Zarządzenie nr 1/2011

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 1/2011 Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu z dnia r. w sprawie ustalenia Systemu kontroli zarządczej w Zespole Szkół w Tuchowiczu Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), zarządzam, co następuje: 1 Wprowadza się w Zespole Szkół w Tuchowiczu System kontroli zarządczej, w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 1

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/2011 Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu z dnia System kontroli zarządczej w Zespole Szkół w Tuchowiczu 1 1. Kontrola zarządcza stanowi zbiór działań i procedur mających na celu: 1) zapewnienie uporządkowanej, gospodarnej, efektywnej, skutecznej i racjonalnej działalności Zespołu Szkół w Tuchowiczu, zwanego dalej Zespołem, zgodnej z jego zadaniami statutowymi; 2) zabezpieczenie zasobów Zespołu przed stratami powstałymi na skutek błędów i nieprawidłowości; 3) przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych ustanowionych przez dyrektora Zespołu; 4) opracowanie rzetelnej, dokładnej i terminowo sporządzanej ewidencji danych finansowych i zarządczych oraz ujawnianie tych danych w stosownych sprawozdaniach. 2. Mechanizmy systemu kontroli zarządczej w Zespole stanowią: 1) Regulamin kontroli zarządczej; 2) Procedury w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych; 3) Polityka bezpieczeństwa i procedury zarządzania systemem informatycznym; 4) Procedury postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość przekracza w złotych równowartość kwoty euro oraz Regulamin Pracy Komisji Przetargowej; 5) Procedury postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości kwoty euro; 6) Procedury gospodarowania zbędnymi i zużytymi składnikami majątku ruchomego; 7) Procedury zaciągania zobowiązań finansowych; 8) Procedury obiegu i kontroli dokumentów; 9) Procedury kontroli finansowej; 10) Procedury ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania; 11) Zasady (polityka) rachunkowości obowiązujące w Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół w Staninie, które są przestrzegane przez Zespół w procesie realizowania operacji gospodarczych i finansowych; 12) Instrukcja kancelaryjna 13) Procedury wewnętrzne obowiązujące w Zespole dotyczące realizacji procesów (wychowawczo opiekuńczych) i bezpieczeństwa dzieci. 14) Instrukcje obowiązujące w Zespole, między innymi: a) instrukcja bhp, b) instrukcja ppoż., c) instrukcja obsługi urządzeń technicznych, 15) Zakresy czynności, obowiązków i uprawnień pracowników. 16) Procedury nadzoru pedagogicznego. 2 Celem kontroli zarządczej (zgodnie z ustawą o finansach publicznych) jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działania w Zespole z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, 2

3 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 3 Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów: 1) środowiska wewnętrznego, 2) zarządzania ryzykiem, 3) czynności/mechanizmów kontroli, 4) informacji i komunikacji, 5) monitoringu i oceny Właściwe środowisko wewnętrzne jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli zarządczej. 2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażają się w: 1) przestrzeganiu przez wszystkich pracowników wartości etycznych obowiązujących w Zespole, 2) posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników, 3) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej, 4) praktyce identyfikacji ryzyka, 5) właściwym powierzaniu (delegowaniu) obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. 3. Kierownictwo Zespołu i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w Zespole oraz te wartości podczas wykonywania powierzonych zadań. 4. Dyrektor Zespołu oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownictwo Zespołu poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników. 5. Proces zatrudniania prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 6. Zapewnia się rozwój kompetencji zawodowych pracowników i osób zarządzających Zespołem. 7. Zakres zadań (obowiązków), uprawnień i odpowiedzialności pracowników jest określony w formie pisemnej. Przyjęcie zakresu pracownik potwierdza podpisem. 8. Struktura organizacyjna Zespołu powinna być dostosowana do celów i zadań, które aktualnie stoją przed Zespołem. Aktualne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinny być adekwatne do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom jest precyzyjny i określony w formie pisemnej. 9. Pracownicy na stanowiskach funkcyjnych są zobowiązani do zidentyfikowania zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku Zespołu oraz ustanowienia środków zaradczych. W wyniku identyfikacji tych zadań może być sporządzone zestawienie zadań wrażliwych oraz mechanizmów kompensujących. Wówczas zestawienie powinno mieć formę pisemną. Pracownicy powinni być zapoznani z takim zestawieniem. 10. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumienie znaczenia systemu kontroli zarządczej. 3

4 5 1. Zarządzanie ryzykiem to działania mające na celu rozpoznanie, ocenę i sterowanie ryzykiem oraz kontrolę podjętych działań. 2. Celem zarządzania ryzykiem jest ograniczenie ryzyka i zabezpieczenie się przed jego skutkami. 3. Celem rozpoznania (identyfikacji) jest określenie rodzajów ryzyka, które wiążą się z danym działaniem. 4. Celem oceny jest ustalenie tych czynników ryzyka, na które należy zwrócić szczególną uwagę. 5. Sterowanie ryzykiem to podejmowanie działań mających na celu ograniczenie ryzyka do dopuszczalnych rozmiarów. W sterowaniu wyróżnia się dwa podejścia: 1) aktywne oddziaływanie na przyczyny ryzyka (unikanie ryzyka, działania prewencyjne, przenoszenie ryzyka na inne podmioty ubezpieczenia, gwarancje, poręczenia), 2) pasywne zabezpieczenie się przed ewentualnymi stratami. 6. W ramach zarządzania ryzykiem należy: 1) monitorować i oceniać realizację zadań Zespołu, 2) dokonywać identyfikacji ryzyka, 3) analizować ryzyko, 4) określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze. 6 Dyrektor oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi zadaniami Zespołu, realizowanymi projektami i programami. 7 Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Dyrektor lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka. 8 W wyniku identyfikacji ryzyka określa się rodzaj reakcji na każde istotne ryzyko. Dyrektor lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu Kontrola finansowa, jako element systemu kontroli zarządczej, obejmuje: 2) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 3) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 4) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt Kontrolę finansową sprawują także pracownicy Zespołu Ekonomiczno- Administracyjnego Szkół w Staninie, który prowadzi obsługę finansową, księgową oraz kadrowo płacową Zespołu, zgodnie z zasadami określonymi w odnośnych przepisach i procedurach obowiązujących w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Staninie. 3. W zakresie gospodarki finansowej przestrzegane są także procedury kontroli finansowej obowiązujące w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Staninie w zakresie dotyczącym działań Zespołu. 4

5 W Zespole sprawowana jest wstępna kontrola finansowa, zgodnie z zasadami określonymi w procedurach obowiązujących w Zespole. 1. W Zespole wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, w tym: 1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 2) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez dyrektora lub osoby przez niego upoważnione, 3) podział kluczowych obowiązków, 4) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. 2. Szczegółowe kwestie z zakresu gospodarki i kontroli finansowej uregulowane są procedurami obowiązującymi w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Staninie 11 Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna W Zespole prowadzi się nadzór nad wykonywaniem zadań oraz bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą kryteriów oszczędności, efektywności i skuteczności. 2. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu pracownikowi i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami. 3. Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej jest zapewnienie ciągłości działalności Zespołu, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych oraz ochrona zasobów Zespołu Dostęp do zasobów Zespołu mają wyłącznie upoważnione osoby. Zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystywanie zasobów Zespołu jest obowiązkiem każdego pracownika. 2. W Zespole wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji i danych mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem oraz mechanizmy kontroli oprogramowania systemowego Zespołu W Zespole zapewnia się wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków i realizacji zadań. 2. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz Zespołu, zarówno w kierunku poziomym, jak i pionowym Dyrektor Zespołu jest odpowiedzialny za ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być zobowiązane także inne osoby pełniące funkcje kierownicze w Zespole. 2. Ocena systemu kontroli zarządczej może również odbywać się poprzez odrębne oceny dokonywane przez pracowników Zespołu (samoocena). Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana. 3. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez dyrektora Zespołu powinny być w szczególności wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli. 5

6 4. Dyrektor corocznie potwierdza uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. 16 Niniejszy dokument wchodzi w życie z dniem podpisania. 6

7 Zarządzenie Nr 2 /2011 Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu z dnia r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) zarządzam, co następuje: Wprowadza się Regulamin kontroli zarządczej w brzmieniu załącznika do zarządzenia. 1 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 7

8 REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/2011 Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu z dnia Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin kontroli zarządczej określa rodzaje i funkcje kontroli, cele i zadania kontroli, zasady i sposoby dokonywania kontroli oraz jej dokumentowanie, uprawnienia i obowiązki kontrolujących i kontrolowanych oraz tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych. 2 Ilekroć w Regulaminie mowa o: 1) Regulaminie należy przez to rozumieć Regulamin kontroli zarządczej obowiązujący w Zespole Szkół w Tuchowiczu. Zespole należy przez to rozmieć Zespół Szkół w Tuchowiczu. 2) dyrektorze należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu 3) głównym księgowym należy przez to rozumieć głównego księgowego zatrudnionego w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Staninie, obsługującym Zespół 4) osobie kontrolującej należy przez to rozumieć pracownika na stanowisku kierowniczym, zobowiązanego do wykonywania kontroli funkcjonalnej, jak również pracownika upoważnionego do dokonywania kontroli funkcjonalnej, w tym również pracownika, którego obowiązek wykonywania kontroli wynika z zakresu czynności służbowych, Rozdział II Zadania i cele kontroli 3 1. Zadania kontroli: 1) zapewnienie zgodności wszelkich działań z obowiązującym porządkiem prawnym, a także z ustalonymi normami, regulaminami, procedurami i instrukcjami ustanowionymi zarządzeniami wewnętrznymi, 2) sprawowanie nadzoru nad zachowaniem dyscypliny budżetowej, właściwym gospodarowaniem środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Zespołu, 3) zapobieganie powstawaniu strat, błędów i nadużyć, 4) zagwarantowanie rzetelności, poprawności i kompletności ewidencji finansowo księgowej oraz wiarygodności jej produktów (sprawozdań finansowych), w tym również informacji wykorzystywanych do celów zarządczych, 5) ochrona majątku przed zniszczeniem, niewłaściwym rozchodem i marnotrawstwem. 2. Kontrola zarządcza obejmuje ogół działań, zasad i procedur przewidzianych i przyjętych w Zespole, aby uzyskać zapewnienie, że: 1) cele osiągane są w sposób oszczędny, wydajny i efektywny, 2) wszelkie działania i procedury są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi, 3) zasoby rzeczowe i informacyjne są odpowiednio chronione, 8

9 4) zapobiega się powstawaniu błędów i nieprawidłowości, 5) wykrywa się błędy oraz nieprawidłowości, 6) informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo. 3. Działalność kontrolna wykonywa jest także w celu wykrycia nieprawidłowości w funkcjonowaniu Zespołu, w każdym aspekcie jego działalności, co w efekcie powinno prowadzić do podniesienia sprawności działania Zespołu poprzez usunięcie ujawnionych w wyniku kontroli przyczyn i źródeł postawania nieprawidłowości i uchybień. 4. Realizacja celów kontroli następuje poprzez dostarczenie dyrektorowi, niezbędnych dla ciągłego doskonalenia funkcjonowania i racjonalnego gospodarowania majątkiem Zespołu informacji: 1) o stopniu realizacji celów i zadań oraz o stwierdzonych odchyleniach, 2) o słabych stronach Zespołu w tym stwierdzonych zaniedbaniach, nieprawidłowościach i odchyleniach od przyjętych do stosowania norm, o nieracjonalnym gospodarowaniu mieniem, o nadużyciach itp. z podaniem przyczyn ich powstania i osób za nie odpowiedzialnych, 3) o sposobach i środkach umożliwiających likwidację skutków nieprawidłowości i zaniedbań oraz wskazań dotyczących sposobów i środków umożliwiających uniknięcie w przyszłości stwierdzonych zaniedbań i nieprawidłowości. Rozdział III Przedmiot i zakres kontroli 4 1. Kontroli podlegają: 1) aktywa rzeczowe i zarządzanie nimi, 2) zasoby ludzkie i zarządzanie nimi, 3) zasoby finansowe i zarządzanie nimi, 4) zasoby informacyjne, również zapisane na nośnikach elektronicznych i zarządzanie nimi. 2. W zakresie gospodarki finansowej kontrola zarządcza obejmuje: 1) nadzór i kontrolę nad prowadzeniem gospodarki środkami budżetowymi, w tym kontrolę nad zachowaniem dyscypliny budżetowej, 2) kontrolę prawidłowości prowadzenia gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Zespołu, 3) kontrolę przestrzegania zasad obrotu gotówkowego i bezgotówkowego. 3. Kontrolę finansową operacji gospodarczych i finansowych sprawują także pracownicy Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Staninie na podstawie wewnętrznych regulaminów i procedur obowiązujących w tym Zespole, które określają szczegółowe zasady kontroli operacji gospodarczych i finansowych. 4. W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania kontrola obejmuje: 1) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, 2) przestrzeganie zasad przechowywania druków, 3) przestrzegania zasad przyjmowania i rozchodu druków. 5. W zakresie gospodarki środkami rzeczowymi kontrola obejmuje: 1) prowadzenie ewidencji środków trwałych, 2) gospodarowanie majątkiem rzeczowym sposoby wykorzystywania, zabezpieczenia i konserwacji środków trwałych, 3) procedury likwidacji środków trwałych, 4) gospodarowanie składnikami majątkowymi niezaliczonymi do środków trwałych. 6. W zakresie kontroli środowiska informatycznego kontrola obejmuje: 9

