ANEKS Nr 1 z dnia 15 października 2018r.

Transkrypt

1 ANEKS Nr 1 z dnia 15 października 2018r. do Zarządzenia Nr 1/2018 Dyrektora Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych z dnia 15 marca 2018r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych Na podstawie 6 ust. 4 Statutu Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych stanowiącego załącznik Nr 1 do Uchwały Nr XXVIII/711/16 Rady Miasta Gdańska z dnia 25 sierpnia 2016r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej Gdańskie Centrum Usług Wspólnych poprzez połączenie Centrum Obsługi Placówek Oświatowych Nr 1 w Gdańsku i Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w Gdańsku oraz nadania jej statutu, zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się aneks Nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia poprzez dokonanie zmiany schematu organizacyjnego Wprowadza się zmianę w schemacie organizacyjnym GCUW poprze rozdzielenie referatu kadr i płac na osobne referaty. 2. Z dniem wejścia w życie aneksu do regulaminu powołuje się: a) Referat płac b) Referat kadr 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2018r. Dyrektor Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych Barbara Nawrocka 1

2 Załącznik Nr 1 do Aneksu Nr 1 z dnia 15 października 2018r. do Zarządzenia Nr 1/2018 Dyrektora Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych z dnia r. W rozdz. IV Struktura organizacyjna GCUW w 13 ust. 1 pkt. e otrzymuje brzmienie: Referat płac dodaje się pkt. h o brzmieniu: Referat kadr Tym samym zmianie ulega struktura organizacyjna GCUW, przedstawiona w schemacie stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego aneksu 15 otrzymuje brzmienie: 1. Działalnością GCUW kieruje jednoosobowo Dyrektor. 2. Dyrektor wykonuje swoje zadania przy pomocy zastępców. 3. Zastępcy Dyrektora zastępują dyrektora w czasie jego nieobecności. 4. Zastępcy Dyrektora sprawują swoją funkcję w granicach w granicach pełnomocnictw udzielonych przez Dyrektora 5. Kierownicy komórek organizacyjnych kierują działami i ponoszą odpowiedzialność przed dyrektorem GCUW za realizację powierzonych do wykonania zadań 6. Kierownicy komórek organizacyjnych, w tym główny księgowy bezpośrednio podlegają dyrektorowi GCUW 7. Kierownicy komórek organizacyjnych są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór 16 otrzymuje brzmienie: Do kompetencji Zastępców Dyrektora należy w szczególności: 1. Nadzorowanie pracy referatów zgodnie z określoną strukturą organizacyjną 2. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi z rachunków bankowych GCUW i jednostek obsługiwanych zgodnie z udzielonym upoważnieniem do tych czynności 3. Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym 4. Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych 5. Zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów 6. Inicjowanie i opracowywanie projektów zarządzeń dyrektora GCUW 2

3 7. Opracowywanie procedur i podnoszenie jakości usług świadczonych przez GCUW 8. Sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie wykonywanych zadań 9. Składanie oświadczeń woli w imieniu Miasta Gdańska w zakresie objętym pełnomocnictwem, 10. Kierowanie bieżącą działalnością i reprezentowanie GCUW na zewnątrz w granicach pełnomocnictwa, 11. zaciąganie w imieniu Miasta Gdańska zobowiązań w ramach rocznego planu rzeczowo finansowego GCUW w granicach pełnomocnictwa, 12. Reprezentowanie Miasta przed sądami, organami administracji publicznej i organami egzekucyjnymi w postępowaniach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych związanych z działalnością GCUW w zakresie objętym pełnomocnictwem, 13. Dokonywanie czynności prawnych w imieniu i na rzecz Miasta Gdańska w zakresie dotyczącym działalności GCUW w ramach pełnomocnictwa, 14. Gospodarowanie mieniem GCW w granicach pełnomocnictwa, 15. Współpraca z samorządem terytorialnym oraz z podmiotami zewnętrznymi w zakresie spraw dotyczących działalności GCUW, 16. Organizowanie i koordynacja działalności GCUW, 17. Nadzór nad realizacją zadań realizowanych przez komórki organizacyjne GCUW w ramach pełnomocnictwa 18. Zatwierdzanie dokumentów finansowych, 19. Uczestnictwo w komisjach i zespołach zadaniowych, 20. Wykonywanie innych zadań i poleceń wydawanych przez Dyrektora. 19 otrzymuje brzmienie: 1. Do podstawowych obowiązków głównego specjalisty kadr należy: 1) Zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów 2) Inicjowanie i udział w opracowaniu projektów zarządzeń dyrektora GCUW 3) udział w opracowaniu procedur, podnoszenie jakości usług świadczonych przez GCUW 4) przygotowanie danych i dokumentów związanych z nawiązaniem, trwaniem i rozwiązaniem stosunku pracy. 5) Prowadzenie dokumentacji personalnej dotyczącej wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6) prawidłowe wprowadzanie danych do systemu KADRY-GPE, mających wpływ na rzetelne naliczenie wynagrodzeń. 7) stosowania przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych 8) przygotowanie danych i dokumentów niezbędnych w naliczaniu płac oraz nadzór nad obiegiem i przygotowaniem dokumentów finansowych 9) przygotowanie dokumentów kadrowych, terminowe przekazywanie do działu płac. 10) Prowadzenie ewidencji czasu pracy rozliczeń 11) Udział w sporządzaniu sprawozdań statystycznych. 3

