WOJEW ODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 5 lutego 2019 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEW ODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 5 lutego 2019 r. NK-KE MJ Pan Łukasz Zbroszczyk Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach listopada 2018 r. na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej1oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie2, a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 30 października 2018 r. nr: NK-KE MJ oraz NK-KE MJ, zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu, w składzie: Magdalena Janiszewska - inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego), Danuta Frydlewicz-Pierucka - inspektor wojewódzki, przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie z siedzibą przy ul. Rynek - Ratusz 1, Kąty Wrocławskie, kontrolę problemową w trybie zwykłym, w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych na podstawie ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych3 - zwanej dalej u.d.o., - prowadzeniu spraw dotyczących ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności4 - zwanej dalej u.e.l., - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej5 - zwanej dalej u.p.o.o. Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym w dniu 5 czerwca 2018 r., przez Wojewodę Dolnośląskiego, planem kontroli na II półrocze 2018 r., nr NK-KE DD. 1Dz.U. Nr 185, poz Dz.U. z 2017 r. poz Dz.U. z 2017 r. poz ze zm. 4 Dz.U. z 2018 r. poz ze zm. 5 Dz.U. z 2018 r. poz ze zm.

2 Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: 1. Ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tj.: - realizacja obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych, - udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. 2. Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, tj.: - prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, - terminowość prowadzenia postepowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, - wykonywanie czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, - wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców, - terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców, - udostępnianie danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców. 3. Ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, tj.: - realizacja obowiązków dotyczących rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej, - terminowość wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, - realizacja obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej, - terminowość wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od 1 stycznia 2017 r. do dnia kontroli w przedmiocie: dowody osobiste, ewidencja ludności, - od 1 października 2016 r. do dnia kontroli w przedmiocie: rejestracja i kwalifikacja wojskowa. W okresie kontrolowanym funkcję kierownika Urzędu sprawował Pan Antoni Kopeć - Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie, od 20 listopada 2018 r. obowiązki Burmistrza objął Pan Łukasz Zbroszczyk. Kierownikiem Wydziału Spraw Obywatelskich była Pani Krystyna Lisiecka. Sprawy z kontrolowanego zakresu prowadzone były przez: - Panią Katarzynę Błażejko - inspektora ds. ewidencji działalności gospodarczej (prowadzenie spraw dot. udostępniania danych, prowadzenie postępowań meldunkowych, wykonywanie czynności materialno-technicznych dot. ewidencji ludności), - Panią Malwinę Wojnicz - inspektora ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych (wykonywanie czynności materialno-technicznych dot. ewidencji ludności, prowadzenie spraw dot. wydawania zaświadczeń, prowadzenie spraw dot. udostępniania danych), - Panią Beatę Rajcę - pomoc administracyjną (prowadzenie spraw dot. dowodów osobistych, wykonywanie czynności materialno-technicznych dot. ewidencji ludności), 2

3 - Panią Magdalenę Krawiec Sobotę - podinspektora ds. USC (wykonywanie czynności materialno-technicznych dot. ewidencji ludności), - Pana Michała Góraka - inspektora ds. dowodów osobistych (prowadzenie spraw dot. dowodów osobistych, wykonywanie czynności materialno-technicznych dot. ewidencji ludności), - Pana Grzegorza Pawlaka - pomoc administracyjną (prowadzenie spraw dot. udostępniania danych), - Pana Juliana Żygadło - inspektora ds. wojskowych i OC (prowadzenie spraw dot. rejestracji i kwalifikacji wojskowej). Realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z nieprawidłowościami - w zakresie dowodów osobistych II. pozytywnie z nieprawidłowościami - w zakresie ewidencji ludności III. pozytywnie z uchybieniami - w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej USTALENIA KONTROLI DOWODY OSOBISTE Realizacja obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych Kontroli poddano 20 kopert dowodowych dotyczących dowodów osobistych wydanych od 1 stycznia 2017 r. o następujących seriach i numerach: CGU , CFE , CGZ , CED , AYH , CFT , CEC , ARV , CHV , CHW , CHL , CGH , CEY , CHW , CHD , CHV , CEB , CGA , CHK , CGY Na tej podstawie ustalono, co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składały uprawnione osoby, zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zwanej dalej u.d.o., w związku z 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawie wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu6, zwanego dalej r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych (cztery sprawy) wniosek składał rodzic. W toku czynności kontrolnych ustalono, że do wszystkich wniosków została dołączona prawidłowa fotografia odzwierciedlająca, w sposób niebudzący uzasadnionych wątpliwości, wizerunek twarzy osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z art. 29 ust. 1 u.d.o. oraz 7 r.d.o. Kontrola wykazała, że wszystkie podania były kompletne. Ponadto na wszystkich wnioskach znajdowała się adnotacja urzędowa o sposobie ustalenia tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego (na podstawie poprzedniego dowodu bądź dostępnych rejestrów). W przypadku, gdy wniosek został złożony w postaci elektronicznej, 6 Dz.U. poz. 212 ze zm. 3

4 adnotację odnotowano na formularzu odbioru dowodu osobistego. Powyższe jest zgodne z 9 r.d.o.7 Wyjątek stanowił wniosek o wydanie dowodu osobistego o nr CHD Wniosek w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych został złożony przez ojca w formie dokumentu elektronicznego. Organ gminy na formularzu odbioru dowodu osobistego odnotował w formie adnotacji sposób ustalenia tożsamości wnioskodawcy, a nie sposób ustalenia tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, tj. dziecka. Powyższe stanowi naruszenie 9 r.d.o. Cztery ze skontrolowanych kopert dowodowych zawierały zgłoszenia utraty dowodu osobistego (CGU , CFE , CGZ , CED ) i cztery zawierały zgłoszenie uszkodzenia dowodu osobistego (AYH , CFT , CEC , ARV ). Zgodnie z 18 r.d.o. posiadaczowi dowodu osobistego, który dokonał osobistego zgłoszenia w organie gminy utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, wydaje się zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego. Wobec powyższego, w toku czynności kontrolnych ustalono, iż przedmiotowe zaświadczenia są przechowywane ad acta w kopertach dowodowych. Powyższe jest zgodne z 60 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej będącej załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych8, zwanej dalej Instrukcją kancelaryjną, zgodnie z którą prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt. W sprawach, gdzie zgłoszono uszkodzenie dowodu osobistego, w kopertach dowodowych znajdował się uszkodzony dokument, co jest zgodne z 16 ust. 3 r.d.o.9 W trakcie kontroli stwierdzono, że w przedmiotowych sprawach unieważnienie dowodów osobistych nastąpiło z dniem zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dokumentu, co jest zgodne z art. 50 ust. 3 pkt 1 u.d.o.10 Ustalono, że we wszystkich przypadkach pracownik prawidłowo wprowadził do Rejestru Dowodów Osobistych informacje o nowym dokumencie. Odbiór dowodu osobistego był dokonywany osobiście w siedzibie organu gminy (art. 30 ust. 1 u.d.o.). W przypadku dowodu osobistego wydanego osobie nieposiadającej zdolności do czynności prawnych, dowód odbierał rodzic ( 12 ust. 1 i 2 r.d.o). Odbiór dokumentu tożsamości był każdorazowo potwierdzany na formularzu odbioru dowodu osobistego, zgodnie z art. 31 ust. 1 i 2 u.d.o. i 13 ust. 1 r.d.o. [dowód: akta kontroli str.: 65-98] 7 Tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego ustala się na podstawie przedłożonego przez wnioskodawcę dotychczasowego dowodu osobistego lub ważnego dokumentu paszportowego tej osoby, a w przypadku osób, które nabyły obywatelstwo polskie, na podstawie posiadanego dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość. Ponadto w ustępie 2. prawodawca doprecyzowuje, że jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego nie posiada dokumentu, o którym mowa powyżej, organ gminy ustala jej tożsamość na podstawie danych zawartych w dostępnych w rejestrach publicznych. W przypadku gdy wniosek jest składany w postaci elektronicznej, tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego potwierdza się przy odbiorze dowodu osobistego (ust. 3). Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio. Organ gminy na wniosku odnotowuje w formie adnotacji sposób ustalenia tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, a w przypadku, o którym mowa w ust. 3, na formularzu odbioru dowodu osobistego. 8 Dz.U. Nr 14, poz. 67 ze zm. 9 Do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dowód osobisty. 10 Unieważnienie dowodu osobistego następuje z dniem zgłoszenia do organu dowolnej gminy lub placówki konsularnej Rzeczpospolitej Polskiej utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego przez jego posiadacza lub przekazania do organu dowolnej gminy lub do placówki konsularnej Rzeczpospolitej Polskiej przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego. 4

