REGULAMIN REKRUTACJI, REALIZACJI I FINANSOWANIA WYJAZDÓW NA PRAKTYKI (SMP

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora nr 6/IX/2012 z dnia r. REGULAMIN REKRUTACJI, REALIZACJI I FINANSOWANIA WYJAZDÓW NA PRAKTYKI (SMP Student Mobility for Placements) I STUDIA ZAGRANICZNE (SMS Student Mobility for Study) W RAMACH PROGRAMU LLP/ERASMUS W ROKU AKADEMICKIM 2012/2013 Część 1: Zasady rekrutacji w roku akademickim 2012/2013 na wyjazdy zagraniczne SMP i SMS: 1. Student zakwalifikowany do wyjazdu musi spełniać następujące kryteria: a) może mieć obywatelstwo dowolnego kraju, b) być studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki wpisanym na co najmniej II rok studiów; wymóg ten nie dotyczy kandydatów do wyjazdu na praktykę zagraniczną; b) nie może przebywać w trakcie wyjazdu na urlopie dziekańskim. 2. Aby zgłosić swoją kandydaturę do wyjazdu na studia / praktyki zagraniczne student musi złożyć w Biurze Współpracy Zagranicznej (dalej BWZ) w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze (podanym każdorazowo społeczności akademickiej) następujące dokumenty: a) formularz zgłoszeniowy kandydata na studia/praktykę, (formularz dostępny online); b) życiorys (curriculum vitae, CV) sporządzony w języku angielskim lub języku kraju, w którym znajduje się instytucja przyjmująca; c) list motywacyjny (dalej LM) sporządzony w języku angielskim lub języku kraju, w którym znajduje się instytucja przyjmująca; d) aktualne zaświadczenie o średniej ocen ze wszystkich semestrów studiów (wydawane przez dziekanat); e) ewentualnie certyfikaty potwierdzające znajomość języków czy dokumentację potwierdzającą aktywność studenta w życiu uczelni; f) ewentualnie, w przypadku zgłoszenia kandydatury do wyjazdu na praktykę, zgodę instytucji zagranicznej ze wskazaniem okresu realizacji praktyki. 5. Proces rekrutacji koordynuje i przeprowadza BWZ. 6. W skład Komisji Rekrutacyjnej wchodzą: prorektor, lektor, pracownik BWZ. 7. Proces rekrutacji składa się z następujących etapów: a) zbieranie dokumentacji w wyznaczonym każdorazowo terminie podanym do publicznej wiadomości wraz z zasadami rekrutacji, realizacji i finansowania wyjazdów; b) ocena złożonej dokumentacji; c) ewentualne spotkanie kandydatów z Komisją Rekrutacyjną oraz ogłoszenie listy osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listy rezerwowej. 8. Oceny złożonych dokumentów dokonuje kierownik BWZ w porozumieniu z lektorem w oparciu o następujące kryteria: a) średnia ocen: 1-3 pkt. (średnia powyżej 4,5 3 pkt.; 4.0-4,49 2 pkt.; poniżej pkt.) b) znajomość języka angielskiego / języka kraju, w którym znajduje się instytucja przyjmująca: 0-5 pkt. (oceniane jest słownictwo, kompozycja oraz stylistyka CV i LM); c) osiągnięcia dodatkowe (np. udział w konkursach, działalność na rzecz uczelni): 0-3 pkt. d) dodatkowym atutem studenta będzie dotychczasowe doświadczenie międzynarodowe; e) w przypadku osób chętnych do wyjazdu na praktykę dodatkowym atutem będzie określenie instytucji, w której student chciałby odbywać praktykę, oraz merytorycznej strony praktyk. Uczelnia będzie preferencyjnie traktowała tych studentów, którzy złożą wymienioną w podpunkcie f) pkt. 2 wstępną zgodę instytucji przyjmującej na odbycie praktyk. 9. BWZ sporządza listę osób, które złożyły ww. dokumenty wraz z oceną wyrażoną wg ww. skali, oraz listę osób, które zostaną przesłuchane przez Komisję Rekrutacyjną. 10. Jeśli liczba kandydatów nie przewyższa szacunkowej łącznej liczby studentów wyjeżdżających ze stypendium (zapisanej w umowie z Narodową Agencją Programu Uczenie się przez całe życie, dalej NA, i zależnej od przyznanych uczelni przez NA kwot na realizację wyjazdów na studia i praktyki 1