4 2. Do podstawowych obowiązków głównego specjalisty płac należy: 1) Zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów 2) Inicjowanie i udział w opracowaniu projektów zarządzeń dyrektora GCUW 3) udział w opracowaniu procedur, podnoszenie jakości usług świadczonych przez GCUW 4) Prowadzenie dokumentacji płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5) stosowania przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych 6) przygotowanie danych i dokumentów niezbędnych w naliczaniu płac oraz nadzór nad obiegiem i przygotowaniem dokumentów finansowych 7) Udział w planowaniu wynagrodzeń, przeznaczonych na pokrycie zobowiązań wynikających ze stosunku pracy, w tym analiza wykorzystania środków z funduszu świadczeń socjalnych. 8) Udział w przygotowaniu sprawozdań statystycznych. 3. Do podstawowych obowiązków głównego specjalisty do spraw administracyjnych należy kompleksowa obsługa administracyjna GCUW, w tym w szczególności: 1) Zapewnienia materiałów biurowych, środków czystości, 2) Nadzór nad prawidłowym działaniem kancelarii GCUW 3) Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem transportu dokumentów 4) Zapewnienie utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych 5) Udział w przygotowaniu dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych w zakresie realizowanych zadań 6) Nadzór nad prawidłowym działaniem archiwum oświatowego 4. Do podstawowych obowiązków specjalisty ds. HR należy: 1) realizacja strategii kadrowej GCUW poprzez proponowanie i wdrażanie: a) polityki rekrutacji pracowników, b) polityki szkoleń i rozwoju zawodowego pracowników, c) systemu ocen (oceny jakości i efektywności pracy, oceny kwalifikacyjne), 2) prowadzenie rekrutacji i aplikacji samorządowej pracowników, 3) konsultowanie projektów opisów stanowisk pracy pracowników, 4) opracowanie i wdrażanie systemu ocen pracowniczych, 5) analiza potrzeb szkoleniowych pod kątem realizowanej strategii kadrowej, w tym przygotowywanie corocznego planu szkoleń i jego realizacja, 6) przygotowanie programów szkolenia i rozwoju pracowników, badanie efektywności szkoleń, 7) organizacja i nadzór nad praktykami i stażami odbywanymi w GCUW 8) przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie realizowanych zadań, w tym współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy, PFRON i innymi instytucjami w zakresie wykonywanych zadań, 5. Do podstawowych obowiązków Inspektora Ochrony Danych osobowych GCUW należy w szczególności realizacja zadań w oparciu o rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, zwanego dalej również RODO ): 4

