1 Definicje przyjęte na potrzeby Regulaminu

Transkrypt

1 Regulamin pracy Komisji Oceny Projektów dla konkursu nr RPLB IP K01/18, ogłoszonego w dniu 28 września 2018 r. przez Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze (Instytucja Pośrednicząca) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie Definicje przyjęte na potrzeby Regulaminu Regionalny Program Operacyjny Lubuskie2020 (RPO-Lubuskie2020) Regionalny Program Operacyjny Lubuskie 2020 jest narzędziem, za pomocą którego realizowana jest polityka spójności na obszarze województwa lubuskiego w perspektywie finansowej Unii Europejskiej na lata Europejski Fundusz Społeczny (EFS) Nadrzędnym celem programu jest długofalowy, inteligentny i zrównoważony rozwój oraz wzrost jakości życia mieszkańców województwa lubuskiego poprzez wykorzystanie i wzmocnienie potencjałów regionu i skoncentrowane niwelowanie barier rozwojowych. EFS jest to Fundusz Strukturalny Unii Europejskiej, najważniejszy finansowy instrument polityki społecznej, wspierający różnorodne programy i projekty związane z socjalnym aspektem integracji. Rozporządzenie ogólne Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z , str. 320). Ustawa wdrożeniowa Instytucja Zarządzająca Programem (IZ RPO-L2020) Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1431). Zgodnie z art. 2 pkt. 11 Ustawy wdrożeniowej, jest to instytucja, o której mowa w 125 rozporządzenia ogólnego. W ramach VI Osi Priorytetowej Regionalny rynek pracy, Działania 6.2 Aktywizacja zawodowa osób pozostających bez pracy niezarejestrowanych w powiatowych urzędach pracy, RPO-L2020, rolę Instytucji Zarządzającej pełni Zarząd Województwa Lubuskiego (ZWL), której zadania wykonują merytoryczne komórki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, w tym zadanie w zakresie zarządzania RPO-L2020 realizuje Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym, ul. Bolesława Chrobrego 1-3-5, Zielona Góra.

2 Instytucja Pośrednicząca Programu (IP) Zgodnie z art. 2 pkt. 9 Ustawy wdrożeniowej, jest to podmiot, któremu została powierzona, w drodze porozumienia albo umowy zawartej z instytucją zarządzającą, realizacja zadań w ramach krajowego lub regionalnego programu operacyjnego. Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) Komitet Monitorujący (KM) Komisja Oceny Projektów (KOP) Regulamin pracy Komisji Oceny Projektów (Regulamin) Ekspert Wnioskodawca Projekt Wniosek o dofinansowanie projektu Zadania IP dla Działania 6.2 Regionalnego Programu Operacyjnego- Lubuskie2020 realizuje Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze, z siedzibą przy ul. Wyspiańskiego 15, Instytucja odpowiedzialna za organizację i przeprowadzenie konkursu. Funkcję IOK dla Działania 6.2 Regionalnego Programu Operacyjnego- Lubuskie2020 pełni Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze, z siedzibą przy ul. Wyspiańskiego 15, Komitet Monitorujący (KM) - niezależny organ pełniący funkcje doradczo-opiniodawcze, powoływany jest przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Oparacyjnym-Lubuskie2020 (IZ RPO- Lubuskie2020). W jego skład wchodzą przedstawiciele strony samorządowej oraz organizacji spoza administracji (w tym przedstawiciele świata nauki, organizacji pozarządowych, partnerzy społeczni). W pracach Komitetu Monitorującego biorą udział również przedstawiciele Komisji Europejskiej pełniąc funkcję doradczą. Ponadto, w posiedzeniach mogą uczestniczyć w charakterze obserwatorów reprezentanci innych instytucji. Komisja, o której mowa w art. 44 Ustawy wdrożeniowej. Dokument określający między innymi: a) procedurę przeprowadzania oceny wniosków o dofinansowanie projektów złożonych w odpowiedzi na konkursy ogłaszane przez IOK w województwie lubuskim w ramach Działania 6.2 RPO- Lubuskie2020, b) sposób pracy KOP i podejmowania decyzji, c) zadania KOP. Regulamin uwzględnia postanowienia aktualnych na dzień ogłoszenia konkursu Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata Osoba, o której mowa w art. 68a Ustawy wdrożeniowej. Podmiot, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu. Zgodnie z art. 2 pkt 18 Ustawy wdrożeniowej, przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia założonego celu określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji, zgłoszone do objęcia albo objęte współfinansowaniem UE jednego z funduszy strukturalnych albo Funduszu Spójności w ramach programu operacyjnego. Dokument, w którym zawarty jest opis projektu i na podstawie którego dokonuje się oceny spełniania kryteriów wyboru projektów przez ten projekt. 2

3 2 Postanowienia ogólne 1. Regulamin przygotowany został w oparciu o zapisy ustawy wdrożeniowej, Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata Regulamin określa procedury przeprowadzania oceny wniosków o dofinansowanie projektów złożonych w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez IOK w Województwie Lubuskim w ramach Działania 6.2 Regionalnego Programu Operacyjnego-Lubuskie2020 oraz tryb pracy KOP. 3. Komisja Oceny Projektów stanowi niezależne, autonomiczne ogniwo w systemie oceny wniosków o dofinansowanie projektów. 4. Skład Komisji Oceny Projektów, wraz ze wskazaniem osób pełniących funkcję Przewodniczącego KOP oraz Sekretarza KOP, powoływany jest zarządzeniem Dyrektora WUP na wniosek Naczelnika Wydziału Obsługi Programów Europejskich/ innej osoby zastępującej. 5. Komisja Oceny Projektów działa od początku procesu oceny wniosków o dofinansowanie projektów do rozstrzygnięcia konkursu/rozstrzygnięcia procedury odwoławczej. 6. Informacja o składzie Komisji Oceny Projektów udostępniana jest równolegle z publikacją listy projektów wybranych do dofinansowania, o której mowa w art. 46 ust. 3 ustawy wdrożeniowej i zamieszczana jest na stronie internetowej IOK. 7. Obsługą prac Komisji Oceny Projektów zajmuje się Wydział Obsługi Programów Europejskich Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze. 3 Zadania Komisji Oceny Projektów 1. Do zadań Komisji Oceny Projektów należy w szczególności: a) poufne, rzetelne i bezstronne przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego- Lubuskie2020, b) poufne, rzetelne i bezstronne przeprowadzenie procesu negocjacyjnego wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego- Lubuskie2020, c) poufne, rzetelne i bezstronne przeprowadzenie procedury odwoławczej, d) sporządzenie listy projektów zawierającej oceny wszystkich wniosków o dofinansowanie projektów, które podlegały ocenie w ramach konkursu, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów, wskazującej, które projekty: zostały ocenione pozytywnie oraz zostały wybrane do dofinansowania, zostały ocenione negatywnie w rozumieniu art. 53 ust 2 ustawy wdrożeniowej i nie zostały wybrane do dofinansowania, e) sporządzenie listy projektów wybranych do dofinansowania. 4 Skład Komisji Oceny Projektów 1. Członkami Komisji, z prawem dokonywania oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów, są: a) pracownicy IOK; b) eksperci, o których mowa w rozdziale 15a ustawy wdrożeniowej. 2. W posiedzeniach KOP w charakterze obserwatorów bez prawa dokonywania oceny wniosków o dofinansowanie projektów mogą uczestniczyć: 3

4 a) przedstawiciele ministra (ministrów) właściwego (właściwych) ds. związanych tematycznie z zakresem konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra bądź ministrów), b) przedstawiciele IZ (z inicjatywy IZ), c) przedstawiciele partnerów, o których mowa w art. 5 rozporządzenia ogólnego, w tym w szczególności partnerów wchodzących w skład KM RPO-L2020 (przy zachowaniu zasady bezstronności), d) przedstawiciele wojewody (o ile wojewoda zgłosi swoich przedstawicieli). 3. Liczba członków KOP z prawem dokonywania oceny wynosi nie mniej niż 3 osoby. 4. Oceny spełniania przez dany projekt poszczególnych kryteriów wyboru dokonuje dwóch członków KOP wybieranych w drodze losowania przeprowadzonego na posiedzeniu KOP w obecności: a) co najmniej 3 członków KOP oraz b) obserwatorów, o których mowa w pkt 2 (o ile zostali zgłoszeni). 