KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO

Transkrypt

1 KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO Lp. Zgłoszone zagadnienie Stanowisko Instytucji Zarządzającej WYDATKI OSOBOWE wynagrodzenia pracowników 1. Czy dodatek zadaniowy wypłacany osobie pełniącej obowiązki zastępcy dyrektora jest wydatkiem kwalifikowalnym w ramach PT POIiŚ? Zgodnie z treścią Wytycznych ( Sekcja 1 - Wydatki osobowe - wynagrodzenia pracowników pkt 2 d) dodatek funkcyjny jest wydatkiem kwalifikowalnym. Jeżeli ogólne zasady, obowiązujące w instytucji zobowiązują do wypłaty takiego dodatku osobie pełniącej obowiązki zastępcy dyrektora wówczas można taki wydatek rozliczyć w ramach PT POIiŚ, zgodnie z ogólnymi zasadami kwalifikowalności (zaangażowanie w wykonywanie zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ pracownika wynosi co najmniej 25%, dodatek jest kwalifikowalny w wysokości zgodnej z % zaangażowaniem) 2. Jak należy wyliczyć kwotę kwalifikowalną w ramach PT POIiŚ w odniesieniu do nagrody okresowej wypłaconej za okres nie obejmujący pełnych miesięcy? W jaki sposób rozliczać dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. trzynastkę. 3. W jaki sposób obliczyć kwotę kwalifikowalną jeżeli pracownicy otrzymują dwie nagrody - jedną za realizację zadań na zajmowanym stanowisku a drugą za realizację konkretnego zadania POIiŚ. Czy można pierwszą nagrodę kwalifikować procentem zaangażowania danego stanowiska a drugą w 100%? Zgodnie z zasadą, że za kwalifikowalną może być uznana ta część wynagrodzenia, która odpowiada procentowemu zaangażowaniu pracownika w zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ, nagrodę należy wyliczyć proporcjonalnie do czasu zaangażowania danego pracownika we wdrażanie POIiŚ w danym okresie. Jeżeli okres, za który wypłacana jest nagroda nie obejmuje pełnych miesięcy wówczas należy zastosować rozliczenie proporcjonalne do czasu rzeczywiście przepracowanego na rzecz POIiŚ. Podone operacje pojawiają się przy wyliczaniu kwoty wydatku kwalifikowanego w odniesieniu do tzw. trzynastek. INTERPRETACJA WYŁĄCZNIE NA POTRZEBY POMOCY TECHNICZNEJ W związku z tym, że nagrody i premie należałoby traktować jak wynagrodzenia, powinny one również być rozliczane w odpowiedniej proporcji. Niemniej jednak gdy w regulaminie wynagrodzeń danej instytucji zostały przewidziane zarówno premie/nagrody za realizację zadań związanych wyłącznie z wdrażaniem projektów POIiŚ jak również premie/nagrody za realizację pozostałych zadań, wówczas wydatki poniesione na nagrody/premie przyznane za realizację projektów POIiŚ mogą być w 100%

2 kwalifikowalne w ramach PT POIiŚ. Natomiast premie przyznane za realizację pozostałych zadań (niezwiązanych z realizacją zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ) nie będą mogły stanowić wydatku kwalifikowanego w ramach PT POIiŚ. Powyższa interpretacja ma zastosowanie wyłącznie w przypadku projektów pomocy technicznej POIiŚ. Natomiast w sytuacji, gdy regulamin przewiduje zarówno wypłatę nagród okresowych (np. nagród kwartalnych) dla wszystkich pracowników (w tym również zaangażowanych w realizację POIiŚ) oraz możliwość przyznawania nagród specjalnych (za konkretne, dodatkowe zadania wykonywane przez pracowników (w tym również zaangażowanych w realizację POIiŚ ) wówczas nagroda okresowa może być kwalifikowalna ze środków PT POIiŚ w odpowiedniej proporcji. Natomiast nagroda specjalna: jeśli jest przyznana za zadania nie związane z POIiŚ nie jest kwalifikowalna; w wyjątkowych sytuacjach, jeśli jest przyznana wyłącznie za zadania związane z PO, może być w 100% kwalifikowalna w ramach POIiŚ. W przypadku, gdy przyznawanie tego typu nagród w odniesieniu do pracowników POIiŚ nie miałoby charakteru incydentalnego kwestia powinna być przedmiotem kontroli przez IP, ponieważ nie należy dopuścić do sytuacji, w której 2 razy finansowane byłyby te same zadania. 4. Odprawy pieniężne dla osób zwalnianych z pracy w IW w związku z wykluczeniu instytucji z systemu. Czy należne odprawy można wypłacić ze środków PT POIiŚ? Wydatki te nie powinny stanowić wydatków kwalfikowalnych w ramach PT POIiŚ (podobnie jak wydatkami niekwalifikowalnymi są np. odprawy emerytalno-rentowe). 5. Czy możliwe jest uwzględnianie w liczbie etatomiesiecy osób, które wykonują zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ na poziomie co najmniej 25% (co wynika z opisu stanowiska), ale których wynagrodzenia nie są finansowane z PT? Czy możliwe jest uwzględnianie w liczbie etatomiesięcy wakatów? W liczbie etatomiesięcy służących do wyliczenia kwalifikowalnej części niektórych wydatków finansowanych ze środków PT POIiŚ można uwzględniać wszystkie stanowiska spełniające zasady określone w Wytycznych, nawet jeżeli wynagrodzenie osób na tych stanowiskach nie jest finansowane ze środków pomocy technicznej (POPT, PT POIiŚ), np. ze względu na przewidziany limit etatów możliwych do sfinansowania. Ma to na celu zapewnienie odpowiednich warunków pracy wszystkim pracownikom bezpośrednio zaangażowanym we wdrażanie POIiŚ.

