Sprawozdanie dla klientów za 2011 r.

Transkrypt

1 t a n daryza S i rologia Te g li nologia Termino Tłumaczenie Tłu m edakcja Redakcja PL Sprawozdanie dla klientów za 2011 r. CENTRUM TŁUMACZEŃ DLA ORGANÓW UNII EUROPEJSKIEJ Tłumacz aczenie Tłumacz e n e i macz Tłumacz e n i e Tłumacz i e z e n ermi n o o g l a i Terminologia T e r m o i a Termino logia c Tłuma umaczenie T ł Te a c r m n a Te i g minolo Redakcja a R e d k cja Redakcja R e d a j k c a Redakcja Red a k c j a R R e dakcja R e dakcja Redakcja j a c Redakcja Reda k Standaryzacja Sta n d a r y z a c ja Standaryzacja yf rr j c a a Weryfikacja W k i e y r f ikacja We ryfikacj a W e y rr fikacja Weryfi fika Weryfi

2 2 Sprawozdanie dla klientów za 2011 r. Niniejsza publikacja Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej jest dostępna na stronie internetowej Centrum: Dodatkowe informacje o Unii Europejskiej są dostępne za pośrednictwem serwera Europa ( Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej, Wszystkie prawa zastrzeżone. ISBN ISSN doi: /17979

3 3 SPIS TREŚCI I. Przedmowa dyrektora II. KLIENCI RACJA BYTU CENTRUM TŁUMACZEŃ Umowy z nowymi klientami Potencjalni klienci Sprawozdanie ze spotkań, seminariów i projektów z klientami Wydarzenia międzyagencyjne Międzyagencyjne warsztaty terminologiczne Wystawa Agencje UE liderem w Parlamencie Europejskim Centrum jest częścią trójki kierującej Międzyagencyjną Siecią Księgowych (IAAN) Strona internetowa CdT w centrum uwagi na posiedzeniu kierowników ds. komunikacji Badanie zadowolenia klientów w 2011 r Portal dla klientów Główne liczby Badanie dotyczące portalu dla klientów Spotkanie uzupełniające z użytkownikami pilotażowymi III. PIERWSZA MISJA CENTRUM TŁUMACZEŃ Tłumaczenie/weryfikacja główne liczby Dokumenty Znaki towarowe Inne usługi językowe Terminologia Listy terminów Redakcja Zapewnianie jakości tłumaczeń Stan wdrożenia planu działania na rzecz zapewniania jakości tłumaczeń Optymalizacja struktury podstawowej działalności Przetwarzanie informacji zwrotnych od klientów Optymalizacja przepływu pracy i innowacja Projektowanie nowego systemu zarządzania przepływem pracy Obserwacja technologii jako narzędzie innowacji IV. DRUGA MISJA CENTRUM TŁUMACZEŃ Działania międzyinstytucjonalne Posiedzenia i grupy robocze ICTI Interaktywna europejska baza terminologiczna (Inter-Active Terminology for Europe, IATE) IAMLADP JIAMCATT Inne działania w zakresie zaangażowania zewnętrznego Seminarium Najlepsze praktyki w dziedzinie weryfikacji tłumaczeń Kontakt ze szkołami wyższymi w państwach członkowskich Praktykanci w Centrum Inne działania w zakresie zaangażowania zewnętrznego V. KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA Centrum Tłumaczeń praktyczny przewodnik dla klientów Ogromna liczba osób odwiedzających publiczną stronę internetową Centrum Tłumaczeń Centrum Tłumaczeń jest obecnie również na portalu Facebook The language hub biuletyn informacyjny dla klientów Centrum Tłumaczeń Opracowywanie projektu ram komunikacji zewnętrznej VI. ZAŁĄCZNIKI Schemat organizacyjny Centrum Tłumaczeń Całkowita liczba stron Liczba stron z podziałem na klientów Liczba stron a prognozy Zasoby ludzkie i finansowe w 2011 r. (prognozy (*) a stan faktyczny) Główne liczby w 2011 r. z podziałem na klientów (*)

4 4 I. Przedmowa dyrektora Drogi Czytelniku! Pięć lat temu Centrum opublikowało roczne sprawozdanie z działalności, stosując innowacyjne podejście mające na celu zarówno przyjazność dla czytelników, jak i skoncentrowanie się na klientach. Od tego czasu w naszych rocznych sprawozdaniach z działalności nie tylko przedstawialiśmy w ogólnym zarysie podstawową działalność Centrum i inne działania, ale również zwracaliśmy uwagę na sposób, w jaki Centrum reagowało na potrzeby każdego ze swoich klientów. Przedstawiając Profil klienta, pokazaliśmy różnorodność naszych działań i dużą rozpiętość reakcji koniecznych do zaspokojenia różnych potrzeb naszych klientów. Jestem głęboko przekonana, że ta potrzeba składania sprawozdań z działalności dotyczącej poszczególnych klientów jest nadal uzasadniona. Klienci są naszą racją bytu, i podstawą istnienia Centrum jest obsługiwanie ich. Wymogi europejskiego otoczenia prawnego sa jednak znacznie większe. Jako organ UE Centrum musi składać sprawozdania z wyników działań w odniesieniu do celów określonych w jego rocznym programie prac, biorąc pod uwagę odpowiednie zasoby ludzkie i finansowe wykorzystywane w ciągu roku sprawozdawczego. Musimy wymieniać zagrożenia związane z tymi działaniami, szczegółowo informować o budowaniu wiarygodności, uwzględniać wszystkie aspekty zarządzania, w tym wdrażanie standardów kontroli wewnętrznej i składać sprawozdania z efektywności i skuteczności naszego systemu kontroli wewnętrznej. Wreszcie, jako urzędnik zatwierdzający w Centrum, muszę przedstawić moje poświadczenie wiarygodności potwierdzające legalność i prawidłowość wszystkich transakcji finansowych Centrum. Informacje te są analizowane przez zarząd Centrum, Parlament Europejski, Radę, Komisję i Trybunał Obrachunkowy. Czy jednak ten poziom szczegółowości jest istotny dla ogółu społeczeństwa? Czy czytelnik na uczelni w państwie członkowskim lub pracownik agencji naprawdę interesuje się, powiedzmy, efektywnością i skutecznością systemu kontroli wewnętrznej Centrum? W ciągu ostatnich kilku lat stale próbowaliśmy pogodzić różne interesy: dostarczać władzy budżetowej ogromnych ilości wysoce specjalistycznych informacji w charakterze gwarancji wiarygodności, a jednocześnie uczynić je zrozumiałymi dla ogółu społeczeństwa. Nasze raporty stawały się coraz grubsze, ponieważ staraliśmy się zadowolić obie docelowe grupy odbiorców. Dlatego w 2011 r. podjęliśmy decyzję o opublikowaniu dwóch odrębnych dokumentów. Roczne sprawozdanie z działalności za 2011 r. obejmuje wszystkie aspekty prawne w zakresie sprawozdawczości i jest przeznaczone dla zarządu Centrum i władzy budżetowej. W Sprawozdaniu dla klientów za 2011 r., które teraz mają Państwo w rękach, prezentujemy nasze najważniejsze osiągnięcia w 2011 r. z punktu widzenia usługodawcy, a także przedstawiamy w skrócie nasze działania dotyczące realizacji naszej drugiej misji współpracy międzyinstytucjonalnej. Ponadto dzięki niniejszemu Sprawozdaniu dla klientów pośrednio szerzymy także wiedzę na temat wszystkich agencji i organów UE, do których należy Centrum Tłumaczeń. To miły dodatkowy akcent. Mam nadzieję, że przyjazny dla czytelnika styl opracowanego przez Centrum Sprawozdania dla klientów za 2011 r. zachęci Państwa do przeczytania go od deski do deski za jednym zamachem. Miłej lektury! Gailė Dagilienė

5 5 II. KLIENCI RACJA BYTU CENTRUM TŁUMACZEŃ Umowy z nowymi klientami W 2011 r. Centrum Tłumaczeń podpisało umowy z czterema nowymi klientami, zwiększając do końca roku liczbę swoich klientów do 56: z trzema nowymi organami nadzoru finansowego (Europejskim Urzędem Nadzoru Bankowego EUNB, Europejskim Urzędem Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych EUNGiPW, Europejskim Urzędem Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych EUNUiPPE), które rozpoczęły działalność w dniu 1 stycznia 2011 r. i znajdują się odpowiednio w Londynie, Paryżu i Frankfurcie nad Menem, oraz z Organem Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC), z którym Centrum podpisało umowę w marcu i który w październiku przeniósł się do swojej stałej siedziby w Rydze. Podstawę sprawnej współpracy z tymi nowymi klientami ustanowiono przez utworzenie konta na portalu dla klientów na potrzeby składania zleceń tłumaczenia, powołanie koordynatora dla każdego klienta, zapewnienie klientom odpowiednich danych kontaktowych i opisu zadań sekcji Centrum oraz zebranie podstawowych materiałów referencyjnych na temat głównej bazy Centrum zawierającej materiały referencyjne (One-Stop-Shop). Pierwsze zlecenia zostały z powodzeniem przetworzone i Centrum oczekuje nasilenia kontaktów w 2012 r. Potencjalni klienci W 2011 r. chcąc zwiększyć liczbę klientów, jak przewidziano w aktualnej strategii na lata i w nowej Strategii na lata : podejmowanie wyzwań, którą zarząd Centrum przyjął na posiedzeniu w październiku 2011 r., Centrum kontynuowało poszukiwanie nowych możliwości biznesowych. Rozpoczęto negocjowanie umowy z Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, który ma wspólne służby tłumaczeniowe z Komitetem Regionów. Centrum przedstawiło również projekt umowy europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości, która została oficjalnie ustanowiona w dniu 25 października 2011 r. i będzie miała siedzibę w Tallinie. Obie umowy mają zostać podpisane na początku 2012 r. W 2011 r. w odpowiedzi na wyzwanie związane z wcześniejszym niż oczekiwano spadkiem liczby zleceń na tłumaczenie wspólnotowych znaków towarowych, we współpracy z Dyrekcją Generalną ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji Centrum opracowało projekt Możliwości w zakresie zrównoważonej przyszłości Centrum. W dokumencie tym, przedstawionym zarządowi w październiku 2011 r., przewidziano trzy sposoby zrównoważenia przez Centrum zmniejszenia obciążenia pracą, przy czym rozwiązaniem najbardziej wybiegającym w przyszłość jest strategiczne partnerstwo z Komisją. Rozpoczęto już spotkania w tym celu. Sprawozdanie ze spotkań, seminariów i projektów z klientami 1 W celu wspierania wymiany informacji i współpracy z zainteresowanymi stronami Centrum Tłumaczeń nadal odwiedzało klientów lub przyjmowało ich w swojej siedzibie. W sumie w 2011 r. spotkano się z 20 z 56 klientów. Spotkania z klientami miały różną postać od wizyt informacyjnych w przypadku nowych klientów po ogólną wymianę informacji na temat przepływu pracy, codziennej działalności w zakresie tłumaczenia i kwestii dotyczących konkretnych projektów, a także szkolenia i działania następcze związane z portalem dla klientów. W 2011 r. Centrum spotkało się z następującymi klientami lub wdrożyło następujące projekty 2 : ETF W 2011 r. liczba stron tłumaczenia zleconych przez Europejską Fundację Kształcenia (ETF) była dość stabilna w porównaniu z 2010 r. W 2011 r. ETF zlecała tłumaczenia tylko z języka angielskiego. Językami docelowymi były niemiecki, francuski, włoski i hiszpański, a także języki krajów uczestniczących we współpracy w ramach polityki sąsiedztwa UE, takie jak rosyjski i arabski. Zlecono tłumaczenie następujących typów dokumentów: sprawozdań dotyczących poszczególnych krajów, sprawozdania rocznego, opisów programów, protokołów i korespondencji. Na początku roku prowadzono intensywną wymianę zdań z ETF, która była odpowiedzialna za koordynację informacji przekazywanych przez agencje należące do klastra Edukacja, biznes i innowacja na rzecz wzrostu gospodarczego (którego Centrum było członkiem) na potrzeby wystawy Agencje UE liderem, zorganizowanej w Parlamencie Europejskim w Brukseli na początku 2011 r. 3. Liczba stron przetłumaczonych dla ETF: stron (3 135 w 2010 r.) Rozwój bazy klientów Szczegółowy przegląd ogólnych zmian w liczbie zleceń zob. rozdział III. Szczegółowy podział zleceń według klientów przedstawiono w załącznikach. 2 Klientów przedstawiono w porządku, w którym figurują w budżecie Centrum. 3 Zob. Wydarzenia międzyagencyjne" na stronie 16.

6 6 EMCDDA Głównymi dokumentami przetłumaczonymi i zweryfikowanymi w ciągu roku dla Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (EMCDDA) były: sprawozdanie roczne za 2010 r. i informacje na temat narkotyków i narkomanii, badania dotyczące sytuacji w zakresie narkotyków w poszczególnych krajach, a także analiza używania narkotyków i grup używających narkotyków wśród młodych ludzi w pewnych krajach europejskich. Centrum wysoko sobie ceniło współpracę z EMCDDA w ramach wystawy Agencje UE liderem w Parlamencie Europejskim w lutym 2011 r., której motorem i głównym koordynatorem było Centrum Monitorowania 4. Liczba stron przetłumaczonych dla EMCDDA: stron (6 681 w 2010 r.) EMA W 2011 r., podobnie jak w latach wcześniejszych, większość tłumaczeń zlecanych przez Europejską Agencję Leków (EMA) stanowiły streszczenia EPAR (Europejskich Publicznych Sprawozdań Oceniających). Przez cały rok Centrum aktywnie uczestniczyło w aktualizacji i przeglądzie językowym różnych szablonów dokumentów we wszystkich językach UE do najnowszych wymogów legislacyjnych dostosowano szablony streszczenia EPAR i QRD 5 dotyczące produktów leczniczych stosowanych u ludzi najważniejsze dokumenty referencyjne stosowane w odniesieniu do produktów wprowadzanych do obrotu w Europie w ramach procedury scentralizowanej. Po raz pierwszy utworzono szablon EPAR dotyczący leków generycznych, natomiast szablony innych powiązanych dokumentów (pytania i odpowiedzi) uaktualniono i zharmonizowano. EMA z zadowoleniem przyjęła udział Centrum w tym procesie przeglądu i jego ścisłą współpracę z krajowymi organami regulacyjnymi w całej Europie, gdyż doprowadziło to do powstania bardziej spójnych i bardziej dopracowanych pod względem językowym szablonów dokumentów, które opublikowano na stronie internetowej EMA. Po tych pracach normalizacyjnych Centrum zreorganizowało i zoptymalizowało pamięci tłumaczeniowe, aby odzwierciedlały one najnowszy stan dokumentów, a tym samym efektywniej służyły tłumaczom. Centrum nadal tłumaczyło informacje o produkcie dotyczące nowych produktów leczniczych opracowywanych przez małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP). Centrum zajęło się 12 z tych obszernych dokumentów (osiem dotyczyło produktów leczniczych stosowanych u ludzi, a cztery weterynaryjnych produktów leczniczych) jest to trzy razy więcej niż w poprzednim roku. Biorąc pod uwagę zakres i zwiększoną liczbę tych projektów tłumaczeniowych oraz związane z nimi wyzwania w zakresie zarządzania zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi zasobami, w 2011 r. Centrum dążyło do optymalizacji harmonogramu tych tłumaczeń. Temat ten wprowadzono do porządku obrad czerwcowego posiedzenia plenarnego grupy roboczej ds. QRD, podczas którego Centrum przedstawiło swój wniosek dotyczący uzyskania czasu na tłumaczenie tych dokumentów zawierających informacje o produkcie, mając na celu znalezienie realnego rozwiązania ze wszystkimi stronami zaangażowanymi w przygotowanie i weryfikację tłumaczenia. Następnie podczas specjalnej telekonferencji, o której EMA poinformowała organy krajowe na wrześniowym posiedzeniu plenarnym grupy roboczej ds. QRD, wypracowano rozwiązanie kompromisowe z EMA. Po okresie próbnym, który kończy się w styczniu 2012 r., temat ten zostanie przeanalizowany w pierwszym kwartale 2012 r. Z okazji spotkania uzupełniającego z użytkownikami pilotażowymi portalu dla klientów 6, które odbyło się w listopadzie, EMA omówiła z Centrum swoje zapotrzebowanie na bardzo pilne tłumaczenia, jak również kwestię zasobów Centrum w przypadku kilku pilnych tłumaczeń, które trzeba wykonać równolegle, a także tłumaczenie na wszystkie języki UE strony internetowej Rejestr badań klinicznych (ang. Clinical Trial Register) projektu, który rozpoczęto pod koniec 2011 r. Liczba stron przetłumaczonych dla EMA: stron ( w 2010 r.) EU-OSHA Tłumacz przy pracy W 2011 r. Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EU-OSHA) zmniejszyła ilość swoich tłumaczeń o połowę. Do głównych typów tłumaczonych dokumentów należały przeznaczone na stronę internetową materiały/dokumenty dotyczące kampanii Europejski tydzień, arkusze informacyjne, roczny program prac, sprawozdanie roczne, budżet, protokoły posiedzeń i broszury. Współpraca z Agencją nadal była bardzo efektywna i pozytywna. W 2011 r. odbyły się dwa spotkania z przedstawicielami EU- OSHA. Na pierwszym spotkaniu wspólnie zastanawiano się nad przyszłymi możliwościami współpracy, takimi jak redakcja tekstu strony internetowej, bezpośrednie tłumaczenie na stronę internetową Agencji i lokalizacja treści dla poszczególnych wersji językowych OSHwiki, ograniczonej Wikipedii dotyczącej kwestii 4 Zob. Wydarzenia międzyagencyjne na str QRD przegląd jakości dokumentów (ang. Quality Review of Documents). 6 Zob. str. 18.

7 7 BHP, w odniesieniu do której EU-OSHA zawarła partnerstwo ze Stanami Zjednoczonymi. EU-OSHA poinformowała Centrum, że przywiązuje szczególną wagę do normalizacji tekstu i dlatego pracuje nad wewnętrznym przewodnikiem redakcyjnym. Wspomniano również, że w Agencji utworzono zespół ds. projektów tłumaczeniowych, w skład którego wchodzą pracownicy z każdego działu. Zadaniem tego zespołu było zbadanie sposobu planowania tłumaczeń, planowanie perspektywiczne, omówienie kwestii redakcji, mającej coraz większe znaczenie dla Agencji, oraz ogólnie zastanowienie się nad sposobem wdrożenia biznesowego podejścia do projektów publikacji. Na drugim spotkaniu EU-OSHA bardziej szczegółowo omówiła projekty normalizacyjne, tj. opracowywanie przez Agencję szablonów dla najpopularniejszych formatów dokumentów, takich jak komunikaty prasowe, broszury E-facts itp., i wyjaśniła z pracownikami Centrum kwestie związane z przepływem pracy. Liczba stron przetłumaczonych dla EU-OSHA: strony ( w 2010 r.) UHRW W 2011 r. nastąpił znaczny spadek liczby tłumaczeń dotyczących wspólnotowych znaków towarowych 7, który wynikał z wprowadzenia zmian technologicznych w Urzędzie Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (znaki towarowe i wzory) (UHRW). Przetworzono jednak znacznie więcej dokumentów niż w 2010 r. Redagowanie decyzji UHRW o sprzeciwie i unieważnieniu nadal stanowiło w 2011 r. znaczną część pracy zespołu angielskiego każdego tygodnia przetwarzano około 75 dokumentów. Decyzje o sprzeciwie są przygotowywane według standardowego szablonu dokumentów. Ulepszono opracowane w Centrum makro, które służy zaznaczaniu niestandardowych fragmentów wymagających redakcji. Stało się ono bardzo cenną pomocą pod względem ograniczania powielania pracy oraz ostatecznie umożliwiło zwiększenie efektywności pracy redaktorów wewnętrznych. Współpraca z UHRW przebiegała najsprawniej w całej jej historii, a na zapytania językowe wysyłane przez Centrum udzielano szybkiej i skutecznej odpowiedzi. Główna osoba odpowiedzialna w UHRW za zlecanie tłumaczeń dokumentów udzieliła bardzo szczegółowych informacji zwrotnych na temat portalu dla klientów Centrum. W połowie 2010 r. Centrum wprowadziło nowe narzędzie przepływu pracy Tr@Mark, które ogranicza cały proces przetwarzania i umożliwia większą elastyczność, jeżeli chodzi o liczbę partii znaków towarowych, które można przerobić tygodniowo. W konsekwencji w styczniu 2011 r. Centrum mogło wykonać trzy partie tygodniowo, a od maja 2011 r. partię dziennie. Umożliwiło to ograniczenie czasu wykonania poszczególnych partii, co przyczyniło się do skrócenia całego procesu przetwarzania zleceń dotyczących znaków towarowych w Urzędzie. W latach 2009 i 2010 Centrum dostarczyło, w ramach projektu EuroACE 8, tłumaczenie obszernych list towarów i usług z języka angielskiego na wszystkie języki UE. W ramach wspólnych starań na rzecz poprawy jakości usług oferowanych przez Centrum UHRW przesłał w 2011 r. informacje zwrotne na temat tłumaczeń EuroACE. Tłumacze je dokładnie przeanalizowali i podjęli działania następcze. Ogólnie rzecz biorąc, powtórzone tłumaczenia wykryte przez UHRW okazały się spowodowane wariantami pisowni i synonimami pierwotnego terminu. Niemniej jednak było to ciekawe i użyteczne doświadczenie, które potwierdziło dobrą jakość usług świadczonych przez Centrum. Aby utorować drogę przystąpieniu w przyszłości Chorwacji do UE, Urząd zwrócił się do Centrum również z prośbą o przetłumaczenie na język chorwacki bazy danych EuroAce zawierającej około terminów. Tłumaczenie rozpoczęto w lipcu 2011 r. i powinno zostać ukończone w pierwszej połowie 2012 r. Odbyło się kilka spotkań koordynacyjnych między UHRW i Centrum. Dwa miały miejsce w Luksemburgu, tuż przed posiedzeniami zarządu w marcu i październiku, a dwa w Alicante (jedno w sierpniu dotyczyło przede wszystkim kwestii technicznych i zleceń i jedno w październiku poświęcone było aspektom finansowym). Prezes Urzędu i dyrektor Centrum również spotkali się kilkakrotnie, aby omówić przyszłość współpracy pomiędzy oboma organami. Te spotkania i dyskusje doprowadziły do utworzenia nowego projektu, który ma na celu automatyzację i stałe wzbogacanie baz terminologicznych EuroClass 9. Projekt ten po raz pierwszy omówiono w sierpniu, następnie sprecyzowano we wrześniu i październiku, a w październiku rozpoczęto etap rozwoju. W ramach projektu utworzona zostanie infrastruktura między Centrum a UHRW oparta na usługach internetowych, która zacznie funkcjonować na początku 2012 r. Liczba stron przetłumaczonych dla UHRW: stron dokumentów ( w 2010 r.) i stron na temat znaków towarowych i wzorów ( w 2010 r.) Europol W 2011 r. odnotowano spadek liczby dokumentów tłumaczonych dla Europejskiego Urzędu Policji (Europolu). Do typów tłumaczonych dokumentów należały dokumenty administracyjne (tj. porządki obrad i projekty protokołów posiedzeń zarządu, decyzje zarządu, decyzje komitetu odwoławczego WON i korespondencja), sprawozdania (sprawozdanie ogólne, sprawozdanie na temat sfałszowanych produktów leczniczych, sprawozdania dotyczące ochrony danych itp.), treść na stronę internetową i dokumenty budżetowe. W grudniu Centrum odwiedziło Europol, aby dowiedzieć się, jak Europol przeniósł się z jednego budynku do drugiego przy minimalnej przerwie w świadczeniu usług informatycznych, oraz omówić ciągłość działania, wyposażenie informatycznych 7 Więcej szczegółów na temat znaków towarowych zob. str Projekt EuroAce polega na zatwierdzaniu tłumaczeń list towarów i usług, z których korzysta UHRW, w celu składania przez sektor przemysłu wniosków o rejestrację znaku towarowego. 9 EuroClass jest narzędziem, które wspomaga wnioskodawców w klasyfikowaniu towarów i usług, umożliwiając im porównanie zasobów baz danych klasyfikacji 23 krajowych urzędów znaków towarowych.

8 8 stanowisk pracy i usługi. Była to dla Centrum dobra okazja, aby przygotować się do przeniesienia własnego centrum danych. Liczba stron przetłumaczonych dla Europolu: stron (9 990 w 2010 r.) FRA W 2011 r. liczba stron przetłumaczonych dla Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) zmniejszyła się. Przetłumaczone dokumenty obejmowały sprawozdania tematyczne, roczne sprawozdanie z działalności i roczny program prac, budżet, biuletyny, komunikaty prasowe, protokoły posiedzeń, korespondencję, podręczniki, materiały na stronę internetową i przemówienia. Na wszelkie pytania dotyczące tekstów źródłowych Agencja odpowiadała szybko i terminowo oraz regularnie przekazywała informacje zwrotne na temat tłumaczeń. Centrum opracowało glosariusz 155 podstawowych terminów w 23 językach. Ważną publikacją, która miała objętość ponad 170 stron i została przetłumaczona na wszystkie języki UE, był Podręcznik europejskiego prawa o niedyskryminacji, wydany przez Agencję we współpracy z Europejskim Trybunałem Praw Człowieka. Pierwszą partię wersji językowych odesłano Agencji pod koniec 2010 r., natomiast drugą partię dostarczono w kwietniu 2011 r. Przez cały rok 2011 Centrum otrzymywało od Agencji szczegółowe uwagi dotyczące tych tłumaczeń, które ujawniły złożoność tematu, a także brak spójności terminologii i dokumentów referencyjnych wykorzystywanych przez służby tłumaczeniowe UE i Rady Europy. W celu rozwiązania tych problemów oraz lepszego zrozumienia wymagań i oczekiwań Agencji, Centrum skontaktowało się z Agencją z propozycją pogłębienia wymiany informacji poprzez seminarium dla tłumaczy Centrum i sekcji pomocniczych na początku 2012 r. Liczba stron przetłumaczonych dla FRA: stron ( w 2010 r.) EBI W maju Centrum przyjęło delegację EBI w ramach ogólnej analizy porównawczej, w której uczestniczy wiele instytucji/organów UE. Celem wizyty było poznanie sposobu działania przepływu pracy w Centrum oraz uzyskanie obszerniejszych informacji o systemie zarządzania zapewnianiem jakości w Centrum, sieci tłumaczy zewnętrznych, a także wstępnym i końcowym procesie tłumaczenia dokumentów. W ramach działań następczych Centrum odwiedziło EBI z bardziej szczegółową prezentacją na temat metod pracy Centrum. EBI zlecił Centrum kilka tłumaczeń, w tym sprawozdania roczne Komitetu Kontroli i Audytu dla Rady Gubernatorów EBI, które przetłumaczono na języki grecki, hiszpański i portugalski. Liczba stron przetłumaczonych dla EBI: 176 stron (13 w 2010 r.) EFSA W przeciwieństwie do poprzednich lat, gdy bezwzględną większość tłumaczeń dla tego klienta stanowiły streszczenia opinii naukowych, w 2011 r. duża ilość tłumaczeń zleconych przez Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) miała charakter raczej administracyjny (protokoły posiedzeń, specyfikacje przetargowe, korespondencja itd.) i prawny (odpowiedzi na pozew w różnych sprawach sądowych itp.). Inną znaczną częścią tłumaczeń zleconych przez EFSA w tym roku były komunikaty prasowe na temat aktualnych kwestii, np. ogniska E. coli w Niemczech. Urząd dołożył również znacznych starań pod względem udostępniania (za pośrednictwem tłumaczeń) ciekawych publikacji i artykułów z monitorowanych przez siebie mediów prasowych UE i wyników różnych badań prowadzonych na całym świecie. Dlatego teksty źródłowe sporządzone były także w niektórych językach wschodnioeuropejskich i bardziej egzotycznych, takich jak japoński. Niemniej jednak dominującymi językami docelowymi dla tego typu dokumentów pozostały francuski, niemiecki i włoski. EFSA nadal przesyłał wartościowe informacje zwrotne za pomocą kart zadowolenia klienta (ang. Client Satisfaction Form CSF), oparte na korektach tłumaczeń wykonanych przez Centrum. Ten fakt oraz częsta wymiana informacji na temat terminologii między Centrum i EFSA pozwoliły Centrum na dostosowanie zarówno stylu, jak i terminologii do specyficznych potrzeb EFSA. Centrum współpracowało również z EFSA i międzyinstytucjonalnym Komitetem Koordynacyjnym ds. Tłumaczeń (ang. Coordinating Committee on Translation CCT) w zakresie dostępu do narzędzia do metawyszukiwania QUEST. O tym narzędziu, która umożliwia wyszukiwanie jednocześnie w wielu zasobach językowych, EFSA dowiedział się podczas wizyty w Centrum. Liczba stron przetłumaczonych dla EFSA: stron (5 541 w 2010 r.) EASA Tłumaczenie tekstów na temat lotnictwa jest prawdziwym wyzwaniem, ponieważ mają one bardzo specyficzną terminologię. W 2011 r. ważnym wydarzeniem było seminarium, które odbyło się w lutym w Luksemburgu i w którym uczestniczyło Centrum, EASA i 19 przedstawicieli z 14 krajowych władz lotniczych. Głównym celem tego seminarium było promowanie wzajemnego zrozumienia misji, struktur i procesów pracy EASA i Centrum, a także wyzwań stojących przed obiema tymi instytucjami. Innym ważnym celem było omówienie sposobów wzmocnienia/ usystematyzowania współpracy z krajowymi władzami lotniczymi, aby zagwarantować osiągnięcie wspólnego celu, jakim są wysokiej jakości tłumaczenia materiałów dla EASA w dziedzinie ustanawiania przepisów. Skupiono się na wymianie materiałów referencyjnych i poradach na temat sposobów radzenia sobie z niektórymi z licznych specyficznych problemów w terminologii unijnej i krajowej.

