3. Termin realizacji zadań: od dnia ogłoszenia wyników konkursu do dnia r.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 222/2015 Wójta Gminy Kobylnica z dnia 7 grudnia 2015 roku SZCZEGÓŁOWE WARUNKI OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA POWIERZENIE REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO W ROKU 2016 PRZEZ ORGANIZACJE POZARZĄDOWE W ZAKRESIE OBSZARU SPOŁECZNEGO Wójt Gminy Kobylnica (zwany dalej organizatorem ), niniejszym ogłasza szczegółowe warunki otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadania publicznego w roku 2016 w zakresie obszaru społecznego, tj. opracowania i przygotowania do druku cyklicznego wydawnictwa czasopisma Kurier Sołecki. 1. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dotację: W konkursie mogą uczestniczyć podmioty, o których mowa w art. 11 ust.3 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014r. poz ze zm.) Ilekroć w niniejszych Szczegółowych Warunkach Otwartego Konkursu Ofert mowa jest o organizacji pozarządowej, należy przez to rozumieć również podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 w/w ustawy. 2. Rodzaj zadania i wysokość środków publicznych przeznaczonych na jego realizację w formie powierzenia: a) podtrzymywanie tradycji narodowej, pielęgnowanie polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej, b) działalność wspomagająca rozwój wspólnot i społeczności lokalnych, promocja gminy, c) działania wspierające aktywizację i integrację osób w wieku emerytalnym. d) działania na rzecz równych praw kobiet i mężczyzn, e) działania wspierające na rzecz osób niepełnosprawnych, przewlekle chorych. Wysokość środków przeznaczonych na realizację w/w zadania wynosi ,00 zł (słownie: czterdzieści sześć tysięcy złotych). 3. Termin realizacji zadań: od dnia ogłoszenia wyników konkursu do dnia r. 4. Wymagania w stosunku do składanych ofert: 1) Wymagania formalne: a) oferta powinna być opracowana na formularzu internetowym serwisu Witkac.pl i nie dopuszcza się innej formy składania ofert. b) potwierdzenie zamieszczenia wypełnionego internetowego formularza oferty należy wydrukować i opatrzyć podpisami przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, zgodnie z danymi z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru lub ewidencji. W razie zaistnienia zmian upoważnień w trakcie procedury wyłaniania ofert do realizacji należy niezwłocznie, w formie pisemnej, poinformować o tym fakcie Urząd Gminy Kobylnica. c) Papierowy wydruk potwierdzenia powinien być opatrzony czytelnymi podpisami lub pieczęciami imiennymi w taki sposób, by możliwa była identyfikacja osób składających podpis.

2 5. Termin składania ofert: Oferta powinna być złożona na stronie serwisu internetowego Witkac.pl do dnia 30 grudnia 2015 r., natomiast potwierdzenie o którym mowa w pkt.4 ppkt 1 lit. b i c należy złożyć do dnia 8 stycznia 2016 r. do godz w sekretariacie Urzędu Gminy Kobylnica, ul. Główna 20 lub przesłać pocztą. 6. Wymagane załączniki: 1) do oferty należy załączyć: a) kopię odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji, zgodnie z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, 7. Warunki realizacji zadania: warunkiem realizacji zadania jest wykonanie wszystkich zadań wskazanych w złożonej ofercie oraz zachowanie dotychczasowego informacyjno-promocyjnego charakteru pisma. 8. Zasady uzupełniania ofert: 1) organizacje, których oferty będą posiadały braki formalne zostaną wezwane do ich uzupełnienia w terminie 3 dni od daty otrzymania wezwania poprzez serwis Witkac.pl, pod rygorem pozostawienia oferty bez rozpatrzenia, 2) odrzuceniu bez możliwości ich uzupełnienia podlegają oferty: a) złożone w innej formie niż za pomocą serwisu internetowego Witkac.pl, b) złożone po terminie, c) złożone przez podmiot, dla którego zadania publiczne wymienione w ofercie nie są objęte jego celami statutowymi, d) złożone przez podmiot niewymieniony w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z2014r. poz ze zm.), e) które przewidują inny termin realizacji zadania niż wskazany w pkt. 3, f) które dotyczą pod względem merytorycznym, częściowo lub całkowicie, innych zadań niż objęte konkursem. 