W nawiązaniu do przesłanych zapytań udzielam następujących wyjaśnień:

Transkrypt

1 1/14 Dot. Przetarg nieograniczony nr 1/14 na: usługi archiwizacyjne, przechowywanie dokumentacji oraz obsługę udostępnienia dokumentacji powierzonej przez Szpital kolejowy im. Wł. Roeflera SP ZOZ w Pruszkowie. Do wiadomości wszystkich zainteresowanych Szanowni Państwo, W nawiązaniu do przesłanych zapytań udzielam następujących wyjaśnień: Pytanie 1 Chciałbym zapytać czy możliwe jest wykonanie w dniu r. ( poniedziałek ) w godz.10 ;00-11:00, wizyty w archiwum szpitala, aby zapoznać się ze stanem dokumentacji? Odpowiedź 1: Zamawiający nie przewiduje wykonania wizyt wizji lokalnej. Pytanie 2 Prosimy o oszacowanie ilości jednostek aktowych podlegających przejęciu w ramach dokumentacji do zarchiwizowania. Odpowiedź 2 Zamawiający podaje ilość archiwizacji do zarchiwizowania w metrach bieżących. Pytanie 3

2 Prosimy o przekazanie jaka część dokumentacji podlegającej przejęciu stanowi dokumentacja kadrowo płacowa( ilość teczek osobowych dla akt osobowych), dokumentacja finansowa, medyczna i pozostała dokumentacja. Zamawiający nie widzi konieczności podania ilości teczek osobowych dla akt osobowych ich znaczenia dla przedmiotu wykonania umowy. Pytanie nr 4 Chciałabym prosić o przesłanie załącznika nr 2 w wersji edytowalnej ponieważ proszą Państwo również o wersje w formie elektronicznej. Czy istnieje taka możliwość lub gdzie znajdę załączniki z możliwością edycji.? Odpowiedź 4 Zamawiający udostępni załącznik nr 2 w wersji edytowalnej na stronie szpitala Pytanie 5 Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postępowaniu kryteria oceny ofert tj. Cena za Mb 90% Cena za udostępnienie typu skan 1 strony 10% Ponieważ oceniane zostaną tylko dwie pozycje z załącznika nr 2 Oferta- formularza ofertowego: Przechowywanie dokumentacji w m/b za miesiąc oraz udostępnienie dokumentacji typu skan zł/stronę, jak kryterium oceny ofert ma się do załącznika nr 2 Oferta punkt 3 i wyceny pozycji 3 i 4 czyli udostępnianie dokumentacji w formie teczki oraz likwidacji, skoro składowe w postaci cen jednostkowych nie będą brane pod uwagę w/w kryterium? Odpowiedź 5 Zamawiający wyjaśnia, iż w cenie należy uwzględnić wszystkie składniki ceny. Pytanie 6 Co oznacza termin cena za 90% chodzi o przechowywanie czy likwidację? Odpowiedź 6

3 Zamawiający wyjaśnia, iż pod uwagę należy brać wszystkie składniki wchodzące w cenę wykonania usługi. Pytanie 7 Zamawiający przewiduje możliwość odebrania części zasobu przechowywanej dokumentacji ( np. w celu brakowania) co jest równoznaczne ze zmniejszeniem ilości mb przechowywanej u Wykonawcy dokumentacji. W związku z powyższym Wykonawca nie rozumie dlaczego musi podać cena jednostkową w załączniku nr 2 oferta zł/mb likwidacji? Odpowiedź 7 Zamawiający nie przewiduje odebrania a co za tym idzie zmniejszenia ilości mb przechowywanej u Wykonawcy dokumentacji. Pytanie 8 Czy Zamawiający jest w stanie podać przewidywana ilość skanów/wypożyczeń w miesiącu? Odpowiedź 8 Zamawiający przewiduje ilość skanów / wypożyczeń na 30/miesiąc. Pytanie 9 Czy zasób przeznaczony do archiwizacji ( ok. 570 mb) przechowywany jest w jednej lokalizacji? Prosimy o wskazanie adresu archiwum. Odpowiedź 9 Adresy :Szpital Kolejowy SP ZOZ ul. Warsztatowa 1, Pruszków oraz Archiwum Dokumentacji osobowej i płacowej w Milanówku ul. Okrzei Milanówek. Pytanie 10 Czy zasób przechowywany u dotychczasowego przechowawcy ( ok. 132,5 mb) przechowywany jest w jednej lokalizacji? Prosimy o wskazanie adresu archiwum. Odpowiedź 10 Archiwum Dokumentacji osobowej i płacowe w Milanówku ul. Okrzei, Milanówek oraz Szpital Kolejowy SP ZOZ ul. Warsztatowa Pruszków. Pytanie 11