2 zob. pkt 12), po pozytywnej ocenie dokumentacji kandydat jest kwalifikowany automatycznie do wyjazdu ze stypendium. W wypadku zastrzeżeń zostanie przesłuchany przez Komisję Rekrutacyjną w celu sprawdzenia jego umiejętności językowych, motywacji do wyjazdu, komunikatywności i umiejętności radzenia sobie w stresujących sytuacjach (skala ocen: 0-5 pkt.). Po wydaniu pozytywnej opinii przez Komisję kandydat jest kwalifikowany do wyjazdu ze stypendium. 11. Jeśli liczba kandydatów przewyższa szacunkową łączną liczbę wyjeżdżających studentów ze stypendium (zapisaną w umowie z NA, i zależną od przyznanych uczelni przez NA kwot na realizację wyjazdów na studia i praktyki zob. pkt 12), Komisja Rekrutacyjna przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami celem wyłonienia najlepszych studentów, którzy zostaną zakwalifikowani do wyjazdu ze stypendium. Komisja Rekrutacyjna ocenia umiejętności językowe kandydata, motywację, komunikatywność i umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach (skala ocen: 0-5 pkt.). 12. Szacunkowa liczba wyjazdów w roku akademickim 2012/2013 ze stypendium to (wg umowy z NA): a) 2 wyjazdy na studia zagraniczne; b) 5 wyjazdów na praktykę. Komisja Rekrutacyjna, niezależnie od zapisów w pkt. 10 i 11, może podjąć decyzję o zwiększeniu bądź zmniejszeniu liczby wyjazdów dla danej kategorii. Ostateczną liczbę wyjazdów danego typu poda do wiadomości zainteresowanych BWZ. Student może także wyjechać w ramach programu LLP/Erasmus bez grantu (student Erasmusa z grantem zerowym). Przysługują mu takie same prawa jak studentowi wyjeżdżającemu z grantem. 13. BWZ sporządza protokół z postępowania rekrutacyjnego oraz z posiedzenia Komisji Rekrutacyjnej (jeśli dotyczy) zawierający listę osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listę rezerwową (o ile zaistnieje taka konieczność). 14. BWZ informuje zainteresowane osoby o wynikach postępowania rekrutacyjnego. 15. W momencie rezygnacji studenta z listy głównej, osoby z listy rezerwowej są automatycznie umieszczane na liście osób zakwalifikowanych do wyjazdu ze stypendium. 16. W przypadku, gdy student nie godzi się z wynikiem procesu rekrutacji, istnieje możliwość uruchomienia procedury odwoławczej. Odwołanie powinno być złożone w formie pisemnej do rektora. Odwołanie jest rozstrzygane w ciągu 14 dni, a stosowna decyzja przekazana w formie pisemnej kandydatowi. 17. Fakt nieobecności kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej w wyznaczonym terminie lub brak kompletu dokumentów będzie traktowany jako rezygnacja z udziału w procesie rekrutacji. Część 2: Zasady realizacji wyjazdów SMP i SMS w roku akademickim 2012/2013: 18. Pobyt w instytucji przyjmującej musi odbyć się między 1 czerwca 2012 r. się 30 września 2013 r. 19. Pobyt studenta na stypendium (studia / praktyka) nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełen najkrótszy cykl kształcenia (trymestr). Wyjazd nie może być dłuższy niż pełny (ten sam) rok akademicki. Łączna długość pobytu w miejscu docelowym nie może przekraczać 12 miesięcy (wliczając w to przygotowanie językowe). 20. Uczelnia może podjąć decyzję o przedłużeniu pobytu (w obrębie jednego roku akademickiego) na stypendium po uprzednim skonsultowaniu tej kwestii z władzami dziekańskimi i uzyskaniu akceptacji uczelni / instytucji przyjmującej. Decyzja taka musi być podjęta przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu. 21. BWZ pomaga w przygotowaniu wymaganych dokumentów oraz pośredniczy w kontaktach pomiędzy studentem a instytucją przyjmującą. Ponadto udziela informacji na temat wymaganej dokumentacji (o której mowa w pkt. 43 i 44) koniecznej do rozliczenia stypendium, którą należy przedłożyć po powrocie w BWZ w ustalonym przez strony terminie. 22. Wyjazd stypendialny wymaga podjęcia przez studenta studiów stacjonarnych / pracy w pełnym wymiarze godzin uzgodnionym z instytucją przyjmującą (praktyka). 23. Studenci wybierają instytucję, do której chcą się udać na studia spośród następujących uczelni partnerskich (dalej podano liczbę studentów WSEI, jaką uczelnia partnerska może przyjąć dla podanych dziedzin): a) Business Academy Southwest, Dania. 2 studentów: business studies, management studies, computer studies; b) Karl-Franzens-Universität, Austria. 2 studentów: business studies, management science; 2

3 c) Rezeknes Augstskola, Łotwa. 2 studentów: business studies, management science; 3 studentów: informatics; d) University of Primorska Faculty of Management, Słowenia. 2 studentów: business studies, management science; e) HAWK (Hochschule für Angewandte Wissenschaft und Kunst), Niemcy. 2 studentów: business studies and management. 24. Uczelnia może zdecydować o połączeniu okresu studiów z okresem praktyki. Jest to możliwe jedynie w takim wypadku, kiedy praktyka będzie realizowana pod nadzorem tej samej uczelni przyjmującej, a okres praktyki będzie następował bezpośrednio po okresie studiów (lub odwrotnie: okres studiów bezpośrednio po okresie praktyki). W przypadku takiego łączonego pobytu ogólny minimalny czas jego trwania to 3 miesiące, a stawki wypłacanego stypendium są stawkami stosowanymi przy wyjazdach na studia. Taki wyjazd jest klasyfikowany jako wyjazd na studia (SMS) i rozliczany jest w sposób określony w uczelnianych zasadach finansowania tak, jak wyjazd na studia. 25. Studenci wybierają instytucję, do której udają się w celu odbycia praktyki zgodnie ze studiowanym kierunkiem / specjalnością. Instytucja taka musi znajdować się w kraju uczestniczącym w Programie LLP/Erasmus (tj. 27 krajów Unii Europejskiej, 4 kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego: Islandia, Lichtenstein, Norwegia i Szwajcaria, 2 kraje kandydujące Chorwacja, Turcja). 26. Student nie może odbyć praktyki w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej oraz placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta. 27. Każdy student ma zagwarantowane zaliczenie okresu studiów / praktyki zrealizowanego w uczelni partnerskiej / instytucji przyjmującej i uznanie go za równoważny z okresem studiów / praktyki w uczelni macierzystej. 28. Przed wyjazdem na studia / praktykę zostanie uzgodniony: Learning Agreement porozumienie o programie zajęć (LA) / porozumienie o programie praktyki Training Agreement (TA), podpisany przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą oraz studenta. Learning Agreement zatwierdza dziekan. Training Agreement zatwierdza BWZ w porozumieniu z kierownikiem Biura Karier i Analiz Rynku Pracy oraz określonym dla danej specjalności opiekunem praktyk. Wszystkie zmiany wprowadzane w LA / TA wymagają potwierdzenia na piśmie. 29. LA / TA jest integralną częścią umowy pomiędzy studentem a uczelnią, która jest podpisywana przed udaniem się studenta na stypendium (w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron). 30. Uczelnia dołoży starań, by przy sporządzaniu LA nie powstały różnice programowe. Jeśli nie da się ich uniknąć, zostaną one określone na piśmie przed wyjazdem studenta. Określi się również termin i sposób ewentualnego uzupełnienia wymaganych przedmiotów. Jeśli LA zakłada zrealizowanie przez studenta większej liczby punktów ECTS niż liczba wymagana do zaliczenia semestru (trymestru), przed wyjazdem studenta zostanie uzgodniony sposób uznania punktów dodatkowych. 31. Warunkiem zaliczenia semestru jest uzyskanie 30 punktów ECTS za zrealizowane przedmioty w uczelni partnerskiej. W przypadku nieuzyskania 30 punktów ECTS student może być zobowiązany do zaliczenia przedmiotu wynikającego z programu studiów uczelni macierzystej w semestrze, w którym przebywał w uczelni partnerskiej. 32. Za pomyślnie odbytą praktykę student otrzymuje 4 punkty ECTS. 33. W przypadku rażących zaniedbań w realizacji programu studiów / praktyk student może być zobowiązany do zwrotu całej kwoty stypendium. 