ZAPYTANIE OFERTOWE W SPRAWIE ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Łódź, dnia Fabryka Mebli Biurowych Mikomax Sp. z o.o Łódź Dostawcza 4 ZAPYTANIE OFERTOWE W SPRAWIE ZAMÓWIENIA na wykonanie, utrzymanie aplikacji mobilnej do rezerwacji zdalnej salek akustycznych a także udzielenie gwarancji Fabryka Mebli Biurowych Mikomax Sp. z o.o. zaprasza do złożenia oferty na wykonanie, utrzymanie aplikacji mobilnej do rezerwacji salek akustycznych do zdalnej rezerwacji a także udzielenie gwarancji, w zakresie projektu pt. Komercjalizacja prac B+R w postaci salki akustycznej do zdalnej rezerwacji przeznaczonej na spotkania biznesowe realizowanego w ramach Programu Operacyjny Inteligentny Rozwój, Wniosek o dofinansowanie projektu nr: POIR /18-00 Oferent powinien przedstawić propozycję rozwiązania zgodną z wymaganiami (specyfikacją) udostępnionymi drogą elektroniczną na wniosek Oferenta po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności. Oferta powinna uwzględniać propozycję: - projektu aplikacji i koncepcji jej wdrożenia; - proponowanych scenariuszy testów współdziałania aplikacji z modelową salką do zdalnej rezerwacji udostępnioną w lokalizacji wskazanej przez Zamawiającego Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. Niniejsze zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie przedsiębiorstwa Fabryka Mebli Biurowych Mikomax Sp. z o.o. pod adresem oraz na portalu Baza Konkurencyjności pod adresem Nazwa i adres zamawiającego: Miejsce realizacji zamówienia/ dostawy: Tryb udzielania zamówienia: Fabryka Mebli Biurowych Mikomax Sp. z o.o Łódź Dostawcza 4 NIP ; REGON ; Fabryka Mebli Biurowych Mikomax Sp. z o.o Łódź Dostawcza 4 Zapytanie ofertowe zgodne z zasadą konkurencyjności. Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia

2 negocjacji. Zamówienie w ramach projektu pt. Komercjalizacja prac B+R w postaci salki akustycznej do zdalnej rezerwacji przeznaczonej na spotkania biznesowe Data ogłoszenia zapytania ofertowego: 10 kwietnia 2019r. Data złożenia oferty: Oferty można składać do 19 kwietnia 2019r. do godz Opis przedmiotu zapytania ofertowego: Kod według Wspólnego Słownika Zamówień: Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne WYMAGANIA DOT. WARUNKÓW I TERMINU DOSTAWY, CENY I PŁATNOŚCI 1. Ważność oferty: min 60 dni od złożenia 2. Realizacja zamówienia rozumiana jako instalacja, uruchomienie, szkolenia i odbiór protokołem bez usterek musi być wykonana maksymalnie w terminie Warunki płatności: a. 20% - do 14 dni po podpisaniu umowy przez Dostawcę i Zamawiającego, b. 60% - do 14 dni po akceptacji na środowisku UAT na podstawie protokołu wstępnego odbioru c. 20% do 14 dni po uruchomieniu wszystkich funkcji aplikacji i podpisaniu protokołu odbioru bez uwag 4. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z podpisaniem umowy z wykonawcą 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych 7. Przewidywany termin podpisania umowy do 7 maja 2019 Do postępowania zostaną dopuszczeni oferenci spełniający następujące warunki: W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: Warunki udziału w postępowaniu a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny i osoby zdolne do wykonania zamówieniaprzedstawią aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert c) przedstawią referencje (co najmniej 2 w obszarze tworzenia aplikacji mobilnych z użyciem map i geolokalizacji) Oferenta i CV kluczowych osób zespołu projektowego potwierdzających doświadczenie w tworzeniu aplikacji mobilnych z wykorzystaniem map i geolokalizacji oraz umiejętności osób zaangażowanych w projekt w obszarze infrastruktury w chmurze (Microsoft Azure, Google Cloud, Amazon lub równoważne), zawierających opis kwalifikacji, doświadczenie oraz informację o podstawie do dysponowania osobami (np. umowa o pracę, umowa o dzieło, oddanie do dyspozycji przez inny podmiot). d) posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie

3 prowadzonej działalności gospodarczej z sumą ubezpieczenia nie mniejszą niż PLN (słownie złotych: dwieście tysięcy). W postępowaniu nie mogą uczestniczyć podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami uposażonymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie e) w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.. Ocena spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu dokonana zostanie na zasadzie spełnia / nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach złożonych przez Oferentów. Zamawiający zastrzega, iż złożenie oferty niespełniającej ww. parametrów oznacza odrzucenie oferty na etapie oceny formalnej. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, zgodnie z poniższymi kryteriami przypisanymi im wagami: a. Cena 50% cena netto na wykonanie aplikacji wraz z potrzebnymi licencjami KRYTERIA WYBORU OFERTY b. Gwarancja 10% Gwarancja powinna trwać 24 miesiące od protokolarnego odbioru c. Koszty utrzymania aplikacji miesięcznie netto po okresie zakończenia gwarancji 10% d. Koszt roboczogodziny wprowadzania zmian w stworzonej aplikacji po jej uruchomieniu -10% e. Czas reakcji na błąd i usunięcie błędu krytycznego -10% f. Szybko skalowalna infrastruktura informatyczna w chmurze 10% 1. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta 100 punktów. 2. W przypadku kryterium cena, oferta otrzyma ilość punktów, obliczoną na podstawie poniższego wzoru: Cn

4 C = x 50 pkt Co Cn najniższa cena netto oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu Co cena netto ocenianej oferty 3. W przypadku kryterium Gwarancji liczony od dnia uruchomienia aplikacji (w miesiącach), oferta otrzyma ilość punktów: - Gwarancja 24 miesięcy i więcej - 10 pkt - Gwarancja poniżej 24 miesięcy 0pkt 4. W przypadku kryterium Koszty utrzymania aplikacji miesięcznie netto po okresie zakończenia gwarancji, oferta otrzyma ilość punktów, obliczoną na podstawie poniższego wzoru: Koszt utrzymania minimalny miesięcznie netto KU = x 10pkt Koszt utrzymania miesięcznie z badanej oferty netto 5. W przypadku kryterium Koszt roboczogodziny wprowadzania zmian w stworzonej aplikacji po jej uruchomieniu oferta otrzyma ilość punktów, obliczoną na podstawie poniższego wzoru: Koszt roboczogodziny minimalny miesięcznie netto KR = x 10pkt Koszt roboczogodziny miesięcznie z badanej oferty netto 6. W przypadku kryterium Czas reakcji na błąd i usunięcie błędu krytycznego oferta otrzyma ilość punktów obliczoną w następujący sposób: czas reakcji na błąd 2 godziny i usunięcie błędu krytycznego w 8 godzin- 10 pkt czas reakcji powyżej 2 godzin i usunięcie błędu krytycznego powyżej 8 godzin - 0 pkt 7. W przypadku kryterium Szybkoskalowalna infrastruktura w chmurze oferta otrzyma ilość punktów obliczoną w następujący sposób: zawarcie w ofercie umieszczenia danych w chmurze 10 pkt zawarcie w ofercie umieszczenia danych nie w chmurze 0pkt 8. O wyborze najkorzystniejszej oferty zadecyduje najwyższa suma punktów jaką otrzyma oferta. 9. Jeżeli Oferenci uzyskają tę samą liczbę punktów, wyżej w rankingu będzie ten podmiot, który wskazał bliższy termin realizacji. 10. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska największą ilość punktów w łącznej ocenie ofert (łączna suma punktów uzyskanych przez Wykonawcę). Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 11. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia

5 wymagania zapytania ofertowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów. Oferent, aby mógł ubiegać się o realizację powyższej dostawy musi złożyć następujące dokumenty: Oferta musi zawierać następujące elementy: SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ FORMA JEJ SKŁADANIA Miejsce, termin i sposób 1. Formularz ofertowy wraz z oświadczeniami załącznik nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego. 2. Aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wypis z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub inny dokument zaświadczający o prowadzonej działalności, nie starszy niż trzy miesiące. 3. Powyższe załączniki należy przedstawić w oryginale lub poświadczać za zgodność z oryginałem. Potwierdzenia za zgodność dokonuje osoba do tego upoważniona, która podpisuje ofertę. 4. W przypadku złożonych oświadczeń na poziomie podpisywania umowy Zamawiający może żądać przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających zgodność oświadczeń ze stanem faktycznym. 5. Oferta musi zawierać projekt aplikacji i koncepcji jej wdrożenia 6. Oferta musi zawierać proponowane scenariusze testów współdziałania aplikacji z modelową salką akustyczną do zdalnej rezerwacji udostępnioną w lokalizacji wskazanej przez Zamawiającego 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z opisem zamówienia. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego. 3. Wszystkie oferowane ceny winny być wyrażone w PLN jako wartość netto. W przypadku przeliczania wartości ofert z innych walut na PLN, należy przyjąć średni kurs NBP z dnia poprzedzającego złożenie oferty. 4. Uzyskane oceny zostaną zaokrąglone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta spełni wszystkie warunki i wymagania oraz otrzyma największą liczbę punktów. 5. Do oferty należy załączyć dokumenty określone w punkcie powyżej. 6. Oferta winna być przygotowana w języku polskim, pismem maszynowym. W przypadku załączania dokumentów w językach obcych niezbędne jest przedstawienie tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. 7. Wszystkie strony Formularza Oferty winny być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta w sposób wynikający z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. 8. W przypadku spółki cywilnej wymagane są podpisy wszystkich wspólników lub jednego, umocowanego odpowiednim pełnomocnictwem szczególnym (Oferent winien załączyć pełnomocnictwo). 9. W przypadku spółek prawa handlowego wymagane są podpisy osób uprawnionych do reprezentowania spółki w sposób wynikający z Rejestru Przedsiębiorców lub podpisy odpowiednio umocowanych pełnomocników (Oferent winien dołączyć dokument świadczący o udzieleniu pełnomocnictwa). 10. W przypadku Oferentów zagranicznych wymagane są podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta według prawa miejscowego. Oferty należy składać osobiście lub listownie na adres Zamawiającego: ul. Dostawcza 4, Łódź lub pocztą elektroniczną na adres:

6 składania ofert w nieprzekraczalnym terminie do dnia r. do godz. 9:00 Za datę złożenia oferty uznaje się datę wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) zmiany warunków udzielenia zamówienia, 2) unieważnienia postępowania, 3) nie wybrania żadnej z przedstawionych ofert bez podania przyczyny, 4) pozostawienia bez rozpatrzenia oferty niezgodnej z wymogami niniejszego zapytania. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Oferentom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Zamawiający informuje, że postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych, dlatego nie jest możliwe stosowanie środków odwoławczych określonych w tej ustawie. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego po terminie składania ofert. Termin otwarcia ofert: r. o godzinie 15:30. Po otwarciu ofert Zamawiający dokona ich oceny. W trakcie oceny ofert. Zamawiający może wzywać oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich ofert. Kończąc procedurę oceny ofert, Zamawiający podejmie decyzję o wyborze najkorzystniejszych ofert. Zamawiający sporządzi pisemny protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. W każdym czasie postępowania przetargowego dotyczącego wyboru wykonawcy, Zamawiający ma prawo do jego zakończenia bez wyboru jakiegokolwiek oferenta. Oferentom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu. Zamawiający niezwłocznie powiadomi oferentów oraz ogłosi wyniki na stronach internetowych tj. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ ZWYKONAWCAMI OKREŚLENIE WARUNKÓW ZMIANY 1. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień w imieniu Zamawiającego jest Pani Zuzanna Mikołajczyk - tel ; zuzanna.mikolajczyk@mikomax.pl 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące zapytania ofertowego. 1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron, wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji w

7 UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO celu zmniejszenia ceny zawartej umowy, zmiany warunków płatności oraz zmiany terminów realizacji zamówienia. Dopuszcza możliwość wprowadzenia drobnych zmian w zakresie zamówienia nie mających wpływu na wartość zawartej umowy. 3. Wszelkie zmiany w umowie z Wykonawcą muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności. Załączniki: 1. Formularz ofertowy (załącznik 1) 2. Oświadczenie o braku powiązań (załącznik 2) 3. Funkcjonalności aplikacji (załącznik 3) dostępny na zapytanie po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności