CZĘŚĆ II SIWZ - OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 CZĘŚĆ II SIWZ - OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1

2 Przedmiotem zamówienia jest: Dostawa materiałów eksploatacyjnych i usługi serwisu (Usługa Eksploatacji) Dostawą materiałów eksploatacyjnych i usługą serwisu (zwana dalej Usługą Eksploatacji) objęte będą urządzenia drukujące podane w Załączniku nr 1 () do niniejszej Część II SIWZ. Szczegółowy opis Usługi Eksploatacji zawarty jest w Załączniku nr 2 do niniejszej Część II SIWZ. Dostawy materiałów eksploatacyjnych oraz rozliczenia Usług realizowane będą w oparciu o zainstalowany u Zamawiającego System Zarządzania Wydrukami (zwany dalej Systemem ), System oparty jest o oprogramowania OptimiDoc v5.07 oraz Xerox Device Manager v , opisanego w Załączniku nr 3 do niniejszej Część II SIWZ. 1. Załącznik nr 1 Lista urządzeń drukujących Xerox 2. Załącznik nr 2 Opis Usługi Eksploatacji 3. Załącznik nr 3 Opis oprogramowania OptimiDoc v5.07 oraz Xerox Device Manager v Dostawa materiałów eksploatacyjnych i usługa serwisu (Usługa Eksploatacji) świadczona będzie w okresie od dnia zawarcia umowy do 30 czerwca 2018 r. lub do wyczerpania środków finansowych zgodnie z 3 Umowy. Usługą Eksploatacji objęte będą wszystkie podane w Załączniku nr 1. Miejsce świadczenia Usług: Siedziba Zamawiającego PSE S.A. ul. Warszawska 165, Konstancin-Jeziorna 2

3 Załącznik nr 1 Lista urządzeń drukujących Xerox Typ C urządzenia w Poligrafii nie wyposażone w czytnik kart Typ A urządzenia biurowe wyposażone w czytnik kart oraz finiszer sortujący ze zszywaczem Typ B Mniejsze urządzenia biurowe wyposażone w czytnik kart bez finiszera. L.P. Model Numer seryjny Typ 1 Xerox Color Typ C 2 Xerox Work Centre Typ C 3 Xerox Work Centre Typ A 4 Xerox Work Centre Typ A 5 Xerox Work Centre Typ A 6 Xerox Work Centre Typ A 7 Xerox Work Centre Typ A 8 Xerox Work Centre Typ A 9 Xerox Work Centre Typ A 10 Xerox Work Centre Typ A 11 Xerox Work Centre Typ A 12 Xerox Work Centre Typ A 13 Xerox Work Centre Typ A 14 Xerox Work Centre Typ A 15 Xerox Work Centre Typ A 16 Xerox Work Centre Typ A 17 Xerox Work Centre Typ A 18 Xerox Work Centre Typ A 19 Xerox Work Centre Typ A 20 Xerox Work Centre Typ A 21 Xerox Work Centre Typ A 22 Xerox Work Centre Typ A 23 Xerox Work Centre Typ A 3

4 24 Xerox Work Centre Typ A 25 Xerox Work Centre Typ A 26 Xerox Work Centre Typ A 27 Xerox Work Centre Typ B 28 Xerox Work Centre Typ B 29 Xerox Work Centre Typ B 30 Xerox Work Centre Typ B 31 Xerox Work Centre Typ B 32 Xerox Work Centre Typ B 33 Xerox Work Centre Typ B 34 Xerox Work Centre Typ B 35 Xerox Work Centre Typ B 36 Xerox Work Centre Typ B 37 Xerox Work Centre Typ B 38 Xerox Work Centre Typ B 39 Xerox Work Centre Typ B 40 Xerox Work Centre Typ B 41 Xerox Work Centre Typ B 42 Xerox Work Centre Typ B 43 Xerox Work Centre Typ B 44 Xerox Work Centre Typ B 45 Xerox Work Centre Typ B 46 Xerox Work Centre Typ B 47 Xerox Work Centre Typ B 48 Xerox Work Centre Typ B 49 Xerox Work Centre Typ B 50 Xerox Work Centre Typ B 4

