Minimalny zakres regulaminu konkursu dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój

Transkrypt

1 Minimalny zakres regulaminu konkursu dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój wersja 1.7 Warszawa, 24 kwietnia 2017 r. 1

2 Spis treści Wykaz skrótów... 3 Słownik pojęć Zakres dokumentu i informacje ogólne Złożenie formularza aplikacyjnego Złożenie wniosku o dofinansowanie Złożenie uproszczonego wniosku o dofinansowanie (zapisy opcjonalne) Komisja Oceny Projektów Uzupełnienie lub poprawienie wniosku o dofinansowanie albo uproszczonego wniosku o dofinansowanie (zapisy częściowo opcjonalne) Preselekcja (zapisy opcjonalne) Ocena formalna Ocena merytoryczna Ogólne zasady oceny merytorycznej Procedura dokonywania oceny merytorycznej Analiza kart oceny i obliczanie liczby przyznanych punktów Negocjacje Zakończenie oceny i rozstrzygnięcie konkursu Ocena formalno-merytoryczna (zapisy opcjonalne) Ogólne zasady oceny formalno-merytorycznej Procedura dokonywania oceny formalno-merytorycznej Etap oceny strategicznej (zapisy opcjonalne) Procedura odwoławcza Spis załączników Załącznik 1 Wzór karty weryfikacji poprawności wniosku w ramach PO WER Załącznik 2 Wzór karty oceny uproszczonego wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER Załącznik 3 Wzór karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER Załącznik 4 Wzór karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER Załącznik 5 Wzór karty oceny formalno-merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER Załącznik 6 Wzór karty weryfikacji kryterium kończącego negocjacje wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER

3 Załącznik 7 Wzór karty oceny strategicznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER Załącznik 8 Wzór deklaracji poufności dla członka KOP z prawem dokonywania oceny Załącznik 9 Wzór deklaracji poufności dla obserwatora uczestniczącego w pracach KOP Załącznik 10 Wzór oświadczenia pracownika IOK o bezstronności Załącznik 11 Wzór oświadczenia eksperta o bezstronności Załącznik 12 Wzór fiszki projektowej Załącznik 13 Wzór wniosku o dofinansowanie projektu Wykaz skrótów PO WER Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój ; IOK instytucja organizująca konkurs; KOP komisja oceny projektów; IZ instytucja zarządzająca Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój ; IP instytucja pośrednicząca Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój ; KM Komitet Monitorujący Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój ; UE Unia Europejska. 3

4 Słownik pojęć Użyte w dokumencie pojęcia oznaczają: a) fiszka projektowa formularz aplikacyjny umożliwiający potencjalnemu wnioskodawcy przedstawienie pomysłu projektu, który ma zostać zgłoszony do objęcia współfinansowaniem ze środków PO WER; b) portal portal internetowy, o którym mowa w art. 115 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego; c) Roczny Plan Działania roczny dokument planistyczno-operacyjny stanowiący doprecyzowanie w roku jego obowiązywania zapisów PO WER i stanowiący załącznik do Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych PO WER; Roczny Plan Działania ma na celu przedstawienie założeń IP albo IZ co do planowanego trybu wyboru projektów (konkursowy, pozakonkursowy), preferowanych form wsparcia (typów projektów), podziału środków finansowych na wybrane typy projektów, planowanych do osiągnięcia efektów wyrażonych wskaźnikami, szczegółowych kryteriów wyboru projektów, które będą stosowane w roku obowiązywania Rocznego Planu Działania oraz elementów konkursów (preselekcja, ocena formalna, ocena merytoryczna, ocena formalnomerytoryczna, ocena strategiczna); d) rozporządzenie ogólne rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z , str. 320); e) SL 2014 aplikacja główna centralnego systemu teleinformatycznego, o którym mowa w rozdziale 16 ustawy; f) ustawa ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. poz. 1146, z późn. zm.); g) Wytyczne - Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata

5 1. Zakres dokumentu i informacje ogólne Niniejszy dokument zawiera obligatoryjne postanowienia, które muszą zostać zawarte w regulaminach konkursów ogłaszanych w ramach PO WER, mające na celu zapewnienie określonych w PO WER nadrzędnych cech, którymi powinien charakteryzować się system wyboru projektów, czyli: efektywność procesu selekcji, przejrzystość, bezstronność oraz sprawność proceduralna. IOK opracowuje regulamin konkursu z poszanowaniem w szczególności: przepisów ustawy, postanowień Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata , brzmienia przyjętych przez KM kryteriów wyboru projektów oraz zapisów niniejszego dokumentu, który ma charakter ramowy. Ramowy charakter dokumentu oznacza, że IOK zapewnia zgodność z nim swych szczegółowych procedur wewnętrznych (w tym instrukcji wykonawczych) oraz regulaminu konkursu mając jednocześnie prawo do uszczegółowienia określonych zapisów dotyczących organizowanych konkursów, o ile nie stoi to w sprzeczności z regulacjami zawartymi w tym dokumencie. W zakresie nieuregulowanym w ustawie, Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata , ani w niniejszym dokumencie, rozstrzygnięcia w kwestiach wątpliwych dokonuje IOK, która jednocześnie ponosi odpowiedzialność za podjęte decyzje. Konkurs składa się z jednego postępowania kończącego się wyborem projektów do dofinansowania (konkurs zamknięty) albo kilku odrębnych rund konkursu kończących się każdorazowo wyborem projektów do dofinansowania (konkurs otwarty). IOK jest zobowiązana do zapewnienia stosowania zasady równego traktowania wszystkich wnioskodawców w ramach konkursu - w szczególności należy stosować te same standardy oceny i kryteria oceny projektów we wszystkich rundach konkursu, zarówno przy ocenie punktowej, jak i zerojedynkowej. W regulaminie konkursu IOK określa przejrzyste zasady organizowania poszczególnych rund konkursu otwartego, w tym przewidywane terminy rund (posiedzeń KOP) i daty składania wniosków do każdej z rund, a także czynniki warunkujące uruchomienie kolejnych rund oraz sposób postępowania w sytuacji, gdy alokacja przewidziana na konkurs nie pozwoli objąć dofinansowaniem wszystkich kwalifikujących się projektów. W przypadku wyboru trybu konkursu otwartego nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły do zamknięcia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją IOK (np. z powodu wyczerpania określonego limitu środków). Ocena wniosków odbywa się w ramach organizowanych systematycznie posiedzeń KOP, z których sporządzane są listy, o których mowa w art. 44 ust. 4 ustawy. Wybór trybu konkursu należy do IOK i jest przedstawiony w Rocznym Planie Działania oraz w regulaminie konkursu. IOK wskazuje w harmonogramie naboru wniosków o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym na dany rok kalendarzowy, czy dany nabór będzie prowadzony w konkursie otwartym, czy zamkniętym. Przez rozstrzygnięcie konkursu, o którym mowa w art. 46 ust. 1 należy rozumieć także rozstrzygnięcie rundy konkursowej w konkursie otwartym. W przypadku konkursu otwartego IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej i na portalu z odpowiednim wyprzedzeniem informację o planowanej dacie zamknięcia konkursu, wraz z uzasadnieniem. Zamknięcie konkursu nie może nastąpić przed upływem 7 dni od daty jego ogłoszenia. 5