10 1) badanie zgodności wykorzystywania oprogramowania z jego przeznaczeniem, 2) badanie zachowania procedur ochrony danych przed ich utratą, nieupoważnionym dostępem, tworzenie kopii rezerwowych. 7. W zakresie kontroli zarządzania zasobami ludzkimi kontrola obejmuje badanie zachowania procedur przechowywania i ochrony danych osobowych. Rozdział IV Podstawowe zasady i funkcje kontroli 5 1. Czynności kontrolne polegają na zbadaniu każdego elementu stanu faktycznego i porównaniu go z obowiązującą dla niego normą oraz ustaleniu odchyleń od tej normy. 2. Przez pojęcie normy należy rozumieć każde uregulowanie prawne, także wewnętrzne odnoszące się do Zespołu i jego funkcjonowania. 3. W wypadku ujawnienia odchyleń negatywnych (nieprawidłowości i uchybień), zadaniem kontroli jest: 1) dostarczenie informacji o przyczynach odchyleń od normy oraz wskazanie, w jakim stopniu odchylenia te wpłynęły i w jakim stopniu mogą wpłynąć na działalność Zespołu, o ile nie zostaną w odpowiednim czasie skorygowane, 2) wskazanie sposobów i środków umożliwiających wyrównanie powstałych strat, 3) wskazanie sposobów i środków umożliwiających uniknięcie w przyszłości stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, 4) wskazanie osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i uchybień. 4. Kontrola winna również dostarczyć informacji o odchyleniach pozytywnych. W wypadku stwierdzenia odchyleń pozytywnych zadaniem kontroli jest: 1) dostarczenie informacji o przyczynach powstania pozytywnych odchyleń od normy oraz wskazanie, w jakim stopniu odchylenia te wpłynęły i w jakim mogą wpłynąć na działalność Zespołu, 2) wskazanie osób, których działanie przyczyniło się do uzyskania efektów mających korzystny wpływ na działalność Zespołu. 6 Poza realizacją zadań, o których mowa w 5, kontrola powinna pełnić funkcję: 1) sygnalizacyjną mającą na celu bieżące dostarczanie informacji niezbędnych do bieżącej oceny sytuacji, 2) instruktażową mającą na celu dostarczenie informacji o obowiązujących normach, w tym przepisach prawa szeroko rozumianego, jego interpretacji i zasadach stosowania, 3) doradczą mającą za zadanie wskazać źródła błędów oraz wskazać kierunki i sposoby poprawy istniejącej sytuacji, m. in. poprzez fachową weryfikację obowiązujących w Zespole zasad, procedur, wewnętrznych regulaminów i instrukcji, 4) profilaktyczną mającą na celu zapobieganie nieprawidłowościom, zaniedbaniom, uchybieniom, a także niedopuszczenie do ich powtórnego wystąpienia, 5) kreatywną mającą na celu pobudzanie do podejmowania działań zapobiegających w przyszłości powstawaniu błędów i nieprawidłowości w działaniu. 10

11 7 1. Przeprowadzając kontrolę należy oceniać badany stan faktyczny według następujących kryteriów: 1) sprawności organizacyjnej to jest prawidłowości i efektywności przyjętych kierunków działania, doboru środków w celu wykonania założonych zadań, racjonalności przydziału zadań i obowiązków, fachowości personelu, a także posiadanie i przestrzeganie aktualnych norm i zasad prawno organizacyjnych; 2) celowości to jest zapewnienia zgodności działań Zespołu z jej celami statutowymi; 3) gospodarności to jest gospodarowania aktywami w sposób umożliwiający uzyskanie w danych warunkach optymalnych efektów; 4) rzetelności to jest wypełniania obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, czyli należytego wykonywania zadań Zespołu i właściwego ich dokumentowania; 5) legalności to jest zgodności funkcjonowania z obowiązującymi przepisami prawa oraz prawidłowości stosowania przepisów wewnętrznych. 2. Kontrola powinna być przeprowadzona rzetelnie i zgodnie z posiadaną przez osobę kontrolującą wiedzą. 3. Kontrola powinna być prowadzona dwoma wzajemnie uzupełniającymi się sposobami: 1) pośrednio, przez wykorzystanie źródeł informacji zawartych w dokumentacji kontrola dokumentacyjna, 2) bezpośrednio, przez osobiste sprawdzenie badanego stanu faktycznego kontrola rzeczowa W celu skutecznego funkcjonowania kontroli zarządczej należy: 1) nie powierzać obowiązków wykonywania kontroli (poza samokontrolą) pracownikom odpowiedzialnym obecnie, w przyszłości i w przeszłości za wykonywanie kontrolowanych przez nich zadań, czynności, procesów, składników majątkowych, także za wystawanie dokumentów, 2) dokładnie i jednoznacznie ustalić uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność pracowników, także w zakresie czynności kontrolnych, 3) zapoznać pracowników wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi normami, przepisami prawa oraz dążyć do podnoszenia ich kwalifikacji w tym zakresie, 4) przestrzegać zasady niepowierzania bezpośredniej odpowiedzialności za składniki majątkowe osobom uprawnionym do wydawania dyspozycji w zakresie gospodarowania nimi, 5) stosować zasadę powierzania pieczy nad składnikami majątkowymi ściśle określonym pracownikom za odebraniem oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone składniki majątkowe, przy równoczesnym zapewnieniu maksymalnego zabezpieczenia tych składników przed kradzieżą, włamaniem oraz zapewnieniu optymalnych warunków właściwego przechowywania i dozoru, 6) przestrzegać zasad przyjętego systemu dokumentowania wszystkich operacji i zdarzeń, ewidencji aktywów i dokumentów, obiegu i kontroli dokumentów oraz zasad ich wystawiania, przyjmowania i akceptacji. 11

