ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W ŚRODZIE WLKP.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego nr 3/2013 Starosty Średzkiego z dnia 10 kwietnia 2013r. ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W ŚRODZIE WLKP. ROZDZIAŁ I Postanowienia ogélne Ñ Zasady określają : a) cele i zadania kontroli zarządczej, b) system kontroli zarządczej. 2. Postanowienia niniejszych zasad mają zastosowanie do wewnętrznych komürek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. zwanego dalej Starostwem lub jednostką. 3. Zakres zadań oraz struktura organizacyjna wewnętrznych komürek organizacyjnych Starostwa określona jest w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. Ñ 2. Ilekroć jest mowa o: 1. wewnętrznej komérce organizacyjnej oznacza to : a) Wydział Organizacyjno Prawny, b) Wydział Promocji i Rozwoju Powiatu, c) Wydział Polityki Społecznej, d) Wydział FinansÇw i Budżetu, e) Wydział Środowiska, f) Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa Obywateli, g) Wydział Administracji Architektoniczno Budowlanej, h) Wydział Gospodarki Nieruchomościami, i) Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, j) Wydział Edukacji, Kultury i Sportu, k) Wydział Komunikacji i Transportu, l) Stanowisko ds. kontroli, m) Powiatowego Rzecznika KonsumentÇw, n) Pion Ochrony, o) Geodetę Powiatowego. 2. osobach pełniących funkcje kierownicze oznacza to kierownikçw, zastępcçw kierownikçw wydziałçw oraz GłÇwnego Księgowego, Skarbnika i Sekretarza Powiatu, 3. Staroście oznacza to Starostę Średzkiego.

2 ROZDZIAŁ II Cele i zadania kontroli zarządczej Ä Kontrola zarządcza zwana dalej kontrolą stanowi ogñł działań podejmowanych w Starostwie dla zapewnienia realizacji celñw i zadań w sposñb zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli jest zapewnienie w szczegñlności : a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; b) skuteczności i efektywności działania; c) wiarygodności sprawozdań; d) ochrony zasobñw; e) przestrzegania i promowania zasad etycznych postępowania; f) efektywności i skuteczności przepływu informacji; g) zarządzania ryzykiem. Ä Istotą wspñlną czynności kontrolnych jest szczegñłowe zbadanie stanu faktycznego i porñwnanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenia odchyleń od tej normy. 2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriñw, do ktñrych zalicza się : a) poprawność organizacyjną komñrki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celñw (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunkñw działania, a także doboru środkñw w celu wykonania założonych zadań), b) legalność czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi, c) gospodarność ocena kontrolowanych zjawisk, procesñw gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, ktñre umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach ( w danych warunkach) optymalnych efektñw, d) celowość zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesñw jednostki, realizuje przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym, e) rzetelność zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. ROZDZIAŁ III System i standardy kontroli zarządczej Ñ 5. System kontroli w Starostwie jest to zintegrowany zbiür elementüw i czynności kontrolnych obejmujący : 1. samokontrolę, 2. kontrolę funkcjonalną, 3. kontrolę instytucjonalną.

3 Ä Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Starostwie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracownikñw w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszych zasad. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązkñw służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany : a) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, b) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach. 4. Przełożony, ktñry został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości. Ä 7. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracownikñw zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesñw wynikających z zakresñw czynności, bądź ktñrzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisñw. Ä 8. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez : a) pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. kontroli, na podstawie rocznego planu kontroli zatwierdzonego przez Starostę, b) kierownikñw wydziałñw w zakresie właściwości kompetencyjnej w ramach działań poszczegñlnych wydziałñw, c) zespoły kontrolne powołane na podstawie zarządzeń Starosty Średzkiego lub odrębnymi uchwałami Zarządu Powiatu Średzkiego. Ä 9. Kontrola powinna być : a) adekwatna to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszymi zasadami, dokładnie odpowiadająca założonym celom, b) skuteczna to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń pokontrolnych, c) efektywna to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiągnięcie założonych celñw. Ä Zakres kontroli obejmuje wszystkie zdarzenia związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środkñw publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. 2. Elementem kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, ktñra obejmuje: a) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatkñw, b) badanie i porñwnanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym

4 procesüw pobierania i gromadzenia środküw publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatküw ze środküw publicznych, udzielania zamüwień publicznych oraz zwrotu środküw publicznych, c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesüw, o ktürych mowa w pkt. b. Ñ 11. Podstawowe funkcje kontroli to : 1. sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane : a) w sposüb celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad : - uzyskiwania najlepszych efektüw z danych nakładüw; - optymalnego doboru metod i środküw służących osiągnięciu założonych celüw; b) w sposüb umożliwiający terminową realizację zadań; c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 2. porüwnanie stopnia realizacji kontrolowanych zadań z przyjętymi założeniami, 3. ocenianie prawidłowości pracy, 4. wydawanie zaleceń i wniosküw pokontrolnych. Ñ 12. Kontrola składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementüw : 1. środowiska wewnętrznego, 2. zarządzania ryzykiem, 3. mechanizmüw kontroli, 4. informacji i komunikacji, 5. monitorowania i oceny kontroli. Ñ Właściwe środowisko wewnętrzne w Starostwie jest fundamentem dla pozostałych elementñw kontroli. 2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w : a) przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce, b) posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracownikñw, c) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki, d) praktyki identyfikacji zadań wrażliwych, e) właściwym powierzeniu obowiązkñw. 3. Pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. 4. Proces zatrudniania prowadzony winien być w sposñb, ktñry zapewnia wybñr najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. NabÑr nowych pracownikñw powinien być oparty o jasno sformułowane kryteria w tym dotyczące poziomu wiedzy i doświadczenia. W Starostwie powinien istnieć system lub praktyka przeszkolenia nowych pracownikñw w podstawowym zakresie odpowiadającym powierzonym im obowiązkom przed rozpoczęciem przez nich pracy. Ponadto należy zapewnić rozwñj kompetencji zawodowych pracownikñw Starostwa i osñb zarządzających.

5 Ä 14. Struktura organizacyjna Starostwa powinna być dostosowana do celñw i zadań, ktñre aktualnie stoją przed jednostką do zrealizowania. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczegñlnych komñrek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracownikñw powinien być określony w formie pisemnej w sposñb przejrzysty i spñjny. Aktualny zakres obowiązkñw, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika w sposñb precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Ä W przypadku delegowania uprawnień poszczegñlnym pracownikom ich zakres należy precyzyjnie określić. 2. Przyjęcie tych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. Ä 16. Procedurę zarządzania ryzykiem w Starostwie określa odrębne zarządzenie wewnętrzne Starosty. Ä 17. W Starostwie wprowadza się następujące mechanizmy kontroli : a) dokumentowanie systemu kontroli, b) nadzñr nad wykonywaniem zadań, c) ciągłość działalności jednostki, d) ochrona zasobñw jednostki, e) mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, f) mechanizmy kontroli dotyczące systemñw informatycznych. Ä Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązkñw, uprawnień i odpowiedzialności pracownikñw i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli. 2. Dokumentacja powinna być spñjna i dostępna dla wszystkich osñb, dla ktñrych jest niezbędna. Ä W Starostwie prowadzi się nadzñr nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2. NadzÑr sprawowany jest przez Starostę oraz kierownikñw wydziałñw i obejmuje w szczegñlności jasne komunikowanie obowiązkñw, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracownikñw, systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wynikñw pracy w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami. Ä 20. Celem odpowiednich mechanizmñw kontroli ma być utrzymanie w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności Starostwa w szczegñlności operacji finansowych i gospodarczych oraz ochrona zasobñw finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiągnięcie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystanie wynikñw analizy ryzyka.

6 Ñ Dostęp do zasobüw jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Starosta powierza wyznaczonym pracownikom odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobüw jednostki. 2. Jednostka winna posiadać odpowiednie mechanizmy zabezpieczające newralgiczne miejsca np. serwery, kancelarię niejawną, magazyny, archiwa (ograniczyć uprawnienia do wchodzenia do zabezpieczonych pomieszczeń, systemy alarmowe, systemy przeciwpożarowe itp.). Ñ Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych zapewniać winny: a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, b) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez osoby do tego upoważnione, c) podział kluczowych obowiązküw, d) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. 2. Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub innego zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. 3. Osoby upoważnione zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. PoszczegÜlne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowniküw do tego upoważnionych. Operacje gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być weryfikowane przed i po realizacji. 4. Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń należy rozdzielać pomiędzy rüżnych pracowniküw, z uwzględnieniem obowiązküw i odpowiedzialności głüwnego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa. 5. GłÜwny księgowy Starostwa jest pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentüw dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Ñ 23. Starostwo winno posiadać mechanizmy kontroli dotyczące systemüw informatycznych. Ñ 24. Właściwa informacja i komunikacja w Starostwie odbywa się poprzez zapewnienie wszystkim pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązküw. Ñ Starosta odpowiedzialny jest za monitorowanie i ocenę kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli mogą być zobowiązane także inne osoby pełniące funkcje kierownicze.

7 2. ŹrÑdłem uzyskania informacji o stanie kontroli przez Starostę powinny być w szczegñlności wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytñw i kontroli. Ä Samoocena systemu kontroli zarządczej przeprowadzana jest przez : 1) osoby pełniące funkcje kierownicze, 2) pracownikñw Starostwa lub 3) grupę pracownikñw wskazaną przez Starostę. 2. Do 10 lutego każdego roku Wydział Organizacyjno Prawny przekazuje do wypełnienia osobom określonym w ust. 1, Arkusz do samooceny kontroli zarządczej. 3. Treść arkusza do samooceny kontroli zarządczej przygotowuje pracownik zatrudniony na stanowisku ds. kontroli przy udziale Sekretarza Powiatu i przedstawia do zatwierdzenia Staroście. 4. W terminie do 10 marca każdego roku osoby, o ktñrych mowa w ust. 1 zobowiązane są złożyć wypełniony arkusz Sekretarzowi Powiatu. 5. Arkusz samooceny kontroli zarządczej osoby określone w ust. 1 wypełniają anonimowo. 6. Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. kontroli po przeprowadzonej analizie udzielonych w Arkuszach do samooceny kontroli zarządczej odpowiedzi, przygotowuje przy wspñłpracy z Sekretarzem Powiatu Raport z samooceny kontroli zarządczej stanowiący źrñdło uzyskania informacji o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w Starostwie. 7. Raport, o ktñrym mowa w ust. 6 powinien zawierać przynajmniej następujące informacje : 1) cel przeprowadzanej samooceny, 2) zakres samooceny (zarñwno podmiotowy jak i przedmiotowy), 3) wyniki samooceny. 8. Raport z samooceny kontroli zarządczej przygotowany przez pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. kontroli przy wspñłpracy z Sekretarzem Powiatu zostaje niezwłocznie przekazany Staroście i wspñlnie przez nich omñwiony. Ä 27. SposÑb przeprowadzania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp., jednostkach organizacyjnych Powiatu Średzkiego, inspekcjach i strażach reguluje odrębne zarządzenie Starosty. STAROSTA /-/ mgr Tomasz Pawlicki