3 Natomiast wyliczając poziom realizacji wskaźnika Liczba utworzonych miejsc pracy finansowanych ze środków programu uwzględnia się wyłącznie stanowiska, na których wynagrodzenie finansowane jest ze środków PT POIiŚ. W liczbie etatomiesięcy służących do wyliczenia kwalifikowalnej części niektórych wydatków finansowanych ze środków PT POIiŚ co do zasady nie należy uwzględniać wakatów zwłaszcza do określania kwalifikowalnej części wydatków bieżących. Wyjątkiem jest sytuacja dotycząca zakupu sprzętu komputerowego, który może być zakupywany w ilości zgodnej z liczbą etatomiesięcy wykonujących w danej komórce zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ. Zgodnie z metodologią zawartą w Systemie wdrażania przy planowaniu takich zakupów można uwzględniac zarówno etaty, na których zostali już zatrudnieni pracownicy, jak i istniejące wakaty przeznaczone na wykonywanie zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ (np. takie, na które w momencie rozpoczynania postępowania przetargowego trwa rekrutacja). Natomiast na etapie realizacji zakupu sprzęt powinien być rozliczony zgodnie z rzeczywistą liczbą etatomiesięcy wykonujących w danej komórce zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ. W nowej wersji wytycznych (obecnie w konsultacjach zewnętrznych) przewidziano możliwość zakupu sprzętu komputerowego (wraz z niezbędnym oprogramowaniem) powyżej liczby etatomiesięcy zaangażowanych w realizację zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ, przy założeniu, że nowe etaty zostaną przyznane danej jednostce i rekrutacja na nie zostanie przeprowadzona ona bez zbędnej zwłoki, co zapewni racjonalne wykorzystanie środków PT POIiŚ, Należy jednak podkreślić, że wydatki takie będą uznawane za niekwalifikowalne, jeżeli do czasu wnioskowania o płatność końcową w ramach Projektu nie zostanie rozpoczęta procedura przetargowa, bądź kolejne kontrole wykażą, ze instytucja nie osiągnęła liczby etatomiesięcy na poziomie uwzględnianym podczas zakupu sprzętu. Pomimo wprowadzenia ww. odstępstwa, Instytucja Zarządzająca rekomenduje ostrożne korzystanie z tej możliwości wyłącznie w specyficznych sytuacjach, w których zastosowanie powyższego rozwiązania jest niezbędne dla zapewnienia właściwej pracy danej jednostki. W przypadku nie pozyskania przez instytucję dodatkowych etatów, wydatki poniesione na zakup sprzętu komputerowego na potrzeby tych etatów będą stanowić wydatki

4 niekwalifikowalne w ramach PT POIiŚ. Podczas analizowania możliwości rozliczenia wydatków na określonym przez beneficjenta poziomie nie będą brane pod uwagę dodatkowe okoliczności np. powodujące nieosiągnięcie liczby etatomiesięcy zastosowanej podczas planowania wydatków. 6. Czy istnieje możliwość zakupu dodatkowej puli komputerów przenośnych dla potrzeb komórek merytorycznych? Wytyczne do kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ przewidują możliwość: - zakupu komputerów przenośnych zamiast stacjonarnych w podobnej cenie i o podobnych parametrach. Łączna ilość zakupionych komputerów stacjonarnych i przenośnych musi być zgodna z liczbą etatomiesięcy wykonujących w danej komórce organizacyjnej zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ. - zakupu dodatkowej puli komputerów przenośnych na potrzeby kontroli lub działań informacyjno-promocyjnych. Obecnie obowiązujące wytyczne nie przewidują możliwości sfinansowania dodatkowej puli komputerów przenośnych dla potrzeb komórek merytorycznych oprócz opisanych powyżej. Kolejna wersja wytycznych (obecnie w konsultacjach zewnętrznych) przewiduje możliwość zakupu dodatkowej puli komputerów przenośnych na potrzeby stanowisk kierowniczych. 