5 W trakcie kontroli ustalono, że dokumentację związaną z dowodami osobistymi, sporządzoną w formie papierowej, przechowuje się w osobnym pomieszczeniu, zapewniającym zabezpieczenie przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dokumentacja związana z dowodami osobistymi zgrupowana jest w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego, czyli zgodnie z przepisami art. 62 ust. 3 u.d.o. Nieodebrane dowody osobiste po upływie 6 miesięcy od dnia ich wydania, zgodnie z art. 62 ust. 4 pkt 2 u.d.o.11, przechowywane są w kopertach dowodowych posiadaczy dowodów osobistych. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące realizacji obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi Kontroli poddano 13 spraw z zakresu udostępniania danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz 7 spraw z zakresu udostępniania dokumentacji związanej z dowodami osobistymi12. W trakcie kontroli ustalono, iż w 17 sprawach kompletne wnioski zostały złożone na właściwych formularzach, zgodnie z 1 pkt 1 i 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi13. Na 17 wniosków udzielono odpowiedzi zgodnej z zakresem żądania wnioskodawcy i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykazał uprawnienia do ich otrzymania. W sprawach nr SO i nr SO wnioski zostały złożone na niewłaściwych formularzach. W sprawie nr SO z uwagi na brak wniosku złożonego według właściwego wzoru, organ prawidłowo wezwał wnioskodawcę na podstawie art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, dalej - k.p.a.14, do uzupełnienia braków formalnych podania, w postaci złożenia prawidłowego wniosku o udostępnienie dokumentacji związanej z dowodem osobistym, w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia. Natomiast w sprawie nr SO (pismo z dnia 19 czerwca 2017 r., data wpływu do UMiG w Kątach Wrocławskich 27 czerwca 2017 r.) pomimo, iż wniosek obarczony był brakami formalnymi organ nie zastosował prawidłowo powyższych przepisów prawa jak również nie 11 art. 62 ust. 4 pkt 2 u.d.o. W kopercie dowodowej przechowuje się w szczególności nieodebrane dowody osobiste po upływie 6 miesięcy od dnia ich wydania. 12 SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , , SO , SO , SO , SO , , SO , SO , SO , SO Dz.U. z 2015 r. poz Dz.U. z 2018 r. poz ze zm. 5

6 udostępnił dokumentacji związanej z dowodem osobistym. Wnioskodawca pismem z dnia 31 czerwca 2017 r. ponownie przesłał na nieprawidłowym formularzu prośbę o udostępnienie dokumentacji związanej z dowodem osobistym (pismo przesłane jako MONIT ). Organ pomimo braków formalnych wniosku udostępnił żądane dane (pismo przewodnie z dnia 27 lipca 2017 r.). Z dokumentacji przedłożonej w trakcie kontroli wynika, że wnioskodawca pomimo braku wezwania o uzupełnienie braków formalnych i pomimo wcześniejszego uzyskania dokumentów, złożył w dniu 8 września 2017 r. wniosek o udostępnienie danych na prawidłowym formularzu. Powyższe postępowanie organu jest nieprawidłowe i stanowi naruszenie art k.p.a. i art. 78 pkt 4 u.d.o. W sprawie nr SO wniosek o udostępnienie dokumentacji związanej z dowodem osobistym (na prawidłowym formularzu) został złożony w UMiG w Kątach Wrocławskich 19 grudnia 2017 r. Pomimo, iż wniosek był kompletny (nie zawierał braków formalnych a udostępnienie żądanych danych nie wymagało postępowania wyjaśniającego), organ udostępnił dokumenty dopiero, gdy wnioskodawca przesłał ponowny wniosek w dniu 19 stycznia 2018 r. Postępowanie takie jest nieprawidłowe i stanowi naruszenie art k.p.a. zgodnie z którym, organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Również w sprawach nr SO , SO , SO , SO naruszono ww. przepis. Pomimo, iż w trzech sprawach wnioski były kompletne organ udostępnił żądane dane dopiero po trzech lub czterech tygodniach, natomiast w sprawie nr SO pierwsza czynność procesowa (wezwanie do uzupełnienia braków formalnych) została podjęta dopiero po trzech tygodniach. Należy wskazać, że pracownik prowadząc postępowania w sposób przewlekły (...) naraża się na ryzyko poniesienia odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa15. Przyczyną powstania wyżej opisanych nieprawidłowości były odpowiednio nieprzestrzeganie procedur postępowania oraz niewystarczający nadzór nad realizacją zadań. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że wszystkie wnioski nie podlegały opłacie za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi na podstawie art. 73 ust. 1 lub art. 75 ust. 4 u.d.o. Niemniej jednak zauważyć należy, iż w odpowiedziach na wnioski o udostępnienie dokumentacji związanej z dowodem osobistym16 wskazywano nieprawidłową podstawę prawną nieodpłatnego udostępnienia dokumentacji, tj. art. 73 ust. 1 u.d.o., zamiast art. 75 ust. 4 u.d.o. Ponadto ustalono, iż w odpowiedziach na wnioski w nagłówkach prawidłowo stosowano oznaczenie organu gminy, tj. Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie i pisma zostały podpisane przez prawidłowo upoważnionego pracownika urzędu w imieniu Burmistrza, co jest zgodne z art. 65 ust. 1 u.d.o.17 oraz z art. 75 ust.1 u.d.o.18. [dowód: akta kontroli str.: ] 15 Patrz art. 38 k.p.a. oraz art. 6 pkt 6 ustawy z dnia 20 styczna 2011 r. o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa (Dz.U. z 2016 r. poz. 1169). 16 SO , SO , SO , SO Dane z Rejestru Dowodów Osobistych udostępniają minister właściwy do spraw informatyzacji oraz organy gmin. 18 Organy gmin oraz konsulowie Rzeczypospolitej Polskiej udostępniają dokumentację związaną z dowodami osobistymi znajdującą się w ich posiadaniu. 6

