Madar 7 Mobile w chmurze. Instrukcja obsługi

Transkrypt

1 Madar 7 Mobile w chmurze Instrukcja obsługi Zabrze 2014

2 Wydawca: MADAR spółka z o.o Zabrze, ul. Skłodowskiej 12d/3 tel./fax madar@madar.com.pl aktualna wersja HTML niniejszego pliku wersja PDF niniejszego pliku Wszelkie prawa zastrzeżone. All rights reserved. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu utworu w jakiejkolwiek postaci czy też przy użyciu jakichkolwiek środków technicznych graficznych, elektronicznych czy mechanicznych jest zabronione. Znaki handlowe i towarowe występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami ich posiadaczy. Copyright by Madar sp. z o.o. Zabrze 2014

3 Spis treści Spis Treści 5 Nowości 6 1 Obsługa kancelaryjna Jak rozpocząć Rejestr kancelaryjny Dane o rejestrze Prawa dostępu do rejestru Dodawanie pisma Zakładka Dokument Zakładka Rozdzielnik Zakładka Parametry Zakładka Historia Pasek klawiszy Selekcja wprowadzonych pism Selekcja według korespondenta Selekcja według tematu Selekcja według teczki Selekcja według innych kryteriów Zestawienia pdf, excel Historia Druk list do pokwitowania Zbiorcze potwierdzenie nadania Załączniki Tworzenie nowego pisma na bazie starego Dekretacja Przypisywanie pism do operatorów Pismo odebrane i nieodebrane Pismo niezakończone Pismo nie wysłane Terminy związane z dekretacją Kontrola dostępu Zasady dostępu do korespondencji Pola w uprawnieniach użytkownika Przepustki Wysyłanie monitów Zasady generowania monitów Generowania wiadomości Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów Faktury elektroniczne Faktury elektroniczne dokumentujące zakup Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną w systemie Madar Powiązanie z pozycją w rejestrach VAT Dołączanie scanu faktury do rejestrów VAT Faktury elektroniczne wystawiane z systemu Zasada generowania faktur elektroniczncyh Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa

4 SPIS TREŚCI 4 3 Wiadomości Wiadomości Znaczenie pól w wiadomości Kierunki Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów Przykład zastosowania Ustawienie skrzynki , z której wysyłane będą monity Utworzenie użytkowników Utworzenie Kierunków Dopisanie pisma do Kancelarii Ustawienie automatu do wysyłki monitów oraz test wprowadzonych ustawień Spedycja - integracja z systemami zewnętrzymi Integracja Madar7 ze sklepem internetowym Prestashop Konfiguracja Pobieranie zamówień ze sklep internetowego Aktualizacja towarów w sklepie internetowym Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka Konfiguracja Rejestracja w systemie - List Nadanie Produkcja - system realizacji produkcji Zasada działania Realizacja produkcji Gniazda produkcyjne Czynności Receptury Plan produkcji Zlecenie produkcyjne Pomiary Pomiary - okienko do wprowadzania danych Obsługa Moduły wynikowe Karty pracy Baza pomiarów Dla zaawansowanych Definiowanie struktury wyników pomiarów ZMIANY modułu Produkcja - przepływ materiału Zasady pracy z programem Jak rozpocząć Konfiguracja 53 8 Słowniki Kontakty Pierwsze kroki Wprowadzanie danych Zakładka Kontakt Zakładka Adresowanie Zakładka Właściwości Nawigacja Funkcje, operacje, zestawienia, akcja Konfiguracja Podział na bazy

5 SPIS TREŚCI 5 9 Dla administratorów Założenia Narzędzia Baza danych Skalowalność Urządzenia zewnętrzne Wymiana danych Eksport Eksporty baz / katalogów Exporty raportów Eksport faktur z rejestrów - bez pozycji towarowych Import i eksport danych Import i aktualizacja katalogów Importowanie dokumentów Przesyłanie dokumentów - webapi Współpraca z innymi programami Bezpieczeństwo i kontrola dostępu Kontrola dostępu Poziomy dostępu Spójność danych Okresy zaksięgowane Użytkownicy Madar

6 Nowości Zasady generowania monitów Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną w systemie Madar Zasada generowania faktur elektroniczncyh

7 Kancelaria / sekretariat Pprogram Kancelaria, moduły Sekretariat w programie MadarMobile oraz portal Docum.pl zostały zaprojektowane w celu kompleksowej obsługi ewidencji dokumentacji online w kancelariach i sekretariatach, zwłaszcza w średnich przedsiębiorstwach i instytucjach. Ułatwia on tworzenie i prowadzenie rejestrów kancelaryjnych i spraw, a także obsługę obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa. Dają mobilny dostęp do ewidencji dokumentacji firmy. Ewidencje zawierają informację o pełnym postępowaniu z dokumentem począwszy od tego kto dokument przyjął, kiedy została udzielona odpowiedź a skończywszy na tym gdzie dokument jest przechowywany. Portal daje możliwość śledzenia pełnej dokumentacji związanej z danym zdarzeniem lub zadaniem. Dużą zaletą programu jest możliwość adresowania kopert, drukowanie etykiet adresowych, obliczanie opłat pocztowych czy prowadzenie dziennika podawczego. Kluczowe funkcje programu: Rejestracja w dzienniku korespondencji. Pisma są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji, wyodrębnianym za pomocą rejestru. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia, pozycja z Rzeczowego Wykazu Akt. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres, zestawienia kosztów. Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania. Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących. Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie. Zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych osób do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma. Automatyzacja tworzenia korespondencji. Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możliwość wykorzystania funkcji, jakie one oferują. Szablony dokumentów (*.doc, *.sxw) mogą być podstawą tworzenia określonej grupy dokumentów. Również łatwość wyszukiwania pozwala na szybki dostęp i wykorzystanie istniejącej już korespondencji w procesie tworzenia nowych. Dołączanie pełnych treści pism w postaci plików z programów tekstowych bądź graficznych na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty. Baza korespondentów. Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów. Analiza. Informacje wprowadzane są do programu miedzy innymi po to, by móc w szybki sposób uzyskać interesujące użytkownika informacje. Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencji można przeprowadzić dwojako: w postaci selekcji na liście na ekranie komputera w postaci zestawienia, które można wydrukować. Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów opisujących pismo i wprowadzonych przy okazji ewidencji pisma. Rejestry kancelaryjne Całej poczcie przychodzącej oraz wychodzącej można dodatkowo przypisać rejestr, do którego będzie wkładana korespondencja o określonej tematyce np. faktury przychodzące i faktury wychodzące.

8 NOWOŚCI 8 Dodatkowe możliwości. W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji. Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych, obliczanie opłat, wysyłanie wiadomości to niektóre z dodatkowych możliwości programu. Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki. Wysyłanie monitów W programie istnieje możliwość wysyłania monitów do użytkowników odpowiedzialnych za pismo w Kancelarii w przypadku zbliżającego się terminu załatwienia, bądź nie załatwienia w terminie - dla pism wymagających odpowiedzi. Budowa docum.pl Rysunek 1: Wygląd programu Docum.pl po zalogowaniu Po zalogowaniu się na portalu otrzymujemy dostęp do wszystkich najważniejszych funkcji. W lewym górnym rogu znaleźć można menu docum z listą rozwijalną podzieloną na dwie sekcje akcja i zestawienia, natomiast w prawym, górnym rogu znajduje się menu admin, gdzie poprzez rozwijalną listę mamy dostęp do usług zarządzania kontem. Menu znajdujące się po lewej stronie portalu gromadzi konkretne, utworzone przez użytkownika rejestry kancelaryjne, skupione w dwóch sekcjach Pisma i Sprawy. pisma sprawy zawierają dokumenty kancelaryjne, pozycje związane z obsługą poczty i dokumentacji przepływającej przez jednostkę gospodarczą sekcja gromadzi rejestry, dokumenty CRM związane z zarządzaniem kontaktami z klientami W centralnej części ekranu, użytkownik otrzymuje dostęp do zawartości wybranego przez siebie katalogu dokumentów, który następnie może przeglądać i modyfikować sprawy, które on zawiera, a także dodawać nowe.

9 1. Obsługa kancelaryjna W zakresie obsługi kancelaryjnej są te funkcje, które ułatwiają prace biurowe w zakresie prowadzenia i rejestracji dokumentów i korespondencji. Pozwala na prowadzenie ewidencji korespondencji, zarówno wchodzącej jak i wychodzącej, wraz z pełnymi treściami (bądź w postaci napisanego wcześniej pisma, bądź graficznie jako skanowany dokument). Funkcje związane z obsługą poczty, pozwalają na rejestrację pism, faksów i dokumentów w formie dzienników podawczych. Ewidencje pism można prowadzić, w zależności od rodzaju pisma oraz zasad przyjętych w przedsiębiorstwie, w odpowiednich rejestrach - zakładanych w programie. Każdy z takich rejestrów może być określonego typu (np. poczta przychodząca, faktury wchodzące) i przypisany do opcji (ikon) w programie. Ogólnie, ze względu na miejsce powstawania dokumentów, można powiedzieć, że korespondencja może być rejestrowana jako: WYCHODZĄCY WCHODZĄCY wychodzące pisma (tzn. ich treść) możemy załączyć do ewidencji w postaci pliku lub w postaci graficznej. Każdy raport otrzymany w programie Madar 7 można automatycznie zapisać w poczcie. dla pism wchodzących można również dołączać treść. W przypadku otrzymania dokumentów w postaci elektronicznej wystarczy dołączyć plik. Jeżeli zainstalowany jest skaner, również wszystkie papierowe pisma wchodzące można zapisać do komputera w postaci graficznej przy pomocy opcji skanowania. 1.1 Jak rozpocząć Zasady rejestracji i analizy pism w każdej z opcji są podobne. Wszelkie operacje są wywoływane po wybraniu i kliknięciu na przycisku - u dołu okienka lub pozycję z menu pomocniczego - u góry okienka. Szczegółowy sposób dopisywania pism do ewidencji, poprawy i analizy opisują następne rozdziały. 1.2 Rejestr kancelaryjny Każdy dokument rejestrowany w kancelarii należy do rejestru kancelaryjnego. Ma on za zadanie połączenie i pogrupowanie pism, dokumentów o określonej tematyce np. faktury przychodzące i faktury wychodzące, pisma wchodzące czy dokumenty. Możliwy jest też podział ze względu na pozycję z jednolitego Wykazu Akt, dzięki czemu pisma zostaną pogrupowane, a w ramach rejestru można stosować oddzielną numerację. Rejestr jest również ograniczony czasowo do każdego z nich wpisywane są daty początkowa i końcowa okresu, za jaki będą wprowadzane dokumenty. Aby utworzyć nowy rejestr kancelaryjny należy ustawić kursor myszy komputerowej nad nazwą sekcji Pisma, gdzie pojawi się link new, który należy wybrać. Wyświetlony zostanie ekran rejestr kancelaryjny zawierający dwie zakładki nazwa i administracja. Proces tworzenia rejestru kończymy poprzez wybranie przycisku zatwierdź. Uwaga: Próba zarejestrowania dokumentu z datą wykraczającą poza okres jego ważności spowoduje wygenerowanie komunikatu błąd daty. W takim przypadku należy założyć nowy rejestr kancelaryjny i w nim zapisać wprowadzane pismo lub też, w razie potrzeby, edytować bieżący rejestr kancelaryjny i zmienić datę ważności rejestru na późniejszą Dane o rejestrze nazwa nazwa rejestru, np. Rejestr poczty przychodzącej,

10 1.3 Dodawanie pisma 10 Rysunek 1.1: Rejestr kancelaryjny typ od dnia do dnia numer rodzaj rejestru - wybierany z listy, dla rejestrów mieszanych (obejmujących pisma przychodzące i wychodzące) pole to może zostać puste, okres ważności rejestru - data początkowa, okres ważności rejestru - data końcowa, ostatni numer dokumentu w rejestrze np IN przy wprowadzaniu kolejnego dokumentu program będzie proponował kolejny Prawa dostępu do rejestru Na zakładce administracja możemy wybrać konkretnych użytkowników i nadać im uprawnienia do rejestru, takie jak czytanie, modyfikacja, wykonywanie. Prawa dostępu do rejestru związane są z ograniczeniami dla użytkowników, którzy nie mają prawa dostępu (pisania, czytania) do obcych pism. W takim przypadku jeżeli nie są wybrani w zakładce administracja nie będą mogli zobaczyć zawartości rejestru. 1.3 Dodawanie pisma W Docum.pl dokumenty wprowadza się do zdefiniowanych wcześniej przez użytkownika rejestrów. Rejestry te mogą mieć różne rodzaje, takie jak: poczta przychodząca, poczta wychodząca, wewnętrzne, inne przychodzące, inne wychodzące, faktury przychodzące i faktury wychodzące. Ich zadaniem jest umożliwienie użytkownikowi prowadzenie różnych ścieżek ewidencji. Oznacza to, że w każdej z opcji może być wykorzystywany inny rejestr, zgłaszający się zawsze po jej wybraniu i kontynuowany w przypadku zakończenia jego ważności. Podział ten ma charakter umowny, a rodzaj prowadzonej korespondencji w danej opcji zależny jest od zasad przyjętych w przedsiębiorstwie. Po wybraniu właściwej ewidencji dopisanie nowego pisma jest możliwe po wybraniu przycisku kliknij aby dodać nowy u dołu listy lub naciśnięciu na klawiaturze klawisza F2. Po wybraniu tej opcji wyświetla się ekran, który będzie zawierać informacje o nowym piśmie. Sposób obsługi poczty wychodzącej i innych dzienników podawczych w zakresie podstawowym jest bardzo podobny. Dlatego opisana zostanie głównie poczta wychodząca Zakładka Dokument rejestr numer Rejestr kancelaryjny. Każdy wprowadzany dokument musi należeć do jakiegoś rejestru. Rejestr tworzony jest / wybierany po wejściu do opcji. Numer korespondencji, automatycznie wypełniany przez program. Numer przypisany jest do rejestru, a ostatnio użyty - zpisywany w rejestrze. / Miejsce na wprowadzenie dodatkowego symbolu - na przykład inicjałów osoby wprowadzającej. rodzaj data korespondent Rodzaj rejestru, wybierany podczas zakładania rejestru kancelaryjnego (np. poczta wychodząca). Data otrzymania / wprowadzenia pisma. Datę tę można zmienić ręcznie lub przy pomocy kalendarzyka Nazwa korespondenta (wybierana z katalogu), którego dotyczy pismo

11 1.3 Dodawanie pisma 11 Rysunek 1.2: Poczta - okienko z danymi temat wykaz akt tytuł sygnatura z dnia treść Pozwala na wybranie odpowiedniego tematu z listy. Temat może dotyczyć problemu do którego prowadzona jest wieloskładnikowa i rozległa w czasie korespondencja lub dokumentacja, na podstawie tematu wypełniane są pola maska i teczka. Pozwala na grupowanie korespondencji wg wykazu akt - wybierane z listy. Tytuł korespondencji - widoczny na liście i możliwy do drukowania na kopercie. Numer / sygnatura akt. Pole to zawiera datę pisma. Datę tę można zmienić ręcznie lub przy pomocy kalendarzyka. Opis, czego dotyczy korespondencja. Dodatkowe informacje: ustaw wysyłkę wysłane oplaty masa nr nadania pobranie opl. za pobranie uwagi potwierdzenie odbioru załącznik Pozwala wybrać z listy rozwijalnej sposób wysyłki dokumentu. Program daje możliwość wyboru dwóch sposobów wysyłki co jest szczególnie przydatne kiedy pismo przykładowo ma być wysłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej i równocześnie nadane dla potwierdzenia np. faksem. Data wysłania korespondencji wychodzącej. W przypadku poczty wychodzącej, kwota opłaty jaką poniosła firma. Masa przesyłki. Numer nadania - wprowadzany przy przesyłkach poleconych. Kwota pobrania. Dodatkowe opłaty za pobranie. Inne informacje. Dekretacja - przypisanie pisma: przypisane termin Znacznik potwierdzenia odbioru, możliwe jest także wybranie daty. Znacznik pozwalający określić czy otrzymano wpłatę. Przyciski pozwalające na dołączenie pliku z załącznikiem, wybieranego z dysku lokalnego. Istnieje możliwość dodoania do czterech załączników poprzez te przyciski. Operator, do którego przypisana jest poczta. Operator ten przepisze się również pod pozycje w zakładce rozdzielnik. Termin załatwienia korespondencji Zakładka Rozdzielnik w sprawie Możliwość wpisania dodatkowego kontrahenta, którego pismo dotyczy (do wyboru z listy kontrahentów).