5 1) Informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie; 2) monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty 3) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania 4) współpraca z organem nadzorczym 5) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach 6) pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia 7) prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności 6. Do podstawowych obowiązków specjalisty ds. zamówień publicznych GCUW należy: 1) Organizacja zamówień publicznych 2) Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych 3) Sporządzanie dokumentacji postępowania o zamówienia publiczne 4) Prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych 5) Publikacja ogłoszenia w zależności od wartości zamówienia w siedzibie Zamawiającego, Dzienniku Urzędowym WE, Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej GCUW 6) Sporządzanie sprawozdań z zakresu zamówień publicznych 7) Przechowywanie dokumentacji postępowań 8) Przygotowanie w zakresie zamówień publicznych projektów zarządzeń 9) Współdziałanie z Urzędem Zamówień Publicznych w ramach obowiązków wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności w zakresie wniosków i zapytań składanych do organów UZP 10) Koordynowanie czynności związanych z zawarciem umowy z wybranym oferentem, poprzez dokonywanie wstępnej kontroli projektów umów przed przedłożeniem do akceptacji radcy prawnemu 11) Kontrola poprawności innych dokumentów przygotowywanych w związku z zamówieniami publicznymi. 7. Do podstawowych obowiązków specjalisty ds. kontroli zarządczej GCUW należy koordynowanie ogółu działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań GCUW w sposób zgodny ze standardami kontroli zarządczej, tj w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy: 1) zapewnianie kompletności i zgodności z prawem dokumentacji systemu kontroli zarządczej 5

6 2) sporządzanie dla Dyrektora propozycji planu działalności GCUW z uwzględnieniem propozycji zawartych w planach złożonych przez kierowników referatów 3) przygotowywanie projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej 4) koordynowanie wewnętrznej sprawozdawczości z funkcjonowania kontroli zarządczej 5) bieżące informowanie Dyrektora o stanie kontroli zarządczej w GCUW 6) opracowywanie sprawozdań o stanie kontroli zarządczej w GCUW na potrzeby instytucji zewnętrznych 7) koordynowanie przebiegu procesu samooceny systemu kontroli zarządczej 8) przekazywanie Dyrektorowi GCUW wyników samooceny oraz propozycji usprawnień systemu kontroli zarządczej 9) prowadzenie i bieżąca aktualizacja wykazu procedur kontroli zarządczej w Urzędzie 10) koordynowanie realizacji zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem w GCUW i dokumentowania procesu zarządzania ryzykiem 11) podejmowanie działań mających na celu zapewnienie zgodności systemu kontroli zarządczej z wymaganiami Systemu Zarządzania Jakością, 12) współpraca z kierownikami referatów w GCUW oraz doradztwo w sprawach dotyczących zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 8. Do podstawowych obowiązków specjalisty ds. zarządzania siecią należy 1) nadzór oraz konfiguracja i konserwacja sieci komputerowej 2) zarządzanie zasobami sieci 3) kontrola zasobów komputerowych pod kątem antywirusowym 4) konfiguracja koncentratorów, routerów i drukarek sieciowych 5) nadzór i stała konserwacja sieci komputerowej ze szczególnym uwzględnieniem przepustowości i szybkości transmisji 6) Obsługa i serwis serwera dostępowego ze szczególnym uwzględnieniem ochrony serwera przed dostępem tzw. Hackerów 7) zabezpieczenie sieci internetowej i komputerowej przed nieuprawnionym dostępem z zewnątrz poprzez instalację i obsługę Firewalla lub innych urządzeń zabezpieczajacych 8) nadzór nad zawartością dysków twardych we wszystkich komputerach, w szczególności zainstalowanego oprogramowania 9) nadzór nad modyfikacjami tzw. upgrade-ami oprogramowania wraz z ichinstalacją 10) nadzór nad stanem technicznym poszczególnych elementów komputerów z uwzględnieniem spójności danych na dyskach twardych 11) wdrażanie przepisów dotyczących użytkowania i oprogramowania sprzętu komputerowego 12) nadzór i obsługa poczty elektronicznej dla wszystkich skrzynek poczty elektronicznej 13) gromadzenie i przechowywanie pełnej dokumentacji sprzętu komputerowego, licencji, oprogramowania i instrukcji. 6

