stosowaną praktyką obliczania stawek za pracę. Wartość pracy powinna być ustalana z uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy. Wycena pracy dobrowolnej wymaga także odwołania się do świadczenia pracy o tym samym charakterze i wykonanego w terminie możliwie jak najbardziej zbliżonym, przez przedsiębiorstwa tego samego sektora. Wycena uwzględnia koszt składek na ubezpieczenia społeczne oraz wszystkie pozostałe koszty wynikające z charakteru danego świadczenia pracy. Dla wszystkich powyższych rodzajów wkładu własnego Wnioskodawca musi przedstawić szczegółowe informacje dotyczące aktualnej wartości wkładu rzeczowego w formie oświadczenia. 18

20 Kwoty deklarowane jako wartość wkładu rzeczowego muszą być ustalane w oparciu o ceny rynkowe. Wnioskodawca musi posiadać dokumenty potwierdzające aktualną wartość/wycenę wkładu rzeczowego. W przypadku wnoszenia na rzecz projektu wkładu rzeczowego konieczne jest przestrzeganie następujących warunków: ich wartość może być niezależnie oceniona i poddana audytowi niezależnej jednostki, w przypadku udostępnienia gruntów lub budynków, wartość określana jest przez niezależnego rzeczoznawcę majątkowego w rozumieniu Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami lub należycie upoważniony właściwy organ administracyjny, w przypadku nieodpłatnej dobrowolnej pracy, wartość tej pracy jest ustalana z uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy. Wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy musi uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania przez przedsiębiorstwo działające na zasadach rynkowych. Wycena uwzględnia wszystkie koszty wynikające z charakteru danego świadczenia pracy. UWAGA: Zabronione jest pobieranie wpłat i opłat od adresatów projektu (np.: jeżeli w ramach projektu przeprowadzane są szkolenia uczestnicy tych szkoleń nie mogą ponosić opłat za uczestnictwo w szkoleniu). 19