Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin okre la organizację i zakres działania Archiwum Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego Nr 5 l skiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach oraz zasady i tryb postępowania z przekazywan do Archiwum dokumentacj. 2. Dokumentacja przesyłana i wytwarzana w Szpitalu i przekazywana do Archiwum dzieli się na: niemedyczn o charakterze administracyjnym i gospodarczym, medyczn, zwi zan z udzielaniem wiadczeń zdrowotnych. 2 Postanowienia Regulaminu ustalone zostały w oparciu o przepisyś 1) ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. jedn. z 2006r. Dz. U. Nr 97, poz. 673, z póź. zm.), 2) rozporz dzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrze nia 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375), 3) rozporz dzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. Nr 252, poz.1697), 4) ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2009r. Nr 52 poz. 417 z póź. zm.), 5) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. jedn. z 2002 r. Dz.U. Nr 101, poz. 926 z póź. zm.), 6) inne obowi zuj ce przepisy. 3 Użyte w Regulaminie okre lenia oznaczaj Ś 1) Szpital Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Nr 5 l skiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach, w imieniu którego działa Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona, 2) komórka organizacyjna element struktury organizacyjnej Szpitala, także jednostka organizacyjna lub samodzielne stanowisko, wymienione w Regulaminie Organizacyjnym Szpitala, powołane do realizacji okre lonych zadań, 3) Wykaz Akt, JRWA Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, będ cy rzeczow kwalifikacj akt napływaj cych i powstaj cych w Szpitalu, oznaczonych w poszczególnych pozycjach symbolem klasy, hasłem i kategori archiwaln, 4) podręczna składnica akt miejsce przechowywania akt spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych Szpitala, 1

2 5) teczka spraw (teczka aktowa) skoroszyt, tekturowy karton, teczka wi zana, koperta i inne opakowania przeznaczone na dokumenty spraw zakończonych, służ ce do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt, objętych t sam grup tematyczn : kategori archiwaln ustalon w Wykazie Aktś w przypadku gdy akta nie mieszcz się w jednej teczce aktowej, należy rozdzielić je na dwie lub więcej teczek, numerowanych jako tom 1, tom 2 itd., 6) Archiwista pracownik Szpitala, odpowiedzialny za Archiwum, 7) brakowanie dokumentacji ocena jej przydatno ci dla celów praktycznych, wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej i przekazanie jej do zniszczenia lub na makulaturę, 8) dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna kartoteki ambulatoryjne pacjentów, historie choroby, karty informacyjne z leczenia szpitalnego, inne, 9) dokumentacja medyczna zbiorcza wewnętrzna księgi główne przyjęć i wypisów, księgi zabiegów, księgi bloku lub sali operacyjnej, księgi raportów pielęgniarskich i lekarskich, księgi porad ambulatoryjnych, księgi chorych oddziału lub równorzędnej komórki organizacyjnej, księgi pracowni diagnostycznych, księgi pracowni Laboratorium, inne. Podział akt na kategorie archiwalne 4 1. W Szpitalu wytwarzana jest, gromadzona i archiwizowana wył cznie dokumentacja nie maj ca znaczenia historycznego, o czasowej warto ci praktycznej, zwana dokumentacj niearchiwaln. 2. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona jest symbolem,,b z dodatkamiś 1) cyfr arabskich, np. B5, co oznacza, że okres przechowywania tej dokumentacji, liczony w pełnych latach kalendarzowych, poczynaj c od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy, wynosi 5 lat, po którym to okresie winna ona podlegać wydzieleniu i brakowaniu przez Archiwum, oraz przekazaniu do zniszczenia za zgod wła ciwego Archiwum Państwowego, 2) litery,,c (tj. Bc), co oznacza dokumentację o charakterze manipulacyjnym, która po pełnym wykorzystaniu do prac bież cych może być brakowana i niszczona bez zgody Archiwum Państwowego, 3) znaku,,x (tj. BX), co oznacza, że wskazana dokumentacja winna być przechowywana przez czas okre lony przepisami prawa w sposób opisowy (np. do końca działalno ci Szpitala), podany w Wykazie Akt. 3. W rozumieniu niniejszej instrukcji symbol,,b z dodatkiem liczby (lat) lub jednej z liter,,x lub,,c okre la kategorię archiwaln dokumentów wskazanych w Wykazie Akt Szpitala. 4. Szczegółowy podział dokumentacji niearchiwalnej Szpitala na klasy tematyczne i kategorie archiwalne okre la obowi zuj cy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. 2

