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Transkrypt

1 6IZMWMSRWEWTIOXIIPIOXVSRMWGLIV(EXIREVGLMZMIVYRK.ELVIWJEGLOSRJIVIR^ (:6IZMWMSR -&7,EQFYVK (MTPSQ;MVXWGLEJXWMRJSVQEXMOIV (V1EXLMEW4LMPMTT 'IVXMJMIH -RJSVQEXMSR 7]WXIQW %YHMXSV 0IMXIV -RJSVQEXMSR 6MWO 1EREKIQIRX /41+1ERRLIMQ Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite :SVXVEKWMRLEPXI >YV 4IVWSR YRH ^Y /41+ &IKVMJJI 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 4V²JYRKWTPERYRK YRH STXMQMIVYRK )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[1EREKIQIRX %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #

2 >YV4IVWSR 7XYHMYQ (MTPSQ;MVXWGLEJXWMRJSVQEXMO 9RMZIVWMXÇX 1ERRLIMQ ;MWWIRWGLEJXPMGLIV 1MXEVFIMXIV EQ -RWXMXYX J²V ;MVXWGLEJXWMRJSVQEXMO 9RMZIVWMXÇX *VEROJYVX1 *VIMIV 1MXEVFIMXIV /41+ %FXIMPYRK -61 WIMX 4VSOYVMWX FIM /41+ 0IMXIV -61 *EGLEVXMOIP &IVYJWI\EQIR ^YQ 'IVXMJMIH -RJSVQEXMSR 7]WXIQW %YHMXSV '-7% 4VSQSXMSR %REP]WI YRH /SRJMKYVEXMSR FIXVMIFPMGLIV %FPÇYJI YRXIV 6IZMWMSRWEWTIOXIR IVWGLIMRX MR -&7:IVPEK [[[QTLMPMTTHI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite (MI/41+YRXIVWX²X^XMLVI/YRHIR[IPX[IMX ;MVXWGLEJXWTV²JYRK7XIYIVR9RXIVRILQIRWFIVEXYRK /41+! /P]RZIPH 4IEX 1EV[MGO +SIVHIPIV Š IMRI HIV KV XIR MRXIVREXMSREPIR 4V²JYRKW YRH &IVEXYRKWKIWIPPWGLEJXIR Š 9QWEX^ ²FIV 1VH 97 Š VYRH 1MXEVFIMXIV Š 7XERHSVXI MR 0ÇRHIVR /41+ (IYXWGLI 8VIYLERH +VYTTI y KVS I REXMSREPI 4V²JYRKW YRH &IVEXYRKW KIWIPPWGLEJX y 9QWEX^ " 1VH (1 y ²FIV 1MXEVFIMXIV y 2MIHIVPEWWYRKIR /41+ -RJSVQEXMSR 6MWO 1EREKIQIRX y [IPX[IMX 1MXEVFIMXIV y IYVSTE[IMX 1MXEVFIMXIV y (IYXWGLPERH[IMX 1MXEVFIMXIV y 'SQTIXIRGI 'IRXIV Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $

3 -613VKERMWEXMSR ;D?6WgfeUZ^S`V (DWY[a`W` US #("?[fsdtw[fwd ISUZefg_ha`0%"b S [`fwd`sf[a`s^w[`ywtg`vw` DWY[a`S^WEUZiWdbg`]fT[^Vg`Y ;D?5a_bWfW`UW5W`fWd HWdfW[^g`Yha`@gflW`g`V=`ai:ai Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite 'SQTIXIRGI'IRXIVJ²V 3`iW`Vg`YW` l 4 E3B D!% BdalWeeW l 4 4B33`S^keW` 75a WdUW l 4 ;`fwd`wf=a`lwbfw ;D? Bda\W]fW l 4 Bda\W]f3gV[fe 8Eg`V;`egdS`UW 4dS`UZW`8a]ge E[UZWdZW[f l Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %

4 :SVXVEKWMRLEPXI /41+ &IKVMJJI 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 4V²JYRKWTPERYRK YRH STXMQMIVYRK )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[1EREKIQIRX %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %VGLMZMIVYRKWJSVQIR 3TXMWGLI %VGLMZMIVYRK ^& '31 )PIOXVSRMWGLI %VGLMZMIVYRK (MWOIXXI 1EKRIXFERH 1EKRIXTPEXXI 3TXSIPIOXVSRMWGLI %VGLMZMIVYRK '(631 HMKMXEPSTXMWGLI 4PEXXI :MHISTPEXXI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite &

5 %VGLMZMIVYRKWJSVQIR 3RPMRI%VGLMZMIVYRK!" %VGLMZMIVYRK ZSR 'SHIH -RJSVQEXMSR '- Host Archivierungs- Server Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %VGLMZMIVYRKWJSVQIR %VGLMZMIVYRK ZSR 2SR 'SHIH -RJSVQEXMSR 2'- 21" Host Archivierungs- Server Erfassungsplätze Scanner Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite '

6 *V²LIW7TÇXIW%VGLMZMIVIR Belegeingang Bearbeitung Zwischenablage Bearbeitung Archiv El. Archivierung Elektronische Vorgangsbearbeitug mit integrierter Archivierung Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite :SVXVEKWMRLEPXI /41+ &IKVMJJI 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 4V²JYRKWTPERYRK YRH STXMQMIVYRK )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[1EREKIQIRX %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite (

7 6IGLXPMGLI%RJSVHIVYRKIRERIP%VGLMZMIVYRKWW]WXIQI Allgemeinrechtliche Grundlagen Handelsrechtliche Grundlagen Steuerrechtliche Grundlagen Zivilrechtliche Grundlagen Datenschutzrechtliche Grundlagen BGB HGB GoBS AO EStG EStR GoBS ZPO VwGO Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite BDSG rechnungslegungsrelevanter Geschäftsprozeß werden abgebildet enthält Geschäftsvorfälle i.s.v. 238 HGB definieren Anforderungen unterliegen Handels- u. Steuerrecht GoB gewährleisten Einhaltung werden präzisiert Fachliche Stellungnahmen G obs, FA M A,... gewährleisten Einhaltung definieren Ordnungsmäßigkeitskriterien Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls Ordnungsm äßige Anwendung des Verfahrens Nachvollziehbarkeit des Verfahrens gewährleisten Einhaltung fordern Internes Kontrollsystem Verfahrensdokumentation Jahresfachkonferenz Aufbewahrungspflichten DV-Revision , Hamburg Seite )

8 GoBS Rechnungslegungsrelevanter Geschäftsprozeß : y-r IMRIQ (:KIWX²X^XIR &YGLJ²LVYRKWW]WXIQ WMRH EYGL WSPGLI 4VS^IWWI ^Y FIV²GOWMGLXMKIR MR HIRIR EY IVLEPF HIW IMKIRXPMGLIR &YGLLEPXYRKWFIVIMGLIW FYGLJ²LVYRKWVIPIZERXI (EXIR IVJE XIV^IYKXFIEVFIMXIX YRHSHIV ²FIVQMXXIPX [IVHIRl?&1* +S&7A Scannen, el. Archivierung DMS/Workflow EDI, Internet Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite (:KIWX²X^XI:IVJELVIRKIQÇ +S&7 (SOYQIRXIRQERKIQIRXW7]WXIQI %VGLMZMIVYRKWW]WXIQI ;SVOJPS[W]WXIQI )(- )(-*%'8 7;-*8 IP &EROMRK 1EXIVMEP[MVXWGLEJXWW]WXIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite *

9 ,ERHIPWYRH7XIYIVVIGLX i %FW,+& PÇ X *²LVYRK ZSR &²GLIVR EYJ (EXIRXVÇKIVR ^Y i %FW,+& YRXIVWGLIMHIX ^[MWGLIR MRLEPXPMGLIV YRH FMPHPMGLIV ;MIHIVKEFI ZSR,ERHIPWFVMIJIR YRH WSRWXMKIR 9RXIVPEKIR ^YQ >IMXTYROX HIV 0IWFEVQEGLYRK Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite RLEPXPMGLIYRHFMPHPMGLI;MIHIVKEFI -RLEPXPMGLI;MIHIVKEFI 3VMKMREP YRH 6ITVSHYOXMSR WXMQQIR REGL HIQ -RLEPX ²FIVIMR O RRIR MR HIV *SVQ EF[IMGLIR ^& (EXIRWEX^ IMRIV EYWKILIRHIR &IWXIPPYRK!" &VMIJOSTJ FVEYGLX RMGLX EVGLMZMIVX [IVHIR!" 2IXXS&MPH &MPHPMGLI;MIHIVKEFI 3VMKMREP YRH 6ITVSHYOXMSR WXMQQIR REGL HIQ -RLEPX YRH HIV *SVQ ²FIVIMR!" &VYXXS&MPH *SVQ! %RSVHRYRKIR YRH *EVFIR WS[IMX &I[IMWOVEJX ^& IMRKILIRHI &IWXIPPYRK Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite

10 :IVRMGLXYRKZSR3VMKMREPIR &H*7GLVIMFIR ZSQ 2SZIQFIV ^Y HIR +S&7 4YROX :---G )W O RRIR l3vmkmrepyrxivpekir ZIVRMGLXIX [IVHIR WS[IMX WMI RMGLX REGL ERHIVIR 6IGLXWZSVWGLVMJXIR MQ 3VMKMREP EYJ^YFI[ELVIR WMRHz!" &IPIKI O RRIR WSQMX EYW VIMR LERHIPW YRH WXIYIVVIGLXPMGLI 7MGLX ZIVRMGLXIX [IVHIR EFIV i 97X+ M:Q %RPEKI ^Y %FWGLRMXX 97X6 ZIVPERKX 9VOYRHI!" 4VSFPIQI FIM :SVWXIYIV%RIVOIRRYRK >43 l&ipik 9VOYRHIRTVSFPIQz Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite IZMWMSRWERJSVHIVYRKIR +IRIVIPPI %RJSVHIVYRKIR :IVJELVIRWWTI^MJMWGLI %RJSVHIVYRKIR E 3VHRYRKWQÇ MKI 8VERWJSVQEXMSR F 3VHRYRKWQÇ MKI %YJFI[ELVYRK G 3VHRYRKWQÇ MKI ;MIHIVKEFI >MZMPTVS^IWWYEPI 6MWMOSVIHY^MIVYRKWQ KPMGLOIMXIR Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #"

11 +IRIVIPPI%RJSVHIVYRKIR %VGLMZMIVYRKWVMGLXPMRMI *VIMKEFIZIVJELVIR YRH TVSXSOSPP :IVJELVIRWHSOYQIRXEXMSR >YKVMJJWWGLYX^ Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite IRIVIPPI%RJSVHIVYRKIR %VGLMZMIVYRKWVMGLXPMRMI ;IPGLI 9RXIVPEKIR MR FMPHPMGLIV MRLEPXPMGLIV *SVQ [MIHIVKIKIFIR [IVHIR WSPPIR ;IPGLI %YJFI[ELVYRKWHEYIV J²V HMI NI[IMPMKIR 9RXIVPEKIR KIPXIR ;IPGLIW %YJFI[ELVYRKWJSVQEX J²V HMI NI[IMPMKIR 9RXIVPEKIR ERKI[IRHIX [IVHIR WSPP *%1% ;IPGLI 9RXIVPEKIR REGL HIV IPIOXVSRMWGLIR %VGLMZMIVYRK ZIVRMGLXIX [IVHIR O RRIR YRH [IPGLI MQ 3VMKMREP EYJ^YFI[ELVIR WMRH WMILI EYGL ^MZMPTVS^IWWYEPI 6MWMOSVIHY^MIVYRK Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite ##

12 +IRIVIPPI%RJSVHIVYRKIR *VIMKEFIZIVJELVIR YRH TVSXSOSPP 2EGL[IMW HIV WEGL YRH TVSKVEQQPSKMWGLIR 6MGLXMKOIMX KIQÇ +S&7 2IYIMRJ²LVYRK 7]WXIQÇRHIVYRKIR Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite IRIVIPPI%RJSVHIVYRKIR :IVJELVIRWHSOYQIRXEXMSR ;S [MVH I\TPM^MX EYJ :IVJELVIRWHSOYQIRXEXMSR EFKILSFIR# *%1% MH: ZSR +S&7 MROP &1*7GLVIMFIR 9VXIMP 3*( (²WWIPHSVJ F^KP :IVPEKIVYRK HIV &YGLJ²LVYRK MRW %YWPERH &1*7GLVIMFIR F^KP STXMWGLIV 7TIMGLIVQIHMIR i %FW,+& i %FW %3 l%vfimxwer[imwyrkir YRH WSRWXMKI 3VKERMWEXMSRWYRXIVPEKIRz -(; 47 ^Y 7SJX[EVI&IWGLIMRMKYRKIR Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #$