7 Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi należało ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. EWIDENCTA LUDNOŚCI Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych oraz terminowość realizacji spraw w tym zakresie Postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Katarzynę Błażejko - inspektora ds. działalności gospodarczej. W kontrolowanym okresie wydano 80 decyzji administracyjnych, kontroli poddano 13. Pięć spośród ww. spraw zakończonych zostało umorzeniem postępowania (SO , SO , SO , SO , SO ). W 3 przypadkach organ wydał decyzję w sprawie wymeldowania z miejsca pobytu stałego (SO , SO , SO ), a w 2 przypadkach odmówił wymeldowania strony postępowania (SO , SO ). Ponadto 3 decyzje wydane zostały na podstawie art. 31 u.e.l., z czego 1 dotyczyła anulowania czynności materialno - technicznej ( ), a 2 zamedlowania (SO , SO ). Jednocześnie organ wydał 3 postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie anulowania czynności materialno-technicznej zameldowania (SO , SO ) i wymeldowania (SO ), z czego od 2 spośród ww. postanowień strona wniosła odwołanie, w wyniku czego Wojewoda Dolnośląski uchylił w całości zaskarżone postanowienia. Mając na uwadze fakt, że organ kontrolujący zajął już stanowisko dot. przedmiotowych spraw, odstąpiono od ich kontroli19. Ponadto w okresie objętym kontrolą organ pozostawił bez rozpatrzenia 7 wniosków. Jeden z nich został poddany kontroli ( ). W toku kontroli stwierdzono, iż organ weryfikował wpływające wnioski pod względem formalnym oraz prawidłowo ustalał strony postępowania. We wszystkich sprawach, w których było wymagane uiszczenie opłaty skarbowej20, do akt załączony został dokument potwierdzający jej wpłatę w wysokości 10 zł, zgodnie z ust. 53 części I załącznika do ustawy o opłacie skarbowej21. Przy tym zauważyć należy, że organ nie zamieszcza na wydawanych decyzjach adnotacji o opłacie skarbowej, co jest niezgodne 19 Dot. SO , SO Postępowania nr SO , SO wszczęte zostały z urzędu. 21 Wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia, stanowiący załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2018 r., poz ze zm.). 7

8 z treścią art. 8 ust. 3 ww. ustawy i 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zapłaty opłaty skarbowej22. Dodatkowo na marginesie należy zauważyć, że w sprawach dot. decyzji w sprawie umorzenia postępowania (SO , SO , SO ) nie poinformowano wnioskodawcy o możliwości złożenia wniosku o zwrot opłaty skarbowej. Z wyjaśnień z 19 grudnia 2019 r. wynika, że: w sprawach wskazanych (...) nie poinformowano wnioskodawców o możliwości ubiegania się o zwrot opłaty. Zwrot następuje zawsze na wniosek, jest to jednak prawo wnioskodawcy, a nie jego obowiązek. Możliwość zwrotu wynika wprost z przepisów art. 9 ustawy o opłacie skarbowej. W związku z powyższym wyjaśnić należy, iż mając na uwadze ogólną zasadę pogłębiania zaufania oraz zasadę udzielania informacji, zasadne byłoby informowanie wnioskodawców o powyższym. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż w poddanych kontroli sprawach, na każdym etapie postępowania strony miały zapewniony czynny udział (wyjątek stanowi sprawa nr SO ). Postępowania prowadzono zgodnie z żądaniem wnioskodawcy. Strony zawiadamiane były o wszczęciu postępowania, na podstawie art k.p.a, przy czym w przedmiotowych zawiadomieniach nie zawsze określano dzień wszczęcia postępowania (tj. dzień wpływu wniosku w sprawie lub dzień podjęcia pierwszej czynności w przypadku postępowania wszczętego z urzędu). Przy prowadzeniu postępowań z reguły prawidłowo stosowano przepisy prawa procesowego, w szczególności art. 50, 54, 67, 68, 75, i 79 k.p.a.23 W trakcie prowadzonych postępowań podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające, mające na celu ustalenie stanu faktycznego. Postępowania dowodowe prowadzone były z reguły rzetelnie24. Odnosząc się do kwestii wezwania nr SO o uzupełnienie braków formalnych podania, należy zauważyć, że organ nieprawidłowo uznał, iż dokument potwierdzający dysponowanie tytułem prawnym do lokalu, stanowi brak formalny wniosku. W wyjaśnieniach wniesionych z upoważnienia Burmistrza przez Sekretarz Gminy, pismem z 19 grudnia 2018 r., nr SO /325 wskazano, że: z treści art. 35 ustawy o ewidencji ludności wynika kto może zainicjować postępowanie o wymeldowanie osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego. Celem określenia czy wnioskodawca jest uprawniony do wszczęcia postępowania, wniosek badany jest pod względem formalnoprawnym. Niezbędne jest okazanie wówczas dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu. Weryfikacja wniosku na tym etapie zmierza do wyeliminowania jego braków formalnych wynikających z ściśle określonych przepisów. Takim przepisem jest tutaj dyspozycja art. 35 ustawy o ewidencji ludności. Jeśli wnioskodawca nie posiada przymiotu strony, który wynika Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zapłaty opłaty skarbowej z dnia 28 września 2007 r. (Dz.U. Nr 187, poz. 1330). 23 Stwierdzone w tym zakresie nieprawidłowości zostaną opisane poniżej. 24 J ak wyżej. 25 Zwanym dalej wyjaśnieniami z 19 grudnia 2018 r. 8

9 z tytułu prawnego do lokalu, nie można nadać sprawie biegu i rozpatrywać podania pod względem merytorycznym. Wyjaśnić należy, iż powyższe stanowisko w zakresie dotyczącym uznania tytułu prawnego do nieruchomości, jako braku formalnego podania o wymeldowanie, jest niesłuszne. Zauważyć należy, iż elementy obligatoryjne wniosku, których brak skutkuje koniecznością wezwania o ich uzupełnienie, określa art oraz 3 k.p.a. Natomiast przepisy szczególne nie określają dodatkowych wymogów dla wniosku o wymeldowanie. W związku z powyższym tylko wyżej wskazane elementy stanowią braki formalne. Przy tym organ nie ma możliwości pozostawienia bez rozpoznania podania, które zawiera wszystkie wymagane prawem informacje. Jednocześnie podkreślić należy, że legitymowanie się tytułem prawnym do lokalu, z którego ma być wymeldowana osoba, która nie dopełniła obowiązku wymeldowania, wskazuje jedynie na legitymację do bycia stroną w takim postępowaniu. Prowadzenie postępowania wyjaśniającego, czy dany podmiot ma legitymację do żądania wszczęcia postępowania administracyjnego i przymiot strony w tym postępowaniu, nie należy do braków formalnych wniosku.26 Jednocześnie podkreślić należy, że w przypadku ustalenia, że wnioskodawca nie jest stroną przedmiotowego postępowania, organ obowiązany jest wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania (art. 61a 1 k.p.a.), a nie pozostawić podanie bez rozpoznania. W związku z powyższym wyjaśnienia w tym zakresie również nie mogą zostać uwzględnione. Przyczyną powstania przedmiotowej nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. W toku kontroli ustalono, że sprawy nr SO oraz SO prowadzone były na wniosek, tymczasem zauważyć należy, że określony w art. 31 u.e.l. tryb rozstrzygania o zameldowaniu jest trybem szczególnym i postępowanie prowadzone na podstawie tego przepisu wszczynane jest przez organ z urzędu27. W toku kontroli ustalono, iż postępowanie SO początkowo prowadzone w sprawie o wymeldowanie, zakończyło się anulowaniem czynności materialno-technicznej zameldowania, z uwagi na fakt, że z zeznań świadków wynikało, iż strona nigdy w lokalu, którego dotyczyło postępowanie, nie mieszkała. W toku kontroli ustalono, że z przesłuchania jednego ze świadków wynika, iż w momencie dokonania zameldowania prawdopodobnie lokale nie były oficjalnie wyodrębnione, czego organ nie ustalił. Jednocześnie stwierdzono, że organ nie odniósł się do kwestii regulacji prawnych, jakie obowiązywały w momencie dokonania zameldowania, w aktach sprawy nie było formularza na podstawie, którego zostało ono dokonane, ponadto w żadnym miejscu w treści decyzji nie została wskazana data dokonania przedmiotowej czynności materialno-technicznej, która została anulowana. Jednocześnie strona, której wniosek o wymeldowanie dotyczył, nie miała możliwości wypowiedzenia się w sprawie28. Stwierdzić należy, że przed wydaniem decyzji w sprawie anulowania czynności materialno-technicznej, organ obowiązany jest dokonać pełnych ustaleń w zakresie okoliczności faktycznych i prawnych dotyczących tej czynności. Z wyjaśnień z dnia 19 grudnia 2018 r. wynika, że: w toku postępowania, przesłuchując w charakterze świadków sąsiadów, w tym siostrę ustalono, iż strona o wymeldowanie, której wnioskowano nigdy 26 Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 czerwca 2017 r., IV SAB/Wa 93/ Pismo SOC-OP MR z 16 stycznia 2017 r. Przy czym na wniosek może zostać wszczęte postępowanie w sprawie uchylenia czynności materialno-technicznej dokonanego wcześniej zameldowania bądź wymeldowania (pismo SOC-OP MR z 18 stycznia 2017 r.). 28 O czym będzie mowa poniżej. 9

