Regulamin uczestnictwa w Konferencji

Transkrypt

1 Regulamin uczestnictwa w Konferencji 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin stanowi podstawę organizacji i uczestnictwa w II Ogólnopolskiej Konferencji Energetyków Energo Rodeo organizowanej na terenie firmy ZIAD Bielsko Biała SA, która odbędzie się w dniach czerwca 2019 r. zwanej dalej Konferencją i określa prawa oraz obowiązki Uczestników oraz osób dokonujących zgłoszeń Uczestników. 2. Głównym organizatorem Konferencji Energo Rodeo jest ZIAD Bielsko-Biała SA z siedzibą w Bielsku - Białej przy al. Armii Krajowej 220, wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem KRS z kapitałem zakładowym (wpłaconym) ,00 PLN, NIP: wraz z Partnerami - zwany dalej Organizatorem/-ami. 3. Uczestnikiem Konferencji są: a) osoba, której uczestnictwo w Konferencji zostało zgłoszone na zasadach określonych w Regulaminie poprzez wypełnienie karty zgłoszenia przez Zgłaszającego. Zgłaszający będący osobą fizyczną może być jednocześnie Uczestnikiem Konferencji. b) osoba, która została oddelegowana do udziału w Konferencji przez Sponsora. 4. Niniejszy Regulamin znajduje odpowiednie zastosowanie także do osób, które wygłoszą podczas Konferencji prelekcję na wybrany przez Organizatora temat (Prelegenci) oraz do gości specjalnych Konferencji. 2 Opłaty 1. Udział w Konferencji dla wszystkich Uczestników jest odpłatny. 2. Zgłaszający zobowiązuje się do opłacenia kwoty uczestnictwa w konferencji w wysokości określonej w Karcie Uczestnictwa lub na podstawie odrębnych umów. 3. Na podstawie wypełnionej i przesłanej do Organizatora karty uczestnictwa wystawiana jest faktura VAT. 4. Wypełnioną i podpisaną Kartę uczestnictwa należy przesłać na adres kontakt@energo-rodeo.pl najpóźniej do roku. 5. Organizator dopuszcza możliwość wcześniejszego zakończenia Rejestracji w sytuacji, gdy wszystkie miejsca na Konferencję zostaną wyprzedane, o czym Organizator poinformuje w Serwisie Internetowym Konferencji pod adresem:

2 3 Warunki uczestnictwa 1. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona. 2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest: a) W przypadku uczestników, o których mowa w 1 ust. 3 lit. a - przesłanie przez Zgłaszającego wypełnionej i podpisanej Karty Uczestnictwa (obejmującej dane zgłaszanych Uczestników). b) Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie ustalonym przez Organizatora, określonym w 2 c) W przypadku uczestników, o których mowa w 1 ust. 3 lit. b przesłanie przez Sponsora listy oddelegowanych uczestników. d) Po dokonaniu łącznie wszystkich ww. czynności otrzymanie potwierdzenia udziału w Konferencji wskazanych przez Zgłaszającego lub uczestników Sponsora. e) Pisemne oświadczenie Uczestnika o akceptacji niemniejszego Regulaminu wypełnione podczas rejestracji. 3. Uczestnik zobowiązany jest dokonać rejestracji w dniu rozpoczęcia Konferencji. 4. Sposób zgłoszenia udziału w Konferencji, terminy wysyłania zgłoszeń oraz godziny rejestracji w dniu Konferencji zostaną podane na stronie Konferencji 5. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. Osoba zgłaszająca Uczestników (tj. Zgłaszający lub Sponsor) jest zobowiązana do przekazania Regulaminu zgłaszanym Uczestnikom Konferencji.. 6. Uczestnicy poprzez akceptacje niniejszego Regulaminu wyrażają zgodę na rozpowszechnianie przez Organizatorów ich wizerunków, utrwalonych w trakcie sesji fotograficznych lub nagrań filmowych realizowanych w czasie trwania Konferencji - bez żadnych ograniczeń czasowych lub terytorialnych. Zgoda uprawnia Organizatorów do rozpowszechniania wizerunków Uczestników w związku z realizacją czynności mających na celu promocję Konferencji lub działalności Organizatorów, w szczególności: a) do zamieszczania reklam graficznych, filmowych, głosowych, filmowo-głosowych, w mediach drukowanych, w tym czasopismach i gazetach, w mediach mobilnych, internecie, telewizji, radiu, mediach społecznościowych itd. b) do oznaczania miejsc prowadzenia sprzedaży produktów lub usług Organizatorów, c) do umieszczania na drukowanych materiałach reklamowych Organizatorów, w szczególności takich jak ulotki, foldery, karty uczestnictwa w konkursach, a także na innych nośnikach reklamy, w tym reklamy ulicznej, w szczególności takich jak billboardy, megaboardy, reklamy na budynkach, plakaty, tablice reklamowe, środki transportu. Powyższa zgoda może być ponowiona w toku rejestracji.