7. Zakup wyposażenia - jaką metodologię zastosować przy rozliczeniu kosztów zakupu mebli biurowych - kiedy jest to zakup dla pracownika a kiedy dla komórki organizacyjnej wykonującej zadania kwalifikowalne w ramach PO IiŚ? Kwota wydatków kwalifikowalnych ustalana jest w oparciu o liczbą etatomiesięcy kwalifikowalnych w ramach POIiŚ zawsze w odniesieniu do wydatków dla pracowników oraz na potrzeby komórki, jeśli nie zajmuje się ona w 100% wdrażaniem POIiŚ (dla komórek zaangażowanych we wdrażanie POIiŚ w 100% istnieje możliwość rozliczenia całości wydatku w ramach PT POIiŚ). Zakup dokonywany na potrzeby komórki organizacyjnej dotyczy sprzętu/mebli wykorzystywanych nie indywidualnie przez danego pracownika chodzi tu np. o wydatki związane z zakupem niszczarek, urządzeń wielofunkcyjnych, szaf aktowych, itp. 8. W jaki sposób rozliczyć zakup materiałów eksploatacyjnych kupowanych na potrzeby urządzeń, które są użytkowane tylko przez pracowników realizujących POIiŚ? Jeżeli faktycznie wydatek na materiały eksploatacyjne dotyczy sprzętu wykorzystywanego wyłącznie przez pracowników zaangażowanych we wdrażanie POIiŚ w 100% - można wówczas zaakceptować rozliczenie wydatku w 100%. W innej sytuacji należy zastosować zgodnie z brzmieniem Wytycznych współczynnik etatomiesięcy kwalifikowalnych w ramach Programu w odniesieniu do etatomiesięcy zatrudnionych ogółem w

5 9. wy n Umowy na świadczenie usług prawnych w jaki sposób określić poziom wydatków kwalifikowalnych, jeżeli w ramach danej umowy świadczone są również usługi niekwalifikowalne w ramach PT POIiŚ. 10. Kwalifikowalność wydatku związanego z finansowaniem zlecenia osobie fizycznej zadań w zakresie wsparcia pracowników merytorycznych (np. archiwizowanie dokumentacji, wykonywanie czynności biurowokancelaryjnych, itp.) 11. Rozliczanie wyjazdów służbowych (zakup paliwa). W jaki sposób rozliczać wydatki na paliwo, w związku z wyjazdami służbowymi dot. wdrażania POIiŚ. komórce organizacyjnej na potrzeby której dokonywane są zakupy. Tego typu wydatki nie powinny być rozliczane w oparciu o współczynnik etatomiesięcy. Umowy na tego typu usługi powinny być zawierane w taki sposób, by podczas rozliczenia możliwe było określenie rzeczywistego poziomu wydatków, które mogą stanowić wydatki kwalifikowalne w ramach POIiŚ (np. umowy mogą zawierać obowiązek przedstawiania wraz z fakturą raportu miesięcznego z prowadzonych spraw, na podstawie którego możliwe będzie określenie kwoty wydatków kwalifikowanych). Dodatkowo należy podkreślić, że za wydatki nieefektywne, a więc niekwalifikowalne w ramach PT POIiŚ, uznaje się wydatki na usługi prawne ponoszone w formie ryczałtowej, a nie za konkretne zadania. Ww. wydatki są co do zasady kwalifikowalne - zgodnie z Pkt Sekcja 2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. Należy jednak pamiętać, że warunkiem uznania ww. wydatków za kwalifikowane jest ich zgodność z obowiązującym prawem, w tym przede wszystkim z przepisami w zakresie prawa pracy i ustawy Pzp. Ponadto, należy mieć na względzie, ze za niekwalifikowalne w ramach PT PO IiŚ uznane zostaną wydatki poniesione w związku z zawarciem umów cywilnoprawnych zawieranych przez daną instytucję z własnymi pracownikami, jeśli nie mają charakteru incydentalnego. Rozliczanie kosztów podróży służbowych przy użyciu samochodu służbowego musi być zgodne z zasadami przyjętymi w danej instytucji w odniesieniu do wszystkich podróży służbowych. Jeśli one nie pozwalają jednoznacznie potwierdzić kwalifikowalności wydatku, powinny być odpowiednio dostosowane. Jeśli chodzi o podróż służbową z użyciem samochodu nienależącego do pracodawcy jest ona rozliczana zgodnie ze stawkami przyjętymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędacych własnością pracodawcy. Stawka określona w ww. rozporządzeniu pozwala na pokrycie kosztów związanych z zakupem paliwa. Należy dodatkowo pamiętać, że zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ ww. wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli wykorzystanie powyższych środków transportu jest