6 W przypadku konkursu otwartego IOK może podjąć decyzję o skróceniu naboru (nie dotyczy pierwszej rundy, z zachowaniem co najmniej 7-dniowego terminu na składanie wniosków o dofinansowanie, i/lub nieuruchamianiu kolejnych rund (np. w przypadku gdy łączna wartość wnioskowanego dofinansowania we wnioskach złożonych w konkursie przekroczy wartość minimum 100% kwoty alokacji przeznaczonej na dofinansowanie projektów w ramach konkursu). O możliwości skrócenia naboru oraz jego zasadach i warunkach IOK informuje w regulaminie konkursu. Co najmniej 7 dni przed planowanym skróceniem naboru (zamknięciem konkursu) IOK zamieszcza informację w tym zakresie na swojej stronie internetowej i na portalu, wraz z uzasadnieniem. Standardowa procedura oceny projektów konkursowych składa się z etapu oceny formalnej, o którym mowa w rozdziale 6 oraz etapu oceny merytorycznej, o którym mowa w rozdziale 7 albo opcjonalnie w zależności od zapisów zawartych we właściwym Rocznym Planie Działania z jednego etapu połączonej oceny formalno-merytorycznej, o którym mowa w rozdziale 8. W zależności od zapisów zawartych we właściwym Rocznym Planie Działania konkurs może obejmować również dodatkowe, niestandardowe elementy procedury wyboru projektów. W związku z powyższym zapisy regulaminu konkursu zawarte w następujących częściach niniejszego dokumentu: podrozdział 2.2, rozdział 4 (zapisy dotyczące uproszczonego wniosku o dofinansowanie), rozdział 5, rozdział 8 oraz rozdział 9 są opcjonalne. Oznacza to, że są one uwzględniane przez IOK w regulaminie konkursu, o ile w ramach tego konkursu zgodnie z właściwym Rocznym Planem Działania przewidziano dodatkowe elementy konkursu (preselekcję lub ocenę strategiczną). Ilekroć w niniejszym dokumencie wskazuje się liczbę dni, mowa jest o dniach kalendarzowych, a terminy wskazane w niniejszym dokumencie zgodnie z art. 50 ustawy obliczane są w sposób zgodny z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 367, z późn. zm.), z zastrzeżeniem, iż sobota traktowana jest jako dzień równorzędny z dniem ustawowo wolnym od pracy (analogicznie do zapisów Rozdziału 2 pkt 8 Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata ). 2. Złożenie formularza aplikacyjnego 2.1 Złożenie wniosku o dofinansowanie 1. Wniosek o dofinansowanie jest składany w terminie wskazanym przez IOK w regulaminie konkursu na obowiązującym formularzu zgodnym z załącznikiem 13 w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu obsługi wniosków aplikacyjnych SOWA. 2. Złożenie wniosku w systemie SOWA oznacza potwierdzenie zgodności z prawdą oświadczeń zawartych w sekcji VIII wniosku. 3. Za datę wpływu wniosku o dofinansowanie należy uznać datę złożenia wersji elektronicznej wniosku w systemie obsługi wniosków aplikacyjnych SOWA. 4. Wnioski złożone po terminie wskazanym przez IOK w regulaminie konkursu nie są rozpatrywane. IOK określa w swoich procedurach wewnętrznych sposób postępowania z wnioskami złożonymi po terminie. 2.2 Złożenie uproszczonego wniosku o dofinansowanie (zapisy opcjonalne) 1. Uproszczony wniosek o dofinansowanie jest składany w terminie wskazanym przez IOK w regulaminie konkursu na obowiązującym formularzu fiszki projektowej zgodnym z załącznikiem 12, w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu obsługi wniosków aplikacyjnych SOWA. 2. Złożenie uproszczonego wniosku w systemie SOWA oznacza potwierdzenie zgodności z prawdą oświadczeń zawartych w sekcji VIII uproszczonego wniosku. 3. Za datę wpływu uproszczonego wniosku o dofinansowanie należy uznać datę złożenia wersji elektronicznej wniosku w systemie obsługi wniosków aplikacyjnych SOWA. 6

7 3. Komisja Oceny Projektów 1. Zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy oceny, czy projekty uczestniczące w konkursie spełniają kryteria wyboru projektów, dokonuje KOP. 2. KOP powołuje oraz określa regulamin jej pracy instytucja pełniąca funkcję IOK. 3. KOP może obradować w ramach jednego posiedzenia (w przypadku konkursu zamkniętego) albo kilku organizowanych systematycznie posiedzeń (konkurs otwarty czyli prowadzony rundami). Każde posiedzenie KOP kończy się zatwierdzeniem listy, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy, tj. listy ocenionych projektów zawierającej przyznane oceny, ze wskazaniem projektów wybranych do dofinansowania. 4. W skład KOP z prawem dokonywania oceny projektów mogą wchodzić: a) pracownicy IOK; b) eksperci, o których mowa w art. 49 ustawy, przy czym jeżeli w ramach danego konkursu przeprowadzany będzie etap oceny strategicznej IOK, określając skład KOP, bierze pod uwagę pkt 16 i 17 oraz odpowiednie zapisy Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata (Podrozdział 6.5 pkt 12 i 13). IOK przy powoływaniu składu KOP powinna mieć także na uwadze zapisy Podrozdziału 6.4 pkt 3 oraz Podrozdziału 8.3 pkt 12 ww. Wytycznych. 5. Liczba członków KOP z prawem dokonywania oceny projektów wynosi nie mniej niż trzy osoby. 6. Przewodniczącym KOP i zastępcą przewodniczącego KOP (o ile został powołany) są pracownicy IOK. 7. Oceny, czy dany projekt spełnia poszczególne kryteria merytoryczne wyboru projektów 1, z zastrzeżeniem kryteriów strategicznych (o ile dotyczy), dokonuje dwóch członków KOP wybieranych w drodze losowania przeprowadzonego przez przewodniczącego KOP na posiedzeniu KOP w obecności: a) co najmniej 3 członków KOP oraz b) obserwatorów wskazanych przez KM (o ile KM wskazał swoich obserwatorów). 8. Opis sposobu przeprowadzenia procedury losowania członków KOP dokonujących oceny spełniania przez dany projekt poszczególnych kryteriów wyboru projektów, z zastrzeżeniem kryteriów strategicznych (o ile dotyczy), IOK określa w regulaminie pracy KOP, a wyniki tego losowania IOK zawiera w protokole z prac KOP. W przypadku konkursu otwartego protokół z prac KOP jest sporządzany dla każdego posiedzenia KOP. Po zakończeniu prac KOP w ramach konkursu opracowywany jest protokół zbiorczy ze wszystkich posiedzeń KOP. 9. Przed rozpoczęciem prac KOP, IOK sporządza listę wszystkich projektów złożonych w odpowiedzi na konkurs / rundę konkursu (wraz z nazwą wnioskodawcy oraz tytułem projektu) i przedstawia ją do wiadomości członkom KOP przed podpisaniem przez nich oświadczenia o bezstronności, o którym mowa w pkt 10. Wykonanie tej czynności powinno zostać uwzględnione co najmniej w regulaminie pracy KOP oraz ewentualnie w zależności od decyzji IOK w regulaminie konkursu. 10. Przed przystąpieniem do oceny wniosku członek KOP podpisuje deklarację poufności (patrz: załącznik 8) oraz oświadczenie o bezstronności: a) w przypadku pracownika IOK zgodne ze wzorem określonym w załączniku 10 albo b) w przypadku eksperta, o którym mowa w art. 49 ustawy zgodne ze wzorem określonym w załączniku Dotyczy także oceny formalno-merytorycznej. 7