5. Osoby wchodzące w skład KOP posiadają ważny certyfikat potwierdzający ukończenie obligatoryjnego programu szkoleniowego dla osób dokonujących wyboru projektów współfinansowanych ze środków EFS. 6. W składzie Komisji Oceny Projektów wyszczególnia się osoby pełniące funkcję: a) Przewodniczącego KOP i/lub w uzasadnionych przypadkach Zastępcy Przewodniczącego KOP, b) Sekretarza KOPi/lub w uzasadnionych przypadkach Zastępcy Sekretarza KOP. 5 Przewodniczący Komisji Oceny Projektów 1. Przewodniczącym KOP może być wyłącznie pracownik IOK. 2. Przewodniczący KOP w uzasadnionych przypadkach może wyznaczyć swojego zastępcę spośród członków KOP pracowników IOK. Wyznaczenie zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia, wydanego przez Przewodniczącego KOP i zatwierdzanego przez Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą. Pisemne upoważnienie wydaje się w przypadku nieobecności Przewodniczącego KOP, która mogłaby utrudniać funkcjonowania KOP, lub w przypadku konieczności wykluczenia osoby pełniącej funkcję Przewodniczącego KOP z pracy KOP. Zastępca Przewodniczącego KOP ma takie same obowiązki i kompetencje jak Przewodniczący KOP. Wyznaczenie Zastępcy Przewodniczącego KOP nie wpływa na konieczność zmiany Zarządzenia Dyrektora WUP, o którym mowa w art. 2 ust. 4 niniejszego Regulaminu. 3. Do zadań Przewodniczącego KOP należy w szczególności: a) kierowanie pracami KOP, w tym reprezentowanie KOP wobec kierownictwa IOK, b) nadzór nad sprawnym, terminowym, zgodnym z Regulaminem pracy KOP oraz Regulaminem konkursu, funkcjonowaniem KOP, c) wyznaczanie miejsca i terminu posiedzeń KOP, d) zatwierdzanie protokołu z prac KOP, e) przeciwdziałanie próbom ingerowania z zewnątrz w dokonywaną ocenę przez podmioty niebiorące w niej udziału, f) podpisywanie wewnętrznej korespondencji w sprawach dotyczących KOP, g) akceptacja oraz przedłożenie do wiadomości Wicedyrektorowi ds. Funduszy Europejskich /innej osobie zastępującej list projektów, o których mowa w 3 pkt 1 ppkt d) i e) niniejszego Regulaminu, h) zatwierdzenie oceny pracy eksperta w oparciu o Kartę oceny pracy eksperta oceniającego wnioski złożone w ramach RPO-Lubuskie2020, której wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu, dokonanej przez Sekretarza KOP. 4. Do kompetencji Przewodniczącego KOP należy rozstrzyganie rozbieżności w dokonanej ocenie projektów przez dwóch oceniających, w zakresie spełnienia przez projekt ogólnych kryteriów merytorycznych ocenianych w systemie 0-1 ( spełnia / nie spełnia ) kryteriów dostępu, 4

5 horyzontalnych, merytorycznych, premiujących, oraz skierowania projektu do negocjacji lub podjęcie decyzji o innym sposobie ich rozstrzygnięcia. Znaczna rozbieżność w ocenie oznaczać może między innymi sytuację, w której projekt został oceniony przez jednego oceniającego pozytywnie a przez drugiego oceniającego negatywnie lub sytuację gdy liczba przyznanych punktów przez jednego oceniającego jest większa/mniejsza o 30 punktów w stosunku do oceny drugiego oceniającego. 5. Decyzja Przewodniczącego, w zakresie, o którym mowa w pkt 4, stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu oraz jest dokumentowana w protokole prac KOP. 6. Przewodniczący KOP podpisuje deklarację poufności, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu oraz oświadczenie pracownika IOK o bezstronności, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 6 Sekretarz Komisji Oceny Projektów 1. Sekretarzem KOP może być wyłącznie pracownik IOK. 2. Przewodniczący KOP w uzasadnionych przypadkach może wyznaczyć zastępcę Sekretarza KOP spośród członków KOP pracowników IOK. Wyznaczenie zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia, wydanego przez Przewodniczącego KOP i zatwierdzanego przez Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą. Pisemne upoważnienie wydaje się w przypadku nieobecności Sekretarza KOP, która mogłaby utrudniać funkcjonowania KOP. Zastępca Sekretarza KOP ma takie same obowiązki i kompetencje jak Sekretarz KOP. Wyznaczenie Zastępcy Sekretarza KOP nie wpływa na konieczność zmiany Zarządzenia