12 Rozdział V Organizacja kontroli i jej formy 9 1. System kontroli zarządczej opiera się na obowiązujących przepisach prawa i wewnętrznych dokumentach organizacyjnych normujących zasady funkcjonowania Zespołu. Kontrola zarządcza realizowana jest w formie: 1) samokontroli, 2) kontroli funkcjonalnej. 2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy, z uwzględnieniem postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie oraz obowiązków wynikających z posiadanego zakresu czynności. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dokonujący samokontroli powinien: 1) przedsięwziąć niezbędne działania w celu usunięcia nieprawidłowości, 2) poinformować dyrektora o ujawnionych nieprawidłowościach i działaniach podjętych w celu ich usunięcia lub uniknięcia w przyszłości, 3) wskazać skutki ujawnionych nieprawidłowości. 4. Dyrektor, po uzyskaniu informacji o faktach, o których mowa w ust. 4 pkt 3, podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania, odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 5. Do samokontroli obowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 6. Kontrola funkcjonalna sprawowana jest przez: 1) dyrektora, 2) wicedyrektora/wicedyrektorów, jeśli zostaną powołani 3) wskazanego przez dyrektora pracownika, Kontrolę należy prowadzić we wszystkich zakresach działalności Zespołu przez zbadanie każdego elementu stanu faktycznego (zaistniałego lub mającego zaistnieć) i porównanie z wyznaczoną normą (przepisami), w formie: 1) kontroli wstępnej polegającej na kontroli czynności i działań pod kątem ich zgodności z kryteriami sprawności organizacyjnej, celowości, gospodarności, rzetelności i legalności. Kontrola wstępna obejmuje również sprawdzanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy: 1) postanowienia w nich zawarte są zgodne z Kodeksem cywilnym, Kodeksem postępowania administracyjnego i innymi aktami prawnymi, 2) ustalenia dotyczące kosztów są korzystne dla Zespołu i mają pokrycie w planie finansowym, 3) pozostałe elementy umowy są korzystne dla Zespołu (gwarancje, okres wypowiedzenia); 2) kontroli bieżącej (sterującej) - polegającej na sprawdzeniu prawidłowości realizacji zadań Zespołu oraz wszelkiego rodzaju operacji finansowych i gospodarczych w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Analizie należy poddawać m. in.: 1) stan realizacji zadań Zespołu, 2) rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, 3) stan zabezpieczenia składników majątkowych (czy są właściwie przechowywane i należycie zabezpieczone przed zniszczeniem lub kradzieżą), 12

13 4) prawidłowość rozliczeń z pracownikami, 5) gospodarkę drukami ścisłego zarachowania; 3) kontroli końcowej (następnej) polegającej na sprawdzeniu dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane Realizacja czynności kontrolnych, o których mowa w 10, następuje w wyniku przeprowadzenia kontroli: 1) formalnej, 2) merytorycznej, 3) dokumentacyjnej to jest zbadania treści dokumentu na zgodność ze stanem faktycznym, który dokumentuje, 4) rzeczowej to jest ustalenia stanu faktycznego kontrolowanego zdarzenia i zaistniałych zjawisk w wyniku mierzenia, liczenia, szacowania, oględzin itp., 5) rachunkowej to jest sprawdzenie, czy dane zawarte w dokumentach są wolne od błędów rachunkowych. 2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę, w szczególności na zbadaniu: 1) czy treść i forma dokumentu odpowiada obowiązującym przepisom prawa, 2) czy, jeżeli czynność powinna być poprzedzona zawarciem umowy, zleceniem, złożeniem zamówienia, znajduje ona uzasadnienie w tych dokumentach, 3) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, 4) czy czynności (operacji) dokonały upoważnione do tego osoby, 5) czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie fakt zdarzenia gospodarczego, co do ilości, jakości i gatunku, 6) czy zobowiązani do kontroli zdarzenia gospodarczego na danym etapie wykonali tę kontrolę i czy wykonali ją należycie, a fakt wykonania kontroli potwierdzili na dokumencie, 7) czy dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione. 3. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest/było celowe, zgodne z planem lub/i ustaleniami zawartymi w umowie itp., w szczególności: 1) czy zlecona do wykonania czynność jest ujęta w planie, 2) czy wykonanie zlecanej czynności nieujętej w planie jest niezbędne, co do ilości, jakości, kosztów, miejsca i czasu wykonania dla zapewnienia bezpieczeństwa funkcjonowania Szkoły i/lub ludzi w niej zatrudnionych, 3) czy zlecenie wykonania czynności wybranemu podmiotowi gwarantuje rzetelne jej wykonanie, 4) czy ujęta w dokumencie czynność jako wykonana jest zgodna, co do ilości, jakości, kosztu, miejsca i czasu wykonania ze zleceniem, zamówieniem, umową itp Do czynności kontroli wstępnej należy m. in. sprawdzenie, akceptacja, rozliczenie, badanie prawidłowości projektów dokumentów, w tym powodujących powstanie zobowiązań i należności. 2. Kontroli wstępnej podlegają: 1) projekty umów i zamówień oraz inne dokumenty powodujące powstanie zobowiązań i należności, 2) projekty planów, 3) projekty przedsięwzięć, 4) propozycje podziału funduszy, 13

