REGULAMIN ZGŁOSZENIA ONLINE NA KONFERENCJĘ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 REGULAMIN ZGŁOSZENIA ONLINE NA KONFERENCJĘ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin określa zasady i warunki dokonywania Zgłoszeń online na Konferencje oraz warunki udziału w Konferencji. 2. Dokonując Zgłoszenia online Użytkownik potwierdza, że jest uprawniony do działania w imieniu i na rzecz Zgłaszającego w zakresie zawarcia Umowy z Usługodawcą oraz zapoznał się z treścią Regulaminu i dokonuje akceptacji jego treści. 3. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Serwisu i udostępniany jest nieodpłatnie przed zawarciem Umowy. Na żądanie Regulamin jest także udostępniany w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Użytkownik (np. pocztą elektroniczną). II. DEFINICJE 1. Usługodawca IBC Investments sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-222) przy ul. Prądzyńskiego 12/14, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: , NIP: , wysokość kapitału zakładowego: ,00 PLN. 2. Użytkownik osoba fizyczna, dokonująca w imieniu Zgłaszającego Zgłoszenia online. Użytkownikami mogą być jedynie osoby pełnoletnie, posiadające pełną zdolność do czynności prawnych. 3. Zgłaszający osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej zawierająca Umowę z Usługodawcą, zobowiązania do uiszczenia wynagrodzenia należnego Usługodawcy z tytułu uczestnictwa określonych osób w Konferencji. 4. Konferencja konferencja PHARMA 360 Planet odbywająca się w dniach października 2019 r. organizowana przez Usługodawcę w Hotelu Marriott (adres: aleje Jerozolimskie 65/79, Warszawa). 5. Regulamin niniejszy Regulamin. 6. Serwis serwis internetowy Usługodawcy znajdujący się pod adresem internetowym anna.banas@braveconferences.pl umożliwiający Użytkownikowi dokonanie Zgłoszenia online. 7. Formularz formularz dostępny dla Użytkownika w Serwisie, umożliwiający dokonanie Zgłoszenia online na Konferencję. 8. Zgłoszenie online wypełnienie Formularza, a następnie przesłanie go do Usługodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Serwisu. 9. Umowa umowa zawierana na odległość, dotycząca udziału w Konferencji osób wskazanych przez Zgłaszającego. III. INFORMACJE TECHNICZNE 1. Warunkiem technicznym korzystania z Serwisu jest posiadanie przez Użytkownika komputera lub innych urządzeń umożliwiających przeglądanie sieci Internet, odpowiedniego oprogramowania (w tym przeglądarki internetowej), dostępu do Internetu oraz aktualnego i czynnego konta poczty elektronicznej.

2 2. Obowiązuje zakaz dostarczania przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym. 3. Korzystanie z Serwisu może się wiązać z zagrożeniami typowymi dla korzystania z Internetu, typu spam, wirusy, ataki hakerskie. Usługodawca podejmuje działania celem przeciwdziałania tym zagrożeniom. Usługodawca wskazuje, że publiczny charakter sieci Internet i korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiązać może się z zagrożeniem pozyskania lub modyfikowania danych podanych przez Użytkowników przez osoby nieuprawnione, dlatego Użytkownicy powinni stosować właściwe środki techniczne, które zminimalizują wskazane wyżej zagrożenia, w tym programy antywirusowe i chroniące tożsamość korzystających z sieci Internet. IV. KOSZT UCZESTNICTWA W KONFERENCJI 1. Koszt uczestnictwa jednej osoby w Konferencji wynosi: 1) W przypadku pierwszych 20 zgłoszeń na konferencję: 1795 netto (nie dotyczy service providers) 2) przedstawiciele firm farmaceutycznych: a) 1995 PLN netto dla Zgłoszeń dokonanych do dnia 28 czerwca 2019 r.; b) 2495 PLN netto dla Zgłoszeń dokonanych do dnia 9 sierpnia 2019 r.; c) 2995 PLN netto dla Zgłoszeń dokonanych od dnia 10 sierpnia 2019 r. 3) przedstawiciele service providers: a) 2495 PLN netto dla Zgłoszeń dokonanych do dnia 9 sierpnia 2019 r.: b) 3495 PLN netto dla Zgłoszeń dokonanych od dnia 10 sierpnia 2019 r. 2. W przypadku zgłoszenia pięciu osób na Konferencję, koszt udziału w Konferencji ulega obniżeniu do kwoty odpowiadającej kosztowi udziału czterech osób w Konferencji. 