Dyrektora WUP, o którym mowa w 2 pkt 4 niniejszego Regulaminu. Zastępcą Sekretarza KOP może być wyłącznie pracownik IOK. 3. Do zadań Sekretarza KOP należy w szczególności: a) dostarczanie niezbędnych do oceny materiałów członkom KOP, b) obsługa organizacyjno-techniczna KOP, c) sporządzanie protokołu z prac KOP, zawierającego informacje o przebiegu i wynikach oceny projektów oraz wynikach przeprowadzonych negocjacji, d) weryfikacja prawidłowości wypełnienia Kart oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach RPO-Lubuskie 2020, e) nadzór nad terminowością dokonywanych ocen wniosków o dofinansowanie projektów przez członków KOP i informowanie Przewodniczącego KOP o wystąpieniu nieprawidłowości w tym zakresie, f) sporządzenie list projektów, o których mowa w 3 pkt 1 ppkt d) i e) niniejszego Regulaminu i przedstawienie ich Przewodniczącemu KOP, g) gromadzenie i przekazanie do archiwum dokumentacji związanej z pracami KOP, h) współpraca z ekspertami wchodzącymi w skład KOP w zakresie technicznej obsługi ich pracy, i) przeprowadzanie czynności związanych z procesem negocjacji, zgodnie z 11 niniejszego Regulaminu oraz czynności związanych z procedurą odwoławczą, opisaną w 12 niniejszego Regulaminu, j) ocena pracy ekspertów. 4. Sekretarz KOP podpisuje deklarację poufności, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 7 Prawa i obowiązki członków KOP 1. Członek KOP jest niezależny co do treści swoich ocen. 5

6 2. Członek KOP zobowiązany jest do: a) podpisania deklaracji poufności oraz oświadczenia o bezstronności, stanowiących odpowiednio załącznik nr 1 i 2 lub 3 do regulaminu, zanim przystąpi do oceny wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku braku możliwości podpisania ww. dokumentów, członek KOP nie zostanie dopuszczony do oceny wniosków o dofinansowanie projektów, b) wypełniania swoich obowiązków rzetelnie, sprawnie, w sposób bezstronny, z należytą starannością, c) dokonania obiektywnej, rzetelnej oceny z wykorzystaniem swojej wiedzy w danym obszarze, d) znajomości dokumentów regulujących wdrażanie RPO-Lubuskie2020, e) podnoszenia swojej wiedzy zgodnie z polityką szkoleniową określoną przez IZ RPO- Lubuskie2020, f) stosowania się do aktualnie obowiązujących dokumentów w ramach RPO-Lubuskie2020, g) zawiadomienia Przewodniczącego KOP o próbie wywierania nacisku na niego, związanego z wykonywaniem obowiązków członka KOP, w szczególności o próbie wpływania na jego ocenę, h) zachowania w tajemnicy i poufności wszystkich informacji oraz dokumentów mu ujawnionych lub przygotowanych i wytworzonych przez niego oraz zapewnienia, że zostaną one użyte tylko dla celów oceny i nie zostaną ujawnione, i) dokonania oceny merytorycznej wszystkich wylosowanych wniosków o dofinansowanie projektów, nie później niż w terminie wskazanym przez Przewodniczącego KOP, j) usunięcia stwierdzonych błędów technicznych i/lub formalnych lub innych uchybień wskazanych przez Przewodniczącego KOP/Sekretarza KOP w złożonej Karcie oceny merytorycznej, w terminie wskazanym przez Przewodniczącego KOP/Sekretarza KOP, k) przedstawienia wyczerpującego pisemnego uzasadnienia wystawionej oceny w odpowiednich miejscach Karty oceny merytorycznej, l) oceny formalnej protestu m) rozpatrzenia protestu, n) przeprowadzenia procesu negocjacyjnego. 3. Zabrania się członkom KOP: a) zatrzymywania wniosków o dofinansowanie projektów lub ich kopii, kart oceny merytorycznej oraz wszelkich materiałów roboczych bezpośrednio związanych z oceną wniosków o dofinansowanie projektów, b) podejmowania jakichkolwiek kontaktów z podmiotem ubiegającym się o dofinansowanie projektów w zakresie oceny złożonych przez niego projektów do czasu ostatecznego zakończenia procedury oceny wniosków o dofinansowanie projektów, wyłączając pkt 2 n. 8 Zasady wykonywania obowiązków przez ekspertów powołanych do składu KOP 1. Eksperci powołani do składu KOP wybierani są spośród osób ujętych w Wykazie kandydatów na ekspertów w obszarze zatrudnienia (Oś Priorytetowa 6 Regionalny rynek pracy), który jest dostępny na stronie internetowej 2. Sposób wyboru ekspertów z Wykazu kandydatów na ekspertów do oceny wniosków o dofinansowanie projektów w ramach konkursu określa Procedura powoływania ekspertów do oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów, która stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu. 3. Z ekspertem zawarta zostaje umowa, która określa zasady współpracy z eksperta z IOK. 9 Posiedzenia KOP 6