13 %YJFEY:IVJELVIRWHSOYQIRXEXMSRM7H+S&7,IVWXIPPIVHSOYQIQXEXMSR 'YWXSQM^MRKHSOYQIRXEXMSR %R[IRHIVHSOYQIRXEXMSR 'SHI SJ 4VEGXMGI HIW :3- MRWF &ERH!" ZSPPWXÇRHMK VMGLXMK ZIVWXÇRHPMGL ²FIVWMGLXPMGL ^YKÇRKPMGL Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite IRIVIPPI%RJSVHIVYRKIR >YKVMJJW YRH 7MGLIVLIMXWOSR^ITX +VYRH i %FW loimr IPIOXVSRMWGLIW 6EHMIVIRz &IVIGLXMKYRKWOSR^ITX &IRYX^IVZIV[EPXYRKWOSR^ITX TL]WMWGLIV >YKVMJJWGLYX^ Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #%

14 :IVJELVIRWWTI^MJMWGLI %RJSVHIVYRKIR Aufteilung in: Anwendung Ordnungsmäßige Transformation Ordnungsmäßige Aufbewahrung Ordnungsmäßige Wiedergabe Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Ordnungsmäßige Transformation (i) Zulässigkeit des Speichermediums (3) HGB, 146 (4) AO: kein (elektronisches) Radieren Löschen = Ändern - 35 (2) BDSG: fordert Löschbarkeit bzw. Sperrbarkeit => trotzdem beliebiges Speichermedium => Forderung an das Archivierungssystem (ii) Vollständige und richtige Übertragung 239 (2) HGB, 146 (1) AO Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #&

15 :SPPWXÇRHMKIYRHVMGLXMKI8VERWJSVQEXMSR 9RXIVWGLIMHYRK ^[MWGLIR '- YRH 2'- NCI Belegaufbereitung, Scannen, Qual.-Kontrollen! CI direkte Übertragung (COLD- Verfahren), Kontrolle meist durch autom. Bitvergleich Elektronisches Archiv Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite :SPPWXÇRHMKIYRHVMGLXMKI8VERWJSVQEXMSR %VGLMZMIVYRK ZSR 2SR 'SHIH -RJSVQEXMSR 2'- 21" Host Archivierungs- Server Erfassungsplätze Scanner Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #'

16 :SPPWXÇRHMKIYRHVMGLXMKI8VERWJSVQEXMSR &IPIKEYJFIVIMXYRK ZSV HIQ 7GERRIR FIM 2'- )VLEPXYRK ZSR *EVFIR WTI^ >IMGLIR YRH 6IMLIRJSPKIR %RSVHRYRKIR QMX &I[IMWOVEJX &IV²GOWMGLXMKYRK HSTTIPWIMXMKIV 9RXIVPEKIR YRH %RLÇRKIR %VFIMXWSVKERMWEXMSR -RXIVRIW /SRXVSPPW]WXIQ 5YEPMXÇXWOSRXVSPPI FIMQ 7GERRIR -RHM^MIVYRK YRH :IVWGLPEK[SVXYRK Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite VHRYRKWQÇ MKI;MIHIVKEFI SLRI,MPJWQMXXIP PIWFEVI ;MIHIVKEFI ii YRH,+& MRRIVLEPF ERKIQIWWIRIV *VMWX i FMPHPMGLI F^[ MRLEPXPMGLI ÍFIVIMRWXMQQYRK QMX HIR 3VMKMREPYRXIVPEKIR FIM HIV 0IWFEVQEGLYRK i!" 7TIMGLIVJSVQ YREFLÇRKMK!" &VYXXS 2IXXSFMPH4VSFPIQEXMO Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #(

