Instrukcja aktywacji karty certyfikat kwalifikowany. wersja 5.3 UNIZETO TECHNOLOGIES SA

Transkrypt

1 Instrukcja aktywacji karty certyfikat kwalifikowany wersja 5.3

2 Spis treści 1. INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI WERYFIKACJA TOśSAMOŚCI LISTA WYMAGANYCH DOKUMENTÓW PODSTAWOWE INFORMACJE UNIEWAśNIENIE CERTYFIKATU KWALIFIKOWANEGO... 6

3 1. Instrukcja postępowania z dokumentami Szanowni Państwo, Niniejsza instrukcja została wygenerowana automatycznie wraz z poniŝszymi dokumentami: 1. Umowa z Subskrybentem, 2. Załącznik nr 1(wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikowanego), 3. Oświadczenie (wykorzystywane w przypadku weryfikacji toŝsamości przez Punkty Potwierdzania ToŜsamości), 4. Pełnomocnictwo (wymagane od osób występujących w imieniu innych podmiotów). W celu zakończenie procesu aktywacji karty kryptograficznej, otrzymanej razem z Zestawem CERTUM, prosimy o: KROK 1. Weryfikację danych zawartych w dokumentach. Prosimy o sprawdzenie poprawności danych w wygenerowanych dokumentach. W przypadku wykrycia róŝnic naleŝy wejść na stronę i ponownie wypełnić formularz aktywacji karty. KROK 2. Przygotowanie dokumentów formalnych i wydruk dokumentów otrzymanych z CERTUM PCC. NaleŜy wydrukować 2x: Umowę Subskrybenta; Załącznik nr 1 (wniosek). NaleŜy wydrukować 1x: Oświadczenie; Pełnomocnictwo (jeŝeli jest wymagane). UWAGA: JeŜeli certyfikat ma zawierać dodatkowe dane takie jak informacje o reprezentowanym podmiocie, naleŝy przygotować dokumenty potwierdzające dane tego podmiotu. Dodatkowo dokumenty te powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wykaz niezbędnych dokumentów jest dostępny na stronie (więcej informacji - patrz punkt 3 niniejszej instrukcji). KROK 3. Podpisanie umowy wraz z Załącznikiem nr 1 (wniosek) w obecności osoby weryfikującej toŝsamość. Więcej informacji - patrz punkt 2 niniejszej instrukcji. KROK 4. Przesłanie lub przekazanie dokumentów do CERTUM PCC. a) W przypadku notarialnego poświadczenia podpisu dokonanego przez notariusza, prosimy o przesłanie: obydwu egzemplarzy Umowy Subskrybenta, obydwu egzemplarzy Załącznika nr 1 (w tym jeden egzemplarz z notarialnym poświadczeniem podpisu), Pełnomocnictwa, odpowiednich dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem, określających zasady reprezentacji (tylko w przypadku gdy w certyfikacie mają być dodatkowo umieszczone dane reprezentowanego podmiotu), na adres: CERTUM PCC ul. Bajeczna Szczecin b) W przypadku weryfikacji toŝsamości w Punkcie Rejestracji CERTUM PCC prosimy o przekazanie 1 kompletu dokumentów Operatorowi. c) W przypadku weryfikacji toŝsamości w Punkcie Potwierdzania ToŜsamości (PPT) prosimy o przesłanie: obydwu egzemplarzy Umowy Subskrybenta, obydwu egzemplarzy Załącznika nr 1, Oświadczenia, Pełnomocnictwa, odpowiednich dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem, określających zasady reprezentacji (tylko w przypadku gdy w certyfikacie mają być dodatkowo umieszczone dane reprezentowanego podmiotu), na adres: CERTUM PCC ul. Bajeczna Szczecin Instrukcja postępowania z dokumentami 3