7 1. Posiedzenia KOP odbywają się w terminach zapewniających terminowość prac KOP. 2. Przewodniczący KOP zawiadamia członków KOP o miejscu i terminie spotkania w terminie umożliwiającym wzięcie w nim udziału. 3. Przed rozpoczęciem prac KOP i przed podpisaniem przez członków KOP oświadczenia o bezstronności, IOK przekazuje członkom KOP listę wszystkich projektów złożonych w odpowiedzi na konkurs/rundę konkursową. 4. Posiedzenia KOP mogą odbywać się w trybie stacjonarnym i/lub w trybie niestacjonarnym. W przypadku trybu niestacjonarnego procedura oceny merytorycznej dokonywana drogą elektroniczną odbywa się z zachowaniem poufności danych. 5. Przed rozpoczęciem oceny osoby wchodzące w skład KOP otrzymują informacje dotyczące wymogów, które muszą spełniać projekty ubiegające się o dofinansowanie w ramach danego konkursu, w tym w szczególności informacje na temat procedury oceny oraz obowiązujących w ramach danego konkursu kryteriów wyboru projektów. Przekazanie tych informacji może nastąpić w drodze elektronicznej na wskazane przez członków KOP adresy Przed przystąpieniem do oceny merytorycznej: a) członkowie KOP na posiedzeniu KOP, którzy będą dokonywać oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów podpisują: listę obecności, deklarację poufności członka KOP, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, oświadczenie pracownika IOK o bezstronności, które stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu lub, oświadczenie eksperta o bezstronności, które stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu, b) obserwator podpisuje deklarację poufności która stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 7. Podczas posiedzenia KOP, odbywa się losowanie polegające na przyporządkowaniu do każdego wniosku dwóch oceniających. Opis sposobu przeprowadzenia procedury losowania zawarty jest w załączniku nr 10 do niniejszego Regulaminu. Do pojemników, służących do losowania, zostaną wrzucone kartki z nazwiskami członków KOP ( 1 pojemnik - nazwiska pracowników IOK, 2 pojemnik nazwiska ekspertów jeśli dotyczy). Kartki w pojemniku zostaną złożone w ten sposób, by numery były niewidoczne dla osoby dokonującej losowania. Losowania dokonana się przez wyciągnięcie kartek. Do każdego wniosku o dofinansowanie wylosowane zostaną nazwiska dwóch członków KOP. 8. W wyniku losowania, każdy wniosek o dofinansowanie projektu przyporządkowany może być wyłącznie do dwóch pracowników IOK lub pracownika IOK oraz eksperta. 9. Po dokonaniu oceny merytorycznej Karty oceny merytorycznej podlegają weryfikacji pod względem formalnym tj. kompletności i prawidłowości ich wypełnienia. 10. Karty oceny merytorycznej muszą być wypełnione komputerowo, zawierać datę jej wypełnienia oraz czytelny podpis oceniającego, zawierać wyczerpujące uzasadnienie każdego stanowiska oceniającego powodującego: obniżenie oceny, odrzucenie wniosku, nieprzyznanie dofinansowania, zmiana kwoty dofinansowania, przyznanie lub nieprzyznanie punktów za kryteria premiujące. 11. Przebieg całego procesu oceny wniosków (w tym w szczególności zdarzenia niestandardowe) jest rejestrowany (protokoły, notatki, itp.) w sposób umożliwiający jego późniejsze odtworzenie. 12. W przypadku zaistnienia problemów, w szczególności zagrożeń terminowości czy rzetelności, Przewodniczący KOP informuje o tym fakcie Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą i/lub Dyrektora WUP. Kierownictwo IOK może uzyskiwać od Przewodniczącego KOP informacje dotyczące przebiegu prac KOP z zastrzeżeniem, że 7