10 nie mieszkała w lokalu, którego współwłaścicielem był wnioskodawca. Świadkowie precyzyjnie określili, iż mieszkanie wnioskodawcy znajduje się na piętrze budynku, natomiast strona (...) wiele lat temu mieszkała wraz z rodzicami, w lokalu usytuowanym na parterze budynku. Dodatkowo wejścia do tych lokali znajdowały się z dwóch różnych części budynku. Po dokonaniu takich ustaleń organ nie widział możliwości podjęcia innej decyzji niż o anulowaniu czynności zameldowania. Abstrahując od oznaczeń lokali czy obowiązujących w dacie zameldowania tj. latach sześćdziesiątych ubiegłego wieku, przepisów rozpoznając sprawę nie sposób było wymeldować osobę z lokalu, w którym ona nigdy nie mieszkała i nie mieszka nadal. W aktach sprawy znajduje się potwierdzenie (zaświadczenie) zameldowania osoby ze wskazaniem daty i adresu zameldowania. Formularz meldunkowy nie został dołączony do akt sprawy, gdyż zgodnie z przepisami został zbrakowany. Okres przechowywania formularzy meldunkowych w archiwum to 5 lat. W związku z powyższym wskazać należy, iż weryfikacji prawidłowości czynności zameldowania dokonuje się poprzez badanie jej zgodności z przepisami prawa, które obowiązywały w dacie dokonywania tej czynności. Dlatego też organ prowadząc postępowanie obowiązany jest dokonać analizy obowiązującego ówcześnie stanu prawnego. Ponadto zauważyć należy, że organ nie poczynił żadnych ustaleń dotyczących daty wydzielenia poszczególnych lokali mieszkalnych i ich rozmieszczenia (brak jakichkolwiek dokumentów dotyczących tej kwestii). Podkreślić należy, że załatwienie sprawy w formie anulowania czynności materialno-technicznej powinno być poprzedzone dokonaniem rzetelnego ustalenia stanu faktycznego i prawnego dokonania tej czynności. Przyczyną powstania przedmiotowej nieprawidłowości było nieprzestrzeganie procedur. W toku kontroli stwierdzono, że w sprawie nr SO nie poinformowano strony o wezwaniach świadków z dnia 4 kwietnia 2017 r., co stanowi naruszenie art k.p.a., zgodnie z którym strona powinna być zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin przynajmniej na siedem dni przed terminem. W wyjaśnieniach z 19 grudnia 2018 r. wskazano, że: przeoczeniem było niepowiadomienie strony o przesłuchaniu świadków, a jedynie o zaplanowanych oględzinach. Pracownik prowadzący postępowanie meldunkowe posiada wiedzę, iż należy zawiadamiać strony o wezwaniach świadków i terminach przesłuchań i takie pisma do stron wysyła. W przedmiotowej sprawie strona w dniu r. zapoznała się z materiałem zebranym w sprawie (w tym z protokołami z przesłuchania świadków) i nie wniosła żadnych uwag. W związku z powyższym stwierdzić należy, że przyczyną powstania przedmiotowej nieprawidłowości, jak wskazano powyżej, było przeoczenie. Kontrola wykazała, że w protokołach przesłuchania świadków, nie zawsze zamieszczono informację, w jakim charakterze osoby brały udział w czynności urzędowej, co jest niezgodne z dyspozycją art k.p.a. (dot. SO , SO , SO , SO ). Jak wynika z ww. pisma z 19 grudnia 2018 r. powyższe również wynikało z przeoczenia. Dodatkowo wyjaśniono, że są to sytuacje jednostkowe, gdyż zwykle jest to zaznaczane. We wskazanych sprawach, w jakim charakterze 10

11 osoby zostały przesłuchane wynika z akt sprawy tj. pism wzywających do stawiennictwa, gdyż każdorazowo określa się w jakim charakterze osoby są wezwane. W toku kontroli ustalono, że w sytuacji, gdy zachodziła konieczność zapewnienia nieobecnej stronie udziału w prowadzonym postępowaniu nr SO , organ prawidłowo, na podstawie art k.p.a., wystąpił do sądu o ustanowienie kuratora. Niemniej jednak stwierdzono, że w przypadku postępowania nr SO oraz SO , które dotyczyły wymeldowania osoby nieobecnej, ogan nie wystąpił o ustanowienie kuratora. Wprawdzie w dniu 14 sierpnia 2017 r. strona wymeldowała się z pobytu stałego (dot. SO ), niemniej jednak zauważyć należy, że 11 sierpnia 2017 r. organ wystosował zawiadomienie stron o zebraniu całości materiału dowodowego, tymczasem z akt sprawy wynika, iż strona mieszkała w Anglii (adres nie został ustalony). Natomiast odnośnie drugiego z ww. postępowań stwierdzono, iż strona przebywa w Kanadzie, pisma kierowane do niej na adres zameldowania odbierała jej siostra, jednak z udostępnionych w toku kontroli akt sprawy wynika, że nie była ona domownikiem, o którym mowa w art. 43 k.p.a., a strona nie udzieliła pełnomocnictwa do reprezentowania jej w tej sprawie przed organem administracji. W wyjaśnieniach z 19 grudnia 2018 r. wskazano, że: w odniesieniu do uwag dotyczących sprawy nr SO nie wystąpiono o ustanowienie kuratora, gdyż strona, która uzyskała od swojej babci, przesłuchanej w charakterze świadka, informację o prowadzonym postępowaniu kontaktowała się telefonicznie z pracownikiem i uprzedziła, iż zgłosi się w urzędzie. W dniu r. tj. kiedy przygotowane zostało pismo pracownik miał wiedzę, iż strona postępowania przyjechała do Polski i się zgłosi. W dniu r. wszystkie strony postępowania faktycznie zgłosiły się i osobiście odebrały pismo z dnia r. informujące o zebraniu całości materiału potwierdzającego jego odbiór. Tym samym, nastąpiło skuteczne ponformowanie o prowadzonym postępowaniu. W związku z powyższym zauważyć należy, że przeprowadzenie wskazanej rozmowy telefonicznej ze stroną postępowania nie znajduje odzwierciedlenia w aktach sprawy, co stanowi narudzenie art k.p.a. Jednocześnie pismem z 19 grudnia 2018 r. wyjaśniono, że: odnosząc się do uwag dotyczących sprawy nr SO nie wystąpiono o ustanowienie kuratora, gdyż odbierająca korespondencję kierowaną do strony, siostra mieszka w tym samym budynku, w którym była zameldowana strona. W omawianym przypadku siostra jest tym samym sąsiadką strony. Z przepisu art. 43 ustwy kodeks postępowania administracyjnego wynika możliwość zastępczego doręczania pism, w tym sąsiadowi jeśli podejmie się oddania pisma adresatowi. Przesłuchana do protokołu w dniu r. w charakterze świadka siostra zeznała, iż odebrała korespondencję, gdyż ma ze stroną kontakt telefoniczny. Kontakt z zamieszkałą w Kanadzie stroną mają również inni członkowie rodziny, którzy powiadomili o sprawie stronę wysyłając do niej wiadomość . Powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. Organ przy owamianiu zagadnienia dotyczącego kwestii anulowania czynności materialono-technicznej przedmiotowego zameldowania, poinformował, iż strona nigdy nie mieszkała i nie mieszka nadal 11

