Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 19/2012 Dyrektora Ośrodka Kultury w Mirosławcu z dnia w sprawie wprowadzenia i stosowania procedur, dotyczących realizacji partnerskiego projektu pn. Zabezpieczenie populacji żubrów w północno-zachodniej Polsce przed presją turystyczną zarządzam, co następuje: 1. W celu prawidłowej i sprawnej realizacji projektu pn.: Zabezpieczenie populacji żubrów w północno-zachodniej Polsce przed presja turystyczną wprowadza się do stosowania procedury zgodnie z załącznikiem nr 1, 2, 3, 4: 2. Kwestie współpracy pomiędzy partnerami projektu określa umowa o współpracy Ośrodka Kultury w Mirosławcu oraz zachodniopomorskiego towarzystwa Przyrodniczego w Szczecinie. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 19/2012 Dyrektora Ośrodka Kultury w Mirosławcu z dnia Procedura weryfikacji, czy roboty, usługi/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową 1. Cel i zakres Celem procedury jest określenie zasad weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową dla projektu Zabezpieczenie populacji żubrów w północno-zachodniej Polsce przed presją turystyczną 2. Odpowiedzialność i przestrzeganie Procedura dotyczy pracowników Ośrodka Kultury w Mirosławcu oraz koordynatora projektu wyłonionego w drodze przetargu reprezentacyjnego Ośrodek Kultury w Mirosławcu. Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie procedury ponosi Dyrektor Ośrodka kultury w Mirosławcu. 3. Przebieg procedury Realizacja umowy, zawartej w wyniku zamówienia, nadzorowana jest przez Ośrodek Kultury w Mirosławcu oraz wyłonionego koordynatora projektu. Wszystkie roboty i dostawy wykonywane przez Wykonawcę kontrolowane są na bieżąco przez koordynatora, a ich jakość i zgodność z dokumentacją projektową sprawdzana jest przez kierownika jednostki, koordynatora oraz (opcjonalnie) inspektora nadzoru. Realizacja umowy, zawartej w wyniku zamówienia, nadzorowana jest przez Ośrodek Kultury w Mirosławcu odpowiada za bieżącą kontrolę robót, dostaw i usług. Sprawdza on, czy dostarczone materiały i usługi odpowiadają wymaganiom określonym w umowie, zamówieniu/zleceniu/zgłoszeniu, zwracając szczególną uwagę na ilość, jakość, cenę, terminowość, warunki finansowe i warunki dostawy. W przypadku niespełnienia przez wykonawcę wymagań określonych w umowie, zamówieniu/zleceniu/zgłoszeniu, Ośrodek kultury w Mirosławcu oraz koordynator odpowiedzialny za realizację umowy kontaktuje się z inspektorem nadzoru i/lub Wykonawcą w celu wyjaśnienia rozbieżności oraz uzgodnienia dalszego trybu postępowania. Jeśli niezgodność nie może być usunięta niezwłocznie, OK wstrzymuje przyjęcie dostaw, przerywa odbiór robót i faktur do czasu zrealizowania przez wykonawcę dostaw lub wykonania usług zgodnie z umową, zamówieniem/zleceniem/zgłoszeniem. Odbioru częściowego lub końcowego robót budowlanych dokonuje Dyrektor, Osrodka Kultury w Mirosławcu, który podpisuje protokół odbioru robót. Weryfikuje zgodność jakości i zakresu wykonanych prac z zapisami umowy. Realizacja umowy zawartej w wyniku zamówienia od strony finansowej nadzorowana jest przez wyłoniona w drodze postępowania przetargowego księgowego oraz koordynatora, który sprawdza, czy dokumenty stanowiące podstawę dokonania zapłaty za wykonane roboty i usługi oraz za dostarczone towary są zgodne z umową. Na dokumentach stanowiących podstawę dokonania zapłaty za wykonane roboty i usługi oraz za dostarczone towary umieszcza się potwierdzenie wykonania i przyjęcia roboty i usługi lub przyjęcia towarów - podpisane przez właściwą osobę.

3 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 19/2012 Dyrektora Ośrodka Kultury w Mirosławcu z dnia Procedura przygotowania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczenia, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego 1. Cel i zakres Celem procedury jest określenie zasad przygotowywania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego dla projektu Zabezpieczenie populacji żubrów w północno-zachodniej Polsce przed presją turystyczną 2. Odpowiedzialność i przestrzeganie Procedura dotyczy koordynatora projektu, obsługi księgowej (Beneficjent oraz Partner) oraz kierownictwa jednostek ( OK oraz ZTP) 4. Przebieg procedury Partnerzy projektu razem ustalają przygotowanie wniosku o płatność, zgodnie z obowiązującym wzorem wniosku o płatność w ramach POIiŚ wraz z wszystkimi niezbędnymi załącznikami. Koordynator Projektu zgłasza prośbę do ksiegowych projektu o przygotowanie 2 egzemplarzy kserokopii wydruków obrotów kont analitycznych z systemu księgowego, dowodów księgowych wraz z dowodami zapłaty (wyciągi z rachunku bankowego i/lub polecenia zapłaty) oraz protokołami odbioru robót lub innych niezbędnych dokumentów do wniosku o płatność. Potwierdzenia za zgodność z oryginałem powinna dokonać osoba upoważniona, zgodnie z kartą wzorów podpisów, wraz z pieczątka imienną oraz datą. Koordynator Projektu przygotowuje 2 egzemplarze kserokopii niezbędnych dokumentów do wniosku o płatność, związanych z realizacją projektu, np. dokumentacja projektowa, przetargowa, umowy z wykonawcą, itp. Potwierdzenia za zgodność z oryginałem powinna dokonać osoba upoważniona, zgodnie z kartą wzorów podpisów, wraz z pieczątką imienną i datą. Dodatkowo Koordynator przygotowuje informacje w zakresie rzeczowej realizacji projektu, w tym informacji o osiągniętych wskaźnikach produktu i rezultatu. Po zebraniu niezbędnych dokumentów Koordynatorzy Projektu wypełniają formularz wniosku o płatność, weryfikując poprawność i kompletność przedłożonych dokumentów. W szczególności sprawdza poprawność opisu dowodu księgowego zgodnie z Instrukcją do wniosku o płatność, potwierdzenie zapłaty oraz weryfikuje i poświadcza, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego. W przypadku stwierdzenia braku jakiegoś dokumentu lub wątpliwości dotyczącej dokumentacji zwraca się do kierownictwa jednostek w sprawie udzielenia wyjaśnień lub korekty dokumentów. Kompletny wniosek przekazywany jest do podpisu osobie upoważnionej, zgodnie z kartą wzorów podpisów. Po podpisaniu wniosek jest przekazywany do Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych (CKPŚ) oraz Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW). Zaliczka/ Refundacja wydatków kwalifikowanych wpłynie na konto Ośrodka Kultury w Mirosławcu z CKPŚ oraz NFOŚiGW.

4 Podstawą do wypłacenia refundacji oraz zaliczki na rzecz partnera projektu- ZTP jest wniosek podpisany przez koordynatora bądź przedstawiciela partnera z określoną kwotą zaliczki lub podstawy refundacji poniesionych wydatków.

