WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 KA-I DRK Pani Anna Rutczyńska-Rumińska Lublin, 25 marca 2015 r. Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Medycyny Pracy Centrum Profilaktyczno-Leczniczego w Lublinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie 25 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych (Dz. U. poz. 1509, z późn. zm.), w związku z art. 121 i 122 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 217, z późn. zm.), przekazuje się wystąpienie pokontrolne oparte na ocenach oraz ustaleniach dokonanych w trakcie kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w dniach od 13 do 30 stycznia 2015 r. (z przerwami), na podstawie upoważnienia Nr 3/2015 Marszałka Województwa Lubelskiego znak: KA-I EB z dnia 12 stycznia 2015 r., przez Jadwigę Robak-Kłaczewską i Dorotę Skrzyńską-Kusiak, pracowników Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. Przedmiotem kontroli objęto realizację zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym znak: KA-I JS z dnia 31 stycznia 2014 roku. (akta kontroli str. 1-2) O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w księdze kontroli WOMP CP-L pod poz. 82. Oceny i ustalenia kontroli Dyrektorem Wojewódzkiego Ośrodka Medycyny Pracy Centrum Profilaktyczno- Leczniczego jest pani Anna Rutczyńska-Rumińska, powołana na stanowisko Dyrektora przez Zarząd Województwa Lubelskiego w Lublinie, Uchwałą Nr CLII/925/01 z dnia 14 marca 2001 r., na czas nieokreślony z dniem 15 marca 2001 r. Głównym księgowym Wojewódzkiego Ośrodka Medycyny Pracy Centrum Profilaktyczno-Leczniczego jest pani Barbara Pawlak-Psujek, od dnia 1 maja 2005 r. zatrudniona na stanowisku Głównego księgowego. Od dnia 25 sierpnia 2009 r. na stanowisku zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznych Główny księgowy.

2 Pani Anna Rutczyńska-Rumińska, Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Medycyny Pracy Centrum Profilaktyczno-Leczniczego w Lublinie, pismem znak: Dz.E.III.3140/23/2014 z dnia 28 lutego 2014 roku (terminowo) poinformowała o podjętych działaniach na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych. Realizację zaleceń pokontrolnych sprawdzono na podstawie dokumentacji prowadzonej w WOMP CP-L w Lublinie, po dacie przyjęcia zaleceń pokontrolnych do realizacji i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne przez Dyrektora jednostki, tj. od dnia 1 marca 2014 r. Zalecenie nr 1 Przestrzegać zapisów Instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej do stosowania Zarządzeniem Dyrektora Nr 30/DN/2004 z dnia 28 października 2004 r. W szczególności stosować bezdziennikowy system rejestrowania i znakowania udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str. 3-4) ocena pozytywna. W trakcie kontroli ustalono, że objęte kontrolą teczki prowadzone są zgodnie z zapisami Instrukcji kancelaryjnej. Pisma dotyczące tej samej sprawy otrzymywały identyczny znak, a w spisach spraw prawidłowo rejestrowano sprawy a nie pisma. Jednocześnie ustalono, że w teczce 0122 sprawy ogólne w roku 2014 zarejestrowano 398 spraw dotyczących funkcjonowania WOMP CP-L, np.: Pracowni Psychologicznej, oddelegowania lekarzy WOMP do udziałów w komisjach bhp, przeglądów stanowisk pracy w zakładach pracy, szczepień, zaświadczeń lekarskich do pracodawców. Oznacza to, że w tym przypadku naruszono zasadę rzeczowego podziału akt, to znaczy teczkę prowadzi się dla podmiotu (WOMP CP-L) a nie przedmiotu spraw. Sprawy zarejestrowane w teczce 0122 powinny być pogrupowane w kilku teczkach rzeczowych w zależności od ich przedmiotu. Zalecenie nr 2 Wynagrodzenie z tytułu udzielania świadczeń zdrowotnych w WOMP CP-L przez Dyrektora jednostki wypłacać za faktycznie wykonaną pracę. udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str. 5-6) ocena pozytywna. Kontrolą sprawdzającą objęto dodatkowe wynagrodzenie z tytułu udzielania świadczeń zdrowotnych w WOMP CP-L przez Dyrektora jednostki wraz z ewidencją czasu pracy w tym zakresie. Strona 2/6

3 Marszałek Województwa pismem z dnia 27 sierpnia 2008 r. (znak OP.I.AP.0726/114/08) od dnia 1 września 2008 r., przyznał Dyrektorowi WOMP CP-L dodatkowe wynagrodzenie z tytułu udzielania świadczeń zdrowotnych w jednostce ustalone wg stawki godzinowej lekarza specjalisty tj. 29,00 zł za godzinę. Wymiar czasu pracy w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych miał wynosić 2 godziny tygodniowo tj. w poniedziałki i wtorki w godzinach od do W ramach tego czasu pracy p. Anna Rutczyńska-Rumińska przeprowadzała badania pacjentów, którzy odwoływali się od orzeczeń lekarskich w ramach komisji odwoławczej w Poradni Konsultacyjno-Odwoławczej. Odwołania pacjentów od treści zaświadczenia wydanego przez lekarza uprawnionego do przeprowadzania badań profilaktycznych z podstawowych jednostek służby medycyny pracy rozpatrywane są przez Poradnię Konsultacyjno-Odwoławczą WOMP CP-L zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69 z 1996 r. poz. 332, z późn. zm.). Udział p. Anny Rutczyńskiej-Rumińskiej w pracach komisji ewidencjonowany był w dzienniku przyjęć pacjentów. Czas pracy p. Anny Rutczyńskiej- Rumińskiej był dodatkowo potwierdzany przez z-cę dyrektora ds. medycznych, który przekazywał co miesiąc pismo do Działu Ekonomicznego stwierdzające udzielenie świadczeń medycznych przez ww. w poszczególnych miesiącach. W związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych za okres od marca do grudnia 2014 r. wypłacono kwotę zgodną z ewidencją czasu pracy, wyliczeniami Działu Ekonomicznego oraz kontrolującego. Zalecenie nr 3 Faktury za zakupione materiały opłacać w ustalonych terminach, ponieważ odsetki mogą być naliczone w okresie 3 lat od ustalonego terminu płatności na fakturze Vat, uzyskiwać oświadczenia o ich nienaliczaniu, gdy płatność dokonywana jest po terminie. udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str. 7-8) ocena pozytywna. Kontrolą sprawdzającą objęto regulowanie zgodnie z terminami zapłaty zobowiązań jednostki za zakup środków czystości na podstawie umowy zawartej w dniu 21 stycznia 2014 r. pomiędzy WOMP CP-L w Lublinie a Przedsiębiorstwem ANNEX Sp. z o. o. z Annopola. Na podstawie 12 faktur na łączną wartość ,65 zł wystawionych po dniu 1 marca 2014 r stwierdzono, że wszystkie zobowiązania WOMP CP-L w wyżej wymienionym zakresie zostały uregulowane zgodnie z terminem płatności określonym w zawartej umowie. Strona 3/6

4 Kontrolą sprawdzającą objęto także regulowanie zgodnie z terminami zapłaty zobowiązań jednostki za zakup ręczników jednorazowych białych, typu AHA na podstawie umowy zawartej w dniu 15 stycznia 2014 r. pomiędzy WOMP CP-L w Lublinie a Przedsiębiorstwem Wielobranżowym GALPAK z Lublina. Na podstawie 11 faktur na łączną wartość 8 964,61 zł wystawionych po dniu 1 marca 2014 r stwierdzono, że wszystkie zobowiązania WOMP CP-L w wyżej wymienionym zakresie zostały uregulowane zgodnie z terminem płatności określonym w zawartej umowie. Zalecenie nr 4 W zakresie gospodarki paliwowej stosować przepisy wewnętrzne obowiązujące w WOMP CP-L w Lublinie oraz polecenia wydane przez Panią Dyrektor w zakresie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str. 9-10) ocena pozytywna. W WOMP CP-L obowiązują uregulowania w sprawie gospodarowania i korzystania z samochodu służbowego wprowadzone do stosowania zarządzeniem Nr 27/2010 Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Medycyny Pracy Centrum Profilaktyczno-Leczniczego w Lublinie z dnia 21 grudnia 2010 roku, do którego załącznik nr 1 stanowi Instrukcja gospodarowania i korzystania z samochodu służbowego w WOMP CP-L w Lublinie. W załączniku tym określono normę zakładową zużycia paliwa w samochodzie służbowym marki Nissan Cube o numerze rejestracyjnym LU 9250N w wysokości 9,41 l /100 km. Kontrolą sprawdzającą objęto dokumentację prowadzoną w WOMP CP-L w Lublinie w IV kwartale 2014 r. dla samochodu marki Nissan Cube o numerze rejestracyjnym LU 9250N, dotyczącą gospodarki paliwowej. W trakcie kontroli ustalono, że: 1. Tankowanie samochodu służbowego odbywało się w obecności kierownika lub zastępcy kierownika sekcji technicznej. Każda z kontrolowanych faktur zakupu paliwa do samochodu służbowego posiadała adnotację: Paliwo do samochodu służbowego Nissan LU 9250N, stan licznika Tankowanie w obecności kierownika sekcji technicznogospodarczej oraz podpis. 2. W WOMP CP-L dla kontrolowanego samochodu prowadzony był osobny Rejestr tankowań, który był zgodny z fakturami potwierdzającymi zakup paliwa. 3. Zatankowane paliwo każdorazowo było wpisywane w dniu zakupu do karty drogowej wystawionej w tym samym dniu. 4. Karty drogowe od numeru do numeru wystawione za okres od dnia 1 października do dnia 31 grudnia 2014 roku były wypełnione rzetelnie i nie zawierały błędów rachunkowych. Każda z kontrolowanych kart była sprawdzona przez osobę upoważnioną do kontroli kart (zawierała podpis w rubryce 17 podpis kontrolującego wyniki ). Strona 4/6

5 5. W każdym miesiącu sporządzane było przez kierowcę Rozliczenie paliwa zużytego w samochodzie służbowym., które każdorazowo weryfikowane było przez kierownika Sekcji Techniczno-Gospodarczej. Kontrolowane rozliczenia miesięczne były zgodne z kartami drogowymi. 6. W ramach nadzoru nad gospodarką paliwową w WOMP CP-L sporządzane jest przez kierowcę Zestawienie ilości przejechanych kilometrów i zużycie paliwa w samochodzie, które obejmuje: stan początkowy licznika w danym miesiącu, stan końcowy licznika w danym miesiącu, ilość przejechanych kilometrów w danym miesiącu, zużycie paliwa w danym miesiącu średnie zużycie na 100 km. Powyższe zestawienie jest weryfikowane przez kierownika Sekcji Techniczno-Gospodarczej. 7. Na dzień 31 grudnia 2014 roku sporządzono protokół z komisyjnego tankowania samochodu do pełnego baku oraz spisano obecny stan licznika. Zalecenie nr 5 Sprawozdania Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N, Rb-UN oraz Rb-ZN sporządzać zgodnie z terminami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247), na podstawie art. 41 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885). Sprawozdania do Departamentu Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie składać zgodnie z terminami ustalonymi w uchwale Nr LXXX/1535/2011 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 6 grudnia 2011 roku w sprawie przekazywania okresowych informacji o sytuacji finansowej, sporządzania rocznych planów rzeczowo-finansowych oraz sprawozdań z ich wykonania przez jednostki ochrony zdrowia podległe Samorządowi Województwa Lubelskiego. udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str ) ocena pozytywna. Terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz odbiorców sprawozdań jednostek posiadających osobowość prawną oraz pozostałych jednostek określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. poz. 1344, obecnie Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy CP-L w Lublinie przekazał terminowo sprawozdania wymagane przepisami wyżej wymienionego rozporządzenia, tj. Rb-N za I, II, III i IV kwartał 2014 roku oraz Rb-Z za I, II, III i IV kwartał 2014 roku. Sprawozdania Rb-UZ uzupełniające o stanie zobowiązań i Rb-UN uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych wykazywały wartości zerowe. Zgodnie z 6 ust. 3 wyżej Strona 5/6

6 wymienionego rozporządzenia: 3. Jednostka nie sporządza sprawozdania Rb-UZ lub Rb- UN, w przypadku gdy nie posiada zobowiązań lub należności podlegających wykazaniu w tych sprawozdaniach. W kontrolowanym okresie WOMP CP-L składał także sprawozdania do Departamentu Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie zgodnie z uchwałą Nr CCXX/4438/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 24 grudnia 2013 r. w sprawie ujednolicenia ewidencji księgowej, przekazywania okresowych informacji o sytuacji finansowej, sporządzania rocznych planów rzeczowo-finansowych i inwestycyjnych oraz sprawozdań z ich wykonania przez jednostki ochrony zdrowia podległe Samorządowi Województwa Lubelskiego. W powyższej uchwale zobowiązano Dyrektorów jednostek ochrony zdrowia podległych Samorządowi Województwa Lubelskiego do składania miesięcznych informacji o sytuacji finansowej oraz planu rzeczowo finansowego, wykonanie planu rzeczowo finansowego, planu inwestycyjnego, wykonanie planu inwestycyjnego wraz z pisemnymi uzasadnieniami. Kontrolujący ustalili, że Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy CP-L w Lublinie przekazał wymagane sprawozdania w terminie określonym w wyżej wymienionej uchwale. W związku z powyższym nie przedstawia się zaleceń pokontrolnych Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA /-/ Arkadiusz Bratkowski Członek Zarządu.. Podmiot uprawniony do kontroli Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Strona 6/6