REGULAMIN techniczny dla wystawców/wykonawców zabudowy obowiązujący na terenach Zjazdowych

Transkrypt

1 REGULAMIN techniczny dla wystawców/wykonawców zabudowy obowiązujący na terenach Zjazdowych 1. Postanowienia Ogólne 1. Przepisy techniczne, przeciwpożarowe, BHP i porządkowe stosowane na terenie 35 Zjazdu Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego w Rzeszowie, obowiązujace od 2 do 8 września Teren Zjazdu obejmuje obszar Uniwersytetu Rzeszowskiego, położony przy ul. Pigonia 1 oraz Hotelu Prezydenckiego położonego przy ul. Podwisłocze 48 (dalej jako UR ). Przepisy obowiązują wszystkich wykonawców zabudowy (firmy budujące stoiska oraz wystawcy/uczestnicy ZJAZDU wykonujący stoiska samodzielnie, a także wystawcy nie wykonujący stoisk), przy czym na terenie Hotelu Prezydenckiego mogą obowiazywać dodatkowe regulaminy wewnętrze obiektu dostępne w recepcji Hotelu. 2. Grupa Medica SC (dalej jako Biuro Organizacyjne ) i UR zastrzegają sobie prawo do przeprowadzania kontroli zgodności prowadzonych na terenach UR działań wykonawców zabudowy z przepisami technicznymi i przeciwpożarowymi. Nieprzestrzeganie niniejszych przepisów może spowodować wstrzymanie prac, a w powtarzających się przypadkach może być podstawą do rozwiązania przez Biuro Organizacyjne stosownej umowy bez możliwości dochodzenia jakichkolwiek roszczeń ze strony wykonawców zabudowy. 3. Wszelkie pytania, prośby, oświadczenia, projekty, zamówienia oraz inne informacji i dokumenty wykonawcy zabudowy mogą kierować pisemnie do Biura Organizacyjnego na adres 35zjazd@grupamedica.pl. W celach informacyjnych można dzwonić od godz. 09:00 do 16:00 pod nr: W zwiazku z uczestnictwem w ZJEŻDZIE, używanie przez wystawców jakichkolwiek podwykonawców i/lub firm zewnętrznych nie posiadających umów z Biurem Organizacyjnym wymaga uprzedniego zgłoszenia ich do Biura Organizacyjnego (pod rygorem zabronienia im wstępu na tereny Zjazdowe. Zgłoszenie w formie pisemnej należy przesłać do dnia na 35zjazd@grupamedica.pl podając dane zawarte w formularzu zgłoszeniowym podwykonawcy, który będzie wykonywał zlecenie dla wystawcy na terenie Zjazdu. 2. Ogólne Warunki Techniczne budowy stoisk Wykonawca zabudowy jest zobowiązany, nie później niż 15 dni przed rozpoczęciem zabudowy / aranżacji przestrzeni, przedstawić jej projekt do akceptacji Organizatorowi i UR ( 35zjazd@grupamedica.pl). Projekt powinien przedstawiać zabudowę w 2 rzutach z określeniem jej wysokości, mieć formę czytelną i zawierać niezbędny opis. Przedłożony projekt i jego realizacja powinny obejmować przyznaną powierzchnię, być zgodne z prawem budowlanym oraz z innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce, a także z regulaminem korzystania z obiektów UR (dalej regulamin ). Wykonawcy zabudowy są zobowiązani uwzględniać podstawowe dane techniczne UR (nośność podłogi, wysokość obiektu, wymiary wejść do obiektu). Powyższe informacje dostępne są na żądanie pod adresem 35zjazd@grupamedica.pl. W przypadkach specyficznych ekspozycji (nietypowe konstrukcje, stoiska łączone), mogących stanowić zagrożenie dla osób przebywających na terenach Zjazdu, dla sąsiednich ekspozycji czy konstrukcji stoisk oraz dla infrastruktury UR, na wykonawcach zabudowy spoczywa obowiązek przeprowadzenia dodatkowych, szczegółowych uzgodnień ze służbami technicznymi UR i Biurem Organizacyjnym Zjazdu. Budowa stoisk, montaż urządzeń (eksponatów), wszelkich instalacji