4 Prosimy o opisanie warunków odbioru ( poziom na którym jest zlokalizowane archiwum, dostęp do rampy załadunkowej, dostęp do windy towarowej, sposób przechowywania dokumentacji pojemniki, regały, ilości pomieszczeń z podziałem na archiwum Zamawiającego i archiwum dotychczasowego przechowawcy? Odpowiedź 11 Poziomy na których zlokalizowane jest archiwum to poziom piwnica oraz poziom poddasza bez dostępu do windy towarowej, dokumentacji przechowywana jest w części w pudłach oraz w części na regałach. Pytanie 12 Jaki jest oczekiwany przez Zamawiającego czas na przetransportowanie zasobu przeznaczonego do archiwizacji ( 570mb ) do magazynu Wykonawcy? Odpowiedź 12 Zamawiający oczekuje przetransportowania 2 dni robocze z siedziby dotychczasowego przechowawcy oraz 30 dni z siedziby Zamawiającego. Pytanie 13 Ile metrów bieżących ( średniomiesięcznie ) Zamawiający zakłada przekazywać w trakcie realizacji umowy w ramach dokumentacji medycznej z oddziałów Szpitalnych. Po czyjej stronie - Wykonawcy czy Zamawiającego leżał będzie transport tek dokumentacji? Odpowiedź 13 Zamawiający zakłada ok. 2 metry bieżące przekazywać w trakcie realizacji umowy w ramach dokumentacji medycznej z oddziałów Szpitalnych. Transport będzie leżał po stronie Wykonawcy. Pytanie 14 Czy pudła z zasobu przechowywanego u dotychczasowego przechowawcy są obecnie zaplombowane? Odpowiedź 14 Pudła z zasobu przechowywanego u dotychczasowego przechowawcy nie są obecnie zaplombowane. Pytanie 15

5 Czy pudła powinny być ponownie plombowane każdorazowo po udostępnieniu dokumentu z pudła, czy też plombowanie realizowane będzie tylko na czas transportu dokumentów? Odpowiedź 15 Tak, pudła powinny być plombowane każdorazowo po udostępnieniu dokumentu. Pytanie 16 Jakie są oczekiwania Zamawiającego odnośnie poziomu rejestracji dokumentacji przeznaczone do archiwizacji( 570mb)? Czy dokumenty mają być rejestrowane na poziomie pudła, teczki/segregatora czy dokumentu? Odpowiedź 16 Zamawiający wyjaśnia iż dokumenty maja być rejestrowane na poziomie pudła zaopatrzonego w zestawienie zawartości zawierającej opis teczek. Pytanie 17 Jakie są oczekiwania Zamawiającego odnośnie poziomu rejestracji dokumentacji przechowywanej u dotychczasowego przechowawcy ( ok. 132,5mb)? Czy dokumenty mają być rejestrowane na poziomie pudła, teczki/segregatora czy dokumentu? Odpowiedź 17 Zamawiający wyjaśnia iż dokumenty maja być rejestrowane na poziomie pudła zaopatrzonego w zestawienie zawartości zawierającej opis teczek. Pytanie 18 Co powinien zawierać sporządzony wykaz przekazywanej dokumentacji do archiwizacji ( jakie informacje o dokumentacji powinny być do niego wprowadzone) Odpowiedź 18 Sporządzony wykaz przekazywanej dokumentacji do archiwizacji powinien zawierać opis teczek i wykaz teczek umieszczonych w pudle. Pytanie 19 Prosimy o oszacowanie ilości zamówień składanych przez Zamawiającego na udostępnienia dokumentacji w formie oryginału z podziałem na udostępnienia całych pudeł i pojedynczych kopert ( np. historii choroby )