34. Jeśli student nie uzyskał w sesji poprzedzającej wyjazd wszystkich wymaganych zaliczeń, lub jeśli wyjazd na praktykę odbywa się w trakcie roku akademickiego, student ma obowiązek wystosować podanie do prodziekana ds. studenckich o przyznanie indywidualnej organizacji studiów, która pozwoli na zaliczenie przedmiotów poza terminami sesji. W podaniu takim powinny znajdować się proponowane terminy zaliczeń. Podanie powinno być złożone z odpowiednim wyprzedzeniem. 35. Uczelnia przyjmująca nie będzie pobierała od stypendysty opłat za naukę. 36. W czasie pobytu studenta na stypendium będą wypłacane stypendia krajowe. 37. Studenci WSEI są zwalniani z opłat czesnego na okres pobytu za granicą. 38. Student ma obowiązek uzyskania przed wyjazdem Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ, ubezpieczenie kosztów leczenia)) uprawniającej do korzystania z podstawowej opieki zdrowotnej na terytorium Unii Europejskiej. EKUZ wydaje krakowski oddział NFZ (ul. Batorego 24), lub oddział właściwy dla wnioskującego, na wniosek wystawiony przez BWZ. 3

4 39. Student musi być ubezpieczony od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas podróży i pobytu w instytucji partnerskiej w przypadku wyjazdu na studia i praktykę. 40. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) obejmuje koszty ewentualnych szkód wyrządzonych przez studenta podczas pobytu na praktyce. Uczelnia sprawdza, czy instytucja przyjmująca wymaga posiadania ubezpieczenia OC i czy je zapewnia. Jeśli instytucja przyjmująca nie zapewnia ubezpieczenia OC (nie mając takiego obowiązku w świetle regulacji krajowych), uczelnia określa, jak zostanie zapewnione. 41. Ubezpieczenie wypadkowe obejmuje koszty szkód, jakich może doznać student w razie wypadku w miejscu pracy. Uczelnia sprawdza, czy instytucja przyjmująca zapewnia takie ubezpieczenie (może nie mieć takiego obowiązku), jeśli zaś wymaga ubezpieczenia, ale go nie zapewnia, uczelnia ustala, w jaki sposób może być ono zapewnione. 42. Student ma obowiązek otrzymania z uczelni partnerskiej Transcript of Records (TR) wykazu zaliczeń przedmiotów objętych LA oraz pisemnego zaświadczenia o rzeczywistym okresie pobytu (jeśli nie ma w TR). W przypadku praktyk student ma obowiązek uzyskania od instytucji przyjmującej potwierdzenia zrealizowania założonego w TA programu praktyk wraz zaświadczeniem o rzeczywistym okresie pobytu. 43. Po powrocie student jest zobowiązany do wypełnienia Ankiety Stypendysty Erasmusa, dostępnej online ( login: student, hasło: erazm. Wypełnienie ankiety jest niezbędne do rozliczenia wyjazdu na stypendium. W przypadku wyjazdu na praktykę student dodatkowo musi przedłożyć sprawozdanie z praktyki w formie wymaganej przez uczelnię. Do dokumentów należy dołączyć wyciągi z rachunku bankowego / potwierdzenia odbioru kwot w gotówce. 44. Każdego studenta dotyczy zasada jednokrotnego wyjazdu na praktykę i na studia w ramach programu Erasmus (niezależnie od liczby studiowanych kierunków oraz liczby uczelni macierzystych). Część 3: Zasady finansowania i rozliczenia środków finansowych dla wyjazdów SMP i SMS w roku akademickim 2012/2013: 45. Student zakwalifikowany do wyjazdu na studia / praktykę otrzymuje stypendium z budżetu programu LLP/Erasmus mające charakter dofinansowujący pobyt za granicą pod warunkiem zaakceptowania wszystkich warunków umowy, o której mowa w pkt Środki finansowe przyznane w kategorii SMS mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla studentów zakwalifikowanych na wyjazd na studia do uczelni partnerskiej, a w kategorii SMP jedynie na wypłatę stypendiów dla studentów wyjeżdżających na praktykę do instytucji przyjmującej. Uczelnia może dokonywać przesunięć kwot między kategoriami SMS i SMP. 47. Dolny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium nie może być niższy niż 200 euro. Maksymalna stawka miesięczna jest uzależniona m.in. od kraju docelowego, do którego udaje się stypendysta. Stawki stypendium ilustruje tabela poniżej: Stawki miesięcznego stypendium SMS (studia) Stawki miesięcznego stypendium SMP (praktyka) Górny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium (SM) Grupa 1: Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria, Szwecja, Wielka Brytania Grupa 2: Austria, Belgia, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy Grupa 3: Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Turcja, Węgry 450 euro 400 euro 350 euro 500 euro 450 euro 400 euro 600 euro 500 euro 400 euro 4