3 Lokal Archiwum 5 1. W Archiwum gromadzi się, przechowuje i udostępnia dokumentację, o której mowa w 4 Regulaminu, przekazywan tam przez komórki organizacyjne Szpitala. 2. Pomieszczenia Archiwum winny spełniać takie wymagania techniczne i organizacyjne, które zapewniaj gromadzonej dokumentacji trwało ć, ochronę przed zniszczeniem i zagubieniem, łatwo ć korzystania i wyszukiwania okre lonych dokumentów, poufno ć i zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych, oraz wła ciwe warunki pracy personelu Archiwum Archiwum jest wspólne dla wszystkich komórek organizacyjnych Szpitala. 2. Dopuszcza się możliwo ć korzystania z podręcznych składnic dokumentacji w komórkach organizacyjnych, z zastrzeżeniem ust Odpowiedzialno ć za gromadzenie dokumentacji w podręcznych składnicach ponosi kierownik komórki organizacyjnej, który jest zobowi zany do przestrzegania zasad niniejszego Regulaminu w zakresie porz dkowania i zabezpieczenia dokumentacji W skład pomieszczeń Archiwum winny wchodzićś 1) pomieszczenia biurowe dla personelu, które jednocze nie umożliwiaj przegl danie dokumentacji osobom z zewn trz, upoważnionym do korzystania z niej na miejscu (do wgl du), 2) magazyny, przeznaczone na gromadzenie dokumentacji, które powinny byćś suche, dobrze wietrzone i równomiernie ocieplone (ogrzewane) w ci gu całego roku, nie narażone na bezpo rednie działanie promieni słonecznych, wyposażone w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotno ci, które winny wynosić odpowiednio 16-18ºC, 55-65%, wyposażone w regały metalowe, ustawione rzędami, w odległo ci nie mniejszej niż 75 cm, zabezpieczone przed pożarem i wyposażone w sprzęt ga niczy, który powinien być sprawdzany w terminach gwarantuj cych jego sprawno ć, zabezpieczone przed włamaniem przez okratowanie okien i wzmocnienie drzwi. 2. Prawo wstępu do magazynów Archiwum posiadaj tylko pracownicy Archiwum, ich przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych, za okazaniem upoważnienia, w obecno ci Archiwisty. 3

4 Zakres działania Archiwum 8 1. Do zadań Archiwum należyś 1) nadzór nad porz dkowaniem dokumentacji przekazywanej przez komórki organizacyjne, 2) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych, 3) przechowywanie, zabezpieczanie i prowadzenie ewidencji przejmowanej dokumentacji, 4) udostępnianie dokumentacji osobom i podmiotom uprawnionym, 5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii,,b, udział w jej komisyjnym brakowaniu, występowanie do Archiwum Państwowego w Katowicach o zgodę na zniszczenie wybrakowanej dokumentacji lub na przekazanie jej na makulaturę, 6) przekazywanie brakowanej dokumentacji na makulaturę lub do zniszczenia profesjonalnej firmie i nadzór na procesem przekazania; sporz dzenie protokołu przekazania, 7) udział w ocenie przydatno ci i nadzór nad niszczeniem dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc, 8) sporz dzanie rocznych sprawozdań z działalno ci Archiwum. 2. Realizacja zadań, o których mowa w ust. 1, wymaga stałej dbało ci o wła ciwe porz dkowanie, przechowywanie i ochronę (zabezpieczanie) przyjętych akt. Nadzór nad porz dkowaniem dokumentacji 9 1. Archiwum nadzoruje porz dkowanie przekazywanej dokumentacji poprzez sprawdzanie zgodno ci spisów zdawczo-odbiorczych z zawarto ci teczek/opakowań aktowych. 2. Porz dkowania dokumentacji przeznaczonej do przekazania do Archiwum dokonuje oraz spisy zdawczo-odbiorcze tej dokumentacji przygotowuje komórka organizacyjna przekazuj ca dokumentację, w trybie okre lonym w 17 i Przez uporz dkowanie dokumentacji niemedycznej rozumie sięś 1) ułożenie dokumentacji tworz cej akta spraw w teczkach aktowych tematycznie i chronologicznie wg prowadzonych i zakończonych spraw, zgodnie ze spisem spraw, 2) ułożenie dokumentacji nietworz cej akt spraw w teczkach chronologicznie, zgodnie z rejestrem, je li był wymagany, 3) usunięcie elementów metalowych i foliowych, 4) opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na stronie tytułowejś a) na rodku u góry - nazwy komórki organizacyjnej, b) w lewym górnym rogu - znaku teczki złożonego z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z Wykazu Akt, c) w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej wg Wykazu Akt, 4

5 d) na rodku - tytułu tj. hasła z Wykazu Akt z bliższym okre leniem zawarto ci teczki, e) pod tytułem - dat końcowych dokumentów znajduj cych się w teczce/roku wytworzenia, 5) umieszczenie w każdej teczce odpowiadaj cy jej zawarto ci spis spraw lub rejestr, 6) sporz dzenie spisu zdawczo-odbiorczego teczek w trzech egzemplarzach z zachowaniem kolejno ci klas z Wykazu Akt. 11 Przez uporz dkowanie historii chorób rozumie sięś 1) ponumerowanie dokumentów tworz cych historię choroby, narastaj co od numeru 1, 2) ułożenie historii chorób wewn trz teczek we wła ciwym porz dku, tj. kolejno od numeru najmniejszego do największego, 3) wła ciwe opisanie teczek, wskazuj ceś a) na rodku u góry - nazwę komórki organizacyjnej, b) w lewym górnym rogu - znak teczki złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z Wykazu Akt, c) w prawym górnym rogu - kategorię archiwaln wg Wykazu Akt, d) na rodku - tytuł tj. hasło z Wykazu Akt z bliższym okre leniem zawarto ci teczki, e) pod tytułem - numerację /od-do/ chronologicznie oraz rok wytworzenia. 4) sporz dzenie spisu zdawczo-odbiorczego teczek w trzech egzemplarzach, z zachowaniem kolejno ci klas z Wykazu Akt. Przykład opisu teczki : DL/OD 5100 B-20 ODDZIAŁ OKULISTYCZNY HISTORIE CHOROBY 1 50 ROK Przez uporz dkowanie ksi g gabinetów zabiegowych, wypadkowych, raportów pielęgniarskich, lekarskich oraz innych ksi g rozumie sięś 1) ponumerowanie stron w księdze, 2) czytelne opisanie grzbietów - wskazanie okresu z jakiego pochodz, 3) wła ciwe opisanie opakowań zawieraj cych księgi, tj. naklejenie etykiety zawieraj cej: a) na rodku u góry - nazwę komórki organizacyjnej, b) w lewym górnym rogu - znak złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z Wykazu Akt, 5