5 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 19/2012 Dyrektora Ośrodka Kultury w Mirosławcu z dnia Procedura przechowywania i archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ, zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) 1. Cel i zakres Celem procedury jest określenie zasad i trybu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu Zabezpieczenie populacji żubrów w północno-zachodniej Polsce przed presją turystyczną 2. Odpowiedzialność i przestrzeganie Procedura dotyczy pracowników Ośrodka Kultury w Mirosławcu, w tym Koordynatora Projektu, dyrektora,w zakresie dokumentacji finansowej księgowego Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi dyrektor oraz główny księgowy w zakresie dokumentacji finansowej. 3. Procedura przechowywania pism wchodzących i wychodzących Oryginały pism wchodzących oraz wychodzących są przechowywane i archiwizowane przez pracowników zajmujących się bezpośrednio daną sprawą, w segregatorach w kolejności ich daty wpływu lub wysyłania. Dokumenty są przechowywane w opisanych segregatorach w sposób zapewniający zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich, utratą, zniszczeniem oraz w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie segregatory będą odpowiednio oznakowane logami unijnymi, zgodnie z wytycznymi w zakresie promocji POIiŚ oraz NFOŚiGW. Dodatkowo każdy pracownik archiwizuje każdą sprawę na informatycznym nośniku danych. Archiwizowane dokumenty są zapisane w jednym folderze z tytułem projektu, podzielone na odpowiednie katalogi, tak aby zapewnić zasadę przejrzystości i czytelności. 4. Procedura przechowywania dokumentacji finansowej Oryginały dokumentów finansowych są przechowywane w osobnych segregatorach w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w podziale na miesiące w sposób pozwalający na ich odszukanie w podziale na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. Protokoły z kontroli finansowych przechowywane są w Ośrodku Kultury w Mirosławcu. Dodatkowo każdy pracownik archiwizuje sprawę na informatycznym nośniku danych. Archiwizowane dokumenty są zapisane w jednym folderze z tytułem projektu, podzielone na odpowiednie katalogi, tak aby zapewnić zasadę przejrzystości i czytelności. Odpowiedzialność za prawidłową archiwizację oryginałów dokumentacji finansowej ponosi główny księgowy. 5. Przechowywanie dokumentacji projektowej Oryginały dokumentacji projektowej przechowywane są w Ośrodku Kultury w Mirosławcu. Dodatkowo koordynator archiwizuje dokumentacje techniczną na informatycznym nośniku danych. Archiwizowane dokumenty są zapisane w jednym folderze z tytułem projektu, podzielone na odpowiednie katalogi, tak aby zapewnić zasadę przejrzystości i czytelności. Odpowiedzialność za prawidłową archiwizację dokumentacji projektowej ponosi pracownik ds. administracyjnych 6. Procedura przechowywania dokumentacji przetargowej oraz zawartych umów dla kosztów niekwalifikowanych

6 6.1 Przechowywanie dokumentacji przetargowej Ośrodek Kultury w Mirosławcu jest odpowiedzialny za dokumentację związaną z przeprowadzanym zamówieniem. Przyjmowane lub przesyłane oferty Wykonawców w związku z uruchomionym postępowaniem będą rejestrowane w dzienniku korespondencji przychodzącej. Następnie zostaną ostemplowane i opatrzone adnotacją, określającą dokładny termin wpłynięcia oferty (z podaniem daty, godziny i minuty). Pracownik Ośrodka Kultury w Mirosławcu sporządzi Rejestr przyjętych ofert, za którego prowadzenie odpowiedzialny jest Dyrektor. Zarejestrowane oferty do czasu ich otwarcia zostaną zabezpieczone w metalowej szafie, zamykanej na klucz. W dniu otwarcia ofert, a także podczas posiedzeń Komisji Przetargowej pracownik Ośrodka Kultury przekazuje oferty odnoszące się do danego postępowania Przewodniczącemu Komisji. Każdorazowo po zakończeniu posiedzeń Komisji Przetargowej Przewodniczący zwraca pobrane oferty celem ich ponownego zabezpieczenia. Za udostępnianie dokumentacji związanej z prowadzonym postępowaniem odpowiada Przewodniczący KP. Po zakończeniu prowadzonego postępowania Przewodniczący KP przekaże koordynatorowi pozostałą dokumentację (protokół wraz z załącznikami) celem jej zabezpieczenia. Dodatkowo pracownik OK archiwizuje dokumentację przetargową na informatycznym nośniku danych. Archiwizowane dokumenty są zapisane w jednym folderze z tytułem projektu, podzielone na odpowiednie katalogi, tak aby zapewnić zasadę przejrzystości i czytelności. 6.2 Przechowywanie zawartych umów Oryginały zawartych umów przechowywane są w szafie zamykanej na klucz w Ośrodku Kultury w Mirosławcu. Zawarte z Wykonawcami umowy są jawne i podlegają udostępnieniu po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania o zamówienie publiczne. Nie podlegają ujawnieniu informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, ze nie mogą one być ujawnione (z wyłączeniem informacji odnośnie ceny, terminu wykonania, gwarancji i terminu płatności). Archiwizowane dokumenty są zapisane w jednym folderze z tytułem projektu, podzielone na odpowiednie katalogi, tak aby zapewnić zasadę przejrzystości i czytelności. 5. Przechowywanie dokumentacji projektowej Oryginały dokumentacji projektowej przechowywane są w Ośrodku Kultury w Mirosławcu. Dodatkowo archiwizuje się dokumentacje techniczną na informatycznym nośniku danych. Archiwizowane dokumenty są zapisane w jednym folderze z tytułem projektu, podzielone na odpowiednie katalogi, tak aby zapewnić zasadę przejrzystości i czytelności. 7. Okres przechowywania dokumentacji Wszelkie dokumenty, dotyczące Projektu, będą przechowywane w siedzibie Ośrodka Kultury w Mirosławcu w sposób gwarantujący jej nienaruszalność w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.