5 48. Podane w tabeli stawki nie dotyczą ewentualnego przedłużenia pobytu (zob. także pkt. 20). Uczelnia może zdecydować o przedłużeniu pobytu studenta na praktyce tylko i wyłącznie w takim przypadku, jeżeli na przedłużony okres mobilności może studentowi wypłacić stawkę miesięczną nie niższą niż 200 Euro. Przedłużenie nie może wykraczać poza okres obowiązywania umowy finansowej tzn. poza 30 wrzesień 2013 roku. 49. Stawki stypendium wypłacane studentom udającym się do tych samych krajów będą takie same. W uzasadnionych wypadkach (np. zagwarantowane bezpłatne lub tanie zakwaterowanie w jednej z uczelni tego samego ośrodka akademickiego) uczelnia może zdecydować o zróżnicowaniu stawek miesięcznych. 50. Przekazanie stypendium nastąpi po akceptacji przez studenta warunków umowy, o której mowa w pkt. 29, w sposób uzgodniony między stronami. Stypendium może zostać przekazane przelewem bankowym lub wypłacone do rąk własnych, przy czym preferowaną formą przekazania stypendium jest przelew bankowy. Kwota stypendium musi stanowić liczbę całkowitą. 51. Kwota stypendium jest wypłacana w walucie euro, dlatego stypendysta jest zobowiązany do posiadania konta walutowego, jeśli w umowie między studentem a uczelnią zawarto klauzulę, że grant zostanie przekazany przelewem bankowym. 52. Ostateczna kwota stypendium jest uzależniona od rzeczywistego okresu pobytu w uczelni partnerskiej / instytucji przyjmującej, poświadczonego odpowiednim dokumentem (o którym mowa w pkt. 43). Przy określaniu okresu pobytu stosuje się zaokrąglenie do 0,5 miesiąca, co oznacza, iż okres pobytu: od 1 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca; od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca; od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc. 53. Maksymalny okres finansowania pobytu na stypendium to 12 miesięcy, pod warunkiem, że uczelnia będzie dysponowała na ten cel środkami, co jest uzależnione wysokości otrzymanego dofinansowania oraz od skali mobilności w danym roku akademickim. 54. Fundusze pozyskiwane w przypadkach rezygnacji z wyjazdów i/lub otrzymania dodatkowych środków z NA będą przekazane: a) osobie z listy rezerwowej kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu, o ile rezygnacja nastąpiła wystarczająco szybko, by zorganizować wyjazd stypendialny; b) będą rozdysponowywane pomiędzy studentów przebywających na stypendium, z zastrzeżeniem, że nie dojdzie do przekroczenia górnych nieprzekraczalnych stawek miesięcznego stypendium (określonych w tabeli w pkt. 42). 55. Zwrot stypendium nie będzie od studenta wymagany w przypadku zaistnienia okoliczności określonych jako siła wyższa (tj. sytuacja niezależna od studenta, związana np. z ciężką chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Część 4: a). Zasady udzielania i rozliczania dofinansowania dla stypendystów Erasmusa z orzeczonym stopniem niepełnosprawności w roku akademickim 2012/2013: 56. Komisja Europejska oraz Narodowa Agencja Programu LLP przykładając wagę do wyrównywania szans osób niepełnosprawnych w zakresie korzystania z oferty Erasmusa - umożliwia zakwalifikowanym do wyjazdu w programie Erasmus ubieganie się o dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności. Dodatkowe stypendia mają na celu pokrycie wyjątkowych kosztów związanych ze specjalnymi potrzebami osób niepełnosprawnych podczas pobytu na stypendium Erasmusa. 