12 w przedmiotowym lokalu, tak więc nie można uznać, iż siostra jest jej sąsiadką. Dodatkowo dyspozycja art. 43 k.p.a. wskazuje, że o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W omawianym przypadku takie zawiadomienie również nie miałoby szansy dotrzeć do adresata. W związku z powyższym podkreślić należy, iż skoro organ miał wiedzę, że strona, mieszka w Kanadzie i nie ustanowiła pełnomocnika, o którym mowa w art. 32 k.p.a., obowiązany był postąpić zgodnie z dyspozycją art. 34 k.p.a. Przyczyną powstania przedmiotowej nieprawidłowości była błędna interpetacja przepisów. W nagłówkach pism, kierowanych do stron w toku postępowania, stosowano oznaczenie Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie (aparatu pomocniczego), a nie organu gminy (Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie), co jest praktyką nieprawidłową (właściwy nagłówek znajdował się jedynie na wydawanych decyzjach). Wszczęte postępowania administracyjne zakończone zostały wydaniem decyzji, które zgodnie z art. 107 k.p.a. zawierały: datę wydania, oznaczenie organu i strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, podpis oraz pieczęć uprawnionej osoby. Decyzje wydane w postępowaniach wszczętych po 1 czerwca 2017 r. zawierają dodatkowo pouczenie o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania29. Decyzje zostały doręczone stronom, a w aktach znajdują się potwierdzenia skutecznego doręczenia rozstrzygnięć. Mając na uwadze podstawy prawne wydanych rozstrzygnięć stwierdzono, że w trzech decyzjach dotyczących umorzenia postępowania w sprawach o wymeldowanie, przywołano jedynie art k.p.a.30 Z uwagi na fakt, że podstawa prawna decyzji musi być powołana dokładnie, ze wskazaniem mających zastosowanie w danej sprawie przepisów, zarówno prawa formalnego jak i materialnego31, prawidłowo powinien zostać przywołany ww. przepis w zw. z art. 35 ustawy o ewidencji ludności. Dodatkowo w toku kontroli stwierdzono, że w decyzji SO wskazano nieaktualny publikator ustawy o ewidencji ludności. Przyczyną powstania przedmiotowej nieprawidłowości było nieprzestrzeganie procedur postępowania. W toku kontroli ustalono, że metryki, o których mowa w art. 66a k.p.a. mają formę elektroniczną. W urzędzie funkcjonuje elektroniczny system obiegu dokumentów, a więc metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie32, co jest zgodne z 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy33. W trakcie trwania czynności kontrolnych stwierdzono, że w aktach prowadzonych spraw znajdują się zaświadczenia o zameldowaniu osób, których dotyczy postępowanie w sprawie wymeldowania. Zauważyć należy, iż przedmiotowe zaświadczenia wydawane są 29 1 czerwca 2017 r. weszła w życie ustawa z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2017 r. poz. 935) - obowiązuje nowe brzmienie art. 107 k.p.a. W myśl art pkt 7 k.p.a. decyzja zawiera pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania. 30 Dot. S , S , S vide M. Wierzbowski, R. Hauser (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Wyd. 5, Warszawa 2018 r. 32 Wyjaśnienia z 19 grudnia 2018 r., str Dz. U. z 2012 r., poz

13 przy realizacji obowiązku meldunkowego lub na wniosek. W piśmie z 19 grudnia 2018 r. wyjaśniono, że: dokumenty określone jako zaświadczenie nie stanowiły w rzeczywistości zaświadczeń, brak było bowiem na nich podstawy prawnych i nie były wydawane stronom. Stanowiły wydruk z rejestru mieszkańców i potwierdzały fakt zameldowania osoby wobec, której było prowadzone postępowanie. W prowadzonych postępowaniach meldunkowych miały charakter dokumentu wewnętrznego (notatki służbowej i tak były traktowane). Podkreślić należy, iż omawiana praktyka jest nieprawidłowa. Notatka służbowa nie powinna być sporządzana w formie zaświadczenia, podpisywanego z upoważnienia Burmistrza przez Sekretarza Gminy. Zgodnie z dyspozycją art czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności. Odnosząc się do terminowości załatwiania spraw ustalono, że postępowania prowadzone były terminowo. W przypadku braku możliwości załatwienia sprawy w terminie, organ przesyłał stronom zawiadomienia na podstawie art. 36 k.p.a., wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz podając przyczyny zwłoki. Przy czym na marginesie należy zauważyć (mając na uwadze datę sporządzania przedmiotowych pism), że zgodnie z art k.p.a. załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca. Jest to termin, którego uchybienie z powodu wystąpienia sprawy szczególnie skomplikowanej, powinno skutkować sygnalizacją oraz wskazaniem nowego terminu załatwienia sprawy, ze względu na jej złożoność. Postępowanie takie należy uznać za właściwe mając na uwadze zasady ogólne k.p.a., przede wszystkim zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu, zasadę szybkości postępowania oraz zasadę udzielania informacji. W związku z powyższym wskazać należy, iż zasadne byłoby sporządzanie ww. sygnalizacji przed upływem miesiąca. Zawiadomienia w postępowaniach wszczętych po 1 czerwca 2017 r. zawierają pouczenie o prawie do wniesienia ponaglenia34. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące prowadzenia przez Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie postępowań administracyjnych, na podstawie art. 35 u.e.l. oraz art. 31 u.e.l., oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami, natomiast zagadnienie dotyczące terminowości realizacji spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie czerwca 2017 r. weszła w życie ustawa z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2017 r. poz. 935). 13

14 Wykonywanie czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 30 formularzy meldunkowych, przyjętych w kontrolowanym okresie, tj. 15 zgłoszeń pobytu stałego oraz 15 zgłoszeń pobytu czasowego35. Stwierdzono, iż wszystkie analizowane zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach, zgodnie z obowiązującymi wzorami i zawierały dane wymagane przepisami prawa. Wyjątek stanowi zgłoszenie pobytu stałego nr 4, w którym zabrakło wskazania kraju urodzenia, co jest niezgodne z dyspozycją art. 30 ust. 1 pkt 4 u.e.l. oraz pieczęci i podpisu urzędnika przyjmującego zgłoszenie, co stanowi naruszenie instrukcji wypełniania przedmiotowego formularza36. Wszystkie formularze stosowane przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego zawierały potwierdzenie pobytu w lokalu w formie własnoręcznego podpisu. Ponadto, we wszystkich przypadkach na formularzach zgłoszenia pobytu znajduje się adnotacja o tytule prawnym do lokalu, co należy uznać za poprawną praktykę. Przy zameldowaniu na pobyt czasowy wnioskodawca wskazywał deklarowany okres pobytu w tym miejscu, zgodnie z art. 28 ust. 3 u.e.l. Na większości formularzy zgłoszeń pobytu czasowego dokonanych przez cudzoziemców zamieszczano adnotację o dokumencie podróży oraz o dokumencie potwierdzającym prawo pobytu oraz okresie w którym cudzoziemiec może legalnie przebywać na terytorium Polski, co również należy uznać za prawidłową praktykę. W przypadku dokonania obowiązku meldunkowego przez pełnomocnika37, legitymował się on stosownym pełnomocnictwem udzielonym w formie, o której mowa w art k.p.a., tj. zgodnie z art. 24 ust. 4 u.e.l. W przypadku osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych obowiązek meldunkowy wykonywał ich przedstawiciel ustawowy, zgodnie z art. 24 ust. 3 u.e.l. Podczas kontroli ustalono, iż we wszystkich przypadkach osobom, które dokonywały zameldowania na pobyt stały, zgodnie z dyspozycją art. 32 ust. 1 u.e.l., organ z urzędu wydawał zaświadczenia o powyższym. Natomiast osobom dokonującym zameldowania na pobyt czasowy zaświadczenia, o których mowa w art. 32 ust. 2 u.e.l. wydawane są na wniosek. Przedmiotowe zaświadczenia zawierają wszystkie wymagane informacje wymienione w art. 32 ust. 3 u.e.l. oraz właściwą podstawę prawną, przy czym w zaświadczeniach z 2017 r. powoływano nieaktualny publikator ustawy o ewidencji ludności38. Jednocześnie stwierdzono, iż w ich nagłówkach prawidłowo stosowano oznaczenie organu (Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie), a podpisane zostały przez Sekretarza Gminy lub przez pracowników z upoważnienia Burmistrza Mając na uwadze brak sygnatur, wykaz spraw, poddanych kontroli z przedmiotowego zakresu, stanowi załącznik nr 1do projektu wystąpienia/wystąpienia pokontrolnego. 36 Zamieszczonej w załączniku nr 1 do obowiązującego ówcześnie Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego z dnia 29 września 2011 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1852). 37 Dot. zgłoszenia pobytu stałego nr 7, zgłoszenia pobytu czasowego nr 1 i nr W zaświadczeniach wydawanych w 2018 r. publikator ustawy nie jest przywoływany. 39 Upoważnienia nr SG z 16 kwietnia 2015 r.; upoważnienie nr SG z 3 października 2016 r.; upoważnienie nr SG z 3 października 2016 r.; upoważnienie nr SG z 3 października; Zarządzenie nr Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie z 7 lipca 2016 r. w sprawie upoważnienia Sekretarza Gminy do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej. 14

15 Kontrola wykazała, że po przyjęciu zgłoszenia meldunkowego do rejestru wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Fakt ten ustalono na podstawie porównania danych zawartych na formularzach z danymi wprowadzonymi do rejestru. W toku kontroli stwierdzono, iż adnotacje dotyczące opłaty skarbowej znajdują się na zaświadczeniach, natomiast zgodnie z 4 ust. 240 rozporządzenia z dnia 28 września 2007 r. Ministra Finansów w sprawie zapłaty opłaty skarbowej41, przedmiotowa adnotacja powinna być zamieszczona na odrębnym dokumencie i uzupełniona o informację określającą przedmiot opłaty skarbowej. W wyjaśnieniach z 19 grudnia 2018 r. wskazano, że: klient otrzymuje odrębny dokument z informacją określającą przedmiot opłaty skarbowej, który stanowi swojego rodzaju załącznik do zaświadczenia o zameldowaniu na pobyt czasowy. Tylko na zaświadczeniach, które zostają ad acta znajdują się adnotacje zarówno o uiszczonej opłacie skarbowej, jak również o jej niepodleganiu. Praktyka ta stosowana jest wyłącznie dla ułatwienia pracy przy sporządzaniu statystyk (...). Do pisma dołączono wzór przedmiotowego dokumentu. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. Niemniej zauważyć należy, iż mając na uwadze dyspozycję 60 ust. 4 ww. Instrukcji kancelaryjnej, zasadne byłoby, aby sporządzanie adnotacji na odrębnym dokumencie znajdowało odzwierciedlenie w aktach spraw. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznej w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należało ocenić pozytywnie z uchybieniami. Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców, a także terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie. Kontroli poddano 20 wydanych zaświadczeń z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców42. W toku kontroli stwierdzono, że zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski, złożone w formie pisemnej. Wszystkie podania zostały złożone przez osoby do tego uprawnione, a organ wydawał zaświadczenia zgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy. Ustalono, iż organ gminy sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej. W sprawach tego wymagających, do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania wpłaty. Na wydanych zaświadczeniach znajdują się adnotacje zarówno o uiszczonej opłacie skarbowej, jak również o jej niepodleganiu, co jest zgodne z 4 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 3 lit. a 40 Jeżeli dokument potwierdzający dokonanie czynności urzędowej, zaświadczenie lub zezwolenie (pozwolenie, koncesja) wydawane są według określonego odrębnymi przepisami wzoru, który nie zawiera miejsca na adnotację dotyczącą opłaty skarbowej, organ zamieszcza na odrębnym dokumencie adnotację, o której mowa w ust. 1, uzupełnioną o informację określającą przedmiot opłaty skarbowej. 41 Dz.U. Nr 187 poz SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , , SO , SO , SO , SO , , SO , SO , SO , SO

16 rozporządzenia w sprawie zapłaty opłaty skarbowej43. Omawiane zaświadczenia podpisane zostały przez osoby do tego upoważnione, w ich nagłówkach widnieje właściwe oznaczenie organu (Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie) oraz zawierają prawidłową podstawę prawną. Przy czym stwierdzić należy, iż w 2 przypadkach przywołany został nieprawidłowy (dot. S ) lub nieaktualny publikator ustaw (dot. S , SO , S ). Na marginesie zauważyć należy, że w przypadku zaświadczeń wydawanych na podstawie art. 45 ust. 2 u.e.l. przywoływanie dodatkowo art lub 2 k.p.a. jest zbędne44. Odnosząc się do terminowości wydanych zaświadczeń należy wskazać, że wszystkie zostały wydane terminowo, zgodnie z art k.p.a., tj. bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni (15 zaświadczeń wydanych i odebranych zostało w tym samym dniu, w którym złożono wniosek). Na zaświadczeniach znajduje się pieczęć wpływu do organu (zgodnie z 42 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej) oraz potwierdzenie ich odbioru (stosownie do treści 60 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej). [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców oceniono pozytywnie, terminowość prowadzenia powyższych spraw oceniono również pozytywnie. Udostępnianie danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców Kontroli poddano 20 spraw dotyczących udostępnienia danych z rejestru mieszkańców45. W toku czynności kontrolnych ustalono, że wnioski składane były na właściwych formularzach, określonych w 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego46. Kontrola wykazała, iż większość złożonych wniosków była kompletna (dot. 15 podań), a w pozostałych przypadkach wezwano do uzupełnienia stwierdzonych braków formalnych, na podstawie art k.p.a. Przy czym wskazać należy, że pismem z dnia 19 stycznia 2018 r., nr S wezwano we wskazanym powyżej trybie m.in. o dostarczenie prawomocnego postanowienia Sądu (...). W wyjaśnieniach z 19 grudnia 2018 r. wskazano, że żądano w tym trybie przedmiotowego dokumentu z uwagi na fakt, iż: 43 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz.U. Nr 187, poz. 1330). 44 Dot. 8 poddanych kontroli zaświadczeń. 45 S , S , S , S , S , , S , S , S , S , , S , S , S , S , , S , S , S , S Dz.U. z 2016 r., poz

17 wnioskodawca żądając udostępnienia danych powołał się na fakt wyznaczenia go przez sąd zarządcą nieruchomości. Prawomocne postanowienie mogłoby świadczyć o posiadaniu przez niego interesu prawnego w pozyskaniu danych. W związku z powyższym wskazać należy, iż przedmiotowy dokument nie stanowi braku formalnego wniosku o udostępnienie danych, dlatego organ nie ma możliwości pozostawienia podania bez rozpoznania w przypadku, gdy wnioskodawca go nie przedłoży. Przyczyną powstania przedmiotowej nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. Kontrola wykazała, że organ z reguły udostępniał dane zgodnie z żądaniem wnioskodawcy (dot. 16 na 20 poddanych kontroli spraw) oraz w zakresie w jakim wykazał on uprawnienia do ich uzyskania. Niemniej jednak w 2 przypadkach (dot. S , S ) nie udostępniono nazwiska matki, pomimo iż wnioskodawca wymienił je w pkt III wniosku dot. zakresu żądanych danych. Mając na uwadze, iż w rejestrze mieszkańców gromadzone są dane dot. nazwisk rodowych rodziców, należało podjąć czynności wyjaśniające czy podanie dot. udostępnienia wskazanego nazwiska, które widniało w rejestrze mieszkańców. Natomiast w odpowiedzi wskazano, jedynie pozostałe żądane dane - brak. W związku z powyższym, mając na uwadze, że w innych odpowiedziach również znajdowała się przedmiotowa informacja (dot. S , S , S ) wskazać należy, iż zasadne byłoby, gdyby organ nie informował ogólnie o braku pozostałych danych, ale wskazywał konkretnie, które informacje nie widnieją w rejestrze, tak żeby nie było wątpliwości co do zakresu udostępnianych danych. W wyjaśnieniach z 19 grudnia 2018 r., dotyczących sprawy S , wskazano, że: nazwisko matki nie zostało udostępnione, ponieważ jak wynika z treści art. 8 ustawy o ewidencji ludności, dane takie nie są gromadzone ani w rejestrze PESEL ani w rejestrach mieszkańców. Nazwisko rodowe matki, o udostępnienie którego wnioskowano, nie jest tym samym co jej nazwisko. Zakres żądania wynika wprost z treści wniosku, w którym wystąpiono o udostępnienie nazwiska matki, a nie jej nazwiska rodowego. Powyższe wyjaśnienia nie mogą zostać uwzględnione. Jeżeli organ nie miał wątpliwości, że wniosek dotyczył nazwiska, a nie nazwiska rodowego, skoro powyższe dane nie są gromadzone w rejestrze, powinien poinformować o powyższym wnioskodawcę. Wskazanie brak danych sugeruje, że dane w rejestrze są gromadzone, ale organ nimi nie dysponuje. Niemniej jednak jak wskazano powyżej, w przedmiotowej sprawie zasadne było podjęcie czynności wyjaśniaj ących, co do zakresu żądania wnioskodawcy. Jednocześnie w toku kontroli stwierdzono, że w odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych nr S zabrakło informacji dotyczących zameldowania na pobyt czasowy. Natomiast w sprawie S wnioskodawca nie został poinformowany o konieczności złożenia odrębnych wniosków odnośnie udostępnienia dat zameldowania poszczególnych osób zameldowanych w lokalu, którego podanie dotyczy. Z wyjaśnien z 19 grudnia 2018 r. wynika, że: wnioskodawca nie został poinformowany o konieczności złożenia odrębnych wniosków, celem pozyskania dat zameldowania, przez niedopatrzenie. Pracownicy realizujący wnioski o udostępnienie danych mają wiedzę, iż celem uzyskania dat zameldowania osób zameldowanych pod 17

18 jednym adresem, konieczne jest złożenie osobnych wniosków. Pracownicy realizując takie wnioski informują zwykle o tym wnioskodawcę. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, iż w 18 kontrolowanych sprawach wnioskodawcami były podmioty zwolnione z opłaty za udostępnienie danych, na podstawie art. 53 pkt 1 u.e.l. lub art. 54 u.e.l. W sprawach S oraz S znajdują się dowody uiszczenia opłaty za udostępnienie danych w wysokości 31 zł, zgodnej z 2 pkt 1 rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL47. W trakcie kontroli stwierdzono, że w nagłówkach pism stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych widniało prawidłowe oznaczenie organu, który dane udostępnia (Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie). Pisma zostały podpisane przez osoby do tego upoważnione. W trakcie trwania czynności kontrolnych nie sposób było ustalić sposobu doręczenia 648 odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych, na pozostałych znajduje się stosowna adnotacja, o której mowa w 60 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. RETESTRACTA I KWALIFIKACTA W0TSK0WA W przedmiotowym zakresie poddano kontroli wszystkie czynności z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej przeprowadzone w latach 2017 i Realizacja obowiązków dotyczących rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej W wyniku kontroli ustalono, iż zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej49, Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie w latach 2017 i 2018 prowadził rejestrację zgodnie z właściwością, tj. sporządzał rejestr na podstawie rejestru mieszkańców, o którym mowa w art. 8 u.e.l. Rejestry sporządzone zostały według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych 47 Dz. U. z 2017 r. poz S , S , S , S , S , S Rejestrację prowadzi wójt lub burmistrz (prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące osoby objętej rejestracją w dniu ukończenia przez nią osiemnastu lat życia. 18