7 Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 19/2012 Dyrektora Ośrodka Kultury w Mirosławcu z dnia Procedura zarządzania projektem struktura organizacyjna, zadania, odpowiedzialność 1. definicje i skróty Projekt oznacza projekt pn. zabezpieczenie populacji zubrów w północno-zachodniej Polsce przed presja turystyczna, dofinansowany w ramach realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, (umowa o dofinansowanie projektu z dnia r. nr POIS /12). Zamówienie dofinansowane jest ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej OK Ośrodek Kultury w Mirosławcu Beneficjent ZTP Zachodniopomorskie Towarzystwo Przyrodnicze Partner 2. cel i zakres procedury 2.1 Procedura opisuje i charakteryzuje sposób funkcjonowania OK w ramach realizacji Projektu 2.2 w procedurze opisano strukturę organizacyjną, zasady funkcjonowania, podstawowy zakres czynności i odpowiedzialności członków zespołu oraz obieg podstawowych dokuemntów w ramach OK 3. Odpowiedzialność 3.1 Odpowiedzialność za wdrożenie i realizacje procedury ponosi koordynator projektu oraz kierownik jednostki realizującej projekt (OK) 4. podstawy działania i struktura organizacyjna 4.1 dokumentem powołującym OK jest uchwała Rady Miejskiej w Mirosławcu nr z dnia za przeprowadzenie procesu wyłonienia obsługi projektu do czasu wyłonienia koordynatora projektu odpowiedzialny jest dyrektor OK 4.3. w strukturze organizacyjnej OK na czas realizacji projektu przewidziano następujące kluczowe stanowiska-zlecenia; koordynacja projektu księgowy projektu opracowanie dokumentacji projektowej opracowanie dokumentacji przetargowej inspektor nadzoru 4.4 w zakresie realizacji projektu zespół wymieniony w pk 4.3 podlega dyrektorowi OK 4.5. Planowana struktura organizacyjna OK przedstawiona jest na poniższym schemacie i wskazuje powiązania OK z partnerem projektu ZTP. (rys.1)

8 rys.1 OK ZTP Główny księgowy OK Koordynator projektu Koordynator projektu Księgowy ZTP Pracownik ds. administracyjnych Księgowy projektu Księgowy projektu Zamówienia publiczne Inspektor nadzoru Inspektor nadzoru Opracowanie dokumentacji projektowej Opracowanie dokumentacji projektowej

9 5. zakres czynności 5.1. koordynator projektu organizacja przebiegu i bieżący nadzór nad realizacją prowadzonych działań za które odpowiada w projekcie Zamawiający, zgodnie z umową partnerską z dnia r. dotyczącą realizacji Projektu wraz z aneksem z dnia r., która stanowi załącznik nr 9 do niniejszej specyfikacji; koordynacja działań z partnerem Projektu, Zachodniopomorskim Towarzystwem Przyrodniczym; sporządzanie bieżących informacji o przebiegu Projektu do zamieszczenia na stronie internetowej projektu i do publikacji w innych mediach, nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu; opracowanie merytoryczne i wybór materiałów graficznych do stałych wystaw realizowanych w Regionalnym Centrum Żubra w Mirosławcu w Punkcie Informacji o Żubrach w Próchnowie; opracowanie merytoryczne zakresu i kalendarium działań informacyjnych i edukacyjnych Regionalnego Centrum Żubra i Punktu Informacji o Żubrach w Próchnowie; opracowanie merytoryczne strony internetowej projektu oraz administrowanie jej treścią; opracowanie merytoryczne materiałów promocyjnych 2 ulotek o Regionalnym Centrum Żubra i o Punkcie Informacji o Żubrach w Toporzyku. Zorganizowanie w Regionalnym Centrum Żubra w Mirosławcu Jednej konferencji Żubr w turystyce dla 100 osób ; kontrola pod względem merytorycznym specyfikacji i ogłoszeń o zamówieniach przygotowanych w ramach Projektu; bieżące