3. Zgłaszający może również wybrać formę uczestnictwa w Konferencji wchodząca w pakiet Stoisko w kwocie 7 000,00 netto. W skład pakietu Stoisko wchodzą następujące usługi: powierzchnia stoiska o wymiarach 3m 2 x 2m 2, 1 stół, 2 krzesła, dostęp do prądu i Internetu, uczestnictwo dwóch osób w Konferencji. 4. Kwoty wskazane powyżej zostaną powiększone o należny podatek od towarów i usług. 5. Usługodawca może wprowadzić kody promocyjne uprawniające do uzyskania obniżki kosztu udziału w Konferencji. Ewentualne promocje nie łączą się. 6. Koszt uczestnictwa w Konferencji obejmuje: udział w prelekcjach, udział w warsztatach, materiały konferencyjne, przerwy kawowe, lunch, bankiet, udział w gali, udział w imprezie integracyjnej. 7. W ramach Konferencji świadczone są przez Usługodawcę usługi dodatkowe w postaci matchmakingu, tj. organizacji spotkań wybranych uczestników Konferencji z przedstawicielami poszczególnych partnerów Konferencji. V. WARUNKI UDZIAŁU W KONFERENCJI 1. W celu udziału w Konferencji niezbędne jest zawarcie Umowy pomiędzy Zgłaszającym a Usługodawcą oraz uiszczenie wynagrodzenia należnego Usługodawcy. 2. Zawarcie Umowy następuje poprzez (1) wypełnienie przez Użytkownika w imieniu Zgłaszającego Formularza (2) akceptację treści Regulaminu oraz (3) przesłanie Zgłoszenia online do Usługodawcy w wyniku wybrania przycisku Prześlij zgłoszenie umieszczonego na końcu Formularza. 2

3 3. Przed wysłaniem Zgłoszenia online poprzez kliknięcie w przycisk Prześlij zgłoszenie Użytkownik może w każdej chwili przerwać Zgłoszenie online poprzez opuszczenie Serwisu. W takim przypadku nie dochodzi do zawarcia Umowy. 4. W Formularzu niezbędne jest podanie: a. danych Zgłaszającego; b. wskazanie imienia i nazwiska Użytkownika oraz jego adresu ; c. danych osobowych uczestników Konferencji: imię, nazwisko, stanowisko, firma/organizacja reprezentowana przez uczestnika podczas Konferencji, bezpośredni telefon oraz bezpośredni adres Użytkownik zobowiązany jest do starannego wypełnienia Formularza, podając wszystkie dane zgodnie ze stanem faktycznym. Podanie danych jest dobrowolne, ale jest to niezbędne w celu realizacji Umowy. Nie ma możliwości dokonania Zgłoszenia online anonimowo lub z wykorzystaniem pseudonimu. 6. Po wypełnieniu Formularza, w celu dokonania Zgłoszenia online, Użytkownik zobowiązany jest złożyć oświadczenie w sprawie akceptacji Regulaminu. 7. Wysłanie Zgłoszenia online dokonuje się poprzez wybranie przycisku oznaczonego Prześlij zgłoszenie. Po kliknięciu w ten przycisk powstaje obowiązek zapłaty wynagrodzenia za uczestnictwo w Konferencji. 8. Po wysłaniu Zgłoszenia online na adres Użytkownika zostanie automatycznie wysłana wiadomość potwierdzająca dokonanie Zgłoszenia online. 9. Po wypełnieniu Formularza na wskazane przez Użytkownika adresy uczestników Konferencji zostanie przesłana informacja dotycząca ich zgłoszenia na Konferencję. 10. Zgłoszenie online za pośrednictwem Serwisu możliwe jest do dnia, w którym odbywa się Konferencja. 11. Usługodawca uprawniony jest do wstrzymania Zgłoszeń online bez podania jakiejkolwiek przyczyny, w szczególności w przypadku wyczerpania maksymalnej liczby miejsc. 12. Usługodawca nie ma obowiązku i nie stosuje kodeksu dobrych praktyk, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 23 sierpnia 2007 r. o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym (Dz.U ze zm.). VI. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Zgłaszający ma możliwość wyboru dwóch form płatności: na podstawie faktury pro forma bezpośrednio na rachunek bankowy Usługodawcy lub płatność online poprzez system PayU. 2. W przypadku wyboru płatności na podstawie faktury pro forma: 1) W ciągu 3 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy zostanie wystawiona faktura pro forma i wysłana na podany w zgłoszeniu adres . 2) Zapłaty wynagrodzenia należnego Usługodawcy z tytułu udziału w Konferencji należy dokonać w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury pro forma. W przypadku Zgłoszenia online na Konferencję w terminie krótszym niż 7 dni poprzedzających Konferencję, wpłaty należy dokonać w terminie określonym na fakturze pro forma. 3) Wpłaty należy dokonać na numer rachunku bankowego Usługodawcy wskazany na fakturze pro forma. 3. W przypadku wyboru płatności online poprzez system PayU: 1) Po wybraniu przycisku Prześlij zgłoszenie Zgłaszający zostanie przekierowany automatycznie do systemu płatności PayU. Zgłaszający winien postępować zgodnie z instrukcjami znajdującymi się na portalu PayU. 3

4 2) Faktura zostanie wystawiona w terminie wynikającym z przepisów prawa podatkowego i wysłana na podany w zgłoszeniu adres . 3) W przypadku braku dokonania zapłaty online poprzez system PayU, pomimo wybrania takiej formy płatności, zostanie wystawiona faktura pro forma i wysłana na podany w zgłoszeniu adres . Zapłaty wynagrodzenia należnego Usługodawcy z tytułu udziału w Konferencji należy wówczas dokonać w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury pro forma. W przypadku Zgłoszenia online na Konferencję w terminie krótszym niż 7 dni poprzedzających Konferencję, wpłaty należy dokonać w terminie określonym na fakturze pro forma. Wpłaty należy dokonać na numer rachunku bankowego Usługodawcy wskazany na fakturze pro forma. 4. Zgłaszający niniejszym wyraża zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. VII. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI 1. Zgłaszający ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie do dnia 26 lipca 2019 r. za zapłatą opłaty manipulacyjnej w wysokości 1000,00 PLN netto powiększonej o należny podatek od towarów i usług. Rezygnację składa się poprzez wysłanie informacji na adres: anna.banas@braveconferences.pl pod rygorem nieważności. 2. W przypadku wyboru formy płatności na podstawie faktury pro forma brak wpłaty wynagrodzenia nie stanowi rezygnacji z udziału w Konferencji, a Zgłaszający obowiązany jest uiścić pełną kwotę kosztów uczestnictwa w wysokości wynikającej z Umowy. 3. W przypadku braku uczestnictwa w Konferencji lub braku rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie wskazanym w Regulaminie, Zgłaszający obowiązany jest uiścić pełną kwotę kosztów uczestnictwa w wysokości wynikającej z Umowy. 4. W przypadku zmiany terminu odbywania się Konferencji, Usługodawca informuje o tym Zgłaszającego, przedstawiając możliwość rezygnacji z udziału w Konferencji lub udziału w Konferencji w innym terminie. Zgłaszający zobowiązany jest podjąć decyzję w powyższym zakresie w terminie wskazanym przez Usługodawcę. Brak reakcji Zgłaszającego rozumiany jest jako akceptacja zmienionego terminu odbywania się Konferencji. W przypadku rezygnacji Zgłaszającego z udziału w Konferencji, zwrot środków dokonywany jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni roboczych, w taki sam sposób w jaki Zgłaszający uiścił należność za udział w Konferencji. VIII. REKLAMACJE 1. Zgłaszający oraz Użytkownik uprawnieni są do złożenia reklamacji związanych z naruszeniem ich praw w związku ze Zgłoszeniem online. 