17 >436MWMOSVIHYOXMSRWQ KPMGLOIMXIR l9voyrhirtvsfpiqz %YJFI[ELVYRK ZSR 9RXIVPEKIR QMX LSLIQ 7XVIMX[IVX SHIV LSLIV 4VS^I [ELVWGLIMRPMGLOIMX MQ 3VMKMREP )MRWEX^ ZSR QERMTYPEXMSRWWMGLIVIR %VGLMZMIVYRKWZIVJELVIR 7]WXIQXIWXEXI F^[ ^IVXMJM^MIVYRKIR 8IWXEX HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 6ELQIRZIVXVEK QMX,ERHIPWTEVXRIVR HIV VIKIPX [MI 6ITVSHYOXMSRIR MQ 7XVIMXJEPP EPWS MQ >MZMPTVS^I FILERHIPX [IVHIR WSPPIR!" (MIW FIXVMJJX ZSV EPPIQ WSKIRERRXI &I[IMW SHIV &I[IMWPEWXZIVIMRFEVYRKIR EREPSK ^Y )(-6ELQIRZIVXVEK Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Finanzbehörde und Archivierungs-Systeme +IRILQMKYRKWTJPMGLX# KHW RIMR &1*7GLVIMFIR F^KP STXMWGLIV 7TIMGLIVQIHMIR 4VE\MW *SVQPSWIW %RWGLVIMFIR ER ^YWXÇRHMKI *MRER^EQX &IMWTMIPI WMILI %;:7GLVMJX l6iglxpmgli 6ELQIRFIHMRKYRKIR J²V HIR )MRWEX^ STXMWGLIV 7TIMGLIVTPEXXIRW]WXIQI %RVIKYRKIR 7XIPPYRKRELQIR *EPPFIMWTMIPIz Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #)

18 :SVXVEKWMRLEPXI /41+ +VYRHFIKVMJJI 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 4V²JYRKWTPERYRK YRH STXMQMIVYRK )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[1EREKIQIRX %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK!" WMILI :SVXVEK ZSR 1MGLEIP 2IY] 8IWXMIVYRKWIFIRIR!" &IMWTMIP 7%4%VGLMZMIVYRK %YWWEKIOVEJX 7SJX[EVIXIWXEX!" -(; 47 Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #*

19 7%4%VGLMZMIVYRKWW]WXIQ Hersteller-Testat Hersteller-Testat SAP-Schnittstellen- Zertifizierung Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite IWXEXW%YWWEKI4&73RPMRI%VGLMZ Das Ergebnis zu dieser Prüfung formulieren wir zusammenfassend wie folgt: "Die von uns geprüfte rechnungslegungsrelevante Software CFI der Firma PBS, Version 1.0 ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen entsprechende Buchführung" Diese Beurteilung bezieht sich auf die uns zum Zeitpunkt unserer Prüfung vorgelegte Programmversion zum SAP R/3 Release 3. IH, Stand Juli Mannheim, 25. September 1998 Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite #+

20 8IWXEXW%YWWEKI4&7%VGLMZ Das Ergebnis zu dieser Prüfung formulieren wir zusammenfassend wie folgt: "Die von uns geprüfte rechnungslegungsrelevante Software CFI der Firma PBS, Version 1.0 ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen entsprechende Buchführung" Diese Beurteilung bezieht sich auf die uns zum Zeitpunkt unserer Prüfung vorgelegte Programmversion zum SAP R/3 Release 3. IH, Stand Juli Mannheim, 25. September 1998 bei sachgerechter Anwendung! Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite IWXMIVYRKWIFIRIR,IVWXIPPIVXIWXMIVYRKREGL-(;47!"7SJX[EVIXIWXEX >IVXMJM^MIVYRKHIVSVHRYRKWQÇ MKIR%R[IRHYRK!"+S&7&IWX4VEGXMGI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $"

21 :SVXVEKWMRLEPXI /41+ +VYRHFIKVMJJI 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 4V²JYRKWTPERYRK YRH STXMQMIVYRK )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[1EREKIQIRX %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Projektbegleitende Prüfung,*%7XIPPYRKRELQI &IWSRHIVLIMXIRYRH9QWIX^YRKFIM (SOYQIRXIRQEREKIQIRX7]WXIQIR Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $#

22 )MRJ²LVYRKWTLEWIR%VGLMZMIVYRKWW]WXIQ %REP]WI (SOYQIRXIRFIWXERH (SOYQIRXIRJPY +IWGLÇJXWTVS^I I Prototypen-Test Beispiel-Geschäftsprozeß Internes Kontrollsysten 7SPPOSR^ITX 0EWXIRLIJX %FRELQIOVMXIVMIR 7]WXIQEYW[ELP 1EVOXVIGLIVGLI 4JPMGLXIRLIJX Test Migrationsplan Einführungsstrategie Altdatenübernahme Schulungen Systemanpassungen Einführung Freigabeverfahren Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Dokumentenanalyse (SOYQIRXIRFIWXERH (SOYQIRXIREYJOSQQIR (SOYQIRXIRWXVYOXYV -RLEPX *SVQ 0E]SYX *EVFI (SOYQIRXIRFIWGLEJJIRLIMX TL]WMOEPMWGL (STTIPWIMXMK %RLERK (SOYQIRXIRJPY (SOYQIRXIR^YKVMJJ [ERR [IV [EVYQ [MI SJX Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $$