57. O dofinansowanie mogą ubiegać się studenci z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, którzy zostali zakwalifikowani na wyjazd stypendialny programu Erasmus. Dotyczy to w szczególności stypendystów z dużymi ograniczeniami w samodzielnym poruszaniu się (np. osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, niesłyszących, niewidomych) i osób wymagających specjalnej opieki medycznej. 58. Uczelnia na wniosek niepełnosprawnego stypendysty składa do Narodowej Agencji Programu LLP- Erasmus (zwanej dalej NA ) wniosek obowiązujący w danym roku akademickim (formularz wniosku dostępny na stronie: z załącznikami: aktualne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności; potwierdzenie przyjęcia na stypendium z instytucji przyjmującej (kopia potwierdzona przez uczelnię za zgodność z oryginałem ). Wniosek powinien być wypełniony komputerowo. 5

6 59. Wniosek o dofinansowanie powinien być podpisany we wskazanych miejscach przez wszystkie wymienione w nim osoby (wnioskodawca, koordynator uczelniany programu Erasmus, uczelniany pełnomocnik ds. osób niepełnosprawnych). 60. Wniosek należy złożyć w pierwszym terminie, bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd stypendialny: do 15 czerwca 2012 r., do 1 sierpnia 2012 r., do 1 grudnia 2012 r., do 1 kwietnia 2013 r. Wskazane terminy to data wpłynięcia wniosku do NA. Złożenie wniosku w późniejszym terminie może skutkować przyznaniem proporcjonalnie niższego dofinansowania lub odrzuceniem wniosku. Żadne wnioski o dofinansowanie nie będą przyjmowane po 1 kwietnia 2013 r. 61. Dla stypendysty z orzeczonym lekkim lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności NA będzie mogła przyznać dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez Komisję Europejską (zwaną dalej KE ) dla wyjazdu do danego kraju na zatwierdzony przez uczelnię macierzystą czas pobytu. 62. Dla stypendysty z orzeczonym znacznym stopniem niepełnosprawności NA będzie mogła przyznać dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas pobytu oraz, jeżeli dotyczy, dodatkowej kwoty na ściśle określony cel podlegającej rozliczeniu wg kosztów rzeczywistych. Stypendysta może ubiegać się o dodatkową kwotę na następujące rodzaje kosztów: koszty podróży osoby towarzyszącej; koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej; koszty miejscowego opiekuna; koszty specjalnych materiałów dydaktycznych; koszty opieki lekarskiej; koszty specjalnego ubezpieczenia; inne koszty (z uzasadnieniem). 63. NA może nie przyznać dodatkowego dofinansowania, jeżeli z wniosku złożonego przez stypendystę za pośrednictwem uczelni wynika, że uczelnia nie przyznała stypendyście stypendium ze środków programu Erasmus (tzw. wyjazd z grantem zerowym). 64. Czas pobytu na stypendium jest określany: dla studentów z dokładnością do 0,5 miesiąca. Do rozliczenia czasu pobytu studentów na stypendium stosuje się następujący schemat: uczelnie rozliczające studentów z dokładnością do 0,5 miesiąca: - od 1 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca; - od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca; - od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc. Jeden miesiąc to miesiąc kalendarzowy, liczony od danego dnia rozpoczęcia do dnia poprzedzającego ten dzień w następnym miesiącu, np. data początkowa to 17 sierpnia, zatem jeden pełny miesiąc kończy się 16 września, pozostałe dni, które nie zaliczają się do pełnego miesiąca zostaną wyliczone z dokładnością do 0,5 lub 0,25 miesiąca zgodnie z powyższym wykazem. Np. data początkowa to 17 sierpnia, data końcowa to 2 grudnia, zatem czas pobytu rozlicza się jako 3 miesiące i 16 dni, co daje 3,5 miesiąca. 65. Każdy wniosek jest rozpatrywany indywidualnie. Wniosek będzie rozpatrzony w ciągu około jednego miesiąca od złożenia do NA. 66. Wniosek niekompletny lub niepoprawnie wypełniony będzie rozpatrzony w najbliższym terminie licząc od wpłynięcia do NA wymaganego uzupełnienia i/lub korekty. 