2. Reklamacje należy kierować do Usługodawcy w formie pisemnej na adres: IBC Investments sp. z o.o. ul. Smoleńsk 29, Kraków z dopiskiem Brave lub w formie elektronicznej na adres: ibckrk@braveconferences.pl. 3. Składając reklamację należy podać Usługodawcy: imię i nazwisko lub nazwę, adres do korespondencji, rodzaj i opis zaistniałego problemu, swoje żądanie. 4. W przypadku braków w reklamacji Usługodawca wezwie do jej uzupełnienia w niezbędnym zakresie wyznaczając ku temu odpowiedni termin, nie później jednak niż 7 dni od dnia otrzymania wezwania przez Usługodawcę. 5. Usługodawca zobowiązuje się rozpatrzyć reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania. 6. Jeśli reklamacja zostanie uznana, Usługodawca podejmie odpowiednie działania. 4

5 IX. DANE OSOBOWE 1. Administratorem danych osobowych podanych przez Użytkowników jest IBC Investments sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-222) przy ul. Prądzyńskiego 12/14, oraz EXPO XXI Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-222) przy ul. Prądzyńskiego 12/14 (dalej łącznie Współadministratorzy ), do Współadministratorów: ibckrk@braveconferences.pl 2. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zawarta Umowa, a także realizacja prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów w postaci zapewnienia udziału w Konferencji oraz marketing usług Współadministratorów i podmiotów wchodzących w skład Grupy IBC, w tym konferencji organizowanych pod marką brave. Celem przetwarzania jest realizacja Umowy oraz zapewnienie efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej przez Usługodawcę. W przypadku wyrażenia zgody na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną marketing usług świadczonych pod marką brave będzie prowadzony również w tej formie. 3. Podanie danych osobowych Zgłaszającego i uczestników Konferencji jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia Umowy. W przypadku braku podania danych osobowych zawarcie Umowy nie jest możliwe. 4. Dane osobowe podane w Formularzu mogą być udostępnione zaufanym partnerom Konferencji i podwykonawcom Współadministratorów, tj.: podmiotom świadczącym usługi niezbędne do realizacji celów przetwarzania, w tym dostawcom usług IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne, organizacyjne i doradcze, innym podwykonawcom w zakresie niezbędnym do obsługi płatności, marketingu. W przypadku takiej konieczności dane osobowe mogą być również przekazane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe mogą być również udostępnione innym spółkom z grupy IBC. 5. Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją Umowy będą przetwarzane przez okres niezbędny do celów realizacji zawartej Umowy, a po tym czasie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji tych interesów lub do czasu wniesienia sprzeciwu. 6. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody, dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody, co może nastąpić w każdym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano do czasu jej cofnięcia. 7. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo dostępu do treści ich danych osobowych, żądanie ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Osobom tym przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Usługodawca uprawniony jest do zmiany programu Konferencji, terminu odbywania się Konferencji, a także odwołania Konferencji bez podania przyczyny. 2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy powszechnie obowiązującego prawa. 3. Usługodawca uprawniony jest do jednostronnej zmiany Regulaminu. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem podanym przez Usługodawcę. 5