12 1.3 Dodawanie pisma 12 sprawa osoba użyj adresu ważne od do odpowiedź dotyczy teczka il. zal. Opis tekstowy załatwianej sprawy. Osoba, która zajmuje się daną sprawą (do wyboru z listy pracowników). Pozwala wybrać jeden z adresów znajdujących się na liście: korespondenta, korespondenta II, osoby, osoby II. Pozwala na wybranie okresu ważności. Do wskazania pismo z kancelarii, do którego dane pismo jest odpowiedzią. Do wskazania pismo powiązane z tworzonym pismem. Oznaczenie teczki, np DOK. Ilość załączników do pisma. Informacje dotyczące przypisania kolejnym osobom: termin operator odbiór akceptacja Data, do której dana sprawa ma zostać załatwiona. można skierować pismo do konkretnego pracownika (szczególnie dotyczy to poczty przychodzącej). Jeżeli wybierze się z listy operatorów adresata (np. pracownik Jan Kowalski) - uaktywnia się wtedy kontrolę odbioru poczty. Jeżeli w polu termin jest brak daty pozycja jest zaznaczona jako nieodebrana (pojawia się nieodebrana na zestawieniu). Pokazuje czy dany operator odebrał przypisaną mu pocztę. Pokazuje czy dany zaakceptował odebrał przypisaną mu pocztę Zakładka Parametry rejestr rejestr odpowiedź ważne od... do księgowanie rejestr do którego przypisane jest pismo. drugie pole rejestr daje możliwość przypisania pisma do kolejnego rejestru. Jedno pismo może być przypisane do dwóch rejestrów np. do rejestru poczty przychodzącej i do rejestru faktur. pozwala na wybranie innego pisma, do którego aktualnie wprowadzane pismo jest odpowiedzią. Przykładowo wprowadzając pismo wychodzące można wybrać pismo na które udzielana jest odpowiedź. pozwala na wybór okresu ważności wprowadzonego pisma. pole wypełniane jest automatycznie - funkcja jest dostępna wyłącznie dla użytkowników systemu Madar7. W polu tym wypełnia się numer dokumentu w rejestrze VAToskim. Aby tak się działo przy dopisywaniu dokumentu do rejestru VAT należy na zakładce uwagi w polu kancelaria wybrać wprowadzone pismo Zakładka Historia Zakładka Historia zawiera dane wykaz wybranych operacji, których dokonano na piśmie. Dzięki temu można uzyskać informacje który operator, w któym dniu modyfikował pismo i jaki był charakter tej modyfikacji (np. jaki załącznik dodano, komu pismo zostało przypisane). Na zakładce tej użytkownik nie wprowadza żadnych danych - zapisy dokonywane są automatycznie przez system Pasek klawiszy Na ekranie dodawania pisma w dolnej części ekranu znajduje się pasek z klawiszami zatwierdź, porzuć, dołącz/wczytaj, CRM. Poniżej zaprezentowano funkcje poszczególnych przycisków. zatwierdź porzuć dołącz/wczytaj CRM kalwisz zatwierdź służy do zapisywania wprowadzanego pisma, klikając klawisz porzuć użytkownik anuluje wprowadzanie pisma i powraca do ekranu listy, kliknięcie w klawisz dołącz/wczytaj powoduje otwarcie ekranu, na którym możliwe jest dodanie dowolnej ilości załączników do tworzonego pisma, klawisz CRM przenosi pismo do Spraw.

13 1.4 Selekcja wprowadzonych pism Selekcja wprowadzonych pism Selekcje pozwalają na uzyskanie na ekranie listy pism spełniających wybrane kryterium. Selekcje można łączyć ze sobą. Selekcji można dokonać klikając w klawisz selekcja znajdujący się pod listą pism. Rysunek 1.3: Ekran Selekcja Selekcja według korespondenta Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranego kontrahenta. Wykaz taki pojawi się w oknie po wykonaniu następujących czynności: u góry ekranu w polu kontakt klikamy w ikonkę strzałki, co spowoduje wyświetlenie ekranu z kontrahentami, na liście kontrahentów klikamy, tego wg którego chcemy dokonać selekcji, następnie wybieramy go poprzez kliknięcie ikonki ze strzałką Nazwa kontrahenta przepisuje się w miejsce kresek obok przycisku oznaczonego strzałką, a poniżej pojawia się lista wszystkich pism dotyczących tylko tego kontrahenta Selekcja według tematu Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranego tematu. Wykaz taki uzyskuje się postępując tak samo, jak przy selekcji według kontrahenta tylko wywołując listę tematów przyciskiem strzałki w polu temat Selekcja według teczki Pozwala na zestawienie wszystkich dokumentów według symbolu teczki. 1. Dla wszystkich kontrahentów należy wybrać przycisk selekcja znajdujący się u dołu ekranu w polu teczka wpisuje się symbol (numer, nazwę), którym oznaczona została pewna grupa dokumentów zatwierdza przyciskiem

14 1.5 Zestawienia 14 W oknie pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu dla wszystkich kontrahentów. Należy przypomnieć, że program rozróżnia duże i małe litery stąd teczka dok to nie ta sama teczka co DOK. 2. Dla wybranego kontrahenta / sprawy należy wybrać przycisk selekcja znajdujący się u dołu ekranu należy wybrać kontrahenta / sprawę z listy - przyciskiem strzałki w polu teczka wpisać symbol (numer, nazwę), którą oznaczona została pewna grupa dokumentów zatwierdzić przyciskiem Pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu tylko dla tego kontrahenta / sprawy Selekcja według innych kryteriów Pozwala na wybranie z listy pozycji, które przykładowo są prowadzone przez wskazaną osobę. Możliwa jest także selekcja wg większej ilości kryteriów, i tak np. możliwe jest wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranego kontrahenta i są prowadzone przez wskazaną osobę. Jeśli chcemy wskaźać takie kryteria selekcji należy: u dołu ekranu kliknąć selekcja, na wyświetlonym ekranie wskazać żądane kryteria, potwierdzić selekcję klawiszem 1.5 Zestawienia System daje możliwość generowania różnego rodzaju zestawień z prowadzonych w programie rejestrów. Aby wygenreować zestawienie należy wejść do opcji docum znajdującej się w lewym, górnym rogu ekranu. Wyświtlona zostanie następująca lista: akcja pdf excel zestawienia historia druk list do pokwitowania lista kodów zbiorcze potwierdzenie nadania zbiorcze potwierdzenie nadania II Poszczególne rodzaje zestawień opisano poniżej pdf, excel Wybór opcji akcja - pdf powoduje wyświetlenie aktualnie wybranej listy pism w pliku PDF. Wybór opcji akcja - excel spowoduje, iż system umożliwi wyświetlenie/pobranie aktualnie wyświetlonej listy pism w pliku arkusza kalkulacyjnego (*.xls) o domyślnej nazwie pisarz.xls.

15 1.5 Zestawienia Historia Możliwe jest w programie uzyskanie zestawień wybranych pozycji w postaci wydruku (na ekranie bądź na drukarce), według ustalonych kryteriów. Oprócz omawianych w poprzednim rozdziale selekcji według kontrahenta, zadania czy teczki możliwe jest uzyskanie zestawień pism z danego okresu, nie odebranych lub bez odpowiedzi. W tym celu należy wybrać z menu docum opcję zestawienia - historia. Wyświetlony zostanie ekran dane wydruku, na którym znajdują się następujące pola: rejestr od dnia, do dnia korespondent temat operator wykaz akt teczka warunek treść opłaty temat sygnatura wykaz akt rodzaj przepisuje się automatycznie z wybranego wcześniej przez użytkownika rejestru (który jest wybrany na ekranie listy), pozwala na wybór czasookresu, dla którego tworzone będzie zestawienie, wybranie kontrahenta spowoduje, że na zestawieniu pojawią się tylko pozycje, które dotyczą wybranego korespondenta, wybranie tematu spowoduje że zestawienie będzie dotyczyło tylko wybranego tematu, pojawią się wszystkie dokumenty pojawiające się na zestawieniu, będą dotyczyły wybranego operatora, na zestawieniu pojawią się wyłącznie pisma, przypisane do wybranego Rzeczowego Wykazu Akt, po wpisaniu teczki na zestawieniu pojawią się tylko pozycji z wybraną teczką, wybranie statusu pism, które mają pojawić się na zestawieniu, zaznaczenie opcji spowoduje, iż na wydruku pojawią się treści pism, zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie kolumny z opłatami; końcu zestawienia pojawi się suma opłat, zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie w kolumnie z korespondentem dodatkowej informacji o przypisanym do pisma temacie, zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie w kolumnie z korespondentem dodatkowej informacji o przypisanej do pisma sygnaturze, zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie w kolumnie z korespondentem dodatkowej informacji o przypisanym do pisma rzeczowym wykazie akt, w zależności od wybranego rodzaju zmienia się sposób prezentacji zestawienia, dostępne są następujące rodzaje raportów: pełny do podpisu opłaty potwierdzenie nadania potwierdzenie nadania 2 potwierdzenie nadania szerokie excel XML generuje wydruk z wszystkimi wybranymi kryteriami, pozostałe mogą nie uwzględniać z racji swojej specyfiki niektórych zaznaczonych poprzez opcji, generuje wydruk do podpisu, generuje wydruk z opłatami, generuje wydruk będący potwierdzeniem nadania, generuje wydruk będący potwierdzeniem nadania, generuje wydruk będący potwierdzeniem nadania, generuje wydruk w układzie arkusza kalkulacyjnego, generuje wydruk w układzie XML, Po naciśnięciu przycisku start na monitorze pojawi się zestawienie, które również można wydrukować Druk list do pokwitowania W programie można drukować zestawienie korespondencji w postaci list pokwitowania. Służy do tego opcja wybierana z menu docum: zestawienia druk list do pokwitowania. Użytkownik ma możliwość wyboru następujących parametrów wydruku: rejestr korespondent przepisuje się automatycznie z wybranego wcześniej przez użytkownika rejestru (który jest wybrany na ekranie listy), wybranie kontrahenta spowoduje, że na zestawieniu pojawią się tylko pozycje, które dotyczą wybranego korespondenta,

16 1.5 Zestawienia 16 Rysunek 1.4: Zestawienia - Historia temat operator wykaz akt teczka wybranie tematu spowoduje że zestawienie będzie dotyczyło tylko wybranego tematu, pojawią się wszystkie dokumenty pojawiające się na zestawieniu, będą dotyczyły wybranego operatora, na zestawieniu pojawią się wyłącznie pisma, przypisane do wybranego Rzeczowego Wykazu Akt, po wpisaniu teczki na zestawieniu pojawią się tylko pozycji z wybraną teczką, Po naciśnięciu przycisku start na monitorze pojawi się zestawienie, które również można wydrukować. Rysunek 1.5: Wydruk listy do podpisu

17 1.6 Załączniki Zbiorcze potwierdzenie nadania Zbiorcze potwierdzenie nadania to wydruk książki nadawczej możliwy jest w dwóch wariantach jako zbiorcze potwierdzenie nadania i zbiorcze potwierdzenie nadania II. Niezależnie od wybranego wariantu system wyświetli ekran dane wydruku, który pozwoli wybrać pożądane parametry spośród poniższych. rejestr od dnia, do dnia numer opłaty ustaw wysyłkę przepisuje się automatycznie z wybranego wcześniej przez użytkownika rejestru (który jest wybrany na ekranie listy), pozwala na wybór czasookresu, dla którego tworzone będzie zestawienie, zaznaczenie opcji spowoduje, iż na wydruku pojawią się numery pism pod danymi adresowymi, zaznaczenie opcji spowoduje wyświetlenie na końcu zestawienia podsumowania opłat, mas, pobrań i opłat za pobrania, ustawienie sposobu wysyłki spowoduje wyświetlenie wyłącznie tych pism, które mają wybrany tenże sposób. 1.6 Załączniki Do każdej pozycji w poczcie przychodzącej i wychodzącej można dołączyć plik z treścią dokumentu. Można stworzyć pismo w zewnętrznym edytorze i je dołączyć. Możliwe jest załączanie do każdej pozycji w ewidencji, dokumentów w różnych formatach, np: *.doc (word), *.txt (pliki tekstowe), *.rtf (edytor WordPad), *.sxw (OpenOffice), *.pdf (Acrobat), *.bmp (bitmapy), *.jpg (grafika), *.png (grafika). Aby dołączyć plik do wprowadzanego pisma należy, na zakładce dokument, nacisnąć przycisk w sekcji załącznik następnie Przeglądaj.... Z dysku lokalnego należy wybrać właściwy plik i nacisnąć przycisk upload. Odczytanie zawartości pliku jest możliwe po wejściu (edycji) dopisanego pisma i kliknięciu w nazwę załącznika. 1.7 Tworzenie nowego pisma na bazie starego Jeżeli pismo bądź oferta jest bardzo podobna do wcześniejszej można na jej podstawie stworzyć nowe pismo / ofertę. W tym celu należy: zaznaczyć na liście pismo, na bazie którego, będzie tworzone nowe a następnie kliknąć na klawiaturze klawisze ctrl + F2, na wyświetlonym ekranie wprowadzania pisma należy poprawić tekst wg potrzeb, a po zakończeniu zapisać klikając w klawisz zatwierdź, pismo zostanie dopisane jako kolejne na liście. 1.8 Dekretacja Dekretacją korespondencji nazwano w programie przypisywanie pisma do poszczególnych operatorów, dla których pismo jest przeznaczone. Można wprowadzić do 6 operatorów docelowych. Operatorem może być zarówno konkretna osoba, jak i operator grupowy, do którego przynależą konkretne osoby. Za dekretację i przekazywanie odpowiedzialne są pola w dolnej części ekranu na zakładce dokument oraz na zakładce rozdzielnik, które to zakładki znajdują się na ekranie dodawania pisma.

