Zasady (polityka) rachunkowości

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4a-I/VI/10 Burmistrza Miasta Biłgoraj z dnia 31 grudnia 2010 roku Zasady (polityka) rachunkowości I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe budŝetu Miasta Biłgoraj oraz jednostki budŝetowej Urzędu Miasta Biłgoraj prowadzone są w budynku Urzędu Miasta Biłgoraj, Plac Wolności 16, Biłgoraj. 2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym jest okres roku budŝetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których w szczególności sporządza się: a) w jednostce budŝetowej Urzędzie Miasta Biłgoraj: - deklaracje ZUS w terminie do dnia 5 kaŝdego miesiąca za miesiąc poprzedni, - sprawozdania budŝetowe na podstawie i w terminach określonych we właściwych przepisach: Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania: 1. sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego, 2. sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego, Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania: 1. sprawozdanie Rb-27ZZ kwartalne z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, 2. sprawozdanie Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłuŝnych oraz poręczeń i gwarancji, 3. sprawozdanie Rb-N kwartalne o stanie naleŝności oraz wybranych aktywów finansowych, 4. sprawozdanie Rb-50 kwartalne o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami. Za okresy roczne sporządza się sprawozdania: 1. sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego, 2. sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego, 3. sprawozdanie Rb-ST roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego, 4. sprawozdanie Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłuŝnych, 5. sprawozdanie Rb-UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie naleŝności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej. 1

2 - sprawozdania finansowe na podstawie i w terminach określonych we właściwych przepisach: 1. bilans sporządzony w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, 2. rachunek zysków i strat jednostki (wariant porównawczy) w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, 3. zestawienie zmian w funduszu jednostki w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, b) w jednostce samorządu terytorialnego Mieście Biłgoraj: - deklaracje na podatek od towarów i usług w terminie do dnia 25 kaŝdego miesiąca za miesiąc poprzedni, - sprawozdania budŝetowe na podstawie i w terminach określonych we właściwych przepisach: Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania: 1. sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego, 2. sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego. Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania: 1. sprawozdanie Rb-27ZZ kwartalne z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, 2. sprawozdanie Rb-NDS kwartalne o nadwyŝce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, 3. sprawozdanie Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłuŝnych oraz poręczeń i gwarancji, 4. sprawozdanie Rb-N kwartalne o stanie naleŝności oraz wybranych aktywów finansowych, 5. sprawozdanie Rb-50 kwartalne o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, 6. sprawozdanie Rb-ZN kwartalne o stanie zobowiązań oraz naleŝności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych. Za okresy półroczne sporządza się sprawozdania: 1. sprawozdanie Rb-34S półroczne/roczne z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, Za okresy roczne sporządza się sprawozdania: 1. sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego, 2. sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego, 3. sprawozdanie Rb-PDP roczne z wykonania dochodów podatkowych gminy/miasta na prawach powiatu, 4. sprawozdanie Rb-34S półroczne/roczne z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, 5. sprawozdanie Rb-ST roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego, 6. sprawozdanie Rb-WSa roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu terytorialnego, 2

3 7. sprawozdanie Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłuŝnych, 8. sprawozdanie Rb-UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie naleŝności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej, - sprawozdania finansowe na podstawie właściwych przepisów: 1. bilans z wykonania budŝetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, 2. łączne sprawozdania finansowe (bilanse, rachunki zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszach) jednostek budŝetowych, 3. skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego. - sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej oraz o zaległych naleŝnościach przedsiębiorców na podstawie właściwych przepisów: 1. sprawozdanie kwartalne/roczne o udzielonej pomocy publicznej, 2. sprawozdanie kwartalne o zaległych naleŝnościach przedsiębiorców z tytułu świadczeń na rzecz sektora finansów publicznych. - sprawozdanie roczne OŚ-4g z gospodarowania gminnym funduszem ochrony środowiska i gospodarki wodnej sporządzane na podstawie właściwych przepisów. Urząd Miasta Biłgoraj i Miasto Biłgoraj są zobowiązani od sporządzania wszystkich sprawozdań zgodnie z właściwymi przepisami prawa aktualnie obowiązującymi. Zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego w zakresie wszelkich obowiązków sprawozdawczych nie powodują obowiązku aktualizowania przedstawionego wyŝej wykazu sprawozdań. 