6 c) w prawym górnym rogu - kategorię archiwaln wg Wykazu Akt, d) na rodku - tytuł tj. hasło z Wykazu Akt z bliższym okre leniem zawarto ci, e) pod tytułem - daty krańcowe akt. 4) sporz dzenie spisu zdawczo-odbiorczego opakowań w trzech egzemplarzach z podaniem ilo ci przekazanych ksi g, z zachowaniem kolejno ci klas z Wykazu Akt. Przykład opisu opakowania: DL/OD 5026 B-20 III ODDZIAŁ OKULISTYCZNY STRONA PRAWA Raporty pielęgniarskie Przez uporz dkowanie kartotek pacjentów przychodni (ambulatoryjnych) rozumie sięś 1) ponumerowanie dokumentów tworz cych kartotekę, narastaj co od nr 1, 2) ułożenie kartotek w opakowaniu kolejno wg numeru (od najmniejszego do największego) ewentualnie alfabetycznie, w zależno ci od tego, w jakim układzie były prowadzone w rejestracji, 3) wła ciwe opisanie opakowań wskazuj ce : a) na rodku u góry - nazwę poradni, b) w lewym górnym rogu - znak złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z Wykazu Akt, c) w prawym górnym rogu - kategorię archiwaln wg Wykazu Akt, d) na rodku - tytuł tj. hasło z Wykazu Akt z bliższym okre leniem zawarto ci opakowania, e) pod tytułem - numerację /od-do/ chronologicznie oraz rok wytworzenia. 4) sporz dzenie spisu zdawczo-odbiorczego w trzech egzemplarzach, z zachowaniem kolejno ci klas z Wykazu Akt. Przykład opisu opakowania: DL/POR 5100 B-20 PORADNIA OKULISTYCZNA DZIECI KARTOTEKI PACJENTÓW A1 - A200 ROK

7 Przejmowanie akt przez Archiwum 14 Archiwum przyjmuje akta spraw ostatecznie załatwionych lub dokumentację nietworz c akt spraw, uporz dkowane w teczkach aktowych przez komórkę organizacyjn, zgodnie z zał czonym spisem zdawczo-odbiorczym Archiwum przejmuje akta niemedyczne wył cznie kompletnymi rocznikami, po dwóch latach przechowywania ich w komórce organizacyjnej, liczonych od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw, z zastrzeżeniem ust W przypadku braku powierzchni archiwalnej w pomieszczeniach Archiwum, akta niemedyczne mog być przechowywane w podręcznych składnicach w komórkach organizacyjnych przez okres dłuższy, niż wskazany w ust Odpowiedzialno ć za prawidłowe przechowywanie dokumentacji w podręcznych składnicach akt ponosi kierownik komórki organizacyjnej, zgodnie zapisem 6 ust Archiwum przyjmuje dokumentację medyczn, tj.ś indywidualn wewnętrzn, zbiorcz wewnętrzn, po zakończeniu jej prowadzenia, z zastrzeżeniem ust Zakończone historie chorób wła ciwe komórki przekazuj do Działu Rozliczeń i Dokumentacji Medycznej, który po sprawdzeniu kompletno ci dokumentacji przekazuje j do Archiwum Komórki organizacyjne przekazuj do Archiwum akta uporz dkowane, w układzie zgodnym ze spisem zdawczo-odbiorczym, sporz dzonym przez komórkę. 2. Spis zdawczo-odbiorczy akt komórka sporz dza w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone s dla Archiwum, a jeden dla komórki przekazuj cej. 3. Archiwum nadaje spisom zdawczo-odbiorczym numer z archiwalnego wykazu spisów zdawczo-odbiorczych. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze winny być podpisane przezś kierownika komórki przekazuj cej, pracownika, który dokonuje przekazania, Archiwistę. 5. Wzory spisów zdawczo-odbiorczych oraz wykazów spisów zdawczo-odbiorczych stanowi Zał czniki Nr 1 i Nr 2 do Regulaminu. 7