6 najbardziej efektywne i uzasadnione ekonomicznie 12. Rozliczanie wyjazdów służbowych - czy delegacja powinna być rozliczana proporcjonalnie do poziomu zaangażowania pracownika, czy też przy rozliczaniu powinien być brany pod uwagę kwalifikowalność celu wyjazdu służbowego? 13. Rozliczanie wyjazdów służbowych - pytanie o kwalifikowalność wydatków związanych z opłatami za przejazd autostradą, parking, myjnię. Przy rozliczaniu wydatków związanych z wyjazdami służbowymi zawsze należy kierować się celem podróży jeżeli wyjazd w 100% dotyczy POIiŚ (dot. np. przeprowadzenia kontroli na miejscu projektu realizowanego w ramach POIiŚ) należy go rozliczyć w 100%. Jeżeli wydatek nie dotyczy wyłącznie POIiŚ należy go rozliczyć w odpowiedniej proporcji (np. wyjazd na konferencję w roli reprezentanta instytucji wdrażającej 2 PO). Opłaty za myjnię nie stanowią wydatków kwalifikowalnych w ramach PT POIiŚ. Opłaty za przejazd autostradą, czy parkingi: - w odniesieniu do samochodu prywatnego co do zasady powinny być pokrywane w przyjętymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędacych własnością pracodawcy. W uzasadnionych przypadkach, jeżeli po akceptacji osoby upoważnionej, koszty te zostały uznane za dodatkowe koszty związane z podróżą służbową, mogą one stanowić wydatek kwalifikowalny należy jednak mieć na względzie, że ocena, czy wykorzystanie samochodu prywatnego było najbardziej efektywne i uzasadnione ekonomicznie (por. podrozdział pkt. 7 Wytycznych) odnosi się do ogółu kosztów poniesionych w związku z wykorzystaniem samochodu; - w odniesieniu do samochodu służbowego jeżeli zasady przyjęte w danej instytucji w odniesieniu do wszystkich podróży służbowych zakładają rozliczanie tego typu wydatków, wówczas mogą one zostać uznane za kwalifikowalne. W obu ww. opisanych przypadkach należy pamiętać, że ww. wydatki muszą spełniać zasady ogólne określone w Wytycznych, tj. m.in. muszą zostać odpowiednio udokumentowane. 14. Kwe W jakiej kategorii należy ujmować wydatek dotyczący opłat miejscowych, doliczanych do kosztów noclegu w hotelu? Nie należy traktować ww. wydatku osobno jest on rozliczany w ramach kategorii, w ramach, której została poniesione pozostałe wydatki dotyczące danej podróży służbowej, np. w kategorii wydatku: Inne wydatki

7 15. Rozliczanie wyjazdów służbowych - czy można uznać za wydatek kwalifikowalny koszty delegacji pracownika POIiŚ na posiedzenia Komitetu Monitorującego RPO? 16. W jaki sposób rozliczać wydatki ogólne opłacane na podstawie comiesięcznych faktur - w sytuacji gdy nie wszyscy pracownicy których dotyczy wydatek z faktury wykonują zadania kwalifikowane w ramach POIiŚ/bądź gdy w poszczególnych miesiącach zmianie ulega ich poziom zaangażowania w wykonywanie zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ? Którą wartość współczynnika powinno się brać pod uwagę tę z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego wystawienie faktury, czy też tę z miesiąca poprzedzającego płatność faktury. aw jw jaki sposób należy rozliczać opłaty za telefony stacjonarne? Który poziom zaangażowania uwzględnić (z góry, czy z dołu)? instytucji wyjazdy służbowe inne niż udział w kontrolach, itp. Wydatki związane z udziałem w KM innym niż dot. POIiŚ nie są kwalifikowalne w ramach PT POIiŚ nawet w przypadku gdy Instytucja Zarządzająca danym RPO uzna w swoich dokumentach programowych, iż wszelkie koszty dojazdu na miejsce pokrywa instytucja delegująca. Jedyną sytuacją, w której możliwe byłoby uznanie ww. wydatków za kwalifikowalne gdyby pracownik Beneficjenta byłby w ramach ww. KM członkiem przedstawicielem Beneficjenta jako Instytucji Pośredniczącej POIiŚ (a nie jako Ministra właściwego do spraw...). Przy rozliczaniu tego typu wydatków określając kwotę kwalifikowalną - należy stosować wartość aktualną w chwili realizacji danej usługi. W przypadku wydatków okresowych ważna jest konsekwencja w stosowaniu przyjętego sposobu rozliczania wydatków np. możliwe jest rozliczanie kosztów rozmów za m-c poprzedni (np. styczeń) i kosztów abonamentu telefonicznego za m-c kolejny (np. luty) wg tego samego stanu etatomiesięcy (np. na dzień 31.01), jeżeli w każdym kolejnym miesiącu będziemy stosować tę samą zasadę. Uwaga: powyższy przykład ma zastosowanie wyłącznie w sytuacjach, w których nie jest możliwe przyporządkowanie usług pocztowych oraz teleinformatycznych wyłącznie do zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ (np. brak bilingów imiennych). W pozostałych przypadkach tego rodzaju wydatki związane z rozliczaniem telefonów należy rozliczać w oparciu o np. bilingi. 17. Wydatki ogólne - jak rozliczać wydatki związane z najmem powierzchni, jeżeli faktura dotyczy nie tylko kosztów związanych z wydatkami Beneficjenta? 18. Wydatki ogólne - czy wydatki związane z przeprowadzką są kwalifikowalne w ramach PT POIiŚ? Jeżeli jednostka organizacyjna Beneficjenta wynajmuje 50% powierzchni biurowej w budynku A, z czego na Beneficjenta przypada 1/3 powierzchni (przy czym wyliczony zgodnie z brzmieniem Wytycznych poziom kwalifikowalności wydatku ponoszonego przez Beneficjenta wynosi 75%), oznacza to że 50% faktury za najem budynku A rozliczamy mnożąc 1/3 jej wysokości przez 75%. Koszty przeprowadzki pracowników do innego budynku związane z wynajmem nowej siedziby, podobnie jak koszty najmu stanowią wydatek

8 19. Wydatki ogólne - w jaki sposób rozliczyć wydatki związane z modernizacją sali konferencyjnej? Czy jest możliwe, aby podstawą dokonania podziału 40 % kosztów w ramach trzech programów była liczba konkursów ogłoszonych w ramach każdego z programów operacyjnych? 20. Wydatki ogólne - czy zakup i montaż klimatyzatorów jest kosztem kwalifikowalnym w ramach PT POIiŚ? 21. Wki Zakup usług pocztowych czy usługi kurierskie są kwalifikowalne w ramachpt POIiŚ? kwalifikowany w ramach pomocy technicznej POIiŚ. Jeżeli przeprowadzka dotyczy również pracowników niezaangażowanych/częściowo zaangażowanych w POIiŚ za kwalifikowalną będzie można uznać jedynie tę część wydatku, która odpowiada procentowemu zaangażowaniu pracowników w zadania kwalifikowane w ramach POIiŚ. Nie jest możliwe przyjęcie zaproponowanej metodologii. Wytyczne stanowią, że w przypadku, gdy remontowane pomieszczenia wykorzystywane będą również przez pracowników, dla których zadania kwalifikowalne w ramach PO IiŚ stanowią jedynie część obowiązków, za kwalifikowalną będzie można uznać jedynie część wydatku proporcjonalnie do liczby etatomiesięcy zaangażowanych w realizację zadań kwalifikowalnych w ramach PO IiŚ w stosunku do ogólnej liczby etatomiesięcy wykorzystującej dane pomieszczenia. W odniesieniu do sal konferencyjnych co do zasady należałoby przyjąć, że koszty remontu należałoby rozliczać w proporcji zgodnej z proporcją liczby etatomiesięcy kwalifikowalnych w danej instytucji do liczby etatomiesięcy ogółem w tej instytucji. Powyższe ma zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do remontu powierzchni nie udostępnianej odpłatnie innym instytucjom. Po konsultacji z IZ mogą/powinny zostać przyjęte indywidualne rozwiązania, np. w przypadku posiadania przez daną instytucję kilku siedzib. Wydatek na zakup/montaż klimatyzatorów może zostać zakwalifikowany jeśli został poniesiony w ramach remontu lub przystosowania biura na potrzeby wdrażania POIiŚ. Dodatkowo, jeśli wydatek dotyczyłby klimatyzatorów montowanych na stałe, może zostać uznany za kwalifikowalny pod warunkiem, że urządzenia zostaną zamontowane w siedzibie należącej do beneficjenta, a nie w wynajmowanym budynku. Wydatek może być uznany za wydatek kwalifikowalny, jako usługi pocztowe. Wydatki na zakup usług kurierskich będą uznane za kwalifikowalne w ramach PT POIiŚ w części, w której są związane wyłącznie z zadaniami kwalifikowanymi w ramach POIiŚ lub - gdy nie jest możliwe przyporządkowanie powyższych usług wyłącznie do zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ proporcjonalnie do liczby etatomiesięcy wykonujących zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ w stosunku do całkowitej liczby etatomięsięcy zatrudnionych w danej komórce organizacyjnej lub instytucji. Wydatki związane z zakupem usług kurierskich powinny spełniać wymogi dotyczące zasad ogólnych w zakresie kwalifikowalności wydatków, tj. m.in. dotyczące trybu zawierania umów.

9 22. Podnoszenie kwalifikacji osób wykonujących zadania w ramach POIiŚ na podstawie umów cywilnoprawnych. 23. Rozliczanie szkoleń o tematyce ogólnej Szkolenia dla osób wykonujących w ramach POIiŚ zadania są możliwe w szczególnych przypadkach, gdy nie jest możliwe zawarcie umów z osobami posiadającymi szczegółową wiedzę w zakresie wdrażania POIiŚ (np. szkolenia dla ekspertów, którzy będą oceniać projekty w ramach POIiŚ na temat procedury oceny i wyboru projektów POIiŚ, przeszkolenie osób okresowo wprowadzających dane do systemu informatycznego (KSI, LSI) z obsługi tego systemu). Należy pamiętać, że w odniesieniu do takich osób nie są kwalifikowalne studia oraz kursy kończące się egzaminem uprawniającym do otrzymania certyfikatu. W odniesieniu do wydatków związanych ze szkoleniami o tematyce ogólnej (np. zamówienia publiczne, finanse publiczne, kursy językowe, szkolenia z rachunkowości, itp.), w których uczestniczą osoby kwalifikowalne z PO IiŚ nie w 100%, należy wziąć pod uwagę przydatność danego szkolenia do wdrażania POIiŚ i rozważyć rozliczenie takiego wydatku proporcjonalnie do stopnia zaangażowania pracownika we wdrażanie POIiŚ. Natomiast jeżeli niemożliwe byłoby pokrycie części wydatków z innych źródeł (co wiązałoby się z brakiem możliwości udziału pracownika w szkoleniu), a udział w szkoleniu miałby istotne znaczenie dla prawidłowego wykonywania zadań w ramach POIiŚ, wówczas możliwe byłoby sfinansowanie takiego wydatku wyłącznie ze środków PT POIiŚ Kwalifikowalność szkoleń dla kadry kierowniczej. Czy można zapłacić w ramach PT POIiŚ za szkolenie, w którym pracownik nie uczestniczył ze względów służbowych? Zgodnie z Wytycznymi w odniesieniu do osób na stanowiskach kierowniczych istnieje możliwość uznania za kwalifikowalne wydatków poniesionych na podnoszenie tych osób do wysokosci 100%, jeżeli osoby te wykonują jakiekolwiek zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ. Powyższy zapis miał na celu umożliwienie osobom na stanowiskach kierowniczych, współuczestniczących w realizacji POIiŚ (np. głównym księgowym poszczególnych instytucji), udział w szkoleniach bezpośrednio związanych z tematyką POIiŚ. Powyższy zapis nie umożliwia jednak kwalifikowania w ramach PT POIiŚ szkoleń o charakterze ogólnym pracownikom w niewielkim stopniu wykonującym zadania kwalifikowalne w ramach PO.W przypadku szkoleń o tematyce ogólnej konieczne byłoby wykazanie przydatności szkolenia/studiów dla wdrażania POIiŚ. Jedynie w przypadku braku możliwości uczestnictwa danego pracownika w szkoleniu z powodów niezależnych od pracodawcy (np. w przypadku choroby pracownika, urlopu na żądanie) istnieje możliwość finansowania wydatku poniesionego na udział pracownika w szkoleniu ze środków PT POIiŚ.