3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe prowadzone są dla budŝetu Miasta Biłgoraj oraz jednostki budŝetowej Urzędu Miasta Biłgoraj przy wykorzystaniu komputerów z oprogramowaniem umoŝliwiającym ich prowadzenie. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: - dziennik główna, - dzienniki częściowe, - księgę główną, - księgi pomocnicze, - konta pozabilansowe, - zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, - wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Dziennik główna zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik główna umoŝliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. KaŜdy zapis księgowy otrzymuje automatycznie numer pozycji, pod którym został wprowadzony do dziennika, a takŝe dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Dzienniki częściowe zawierają chronologiczne ujęcie zdarzeń pogrupowanych według rodzajów, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Suma obrotów dzienników częściowych za dany okres odpowiada sumie obrotów dziennika główna. Dzienniki częściowe tworzone są na bieŝąco według potrzeb. W szczególności są prowadzone następujące dzienniki częściowe: - plany, - rejestr budŝetu (dochody i wydatki), - rejestr inwestycyjny, 3

4 - rejestry na poszczególne zadania realizowane przy dofinansowaniu ze środków zewnętrznych, - rejestr jednostki (dochody i wydatki), - rejestr sprzedaŝy, - płace, - rejestr Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, - rejestr sum depozytowych, - rejestr środków trwałych, Na koniec kaŝdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników pomocniczych. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób zachowujący następujące zasady: - podwójnego zapisu, - systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową (z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie zapłaty niezaleŝnie od rocznego budŝetu, którego dotyczą), - moŝliwości powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku główna. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Zasady ich prowadzenia oraz szczegółowość zostały określone w Zakładowym Planie Kont. Przy prowadzeniu ksiąg pomocniczych obowiązuje zasada ewidencji ilościowo-wartościowej dla kaŝdego składnika aktywów obrotowych ujmuje się obroty i stany w jednostkach. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem główna ani z Ŝadnym urządzeniem ewidencyjnym. W szczególności na kontach pozabilansowych ujmowane jest zaangaŝowanie wydatków budŝetowych. Zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec kaŝdego okresu sprawozdawczego. Zawiera ono: - symbole lub nazwy kont, - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, - sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty zestawienia obrotów i sald powinno być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzane jest zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) w Urzędzie Miasta Biłgoraj role inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. 4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych zostały określone w odrębnym dokumencie. 4

5 II. Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego 1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów Aktywa i pasywa wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niŝ na dzień bilansowy w sposób następujący: - środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a takŝe o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Środki trwałe stanowiące własność Miasta Biłgoraj otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji. - środki trwałe w budowie w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, - udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej. Wartość w cenie nabycia moŝna przeszacować do wartości w cenie rynkowej, a róŝnicę odnieść na fundusz jednostki. - rzeczowe składniki aktywów obrotowych według ich wartości wynikających z ewidencji, - naleŝności i udzielone poŝyczki w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostroŝności, - zobowiązania w kwocie wymaganej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów finansowych innych niŝ środki pienięŝne lub wymiany na instrumenty finansowe według wartości godziwej, - rezerwy w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości, - kapitały (fundusze) własne oraz pozostałe aktywa i pasywa w wartości nominalnej. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do uŝywania, umarza się: - ksiąŝki i inne zbiory biblioteczne, - środki dydaktyczne słuŝące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych, - odzieŝ i umundurowanie, - meble i dywany, - pozostałe środki trwałe (wyposaŝenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do uŝywania. Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach prawa, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Do przychodów Urzędu Miasta Biłgoraj zalicza się dochody budŝetu Miasta Biłgoraj nieujęte w planach finansowych innych jednostek budŝetowych. Odsetki od naleŝności i zobowiązań, w tym równieŝ tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niŝ pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek naleŝnych na koniec kwartału. NaleŜności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyraŝone w walutach obcych wycenia się nie później niŝ na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. 5

6 Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarzane i amortyzowane są w okresach miesięcznych. W celu ustalenia nadwyŝki lub deficytu budŝetu operacje dotyczące dochodów i wydatków są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budŝetu oraz rachunkach bieŝących dochodów i wydatków budŝetowych jednostek budŝetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach. Rzeczowe składniki majątku obrotowego wycenia się na dzień bilansowy według ich wartości wynikających z ewidencji. Aktywa są to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Aktywa obrotowe rozumie się przez to tę część aktywów jednostki, które w przypadku: a. aktywów rzeczowych (materiałów nabytych w celu zuŝycia na własne potrzeby) są przeznaczone do zbycia lub zuŝycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, b. aktywów finansowych (aktywów pienięŝnych i instrumentów kapitałowych wyemitowanych przez inne jednostki) są płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12miesięcy od dnia bilansowego lub od daty ich załoŝenia, wystawienia lub nabycia, albo stanowią aktywa pienięŝne, c. naleŝności krótkoterminowych obejmują ogół naleŝności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część naleŝności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które staja się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, d. rozliczeń międzyokresowych trwają nie dłuŝej niŝ 12 miesięcy od dnia bilansowego. Aktywa trwałe rozumie się przez to aktywa jednostki, które nie są zaliczane do aktywów obrotowych, Rzeczowe aktywa obrotowe rozumie się przez to materiały nabyte w celu zuŝycia na własne potrzeby. Środki trwałe rozumie się przez to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej uŝyteczności dłuŝszym niŝ rok, kompletne, zdatne do uŝytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: - nieruchomości w tym: grunty, prawo uŝytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a takŝe będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu uŝytkowego, - maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, - ulepszenia w obcych środkach trwałych, - inwentarz Ŝywy. Środki trwałe oddane do uŝywania na podstawie umowy najmu, dzierŝawy lub innej umowy o podobnym charakterze zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Wartości niematerialne i prawne rozumie się przez to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej uŝyteczności dłuŝszym niŝ rok, przeznaczone do uŝywania na potrzeby jednostki, a w szczególności: - autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, - prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów uŝytkowych oraz zdobniczych, - know-how. Wartości niematerialne i prawne oddane do uŝywania na podstawie umowy najmu, dzierŝawy lub innej umowy o podobnym charakterze zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. 6

7 Środki trwałe w budowie rozumie się przez to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montaŝu lub ulepszenia juŝ istniejącego środka trwałego. NaleŜności rozumie się przez to środki pienięŝne naleŝne jednostce: - z mocy prawa, - z tytułu zawartych umów, - wynikające z rozrachunków z kontrahentami. NaleŜności, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego są naleŝnościami krótkoterminowymi. Natomiast naleŝności, których termin zwrotu do jednostki przekracza 12 miesięcy są naleŝnościami długoterminowymi. Zobowiązania rozumie się przez to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie juŝ posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Rezerwy rozumie się przez to zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są pewne. Pasywa główne składniki pasywów zostały wymienione we wzorach bilansów określonych przez Ministra Finansów. Są to: - fundusz jednostki który jest równowartością majątku trwałego i obrotowego jednostki, - wynik finansowy ustalany na koniec kaŝdego roku obrotowego, - fundusze celowe w szczególności Miejski Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, - zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe wg. ustawy o rachunkowości zobowiązania krótkoterminowe są to zobowiązania, które są wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. - fundusze specjalne w szczególności Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, - rozliczenia międzyokresowe po stronie pasywów będą to rezerwy na koszty przewidywane do poniesienia w przyszłych okresach i przychody dotyczące świadczeń, których wykonanie nastąpi w przyszłych okresach. W przypadku bilansu z wykonania budŝetu Miasta pasywa obejmują zobowiązania i aktywa netto budŝetu (nadwyŝkę lub niedobór i inne wyniki finansowe). Aktywa netto to aktywa jednostki pomniejszone o zobowiązania, odpowiadające wartościowo kapitałowi (funduszowi) własnemu. 