9 9 tego projektu było zatem zapewnienie ECDC szczegółowej analizy wielojęzycznego stanu jej strony internetowej. W końcu tłumaczeniem strony internetowej, które składało się z ponad 200 plików, zarządzano jako jednym projektem. Umożliwiło to zachowanie strukturalnej integralności stron i ułatwiło ich wprowadzenie na stronę internetową ECDC. Seminarium z EASA i krajowymi władzami lotniczymi Ponieważ teksty, które dla EASA tłumaczy Centrum, są wykorzystywane jako materiały referencyjne w tłumaczeniach ostatecznych wersji aktów ustawodawczych Komisji, po seminarium odbyło się trójstronne spotkanie pomiędzy EASA, Centrum i Komisją Europejską (DG MOVE i DGT). Strony uzgodniły zoptymalizowany przepływ pracy, zwłaszcza w odniesieniu do przeglądu tłumaczeń związanych z planowanym nowym prawodawstwem dotyczącym poszerzenia zakresu działalności EASA. Jako pierwszy krok w kierunku harmonizacji terminologii Centrum przedstawiło EASA i Komisji wykaz terminów, co do których istnieją wątpliwości, aby uzyskać wytyczne co do preferowanej terminologii. Przez cały rok Centrum zajmowało się tłumaczeniem opinii wchodzących w zakres poszerzonego mandatu Agencji. W odniesieniu do niektórych z nich EASA przesłała informacje zwrotne dla poszczególnych języków otrzymane od ekspertów krajowych DG MOVE i tłumaczy z DGT. Liczba stron przetłumaczonych dla EASA: stron ( w 2010 r.) ECDC W 2011 r. liczba stron przetłumaczonych dla Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC) była mniej więcej stabilna. Zlecano tłumaczenie głównie dokumentów z wyjaśnieniem objawów różnych chorób, aby umożliwić społeczeństwu ich prawidłowe rozpoznanie, a także z poradami na temat środków profilaktycznych, które należy podjąć. Ponadto ECDC w dużej mierze skupiło się na antybiotykach oraz odpowiedzialnym ich stosowaniu i przepisywaniu. Pewną liczbę broszur informacyjnych i ulotek na ten temat przetłumaczono na wszystkie języki UE. Inną część tłumaczeń Centrum dla ECDC w 2011 r. stanowiły publikacje ogólne, takie jak roczne sprawozdanie dyrektora za 2010 r. oraz streszczenie najważniejszych publikacji. Zlecono również aktualizację struktury organizacyjnej ECDC. Zlecenie to zrealizowano poprzez szeroko zakrojoną wymianę informacji zwrotnych i konsultacje terminologiczne. Centrum przetłumaczyło też obszerne fragmenty strony internetowej ECDC na wszystkie języki UE, a także na islandzki i norweski. Części tej strony Centrum przetłumaczyło już w przeszłości. W niektórych przypadkach jednak teksty źródłowe w języku angielskim po latach uległy zmianie. Elementem Aby pomóc Centrum w zrozumieniu misji ECDC i potrzeb w zakresie komunikacji wielojęzycznej, ECDC zgodziło się na propozycję Centrum dotyczącą zorganizowania w 2012 r. seminarium dla tłumaczy. Liczba stron przetłumaczonych dla ECDC: stron (6 397 w 2010 r.) EACEA W 2011 r. liczba zleceń od Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA) zmniejszyła się. Większość oryginalnych tekstów była sporządzona w języku angielskim, a wnioski dotyczące projektów przesyłano w niektórych innych językach UE, takich jak polski i holenderski. Tłumaczenia dokumentów w dziedzinie uczenia się przez całe życie, w tym programów wymiany, takich jak Erasmus, Leonardo, Comenius itp. były wykonywane głównie na trzy języki robocze Komisji Europejskiej angielski, francuski i niemiecki. Zaproszenia do składania wniosków dotyczące różnych programów, którymi zarządza Agencja, oraz do publikacji w Dzienniku Urzędowym były tłumaczone i aktualizowane we wszystkich językach UE. Na sesji szkoleniowej na temat portalu dla klientów, która odbyła się w styczniu 2011 r. w Brukseli, Centrum omówiło potrzeby Agencji w zakresie eksportowania danych z portalu dla klientów do systemów lokalnych. Agencja poruszyła również określone kwestie związane z tłumaczeniem, takie jak: zapewnianie jakości, dostarczanie informacji zwrotnych na temat tłumaczenia, programowanie obciążenia pracą i obliczanie liczby stron. Liczba stron przetłumaczonych dla EACEA: strony (8 928 w 2010 r.) ECHA W 2011 r. liczba stron przetłumaczonych dla Europejskiej Agencji Chemikaliów (ECHA) była mniejsza niż w 2010 r. Do typów dokumentów przetłumaczonych i zweryfikowanych dla ECHA należały bardzo długie wytyczne, krótkie, lecz często skomplikowane informacje prasowe lub powiadomienia o nowościach, głównie dotyczące funkcji REACH (rejestracja, ocena, udzielanie zezwoleń i stosowane ograniczenia w zakresie chemikaliów) i CLP (klasyfikacja, oznakowanie i pakowanie), a także charakterystyki technicznej i operacyjnej, decyzji Komisji Odwoławczej, planów oceny substancji, wewnętrznych procedur ECHA (np. procedur ograniczeń) i wieloletniego program prac na lata Centrum doceniło szybkość i terminowość, z jakimi odpowiedziano na wszelkie pytania dotyczące dokumentów źródłowych, i regularnie

10 10 aktualizowało katalog Agencji w głównym repozytorium materiałów referencyjnych Centrum (One Stop Shop), poprzez wprowadzanie nowych rozporządzeń i tekstów ustawodawczych, najnowszej struktury organizacyjnej i przydatnych linków zawierających odnośniki do glosariuszy, wytycznych, informacji na temat REACH i CLP, publikacji ECHA oraz innych wartościowych źródeł. Centrum uczestniczyło w warsztatach na temat rozporządzeń REACH i CLP. Podczas tych warsztatów nie tylko przedstawiono teoretyczny przegląd tych rozporządzeń, ale również zajęto się aspektami praktycznymi: sprawozdaniem dotyczącym doświadczenia sektora przemysłu w dziedzinie rejestracji substancji zgodnie z rozporządzeniem REACH, aspektów prawnych i komercyjnych oraz ograniczeń dla MŚP, jakie wynikają z REACH. Omówiono też wyzwania wynikające z wdrożenia przyszłych środków w ramach REACH i CLP. W 2011 r. dużym osiągnięciem tej Agencji było bez wątpienia udostępnienie bazy danych ECHA-term 10. Liczba stron przetłumaczonych dla ECHA: stron ( w 2010 r.) Wspólne przedsiębiorstwa W listopadzie 2011 r. Centrum odwiedziło następujące cztery wspólne przedsiębiorstwa: wspólne przedsiębiorstwo ARTEMIS (ARTEMIS JU), które zajmuje się technologią systemów wbudowanych, wspólne przedsiębiorstwo na rzecz realizacji wspólnej inicjatywy technologicznej w zakresie leków innowacyjnych (IMI JU), wspólne przedsiębiorstwo ENIAC (ENIAC JU), które zajmuje się nanotechnologiami, oraz wspólne przedsiębiorstwo na rzecz technologii ogniw paliwowych i technologii wodorowych (FCH JU). Wszystkie te przedsiębiorstwa znajdują się w Brukseli i są jednymi z najnowszych klientów Centrum. Podczas tego spotkania omówiono przede różne usługi językowe, które Centrum może zaoferować, a także terminy, ceny i proces zapewnienia jakości tłumaczeń. Kilku przedstawicieli powiedziało, że są bardzo zadowoleni z nowego portalu dla klientów, który Centrum uruchomiło na początku 2011 r. narzędzia, które zdaniem przedstawiciela IMI JU jest bardzo przyjazne dla użytkownika i dobrze zaprojektowane. Choć liczba zleceń tłumaczenia złożonych przez te wspólne przedsiębiorstwa wzrasta, jest na razie raczej mała, ponieważ prowadzą one działalność głównie w języku angielskim. W 2011 r. Centrum przetłumaczyło roczne sprawozdania finansowe tych przedsiębiorstw, dokumenty dotyczące zaproszeń do składania ofert i odpowiedzi dla Trybunału Obrachunkowego. Wspólne przedsiębiorstwa oczekują jednak, że w przyszłości liczba złożonych przez nie zleceń tłumaczenia będzie wzrastać wraz z poszerzaniem się ich kompetencji. Liczba przetłumaczonych stron: ARTEMIS JU (86 stron w 2011 r. i 21 w 2010 r.), IMI JU (285 stron w 2011 r. i 85 w 2010 r.), ENIAC JU (42 strony w 2011 r. i 0 w 2010 r.), FCH JU (66 stron w 2011 r. i 0 w 2010 r.), SESAR JU (197 stron w 2011 r. i 268 stron w 2010 r.), CS JU (42 strony w 2011 r. i 105 stron w 2010 r.). EASO W czerwcu 2011 r. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO), który został klientem Centrum we wrześniu 2010 r., oficjalnie otworzył swoją siedzibę w Valetcie na Malcie. W maju 2011 r. Centrum otrzymało pierwsze zlecenia od EASO moduły z europejskiego programu szkoleń dla pracowników służb azylowych (EAC), których objętość wyniosła ponad stron, które należało przetłumaczyć z języka angielskiego na grecki. Ilekroć pojawiały się problemy tłumaczeniowe, Urząd szybko odpowiadał na wszelkie wysłane pytania. EASO będzie organizować działania szkoleniowe dla urzędników służby cywilnej w państwach członkowskich, którzy specjalizują się w prawie azylowym. Eksperci ci zazwyczaj nie mówią po angielsku i będą musieli zostać przeszkoleni w swoich językach ojczystych. Takie działania miały znaczący wpływ na tłumaczenia: EASO utworzył dwanaście modułów EAC do e-learningu, które zostaną przetłumaczone przez Centrum. W celu przygotowania się do przyszłej pracy uaktualniono główne repozytorium materiałów referencyjnych Centrum, One Stop Shop, wprowadzając do niego znaczną liczbę dokumentów. We wrześniu 2011 r. Centrum uczestniczyło w seminarium dotyczącym Ulepszenia systemów azylowych państw członkowskich i określenia dobrych praktyk, zorganizowanym przez Europejski Instytut Administracji Publicznej (EIPA) w Maastricht, uzyskując w ten sposób cenną wiedzę na temat dziedziny działalności Urzędu. Liczba stron przetłumaczonych dla EASO: strony (0 w 2010 r.) ACER Umowa z Agencją ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (ACER) podpisana została w grudniu 2010 r. Jak to często bywa w przypadku nowych agencji, ACER najpierw poświęciła czas na zatrudnienie personelu oraz określenie własnych procesów i działań, co tłumaczy, dlaczego początkowo nie było żadnych konkretnych potrzeb językowych, które należałoby zaspokoić, poza tłumaczeniem budżetu Agencji, które zlecono w grudniu 2011 r., a dostarczono w styczniu 2012 r. W czerwcu 2011 r. Centrum odwiedziło Agencję w Lublanie. Jak zwykle przy okazji pierwszych wizyt u nowych klientów celem było promowanie wzajemnego zrozumienia i wzmocnienie nowych relacji pomiędzy obiema agencjami, co ułatwi ich codzienne kontakty w przyszłości. Wówczas ACER nadal musiał określić swoją przyszłą politykę językową: nie ustalono jeszcze, jakie typy dokumentów trzeba będzie tłumaczyć (poza budżetem). Liczba stron przetłumaczonych dla ACER: 0 stron 10 Aby uzyskać więcej informacji na temat projektu ECHA-term, zob. str. 15 i 19 oraz artykuł opublikowany w pierwszym numerze biuletynu informacyjnego dla klientów Centrum Tłumaczeń pt. The language hub.

11 11 CCE-EMPLOI Od 2003 r. Centrum współpracuje z Dyrekcją Generalną ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego (DG EMPL) Komisji w zakresie tłumaczenia informacji dotyczących poszczególnych krajów na potrzeby Europejskiego Portalu Mobilności Zawodowej EURES. W 2011 r. współpraca ta została rozszerzona o tłumaczenie na 24 języki i weryfikację plików zawierających opisy krajów na potrzeby systemu wzajemnej informacji o ochronie socjalnej w Europie (MISSOC). Przedsięwzięcie to wiąże się z przetłumaczeniem na każdy język około stron. Tłumaczy to znaczny wzrost liczby przetłumaczonych stron. W październiku pracownicy Centrum spotkali się z kolegami z DG EMPL na posiedzeniu koordynacyjnym w Brukseli. Oprócz pytań dotyczących regularnej pracy Centrum dla portalu EURES omawiano również projekt MISSOC. Ze względu na liczbę stron w ramach projektu MISSOC i jego techniczną złożoność różne departamenty Centrum zaangażowane w proces tłumaczenia musiały skoordynować swoje działania, aby dostarczyć oczekiwany produkt. Było to jednak warte zachodu, ponieważ na posiedzeniu koordynatorka MISSOC stwierdziła, że jest zadowolona z tłumaczenia zarówno pod względem terminowości, jak i jakości treści i formatowania. Od sierpnia pełna wersja przewodnika jest dostępna w Internecie. W grudniu 2011 r. Centrum otrzymało pierwszą aktualizację przewodnika MISSOC z terminem na marzec 2012 r. oraz zlecenie tłumaczenia całego przewodnika na języki islandzki i norweski z terminem ukończenia na wrzesień 2012 r. Według koordynator MISSOC planuje się, że MISSOC zastąpi, przynajmniej częściowo, obecne strony EURES na temat zabezpieczenia społecznego. Liczba stron przetłumaczonych dla CCE-EMPLOI: stron ( w 2010 r.) Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej W 2011 r. Centrum otrzymało od Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej szereg dokumentów do przetłumaczenia z języka francuskiego. Dokumenty te dotyczyły zorganizowanych przez Trybunał zaproszeń do składania ofert. Trybunał zwrócił się też do Centrum, aby zbadało pewne obszary, w których oba te organy mogłyby ściślej współpracować. Przeprowadzono też kilka testów, aby sprawdzić, w jakim zakresie Centrum mogłoby tłumaczyć pewne typy dokumentów dla Trybunału, głównie z innych języków UE na francuski. Liczba stron przetłumaczonych dla Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej: 253 strony (0 w 2010 r.) EBC W pierwszym kwartale 2011 r. członek zespołu angielskiego Centrum kontynuował w ramach sześciomiesięcznej umowy pracę w Europejskim Banku Centralnym (EBC) i wrócił do Centrum z większym doświadczeniem w redagowaniu dokumentów finansowych. EBC ma własny przewodnik redakcyjny, który różni się w niektórych dość istotnych aspektach od Międzyinstytucjonalnego przewodnika redakcyjnego, co ma na celu spełnianie rygorystycznych kryteriów jakości, którym podlegają bardzo poufne teksty dotyczące polityki bankowej i pieniężnej. Z uwagi na dokumenty, które trzeba będzie w przyszłości redagować dla trzech nowych organów finansowych, Centrum jest bardzo wdzięczne za zdobyte w ten sposób doświadczenie. Ze swojej strony EBC skontaktował się w listopadzie z Centrum z prośbą o złożenie wizyty w Luksemburgu w 2012 r., aby móc dowiedzieć się więcej na temat zautomatyzowanych systemów przepływu pracy w Centrum. W 2011 r. Centrum przetłumaczyło dla EBC mniej dokumentów niż w roku poprzednim. Językami docelowymi były GA, IS, HR, RU i EN. Centrum ukończyło angielski glosariusz zawierający 150 terminów i synonimów dostarczonych przez EBC wraz z ich odpowiednikami w języku irlandzkim. EBC potwierdził chęć dalszego korzystania z Centrum jako punktu kompleksowej obsługi w zakresie języków innych niż języki UE lub przyszłych języków urzędowych UE. Liczba stron przetłumaczonych dla EBC: 30 stron (260 w 2010 r.) Trzy nowe organy nadzoru Projekt MISSOC W 2011 r. Centrum odwiedziło trzy nowe organy nadzoru (Europejski Urząd Nadzoru Bankowego EUNB, Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych EUNGiPW, Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych EUNUiPPE) w dwóch celach: przedstawienia Centrum i dowiedzenia się, czego tak naprawdę można spodziewać się od tych nowych klientów zarówno pod względem ilości, jak i charakteru pracy. Pracownicy Centrum wrócili z tych spotkań z perspektywą realizowania w przyszłości projektów tłumaczenia/redakcji tekstów o dość znacznej objętości.

12 12 Liczba przetłumaczonych stron: EUNB (341 stron), EUNGiPW (487 stron) i EUNUiPPE (43 strony) przeważnie zlecała tłumaczenie zaproszeń do składania ofert, przesłała również szereg poufnych dokumentów, które trzeba było przetwarzać w pomieszczeniu Europolu w Centrum, aby zapewnić właściwe ich traktowanie. Liczba stron przetłumaczonych dla CFCA: stron (601 w 2010 r.) Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (REA) i Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA), które ze względu na charakter swojej misji polegającej na realizacji konkretnych programów lub projektów zlecają głównie tłumaczenie zaproszeń do składania wniosków i specyfikacji przetargowych. Liczba przetłumaczonych stron: REA 204 strony (43 w 2010 r.); ERCEA 400 stron (298 w 2010 r.) Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD), który zwykle zleca tłumaczenia z języka angielskiego na niemiecki i francuski, z wyjątkiem opinii, które są tłumaczone na wszystkie języki UE. Liczba stron przetłumaczonych dla EIOD: stron (9 667 w 2010 r.) Weryfikacja tłumaczenia Centrum kontynuowało efektywną współpracę ze wszystkimi innymi zainteresowanymi stronami. Rozkład pod względem zmiany liczby przetłumaczonych stron przedstawiał się następująco: w odniesieniu do siedmiu klientów można było zauważyć wzrost, który w pewnych przypadkach był znaczący: Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound), w przypadku której, podobnie jak w 2010 r., Centrum nadal zaspokajało zapotrzebowanie na tłumaczenie streszczeń, sprawozdania rocznego (rocznika), rocznego programu prac, broszur informacyjnych, materiałów na stronę internetową, protokołów posiedzeń, korespondencji, procedur naboru i innych publikacji. Liczba stron przetłumaczonych dla Eurofound: stron (6 341 w 2010 r.) Europejska Agencja Kolejowa (ERA), która ma ustawowy wymóg zgłaszania krajowym agencjom kolejowym incydentów, do których doszło w obrębie ich krajowych systemów kolejowych. Sprawozdania te muszą być tłumaczone na język angielski, główny język roboczy Agencji. Liczba stron przetłumaczonych dla ERA: stron (3 146 stron w 2010 r.) Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (FRONTEX), która oprócz dokumentów administracyjnych (tj. programu prac i sprawozdania ogólnego) zleciła tłumaczenie tekstów prawnych przeznaczonych dla sądów Unii Europejskiej. Liczba stron przetłumaczonych dla FRONTEX: stron (2 755 w 2010 r.) Wspólnotowa Agencja Kontroli Rybołówstwa (CFCA), która Wśród klientów Centrum istnieją trzy organizacje, z którymi współpraca pozostawała na stabilnym poziomie z tendencją pozytywną pod względem liczby przetłumaczonych stron, typów dokumentów i kombinacji językowych. Były to: Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL), dla którego Centrum przetłumaczyło głównie wspólne programy szkoleń, ale także budżet i dokumenty związane ze stroną internetową. Liczba stron przetłumaczonych dla CEPOL: 863 strony (860 w 2010 r.) Agencja Wykonawcza ds. Zdrowia i Konsumentów (EAHC), w przypadku której dokumenty dotyczyły niemal wyłącznie przetargów, przy czym językiem źródłowym był głównie angielski, a językami docelowymi były przeważnie niemiecki i francuski; obszerne sprawozdanie Dyrekcji Generalnej ds. Zdrowia i Konsumentów Komisji na temat jej programu Lepsze szkolenia na rzecz bezpieczniejszej żywności zostało przetłumaczone na języki niemiecki, francuski i hiszpański. Liczba stron przetłumaczonych dla EAHC: 927 stron (868 w 2010 r.) Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO), w przypadku którego zlecenia tłumaczenia wybranych dokumentów w określonych kombinacjach językowych osiągnęły podobny poziom jak w 2010 r. Liczba stron przetłumaczonych dla ETO: 288 stron (219 w 2010 r.) Z wielu różnych powodów pomijając ogólne cięcia budżetowe, których muszą dokonać wszystkie instytucje i organy UE liczba przetłumaczonych stron zmniejszyła się w 2011 r. w przypadku następujących 13 klientów: Europejskiej Agencji Środowiska (EEA), której większość tekstów dotyczyła kwestii związanych ze zmianą klimatu, informacji prasowych, projektów w odniesieniu do wspólnego systemu

13 13 informacji środowiskowych, corocznej publikacji sprawozdania Agencji Sygnały, materiału wideo na temat EEA, ale również specjalnych sprawozdań tłumaczonych na określone języki pozaeuropejskie, takie jak: chiński, rosyjski i arabski. Liczba stron przetłumaczonych dla EEA: stron (5 121 w 2010 r.) Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin (CPVO), który stwierdził, że oprócz niektórych posiedzeń rady administracyjnej jest bardzo mało nowych zleceń ze względu na fakt, że większość standardowych dokumentów i informacji już przetłumaczono. Liczba stron przetłumaczonych dla CPVO: 470 stron (893 w 2010 r.) Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (CEDEFOP), w przypadku którego większość tekstów dotyczyła polityki kształcenia zawodowego, umiejętności przydatnych na rynku pracy i pewnych dokumentów prawnych, a tłumaczenie zlecano głównie z języka angielskiego na niemiecki i francuski. Liczba stron przetłumaczonych dla CEDEFOP: 819 stron (1 197 w 2010 r.) Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu (EMSA), w przypadku której w 2011 r. nie było żadnych poważnych wycieków ropy naftowej ani katastrof morskich, o których trzeba byłoby informować, dlatego komunikaty na temat zagrożeń i informacje prasowe w tej dziedzinie nie były konieczne. Liczba stron przetłumaczonych dla EMSA: (1 721 w 2010 r.) Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA), która poza dokumentami administracyjnymi i sprawozdaniami zleciła tłumaczenie całej serii korespondencji z języka greckiego na angielski. Liczba stron przetłumaczonych dla ENISA: 948 stron (1 186 w 2010 r.) Agencji Wykonawczej ds. Konkurencyjności i Innowacyjności (EACI), która zleciła tłumaczenie różnych dokumentów: od zaproszeń do składania wniosków na języki niemiecki i angielski po dokument prawny, który należało przetłumaczyć z języka holenderskiego na angielski i sprawozdania w ramach Europejskiej Sieci Przedsiębiorczości, które przetłumaczono z języków słowackiego i czeskiego na angielski. Liczba stron przetłumaczonych dla EACI: 126 stron (550 w 2010 r.) Agencji Europejskiego GNSS (GSA) i Fusion for Energy (F4E), które zlecały głównie tłumaczenie podstawowych dokumentów administracyjnych, takich jak odpowiedzi dla Trybunału Obrachunkowego lub dokumenty związane z rekrutacją. Liczba przetłumaczonych stron: GSA 42 strony (155 w 2010 r.); F4E 151 stron (310 w 2010 r.) Europejskiej Agencji Obrony (EAO), w przypadku której wszystkie dokumenty były tłumaczeniami technicznymi (ustaleniami dotyczącymi projektu) z języka angielskiego na francuski lub odwrotnie. Liczba stron przetłumaczonych dla EAO: 89 stron (174 w 2010 r.) Agencji Wykonawczej ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (TEN-T EA), w przypadku której najczęstszym typem dokumentów były korespondencja i informacje prasowe. Liczba stron przetłumaczonych dla TEN-T EA: 203 strony (400 w 2010 r.) Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (EIGE), który zaczął wysyłać zlecenia w 2010 r. i wydaje się powoli wykraczać ze zleceniami poza swoje roczne sprawozdanie z działalności, budżet i roczny program prac, prosząc o tłumaczenie publikacji w większym stopniu ukierunkowanych na określone grupy. Liczba stron przetłumaczonych dla EIGE: stron (2 246 w 2010 r.) Rady Unii Europejskiej, w przypadku której Centrum z przyjemnością uzyskało doświadczenie w obszarze języków innych niż języki UE. Dokumenty obejmowały głównie deklaracje/ oświadczenia Wysokiego Przedstawiciela UE, dokumenty dotyczące umów o współpracy/partnerstwie i poufne studia przypadków ludzkich, przetłumaczone na takie języki, jak: perski, arabski, uzbecki i wietnamski. Liczba stron przetłumaczonych dla Rady: 337 stron (896 w 2010 r.) Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, dla którego Centrum kontynuowało tłumaczenie streszczeń decyzji oraz rocznego sprawozdania na wszystkie języki UE. Liczba stron przetłumaczonych dla Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich: stron (8 512 w 2010 r.) Centrum z zadowoleniem stwierdziło, że trzej jego klienci, którzy w ubiegłym roku lub w poprzednich latach nie wysłali żadnego zlecenia, w 2011 r. ponownie zaczęli korzystać z jego usług: Europejska Jednostka Współpracy Sądowej (Eurojust), której przedstawiciele uczestniczyli w maju w sesji szkoleniowej dotyczącej portalu dla klientów i zlecili tłumaczenie dokumentu związanego z budżetem na 21 języków. Liczba stron przetłumaczonych dla Eurojustu: 21 stron Centrum Satelitarne Unii Europejskiej (EUSC), dla którego Centrum przetłumaczyło decyzje administracyjne i regulamin wewnętrzny. Liczba stron przetłumaczonych dla EUSC: 10 stron Europejski Instytut Innowacji i Technologii (EIT), który poza zleceniem tłumaczenia jednego olbrzymiego dokumentu, strategicznego planu innowacji EIT, na wszystkie języki UE, zlecił też tłumaczenie paru dokumentów administracyjnych na kilka języków. Liczba stron przetłumaczonych dla EIT: 886 stron

14 14 Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC), który jest jednym z nowych klientów Centrum, ponieważ podpisał umowę w marcu 2011 r., zamówił przede wszystkim tłumaczenie dokumentów związanych z rekrutacją. Skorzystał z możliwości udziału w międzyagencyjnych warsztatach terminologicznych, aby uczestniczyć w sesji szkoleniowej dotyczącej portalu dla klientów, przeprowadzonej dla klientów po południu w dniu 8 grudnia. Liczba stron przetłumaczonych dla BEREC: 127 stron Komitet Regionów (KR) w trakcie sesji szkoleniowej na temat portalu dla klientów, która odbyła się w czerwcu, wyraził chęć ściślejszej współpracy z Centrum w przyszłości. Liczba stron przetłumaczonych dla KR: 0 stron Podobnie jak w latach ubiegłych, Centrum koordynowało z Urzędem Publikacji tłumaczenie streszczeń budżetów i budżetów korygujących agencji oraz publikowanie ich w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Ogółem do końca roku opublikowano 64 dokumenty. Centrum obsługuje swoich klientów w całej Europie

15 15 Wydarzenia międzyagencyjne Międzyagencyjne warsztaty terminologiczne W dniu 9 grudnia 2011 r. Centrum zorganizowało międzyagencyjne warsztaty terminologiczne, w których udział wzięło 19 klientów. Warsztaty te umożliwiły klientom omówienie sposobu radzenia sobie z terminologią w ich organizacjach. Spotkanie przedstawicieli tak wielu zainteresowanych stron było wyraźnym sygnałem, że terminologia jest ogromnie istotna i stanowi jeden z kluczowych elementów strategii komunikacyjnej w naszym wielojęzycznym środowisku. Warsztaty umożliwiły Centrum zastanowienie się nad rolą terminologii jako narzędzia komunikacji, a także przedstawienie własnych działań na tym polu. Wstępne prezentacje dotyczyły przede wszystkim zarządzania przez Centrum międzyinstytucjonalną bazą terminologiczną IATE 11 i udziału w tej bazie, a także usług językowych, jakie Centrum oferuje swoim klientom, począwszy od sporządzania tematycznych glosariuszy i zbiorów terminów po tworzenie rozwiązań dostosowanych do konkretnych wymagań klientów. Etap prezentacji klientów rozpoczął się od EEA, która przedstawiła swoje prace nad terminologią w dziedzinie środowiska w ramach projektu GEMET (ang. General Multilingual Environmental Thesaurus ogólny wielojęzyczny tezaurus środowiskowy). Początkowym celem tego projektu było ręczne opracowanie indeksu wszystkich źródeł danych i informacji na temat środowiska w Europie. GEMET jest obecnie szeroko rozpowszechniony, często pobierany i regularnie chwalony przez użytkowników. Terminolog z EBC opisał terminologiczne działania prowadzone w Banku, koncentrując się na współpracy z Centrum, na przykład w dziedzinie terminologii irlandzkiej. Przedstawiciel EFSA pokazał, w jaki sposób ich działania w dziedzinie weryfikacji językowej i terminologii umożliwiają Urzędowi dostarczanie łatwo zrozumiałych informacji i poprawianie stylu, przejrzystości i czytelności tłumaczeń przy jednoczesnym zapewnieniu spójnego stosowania terminologii. ECHA przedstawiła bazę danych ECHA-term. Zarówno treść językowa tej bazy danych, jak i jej system informatyczny zostały opracowane przez Centrum we współpracy z ECHA 12. EMCDDA wykazało, w jaki sposób jego działania na rzecz utworzenia wielojęzycznego glosariusza we wszystkich językach UE, ale też w językach norweskim i tureckim, były warte takiej inwestycji, a także jak do bazy danych IATE wprowadzono dane językowe EMCDDA. Przedstawicielka ERA wyjaśniła, jakie korzyści z zasobów terminologicznych odnosi Agencja. Zwrócono uwagę na potrzebę opracowania wspólnie uzgodnionych definicji w celu wsparcia krajowych organów ds. bezpieczeństwa w harmonizacji kryteriów podejmowania decyzji z zastosowaniem właściwych terminów i odpowiednich tłumaczeń. Przedstawicielka ERA omówiła utworzenie glosariusza, który ma być przygotowany w formacie umożliwiającym jego aktualizowanie i ewentualnie udostępnianie innym stronom spoza Agencji. Na koniec przedstawiciel UHRW przedstawił wartość zarządzania terminologią w dziedzinie towarów i usług. Wymienił różne zastosowania całego szeregu naturalnych technik przetwarzania języka na potrzeby zarządzania milionami terminów, zwrotów i jednostek wielowyrazowych, począwszy od analizy składu i sprawdzania pisowni po budowanie zasobów leksykalnych (list terminów, pamięci tłumaczeniowych i ontologii) dla celów indeksowania i technologii tłumaczeniowych. Warsztaty te były doskonałą okazją do zastanowienia się nad pomysłami i przeprowadzenia burzy mózgów w odniesieniu do metod najskuteczniejszej współpracy klientów i Centrum oraz wymiany najlepszych praktyk w tym szybko rozwijającym się obszarze. Zidentyfikowanie nowych terminów w danej dziedzinie to jedna rzecz zapewnienie ich odpowiedników we wszystkich urzędowych językach UE, a nawet językach innych niż języki UE, to inna sprawa. Jeszcze innym wyzwaniem jest dopilnowanie, żeby terminologia będąca wynikiem tej pracy mogła być rozpowszechniana i właściwie wykorzystywana przez autorów dokumentów, jak również przez zewnętrznych i wewnętrznych tłumaczy. Stawką jest jakość dokumentów opracowanych dla różnych docelowych grup odbiorców, bez względu na to, gdzie i kim są oraz w jakim języku mówią. W trakcie warsztatów swoje prace terminologiczne przedstawiło siedmiu klientów EEA: Terminologia w zakresie środowiska i usługi wyszukiwania EBC: Prace terminologiczne w EBC EFSA: Weryfikacja językowa i prace terminologiczne w EFSA ECHA: Projekt ECHA-term EMCDDA: Tworzenie wielojęzycznego glosariusza: nasza wyprawa do IATE ERA: Prace terminologiczne w ERA UHRW: Zarządzanie terminologią w dziedzinie towarów i usług w UHRW 11 IATE = Inter-Active Terminology for Europe interaktywna terminologia dla Europy; aby uzyskać więcej informacji na temat IATE, zob. str Aby uzyskać więcej informacji na temat projektu ECHA-term, zob. str. 19 oraz artykuł opublikowany w pierwszym numerze biuletynu informacyjnego dla klientów Centrum Tłumaczeń pt. The language hub.

16 16 Wystawa Agencje UE liderem w Parlamencie Europejskim Od dnia 31 stycznia do 3 lutego 2011 r. Centrum uczestniczyło w pierwszym wspólnym międzyagencyjnym wydarzeniu komunikacyjnym wystawie Agencje UE liderem, którą zorganizowano w Parlamencie Europejskim w Brukseli. Celem było zaprezentowanie wspólnego spojrzenia na przyczynę ustanowienia agencji, rodzaje ich działalności i ich potencjalnego wpływu na życie 500 mln obywateli Europy. Podczas czterech dni odbyło się wiele działań podzielonych na cztery sesje tematyczne, w trakcie których 29 agencji podkreślało swoją wspólną pracę, a także współpracę z komisjami Parlamentu Europejskiego. Wydarzenie to z dużym powodzeniem zorganizowało EMCDDA, które przewodniczyło sieci szefów wydziałów komunikacji i informacji poszczególnych agencji. ETF koordynowała klaster tematyczny Edukacja, biznes i innowacja na rzecz wzrostu gospodarczego, w którym Centrum wzięło udział. W trakcie wydarzenia Centrum aktywnie promowało korzyści płynące z wielojęzyczności w UE. Dyrektor Centrum została zaproszona do udziału w debacie Rola edukacji i innowacji w tworzeniu miejsc pracy moderowanej przez dziennikarza BBC. Wystąpiła w obronie wielojęzyczności jako inwestycji w przyszłość, która służy wzrostowi gospodarczemu nie tylko poprzez zwiększanie mobilności i zdolności ludzi do zatrudnienia, ale także przez tworzenie miejsc pracy wymagających wyższych kwalifikacji. Twierdzenia zilustrowane odpowiednimi danymi liczbowymi na przykład wartość wytworzona przez przemysł językowy, jako część wyniku gospodarczego UE w 2009 r., wyniosła 8,4 mld EUR i szacuje się, że w 2015 r. osiągnie 16,5 mld EUR. Centrum stale wyświetlało pokaz slajdów prezentujących wielojęzyczne hasła i zdjęcia z agencji, które były członkami jego klastra, a także na jednym z komputerów na stoisku cały czas była uruchomiona gra związana z rozpoznawaniem języka, którą zaprojektowano specjalnie na tę okazję. Na innym komputerze goście mogli zapoznać się z międzyinstytucjonalnym narzędziem terminologicznym IATE. Centrum jest częścią trójki kierującej Międzyagencyjną Siecią Księgowych (IAAN) We wrześniu na posiedzeniu w Lizbonie księgowy Centrum został mianowany członkiem trójki prowadzącej Międzyagencyjną Sieć Księgowych (IAAN). Od września 2012 r. będzie przez rok przewodniczył IAAN. IAAN, której członkami są niemal wszyscy klienci Centrum, promuje współpracę pomiędzy agencjami i wymianę wiedzy w zakresie wspólnych dla nich zagadnień związanych z księgowością. Strona internetowa CdT w centrum uwagi na posiedzeniu kierowników ds. komunikacji W lutym w Helsinkach odbyło się doroczne posiedzenie Sieci Szefów Wydziałów Komunikacji i Informacji Agencji Europejskich (HCIN). W tym zorganizowanym przez ECHA posiedzeniu uczestniczyli przedstawiciele z 24 agencji. Centrum poproszono o zaprezentowanie swojej nowej strony internetowej, która przez uaktualnioną listę klientów oraz interaktywną mapę Europy przyczynia się do reklamowania agencji UE. Goście są zachęcani do odkrywania różnorodności obszarów tematycznych, w których działają agencje. Prezentacja była również okazją do przedstawienia zakresu usług językowych oferowanych przez Centrum. Położono nacisk na wielojęzyczne wsparcie zapewniane poprzez stronę internetową (niewiele stron unijnych oferuje zlokalizowaną treść we wszystkich 23 językach urzędowych), a uczestnicy jednomyślnie zgodzili się, że strona ta przyczynia się do promowania agencji UE i wdrażania wielojęzycznej polityki UE. Wystawa agencji UE w Parlamencie Europejskim

17 17 Badanie zadowolenia klientów w 2011 r. Jesienią 2011 r. Centrum Tłumaczeń przeprowadziło ogólne badanie zadowolenia klientów wśród 53 organizacji. Po badaniach przeprowadzonych w latach 2004 i 2008 był to trzeci raz, gdy Centrum mierzyło ogólne zadowolenie klientów. Podczas gdy w 2008 r. odsetek otrzymanych odpowiedzi wynosił 57%, w tym roku wyniósł 50%. Odpowiedzi udzielone w kwestionariuszu odesłanym przez klientów ukazały ich priorytety i przyszłe potrzeby, dając tym samym Centrum okazję do podjęcia odpowiednich decyzji strategicznych i opracowania planów działania dotyczących poszczególnych klientów. Podobnie jak w poprzednich badaniach, kwestionariusz składał się z 9 bloków 13 : Priorytety klientów Priorytety klientów, w kolejności od najważniejszego, to: jakość tłumaczeń, terminy, jakość relacji, ceny, oferowane kombinacje językowe oraz formatowanie. Jakość tłumaczeń W porównaniu z 2008 r. znacznie wzrosło zadowolenie z jakości tłumaczeń oraz ze zrozumienia i stosowania języka technicznego przez tłumaczy. 23.8% 26.9% 57.1% 69.2% 19% Bardzo zadowolony Dość zadowolony Zadowolony w ograniczonym stopniu 3.8% Infrastruktura informatyczna Znacznie wzrosło zadowolenie z niezawodności infrastruktury informatycznej Centrum na potrzeby komunikacji innej niż za pośrednictwem portalu dla klientów. Prawie połowa respondentów przewiduje, że w bliskiej przyszłości potrzebne będą nowe formaty plików. Polityka informacyjna Centrum Klienci są bardziej niż w przeszłości zadowoleni z informacji o produktach/usługach Centrum oraz z jego publikacji. Pytania ogólne Klienci nadal uważają relacje z Centrum za doskonałe lub całkiem dobre. Więcej niż połowa respondentów stwierdziła, że oferowane usługi są zupełnie niezawodne. 33.3% 53.8% 47.6% 42.3% Jakość usług Językowa jakość tłumaczeń Reagowanie Centrum ogólnie oceniono wysoko. Klienci wydają się również zadowoleni z informacji otrzymywanych w przypadku opóźnionego dostarczenia tłumaczenia. Zdaniem klientów wciąż istnieje możliwość poprawy przestrzegania terminów. Zakres usług Zadowolenie z zakresu usług oferowanych przez Centrum wzrosło o 35% w porównaniu z 2008 r. Niektórzy klienci przedstawili interesujące sugestie co do nowych usług. Ceny Klienci są usatysfakcjonowani wyjaśnieniami Centrum dotyczącymi nowej struktury cenowej, chociaż wielu klientów nadal uważa, że struktura ta jest dość sztywna. Duża liczba respondentów wie, że ich organizacja może skorzystać z upustu (-25%) dla dokumentów zaplanowanych. Ponad połowa respondentów zasygnalizowała jednak, że ich organizacja nie była w stanie dostarczyć wiarygodnych prognoz. Usługi administracyjne Zadowolenie z fakturowania i statystyki prowadzonych przez Centrum pozostawało na wysokim poziomie. Zupełnie niezawodne Wnioski Przeważnie niezawodne Niezawodność usług 4.8% 3.8% Sporadycznie niezawodne Ogólnie rzecz biorąc, klienci, którzy wzięli udział w badaniu, okazali się bardziej zadowoleni niż w 2008 r. Niemniej jednak z opinii klientów wynika, że Centrum powinno zbadać niektóre interesujące sugestie dotyczące ulepszeń i podjąć odpowiednie kroki. Sugestie te wymieniono poniżej: ÎÎ więcej językowej specjalizacji w określonych dziedzinach i nacisk na działania następcze w odniesieniu do preferencji klienta w zakresie terminologii; ÎÎ Centrum powinno kontynuować politykę aktywnej komunikacji z klientami; ÎÎ prognozy należy promować poprzez lepszą reklamę ich zalet i udzielanie obszerniejszych wskazówek na spotkaniach z klientami; ÎÎ Centrum zbada przedstawione przez klientów sugestie dotyczące nowych usług. 13 Klientów otwarcie poproszono o podanie liczby współpracowników, z którymi się skonsultowano, i przedstawienie jednej połączonej odpowiedzi, aby Centrum mogło wygenerować znaczące wyniki w oparciu o daną organizację.

18 18 Portal dla klientów Główne liczby Po jednodniowym szkoleniu w Luksemburgu, które odbyło się w grudniu 2010 r. i w którym uczestniczyła większość klientów Centrum, portal dla klientów uruchomiono zgodnie z planem w dniu 3 stycznia 2011 r., zastępując poprzedni, długo wykorzystywany system przepływu pracy FlosysWeb. W 2011 r. za pośrednictwem portalu dla klientów złożono zleceń i dostarczono indywidualnych zamówień (tłumaczeń, zredagowanych dokumentów, list terminów itp.). Pod koniec roku portal miał 593 zarejestrowanych użytkowników, którzy korzystali z niego z różnych powodów, np. w celu zlecenia tłumaczenia, monitorowania terminów, pobrania gotowych plików, przeglądania miesięcznych faktur lub wysłania informacji zwrotnych. Przez cały 2011 r. Centrum organizowało dodatkowe szkolenia dla tych klientów, którzy nie mogli uczestniczyć w tym sesji szkoleniowej w grudniu, lub dla nowych klientów. W sumie w szkoleniach wzięło udział 17 klientów. Nowe funkcje dodane od uruchomienia portalu W związku z informacjami zwrotnymi przesłanymi przez użytkowników Sekcja ds. Rozwoju Działu Informatycznego Centrum dodała w 2011 r. kilka nowych funkcji. Umożliwiają one m.in.: ÎÎ pobranie wszystkich przetłumaczonych plików w jednym archiwum ZIP, ÎÎ jednoczesne importowanie prognoz z pliku CSV przygotowanego w programie Excel, ÎÎ przeglądanie historii śledzenia zlecenia, ÎÎ powiązanie skojarzonych oryginalnych i przetłumaczonych plików z kartą zadowolenia klienta dotyczącą określonego języka podczas przypisywania ich weryfikatorowi, a także Ogólnie rzecz biorąc, respondenci wydawali się zadowoleni z głównego elementu portalu dla klientów modułu zlecenia tłumaczenia. Uznali, że jego obsługa jest szybka i prosta, a ilość danych, które należy wprowadzić, jest odpowiednia. Chociaż szkolenia były bardzo pomocne, w odniesieniu do niektórych funkcji uznano, że zalecane byłoby dodatkowe szkolenie dotyczące określonych funkcji, które ogromnie ułatwiłyby użytkownikom pracę. Centrum rozpoczęło już organizowanie takich sesji. Niewielu klientów korzystało z modułu prognoz. Z ich opinii wynika, że problemy są raczej związane z trudnością programowania zleceń z wyprzedzeniem niż z samym portalem, co potwierdza wyniki ogólnego badania zadowolenia klientów 14. Niektóre komentarze wskazują na konieczność dokonania pewnych modyfikacji, np. w automatycznej wiadomości przesyłanej klientom z potwierdzeniem przyjęcia zlecenia przez Centrum oraz w module karty zadowolenia klienta. Spotkanie uzupełniające z użytkownikami pilotażowymi W celu uzupełnienia wyników badania dotyczącego portalu dla klientów w listopadzie 2011 r. Centrum zorganizowało spotkanie uzupełniające z pilotażowymi użytkownikami portalu dla klientów EMA i EU-OSHA. Agencje te testowały portal przez dwa miesiące przed jego uruchomieniem, a później w znacznym stopniu korzystały z niego w ciągu roku. Ci dwaj klienci przedstawili swoje doświadczenia i sugestie ulepszeń. Niektóre z tych sugestii, np. automatyczne obliczanie ceny i możliwość anulowania zlecenia, będą dostępne od stycznia 2012 r., gdy wejdzie w życie decyzja zarządu w sprawie nowej struktury cenowej Centrum. Inne propozycje będą brane pod uwagę przy kolejnych edycjach portalu dla klientów, które zostaną udostępnione w 2012 r. ÎÎ bezpośredni dostęp do informacji zamieszczonych w kalendarzu portalu % Badanie dotyczące portalu dla klientów Aby zrozumieć pierwsze doświadczenia klientów w pracy z portalem oraz jak najszybciej określić wszelkie niezbędne poprawki, w maju i czerwcu 2011 r. Centrum przeprowadziło wśród swoich klientów badanie dotyczące portalu. W tym celu do użytkowników strony dla klientów, którzy korzystali z różnych modułów portalu, wysłano kwestionariusz zawierający 35 pytań. Otrzymano w sumie 51 odpowiedzi od 27 organizacji będących klientami. Bardzo dobre 12.50% Dobre Zadowalające 22.50% 12.50% Wnioski Należy pamiętać, że w momencie przeprowadzania badania portal dla klientów działał dopiero od kilku miesięcy, a klienci od lat byli przyzwyczajeni do pracy z systemem Flosys. Niezadowalające Doświadczenia użytkowników z portalem dla klientów 14 Zob. poprzednia strona.