prowadzenie monitoringu realizacji wskaźników i ewaluacja Projektu; weryfikacja prawidłowości pod względem merytorycznym dokumentów finansowo księgowych; zatwierdzenie kosztów pod względem ich kwalifikowalności i zgodności z budżetem projektu; prowadzenie kontroli wykonania budżetu projektu; sporządzanie zestawień dokumentów potwierdzających wydatki na koniec każdego miesiąca w rozbiciu na zadania w projekcie; przygotowywanie wniosków o płatność do IW oraz NFOŚiGW pod względem merytorycznym nie rzadziej niż 1 raz w kwartale; kontrola prawidłowej realizacji projektu zgodnie z Harmonogramem Realizacji Projektu ; 5.2 księgowy projektu prowadzenie bieżących zapisów w ewidencji księgowej, kontrola dokumentów pod względem rachunkowym i finansowym, dokonywanie rozliczeń z wykonawcami, przygotowywanie części finansowej wniosków o płatność do IW oraz NFOŚiGW, sporządzanie sprawozdań i zestawień finansowych, gospodarowanie środkami dotacji w ramach wydzielonego subkonta, sporządzanie dokumentacji dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego dotyczącej pracowników zatrudnionych przy realizacji Projektu, wyliczenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i potrąceń ZUS oraz nadzór nad ich terminową zapłatą, wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeb finansowych projektu. 5.3 przygotowanie dokumentacji przetargowej opracowanie dokumentacji przetargowej do wyłonienia wykonawców zadań Projektu, na podstawie Harmonogramu Realizacji Projektu w tym: analizy rynku określającej szacunkową wartość zamówień, polegającą na zebraniu informacji o szacunkowej wartości zamówienia od co najmniej 3 potencjalnych oferentów; dokumentacji przetargowych na zamówienia o wartości powyżej 14000, zawierającej ogłoszenie o zamówieniu oraz specyfikacje istotnych warunków zamówienia wraz z projektami umów i innymi niezbędnymi załącznikami; zapytań ofertowych do postępowań na drodze rozeznania rynku dla zadań o wartości poniżej 14000, obejmujących treść ogłoszeń/zapytań ofertowych, opisy przedmiotu zamówienia wraz z projektami umów i innymi niezbędnymi załącznikami. uzgodnienie treści merytorycznej przygotowanych dokumentacji z Zamawiającym, przedstawienie przygotowanych dokumentacji do kontroli ex ante Centrum Koordynacji Projektów

10 Środowiskowych i uwzględnienie w projektach dokumentów uwag pokontrolnych, organizację przetargów i postępowań na drodze rozeznania rynku, w tym przygotowanie protokołów postępowań z załącznikami, publikację ogłoszeń i dokumentów, zgodnie z wymogami prawa i wytycznymi donora Projektu (na stronach internetowych Zamawiających, w BZP, TED) udział w pracach komisji przetargowej, przygotowanie umów z wykonawcami do podpisania. 5.4 opracowanie dokumentacji projektowej opracowanie dokumentacji prac remontowo-budowlanych w Regionalnym Centrum Żubra w Mirosławcu oraz uzyskanie wszelkich wymaganych prawem pozwoleń i zgód na: modernizację schodów wejściowych wraz z wylewką wraz z budową podjazdu - pochylni dla osób niepełnosprawnych, modernizację 3 łazienek, w tym jednej dostosowanej dla osób niepełnosprawnych oraz dla osób z małymi dziećmi, wymianę nawierzchni na ciągach komunikacyjnych stanowiących dodatkową powierzchnię wystawową (skucie i położenie nowej nawierzchni płytki podłogowe), modernizację oświetlenia - wymiana lamp, zamontowanie oświetlenia punktowego, modernizację ścian w pomieszczeniach wystaw (5 pomieszczeń, w tym 2 ciągi komunikacyjne i 1 hol główny) izolację pionową budynku wraz z ociepleniem fundamentów organizację stałej