8 18 1. Zakończenie czynno ci zdawczo-odbiorczych zwi zanych z przejęciem dokumentacji za dany rok kalendarzowy przez Archiwum powinno nast pić nie później niż do końca drugiego kwartału roku kalendarzowego. 2. Termin przekazania akt do Archiwum komórki organizacyjne uzgadniaj z Archiwist. 3. Archiwista może przyj ć akta po okresie innym, niż ustalony w ust.1, na uzasadniony wniosek kierownika komórki organizacyjnej Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji w następuj cych przypadkachś 1) ujawnienia błędów lub niedokładno ci w spisie zdawczo-odbiorczym, 2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadaj spisowi, 3) stwierdzenia, że dokumenty nie zostały uporz dkowane zgodnie z niniejszym Regulaminem. 2. O odmowie przyjęcia akt Archiwista zawiadamia swojego przełożonego. Ewidencja i przechowywanie akt Do ewidencji zbioru dokumentacji Archiwum służ następuj ce rodki (pomoce) ewidencyjne: 1) spisy zdawczo-odbiorcze (wzór - Zał cznik Nr 1 ), 2) wykazy spisów zdawczo-odbiorczych (wzór - Zał cznik Nr 2), 3) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór - Zał cznik Nr 4), 4) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (wzór - Zał cznik Nr 5), 5) protokoły uszkodzenia lub zaginięcia dokumentacji (wzór - Zał cznik Nr 6). 2. rodki ewidencyjne należy przechowywać w osobnych teczkach, nie mog być one wynoszone (wypożyczone) na zewn trz Archiwum. 3. rodki ewidencyjne przechowywane s w Archiwum do końca działalno ci Szpitala Spisy zdawczo-odbiorcze otrzymane z poszczególnych komórek organizacyjnych rejestruje się w wykazie spisów w kolejno ci ich wpływu do Archiwum i nadaje się im numery kolejne z tego wykazu. 2. Archiwum posiada dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych: 1) zbiór I tworz egzemplarze spisów, ułożone wg kolejno ci numerów porz dkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów, 2) zbiór II tworz egzemplarze spisów przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Zbiór ten służy do udostępniania akt. 8

9 22 1. Akta układa się w pomieszczeniach magazynowych Archiwum: poziomo - systemem bibliotecznym, od lewej do prawej strony, lub pionowo - teczka na teczce, od dołu do góry. 2. Po ułożeniu teczek na regałach należy odnotować w spisie zdawczo-odbiorczym numer pomieszczenia Archiwum i ew. nr regału Dokumentacja medyczna oddziałów szpitalnych jest układana na regałach we wła ciwym pomieszczeniu magazynowym Archiwum na podstawie numeru Księgi Głównej przyjęć, rosn co (rozpoczynaj c od nr 1 w styczniu). 2. Dokumentacja medyczna poradni jest układana na regałach we wła ciwym pomieszczeniu magazynowym Archiwum alfabetycznie, wg nazwisk pacjentów i chronologicznie. Udost pnianie akt z zasobów Archiwum Przez udostępnianie dokumentacji z zasobów Archiwum rozumie się wydanie dokumentacji osobie lub podmiotowi uprawnionemu do korzystania: do wgl du w Szpitalu, w uzgodnionym z Archiwist terminie, poza Szpitalem, przez wypożyczenie jej na okre lony czas, poprzez sporz dzenie i przekazanie kopii, odpisów, wyci gów, z zastrzeżeniem ust Kopie, odpisy i wyci gi z dokumentacji wchodz cej do zasobu Archiwum przygotowuj wył cznieś w zakresie dokumentacji medycznej pracownik Działu Rozliczeń i Dokumentacji Medycznej, w zakresie dokumentacji niemedycznej komórka organizacyjna lub pracownik występuj cy z wnioskiem o jej udostępnienie. 3. Sposób udostępniania akt oraz korzystania z akt winien zapewniać ochronę danych osobowych, zgodnie z przepisami obowi zuj cej w Szpitalu Polityki Bezpieczeństwa Informacji Uprawnionymi do korzystania z dokumentacji z zasobów Archiwum s Ś 1) podmioty i osoby, wskazane w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, w zakresie dokumentacji medycznej, 2) pracownicy Szpitala i komórki organizacyjne Szpitala, w zakresie dokumentacji niemedycznej, je li została wytworzona przez wnioskuj c komórkę lub pracownika, 9