9. Zasady przyznawania dotacji: 1) zlecenie wykonania zadania nastąpi w formie powierzenia realizacji zadania, 2) środki z przyznanej dotacji mogą zostać przeznaczone wyłącznie na pokrycie wydatków kwalifikowanych, 3) koszty kwalifikowane to niezbędne, zaplanowane w budżecie oraz rozsądne wydatki poniesione przez organizację w trakcie realizacji projektu, zapisane w jej księgach zgodnie z zasadami księgowości (możliwe do zidentyfikowania, zweryfikowania, poparte dokumentami: umowy, faktury itp.), 4) do kosztów kwalifikowanych zalicza się: a) bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania, ponoszone w związku z działaniami opisanymi w ofercie, niezbędne do realizacji zadania; b) uwzględnione w kosztorysie (budżecie) zadania i umieszczone w ofercie; c) związane z obsługą i administracją realizowanego zadania, które związane są z wykonywaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym obsługą finansową i prawną projektu, ubezpieczenie; d) wyposażenia, publikacji i promocji; e) spełniające wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; f) ponoszone w okresie realizacji zadania, którego dotyczy umowa, nie wcześniej jednak niż od dnia ogłoszenia wyników konkursu; g) udokumentowane i wykazane w ewidencji finansowej Zleceniobiorcy; 5) wydatki niekwalifikowane to:

3 a) koszty niezwiązane z projektem lub pokryte przez inne podmioty dofinansowujące (zakaz tzw. podwójnego finansowania), b) fundusze rezerwowe (oszczędności na rzecz strat i możliwych przyszłych długów), koszty odsetek i kar, c) produkcja materiałów i publikacji dla celów komercyjnych, d) wkład rzeczowy, e) wydatki związane z zadaniem, poniesione przez organizatora przed i po terminie realizacji zadania określonym w umowie, f) koszty zakupu środków trwałych w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, g) koszty stałe działalności organizacji pozarządowej oraz wydatki na zadania inwestycyjne i remontowo - budowlane, h) podatek od towarów i usług, jeżeli podmiot ma prawo do jego odliczenia, i) wydatki poniesione na przygotowanie wniosku, j) wydatki finansujące działalność polityczną i religijną, k) wydatki nieuwzględnione w ofercie oraz w umowie, l) darowizny na rzecz innych osób, m) koszty kształcenia osób odpowiedzialnych za realizację zadania. W szczególności do kosztów kwalifikowanych zaliczają się: koszty wynagrodzeń, które wynikają z umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innych dokumentów wraz z obowiązkowymi składkami ZUS płaconymi przez pracodawcę (nie obejmują wypłat z tytułu nagród) wraz z potwierdzeniem wypłaty (wyciąg bankowy lub podpis potwierdzający odbiór wynagrodzenia) w zakresie w jakim wynagrodzenia te należne są za wykonywanie czynności w ramach zadania określonego złożoną ofertą, koszty wynagrodzeń personelu zatrudnionego przy bezpośredniej realizacji zadania (np. trenerzy, sędziowie zawodów sportowych), koszty wynagrodzeń personelu zatrudnionego do prowadzenia spraw administracyjno kadrowo księgowych w zakresie realizacji zadania, koszty wyżywienia uczestników zadania, związane bezpośrednio z realizacją zadania (np. zakup napojów), koszty materiałów i wyposażenia w części zaangażowanej do realizacji zadania (zakup materiałów biurowych obejmują materiały papiernicze, piśmiennicze i materiały związane z eksploatacją komputerów w tym m.in. papier, skoroszyty, segregatory, tonery, atramenty do drukarek, dyskietki, płyty CD, zakup materiałów i pomocy dydaktycznych, zakup środków higieny i czystości, zakup materiałów medycznych, zakup wyposażenia oraz sprzętu sportowego niezbędnego dla potrzeb realizacji zadania, zgodnie z ofertą), koszty eksploatacyjne w części zaangażowanej do realizacji zadania (wynajmu pomieszczeń, sal, obiektów sportowych) lub ich części związane