2. Ustalanie wyniku finansowego Wynik finansowy jednostki budŝetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860/J Wynik finansowy (szczegółowe omówienie zasad funkcjonowania konta zostało uregulowane w Zakładowym Planie Kont). Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest według rodzajów kosztów (grupa 4). Wynik z wykonania budŝetu Miasta Biłgoraj (niedobór lub nadwyŝka budŝetu) ustalany jest według zasady kasowej poprzez porównanie zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków budŝetowych (wydatki dokonane oraz niewygasające) na koncie 961/O Wynik wykonania budŝetu (szczegółowe omówienie zasad funkcjonowania konta zostało uregulowane w Zakładowym Planie Kont). III. Szczegółowe zasady rachunkowości I. Dochody z tytułu opłaty skarbowej ujmowane są w księgach rachunkowych dziennie (jedną kwotą) na podstawie dokumentów źródłowych. Są to dochody nieprzypisane. W momencie wpływu ewidencjonowane są bezpośrednio na konto przychody finansowe. II. Wszystkie wpływy stanowiące dochód budŝetu Miasta Biłgoraj w tym pobierane przez Urzędy Skarbowe oraz przekazywane przez Ministra Finansów, dotacje i subwencje, a takŝe środki z budŝetów innych jednostek samorządu terytorialnego ujmowane są zarówno w księgach budŝetu, jak i księgach Urzędu Miasta Biłgoraj. Dochody wpływające na rachunek budŝetu, dla których nie została podana specyfikacja na przelewie (według klasyfikacji budŝetowej) księgowane są zgodnie 7

8 z klasyfikacją właściwą dla dochodów z tytułu podatku od czynności cywilnoprawnych od osób fizycznych. Po otrzymaniu sprawozdań (kwartalnie) z Urzędów Skarbowych dochody rozksięgowywane są zgodnie z właściwą klasyfikacją. III. Dochody z tytułu odsetek od depozytów są dochodami nieprzypisanymi. W momencie wpływu ewidencjonowane są bezpośrednio na konto przychody finansowe. IV. ZadłuŜenie z tytułu kredytów i poŝyczek oraz ich spłata ewidencjonowana jest jedynie w księgach rachunkowych budŝetu Miasta Biłgoraj. V. Wszystkie wydatki (zarówno gotówkowe jak i bezgotówkowe) dokonywane na podstawie dokumentów zewnętrznych obcych (rachunki, faktury, wnioski o dokonanie wpłat zaliczkowych na rzecz wspólnot mieszkaniowych za najemców mieszkaniowego zasobu gminy) ujmowane są na kontach rozrachunkowych Urzędu Miasta Biłgoraj. Natomiast wydatki dokonywane na podstawie dokumentów własnych (w szczególności zestawienia wypłaty dodatków mieszkaniowych, diety dla radnych i przewodniczących rad osiedlowych) mogą być księgowane bezpośrednio w koszty. VI. Wysokość dotacji przypadającej na jednego ucznia przedszkola niepublicznego obliczana jest na podstawie kwot wynikających z uchwały budŝetowej na dany rok oraz na koniec kaŝdego miesiąca w ciągu roku (po ewentualnych zmianach budŝetu). Liczba uczniów ustalana jest raz w roku według stanu w styczniu. NaleŜności od innych gmin z tytułu zwrotu udzielonej dotacji przez Miasto Biłgoraj ewidencjonowane są na bieŝąco po wystawieniu not obciąŝeniowych. Wpływ środków księgowany jest na zmniejszenie wydatków w klasyfikacji budŝetowej właściwej dla VII. dotacji dla niepublicznego przedszkola. Ujmowanie (wpływów środków na rachunek budŝetu) na zmniejszenie wydatków moŝe się odbywać jedynie w roku, w którym wydatek był poniesiony. W roku następnym wpływ jest księgowany na dochody. Na zmniejszenie wydatków ujmowane są w szczególności wpływy z tytułu refundacji wynagrodzeń z Powiatowego Urzędu Pracy w Biłgoraju, otrzymane odszkodowania od firm ubezpieczeniowych, zwracane dodatki mieszkaniowe oraz niewykorzystane dotacje udzielane z budŝetu Miasta Biłgoraj. VIII. Wpływy pochodzące z tytułu odliczonego podatku VAT księgowane są zawsze na dochody budŝetu. IX. Pracownicy Referatu Finansowego, którzy w zakresie swoich obowiązków mają ewidencję dochodów budŝetu Miasta Biłgoraj sporządzają, w terminach określonych właściwymi przepisami, sprawozdania z przypisanych im poszczególnych rodzajów dochodów. Na podstawie tych sprawozdań sporządzane jest sprawozdanie jednostkowe Urzędu Miasta Biłgoraj. Sposób ewidencji został szczegółowo opisany w Zakładowym Planie Kont. Pracownik Referatu Finansowego, który w zakresie swoich obowiązków posiada sporządzanie sprawozdań łącznych agreguje dane otrzymywane od jednostek, których sprawozdania podlegają łączeniu. X. Odsetki od naleŝności i zobowiązań, w tym równieŝ tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek naleŝnych na koniec tego kwartału. XI. Pracownicy Urzędu Miasta Biłgoraj mogą pobierać zaliczki na wydatki związane z wykonywanymi obowiązkami słuŝbowymi. Zaliczki są rozliczane w terminie 14 dni od dnia pobrania gotówki. W przypadku nie zachowania tego terminu nierozliczona kwota podlega potrąceniu z wynagrodzenia naleŝnego pracownikowi. W przypadku konieczności wynikającej ze specyfiki danego stanowiska pracy mogą być udzielane zaliczki stałe. Podlegają one rozliczeniu najpóźniej do końca danego XII. XIII. XIV. roku budŝetowego. Urząd Miasta Biłgoraj prowadzi rachunek bankowy sumy depozytowe. Na tym rachunku gromadzone są środki pozabudŝetowe, nie stanowiące naleŝności (dochodów) budŝetu Miasta. W szczególności są to róŝnego rodzaju wadia, kaucje oraz kwoty wniesione jako zabezpieczenie naleŝytego wykonania umów. W przypadku doręczenia do Urzędu Miasta Biłgoraj faktury, rachunku lub innego równowaŝnego dokumentu po wskazanym na nim terminie płatności, zapisu w księgach rachunkowych dokonuje się pod datą doręczenia tego dokumentu. Zapłaty dokonuje się niezwłocznie. W przypadku doręczenia do Urzędu Miasta Biłgoraj faktury, rachunku lub innego równowaŝnego dokumentu po terminie sporządzenia sprawozdania budŝetowego, w którym ten dokument naleŝało ująć dokument ujmujemy w księgach rachunkowych pod datą doręczenia i wykazujemy w sprawozdaniach budŝetowych następnego okresu. 8

9 IV. Wykaz i opis programów komputerowych wykorzystywanych w Referacie Finansowym Urzędu Miasta Biłgoraj oraz opis systemu ochrony danych 1. Wykaz programów Lp. Nazwa programu - wersja Producent Data wdroŝenia 1. System Finansowo - Księgowy (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 2. System Podatkowy (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 3. Ewidencja Środków Trwałych (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 4. Ewidencja WyposaŜenia - drobnych środków trwałych (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 5. Ewidencja i Naliczanie Płac (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 6. System Kasa (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 7. Program BudŜet (wersja ) Delfin s.c r. 8. Sprawozdania (wersja ) Delfin s.c r. 9. Ewidencja gruntów EWOPIS (wersja 4.05) GEOBID Sp. z o.o r. 10. System Opłat (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 11. System SprzedaŜ (wersja ) Mikrobit Sp. z o.o r. 12. Bestia (wersja ) SPIN S.A., Sputnik Software Sp. z o.o., MiCOMP r. 2. Opis programów 1. System Finansowo - Księgowy System przeznaczony jest do prowadzenia pełnej księgowości. Składa się z następujących modułów: ewidencji, rozrachunki, sprawozdania, koszty. System FK moŝe otrzymywać automatycznie generowane polecenie księgowania z innych systemów firmy mikrobit takich jak: Środki Trwałe, System Podatkowy, System Płacowy. 9

10 Moduł Ewidencja słuŝy do rejestracji i księgowania operacji finansowych na kontach analitycznych i syntetycznych oraz informowania o stanach i obrotach tych kont. Podczas księgowania wszystkie dokumenty są automatycznie rejestrowane w księgach pomocniczych i księdze głównej, zaś dokumenty dotyczące kont rozrachunkowych - w kartotece rozrachunków nierozliczonych. Moduł Rozrachunki jest przeznaczony do prowadzenia ewidencji nierozliczonych dokumentów rozrachunkowych, informowania o saldach dwustronnych kont (naleŝnościach i zobowiązaniach), prowadzenia archiwum rozrachunków rozliczonych, naliczania odsetek za nieterminowe zapłaty, drukowania wezwań do uzgodnienia salda, wezwań do zapłaty, not kompensacyjnych i not odsetkowych. Moduł Sprawozdania umoŝliwia uŝytkownikowi definiowanie i sporządzanie róŝnego typu sprawozdań, zestawień czy podsumowań. UŜytkownik moŝe definiować wydruki w kilku standardowych, jak równieŝ we własnym formacie. Dane do wydruków są pobierane z kartoteki stanów i obrotów kont analitycznych i moŝna wykonywać na nich róŝne operacje takie jak dodawanie, odejmowanie, mnoŝenie i dzielenie. Operacje te pozwalają na zdefiniowanie praktycznie kaŝdego typu sprawozdania. Moduł Koszty umoŝliwia uŝytkownikowi tworzenie dekretów rozliczających koszty z jednego układu na inny oraz przenoszenia kosztów na konta wynikowe. Operacje te są wykonywane na podstawie zdefiniowanych przez uŝytkownika schematów, według jakich ma się odbywać takie rozliczenie. Moduł moŝna teŝ zastosować do zamykania kont na koniec miesiąca lub roku. Wszystkie programy firmy MikroBIT wyposaŝone są w moduły Dane Podstawowe i Administrator. Pierwszy z tych modułów słuŝy m.in. do edycji planu kont, podstawowych informacji o pracownikach i kontrahentach. Moduł Administrator słuŝy do technicznej obsługi i zarządzania bazami danych, wykonywania kopii, usuwania niepotrzebnych wydruków. Dostęp do poszczególnych funkcji tych modułów (jak równieŝ pozostałych) jest ograniczony systemem praw dostępu, umoŝliwiając blokadę wykonywania funkcji przez osoby nieprzeszkolone i nieupowaŝnione. 