10 lub je li jest im niezbędna w celach służbowych, zgodnie z obowi zuj cym Regulaminem Organizacyjnym lub zakresem obowi zków, 3) inne osoby i podmioty, wskazane w odrębnych przepisach. 2. Uprawnienia osób i podmiotów, o których mowa w ust.1 pkt 1, realizowane s wył cznie za po rednictwem Działu Rozliczeń i Dokumentacji Medycznej, na zasadach i warunkach ustalonych w zarz dzeniu Dyrektora w tej sprawie, z zastrzeżeniem Uprawnienia, o których mowa w ust.1 pkt 2, realizowane s bezpo rednio przez Archiwum, zgodnie z Regulaminu. 4. Uprawnienia osób i podmiotów, o których mowa w ust.1 pkt 3, realizowane s w sposób wła ciwy dla spraw indywidualnych rozstrzyganych przez Dyrektora Jeżeli złożona w Archiwum dokumentacja medyczna jest niezbędna dla zapewnienia ci gło ci leczenia, Archiwista wydaję j na podstawie wniosku karty udostępniania (wzór - Zał cznik Nr 3)Ś 1) pracownika rejestracji wła ciwej poradni, który przejmuje j i wł cza do zasobu w bież cym roku, 2) lekarza, który doł cza j do historii choroby na czas pobytu pacjenta w Szpitalu. 2. Po wykorzystaniu dokumentację zwraca się do Archiwum Archiwum wydaje dokumentację niemedyczn komórce organizacyjnej lub pracownikowi Szpitala wył cznie na podstawie karty udostępnienia dokumentacji, której wzór stanowi Zał cznik Nr Kartę udostępnienia dokumentacji wypełniaj i podpisuj Ś 1) pracownik Szpitala uprawniony wnioskodawca, podaj c swoje dane oraz dane komórki, w której pracuje lub w imieniu której występuje, dane okre laj ce akta, rodzaj i cel udostępnienia, oraz termin zwrotu akt, 2) kierownik komórki organizacyjnej, w której akta zostały wytworzone, wyrażaj c swoim podpisem zgodę na udostępnienie akt. 3. W miejsce wydanej dokumentacji Archiwista wkłada kartę udostępniania dokumentacji, zawieraj c pokwitowanie odbioru dokumentacji W zakresie dokumentacji niemedycznej udostępnia się wył cznie całe teczki aktowe. Nie wył cza się pojedynczych dokumentów zawartych w teczkach. 2. Przed wypożyczeniem akt w postaci teczki aktowej, Archiwista sprawdza kompletno ć zawarto ci teczki, poleca i nadzoruje ponumerowanie stron przez wnioskodawcę oraz odnotowuje stan teczki na karcie udostępnienia dokumentacji. 10

11 29 1. Wyszukiwania akt w pomieszczeniach Archiwum dokonuje wył cznie Archiwista. 2. Fakt wydania dokumentacji do wgl du w Szpitalu lub wypożyczenie jej na zewn trz Szpitala, oraz fakt zwrotu dokumentacji, Archiwista odnotowuje w karcie udostępniania Osoba korzystaj ca z udostępnionych przez Archiwum akt ponosi pełn odpowiedzialno ć za ich cało ć, kompletno ć i zwrot w oznaczonym przez Archiwistę terminie. 2. W przypadku stwierdzenia zagubienia lub uszkodzenia akt, Archiwista sporz dza protokół uszkodzenia/zagubienia dokumentacji, zgodnie z Zał cznikiem Nr 6, który podpisuj Ś Archiwista, osoba, której akta udostępniono, przełożony osoby, której akta udostępniono (jeżeli wypożyczaj cy jest osob prawn ). 3. Protokół zaginięcia lub uszkodzenia akt sporz dza się w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem: dwa egzemplarze dla Archiwum, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub uszkodzonych akt, drugi do specjalnie założonej w tym celu teczki, trzeci egzemplarz przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, której akta zostały udostępnione ze skutkiem uszkodzenia lub zaginięcia. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Po upływie okresu przechowywania okre lonego w Wykazie Akt, dokumentacja niearchiwalna (B) podlega brakowaniu. 2. Brakowanie dokumentacji polega na: 1) wytypowaniu i dokonaniu spisu wytypowanej dokumentacji, której okres przechowywania min ł przez Archiwistę, 2) ocenie jej dalszej przydatno ci do celów praktycznych przez powołan komisję, 3) sporz dzenie spisu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia lub na makulaturę na podstawie oceny komisji, 4) wydzielenie (fizyczne) dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia/na makulaturę (uznanej przez komisję za nieprzydatn ), 5) uzyskanie zgody Archiwum Państwowego w Katowicach na przekazanie do zniszczenia/na makulaturę wydzielonej dokumentacji, 6) przekazanie wydzielonej dokumentacji: do zniszczenia przez profesjonaln firmę, je li zawierać może dane osobowe lub informacje, których ujawnienie mogłoby narazić osoby lub Szpital na szkodę, na makulaturę w pozostałych przypadkach. 11

12 32 1. Protokół oceny dokumentacji sporz dzany jest przez komisję, powołan przez Dyrektora Szpitala, na wniosek Archiwisty. W skład komisji wchodz Ś 1) Archiwista, 2) przełożony Archiwisty, 3) przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu - jako jej przewodnicz cy. 2. Komisja może z wytypowanej przez Archiwistę dokumentacji wył czyć czę ć lub cało ć do dalszego przechowywania, je li uzna, że może być ona przydatna w dalszej działalno ci Szpitala. 3. Po ewentualnym wył czeniu wskazanej przez Komisje dokumentacji, sporz dzany jest (weryfikowany) spis dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia/na makulaturę. 4. Protokół wraz ze spisem podlegaj zatwierdzeniu przez Dyrektora Szpitala. 5. Wzory protokołu oceny dokumentacji i spisu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia/na makulaturę stanowi Zał czniki Nr 4 i Nr Do wniosku o uzyskanie zgody Archiwum Państwowego w Katowicach doł cza się po dwa egzemplarze: protokołu oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia/na makulaturę, spisu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia/na makulaturę. 2. Z Archiwum Państwowego w Katowicach Szpital otrzymuje dwa egzemplarze zgody/opinii w sprawie przekazania wskazanej dokumentacji do zniszczenia/na makulaturę z przeznaczeniem: dla Archiwum Szpitala, wraz ze spisem brakowanej dokumentacji, dla firmy zajmuj cej się profesjonalnym niszczeniem wraz z przeznaczon do zniszczenia dokumentacj. 3. Fakt przekazania dokumentacji do zniszczenia/na makulaturę odnotowuje się w spisach zdawczo-odbiorczych z podaniem numeru zgody Archiwum Państwowego oraz daty przekazania do zniszczenia/na makulaturę, z zastrzeżeniem ust.4 4. W przypadku niedużych ilo ci dokumentacji, która ma być poddana zniszczeniu, zastosowanie może mieć przepis 34 ust.4, z tym że wskazane w tym przepisie osoby sporz dzaj protokół zniszczenia, który doł cza się do spisu zdawczo-odbiorczego w Archiwum Dokumentacja kategorii B2 po upływie dwóch lat (tj. pozostaj ca w komórce) lub o charakterze manipulacyjnym (Bc) po jej pełnym wykorzystaniu, podlega przekazaniu do zniszczenia/na makulaturę, po uzyskaniu zgody Archiwisty Szpitala. 2. W ci gu 7 dni od wyst pienia komórki o zgodę, Archiwista może zarz dzić wył czenie 12

13 okre lonej dokumentacji z przeznaczeniem jej do ewentualnego uzupełnienia braków: zgłoszonych przez inn komórkę (np. merytoryczn ), stwierdzonych w Archiwum w wyniku okresowych przegl dów lub np. zagubienia wypożyczonej z Archiwum dokumentacji. 3. Brak zgłoszenia przez Archiwistę potrzeby wył czenia dokumentu ze zbioru przeznaczonego do zniszczenia lub wył czenie przez Archiwistę okre lonego dokumentu z tego zbioru, oznacza zgodę Archiwisty na zniszczenie zbioru 4. W przypadku niedużych ilo ci dokumentacji kategorii B2 i Bc, ich niszczenia dokonuje się w niszczarkach, będ cych na wyposażeniu Szpitala, zawsze w obecno ci przedstawiciela wła ciwej komórki lub Archiwisty. 5. W przypadkach dużych ilo ci dokumentacji kategorii B2 i Bc zastosowanie maj 31 ust.2 pkt 6. Sprawozdawczo ć Archiwum Archiwista sporz dza sprawozdanie roczne z działalno ci Archiwum i stanu dokumentacji w Archiwum w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym. 2. Sprawozdanie przekazywane jest do Dyrektora Szpitala. 3. W sprawozdaniu zamieszcza się następuj ce informacje: 1) opis lokalu/pomieszczeń Archiwum, 2) ilo ć dokumentacji (teczek aktowych), przejętej z poszczególnych komórek ( w oparciu o spisy zdawczo-odbiorcze), 3) ilo ć dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób/podmiotów korzystaj cych, 4) ilo ć dokumentacji wybrakowanej (liczba teczek aktowych, metry bież ce). 13