3 4 Odpowiedzialność Organizatora 1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne Konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Konferencji. 2. Organizator ustala plan Konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. 3. Zmiany w programie Konferencji, o których mowa powyżej, nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty zostaną zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości. 5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji. 6. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z udziału w Konferencji w przypadku, gdy działania Uczestnika naruszają porządek publiczny, negatywnie wpływają na dobre imię Organizatora lub w inny sposób wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę. Wykluczenie Uczestnika z jego winy nie wpływa na prawa Organizatora, w szczególności nie zwalnia Uczestnika z obowiązku zrekompensowania wyrządzonych strat na mieniu innych Uczestników lub Organizatora, a także nie obliguje Organizatora do zwrotu uiszczonej kwoty. 7. Osobami uprawnionymi do kontaktu ze strony Organizatorów Konferencji są: Pani Beata Ptak tel kontakt@energo-rodeo.pl Pan Andrzej Szary tel kontakt@energo-rodeo.pl 5 Odpowiedzialność Zgłaszającego/Uczestnika 1. Zgłaszający/Sponsor ma prawo delegować do udziału w Konferencji inną osobę, niż zgłoszony Uczestnik na zasadach określonych w niniejszym paragrafie. 2. Zmiany uczestnika można dokonać najpóźniej do 7 dni przed datą Konferencji poprzez wysłanie stosownego oświadczenia pocztą elektroniczną na adres podany w 4 ust. 7. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.

4 3. Uczestnik zobowiązuje się zastosować do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas Konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno- technicznych przedstawicieli Organizatora. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody będące następstwem nieprzestrzegania przez Uczestnika powyższych zasad i instrukcji. 4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, na którym odbywa się Konferencja. 6 Ochrona danych osobowych 1. Administratorem danych osobowych Zgłaszających i Sponsorów będących osobami fizycznymi, a także Uczestników jest ZIAD Bielsko-Biała SA z siedzibą w Bielsku - Białej przy al. Armii Krajowej 220, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem KRS z kapitałem zakładowym (wpłaconym) ,00 PLN, NIP: Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych telefonicznie pod numerem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pisząc na adres dane@ziad.bielsko.pl 2. Dane osobowe Zgłaszających/Sponsorów/Uczestników będą przetwarzane przez administratora zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami (w tym: rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - zwanym dalej RODO) - przez okres prowadzenia działań nakierowanych na realizację celów w związku z którymi zostały zebrane. 3. Administrator przetwarza dane osobowe Zgłaszających/Sponsorów/Uczestników w celu: a) wykonania umowy ze Zgłaszającym w przedmiocie określenia zasad udziału uczestników w Konferencji lub innych umów zawartych na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. Podstawą przetwarzania w takim wypadku jest wykonanie umowy ze Zgłaszającym lub podjęcie działań na żądanie Zgłaszającego przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). b) wykonania ciążących na administratorze obowiązków prawnych, w szczególności w zakresie prowadzenia właściwej dokumentacji księgowej, w tym zwłaszcza w zakresie wystawiania faktur, księgowania opłat itd. (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). c) promowania towarów lub usług własnych administratora, promowania Konferencji (w tym także w zakresie kolejnych edycji), a także tworzenia zestawień, analiz i statystyk oraz dochodzenia roszczeń. Podstawą przetwarzania w takim wypadku jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5 4. Niezależnie od powyższego - administrator może przetwarzać dane osobowe Zgłaszającego/Sponsora/Uczestnika w oparciu o wyrażoną przezeń, dobrowolną, konkretną, świadomą i jednoznaczną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). W takim wypadku zakres przetwarzania będzie odpowiadał treści zgody. Zgoda może być w każdym czasie cofnięta. 5. W każdym przypadku ujawnienie przez Zgłaszającego/Sponsora/Uczestnika danych osobowych jest dobrowolne - z zastrzeżeniem, że niektóre dane są niezbędne administratorowi do zawarcia umowy w przedmiocie umożliwienia uczestnictwa w Konferencji lub faktycznego dopuszczenia Uczestnika do udziału w Konferencji. 6. Administrator pozyskuje dane osobowe z następujących źródeł: a) dane Zgłaszających zbierane są bezpośrednio, za pomocą zbieranych kart uczestnictwa, b) dane Sponsorów - zbierane są bezpośrednio albo za pośrednictwem Partnera Organizacyjnego BELOS-PLP SA z siedzibą w Bielsku-Białej przy ul. Kustronia 74 (KRS: ). c) dane uczestników zbierane są bezpośrednio albo za pośrednictwem Zgłaszających (w formie kart uczestnictwa) lub Sponsorów (w formie notyfikacji osób oddelegowanych do udziału w Konferencji). 7. Dane osobowe Zgłaszającego/Sponsora/Uczestnika mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim wyłącznie w celu w przypadku, gdy administrator będzie do tego uprawniony lub zobowiązany na podstawie przepisów prawa. Odbiorami danych mogą być zwłaszcza: osoby obsługujące infrastrukturę lub systemy informatyczne, podwykonawcy, osoby świadczące usługi powiązane z realizacją Konferencji (np. banki, agencje reklamowe, kurierzy lub przewoźnicy), doradcy (np. w zakresie obsługi rachunkowej lub prawnej) lub audytorzy, a także Partner Organizacyjny BELOS-PLP SA z siedzibą w Bielsku-Białej przy ul. Kustronia 74 (KRS: ). 9. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób stanowiący profilowanie. 10. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego). 11. Zgłaszający/Sponsor/Uczestnik ma prawo dostępu do swych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawo do przenoszenia danych. Prawo sprzeciwu przysługuje Zgłaszającemu/Sponsorowi/Uczestnikowi zwłaszcza w przypadku gdy brak podstawy do przetwarzania danych lub gdy dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego. 12. W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się z naruszeniem prawa, Zgłaszającemu/Sponsorowi/Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6 7 Postanowienia końcowe 1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie. 2. Regulamin dostępny jest do wglądu na witrynie internetowej Konferencji pod adresem: 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 4. Wszelkie spory powstałe a nie rozwiązane polubownie rozstrzygane będą przez właściwy Sąd powszechny Organizatora.