oraz nośników reklamy powinny być przeprowadzane i zakończone w taki sposób, aby nie stanowiły zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a w szczególności dla życia i zdrowia osób przebywających na terenach Zjazdowych. W przypadku wykonywania zabudowy z płyt gipsowo-kartonowych, pilśniowych lub wiórowych, podstawowe prace związane z obróbką tych materiałów (cięcie, itp.) i powodujące duże zapylenie, powinny być wykonane poza terenami UR. Materiały powinny być dostarczone na tereny UR w postaci elementów gotowych do zmontowania. Przy wykonywaniu na terenach UR pozostałych prac powodujących zapylenie należy bezwzględnie stosować elektronarzędzia ze zbiornikami do gromadzenia pyłu. Prace powodujące zapylenie powinny być zakończone nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem Zjazdów, a stoisko i jego otoczenie powinno być oczyszczone przez wykonawcę stoiska. Niedostosowanie się do powyższego wymogu będzie stanowiło podstawę do przerwania prac montażowych i wykonania przez UR prac porządkowych

2 na koszt i ryzyko wykonawcy stoiska. Wszelkie prace związane z budową stoiska, np. malowanie, szlifowanie powinny być ograniczone do minimum i wykonywane wyłącznie na powierzchni własnej stoiska. Prowadzenie tych prac poza obrębem własnego stoiska wymaga uzgodnień z UR i Biurem Organizacyjnym Zjazdu. Ściany stoiska i inne elementy konstrukcyjne na granicy stoiska o wysokości powyżej 2,5 m zwrócone w stronę stoisk sąsiednich oraz widoczne tylne ściany stoisk należy wykończyć neutralnie (w jednolitym kolorze np. białym). Dopuszcza się możliwość umieszczenia reklam w odległości 1m od granicy sąsiedniego stoiska, przy czym elementy stoiska lub reklamy nie mogą zasłaniać lub zakłócać innych stoisk i prowadzonych tam zgodnie z regulaminem akcji reklamowych. Jeżeli wynajęta powierzchnia nie zostanie całkowicie wykorzystana (w związku z zabudową i aranżacją stoiska), to wykonawca stoiska odpowiada za zagospodarowanie pustych i widocznych płaszczyzn graniczących z sąsiednimi stoiskami lub skierowanych na ciągi komunikacyjne. Wykonawca stoiska jest zobowiązany do pozostawienia swobodnego dostępu do urządzeń technicznych UR (np. rozdzielni elektrycznych, zaworów wodociągowych) dla służb eksploatacyjnych UR. Każdy wykonawca stoiska, jeżeli zachodzi taka konieczność, powinien umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu ich podłączenia do urządzeń technicznych UR, o których mowa powyżej. W obrębie stoiska zaleca się wyłożenie posadzki wykładziną podłogową. Zamknięta obudowa stoiska (ścianki działowe szczelne, pełne, sufity) może uniemożliwiać równomierną wentylację, klimatyzację i ogrzewanie i nie może być podstawą do zgłaszania jakichkolwiek reklamacji w stosunku do UR i/lub Biura Organizacyjnego Zjazdu. Maksymalne natężenie hałasu na stoisku nie może przekroczyć 70 db. Nie wolno kierować kolumn głośnikowych w stronę przejść i sąsiednich stoisk. Jeżeli uczestnik przewiduje, że natężenie hałasu przekroczy próg 70 db, to powinien wykonać lub zlecić wykonawcy stoiska zamkniętą obudowę stoiska z materiałów dźwiękochłonnych. W przypadku stwierdzenia przekroczenia dopuszczalnego natężenia hałasu, UR i/lub Biuro Organizacyjne Zjazdu zastrzega sobie prawo przerwania prezentacji, z odłączeniem dopływu energii elektrycznej do stoiska włącznie. W takim przypadku wystawcy/uczestnikowi nie przysługuje prawo do żądania odszkodowania od UR i/lub Biura