14 5) dokumentacja kosztów i wydatków, 6) wnioski w sprawie zaciągnięcia zobowiązania finansowego, 7) inne dokumenty mające wpływ na działalność Zespołu, prace przygotowawcze przed wdrożeniem przedsięwzięć, programów, projektów, itp. 3. Kontrola wstępna wykonywana jest przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania. 4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej dokumentów osoba kontrolująca: 1) zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom w celu usunięcia nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach, których dotyczą, 2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami, niecelowych czy niegospodarnych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego. 5. Przełożony, który został poinformowany o faktach, o których mowa w ust. 4 pkt. 2, podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania, odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 6. Fakt dokonania kontroli wstępnej potwierdzany jest podpisem na dokumencie Kontrola bieżąca prowadzona jest na każdym etapie danego działania. W szczególności kontrola bieżąca polega na badaniu realizacji zadań, czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustaloną normą/obowiązującymi przepisami prawa. 2. Kontroli bieżącej podlegają również wszystkie zasoby Zespołu, o których mowa w 4 ust. 1, z tym że w celu zapewnienia właściwego gospodarowania i ochrony mienia niezbędne jest przeprowadzenie przynajmniej raz w roku: 1) kontroli zabezpieczenia rzeczowych elementów majątku, która powinna być przeprowadzona w trakcie ich inwentaryzacji, a o ile składniki te nie podlegały w danym roku inwentaryzacji kontrolę przeprowadza się w terminie wyznaczonym przez dyrektora, 2) inwentaryzacji sprzętu i innych składników niebędących środkami trwałymi, co do których istnieje obowiązek ewidencjonowania ilościowego, w wyznaczonym przez dyrektora terminie, 3) oceny użyteczności składników majątku; kontrola winna być przeprowadzona w trakcie ich inwentaryzacji, a o ile składniki te nie podlegały w danym roku inwentaryzacji, ocenę użyteczności wybranych składników majątkowych przeprowadza się w terminie wyznaczonym przez dyrektora. 3. Kontrolę bieżącą obowiązani są wykonywać wszyscy pracownicy na stanowiskach pracy, także kierowniczych oraz pracownicy upoważnieni przez dyrektora do wykonywania czynności kontrolnych. Przepisy 12 ust. 4-6 stosuje się odpowiednio Kontrola końcowa (następna) polega na badaniu zadań, przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz badaniu odzwierciedlających je dokumentów. 2. Do zadań kontroli końcowej w szczególności należy: 1) badanie uzyskanych efektów działania oraz porównanie z założonymi celami, 2) badanie sprawności działania - m.in. sprawdzenie, czy dane działanie przebiegało zgodnie z założeniami, 3) dostarczenie informacji: co, w jakim zakresie i w którym etapie działań należy zmienić, aby osiągać założone cele. 14

15 3. W wyniku kontroli końcowej, która ujawniła nieprawidłowości, winny być podjęte czynności pokontrolne, mające na celu: 1) usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków oraz zapobieżenie im w przyszłości, 2) usprawnienie badanej działalności przez wyeliminowanie z procesów ujawnionych nieprawidłowości; a także w przypadku strat, rażących nieprawidłowości lub powtarzających się zaniedbań: 3) zastosowanie sankcji wobec pracowników za nie odpowiedzialnych. 4. Kontrolę końcową sprawują pracownicy na stanowiskach kierowniczych, a także pracownicy upoważnieni przez dyrektora do jej przeprowadzenia. Rozdział VI Organizacja i zasady kontroli funkcjonalnej Realizacja kontroli funkcjonalnej następuje w wyniku przeprowadzenia kontroli: 1) wstępnej, 2) bieżącej, 3) końcowej, którą należy przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie. 2. Kontroli funkcjonalnej podlegają wszystkie obszary działalności Zespołu. Kontrolę funkcjonalną sprawują osoby, o których mowa w 9 ust. 7 Regulaminu. 3. Kontrolę rzeczowych elementów majątku ruchomego przeprowadza komisja powołana przez dyrektora. 4. Osoby, o których mowa w 9 ust. 7 Regulaminu sprawują kontrolę funkcjonalną w zakresie swego działania zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie, prowadząc kontrole doraźne, problemowe, kompletne oraz kontrolując pracę podległych pracowników. 5. Dyrektor Zespołu sprawuje ogólny nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej, w szczególności: 1) ustanawia w formie zarządzeń dokumentację będąca podstawą funkcjonowania kontroli zarządczej, 2) określa kompetencje poszczególnych pracowników, 3) powołuje doraźne komisje kontrolne stosownie do potrzeb. 6. Dyrektor Zespołu może przekazać część swoich uprawnień z zakresu kontroli zarządczej innej osobie w drodze pisemnego upoważnienia, zawierającego zakres udzielonych pełnomocnictw. 10. Osoby sprawujące kontrolę funkcjonalną zobowiązane są do: 1) bieżącego wykorzystywania informacji kontrolnych w celu korygowania zauważonych uchybień i nieprawidłowości oraz natychmiastowego podejmowania środków zaradczych, 2) podjęcia natychmiastowych, stosownych działań w wypadku stwierdzenia nieprawidłowości mających cechy przestępstwa i/bądź mogących spowodować (bądź powodujących) znaczne straty i/lub zagrożenie życia lub zdrowia ludzkiego, 3) wnioskowania do dyrektora Zespołu o zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie uchybień i nieprawidłowości. 15