8 informacje te nie mogą dotyczyć wyników oceny poszczególnych projektów do momentu zakończenia prac KOP. 10 Ocena wniosków o dofinansowanie projektów 1. Ocenie merytorycznej podlega każdy złożony w trakcie trwania naboru wniosek o dofinansowanie projektu (o ile nie został wycofany przez wnioskodawcę albo pozostawiony bez rozpatrzenia zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy wdrożeniowej). 2. Ocena merytoryczna wniosku obejmuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia: a) ogólne kryteria merytoryczne oceniane w systemie 0-1 ( spełnia / nie spełnia ); b) kryteria dostępu (określone we właściwym Rocznym Planie Działania oraz w regulaminie konkursu); c) kryteria horyzontalne; d) ogólne kryteria merytoryczne oceniane punktowo; e) kryteria premiujące (określone we właściwym Rocznym Planie Działania oraz w regulaminie konkursu). 3. W przypadku dokonywania w ramach KOP oceny merytorycznej nie więcej niż 200 projektów, ocena merytoryczna jest dokonywana w terminie nie późniejszym niż 60 dni. Przy każdym kolejnym zwiększeniu liczby projektów maksymalnie o 200 termin dokonania oceny merytorycznej może zostać wydłużony maksymalnie o 30 dni. Termin dokonania oceny merytorycznej nie może jednak przekroczyć 120 dni niezależnie od liczby projektów ocenianych w ramach KOP. 4. Ocena merytoryczna rozumiana jest jako podpisanie przez oceniających Kart oceny merytorycznej. 5. Oceny merytorycznej dokonuje się przy pomocy Karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach RPO-L2020, która stanowi załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu 6. Wszelkie materiały robocze powstałe w trakcie prac KOP podlegają zniszczeniu. Naruszenie tej zasady uważane jest za niedochowanie deklaracji poufności. 7. Członkowie KOP ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą wobec osób trzecich, w tym Wnioskodawców, w przypadku naruszenia poufności. 8. Członkowie KOP zobowiązani są do zachowania zasad wynikających z Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z , str. 1, w tym do zapewnienia technicznych środków ochrony tych danych) (RODO). 11 Negocjacje 1. Wnioski o dofinansowanie projektów w przypadku kryteriów dostępu, horyzontalnych, merytorycznych ocenianych punktowo mogą być uzupełniane/poprawiane zgodnie z zakresem określonym w regulaminie konkursu w trybie art. 45 ust. 3 ustawy wdrożeniowej na etapie negocjacji. 2. Negocjacje obejmują wszystkie kwestie wskazane przez oceniających w wypełnionych przez nich kartach oceny merytorycznej oraz ewentualne dodatkowe kwestie wskazane przez przewodniczącego KOP. 3. Negocjacje prowadzone są w trakcie trwania posiedzenia KOP. 8

9 4. Negocjacje prowadzone są do wyczerpania kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w konkursie poczynając od projektu, który uzyskałby najlepszą ocenę Jeżeli w trakcie negocjacji: do wniosku nie zostaną wprowadzone korekty wskazane przez oceniających w kartach oceny projektu lub przez Przewodniczącego KOP lub inne zmiany wynikające z ustaleń dokonanych podczas negocjacji lub KOP nie uzyska od Wnioskodawcy informacji i wyjaśnień dotyczących określonych zapisów we wniosku, wskazanych przez oceniających w kartach oceny projektu lub Przewodniczącego KOP lub przekazane wyjaśnienia/informacje nie zostaną zaakceptowane przez KOP lub do wniosku zostały wprowadzone inne zmiany niż wynikające z kart oceny projektu lub uwag Przewodniczącego KOP lub ustaleń wynikających z procesu negocjacji negocjacje kończą się wynikiem negatywnym. 6. Weryfikację spełnienia przez projekt warunków określonych w procesie negocjacji, o których mowa w pkt 5 dokonuje się na podstawie Karty oceny wniosku projektu konkursowego w ramach RPO-L2020, która stanowi załącznik nr 11 do niniejszego Regulaminu. 7. Oceny wprowadzenia przez Wnioskodawcę zmian do wniosku o dofinansowanie, zawierającego ustalenia poczynione w trakcie negocjacji, dokonuje Sekretarz KOP lub w uzasadnionych przypadkach inny członek KOP wskazany przez Przewodniczącego KOP. 8. Przebieg negocjacji opisywany jest w protokole prac KOP, o którym mowa w Procedura odwoławcza 1. Wnioskodawcy, którego wniosek uzyskał ocenę negatywną, przysługuje prawo wniesienia protestu do IOK, w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji o wynikach oceny. 