67. NA poinformuje uczelnię macierzystą stypendysty o podjętej decyzji i warunkach rozliczenia dofinansowania oraz wystawi aneks do umowy finansowej. Decyzja wchodzi w życie po podpisaniu aneksu przez ostatnią ze stron. W przypadku odrzucenia wniosku, uczelnia zostanie poinformowana o przyczynie decyzji. 68. Stypendysta w terminie określonym przez uczelnię macierzystą składa do uczelni Rozliczenie stypendysty Erasmusa, który otrzymał dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności (zwanego dalej Rozliczeniem ). Po weryfikacji i zatwierdzeniu danych zawartych w Rozliczeniu oraz załączników, uczelnia przesyła komplet do NA. Narodowa Agencja zaleca aby uczelnia przesłała Rozliczenie w terminie do 60 dni od dnia zakończenia mobilności stypendysty, jednak nie później niż na miesiąc przed złożeniem przez uczelnię raportu końcowego z realizacji umowy do NA. Niezłożenie Rozliczenia w terminie, może skutkować wezwaniem do zwrotu całości kwoty przyznanego dofinansowania na ten cel. b). Rozliczenie przyznanego dofinansowania z tytułu niepełnosprawności w formie kwoty ryczałtowej: 69. Warunkiem rozliczenia dofinansowania przyznanego w formie kwoty ryczałtowej jako wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez KE dla wyjazdu do 6

7 danego kraju jest złożenie do NA Rozliczenia. Do Rozliczenia powinna być dołączona kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem imiennego zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą, w którym podany jest rzeczywisty czas trwania stypendium. Nie są wymagane dowody finansowe dokumentujące poniesienie wydatków związanych z kosztami utrzymania w kraju docelowym ani kosztami podróży. 70. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed wyjazdem, to skutkuje to koniecznością zwrotu proporcjonalnej części dofinansowania. Kwota nierozliczona przez NA podlega zwrotowi do NA. Po zakończonej analizie Rozliczenia NA wysyła do uczelni list końcowy z informacją o wysokości kwoty rozliczonej i (jeżeli dotyczy) podlegającej zwrotowi. 71. Łączna kwota dofinansowania zatwierdzona przez NA wynikająca z analizy złożonego Rozliczenia nie może być wyższa od kwoty podlegającej rozliczeniu (tzn. kwoty przyznanej uczelni z tytułu wyjazdu niepełnosprawnego stypendysty). c). Rozliczenie dofinansowania z tytułu niepełnosprawności przyznanego w formie kosztów rzeczywistych (dotyczy wyłącznie stypendysty, który otrzymał dodatkową kwotę na ściśle określony cel: podróż i/lub utrzymanie osoby towarzyszącej / koszt miejscowego opiekuna / specjalne materiały dydaktyczne / opieka lekarska / specjalne ubezpieczenie / inne): 72. Rozliczenie wg kosztów rzeczywistych dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji, gdy uczelnia na wniosek stypendysty wnioskowała o koszty inne niż stanowiące dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas pobytu, a NA w liście do uczelni zawiadamiającym o przyznanej kwocie i warunkach rozliczenia określiła taką kwotą i rodzaj kosztów. 73. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed wyjazdem, ale stypendysta dokumentuje rachunkami wyższe wydatki związane z niepełnosprawnością, to wysokość rozliczonego przez NA dofinansowania będzie równa sumie kwoty dofinansowania w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego kraju na rzeczywisty czas pobytu oraz dodatkowej kwoty rozliczonej wg kosztów rzeczywistych, o ile suma ta nie będzie przekraczała całkowitej kwoty podlegającej rozliczeniu. 74. Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu muszą posiadać stosowny opis informujący o źródle finansowania, np. Wydatek w wysokości został sfinansowany z programu LLP Erasmus w ramach realizacji umowy (numer umowy finansowej); kategoria budżetowa: ; opis:. 