16 11. W przypadku ujawnienia podczas kontroli funkcjonalnej nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, osoba kontrolująca jest obowiązana do zabezpieczenia dokumentów i przedmiotów stanowiących dowód popełnienia czynu oraz do niezwłocznego powiadomienia na piśmie dyrektora, który podejmie stosowne działania. 12. Zasady i zakres kontroli dowodów księgowych określają stosowne dokumenty wewnętrzne obowiązujące w Zespole Ekonomiczno- Administracyjnym w Staninie. Rozdział VII Dokumentowanie czynności kontrolnych Dowodem przeprowadzenia kontroli może być: 1) adnotacja/wpis/zapis na dokumencie potwierdzający przeprowadzenie kontroli, 2) notatka pokontrolna, 3) sprawozdanie z kontroli, pod warunkiem że z ustaleń kontrolującego nie wynika potrzeba ukarania osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości, 4) protokół kontroli. 2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt. 4, jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybienia w działaniu, ich przyczyny i skutki, będące podstawą do oceny kontrolowanej działalności w badanym okresie. Ponadto protokół powinien zawierać: 1) imię i nazwisko kontrolującego/imiona i nazwiska członków zespołu kontrolującego, 2) zakres/przedmiot i okres objęty kontrolą, 3) ustalenia pokontrolne, 4) wnioski pokontrolne, 5) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, 6) zestawienie załączników do protokołu, 7) podpisy osób kontrolowanych i kontrolujących, 8) datę podpisania protokołu przez osoby kontrolowane i kontrolujące, 9) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu. 3. Zastrzeżenia i uwagi do protokołu, wnoszone przez osoby kontrolowane, mają formę pisemną i przedkładane są dyrektorowi. 4. Dyrektor podejmuje działania mające na celu ustalenie zasadności wniesionych przez kontrolowanego pracownika zastrzeżeń i uwag oraz odnosi się do zgłoszonych zastrzeżeń i uwag w formie pisemnej. Rozdział VIII Postanowienia końcowe 17 W zakresie nieunormowanym w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa oraz regulaminy, instrukcje i procedury wewnętrzne. 18 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. 16

17 Zarządzenie Nr 3/2011 Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu z dnia r. w sprawie zarządzania ryzykiem Na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 3 i art. 28 ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), w związku z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. nr 15, poz. Nr 84 z 30 grudnia 2009 r.), zarządzam, co następuje: 1 W Zespole dokonuje się analizy i oceny ryzyka co najmniej raz w roku kalendarzowym Analizy ryzyka dokonuje komisja powołana przez dyrektora Zespołu. 2. W wyniku analizy ryzyka komisja sporządza pisemną informację według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia. 3 Ustala się, że przy ocenie ryzyka bierze się pod uwagę niżej wymienione kryteria: 1) materialność kwoty objęte ryzykiem (kwoty większe ryzyko większe), 2) wrażliwość wpływ na wizerunek i reputację Zespołu 3) siła kontroli wewnętrznej im słabsza samokontrola i wewnętrzna kontrola funkcjonalna w trakcie wykonywania zadań, tym większe ryzyko, 4) poziom złożoności, skomplikowania im bardziej złożone, skomplikowane działanie, procedura, tym większe ryzyko, 5) stabilność (zmiany, jakie zaszły w ostatnim okresie) im większe ostatnio wprowadzone zmiany, tym większe ryzyko. 4 Komisja, oceniając ryzyko, stosuje niżej wymienione wagi ryzyka: 1) ryzyko krytyczne - wymaga możliwie szybkiej reakcji kierownictwa Zespołu ponieważ stan obecny może grozić poważnymi, negatywnymi konsekwencjami (podjęcie działań nie powinno być odkładane), 2) ryzyko poważne - wymaga reakcji kierownictwa Zespołu sposób przeciwdziałania ryzyku zależy od możliwości kadrowych, finansowych itp. Działania należy zaplanować, ale ich terminy mogą być odleglejsze niż w przypadku ryzyka krytycznego, 3) ryzyko umiarkowane przeciwdziałanie wskazane, szczególnie tam, gdzie można uzyskać poprawę bez istotnych nakładów. Można je zaakceptować działanie może być odłożone. 5 Dyrektor Zespołu akceptuje czynności wykonane przez komisję w zakresie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, parafując treść dokumentów, które powstały w wyniku czynności związanych z procesem zarządzania ryzykiem w Zespole.. 6 Pracownicy Zespołu potwierdzają podpisem fakt zapoznania się z dokumentacją dotyczącą procesu zarządzania ryzykiem w Zespole. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 17

18 Identyfikacja ryzyka rodzaj ryzyka 1) zniszczenie dokumentacji; 2) kradzież dokumentów; 3) utrata danych zapisanych w formie elektronicznej; brak wykwalifikowanej kadry nauczycieli nieprzestrzeganie przez nauczycieli i pracowników prawa oświatowego Ocena ryzyka 1) U U U Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 3 Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowicza z dnia Analiza ryzyka w Zespole Szkół w Tuchowiczu Przyczyny Skutki Działania zapobiegające działania zmniejszające dane ryzyko do akceptowanego poziomu 1) niewłaściwe przechowywanie - brak odpowiednich zabezpieczeń 2) zaniedbania ze strony pracownika, nieuwaga pracownika 3) nietworzenie kopii zapasowych 1) nagłe rozwiązanie umowy o pracę lub z przyczyn zdarzenia losowego 2) zmiany w organizacji placówki 3)duży wskaźnik długotrwałych zwolnień lekarskich 4) wysoka rotacja pracowników 1) nieznajomość ciągle zmieniającego się prawa 2)brak łatwego i stałego dostępu do statutu regulaminów, procedur, instrukcji 3)rosnący lub niedopuszczalny poziom skarg 4)decyzje podejmowane w nieodpowiednim terminie utrata danych osobowych i dokumentacji przebiegu pracy opiekuńczo wychowawczej niebezpieczeństwo niezrealizowania podstawy programowej 1) konflikty: nauczyciele - rodzice 2) zmniejszenie bezpieczeństwa dzieci, nauczycieli i pozostałych pracowników 3) negatywny wpływ na wizerunek szkoły w środowisku 4) rosnąca liczba pozwów i skarg sądowych 5) rosnący poziom skarg sadowych 1)stworzenie bezpiecznych warunków przechowywania dokumentów w pomieszczeniach z odpowiednimi szafami i zamkiem patentowym 2) odpowiednie przeszkolenie pracownika przed dopuszczeniem go do wykonywania obowiązków służbowych 3) wykonywanie kopii zapasowych w formie elektronicznej 4) okresowe szkolenia pracowników 1) stworzenie bazy danych dotyczących nauczycieli poszukujących zatrudnienia 2) stworzenie dla nauczycieli możliwości uzyskania dodatkowych kwalifikacji 3) właściwe planowanie zastępstw 4) monitorowanie zwolnień lekarskich 5) dodatek motywacyjny 1) szkolenia i warsztaty dla nauczycieli 2) tworzenie przejrzystych dokumentów wewnątrzszkolnych: statut, regulaminy, procedury, instrukcje 4) szyba i obiektywna reakcja kadry kierowniczej na wynikające konflikty, 5) budowanie zaufania w relacjach szkoła- środowisko ucznia 18