2. Protest wnoszony jest w formie pisemnej i zgodnie z art. 54 ust. 2 ustawy musi zawierać: 1) oznaczenie instytucji właściwej do rozpatrzenia protestu; 2) oznaczenie wnioskodawcy; 3) numer wniosku o dofinansowanie projektu; 4) wskazanie kryteriów wyboru projektów, z których oceną wnioskodawca się nie zgadza, wraz z uzasadnieniem; 5) wskazanie zarzutów o charakterze proceduralnym w zakresie przeprowadzonej oceny, jeżeli zdaniem wnioskodawcy naruszenia takie miały miejsce, wraz z uzasadnieniem; 6) podpis wnioskodawcy lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania, z załączeniem oryginału lub kopii dokumentu poświadczającego umocowanie takiej osoby do reprezentowania Wnioskodawcy. 3. W przypadku, gdy protest nie spełnia wymogów formalnych lub zawiera oczywiste omyłki, stwierdzone na podstawie Karty oceny formalnej protestu w ramach RPO-L2020 załącznik nr 9 do niniejszego Regulaminu, wnioskodawca wzywany jest pisemnie do uzupełnienia protestu, bądź poprawienia w nim oczywistych omyłek, w terminie 7 dni, licząc od dnia otrzymania wezwania pod rygorem pozostawienia protestu bez rozpatrzenia. 4. Uzupełnienie protestu może nastąpić wyłącznie w odniesieniu do wymogów formalnych wskazanych w pkt 2 ppkt 1-3 i IOK pozostawia protest bez rozpatrzenia, który pomimo prawidłowego pouczenia został wniesiony: 1 IOK może przyjąć, iż negocjacje będą dotyczyły większej liczby projektów niż wynika to z alokacji dostępnej w konkursie, tak by zapewnić maksymalne wyczerpanie kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w konkursie. Informacja taka zostanie przekazana wnioskodawcom 9

10 1) po terminie, 2) przez podmiot wykluczony z możliwości otrzymania dofinansowania, 3) bez spełnienia warunków, o których mowa w art. 54 ust. 2 pkt 4 ustawy wdrożeniowej, 4) w przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury odwoławczej wyczerpana zostanie kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów, o którym mowa w art. 66 ust. 2 ustawy wdrożeniowej. 6. Zgodnie z art. 54a ustawy wdrożeniowej wnioskodawca może wycofać protest do czasu zakończenia rozpatrywania protestu przez IP. W przypadku wycofania protestu przez wnioskodawcę IOK pozostawia protest bez rozpatrzenia, a ponowne jego wniesienie jest niedopuszczalne. Wycofując protest wnioskodawca nie może wnieść skargi do sądu administracyjnego. 7. W wyniku rozpatrzenia protestu IOK zgodnie z art. 58 ust. 1 i 2 ustawy wdrożeniowej może: 1) uwzględnić protest - w przypadku uwzględnienia protestu IOK informuje wnioskodawcę na piśmie o wyniku rozpatrzenia jego protestu wraz z uzasadnieniem oraz kieruje projekt do właściwego etapu oceny albo dokonuje aktualizacji listy projektów wybranych do dofinansowania, informując o tym wnioskodawcę; 2) nie uwzględnić protestu - w przypadku nieuwzględnienia protestu IOK informuje wnioskodawcę na piśmie o wyniku rozpatrzenia jego protestu wraz z uzasadnieniem, w tym o możliwości wniesienia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego na zasadach określonych w art. 61 ustawy wdrożeniowej. 13 Udzielanie informacji o przebiegu i wynikach oceny 1. Jakiekolwiek udzielenie informacji o przebiegu i/lub wynikach oceny w okresie między rozpoczęciem oceny a podaniem jej wyników do publicznej wiadomości z naruszeniem zasad określonych w niniejszym paragrafie stanowi niedochowanie deklaracji poufności. 