75. Sposób dokumentowania kosztów rzeczywistych musi być zgodny z polityką rachunkowości uczelni macierzystej, a uczelnia powinna wskazać stypendyście sposób udokumentowania wydatków w poszczególnych kategoriach budżetowych. Przyjmuje się następujące formy udokumentowania wydatków rozliczanych wg kosztów rzeczywistych: koszty podróży osoby towarzyszącej: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii budżetowej: w przypadku podróży pociągiem, autobusem lub samolotem - bilet z widoczną ceną lub rachunek/faktura za bilet oraz karta pokładowa (dotyczy samolotu), natomiast w przypadku podróży samochodem - oświadczenie woli o odbyciu podróży samochodem. Zwrot kosztów za podróż samochodem odbywa się wg zasad określonych w Przewodniku programu Uczenie się przez całe życie w konkursie wniosków dla danego roku ( Konkursy wniosków ) 1. koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej: koszty utrzymania i zakwaterowania obejmują wszelkie koszty związane z pobytem osoby w kraju docelowym (koszty zakwaterowania, wyżywienia, ubezpieczenia, przejazdów lokalnych, itp.) do wysokości limitu, którym mowa poniżej w pkt. a) i b). 1 W roku akademickim 2012/13: na podstawie zaświadczenia o cenie biletu na danej trasie. lub wyliczenia opartego o liczbę przebytych kilometrów oraz stawkę ryczałtową stosowaną w uczelni macierzystej przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż 0,22. Należy wybrać bardziej ekonomiczny wariant wyliczenia. Zwrot kosztów podróży samochodem przysługuje jednej osobie, bez względu na liczbę osób podróżujących samochodem. Do rozliczenia powinna być dołączona informacja zawierające następujące dane: data i czas przekroczenia polskiej granicy przy wyjeździe i powrocie, trasa przejazdu, marka samochodu, numer rejestracyjny, pojemność silnika, stan licznika-wyjazd, stan licznika-przyjazd, liczba przejechanych kilometrów. 7

8 NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii budżetowej potwierdzenie pobytu niepełnosprawnego stypendysty Erasmusa w instytucji partnerskiej wraz z: a) oświadczeniem woli stypendysty i osoby towarzyszącej; b) dokumentem podróży osoby towarzyszącej z uwidocznioną datą wyjazdu i powrotu. Maksymalna kwota, jaka będzie mogła być rozliczona na koszty zakwaterowania i utrzymania łącznie, nie może przekroczyć: a) przy pobycie <3 miesięcy - stawek określonych w Przewodniku programu Uczenie się przez całe życie w konkursie wniosków 2012 roku, Część I, Tabela 1a ( Konkursy wniosków ); b) przy pobycie 3 miesięcy stawek określonych w Przewodniku programu Uczenie się przez całe życie w konkursie wniosków 2012 roku, Część I, Tabela 1b ( Konkursy wniosków ). Jeżeli obecność osoby towarzyszącej ogranicza się do krótkich pobytów (np. towarzyszenie stypendyście w podróży do/ z instytucji przyjmującej), to każdy pobyt rozliczany jako odrębna całość, tzn. czas pobytu nie kumuluje się. koszty opiekuna miejscowego: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii budżetowej: Oświadczenie woli miejscowego opiekuna (dotyczy osoby nie prowadzącej działalności gospodarczej) potwierdzające przekazanie określonej kwoty wynagrodzenia z tytułu sprawowania opieki oraz zwierającego informację o okresie, w jakim sprawowana była opieka (od-do) i analogiczne oświadczenie woli stypendysty; Rachunek/ faktura wystawiona przez instytucję prowadzącą usługi w zakresie opieki nad osobami niepełnosprawnymi. koszty specjalnych materiałów dydaktycznych: rachunek/ paragon. koszty opieki lekarskiej: rachunek/ paragon. koszty specjalnego ubezpieczenie: rachunek/ polisa z widoczną cena. 76. Finansowanie w kategorii osoba towarzysząca i opiekun miejscowy nie może dotyczyć osoby, która pełniła rolę osoby towarzyszącej i/lub miejscowego opiekuna będąc w tym samym czasie stypendystą Erasmusa. 77. W przypadku przedstawienia dowodów w walucie EUR do rozliczenia przyjmowane są wartości w EUR. W przypadku przedstawienia rachunków w walucie innej niż EUR do przeliczenia kosztów na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej ( z miesiąca podpisania aneksu do umowy finansowej. 8