7 9. Do podstawowych obowiązków zespołu radców prawnych należy wsparcie prawne dla GCUW oraz jednostek obsługiwanych w zakresie problemów prawnych zgłaszanych do zespołu radców prawnych. 10. Do podstawowych obowiązków służby BHP należy pełnienie funkcji doradczej i kontrolnej w zakresie przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w GCUW oraz w jednostkach obsługiwanych określonych w rozporządzeniu w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, szczególności: 1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy 2) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń 3) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy 4) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą 5) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników 6) prowadzenie doradztwa w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracodawcy, lecz również dla pracowników, osób wykonujących zadania społecznego inspektora pracy i zakładowych organizacji związkowych, jeżeli działają w zakładzie 7) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi GCUW i dyrektorom jednostek obsługiwanych co najmniej raz w roku okresowych analiz, stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy 8) prace w ramach zespołu badającego okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy. 11. Do podstawowych obowiązków pracownika działu IT należy: 1) Obsługa, serwis komputerów i osprzętu komputerowego 2) Stały nadzór oraz konserwacja sprzętu komputerowego 3) Kontrola zasobów komputerowych pod kątem antywirusowym 4) Konfiguracja koncentratorów, routerów i drukarek sieciowych 5) Nadzór nad zawartością dysków twardych we wszystkich komputerach, w szczególności zainstalowanego oprogramowania 6) Nadzór nad stanem technicznym poszczególnych elementów komputerów oraz pozostałego sprzętu komputerowego 7) Nadzór i obsługa poczty elektronicznej dla wszystkich skrzynek poczty elektronicznej 8) Wymiana zużytych pojemników na tusz i tonerów do drukarek w sposób umożliwiający stały do nich dostęp 9) Dbałość o czystość i bezawaryjność powierzonego do konserwacji sprzętu 12. Archiwum oświatowe działa w oparciu o instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego - składnicy akt 13. Pracownicza Kasa Zapomogowo Pożyczkowa działa na zasadach określonych w 39, ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jednolity: Dz. U r. Nr 79, poz. 854 z późn. zm. oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 502 z późn. zm. oraz na podstawie Statutu. 7

8 14. Dział Socjalny Emerytów i rencistów działa w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Emerytów i Rencistów. W załączniku Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych wyodrębnia się zakres działania referatu płac i referatu kadr ZAKRES DZIAŁANIA REFERAT KADR Dotyczy osób odpowiadających za sprawy kadrowe pracowników Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych oraz osób prowadzących kadrowy pracowników zatrudnionych jednostek obsługiwanych, które na podstawie odrębnych uchwał przekazały do Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych kompleksową obsługę kadrową: 1. W zakresie spraw kadrowych:, realizuje politykę kadrową określoną przez Dyrektora jednostki obsługiwanej, Dyrektora GCUW 2. Prowadzenie spraw dotyczących zatrudniania i zwalniania w ramach stosunku pracy na podstawie wyboru, powołania, umowy o pracę. 3. Prowadzenie i archiwizowanie akt osobowych, osobowe pracowników, obowiązującą dokumentację, kompletuje ją i przechowuje, 4. Przygotowanie i prowadzenie na bieżąco dokumentacji kadrowej, 5. Prowadzi sprawy związane z nawiązaniem, zmianą, rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy z pracownikami jednostek obsługiwanych, 6. Sporządza sprawozdania oraz analizy dotyczące zatrudnienia, dla potrzeb pracodawcy 7. Prowadzenie spraw osobowych związanych z prowadzeniem staży podyplomowych oraz staży specjalizacyjnych oraz osób skierowanych z Urzędu Pracy, 8. Prowadzenie ewidencji zatrudnionych i zwolnionych pracowników oraz ruchu osobowego. 9. Przygotowywanie dokumentacji dla pracowników zatrudnionych i byłych pracowników w celu naliczania kapitału początkowego w części dotyczącej spraw kadrowych. 10. Realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, m.in. Poprzez ustalanie prawa do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych, ustalanie prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia, sporządzanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych. 11. Prowadzi sprawy związane z ustalaniem wynagrodzenia pracowników, ich prawa do nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego, jednorazowej odprawy w związku z przejściem na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy 8