4 Wydanie certyfikatu kwalifikowanego Na podany w formularzu adres poczty elektronicznej otrzymacie Państwo informację o wydaniu certyfikatu kwalifikowanego. Informacja zawiera równieŝ adres strony WWW, za pośrednictwem której będzie moŝliwe jego pobranie. W przypadku skorzystania z usług Punktów Rejestracji certyfikat kwalifikowany wydawany jest: w tym samym dniu jeŝeli komplet dokumentów został złoŝony do godziny 12:00, następnego dnia roboczego jeŝeli komplet dokumentów został złoŝony po godzinie 12:00. W pozostałych przypadkach certyfikat zostanie wydany najpóźniej w ciągu 7 dni od daty otrzymania kompletu dokumentów formalnych przez CERTUM PCC. Wszelkich informacji na temat wymaganych dokumentów i procesu zakupu udziela nasza Infolinia nr tel.: (czynna 24h na dobę), dla tel. komórkowych: +48 (0) , infolinia@unizeto.pl 2. Weryfikacja toŝsamości Przed wydaniem certyfikatu kwalifikowanego konieczne jest zweryfikowanie Państwa toŝsamości. W tym celu, z przygotowanymi dokumentami, prosimy o udanie się do: dowolnej kancelarii notarialnej, Punktu Rejestracji CERTUM PCC, Punktu Potwierdzania ToŜsamości. KANCELARIA NOTARIALNA Jak znaleźć najbliŝszą kancelarię notarialną? Wykaz kancelarii notarialnych znajduje się na stronie Krajowej Rady Notarialnej - Dostęp do wykazu jest równieŝ ze strony > Kontakt > Punkty Weryfikacji ToŜsamości Jakie dokumenty przygotować? Przed wizytą u notariusza naleŝy przygotować: Opłaty: jeden egzemplarz Załącznika nr 1 (wniosek) do Umowy z Subskrybentem, dokument toŝsamości wskazany podczas wypełniania formularza (dowód osobisty lub paszport). Poświadczenie podpisu u notariusza jest usługą odpłatna i zgodnie z taksa notarialną kosztuje 20,00 PLN netto + VAT. Postępowanie z dokumentami po weryfikacji: Dokumenty naleŝy przesłać do CERTUM PCC zgodnie z wyjaśnieniem z punktu 1 KROK 4. UWAGA: 1. Dokument toŝsamości, który subskrybent okaŝe u notariusza, powinien być wymieniony w podpisywanym Załączniku nr 1 do Umowy z Subskrybentem (wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikowanego). 2. Notariusz dokona notarialnego poświadczenia podpisu. Wymagane jest aby notariusz potwierdził tylko jeden podpis na jednym egzemplarzu Załącznika nr 1 do Umowy z Subskrybentem (wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikowanego). Pozostałe dokumenty moŝna podpisać bez konieczności notarialnego potwierdzenia podpisu. PUNKT REJESTRACJI CERTUM PCC Jak znaleźć Punkt Rejestracji CERTUM PCC? Lista Punktów znajduje się na stronie > Kontakt > Punkty SprzedaŜy i Weryfikacji ToŜsamości Jakie przygotować dokumenty? Udając się do Punktu Rejestracji prosimy o przygotowanie: Weryfikacja toŝsamości 4

5 Opłaty: kompletu wypełnionych dokumentów, dokumentu toŝsamości wskazanego podczas wypełniania formularza (dowód osobisty lub paszport), dokumentów określających zasady reprezentacji, zgodnie z otrzymaną listą ( z CERTUM PCC). Obsługa w Punktach Rejestracji jest bezpłatna. Postępowanie z dokumentami po weryfikacji: NaleŜy przesłać do CERTUM PCC zgodnie z wyjaśnieniem z punktu 1, KROK 4. PUNKT POTWIERDZANIA TOśSAMOŚCI Jak znaleźć Punkt Potwierdzania ToŜsamości? Lista Punktów znajduje się na stronie > Kontakt > Punkty SprzedaŜy i Weryfikacji ToŜsamości. Punkty Potwierdzania ToŜsamości prowadzone są przez Autoryzowanych Partnerów Unizeto Technologies S.A. i oferują szereg usług dodatkowych: przeprowadzenie weryfikacji toŝsamości u Klienta, konsultacje oraz szkolenia z podpisu elektronicznego, sprawdzenie i odesłanie dokumentów do CERTUM PCC. Usługi są odpłatne - szczegółowe informacje moŝna uzyskać kontaktując się bezpośrednio z operatorem danego Punktu. Jakie przygotować dokumenty? Udając się do Punktu Potwierdzania ToŜsamości prosimy o przygotowanie: kompletu wypełnionych dokumentów, dokumentu toŝsamości wskazanego podczas wypełniania formularza (dowód osobisty lub paszport). JeŜeli pragną Państwo skorzystać z pomocy Punktu Potwierdzania ToŜsamości przy weryfikacji dokumentów oraz ich kompletacji przed wysyłką do CERTUM PCC, prosimy takŝe zabrać ze sobą odpowiednie dokumenty zgodnie z otrzymaną (pocztą elektroniczną) listą. Opłaty: Poświadczenie podpisu w Punktach jest usługą odpłatną i kosztuje 20,00 PLN netto + VAT. Informacje na temat cen pozostałych, nieobowiązkowych moŝna uzyskać kontaktując się bezpośrednio z operatorami w poszczególnych Punktach. Postępowanie z dokumentami po weryfikacji: NaleŜy przesłać do CERTUM PCC zgodnie z objaśnieniem z punktu 1 KROK Lista wymaganych dokumentów Certyfikat kwalifikowany zawiera dane osoby fizycznej. Dodatkowo istnieje moŝliwość umieszczenia w certyfikacie danych podmiotu, w imieniu którego dana osoba występuje. W takim przypadku, oprócz zweryfikowania toŝsamości, naleŝy dostarczyć odpowiednie dokumenty potwierdzające dane podmiotu (np. potwierdzenie nadania NIP, potwierdzenie nadania numeru REGON) oraz określające zasady reprezentacji (takie jak np. odpis z KRS/EDG lub Akt Powołania). Aktualna lista dodatkowych dokumentów wymaganych w przypadku certyfikatów zawierających dane reprezentowanego podmiotu znajduje się stronie > Wiedza > Zestawy z certyfikatem kwalifikowanym > zakup zestawu CERTUM (p. 11 Szczegółowa lista wymaganych dokumentów). Uwaga! Dostarczone dokumenty powinny być oryginałami lub kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez Notariusza, Radcę Prawnego lub inną osobę upowaŝnioną przez dany podmiot do tego typu czynności (np. zgodnie z dokumentami określającymi zasady reprezentacji). W przypadku osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą, wymagane jest aby na kaŝdej stronie dostarczonych dokumentów określających dane podmiotu, napisać "za zgodność z oryginałem", umieścić pieczątkę firmy oraz datę i podpis właściciela (zgodnie z EDG). Lista wymaganych dokumentów 5