6 Odpowiedź 19 Zamawiający przewiduje ok. 30 zamówień składanych na udostępnienie dokumentacji w formie skanu. Wiąże się to z 30 sięgnięciami w celu wyjęcia teczki z dokumentami. Pytanie 20 Prosimy o oszacowanie ilości zamówień składanych przez Zamawiającego na udostępnienia dokumentacji w formie zeskanowanych dokumentów. Z iloma sięgnięciami do poszczególnych pudeł wiązać będzie się wyszukiwanie dokumentów do udostępnienia w formie skanu ( np. sięgnięć do pudeł w skali miesiąca) Odpowiedź 20 Zamawiający przewiduje około 30 zamówień składanych przez Zamawiającego na udostępnienie dokumentacji w formie zeskanowanych dokumentów co wiąże się z 1 sięgnięciem do pudła w celu wyjęcia teczki z dokumentami Pytanie 21 Czy w pozycji formularza ofertowego Wykonawca powinien oszacować koszt wykonania skanu 1 strony dokumentu, czy pozycja tak również powinna obejmować koszt wyszukania dokumentu w archiwum Wykonawcy? Jeżeli dotyczy wykonania skanu 1 strony dokumentu prosimy o potwierdzenie, że fizyczne wyszukanie dokumentu rozliczane będzie zgodnie z wynagrodzeniem określonym w pozycji 3 formularza ofertowego. Odpowiedź 21 Zamawiający wyjaśnia iż pozycja dotycząca wykonania skanu 1 strona powinna obejmować również koszt wyszukanie dokumentu w archiwum Wykonawcy. Pytanie 22 Czy w pozycji 3 formularza ofertowego Wykonawca powinien uwzględnić także koszt dostarczenia dokumentu do siedziby Zamawiającego. Czy dostawy dokumentów realizowane będą tylko do siedziby Zamawiającego? Odpowiedź 22 Zamawiający wyjaśnia, że Wykonawca powinien uwzględnić także koszt dostarczenia dokumentu do siedziby Zamawiającego. Dostawy dokumentów odbywać się będą tylko do siedziby Zamawiającego. Pytanie 23

7 Czy w zamian za udostępnienie skanu drogą Zamawiający dopuszcza przekazywanie obrazu dokumentu za pośrednictwem aplikacji z poziomu przeglądarki www, którą to aplikacje Wykonawca zamierza udostępnić Zamawiającemu. Odpowiedź 23 Zamawiający dopuszcza przekazywanie obrazu dokumentu za pośrednictwem aplikacji z poziomu przeglądarki www, którą to aplikację Wykonawca zamierza udostępnić Zamawiającemu. Pytanie 24 Czy zamawianie pojemników lub pojedynczych kopert z dokumentacją lekarską bądź inną dokumentacja przez Zamawiającego oraz odbiór dokumentacji od Zamawiającego odbywać się może na podstawie zamówienia przesyłanego Wykonawcy za pośrednictwem udostępnione w/w aplikacji. Pytanie 25 Zamawiający dopuszcza zamawianie pojemników lub pojedynczych kopert z dokumentacją lekarska bądź inną dokumentacja Zamawiającego na podstawie zamówienia przesyłanego Wykonawcy za pośrednictwem udostępnionej w/w aplikacji Odpowiedź 25 Pytanie 26 Prosimy o przekazanie informacji jaka część dokumentacji podlegająca przejęciu stanowi dokumentacja kadrowo płacowa ( ilość teczek osobowych dla akt osobowych), dokumentacja finansowa, dokumentacja medyczna i pozostała dokumentacja. Odpowiedź:26 Zamawiający wyjaśnia iż ilość dokumentacji : kadrowo płacowa ( ilość teczek osobowych dla akt osobowych), dokumentacja finansowa, dokumentacja medyczna i pozostała dokumentacja nie ma znaczenia dla wykonania zamówienia. Pytanie 27 Pkt 14.3 SIWZ jest zapisane wymaganie, aby dokumentacja w formie papierowej była dostarczana w ciągu dwóch dni roboczych, tymczasem w dokumencie Opis Przedmiotu zamówienia - udostępnianie dokumentacji, pkt 1 mówi o czasie dostawy w ciągu 24 h od momentu złożenia zamówienia. Czy zamawiający może jednoznacznie określić czas dostawy dokumentów papierowych?

