Placówka: Advocate Health Care Tytuł: Rachunki i Polityka windykacji należności Polityka Procedura Wskazówka Inne: Zakres: System Ośrodek: Wydział:

Transkrypt

1 Placówka: Advocate Health Care Tytuł: Rachunki i Polityka windykacji należności Polityka Procedura Wskazówka Inne: Zakres: System Ośrodek: Wydział: Data wejścia w życie: 12/1/2015 I. CEL I POLITYKA A. Fundamentalnym celem Advocate Health Care (AHC) jest świadczenie wysokiej jakości opieki i usług zdrowotnych, które w sposób skuteczny i wydajny spełniają potrzeby poszczególnych osób i ich rodzin, mieszkających wśród społeczności obsługiwanych przez AHC. Dla celów niniejszej polityki, AHC odnosi się do szpitali typu non-profit: BroMenn Medical Center, Christ Medical Center, Condell Medical Center, Eureka Hospital, Good Samaritan Hospital, Good Shepherd Hospital, Illinois Masonic Medical Center, Lutheran General Hospital, Sherman Hospital, South Suburban Hospital i Trinity Hospital. B. Polityka opisuje działania, jakie AHC może podejmować w celu pobrania opłat szpitalnych za usługi zapewnione pacjentom AHC. Opisuje ona również proces i terminy związane z pobieraniem opłat, działania jakie ANC może podejmować w przypadku nieuzyskania opłaty oraz uzasadnione wysiłki, jakie AHC musi podjąć, aby zdecydować czy pacjent jest uprawniony do uzyskania pomocy finansowej. C. Polityka definiuje sposób przekazywania pacjentom przez AHC informacji o kwotach należnych za usługi wyświadczone przez AHC. D. Polityka określa również okoliczności, w jakich AHC może umorzyć nieściągalne zadłużenie pacjenta oraz proces kontrolowania i monitorowana takich umorzeń. E. AHC nie będzie się angażowała w Nadzwyczajne działania związane z windykacją należności, opisane w 501(r) Kodeksu Podatkowego. F. Zasady i procedury określone w tym dokumencie są zgodne ze stanowymi regulacjami Illinois i częścią 501(r) Kodeksu Podatkowego i powiązanymi wytycznymi. G. Ostateczną decyzję co do tego, czy Advocate podjęła uzasadnione wysiłki w celu określenia uprawnień w świetle FAP, podejmuje Organizacja Shared Revenue Cycle Organization AHC. II. DEFINICJE/SKRÓTY 1

2 A. Wniosek: oznacza wniosek o pomoc finansową, który wypełnia pacjent. B. Okres składania wniosków: W okresie składania wniosków, AHC przyjmuje i rozpatruje wnioski o pomoc finansową. Okres składania wniosków rozpoczyna się w dniu zapewnienia pacjentowi opieki i kończy się 240 dni po otrzymaniu pierwszego zestawienia opłat za wyświadczone usługi. C. Umorzenie nieściągalnego zadłużenia: Korekta na rachunku pacjenta dotycząca kwot uznanych za nieściągalne, jednak pacjent jest zdolny do opłacenia pozostałej kwoty. Decyzję w tej kwestii podejmuje się w oparciu o ustalone kryteria windykacji należności i jest ona podejmowana dopiero po obciążeniu rachunku i podjęciu stosownych działań następczych zmierzających do odzyskania należności. D. Korekta umowna: Korekta zamieszczona na rachunku pacjenta, aby odzwierciedlić różnicę pomiędzy sumą opłat pacjenta w ustalonych stawkach i faktycznym zwrotem kosztów oczekiwanym od zewnętrznych płatników zgodnie z regulacjami lub ustaleniami umownymi. E. Nadzwyczajne działania związane z windykacją należności (ECA, skrót używany w j. angielskim): Są to działania związane z windykacją należności wymagające procesu na drodze prawnej lub sądowej, mogą również obejmować inne działania takie jak sprzedaż długu innej stronie lub zgłoszenie niekorzystnych informacji do agencji lub biur kredytowych. AHC nie angażuje się w ECA, ani nie pozwala swoim windykatorom należności na stosowanie ECA. F. Pomoc finansowa: Pomoc finansowa oznacza pomoc oferowaną przez AHC pacjentom, którzy spełniają określone kryteria finansowe i inne kryteria uprawniające zdefiniowane w Polityce pomocy finansowe Advocate (FAP), aby pomóc im w uzyskaniu środków finansowych niezbędnych do opłacenia usług niezbędnych z medycznego punktu widzenia lub usług świadczonych w nagłym przypadku i zapewnianych przez AHC w warunkach szpitalnych. Uprawnieni mogą być między innymi pacjenci nieposiadający ubezpieczenia, pacjenci o niskich dochodach i pacjenci z częściowym ubezpieczeniem, którzy nie są jednak w stanie opłacić niektórych lub wszystkich pozostałych rachunków medycznych. Pomoc finansowa nie obejmuje odpisów umownych w firmach ubezpieczeniowych i innych ubezpieczeń zdrowotnych od stron trzecich. G. Przejrzyste podsumowanie (PLS, skrót używany w j. angielskim): Przejrzyste podsumowanie FAP AHC obejmuje: 1) krótki opis kryteriów kwalifikacyjnych i oferowanej pomocy; 2) wykaz stron internetowych i lokalizacji fizycznych, w których można pobrać wniosek o pomoc finansową; 3) instrukcje jak uzyskać bezpłatną papierową kopię Polityki pomocy finansowej; 4) informacje kontaktowe do 2