19 i Administracji z dnia 17 listopada 2009 r. w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej50, zwanego dalej r.r., w formie wydruku na nośniku papierowym, osobno dla każdego rocznika mężczyzn i każdego rocznika kobiet, zgodnie z 3 ust. 3 ww. rozporządzenia. Rejestr mężczyzn i rejestr kobiet urodzonych w 1998 r. zostały sporządzone w dniu 4 stycznia 2017 r., rejestr mężczyzn i rejestr kobiet urodzonych w 1999 r. zostały sporządzone w dniu 4 stycznia 2018 r. Wszystkie rejestry zostały prawidłowo podpisane przez Burmistrza Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie. Zgodnie z dyspozycją 3 ust. 5 r.r. dane osób, które ukończyły lub ukończą do 31 grudnia 18 lat życia, ujmuje się w rejestrze najwcześniej w dniu następującym po dniu, w którym osoba objęta rejestracją ukończyła 18 lat życia, toteż rejestry sporządzone zostały prawidłowo. W rejestrze mężczyzn urodzonych w 1998 r. ujętych było 113 osób. W rejestrze kobiet urodzonych w 1998 r., ujętych było 122 osób. W rejestrze mężczyzn urodzonych w 1999 r. i w rejestrze kobiet urodzonych w 1999 r., ujętych było odpowiednio i 95 osób. Zgodnie z wymogiem art. 31 ust. 6 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz 3 ust. 3 r.r., jeden egzemplarz rejestru osób objętych rejestracją, wójt, burmistrz (prezydent miasta) przekazuje właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień niezwłocznie po sporządzeniu. W aktach przedłożonych do kontroli brak było dokumentacji potwierdzającej wykonanie przedmiotowego obowiązku. Pracownik urzędu, Pan Julian Żygadło, wyjaśnił, iż egzemplarze rejestrów zostały przekazane zarówno w roku 2017 (dnia 5 stycznia 2017 r.) jak i w roku 2018 (dnia 5 stycznia 2018 r.). Powyższe wyjaśnienia uwzględniono, niemniej jednak zauważyć należy, iż zgodnie z zasadą pisemności wyrażoną w art. 14 k.p.a. właściwym byłoby pisemne utrwalenie w aktach sprawy potwierdzenia przekazania przedmiotowych rejestrów. Jednocześnie należy wskazać, że w myśl 60 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub je j osobistego doręczenia. Powyższe naruszenie stanowi uchybienie formalne, nie wpływa bowiem na realizację zadań przez organ gminy. W rejestrze kobiet i rejestrze mężczyzn urodzonych w 1998 roku, sporządzonych na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej, stwierdzono przypadki osób zameldowanych na pobyt stały na terenie innej gminy, a na pobyt czasowy na terenie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie. 0rgan gminy pobytu czasowego - Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie - prawidłowo zawiadomił organy gmin właściwe dla miejsca zameldowania na pobyt stały o wpisaniu osób do rejestrów. Zawiadomienia zgodne są ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej. Po sporządzeniu rejestrów organ kontrolowany przesyłał Wojewodzie Dolnośląskiemu informacje o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestrów, zgodnie z 5 ust. 1 r.r.51 Na marginesie należy zauważyć, iż przedmiotowe pisma adresowane były do urzędu 50 Dz.U. z 2015 r. poz Wójt lub burmistrz (prezydent miasta), po sporządzeniu rejestru, przesyła wojewodzie informację o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru, w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku. 19

20 wojewódzkiego a nie do wojewody. Powyższe naruszenie stanowi uchybienie formalne, nie wpływa bowiem na realizację zadań przez organ gminy. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej oceniono pozytywnie z uchybieniami. Terminowość wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji W wyniku kontroli ustalono, że zgodnie z 3 ust. 1 r.r. Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie sporządzał rejestr osób objętych rejestracją corocznie, w terminie do dnia 5 stycznia roku następującego po roku, w którym osoby ukończyły 18 lat życia. Po sporządzeniu rejestru organ gminy przesyłał wojewodzie informacje o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru terminowo, tj. do dnia 20 stycznia każdego roku, zgodnie z przepisem 5 ust. 1 r.r. oraz jeden egzemplarz rejestru przekazywał wojskowemu komendantowi uzupełnień niezwłocznie po sporządzeniu, zgodnie z przepisem 3 ust. 3 r.r. Zawiadomienia o wpisaniu do rejestru osoby zameldowanej na pobyt czasowy na terenie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie, a na pobyt stały na terenie innej gminy zostały przesłane niezwłocznie (zgodnie z 4 ust. 2 r. r.). Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, terminowość wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji oceniono pozytywnie. Realizacja obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej W wyniku kontroli stwierdzono, iż zgodnie z przepisem 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra 0brony Narodowej z dnia 23 listopada 2009 r. w sprawie kwalifikacji wojskowej52, zwanego dalej r.k.w., Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie wzywał osoby, o których mowa w 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra 0brony Narodowej z dnia 26 września 2016 r. sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2017 r.53 oraz w 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra 0brony Narodowej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2018 r.54, do stawienia się do kwalifikacji wojskowej, za pomocą wezwań. W trakcie kontroli ustalono, iż wezwania sporządzane były wg wzoru określonego w załącznikach do r.k.w. W toku czynności kontrolnych ustalono, że Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie prowadził listy stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej, uwzględniając dane osobowe tych osób, określone w art. 32 ust. 9 pkt 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Listy były sporządzone w sposób określony w 9 ust. 7 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia. 52 Dz.U. z 2017 r. poz Dz.U. poz Dz.U. poz

21 W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, że Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie prowadzi wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony, ujmując w nim osoby, które nie dopełniły obowiązku stawienia się do kwalifikacji wojskowej w wyznaczonym terminie i miejscu. Realizuje zatem obowiązek wynikający z 10 ust. 1 pkt 3 r.k.w. Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie przekazywał wojewodzie za pośrednictwem starosty wnioski dotyczące liczby osób podlegających wezwaniu do kwalifikacji wojskowej, o których mowa w 8 ust. 3 i 4 r.k.w. (w kwalifikacji wojskowej prowadzonej w 2017 roku pismem nr S , w kwalifikacji wojskowej prowadzonej w 2018 roku pismem nr S ). Zgodnie z 9 ust. 5 r.k.w. jeden egzemplarz listy wójt lub burmistrz (prezydent miasta) przekazuje powiatowej komisji lekarskiej nie później niż na siedem dni przed rozpoczęciem kwalifikacji wojskowej. W aktach przedłożonych do kontroli brak było dokumentacji potwierdzającej wykonanie przedmiotowego obowiązku. Pracownik urzędu, Pan Julian Żygadło, wyjaśnił, iż: Jeden egzemplarz listy stawiennictwa został przekazany Powiatowej Komisji Lekarskiej w dniach r. oraz r. Powyższe wyjaśnienia uwzględniono, niemniej jednak zauważyć należy, iż zgodnie z zasadą pisemności wyrażoną w art. 14 k.p.a. oraz treść 60 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej, właściwym byłoby pisemne utrwalenie w aktach sprawy potwierdzenia przekazania przedmiotowych rejestrów. Powyższe naruszenie stanowi uchybienie formalne, nie wpływa bowiem na realizację zadań przez organ gminy. Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, że organ gminy realizował obowiązek wynikający z 10 ust. 1 pkt 2 r.k.w.55, tj. ustalał przyczyny niestawienia się osób do kwalifikacji wojskowej i miejsce ich pobytu, przy czym wyniki ww. ustaleń, zgodnie ze złożonymi wyjaśnieniami, przekazywał przewodniczącemu powiatowej komisji lekarskiej oraz właściwemu wojskowemu komendantowi ustnie, w takcie prac komisji. W tym miejscu zauważyć należy, iż zgodnie z obowiązującą w administracji publicznej zasadą pisemności organy administracji publicznej realizują swoje obowiązki na piśmie, tworząc akta sprawy zawierające dokumentację56. Przedmiotowe informacje należy zatem sporządzać na piśmie i w takiej formie przekazywać adresatom. Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie, będąc właściwy ze względu na miejsce pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące zawiadamiał wójta, burmistrza (prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego o stawieniu się osoby po raz pierwszy do kwalifikacji wojskowej. Zawiadomienia zgodne są ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. Na marginesie należy zauważyć, iż przedmiotowe zawiadomienia adresowane były nie do organu gminy a do urzędu. Powyższe naruszenie stanowi uchybienie formalne. 55 Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) ustala przyczyny niestawienia się osób i miejsce ich pobytu, a wyniki ustaleń przekazuje przewodniczącemu powiatowej komisji lekarskiej oraz wojskowemu komendantowi uzupełnień. 56 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz. 67). 21