8 11. W pracach KOP w charakterze obserwatorów (bez prawa dokonywania oceny projektów) mogą uczestniczyć: a) przedstawiciele ministra (ministrów) właściwego (właściwych) ds. związanych tematycznie z zakresem konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra bądź ministrów); b) przedstawiciele IZ (z inicjatywy IZ); c) przedstawiciele partnerów, o których mowa w art. 5 rozporządzenia ogólnego, w tym w szczególności partnerów wchodzących w skład KM (przy zachowaniu zasady bezstronności). 12. Przed udziałem w pracach KOP obserwator podpisuje deklarację poufności (patrz: załącznik 9). 13. Przed rozpoczęciem oceny projektów w ramach KOP, IOK przekazuje osobom wchodzącym w skład KOP z prawem dokonywania oceny projektów informacje dotyczące wymogów, które muszą spełniać projekty ubiegające się o dofinansowanie w ramach danego konkursu, w tym w szczególności informacje na temat procedury oceny oraz obowiązujących w ramach danego konkursu kryteriów wyboru projektów. 14. Po upływie 30 dni od dnia włączenia przez IZ szkoleń e-learningowych umożliwiających uzyskanie certyfikatu do dokonywania oceny w ramach danej osi priorytetowej PO WER do obligatoryjnego programu szkoleniowego, do składu KOP mogą być powoływane wyłącznie osoby, które posiadają właściwy certyfikat. 15. Obowiązek posiadania właściwego certyfikatu do dokonywania oceny w ramach danej osi priorytetowej PO WER dotyczy również przewodniczącego KOP i zastępcy przewodniczącego KOP (o ile został powołany). 16. W celu usprawnienia procesu dokonywania oceny projektów w ramach KOP, IOK może podjąć decyzję o odstąpieniu od dokonywania oceny w trybie stacjonarnym i przeprowadzeniu oceny całkowicie lub częściowo w trybie niestacjonarnym. W takim przypadku, sposób organizacji prac KOP w trybie niestacjonarnym IOK określa w regulaminie pracy KOP, a przebieg oceny odnotowuje w protokole z prac KOP. 17. Projekty podlegające ocenie w ramach KOP i kwalifikujące się do zarejestrowania w SL 2014 są rejestrowane w SL 2014 zgodnie z procedurami wewnętrznymi IOK. 4. Uzupełnienie lub poprawienie wniosku o dofinansowanie albo uproszczonego wniosku o dofinansowanie (zapisy częściowo opcjonalne) 1. Zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy w razie stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie albo w uproszczonym wniosku o dofinansowanie braków formalnych lub oczywistych omyłek, IOK wzywa wnioskodawcę na zasadach określonych w regulaminie konkursu, do uzupełnienia wniosku lub poprawienia w nim oczywistej omyłki, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. 2. Szczegółowe zasady postępowania z wnioskami pozostawionymi bez rozpatrzenia IOK określa w swoich procedurach wewnętrznych. 3. IOK w regulaminie konkursu: a) określa zasady wezwania wnioskodawcy do uzupełnienia wniosku lub poprawienia w nim oczywistej omyłki; b) określa termin na uzupełnienie przez wnioskodawcę wniosku lub poprawienia w nim oczywistej omyłki nie krótszy niż 7 dni; c) może określić katalog braków formalnych lub oczywistych omyłek, których uzupełnienie lub poprawienie zgodnie z art. 43 ust. 2 ustawy nie będzie prowadziło do istotnej modyfikacji wniosku o dofinansowanie. 8

9 4. Weryfikacji, czy we wniosku są braki formalne lub oczywiste omyłki, dokonuje co najmniej jeden pracownik IOK przy pomocy karty weryfikacji poprawności wniosku w ramach PO WER (patrz: załącznik 1). Za termin dokonania weryfikacji uznaje się: a) datę podpisania karty weryfikacji poprawności wniosku przez pracownika IOK dokonującego weryfikacji; b) w przypadku gdy weryfikacji dokonuje więcej niż jeden pracownik IOK datę podpisania karty weryfikacji poprawności wniosku przez tego pracownika, który podpisał kartę najpóźniej. 5. Weryfikacja, o której mowa w pkt 4 może być dokonywana podczas realizacji każdego etapu oceny. W sytuacji stwierdzenia, że we wniosku są braki formalne lub oczywiste omyłki IOK wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku lub poprawienia w nim oczywistej/ych omyłki/ek, w terminie ustalonym w regulaminie konkursu (z zastrzeżeniem pkt 3b). 6. Po uzupełnieniu wniosku lub poprawieniu w nim oczywistych omyłek przez wnioskodawcę co najmniej jeden pracownik IOK dokonuje, przy pomocy karty weryfikacji poprawności wniosku w ramach PO WER (patrz: załącznik 1), ponownej weryfikacji wniosku w terminie nie późniejszym niż 7 dni od daty jego złożenia. Poprawny wniosek jest kierowany do właściwego etapu oceny w ramach KOP. 5. Preselekcja (zapisy opcjonalne) 1. Etap preselekcji jest przeprowadzany w ramach konkursu bezpośrednio przed etapem oceny formalnej albo etapem oceny formalno-merytorycznej. 2. Na etapie preselekcji ocenie podlega każdy złożony uproszczony wniosek o dofinansowanie (o ile nie został wycofany przez wnioskodawcę lub pozostawiony bez rozpatrzenia zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy). 3. Etap oceny uproszczonego wniosku o dofinansowanie obejmuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia kryteria warunkujące określone we właściwym Rocznym Planie Działania i zatwierdzone przez KM. 4. Ocena kryteriów warunkujących polega na przypisaniu im wartości logicznych tak albo nie. 5. Ocena jest dokonywana przy pomocy karty oceny uproszczonego wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER (patrz: załącznik 2). 6. W przypadku wystąpienia rozbieżności w ocenie przewodniczący KOP rozstrzyga je lub podejmuje decyzję o innym sposobie ich rozstrzygnięcia. Decyzja przewodniczącego jest dokumentowana w protokole z prac KOP. 7. Ocena uproszczonych wniosków o dofinansowanie jest dokonywana w terminie 30 dni od dnia: zakończenia ich naboru w przypadku konkursu zamkniętego; zakończenia naboru wniosków w ramach rundy konkursowej w przypadku konkursu otwartego. Za termin dokonania oceny uznaje się termin podpisania karty oceny uproszczonego wniosku o dofinansowanie przez tego z dwóch oceniających, który podpisał swoją kartę oceny później. 8. Niezwłocznie po zakończeniu oceny uproszczonego wniosku o dofinansowanie IOK przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o: a) pozytywnej ocenie uproszczonego wniosku o dofinansowanie tj. spełnieniu wszystkich kryteriów warunkujących i możliwości złożenia wniosku o dofinansowanie w terminie i na zasadach określonych w regulaminie konkursu albo b) zakończeniu oceny jego projektu, negatywnej ocenie uproszczonego wniosku o dofinansowanie wraz ze zgodnym z art. 46 ust. 5 ustawy pouczeniem o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy. 9

10 9. Pisemna informacja, o której mowa w pkt 8 lit. b zawiera całą treść wypełnionych kart oceny uproszczonego wniosku o dofinansowanie albo kopię wypełnionych kart oceny w postaci załączników, z zastrzeżeniem, że IOK, przekazując wnioskodawcy tę informację, zachowuje zasadę anonimowości osób dokonujących oceny. 10. Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy po etapie preselekcji IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej listę projektów zakwalifikowanych do etapu oceny formalnej albo oceny formalnomerytorycznej. 11. Jeżeli IOK tak postanowi w regulaminie konkursu, oceny danego projektu w ramach etapu oceny formalnej oraz etapu oceny merytorycznej (o ile dotyczy) albo oceny formalno-merytorycznej, dokonują te same osoby, które dokonywały oceny uproszczonego wniosku o dofinansowanie dotyczącego tego projektu na etapie preselekcji. W takim przypadku osoby dokonujące oceny nie są wybierane w drodze losowania, o którym mowa w pkt 7 rozdziału Ocena formalna 1. Ocenie formalnej podlega każdy złożony w trakcie trwania naboru wniosek o dofinansowanie (o ile nie został wycofany przez wnioskodawcę albo pozostawiony bez rozpatrzenia zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy). 2. Ocena formalna wniosku obejmuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia: a) ogólne kryteria formalne oraz b) kryteria dostępu lub wybrane kryteria dostępu (o ile zostały określone dla danego konkursu we właściwym Rocznym Planie Działania oraz IOK wskazała w regulaminie konkursu, że kryteria dostępu lub wybrane kryteria dostępu będą oceniane na etapie oceny formalnej). 3. Ocena formalna jest dokonywana przy pomocy karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER (patrz: załącznik 3) przez jednego oceniającego. 4. Oceniający dokonuje sprawdzenia spełniania przez projekt kryterium formalnego: wniosek złożono w terminie wskazanym w regulaminie konkursu. Jeżeli oceniający uzna, że projekt nie spełnia tego kryterium odnotowuje ten fakt na karcie oceny formalnej, uzasadnia decyzję o uznaniu tego kryterium za niespełnione i wskazuje, że projekt powinien zostać odrzucony i nie podlegać dalszej ocenie. 5. Jeżeli oceniający uzna, że projekt spełnia kryterium formalne: wniosek złożono w terminie wskazanym w regulaminie konkursu, dokonuje sprawdzenia spełniania przez projekt pozostałych kryteriów formalnych oraz kryteriów dostępu (o ile dotyczy). Jeżeli oceniający uzna, że projekt jest niezgodny z którymkolwiek z pozostałych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu (o ile dotyczy), odpowiednio odnotowuje ten fakt na karcie oceny formalnej, uzasadnia decyzję o uznaniu danego kryterium formalnego lub dostępu (o ile dotyczy) za niespełnione i wskazuje, że projekt powinien zostać odrzucony i nie podlegać dalszej ocenie. 6. W przypadku gdy przewodniczący lub zastępca przewodniczącego KOP dokonując weryfikacji oceny nie zgodzi się z jej wynikiem decyzja przewodniczącego KOP jest wiążąca. Decyzja przewodniczącego jest dokumentowana w protokole z prac KOP. 7. IOK jest zobowiązana do dokonania oceny formalnej w terminie nie późniejszym niż: w przypadku konkursu zamkniętego - 21 dni od dnia zakończenia naboru wniosków, w przypadku konkursu otwartego - 21 dni od dnia zakończenia naboru wniosków w ramach rundy konkursu. z zastrzeżeniem pkt Terminy określone w pkt 7 obowiązują w przypadku, gdy w ramach danego konkursu: a) obowiązuje co najmniej 15 kryteriów dostępu, których ocena spełniania jest dokonywana na etapie oceny formalnej oraz b) ocenie formalnej podlega nie więcej niż 200 wniosków. 10

11 Przy każdym kolejnym wzroście liczby wniosków maksymalnie o 200 termin dokonania oceny formalnej może zostać wydłużony maksymalnie o 7 dni, z zastrzeżeniem pkt 9 (np. jeżeli w ramach KOP ocenianych jest od 201 do 400 wniosków termin dokonania oceny formalnej wynosi nie więcej niż 28 dni, z zastrzeżeniem pkt 9). Termin dokonania oceny formalnej nie może jednak przekroczyć 35 dni niezależnie od liczby wniosków ocenianych w ramach KOP, z zastrzeżeniem pkt Ocena formalna wniosków, które podlegały uzupełnieniu lub poprawie zgodnie z rozdziałem 4, jest dokonywana w terminie nie późniejszym niż 21 dni od dnia złożenia przez wnioskodawcę poprawnie uzupełnionego lub poprawionego wniosku o dofinansowanie. 10. Za termin dokonania oceny formalnej uznaje się datę podpisania karty oceny formalnej przez oceniającego. 11. W terminie nie późniejszym niż 7 dni od dokonania oceny formalnej wniosku spełniającego wszystkie ogólne kryteria formalne oraz wszystkie kryteria dostępu oceniane na etapie oceny formalnej (o ile dotyczy) wniosek jest przekazywany do oceny merytorycznej w sposób zgodny z procedurami wewnętrznymi IOK. 12. W przypadku odrzucenia wniosku z powodu niespełniania co najmniej jednego z ogólnych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu (o ile dotyczy), IOK przekazuje niezwłocznie wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu oraz negatywnej ocenie projektu wraz ze zgodnym z art. 46 ust. 5 ustawy pouczeniem o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy. 13. Pisemna informacja, o której mowa w pkt 12 zawiera całą treść wypełnionej karty oceny formalnej albo kopię wypełnionej karty oceny w postaci załącznika, z zastrzeżeniem, że IOK, przekazując wnioskodawcy tę informację, zachowuje zasadę anonimowości osoby dokonującej oceny. 14. Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy po etapie oceny formalnej IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej listę projektów zakwalifikowanych do etapu oceny merytorycznej. 7. Ocena merytoryczna 7.1 Ogólne zasady oceny merytorycznej 1. Ocenie merytorycznej podlega każdy projekt oceniony pozytywnie na etapie oceny formalnej. 2. Ocena merytoryczna projektu obejmuje sprawdzenie, czy projekt spełnia: a) kryteria dostępu lub wybrane kryteria dostępu (o ile zostały określone dla danego konkursu we właściwym Rocznym Planie Działania oraz IOK wskazała w regulaminie konkursu, że kryteria dostępu lub wybrane kryteria dostępu będą oceniane na etapie oceny merytorycznej), b) ogólne kryteria horyzontalne, c) ogólne kryteria merytoryczne, d) kryteria premiujące (o ile zostały określone dla danego konkursu we właściwym Rocznym Planie Działania). 3. W przypadku dokonywania w ramach KOP oceny merytorycznej nie więcej niż 200 projektów, ocena merytoryczna rozumiana jako podpisanie przez oceniających kart oceny merytorycznej wszystkich projektów ocenianych w ramach KOP jest dokonywana w terminie nie późniejszym niż 60 dni od daty dokonania oceny formalnej wszystkich projektów, które podlegały ocenie formalnej w ramach danego konkursu / rundy konkursowej. Przy każdym kolejnym wzroście liczby projektów maksymalnie o 200 termin dokonania oceny merytorycznej może zostać wydłużony maksymalnie o 30 dni (np. jeżeli w ramach KOP ocenianych jest od 201 do 400 projektów termin dokonania oceny merytorycznej wynosi nie 11

12 więcej niż 90 dni od daty dokonania oceny formalnej wszystkich projektów, które podlegały ocenie formalnej w ramach danego konkursu / rundy konkursowej). Termin dokonania oceny merytorycznej nie może jednak przekroczyć 120 dni niezależnie od liczby projektów ocenianych w ramach KOP. 7.2 Procedura dokonywania oceny merytorycznej 1. Oceny merytorycznej dokonuje się przy pomocy karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER (patrz: załącznik 4), uzupełnionej przez IOK w regulaminie konkursu w zakresie kryteriów dostępu (o ile dotyczy) lub kryteriów premiujących (o ile dotyczy). 2. W przypadku gdy oceniający stwierdzi, że wniosek nie spełnia ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu, których ocena dokonywana była na etapie oceny formalnej, ponieważ uchybienia te nie zostały dostrzeżone na etapie oceny formalnej, wniosek, jako niepodlegający ocenie merytorycznej, trafia ponownie do oceny formalnej. Oceniający odnotowuje ten fakt na karcie oceny merytorycznej. Ponowna ocena formalna jest przeprowadzana zgodnie z zapisami rozdziału Jeżeli IOK określiła w regulaminie konkursu, że ocena spełniania kryteriów dostępu albo wybranych kryteriów dostępu odbywa się na etapie oceny merytorycznej, oceniający dokonuje sprawdzenia spełniania przez projekt kryteriów dostępu. Jeżeli oceniający uzna, że projekt nie spełnia któregokolwiek z kryteriów dostępu, o których mowa w pierwszym akapicie niniejszego punktu, odpowiednio odnotowuje ten fakt na karcie oceny merytorycznej, uzasadnia decyzję o uznaniu danego kryterium dostępu za niespełnione oraz wskazuje, że projekt powinien zostać odrzucony i nie podlegać dalszej ocenie. 4. Jeżeli oceniający uzna, że projekt spełnia wszystkie kryteria dostępu (o ile dotyczy), dokonuje oceny spełniania przez projekt wszystkich kryteriów horyzontalnych i stwierdza, czy poszczególne kryteria są spełnione, albo niespełnione, albo wymagają negocjacji. Jeżeli oceniający uzna, że którekolwiek z kryteriów horyzontalnych wymaga negocjacji, o ile projekt może zgodnie z pkt 10 zostać skierowany przez oceniającego do negocjacji ich zakres określa w dalszej części karty oceny merytorycznej (pole zakres negocjacji). Jeżeli oceniający uzna, że projekt nie spełnia któregokolwiek z kryteriów horyzontalnych, odpowiednio odnotowuje ten fakt na karcie oceny merytorycznej, uzasadnia decyzję o uznaniu danego kryterium horyzontalnego za niespełnione i wskazuje, że projekt powinien zostać odrzucony i nie podlegać dalszej ocenie. Punkty Czy projekt jest zgodny z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn (na podstawie standardu minimum)? oraz Czy projekt jest zgodny z pozostałymi właściwymi zasadami unijnymi (w tym zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i zasadą zrównoważonego rozwoju) oraz z prawodawstwem unijnym? zawarte w karcie oceny merytorycznej oceniający jest zobowiązany traktować rozłącznie. W związku z powyższym, jeżeli projekt nie jest zgodny ze standardem minimum, nie oznacza to automatycznie zaznaczenia przez oceniającego odpowiedzi NIE w dwóch wyżej wymienionych punktach, a jedynie w tym dotyczącym zgodności projektu z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn. 5. W przypadku odrzucenia wniosku z powodu niespełniania co najmniej jednego z kryteriów dostępu (o ile dotyczy) albo kryteriów horyzontalnych, IOK przekazuje niezwłocznie wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu oraz negatywnej ocenie projektu wraz ze zgodnym z art. 46 ust. 5 ustawy pouczeniem o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy. 6. Pisemna informacja, o której mowa w pkt 5 zawiera całą treść wypełnionych kart oceny merytorycznej albo kopie wypełnionych kart oceny w postaci załączników, z zastrzeżeniem, że IOK, przekazując wnioskodawcy tę informację, zachowuje zasadę anonimowości osób dokonujących oceny. 12

13 7. Jeżeli oceniający uzna, że projekt spełnia wszystkie kryteria horyzontalne albo, że kryteria te wymagają negocjacji dokonuje sprawdzenia spełniania przez projekt wszystkich ogólnych kryteriów merytorycznych, przyznając punkty w poszczególnych kategoriach oceny. Oceniający może również sformułować uwagi do oceny danego kryterium merytorycznego. W takim przypadku, uwagi te powinny zostać także zawarte w dalszej części karty oceny merytorycznej zawierającej zakres negocjacji, o ile projekt może zgodnie z pkt 10 zostać skierowany przez oceniającego do etapu negocjacji. Za spełnianie wszystkich ogólnych kryteriów merytorycznych oceniający może przyznać maksymalnie 100 punktów. Ocena w każdej części wniosku o dofinansowanie jest przedstawiana w postaci liczb całkowitych (bez części ułamkowych). W przypadku przyznania za spełnianie danego kryterium merytorycznego mniejszej niż maksymalna liczby punktów oceniający uzasadnia ocenę. 8. Oceniający dokonuje sprawdzenia spełniania przez projekt wszystkich kryteriów premiujących, o ile przyznał wnioskowi co najmniej 60% punktów w poszczególnych kryteriach oceny merytorycznej. W zależności od zapisów zawartych we właściwym Rocznym Planie Działanie ocena spełniania kryteriów premiujących polega na a) przyznaniu 0 punktów jeśli projekt nie spełnia danego kryterium albo zdefiniowanej z góry liczby punktów równej wadze punktowej jeśli projekt spełnia kryterium albo b) przyznaniu liczby punktów w ramach określonego wagą punktową limitu wyznaczonego minimalną i maksymalną liczbą punktów, które można uzyskać za dane kryterium w zależności od oceny stopnia spełniania tego kryterium. W przypadku dokonywania oceny w sposób, o którym mowa w lit. b. powyżej właściwa instytucja w treści kryterium premiującego wskazuje warunki, które muszą zostać spełnione przez projekt, aby uzyskać określoną liczbę punktów w ramach określonego wagą punktową limitu wyznaczonego minimalną i maksymalną liczbą punktów, które można uzyskać za dane kryterium w zależności od oceny stopnia spełniania tego kryterium. 9. W sytuacji gdy: a) wniosek od oceniającego uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych kategoriach oceny spełniania ogólnych kryteriów merytorycznych oraz b) oceniający stwierdził, że co najmniej jedno kryterium horyzontalne lub merytoryczne wymaga korekty / wyjaśnień oceniający kieruje projekt do kolejnego etapu oceny - negocjacji, odpowiednio odnotowując ten fakt na karcie oceny merytorycznej. 10. Kierując projekt do negocjacji oceniający podaje w karcie oceny merytorycznej zakres negocjacji wraz z uzasadnieniem poprzez zaproponowanie: a) zmniejszenia wartości projektu w związku ze zidentyfikowaniem wydatków niekwalifikowalnych lub zbędnych z punktu widzenia realizacji projektu; b) zmian dotyczących zakresu merytorycznego projektu. 11. Negocjacje przeprowadzane są zgodnie z podrozdziałem 7.4, a ich rozpoczęcie jest poprzedzone publikacją listy, o której mowa w podrozdziale 7.3 pkt Analiza kart oceny i obliczanie liczby przyznanych punktów 1. Wypełnione karty oceny przekazywane są niezwłocznie przewodniczącemu KOP albo innej osobie upoważnionej przez przewodniczącego KOP. 2. Po otrzymaniu kart oceny przewodniczący KOP albo inna osoba upoważniona przez przewodniczącego KOP dokonuje weryfikacji kart pod względem formalnym, a także sprawdza, 13

14 czy wystąpiły rozbieżności w ocenie dokonanej przez oceniających w zakresie spełniania kryteriów dostępu (o ile dotyczy), kryteriów horyzontalnych lub kryteriów premiujących (o ile dotyczy) oraz czy projekty skierowane zostały do negocjacji. 3. W przypadku wystąpienia rozbieżności w ocenie, o których mowa w pkt 2 przewodniczący KOP rozstrzyga je albo podejmuje decyzję o innym sposobie ich rozstrzygnięcia. 4. W przypadku wystąpienia rozbieżności dotyczących zakresów negocjacji wskazanych przez oceniających w kartach oceny lub rozbieżności w zakresie skierowania projektu do negocjacji o których mowa w pkt 8 przewodniczący KOP może je rozstrzygnąć albo podjąć decyzję o innym sposobie ich rozstrzygnięcia. 5. Decyzja przewodniczącego, o której mowa w pkt 3 i 4 dokumentowana jest w protokole z prac KOP. 6. Po przeprowadzeniu negocjacji (o ile dotyczy) przewodniczący KOP albo inna osoba upoważniona przez przewodniczącego KOP oblicza średnią arytmetyczną punktów przyznanych za ogólne kryteria merytoryczne (nieuwzględniającą punktów przyznanych za spełnianie kryteriów premiujących). Tak obliczonych średnich ocen nie zaokrągla się, lecz przedstawia wraz z częścią ułamkową. Maksymalna możliwa do uzyskania średnia liczba punktów za spełnianie kryteriów merytorycznych wynosi W przypadku gdy wniosek od każdego z obydwu oceniających uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej oraz różnica w liczbie punktów przyznanych przez dwóch oceniających za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych jest mniejsza niż 30 punktów końcową ocenę projektu stanowi suma: a) średniej arytmetycznej punktów ogółem z dwóch ocen wniosku za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych oraz b) premii punktowej przyznanej projektowi za spełnianie kryteriów premiujących. Projekt, który uzyskał w trakcie oceny merytorycznej maksymalną liczbę punktów za spełnianie wszystkich ogólnych kryteriów merytorycznych (do 100 punktów) oraz wszystkich kryteriów premiujących (do 40 punktów), może uzyskać maksymalnie 140 punktów. 8. W przypadku gdy projekt od każdego z obydwu oceniających uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej oraz został skierowany do negocjacji tylko przez jednego oceniającego ostateczną decyzję o skierowaniu lub nieskierowaniu projektu do negocjacji podejmuje przewodniczący KOP w sposób opisany w pkt W przypadku gdy: a) wniosek od jednego z oceniających uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej i został przez niego rekomendowany do dofinansowania, a od drugiego oceniającego uzyskał poniżej 60% punktów w co najmniej jednym punkcie oceny merytorycznej i nie został przez niego rekomendowany do dofinansowania albo b) wniosek od każdego z obydwu oceniających uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej oraz różnica w liczbie punktów przyznanych przez dwóch oceniających za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych wynosi co najmniej 30 punktów projekt poddawany jest dodatkowej ocenie, którą przeprowadza przed skierowaniem projektu do ewentualnych negocjacji trzeci oceniający wybierany w drodze losowania, o którym mowa w pkt 7 i 8 rozdziału W przypadku gdy wniosek od każdego z obydwu oceniających uzyskał mniej niż 60 punktów końcową ocenę projektu stanowi średnia arytmetyczna punktów ogółem z dwóch ocen wniosku za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych. 11. W przypadku dokonywania oceny projektu przez trzeciego oceniającego w wyniku spełnienia przesłanki, o której mowa powyżej w pkt 9 lit. a) ostateczną i wiążącą ocenę projektu stanowi suma: 14

15 a) średniej arytmetycznej punktów ogółem za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych z oceny trzeciego oceniającego oraz z tej oceny jednego z dwóch oceniających, która jest zbieżna z oceną trzeciego oceniającego, co do decyzji w sprawie rekomendowania wniosku do dofinansowania oraz b) premii punktowej przyznanej projektowi za spełnianie kryteriów premiujących, o ile wniosek od trzeciego oceniającego uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej i rekomendację do dofinansowania. W przypadku negatywnej oceny dokonanej przez trzeciego oceniającego, projekt nie jest rekomendowany do dofinansowania. 12. W przypadku dokonywania oceny projektu przez trzeciego oceniającego w wyniku spełnienia przesłanki, o której mowa powyżej w pkt 9 lit. b ostateczną i wiążącą ocenę projektu stanowi suma: a) średniej arytmetycznej punktów ogółem za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych z oceny trzeciego oceniającego oraz z tej oceny jednego z dwóch oceniających, która jest liczbowo bliższa ocenie trzeciego oceniającego oraz b) premii punktowej przyznanej projektowi za spełnianie kryteriów premiujących, o ile wniosek od każdego z oceniających, czyli trzeciego oceniającego i oceniającego, którego ocena jest liczbowo bliższa ocenie trzeciego oceniającego, uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej. Jeżeli różnice między liczbą punktów przyznanych przez trzeciego oceniającego a liczbami punktów przyznanymi przez każdego z dwóch oceniających są jednakowe, ostateczną i wiążącą ocenę projektu stanowi suma: a) średniej arytmetycznej punktów ogółem za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych z oceny trzeciego oceniającego oraz z oceny tego z dwóch oceniających, który przyznał wnioskowi większą liczbę punktów oraz b) premii punktowej przyznanej projektowi za spełnianie kryteriów premiujących, o ile wniosek od każdego z oceniających, czyli trzeciego oceniającego oraz tego z dwóch oceniających, który przyznał wnioskowi większą liczbę punktów, uzyskał co najmniej 60% punktów od każdego z oceniających, czyli trzeciego oceniającego oraz tego z dwóch oceniających, który przyznał wnioskowi większą liczbę punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej. W przypadku różnicy w ocenie spełniania przez projekt kryteriów premiujących między trzecim oceniającym a: a) oceniającym, którego ocena jest liczbowo bliższa ocenie trzeciego oceniającego albo b) tym z dwóch oceniających, który przyznał wnioskowi większą liczbę punktów przewodniczący KOP rozstrzyga, która z ocen spełniania przez projekt kryteriów premiujących jest prawidłowa lub wskazuje inny sposób rozstrzygnięcia różnicy w ocenie. 13. W przypadku odrzucenia wniosku z powodu niespełniania któregokolwiek z ogólnych kryteriów merytorycznych lub kryteriów dostępu (o ile dotyczy), IOK przekazuje niezwłocznie wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu oraz negatywnej ocenie projektu wraz ze zgodnym z art. 46 ust. 5 ustawy pouczeniem o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy. 14. Pisemna informacja, o której mowa w pkt 13 zawiera całą treść wypełnionych kart oceny merytorycznej albo kopie wypełnionych kart oceny w postaci załącznika, z zastrzeżeniem, że IOK, przekazując wnioskodawcy tę informację, zachowuje zasadę anonimowości osób dokonujących oceny. 15. Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy po etapie oceny merytorycznej IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej listę projektów zakwalifikowanych do etapu negocjacji. 15

16 7.4 Negocjacje 1. Negocjacje są prowadzone: a) do wyczerpania kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w konkursie poczynając od projektu, który uzyskał najlepszą ocenę, albo b) w przypadku gdy w ramach danego konkursu / rundy konkursu przeprowadzany będzie etap oceny strategicznej w odniesieniu do wszystkich projektów skierowanych przez oceniających do negocjacji. 2. W przypadku, o którym mowa w pkt 1 lit. a, niezwłocznie po przekazaniu zgodnie z pkt 1 podrozdziału 7.3 wszystkich kart oceny do przewodniczącego KOP albo innej osoby upoważnionej przez przewodniczącego KOP, IOK wysyła wyłącznie do wnioskodawców, których projekty skierowane zostały do negocjacji oraz zgodnie z pkt 1 lit. a umożliwią maksymalne wyczerpanie kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w konkursie pismo informujące o możliwości podjęcia negocjacji w wyznaczonym przez IOK terminie. Niepodjęcie negocjacji w wyznaczonym terminie oznacza negatywną ocenę kryterium kończącego negocjacje i brak możliwości przyznania dofinansowania. 3. W przypadku, o którym mowa w pkt 1 lit. b, niezwłocznie po przekazaniu zgodnie z pkt 1 podrozdziału 7.3 wszystkich kart oceny do przewodniczącego KOP albo innej osoby upoważnionej przez przewodniczącego KOP, IOK wysyła do wszystkich wnioskodawców, których projekty skierowane zostały do negocjacji pismo informujące o możliwości podjęcia negocjacji. 4. Pismo, o którym mowa w pkt 2 oraz w pkt 3 zawiera całą treść wypełnionych kart oceny albo kopie wypełnionych kart oceny w postaci załączników, z zastrzeżeniem, że IOK, przekazując wnioskodawcy tę informację, zachowuje zasadę anonimowości osób dokonujących oceny. 5. Negocjacje obejmują wszystkie kwestie wskazane przez oceniających w wypełnionych przez nich kartach oceny oraz ewentualne dodatkowe kwestie wskazane przez przewodniczącego KOP. 6. Negocjacje projektów są przeprowadzane przez pracowników IOK powołanych do składu KOP. Mogą to być pracownicy IOK powołani do składu KOP inni niż pracownicy IOK powołani do składu KOP, którzy dokonywali oceny danego projektu. 7. Negocjacje projektów są przeprowadzane w formie pisemnej (w tym z wykorzystaniem elektronicznych kanałów komunikacji) lub ustnej (spotkanie obu stron negocjacji). 8. Z przeprowadzonych negocjacji ustnych (i pisemnych, jeśli IOK zdecyduje w takim przypadku o sporządzeniu protokołu) sporządza się podpisywany przez obie strony protokół ustaleń. Protokół zawiera opis przebiegu negocjacji umożliwiający jego późniejsze odtworzenie. 9. Jeżeli w trakcie negocjacji: a) do wniosku nie zostaną wprowadzone korekty wskazane przez oceniających w kartach oceny projektu lub przez przewodniczącego KOP lub inne zmiany wynikające z ustaleń dokonanych podczas negocjacji lub; b) KOP nie uzyska od wnioskodawcy informacji i wyjaśnień dotyczących określonych zapisów we wniosku, wskazanych przez oceniających w kartach oceny projektu lub przewodniczącego KOP lub; c) do wniosku zostały wprowadzone inne zmiany nie wynikające z kart oceny merytorycznej lub uwag przewodniczącego KOP lub ustaleń wynikających z procesu negocjacji negocjacje kończą się z wynikiem negatywnym. 10. Weryfikacji spełniania przez projekt warunków określonych w procesie negocjacji (spełnienie/ niespełnienie elementów z pkt 9 a-c lub pkt 2) służy kryterium oceny. Weryfikacja kryterium jest dokonywana przez jednego członka KOP i musi zostać odpowiednio udokumentowana. W załączniku nr 6 zamieszczono przykładowy wzór karty weryfikacji kryterium kończącego negocjacje, który może być stosowany odrębnie lub jako element protokołu z negocjacji. 16

17 11. Przebieg negocjacji opisywany jest w protokole z prac KOP. 7.5 Zakończenie oceny i rozstrzygnięcie konkursu 1. Po przeprowadzeniu analizy kart oceny i obliczeniu liczby przyznanych projektom punktów zgodnie z podrozdziałem 7.3 KOP przygotowuje listę wszystkich projektów, które podlegały ocenie w ramach konkursu / rundy konkursu, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów. 2. O kolejności projektów na liście, o której mowa w pkt 1 decyduje liczba punktów przyznana danemu projektowi. 3. Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy, z zastrzeżeniem przypadku gdy w ramach danego konkursu / rundy konkursu będzie przeprowadzany etap oceny strategicznej, projekt może zostać wybrany do dofinansowania, jeżeli uzyskał wymaganą liczbę punktów tj. od każdego z oceniających, którego ocena brana jest pod uwagę uzyskał co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej oraz liczba uzyskanych punktów pozwala na jego dofinansowanie w ramach alokacji dostępnej na konkurs. 4. Lista projektów, o której mowa w pkt 1 wskazuje, które projekty: a) zostały ocenione pozytywnie oraz zostały wybrane do dofinansowania albo skierowane do etapu oceny strategicznej; b) zostały ocenione negatywnie w rozumieniu art. 53 ust. 2 ustawy i nie zostały wybrane do dofinansowania. 5. Jeżeli w ramach danego konkursu / rundy konkursu nie będzie przeprowadzany etap oceny strategicznej, IOK rozstrzyga konkurs / rundę konkursu, zatwierdzając listę, o której mowa w pkt Zatwierdzenie listy, o której mowa w pkt 1 przez IOK kończy ocenę tych projektów, których ocena nie została zakończona wcześniej z powodu niespełniania co najmniej jednego z: kryteriów dostępu (o ile dotyczy) albo kryteriów horyzontalnych (patrz pkt 5 i 6 podrozdziału 7.2). 7. Po zakończeniu oceny projektów, o których mowa w pkt 6, IOK, z zastrzeżeniem pkt 8, przekazuje niezwłocznie wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu oraz a) pozytywnej ocenie projektu oraz wybraniu go do dofinansowania albo b) negatywnej ocenie projektu i niewybraniu go do dofinansowania wraz ze zgodnym z art. 46 ust. 5 ustawy pouczeniem o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy. 8. W przypadku gdy w ramach danego konkursu / rundy konkursu będzie przeprowadzany etap oceny strategicznej oraz gdy projekt został odrzucony na etapie negocjacji, po zakończeniu negocjacji IOK przekazuje niezwłocznie wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu, negatywnej ocenie projektu i niewybraniu go do dofinansowania wraz ze zgodnym z art. 46 ust. 5 ustawy pouczeniem o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy. 9. Zgodnie z art. 46 ust. 4 ustawy po rozstrzygnięciu konkursu / rundy konkursu IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu listę projektów, które uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinansowania. 10. Jeżeli w ramach danego konkursu będzie przeprowadzany etap oceny strategicznej zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy po etapie negocjacji, IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej listę projektów zakwalifikowanych do etapu oceny strategicznej. 11. W przypadku konkursu otwartego po rozstrzygnięciu wszystkich rund konkursu IOK zamieszcza na stronie internetowej oraz na portalu zbiorczą listę wszystkich projektów, które uzyskały 17

18 wymaganą liczbę punktów w ramach konkursu, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinansowania. 12. W przypadku konkursu otwartego umowy o dofinansowanie projektu zawierane są sukcesywnie po zakończeniu każdej rundy konkursu. 8. Ocena formalno-merytoryczna (zapisy opcjonalne) 8.1 Ogólne zasady oceny formalno-merytorycznej 1. Ocenie formalno-merytorycznej podlega każdy złożony w trakcie trwania naboru wniosek o dofinansowanie (o ile nie został wycofany przez wnioskodawcę albo pozostawiony bez rozpatrzenia zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy). 2. Ocena formalno-merytoryczna wniosku obejmuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia: a) ogólne kryteria formalne, b) kryteria dostępu (o ile zostały określone dla danego konkursu we właściwym Rocznym Planie Działania), c) ogólne kryteria horyzontalne, d) ogólne kryteria merytoryczne oraz e) kryteria premiujące (o ile zostały określone dla danego konkursu we właściwym Rocznym Planie Działania). 3. W przypadku dokonywania w ramach KOP oceny formalno-merytorycznej nie więcej niż 200 projektów, ocena formalno-merytoryczna rozumiana jako podpisanie przez oceniających kart oceny formalno-merytorycznej wszystkich projektów ocenianych w ramach KOP jest dokonywana w terminie nie późniejszym niż 70 dni od: daty zakończenia naboru wniosków w przypadku konkursu zamkniętego; daty zakończenia naboru wniosków w ramach rundy konkursowej w przypadku konkursu otwartego. Przy każdym kolejnym wzroście liczby projektów maksymalnie o 200 termin dokonania oceny formalno-merytorycznej może zostać wydłużony maksymalnie o 30 dni (np. jeżeli w ramach KOP ocenianych jest od 201 do 400 projektów termin dokonania oceny formalno-merytorycznej wynosi nie więcej niż 100 dni). Termin dokonania oceny formalno-merytorycznej nie może jednak przekroczyć 130 dni niezależnie od liczby projektów ocenianych w ramach KOP. 8.2 Procedura dokonywania oceny formalno-merytorycznej 1. Oceny formalno-merytorycznej dokonuje się przy pomocy karty oceny formalno-merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER (patrz: załącznik 5, uzupełnionej przez IOK w regulaminie konkursu w zakresie kryteriów dostępu (o ile dotyczy) lub kryteriów premiujących (o ile dotyczy). Do oceny formalno-merytorycznej zastosowanie mają zapisy rozdziału 3 pkt Oceniający dokonuje sprawdzenia spełniania przez projekt kryterium formalnego: wniosek złożono w terminie wskazanym w regulaminie konkursu. Jeżeli oceniający uzna, że projekt nie spełnia tego kryterium odnotowuje ten fakt na karcie oceny formalno-merytorycznej, uzasadnia decyzję o uznaniu tego kryterium za niespełnione i wskazuje, że projekt powinien zostać odrzucony i nie podlegać dalszej ocenie. 3. Jeżeli oceniający uzna, że projekt spełnia kryterium formalne: wniosek złożono w terminie wskazanym w regulaminie konkursu, dokonuje oceny spełniania pozostałych kryteriów formalnych. 18