wystawy wraz z przedstawieniem wizualizacji instalacja sieci hot-spot (internet bezprzewodowy) zagospodarowanie terenów zielonych wraz z małą fontanną, ławeczkami i zielenią opracowanie dokumentacji prac remontowo-budowlanych Punktu Informacji o Żubrach w Próchnowie, gm. Mirosławiec oraz uzyskanie wszelkich wymaganych prawem pozwoleń i zgód na: wzmocnienie i izolację fundamentów, ocieplenie budynku wraz z wykonaniem elewacji, ustawienie drewnianej wiaty turystycznej wraz z siedziskami instalację hot spot (internet bezprzewodowy) montaż i organizacja stałej wystawy wraz z przedstawieniem wizualizacji, opracowanie i projekt ustawienia czterech witaczy informacyjnych w kształcie żubra, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego w Mirosławcu, uzyskanie pozwolenia i uiszczenie opłaty za zajęcie pasa drogowego, uzgodnienie projektów, sporządzenie kosztorysów inwestorskich tak aby ceny obiektów nie przewyższały dotacji na ich realizację zgodnie z harmonogramem Projektu, uzyskanie niezbędnych decyzji administracyjnych wymaganych do rozpoczęcia prac budowlanych (pozwolenia na budowę, zgłoszenia budowy) 5.5. inspektor nadzoru Reprezentowanie Zamawiającego na terenie budowy przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem budowlanym, Specyfikacją Techniczną Wykonania i Odbioru Robót, Polskimi Normami przenoszącymi normy europejskie lub norm innych państw członkowskich EOG, przenoszących te normy oraz aprobaty, specyfikacje, przepisami prawa polskiego i wspólnotowego UE, zasadami wiedzy technicznej oraz umową z wykonawcą robót budowlanych. Sprawdzanie jakości wykonywanych robót oraz wbudowanych wyrobów budowlanych. Sprawdzenie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub znikających, uczestniczenie w odbiorach technicznych oraz przygotowanie i udział w czynnościach odbioru gotowego obiektu budowlanego i przekazywanie go do użytkowania. Uczestnictwo w przekazaniu terenu budowy. Potwierdzenie faktyczne wykonanych robót oraz usunięcia usterek. Sprawdzenie i aprobowanie wystawianych przez wykonawcę robót budowlanych faktur i załączników do nich. Wydawanie kierownikowi robót poleceń (potwierdzonych pisemnie) dotyczących: usunięcia nieprawidłowości lub zagrożeń, wykonania prób lub badań, także wymagających odkrycia robót lub

11 elementów zakrytych oraz przedstawienia ekspertyz dotyczących prowadzonych robót do obrotu i stosowania w budownictwie wyrobów budowlanych oraz urządzeń technicznych. Informowanie na piśmie Zamawiającego o zagrożeniach w terminowej realizacji robót budowlanych w odniesieniu do zawartych umów. Żądanie od Wykonawcy dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót budowlanych w przypadku, gdyby ich kontynuacja mogła wywołać zagrożenie bądź spowodować niedopuszczalną niezgodność z dokumentacją projektową. Zgłaszanie Zamawiającemu zastrzeżeń do dokumentacji projektowej i udział w rozmowach Zamawiającego z Projektantem celem dokonania stosownych uzgodnień oraz wyjaśnień. Uczestnictwo w odbiorze końcowym robót budowlanych. Zarządzenie nadzoru i przeprowadzenie kontroli wszystkiego, co jest przygotowywane lub wytwarzane w celu dostawy na potrzeby realizacji robót. Inicjowanie, prowadzenie odpraw inwestycyjnych raz na 2 tygodnie w terminach ustalonych przez uczestników procesu inwestycyjnego (tj. Inspektor nadzoru inwestycyjnego, Wykonawca robót budowlanych, Zamawiający) oraz sporządzanie protokołów z tych spotkań. Obecność Inspektorów nadzoru inwestorskiego na terenie budowy wymagana będzie minimum raz na tydzień, a