Organizacyjnego Zjazdu za poniesione straty lub redukcji opłat za najem powierzchni wystawienniczej i wykonane przyłącze elektryczne. UR są uprawnione do wstrzymania zabudowy oraz usunięcia jej elementów na koszt wykonawcy zabudowy, jeżeli: a) zabudowa wykonywana jest bez zaakceptowanego przez UR projektu, o czym mowa w 3 ust. 1., b) realizacja zabudowy jest niezgodna z zaakceptowanym przez UR projektem i przepisami, o których mowa w 3 ust.1., c) zabudowa wykonywana jest niezgodnie z przyznaną przez UR lokalizacją (wykracza poza wynajętą/ przyznaną powierzchnię, d) wykonawca zabudowy wykonał instalacje techniczne bez uzyskania na nie zgody UR, e) elementy zabudowy, o których mowa w punkcie 3 ust.1, nie posiadają atestów niepalności lub trudno zapalności, f) zachodzi obawa przekroczenia dopuszczalnych w UR obciążeń użytkowych, statycznych lub wytrzymałościowych. 3. Elementy Zabudowy Stoisk Wszystkie elementy zabudowy powinny spełniać wymogi przepisów przeciwpożarowych. Elementy konstrukcyjne, reklamowe i dekoracyjne stoiska i eksponatów nie mogą przekraczać przyznanej powierzchni wystawienniczej oraz uzgodnionej z UR i Biurem Organizacyjnym Zjazdu wysokości zabudowy. Przeszklone elementy zabudowy stoisk muszą posiadać pełen dolny cokół z materiału nietłukącego o wysokości min. 30 cm, a krawędzie paneli szklanych musza być dokładnie oszlifowane lub zabezpieczone w taki sposób, aby wyeliminować jakiekolwiek ryzyko obrażeń. Nie dopuszcza się stosowania przeszklonych elementów ścian stoisk na terenie otwartym. 4. Wysokość zabudowy 1. Standardowa wysokość zabudowy stoiska mierzona od posadzki wynosi 2,5 m.

3 2. Zabudowa stoisk, elementy wolnostojące, reklamy, dekoracje itp. o niestandardowej wysokości, powyżej 2,5m, wymagają załączenia do projektu, o którym mowa w punkcie 2 ust.1, stosownego oświadczenia stwierdzającego spełnienie wymagań wytrzymałościowych tych konstrukcji. 3. Zabudowa piętrowa (dwukondygnacyjna) powinna spełniać następujące warunki: wysokość pomieszczeń na każdej kondygnacji powinna wynosić minimum 2,4 m, wielkość powierzchni piętra nie może przekraczać 60% powierzchni zabudowy parteru, dla wykorzystania kondygnacji na cele biurowe minimalne dopuszczalne obciążenie posadzki drugiej kondygnacji musi wynosić 2,5 kn/m2 (2,5 kpa), odległość z każdego dostępnego miejsca na piętrze do schodów albo zejścia nie może przekraczać 20 m, zejścia lub schody muszą mieć minimalną szerokość 1 m, oświadczenia wymienione w ust.2 oraz stwierdzające, że słupy wspierające konstrukcję stoiska nie przenoszą obciążenia większego, niż jest to dozwolone dla posadzki obiektu należy dostarczyć do Biura Organizacyjnego Zjazdu (35zjazd@grupamedica.pl ). 5. Reklama 1. Dopuszcza się stosowanie obrotowych elementów reklamowych powyżej 2m od posadzki. Konstrukcje obrotowe reklam mogą wykonywać maksymalnie 10 obrotów/ minutę. 2. Używanie migocących znaków oraz ruchomych napisów wymaga zgody UR i Biura Organizacyjnego. 3. Wykorzystywanie balonów do celów reklamowych na terenach Zjazdowych wymaga zgody UR i Biura Organizacyjnego. 4. Rozmiary oraz formy reklamy nie mogą stanowić zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także nie mogą zasłaniać ekspozycji i uniemożliwiać promocji wystawców ani powodować jakichkolwiek innych zakłóceń na stoiskach sąsiednich. 