SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 , ul. Prądnicka 80, Kraków Kraków, dnia r. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Przetarg nieograniczony o wartości wyraŝonej w złotych polskich poniŝej równowartości euro na Usługę audytu zewnętrznego projektu pn. Rozwój Krakowskiego Centrum Badań i Technologii Medycznych realizowanego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Zamawiający: im. Jana Pawła II, ZATWIERDZAM: 1

2 , ul. Prądnicka 80, Kraków Zamawiający im. Jana Pawła II, ul. Prądnicka 80, Kraków strona internetowa, na której dostępna jest siwz. Gdziekolwiek w niniejszej specyfikacji przywołana jest ustawa bez dalszego uszczegółowienia to naleŝy przez to rozumieć Ustawę Prawo Zamówień Publicznych. Gdziekolwiek w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przywołane są normy i nazwy własne Zamawiający dopuszcza rozwiązania równowaŝne. 1. Tryb udzielania zamówienia Prowadzone postępowanie jest udzielane w trybie przetargu nieograniczonego o wartości wyraŝonej w złotych polskich poniŝej równowartości ,00 EURO. 2. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego projektu pn. Rozwój Krakowskiego Centrum Badań i Technologii Medycznych realizowanego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 4 będący integralną częścią SIWZ. 3. Opis części zamówienia Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających Zamawiający nie przewiduje zamówienia uzupełniającego, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6,7 6. Opis ofert wariantowych Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 7.Termin wykonania zamówienia 60 dni od daty podpisania umowy. 8. Warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków oraz szczegółowe wymagania dotyczące wykonania zamówienia zgodnie z Wytycznymi w zakresie obligatoryjnego audytu zewnętrznego projektów o wartości dofinansowania powyŝej 20 mln złotych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia. 3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. W tym zakresie Wykonawca zobligowany jest wykazać, Ŝe w chwili realizacji kontraktu będzie dysponował min 2 osobami posiadającymi uprawnienia zawodowe do przeprowadzania audytu zewnętrznego szczegółowo określone w załączniku nr 3 siwz pkt. 3 i 4 ( Wytyczne w zakresie obligatoryjnego audytu zewnętrznego ) oraz udokumentowaną znajomość, wiedzę i doświadczenie z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, sprawdzone w praktyce przy pełnieniu funkcji *kontrolnych lub *audytorskich, w co najmniej jednym projekcie inwestycyjnym o wartości powyŝej 20 mln zł współfinansowanym z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. Wśród audytorów min. 1 osoba powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta. *Poprzez pojęcie funkcji kontrolnych i audytorskich naleŝy rozumieć działania związane z bezpośrednią oceną prawidłowości czynności związanych z realizacją konkretnego projektu. 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umoŝliwiającej zrealizowanie zamówienia; 5) nie podlegają wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 24 ustawy prawo zamówień publicznych. 6) Spełniają szczegółowe warunki określone w załączniku nr 3 siwz (Wytyczne w zakresie obligatoryjnego audytu zewnętrznego). Zamawiający dokona oceny wyŝej wymienionych warunków na podstawie składanych przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń. Wykonawca moŝe polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezaleŝnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iŝ będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. 9. Kształt oferty i wymagania dotyczące oświadczeń i dokumentów, które naleŝy złoŝyć wraz z ofertą. 2

3 , ul. Prądnicka 80, Kraków Oferta ma zawierać następujące dokumenty: Lp. 1 2 Rodzaj i wymagania oświadczeń i dokumentów Pełnomocnictwo do podpisania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeŝeli osobą podpisującą nie jest osoba upowaŝniona na podstawie wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego (rejestru handlowego) lub zaświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej. JeŜeli dołączone do oferty ww. pełnomocnictwo będzie w formie kopii, Zamawiający wymaga, aby jego zgodność z oryginałem poświadczyła osoba wymieniona w rejestrze, która jest wskazana, jako upowaŝniona do reprezentowania Wykonawcy lub notariusz. aktualny odpis z właściwego rejestru, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy - wystawione nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty 3 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia wg Załącznika nr 1 Na potwierdzenie spełnienia warunku opisanego w pkt. 8.3 Wykonawca przedstawi wykaz osób, które będą uczestniczyć w zespole audytującym, zawierający informacje na temat ich doświadczenia w zakresie kontroli projektu albo audytu zewnętrznego projektu 4 współfinansowanego z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SIWZ wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. 5 Oświadczenie o spełnieniu wszystkich warunków i wymogów Wytycznych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6. Wartość oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7. 6 JeŜeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. 2 - składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, Ŝe: 1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; JeŜeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 2, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złoŝone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Dokumenty i oświadczenia powinny być dostarczone w oryginale lub jako poświadczone za zgodność z oryginałem kopie. Poświadczenia, za zgodność dokonuje osoba upowaŝniona do podpisywania oferty w imieniu Wykonawcy. Brak jakiegokolwiek dokumentu lub oświadczenia jak równieŝ złoŝenie ich w nieodpowiedniej formie lub o niewłaściwej treści spowoduje wykluczenie wykonawcy - z zastrzeŝeniem art. 26 ust 3 i innych przepisów Prawa Zamówień Publicznych. Zamawiający informuje wszystkich Wykonawców biorących udział w niniejszym postępowaniu o moŝliwości zastrzeŝenia pewnych informacji zawartych w ofercie jako niejawnych, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Nie mogą zostać zastrzeŝone informacje, o których mowa w art. 86 ust 4 ustawy. ZastrzeŜenie w formie pisemnej winno wskazywać, które strony złoŝonej oferty zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa oraz winny być zabezpieczone przez Wykonawcę przed moŝliwością zapoznania się z ich treścią przez osoby spoza komisji przetargowej np. poprzez złoŝenie w odrębnej kopercie z napisem: tajemnica przedsiębiorstwa. 10. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami i przekazywania oświadczeń i dokumentów 1. Zamawiający będzie porozumiewał się z Wykonawcami wyłącznie pisemnie. 2. We wszelkich kontaktach z Zamawiającym Wykonawcy powinni powoływać się na numer procedury przetargowej: DZ/271/ 97/ Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami w sprawie organizacji przetargu jest pracownik Działu Zamówień Publicznych: Marta Kuncewicz tel fax od poniedziałku do piątku w godz , m.skowron@szpitaljp2.krakow.pl Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami w sprawie przedmiotu zamówienia jest Kierownik Biura Projektów Międzynarodowych Dominika Gryszówka tel

4 , ul. Prądnicka 80, Kraków 12. Wadium Zamawiający w powyŝszym postępowaniu nie wymaga wadium 13. Termin związania ofertą Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni licząc od ostatecznego terminu składania ofert. 14. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta powinna zawierać: - wszystkie wymagane niniejszą SIWZ oświadczenia i dokumenty, bez dokonywania w ich treści jakichkolwiek zastrzeŝeń lub zmian ze strony Wykonawcy, 2. Oferta powinna być: - sporządzona w formie pisemnej - sporządzona na podstawie załączników niniejszej SIWZ. - napisana w języku polskim na maszynie, komputerze lub inna trwała techniką. ZłoŜona w zapieczętowanej kopercie oznaczonej nazwą i adresem Wykonawcy oraz napisem: Postępowanie nr: DZ/271/ 97/2011 Usługa audytu zewnętrznego projektu pn. Rozwój Krakowskiego Centrum Bada ń i Technologii Medycznych realizowanego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Nie otwierać przed dniem r. przed godziną Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty musza być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisująca ofertę. 4. KaŜdy z Wykonawców moŝe złoŝyć tylko jedną ofertę. ZłoŜenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złoŝonych przez danego Wykonawcę. 5. Ceny oferty muszą być podane w PLN brutto i netto oraz zawierać wszystkie koszty, jakie musi ponieść Wykonawca, aby zrealizować zamówienie z najwyŝszą starannością oraz ewentualne rabaty. Wprowadzanie zmian do oferty i jej wycofanie. 1. Wykonawca moŝe wprowadzić zmiany lub wycofać złoŝoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. 2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty winno zostać złoŝone w sposób i formie przewidzianej dla oferty, z tym, Ŝe koperta powinna być dodatkowo oznaczona dopiskiem zmiana" lub wycofanie". 15. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 15.1 Miejsce i termin składania ofert Ofertę opatrzoną pieczęcią Wykonawcy naleŝy złoŝyć w siedzibie Zamawiającego przy ul. Prądnickiej 80 w Krakowie w pokoju nr 23 Budynek Administracyjny I (kancelaria dziennika podawczego) do dnia: r. do godziny Oferty złoŝone po upływie terminu składania ofert zostaną odesłane bez otwierania Miejsce i termin otwarcia ofert Publiczne otwarcie ofert nastąpi w dniu r. w siedzibie Zamawiającego przy ul. Prądnickiej 80 w Krakowie, o godzinie w Dziale Zamówień Publicznych. 16. Opis sposobu obliczania ceny 1. Wykonawca zobowiązany jest do podania cen w sposób określony w załączniku nr Ogólny wzór do obliczania ceny: Wartość brutto = ilość x cena jednostkowa netto x współczynnik stawki podatku Vat Współczynnika stawki podatku Vat wynosi odpowiednio: - 1,00 dla 0 % stawki podatku Vat, - 1,08 dla 8 % stawki podatku Vat, - 1,23 dla 23 % stawki podatku Vat. Na przykład: Cena jednostkowa netto towaru wynosi 134,56 PLN, a stawka dla tego towaru wynosi 8 % Vat, zatem wartość brutto dla 25 sztuk powyŝszego towaru wynosi: 25 x 134,56 x 1,08 = 3 633,12 PLN 17. Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą Zamawiający nie dopuszcza moŝliwości rozliczenia z Wykonawcą w obcych walutach. Rozliczenia nastąpią w złotych polskich. 18. Opis i znaczenie kryteriów przy wyborze ofert i sposób oceny ofert 18.1 Opis i znaczenie kryteriów przy wyborze ofert 4

5 , ul. Prądnicka 80, Kraków Zamawiający przy wyborze ofert będzie kierował się kryteriami podanymi w poniŝszej tabeli. Lp. Kryterium Znaczenie procentowe kryterium (R j ) Maksymalna ilość punktów, jakie moŝe otrzymać oferta za dane kryterium 1. Cena R 1 = 100 % 100 punktów suma: 100 % 18.2 Sposób oceny ofert Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. Za najkorzystniejszą uznana zostanie ta z ocenianych ofert, która uzyska maksymalną ocenę punktową (W max ) wg poniŝszego wzoru. Dla powyŝszych kryteriów oceny ofert, Zamawiający będzie obliczał wartość punktową oferty (zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) w oparciu o następujący wzór: W = C gdzie: kryterium cena C = R 1 x C min / C b C min cena oferty najtańszej C b cena oferty badanej znaczenie procentowe kryterium cena R 1 UWAGA: W przypadku wykonawców, którzy posiadają siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności lub stałe miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeśli to zamawiający będzie zobowiązany do rozliczenia podatku od towarów i usług, zamawiający wyłącznie dla celów porównania ofert doliczy do podanej ceny podatek VAT, zgodnie z obowiązującymi polskimi przepisami podatkowymi. 19. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Wykonawca, którego oferta, zostanie wybrana zobowiązany jest podpisać umowę wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ. 2. Zamawiający prześle umowę Wykonawcy, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą albo zaprosi go do swojej siedziby, celem podpisania umowy. 20. Wymagania dotyczące zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy. 21. Warunki umowy Warunki umowy zostały zawarte w załączniku nr Środki ochrony prawnej przysługujące Wykonawcy w toku postępowania, o udzielenie zamówienia 1. Wykonawcy, którego interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub moŝe doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w ustawie. 2. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Odwołanie 3. powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać Ŝądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. 4. Odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności: - opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, - wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia - odrzucenia oferty odwołującego. 5. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą waŝnego kwalifikowanego certyfikatu. Odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iŝ zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem 5

6 , ul. Prądnicka 80, Kraków terminu do jego wniesienia, jeŝeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia za pomocą jednego ze sposobów określonych w art. 27 ust Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia jeŝeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 ustawy PZP, albo w terminie 10 dni jeŝeli zostały przesłane w inny sposób. 7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a takŝe wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub zamieszczenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej. 8. Odwołanie wobec czynności innych niŝ określone w art. 182 ust. 1 i 2 ustawy PZP wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu naleŝytej staranności moŝna było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 9. Zamawiający przesyła niezwłocznie, nie później niŝ w terminie 2 dni od dnia otrzymania, kopię odwołania innym wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeŝeli odwołanie dotyczy treści ogłoszenia o zamówieniu lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamieszcza ją równieŝ na stronie internetowej, na której jest zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu lub jest udostępniana specyfikacja, wzywając wykonawców do przystąpienia do postępowania odwoławczego. Wykonawca moŝe zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania, wskazując stronę, do której przystępuje, i interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje. Zgłoszenie przystąpienia doręcza się Prezesowi Izby w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą waŝnego kwalifikowanego certyfikatu, a jego kopię przesyła się zamawiającemu oraz wykonawcy wnoszącemu odwołanie. 10. Do postępowania odwoławczego stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego o sądzie polubownym (arbitraŝowym), jeŝeli ustawa nie stanowi inaczej. 11. Odwołanie podlega rozpoznaniu, jeŝeli: nie zawiera braków formalnych; uiszczono wpis. Wpis uiszcza się najpóźniej do dnia upływu terminu do wniesienia odwołania, a dowód jego uiszczenia dołącza się do odwołania. 12. Wykonawca moŝe w terminie przewidzianym do wniesienia odwołania poinformować zamawiającego o niezgodnej z przepisami ustawy czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany na podstawie ustawy, na które nie przysługuje odwołanie na podstawie art. 180 ust. 2 ustawy PZP. W przypadku uznania zasadności przekazanej informacji zamawiający powtarza czynność albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym wykonawców w sposób przewidziany w ustawie dla tej czynności. Na czynności, o których mowa w art. 181 ust. 2, nie przysługuje odwołanie, z zastrzeŝeniem art. 180 ust. 2 ustawy PZP. 23. Załączniki 1. Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw o wykluczenia. 2. Załącznik nr 2 Wzór umowy 3. Załącznik nr 3 Wytyczne w zakresie obligatoryjnego audytu zewnętrznego projektów o wartości dofinansowania powyŝej 20 mln złotych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Załącznik nr 4- Opis przedmiotu zamówienia 5. Załącznik nr 5 Wykaz osób, które będą uczestniczyć w zespole audytującym przy realizacji zamówienia. 6. Załącznik nr 6 - Oświadczenie o spełnieniu warunków wytycznych w zakresie audytu zewnętrznego projektów unijnych. 7. Załącznik nr 7- Wartość oferty załącznik cenowy ZATWIERDZAM 6

7 , ul. Prądnicka 80, Kraków Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia. Pełna nazwa Wykonawcy:. adres Wykonawcy:. tel. (0.). fax. (0.). www: @... Świadomy odpowiedzialności karnej z art. 305 Kodeksu Karnego oświadczam, Ŝe - spełniam warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt.8 siwz - nie podlegam wykluczeniu z ubiegania się o zamówienie publiczne zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, Następującą część zamówienia zamierzam powierzyć podwykonawcy (wypełnić!!) ( w wypadku, gdy Wykonawca nie przewiduje podwykonawstwa powinien w sposób niebudzący wątpliwości zaznaczyć to w niniejszym polu)......, dnia Podpisy i pieczątki imienne osób upowaŝnionych do reprezentowania Wykonawcy 7

8 , ul. Prądnicka 80, Kraków Załącznik nr 2 Wzór umowy Umowa zawarta w Krakowie dnia... pomiędzy: Krakowskim Szpitalem Specjalistycznym z siedzibą przy ul. Prądnickiej 80, Kraków wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS , reprezentowanym przez: dr n. med. Annę Prokop-Staszecką - Dyrektora Szpitala zwanym dalej Zamawiającym, a:...reprezentowaną przez:...zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, Umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o szacunkowej wartości zamówienia poniŝej ,00 EURO postępowanie DZ/271/97/2011 następującej treści: 1 Pojęcia umowne Podane niŝej pojęcia, występujące w umowie, mają następujące znaczenie: 1) Audytor osoba, która spełnia następujące warunki: - ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; - ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; - nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; - posiada wyŝsze wykształcenie; - posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego: - jest niezaleŝna od kierownictwa Zamawiającego, nie jest audytorem wewnętrznym ani biegłym rewidentem Zamawiającego ani osobą zatrudnioną u Zamawiającego - nie jest, ani w ostatnich 3 latach nie była przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorujących, zarządzających bądź administrujących lub pracownikiem Zamawiającego, jednostki stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej; - nie jest małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych Zamawiającego i nie zatrudnia przy prowadzeniu audytu takich osób - nie jest ani nie była zaangaŝowana w planowanie, realizację, zarządzanie projektem. - nie posiada udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę Zamawiającego lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzaleŝnej; - nie uczestniczyła w ostatnich 3 latach w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; - nie osiągnęła chociaŝby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 40% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Zamawiającego, jednostki wobec niego dominującej lub jednostek z nim stowarzyszonych, jednostek od niego zaleŝnych lub współzaleŝnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt). 2) Kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego spełnienie następujących wymogów: - posiadanie jednego z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub - złoŝony w latach , z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub - uprawnienia biegłego rewidenta, lub, ul. Prądnicka 80, Kraków 8

9 - dwuletnia praktyka w zakresie audytu wewnętrznego i posiadanie dyplomu ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. 3) Projekt Rozwój Krakowskiego Centrum Badań i Technologii Medycznych (nr projektu: MRPO /09), dofinansowany w ramach małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata ) Umowa i wniosek Umowa o dofinansowanie projektu w ramach Osi Priorytetowej 5. Krakowski Obszar Metropolitalny Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata wraz z późniejszymi aneksami, zawarta pomiędzy Zarządem Województwa Małopolskiego a Zamawiającym oraz wniosek aplikacyjny Zamawiającego do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego o dofinansowanie realizacji projektu w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , będący załącznikiem do umowy. 5) Wytyczne w zakresie audytu - Załącznik nr 1 do Uchwały Nr 236/10 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 9 marca 2010 r. Wytyczne w zakresie obligatoryjnego audytu zewnętrznego projektów o wartości dofinansowania powyŝej 20 mln złotych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Przedmiot umowy Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić audyt, zwany dalej audytem w ramach którego: 1)dokona oceny prawidłowości realizacji projektu przez Zamawiającego, a w szczególności oceny zgodności przebiegu realizacji projektu z umową i wnioskiem; 2)wyda opinię w sprawie kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach projektu oraz zgodności realizowanego projektu z umową i wnioskiem. 3 Zobowiązania Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić audyt w ścisłej zgodności z Wytycznymi w zakresie audytu. 2. Audyt zostanie przeprowadzony przez zespół audytujący, złoŝony przynajmniej z dwóch audytorów oraz posiadających udokumentowaną wiedzę i doświadczenie w zakresie funkcjonowania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. 3. W składzie zespołu audytującego powinien znajdować się biegły rewident. Dopuszczalne jest uczestnictwo ekspertów, posiadających specjalistyczną wiedzę z zakresu tematyki przeprowadzanego audytu. 4 - Ogólny zakres audytu 1. Obowiązkiem zespołu audytującego jest sprawdzenie, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu poprzez m.in. zweryfikowanie, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu, czy wnioski o płatność są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, czy poniesione wydatki zostały rzeczywiście poniesione i czy moŝna uznać je za wydatki kwalifikowalne. 2. Weryfikacja będzie odbywać się na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów stanowiących zestawienie poniesionych wydatków w projekcie (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami). 3. Audyt powinien obejmować: 1)analizę praktycznych rozwiązań w zakresie zarządzania projektem 2) przedstawienie w tym zakresie stosownej opinii przez zespół audytujący 3)sprawdzenie czy ponoszone wydatki są kwalifikowane oraz rzetelnie przedstawione we wnioskach o płatność. 5- Minimalny zakres audytu 1. Minimalny zakres audytu obejmuje sprawdzenie: a) czy Zamawiający realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi, wdroŝył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął uchybienia/nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte;, ul. Prądnicka 80, Kraków 9

10 posiada ścieŝkę audytu w zakresie finansowo-księgowym;w ramach projektu prawidłowo przeprowadza postępowania o udzielenie zamówień publicznych w przypadkach, w których Zamawiający zobowiązany jest do stosowania przepisów o zamówienia publicznych; b) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (odrębnego kodu księgowego); c) spójności przedstawionych wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Zamawiającego w części dotyczącej projektu; d) czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, to jest potwierdzone dowodem zapłaty; e) wiarygodności wniosków o płatność w części sprawozdawczej dotyczące postępów w realizacji projektu, między innymi poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu, ocenę sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu),raportowania o postępach wdraŝania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji projektu; f) zgodności prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych; g) sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z projektem. 2. Raport z audytu powinien odzwierciedlać (opisywać) stosowaną metodykę przeprowadzania audytu a takŝe zawierać odniesienia do badanych dokumentów oraz wskazywać zastosowany próg istotności i poziom ufności; zastosowany próg istotności nie moŝe być większy niŝ 5%, zastosowany poziom ufności nie moŝe być mniejszy niŝ 95%. 3. Raport z audytu powinien zawierać: podstawowe informacje o Zamawiającym i realizowanym projekcie, odpowiednie logotypy i dane zgodnie z ustalonymi przez IZ MRPO wymogami w zakresie informacji i promocji projektu, nazwę, adres siedziby, NIP i REGON podmiotu przeprowadzającego audyt, imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie, oświadczenia audytorów o niezaleŝności od audytowanej jednostki (wzór oświadczenia znajduje się w Załączniku nr 1 do Wytycznych w zakresie audytu), termin, cel audytu oraz zakres przedmiotowy audytu, podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, informacje o metodzie doboru i wielkości próby wybranej do badania, wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu, ustalenia stanu faktycznego, w tym jego ocenę i ewentualne odchylenia, opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny, wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi, opis i analiza przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień, rekomendowane działania naprawcze; uwagi i wnioski dotyczące usunięcia uchybień, zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi IZ MRPO, wskazanie procedur wewnętrznych Zamawiającego, opis ścieŝki audytu Zamawiającego w zakresie finansowo-księgowym, opis prawidłowości klasyfikacji wydatków wg kategorii i źródeł finansowania, opis prawidłowości prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ocenę kwalifikowalności wydatków i sposobu ich dokumentowania, analizę terminowości wydatkowania środków na realizację projektu, informacje o zgodności wniosków Zamawiającego o płatność z księgami rachunkowymi, informacje o wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Zamawiającego o płatność w odniesieniu do zakresu rzeczowego projektu, opis sposobu monitorowania projektu, opis prawidłowości stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych, o ile Zamawiający był zobowiązany do ich stosowania, opis realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi, opis prawidłowości prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych w odniesieniu do Wytycznych IZ MRPO w zakresie informacji promocji, opis sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzone w ramach projektu, informację o wdroŝeniu zaleceń i usunięciu nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku przeprowadzonych kontroli, opinię, stanowiącą element raportu, podpisy audytorów przeprowadzających badanie, miejsce i datę sporządzenia i podpisania sprawozdania/raportu z audytu zewnętrznego projektu. 4. Opinia stanowiąca element raportu, o której mowa w ust.3. powyŝej powinna wskazywać, czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową/decyzją oraz wnioskiem o dofinansowanie, a ponadto stwierdzone zagroŝenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich ewentualnego charakteru systemowego, przyczyny zagroŝeń, wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze, powody odmowy wydania opinii z uwagi na okoliczności, które uniemoŝliwiają jej sformułowanie (jeśli dotyczy), informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego lub krajowego bądź wytycznych IZ MRPO (jeśli dotyczy). 5. Wszystkie strony raportu powinny zostać ponumerowane i parafowane przez audytorów., ul. Prądnicka 80, Kraków 10

11 6 - Wykonanie umowy 1. Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu 3 egzemplarze raportu z audytu, wszystkie na prawach oryginału. 2. Rozpoczęcie audytu nastąpi w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego z 7-dniowym uprzedzeniem, nie później niŝ do 6 miesięcy od daty zawarcia niniejszej umowy. Zakończenie audytu nastąpi do 60 dni od daty jego rozpoczęcia. 3. Termin ukończenia audytu ulega przedłuŝeniu o okres trwania przeszkody, jakiej Wykonawca doznał ze strony Zamawiającego. 7 - Wynagrodzenie Wykonawcy 1. Zamawiający zobowiązuje się do wypłacenia Wykonawcy wynagrodzenia w wysokości. zł brutto (słownie..). 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury VAT, którą Wykonawca wystawi niezwłocznie po wykonaniu umowy. 3. Zamawiający nie pokrywa Ŝadnych kosztów poniesionych przez Wykonawcę w związku z realizacją niniejszej umowy (w szczególności kosztów podróŝy słuŝbowych, noclegów, telefonów, przesyłek kurierskich, kosztów przygotowania, tłumaczenia, drukowania i oprawy raportu), a takŝe kosztów dodatkowych prac i zadań, które nie zostały wyszczególnione w niniejszej umowie, ale są konieczne do jej prawidłowego wykonania. 8 - Klauzule dodatkowe 1. Wszystkie zobowiązania Wykonawcy, zawarte w niniejszej umowie powinny być interpretowane i ewentualnie uzupełniane zgodnie z Wytycznymi w zakresie audytu. 2. Wykonawca oraz wszystkie osoby przez niego zatrudnione przy wykonaniu przedmiotu umowy zobowiązane są do zachowania tajemnicy rezultatów badania i wszelkich informacji uzyskanych w jego toku. 3. Wykonawca nie moŝe dokonać cesji wierzytelności, wynikających z umowy, bez zgody Zamawiającego wyraŝonej w formie pisemnej, pod rygorem niewaŝności. 9 Postanowienia końcowe. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mieć będą przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. Zmiany umowy są dopuszczalne bez ograniczeń w zakresie dozwolonym przez art. 144 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zmiana umowy w zakresie warunków płatności oraz terminów w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy jest moŝliwa, w szczególności gdy: a. zmiana umowy będzie korzystna dla Zamawiającego, lub, b. potrzeba zmiany treści umowy wynika ze zmiany przepisów prawa, lub c. potrzeba zmiany treści umowy wynika ze zmian organizacyjnych Zamawiającego. 3. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub związane z jej wykonaniem rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. 4. Załączniki stanowią integralną część umowy 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla kaŝdej ze stron. Wykonawca Zamawiający, ul. Prądnicka 80, Kraków 11

12 Załącznik nr 3 Wytyczne w zakresie obligatoryjnego audytu zewnętrznego projektów o wartości dofinansowania powyŝej 20 mln złotych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu. 1. Zgodnie z 14 Umowy o dofinansowanie projektu oraz zapisami Podręcznika kwalifikowania wydatków objętych dofinansowaniem w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , audyt zewnętrzny jest obligatoryjny jeśli wielkość dofinansowania projektu wynosi powyŝej 20 mln zł. W sytuacji gdy Beneficjent realizuje poprzez tą samą jednostkę organizacyjną więcej niŝ 1 projekt o wielkości dofinansowania powyŝej 20 mln zł, po przeprowadzeniu audytu pierwszego z realizowanych przez tą jednostkę projektów, którego wynikiraportu są pozytywne, audyt kolejnego projektu nie jest obligatoryjny; 2. Audyt zewnętrzny wykonywany jest przez podmiot zewnętrzny niezaleŝny od Beneficjenta, zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu; 3. Beneficjent zleca przeprowadzenie audytu w takim terminie, aby raport z audytu powstał przed zakończeniem realizacji projektu. Beneficjent powinien przeprowadzić audyt nie wcześniej niŝ po zrealizowaniu 50% wydatków w ramach projektu i nie później niŝ po zrealizowaniu 70% wydatków. W przypadku, gdy ze względu na charakter projektu Beneficjent nie moŝe zachować powyŝszych warunków, naleŝy tak zaplanować audyt, aby odbył się on w połowie okresu rzeczowej realizacji projektu. 4. Kopię raportu z audytu Beneficjent przekazuje do Instytucji Zarządzającej niezwłocznie, w terminie 7 dni, od otrzymania końcowego raportu z audytu. 5. Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu naleŝy do Beneficjenta. Zastosowanie w tym względzie mają przepisy prawa w zakresie zamówień publicznych, w zakresie, w jakim stosuje się je do beneficjenta i do projektu. Obowiązkiem Beneficjenta jest zapewnienie odpowiedniej jakości audytu zewnętrznego projektu poprzez zlecenie usługi wykonawcom spełniającym kryteria opisane w pkt. 3 niniejszych wytycznych, którzy posiadają niezbędną wiedzę, kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie w zakresie zagadnień dotyczących audytu lub kontroli w obszarze funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, których kwalifikacje są zgodne z wymaganiami określonymi w przepisach prawa i pkt. 4 niniejszych wytycznych. 2. Cel audytu Celem audytu jest ocena prawidłowości realizacji projektu przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, Ŝe wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. MoŜna wskazać 3 rodzaje opinii zawartej w raporcie, tj: - opinia pozytywna bez zastrzeŝeń; - opinia pozytywna z zastrzeŝeniami (lista uchybień); - opinia negatywna (lista nieprawidłowości). 3. Wykonawcy audytu zewnętrznego Audyt zewnętrzny przeprowadzany jest przez podmiot niezaleŝny od kierownictwa jednostki poddawanej audytowi. Audyt zewnętrzny nie moŝe być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego/biegłego rewidenta Beneficjenta (Partnera w projekcie) lub przez inną osobę zatrudnioną u Beneficjenta (Partnera w projekcie). Bezstronność i niezaleŝność nie jest zachowana, jeŝeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny projektu: _ posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzaleŝnej; lub _ jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorujących, zarządzających bądź administrujących lub pracownikiem jednostki pełniącej rolę Beneficjenta, jednostki stowarzyszonej,, ul. Prądnicka 80, Kraków dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej; lub 12

13 _ w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; lub _ osiągnął chociaŝby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 40% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zaleŝnych lub współzaleŝnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); lub _ jest małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; lub _ jest lub był zaangaŝowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny równieŝ spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności od Instytucji Zarządzającej MRPO. 4. Wybór audytora Zgodnie z art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) audytorem moŝe być osoba, która: 1. ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 2. ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; 3. nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; 4. posiada wyŝsze wykształcenie; 5. posiada następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego: a) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub b) złoŝyła, w latach , z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub c) ma uprawnienia biegłego rewidenta, lub d) ma dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. Zespół przeprowadzający audyt zewnętrzny projektu realizowanego w ramach MRPO musi być złoŝony przynajmniej z dwóch osób. KaŜdy z członków zespołu audytującego musi spełniać wymogi określone w pkt. 3 i 4 niniejszych Wytycznych oraz posiadać udokumentowaną wiedzę i doświadczenie w zakresie funkcjonowania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. *IZ MRPO zaleca, aby w składzie zespołu audytującego znalazł się biegły rewident, jakkolwiek nie jest to wymóg obligatoryjny. IZ MRPO dopuszcza moŝliwość uczestniczenia w audycie ekspertów zewnętrznych posiadających specjalistyczną wiedzę z zakresu tematyki przeprowadzanego audytu projektu. *Poprzez skrót IZ MRPO naleŝy rozumieć Instytucję Zarządzającą Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym, czyli w tym przypadku Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego. 5. Ogólny zakres audytu Obowiązkiem zespołu audytującego jest sprawdzenie, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu poprzez m.in. zweryfikowanie, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu, czy są one poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, czy poniesione wydatki zostały rzeczywiście poniesione i czy moŝna uznać je za wydatki kwalifikowalne. Weryfikacja odbywa się na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów stanowiących zestawienie poniesionych wydatków w projekcie (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami), które, ul. Prądnicka 80, Kraków powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać 13

14 sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentu. Audyt powinien obejmować analizę praktycznych rozwiązań w zakresie zarządzania projektem oraz przedstawienie w tym zakresie stosownej opinii przez zespół audytujący oraz sprawdzać czy ponoszone wydatki są kwalifikowane oraz rzetelnie przedstawione we wnioskach o płatność. 6. Minimalny zakres audytu zewnętrznego obejmuje: _ sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi; _ sprawdzenie, czy Beneficjent wdroŝył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął uchybienia/nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; _ sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieŝkę audytu w zakresie finansowo-księgowym; _ sprawdzenie, czy w ramach projektu Beneficjent prawidłowo przeprowadza postępowania o udzielenie zamówień publicznych w przypadkach, w których Beneficjent zobowiązany jest do stosowania przepisów o zamówienia publicznych ; _ przeprowadzenie audytu poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (odrębnego kodu księgowego); _ sprawdzenie spójności przedstawionych wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu; _ sprawdzenie, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, to jest potwierdzone dowodem zapłaty; _ sprawdzenie wiarygodności wniosków o płatność w części sprawozdawczej dotyczącej postępów w realizacji projektu, między innymi poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu, ocenę sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdraŝania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji projektu; _ sprawdzenie zgodności prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych; _ sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z projektem. Raport z audytu powinien odzwierciedlać (opisywać) stosowaną metodykę przeprowadzania audytu a takŝe zawierać odniesienia do badanych dokumentów. Raport z audytu powinien wskazywać zastosowany próg istotności i poziom ufności. Zastosowany próg istotności nie moŝe być większy niŝ 5%, zastosowany poziom ufności nie moŝe być mniejszy niŝ 95%. 7. Raport z audytu zewnętrznego powinien zawierać: 1. podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym projekcie; 2. odpowiednie logotypy i dane zgodnie z ustalonymi przez IZ MRPO wymogami w zakresie informacji i promocji projektu; 3. nazwę, adres siedziby, NIP i REGON podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny; 4. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie; 5. oświadczenia audytorów zewnętrznych o niezaleŝności od audytowanej jednostki (wzór oświadczenia znajduje się w Załączniku nr. do Wytycznych); 6. termin, cel audytu oraz zakres przedmiotowy audytu; 7. podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu; 8. informacje o metodzie doboru i wielkości próby wybranej do badania; 9. wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu; 10. ustalenia stanu faktycznego, w tym jego ocenę i ewentualne odchylenia; 11. opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny; 12. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi; 13. opis i analiza przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień; 14. rekomendowane działania naprawcze; uwagi i wnioski dotyczące usunięcia uchybień; 15. zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi IZ MRPO; 16. wskazanie procedur wewnętrznych Beneficjenta; 17. opis ścieŝki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym; 18. opis prawidłowości klasyfikacji wydatków wg kategorii i źródeł finansowania; 19. opis prawidłowości prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu; 20. ocenę kwalifikowalności wydatków i sposobu ich dokumentowania; 21. analizę terminowości wydatkowania środków na realizację projektu;, ul. Prądnicka 80, Kraków 22. informacje o zgodności wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi; 14

15 23. informacje o wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność w odniesieniu do zakresu rzeczowego projektu; 24. opis sposobu monitorowania projektu; 25. opis prawidłowości stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych, o ile Beneficjent był zobowiązany do ich stosowania 26. opis realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi; 27. opis prawidłowości prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych w odniesieniu do Wytycznych IZ MRPO w zakresie informacji i promocji; 28. opis sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu; 29. informację o wdroŝeniu zaleceń i usunięciu nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku przeprowadzonych kontroli; 30. opinię, stanowiącą element raportu wskazującą: _ czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową/decyzją oraz wnioskiem o dofinansowanie; _ stwierdzone zagroŝenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich ewentualnego charakteru systemowego; _ przyczyny zagroŝeń; _ wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze; _ powody odmowy wydania opinii z uwagi na okoliczności, które uniemoŝliwiają jej sformułowanie (jeśli dotyczy); _ informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego lub/i krajowego bądź wytycznych IZ MRPO (jeśli dotyczy); 31. podpisy audytorów zewnętrznych przeprowadzających badanie; 32. miejsce i datę sporządzenia i podpisania sprawozdania/raportu z audytu zewnętrznego projektu. Wszystkie strony raportu powinny zostać ponumerowane i parafowane przez audytorów zewnętrznych. 8. Kwalifikowalność wydatku związanego z audytem zewnętrznym. Wydatki na audyt zewnętrzny projektu są wydatkami kwalifikowanymi jedynie wówczas, gdy audyt jest obligatoryjny tzn. jeŝeli wielkość dofinansowania projektu wynosi powyŝej 20 mln zł. Beneficjent powinien przeprowadzić audyt zgodnie z Wytycznymi nie wcześniej niŝ po zrealizowaniu 50% wydatków w ramach projektu i nie później, niŝ po zrealizowaniu 70% wydatków. W sytuacji gdy Beneficjent realizuje poprzez tą samą jednostkę organizacyjną więcej niŝ 1 projekt o wielkości dofinansowania powyŝej 20 mln zł, po przeprowadzeniu audytu pierwszego z realizowanych przez tą jednostkę projektów, którego wyniki raportu są pozytywne, audyt kolejnego projektu nie jest obligatoryjny. W przypadku, gdy ze względu na charakter projektu Beneficjent nie moŝe zachować powyŝszych warunków, naleŝy tak zaplanować audyt, aby odbył się on w połowie okresu realizacji rzeczowej projektu., ul. Prądnicka 80, Kraków Załącznik nr 4 15