2. System Podatkowy System Podatkowy przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji środków transportu, gospodarstw, nieruchomości miejskich, nieruchomości jednostek gospodarki uspołecznionej oraz księgowania podatków, przychodów, wydatków a takŝe przygotowania danych pod kątem analizy budŝetu urzędu i sprawozdawczości. System w szczególności umoŝliwia: obsługę środków transportowych w oparciu o tabelę podatkową i numer rejestracyjny pojazdu, ewidencję finansową z naliczaniem wymiaru podatku i prowadzeniem przypisów i odpisów oraz wpłat, obsługę gospodarstw rolnych w oparciu o numer ewidencyjny gospodarstwa i podatnika, tabele przeliczeniowe i stawki, ewidencję finansową z naliczaniem wymiaru podatku i z uwzględnieniem prowadzenia przypisów i odpisów oraz wpłat a takŝe ich księgowaniem, obsługę nieruchomości w oparciu o numer ewidencyjny nieruchomości i podatnika, tabele przeliczeniowe i stawki, ewidencję finansową z naliczaniem podatku i uwzględnieniem prowadzenia przypisów i odpisów oraz wpłat a takŝe ich księgowaniem, obsługę nieruchomości jednostek gospodarki uspołecznionej, ewidencję finansową z uwzględnieniem prowadzenia przypisów, odpisów oraz wpłat a takŝe ich księgowaniem. dostarczanie informacji o stanie posiadania podatnika z zakresu środków transportu, gospodarstw i nieruchomości ze szczegółową informacją o wielkości zobowiązań płatniczych, generowanie rejestrów wymiarowych, zestawień zbiorczych, nakazów płatniczych, dzienników obrotów, dowodów wpłat podatku, zawiadomień i innych, archiwizowanie zbiorów oraz tworzenie kopii tymczasowych w celu zabezpieczenia danych na wypadek awarii sprzętu lub zaniku napięcia zasilania. 3. Ewidencja Środków Trwałych System ewidencji środków trwałych jest przeznaczony do prowadzenia ewidencji środków trwałych Urzędu Miasta i współpracuje z modułami Dane Podstawowe i Administrator. Pozwala na rejestrowanie wszystkich operacji jakim podlegają środki trwałe, informowania o nich (np.: zakup, likwidacja) i wykazywania stanu środków trwałych na początek roku, na koniec kaŝdego 10

11 miesiąca lub roku, ich umorzeniu i amortyzacji, a takŝe do przeszacowania wg obowiązujących przepisów. WyposaŜony jest w bogaty zestaw wydruków zawartości baz danych. 4. Ewidencja WyposaŜenia - drobnych środków trwałych Program ewidencja wyposaŝenia (ewidencja drobnych środków trwałych) umoŝliwia prowadzenie ewidencji ilościowo - wartościowej wyposaŝenia w uŝytkowaniu w podziale na kartoteki uŝytkowników grupowych i kartoteki osobistego wyposaŝenia pracowników. Podstawowe moŝliwości programu: wprowadzanie bilansu otwarcia dla poszczególnych uŝytkowników grupowych i indywidualnych wyposaŝenia, półautomatyczne wystawianie dokumentów dotyczących likwidacji lub zmiany miejsca uŝytkowania wyposaŝenia i ich księgowanie oraz aktualizacja kartotek, prowadzenie szczegółowej kartoteki wyposaŝenia w uŝytkowaniu, generowanie zbiorczych zestawień obrotów wg grup wyposaŝenia i ich uŝytkowników, kompleksowa analiza osobistego wyposaŝenia pracownika. 5. Ewidencja i Naliczanie Płac System ewidencja i naliczanie płac jest programem elastycznym w zakresie dostosowania właściwości eksploatacyjnych do potrzeb uŝytkownika. System prowadzi kartotekę personalną, która zawiera głównie informacje płacowe. Informacja płacowa jest przechowywana w postaci kartotek miesięcznych. Ponadto system prowadzi tzw. kartotekę historyczną; dane z tej kartoteki dostępne są w trakcie rejestracji i emisji list płacowych. System generuje róŝnego typu listy płac (zdefiniowane przez uŝytkownika), paski, zaświadczenia, formularze podatkowe i inne dokumenty. 6. System Kasa System kasa jest przeznaczony do wystawiania dokumentów kasowych oraz prowadzenia ewidencji tych dokumentów. System składa się z jednego modułu, który współpracuje z modułami Dane Podstawowe i Administrator. W module "Kasa" rejestruje się dokumenty (KP i KW), generuje raporty kasowe na określony dzień, księguje się raporty kasowe oraz generuje polecenie księgowania do systemu Finansowo - Księgowego System "Kasa" moŝe współpracować z systemem FK z modułem "Rozrachunki", gdzie jest moŝliwość ściągnięcia z Rozrachunków treści i kwoty rozrachunku danego kontrahenta lub pracownika, a takŝe wygenerowania do FK gotowych dekretów na podstawie zdefiniowanych przez uŝytkownika tabel księgowania i parametrów systemu. Podczas wprowadzania danych do systemu uŝytkownik ma dostęp do róŝnego rodzaju informacji pomocniczych dotyczących kontrahentów, pracowników, planu kont, symboli operacji księgowych, itp. 7. Program BudŜet Program pozwala zaprojektować budŝet jednostki samorządu terytorialnego, planować i ewidencjonować w ciągu roku wszystkie zmiany w przyjętym budŝecie oraz rejestrować wykonanie tego budŝetu zgodnie z wymaganiami ustawy o finansach publicznych. Program generuje dokumenty na potrzeby rady, zarządu, komisji rady, Regionalnych Izb Obrachunkowych, jednostek organizacyjnych samorządu oraz do celów prezentacji projektu i wykonania budŝetu mieszkańcom gminy lub powiatu. System umoŝliwia opisanie budŝetu na dowolnym stopniu jego szczegółowości oraz zilustrowanie go za pomocą zestawu układów tabelarycznych i wykresów. 11