6. Niedozwolone zmiany w obiektach UR 1. Zabrania się wykonawcom zabudowy naruszania struktury posadzek, ścian, stropów oraz wprowadzania jakichkolwiek zmian w obiektach UR (np. malowanie ścian i posadzek, układanie wykładzin dywanowych na ciągach komunikacyjnych, wbijanie gwoździ, wstrzeliwanie kołków, osadzanie dybli, zdrapywanie powierzchni, naruszanie w/w powierzchni). 2. Zabronione jest opieranie wszelkich konstrukcji i elementów zabudowy o sąsiednie stoiska oraz elementy infrastruktury UR. 3. Zabrania się bez uzgodnienia z UR lub Biurem Organizacyjnym zawieszania, naklejania oraz innego mocowania elementów stoisk, transparentów, reklam, dekoracji i informacji i innych (dalej materiały ) na stropach, ścianach, poręczach, balustradach, szybach, windach, drzwiach, toaletach i innych elementach infrastruktury UR. Jeśli wyrażona zostanie zgoda na umieszczanie materiałów, to wykonawca zabudowy ma obowiązek użyć do mocowania takich materiałów substancji lub przedmiotów pozwalających na ich całkowite usunięcie z infrastruktury UR bez naruszania jakichkolwiek powierzchni lub elementów tej infrastruktury. Każde umieszczanie takich materiałów wykonawca zabudowy wykona po uzyskaniu zgody Biura Organizacyjnego na własną odpowiedzialność i ciąży na nim obowiązek ich całkowitego usunięcia oraz obarczony on jest odpowiedzialnością za ewentualne szkody w obiekcie UR, których się dopuścił oraz kary finansowe za umieszczenie takich materiałów bez zgody Biura Organizacyjnego. 7. Przepisy Porządkowe 1. Na terenach UR zabrania się produkcji elementów zabudowy stoisk w technologii płyt gipsowo- kartonowych, płyt pilśniowych oraz płyt wiórowych (patrz 2 ust.5). 2. Na terenach UR zabrania się prowadzenia prac spawalniczych, używania pistoletów do wstrzeliwania kołków oraz malowania natryskowego. 3. Instalację urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych na stoisku można wykonać wyłącznie po uzyskaniu zgody UR i Biura Organizacyjnego na jej zamontowanie. 4. Zabrania się montażu anten RTV i TV SAT poza granicami stoiska. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach UR może wydać zgodę na zainstalowanie anteny poza stoiskiem i wskazać jej lokalizację.

4 5. Urządzenia łączności bezprzewodowej, urządzenia nadawczo-odbiorcze i radiolokacyjne oraz urządzenia o wysokiej częstotliwości eksploatowane na terenie UR muszą posiadać zgodę na eksploatację Urzędu Komunikacji Elektronicznej oraz zgodę Biura Organizacyjnego jeśli treści nimi przesyłane mają charakter marketingowy. Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo do żądania zaprzestania transmisji bądź używania takich urządzeń jeśli zakłócają one pracę innych systemów działających na terenie obiektów UR. 6. Wykonawca zabudowy jest zobowiązany po zakończeniu Zjazdu i demontażu zabudowy do przekazania UR lub Biuru Organizacyjnemu uporządkowanej własnym kosztem i staraniem powierzchni (całkowite usunięcie elementów zabudowy, wykładziny, resztek taśm klejących, farb, klejów itp.). W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych, UR lub Biuro Organizacyjne zlecą ich wykonanie na koszt i ryzyko wykonawcy zabudowy. 7. Odpady wygenerowane podczas montażu/demontażu stoisk i trwania Zjazdu, które można posegregować, należy wrzucić do zlokalizowanych przed wejściem technicznym do obiektu budynku A0 UR i pojemników oznakowanych zgodnie z zasadą selektywnej zbiórki odpadów. Odpady wielkogabarytowe oraz te, których nie można posegregować, należy wrzucić do pojemników/ kontenerów przeznaczonych na odpady mieszane, z zastrzeżeniem zakazu wyrzucania odpadów niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska, o którym mowa w punkcie 11 ust Ekspozycje Na Terenach Otwartych 1. Ustawienie masztów flagowych wymaga zgody Biura Organizacyjnego. 