18 1.8 Dekretacja 18 Dekretacja możliwa jest tylko w przypadku korzystania z funkcji użytkowników i operatorów. Bazuje bowiem na danych użytkowników wprowadzonych w opcji administracja użytkownik 1.9. Informacje dotyczące odebrania pisma i jego załatwienia czy zakończenia ustawiane za pomocą przełączników sprawiają, że można ustalić status danego pisma. Uwaga: Aby status nie sprawiał zbytnich trudności, należy zrozumieć ogólną zasadę: korespondencja, do której nie przypisano konkretnego operatora, nie ma konkretnego statusu i widoczna jest tylko na liście wszystkich pism. Wypełnienie operatorów w odpowiednich polach powoduje oznaczenie korespondencji jako nie odebrana lub nie zakończona. Natomiast wypełnienie daty wysłania, bez zaznaczenia wysłano - powoduje traktowanie korespondencji jako nie nie wysłana Przypisywanie pism do operatorów Podsczas wprowadzania pisma, na zakładce dokument w polu przypisane wybiera się operatora, do którego przypisane jest pismo. Istnieje możliwość założenia i dekretacji według operatora grupowego. W takim przypadku pismo będzie przypisane do wszystkich operatorów, którzy należą (mają wypełnione pole Grupa) do danej grupy. Rysunek 1.6: Wypełnianie operatora grupowego Pismo odebrane i nieodebrane W programie rozróżnia się pisma odebrane i nieodebrane. Aby pismo było traktowane jako odebrane należy podczas wprowadzania pisma lub jego edycji przypisać je konkretnej osobie (operatorowi) a operator ten po zapoznaniu się z pismem powinien zaznaczyć, że pismo odebrał. W praktyce wygląda to następująco: 1. Użytkownik wprowadzając pismo na zakładce dokument w polu przypisane wybiera operatora, któremu przypisane ma zostać pismo. 2. Operator, któremu przypisano pismo powinien takie pismo odebrać. Może to zrobić w następujący sposób: (a) Ręcznie edytując pismo i zaznaczając odbiór przy nazwie swojego operatora na zakładce rozdzielnik. Przy operatorze możliwe jest także wprowadzenie daty z terminem odbioru.

19 1.8 Dekretacja 19 (b) Drukując listy do podpisu w opcji zestawienia - druk list do pokwitowania automatycznie zmienia się status pisma pola termin i odbiór ustawiają się automatycznie. Pismo przestaje posiadać status nie odebrane tylko wtedy, gdy wypełnione są odpowiednio w każdej linii pola: operator i termin. W przypadku, gdy chociaż w jednej linii występuje samotnie operator pismo jest nie odebrane. W przypadku, gdy żadne z omawianych pól nie jest wypełnione funkcja ta nie jest aktywna Pismo niezakończone W programie istnieje możliwość rozróżniania pism niezakończonych (które wymagają jeszcze jakiegoś działania) oraz pism zakończonych. Aby uaktywniony był mechanizm kontroli realizacji należy we wprowadzanym piśmie określić termin jego załatwienia. Takiej czynności można dokonać podczas wprowadzania pisma (lub jego edycji) na zakładce dokument klikając w przycisk znajdujący się obok pola przypisane. Kliknięcie w ten klawisz spowoduje wyświetlenie ekranu o nazwie zamykanie pisma. Możliwe do wyboru opcje: wykonano zamknięte termin pole pozwala na wybór operatora, który wykonał załatwił pismo, pozwala na zamknięcie pisma (wszelkie działania, których wymagało dopisane pismo zostały wykonane), pozwala określić termin w którym dopisane pismo powinno zostać załatwione, Wprowadzenie daty terminu do jakiego dane pismo powinno zostać załatwione, powoduje uaktywnienie opcji kontroli realizacji. Przykładowo może być to termin skierowania odpowiedzi do wysyłki. Brak załatwienia będzie sygnalizowany ikoną przedstawiającą lampkę oraz odpowiednim kolorem czerwonym dla pism przeterminowanych. Dopóki, na wyżej opisanym ekranie zamykanie pisma, nie wprowadzi się, że dane pismo zostało załatwione zaznaczając w polu zamknięte korespondencja ma status nie zakończone Pismo nie wysłane Pismo nie wysłane to takie, które ma wprowadzony termin wysłania w pole wysłane a nie ma zaznaczonego obok pola symbolem Terminy związane z dekretacją dekretacja pismo nie odebrane pismo nie wysłane pismo nie zakończone pismo zamknięte pismo przyjęte pismo obce przypisywanie pisma do poszczególnych operatorów, dla których pismo jest przeznaczone, ustawiony operator docelowy, ale brak daty wydania oraz układ odwrotny: jest termin wydania ale nie ma operatora odbierającego status nie odebrane, ma wprowadzony termin wysłania w pole wysłane a nie ma zaznaczonego pola obok, status nie wysłane, występuje jeden z przypadków: ustawiony termin załatwienia, ale brak oznaczenia że zakończono status nie zakończone, zaznaczone pole zamknięte status zamknięte, użytkownik jest wymieniony wśród operatorów otrzymujących pismo, użytkownik nie jest ani wprowadzającym, ani otrzymującym pismo. Występujące kolory na liście poczty: czarny niebieski czerwony szary brązowy pisma bez dekretacji, pisma odebrane, wysłane, pisma zadekretowane, nie odebrane ani nie zakończone dla których nie minął termin załatwienia pisma zadekretowane, nie odebrane bądź nie zakończone w terminie, pisma zakończone, pisma z ustawioną datą wysyłki, nie wysłane.

20 1.9 Kontrola dostępu Kontrola dostępu Opcja administracja - użytkownicy pozwala na określenie listy użytkowników programu, określenie im praw dostępu do poszczególnych części systemu oraz wejściowych haseł do programu. Możliwe jest również ustalenie indywidualnych przepustek czyli praw dostępu do poszczególnych rekordów. Wywołanie tej opcji jest możliwe poprzez wysunięcie zakładki znajdującej się po prawej stronie ekranu klikając w <<, a następnie w przycisk administracja. Wyświetli się ekran administracja, na którym należy wybrać użytkownicy Stosowanie tej opcji pozwala na: ochronę danych - do programu ma dostęp tylko użytkownik znający hasło wejściowe i posiadający uprawnienia do danego modułu, do poszczególnych elementów bazy (rekordów) ma dostęp tylko osoba uprawniona. kontrolę operacji - przy każdej operacji zapisywany jest numer użytkownika Zasady dostępu do korespondencji W tym podrozdziale zajmiemy się mechanizmami w programie dotyczącymi współpracy wielu użytkowników, z pominięciem przepustek. Korespondencję może zarejestrować każdy, kto ma uprawnienia do odpowiedniej opcji na zakładce uprawnienia. poczta wchodząca poczta wychodząca nadane faksy dokumenty Korespondencję może przeglądać i modyfikować każdy, kto wprowadził korespondencję bądź jest do niego skierowana (zadekretowana), o ile ma włączone uprawnienia W innych przypadkach konieczne jest włączenie opcji: czytanie, pisanie obcych czyli wprowadzonych przez innego operatora pisanie przyjętych otrzymanych w wyniku dekretacji. Możliwość dekretacji regulują przełączniki: ustawianie dekretacji zmiana dekretacji Pola w uprawnieniach użytkownika sekcja administracja poprawa bieżące prawo poprawy dokumentów ±3 dni w stosunku do bieżącej daty, prawo do modyfikacji daty i numeru wprowadzenia, poprawa otwarte prawo modyfikacji do dokumentów do 1 miesiąca, poprawa zakończone prawo modyfikacji do dokumentów starszych niż 1 miesiąc, kasowanie prawo kasowania dokumentów. sekcja ewidencja poczty czytanie obcych prawo do podglądu pism obcych, pisanie obcych prawo do modyfikacji pism obcych, pisanie przyjętych jeżeli pismo zadekretowano na nas, to czy mamy prawo go modyfikować, ustawianie dekretacji dopuszczalne wprowadzenie operatorów, ale tylko w puste pola, zmiana dekretacji dopuszczalna zmiana operatorów, jeżeli nie to tylko można dopisać nowego,

21 1.10 Wysyłanie monitów 21 zamykanie spraw uprawnienie do zatwierdzenia, wykonania; dotyczy również prawa do wysyłania pism via , zmiana zamkniętych dopuszczalna modyfikacja, nawet jeżeli pismo zostało zamknięte, Należy jednocześnie ustawić odpowiednio prawa do obsługi tematów, np. tematy - podgląd umożliwia edycję, dopisywanie i podgląd Przepustki Przepustki służą do określania praw dostępu do poszczególnych rekordów (elementów w bazie). Umożliwiają blokowanie dostępu do kontaktów, spraw oraz poczty. Zasada działania jest następująca: 1. Domyślnie program przyjmuje brak kontroli dostępu (przepustka pusta) 2. Na życzenie użytkownika można ustawić przepustkę. W odpowiednim okienku w polu przepustka pojawia się lista przepustek wcześniej określona dla użytkowników. 3. W zależności od zdefiniowanych uprawnień użytkownika, który wszedł do programu dany element będzie / lub nie widoczny i dostępny do modyfikacji, czytania itp. Każdy użytkownik może posiadać własne ustalone prawa do czytania i pisania dla każdego pisma czy dokumentu osobno. Opisy przepustek, a więc i znaczenie, są takie same dla wszystkich użytkowników. Ta lista pojawi się zresztą przy każdej sprawie czy kontakcie. Każdemu użytkownikowi natomiast poprzez wstawienie znaku zezwala się (lub zabrania) na wykonywanie odpowiedniej czynności z elementem, który ma wprowadzoną tę przepustkę. Ustawianie przepustek Aby w pełni uruchomić kontrolę uprawnień, należy wypełnić przynajmniej 3 nazwy w przepustkach. W programie poszczególne kolumny odpowiadają dostępowi do pism / dokumentów co obrazuje tabela poniżej. poczta I czytanie Podgląd, bez możliwości modyfikacji Dotyczy poczty wychodzącej pisanie Edycja i podgląd, z możliwością zapisu zmian. poczta II czytanie Podgląd, bez możliwości modyfikacji Dotyczy pozostałych pisanie 1.10 Wysyłanie monitów Edycja i podgląd, z możliwością zapisu zmian. opcji sekretariatu W programie istnieje możliwość wysyłania monitów do użytkowników odpowiedzialnych za pismo w Kancelarii w przypadku zbliżającego się terminu załatwienia, bądź nie załatwienia w terminie - dla pism wymagających odpowiedzi??. W programie założono możliwość powiadamiania w przypadkach: na 3 dni przed terminem wymaganej odpowiedzi, po terminie wymaganej odpowiedzi Zasady generowania monitów W programie przyjęte następujące zasady: Dla pism wymagających odpowiedzi i nie zakończonych na 3 dni przed terminem oraz po terminie generowne są powiadomienia. 2. Sposób powiadamiania, lista powiadamianych osób oraz treść wiadomości jest definiowana w opcji kierunek. 3. Na podstawie: powiadomień zdarzeń wygenerowanych w module Kancelaria dla pism wymagających odpowiedzi w korespondencji

22 1.10 Wysyłanie monitów 22 Rysunek 1.7: Wprowadzanie i ustawianie przepustek zdefiniowanego kierunku są tworzone i zapisywane w systemie wiadomości w opcji wiadomości. 4. Z listy wiadomości, zgodnie z zapisanymi tam danymi, są generowane i wysyłane -e, sms-y do operatorów. Adresy czy numery telefonów są wprowadzane w opcji operator. 5. Wysyłane są tylko wiadomości nie wysłane (nie mające zaznaczonego pole wysłano). 6. Wysłanie wiadomości powoduje zaznaczenie wysłano - co jest sygnalizowane przekreśliniem pozycji na liście Generowania wiadomości Generowanie wiadomości inicjuje moduł Kancelaria. Możliwe jest wygenerowanie: 1. Ręczne - poprzez wywołanie opcji kancelaria - operacje - generuj powiadomienia. 2. Automatyczne Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów Za wysyłanie odpowiednich wiadomości , odpowiednim adresatom, w odpowiednim czasie odpowiada opcja kierunek. Definiuje się w niej: rodzaj zdarzenia - na przykład: monit dla 3 dni po, monit po terminie,

23 1.10 Wysyłanie monitów 23 adresata wiadomości - z listy operatorów, bądź wskazanie, że będzie dotyczyło operatorów z pisma, sposób wysłania (medium) wiadomości, treść (szablon do uzupełnienia) wysyłanej wiadomości. W systemie są tworzone i zapisywane wiadomości, na podstawie powiadomień z modułu kancelaria oraz zdefiniowanego kierunku. Więcej informacji w rozdizale Wiadomości

24 2. Faktury elektroniczne Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art.106n). W myśl art.106m podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dokonać tego można za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jednym ze sposobów uzyskania kontroli biznesowych może być zastosowanie narzędzi, tworzących zintegorwany z systemem portal faktury elektroniczne, zapewniając tym sposobem dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od m mentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. 2.1 Faktury elektroniczne dokumentujące zakup Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną w systemie Madar7 Fakturę elektroniczną, którą otrzymujemy od dostawcy warto zaewidencjonować w module Kancelaria, który służy do prowadzenia rejestru poczty przychodzącej i wychodzącej a także innych rejestrów jak umowy czy faktury. Moduł ten daje możliwość utworzenia rejestru faktur, do którego może dodać wpis o otrzymanej fakturze a samą fakturę elektroniczną (w pliku pdf, gif itp.) możemy wczytać jako załącznik. Można też (zamiast tworzyć rejestr faktur) wprowadzić ją w analogiczny sposób do poczty przychodzącej - wszystko zależy od tego jak chcemy sobie zorganizować ewidencję tych dokumentów Powiązanie z pozycją w rejestrach VAT Tak wprowadzoną do Kancelarii fakturę elektroniczną możemy w bardzo prosty sposób powiązać z kosztem w Rejestrach Vat. Podczas wprowadzania kosztu (Księgowość - Rejestry VAT - dopisz) należy wybrałć klawisz dolącz. Na liście z kancelarii należy wybrać odpowiedni zapis (z fakturą elektroniczną) aby powiązać go z wprowadzanym kosztem. Jeśli w kazcelarii był dołączony dokuemnt w postaci pdf lub graficznej (png, jpg) po naciśnięciu klawisza Ctrl - F7 pojawi się podgląd faktury Dołączanie scanu faktury do rejestrów VAT Zasady dołączania scanu faktury w opcji rejestry VAT: 1. Dopisanie nowej pozyji do rejestru - klawisz dopisz. 2. Wybranie pozycji z kancelarii jest możliwe po naciśnięciu klawisza dołącz. Pojawia się lista dokumntów / pism z kancelarii, z której wybiera się dołączaną fakturę. 3. Po zatwierdzeniu program przełącza się w tryb wyświetlania podglądu ( Ctrl-F7. Jeśli pozycja w poczcie miała załącznik - w prawym górnym rogu wyświetli się podgląd dokumentu.