3 uzyskania pomocy w procesie składania wniosku; 5) dostępność tłumaczeń FAP i powiązanych dokumentów; oraz 6) oświadczenie potwierdzające, że pacjenci zakwalifikowani do uzyskania pomocy finansowej nie będą ponosili wyższych opłat niż ogólnie obowiązujące kwoty za usługi w nagłym przypadku lub niezbędne z medycznego punktu widzenia. H. Uzasadnione starania: AHC dołoży uzasadnionych starań w celu powiadomienia pacjenta o FAP AHC, oferując mu Przejrzyste podsumowanie FAP przed wypisem ze szpitala. Ponadto, AHC podejmie poniższe kroki, aby poinformować pacjentów o FAP AHC. i. Niepełne wnioski: Jeśli pacjent i/lub jego rodzina złożą niepełny wniosek, szpital powiadomi ich pisemnie o potrzebnych dodatkowych informacjach lub dokumentach. ii. Wypełnione wnioski: Jeśli pacjent i/lub członek jego rodziny złoży wypełniony wniosek o pomoc finansową, AHC niezwłocznie przekaże pisemne powiadomienie potwierdzające, że wniosek czeka na rozpatrzenie, czy pacjent kwalifikuje się do uzyskania pomocy finansowej i powiadomi pacjenta pisemnie o podjętej decyzji (w tym, o ile będzie to właściwe, o pomocy, do jakiej pacjent kwalifikuje się) i jej podstawach. W powiadomieniu będzie również podana kwota procentowa pomocy finansowej (w przypadku zatwierdzonych wniosków) lub przyczyna(-y) odrzucenia wniosku, oraz oczekiwana płatność od pacjenta i/lub rodziny, tam gdzie będzie to właściwe. W trakcie procesu rozpatrywania wypełnionego wniosku, pacjent i/lub rodzina będą nadal otrzymywali zestawienia. iii. Zestawienia pacjenta: AHC będzie wysyłała zestawienia opisujące stan konta pacjenta i należne kwoty. Na zestawieniach pacjenta będzie podana informacja, że pacjent odpowiada za poinformowanie AHC o wszystkich posiadanych ubezpieczeniach zdrowotnych; będzie tam również powiadomienie o Polityce Pomocy Finansowej AHC, numer telefonu, pod jakim można zażądać takiej pomocy oraz adres strony internetowej, z której można pobrać dokumenty dotyczące Polityki pomocy finansowej. iv. Strona internetowa AHC: Na stronie internetowej AHC w dobrze widocznym miejscu zamieszczona zostanie informacja o dostępnej pomocy finansowej, z wyjaśnieniem procesu składania wniosku o pomoc. AHC zamieści na swojej stronie internetowej Politykę pomocy finansowej razem z wykazem świadczeniodawców pokrywanych i niepokrywanych w ramach FAP, przejrzyste podsumowanie, wniosek o pomoc finansową i politykę dotyczącą rachunków i windykacji należności: AHC udostępni na żądanie bezpłatne papierowe kopie takich dokumentów na oddziale ratunkowym i w rejestracji. 3