5 Załącznik nr 2 Opis Usługi Eksploatacji Zakres Usługi Eksploatacji a. Do Usługi Eksploatacji zalicza się wszelkie niezbędne prace konserwacyjno-naprawcze związane z utrzymaniem Urządzeń w ciągłej dostępności (w tym dostawy wszelkich materiałów eksploatacyjnych takich jak: tonery, bębny, fusery, zszywki itp., przeglądy, konserwacje, materiały naturalnie zużywające się, a nie będące materiałami eksploatacyjnymi, papieru do drukowania, aktualizacje oprogramowania w ch). b. Zamawiający wymaga aby w siedzibie Zamawiającego w ciągłej dostępności były przynajmniej po 2 komplety tonerów oraz wszelkich pozostałych materiałów eksploatacyjnych do każdego typu Urządzeń podanych w Załączniku nr 1, jednak nie więcej aniżeli 5 kompletów. c. Do Usługi Eksploatacji zalicza się funkcje monitorowania stanu pracy Urządzeń z wykorzystaniem Oprogramowania będącego w posiadaniu Zamawiającego oraz wykonywanie okresowych przeglądów konserwacyjnych (czyszczenie toru transportu papieru, rolek, odkurzanie, czyszczenie z zewnątrz). d. Zamawiający zapewnia zdalny dostęp do Systemu na zasadach zgodnych z Polityką Bezpieczeństwa obowiązującą u Zamawiającego. e. Wszelkie materiały eksploatacyjne dostarczane Zamawiającemu powinny być fabrycznie nowe, producenta danego urządzenia. f. Zużyte materiały eksploatacyjne Wykonawca zabiera od Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć potwierdzenie odbioru zużytych tonerów. g. Odbiór zużytych materiałów odbywać się będzie przez Wykonawcę nie później jak 2 tygodnie po zgłoszeniu telefonicznym, bądź mailowym. h. Do Usługi Eksploatacji zalicza się dostawy papieru nie później jak 3 dni po zamówieniu telefonicznym lub mailowym do magazynu wskazanego przez Zamawiającego w ilościach zapewniających ciągłość wydruków. Dystrybucja papieru do Urządzeń w siedzibie Zamawiającego będzie realizowana przez personel Zamawiającego. i. Dostarczany papier powinien spełniać następujące parametry: A4 o gramaturze min. 80g i A3 o gramaturze min. 80g, przeznaczony do cyfrowych drukarek laserowych o klasie min. 160 CIE lub A. W ramach Usługi Eksploatacji Wykonawca zobowiązany jest do: a. Monitorowania z wykorzystaniem udostępnionego przez Zamawiającego Systemu, stanu urządzeń drukujących z Załącznika nr 1 stanu materiałów eksploatacyjnych oraz stanu poprawności funkcjonowania Systemu. b. Niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego o awariach /zakłóceniach urządzeń drukujących i konieczności uzupełnienia materiałów eksploatacyjnych dla monitorowanych urządzeń drukujących. c. Dostawy wszelkich materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących z Załącznika nr 1. d. Przeglądów konserwacyjnych (czyszczenie toru transportu papieru, odkurzanie, czyszczenie z zewnątrz) urządzeń drukujących z Załącznika nr 1. e. Wykonywanie przeglądów technicznych urządzeń drukujących określonych w Złączniku nr 1, zgodnie z wymaganiami producenta, Wykonawca zobowiązany jest wykonać ww. przeglądy 2 razy w roku lub raz na wydruków f. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości działania urządzeń poprzez swój system zgłoszeniowy. 5

6 g. Zgłoszenia przez Zamawiającego będą dokonywane w godzinach roboczych od 8 do w dniach od poniedziałku do piątku do systemu zgłoszeniowego Wykonawcy h. Rozliczenia miesięcznego wykonanych Usług. Zamawiający zapewnia zdalny dostęp do Systemu na zasadach zgodnych z Polityką Bezpieczeństwa obowiązującą u Zamawiającego. Z powodu obowiązującej u Zamawiającego Polityki Bezpieczeństwa, Zamawiający nie dopuszcza dla Wykonawcy dostępu online do pozostałych funkcji Systemu spoza siedziby Zamawiającego. Zasady rozliczania Usług Eksploatacji a. Wykonawca zobowiązany jest rozliczać świadczoną Usługę Eksploatacji w miesięcznych okresach rozliczeniowych na podstawie ilości faktycznie wykonanych wydruków w danym okresie rozliczeniowym na ch drukujących (wydruki zliczane z logów ), objętych Systemem. Rozliczenia będą wykonywane z dokładnością 2 cyfr po przecinku. b. W kosztach Wykonawca powinien uwzględnić wszystkie świadczone Usługi Eksploatacji. c. Okres obowiązywania Usługi Eksploatacji będzie liczony od dnia zawarcia Umowy. Rozliczenie wykonywane będzie na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. d. Wykonawca i Zamawiający będą posiadali dostęp do danych i raportów zbiorczych dostarczanych przez System, niezbędnych do rozliczenia świadczonych Usług Eksploatacji. e. Wykonawca w oparciu o rozbudowany System będzie wykonywał szczegółowe Raporty w zadanych przez Zamawiającego okresach rozliczeniowych zawierające ilość wydrukowanych stron w podziale na poszczególne objęte Systemem w podziale na:, rodzaj - kolor, mono, wydruk jednostronny, dwustronny, format papieru A4/A3. f. W oparciu o Raporty, Wykonawca dostarczać będzie do Centrali rozliczenie w formie Tabeli nr 1 i 2 - Rozliczeń miesięcznych (netto). Tabela nr 1 Rozliczeń miesięcznych Rodzaj Liczba stron A4 mono [1] Liczba stron A4 kolor [2] Liczba stron A3 mono [3] Liczba stron wydru ku A3 kolor [4] Cena netto jednej strony A4 mono [5] Cena netto jednej strony A4 kolor [6] Cena netto jednej strony A3 mono [7] Cena netto jednej strony A3 kolor [8] Cena netto na danym Urządzeniu [9]= [1]*[5]+[2]*[6] +[3]*[7]+[4]*[8] Typ A Typ B Typ C Suma 1 (łączna cena netto) 6