8 Odpowiedź 27 Zamawiający wyjaśnia : dokumentacja w formie papierowej była dostarczana w ciągu dwóch dni roboczych. Pytanie 28 Dokument OPZ, Zakres Przedmiotu Zamówienia, pkt 2 mówi o zaplombowaniu pojemników w momencie pakowania dokumentów, natomiast w OPZ, udostępnienie Dokumentacji, pkt 3 mówi o zamawianiu pojedynczych kopert z dokumentacją. Czy pojemniki maja być plombowane tylko na czas transportu? Czy Zamawiający miał na myśli zabezpieczenie dokumentacji przed wglądem w dokumentację przez pracowników Wykonawcy? Jeżeli Zamawiający miał na myśli druga sytuację, udostępnienia pojedynczych dokumentów z pojemników archiwizacyjnych nie będzie możliwe. Odpowiedź 28 Zamawiający wyjaśnia: zaplombowanie pojemników nastąpi po zapakowaniu na czas transportu i będzie dokonywane w siedzibie Wykonawcy każdorazowo po udostępnieniu dokumentów na czas dalszego przechowywania. Pytanie 29 Opis Przedmiotu zamówienia, zakres Przedmiotu Zamówienia, pkt 2 jest wskazany termin odbioru dokumentacji od dotychczasowego przechowawcy na dzień przed data obowiązywania umowy zawartej z Wykonawcą; Czy zamawiający dopuszcza możliwość odbioru dokumentacji w pierwszym dniu obowiązywania umowy zawartej z Wykonawcą? Odpowiedź 29 Zamawiający popełnił omyłkę edycyjną. Zamawiający dopuszcza możliwość odbioru dokumentacji w pierwszym dniu obowiązywania umowy zawartej z Wykonawcą. Pytanie 30 OPZ, Odebranie Przechowywane dokumentacji czy Zamawiający przewiduje brakowanie dokumentacji u Wykonawcy? Odpowiedź 30 Zamawiający przewiduje brakowanie dokumentacji u Wykonawcy. Pytanie 31