23 1EVOXVIGLIVGLI 1EVOXWXYHMIR l(soyqirxir YRH ;SVOJPS[1EREKIQIRX7]WXIQIz *VEYRLSJIV -RWXMXYX %VFIMXW[MVXWGLEJX YRH 3VKERMWEXMSR 7XYXXKEVX l-rjsz :IVFERH STXMWGLIV -RJSVQEXMSRWW]WXIQI :3- (EVQWXEHX Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite V²JYRKWTPERYRK 4VSNIOXFIKPIMXIRHI4V²JYRK 4V²JYRKIRXWTVIGLIRHHIRX]TMWGLIR4VSNIOXQMPIWXSRIW &IWSRHIVLIMXIRLMRWMGLXPMGL (SOYQIRXIREREP]WI 3VHRYRKWQÇ MKI8VERWJSVQEXMSR Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $%

24 :SVXVEKWMRLEPXI /41+ +VYRHFIKVMJJI 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 4V²JYRKWTPERYRK YRH STXMQMIVYRK )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[1EREKIQIRX %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite (SOYQIRXIRQERKIQIRX 4EWWMZI 0SKMWXMO ZSR (SOYQIRXIR %FPIKIR :IV[EPXIR ;MIHIVJMRHIR YRH ;IMXIVPIMXIR ZSR (SOYQIRXIR!",SPTVMR^MT Darstellen Bearbeiten Erstellen Sammeln/Austauschen Transpotieren Aufbewahren Verwalten Imaging Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Archiv $&

25 ;SVOJPS[QEREKIQIRX %OXMZI 7XIYIVYRK /SSVHMREXMSR EPPIV FIXVMIFPMGLIV 6IWWSYVGIR )(:6IWWSYVGIR 4IVWSRIPPI 6IWWSYVGIR (SOYQIRXIRQEREKIQIRX MROP %VGLMZMIVYRK %OXMZI 7XIYIVYRK HIV FIXVMIFPMGLIR %FPÇYJI REGL HIQ &VMRKTVMR^MT Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %FPEYJSVKERMWEXMSR!"-/7 Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $'

26 %YJFEYSVKERMWEXMSR!"-/7 Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Dokumentenmanagement und Workflow 17" 17" Laserdrucker Recherche Workflow Dokumenten- Server 17" 21" Archivierung Scanner Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $(

27 &IWXERHXIMPIIMRIW;SVOJPS[W]WXIQW 6IJIVIR^QSHIPPHIV;f1' 6 Interorganisationelle Workflows Vorgangsentwurfswerkzeug Administrationsund Berichts- Werkzeug Ausführungsteil Workflow Interoperability Client-Software einbindbare Applikationen Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite &IWXERHXIMPIYRHHIVIR%YJKEFIR Planung des Arbeitsprozesses Ausführung des Arbeitsprozesses Kontrolle des Arbeitsprozesses Simulationssystem Modellierungssystem Ausführungs- System Vorgangs- informations- System Schnittstellensystem für Betriebssystem, Daten, Programme, Benutzer Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $)

28 >YWEQQIRWTMIPHIV/SQTSRIRXIR >YWEQQIRWTMIP HIV /SQTSRIRXIR ^YV 1SHIPPMIVYRK 7MQYPEXMSR Soll / Ist Modellierung Analyse 7XIYIVYRK YRH 4VSXSOSPPMIVYRK Animation Simulation ZSR %VFIMXWEFPÇYJIR Protokollierung Archivierung Freigabeprotokoll Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %YJFEY Definitions- Werkzeug Prozeß- Definition Workflow- Engine Arbeits- Vorrat Falldaten Applikationen Daten Implementierung Steuerung Verfahrensdokumentation Organisationsund Rollenmodell Client- Steuerung Benutzer- Schnittstelle Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $*

29 %REP]WIHIV4VS^IWWI 8]TMWGLI&²VSTVS^IWWI strukturiert teilstrukturiert unstrukturiert Erläuterungen zu Berichten Auftragsbearbeitung Projektbearbeitung F&E regelmäßig unregelmäßig einmalig Wochenbericht Buchungen Konkursbilanz Monatsbericht Wareneingang Jahresabschlußbericht Inventurlisten überarbeiten Abteilungsumstrukturierungen Lösung neuer Probleme Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite ]TMWGLI&²VSTVS^IWWI strukturiert teilstrukturiert unstrukturiert regelmäßig unregelmäßig einmalig Anwendungsspezifische SW Workflowsysteme Bürokommunikationssystem Groupwaresysteme Analysen Buchungsdifferenzen Projekt- Management- Software Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite $+