2. Członek KOP udziela informacji o tym, które wnioski o dofinansowanie projektów oceniał i jaki był wynik oceny wyłącznie Przewodniczącemu oraz Sekretarzowi KOP. 3. Sekretarz KOP udostępnia informacje związane z przebiegiem oceny wyłącznie Przewodniczącemu KOP. 4. Ocena merytoryczna dokonana przez KOP stanowią podstawę do ułożenia listy zawierającej wyniki oceny wszystkich projektów, które podlegały ocenie w ramach konkursu/rundy konkursowej oraz listy projektów wybranych do dofinansowania. Listy przekazywane są do akceptacji Przewodniczącemu KOP, a zatwierdzane są przez Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą. 5. Lista projektów wybranych do dofinansowania dostępna jest w siedzibie IOK, na stronie internetowej IOK oraz na stronie internetowej a wszyscy Wnioskodawcy informowani są o losach złożonych przez nich wniosków o dofinansowanie projektów pisemnie, zgodnie z adresem siedziby wskazanym we wniosku o dofinansowanie projektu. 14 Protokół 1. Po zakończeniu prac KOP sporządzany jest przez Sekretarza KOP protokół z przeprowadzonych czynności związanych z oceną merytoryczną, negocjacjami oraz procedurą odwoławczą wniosków o dofinansowanie projektów, zawierający co najmniej następujące informacje: 10

11 a) Regulamin prac KOP, b) termin i miejsce posiedzenia, c) podpisane listy obecności członków KOP, d) decyzję o powołaniu Komisji Oceny Projektów w określonym składzie, e) listę członków KOP, f) zestawienie deklaracji poufności oraz oświadczeń o bezstronności, g) opis sposobu i wyników losowania członków KOP dokonujących oceny merytorycznej, h) zestawienie wniosków wraz ze wskazaniem członków KOP dokonujących ich oceny, i) wypełnione Karty oceny merytorycznej, j) wyniki oceny merytorycznej w postaci list, o których mowa w 3 ppkt d) i e) niniejszego Regulaminu, k) opis przebiegu pracy KOP sporządzony w sposób umożliwiający jego późniejsze odtworzenie, zawierający w szczególności opis zdarzeń niestandardowych, które zaszły w trakcie prac KOP, do których należą zwłaszcza: ujawnienie istniejącego konfliktu interesów i innych okoliczności odnoszących się do niewłaściwego sprawowania funkcji przez osoby uczestniczące w pracach KOP, wywieranie nacisków na członków KOP ze strony osób i podmiotów zewnętrznych lub wewnętrznych, wykrycie innych nieprawidłowości przebiegu pracy KOP, różnica stanowisk dwóch oceniających albo jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego dotyczących oceny wniosku o dofinansowanie projektu, czynności weryfikacyjno-sprawdzające Kart oceny merytorycznej, l) informacja o regulaminie konkursu i jego zmianach (jeśli dotyczy), m) informacje dotyczące przeprowadzonych negocjacji, n) dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury odwoławczej, o) inne istotne elementy postępowania oceniającego, p) miejsce przechowywania dokumentów związanych z przeprowadzoną oceną. 2. Protokół z prac KOP zatwierdzany jest przez Przewodniczącego KOP przed sporządzeniem list, o których mowa w 3 ppkt d) i e) niniejszego regulaminu. 3. Protokół z prac KOP sporządzany jest dla każdego konkursu i jest przechowywany w siedzibie Instytucji Pośredniczącej. 15 Postanowienia końcowe Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania Zarządzenia Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze. 16 Wykaz załączników do Regulaminu Komisji Oceny Projektów 1. Załącznik nr 1: Wzór Deklaracji poufności członka KOP. 2. Załącznik nr 2: Wzór Oświadczenia pracownika IOK o bezstronności. 3. Załącznik nr 3: Wzór Oświadczenia eksperta o bezstronności. 4. Załącznik nr 4: Wzór Deklaracji poufności obserwatora. 5. Załącznik nr 5: Wzór Decyzji Przewodniczącego Komisji Oceny Projektów w sprawie wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach RPO-L

12 6. Załącznik nr 6: Wzór Karty oceny pracy eksperta oceniającego wnioski złożone w ramach RPO-Lubuskie Załącznik nr 7: Procedura powoływania ekspertów do oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektu. 8. Załącznik nr 8: Wzór Karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach RPO-Lubuskie Załącznik nr 9: Wzór Karty oceny formalnej protestu w ramach RPO-Lubuskie Załącznik nr 10: Opis procedury losowania projektów do oceny merytorycznej w ramach posiedzenia Komisji Oceny Projektów oceniającej wnioski o dofinansowanie projektów. 11. Załącznik nr 11: Wzór Karty oceny wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach RPO-Lubuskie2020 w zakresie spełnienia warunków negocjacyjnych. 12