w razie zaistnienia pilnej konieczności niezwłocznie. W trakcie wykonywania swoich obowiązków Inspektorzy nadzoru inwestorskiego nie będą ujawniali informacji, które otrzymali dla celów sprawowanego nadzoru i kontroli o prowadzeniu przedsięwzięć za wyjątkiem przekazywania ich właściwym władzom kontrolującym. Inspektorzy nadzoru inwestorskiego nie będą upoważnieni do wydawania Wykonawcy robót budowlanych poleceń realizacji robót zamiennych lub dodatkowych bez pisemnej zgody Zamawiającego. Jeżeli w umowie wyraźnie nie postanowiono inaczej Inspektorzy nadzoru inwestorskiego nie mają prawa zwolnić Wykonawcy robót budowlanych z jakiegokolwiek jego obowiązku. Inspektorzy nadzoru inwestorskiego ponoszą wobec Zamawiającego odpowiedzialność za wyrządzone szkody, będące normalnym następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, ocenianego w granicach przewidzianych dla umów starannego działania. Uczestniczenie w minimum 3 przeglądach gwarancyjnych w okresie obowiązywania gwarancji od daty podpisania końcowego, bezusterkowego protokołu odbioru robót budowlanych bez dodatkowego wynagrodzenia księgowa OK ścisła współpraca z księgowa projektu oraz koordynatorem projektu udostępnianie niezbędnej wiedzy oraz materiałów oraz potencjału technicznego w celu prawidłowego przebiegu projektu 5.7 pracownik ds. administracyjnych Ok ścisła współpraca z księgową projektu oraz koordynatorem projektu udostępnianie niezbędnej wiedzy oraz materiałów oraz potencjału technicznego w celu prawidłowego przebiegu projektu 5.8 dyrektor OK reprezentowanie interesów OK w trakcie realizacji projektu przy ścisłej współpracy z koordynatorem projektu do czasu wyłonienia koordynatora projektu, nadzór nad wyłanianiem wykonawców bieżąca analiza wydatków, mogących stanowić zagrożenia dla gospodarki finansowej OK w związku z realizowanym projektem ścisła współpraca z koordynatorami projektu

12 udostępnianie niezbędnej wiedzy oraz materiałów oraz potencjału technicznego w celu prawidłowego przebiegu projektu 6. schemat podejmowania decyzji w ramach realizacji projektu 6.1 decyzje o charakterze bieżącym, standardowym i wynikającym z procedur i zakresu czynności podejmuje koordynator wg kompetencji przy konsultacji dyrektora OK 6.2 w zależności od potrzeb koordynator konsultuje decyzje z pozostałymi osobami zaangażowanymi w realizacje projektu 6.3 jeśli sprawa jest wyjątkowa skomplikowana lub obejmuje swoim zakresem wiele płaszczyzn może być skierowana do rozpatrzenia podczas zwołanego spotkania koordynatorów, księgowych projektu oraz kierownictwa jednostek 6.4 w sprawach wymagających opinii oraz akceptacji instytucji dotującej przygotowywany jest dokument podpisywany przez dyrektora OK (beneficjenta projektu) 6.5 za realizację oraz terminowe załatwianie spraw odpowiadają wszystkie osoby zaangażowane w projekt 6.6 wszystkie decyzje podejmowane przez umocowane osoby muszą być podejmowane w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, w oparciu o najlepszą dostępna wiedzę i umiejętności oceny sytuacji.

13 Uzasadnienie Projekt Zabezpieczenie populacji żubrów w północno-zachodniej Polsce przed presją turystyczną został zgłoszony do aplikacji o środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach konkursu V Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Wymogiem Instytucji Wdrażającej jest przygotowanie procedur zarządzania projektem. W związku z tym zostały opracowane procedury zgodnie z wymogami IW, które zapewnią sprawną zgodnie z umową o dofinansowanie realizację Projektu.