10 Czy pracownicy mogą uczęszczać na kursy języka hiszpańskiego lub włoskiego? Czy zakres tematyczny studiów podyplomowych powinien ściśle dotyczyć zakresu obowiązków? Kwalifikowalność wydatku związanego z kosztami uzyskania przez pracownika certyfikatu? 29. Czy można rozliczyć koszt hotelu kierowcy, który zawiózł materiały promocyjne oraz pracowników IP na targi, w trakcie których promowany był POIiŚ? 30. Czy Czy do wskaźnika 01 Liczba utworzonych miejsc pracy finansowanych ze środków programu powinno się również liczyć osoby, które wdrażają POIiŚ i mają opis stanowiska POIiŚ, ale nie są finansowane ze względu na limit etatomiesięcy? 31. Monitorowanie wskaźników: Obowiązek IP dot. monitorowania poziomu realizacji wskaźników w odniesieniu do całego projektu PT POIiŚ. Przy ocenie kwalifikowalności danego szkolenia (w tym również językowego) należy odwołać się do opisu stanowiska pracy i zakresu zadań w ramach wdrażania POIiŚ. Zatem wydatki poniesione w związku z udziałem pracowników IP, którzy wykonują zadania kwalifikowalne w ramach POIIS, w kursach języków obcych - będących oficjalnymi językami w Unii Europejskiej, mogą zostać uznane za wydatki kwalifikowalne w ramach PT POIiŚ. Zakres tematyczny studiów musi być zgodny z zakresem obowiązków w zakresie wdrażania POIiŚ tak by udział w studiach przyczynił się do zdobycia wiedzy i umiejętności, które zostaną wykorzystywane na zajmowanym stanowisku pracy. Zgodnie z pkt Sekcja 8 Wytycznych, wydatki związane z kosztami uzyskania certyfikatów są kwalifikowalne pod warunkiem, że dotyczą pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę/mianowania oraz egzamin zakończył się wynikiem pozytywnym. Za kwalifikowalny może być uznany wydatek efektywny, tj. wydatek zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach. Jeżeli skorzystanie z usług kierowcy było najbardziej efektywne, to takie wydatki mogą stanowić wydatki kwalifikowalne w ramach PT POIiŚ. Za gospodarne dysponowanie środkami publicznymi odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej i on podejmuje decyzję. Nie. Przedstawiając dane dot. stopnia realizacji wskaźników raportowane są jedynie te dane, które zostały zrealizowane (sfinansowane) w ramach projektu. Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu pomocy technicznej POIiŚ IP jest zobowiązana do monitorowania realizacji Projektu, w tym osiąganie przez pozostałych beneficjentów wskaźników projektu w terminach oraz wielkościach określonych we wniosku o dofinansowanie Projektu. W związku z powyższym oraz w związku z faktem, iż w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia zakładanej we wniosku o dofinansowanie wartości wskaźnika, jeżeli zmiana przekracza 25% wartości określonej we wniosku o dofinansowanie, w większości przypadków konieczne jest uzyskanie zgody IŻ bądź anektowanie umowy o dofinansowanie, IP powinna ze szczególną uwagą monitorować tempo realizacji wskaźników przez poszczególnych beneficjentów Projektu w sektorze oraz podejmować odpowiednie działania w przypadku zmian wartości wskaźników w stosunku

11 32. W jaki sposób należy uwzględniać kary umowne we wniosku o płatność? do poziomu określonego we wniosku o dofinansowanie. Realizacja Projektu w sposób niezgodny z postanowieniami umowy o dofinansowanie może spowodować uznanie części wydatków za wydatki niekwalifikowalne. 1. Jeżeli beneficjent (IW) wypłacił wykonawcy na podstawie faktury pełne wynagrodzenie należne na podstawie zawartej umowy, a następnie odzyskiwał od wykonawcy zwrotu części wypłaconych środków z tytułu kary umownej nie skutkuje to zmniejszeniem wysokości wydatku kwalifikowalnego, o którego refundację ubiega się beneficjent za kwalifikowalną należy uznać pełną kwote wypłaconą wykonawcy. W tym przypadku zastosowanie ma bowiem zasada, że jedynie wydatek faktycznie poniesiony może być uznany za kwalifikowalny (vide podrozdział 5. 2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ). W związku z powyższym we wniosku o płatność należy uwzględnić wydatek poniesiony zgodnie z fakturą - nie należy natomiast od tej kwoty odejmować otrzymanej przez beneficjenta oddzielnym przelewem kary umownej. Zgodnie z podrozdziałem 5.9 pkt 2 ww. Wytycznych powyższa kara umowna stanowi dochód incydentalny i jeżeli jest istotna powinna być uwzględniona podczas obliczania luki finansowej dla projektu oraz wykorzystana do sfinansowania części kosztów inwestycyjnych projektu. 