19 19 III. PIERWSZA MISJA CENTRUM TŁUMACZEŃ Tłumaczenie/weryfikacja główne liczby W 2011 r. Centrum wykonało w sumie stron tłumaczenia, co oznacza powrót do poziomu z lat po historycznie największej liczbie stron, jaką odnotowano w 2010 r. ( stron). Dokumenty W 2011 r. liczba przetłumaczonych dokumentów wyniosła w sumie stron, a więc wzrosła o 9,7% w porównaniu z 2010 r. Centrum ponownie potwierdziło swoje długotrwałe zobowiązanie pod względem przestrzegania terminów: w 98,5% przypadków tłumaczenia dostarczono w ustalonym terminie (98,3% w 2010 r. i 99,3% w 2009 r.). Około 49,5% tłumaczeń dokumentów wykonano w trybie zwykłym, 33,1% w trybie zaplanowanym, a 17,4% w trybie pilnym. W 2010 r. liczby te wynosiły odpowiednio 53,4%, 26% i 20,6%. Centrum zleciło tłumaczom zewnętrznym łącznie stron (61% całkowitej liczby stron), tj. o 6% więcej niż w 2010 r. W ramach zapewniania jakości tłumaczeń wszystkie te strony zostały zrewidowane przez tłumaczy wewnętrznych, którzy w 99,5% przypadków uznali ich jakość za dobrą lub znakomitą, podobnie jak w 2010 r. Liczba stron dokumentów do przetłumaczenia była o 11,6% niższa niż strony planowane w programie prac na 2011 r. Zmniejszenie planowanej liczby stron dokumentów do przetłumaczenia można tłumaczyć ograniczeniami budżetu z powodu ogólnoświatowej sytuacji gospodarczej. Znaki towarowe W 2011 r. liczba stron na potrzeby wspólnotowych znaków towarowych i wzorów zmniejszyła się o 23,3% w porównaniu z poprzednim rokiem, osiągając w sumie stron. W początkowych szacunkach budżetowych określono roczną sumę liczby stron na około Ze względu na lepsze wstępne przetwarzanie wspólnotowych znaków towarowych przesyłanych do tłumaczenia UHRW znacznie ograniczył liczbę zleceń tłumaczenia znaków towarowych w 2011 r. W rezultacie w zmienionym budżecie UHRW na tłumaczenia uwzględniono spadek produkcji do około stron na 2011 r., która to liczba nadal była wyższa niż końcowe dane liczbowe. Liczba stron Liczba przetłumaczonych stron w latach Ogółem: Wspólnotowe znaki towarowe i wzory: Dokumenty: Inne usługi językowe Terminologia W 2011 r. ukończono prace nad wielojęzyczną bazą terminologiczną ECHA-term 15, którą Centrum od 2010 r. opracowywało na rzecz ECHA. Centrum odpowiadało nie tylko za treść językową bazy danych, ale także za zaprojektowanie i wdrożenie informatycznego narzędzia służącego rozpowszechnianiu i zachowaniu terminologii. Projekt terminologiczny ECHA zainicjowano w celu zapewnienia zainteresowanym stronom tej Agencji i ekspertom językowym niezawodnego, wielojęzycznego narzędzia terminologicznego w dziedzinie rozporządzeń REACH i CLP 16. Użytkownicy strony internetowej ECHA mają obecnie bezpłatny dostęp do ponad 900 pojęć w 22 językach UE. Baza danych zawiera definicje, konteksty i źródła. Strona internetowa oferuje zaawansowane funkcje wyszukiwania, edycji w trybie online i przeglądu danych, jak również możliwość pobrania glosariusza i dokumentacji pomocniczej. W przyszłości Centrum będzie kontynuowało powiększanie glosariusza ECHA-term. Począwszy od połowy 2011 r., Centrum również utrzymywało system informatyczny ECHA-term i zapewniało jego hosting. Ponadto Centrum poświęciło 283 osobodni na przygotowanie glosariuszy terminologicznych. Oznacza to spadek o 46,6% w porównaniu z 2010 r. W ramach projektu ECHA-term Centrum przygotowało glosariusz 55 podstawowych terminów w 22 językach UE. Na potrzeby agencji FRONTEX Centrum opracowało glosariusz 46 podstawowych terminów w 22 językach UE. Ponadto Centrum monitorowało terminologię dla EFSA i dodało do glosariusza tego urzędu 103 terminów w językach niemieckim, angielskim, francuskim i włoskim. Dla EBC Centrum ukończyło angielski glosariusz zawierający 150 terminów i synonimów dostarczonych przez EBC wraz z ich odpowiednikami w języku irlandzkim. Na potrzeby ECDC Centrum wybrało z dokumentu na temat chorób zaraźliwych 45 podstawowych terminów w 22 językach, aby w 2012 r. przygotować wielojęzyczny glosariusz. Listy terminów W 2011 r. odnotowano znaczny spadek liczby zleceń dotyczących list terminów. Od momentu wprowadzenia tej nowej usługi w 2007 r. klienci zlecali tłumaczenie średnio terminów rocznie (nie licząc terminów na potrzeby projektu UHRW EuroAce 17 w 2010 r.). W 2011 r. siedmiu klientów zleciło łącznie tłumaczenie terminów. Dodatkowe pojęć przetłumaczono na potrzeby UHRW w kontekście klasyfikacji znaków towarowych. Redakcja W 2011 r. dziewięciu klientów zleciło redakcję łącznie stron, z czego stron stanowiły decyzje o sprzeciwie otrzymane od UHRW. Chociaż Centrum może zapewniać redakcję tekstów we wszystkich językach urzędowych UE, większość zleceń dotyczyła redagowania tekstów w języku angielskim. 15 Aby uzyskać więcej informacji na temat projektu ECHA-term, zob. str. 15 oraz artykuł opublikowany w pierwszym numerze biuletynu informacyjnego dla klientów Centrum Tłumaczeń pt. The language hub. 16 Zob. definicje REACH i CLP w artykule na temat ECHA na str Projekt EuroAce polega na zatwierdzaniu tłumaczeń list towarów i usług, z których korzysta UHRW, w celu składania przez sektor przemysłu wniosków o rejestrację znaku towarowego.

20 20 Zapewnianie jakości tłumaczeń Stan wdrożenia planu działania na rzecz zapewniania jakości tłumaczeń W ciągu roku w planie działania na rzecz zapewniania jakości tłumaczeń wprowadzono poważne zmiany. Plan działania nie może być statycznym, niezmiennym narzędziem, ale raczej produktem niezakończonym, do którego w wyniku stałego monitorowania sytuacji dodaje się nowe działania. Wszystkie działania zawarte w pierwotnie przyjętym planie zachowano, dodano nowe działania i wprowadzono bardziej przejrzysty sposób prezentacji osiągniętych postępów. Należy przypomnieć, że ostatecznym terminem ukończenia wszystkich działań przewidzianych w planie działania na rzecz zapewniania jakości tłumaczeń jest rok 2012, natomiast 80% działań miało być zrealizowane do końca 2011 r. Pod koniec roku wykonano około 88% pierwotnego planu, osiągając poprawę we wszystkich dziedzinach, zwłaszcza w tych, gdzie była najbardziej potrzebna. Reorganizacja metod pracy Sekcji Wsparcia Językowego i Technologicznego w Dziale Wsparcia Tłumaczeń wymagała wprowadzenia zmian w wewnętrznym systemie przepływu pracy, aby uwzględnić w nim wstępny, środkowy i końcowy etap procesu tłumaczenia dokumentów. Na wstępnym etapie technicznym analizuje się przychodzące dokumenty przed wysłaniem ich tłumaczom zewnętrznym lub wewnętrznym, dzięki czemu znacznie obniżono liczbę problemów technicznych, których w przeszłości było nawet 22 razy więcej. Działanie to wiązało się z opracowaniem narzędzi dla celów sprawdzania technicznych elementów plików przesłanych do tłumaczenia, zwłaszcza w formatach mniej przyjaznych dla użytkownika. Na środkowym etapie pliki są sprawdzane z technicznego punktu widzenia przed weryfikacją, co ma na celu uniknięcie problemów dla wewnętrznych weryfikatorów i mnożenia się problemów technicznych na etapie końcowym. Zwiększyło to efektywność kontroli końcowego formatowania, kompletności i spójności dokumentów. Jednym z najbardziej oczekiwanych działań Sekcji w 2011 r. była jednak i nadal będzie migracja pamięci tłumaczeniowych Centrum do międzyinstytucjonalnej bazy danych Euramis; będzie to wiązało się z importem dokumentów wszystkich klientów, z wyjątkiem poufnych, w jedną centralną pamięć tłumaczeniową. W dłuższej perspektywie działanie to doprowadzi do lepszej integracji z systemami instytucji UE, zapewnienia większej spójności zasobów językowych Centrum i dalszej poprawy efektywności procesu tłumaczenia. W ciągu roku jednym z wyników współpracy międzyinstytucjonalnej była instalacja na komputerach wszystkich tłumaczy wewnętrznych narzędzia DocFinder, które przyspiesza wyszukiwanie urzędowych dokumentów UE. (np. seminaria w różnych językach UE w dziedzinie medycyny lub substancji chemicznych). Było to połączone z ograniczeniem działań w zakresie tradycyjnych kursów językowych, z wyjątkiem języków pośrednich. W 2010 r. Centrum wprowadziło losową kontrolę ex post jakości tłumaczeń wewnętrznych. To działanie, uważane za bardzo użyteczne, było kontynuowane w 2011 r. Wykazało, że jakość tłumaczeń była na ogół dobra. Optymalizacja struktury podstawowej działalności W 2011 r. wprowadzono kilka zmian organizacyjnych i proceduralnych w celu zoptymalizowania procesu podstawowej działalności, a mianowicie przepływu pracy w zakresie tłumaczeń, oraz procesu otrzymywania informacji zwrotnych od klientów i relacji z klientami. Zmiany te obejmowały: ÎÎ połączenie Sekcji Zarządzania Zamówieniami i Sekcji Zarządzania Tłumaczeniami Zewnętrznymi w celu optymalizacji ogólnej organizacji przepływu pracy, w wyniku czego utworzono nową Sekcję Zarządzania Zamówieniami; ÎÎ utworzenie stanowiska administratora przepływu pracy w zakresie tłumaczeń, które zajmuje pracownik o dużych kompetencjach językowych obsługujący projekty od początku do końca; ÎÎ pełne włączenie Sekcji Wsparcia Językowego i Technologicznego w przepływ pracy, aby zapewnić efektywne przetwarzanie zleceń na etapie wstępnym, środkowym i końcowym. Rok 2011 był pierwszym pełnym rokiem pracy Sekcji ds. Relacji Zewnętrznych i Komunikacji, którą utworzono pod koniec 2010 r. Powstała ona w wyniku połączenia Sekcji ds. Koordynacji Klientów z Grupą ds. Relacji Międzyinstytucjonalnych i Publicznych w Dziale Spraw Ogólnych. Głównym zadaniem tej sekcji nadal jest utrzymywanie bliskich relacji z klientami w celu ustalania ich konkretnych potrzeb i mierzenia ich zadowolenia z usług Centrum. Mając na uwadze usprawnienie procesów wewnętrznych i optymalizację interakcji z klientami w zakresie zagadnień językowych, zreorganizowano sieć koordynatorów klientów po przeprowadzeniu badania. Nowa struktura grupy klientów i związane z nią zmiany personalne wejdą w życie w 2012 r. W Dziale Tłumaczeń środkiem mającym najbardziej dalekosiężne skutki była zmiana orientacji planu szkoleń na działania szkoleniowe mające na celu doskonalenie umiejętności w zakresie języka ojczystego (np. warsztaty stylu dziennikarskiego i pisania treści na strony internetowe, seminaria stylistyczne itp.) oraz uzyskanie specjalistycznej wiedzy w obszarach działalności klientów Centrum