2. Maszty flagowe ustawiane tymczasowo nie powinny przekraczać wysokości 8,0 m i nie mogą zastawiać dróg ewakuacyjnych i przeciwpożarowych UR, a ich ustawienie nie może spowodować naruszenia infrastruktury zewnętrznej UR. 3. Ustawienie tymczasowych kiosków i pawilonów, służących wyłącznie do celów wystawienniczych, wymaga uzgodnienia z UR i Biurem Organizacyjnym projektów (konstrukcyjnych, instalacyjnych) wraz z obliczeniami statycznymi i wytrzymałościowymi. 4. Na wszystkie prace ziemne na terenie otwartym (wiercenie otworów, zakotwień itp.) wymagana jest zgoda UR oraz Biura Organizacyjnego. 5. Konstrukcje budowlane i eksponaty, które ze względu na lokalizację albo sposób użytkowania narażone są na wyładowania atmosferyczne muszą być uziemione uziomem o oporności max Eksponaty i wszelkie inne urządzenia na terenie otwartym winny być ustawione w odległości nie mniejszej niż 0,5 m od krawędzi drogi lub ciągu komunikacyjnego. 7. Konstrukcje reklamowe narażone na działanie warunków atmosferycznych muszą posiadać odpowiednie zabezpieczenia, a ich projekty wraz z obliczeniami i statycznymi oraz wytrzymałościowymi należy dostarczyć do Biura Organizacyjnego przed uzyskaniem zgody na ich montaż. 9. Warunki Techniczne Wykonania Instalacji 1. Instalacja elektryczna a. Do zasilania stoisk i eksponatów na terenie UR służy sieć elektryczna o napięciu 230V i częstotliwości 50 Hz i mocy 1kW na stoisko (instalacja zasilająca zakończona jest na stoisku gniazdem wtykowym typu CEE: 3 bieg, 230V/10A). Zapotrzebowanie na moc wyższą lub ew. zasilanie w układzie 3- fazowym należy złożyć do Biura Organizacyjnego wraz z projektem stoiska (na min. 15 dni przez rozpoczęciem Zjazdu, 35zjazd@grupamedica.pl ). b. Wszystkie urządzenia i instalacje elektryczne stosowane na terenie UR muszą odpowiadać wymogom Polskich Norm oraz winny być wykonane przez uprawnionego elektryka i eksploatowane zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa. Wszystkie metalowe elementy stoisk i eksponatów należy uziemić. c. Dla odbiorników o innych parametrach zasilania, niż wymienione w 9 ust.1 pkt.a), należy stosować odpowiedni aparat we własnym zakresie po uzgodnieniu z Biurem Organizacyjnym. d. Jako ochronę od porażeń należy stosować samoczynne, szybkie wyłączenie w przypadku przekroczenia bezpiecznej wartości napięcia dotykowego wraz z wykorzystaniem połączeń wyrównawczych miejscowych. Instalację elektryczną na stoisku należy zabezpieczać wyłącznikami przeciwporażeniowymi różnicowoprądowymi 30 ma. 2. UR zastrzegają sobie wyłączność wykonania przyłączy elektrycznych na rzecz wszystkich wykonawców stoisk

5 korzystających z UR. Samowolne podłączanie instalacji elektrycznej do sieci energetycznej UR jest niedozwolone. Zabrania się wykonywania jakichkolwiek zmian w instalacji elektrycznej UR. 3. W okresie montażu i demontażu, wykonawcy zabudowy mają do dyspozycji oświetlenie ogólne obiektu i terenów otwartych oraz gniazda robocze do zasilania elektronarzędzi. a. Instalacje elektryczne zasilające stoiska / zabudowę są wyłączane codziennie godzinę po zamknięciu obiektu/zakończeniu obrad. W przypadku urządzeń / eksponatów wymagających