Nr sprawy: 63/N/2018 ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Nr sprawy: 63/N/2018 ZAPYTANIE OFERTOWE (dalej : Organizator ) zaprasza do złożenia oferty na realizację zadania pod nazwą: Dostawa jednego pojazdu do tankowania statków powietrznych wraz z materiałami szkoleniowymi, szkoleniem oraz wymaganą dokumentacją A. Informacje ogólne: 1. Niniejszy dokument pn. zapytanie ofertowe (dalej: regulamin lub zapytanie ) stanowi Regulamin postępowania. 2. Regulamin może zostać zmieniony w każdym czasie do wyznaczonego terminu składania ofert. Zmiana zostanie opublikowana na stronie internetowej Organizatora. 3. Postepowanie jest ważne jeśli wpłynie choćby jedna oferta. 4. Złożenie oferty złożone w odpowiedzi na niniejsze zapytanie nie stanowi zawarcia umowy w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. 5. Do nn. zaproszenia nie mają zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych 6. Językiem procedury jest język polski 7. Ofertę cenowa można przedstawić w walutach: PLN, EURO, USD. B. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostawa jednego pojazdu do tankowania statków powietrznych wraz z materiałami szkoleniowymi, szkoleniem oraz wymaganą dokumentacją. Opis wymogów został określony szczegółowo w załączniku do niniejszego regulaminu: pn. Opis przedmiotu zamówienia (dalej: OPZ ) oraz w projekcie Umowy - opublikowanych do pobrania jako integralna część niniejszego zapytania. Przewidywany termin realizacji zadania: do r. Osoba do kontaktów w sprawie: p. Michał Płachecki Dodatkowe informacje o przedmiocie zamówienia można uzyskać pod nr telefonu/ m.plachecki@airport.wroclaw.pl w wypadku korespondencji mailowej prosimy o wyraźne wskazanie w tytule jakiej sprawy dotyczy (np.: cysterna - pytanie lub sprawa nr 63.N pytanie ), Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieudzielenie informacji jeśli korespondencja z uwagi na anonimowość lub wprowadzające w błąd oznaczenie zostanie niewłaściwie zakwalifikowana. Wymaga się aby Wykonawca potwierdził w toku procedury (jako warunek konieczny): - spełnienia warunków zawartych w OPZ, oraz - wykonanie dostawy co najmniej jednej cysterny do dystrybucji paliwa lotniczego JET A-1 z możliwością roztankowywania, o pojemności użytkowej minimum 40m3 wraz z dowodem należytego wykonania w postaci referencji (patrz cz. C pkt. 3 ppkt. 6 zapytania).

2 C. Oferta i postępowanie: 1. Oferta powinna zawierać: a) określenie czego dotyczy oferta (jednoznaczne wyrażenie chęci wykonania zadania opisanego przez Organizatora). b) dane Oferenta : nazwa, adres, c) oferowaną cenę netto za wykonanie całości zamówienia d) podpis składającego ofertę Zaleca się wskazanie w ofercie: e) wskazanie osoby do kontaktów: imię, nazwisko, telefon i/lub do kontaktu w sprawie f) oświadczenie o umocowaniu osoby składającej ofertę ze wskazaniem podstawy umocowania. g) oświadczenie dotyczące przekazania danych Oferta może zawierać: h) w załączeniu do oferty - dokumenty na potwierdzenie spełnienia wymogów określonych w OPZ oraz doświadczenia wykonawcy (załączniki w tym zakresie nie są obowiązkowe na etapie złożenia oferty i nie będą przesądzać o jej prawidłowości patrz uwaga (2) poniżej oraz pkt. 3 ppkt. 6 lit. a-f) Uwaga (1): Zaleca się skorzystanie z przykładowego formularza oferty publikowanego jako załącznik do nn. zapytania. Uwaga (2): Potwierdzenie spełnienia przez Oferenta warunków określonych w OPZ oraz doświadczenia wykonawcy przeprowadzone zostanie na zasadach wskazanych w pkt. 3 ppkt. 6 lit. a-f poniżej. Do potwierdzenia wezwany zostanie Oferent, który złoży najkorzystniejszą cenowo ofertę (lub kolejny odpowiednio do opisanej ścieżki postępowania). Uwaga (3): Cena oferty musi być kompletna (tj. musi zawierać wszystkie koszty niezbędne do należytego wykonania zadania, wszystkie elementy wskazane OPZ i Umową, a jeśli dotyczy także cła lub inne opłaty) Organizator nie będzie ponosiła żadnych dodatkowych kosztów związanych z realizacją zadania (chyba, że projekt umowy stanowi inaczej). 2. Aby złożone w terminie i na wskazany poniżej adres mailowy oświadczenie zawierające co najmniej elementy jw. zostało uznane za Ofertę, dokument ten musi być podpisany (patrz pkt. 3 poniżej). 3. Oferty należy składać wyłącznie w drodze , wyłącznie na adres: m.plachecki@airport.wroclaw.pl 1) Zaleca się aby składana w drodze była załącznikiem do maila zatytułowanego: Oferta na dostawę pojazdu do tankowania ( ) sprawa nr 63.N lub co najmniej: Oferta w sprawie nr 63.N.2018 lub inne wyraźne określenie, że mail zawiera ofertę w sprawie jw. zaleca się aby oferta była skanem dokumentu podpisanego własnoręcznie przez Oferenta. Jeśli nie jest to możliwe zaleca się przekazanie oferty jako załącznik PDF utworzony na komputerze i podpisany imieniem i nazwiskiem Oferenta (na komputerze/czytelnie). Jeżeli wymagane jako treść oferty informacje zostaną zawarte bezpośrednio w treści maila zatytułowanego zgodnie z wymogiem powyżej, mail zostanie uznany za ofertę. zaleca się skorzystanie z formularza oferty stanowiącego załącznik do zapytania Oferent może przygotować i złożyć ofertę na własnym formularzu. Jeżeli oferent chce przekazać Organizatorowi istotne dodatkowe informacje dotyczące złożonej oferty cenowej powinien zawrzeć te informacje w treści oferty lub w załączeniu. Strona 2 z 6

3 2) Termin do którego można składać oferty: do dnia r. do godz. 13:00 3) Oferty złożone po terminie lub w inny sposób, lub na inny adres niż podany powyżej nie będą rozpatrywane. Organizator nie odpowiada za zaginiecie ofert złożonych w inny sposób niż wyznaczony. W postepowaniu biorą udział wyłącznie oferty złożone w terminie na adres wyznaczony niniejszym regulaminem. Organizator nie uzna za ofertę anonimowych (niepodpisanych) maili. O zachowaniu terminu decyduje moment wpływu maila z ofertą na adres Organizatora podany powyżej. 4) W związku z przyjętym sposobem składania ofert organizator zapozna się z ich treścią przed upływem terminu wyznaczonego powyżej. 5) Oferty będą drukowane i składane ad acta bez dokonywania ich oceny. Organizator nie udziela w trakcie zbierania ofert informacji o ilości otrzymanych ofert, ich poprawności formalnej oraz o cenach. 6) Po upływie terminu składania ofert, oferty złożone w terminie zostaną komisyjnie zweryfikowane z ustanowieniem rankingu ofert, w którym przyjmuje się, że pozycję pierwszą zajmować będzie oferta o najniższej cenie (porównaniu podlega wartość netto; w wypadku waluty obcej do przeliczenia w celach porównawczych zastosowany zostanie średni kurs NBP obowiązujący w dniu złożenia danej oferty). Organizator zwróci się o potwierdzenie warunków do jednego lub maksymalnie trzech Oferentów zajmujących najwyższe pozycję w rankingu ceny. Po tej czynności nastąpi potwierdzenie spełnienia warunków zawartych w OPZ oraz doświadczenia wykonawcy na zasadach: a) Wykonawca (Oferent), który złoży najkorzystniejszą ofertę (lub wykonawcy wezwani w ilości zgodnej ze zdaniem drugim w ppkt. 6 - odpowiednio) jest zobowiązany na wezwanie Organizatora przekazane w drodze , w wyznaczonym w wezwaniu terminie przedłożyć Organizatorowi w szczególności: (dotyczy spełnienia warunków zawartych w OPZ:) specyfikację techniczną (lub inna nazwa), w celu potwierdzenia spełnienia przez Oferenta wymogów technicznych wskazanych w OPZ w zakresie sprzętu oraz oświadczenie (lub inny dokument) na potwierdzenie realizacji oferowanej zadania zgodnie z wymogami i w standardzie wymaganym OPZ i Umowie. i/lub oświadczenie (lub inny dokument lub potwierdzenie w formie odpowiedzi na pytanie Organizatora) dotyczące innych elementów zadania wskazanych w OPZ - jeśli Organizator będzie wymagał potwierdzenia w tym zakresie, zw. ogólnie dokumentami na potwierdzenie, że oferta cenowa złożona w odpowiedzi na zapytanie obejmuje realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami Organizatora. Zakres dokumentów determinować będzie treść wezwania. Jeżeli oferent nie potwierdzi zgodności oferty z OPZ jego oferta zostanie odrzucona. (dotyczy spełnienia warunków zawartych w OPZ:) wykaz doświadczenia - zrealizowanych przez wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat od terminu wyznaczonego na składanie oferty dostaw pojazdów do tankowania paliwa w tym dostawy co najmniej jednej cysterny do dystrybucji paliwa lotniczego JET A-1 z możliwością roztankowywania, o pojemności użytkowej minimum 40m3., wraz z potwierdzeniem należytej staranności wykonania tych dostaw (referencja od zleceniodawcy). Referencja wymagana jest przynajmniej w zakresie dostawy cysterny do dystrybucji paliwa lotniczego JET A-1 z możliwością roztankowywania, o pojemności użytkowej minimum 40m3. (jeśli zleceniodawcą był Organizator referencja nie jest potrzebna). W zestawieniu należy wskazać typ/podstawowe cechy pojazdu oraz podać informacje dot. zleceniodawcy (nazwa dane kontaktowe) oraz termin wykonania dostawy. Jeżeli oferent nie wykaże i nie potwierdzi należytego wykonania dostawy w zakresie co najmniej jednej cysterny do dystrybucji paliwa lotniczego JET A-1 z możliwością roztankowywania, jego oferta zostanie odrzucona. Strona 3 z 6

4 b) Organizator zastrzega możliwość zwrócenia do Oferenta o korektę przedstawionych dokumentów co do zasady jednokrotnie, przy czym wezwanie do korekty jest fakultatywnym uprawnieniem Organizatora. c) W wypadku decyzji Organizatora o wezwaniu skierowanym do jednego oferenta (poz. Pierwsza w rankingu), jeśli z przedstawionych dokumentów, o których mowa w lit. a powyżej (i/lub dokumentów po korekcie) będzie wynikało, że oferowany sprzęt lub inny element zadania stosownie do wezwania, nie potwierdza warunków postawionych w OPZ i wymaganego doświadczenia, oferta wykonawcy zostanie odrzucona a wezwanie jw. zostanie skierowane do kolejnego podmiotu w rankingu (i kolejnych odpowiednio, jeśli drugi oferent i kolejny nie potwierdzi warunków technicznych). Oferty wykonawców, którzy na wezwanie skierowane w tej ścieżce nie potwierdzą spełnienia wymogów OPZ zostaną odrzucone. d) Jeżeli Oferent, do którego skierowane zostało wezwanie nie odpowie na wezwanie lub nie dostarczy dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów zawartych w OPZ lub dokumenty te nie będą kompletne lub nie będą wystarczające do stwierdzenia czy warunki zostały spełnione oferta wykonawcy zostanie odrzucona. e) Po dokonaniu weryfikacji najkorzystniejszej oferty w zakresie jw. Organizator dokona wyboru wykonawcy (wskazania wykonawcy wybranego do realizacji zamówienia). f) Jeżeli oferent dołączył do oferty specyfikacje techniczne (lub inne dokumenty) potwierdzające warunki zawarte w OPZ, wezwanie przewidziane w lit. a powyżej nie będzie kierowane lub zostanie skierowane w zakresie ewentualnych braków w treści tych dokumentów w odniesieniu do OPZ. 7) Jeżeli organizator zwracał się do pierwszych oferentów (max. 3ch) to może dokonać oceny końcowej tych ofert z uwzględnieniem oceny doświadczenia (cena 80 % do doświadczenia 20 %) wykonawcy im więcej w wykazie znajdzie się pojazdów odpowiadających warunkowi o którym mowa w cz. B zapytania, potwierdzonych referencją tym wyższą ocena za doświadczenie (każdy kolejny pojazd ponad warunek 1 pkt.). Jednocześnie Organizator może poprzestać na kryterium ceny. 8) Jeżeli do upływu składania ofert Oferent postanowi wycofać swoją ofertę przesyła informacje w tym zakresie na adres podany do składania oferty z tytułem WYCOFAENIE OFERTY oraz w załączeniu składa skan własnoręcznie podpisanego oświadczenia o wycofaniu oferty z podaniem danych jednoznacznie wskazujących na wycofywaną ofertę. Oferta wycofana nie będzie brała udziału w przetargu. 9) Z uwagi na przyjętą metodę składania ofert Organizator nie wyraża zgody na zmianę treści ofert w drodze mailowej. Do upływu terminu składania ofert Oferent może wycofać ofertę i złożyć nową z zastrzeżeniem pkt. 1) [w:] Pozostałe zasady ( ) poniżej. 10) Administratorem przekazanych w Ofertach danych jest Port Lotniczy Wrocław. 11) Złożenie oferty jest równoznaczne ze zgodą na przetwarzanie danych podanych w ofercie w celu wypełnienia przez Organizatora czynności wskazanych niniejszym regulaminem oraz, a w wypadku wyboru oferty niezbędnych do zawarcia umowy. 12) Oferenci, których oferty wpłyną na podany do składania ofert adres po terminie zostaną poinformowani mailowo o niezachowaniu terminu. 13) Potwierdzenie prawidłowego umocowania osoby składającej ofertę oraz dokumenty, o których mowa w ppkt. 6) odbędzie w toku dalszych czynności odpowiednio, przed zawarciem umowy. Wykonawca przekaże Organizatorowi ad. acta złożona ofertę jak również dokumenty składane na wezwanie w oryginale zgodnie z wezwaniem Organizatora w tej kwestii. 4. Pozostałe zasady dotyczące ofert: 1) Termin związania ofertą: 40 dni od upływu terminu składania ofert. Złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją terminu związania ofertą. 2) Jeżeli Oferent poda w ofercie jedna kwotę i nie zaznaczy, że oferowana cena jest wartością netto, Organizator uzna podaną wartość za cenę netto. 3) Złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją regulaminu oraz warunków wobec realizacji przedmiotu zamówienia. Strona 4 z 6

5 4) Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Oferent, który złoży więcej niż jedną ofertę zostanie wykluczony z postępowania a jego oferta odrzucona. 5) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych i w podziale na części oraz ofert wariantowych oferent, który złoży taka ofertę zostanie wykluczony z postepowania a jego oferta odrzucona. 5. Postępowanie w wypadku zbieżności ceny na pozycji pierwszej (najkorzystniejszej): 1) Jeżeli z puli złożonych ofert dwie lub więcej oferty będą zawierały tą samą (jednakową) cenę i będą to oferty (ceny) najkorzystniejsze, pomiędzy tymi Oferentami przeprowadzone zostanie dodatkowe zapytanie cenowe dające możliwość obniżenia zaoferowanej pierwotnie ceny lub pozostawienia jej bez zmian (czynność ta nie może prowadzić do podwyższenia ceny pierwotnie oferowanej; oferent, który podniesie cenę pierwotnie oferowaną zostanie wykluczony z postępowania). 2) Jeżeli po opisanym w pkt. 1) powyżej etapie sytuacja nie ulegnie zmianie, Organizator - PLW S.A. - może unieważnić niniejsze postępowanie lub pominąć te oferty i zwrócić się do Oferenta, który zaoferował cenę drugą w rankingu (z pominięciem równych cenowo ofert pierwszych). 6. Wybór wykonawcy, pozostałe zastrzeżenia: 1) Jako wykonawca wybrany zostanie Oferent, który złożył prawidłową ofertę, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza oraz, który potwierdził, że spełnia wymogi Organizatora wskazane w OPZ. 2) O zakończeniu postępowania i wyborze wykonawcy Organizator poinformuje w drodze publikacji w tym zakresie na stronie internetowej Organizatora. Publikacja zawierać będzie co najmniej: imię i nazwisko/firmę kupującego oraz cenę, ilość złożonych ofert, ranking pozycji. 3) Przewiduje się przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności związanych z procedurą w terminie związania ofertą tj. 40-u dni od upływu terminu składania ofert. Jednocześnie termin zawarcia umowy może zostać przesunięty ponad termin wskazany w zdaniu poprzednim za porozumieniem stron. 4) Zakłada się zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą w kształcie ujętym projektem stanowiącym integralną część niniejszego zapytania. Umowę musi podpisać Wykonawca lub upełnomocniony przedstawiciel wykonawcy. Dokumenty potwierdzające umocowanie muszą być przekazane Organizatorowi przed zawarciem umowy. Jeśli będzie to obiektywnie uzasadnione dopuszcza się możliwość donegocjowania treści projektu za porozumieniem stron. W takim wypadku ostateczna treść umowy będzie wynikiem negocjacji. 5) Jeśli wybrany Wykonawca będzie uchylał się od zawarcia umowy, Organizator zastrzega możliwość odstąpienia od odstąpienia od zawarciu umowy z tym wykonawcą po jednokrotnym wezwaniu do jej zawarcia z wyznaczonym terminie. W takim wypadku Organizator zastrzega możliwość zaproszenia do zawarcia umowy kolejnego wykonawcę w rankingu na warunkach jego oferty (o ile, w razie upływu terminu związania ofertą warunki te zostaną podtrzymane), bez ponawiania procedury wyboru. 6) Organizator zastrzega możliwość unieważnienia nn. postępowania lub odstąpienia od prowadzenia postepowania na każdym jego etapie, w tym przed zawarciem Umowy w całości lub części. 7) Nie przewiduje się uzupełniania ofert. 8) Oferty oraz inne dokumenty i formularze złożone w postępowaniu stanowią własność Organizatora i nie podlegają zwrotowi. 9) Jeżeli w postępowaniu wpłynie jedna oferta lub oferta najkorzystniejsza przekracza możliwości finansowe Organizatora, Organizator może zaprosić Oferenta do negocjacji cenowych. Co do zasady tryb opisany w niniejszym punkcie przewiduje się jako wyjątek a nie normę procedury. Inicjatorem negocjacji może być wyłącznie Organizator. Wykonawca ma prawo odmowy udziału w negocjacjach Szczegółowy tryb postępowania przekazany będzie w piśmie inicjującym. Strona 5 z 6

6 10) Jeżeli ceny ofert złożonych w niniejszym postepowaniu przekroczą możliwości finansowe Organizatora, Organizator może przeprowadzić dodatkowo licytacje pomiędzy dwoma podmiotami (lub trzema - jeśli organizator uzna to za zasadne), których oferty były najkorzystniejsze (lub z udziałem wszystkich oferentów - jeśli organizator uzna to za zasadne). W wypadku zastosowania licytacji dalsze czynności w procedurze nastąpią odpowiednio. Co do zasady licytację przewiduje się jako wyjątek a nie normę procedury. Inicjatorem licytacji może być wyłącznie Organizator. Wykonawca ma prawo odmowy udziału w licytacji Szczegółowy tryb postępowania przekazany będzie w piśmie inicjującym. Zapraszamy do wzięcia udziału w postępowaniu ORGANIZATOR Strona 6 z 6