21 21 Przetwarzanie informacji zwrotnych od klientów Nowa karta zadowolenia klienta online Jeśli chodzi o obszary niedoskonałości określone w kartach, rozkład przedstawia się następująco: 142 Wraz z wprowadzeniem w styczniu 2011 r. portalu dla klientów znacznie zmieniono narzędzie Centrum służące do pomiaru zadowolenia klienta z tłumaczeń i innych produktów językowych Centrum: kartę zadowolenia klienta (CSF), dotychczas mającą postać pliku Word dołączanego do każdego dokumentu odsyłanego klientom, wprowadzono jako internetowy formularz dostępny za pośrednictwem modułu CSF na portalu, zgodnie z życzeniami klientów wyrażonymi w internetowym badaniu dotyczącym kart zadowolenia klienta, które przeprowadzono w 2009 r. Nowa forma oznacza także bardziej szczegółowe podejście do oceny jakości, gdyż nie daje już tylko dwóch możliwości odpowiedzi, zadowolony / niezadowolony, ale oferuje cztery opcje: bardzo zadowolony, zadowolony, dość zadowolony i w ogóle niezadowolony, które odpowiadają ocenom jakości znakomita, dobra, zadowalająca i niezadowalająca. Wszystkie przychodzące karty są analizowane za pośrednictwem istniejącej w Centrum bazy kart zadowolenia, która pozwala na śledzenie każdej karty i działań podejmowanych w związku z nią Statystyki dotyczące kart zadowolenia klienta i ulepszenia wynikające z comiesięcznych spotkań na potrzeby analizy kart zadowolenia Większość klientów dobrze zareagowała na nową kartę zadowolenia klienta online. Ogólny odsetek zwrotów kart, choć nadal niski, biorąc pod uwagę całkowitą liczbę dokumentów dostarczonych klientom, dość znacząco wzrósł w porównaniu z poprzednimi latami: w ciągu roku zwrócono kart zadowolenia klienta (3,91%). Dla porównania: w 2009 r. całkowita liczba wynosiła 980 (2,96%), a w 2010 r (2,87%). Podział kart zadowolenia klientów na cztery kategorie przedstawia się następująco: bardzo zadowolony 254 (17,95%); zadowolony 702 (49,61%); dość zadowolony 359 (25,27%); w ogóle niezadowolony 100 (7,13%). Stosunek opinii wskazujących na zadowolenie (możliwości odpowiedzi: bardzo zadowolony, zadowolony i dość zadowolony) do opinii wskazujących na niezadowolenie (w ogóle niezadowolony) wynosi więc 100:7 (1 315 pozytywnych kart zadowolenia, tj. 3,63%, wobec 100 negatywnych kart, tj. 0,28%). Obszary niedoskonałości Ztabeli jasno wynika, że główne obszary wymagające poprawy to niedokładność, błędne tłumaczenie i terminologia, co jest zupełnie naturalne, biorąc pod uwagę bardzo techniczny charakter wielu dokumentów przesłanych do tłumaczenia. Comiesięczne spotkania na potrzeby analizy kart zadowolenia nadal pełniły funkcję regularnej platformy na potrzeby omawiania środków w zakresie poprawy jakości. Podczas tych spotkań analizuje się informacje zwrotne otrzymane od klientów w poprzednim miesiącu w odniesieniu do każdego przypadku z osobna, jak również wnioski przedstawione przez zainteresowanego tłumacza po przeanalizowaniu uwag klienta lub zweryfikowanego dokumentu. Grupa określiła 31 konkretnych działań, wyznaczyła wyraźne terminy ich zakończenia i wyznaczyła osoby odpowiedzialne za poszczególne działania. Wskaźnik wykonania określonych działań wynosił 90,33%. Sprawozdania na temat otrzymanych kart zadowolenia klienta i podjętych działań co kwartał przedkładano dyrektorowi Centrum. % Ogółem Pozytywne Negatywne % Po intensywnych konsultacjach ze wszystkimi stronami zaangażowanymi w przepływ pracy w dziedzinie informacji zwrotnych oficjalny proces jakości C12, Pomiar i traktowanie zadowolenia klienta został dostosowany do zmian wynikających z wewnętrznej reorganizacji Centrum oraz wprowadzenia nowego portalu dla klientów, kart zadowolenia klienta online i zaleceń z dwóch wewnętrznych kontroli jakości, które przeprowadzono odpowiednio w październiku 2009 r. i lutym 2011 r. µ Statystyki kart zadowolenia klienta 18 Zob. str. 18.

22 22 Optymalizacja przepływu pracy i innowacja Projektowanie nowego systemu zarządzania przepływem pracy Centrum nadal pracowało nad programem e-cdt (poprzednio projekt Corporate Portal), który obejmuje niektóre z jego głównych projektów informatycznych. Pierwszy moduł, nowy portal dla klientów, bezpieczny interfejs oprogramowania, które zaspokaja potrzeby klientów, wprowadzono w styczniu 2011 r. 19. Drugim ważnym elementem programu e-cdt jest zastąpienie systemów informatycznych wykorzystywanych obecnie do zarządzania przepływem pracy i środowiskiem pracy tłumaczy. Stało się to konieczne, ponieważ istniejące systemy osiągnęły koniec ich cyklu życia zarówno z technicznego, jak i funkcjonalnego punktu widzenia. Oczekiwane korzyści z tego projektu to większa efektywność przepływu pracy poprzez automatyzację i usprawnienie, lepsza ogólna jakość usług poprzez poprawę komunikacji pomiędzy zainteresowanymi stronami i udostępnienie zasobów językowych, jak również większa elastyczność w zaspokajaniu pojawiających się potrzeb klientów. Obserwacja technologii jako narzędzie innowacji Centrum było aktywnym członkiem międzyinstytucjonalnej Grupy ds. Obserwacji Technologii Językowej. Oprócz przedstawienia sprawozdania na temat narzędzi sprawdzających koordynowało wymianę niestandardowych słowników wśród instytucji UE. W rozmowach między zespołem Komisji ds. tłumaczenia maszynowego i Centrum zaproponowano, aby dla celów tego projektu Centrum stało się pojedynczym punktem kontaktowym dla agencji UE. Oznaczałoby to, że Centrum koordynowałoby wnioski o dostęp do usług tłumaczenia maszynowego, a zwłaszcza rozwijanie silników translacyjnych dla poszczególnych agencji. Centrum uczestniczyło w międzyinstytucjonalnym programie wymiany z Zespołem ds. Euramis Parlamentu Europejskiego. Doświadczenie to znacząco przyczyniło się do projektu Centrum dotyczącego bardziej systematycznego korzystania z oprogramowania opartego na pamięciach tłumaczeniowych we wstępnym przetwarzaniu zleceń tłumaczenia. Na początku 2011 r. kierownictwo Centrum podjęło decyzję o zakupie produktu na rynku zamiast opracowania rozwiązania wewnątrz. Na początku 2012 r. w ramach przygotowań do rozpoczęcia procedury zaproszenia do składania ofert Centrum zleciło zewnętrznej firmie badanie rynku dotyczące systemów przepływu pracy w zakresie tłumaczeń. Badanie to potwierdziło, że obecnie na rynku istnieje kilku konkurentów oferujących właściwe, dopracowane i możliwe do dostosowania do indywidualnych potrzeb narzędzia, które mogłyby zaspokoić potrzeby Centrum. Równolegle Centrum poczyniło postępy w opracowywaniu technicznych i funkcjonalnych specyfikacji nowego systemu, które będą kluczowym elementem zaproszenia do składania ofert. Programme Client Portal 19 Zob. str. 18.

23 23 IV. DRUGA MISJA CENTRUM TŁUMACZEŃ Działania międzyinstytucjonalne Posiedzenia i grupy robocze ICTI Centrum od wielu lat aktywnie uczestniczy we współpracy międzyinstytucjonalnej. Jest członkiem ICTI (Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń Pisemnych i Ustnych) i jego podgrup, Komitetu Wykonawczego ds. Tłumaczeń (ECT) oraz na poziomie operacyjnym Komitetu Koordynacyjnego ds. Tłumaczeń (CCT). Misją tych organów jest przewidywanie i umożliwianie zmian, promowanie wspólnych działań, rozwijanie synergii, opieranie się na dokonaniach innych instytucji, dzielenie się produktami i kosztami, a także promowanie wymiany informacji i najlepszych praktyk w dziedzinie tłumaczenia. Oprócz aktywnego uczestnictwa w wielu grupach roboczych i inicjatywach Centrum zajmowało się w szczególności: ÎÎ określeniem wspólnej ścieżki szkoleniowej dla tłumaczy poprzez ustanowienie wspólnych wymogów dotyczących rekrutacji i zalecanych obszarów interwencji na rzecz kształcenia przez całe życie. W tym kontekście Centrum po raz kolejny promowało swoje seminarium na temat weryfikacji jako potencjalny moduł szkoleniowy, który można wprowadzić na poziomie międzyinstytucjonalnym; ÎÎ międzyinstytucjonalną wymianą tłumaczy, asystentów tłumaczy i personelu pracującego w służbach horyzontalnych. Działanie to przejawiało się wymianą pewnej liczby pracowników Centrum z innymi instytucjami; ÎÎ określeniem kluczowych międzyinstytucjonalnych wskaźników aktywności i wydajności w celu porównania działalności związanej z tłumaczeniami w różnych organizacjach. Pod tym względem Centrum podzieliło się z innymi uczestniczącymi instytucjami swoją analizą dotyczącą nakłado- i czasochłonności modyfikacji dokumentu. Działania te, wraz z innymi działaniami ICTI, w których uczestniczyło Centrum, miały ogromne znaczenie dla monitorowania wydarzeń na poziomie międzyinstytucjonalnym i przewidywania przyszłych zmian, zagrożeń i możliwości. Ponadto przyczyniły się one do racjonalizacji inicjatyw i obniżenia kosztów. Interaktywna europejska baza terminologiczna (Inter-Active Terminology for Europe, IATE) Partnerzy z ICTI po raz kolejny powierzyli Centrum zarządzanie IATE międzyinstytucjonalną bazą terminologiczną Unii Europejskiej, zawierającej ponad dziewięć milionów terminów. Podobnie jak w latach poprzednich Centrum kierowało administracyjnym i technicznym wsparciem udzielanym wewnętrznym i publicznym stronom w imieniu partnerów projektu i przewodniczyło pracom międzyinstytucjonalnego zespołu IATE Karta wyników IATE za 2011 r. Za rozwój techniczny odpowiada w Centrum zespół ds. wsparcia i rozwoju IATE, który składa się z czterech ekspertów zewnętrznych opłacanych przez członków ICTI. Do nowych funkcji opracowanych przez ten zespół w 2011 r. należał mechanizm, który ułatwia międzyinstytucjonalne aktualizacje i zatwierdzanie, oraz makro programu Word, które poprawia integrację terminologii ze środowiskiem roboczym tłumaczenia. Zespół ten opracował również wniosek dotyczący projektu utworzenia międzyinstytucjonalnego portalu terminologicznego. IATE a środowisko tłumaczy Zainteresowanie IATE ze strony środowiska tłumaczy nadal było wysokie. Na przykład międzyinstytucjonalny zespół IATE otrzymał prośbę z siedziby głównej ONZ w Nowym Jorku o udzielenie dostępu do wewnętrznych zasobów IATE. Siedziba główna ONZ

24 24 była zainteresowana zbadaniem sposobu rozwiązania w IATE pewnych problemów w kontekście przeglądu ustaleń terminologicznych ONZ. Druga prośba, na którą można było przystać, pochodziła od podmiotów zaangażowanych w projekt TERTEL, które chcą zintegrować IATE z narzędziem metawyszukiwania. TERTEL ma na celu opracowanie internetowej metawyszukiwarki dla tzw. języków Trois espaces linguistiques (TEL), a mianowicie francuskiego, hiszpańskiego i portugalskiego. Międzyinstytucjonalny zespół IATE otrzymał również trzy propozycje współpracy od przedsiębiorstw i uczelni, które chciały, aby baza IATE była partnerem w ramach finansowanych przez UE projektach badawczych i rozwojowych, a mianowicie: ÎÎ w projekcie LISE (Usługi w zakresie interoperacyjności języka prawnego) chciano, aby IATE przyłączono do grupy użytkowników projektu i wykorzystano terminologię IATE do zaprezentowania użyteczności narzędzi konsolidacji danych, które zostaną opracowane w ramach LISE; ÎÎ w ramach projektu Sensunique poproszono o umożliwienie metawyszukiwania w IATE. Ten finansowany przez francuską Agence nationale de la recherche projekt dostarczy lingwistom narzędzia, które pomaga w tworzeniu kontrolowanych słowników w określonych dziedzinach. Projekt będzie miał dostęp do IATE za pośrednictwem usługi sieciowej w celu sprawdzenia poprawności propozycji przesłanej przez to narzędzie informatyczne. ÎÎ projektu MONNET (wielojęzyczne ontologie na rzecz zsieciowanej wiedzy). W ramach tego finansowanego przez UE projektu badawczego opracowano narzędzie, które automatycznie przekłada ontologie za pomocą publicznie dostępnych silników translacyjnych (a mianowicie Google Translate). Kierownik projektu chciałby wykorzystać IATE jako bardziej wiarygodne źródło tłumaczeń. Jednym z zadań Centrum jako zarządzającego narzędziem IATE jest monitorowanie i zgłaszanie potencjalnych naruszeń praw autorskich partnerów IATE. Wykryto jeden taki przypadek i podjęto działania następcze na poziomie międzyinstytucjonalnym zgodnie z istniejącymi oficjalnymi procedurami. IAMLADP 2011 IAM LADP Podobnie jak w latach ubiegłych Centrum czynnie uczestniczyło w różnych grupach w ramach IAMLADP (Międzynarodowych Corocznych Spotkań nt. Ustaleń Językowych, Dokumentacji i Publikacji), w tym w grupie zadaniowej ds. wspólnych przedsięwzięć szkoleniowych i grupie ds. kontaktów ze szkołami wyższymi. Centrum uczestniczyło w corocznym spotkaniu IAMLADP, które odbyło się w lipcu 2011 r. w Organizacji Narodów Zjednoczonych ds. Wyżywienia i Rolnictwa (FAO) w Rzymie. Rozmowy koncentrowały się na kilku aktualnych tematach, takich jak trudności w zatrudnianiu i zatrzymywaniu pracowników służb językowych, a zwłaszcza brak wykwalifikowanych pracowników w przypadku niektórych języków. Planowanie sukcesji również było długo omawiane, co nie zaskakuje, biorąc pod uwagę fakt, że w ciągu pięciu lat 43% tłumaczy ONZ przejdzie na emeryturę. JIAMCATT 2011 W kwietniu Centrum uczestniczyło w spotkaniu JIAMCATT w Turynie. Przy tej okazji istniała możliwość skontaktowania się z różnymi instytucjami i organizacjami (np. ze Światową Organizacją Handlu, WTO, i Międzynarodową Organizacją Pracy, MOP) oraz z przedsiębiorstwami produkującymi oprogramowanie, aby wymienić pomysły i rozwiązania oraz omówić potrzeby w zakresie odwoływania się do dokumentów i wyszukiwania dokumentów. Na wniosek niektórych uczestników przedstawiciel Centrum wyjaśnił funkcjonowanie makra PreIATE (wirtualnej odrębnej części IATE, przechowującej wpisy tymczasowe lub nieprzetworzony materiał, który trzeba zweryfikować, uzupełnić, a następnie przenieść do IATE). 6% 7% 6% 7% 4% 1% 1% 4% 1% 8% 1% 8% 16% 12% 16% en - angielski fr - francuski de - niemiecki it - włoski nl - holenderski es - hiszpański da - duński pt - portugalski el - grecki fi - fiński sv - szwedzki la - łacina pl - polski lt - litewski hu - węgierski Terminy w IATE w podziale na języki na koniec 2011 r.

25 25 Inne działania w zakresie zaangażowania zewnętrznego Seminarium Najlepsze praktyki w dziedzinie weryfikacji tłumaczeń S e m i n a r i u m Najlepsze praktyki w dziedzinie weryfikacji tłumaczeń służy p r o m o w a n i u w y m i a n y, r o z p o c z y n a n i u debaty i harmonizacji dobrych praktyk w dziedzinie weryfikacji tłumaczeń. To opracowane w 2009 r. jednodniowe seminarium zostało przeprowadzone 13 razy w różnych krajach przez zespół trzech tłumaczy z Centrum. Odbiorcami są organizacje należące do IAMLADP, studenci kierunków tłumaczeniowych i nowi współpracownicy. W tym roku było prezentowane na Uniwersytecie Tallińskim oraz dla nowych pracowników w siedzibie Centrum. W ramach tej inicjatywy Centrum z zadowoleniem przyjęło profesor Louise Brunette z Uniwersytetu w Quebecu, wybitną specjalistkę w dziedzinie weryfikacji, aby wymienić z nią poglądy na ten temat. Na spotkaniu IAMLADP w Rzymie szkolenie Najlepsze praktyki w dziedzinie weryfikacji tłumaczeń zostało ponownie wymienione jako pozytywny przykład wymiany wiedzy wśród organizacji międzynarodowych. Centrum zaproponowało opracowanie nowego wspólnego przedsięwzięcia szkoleniowego w zakresie narzędzi weryfikacji, które byłoby oferowane członkom IAMLADP od 2012 r. Profesor Luisa Giacoma z Uniwersytetu Turyńskiego Praktykanci w Centrum W 2011 r. Centrum zatrudniło czterech praktykantów, którzy byli studentami lub młodymi profesjonalistami na studiach doktoranckich. Ukończyli praktyki w dziedzinie tłumaczenia, terminologii i zarządzania tłumaczeniem wspomaganym komputerowo. Centrum w dalszym ciągu gościło praktykantów z innych instytucji UE przyjęło sześć grup z Parlamentu Europejskiego (ponad 150 praktykantów). Kontakt ze szkołami wyższymi w państwach członkowskich Centrum zaprezentowało swoją działalność na uniwersytetach w Pizie, Bergen, Valladolid i Leicester. W wyniku przemówienia programowego wygłoszonego w Bergen relacja na temat Centrum znalazła się w pierwszym numerze internetowego magazynu SYNAPS, czasopisma o profesjonalnej komunikacji publikowanego przez NHH Business School w Bergen. Wskutek jednego z tych kontaktów, a mianowicie z Uniwersytetem w Pizie, zawarto porozumienie o współpracy w dziedzinie językowej. Utworzono internetową linię konsultacyjną pomiędzy profesorem z tego uniwersytetu i włoskim zespołem Centrum, który może obecnie zasięgać u tego eksperta porad na temat określonych zagadnień lingwistycznych. Centrum również gościło u siebie delegację z Uniwersytetu w Palermo i zorganizowało międzyinstytucjonalne seminarium na temat dwujęzycznego słownika prof. Luisy Giacomy z Uniwersytetu Turyńskiego. Grupa praktykantów z innych instytucji UE Inne działania w zakresie zaangażowania zewnętrznego Delegacja rządowa z koreańskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Handlu odwiedziła Centrum, aby poznać tutejsze sposoby organizowania tłumaczeń. Procedura wyboru praktykantów (zob. następny akapit) przyczyniła się do dotarcia do wielu szkół wyższych w całej Europie.

26 Organisation 2-3 Translation work ow 4-5 Feedback 6 Terminology 7 IT developments 8-9 Available soon 10 Coming up in the next issue 10 Gailė Dagilienė Bâtiment Nouvel Hémicycle 1 rue du Fort Thüngen L-1499 Luxembourg Tel.: Fax: cdt@cdt.europa.eu 26 V. KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA Centrum Tłumaczeń praktyczny przewodnik dla klientów Pod koniec roku Centrum wydało praktyczny przewodnik dla klientów mający na celu ułatwienie ich codziennych działań. Broszura pt. The Translation Centre a practical guide for clients zawiera informacje na temat struktury organizacyjnej Centrum, usług językowych i cen oraz praktyczne wytyczne dotyczące składania zleceń (tłumaczenia). Jest ona dostępna w formacie PDF na portalu dla klientów. ÎÎ The language hub biuletyn informacyjny dla klientów Centrum Tłumaczeń Ogromna liczba osób odwiedzających publiczną stronę internetową Centrum Tłumaczeń Nowa publiczna strona internetowa Centrum, którą uruchomiono w listopadzie 2010 r., zarejestrowała w 2011 r. niemal wejść. Jest to jedna z niewielu unijnych stron internetowych, które oferują zlokalizowaną treść w 23 językach urzędowych UE. Statystyki wykazują, że goście to doceniają, ponieważ strona jest regularnie odwiedzana we wszystkich językach. ÎÎ Centrum Tłumaczeń jest obecnie również na portalu Facebook Dołączając do mediów społecznościowych, Centrum wzbogaciło swój profil komunikacji zewnętrznej. W październiku uruchomiono stronę Centrum na portalu Facebook w nadziei na poszerzenie wśród obywateli Unii Europejskiej wiedzy na temat pracy Centrum i dotarcie do nowych odbiorców. No1 The language hub Editorial CdT - Translation Centre for the Bodies of the European Union It is with great pleasure that we invite you to discover the Translation Centre s first Client Newsletter. The launch of a new publication is obviously an exciting endeavour. There are so many things to say about the Centre and about what we do for and with our 56 clients For this very first issue, we decided to focus on some of the teams whose raison d être is to work closely with the client organisations who benefit from our language services, in order to understand and meet their needs. These teams are in three of the Centre s five departments: the Demand Management Section, in the Translation Support Department, manages the workflow from the receipt of the client s request to the delivery of the final product. The Client Coordination Group, which is part of the External Relations and Communication Section in the General Affairs Department, is in charge of the analysis of client feedback and communication activities at the Centre and with its stakeholders. To facilitate the work of the translators, a team of Client Coordinators in the Translation Department centralises clarifies them in liaison with the client. In this newsletter, we would also like to take the opportunity to describe what happens to your request when it arrives at the Centre, and how we treat your feedback submitted via the Client Satisfaction Form. We are pleased to showcase a project recently completed for one of our clients (ECHA) in the field of chemical terminology, and to present the status of the Client Portal, now that 10 months have gone by since its launch. Our objective is thus to bring the Centre closer to you and to give you an insight into our day-to-day business. We sincerely hope you will enjoy discovering the people who, with their experience and commitment, help you carry out your mission in our multilingual Europe. Working in 23 official languages (and many non-eu languages), with sometimes very tight deadlines, in numerous specialised domains, is a real challenge. We are happy to take up this challenge and proud to serve your organisation. May our cooperation be long-lasting and fruitful! Thierry Fontenelle & Stephanie Busse Contents language queries that frequently arise during the translation process, and The Translation Centre s client newsletter Our clients are our raison d être. It is therefore only normal that we do our best to accommodate them. Podczas październikowego posiedzenia zarządu Centrum wydało pierwszy numer swojego biuletynu informacyjnego dla klientów The language hub. Celem tej publikacji jest zbliżenie Centrum do klientów, danie im wyobrażenia o kwestiach operacyjnych i zwrócenie uwagi na bieżące wydarzenia lub projekty. Będzie ona publikowana corocznie w październiku na portalu dla klientów, natomiast niniejsze sprawozdanie dla klientów będzie rozpowszechniane w czasie marcowych posiedzeń zarządu i publikowane na publicznej stronie internetowej Centrum. ÎÎ Opracowywanie projektu ram komunikacji zewnętrznej W celu przyjęcia systematycznego korporacyjnego podejścia do komunikacji zewnętrznej Centrum opracowało projekt ram komunikacji zewnętrznej, które zostaną przyjęte na początku stycznia 2012 r. ÎÎ

27 27 VI. ZAŁĄCZNIKI Schemat organizacyjny Centrum Tłumaczeń Zarząd Rytis Martikonis Przewodniczący Sekcja Planowania Strategicznego i Monitorowania Dyrektor Gailė Dagilienė Asystent dyrektora / Sekretariat zarządu Sekretariat biura dyrektora Dział Tłumaczeń Dział Wsparcia Tłumaczeń Dział Administracji Dział Informatyczny Dział Spraw Ogólnych Zastępca kierownika Zastępca kierownika Germańska grupa językowa Międzyinstytucjonalny zespół IATE Grupa ds. Budżetu i Finansów Sekcja ds. Rozwoju Biuro Zarządzania Projektami Romańsko-śródziemnomorska grupa językowa Sekcja Zarządzania Zamówieniami Księgowy Service Desk Sekcja ds. Relacji Zewnętrznych i Komunikacji Sekcja Prawna i Finansowa Sekcja Infrastruktury Informatycznej Słowiańsko-grecka grupa językowa Sekcja Wsparcia Językowego i Technologicznego Sekcja Zarządzania Zasobami Ludzkimi Ugrofińsko-bałtycka grupa językowa Grupa ds. Infrastruktury i Bezpieczeństwa

28 28 Całkowita liczba stron Wspólnotowe znaki towarowe i wzory 60,87% ( stron) Dokumenty 39,13% ( stron) Liczba stron z podziałem na klientów ARTEMIS BEREC CCE-EMPLOI CDT CEDEFOP CEPOL CFCA CJCEU RADA CPVO CSJU EACEA EACI EAHC EASA EASO EUNB ECA EBC ECDC ECHA EAO EIOD EEA EFSA EBI EIGE EUNUiPPE EIT EMA EMCDDA EMSA ENIAC ENISA ERA ERBN EUNGiPW ETF EU-OSHA EUROFOUND EUROJUST EUROPOL EUSC F4E FCH FRA FRONTEX GSA IMI UHRW OMBUDSMAN REA SESAR TEN-T EA

29 29 Liczba stron a prognozy Wstępny projekt budżetu 2011 Budżet początkowy 2011 Budżet korygujący 2011 Fakturowanie Dokumenty Znaki towarowe Ogółem Zasoby ludzkie i finansowe w 2011 r. (prognozy (*) a stan faktyczny) Działania Rodzaj danych liczbowych Zasoby ludzkie (**)(***) Zasoby finansowe (***) Ogółem (%) Ogółem Urzędnicy TA CA Tytuł 1 Tytuł 2 Tytuł 3 Budżet ogółem Budżet (%) Podstawowa działalność operacyjna: tłumaczenia Działania pomocnicze Zaangażowanie zewnętrzne Działania w zakresie zarządzania i nadzoru Suma całkowita Prognoza 62.2% % Stan faktyczny (*) Zob. roczny program prac na 2011 r. (**) Wyrażona jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy (EPC). (***) Dane liczbowe w zaokrągleniu. 63.7% % Prognoza 28.3% % Stan faktyczny 26.1% % Prognoza 1.9% % Stan faktyczny 2.3% % Prognoza 7.6% % Stan faktyczny 7.9% % Prognoza 100.0% % Stan faktyczny 100.0% %

30 30 Główne liczby w 2011 r. z podziałem na klientów (*) ACER Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki ARTEMIS JU Wspólne przedsiębiorstwo ARTEMIS BEREC Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej CCE-EMPLOI Dyrekcja Generalna ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego (DG-EMPL) KR Komitet Regionów Unii Europejskiej CEDEFOP Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego CEPOL Europejskie Kolegium Policyjne CFCA Wspólnotowa Agencja Kontroli Rybołówstwa CJEU Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej Rada Rada Unii Europejskiej CPVO Wspólnotowy Urząd Odmian Roślin CSJU Wspólne przedsiębiorstwo Czyste niebo EACEA Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego EACI Agencja Wykonawcza ds. Konkurencyjności i Innowacyjności EAHC Agencja Wykonawcza ds. Zdrowia i Konsumentów EASA Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego EASO Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu EUNB Europejski Urząd Nadzoru Bankowego ETO Europejski Trybunał Obrachunkowy EBC Europejski Bank Centralny ECDC Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób ECHA Europejska Agencja Chemikaliów EAO Europejska Agencja Obrony EIOD Europejski Inspektor Ochrony Danych EEA Europejska Agencja Środowiska EFSA Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności EBI Europejski Bank Inwestycyjny EIGE Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn EUNUiPPE Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych EIT Europejski Instytut Innowacji i Technologii EMA Europejska Agencja Leków EMCDDA Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii EMSA Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu ENIAC JU Wspólne przedsiębiorstwo ENIAC ENISA Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji ERA Europejska Agencja Kolejowa ERCEA Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych EUNGiPW Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych ETF Europejska Fundacja Kształcenia EU-OSHA Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy Eurofound Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy Eurojust Europejska Jednostka Współpracy Sądowej Europol Europejski Urząd Policji EUSC Centrum Satelitarne Unii Europejskiej F4E Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej FCH JU Wspólne przedsiębiorstwo na rzecz technologii ogniw paliwowych i technologii wodorowych FRA Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej FRONTEX Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej GSA Agencja Europejskiego GNSS IMI JU Wspólne przedsiębiorstwo IMI UHRW Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (znaki towarowe i wzory) dokumenty UHRW TM Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (znaki towarowe i wzory) znaki towarowe i wzory Rzecznik Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich REA Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych SJU Wspólne przedsięwzięcie SESAR TEN-T EA Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (*) Klientów wymieniono w porządku alfabetycznym.

31 31 Łączna liczba stron Przestrzeganie terminów (liczba dokumentów) Wymagane terminy (w stronach) Karty zadowolenia klienta (CSF) Przetłumaczone Prognoza Zlecone Dostarczone Zwykły Zaplanowany Pilny Zwrócono Odsetek zwrotów % ACER 86 p.m % ARTEMIS JU % BEREC % CCE-EMPLOI KR % CEDEFOP % CEPOL % CFCA 253 p.m % CJEU % Rada % CPVO 42 p.m % CSJU % EACEA % EACI % EAHC % EASA 1163 p.m % EASO 341 n.d % EUNB % ETO % EBC % ECDC % ECHA % EAO % EIOD % EEA % EFSA 176 p.m % EBI % EIGE 43 n.d % EUNUiPPE % EIT % EMA % EMCDDA % EMSA 42 n.d % ENIAC JU % ENISA % ERA % ERBN 487 n.d % EUNGiPW % ETF % EU-OSHA % Eurofound % Eurojust % Europol 10 p.m % EUSC % F4E 66 p.m % FCH JU % FRA % FRONTEX % GSA 285 p.m % IMI JU % UHRW UHRW TM % Rzecznik % REA % SJU % TEN-T EA

32 CdT Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej TF-AB PL-N