19 niedostateczne środki finansowe na zabezpieczenie działalności Zespołu Ryzyko utraty reputacji Ryzyko inwestycyjne Zagrożenie bezpieczeństwa dzieci Ryzyko zarządzania U U U 1) niewłaściwe planowanie 2) ograniczone środki finansowe ze strony organu prowadzącego 3) rosnące wymagania płacowe 1) niewłaściwe zachowania nauczycieli wobec rodziców i dzieci, 2) niska motywacja i morale personelu, 1)nieprzestrzeganie tajemnicy służbowej 2) brak zaangażowania w pracę Zespołu 3) informacja o naruszeniu zasad zachowania Planowanie zbyt dużych inwestycji przekraczających możliwości finansowe Zespołu 1)brak należytej opieki 2) brak opieki lekarskiej 3) duży wskaźnik zachorowalności 4)niestaranność personelu 1)niewłaściwa organizacja pracy niewłaściwy podział obowiązków (przeciążenie niektórych 1) zakłócenia w realizacji działalności statutowej Zespołu 2) utracenie płynności finansowej 2) wpływ na pracę nauczycieli (niska motywacja) 1) zmniejszający się nabór do Zespołu 2) utrata dobrej opinii 3) negatywna opinia o atmosferze w Zespole 4) wyciek informacji tajnych do środowiska 5) brak zewnętrznego i wewnętrznego zaufania do organizacji 6) zła prasa, niekorzystne doniesienia medialne Rozpoczęcie inwestycji bez możliwości jej pełnego sfinansowania 1) dziecko samowolnie oddala się z terenu zespołu 2) bojki na terenie szkoły, szerzenie zachowań nałogowych, 3) niewystarczająca Pomo medyczna 4) absencja 5) narażenie na utratę zdrowia 1) nadmierne przeciążenie niektórych pracowników pracą frustracja u tych pracowników 1) współpraca i właściwy przepływ informacji pomiędzy Zespołem i organem prowadzącym 2) dokładna analiza wydatków i ich struktury z okresu poprzedzającego planowanie 3)monitorowanie wydatków 3) dodatek motywacyjny 1) rozmowy z nauczycielami 2) bieżące wyjaśnianie przyczyn nieporozumień 3) organizowanie spotkań nauczycieli i rodziców 4) szkolenia na temat etyki zawodowej nauczycieli 5) szkolenia personelu pomocniczego i obsługi Przestrzeganie zasad dyscypliny finansowej 1) stałe dyżury nauczycieli 2)zapoznać pracowników z procedurami postępowania w razie epidemii, 3) przestrzeganie dyscypliny pracy i zasad BHP 1) racjonalny podział zadań pomiędzy wszystkich pracowników Zespołu 2) uskutecznienie przepływu informacji 3) równomiernie delegować 19

20 Ryzyko technologiczne w zakresie przygotowywania posiłków Ryzyko trafności wyboru właściwej oferty U U pracowników zadaniami) 2) brak skutecznego przepływu informacji 3) nierówne traktowanie w delegowaniu na szkolenia, 4) faworyzowanie określonych pracowników, 5) tworzenie sztucznych etatów, 6) brak zaangażowania w pracę organizacji szkolnych i pozaszkolnych 7) niedopuszczalne procesy zarządcze lub niewykwalifikowana kadra kierownicza 1)niestaranność personelu, niezachowanie zasad higieny podczas przygotowywania posiłków 2) zakup produktów do sporządzania posiłków na rynku brak procedur w zakresie dokonywania zamówień publicznych 2) nieterminowość realizowania zadań zespołu 3) braki w wiedzy 4) niska motywacja i morale personelu 5) zbyt niski poziom zatrudnienia, brak możliwości zatrudnienia pracowników, 6) niski poziom rozwoju zainteresowań dzieci i promocja szkoły, 7) brak właściwego nadzorunieporozumienia wśród pracowników, 8) zaniedbywanie obowiązków 1) zatrucia pokarmowe 2) utrata reputacji wybór droższej usługi lub towaru pracowników na szkolenia, 4) niefaworyzować pracowników 5) zatrudniać pracowników tylko na jeden etat, robiąc miejsce innym 6) organizacja zajęć pozalekcyjnych 1) szkolenia pracowników 2) przestrzeganie terminów szkoleń i badań 3) konsekwentne przestrzeganie zasad higieny 1) wdrożenie procedur dokonywania zamówień publicznych, 2) szkolenia pracownika dokonującego zamówień publicznych 1) K ryzyko krytyczne, P poważne, U umiarkowane Przy ocenie ryzyka wzięto również pod uwagę występowanie bądź niewystępowanie Analizy ryzyka dokonała komisja w składzie: Katarzyna Sujka (imię, nazwisko, podpis) Grażyna Borowiec (imię, nazwisko, podpis) Mariusz Ciołek (imię, nazwisko, podpis) Anna Kisiel (imię, nazwisko, podpis) Barbara Krzyzińska (imię, nazwisko, podpis).., dnia Adnotacja Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu.. (podpis i pieczątka dyrektora) 20