6 4. Podstawowe informacje Zakres stosowania certyfikatu: - wydany certyfikat na podstawie podanych danych będzie stosowany do weryfikacji bezpiecznych podpisów elektronicznych składanych przy uŝyciu klucza prywatnego komplementarnego do klucza publicznego zawartego w wydanym certyfikacie z ograniczeniami wynikającymi z górnej kwoty transakcji określonej we wniosku o wydanie kwalifikowanego certyfikatu oraz zakresu otrzymanego przez wnioskodawcę umocowania do działania w cudzym imieniu. Skutki prawne składania podpisów elektronicznych weryfikowanych przy pomocy tego certyfikatu: - bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, Ŝe został złoŝony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny, a dane w postaci elektronicznej nim opatrzone są równowaŝne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, z zastrzeŝeniem, Ŝe przepisy szczególne mogą stanowić inaczej. Sposób rozpatrywania skarg i wniosków: - przedmiotem rozstrzygania skarg mogą być jedynie rozbieŝności bądź konflikty powstałe pomiędzy stronami w zakresie wydawania i uniewaŝniania kwalifikowanego certyfikatu w oparciu o regulacje Kodeksu Postępowania Certyfikacyjnego, - skargi składane są w formie pisemnej do Prezesa Zarządu Unizeto Technologies S.A., - postępowanie ze skargami jest zastrzeŝone do wyłącznego działania Prezesa Zarządu. Podlegają one pisemnemu rozpatrzeniu w terminie do 10 dni, - w przypadku wystąpienia innych sporów będących konsekwencją uŝycia certyfikatu wydanego lub innych usług świadczonych przez CERTUM, Subskrybent zobowiązuje się pisemnie poinformować CERTUM o przedmiocie powstałego sporu, - spory związane z usługami certyfikacyjnymi świadczonymi przez CERTUM będą w pierwszej kolejności rozstrzygane na drodze postępowania pojednawczego, - w przypadku braku rozstrzygnięcia sporu w terminie 30 dni od rozpoczęcia postępowania pojednawczego, stronom przysługuje prawo do wystąpienia na drogę sądową, - sądem właściwym do rozpoznania sprawy będzie Sąd Powszechny właściwy dla pozwanego. System dobrowolnej rejestracji podmiotów kwalifikowanych i jego znaczenie: - podmiot świadczący usługi certyfikacyjne moŝe, zgodnie z Ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, wystąpić o wpis do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne prowadzonego przez ministra właściwego ds. gospodarki, - uzyskanie wpisu do ww. rejestru stanowi potwierdzenie, Ŝe podmiot ten jest instytucją posiadającą wystarczający potencjał merytoryczny i techniczny dla wystawcy kwalifikowanych certyfikatów oraz spełnia ustawowo określone wymagania, - nad przestrzeganiem przepisów ustawy sprawuje nadzór minister właściwy ds. gospodarki, zapewniając ochronę interesów odbiorców usług certyfikacyjnych. 5. UniewaŜnienie certyfikatu kwalifikowanego Jak uniewaŝnić kwalifikowany certyfikat wydany przez CERTUM PCC? Informacje zawarte w instrukcji określają zasady uniewaŝniania kwalifikowanych certyfikatów wydanych przez CERTUM PCC. Kiedy naleŝy uniewaŝnić certyfikat kwalifikowany? Certyfikat kwalifikowany naleŝy uniewaŝnić zawsze wtedy, gdy: - jakakolwiek informacja zawarta w certyfikacie zdezaktualizuje się, Podstawowe informacje 6

7 - nastąpił nieuprawniony dostęp lub istnieje uzasadnione podejrzenie nieuprawnionego dostępu do klucza prywatnego lub nośnika na którym jest przechowywany, - nastąpiło zagubienie lub istnieje uzasadnione podejrzenie zagubienia klucza prywatnego lub nośnika na którym jest przechowywany, - nastąpiła kradzieŝ lub uzasadnione podejrzenie kradzieŝy klucza prywatnego lub nośnika na którym jest przechowywany, - nastąpiło zniszczenie klucza prywatnego lub nośnika na którym jest przechowywany, - subskrybent rezygnuje z umowy zawartej z Unizeto Technologies S.A., - na kaŝde Ŝądanie Subskrybenta. W jaki sposób zgłosić Ŝądanie uniewaŝnienia certyfikatu kwalifikowanego? UniewaŜnienie certyfikatu kwalifikowanego moŝe być zrealizowane na podstawie: - wniosku o uniewaŝnienie certyfikatu kwalifikowanego złoŝonego osobiście w Punkcie Rejestracji CERTUM PCC, - wniosku o uniewaŝnienie certyfikatu kwalifikowanego przesłanego faksem (numer bezpośredni: ), - Ŝądania o uniewaŝnienie certyfikatu kwalifikowanego przekazanego ustnie lub telefonicznie (numer bezpośredni: ). UniewaŜnienie certyfikatu kwalifikowanego 7