12 Program umoŝliwia dostosowanie struktury budŝetu w sposób odpowiadający potrzebom jednostki kaŝdej wielkości. System zawiera wbudowany słownik aktualnie obowiązującej klasyfikacji budŝetowej. Projektowanie struktury budŝetu odbywa się poprzez wybieranie odpowiednich pozycji ze słownika, bez konieczności ręcznego ich wpisywania. Ponadto program umoŝliwia: łączenie działów klasyfikacji budŝetowej w dowolne grupy definiowane przez uŝytkownika (zadania własne, zlecone, realizowane wspólnie z innymi jednostkami itp.), kopiowanie raz zaprojektowanej struktury budŝetu na kolejne lata budŝetowe, bez konieczności corocznego jej przepisywania, szybkie dostosowanie struktury budŝetu do zachodzących zmian prawnych (klasyfikacji budŝetowej, zmian w kompetencjach itp.). Program pozwala na automatyczne generowanie zestawień stanowiących załączniki do uchwały budŝetowej: dochody, wydatki (z pokazaniem grup paragrafów w wydatkach: majątkowe i bieŝące, w tym wynagrodzenia i pochodne, dotacje, obsługa długu itd.), przychody i rozchody oraz inne wymienione w art. 124 ustawy o finansach publicznych: wykaz inwestycji realizowanych ze środków budŝetu, wykaz dotacji budŝetowych dla jednostek kultury, wykaz dotacji budŝetowych dla zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych, wykaz dotacji udzielanych ze środków budŝetowych innym podmiotom. Program spełnia wymagania ustawy o finansach publicznych, nakazującej jednostce samorządowej sporządzanie harmonogramów dochodów i wydatków budŝetowych. Program umoŝliwia: sporządzanie harmonogramów dochodów i wydatków budŝetowych. Harmonogramy moŝna sporządzić z dokładnością do: dni, tygodni, dekad, miesięcy lub kwartałów roku budŝetowego, efektywniejsze zarządzanie środkami budŝetowymi poprzez kontrolowanie i przewidywanie występowania okresowych deficytów i nadwyŝek środków budŝetowych, sporządzanie informacji o harmonogramie dla poszczególnych jednostek organizacyjnych samorządu, wydruki harmonogramów ilustrowane są wykresami, obrazującymi wielkości przepływów środków budŝetowych. Przyjęty stosowną uchwałą budŝet podlega dość częstym zmianom, zarówno w zakresie dochodów jak i wydatków. W zakresie obsługi zmian, program umoŝliwia: bieŝące wprowadzanie zmian w budŝecie, kontrolowanie salda i skutków wprowadzonych zmian, pokazanie stanu budŝetu na dowolnie wybrany dzień. W zakresie obsługi realizacji budŝetu, program pozwala na: kontrolę wykonania dochodów i wydatków, sporządzanie raportów i sprawozdań stanu wykonania budŝetu, na potrzeby rady, zarządu, Regionalnej Izby Obrachunkowej itp., dokonywanie analiz wykonania budŝetu lub jego wybranych fragmentów, ilustrowanych przy pomocy układów tabelarycznych i wykresów. 8. Sprawozdania Program umoŝliwia sporządzenie następujących sprawozdań (zgodnie z rozporządzeniem MF z dnia r.): Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-N, Rb-Z, Rb-PDP, Rb-30, Rb-31, Rb-32, Rb-33, Rb-50, wnioseksprawozdanie o utraconych dochodach (zbiorcze, jednostkowe - równieŝ miesięczne), wydrukowanie ich i sporządzenie elektronicznego zapisu baz, które zgodnie z rozporządzeniem naleŝy przekazać jednostce nadrzędnej, RIO czy dysponentowi środków. W Urzędzie Miasta Biłgoraj zainstalowane jest sprawozdanie se a w jednostkach podległych sprawozdanie j. Program automatycznie wylicza sumy wymaganych pozycji, wylicza sumy kontrolne i w określonym przez MF zakresie weryfikuje poprawność sporządzanych sprawozdań. W przypadku dokonywania korekty w sprawozdaniu jednostkowym wystarczy zmienić stosowne miejsca w danych zapisanych w programie i ponownie wydrukować sprawozdanie bez konieczności przepisywania całego sprawozdania. To ułatwia sporządzenie sprawozdania i skraca czas jego wykonania. Dla posiadaczy systemu BudŜet inicjuje się połączenie z jednostką podległą juŝ z danymi danej jednostki z posiadanej ewidencji. 12

13 9. Ewidencja gruntów EWOPIS System EWOPIS dla WINDOWS jest narzędziem do zakładania oraz prowadzenia ewidencji gruntów, budynków i lokali zgodnie z rozporządzeniem MRRiB z dnia 29 marca 2001r. Podstawowe funkcje programu: ewidencja podmiotu: osoby fizyczne, instytucje (osoby prawne), małŝeństwa, podmioty grupowe ewidencja przedmiotu: działki, budynki, lokale obsługa jednostek rejestrowych gruntowych, budynkowych i lokalowych obsługa dziennika zgłoszeń zmian prowadzenie rejestru cen prowadzenie rezerwacji numerów działek Ewidencję prowadzi Starostwo Powiatowe w Biłgoraju. Bazy danych aktualizowane są raz na miesiąc. 