2. Natomiast, jeżeli beneficjent dokonał potrącenia kary umownej z płatności za fakturę wówczas za wydatek kwalifikowalny należy uznać wydatek faktycznie poniesiony, tj. w wysokości fatycznie dokonanej płatności (faktycznego przepływu środków pieniężnych). Przy tym pomniejszenie wysokości wydatku kwalifikowalnego nie wynika z samego zastosowania instytucji kary umownej, a jedynie z faktu niewystąpienia faktycznego przepływu środków pieniężnych w wysokości wskazanej na fakturze, które jest jednym z wymogów kwalifikowalności wydatków (vide Podrozdział 5.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiS). Jednocześnie należy pamiętać, że kara umowna egzekwowana od wykonawcy nie stanowi nieuzasadnionej korzyści zamawiającego, a pełni de facto funkcję odszkodowawczą za możliwą szkodę wynikającą z opóźnienia w wykonaniu zobowiązania. 33. Przestrzeganie wymogów dotyczących archiwizacji dokumentów. Zgodnie z art. 90 rozporządzenia ogólnego (1083/2006) wszystkie dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów danego programu operacyjnego są przechowywane do wglądu Komisji i Trybunału Obrachunkowego przez

12 okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego ( ). Powyższy obowiązek znajduje swoje odzwierciedlenie w umowach o dofinansowanie RPD PT. Niemniej jednak, w związku ze zidentyfikowanymi podczas niektórych kontroli projektów PT uchybieniami w zakresie zapisów w rzeczowych wykazach akt polegającymi na niezapewnieniu w procedurach wewnętrznych danej instytucji przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją projektów RPD PT w terminie określonym przez art. 90 rozporządzenia ogólnego (3 lat od zamknięcia programu operacyjnego) np. poprzez niewłaściwe określenie kategorii archiwalnych (zbyt krótkich w stosunku do wymogu dotyczącego liczenia biegu terminu od daty zamknięcia POIiŚ), Instytucja Zarządzająca pragnie podkreślić konieczność spełnienia powyższego obowiązku oraz zapewnienia odpowiedniej ścieżki audytu w zakresie wydatków ponoszonych ze środków PT POIiŚ w okresie przewidzianym w ww. rozporządzeniu. Pragniemy podkreślić, że niewłaściwa archiwizacja dokumentów: - powoduje trudności w dotarciu przez kontrolujących IZ PO IiŚ do dokumentów oraz przedłużanie procesu kontroli; - zwiększa ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w projektach (np. brak dokumentacji, która poświadczałaby zachowanie trwałości projektu może spowodować wszczęcie procedury odzyskiwania art. 57 ust. 2 rozporządzenia ogólnego) oraz może skutkować nałożeniem korekt finansowych. 34. Czy Czy jest możliwe rozliczanie we wnioskach o płatność np. za 2011 rok faktur wystawionych w 2010, ale opłaconych w 2011? 35. Jak rozwiązać problem związany ze zwrotami otrzymanymi np. z ZUS w związku z nadpłatą składek dokonaną przez IW w ramach poprzedniego RPD? 36. WO Wątpliwość dot. opłat za telefony faktura jest zawsze wystawiana na abonament (płatny z góry) i koszt rozmów (płatny z dołu). Co zrobić gdy Jest to możliwe, o ile, a wydatek został przewidziany w ramach Projektu na 2011 r. i nie został przekroczony termin płatności Dodatkowo należy pamiętać, że w sytuacji nałożenia na Beneficjenta kary umownej w związku z opóźnioną płatnością wydatek taki (tj. karne odsetki) nie stanowi wydatku kwalifikowalnego. Jeżeli wniosek o płatność końcową za rok, którego dotyczy nadpłata nie został jeszcze zatwierdzony, kwota wydatków we wniosku powinna zostać przedstawiona w prawidłowej wysokości czyli pomniejszona o środki nadpłacone, o których instytucja ma informacje. Jeżeli wniosek o płatność końcową został już zatwierdzony kwota nadpłaty powinna zostać zwrócona wraz z odsetkami naliczonymi zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 207). W ramach projektu PT na dany rok można wnioskować o wydatki faktycznie poniesione w danym roku. Zatem wydatki poniesione (zapłacone

13 faktura wystawiana jest w ostatnich dniach grudnia (grudniowe rozmowy + abonament za styczeń 2010)? Czy ww. wydatki można ująć we wniosku o płatność dla RPD 2011? w 2010 r.) nie mogą być rozliczone w ramach projektu pomocy technicznej na rok 2011, ponieważ nie zostały poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków w ramach tego projektu. Dlatego, jeżeli zapłata za tę fakturę została dokonana w grudniu 2010 r., to może zostać ona rozliczona w ramach wniosku o płatność na lata , nawet w części obejmującej abonament za styczeń 2011 r.