Zapytanie ofertowe nr 59/CP/2014/MR

Transkrypt

1 Skawina, dnia r. Zapytanie ofertowe nr 59/CP/2014/MR Prowadzone wg Procedury Udzielania Zamówień w Podmiotach Grupy CEZ w Polsce I. ZAMAWIAJĄCY 1. Pełna nazwa zamawiającego: CEZ Polska Sp. z o.o. 2. Adres: Warszawa, Al. Jerozolimskie 63 Centrum Usług Wspólnych ul.piłsudskiego Skawina 3. NIP: Internet: sekretariat@cezpolska.pl 5. Numer telefonu: , fax: II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów biurowych oraz eksploatacyjnych na potrzeby Spółek z grupy CEZ w Polsce zlokalizowanych w Skawinie, Chorzowie, Warszawie oraz w Sopocie. Oferenci zainteresowani udziałem w postępowaniu proszeni są o przesyłanie zgłoszeń na adres marcin.rejdych@cezpolska.pl w celu otrzymania załączników do zapytania. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty częściowej tylko na materiały biurowe lub eksploatacyjne. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zamienników materiałów biurowych pod warunkiem, iż cechy jakościowe danego produkty nie zostaną pogorszone każda zmiana wymaga akceptacji Zamawiającego. W przypadku materiałów eksploatacyjnych proszę zaproponować wysokiej klasy zamienniki w przypadku dostarczenia wadliwego materiału eksploatacyjnego lub gdy materiał ten spowoduje zabrudzenie lub 1

2 uszkodzenia urządzenia Oferent jest zobowiązany do wymiany materiałów, naprawy lub wyczyszczenia urządzenia w ciągu 24 godzin od zgłoszenia pod rygorem kar umownych dopuszcza się stosowanie urządzeń zastępczych o tej samej lub wyższej klasie jakościowej. Poszczególne działy w Spółkach Zamawiającego dokonują samodzielnie zakupów materiałów w miarę potrzeb. Proszę przedstawić funkcjonalności Państwa portalu zakupowego ze szczególnym uwzględnieniem rozwiązania pozwalającego na dokonywanie zakupów z tzw. koszyka materiałów biurowych jak również pozostałych materiałów z Państwa katalogu, tak by materiały z koszyka materiałów biurowych były preferowane. Ponadto w trakcie trwania postępowania Zamawiający ma prawo zażądać dowolnej próbki materiałów od Oferenta w przypadku braku dostarczenia próbek oferent zostanie wykluczony z postępowania. Wybrani oferenci w II etapie postępowania będą proszeni o przesłanie następujących bezpłatnych próbek materiałów eksploatacyjnych do testów: - do urządzenia LaserJet 1320, - do urządzenia LaserJet Wybrany Oferent będzie zobowiązany: - Obsługiwać Spółkę CEZ Polska oraz wskazane przez nią podmioty, w zakresie dostaw szeroko pojętych artykułów biurowych i eksploatacyjnych przez czas obowiązywania Umowy o Wzajemnej Współpracy (proponowany okres trwania umowy 2 lata). - Wyznaczyć ze swojej strony tzw. Koordynatora Handlowego/Opiekuna, czyli osobę odpowiedzialną za bezpośredni kontakt i kompleksową obsługę Spółek w zakresie koordynacji oraz udzielania wszelkiego wsparcia merytorycznego. - Dostarczać zamówiony towar do wszystkich lokalizacji w przeciągu 2 dni roboczych od chwili przyjęcia zamówienia w przypadku zarówno produktów biurowych i eksploatacyjnych z tzw. Koszyka materiałów biurowych, jak również pozostałych produktów dostępnych w aktualnej ofercie katalogowej Oferenta. - Dostarczać (pakować) zamówiony towar oddzielnie dla każdego zamawiającego w danej lokalizacji wraz ze stosowną adnotacją (np. nazwa Działu, nazwisko osoby zamawiającej itp.). Na każdym dokumencie dostawy dołączonym do zamówienia należy umieścić: adres dostawy oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej z ramienia poszczególnych Spółek do odbioru przesyłki. - Dostarczać zamówiony towar we własnym zakresie bądź za pośrednictwem poczty kurierskiej w godzinach urzędowania biur tzn. między 8:00 14:00 w dni robocze. Koszty wysyłki/transportu będzie ponosił każdorazowo Dostawca (dostawa w cenie zamówienia). 2

3 - Wystawienia faktur zbiorczych z rozbiciem na poszczególne działy w każdej Spółce za wszystkie towary zamówione w danym miesiącu. Faktury będą dostarczane do Spółek nie później niż 7 dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Spółki zastrzegają sobie prawo do zwrotu towaru wadliwego i niezamówionego. - Przygotowywać na potrzeby wewnętrzne Spółek comiesięczne raporty sprzedaży dostarczane w formie załącznika-specyfikacji w formacie.xls przesyłanego na koniec każdego miesiąca do osób kontaktowych z ramienia Spółki, z rozbiciem na poszczególne Działy Spółek (działanie mające na celu systematyczną weryfikację potrzeb pracowników Spółek w zakresie materiałów biurowych oraz aktualizację zawartości koszyka podstawowego), - Dostarczania aktualnych katalogów, - Zapewnienia zgodności nr katalogowych z numerami na platformie zakupowej poszczególnych materiałów, - Jednoznacznego określenia jednostki zakupu dla każdego materiału na platformie zakupowej tzn. szt., opakowanie itp., - Dostarczania (całościowego) wszystkich zamówionych materiałów w jednym zamówieniu. Zamawiający dopuszcza w wyjątkowych sytuacjach brak dostawy pojedynczej pozycji, w takim przypadku należy obligatoryjnie zaznaczyć w dokumentach wraz z dostawą, które pozycja nie została dostarczona i w jakim terminie dostawa zostanie uzupełniona. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - Zwrotu towaru już zamówionego, w wypadku zaistnienia szczególnej sytuacji, gdy Zamawiający z różnych ważnych przyczyn będzie zmuszony dokonać ponownej weryfikacji danego zamówienia i podjąć decyzję o konieczności rezygnacji z niektórych jego pozycji.. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Przewidywany okres trwania umowy to 2 lata. IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Każda z ofert powinna składać się z dwóch oddzielnych części: technicznej i handlowej, w oddzielnych zapieczętowanych ofertach z właściwym dopiskiem na kopertach: Część techniczna oferty nr postępowania, Część handlowa oferty nr postępowania. Koperty z częściami techniczną i handlową powinny być właściwie opisane. 2. Część techniczna oferty powinna zawierać następujące informacje: a. Dokumenty wymienione w pkt. nr V niniejszego zapytania. 3. Część handlowa oferty powinna zawierać następujące informacje: a. Dokumenty wymienione w pkt. nr VI niniejszego zapytania. 4. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 3

4 5. Sposób przygotowania oferty: a. Oferta powinna być napisana czytelnie w języku polskim, b. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu oferenta, c. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być spięte w sposób zapobiegający jej dekompletacji, d. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę lub przez osobę upoważnioną, e. Oferta powinna zawierać wypełniony szablon oferty (pola zaznaczone kolorem zielonym), a w nim: i. wewnętrzny numer katalogowy Oferenta dla produktów biurowych z listy zaproponowanej przez Zamawiającego (patrz: koszyk materiałów biurowych); ii. cena specjalna netto (po rabacie) proponowana Zamawiającemu na produkty biurowe z tzw. koszyka materiałów biurowych; iii. stawkę rabatu od ceny katalogowej (w %) proponowanego Zamawiającemu na produkty biurowe spoza koszyka podstawowego (patrz: dodatkowe rabaty); iv. stawkę rabatu (w %) proponowanego Zamawiającemu za całość zakupionych u Oferenta/Dostawcy towarów w skali roku (patrz: dodatkowe bonusy); v. informację o proponowanych warunkach współpracy. 6. Opakowanie i oznakowanie ofert: Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu w miejscu wskazanym w pkt. VIII. 7. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania powyższych warunków przez Oferenta. Nie spełnienie wymagań j/w spowoduje odrzucenie oferty. 8. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 9. Płyta CD (opisana: nazwa firmy + dopisek: Oferta materiały biurowe ze wszystkimi dokumentami i załącznikami wymienionymi w pkt V i VI załączona w części technicznej oferty. Dokumenty składane są w wersji papierowej w oryginale lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Wszelkie dokumenty wymienione w powyższych punktach oprócz tego, że powinny zostać złożone w wersji papierowej, muszą zostać przesłane również w wersji elektronicznej na nośniku CD. 4

5 V. INFORMACJE O DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ DOSTAWCY W CZĘŚCI TECHNICZNEJ OFERTY: 1. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą wykonywać zamówienie, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. Listę referencyjną klientów (co najmniej 150 pracowników, w których zamawianie materiałów biurowych odbywa się w tzw. systemie rozproszonym - przez poszczególne działy w Spółce), dla których były/są świadczone usługi dostaw materiałów. 3. Listę obsługiwanych klientów powyżej 150 pracowników, w których zamawianie materiałów biurowych odbywa się w tzw. systemie rozproszonym - przez poszczególne działy w Spółce (z podaniem ich ilości) w ostatnich 3 latach z rozbiciem na poszczególne lata. 4. Jakie szczególne procesy jakościowe posiadają Państwo w swojej firmie, które zapewniają wysoką jakość Państwa usług. 5. Prosimy o podanie głównych cech systemu informatycznego i powody dlaczego jest on przyjazny dla użytkownika końcowego. 6. Aktualny katalog materiałów biurowych. 7. Przedstawienie sposobu prezentacji produktów na platformie zakupowej ze szczególnym uwzględnieniem jednostek miary tzn. sztuki, opakowania itp. 8. Katalog oferowanych produktów wraz z cenami - dotyczy materiałów biurowych. VI. INFORMACJE O DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ DOSTAWCY W CZĘŚCI HANDLOWEJ OFERTY: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. (lub dokument potwierdzony w tym terminie przez organ wydający), 2. Pełnomocnictwo, jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu oferenta, 5

6 3. Oświadczenie oferenta, że nie podlega wykluczeniu z następujących powodów stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego zapytania: nie wywiązanie się wobec Zamawiającego z należytą starannością choćby z jednej umowy, nie jest objęty postępowaniem układowym bądź innymi postępowaniami związanymi z restrukturyzacja zadłużenia, wszczęcie postępowania upadłościowego, ogłoszenie upadłości lub będących w trakcie prowadzenia likwidacji. 4. Dane kontaktowe osoby upoważnionej ze strony Oferenta do kontaktu z Zamawiającym. 5. Cenę netto w pln i warunki płatności. Cena winna zawierać wszystkie składniki związane z wykonaniem zamówienia i powinna być stała w okresie trwania umowy tzn. 2 lat. Ofertę należy składać poprzez wypełnienie Załącznika nr 2 do niniejszego zapytania Szablon oferty. 6. Oświadczenie oferenta związane z wymaganiami w stosunku do wykonawstwa: a. Oferent ponosi odpowiedzialność za wady w przedmiocie umowy z tytułu rękojmi. b. Oferent ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wynikającego z umowy na warunkach z niej zawartych oraz na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa. Nie przewiduje się możliwości umownego (pozaumownego) wyłączenia lub ograniczenia odpowiedzialności Oferenta bez względu na jej tytuł, jeśli odpowiedzialność taka wynika z ogólnie obowiązujących przepisów prawa. c. Akceptacja projektu umowy stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. 7. Jakie inicjatywy redukcji kosztów przeprowadzili Państwo u klientów, z którymi Państwo współpracujecie w ostatnich latach, proszę o podanie min. 3 przykładów. VII. TERMIN DO KTÓREGO DOSTAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ: Dostawca będzie związany złożoną ofertą do dnia 30 kwietnia 2014 roku. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: CEZ Polska sp. z o.o., Centrum Usług Wspólnych, ul. Piłsudskiego 10, Skawina, na nazwisko: Marcin Rejdych 59/CP/2014/MR materiały biurowe, do dnia 19 marca 2014 roku do godziny 12: Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 3. Zamawiający oceni ważność ofert pod względem formalnym oraz przyjętych w zapytaniu kryteriów oceny ofert na posiedzeniu niejawnym. 6

7 IX. OPIS KRYTERIÓW WYBORU OFERTY ORAZ ICH ZNACZENIE: 1. Cena i termin płatności, 2. Przedstawione referencje ze szczególnym uwzględnieniem doświadczenia w realizacji podobnych dostaw, 3. Zakres oferty. X. SPOSÓB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ DOTYCZĄCYCH ZAPYTANIA OFERTOWEGO: 1. Każdy oferent ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści warunków zapytania ofertowego w terminie nie późniejszym niż 3 dni przed terminem składania ofert. 2. Korespondencja w toku procesu wyboru dostawcy, w tym pytania oferentów mogą mieć formę e- mailową. XI. PRACOWNICY ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIENI DO BEZPOŚREDNIEGO KONTAKTOWANIA SIĘ Z OFERENTAMI: Imię i nazwisko: Marcin Rejdych Stanowisko służbowe: Specjalista ds. Przetargów i Kontraktów Numer telefonu: marcin.rejdych@cezpolska.pl Osoba na stanowisku Specjalisty ds. Przetargów i Kontraktów posiada umocowanie do samodzielnej reprezentacji ZAMAWIAJĄCEGO i składanie oświadczeń woli wymaganych trybem procedury zakupowej. XII. ŚRODKI ODWOŁAWCZE: 1. Oferentom nie przysługuje prawo uczestnictwa w otwarciu ofert. 2. W postępowaniu oferentom nie przysługują żadne środki odwoławcze. XIII. POSTAWNOWIENIA KOŃCOWE: 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej ( ). 2. Drugi etap postępowania może zostać przeprowadzony za pomocą aukcji elektronicznej. Regulamin przeprowadzania aukcji oraz instrukcja obsługi znajduje się na stronie internetowej pod 7

8 adresem: elektroniczne.html 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia bez podania przyczyny od wyboru oferty (ofert) i powierzenia komukolwiek wykonania prac objętych niniejszym zapytaniem bez prawa oferentów do dochodzenia od Zamawiającego roszczeń odszkodowawczych. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjowania warunków z kilkoma Dostawcami jednocześnie. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Zamawiający, ma prawo swobodnego wyboru oferty, może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z wybranymi oferentami, a także unieważnić postępowanie bez podania przyczyny. 8. Niniejsze zapytanie, stanowi zaproszenie dla Dostawców do wzięcia udziału w procesie składania ofert w rozumieniu art k.c., mające na celu dostarczenie konkretnego produktu lub usługi. XIV. ZAŁĄCZNIKI: - załącznik nr 1 oświadczenie oferenta - załącznik nr 2 szablon oferty, - załącznik nr 3 projekt umowy. 8