7 Tabela nr 2 Rozliczeń miesięcznych Rodzaj papieru Liczba ryz Cena jednostkowa netto Cena netto dodatkowego papieru Dodatkowy papier formatu A4 Dodatkowy papier formatu A3 [1] [2] Suma 2 (łączna cena netto) [3=[1]*[2] Cena całkowita netto w okresie miesięcznym = (Suma 1 + Suma 2) g. Rozliczenie dostaw papieru dodatkowo uwzględniać będzie poniższe zasady: W przypadku dostarczenia większej ilości papieru, niż zliczona na ch, dodatkowy papier, zostanie rozliczony, wg cen papieru zgodnie ze złożoną ofertą na dostawę papieru dodatkowego, jako dodatkowa pozycja na fakturze miesięcznej za Usługę Eksploatacji W przypadku dostarczenia mniejszej ilości papieru, niż zliczona na ch, brakujący papier, zostanie rozliczony, wg cen papieru zgodnie ze złożoną ofertą na dostawę papieru dodatkowego, jako upust/potrącenie na fakturze miesięcznej za Usługę Eksploatacji h. Tabele Rozliczeń miesięcznych oraz dodatkowych dostaw papieru będą podlegały odbiorowi oraz stanowić będą podstawę dla sporządzenia miesięcznych Protokołów Odbioru. i. Protokoły Odbiorów będą podstawą do wystawienia comiesięcznych faktur. j. Dla potrzeb złożenie Oferty przyjmuje się, że: Zamawiający w skali miesiąca szacuje liczbę stron wydruków zgodnie z poniższą tabel Rodzaj urządzenia drukującego Liczba stron A4 mono liczba stron A4 kolor liczba stron A3 mono Liczba stron A3 kolor Typ A Typ B Typ C Rodzaj papieru Ilość ryz Dodatkowy papier formatu A4 Dodatkowy papier formatu A

8 Sterownik Urządzeń w domyślnym ustawieniu wymusza druk dwustronny, czarnobiały k. Wykonawca w comiesięcznych rozliczeniach podaje w Tabeli 1 liczby stron oraz ceny netto w podziale na typ urządzeń, format papieru oraz mono i kolor. Ceny podawane są zgodnie ze złożoną Ofertą. Ceny są stałe bez względu na procentowe pokrycie tonerem w okresie kontraktu. l. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania ceny wydruków (świadczenia Usługi Eksploatacji) przez cały okres obowiązywania Umowy zgodne ze złożoną Ofertą.. 8

9 Załącznik nr 3 - Opis oprogramowania OptimiDoc v5.07 oraz Xerox Device Manager v Podstawowe funkcje oprogramowanie OptimiDoc, posiadanego przez Zamawiającego: a. Zarządzanie wszystkimi urządzeniami wielofunkcyjnymi objętymi Systemem Zarządzania Wydrukami, b. Zarządzanie Użytkownikami i uprawnieniami c. Raportowanie d. Posiada wbudowane funkcje skanowania e. Zarządzanie funkcjami drukowania 2. Podstawowe funkcje oprogramowanie Xerox Device Manager, posiadanego przez Zamawiającego: a. Kontrola i monitoring działania urządzeń Xerox, sygnalizowanie wszelkich awarii i nieprawidłowości, b. Kontrola wszelkich materiałów eksploatacyjnych oraz informowanie Zamawiającego i dotychczasowego Wykonawcę o potrzebie ich wymiany oraz potrzebie zamówienia nowych materiałów w taki sposób, aby w posiadaniu przez Zamawiającego znajdowało się przynajmniej po dwa zestawy wszelkich materiałów, ale nie więcej niż 5 sztuk. c. Raportowanie stanu urządzeń Oprogramowanie Xerox Device Manager zostało skonfigurowane przez producenta na potrzeby Zamawiającego. Zasady gwarancji udzielonej przez Wykonawcę Wykonawca udziela 12 miesięcznej gwarancji: na przeglądy i pozostałe prace wykonane w ramach Usługi Eksploatacji na części zamienne wymienione w ramach przeglądów na dostarczone materiały eksploatacyjne (papier, tonery oraz inne zgodne z dokumentacją poszczególnych Urządzeń). Termin gwarancji liczony jest od dnia odbioru pracy lub dostawy materiałów. 9