10. System Opłat System Opłaty SO jest programem wspomagającym ewidencje dzierŝaw, uŝytkowań wieczystych oraz innych opłat naliczanych i rozliczanych wg określonych kryteriów. Raz określone dane pomagają w prosty sposób naliczać opłaty na kolejne okresy, ewidencjonować ich wpłaty oraz rozliczać płatników z nieterminowych zapłat. System ma prostą budowę, dzięki temu wszystkie informacje dostępne są na jednym oknie na ciągu zakładek. Poruszając się po ewidencji płatników otrzymujemy informacje o wszystkich jego zobowiązaniach. System składa sie z jednego modułu, który współpracuje z modułami: Księgowość BudŜetowa, Dane Podstawowe, i Administrator. 11. System SprzedaŜ System SprzedaŜ - SP ściśle współpracuje z Systemem Opłat i jest eksploatowany niezaleŝnie, jako program wspomagający wystawianie faktur. Podstawowe cechy programu: Obsługa kartoteki indeksów z podziałem na dane właściwe dla ewidencji obrotu magazynowego, symboli SWW, PKWiU i stawek podatku VAT; uŝytkownik ma dostępny indeks o zmiennej długości z moŝliwością ich podziału na istotne człony; Obsługa cennika dla potrzeb sprzedaŝy w podziale na dowolne rodzaje cen z moŝliwością uwzględnienia róŝnych wielkości marŝy oraz stawek VAT; MoŜliwość automatycznego wyliczania cen sprzedaŝy na podstawie ceny zakupu; Wystawianie dokumentów obrotu magazynowego z moŝliwością ich drukowania; Przetwarzanie dokumentów w czasie rzeczywistym i bieŝąca kontrola stanów magazynowych; Wystawianie faktur VAT, paragonów fiskalnych, wewnętrznych dowodów wydania oraz dokumentów korygujących; Generowanie zbiorczych faktur dla płatników. Przygotowanie zestawień rejestru sprzedaŝy za dowolnie wybrany okres, na podstawie wystawionych faktur; Przygotowanie róŝnego rodzaju zestawień danych dla potrzeb analizy ekonomicznej sprzedaŝy; Pełna obsługa księgowa sprzedaŝy (takŝe rozrachunków i opodatkowania ) z moŝliwością generowania polecenia księgowania do systemu Finansowo - Księgowego, bez konieczności ponownego wprowadzania poszczególnych informacji z dokumentów źródłowych; Śledzenie obrotów i sald poszczególnych płatników; Podgląd na rozrachunki bieŝące z kontrahentami. 13

14 12. Bestia System to specjalistyczny program przeznaczony do zarządzania budŝetami jednostek samorządu terytorialnego. System stanowi kompleksowe narzędzie do zarządzania budŝetami jednostek samorządu terytorialnego. Ma ono na celu wsparcie słuŝb finansowych JST w realizacji zadań w zakresie planowania i modyfikacji budŝetu. UŜytkownikami systemu są jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, regionalne izby obrachunkowe wraz z zespołami zamiejscowymi oraz Ministerstwo Finansów. System wspomaga sporządzanie sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych. Obsługuje takŝe tworzenie bilansów jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budŝetu JST oraz bilansu skonsolidowanego. Wspomaga pracę w zakresie sprawozdawczości i uchwał budŝetowych, umoŝliwia tworzenie raportów w róŝnych przekrojach na podstawie wprowadzonych danych. Program obsługuje elektroniczne przesyłanie sprawozdań budŝetowych do Ministerstwa Finansów za pośrednictwem właściwej terytorialnie regionalnej izby obrachunkowej. Wymiana danych odbywa się z moŝliwym wykorzystaniem podpisu elektronicznego i bez uŝycia zewnętrznych programów pocztowych. Zmiana wersji uŝytkowanych programów nie zmieniająca w sposób istotny ich charakteru nie powoduje obowiązku zmiany przedstawionego wykazu. 3. Opis systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów oraz opis systemu przetwarzania danych 1) Opis systemu przetwarzania i zabezpieczania danych (gromadzonych na nośnikach komputerowych) został uregulowany odrębnym dokumentem. 2) Na system słuŝący ochronie danych i ich zbiorów (w formie papierowej) składają się przede wszystkim zabezpieczenia fizyczne. Ochronę przed dostępem osób nieupowaŝnionych zapewniają zamki i drzwi do pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Natomiast do zabezpieczeń, których nie moŝna zaklasyfikować jako fizyczne naleŝy zaliczyć wewnętrzne procedury kontroli, a w szczególności regulamin organizacyjny oraz zakresy obowiązków przydzielone poszczególnym pracownikom mającym dostęp do dokumentów księgowych. V. ZaangaŜowanie ZaangaŜowanie wydatków, (dokonanie zapisów na właściwych kontach ksiąg rachunkowych Urzędu Miasta Biłgoraj), w szczególności jest ewidencjonowane na podstawie następujących dokumentów: 1. kontrasygnowana umowa, aneks, porozumienie, zlecenie, protokół z negocjacji, kontrasygnata złoŝona dla potrzeb sporządzenia aktu notarialnego lub inny dokument o podobnym charakterze rodzący powstanie zobowiązania pienięŝnego, 2. zbiorcze zestawienie angaŝy pracowników Urzędu Miasta Biłgoraj, 3. faktury, rachunki, zaliczki, delegacje oraz polecenia przelewu na podstawie innych dokumentów źródłowych, 4. zbiorcze zestawienie wydanych decyzji przyznających dodatki mieszkaniowe, 5. inne dokumenty zaakceptowane do wypłaty przez Skarbnika Miasta i Burmistrza Miasta lub inne osoby upowaŝnione, 6. listy pracowników (z podaniem kwot) stanowiące podstawę wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia, ZaangaŜowanie wydatków ewidencjonowane jest na bieŝąco na podstawie dokumentów źródłowych. 14