25 2.2 Faktury elektroniczne wystawiane z systemu Faktury elektroniczne wystawiane z systemu Zasada generowania faktur elektroniczncyh 1. Zgodnie z konfiguracją wprowadzoną: w kontrahencie (akceptacja FA elektroniczej) w konfiguracji wystawione faktury po zatwierdzeniu trafiają na listę faktury elektroniczne i są oznaczone jako nie wysłane W bazie faktur elektronicznych zapisywane są dane dotyczące odbiorcy i numer faktury - oraz zapamiętywany obraz faktury jako pdf. 3. W bazie faktur widoczna jest zawsze aktualna faktura. Przy modyfikacji faktury modyfikowana jest również pozycja na liście faktur elektronicznych. UWAGA! Po wysłaniu a przed ściągnięciem przez kliena bardzo ograniczone prawo modyfikacji. 4. Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do wybranych klientów wysyłane są e z linkiem pozwalającym na pobranie FA. W mailu są również informacje na temat portalu klienta, reklamowe itp. 5. Klient dostaje o wystawionych FA elektronicznych. Link - po pobraniu info FA już pobrana - ale z możliwością ściągnięcia Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa Ponieważ po włączeniu opcji rejestracji faktur jako elektroniczne wszytskie faktury są zapisywane w bazie - istnieje konieczność oznaczania tych dokuemntów, które są wysyłane w formie tradycyjnej papierowej. Rysunek 2.1: Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa Pole to jest wypełniane na postawie oznaczeń w kontrahencie:

26 2.2 Faktury elektroniczne wystawiane z systemu 26 Rysunek 2.2: Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa

27 3. Wiadomości Moduł Wiadomości ma za zadanie generowanie i wysyłanie powiadomień o zaistniałych zdarzeniach. Wiadomości są wysyłane do użytkowników na podstawie wsześniej utworzonych reguł (Kierunki) wybranym medium (np. ). Użytkownik tworzy tzw. Kierunki gdzie wybiera zdarzenie, o którym system ma informować. 3.1 Wiadomości Znaczenie pól w wiadomości od dla kierunek medium wprowadzono termin wysłano treść ID próba nadawca wiadomości, adresat wiadomości, odpowiadający kierunek, porpzez który została wygenerowana wiadomość, sposób dostarczenia wiadomości ( , sms), data wprowadzenia wiadomości, data w której należy wysłać wiadomość data i godzina wysyłki treść wysłanej wiadomości nr ID ilość prób wysyłki Uwaga: Aby powiadomienia były przenoszone automatycznie z Kancelarii do Wiadomości i następnie wysyłane, należy podać w opcji Administracja - operacje - dane systemu komendę hourdocum=12, gdzie liczba oznacza pełną godzinę, o której te powiadomienia będą generowane 3.2 Kierunki Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów Za wysyłanie odpowiednich wiadomości , odpowiednim adresatom, w odpowiednim czasie odpowiada opcja kierunek. Definiuje się w niej: rodzaj zdarzenia - na przykład: monit dla 3 dni po, monit po terminie, adresata wiadomości - z listy operatorów, bądź wskazanie, że będzie dotyczyło operatorów z pisma, sposób wysłania (medium) wiadomości, treść (szablon do uzupełnienia) wysyłanej wiadomości. W systemie są tworzone i zapisywane wiadomości, na podstawie powiadomień z modułu kancelaria oraz zdefiniowanego kierunku.

28 3.3 Przykład zastosowania 28 Definiowanie / dopisywanie kierunku Aby skonfigurować funkcję kierunek należy przejść do opcji Administracja Meesages zostanie wyświetlony ekran wiadomości. Na ekranie tym należy kliknąć w strzałkę w polu kierunek. Pojawi się lista ekran o nazwie kierunek, do której należy dopisać nowy bądż zmodyfikować istniejący kierunek. W celu założenia nowego kierunku należy kliknąć klawisz dopisz. Na zakładce opis należy wybrać odpowiednie parametry: nazwa miejsce Od adresat medium nazwa kierunku, która będzie charakteryzowała utworzone zasady przesyłania informacji, rodzaj zdarzenia. W linii z polem miejsce klikamy w pusty klawisz co spowoduje wyświetlenie listy z następującymi pozycjami: CRM, Kancelaria, Magazyn, Deklaracje, Koszyk. Na potrzeby obsługi powiadomień z kancelarii należy wybrać Kancelaria - kancelaria przypomnienie: kancelaria przypomnienie -3dni wiadomość na 3 dni przed terminem wymaganej odpowiedzi - wysyłana do wskazanego adresata, bądź do wykonującego - jeśli adresat pusty, kancelaria przypomnienie -1dni wiadomość na 1 dzień przed terminem wymaganej odpowiedzi - wysyłana do wskazanego adresata, bądź do wykonującego - jeśli adresat pusty, kancelaria przypomnienie 0dni wiadomość w dniu wymaganej odpowiedzi - wysyłana do wskazanego adresata, bądź do wykonującego - jeśli adresat pusty, kancelaria ponaglenie 1dni wiadomość dla pism przeterminowanych - wysyłana do wskazanego adresata, bądź do wykonującego - jeśli adresat pusty, kancelaria monit wiadomość dla pism przeterminowanych dla kierownika departamentu, kancelaria monit A wiadomość dla pism przeterminowanych dla Członka Zarządu departamentu. wybieramy użytkownika, którego działanie w systemie będzie monitorowane (np. dodanie pisma) pole to może pozostać puste wówczas określone działanie (np.. dodanie pisma) będzie monitorowane dla wszystkich użytkowników. wybieramy użytkownika, który będzie adresatem komunikatów (np. w formie wiadomości ). wybieramy sposób dystrybucji komunikatów. W omawianym przypadku będzie to mail. Na zakładce dekretacja należy wybrać odpowiednie parametry: szablon wpisujemy treść, która będzie wysyłana w wiadomości . Możliwe jest powołanie się w tej treści na konkretne informacje zawarte w piśmie kancelaryjnym. Służą do tego celu kody sterujące: %2 numer pisma nadanego przez system - pole data, %3 termin w jakim pismo musi być załatwione - pole termin, %4 tytuł - pole tytuł. Tworzenie kierunku kończymy poprzez kliknięcie w klawisz zatwierdź. Następnie możemy utworzyć w analogiczny sposób kolejne Kierunki lub powrócić do ekranu startowego. 3.3 Przykład zastosowania Poniżej przedstawiono przykład zastosowania funkcji Wiadomości. Zadaniem w omawianym przykładzie jest takie ustawienie systemu aby informował określone osoby za pomocą wiadomości o

29 3.3 Przykład zastosowania 29 tym, że istnieje w systemie niezałatwione pismo, którego termin wykonania przypada w dniu bieżącym. Monit powinien być wysłany do osoby odpowiedzialnej za pismo, do sekretarki oraz do szefa departamentu odpowiedzialnego za pismo i członka zarządu odpowiedzialnego za departament. W kolejnych krokach pokazano co trzeba zrobić począwszy od konfiguracji a skończywczy na wysłaniu opisywanych monitów Ustawienie skrzynki , z której wysyłane będą monity Aby e powiadamiające o statusie pisma mogły być wysłane automatycznie z systemu należy w konfiguracji podać dane skrzynki poczty elektronicznej. W tym celu należy wejść do opcji Administracja - Konfiguracja - ścieżki. Na zakładce tej należy podać: SMTP host, autoryzacja, login, hasło, mailfrom, Rysunek 3.1: Konfiguracja skrzynki w systemie Madar Utworzenie użytkowników W systemie należy utworzyć użytkowników, którzy będą wprowadzali w Kancelarii pisma i którym będą wysyłane powiadomienia mailowe. Aby utworzyć użytkownika należy skorzytać z opcji Administracja - użytkownicy - dopisz. Użytkownik taki musi mieć wprowadzone: zakładka: funkcje login pełna nazwa zdalny dostęp nazwa użytkownika, na którą będzie logował się do systemu, przykładowo imię i nazwisko użytkownika, znacznik ten powinien być zaznaczony jeśli użytkownik ma mieć możliwość logowania się przez wersję mobilną systemu (przez przeglądarkę internetową). adres poczty , na który m.in. będą przychodziły powiadomienia. zakładka: uprawnienia należy nadać uprawnienia do kontrahentów, kontaktów, tematów itd. zakładka: CRM sekretariat należy za pomocą nadać uprawnienia do opcji w kolumnie sekretariat

30 3.3 Przykład zastosowania Utworzenie Kierunków W kolejnym kroku należy utworzyć Kierunki (reguły), wg których system będzie generował i wysyłał powiadomienia owe. W tym celu należy wejść do opcji Messages nastepnie w polu kierunek wybrać strzałkę. Wyświetlony zostanie ekran kierunek u dołu którego klikamy w klawisz dopisz. Ustawienie powiadomienia dla osoby odpowiedzialnej za pismo Zgodnie z założeniami przykładu system powinien wysyłać em powiadomienie osobie odpowiedzialnej za pismo w dniu, w którym przypada termin załatwienia tego pisma jeśli nie zostało ono dotychczas załatwione. Na wyświetlonym ekranie wprowadzamy następujące informacje: zakładka: opis nazwa miejsce od wykonał adresat medium zakładka: dekretacja szablon dowolna nazwa określająca kierunek, pola z numerem nie zmieniamy natomiast pustym klawiszem obok wybieramy pozycję Kancelaria - Kancelaria przypomnienie - kancelaria przypomnienie 0dni, pozostawiamy puste, pozostawiamy puste, pozostawiamy puste, wybieramy pozycję mail w polu tym wpisujemy tekst, który ma zostać wysłany mailem do osoby odpowiedzialnej za pismo. Czynność kończymy klawiszem zatwierdź. Rysunek 3.2: Ustawienie kierunku dla osoby odpowiedzialnej za pismo Ustawienie powiadomienia dla wskazanej osoby Zgodnie z założeniami przykładu system powinien wysyłać em powiadomienie wskazanej osobie w dniu, w którym przypada termin załatwienia tego pisma jeśli nie zostało ono dotychczas załatwione. W omawianym przykładzie będzie to powiadomienie wysyłane sekretarce Na wyświetlonym ekranie wprowadzamy następujące informacje: zakładka: opis nazwa miejsce od dowolna nazwa określająca kierunek, pola z numerem nie zmieniamy natomiast pustym klawiszem obok wybieramy pozycję Kancelaria - Kancelaria przypomnienie - kancelaria przypomnienie 0dni, pozostawiamy puste,

31 3.3 Przykład zastosowania 31 wykonał adresat medium zakładka: dekretacja szablon pozostawiamy puste, wybieramy osobę (sekretarkę), do której wysyłany będzie , wybieramy pozycję mail w polu tym wpisujemy tekst, który ma zostać wysłany mailem do wskazanej osoby (sekretarki). Czynność kończymy klawiszem zatwierdź. Rysunek 3.3: Ustawienie kierunku dla wskazanej osoby Ustawienie powiadomienia dla osoby odpowiedzialnej za departament Zgodnie z założeniami przykładu system powinien wysyłać em powiadomienie osobom odpowiedzialnym za departament, któremu pismo podlega, w dniu w którym przypada termin załatwienia tego pisma jeśli nie zostało ono dotychczas załatwione. W omawianym przykładzie będzie to powiadomienie wysyłane szefowi departamentu i członkowi zarządu odpowiedzialnego za departament. Na wyświetlonym ekranie wprowadzamy następujące informacje: zakładka: opis nazwa miejsce od wykonał adresat medium zakładka: dekretacja szablon dowolna nazwa określająca kierunek, pola z numerem nie zmieniamy natomiast pustym klawiszem obok wybieramy pozycję Kancelaria - Kancelaria przypomnienie - monit(dla szefa departamentu) lub monit A (dla członka zarządu), pozostawiamy puste, pozostawiamy puste, pozostawiamy puste, wybieramy pozycję mail w polu tym wpisujemy tekst, który ma zostać wysłany mailem do szefa departamentu (jeśli wybrano monit lub członka zarządu (jeśli wybrano monit A). Czynność kończymy klawiszem zatwierdź.

32 3.3 Przykład zastosowania 32 Rysunek 3.4: Ustawienie kierunku dla osoby odpowiedzialnej za departament, któremu podlega pismo

33 3.3 Przykład zastosowania Dopisanie pisma do Kancelarii W celu dopisania pisma do Kancelarii należy kliknąć w opcję Poczta. Przy pierwszym wejściu (lub na koncie użytkownika - administratora) pojawi się ekran rejestr kancelaryjny należy dla celów niniejszego przykładu zmienić pole typ na pustą pozycję i kliknąć zatwierdź. Na wyświetlonym ekranie Kancelaria należy kliknąć w klawisz dopisz. Dodanie i wybór departamentu Na ekranie pismo należy przejść na zakładkę rozdzielnik a następnie wejść strzałką w polu departament w listę departamentów. Przy pierwszym wejściu lista ta jest pusta więc należy kliknąć klawisz dopisz aby dopisać departament. Na wyświetlonym ekranie wybieramy: nazwa kierownik supervisor dowolna nazwa określająca departament, z listy użytkowników wybieramy szefa departamentu, z listy użytkowników wybieramy członka zarządu odpowiedzialnego za departament, Tworzenie departamentu kończymy przyciskiem zatwierdź a następnie wybieramy strzałką utworzony departament. Rysunek 3.5: Tworzenie nowego departamentu Wybór niezbędnych informacji o wprowadzanym piśmie Po wyborze departamentu na ekranie pismo przechodzimy na zakładkę dokument. Należy na niej wypełnić przynajmniej poniższe pola: korespondent rodzaj treść przypisane termin wybieramy kontrahenta, którego pismo dotyczy, wybieramy rodzaj pisma np. poczta przychodząca, wpisujemy dowolną treść, wybieramy użytkownika, któremu przypisane ma być pismo, który powinien się nim zająć, klikamy w pusty klawisz obok pola przypisane - pojawi się monit, w którym ustawiamy w polu termin dzisiejszą datę i klikamy w zatwierdź Po wypełnieniu wszystkich pól klikamy w przycisk zatwierdź celem zapisania wypełnionego pisma.

34 3.3 Przykład zastosowania 34 Rysunek 3.6: Dodawanie pisma do Kancelarii

35 3.3 Przykład zastosowania Ustawienie automatu do wysyłki monitów oraz test wprowadzonych ustawień Aby powiadomienia o niezałatwionym piśmie wg określonych reguł (kierunków) przechodziły z Kancelarii do Wiadomości a następnie były wysyłane pocztą automatycznie należy ustawić godzinę, o której będzie to miało miejsce. W tym celu należy wejść do opcji Administracja - operacje - dane systemu i w wolnym wierszu podać komendę hourdocum=x, gdzie X jest pełną godziną (np. 15), o której codzinnie proces ten będzie przeprowadzany. Test wprowadzonych ustawień Aby sprawdzić wprowadzone w powyższym przykładzie ustawienia należy: 1. Ze strony głównej wejść do opcji Poczta i wybrać z górnego paska funkcję operacje - generuj powiadomienia - zostanie wyświetlony wydruk z numerem pisma, które spełnia warunki postawione w kierunkach, i które zostanie przeniesione do wiadomości. 2. Ze strony głównej wejść do opcji messages - powinna się tam znajdować lista utworzonych wiadomości zgodnie ze stworzonymi kierunkami. Z górnego paska wybieramy opcję operacje - wykonaj wszystko co spowoduje natychmiastową wysyłkę i zgodnie z utworzonymi kierunkami. 3. Zalogować się do skrzynki e-mial aby sprawdzić czy przyszła wiadomość o niezałatwionym piśmie.

36 4. Spedycja - integracja z systemami zewnętrzymi Moduł Spedycja jest łącznikiem pomiędzy systemem Madar7 a zewnętrzymi systemami innych firm. Realizuje on proces dystrybucji towarów począwszy od pobrania zamówień z systemów innych firm (w tym sklepów internetowych) aż do eksportu dokumentów wysyłkowych (spedycyjnych) do zewnętrzych systemów firm spedycyjnych (w tym firm kurierskich). Moduł Spedycja z jednej strony przyjmuje zamówienia, które następnie przetwarzane są w systemie Madar7 - użytkownik może zapisać w Madar 7 zamówienie od odbiorcy oraz wygenerować na jego podstawie szereg dokumentów magazynowo - handlowych (np. WZ, faktura, paragon). Z drugiej strony moduł ten umożliwia wygenerowanie dokumentów wysyłkowych (np. list przewozowy, etykieta) eksportowanych bezpośrednio do systemów informatycznych firm spedycyjnych. 4.1 Integracja Madar7 ze sklepem internetowym Prestashop Moduł Spedycja może być zintegrowany ze sklepem internetowym Prestashop. Dzięki tej integracji możliwe jest pobieranie do systemu Madar7 zamówień złożonych w sklepie internetowym, a także aktualizacja oferowanych tam towarów zgodnie z tym co zawiera katalog towarów w systemie Madar Konfiguracja System do obsługi sklepu internetowego Prestashop należy zainstalować na własnym serwerze - zarówno program instalacyjny jak i wszelkiego rodzaju instrukcje związane z ze sposobem instalacji i wykorzystywania systemu Prestashop można znaleźć na stronie projektu Aby zintegrować Madar7 z Prestashop należy w Madarze wejść do opcji Administracja - Konfiguracja a następnie przejść na zakładkę ścieżki i wypełnić następujące pola: PrestaShop URL Prestashop key adres internetowy, pod którym zainstalowany jest sklep Prestashop, klucz wygenerowany w systemie Prestashop (należy go wygenerować w panelu administracyjnym w opcji parametry zaawansowane - usługi internetowe) Pobieranie zamówień ze sklep internetowego Moduł Spedycja odpowiedzialny jest m.in. za prezentację zaimportowanych zamówień ze sklepu internetowego Prestashop. Aby pobrać te zamówienia należy wybrać opcję PrestaShop - pobierz zamówienia. Wybór opcji PrestaShop - pobierz zamówienia spowoduje: Wypełnienie listy na ekranie spedycja nowymi zamówieniami złożonymi przez klientów w sklepie internetowym Prestashop. Dodanie wpisu z danymi klienta do katalogu kontrahentów (kontaktów), jeżeli klient jeszcze w nim nie figuruje. Klienci rozróżniani są po adresie . Każdy z wpisów z pobranym zamówieniem można edytować i przejrzeć takie informacje jak informacje o zleceniu, kliencie, zamówieniu (produktach) czy też informacje o wysyłce. Po zaimportowaniu zamówień z Prestashop do /QopcjaSpedycji możliwe jest na tej podstawienie wygenerowanie zamówienia od odbiorcy w module Handel. W tym celu należy wybrać opcję Handel - zamówienia od odbiorcy - trensmisje - wczytaj spedycja gdzie możliwe będzie wybranie zamówienia z Prestashop i zapisanie go w systemie Madar7, na bazie którego z kolei użytkownik będzie mógł wystawić inne dokumenty sprzedażowo - magazynowe jak faktura czy WZ.

37 4.2 Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka Aktualizacja towarów w sklepie internetowym Integracja Madar7 z Prestashop daje także możliwość uaktualniania w Prestashop wybranych informacji z katalogu towarów prowadzonych w systemie Madar. Aktualizacji takiej doponuje się w module Spedycja poprzez wybranie opcji PrestaShop - aktualizuj towary. Uwaga: Aktualizacja towarów jest procesem jednostronnym tz. dane o towarach dodawane są / zmieniane w Prestashop zgodnie z tym co widnieje w katalogu towarów w systemie Madar (nie ma opcji odwrotnej tzn. w Madar7 nie zmieniają się dane o towarach zgodnie z tym co jest w Prestashop). Aktualizacja ta dokonywana jest w dwóch obszarach. Dodanie nowego towaru do Prestashop znajdującego się w katalogu towarów Madar7 Opcja aktualizuj towary powoduje zapisanie w Prestashop nowego towaru, który został wprowadzony do katalogu towarów w systemie Madar7 ale nie ma go jeszcze w katalogu produktów systemu Prestashop. Taki towar musi być oznaczony znacznikiem sklep internetowy na zakładce wycena. Towary, które nie mają na zakładce wycena zaznaczonej opcji sklep internetowy będą ignornowane podczas wykonywania aktualizacji w Prestashop. Aktualizacja towaru istniejącego w Prestashop i w Madar7 Towary w Prestashop identyfikowane są po numerze referencyjnym (reference code) - w systemie Madar7 odpowiada to polu index na karcie towaru, na zakładce nazwa. Oznacza to, że index podany w Madar7 musi być dla tego samego towaru, taki sam jak kod referencyjny w Prestashop. Fakt ten ma znaczenie tylko w przypadku towarów, które zostały dodane ręcznie w Prestashop czyli nie za pomocą aktualizacji towarów opisanej powyżej. Informacje o towarach, które są aktualizowane przez Madar w Prestashop Z powodu specyfiki funkcjonowania każdego z systemów tylko część informacji o towarach jest integrowana w ramach współpracy między Madar7 a Prestashop i są to w szczególności: nazwa, index, kod referencyjny, cena netto, cena brutto, stawka podatku VAT, 4.2 Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka Program umożliwa integrację z aplikacją WebMobile7 do obsługi przesyłek firmy Siódemka, w szczególności rejestrację przesyłki, przygotowywanie i drukowanie listów przewozowych oraz dokumentów wydania przesyłek. Operacje te są wykonywane z poziomu programu, bez konieczności logowania się do systemu WebMobile Konfiguracja Aby zintegrować Madar7 z WebMobile7 należy w Madarze wejść do opcji Administracja - Konfiguracja a następnie przejść na zakładkę ścieżki i wypełnić następujące pola: Siodemka client no Siódemka key numer klienta w systemie WebMobile7, klucz otrzymany z systemu WebMobile7.

38 4.2 Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka Rejestracja w systemie - List Nadanie Po wypełnieniu pól i dopisaniu nowej przesyłki konieczne jes zarejestrowanie przesyłki w systemie WebMobile7. Należy z menu wybrać opjcę Siódemka - Lista Nadanie. UWAGA Program żąda nadawcy - konieczne jest zalogowanie jako Użytkownik (nie administrator). Rysunek 4.1: Dane o przesyłce do systemu Siódemka Rysunek 4.2: Dane o przesyłce do systemu Siódemka Wydruki pozostałych dokumentów w opcji Siódemka: List przewozowy PDF Etykietza PDF Dokument Wydania PDF

39 5. Produkcja - system realizacji produkcji W programie zostały zaimplementowane elementy systemu MES (ang. Manufacturing Execution System) czyli Systemu Realizacji Produkcji. W szczególności w programie możliwe jest: 1. Tworzenie planu produkcji i harmonogramowanie operacji. 2. Ewidencja realizacji produkcji - czasu pracy, ilości wyrobów i braków w kartach pracy. 3. Ewidencja pomiarów kontrolnych w procesie produkcji. 4. Śledzenie na bieżąco stopnia wykonania produkcji. 5. Kontrola wykrywająca na bieżąco nieprawidłowości pojawiające się w czasie procesu produkcyjnego. Dzięki funkcjonalności systemu można uzyskać natychmiastowy sygnał zwrotny o stopniu wykonania produkcji, podejmować na bieżąco właściwe decyzje i reagować na bieżąco na nieprawidłowości pojawiające się w czasie procesu produkcyjnego. Pozyskane dane z procesu produkcyjnego pozwalają na analizę kluczowych wskaźników efektywności na produkcji i uzyskanie prawdziwego obrazu wykorzystania zdolności produkcyjnych. 5.1 Zasada działania Ewidencja i analiza zapisanych w systemie pomiarów z wykonywanej produkcji możliwa jest dzięki prawidłowej rejestracji zdarzeń poprzedzających. Proces poprzedzający wykonanie pomiarów składa się z następujących, chronologicznie uporządkowanych działań. 1. W pierwszym etapie należy przyjąć na stan dokumentem PZ materiały, surowce, z których będą produkowane wyroby. 2. Następnie w module produkcyjnym tworzy się Gniazda (rozumiane np. jako stanowiska pracy, maszyny). 3. Dalej należy utworzyć Recepturę, która składa się z określenia surowców wchodzących w produkt finalny oraz Czynności, które muszą być wykonane aby produkt ten powstał. 4. Na bazie stworzonej Receptury tworzy się Plan produkcji, w którym określa się m.in. ilość wyrobów do wyprodukowania. Momentem inicjującym rozpoczęcie produkcji jest wystawienie Zlecenia produkcyjnego do sporządzonego Planu produkcji. 5. Rozpoczętą, zleceniem produkcyjnym, produkcję można monitorować poprzez prowadzenie pomiarów i ich ewidencję w module Pomiary. Zapisywanie kolejnych pomiarów skutkuje tworzeniem się Kart pracy, kolejnymi zapisami w bazie pomiarów oraz uzupełnieniem pewnych informacji w Planie produkcji, którego pomiary dotyczą.

40 5.1 Zasada działania 40 Rysunek 5.1: Zasada działania ssystemu produkcji

41 5.2 Realizacja produkcji Realizacja produkcji System daje możliwość zarządzania procesem produkcji. Odzwierciedleniem w systemie, fizycznie wykonywanej produkcji, jest szereg działań polegających na rejestracji planu produkcji i jego realizacji. W kolejnych podpunktach zostały zaprezentowane poszczególne kroki, które należy wykonać w module produkcyjnym, aby realizacja produkcji była możliwa - począwszy od uzupełnienia niezbędnych baz (Gniazda, Czynności, Receptury) przez stworzenie planu produkcyjnego aż po jego realizację poprzez zlecenie produkcyjne Gniazda produkcyjne Gniazdo produkcyjne to inaczej stanowisko pracy, maszyna na której można wykonywać daną czynność. Gniazda produkcyjne można wprowadzić np wchodząc do modułu Produkcja następnie należy najechać nad klawisz Plan produkcyjny i w prawym, dolnym rogu klawisza wyświetli się wejście do opcji Gniazda. Ekran wprowadzania gniazda pozwala na przypisanie do gniazda czynności z określeniem ich wydajności. Możliwe jest także przypisanie cennika operacji i cennika odpadu. System daje możliwość stworzenia planu pracy gniazda z podziałem na tygodnie. Rysunek 5.2: Dodawanie gniazda produkcyjnego Czynności Czynność jest opisem wykonywanej pracy w określonym Gnieździe (na określonym stanowisku pracy). Czynność powiązana z wyrobem, który w wyniku tej czynności jest produkowany. Listę czynności wprowadza się np wchodząc do modułu Produkcja następnie należy najechać nad klawisz Plan produkcyjny i w prawym, górnym rogu klawisza wyświetli się wejście do opcji Czynności. Ekran dodawania czynności daje możliwość przypisania do niej gniazda, w którym jest ona wykonywana, wyrobu, którego czynność dotyczy oraz operacji czy odpadu, który powstaje w wyniku czynności Receptury Receptura określa jaki wyrób, z jakich surowców/materiałów jest produkowany, jakie powstają przy tym odpady oraz jakie Czynności składają się na cały proces produkcji tego wyrobu. Receptura łączy wyrób gotowy z wartościowo - ilościowym zapotrzebowaniem na surowce. Recepurę można wprowadzić w np wchodząc do modułu Produkcja następnie należy najechać nad klawisz Zlecenie produkcyjne i w prawym, górnym rogu klawisza wyświetli się wejście do opcji Receptury.

42 5.2 Realizacja produkcji 42 Rysunek 5.3: Dodawanie czynności Plan produkcji Plan produkcji - jest podstawą ewidencji i rozliczania - pozwalający na tworzenie bieżącego harmonogramu zadań produkcyjnych, określając moment realizacji. Dane dotyczące zadań są grupowane w jednym miejscu, w postaci listy (tabeli). Dla potrzeb systemu realizacji produkcji w planie produkcji należy wprowadzić: 1. Terminy: rozpoczęcia produkcji, dostawy towaru. UWAGA! W polu priorytet można wpisać numer tygodnia, w którym są realizowane dane zlecenia. Uzyskuje się pogrupowaną listę wg tygodni. 2. Recepturę - pozwoli to na połączenie planu produkcji ze zleceniem produkcyjnym (zejściem materiałowym) oraz zostaną pobrane czynności. 3. Ilość produkowanych elementów w danej transzy w polu ilość. Ilość ta będzie wczytywała się do pomiarów. 4. Czynności - wprowadzane automatycznie z receptury w pola na zakładce czynności. Na podstawie wybranego szablonu w czynnościach będą tworzone kolejne karty pracy oraz ewidencjonowane pomiary i braki. 5. Podstawą przyjęcia planu do realizacji jest status zlecenia - w pomiarach i zleceniu produkcyjnym widoczne są pozycje oznaczone jako realizowane. 6. Dodatkowo można uzupełnić dane o zamówieniu: termin dostawy towaru, odbiorca, numer zamówienia / zlecenia, dodatkowe uwagi. Na liście planu produkcji w opcji zestawienia - karta pomiarów można uzyskać zestawienie wszytskich czyności, pomiarów i braków dla danej pozycji w planie produkcji Zlecenie produkcyjne Rozliczenie materiałów do produkcji jest możliwe w opcji zlecenie produkcyjne. W zleceniu produkcyjnym surowce rozumiane są jako materiały do produkcji pobierane z magazynu - a wyrób finalny (gotowy) zostaje wprowadzony na ten sam magazyn. Zlecenie produkcyjne można wystawić na podstawie planu produkcji - wtedy na podstawie tego wypełniają się pola receptury, ilości, wykonawcy itp. Po wykonaniu zlecenia - pozycja na planie produkcji zmienia status na realizowane. Więcej informacji zawiera instrukcja do programu Madar 7.

43 5.2 Realizacja produkcji 43 Rysunek 5.4: Wypełnienie planu produkcji Rysunek 5.5: Czynności w planie produkcji

44 5.3 Pomiary Pomiary Rysunek 5.6: Wypełnianie zlecenia produkcyjnego W programie istnieje możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w procesie produkcji, z podziałem na gniazda, pracowników, zmiany oraz rejestracja pomiarów w procesie kontroli jakości. Ewidencję prowadzi się w specjanej opcji, przystosowanejo do obsługi na urządzeniach mobilnych (tablet, smartfon) Pomiary - okienko do wprowadzania danych Opcja pomiary dostępna jest w module produkcja lub poprzez ustawiony autostart. 1. W pierwszym kroku określa się pracownika wykonującego dane zlecenie oraz gniazdo (maszynę, stanowisko). 2. W kolejnym wybiera się z planu produkcji pozycję, określającą wykonywane czynności i pomiary. 3. Następnie potwierdza się rozpoczęcie pracy komendą start - wprowadzając godzinę rozpoczęcia pracy i potwierdzając ilości sztuk do produkcji. Po rozpoczęciu produkcji klawisz zmienia swoje znaczenie (na stop) - jego naciśnięcie w przyszłości zarejestruje zakończenie pracy. 4. Dla produkcji, w której nie są wykonywane pomiary kontrolne rejestruje sie przerwy w opcji przerwa oraz zakończenie pracy nad zleceniem - wybierając klawisz stop. 5. Jeśli mają być wykonywane pomiary kontrolne przez pracownika - wprowadza się je w opcji pomiary. Rodzaje parametrów, wartości nominalne są powiązane z czynnościami wprowadzonymi w planie produkcji. 6. Jeśli mają być wykonywane pomiary osobno - przez kontrolera - wprowadza się je w opcji kontrola. 7. Dane dotyczące pomiarów i przerw zapisywane są w bazie baza pomiarów. 8. Dane dotyczące czasu pracy zapisywane są w opcji karty pracy.

45 5.3 Pomiary 45 Rysunek 5.7: Wejście do opcji pomiary Obsługa Czas pracy i wyprodukowana ilość START 1. Wybór pracownika i gniazda. 2. Wybór planu produkcji. 3. Wprowadzanie godziny rozpoczęcia pracy i ilości sztuk do produkcji. Rysunek 5.8: Wybór startu Zapis powoduje zapis do kart pracy: daty i godziny rozpoczęcia, pobranej ilości, pracownika. STOP 1. Wprowadzanie godziny zakończenia pracy, ilości sztuk wyprodukowanych, ilości odpadu. Zapis powoduje modyfikację wcześniej utworzonej (przy starcie) karty pracy: wprowadzenie daty i godziny końca, zdanej ilości, ilości braków (wg receptury).

46 5.3 Pomiary 46 Rysunek 5.9: Wybór gniazda oraz pracownika Rysunek 5.10: Wprowadzanie danych o zleceniu i gnieździe Rysunek 5.11: Wybór planu produkcji Rysunek 5.12: Okienko po wybraniu danych

47 5.4 Moduły wynikowe 47 Pomiary kontrolne W pola, które pojawiają się po zatwierdzeniu planowanego zlecenia, należy podać wyniki pomiarów. W opisach pól podawane są wartości nominalne. Pola te wynikają z receptury w powiązaniu z definicją w pliku xml Rysunek 5.13: Wprowadzanie wyników pomiarów Rysunek 5.14: Zaznaczenie przerwy/awarii w czasie pomiarów Rysunek 5.15: Dane dotyczące zlecenia i dotychczasowych pomiarów 5.4 Moduły wynikowe Karty pracy W kartach pracy ewidencjonuje się wykonywanie czynności przez poszczególnych pracowników. Można również prowadzić rejestrację czynności za pomocą kodów kreskowych w opcji sterownik lub moduł nadzoru produkcji pomiary.

48 5.4 Moduły wynikowe 48 Karty pracy powstające z modułu pomiary Jednym z zadań kart pracy jest umożliwienie rejestracji i analizy czasu pracy poszczególnych pracowników, z uwzględnieniem wyprodukowanych towarów i rejestracją pomiarów kontrolnych. Karty pracy tworzone są automatycznie przez program podczas ewidencji w module pomiary. z dnia numer pracownik gniazdo plan początek pobrano koniec zdano operacja brak godzin data bieżąca, zapisywana po wykonaniu pomiary - start; kolejny numer karty pracy; numer jest powiązany i zapisywany w bazie baza pomiary oraz plan produkcji - przy realizacji czynności; wybierany w pierwszym kroku pomiarów; wybierane w pierwszym kroku pomiarów; plan produkcji podawany w pierwszym kroku pomiarów - w opcji pomiary - start; dzień i godzina, zapisywana po wykonaniu pomiary - start; ilość materiału, wprowadzana w opcji pomiary - start; dzień i godzina, zapisywana po wykonaniu pomiary - stop; ilość braków, wprowadzana w opcji pomiary - stop; towar pobierany z planu produkcji wraz z pobrana ilością w opcji pomiary - start; towar pobierany z planu produkcji wraz z pobrana ilością w opcji pomiary - braki; ilość godzin pracy - wyliczana przez program; UWAGA - Konieczne modyfikacje w opcji dane systemu: kartypracyserwis=1 komenda dopisana do danych systemu dodaje w karcie pracy pole plan produkcji Rysunek 5.16: Rejestrowanie czasu pracy podszas nadzoru produkcji Wydruki Zestawienie wykonanych operacji dla konkretnej produkcji jest możliwe w opcji: plan produkcji jako zestawienia - karta pomiarów Baza pomiarów Opcje: pomiary - okienko do wprowadzania danych,

49 5.4 Moduły wynikowe 49 baza: produkcja pomiary - lista pomiarów, z możliwością selekcji, generowania zestawień. Rysunek 5.17: Parametry pomiaru Rysunek 5.18: Pomiar W bazie pomairów zapisywane są dane podczas rejestracji w opcji pomiary. produkcja gniazdo receptury pracownik wyrób plan produkcji podawany w pierwszym kroku pomiarów - w opcji pomiary - start; wybierane w pierwszym kroku pomiarów; wybierana na podstawie danych zapisanych w planie produkcji; wybierany w pierwszym kroku pomiarów; towar pobierany z planu produkcji; czynność pobierany z planu produkcji, jako pierwsza wolna z zakładki robocizna ; numer karty informuje o numerze powiązanej karty pracy; pracy Wydruki 1. Zestawienie pomiarów dla danego wyrobu jest możliwe w opcji baza pomiarów - kartoteka. 2. Zestawienie wykonanych pomiarów dla konkretnej produkcji jest możliwe w opcji: plan produkcji jako zestawienia - karta pomiarów.

50 5.5 Dla zaawansowanych Dla zaawansowanych Definiowanie struktury wyników pomiarów W pliku produkcja.xml. 5.6 ZMIANY modułu W programie głównym 1. Plan produkcji został w pełni zintegrowany z pomiarami 2. Dodano kolumny stan minimalny 3. Dodano pole brygada 4. Dodano podgląd pomiarów pod planem produkcji 5. Do receptur dodano szablon pomiarów 6. Zestawienie pomiarów dostępne przez webapi Pomiary na tablecie 1. Poprawiono nawigację 2. Umożliwiono wprowadzanie poprzez klawiaturkę 3. Uproszczono wybór planu produkcji

51 6. Produkcja - przepływ materiału 6.1 Zasady pracy z programem Rozpatrując produkcję pod kątem rozliczania materiałów można zauważyć, że proces produkcji składa się z kilku etapów. Podane opisy przedstawiają zasady ewidencji i rozliczenia produkcji w programie. Oczywiście w niektórych przypadkach proces produkcji jest modyfikowany. Niektóre z etapów nie występują, niektóre znowu są bardziej rozbudowane. Największe rozbieżności mogą powstawać przy planowaniu i ewidencji zużycia materiałów. 1. W programie istnieje wspólny słownik towarów, produktów i surowców katalog towarów. Wprowadzono dodatkowo rozgraniczenie według rodzaju na: towar, produkt, półprodukt, surowiec, opakowanie, komplet, usługa towaryrodzaje. 2. Podstawą ewidencji dla celów produkcji w systemie jest opracowanie norm zużycia materiałów dla poszczególnych wyrobów. Normy te powinny zawierać dokładnie przewidywaną ilość materiałów pobieranych dla danego wyrobu. W programie są ewidencjowane jako receptury. W niektórych przypadkach, przy wyrobach o niskich wartościach i wielkości, celowe jest opracowanie norm dla partii towarów np. 100 szt wyrobu. Receptury mogą być wielokrotnie zagnieżdżone, możliwe jest również wydzielenie półproduktów polproduktów oraz wskazanie zamienników surowców. 3. W procesie produkcji nabywane są surowce do produkcji, z których wytwarzane są półprodukty, produkty i wyroby gotowe. Każdy z tych kroków wymaga rejestracji w programie. Dzięki temu znana jest ilość na stanie surowców, półwyrobów i wyrobów a układ wielu magazynów może odzwierciedlać ruch pozycji po zakładzie (np.: magazyn, hala, lakiernia itd). surowce wprowadzane są do programu według faktur zakupu, odpowiednio jako PZ (zakup krajowy), WNT (zakup z krajów unii) lub import. W programie możliwe jest również osobne ewidencjonowanie zakupów (faktur) - wartościowo, w opcji rejestry VAT oraz ilościowowartościowo jako PW (przyjęcia wewnętrzne) na magazyn. półprodukty, produkty i wyroby gotowe powstają w wyniku wykonania zlecenia produkcyjnego w opcji zlecenia. Wyroby te mogą być następnie przesunięte do innych magazynów, wydane lub sprzedane. Czasami zlecenia produkcyjne wykonuje się za okres według zarejestrowanego wydania wyrobów lub rozliczanie według rejestrowanego zużycia materiału. 4. Istnieje możliwość rejestracji czasu pracy na poszczególnych urządzeniach, na wykonane kontraktu czy działu w opcji karta pracy. Istnieje możliwość rejestracji czasu pracy poszczególnych czynności przez pracowników z podziałem na kontrahenta (zleceniodawcę), kontrakt, dział - w opcji karta pracy w opcji karta pracy. Można jednocześnie rejestrować: czas wykonywania z podziałem na rodzaj (godziny zwykłe, nadliczbowe, nocne) czas pracy urządzenia wykonane czynności, pobrane surowce, kontrakt oraz dział, status wykonania i akceptacji. 5. Rejestracja zapotrzebowania na produkcję może być wykonywana w programie jako zamówienie na produkcję wprowadzone w opcji zamówienia - zamówienie na produkcję. Takie zamówienie może być tworzone na podstawie innych operacji: pobranych materiałów, sprzedanych wyrobów itp., w szczególności: zamówień od odbiorców, stanów minimalnych wyrobów porównywanych z zamówieniami od odbiorców i aktualnym stanem.

52 6.2 Jak rozpocząć 52 Na tej podstawie możliwe będzie tworzenie zapotrzebowania na surowce oraz zamówienie na produkcję. Umożliwia to przejście z zamówionych przez klienta produktów na potrzebne do tego celu surowce które można następnie zamówić u dostawcy. 6. Zapotrzebowanie na surowce określenie dostępności potrzebnych materiałów, zamówienia i przyjęcie na stan materiałów. W tym etapie pomocne są analizy dostępne w opcji wydruki oraz analizy, w których istnieją zestawienia prognozy zapotrzebowania surowców na podstawie dokumentów zamówień czy planu produkcji, dzięki nim określa się co powinno być wyprodukowane, które surowce dokupione z uwzględnieniem bieżących stanów i jednocześnie wykazane globalne ilości robocizny w celu oszacowania potrzeb na wydziały. Zapotrzebowania na surowce (do dostawców) rejestruje się jako zamówienie w opcji operacje - zamówienie do dostawcy. Takie zapotrzebowanie można wypełnić ręcznie wybierając towary i podając zamawiane ilości. Można również skorzystać z funkcji opisanych powyżej analizy i automatycznego generowania zamówień w opcjach wydruki oraz analizy. 7. Produkcja rozumiana jako pobranie ze stanu (magazynu) materiałów oraz zdanie na stan wyrobów gotowych. Na podstawie receptur tworzone są wyroby lub półwyroby, a każde zlecenie tworzone na podstawie receptury jest odrębnie rejestrowane. Opcja zlecenie produkcyjne powoduje przekształcenie w komputerze surowców w produkt. Jednocześnie jest prowadzona ewidencja ilościowo-wartościowa. Produkcja realizuje zapotrzebowanie na produkcję. 8. Sprzedaż bądź inne operacje związane z wyrobami dostępne są z modułu handel - sprzedaż. Mogą zostać sprzedane w kraju (faktura VAT), do Unii Europejskiej (WDT), eksportowane (FA export) bądź wydane (WZ, dowód dostawy). Sprzedaż realizuje złożone zamówienie przez klientów. 9. Równolegle prowadzona jest ewidencja księgowa z obliczeniem kosztu produkcji po cenach rzeczywistych. 6.2 Jak rozpocząć W nieskomplikowanym przypadku należy: 1. Wprowadzić do katalogu towarów surowce i produkty. 2. Zdefiniować receptury. 3. Przyjąć surowce na stan. 4. Wykonać zlecenie produkcyjne. 5. Przesunąć produkty na magazyn produktów MM. 6. Sprzedać produkty. W przypadku, gdy wykonywane są produkcje wyrobów pod konkretne zamówienie, a surowce zamawiane również na tejna podstawie należy: 1. Wprowadzić zamówienia od odbiorców na produkty. 2. Zdefiniować receptury. 3. Wykonać zapotrzebowanie na produkcję. 4. Wygenerować zamówienie do dostawcy. 5. Przyjąć surowce - realizując zamówienie do dostawcy. 6. Wykonać zlecenie produkcyjne (można na podstawie zapotrzebowania). 7. Przesunąć produkty na magazyn produktów. 8. Sprzedać produkty na podstawie zamówienia od odbiorcy. Więcej informacji zawiera instrukcja do programu Madar 7.

53 7. Konfiguracja Zawarte w tej opcji ustawienia konfiguracyjne nie zawsze są wykorzystywane w kancelarii. Ponieważ program jest również włączany jako moduł do programu Madar 7 - ustawienia te zostały dołączone do instrukcji.

54 8. Słowniki 8.1 Kontakty Jednym z istotniejszych elementów w obsłudze ewidencji korespondencji i dokumentacji czy kampanii jest dobrze zbudowana baza kontaktów. Pozwala na stworzenie bazy klientów, w której gromadzone będą użyteczne i niezbędne informacje, dzięki czemu możliwe będzie przeprowadzanie analiz na różnych płaszczyznach. W programie dane o klientach i kontaktach gromadzone są w bazie danych i wyświetlane w postaci listy. Do bazy wprowadza się informacje o: klientach, kontaktach wykorzystywanych w kampaniach marketingowych, osobach kontaktowych (np. w firmach), namiarach, innych. Informacje na temat tych wszystkich kontaktów gromadzone są fizycznie w jednej bazie danych, w programie następuje jednak ich logiczne rozdzielenie na podgrupy (bazy) Pierwsze kroki Bazę kontaktów uzyskuje się po wejściu do opcji kontakty - w górnej części ekraniu należy kliknąć strzałkę w polu kontakt (korespondent). 1. Pojawia się pusta lista, jeżeli nie są widoczne nazwy kolumn należy je skonfigurować wybierając z operacje-konfiguracja. 2. Nowy kontakt można dopisać poprzez naciśnięcie klawisz dopisz Wprowadzanie danych Podstawowe dane wprowadza się w zakładce Kontakt. Można wprowadzić takie informacje jak: nazwę firmy lub imię i nazwisko, adres, kraj. Można wprowadzić także inne dane, dzięki możliwości definiowania własnych opisów do krótkich pól. Ogólnie można stwierdzić, że każdego klienta opisują: Podstawowe dane Pola ustalone sztywno (nazwa, ulica, miasto itp). Są to najważniejsze dane, wykorzystywane praktycznie zawsze. Dane wpisuje się w odpowiednie pola. Informacje dodatkowe Możliwe jest wykorzystanie wielu pól definiowanych przez użytkownika. Dzięki temu samodzielnie można wpływać na wygląd struktury danych. Treść wpisuje się w pole, obok przycisku którym wybiera się z rozwijalnej listy opis pola, do którego dane mają być wprowadzone. Przykładowo, jeśli chcemy wprowadzić adres strony www kontrahenta należy kliknąć na zakładce kontakt w pusty klawisz i z rozwijalnej listy wybrać internet - www. W pole obok natomiast, należy wpisać adres strony internetowej. Dzięki temu można zapisać w bazie zarówno firmę z pięcioma telefonami i jednym adresem poczty elektronicznej, jak i firmę trzema adresami , a tylko jednym telefonem. Atrybuty Można również określić dodatkowe atrybuty (kolor, opiekun, temat, branża, czy też dowolne inne). Atrybut wybiera się z listy atrybutów (wcześniej przygotowanej przez użytkownika). Lista ta pojawia się po naciśnięciu przycisku strzałki w odpowiednim polu.

55 8.1 Kontakty 55 Kontakty zależne Kontakty w bazie mogą być ze sobą powiązane. Jedna firma może być zależna od drugiej, może mieć pracowników, przedstawicieli itp. Zależności ustala się na liście. Zależność również może mieć swój opis (podobnie jak pola z definiowanymi opisami). Rysunek 8.1: Pola opisujące kontakt Zakładka Kontakt Podstawowe dane Pola opisujące kontakt ustalone na stałe (nazwa, ulica, miasto itp), szczególnie w pierwszej zakładce kontakt wymieniono poniżej. nazwa ulica kod pocztowy miasto skrót wybierz rodzaj zestaw czterech linii umożliwiających wprowadzenie firmy lub nazwiska pola tekstowe ^K1^..^K4^, określa adres (ulicę, aleję itp.) oraz numer pola tekstowe ^K5^, kod pocztowy w formacie XX-YYY pola tekstowe ^K6^, dwa pola przeznaczone na kod pocztowy oraz nazwę miejscowości czy też poczty pola tekstowe ^K6, dodatkowa nazwa miejscowości stosowana np. w sytuacjach, gdy nazwa poczty jest różna od nazwy miejscowości, wtedy w linii wpisywane są dane urzędu pocztowego, a w tej linii rzeczywista nazwa miejscowości pola tekstowe ^K7^, skrócona nazwa firmy; pojawia się na listach przed nazwą, ułatwiając sortowanie i wyszukiwanie, określenie rodzaju wprowadzonego kontrahenta; w bazie kontrahentów znajduja sie zarówno dostawcy, klienci końcowi, dealerzy - czy po prostu znajomi ze szkoły; zaletą tej bazy jest łatwość wyszukiwania - każdy bowiem jest w niej obecny, jednak ciężko wyodrębnić poszczególne grupy, nie mówiąc już o całościowej analizie; dostępne są następujące rodzaje kontaktów: klient kl. kluczowy, kl. stały, kl. jednorazowy, kl. zaniechany, kl. potencjalny, kl. sporadyczny,

56 8.1 Kontakty 56 sprzedawca sprz. stały, sprz. sporadyczny, sprz. potencjalny, dostawca dost. podstawowy, dost. uzupełniający, inny, instytucja urząd, banki, inne media, konkurencja, partner namiar własny oddział, wl. sklep, przedstawiciel, znajomy zn. praca, zn. prywatny, zn. rodzina, Informacje dodatkowe - pola definiowane przez użytkownika Możliwe jest też wykorzystanie wielu pól definiowanych przez użytkownika. Dzięki temu samodzielnie można wpływać na wygląd struktury danych. Samą treść wpisuje się w pole, dodatkowo jednak należy ustawić opis do tego pola wybierając go z rozwijanego menu pojawiającego się po kliknięciu w przycisk obok właściwego pola. Dzięki temu można zapisać w bazie zarówno firmę z dwoma adresami strony internetowej i numerem komunikatora GG, jak i firmę z jednym adresem strony www a dodatkowo trzema numerami komunikatora GG i jednym ICQ. Możliwe jest definiowanie dwóch rodzajów pól: krótkich i długich. Różnią się one od siebie maksymalną ilością możliwych do wprowadzenia znaków. Pola długie są skupione w jednej sekcji o nazwie pola tekstowe długie. Pozostałe są polami krótkimi. telefony telefon telefon 2 telefon prywatny GSM faks centrala tel.wewnętrzny numer telefonu, może zostać wykorzystywany w opcji automatycznego dzwonienia, dlatego warto wpisać go w postaci pełnej i zrozumiałej dla centrali telefonicznej, kod pola ^KT^, drugi numer telefonu, numer telefonu prywatnego. numer telefonu komórkowego, numer faksu; może zostać wykorzystany w opcjach automatycznego wysyłania faksu, dlatego warto wpisać go w postaci pełnej i zrozumiałej dla centrali telefonicznej; kod pola ^KF^, numer centrali; podobnie jak numer telefonu, ale sugeruje, że nie jest to bezpośredni numer, ale wymagane jest dalsze łączenie, ^KM^, numer wewnętrzny, Internet adres poczty elektronicznej; wykorzystywany jest podczas tworzenia wysyłek (w kampaniach) oraz podczas tworzenia automatycznych przesyłek elektronicznych, dlatego należy go podać w formie, umożliwiającej zrozumienie przez program pocztowy, 2 drugi adres ,

57 8.1 Kontakty 57 www GG, ICQ faktura adres strony WWW kontrahenta; wykorzystywany w celach informacyjnych; może być przydatny jako informacja gdzie szukać np. zmienionego numeru telefonu, numer komunikatora internetowego GG lub ICQ, faktura elektroniczna. praca stanowisko dział zakład przedsiębiorstwo EKD forma prawna sprzedaż zatrudnienie REGON PESEL zezwolenie zezwolenie data zezwolenie wydał ubezpieczyciel jeżeli kontakt opisuje osobę, a nie firmę, można określić nazwę stanowiska, jakie ona zajmuje, nazwa działu przedsiębiorstwa/zakładu, nazwa zakładu (jeśli przedsiębiorstwo jest dzielone na zakłady). jeśli kontakt opisuje byt posiadający swój numer EKD, można użyć tego rodzaju pola do jego wprowadzenia, w przypadku formy prawnej nie wynikającej z nazwy, można użyć tego typu pola do jej przechowania, pozwala na podanie danych odnośnie sprzedaży, pozwala na podanie danych odnośnie zatrudnienia, numer statystyczny REGON, numer PESEL, prywatne zawód adresat inne nazwa posiadanego zezwolenia, data wydania posiadanego zezwolenia, organ wydający posiadane zezwolenie, nazwa instytucji ubezpieczającej dany podmiot. nazwa zawodu, połącz Bardzo ważne pole, wykorzystywane przy tworzeniu korespondencji seryjnej i etykiet adresowych lub kopert. Pozwala personalizować przesyłki. ^KB^, zdefiniowanie innej informacji, niemieszczącej się w ramach powyższej klasyfikacji. ustaw jako domyślny sprawia, że każdy nowy kontakt będzie miał to pole wstępnie zdefiniowane właśnie tak, jak jest w tym przypadku. Pozwala na wstępne ustawienie opisów pól w sposób odpowiadający użytkownikowi. Informacje dodatkowe - pola sztywne Atrybuty. Sekcja pozwala na wybór dodatkowych informacji o kontakcie tj. przypisanie do kontaktu różnych atrybutów jak np. temat czy branża.?? Atrybut wybiera się z listy atrybutów (wcześniej przygotowanej przez użytkownika). Lista ta pojawia się po naciśnięciu przycisku strzałki przy polu atrybutu. W sekcji atrybuty można wybrać odpowiednie z następujących: kolor opiekun temat branża pozwala na wybór koloru, którym dany kontakt będzie oznaczany w programie na różnych listach, użytkownik może ustalić sobie indywidualne znaczenie kolorów, którymi oznacza kontakty, np oznaczać kolorem czerwonym kontakty (kontrahentów), którzy są szczególnie trudni, pozwala na wybór operatora (użytkownika), który przypisany jest do danego kontaktu (kontrahenta, osoby), pozwala na przypisanie kontaktu do utworzonego wcześniej tematu, pozwala na przypisanie do branży, atrybutu z wcześniej utworzonych. Pozostałe pola Info: pozwala na wprowadzenie, ustalonego wcześniej przez użytkownika, typu informacji,

58 8.1 Kontakty 58 uwagi duże pole tekstowe pozwalające na wprowadzanie dowolnych informacji o kontakcie tytułem uwag, Kontakty zależne Kontakty w bazie mogą być ze sobą powiązane. Jedna firma może być zależna od drugiej, może mieć pracowników, przedstawicieli itp. Lista ustalonych zależnych kontaktów pojawia się po lewej stronie, w dolnej części okienka kontakt. Dwie ostatnie pozycje pozwalają na ustalenie nowego powiązania: nowy pracownik nowe wiązanie uproszczone okienko do wprowadzania nowego pracownika, z ustaleniem powiązania pracownik / zakład. okienko pozwalające na wybór powiązanego, już istniejącego kontaktu. Możliwy jest również wybór rodzaju zależności Dodawanie nowego pracownika Po wybraniu opcji nowy pracownik pojawia się okienko służące do wprowadzenia podstawowych danych o pracowniku: nazwisko imię nazwisko pracownika, widoczne na liście w kontakcie, imię, adres pracownika, na który ma być wysyłana korespondencja (można przepisać ulica miasto skrót odpowiedzialny adres firmowy - za pomocą klawisza wstaw adres firmy ), ulicy, numer domu i lokalu, kod pocztowy i miasto, kraj, opcjonalnie, jeśli używana inna nazwa, nazwa stanowiska / zakres działalności - widoczne na liście w kontakcie, informacje dodatkowe, wybierane z listy (telefon, ) W dolnej części znajduje się klawisz wstaw adres firmy pozwalający na przepisanie do kontaktu adresu z firmy, w której pracownik jest dopisywany. Informacje zatwierdza się za pomocą klawisza zatwierdź. Uwaga: Tak dopisany pracownik jest normalnym kontaktem z bazy pracownicy. Możliwa jest edycja takiego pracownika oraz dopisanie dodatkowych informacji w każdym z dostępnych pól. Wiązanie istniejących kontaktów Po wybraniu opcji nowe wiązanie pojawia się okienko umożliwiające powiązanie istniejących kontaktów (firm, pracowników). Należy pamiętać, że funkcja działa w obydwie strony, tzn. w kontakcie, który jest wybierany też zostaje ustanowione powiązanie, w przeciwną stronę. nazwa nazwa kontaktu, z pozycji którego wykonuje się wiązanie, wiązanie rodzaj wiązania V lista kontaktów, z której wybiera się pozycję, mającą zostać powiązaną z daną firmą. Zależności pomiędzy kontaktami pracodawca zakład kierownik osoba PARA: główny zakład dla osoby nazwa kierownika PARA:

59 8.1 Kontakty 59 pracownik podwładny firma f.córka f. matka f.centrala f.oddział zna z polecony przez dał referencje wpisuje się pracownika firmy (zakładu, działu) wprowadza się firmę, w której osoba jest zatrudniona 2 PARY: - wpisuje się firmę podwładną wprowadza się jednostkę macierzystą wprowadza się główną firmę centralę wpisuje się oddziały firmy PARA: wprowadza się firmę (osobę), polecającą danego klienta osobie (firmie) wpisuje się kontakty przez niego polecone Zakładka Adresowanie Poza podstawowymi danymi program umożliwia również określanie dodatkowych informacji o kontaktach. Informacje te są przydatne zwłaszcza przy organizowaniu kampanii reklamowych i wysyłkowych. Dodatkowe parametry określa przy pomocy zakładek adresowanie oraz właściwości umieszczonych w oknie kontaktów. drugi adres - często firma posiada adres korespondencyjny inny niż adres główny. Dodatkowy adres może być więc wykorzystywany podczas organizowania wysyłek, jako adres korespondencyjny. Który adres zostanie zastosowany zależy od opcji stosuj drugi adres, którą można zaznaczyć także na tej zakładce. konto bankowe, NIP, Pesel Można również określić informacje wykorzystywane przez program przy tworzeniu list wysyłkowych oraz planowaniu kampanii reklamowych. Można więc określić, że: nieaktualne - kontakt jest już nieaktualny i przechowywany jest w bazie jedynie dla zachowania historii zdarzeń, zastrzeżone - klient nie życzy sobie otrzymywania przesyłek, rezygnacja - klient zrezygnował z wcześniej otrzymywanej usługi, potwierdzone - klient potwierdził dane. ustaw wysyłkę - pole pozwala wybrać sposób wysyłki, który zostanie przypisany domyślnie do kontrahenta, dzięki czemu w momencie wystawiania przykładowo faktury nie będzie konieczności w poczcie dodatkowo wybierania sposobu wysyłki Pozostałe parametry określają sposoby wysyłek, okazje, przy jakich mają one być organizowane oraz rodzaje ofert skierowane do tego klienta Zakładka Właściwości Kolejna zakładka Właściwości pozwala na określenie kilku parametrów informacyjnych, takich jak: skąd znamy tą firmę (prasa, radio, telewizja, znajomi, itp.), wykształcenie (jeżeli kontakt jest np. namiarem na pracownika), portfel, czyli fazę negocjacji (np. faza początkowa, czy klient masowy), cechy dodatkowe itp Nawigacja Na liście kontaktów można dokonać następujące czynności: filtrowanie wg tematu w górnej części listy jest pole TEMAT, dzięki któremy wyselekcjonujemy kontakty przypisane do danego tematu, selekcja, pod którym kryje się okienko szczegółowego filtro- w dolnej części listy jest klawisz wania kontaktów.

60 8.1 Kontakty 60 Rysunek 8.2: Selekcja i grupowanie kontaktów Sortowanie wg kolumny Dodawane kontakty pojawiają się na liście w kolejności dodawania. Przy większej ilości danych może zaistnieć potrzeba posortowania ich wg określonego pola (kolumny). Wystarczy kliknąć myszką w odpowiedniej kolumnie na jej nazwie - i wszystkie wyświetlane kontakty zostaną posortowane alfabetycznie wg wskazanej kolumny. Uwaga: Co pewien czas konieczne jest sortowanie całej bazy kontaktów - należy wybrać z menu lokalnego funkcję operacje - sortowanie. Wyszukiwania według nazwy Wyszukiwanie pojedyncze po wpisaniu nazwy (ciągu znaków). Służy do tego klawisz szukaj. Po jego wybraniu pojawia się okienko, w które należy wprowadzić szukany ciąg znaków. To wyszukiwanie działa niezależnie od ustawionej selekcji, sprawdzana jest cała baza. Filtrowanie danych Według nazwy. Nierzadko konieczne jest odfiltrowanie listy kontaktów tak, aby pozostały tylko te, które zawierają dane słowo. W tym celu umieszczono specjalne pole. Wystarczy w nie wpisać część poszukiwanego słowa oraz nacisnąć ENTER, a program pozostawi na liście tylko te pozycje, które zawierają te słowo. To wyszukiwanie dotyczy tylko wstępnie ustawionej selekcji. Na przykład, po wpisaniu Wol pozostaną zarówno ludzie o nazwisku Woliński, Wolanowski itp., jak i np. mieszkający na ulicy Wolności. Według atrybutu. Każdy z kontaktów może mieć kilka atrybutów. Lista kontaktów umożliwia odfiltrowanie listy i pozostawienie na niej tylko kontaktów zawierających wskazany atrybut. Służy do jedno z pól okna wybieranego po naciśnięciu klawisza selekcja.

61 8.1 Kontakty Funkcje, operacje, zestawienia, akcja Menu AKCJA służy do operacji na bazie kontaktów pdf - wyświetla zestawienie kontaków w pliku o formacie PDF. excel - powoduje utworzenie zestawienia kontaktów w postaci pliku tekstowego rozumianego przez program MS Excel oraz załadowanie tego pliku do Excela, jeżeli jest on zainstalowany na danym komputerze. Menu ZESTAWIENIA Agregacja - dokładny opis tej funkcji jest zawarty w rozdziale Kampanie. Menu FUNKCJE Adresowanie - tworzy wydruk przeznaczony do naniesienia bezpośrednio na kopertę lub paczkę. Menu OPERACJE Konfiguracja - umożliwia ustawienie parametrów wyświetlania listy kontaktów. Możliwe tutaj jest określenie jakie kolumny i o jakiej szerokości zostaną wyświetlone. Sortowanie - po dłuższym używaniu, baza kontaktów staje się chaotyczna. Sortowanie pozwala na jej uporządkowanie. Adresowanie Funkcja adresowania umożliwia wydruk adresu na kopertach. Wbudowane są następujące warianty: koperta mała na środku dla drukarek zadających koperty centralnie w stosunku do dużej kartki A4, koperta mała od brzegu gdy koperty wkłada się równo z brzegiem, koperta średnia brzeg dla kopert wielkości zeszytu A5, wkładanych równo z brzegiem, koperta duża dla kopert wielkości zeszytu A4, paczka nadruk na kartce pomocny przy adresowaniu paczek. metka pismo Pozostałe elementy: nadawca tytuł uwagi nadruk nazwy firmy w lewej górnej części koperty, przynależne tytuły np Szanowni Państwo, dodatkowe uwagi poniżej adresu, adres z dopiskiem. Dla wyznaczenia własnych pozycji nadruku adresu można posłużyć się następującymi parametrami: kopertam kopertaml kopertamg kopertamp włączenie kopertam=1, lewy margines adresu kopertaml=65, górny margines adresu kopertamg=11, dodatkowy odstęp pomiędzy liniami kopertamp=0. Kasowanie Kasowanie jest czynnością, która w programach Madar ograniczona jest do minimum ze względu na spójność danych. W przypadku bazy kontaktów kasowanie nie występuje, gdyż usunięcie kontrahenta z bazy spowodowałoby luki w historii kontaktów i spraw. Jeżeli dany kontakt jest już nie wykorzystywany i powinien zniknąć z listy kontaktów, należy go ustawić jako nieaktualny. Ustawienia rodzaju bazy dokonuje się w okienku wywoływanym przez przycisk parametry umieszczony w oknie edycji danych. W oknie z parametrami umieszczono pozycję baza, gdzie z rozwijanego menu można wybrać pozycję nieaktualny. Powiązanie z bazą kontrahentów MADAR Bazy kontrahentów w Madar 7 oraz bazy kontaktów w CRMadar mogą być wzajemnie ze sobą powiązane. Istnieje mechanizm spinania kontaktów i kontrahentów tak, że program traktuje te dwa kontakty jako jeden. Jest to szczególnie istotne przy współpracy z pozostałymi programami MADAR. Łączenie kontaktów i kontrahentów odbywa się automatycznie.

62 8.1 Kontakty Konfiguracja Wygląd (widoczne kolumny) listy kontaktów może być dowolnie zaprojektowany, zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Należy w tym celu wybrać opcję operacje - konfiguracja i wprowadzić nazwy pól, które mają się pojawiać na liście poprzez naciśnięcie pustego klawisza i wybór nazwy. W kolumnie obok wprowadza się szerokość kolumny. Można ją również zmienić bezpośrednio na liście kontaktów. Rysunek 8.3: Konfiguracja listy kontaktów Naciśnięcie klawisza domyślnie spowoduje wstępne wypełnienie definicji kolumn Podział na bazy Każda firma lub osoba wprowadzana do bazy kontaktów musi mieć określony rodzaj. Powoduje to, że baza zostaje podzielona na części (segmenty), według typu (rodzaju) jakim dany kontakt jest. Rodzaje są zaprogramowane na stałe i możliwe jest tylko przeglądanie i analiza kontaktów jednego rodzaju. Przełączanie pomiędzy rodzajami następuje przy pomocy zakładek lub poprzez wybór w okienku po naciśnięciu przycisku selekcja. kontrahenci pracownicy namiary pracownicy Oddział Nieaktualny Typ domyślny. Do tego rodzaju należą wszystkie te kontakty, z którymi został nawiązany kontakt: prowadzone są z nimi transakcje, rozmowy, zawierane umowy itp. Są to zarówno klienci, jak i dostawcy czy też sprzedawcy. Kolor czarny. Baza opisuje dane osób związanych z kontrahentami: przedstawicieli, kurierów, kierowników itp. Choć przede wszystkim pracowników firm. Każdy musi mieć wprowadzony do bazy zakład pracy (może być kilka) aby było możliwe wzajemne powiązanie. Kolor fioletowy. Oznacza grupę kontaktów, z którymi do tej pory nie były prowadzone żadne transakcje czy rozmowy. Są to kontakty (osoby lub firmy) zebrane z zewnętrznych baz danych, targów, strony WWW itp. Do nich najczęściej kierowane są kampanie marketingowe. Kolor czarny. Baza opisuje dane osób związanych z kontrahentami: przedstawicieli, kurierów, kierowników itp. Choć przede wszystkim pracowników firm. Każdy musi mieć wprowadzony do bazy zakład pracy (może być kilka) aby było możliwe wzajemne powiązanie. Kolor fioletowy. Działa podobnie jak pracownik, rodzaj ten obejmuje oddziały firm. Kolor brązowy. W bazie nie istnieje możliwość skasowania kontaktu, gdyż takie kasowanie sprawiło by, iż nie będzie znana dotychczasowa historia i np. można by podjąć próbę kontaktu się z firmą, która nie istnieje. Dlatego wszystkie takie wpisy oznacza się jako nieaktualne - odpowiada to pojęciu kosza. Kolor szary.

63 8.1 Kontakty 63 Inny Do tego rodzaju należą pozostałe kontakty. Kolor czarny.

64 9. Dla administratorów 9.1 Założenia System Zintegrowany Madar 7 jest systemem w pełni systemem zintegrowanym. Rozumie się przez to: dokumenty wprowadzone do jednego z modułów automatycznie są widziane w drugim, dokumenty wprowadza się tylko raz, system korzysta z informacji wprowadzonych przy okazji innych rejestracji, wykorzystywana jest centralna baza danych. Dodatkowym założeniem jest brak konieczności dokonywania tzw. przetwarzania dobowego lub zamykania miesiąca. System Madar jest systemem pracującym w cyklu on-line (w pewnym sensie systemem czasu rzeczywistego). Rozumie się przez to natychmiastowy i bezzwłoczny transfer informacji. Systemy raportowania i analiz są natychmiast aktualizowane przez każdą wprowadzoną informację. Przykładowo fakt wystawienia faktury aktualizuje podsystemy należności, magazynu, rozliczeń VAT i ksiąg pomocniczych. 9.2 Narzędzia Podstawowym narzędziem tworzenia Systemu Zintegrowanego jest Delphi 6.0 firmy Borland. Poprzednie wersje, jeszcze dla systemu DOS tworzone były przy użyciu Borland Pascal. Większość elementów tworzonych jest przy pomocy bibliotek dystrybuowanych w ramach pakietu Delphi oraz podstawowych funkcji systemu Windows. Jednak w celu polepszenia jakości programu oraz zwiększenia jego funkcjonalności stosowane są komponenty realizujące pewne specjalistyczne funkcje. Specjalne podziękowania składamy twórcom następujących modułów RX - Delphi VCL Extensions SGB Software, Free Pascal Compiler, Lazarus, TABCONTROL98 Jean-Luc Mattei, ZipMaster VCL by Chris Vleghert and Eric W. Engler, MemoEx A replacement of a standard VCL TMemo component, SRColorButton : Simon Reinhardt, Keith Darragh, PowerPdf Takezou, Project JEDI, projekt INDY, TurboPower Internet Professional, Graphics Baza danych System Zintegrowany oparty jest o wewnętrzny format zapisu bazy danych. Wynika to z kilku przyjętych założeń do tworzonego oprogramowania. Aplikacja jest projektowana jako system zamknięty. Jest to podyktowane przede wszystkim troską o niezakłócone działanie w przedsiębiorstwie. Posiadanie własnego formatu znakomicie ogranicza bowiem możliwości zewnętrznej ingerencji do bazy danych. Walor ten istotny jest gdy chce się ograniczyć dostęp do poszczególnych informacji. Ponieważ system MADAR jest hermetyczny, nie wymaga zewnętrznych elementów bazodanowych. Całość zagadnień administracyjnych jest dla użytkownika maksymalnie uproszczona. Wszelkie funkcje administrowania i manipulowania danymi są zawarte w samym programie. Poniżej jest wymienionych kilka cech i wartości zawartych w przyjętym rozwiązaniu, które stanowią, że produkt System Zintegrowany MADAR 7 jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw średniej wielkości:

65 9.4 Urządzenia zewnętrzne 65 nie trzeba ponosić dodatkowych kosztów na zakup motoru bazodanowego, nie trzeba instalować dodatkowych elementów, modułów i programów, nie trzeba administrować bazy danych, brak problemów wynikających z niezgodności wersji bazy danych, możliwość wykorzystania jako platformy serwera plików różnych systemów: Windows NT, W2K, Novell, Linux (Samba), niskie wymagania co do mocy obliczeniowej zarówno serwera jak i stacji klienckich, zwiększona odporność na włamania do bazy danych z uwagi na jej nietypowość. Dodatkowo z tak przyjętą strukturą programu i bazy danych związanych jest kilka ważnych zalet, które tu zostaną przytoczone: wymiany danych wysoka odporność na awarie możliwość jednoczesnej pracy w sieci wysoka szybkość zdalna praca praca mobilna Madar oferuje szereg mechanizmów eksportów, importów w różnych formatach, obserwowana awaryjność MADARA jest nie większa niż awaryjność innych systemów, rzeczywiste szkody wyrządzone poprzez awarie np. zasilania czy zerwania połączenia są najczęściej zerowe, dodatkowo firma MADAR posiada szereg narzędzi pozwalających naprawiać nawet poważne awarie struktury bazy danych co dopełnia kwestie zabezpieczeń, Madar wykorzystuje narzędzia systemowe wbudowane w systemy sieciowe co jednocześnie uniezależnia go od stosowanego systemu sieciowego, dzięki optymalizacji przepływu danych obserwowana wydajność bazy danych jest równorzędna a często znacznie lepsza niż w wielu spotykanych implementacjach, dzięki skorzystaniu z technologii Microsoft Terminal Serwer lub FreeNX, Madar Mobile jest programem umożliwiającym pracę przy pomocy przeglądarki HTML, Linux jako system operacyjny przy pomocy WINE, Linux jako system operacyjny w wersji native, internet Skalowalność jako medium wymiany danych w oparciu o pocztę elektroniczną, FTP, HTTP i specjalizowane aplikacje internetowe. System Madar pracuje w wielu firmach pod różnym obciążeniem. Potwierdzone są bezproblemowe przykłady pracy z bazami zawierającymi wiele tysięcy rekordów i jednoczesną pracą kilkudziesięciu komputerów. Pewnymi wyznacznikami są przykładowe ilości dokumentów 1000 faktur dziennie czy towarów w magazynie nie powodują istotnego spowolnienia czy też spadku sprawności i niezawodności działania. Szybkość programu MADAR w porównaniu z innymi aplikacjami, w tym pisanymi w technologii klient-serwer jest zadowalająca. Nie jest znany przypadek, w którym wydajność programu MADAR byłaby znacząco mniejsza, za to jest wiele przykładów odwrotnych. W obecnym kształcie i na obecnym sprzęcie Madar jest w stanie obsłużyć całkowicie, bez wiekszych problemów wydajnościowych prawie każde przedsiębiorstwo średniej wielkości. Dla przedsiębiorstw dużych, korporacji wielonarodowych zalecamy stosowanie aplikacji pisanych w technologii dwu- lub więcej- warstwowych. 9.4 Urządzenia zewnętrzne Program współpracuje z wieloma urządzeniami zewnętrznymi takimi jak: drukarki fiskalne : POSNET, ELZAB, kasy fiskalne : ELZAB, OPTIMUS,IBM, drukarki etykiet ZEBRA, czytniki kodów paskowych : klawiaturowe i typu RS232, czytniki kart chipowych firmy ACS, czytniki kart zbliżeniowych firmy Provision, urządzenia do sprzedaży mobilnej Set 120,

66 9.4 Urządzenia zewnętrzne 66 urządzenia typu Pocket PC - do aplikacji AXIOM, wagi elektroniczne:fawag ZOT-3, RADWAG WPT, obsługa drukarek również w formacie tekstowym (np. drukarki igłowe lepiej i efektywniej pracują w trybie tekstowym), skanery (poprzez sterowniki TWAIN).

67 10. Wymiana danych Madar oferuje szereg narzędzi służących wymianie danych z innymi aplikacjami. Zestawienie jest podzielone wg rodzaju informacji. Obsługiwane formaty: Excel TXT i CSV, DBF, specjalne, wewnętrzne aplikacji, poprzez interfejs COM+, zapis i odczyt dokumentów magazynowych w formacie tekstowym (wewnętrznym), w formacie EDI oraz formacie XML, w szczególności faktur sprzedaży, zakupu i zamówień, zapis i odczyt raportów kasowych w formacie wewnętrznym (tekstowym), zapis i odczyt rejestrów VAT w formacie wewnętrznym (tekstowym), bezpośredni zapis, odczyt oraz transmisja przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, transmisja z wykorzystaniem specjalizowanej aplikacji internetowej, dzięki czemu, zwiększono prostotę oraz pewność przesyłania danych (np. poprzez kontrolę dostarczenia oraz blokadę powtórnej wysyłki), obsługa platformy wymiany dokumentów, możliwość generowania zbioru stron w formatach HTML i WML z modułu CRM w celu umożliwienia przeglądania aktualnego statusu spraw poprzez internet, wysyłanie raportów do serwera internetowego, w celu prezentacji, wysyłanie i odbiór danych ze sklepu internetowego. Import jest możliwy po zapewnieniu zgodności źródła danych z żądaną specyfikacją. Dla niektórych modułów wskazano możliwość importu danych z zewnętrznej bazy. Harmonogramowanie zadań administracyjnych Na mechanizmy wspomagające całkowitą automatyzację prac składają się następujące moduły: automatycznego kopiowania, automatycznego wysyłania poprzez pocztę elektroniczną, automatycznego wysyłania przy pomocy FTP, moduł harmonogramowania transmisji, z określeniem częstotliwości, obiektów źródłowych i docelowych, uruchamiania jako usługa serwerowa dla Windows Eksport Eksporty baz / katalogów Eksporty są możliwe w opcji administracja - kasy fiskalne w kolumnie eksport.

68 10.1 Eksport 68 Rysunek 10.1: Opcja do eksportu katalogów Rysunek 10.2: Eksport bazy - plan kont