4 III. PROCEDURA A. Przekazanie informacji pacjentowi: Możliwie na jak najwcześniejszym etapie cyklu przychodów, pacjenci otrzymają pisemne lub ustne powiadomienie dotyczące zaległych kwot, a także płatności oczekiwanych przez AHC. Na wszystkich powiadomieniach przekazywanych pacjentom podana będzie informacja o możliwości uzyskania pomocy finansowej FAP, numer telefonu, pod którym można uzyskać dodatkowe informacje oraz adres internetowy, pod którym dostępne są kopie FAP i powiązanych dokumentów. Przed wypisem ze szpitala AHC zaoferuje wszystkim pacjentom egzemplarz Przejrzystego podsumowania FAP. W przypadku pacjentów nieubezpieczonych zestawienie z zadłużeniem zostanie wysłane po upływie 60 dni i przekazaniu pacjentom 3 oświadczeń sporządzonych w przystępnej formie i zawierających opis polityki FAP. B. Pomoc finansowa: Z reguły AHC pomaga pacjentom w uzyskaniu zwrotu kosztów z dostępnych zewnętrznych źródeł. Pacjenci będą mieli zapewnione doradztwo finansowe, aby pomóc im znaleźć federalne lub stanowe programy ubezpieczenia zdrowotnego, z których będą mogli skorzystać, a także określić uprawnienie w świetle FAP. Działania windykacyjne zostaną wstrzymane do czasu wydania decyzji, jednak zestawienia opłat pacjentów będą nadal wysyłane. Pomoc finansową udzielaną za pośrednictwem AHC, kryteria stosowane do obliczania kwoty zniżki, środki podejmowane przez AHC w celu szerokiego rozpropagowania FAP w społeczności obsługiwanej przez AHC, proces zgodnie z którym AHC podejmuje decyzje o uprawnieniach do pomocy finansowej oraz proces ubiegania się o pomoc finansową opisano szczegółowo w Polityce systemowej AHC, Polityce pomocy finansowej. C. Plany płatności: AHC oferuje pacjentom, którzy przewidują trudności z opłaceniem rachunku nieoprocentowane wydłużone plany płatności. D. Działania windykacyjne w przypadku nieotrzymania płatności: W przypadku nieotrzymania płatności, podjęte zostaną różne działania windykacyjne uzależnione od stanu rachunku, odpowiedzialności strony trzeciej w zakresie zwrotu kosztów, uprawnień pacjenta do finansowania z programów rządowych lub pomocy finansowej, współpracy ze strony pacjenta, historii płatności i należności nieściągalnych i/lub braku możliwości zlokalizowania pacjenta. Działania windykacyjne mogą obejmować odwołanie od odmowy uiszczenia opłaty przez płatnika zewnętrznego; komunikację następczą z płatnikiem zewnętrznym; zestawienia, pisma i rozmowy telefoniczne z pacjentem, podczas których oferowana będzie pomoc finansowa i/lub żądane będzie uiszczenie płatności; ostateczne powiadomienie pacjenta lub poręczyciela o zadłużeniu na koncie i przekazaniu konta 4

5 do agencji windykacyjnej nie wcześniej niż 120 dni od daty otrzymania pierwszego zestawienia, w którym powiadomiono pacjenta o kwocie istniejącego zadłużenia. AHC może również podjąć kroki prawne wobec strony trzeciej odpowiedzialnej za zaległe płatności na koncie. E. Należności nieściągalne: Zadłużenie nieściągalne może zostać anulowane na koncie tylko wtedy, gdy płatnością zostanie obciążony płatnik(-cy) zewnętrzny i pacjent/poręczyciel, przekazane zostaną rachunki i powiadomienia następcze, podjęte zostaną uzasadnione wysiłki w celu poinformowania pacjenta o dostępności pomocy finansowej, upłyną terminy płatności i podjęta zostanie decyzja, że zadłużenie na koncie jest nieściągalne. Konta określone jako nieściągalne są regularnie przekazywane do dyrektora Działu obsługi klienta organizacji Shared Revenue Cycle Organization i są terminowo zatwierdzane do umorzenia zadłużenia, tak aby przyspieszyć skierowanie do zewnętrznej agencji windykacyjnej. F. Zewnętrzne działania związane z windykacją należności: W celu zapewnienia umorzenia tylko właściwych należności nieściągalnych i dopiero po podjęciu wszystkich działań dotyczących wystawienia rachunków i windykacji należności, w tym właściwym skierowaniu do zewnętrznej agencji windykacyjnej, zespół Działu obsługi klienta zweryfikuje i zatwierdzi przypadki umorzenia należności nieściągalnych. Korzystając z ustalonych kryteriów windykacji należności i zatwierdzonych limitów autoryzacji umorzenia długów (patrz Polityka systemowa AHC nr , Transakcje korekt na koncie pacjenta), dyrektor Działu obsługi klienta może zatwierdzić umorzenie lub zalecić wiceprezesowi ds. cyklu przychodów podjęcie stosownych działań. (Konta mogą być również automatycznie przekazywane przez system księgowania płatności pacjentów do zewnętrznej firmy do windykacji, na podstawie danych o ustalonym płatniku, stanie konta i parametrach działań dotyczących płatności. System tworzy listę takich kont, a przed skierowaniem weryfikuje ją kierownik ds. usług finansowych pacjentów). G. Wdrożenie: Wdrożenie niniejszej polityki i opracowanie procedur operacyjnych dla wydziału właściwych dla placówki jest obowiązkiem organizacji Shared Revenue Cycle Organization. IV. ODNIESIENIA/POWIĄZANE ZASADY A. Polityka systemowa AHC: Polityka EMTALA B. Polityka systemowa AHC: Polityka dotycząca pomocy finansowej C. Przejrzyste podsumowanie pomocy finansowej D. Wniosek o pomoc finansową 5