Rozpoczęcie pracy z Kerio Operator

Transkrypt

1 Rozpoczęcie pracy z Kerio Operator Wprowadzenie Artykuł ten to praktyczny przewodnik wdrożenia Kerio Operator zgodnie ze scenariuszem przedstawionym na grafice poniżej W tym przykładzie: Kerio Operator został wdrożony w dedykowanej sieci telefonicznej, która jest oddzielona od sieci komputerowej. Kerio Operator ma dwa interfejsy sieciowe, jeden podłączony do Internetu, a drugi do sieci telefonicznej. Kerio Operator to serwer DHCP dla wszystkich urządzeń w sieci telefonicznej. Telefony w sieci telefonicznej są automatycznie konfigurowane. 1

2 Część pracowników pracuje zdalnie, używając ręcznie skonfigurowanych telefonów. Pracownicy podróżujący za granicę, używają aplikacji, aby wykonywać połączenia przez WiFi. Niektórzy pracownicy wolą używać klienta z pulpitu. Firma posiada oddziały, z których często telefonuje się do siedziby głównej. Kerio Operator zapewnia usługi telefoniczne za pośrednictwem operatorów SIP (Session Initiation Protocol). Niektórzy pracownicy potrzebują dedykowany numer telefonu, aby można było telefonować do nich bezpośrednio. Główny numer telefonu automatycznie wita dzwoniącego i przedstawia dostępne menu. Często odbywają się połączenia konferencyjne z klientami. Jest tworzona kolejka dzwoniących dla połączenia z działem obsługi klienta. Niektórzy pracownicy mogą być wywołaniu przez intercom (ang. paging). Za pomocą dodatkowego urządzenia recepcjonista może zobaczyć, kto jest obecnie w trakcie rozmowy. Pracownicy mają możliwość wysyłania i odbierania faksów w formacie PDF. Pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie możliwości i funkcji telefonów. WYMAGANIA W naszym przykładzie, opierając się na informacjach zebranych przed przystąpieniem do wdrożenia, potrzebne są następujące elementy: Kerio Operator - dzięki dostawcy usług SIP, można zastosować każdą z możliwych wersji wdrożenia Kerio Operator: hardware, software lub virtual appliance. Telefony sprzętowe - aby uzyskać listę telefonów, które można automatycznie skonfigurować z Kerio Operator, przejdź do specyfikacji technicznej. Softphone - Kerio Softphone (aplikacja) jest używany dla urządzeń mobilnych. Dla wersji desktopowym, wybierz spośród dostępnych klientów SIP. Usługa telefoniczna - wybierz system telefoniczny od sprawdzonego dostawcy usług SIP. Instalacja i wdrożenie Kerio Operator Są trzy opcje wdrożenia Kerio Operator: Hardware Software Virtual Funkcje i możliwości każdej wersji są identyczne. Jeśli masz już sprzęt dedykowany do centrali PBX, rozważ wersję software. Jeśli posiadasz środowisko wirtualne VMware, rozważ wersję z urządzeniem wirtualnym. Jeśli nie masz wolnych zasobów, warto wziąć pod uwagę 2

3 wersję hardware. Dla porównania tych dwóch rozwiązań sprzętowych, zapraszamy do zapoznania się ze specyfikacją sprzętu na stronie Kerio. Szczegółowe informacje na temat instalacji każdego z produktów znajdują się tutaj: Installing Kerio Operator. Łączenie się z interfejsem administracyjnym Konfiguracja Kerio Operator BPX odbywa się przez interfejs administracyjny. Aby podłączyć się do tego interfejsu, w przeglądarce wpisz jeden z poniższych adresów URL: lub Kiedy połączysz się z Kerio Operator po raz pierwszy, zostaniesz poproszony o skonfigurowanie parametrów początkowych (konto administratora, język, strefa czasowa itp.) za pomocą kreatora konfiguracji. Więcej informacji: Logging into Kerio Operator. Konfiguracja Kerio Operatora w sieci W poniższym przykładzie, Kerio Operator ma dwa interfejsy sieciowe: WAN (do Internetu) oraz LAN (dla interfejsu podłączonego do wewnętrznej sieci telefonicznej). Konfigurację interfejsu można wykonać w konsoli zarządzania: Configuration Network. Należy: Edytować ustawienia WAN i przypisać parametry protokołu TCP/IP od dostawcy usług internetowych (ISP). Edytować ustawienia LAN i przypisać parametry protokołu TCP/IP (na przykład /24), następnie włączyć serwer DHCP. Uwaga: Nie należy przypisywać bramy domyślnej na lokalnych interfejsach sieciowych. Tylko interfejsy internetowe powinny być przypisane do adresu bramy. 3

4 Więcej informacji na temat konfiguracji serwera DHCP: Configuring a built-in DHCP server in Kerio Operator. Automatyczna konfiguracja telefonów z Kerio Operator Przed konfiguracją telefonu, trzeba wybrać schemat rozszerzeń. Powszechną praktyką jest stosowanie zakresu trzech lub czterech cyfr, zaczynając od tej samej cyfry. Na przykład lub 4xxx. Po wybraniu schematu, dokonaj konfiguracji pierwszego rozszerzenia dla telefonów poprzez menu Advanced Options Miscellaneous. W oknie dialogowym Configuration Provision Phones wybierz Provisioning Settings. Upewnij się, że włączona jest automatyczna konfiguracja, nowe rozszerzenia zostaną utworzone dla telefonów oraz zostanie ustawione główne hasło. To hasło umożliwia zalogowanie się do interfejsu www każdego automatycznie podpiętego telefonu, w celu zaawansowanej konfiguracji. 4

5 Telefony mogą teraz zostać podłączone do sieci. Przy założeniu wyboru wspieranych telefonów, zostaną one automatycznie zarejestrowane podczas pierwszego uruchomienia. Od razu będzie można wykonywać podstawowe funkcje z Kerio Operator, takie jak przekazywanie połączeń czy dostęp do poczty głosowej. Aby uzyskać więcej informacji przejdź do: Configuring automatic phone provisioning. Ręczna konfiguracja telefonów z Kerio Operator W odległych lokalizacjach, gdzie istnieje potrzeba podpięcia telefonów (np. dom lub filia) konieczne będzie skonfigurowanie każdego telefonu ręcznie. Konfiguracja każdego urządzenia jest różna, zależnie od marki i modelu. Dla ręcznie skonfigurowanych telefonów, nie jest konieczne wybieranie telefonów ze wsparciem automatycznej konfiguracji. Można użyć dowolnego telefonu IP obsługującego protokół SIP. Musisz ręcznie utworzyć rozszerzenie a następnie skonfigurować kilka parametrów w interfejsie www telefonu. Parametry te zwykle obejmują nazwę hosta Kerio Operator (takich jak operator.example.com), rozszerzenia i hasło rozszerzenia. Przykład ręcznej konfiguracji telefonu znajduje się w artykule: Aastra 6755i configuration. Tworzenie użytkowników i przypisywanie numerów wewnętrznych Aby uzyskać dostęp do poczty głosowej lub korzystać z funkcji takich jak klient Kerio Operator, użytkownik musi być powiązany z rozszerzeniem. W celu uproszczenia uwierzytelniania, użytkownicy mogą być mapowani z serwera katalogowego lub użytkownicy mogą też być dodani manualnie. Po skonfigurowaniu wszystkich telefonów, można dodawać użytkowników i przypisać rozszerzenia do każdego z nich. Więcej szczegółów na temat konfiguracji użytkowników: Creating user accounts. 5

6 Kerio Operator Softphone na urządzenia mobilne Użytkownicy Android i ios mogą wykonywać i odbierać połączenia przez Kerio Operator, w taki sam sposób jak przez telefon stacjonarny. Zakładając, że ich telefon ma dostęp do transmisji danych, aplikacja Kerio Operator Softphone może zarejestrować się zdalnie przez Internet. Apikacja to dobre rozwiązanie dla ludzi, którzy pracują zdalnie lub zagranicą. Etapy instalacji aplikacji Kerio Operator Softphone: Sprawdzić poprawność certyfikatu SSL Dodać dodatkowe rejestracje dla rozszerzenia Określić użytkowników, którzy mają możliwość zarejestrowania się za pomocą aplikacji softphone Baza wiedzy Softphone. Provisioning for Kerio Operator Softphone, Configuring Kerio Operator Konfigurowanie komputerów za pomocą klienta desktopowego Wszystkie telefony IP oparte są na lekkim systemie operacyjnym, który jest wyposażony w specjalne oprogramowanie do komunikacji z Kerio Operator za pośrednictwem SIP. Wielu dostawców oprogramowania posiada wbudowane oprogramowanie SIP (softphone), które może zostać zainstalowane w desktopowym systemie operacyjnym, w tym Microsoft Windows i Mac OS X. Instalacja na komputerze umożliwia aplikacji softphone funkcjonowanie w taki sam sposób jak tradycyjny telefon, ale z dodatkowymi zaletami: łatwiejszym wybieraniem i konfiguracją, integracją z programami do zarządzania kontaktami, oraz dodatkowymi funkcjami: chatem, przesyłaniem plików i filmów. Aby skonfigurować klienta SIP, użytkownicy będą potrzebować dodatkowych rejestracji ich rozszerzenia, nazwę hosta Kerio Operator, oraz danych SIP dla ich rozszerzenia. Więcej informacji, w tym szczegółowe instrukcje konfiguracji dla niektórych softphone'ów: Configuring software phones on computer or mobile phone. Połączenie z innym biurem W zależności od wielkości i lokalizacji oddziałów firmy, można: Wdrożyć oddzielną centralę PBX w lokalizacji zdalnej (więcej informacji Connecting head office with branch offices), Skonfigurować telefony pracujące zdalnie do rejestracji w tej samej centrali PBX, co wykorzystywana w głównej lokalizacji (patrz schemat na początku tego artykułu). 6

7 Uwaga: W przypadku zdalnej konfiguracji telefonów, dla bezpieczeństwa zaleca się użycia wirtualnej sieci prywatnej (VPN). Będzie to wymagało specjalnej konfiguracji adresu serwera TFTP na serwerze DHCP po stronie zdalnej - (patrz Configuring parameter 66). Adres serwera TFTP musi być taki sam jak adres Kerio Operator. Adres ten musi być lokalny, a komunikacja odbywa się przez VPN. Podłączanie do dostawcy usług SIP Aby wykonywać i odbierać połączenia, potrzebujesz jakiejś formy serwisu telefonicznego. Kerio Operator może wspierać PRI/BRI i tradycyjną telefonię analogową (POTS) przez karty sieciowe Digium. Dokładne informacje o konfiguracji można znaleźć tutaj Configuring standard phone interfaces. W naszym przykładzie, usługi telefoniczne konfigurowane są za pomocą protokołu SIP. Opcja ta nie wymaga żadnego dodatkowego sprzętu, więc jest to najszybszy i najłatwiejszy sposób wdrożenia. Można znaleźć listę rekomendowanych dostawców SIP na stronie Kerio. Po wybraniu dostawcy usług SIP, należy skonfigurować połączenie z tym dostawcą. Patrz Connecting to a VoIP service provider. Przypisywanie numerów telefonów do numerów wewnętrznych (bezpośrednie wybieranie) Jedną z zalet telefonii internetowej VoIP (Voice over IP) w stosunku do telefonii tradycyjnej jest to, że przez ten sam numer jednocześnie może odbywać się wiele rozmów telefonicznych. To oznacza, że zwykle nie jest konieczne wydzielenie linii telefonicznej oraz numeru telefonu dla każdej osoby. Wszyscy mogą współdzielić linie oraz numery telefonów, co powoduje zmniejszenie kosztów usług telefonicznych. Czasami niektóre osoby mogą potrzebować dedykowanego numeru telefonu tak, aby można było bezpośrednio się z nimi skontaktować omijając automatyczny system. Funkcja bezpośredniego wybierania nazywa się Direct Inward Dialing (DID) lub Direct-Dial In (DDI). DDI można ustawić poprzez Configuration Call Routing Properties (właściwości). W naszym przykładzie, są użyte numery telefonów od do Gdy te numery zostały dodane do interfejsu SIP - każdy numer może być przypisany do określonego numeru wewnętrznego przez dwukrotne kliknięcie w kolumnie Extension i wybranie numeru wewnętrznego. Podczas mapowania zewnętrznego numeru telefonu do rozszerzenia dla bezpośredniego połączenia, podczas wykonywania połączenia wychodzącego jest używany ten sam numer zewnętrzny. 7

8 Tworzenie automatycznej obsługi Wiele firm woli do przekierować połączenia przychodzące do automatycznej obsługi. W ten sposób, rozmówca natychmiast jest połączony i przedstawione mu są opcje. Automatyczny operator jest konfigurowany w menu Configuration Auto Attendant Scripts. Przed utworzeniem pierwszego skryptu automatycznej obsługi, konieczna może być konfiguracja przedziałów czasu (Time Ranges) i włączenie usługi 86 centrali PBX czyli nagrywania dźwięku (Record audio), dzięki czemu można nagrać swoje menu. Można także włączyć usługi 85 (wybieranie numerów według nazwy) i 84 (wybieranie numerów według rozszerzenia). Szczegółowa instrukcja Configuring auto attendant scripts. Połączenia konferencyjne Większość telefonów posiada opcję prostej konferencji. Zwykle jednak liczba osób, które mogą brać udział w konferencji jest bardzo ograniczona, a numer konferencji nie może zostać przydzielony z wyprzedzeniem. Wygodniej jest mieć dedykowane rozszerzenie do połączeń konferencyjnych. Najbardziej popularny typ konferencji jest nazywany dynamicznym. Konferencja dynamiczna pozwala każdemu tworzyć swoje własne, unikalne konferencje, przy użyciu numeru konferencji. Konferencja dynamiczna działa następująco: Gdy rozmówca wybierze dynamiczny numer wewnętrzny konferencji, zostanie poproszony o wpisanie numeru konferencji, a następnie kodu PIN. 8