14 WYKAZ ZAŁ CZNIKÓW uj tych w Regulaminie Archiwum Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego nr 5 Śl skiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach Zał cznik nr 1 Zał cznik nr 2 Zał cznik nr 3 Zał cznik nr 4 Zał cznik nr 5 Zał cznik nr 6 Spis zdawczo - odbiorczy akt Wykaz spisów zdawczo odbiorczych Karta udostępniania dokumentacji Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia Protokół uszkodzenia lub zaginięcia dokumentacji 14

15 REGULAMIN ARCHIWUM Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego nr 5 Śl skiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach Katowice, grudzień

16 SPIS TREŚCI POSTANOWIENIA OGÓLNE... 1 PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE... 2 LOKAL ARCHIWUM... 3 ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM... 4 NADZÓR NAD PORZ DKOWANIEM DOKUMENTACJI... 4 PRZEJMOWANIE AKT PRZEZ ARCHIWUM... 7 EWIDENCJA I PRZECHOWYWANIE AKT... 8 UDOST PNIANIE AKT Z ZASOBÓW ARCHIWUM... 9 BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ SPRAWOZDAWCZOŚĆ ARCHIWUM WYKAZ ZAŁ CZNIKÓW

17 Załącznik nr 2 Nr spisu Data przyjęcia akt Wykaz spisów zdawczo odbiorczych Nazwa komórki przekazującej akta Liczba Poz. teczek spisu Uwagi 17

18 Załącznik nr 3.. Pieczątka komórki organizacyjnej Karta udostępniania dokumentacji Data r. Proszę o udostępnienie*) - wypożyczenia dokumentacji medycznej*/niemedycznej*.... powstałej w komórce organizacyjnej... z lat... i upoważniam do jej wykorzystania*) - odbioru*) Pana/ią... Imię i nazwisko Potwierdzam odbiór dokumentacji..... Data i podpis *Niepotrzebne skreślić Potwierdzam odbiór wymienionej dokumentacji medycznej*/niemedycznej Data.20...r. Podpis Adnotacja o zwrocie dokumentacji: Dokumentację zwrócono do Archiwum dnia 20...r. Podpis oddającego Podpis odbierającego 18

19 Załącznik nr 4 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia Komisja w składzie: 1. Przewodniczący Członek Członek -... dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości mb. zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego Nr 5 SUM w Katowicach oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w Jednol5 do itym Rzeczowym Wykazie Akt. Przewodniczący Komisji... Członkowie Komisji 19

20 . Załącznik nr 5 (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej do zniszczenia Lp. Nr i Lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi 20

21 PROTOKÓŁ Załącznik nr 6 Uszkodzenia* / zaginięcia*/ wypożyczonej dokumentacji z dnia..20..r. 1) Przy odbiorze wypożyczonej przez... dokumentacji aktowej kategorii archiwalnej....o sygnaturze akt stwierdzono: a) uszkodzenie* podać na czym polega uszkodzenie, jakie i w jakich okolicznościach uległy uszkodzeniu akta: b) zaginięcie* podać jakie składniki, w jakich okolicznościach i kiedy zaginęły: Wypożyczający.. podpis Pracownik Archiwum. podpis W związku z powyższym polecam; 1) po wyjaśnieniu sprawy dokumentację spisać z ewidencji* 2) wypożyczający winien odtworzyć dokumentację na własny koszt* 3) kosztami odtworzenia dokumentacji obciążyć wypożyczającego* *niepotrzebne skreślić Podpis Dyrektora. 21

22 22