9 12. Prowadzenie ewidencji czasu pracy, m.in. w zakresie urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych i wychowawczych, wyjść służbowych i prywatnych pracowników, wyjazdów służbowych, zwolnień lekarskich. 13. Prowadzenie ewidencji czasu pracy, zwolnień lekarskich. 14. Systematyczne i terminowe przekazywanie informacji ZUS Płatnik zgodnie z posiadaną dokumentacją, np.: ZUA, ZZA, ZWUA, ZCNA, ZPA, ZWPA. 15. Prowadzenie spraw związanych z profilaktyczną opieką lekarską pracowników, kierowanie na badania wstępne, okresowe i kontrolne. 16. Odpowiada za terminowe szkolenia BHP: wstępne i okresowe. 17. Sporządzanie i przekazywanie wniosków o emerytury, renty pracowników jednostek obsługiwanych. 18. Przygotowanie rzetelnej dokumentacji niezbędnej do sporządzania planów finansowych na wynagrodzenia, w szczególności: a. przygotowywanie założeń i rocznych projektów funduszu płac, na podstawie arkusza organizacyjnego, b. monitorowanie zabezpieczenia środków na wynagrodzenia, w szczególności zabezpieczenia środków na odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe oraz inne nieperiodyczne składniki wynagrodzeń, w szczególności weryfikacja czy dany składnik został ujęty w planie budżetowym na dany rok,. 19. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym pracowników i ich rodzin. 20. Współpraca z ZUS w zakresie prawidłowości korzystania ze zwolnień lekarskich oraz obsługa systemu PUE. 21. W zakresie sprawozdawczości statystycznej: a. w przypadku czynności kadrowych prowadzonych w przedszkolach - przygotowanie danych sprawozdań dla potrzeb GUS w zakresie prowadzonych spraw, GUS Z-05, Z-03, Z-06 i inne jeżeli jednostka zostanie wylosowana do badania statystycznego i przekazanie Dyrektorowi placówki, który odpowiada za terminowe złożeni sprawozdania, b. w przypadku prowadzenia kompleksowej obsługi kadr w jednostkach obsługiwanych sporządzanie sprawozdań dla potrzeb GUS w zakresie prowadzonych spraw, GUS Z-05, Z-03, Z-06 i inne jeżeli jednostka zostanie wylosowana do badania statystycznego pracownik GCUW, posiada dostęp do portalu sprawozdawczego GUS i odpowiada za terminowe wysłanie sprawozdań 23. Przygotowanie zaświadczeń o zarobkach w zakresie danych osobowych. 24. Przygotowanie miesięcznych, rocznych informacji lub deklaracji w aplikacji e-pfron. 9

10 25. W zakresie Systemu Informacji Oświatowej w starej i nowej wersji : a. przygotowanie danych do SIO, w zakresie dotyczącym danych osobowych i wynagrodzeń w przypadku czynności kadrowych prowadzonych w przedszkolach i przekazanie Dyrektorowi placówki, b. przygotowanie danych do SIO, w zakresie dotyczącym danych osobowych i wynagrodzeń, wprowadzenie do sytemu w przypadku prowadzenie kompleksowej obsługi kadr w jednostkach obsługiwanych, 26. Odpowiedzialność za rzetelne przygotowanie i przekazanie danych do wszelkich sprawozdań do jednostek nadrzędnych tj. WRS, WBMiP 27. Przygotowanie deklaracji przystąpienie w ERU grupowe ubezpieczenie pracowników i przekazanie informacji do płac. 28. Przygotowanie danych do sporządzenia planów finansowych na wynagrodzenia. 29. Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do naliczenia wynagrodzeń pracowników jednostek obsługiwany, na podstawie wzorów określonych prze Dyrektora Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych. 30. Kompleksowo, skrupulatnie, szczegółowo i terminowo uzupełnia dane w aplikacji KADRY na Gdańskiej Platformie Edukacyjnej, wykorzystuje system do wprowadzenie jak największej ilości danych, aby ułatwić innym użytkowników\m programu łatwiejszy dostęp do danych, ścisła współpraca z referatem płac. Dotyczy czynności kadrowych jednostek obsługiwanych, które na podstawie odrębnych uchwał przekazane do Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych: zostały Obsługa kadrowa prowadzona jest w aplikacji KADRY na Gdańskiej Platformie Edukacyjnej do czynności kadrowych zaliczamy m. in.: 1. Wprowadzenie danych osobowych w systemie: a. Wprowadzenie danych osobowych w kartotece Osoby/Umowy na podstawie dokumentów przedłożonych przez przyjmowanego pracownika: o Uzupełnienie kartotek: dane podstawowe, dane adresowe, wykształcenie, konto bankowe, o w danych osobowych zakładka uwagi wpisanie danych o awansie zawodowym, który pracownik uzyskał przed zatrudnieniem. 2. Rejestracja umowy, zakładki: a. dane o etacie, 10