30 :SVXVEKWMRLEPXI /41+ +VYRHFIKVMJJI 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇ MKIR %R[IRHYRK 4V²JYRKWTPERYRK YRH STXMQMIVYRK )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[1EREKIQIRX %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Beispiele von Problemen während der projektbegleitenden Prüfung 1. Fehler beim Scannen: - wesentliche Informationen der Vorlage gehen beim Scannen verloren - einige Seiten rutschen durch ohne gescannt zu werden (Vollständigkeit) - schlechte Qualität des Scanners bzw. des Scannvorganges (Kontrast, optische Verschmutzungen oder schlechte Auflösung) - Belegrückseiten, auf denen z.b. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Risikoklassen bei Banken, etc. aufgedruckt sind, werden nicht miterfaßt Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %"

31 Beispiele von Problemen während der projektbegleitenden Prüfung Ursachen: - Qualitätskontrolle und Vier-Augen-Prinzip - Funktionstrennung und Internes Kontrollsystem 2. Fehlen von Verfahrensanweisungen und -dokumentation - Sicherstellung einer einheitlichen Vorgehensweise der Archivierung - Nachvollziehbarkeit durch einen unabhängigen Dritten in angemessener Zeit - Aktualität und Umfang der Verfahrensdokumentation (fehlende, unvollständige oder veraltete Dokumentation) Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Beispiele von Problemen während der projektbegleitenden Prüfung 3. Vollständige und originalgetreue Speicherung - Dokumente werden nicht vollständig archiviert (z.b. fehlende Belegbestandteile nach GoBS) - nicht alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente werden archiviert (Änderungsbelege aus SAP werden vergessen) - einmal erfaßte Dokumente sind später veränderbar (zu löschende Daten nach BDSG, aber fehlendes IKS, wie z.b. Zugriffsberechtigungskonzept) 4. Fehlende Protokollierungen - Sicherstellung, daß die Ablage der Dokumente für Zwecke der Nachvollziehbarkeit protokolliert sind (wer, wann, etc.) Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %#

32 Beispiele von Problemen während der projektbegleitenden Prüfung 5. Fehlende Indexierung / Verschlagwortung - Gewährleistung, daß die archivierten Daten nachvollziehbar gespeichert werden, um sie in angemessener Zeit lesen zu können (Verknüpfung Belegnummer mit Barcode) 6. Fehlende Retrievalhilfen - Sicherstellung, daß implementierte Suchmechanismen ein Wiederfinden der abgelegten Dokumente ermöglichen 7. Systemseitige Sicherstellung der Einhaltung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist (Lesbarkeitsprobleme nach Programmänderungen oder Implementierung neuer Programme -Y2K) Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite Beispiele von Problemen während der projektbegleitenden Prüfung 8. Fehlerbehandlung - Vollständigkeit und Richtigkeit übertragener Daten aus anderen Systemen per maschineller Schnittstelle - fehlende Abstimmungen und Qualitätskontrollen - Fehlerbehandlungen ohne einheitlichem und dokumentiertem Verfahren (fehlende Nachvollziehbarkeit) - gleiche Dokumente mehrfach archiviert (verschiedene Abteilungen benötigen gleiche Dokumente) Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %$

33 Beispiele von Problemen während der projektbegleitenden Prüfung 9. Konzept der zu archivierenden Dokumente - nicht alle Dokumente dürfen archiviert werden, wie z.b. Jahresabschlußunterlagen, etc., aber nicht alle Dokumente brauchen archiviert zu werden, wie z.b. Konzernabschlußunterlagen, etc. - zu späte Einbeziehung von IRM bei der Erstellung von Archivierungskonzepten bei der Implementierung neuer EDV-Systeme - nur Post-Implementation Reviews oder Zertifizierung von Dokumentenverwaltungssystemen nach der Einführung - Notwendigkeit von Folgeprüfungen (unerwartete Mehrkosten) Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite *VEKIR# Jahresfachkonferenz DV-Revision , Hamburg Seite %%