korzystania z prądu całodobowo należy zgłosić / zamówić w Biurze Organizacyjnym odpowiednie przyłącze elektryczne całodobowe. Zabrania się wykorzystywania gniazd całodobowych do zasilania oświetlenia, urządzeń grzejnych, prostownikowych itp. b. Ze względu na bezpieczeństwo, użytkownicy zobowiązani są do wyłączania zasilania swego stoiska w energię elektryczną każdorazowo przed jego opuszczeniem. c. W przypadku stwierdzenia przez użytkownika jakichkolwiek nieprawidłowości i zakłóceń w funkcjonowaniu instalacji elektrycznej należy niezwłocznie zawiadomić Biuro Organizacyjne. 4. W przyłącza wodno-kanalizacyjne wyposażone są wyłącznie toalety budynku A0 UR i mogą być one wykorzystywane jedynie zgodnie z przeznaczeniem. 10. Podwieszenie Elementów do stałej Konstrukcji Stropów 1. W budynku A0 UR nie ma możliwości wykonywania podwieszania elementów konstrukcyjno- reklamowych do konstrukcji stropów budynku. 11. Materiały Niebezpieczne Dla Zdrowia i środowiska 1. Wszystkie urządzenia emitujące promieniowanie jonizujące (radioaktywne, rentgenowskie) oraz urządzenia laserowe prezentowane lub stosowane na terenach UR powinny odpowiadać określonym w ogólnie obowiązujących przepisach wymaganiom, dotyczącym ochrony życia i zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia oraz ochrony środowiska. 2. Zabrania się wyrzucania odpadów niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska (oleje, emulsje, kwasy, tłuszcze, lakiery, źródła światła żarówki, baterie itp.) razem z innymi odpadami do pojemników ustawionych na terenach UR oraz odprowadzania niebezpiecznych odpadów ciekłych do kanalizacji. Wykonawcy zabudowy są zobowiązani do usunięcia we własnym zakresie odpadów (stałych i ciekłych) oraz plam substancji niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska. W przypadku nie usunięcia plam substancji niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska we własnych zakresie, należy o tym poinformować Biuro Organizacyjne, które zleci usunięcie plam na koszt i ryzyko wykonawcy stoiska. 12. Przepisy bezpieczeństwa pracy 1. Wykonawcy zabudowy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, wykonujących roboty na terenach UR, a także odpowiadają za wszelkie wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w okresie montażu, eksploatacji i demontażu stoisk Zjazdowych. 2. Maszyny, silniki, narzędzia, aparaty oraz inne urządzenia wolno załączać tylko wtedy, gdy wyposażono je we wszelkie przepisowe elementy ochronne, a w szczególności w osłony i barierki zapobiegające dostępowi osób nieuprawnionych. 3. Uruchamianie maszyn i urządzeń nie odpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ich przez personel nieuprawniony jest zabronione. 4. Przy demonstrowaniu maszyn i urządzeń w ruchu należy wydzielić i odpowiednio zabezpieczyć teren przeznaczony na ten cel. 5. Dostępne krawędzie elementów zabudowy (w szczególności szyby i półki) muszą być szlifowane, aby wyeliminować niebezpieczeństwo skaleczenia. 6. W sprawach nie wymienionych powyżej, mają zastosowanie obowiązujące w Polsce przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, których powinni przestrzegać wykonawcy zabudowy oraz wszyscy uczestnicy

6 Zjazdu. W przypadku pytań i wątpliwości prosimy o kontakt z Biurem Organizacyjnym (Grupa Medica SC.) Dane do kontaktu: tel. kom zjazd@grupamedica.pl Biuro Organizacyjne 35 Zjazdu PTP Grupa Medica SC ul. Pomorska Łódź tel: fax: