Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Komisja Rewizyjna Związku

Transkrypt

1 Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej Związku XV kadencji z działalności za okres: kwiecień 2016 kwiecień 2018 Organizacja pracy KRZ Skład Komisji Rewizyjnej Związku XV kadencji ( ) Przewodniczący: phm. Piotr Kucharczyk Wiceprzewodniczący: hm. Jacek Broniewski Sekretarz: hm. Maria Szymankiewicz (do , następnie od ) hm. Monika Kobus (od do ) Członkowie: hm. Monika Kobus (do ,następnie od ) hm. Maria Szymankiewicz (od do ) hm. Marek Wojdan (do , następnie vacat) phm. Piotr Giczela phm. Andrzej Karwan phm. Daniel Rudnicki phm. Beata Wegner Strona 1 z 14

2 Członkowie KRZ wybrani podczas XV Zjazdu ZHR na posiedzeniu w Zielonce, r. Przez prawie całą kadencję komisja działała nieprzerwanie w wybranym na XV Zjeździe ZHR 9 - osobowym składzie. 3 lutego 2018 r., z powodu wyboru na funkcję przewodniczącego zarządu okręgu, wygasło członkostwo w komisji hm. Marka Wojdana. Z uwagi na bliskie zakończenie kadencji komisja nie dokooptowała nowego członka. W celu ograniczenia kosztów podróży oraz umożliwienia sprawnego działania (szczególnie uchwałodawczego), komisja dokonała nieformalnego podziału na grupę członków mieszkających w Łodzi, Warszawie i okolicach, którzy byli w stanie stawić się w jednym z tych miast na posiedzeniu praktycznie 'z marszu' oraz pozostałych, mieszkających w innych częściach Polski, którzy nie mieli obowiązku uczestniczenia we wszystkich posiedzeniach. W celu usprawnienia przebiegu posiedzeń, wiele dyskusji i wstępnych ustaleń odbywało się owo, przez komunikatory lub telefonicznie, tak aby sprawnie podejmować uchwały i dokonywać ustaleń na posiedzeniach plenarnych. Komisja nie ma bowiem, w odróżnieniu od Naczelnictwa i zarządów okręgów, statutowego prawa do podejmowania uchwał zdalnie, drogą elektroniczną. Strona 2 z 14

3 W bieżącej kadencji odbyło się, do czasu publikacji niniejszego sprawozdania, 15 posiedzeń KRZ. Udział w nich poszczególnych członków komisji był następujący: Jacek Broniewski Piotr Giczela Andrzej Karwan Monika Kobus Piotr Kucharczyk Ile razy był obecny Daniel Rudnicki Maria Szymankiewicz Beata Wegner Marek Wojdan Do zakończenia kadencji KRZ planuje odbyć jeszcze jedno posiedzenie, podsumowujące dwuletnią pracę, a także opiniujące sprawozdania innych władz naczelnych (z wyłączeniem SH) dla Zjazdu ZHR. Oznacza to, że komisja spotykała się w mijającej kadencji, średnio rzecz biorąc, dwukrotnie częściej niż wymagane regulaminowo minimum, wynoszące jedno spotkanie w kwartale. Posiedzenie w Warszawie 2016 Wyjazdowe posiedzenie KRZ w Zielonce Strona 3 z 14

4 Na posiedzeniu 8 maja 2016 r. KRZ dokonała podziału zadań pomiędzy poszczególnych jej członków. Ustalono osoby odpowiedzialne za kontakty z poszczególnymi władzami i jednostkami organizacyjnymi ZHR. I tak za kontakty z Radą Naczelną odpowiedzialnym został phm. Piotr Kucharczyk, z Naczelnictwem phm. Andrzej Karwan, z GKHy i GKHek hm. Jacek Broniewski. Ponadto wyznaczono przedstawicieli KRZ do opieki nad konkretnymi okręgami oraz Komisjami Rewizyjnymi Okręgów. W wyniku podziału: hm. Marek Wojdan objął opiekę nad okręgami: Wielkopolskim, Dolnośląskim i Północno-Zachodnim, phm. Piotr Giczela objął opiekę nad okręgami: Lubelskim i Podkarpackim, phm. Daniel Rudnicki objął opiekę nad okręgami: Górnośląskim, Łódzkim i Małopolskim, phm. Beata Wegner objęła opiekę nad okręgami: Kujawsko-Pomorskim oraz Pomorskim, phm. Andrzej Karwan objął opiekę nad Okręgiem Staropolskim, hm. Monika Kobus objęła opiekę nad Okręgiem Mazowieckim. Posiedzenie KRZ w Warszawie Posiedzenie w siedzibie ZHR Kontrole wybranych okręgów prowadziły zespoły wizytacyjne powoływane każdorazowo przez Przewodniczącego KRZ. W miarę potrzeb zakresy obowiązków członków KRZ były na bieżąco modyfikowane w zależności od konieczności i możliwości wypełniania określonych zadań w ustalonym czasie. Strona 4 z 14

5 Działania kontrolne KRZ Komisja pracowała w oparciu o roczne plany pracy, które były aktualizowane na bieżąco. W latach KRZ planowała dokonać: kontroli Naczelnictwa ZHR oraz Głównych Kwater, kontroli realizacji uchwał zjazdowych, zaopiniowania rocznego sprawozdania Naczelnictwa dla Rady Naczelnej, zaopiniowania dla Rady Naczelnej informacji Skarbnika ZHR, nt. realizacji budżetu, kontroli Okręgów bez KRO: Dolnośląskiego, Górnośląskiego, Podkarpackiego, Północno-Zachodniego, Lubelskiego, kontroli okręgów posiadających KRO: Kujawsko Pomorskiego, Staropolskiego, przeszkolenia nowych członków KRO. Posiedzenie KRZ w Warszawie Posiedzenie KRZ - luty 2018 Wszystkie główne założenia z rocznych planów pracy KRZ, poza szczegółową kontrolą realizacji uchwał zjazdowych, zostały całkowicie zrealizowane. KRZ przeprowadziła 13 kompleksowych kontroli: a) okręgów: Dolnośląskiego, Górnośląskiego, Kujawsko Pomorskiego, Podkarpackiego, Północno Zachodniego (2 kontrole), Lubelskiego (2 kontrole), Staropolskiego. b) Głównych Kwater w GKHy odbyły się dwie kontrole, zaś w GKHek zrezygnowano z powtórkowej kontroli na koniec kadencji z powodu bardzo dobrej oceny pracy biura GKHek. W jej miejsce planowana jest rozmowa z Naczelniczką Harcerek po zamknięciu niniejszego sprawozdania. c) Naczelnictwa (1 kontrola). Planowane jest spotkanie z przedstawicielem Naczelnictwa po zamknięciu niniejszego sprawozdania. Strona 5 z 14

6 Ze wszystkich wizytacji powstały i zostały przesłane do zainteresowanych protokoły pokontrolne. Kontrola GKHek w marcu 2017 Kontrola GKHy w marcu 2017 Współpraca z Naczelnictwem i Radą Naczelną Współpracę z Naczelnictwem realizowano podczas kilku roboczych spotkań i rozmów z poszczególnymi członkami Naczelnictwa. Na spotkaniach i w rozmowach poruszano bieżące kwestie, związane z pojawiającymi się problemami/sytuacjami wymagającymi uwagi/zmian w Związku. Poruszono także kwestie słabości niektórych zarządów okręgów i KRO (a nawet braku ich działań), zaobserwowane w czasie kontroli okręgów i w bieżącej pracy. Ponadto Przewodniczący KRZ wziął udział w 3 posiedzeniach Naczelnictwa ZHR. Posiedzenie KRZ z gościnną wizytą hm. Moniki Jaskuły. Strona 6 z 14

7 W trakcie kadencji wyznaczeni członkowie KRZ uczestniczyli w 8 posiedzeniach Rady Naczelnej. Przedstawiciele komisji brali udział w analizie wyników audytu ZHR prowadzonego przez biegłych rewidentów. Wydano w tej sprawie odpowiednie uchwały. Współpraca z KRO W wyniku zmian statutowych dokonanych na XIV Zjeździe ZHR, w obecnej kadencji kolejne okręgi skorzystały z możliwości braku wyboru KRO. Ich rolę przejęła KRZ. Komisja pełniła bezpośredni nadzór nad okręgami: Dolnośląskim, Górnośląskim, Lubelskim, Podkarpackim i Północno - Zachodnim. Jesienią 2017 roku Okręg Dolnośląski dokonał wyboru własnej KRO. KRZ czuwało nad pracą 7 KRO w Okręgach: Kujawsko-Pomorskim, Łódzkim, Pomorskim, Małopolskim, Mazowieckim, Staropolskim i Wielkopolskim. Od 22 października 2017 r. dodatkowo także nad KRO Okręgu Dolnośląskiego. Niestety w niektórych okręgach współpraca z KRO nie układała się pomyślnie, a czasem zupełnie jej nie było. Spowodowało to m. in. trudności w zatwierdzeniach planów pracy KRO oraz pozyskaniem rocznych sprawozdań z ich działalności. Należy zauważyć, że KRZ ma bardzo ograniczone możliwości regulaminowe do dyscyplinowania członków KRO. Odbyły się dwa szkolenia dla KRO (połączone ze szkoleniem księgowych i skarbników okręgów). W pierwszym roku kadencji szkolenie odbyło się w dniach października 2016 w Warszawie. Pojawili się na nim przedstawiciele okręgów: Staropolskiego, Łódzkiego, Pomorskiego, Mazowieckiego i Wielkopolskiego. Strona 7 z 14

8 18 listopada 2017 odbyło się drugie w tej kadencji szkolenie dla księgowych i skarbników okręgów oraz członków KRO. Szkolenie to odbyło się także w Warszawie. Udział w nim wzięli przedstawiciele okręgów: Wielkopolskiego, Małopolskiego, Pomorskiego, Dolnośląskiego i Łódzkiego. Kontrola pracy okręgów W XV kadencji KRZ skontrolowała działalność 7 okręgów. Dwa z nich (Okręg Lubelski oraz Okręg Północno-Zachodni), z uwagi na brak istnienia tam KRO, zostały odwiedzone dwukrotnie. Wszystkie kontrole odbyły się zgodnie z przyjętym planem. Na podstawie wyników kontroli można stwierdzić, że zwizytowane okręgi zasadniczo działają w sposób zgodnym ze statutem, regulaminami związkowymi i przepisami prawa. Wniesione uwagi były w większość przypadków niewielkimi wskazówkami, choć zdarzały się także poważniejsze uchybienia, które wymagały wdrożenia natychmiastowych działań naprawczych. W trakcie kadencji członkowie KRZ odwiedzali także dodatkowo (poza formalnymi kontrolami) Okręg Dolnośląski, m. in. asystując przy spisie majątku HOW Zatoka oraz kontrolując wspólnie z Naczelnictwem stan barki Złota Kaczka. We wszystkich okręgach przedstawiciele komisji spotkali się z braterskim przyjęciem i chęcią współpracy ze strony instruktorek i instruktorów. Wizytacja w Okręgu Kujawsko-Pomorskim Wizytacja w Okręgu Górnośląskim Strona 8 z 14

9 Wizytacja w Okręgu Lubelskim Wizytacja w Okręgu Północno-Zachodnim Wizytacje HAL 2016 i 2017 W roku 2016 komisja zwizytowała 6 Akcji Letnich różnych okręgów oraz 5 odwiedziła jedynie gościnnie. W roku 2017 komisja zwizytowała 15 Akcji Letnich siedmiu okręgów ZHR. Ze wszystkich wizytacji powstały protokoły przekazane do odpowiednich zarządów okręgów. Łącznie w XV kadencji KRZ zwizytowała 21 Akcji Letnich. Wnioski z przeprowadzonych wizytacji zostały przedstawione Radzie Naczelnej. Wizytacje obozów Okręgu Lubelskiego Inne działania podejmowane przez KRZ Niektóre zgłaszane członkom Komisji problemy były przekierowywane do innych władz Związku, posiadających kompetencje do ich rozstrzygania. Strona 9 z 14

10 Komisja zwracała się w formie listu do Zjazdu Nadzwyczajnego Dolnośląskiego Okręgu ZHR z opinią ws. powołania Komisji Rewizyjnej Okręgu na kilka miesięcy przed końcem kadencji. Następny list został skierowany do zwyczajnego zjazdu tegoż okręgu. Zawierał on opinię dotyczącą pracy wybranej na nadzwyczajnym zjeździe KRO, krótkie podsumowanie wyników kontroli okręgu przeprowadzonej przez KRZ w 2017 r. oraz informację nt. postanowienia Sądu Harcerskiego, przekazanego m. in. do KRZ, dotyczącego braku realizacji przez Zarząd Okręgu wcześniejszego postanowienia SH. W sprawie ww. postanowienia SH, komisja wydała w formie uchwały wniosek do Naczelnictwa o podjęcie stosownych działań. Troje przedstawicieli KRZ brało udział w dwóch kursach instruktorskich - w 2017 w jednym harcmistrzyń i w drugim podharcmistrzyń, a w 2018 w jednym kursie harcmistrzyń, gdzie prezentowali działanie władz naczelnych ZHR. W bieżącej kadencji KRZ zrezygnowała z prowadzenia własnej witryny www na rzecz strony na facebooku. Obecnie profil ten śledzi 67 osób. Służyć ma on bliższemu zapoznaniu się z działalnością Komisji i specyfiką jej pracy, aby w przyszłości instruktorki i instruktorzy chętniej podejmowali się służby we władzach naczelnych, mimo, że nie stricte wychowawczej czy metodycznej, ale bardzo potrzebnej. We wrześniu 2016 i 2017 r. część członków Komisji Rewizyjnej Związku, wraz z przyjaciółmi KRZ, tradycyjnie odbyła rejs pod żaglami na szlaku Wielkich Jezior Mazurskich. W czasie jednego z nich odbyło się także posiedzenie KRZ. Strona 10 z 14

11 Zakończenie rejsu w 2016 KRZ w liczbach 15 posiedzeń plenarnych (planowane jest jeszcze jedno), podjęto 39 uchwał (do czasu sporządzenia sprawozdania), wysłano 25 formalne pisma, przeprowadzono 13 kontroli jednostek organizacyjnych ZHR, sporządzono 13 protokołów pokontrolnych, przeprowadzono 2 szkolenia dla członków KRO, przyjęto do realizacji 10 rocznych planów pracy KRO, posiedzenia plenarne odbywały się w 4 miejscowościach w Polsce: Warszawa, Łódź, Zielonka, Bogaczewo (pod żaglami). bezpośrednia opieka nad 5 okręgami bez KRO, członkowie KRZ pokonali w sumie ponad km wzdłuż i wszerz Polski podróżując na posiedzenia i wizytacje; ponad 700 wymienionych maili między członkami KRZ i z członkami innych władz Związku, niezliczone godziny rozmów telefonicznych i czatów na Messengerze oraz WhatsAppie. Strona 11 z 14

12 Praca Komisji oczami Przewodniczącego KRZ Na początku chciałbym podziękować delegatom na XV Zjazd ZHR za wybór w skład KRZ i zaufanie, którym mnie po raz siódmy z kolei obdarzyli. Członkom KRZ chciałbym podziękować za powtórne powierzenie mi funkcji Przewodniczącego KRZ. Upływająca kadencja była dla KRZ udana, bowiem zrealizowaliśmy praktycznie cały założony plan pracy. Była również trudna, bowiem członkowie KRZ musieli mierzyć się niekiedy z mniej czy bardziej poważnymi uchybieniami lub brakami ze strony przedstawicieli kontrolowanych jednostek. Czasem nawet z ich wyraźną niechęcią. Tradycyjnie podczas prowadzenia działań kontrolnych staraliśmy się pomagać rozwiązywać zaistniałe problemy i edukować, szczególnie w dziedzinie zawiłości finansowych i formalnoprawnych. Obserwując pracę władz naczelnych i okręgów oraz toczące się dyskusje w gronie instruktorskim, coraz bardziej utwierdzam się w przekonaniu, że ZHR powinien podjąć próbę przeprowadzenia reformy struktury Związku i systemu zarządzania organizacją. Od dawna widzimy problemy w znalezieniu chętnych do podejmowania służby na funkcjach niemetodycznych, tj. we władzach okręgów, czy władzach naczelnych. Daje się dostrzec stopniowy upadek etosu tych władz wśród młodych instruktorek i instruktorów. Często wynika on wprost z niewiedzy o tym, czym właściwie zajmują się na co dzień zarządy okręgów, Główne Kwatery, Naczelnictwo, Rada Naczelna, Sąd Harcerski, czy komisje rewizyjne. Władze są często postrzegane jako te, które wciąż żądają jakichś papierów, sprawozdań, faktur, rozliczeń, pozwoleń, itp. Szczególnej troski wymaga podjęcie trudu kompleksowego uporządkowania i maksymalnego uproszczenia regulaminów związkowych. Z praktyki KRZ wiemy, że są one często niejasne lub niejednoznaczne, a także zbyt skomplikowane. Również regulaminy KRO i KRZ powinny zostać dostosowane przez przyszłe władze do obecnej praktyki. Strona 12 z 14

13 Istnienie i typowa działalność komisji rewizyjnych nie wynika ani z tradycji harcerskich, ani z harcerskiej metody. Konieczność ich tworzenia i działania wynika z przepisów prawa o stowarzyszeniach, w oparciu o które działa ZHR. Mimo to starałem się już drugą z rzędu kadencję współtworzyć i przewodzić zespołowi harcerek i harcerzy, działających wspólnie w celu realizacji nie do końca harcerskich z natury działań, wśród innych harcerek i harcerzy, którym nie zawsze te działania musiały się podobać. Wszak polegały one na przysłowiowym patrzeniu im na ręce. Staraliśmy się jednak realizować te zadania w duchu na tyle harcerskim, na ile potrafiliśmy. Zespół KRZ składa się z osób w różnym wieku, z bagażem zupełnie różnych doświadczeń, z różnych środowisk, o różnych korzeniach, o różnym spojrzeniu na to czym jest i czym powinno być harcerstwo. Mimo to mam nieprzeparte wrażenie, że stworzyliśmy dobrze działającą i zgraną grupę sióstr i braci, harcerek i harcerzy, w której nigdy nie doszło do poważnej kłótni, ani personalnych konfliktów. A przy tym zrealizowaliśmy praktycznie w całości założony plan pracy. Pewne kwestie wymagają, mimo to, przepracowania przez KRZ w przyszłej kadencji. Na pewno poprawy i zmiany wymaga model współpracy z Komisjami Rewizyjnymi Okręgów, aby stały się one sprawniejsze i bardziej kompetentne. Usprawnić należy również model współpracy z okręgami bez KRO, tak aby obejmowała ona możliwie szerokie spektrum działań, nie tylko Zarządu Okręgu, ale również jednostek organizacyjnych niższego poziomu, a równocześnie aby nie była zbyt uciążliwa w realizacji dla obu stron. KRZ przyszłej kadencji powinna również postarać się o rozbudowanie zespołu specjalistów z dziedziny finansów, aby skuteczniej nadzorować działalność jednostek organizacyjnych ZHR na tym polu. Na koniec pragnę podziękować wszystkim członkom ustępującej KRZ za ich zaangażowanie, podjęty trud i nie zawsze łatwą służbę. Strona 13 z 14

14 Dziękuję również członkom Naczelnictwa za dobrą i owocną współpracę dotyczącą nadzorowania działalności okręgów ZHR. Szczególne podziękowania kieruję do hm. Moniki Jaskuły oraz druhny Anny Dębińskiej za czynny udział w zespołach rewizyjnych i wsparcie eksperckie. phm. Piotr Kucharczyk Podsumowanie Dziękujemy delegatkom i delegatom do na XV Zjazd ZHR za obdarzenie nas dwa lata temu swoim zaufaniem. Wierzymy, że dzięki systematycznej i rzetelnej pracy członków KRZ, nie zostało ono zawiedzione. Delegatów na XVI Zjazd ZHR prosimy, by pamiętali, przy wyborze nowych członków KRZ, że do dobrej pracy tego organu niezbędna jest przynajmniej częściowa kontynuacja działań, którą można zrealizować, m. in. poprzez ponowny wybór przynajmniej części poprzedniego składu. Oczywiście trzeba to poprzedzić zmotywowaniem, w macierzystych środowiskach, ustępujących członków KRZ do ponownego kandydowania. CZUWAJ! XV kadencji Strona 14 z 14