bezpośrednio z realizacją zadania, koszt czynszu, ogrzewania, energii elektrycznej, wody, wywozu nieczystości i inne koszty eksploatacyjne dotyczące placówki realizującej zadanie), inne koszty bieżące, które nie zostały ujęte w pozostałych grupach kosztów wyżej wymienionych, a które wynikają z opisu działań w zakresie realizacji zadania ( koszty usług pocztowych, telekomunikacyjnych, utrzymania strony internetowej, koszty usług bankowych dotyczących bezpośredniej realizacji zadania), nagrody dla uczestników zawodów - konieczność dołączenia imiennej listy uczestników/osób korzystających, koszty związane z opłatami za zawody i imprezy sportowe ( w tym licencje, delegacje, wpisowe na zawody), zgodnie z ofertą,

4 koszty związane z utrzymaniem obiektów sportowych tj. koszty utrzymania szatni i wykonania zabiegów uprawy murawy ( np. wałowania, bronowania, nawożenia, aeracji i koszenia trawy), koszty usług transportowych, pokrycia kosztów paliwa, ubezpieczenia zawodników, noclegów dotyczących bezpośredniej realizacji zadania, inne uzasadnione koszty związane z realizacją zadania, 1) przez koszty finansowane ze środków własnych, z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego rozumie się m.in.: wszystkie koszty finansowane ze środków finansowych otrzymanych przez organizację pozarządową z innych źródeł publicznych (np. z budżetu państwa, budżetu jednostki samorządu terytorialnego), od innych podmiotów oraz osób trzecich na realizację danego zadania, środki pozyskane ze sprzedaży biletów, składek, darowizn, bądź środki wypracowane przez organizację, które zostały przeznaczone na realizację zadania, 2) przez osobowy wkład własny należy rozumieć: a) pracę wolontariuszy udokumentowaną zawartymi umowami, ich kartami pracy lub oświadczeniami wolontariuszy o wykonaniu powierzonych im zadań, b) pracę członków organizacji udokumentowaną oświadczeniami o wykonaniu powierzonych zadań. 3) Wydatki niekwalifikowane to: a) koszty niezwiązane z projektem lub pokryte przez inne podmioty dofinansowujące (zakaz tzw. podwójnego finansowania), b) fundusze rezerwowe (oszczędności na rzecz strat i możliwych przyszłych długów), długi, odsetki od długów, koszty procesów sądowych, c) produkcja materiałów i publikacji dla celów komercyjnych, d) wkład rzeczowy, e) wydatki związane z zadaniem, poniesione przez organizatora przed i po terminie realizacji zadania określonym w umowie, f) koszty stałe działalności organizacji pozarządowej oraz wydatki na zadania inwestycyjne i remontowo budowlane, g) podatki, cła i opłaty skarbowe, h) wydatki poniesione na przygotowanie wniosku, i) wydatki finansujące działalność polityczną i religijną, j) wydatki nieuwzględnione w ofercie oraz w umowie, k) darowizny na rzecz innych osób, l) koszty kształcenia trenerów, osób odpowiedzialnych za realizację zadania, m) pokrycie kosztów związanych z transferami zawodników i opłaty za kary zawodników, n) koszty stałe podmiotów, w tym wynagrodzenie osobowe i koszty utrzymania biura, niezwiązane bezpośrednio z realizacją zadania określonego ofertą; o) zakup wyposażenia, mebli itp. 10. Tryb przyznania dotacji: 1) oferty zostaną rozpatrzone w terminie do 15 stycznia 2016 r., 2) Komisja Konkursowa, powołana na mocy Zarządzenia Wójta Gminy Kobylnica, po wstępnej ocenie pod względem formalnym i merytorycznym, dokona ostatecznej oceny i wyboru ofert oraz przedstawi propozycję podziału środków na realizację zadań. 3) Przy rozpatrywaniu ofert Komisja konkursowa bierze pod uwagę kryteria, które określone zostały w załączniku do warunków w Karcie Oceny Oferty. 4) Środki finansowe nie będą przyznawane organizacjom, które nie wywiązały się lub nie rozliczyły z zawartych z Gminą umów, 5) Środki finansowe nie będą przyznawane organizacjom, co do których prowadzone są postępowania egzekucyjne lub które posiadają zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub organów podatkowych, lub co do których zachodzą przesłanki ogłoszenia upadłości.

5 6) Organizator konkursu zastrzega sobie prawo do wskazania przeznaczenia dotacji na pokrycie kosztów innych niż zaproponowane przez wnioskodawcę w kosztorysie, a także prawo do przyznania mniejszej kwoty dotacji niż wnioskowana. 7) W przypadku, gdy suma dofinansowania zgłoszonych ofert przekracza wysokość środków przeznaczonych na wsparcie zadań, Wójt Gminy zastrzega sobie możliwość proporcjonalnego zmniejszenia wielkości dofinansowania, stosownie do posiadanych środków. 8) Po rozpatrzeniu ofert i ogłoszeniu wyników konkursu, organizator zawrze z wyłonionymi organizacjami umowy o powierzenie realizacji zadania publicznego, 9) Podmioty, które otrzymają dotację na realizację zadania, są zobowiązane zamieścić w sposób czytelny i widoczny informację o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez Gminę Kobylnica. 11. Aktualizacja kosztorysu i harmonogramu zadania publicznego po otrzymaniu dotacji: 1) w przypadku otrzymania dotacji w pełnej wysokości, o jaką oferent wnioskował, złożona oferta jest wiążąca bez możliwości zmniejszenia wkładu osobowego, wysokości finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy oferent umieści w ofercie informację (w części IV Kalkulacja przewidzianych kosztów realizacji zadania publicznego) o złożeniu wniosków o dofinansowanie do organów administracji publicznej lub innych jednostek sektora finansów publicznych, określając, że wniosek czeka na rozstrzygnięcie. W przypadku nieuzyskania dotacji lub nieuzyskania jej w pełnej wysokości, kiedy istnieje możliwość realizacji w ograniczonym zakresie, oferent może dokonać stosownych zmian w ofercie w terminie określonym w umowie, 2) w przypadku otrzymania dotacji w wysokości mniejszej od wnioskowanej, oferent powinien utrzymać % finansowego wkładu własnego. W uzasadnionym przypadku może nastąpić zmniejszenie % finansowego wkładu w stosunku do podanego w ofercie, jednak przed podpisaniem umowy oferent pisemnie wyjaśnia przyczyny tych zmian i uzyskuje akceptację organizatora konkursu, 3) w przypadku przyznania dotacji w kwocie mniejszej od wnioskowanej, oferent zobowiązany jest do określenia, czy zmniejsza zakres rzeczowy realizacji zadania oraz do przedłożenia zaktualizowanego harmonogramu i kosztorysu projektu, który stanowić będzie podstawę do podpisania umowy, 4) organizacja zobowiązana jest do przedłożenia zaktualizowanego harmonogramu i kosztorysu projektu w formularzu internetowym w serwisie Witkac.pl w ciągu 7 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu, 5) dopuszcza się przesuwanie kosztów w obszarze dotacji pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu bez obowiązku zawarcia aneksu do umowy, jeżeli zmiana wartości danej pozycji nie przekracza 10%. 12. Sprawozdania z wykonania zadania publicznego: Rozliczenie dotacji na powyższe zadania musi nastąpić: b) dla zadań krótkoterminowych, czyli realizowanych w okresie 1 m-ca 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, c) dla zadań długoterminowych, czyli takich, których realizacja przekracza 1 m-c częściowe rozliczenia następować będą w okresach określonych w umowie, a końcowe w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. 13. Zastrzeżenia ogłaszającego: 1) organizator zastrzega sobie prawo do jego odwołania bez podania przyczyny oraz do wydłużenia terminu składania ofert czy terminu rozstrzygnięcia, 2) organizator zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich środków przewidzianych w ogłoszeniu konkursu; 3) organizator, także po ogłoszeniu wyników otwartego konkursu ofert, może odmówić przyznania dotacji lub podpisania umowy w przypadku, gdy okaże się, iż rzeczywisty zakres realizowanego zadania znacząco odbiega od opisanego w ofercie, podmiot lub jego

6 reprezentanci utracą zdolność do czynności prawnych, lub zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową oferenta, w tym w szczególności okoliczności wyłączające możliwość zrealizowania przez oferenta zadania zgodnie ze złożoną ofertą. 14. Sposób informowania o wynikach konkursu: Wyniki konkursu na realizację zadań publicznych w 2015 roku ogłosi Wójt Gminy Kobylnica poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń oraz publikację ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej i na stornie internetowej gminy w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania konkursowego. 15. Konsultacje merytoryczne: Pomocy merytorycznej w zakresie zadań określonych w konkursie udziela: a) Jan Kralski, Urząd Gminy Kobylnica, I piętro, pokój nr 16, tel wew.259, j.kralski@kobylnica.eu 16. Wysokość środków przyznanych i przekazanych na realizację zadania w poprzednich latach: w zakresie opracowania i przygotowania do druku cyklicznego wydawnictwa czasopisma o charakterze promocyjnym pn. Kurier Sołecki Gmina Kobylnica przeznaczyła kwoty: w 2014 r ,00 zł (słownie: trzydzieści jeden tysięcy dwieście zł), w 2015 r ,00 zł (trzydzieści siedem tysięcy trzysta dziesięć zł).

7 ZAŁĄCZNIK do szczegółowych warunków otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadań publicznych w roku 2016 przez organizacje pozarządowe w zakresie obszaru społecznego 1.Nazwa oferenta KARTA OCENY OFERTY 2.Adres oferenta 3.Tytuł oferty 4.Nazwa zadania określonego w konkursie 5.Wnioskowana kwota dotacji CZĘŚĆ I. KRYTERIA FORMALNE L. p. Wymogi formalne TAK NIE Nie dotyczy 1. Ofertę zamieszczono w terminie na stronie serwisu Witkac.pl 2. Złożono pisemne potwierdzenie zamieszczenia oferty za pomocą serwisu Witkac.pl podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu i zaciągania w jego imieniu zobowiązań zgodnie z zasadą reprezentacji uwidocznioną w KRS lub wykazaną w innym dokumencie (upoważnieniu). 3. Oferta została złożona w ramach właściwego konkursu. 4. Złożono oświadczenie, że oferent zobowiązuje się do wykupienia polisy OC, w przypadku uzyskania dotacji od Gminy Kobylnica lub złożył kopię polisy ubezpieczeniowej OC. 5. Załączono aktualny odpis lub wyciąg z właściwego rejestru potwierdzony za zgodność z oryginałem z aktualną datą i podpisem osoby uprawnionej. 6. Załączono pełnomocnictwo do działania w imieniu organizacji (w przypadku, gdy potwierdzenie podpisały osoby inne niż umocowane do reprezentacji zgodnie z rejestrem). Oferta spełnia warunki formalne konkursu i podlega ocenie merytorycznej

8 Część II. KARTA OCENY MERYTORYCZNEJ OFERTY l.p. Kryteria merytoryczne 1. Opis i uzasadnienie potrzeb realizacji zadania i celów Opis problemu (wyzwania, którego dotyczy projekt wraz z danymi potwierdzającymi występowanie opisywanego problemu) Jaka zmiana nastąpi w wyniku realizacji zadania Spójność celów z opisywanym problemem 2. Adresaci zadania i sposób rekrutacji Opis grupy docelowej (m.in. liczebność, wiek) Sposób dotarcia do grupy rekrutacja 3. Opis realizacji zadania Czytelność i dokładność opisu Adekwatność dobranych działań do potrzeb odbiorców Skala i zasięg proponowanych działań (np. ile godzin zajęć, dla ilu osób) 4. Zakładane rezultaty zadania Produkty projektu (konkretny wynik realizowanych zadań) Efekty projektu (zmiany jakie nastąpią w postawie, postępowaniu, wiedzy odbiorców) 5. Budżet projektu Szczegółowość i klarowność rodzaju kosztów Adekwatność wnioskowanej kwoty do zakresu zaplanowanych działań i liczby beneficjentów Spójność z opisem działań Realność kosztów Przyznane punkty (od 0-2, gdzie 0 nie spełnia kryteriów 1 częściowo spełnia kryterium 2 w całości spełnia kryterium) max 6 pkt) (max 4 pkt) (max 6 pkt) (max 4 pkt) (max 8 pkt) Uzasadnienie (w przypadku oceny niższej niż maksymalna) 6. Planowany wkład własny Finansowych (5%-10% 2 punkt, powyżej 10% 4 punkty) Wkład osobowy (10%-15% 1 punkt, powyżej 15% 2 punkty) 7. Kwalifikacje i doświadczenie osób i organizacji do realizacji zadania Opis kadry merytorycznej i administracyjnej Realizowane projekty o podobnych charakterze Zaplecze techniczne, zasoby rzeczowe 8. Terminowość oraz sposób rozliczenia środków otrzymanych na realizację zadań w ubiegłych latach (max 2 punkty) 9. Kryteria strategiczne Innowacyjność projektu Spójność projektu z obszarami priorytetowymi dla gminy Zadanie realizowane w ramach oferty wspólnej (max 6 pkt) (max 6 pkt) (max 2 pkt)

9 Oferentem jest lokalna organizacja pozarządowa (max 8 pkt) Łączna liczba punktów (max 50 pkt) MAKSYMALNA LICZBA PUNKTÓW Z OCENY JEDNEGO EKSPERTA/KI STANOWI 50 PUNKTÓW. PREFEROWANE BĘDĄ OFERTY, KTÓRE UZYSKAJĄ MINIMUM 26 PUNKTÓW (~50%) Z UŚREDNIONEJ LICZBY PUNKTÓW OSÓB OCENIAJĄCYCH OFERTĘ. Podpis osoby oceniającej