21 Podstawowym zadaniem kierownictwa i wyznaczonych pracowników jednostki jest prawidłowe zdefiniowanie ryzyka i jego obszarów. Ryzyko należy rozumieć jako określone sytuacje (zdarzenia) o charakterze gospodarczym, finansowym lub innym wymiernym, które wpływają ma wykonywanie celów i zadań. Z racji tego, że występowanie ryzyka jest zjawiskiem powszechnym, powinno być poddane szczegółowej analizie. kategorie ryzyka: 1) duży wskaźnik zachorowalności 2) duży odsetek długotrwałych zwolnień lekarskich, 3) niska motywacja i morale personelu, 4) zbyt niski poziom zatrudnienia, brak możliwości zatrudnienia pracowników, 5) wysoka rotacja pracowników, 6) niestaranność personelu, 7) brak pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje, umiejętności lub doświadczenie, 8) zbyt mały budżet, 9) rosnące wymagania płacowe, 10) brak zaangażowania w pracę organizacji, 11) niedopracowane procesy zarządcze lub niewykwalifikowana kadra kierownicza, 12) rosnący lub niedopuszczalny poziom skarg 13) informacje o naruszeniu zasad zachowania, 14) brak monitorowania postępów w realizacji planów lub działań, 15) słaba komunikacja, 16) niejasne priorytety organizacji, 17) słabe planowanie organizacyjne, 18) brak wewnętrznego zaufania do organizacji, 19) brak zewnętrznego zaufania do organizacji, 20) zła prasa/niekorzystne doniesienia medialne, 21) niekorzystne raporty zewnętrznych organów kontrolnych, 22) pogarszanie się wyników nauczania, 23) zły podział obowiązków, 24) faworyzowanie określonych pracowników, 25) nierówne traktowanie w delegowaniu na szkolenia, 26) brak reakcji na zlecenia pokontrolne, 27) rosnąca liczba pozwów lub spraw sądowych, 28) rosnący poziom przegranych spraw sądowych, 29) informacje o działaniach niezgodnych z prawem, 30) rosnący poziom niezgodności z przepisami, 31) brak identyfikacji nowych wymagań prawnych, 32) niezachowanie staranności (zaniedbania) 33) występowanie kultury obwiniania, 34) niekorzystne relacje z innymi organizacjami, 35) duża liczba wykrytych nieprawidłowości podczas kontroli finansowej, 36) niezgodność z polityką i standardami rachunkowości, 37) rosnące koszty, 38) brak definicji ról i zadań, 39) decyzje podejmowane w nieodpowiednim terminie, 21

22 Zarządzenie nr 4/2011 Dyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu z dnia r. w sprawie wprowadzenia zasad etyki zawodowej i karty samooceny pracownika Na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 3 i art. 28 ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), w związku z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz.. Min. Fin. nr 15, poz. Nr 84 z 30 grudnia 2009 r.), zarządzam, co następuje: 1 1. Wprowadza się Zasady etyki zawodowej w brzmieniu załącznika nr 1 do zarządzenia. 2. Zasady etyki zawodowej, o których mowa w ust. 1, obowiązują pracowników samorządowych zatrudnionych w Zespole na podstawie umowy o pracę Wprowadza się Kartę samooceny pracownika zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym urzędniczym w brzmieniu załącznika nr 2 do zarządzenia, zwaną dalej Kartą. 2. Wprowadza się Kartę samooceny pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługi w brzmieniu załącznika nr 5 do zarządzenia, zwaną dalej Kartą. 3. Kartę wypełnia pracownik, o którym mowa w 1 ust. 2, corocznie. 4. Wypełnioną Kartę pracownik przekazuje dyrektorowi Zespołu w terminie do dnia 20 stycznia roku następującego po roku, którego samoocena dotyczy, z zastrzeżeniem Wprowadza się Zasady etyki zawodowej w brzmieniu załącznika nr 3 do zarządzenia. 2. Zasady etyki zawodowej, o których mowa w ust. 1, obowiązują pracowników zatrudnionych na stanowiskach wymagających kwalifikacji pedagogicznych. 3. W obowiązującej Karcie samooceny pracy nauczyciela wprowadza się pkt. w brzmieniu załącznika nr 4 do zarządzenia. lub Wprowadza się Kartę samooceny pracy nauczyciela w brzmieniu załącznika nr 4 do zarządzenia, zwaną dalej Kartą. 4. Kartę, o której mowa w ust. 3, nauczyciel wypełnia corocznie i przekazuje dyrektorowi Zespołu w terminie do dnia 20 stycznia roku następującego po roku, którego samoocena dotyczy, z zastrzeżeniem 4. 4 W przypadku ustania stosunku pracy w trakcie roku szkolnego, Kartę pracownik wypełnia nie później niż tydzień przez rozwiązaniem umowy o pracę. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 22

23 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 4/ 2011 Ddyrektora Zespołu Szkół w Tuchowiczu z dnia r. Zasady etyki zawodowej pracownika zatrudnionego w Zespole Szkół w Tuchowiczu Podstawa prawna: art. 24 i 25 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) Do podstawowych obowiązków pracownika należy dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli. I. Do obowiązków pracownika w szczególności należy: 1) Przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa. 2) Wykonywanie powierzonych zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie. 3) Udzielanie informacji osobom fizycznym i prawnym oraz udostępnianie dokumentów Zespołu, jeżeli prawo tego nie zabrania. 4) Dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej. 5) Zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami. 6) Zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim. 7) Stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych. 8) Sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonego. 9) Poszanowanie godności drugiego człowieka. 10) Uczciwość, pracowitość i odpowiedzialność. 11) Koleżeńskość, komunikatywność i otwartość. 12) Godne reprezentowanie Zespołu na zewnątrz. II. Zasady etyki kierownictwa Zespołu 1. Poszanowanie godności podwładnych. 2. Zrozumienie i dbałość o interesy podwładnych. 3. Uczciwość, sprawiedliwość, równe traktowanie pracowników. 4. Motywowanie pracowników do lepszego wykonywania swoich obowiązków. 5. Pracowitość i odpowiedzialność. 6. Przestrzeganie przepisów prawa. 7. Kierowanie się zasadami etycznymi i moralnymi w podejmowaniu wszelkiego rodzaju decyzji. 8. Promowanie postawy godnej naśladowania. 9. Komunikatywność i otwartość. 10. Bezinteresowność w podejmowaniu decyzji wobec pracowników i interesantów. 11. Przestrzeganie tajemnicy służbowej. 12. Godne reprezentowanie Zespołu na zewnątrz. 23