9 Nową konferencję można stworzyć za pomocą nieużytego dotychczas numeru konferencji. Kod PIN użyty przez pierwszego dzwoniącego do otwarcia konferencji staje się numerem PIN dla wszystkich kolejnych rozmówców. Kiedy wszyscy rozmówcy się rozłączą, telekonferencja jest zakończona. Nie ma limitu liczby konferencji, które mogą odbyć się poprzez dynamiczne rozszerzenie konferencji. Numery wewnętrzne konferencji są konfigurowane w menu Configuration Conferences. Więcej informacji: Configuring and using conferences. Kolejki rozmów przychodzących Często zdarza się, że liczba połączeń przychodzących w firmie jest wyższa niż liczba pracowników do obsługi tych połączeń. W takich przypadkach, można korzystać z funkcji kolejkowania połączeń. Do połączenia oczekującego można przypisać indywidualnie wybraną muzykę lub dowolne informacje, które mogą być przydatne dla osoby oczekującej na połączenie. Pracownicy, którzy odbierają rozmowy przychodzące z kolejki są nazywani konsultantami. Konsultanci mogą logować lub wylogować się z kolejki dzięki specjalnemu numerowi (na przykład *4) lub mogą być na stałe przypisani do kolejki. Można określić, w jaki sposób konsultanci mają odbierać połączenia, można stworzyć dowolny system odbierania. Jeśli w danej kolejce nie ma konsultantów lub połączenie przychodzące zostało wstrzymane na zbyt długo, istnieje możliwość utworzenia wyjątków, dzięki którym połączenie zostanie ponownie przekierowane. Szczegółowa instrukcja: Configuring call queues. Paging Większość telefonów obsługuje paging Po wywołaniu, telefon automatycznie odbierze połączenie. Rozszerzenia mogą być przywołane jako część grupy lub bezpośrednio za pomocą prefiksu (np. *2 + rozszerzenie). Ustawienia paginigu: Configuration Paging. Więcej informacji: Using paging groups and services. Monitorowanie statusu innych rozszerzeń Niektórzy pracownicy, jak na przykład recepcjonista, mogą potrzebować dodatkowego modułu do telefonu. Moduł ten zawiera dodatkowe przyciski i wskaźniki, dzięki czemu można szybko połączyć z wybranym numerem wewnętrznym lub zobaczyć stan jego połączenia. Ta funkcja nazwana jest Busy Lamp Field (BLF). Konfiguracja obsługiwanych telefonów i BLF: Cisco SPA500S (kroki opisane w tym artykule są takie same dla więszości telefonów Cisco/Linksys) Snom Polycom 9

10 Well Wysyłanie i odbieranie faksów Faks może być wysyłany lub odbierany przez Kerio Operator na wiele sposobów, również za pomocą tradycyjnego faksu. Najprostsza metoda nie wymaga żadnego specjalnego sprzętu ani kart. Aby wysłać faks, użytkownicy logują się do klienta Kerio Operator, przesyłają plik PDF, a następnie podają numer faksu. Aby odebrać faks, wiadomość może zostać przekonwertowana na format PDF i odbierana w wiadomości . Wiadomości z faksu mogą być przesyłane na ogólną skrzynkę lub na adres konkretnego użytkownika. Więcej informacji: Fax support in Kerio Operator. Znajomość funkcji i możliwości telefonu Ważne jest, aby upewnić się, że każdy zna cechy i funkcje zarówno telefonu stacjonarnego, jak i możliwości Kerio Operator. Większość telefonów VoIP ma interfejs web, za pomocą którego można zdalnie konfigurować przyciski specjalne dla zaawansowanych funkcji, w tym także parkowanie połączeń, przejmowanie połączenia, oraz szybkie wybieranie. Warto stworzyć ściągawkę z informacją, w jaki sposób uzyskać dostęp do konkretnych funkcji PBX, takich jak konferencje czy wybieranie numerów według nazwy. Dowiedz się więcej: Hardware telephone basic usage. W przypadku dodatkowych pytań, serdecznie zapraszamy do kontaktu z dystrybutorem rozwiązań Kerio w Polsce firmą Sun Capital Sp. z o.o. Autor: Zdeněk Klekner, opublikowano r. (Quick start with Kerio Operator) Tłumaczenie: Marika Turska, Paweł Stróż 10