11 b. miejsce plenienia obowiązku obowiązkowo uzupełnione i musi być zgodne z przydziałem godzin z arkusza organizacyjnego jednostki obsługiwanej c. staże, d. składniki płac, e. informacje płacowe, f. inne, g. zwolnienie. 3. W przypadku zmian w obowiązującym etacie prowadzenie historii zatrudnienia. 4. Prowadzenie ewidencji czasu pracy; a. ustawienie parametrów w kalendarz/harmonogram b. wpisywanie absencji i przygotowanie miesięcznych wydruków do działu płac: urlopy bezpłatne, urlopy wypoczynkowe, urlopy szkoleniowe, urlopy okolicznościowe, urlopy wychowawcze, macierzyńskie, rodzicielskie i zdrowotne z podziałem na miesiące kalendarzowe opieki art. 188 kp; 5. Zakładka informacje dodatkowe, w której pracownik referatu kadr obowiązkowo wprowadza dane, w szczególności: a. dane o członkach rodziny, b. przynależność związki zawodowe. c. nagrody, d. kursy, e. kary, f. oceny pracownika, g. badani lekarskie h. szkolenia i. alimenty, 11

12 j. zajęcia komornicza, k. awans zawodowy 6. Przygotowanie danych do sprawozdań statystycznych, SIO, PFRON i przekazanie do jednostki. 7. Obsługa systemu PŁATNIK w zakresie zgłoszeń i wyrejestrowań pracowników oraz członków ich rodzin oraz odpowiedzialność za postepowanie wyjaśniające obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym. 8. Przygotowanie ZUS IWA, informacja, którą należy przekazać do ZUS-u w celu ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe 9. Umowy cywilno-prawne ewidencja zleceniobiorców, przygotowanie umów zleceń. a. W zakresie danych osobowych jak w pkt. 1, Przygotowanie dla dyrektora placówki: a. umów o pracę bieżąca weryfikacja podstaw prawnych b. świadectw pracy - bieżąca weryfikacja podstaw prawnych, weryfikacja i nadzór nad prawidłowością zapisów. c. wymiarów uposażeń Dyrektor przedszkola drukuje w placówce, po uzyskaniu informacji od osoby, która obsługuje czynności kadrowe, ZAKRES DZIAŁANIA REFERAT PŁAC Realizacja czynności z obszaru płac dla jednostek obsługiwanych i GCUW 1. Naliczanie wynagrodzeń w ramach umów o pracę wraz z umów cywilno-prawnych i zasiłków ZUS dla pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych jednostek oświatowych. 2. Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących wynagrodzeń. 3. Sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniach dla pracowników oraz innych zaświadczeń ze stosunku pracy 4. Prowadzenie całokształtu prac związanych prowadzeniem spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników, z naliczaniem i regulowaniem składek ZUS od pracodawcy i pracownika oraz prac związanych z naliczeniem i regulowaniem podatku dochodowego od osób fizycznych 5. Uczestniczenie w opracowywaniu rocznego planu finansowego w zakresie płac i pochodnych oraz w sporządzaniu harmonogramu wydatków płacowych, planowanie oraz gospodarowanie środkami finansowymi, przeznaczonymi na pokrycie zobowiązań wynikających ze stosunku pracy, w tym obsługa funduszu świadczeń socjalnych 6. Sporządzanie dokumentów finansowych stanowiących podstawę wypłat: 12

13 a) wynagrodzeń i innych należności pracowniczych wynikających z umowy o pracę b) wynagrodzeń wynikających z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło z osobami fizycznymi, c) nagród pieniężnych 7. Sporządzanie sprawozdawczości dotyczącej wynagrodzeń, a także zleconych kalkulacji, sprawozdawczości oraz miesięcznych i rocznych deklaracji wraz z wymaganymi informacjami w zakresie wykorzystania funduszu płac 8. Uzgadnianie na bieżąco zaangażowanych środków na wynagrodzenia 9. Sporządzanie i przekazywanie do urzędów skarbowych miesięcznych deklaracji dotyczących zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie wszystkich tytułów wypłat, o których mowa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz sporządzanie informacji o uzyskanych przez podatnika dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy 10. Sporządzanie dla urzędu statystycznego okresowych sprawozdań o zatrudnieniu i wynagradzaniu pracowników Urzędu 11. Wykonywanie czynności w zakresie określonym przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawę o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, a w szczególności: a) sporządzanie i przekazywanie dokumentów rozliczeniowych oraz składek na ubezpieczenia b) ustalanie uprawnień do wypłaty zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich, rodzinnych, pielęgnacyjnych, wychowawczych i innych c) sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniu dla celów emerytalno-rentowych, d) sporządzanie raportów imiennych o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek pracowników e) sporządzanie raportów imiennych dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, f) sporządzanie raportów miesięcznych dla pracowników Urzędu; 13

14 14