9 OPZ, Odebranie przechowywanej dokumentacji Odebranie Przechowywanej Dokumentacji czy w sytuacji opisanej w przytoczonym punkcie, kiedy Zamawiający zażąda wydania całego składowanego zasobu, Wykonawca może podjąć działania zmierzające do rozwiązania umowy. Nie mamy na myśli sytuacji opisanej we wzorze umowy, par 12. Odpowiedź 31 Zamawiający wskazuje na zapis 15 pkt1. Zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej. Pkt 2. W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. Pytanie 32 Czy znane są szacunkowe wolumeny udostępnianych akt/pojemników w skali miesiąca? Jaka jest szacunkowa częstotliwość wypożyczeń w skali miesiąca? Zamawiający przewiduje ok. 30/miesiąc Odpowiedź 32 Pytanie 33 Czy znany jest szacunkowy przyrost wolumenu dokumentacji w skali miesiąca? Odpowiedź 33 Zamawiający przewiduje szacunkowy przyrost wolumenu od 30 w skali miesiąca ( ok. 2 mb ) Pytanie 34 Czy dokumenty papierowe mają być dostarczane tylko na adres szpitala czyli: Pruszków ul. Warsztatowa 1 Odpowiedź 34 Dokumenty papierowe maja być dostarczane tylko na adres Szpital Kolejowu SP ZOZ Pruszków ul; Warsztatowa Pruszków. Pytanie 35 Czy zamawiający posiada spis dokumentacji archiwalnej znajdującej się w siedzibie Szpitala? Jeżeli tak to w jakiej formie zrobiony jest ten spis ( elektronicznej czy papierowej)? Jeżeli tak, czy Zamawiający przekaże kopię spisu Wykonawcy, przed rozpoczęciem procesu pakowania i przejęcia dokumentów? Odpowiedź 36

10 Zamawiający posiada spis w wersji papierowej. Zamawiający dopuszcza przekazanie kopii dokumentu w wersji papierowej przed rozpoczęciem procesu pakowania i przejęcia dokumentów. Pytanie 37 Załącznik nr 2 Formularz oferty, pkt 3 zostały wymienione pozycje za usługi m.in. udostępnienie dokumentacji w oryginale ( w tym transport), tymczasem we wzorze Umowy, par 5 pkt g Zamawiający wskazuje, ze koszty dostarczenia dokumentów leżą całkowicie po stronie Wykonawcy. Prosimy o jednoznaczne wskazanie, czy zamawiający ma na myśli miesięczne rozliczanie kosztów za usługi związane z zamawianiem i dostarczaniem dokumentacji? Odpowiedź 37 Ma na myśli miesięczne rozliczanie kosztów usługi związane z zamawianiem i dostarczaniem dokumentacji. Pytanie 38 Wzór umowy, par 11 pkt 1 ppktb, Zamawiający wyznacza karę umowną za niedotrzymanie terminu wskazanego w par 5 pkt d, tymczasem treść wskazanego punktu nie odnosi się w żaden sposób do czasów wykonania jakichkolwiek usług ze strony Wykonawcy? Odpowiedź 38 Zamawiający wyjaśnia, iż par 11 pkt1 ppkt b odnosi się do obowiązku wykonania zobowiązania udostępnienia dokumentacji papierowej w czasie 2 dni roboczych od zgaszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania, naliczana kara dotyczyć więc będzie każdego kolejnego dnia w opóźnieniu w udostępnieniu dokumentacji Pytanie 39 Kiedy Zamawiający może zorganizować wizję lokalną dokumentacji przechowywanej w Szpitalu? Zgodnie ze wzorem umowy, par 3, pkt 2 wykonawca potwierdza zapoznanie się ze stanem faktycznym dokumentacji. W związku z tym prosimy o wyznaczenie terminu wizji lokalnej. Odpowiedź 39 Zamawiający nie przewiduje zorganizowania wizji lokalnej. Pytanie 40 Proszę o wskazanie linku na stronie szpitala do załącznika nr 1 zgodnie z pkt SIWZ Specyfikacja asortymentowo cenowa.

11 Odpowiedź 40 to link pod którym można odnaleźć dokumenty 2 Pytanie 42 W punkcie 6Wykaz oświadczeń i dokumentów. Zamawiający zawarł następujący zapis: dokument potwierdzający o ile przepisy prawa nakładają na Wykonawcę taki obowiązek - wykaże, ze jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych pracowników, prowadzonego przez Marszałka Województwa Mazowieckiego. Pytanie czy powyższy zapis oznacza, ze Zamawiający nie dopuszcza przechowywania dokumentacji w lokalizacji poza województwem mazowiecki. Odpowiedź 42 Zamawiający dopuszcza przechowywanie dokumentacji w lokalizacji poza województwem mazowieckim.